Diseño de un modelo de almacenamiento y distribución

DISEÑO DE UN MODELO DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE
EQUIPOS Y MATERIALES EN LA BODEGA DE SAEXPLORATION – SUCURSAL
COLOMBIA
DESIGN OF A MODEL OF STORAGE AND DISTRIBUTION OF EQUIPMENT AND
MATERIALS IN THE WAREHOUSE OF SAEXPLORATION – COLOMBIA BRANCH
LEIDY JOHANNA GONZÁLEZ GUEVARA
Cod. 9500652
ARTICULO CIENTÍFICO
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
FACULTAD DE INGENIERÍA
ESPECIALIZACIÓN GERENCIA EN LOGÍSTICA INTEGRAL
BOGOTÁ, ABRIL 2015
DISEÑO DE UN MODELO DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE
EQUIPOS Y MATERIALES EN LA BODEGA DE SAEXPLORATION – SUCURSAL
COLOMBIA
DESIGN OF A MODEL OF STORAGE AND DISTRIBUTION OF EQUIPMENT AND
MATERIALS IN THE WAREHOUSE OF SAEXPLORATION – COLOMBIA BRANCH
Leidy Johanna, González Guevara
Profesional en Comercio Exterior
Universidad Militar Nueva Granada, Bogotá, Colombia, Johanna_15_09@hotmail.com
RESUMEN
La empresa SAExploration se encuentra en la necesidad de mejorar su proceso de
almacenamiento y distribución, por esta razón, surge la propuesta de diseñar un layout
que permita la sintonización entre las diferentes operaciones logísticas dependientes
a la debida organización, control de la bodega. Para dar cumplimiento a este objetivo
se realizó un estudio cualitativo mediante encuestas, investigaciones en campo,
consultas y referencias empresariales que permitiese obtener una perspectiva
enfocada a la solución del problema que se estaba presentando.
De acuerdo, a esta investigación, se pudo determinar que la empresa tiene una notable
falencia en la distribución, organización, seguridad, custodia de sus mercancías,
causando principalmente pérdida de tiempo como sobrecostos en la cadena de
abastecimiento.
La aplicación del modelo propuesto, pretende optimizar espacios mediante la
localización más eficiente de las existencias, facilitando la preparación de pedidos, de
igual manera su precisión, además de abrir la puerta a la aplicación de tecnologías y
sistematización especializada en la gestión operativa de un almacén; en pro de
conseguir potenciar las ventajas competitivas contempladas en el plan estratégico de
la empresa.
Palabras claves: Almacenamiento, Bodega, Cadena de Abastecimiento, Layout,
Mercancía, Picking, Rack
ABSTRACT
The company SAExploration needs to improve the process of storage and distribution.
For this reason appears a proposal to design a layout that allows tuning between the
different logistics operations depending upon the organization, control warehouse. To
fulfil this objective, a qualitative study was conducted through surveys, field
investigations, inquiries and business references that allow obtaining a focused
perspective solving the problem that was presented.
According to this research, it was determined that the company has a significant lack
in the distribution, organization, safety and safekeeping of goods, mainly causing loss
of time and cost overruns in the supply chain.
The application of the proposed model aims to optimize spaces through more efficient
location of stocks, facilitating the preparation of orders, likewise accuracy, as well as
opening the door to the application of technologies and specialized systematization in
operational management of a store; in support of getting improved competitive
advantages under the strategic plan of the company.
Key words: Storage, Warehouse, Supply Chain, Layout, Commodity, Picking, Rack
INTRODUCCIÓN
SAExploration es una compañía de servicios geofísicos, actualmente con sede en 11
países, quien inició sus operaciones en Perú en el año 2006 bajo la razón social South
American Exploration, siendo constituida por un equipo multidisciplinario con amplia
experiencia en la industria. De esta manera, se convierte en una empresa líder en el
campo de servicios de adquisición sísmica, en la industria del gas y el petróleo. En el
año 2008 inicia sus trabajos en Colombia, gracias a su experiencia de exploración en
selvas Latinoamericanas. South American Exploration cambió su nombre por
SAExploration en el 2011, todo desde Delaware, Estados Unidos. En la actualidad,
cotiza en el mercado NASDAQ bajo el símbolo SAEX.
SAExploration, sucursal Colombia cuenta con bodega para el almacenamiento de
equipos y materiales, previstos para el desarrollo de los proyectos de exploración
sísmica. Este sistema de almacenamiento se encuentra funcionando desde hace cinco
años; de los cuales se han presentado diferentes tipos de adaptaciones acordes con
la demanda de mercancía, pero sin aprovechar adecuadamente los espacios de
distribución y recursos de innovación.
En el proceso de recepción de la mercancía proveniente de los proyectos en ejecución,
además de las compras ejecutadas según solicitud de las diferentes áreas, el personal
de bodega los almacena al azar, sin tener presente un debido orden. Por tanto, se
apilan donde haya un espacio disponible, generando inconvenientes, desorden, daños
y pérdidas tanto en los activos fijos como en los materiales de la empresa.
Un óptimo diseño de un modelo de almacenamiento y distribución corresponde a la
correcta disposición de los elementos dentro del almacén, asegurando el modo más
eficiente para manejar los productos que en él se dispongan. Por esta razón, la
empresa SAExploration se encuentra en la necesidad de actualizar su presente layout
de almacenamiento, así mismo, las operaciones a realizar del producto que le permita
una sintonización entre los diferentes departamentos, en especial con el área de
inventarios; esto con el fin de obtener un sistema de resguardo robusto, para soportar
todas las actividades de la compañía.
De acuerdo, con los diversos proyectos en los que la empresa estará trabajando, se
ha precisado soportar la cantidad de demanda con un sistema evolucionado que vaya
de la mano con los avances tecnológicos presentes. De esta manera, se garantiza la
organización y seguridad de las mercancías, la vida útil del producto en aras de un
óptimo aprovechamiento de los espacios, al igual que la mano de obra. Por
consiguiente, se refleja en la reducción de costos en los procesos logísticos pertinentes
que se lleven a cabo.
Según Poirier y Stephen “la gestión de las bodegas es un elemento clave para lograr
el uso óptimo de los recursos y capacidades del almacén dependiendo de las
características y el volumen de los productos almacenar” (Poirier y Stephen, 1996).
Por tanto, el sistema de almacenamiento y distribución de existencias tiene unos
objetivos claros y concisos que le permiten establecer pautas organizadas, enfocadas
en una bodega eficaz con un impacto fundamental en el éxito global de la cadena
logística de almacenamiento, como el reconocimiento nacional e internacional que
pueda lograr la empresa.
En el presente artículo se ha diseñado un modelo integral logístico de almacenamiento,
distribución de equipos y materiales que permite establecer mejores resultados en la
operación de la bodega SAExploration – sucursal Colombia. Por tal motivo, se ha
identificado los problemas de almacenamiento y distribución presentes en la bodega
SAExploration, que evalúan la operación/eficiencia actual de la empresa, mediante
visitas en las instalaciones de la bodega para un levantamiento fotográfico y un
posterior diligenciamiento de una encuesta a todo el personal involucrado con el
proceso logístico de almacenamiento.
Por otra parte, se han determinado y precisado las buenas prácticas de
almacenamiento, de las empresas en el contexto nacional, junto con las compañías
asesoras prestadoras del servicio, mediante la investigación en material bibliográfico
del cual se obtuvo indicios sobre las principales compañías líderes que han
implementado de manera óptima un sistema de almacenamiento, siendo puntos de
referencia para detectar las fallas y malas prácticas que se están presentando. Así
mismo, se extractó información derivada de visitas o comunicaciones (vía electrónica)
con las diferentes empresas asesoras y prestadoras de servicios de almacenamiento,
para tener una perspectiva analítica que se enfoque a la solución del problema.
Posteriormente de haber analizado, verificado la información y evidencias
recolectadas, se ha diseñado un modelo orientado con la identificación de aspectos
que brinde solución a los problemas actuales, para dar paso a la documentación e
implementación en un estado del arte, los elementos que configuran el diseño de un
modelo integral de almacenamiento y distribución de la mercancía en la bodega de
SAExploration; seguidamente, se evalúa el resultado del modelo mediante Indicadores
de Desempeño Logístico – KPIs.
Por consiguiente, el presente artículo se ha basado en un estudio exploratorio,
descriptivo, con un enfoque cualitativo, por tal razón, se tiene como objetivo tanto el
análisis como la evaluación de las diferentes variables que han estado incidiendo de
manera negativa la gestión de almacenamiento y distribución de la empresa
SAExploration. De este modo, se compara con buenas prácticas desarrolladas por
empresas líderes en este sector, que aplicaron estrategias con resultados exitosos
para posteriormente ser evaluados y aplicados en nuestro modelo de optimización.
Para la investigación se ha tomado como población, todos los materiales y equipos
que se encuentran almacenados en la bodega SAExploration, los cuales están
divididos por áreas específicas (HSE, topografía, perforación, comunicaciones,
sistemas, registro y campamento). Por lo tanto, la muestra corresponde a los activos
fijos, materiales utilizados por las diferentes áreas (motores, carpas, equipos de
comunicación, insumos de oficina, dotaciones, equipos de mayor volumen, entre otros)
para la exploración sísmica de los diferentes proyectos sobre los cuales SAExploration
fue contratado.
Se decide entonces enfocar el desarrollo del presente artículo hacia la excelencia del
sistema de almacenamiento; optimizando su distribución de equipos para lograr
procesos más eficientes, de modo que mejoren los indicadores de servicio para esta
importante área de la compañía.
Existen investigaciones prácticas que evidencia la importancia de la gestión de los
almacenes, es el caso de Galvez Taborda que en su práctica académica para la
Universidad Católica de Pereira indica:
Un almacén ideal debe tener un flujo limpio, continuo de materiales y de
información; para tener estas condiciones se necesita un Layout [distribución de
los equipos] adecuado, este debe contar con estanterías acordes a las
características de los productos, también debe tener una ubicación coherente
de las referencias según el sistema de almacenamiento que se utilice (Galvez
Taborda, 2011).
Finalmente, para la distribución de la mercancía en la presente bodega de
almacenamiento de SAExploration, se tiene presente las características propias del
área disponible: su forma, columnas, obstáculos, sistemas de ventilación, contra
incendio, redes eléctricas, orientación del sitio en relación con las entradas y salidas,
entre otras; esto debido a que tratamos con una facilidad existente dispuesta para una
óptima distribución de los espacios en el almacén y agilizar los procesos en el mismo.
El propósito de la optimización de la bodega con el diseño del modelo de
abastecimiento, no es solo renovar su planta física, sino también dejar las puertas
abiertas para desarrollos con tecnología de punta que allí apliquen, para de esta
manera, coordinar un método que modernice el control de los inventarios para evitar
desabastecimientos y perdidas de equipos dentro la bodega de SAExploration.
1. PROBLEMAS DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN EN LA BODEGA DE
SAEXPLORATION
La bodega de SAExploration es una estructura dispuesta para el almacenamiento de
equipos y materiales tanto físicos como funcionales, con el objetivo de resguardo,
custodia, servicio y soporte de la organización. Este recinto tiene el valor agregado de
contar con la disposición del espacio suficiente para el almacenamiento y distribución
de las mercancías dispuestas para el uso de las diferentes áreas de la compañía,
inmersos en los proyectos de exploración/geofísicos ofrecidos por la empresa a sus
clientes.
Sin embargo, estas características representativas se han visto afectadas por una
serie de falencias en el proceso de almacenamiento que repercuten directamente en
el óptimo funcionamiento de la cadena de abastecimiento, definida como “el enfoque
del sistema total para el manejo de todo el flujo de información, materiales y servicios
de los proveedores de materia prima a través de fábricas y bodegas al usuario final”
(Chase, Jacobs y Aquilano, 2009).
En aras de establecer los problemas presentes, es fundamental conocer el método de
almacenamiento llevado en la actualidad por el personal encargado (ver Figura 1).
Figura 1. Fases del proceso general de almacenamiento en SAExploration
Fuente: Elaboración propia, 2015
Al momento de hacerse efectiva la orden de compra, el proveedor despacha la
mercancía a la bodega; esta a su vez es recibida por el auxiliar de almacén junto con
la documentación pertinente, la cual debe ser concordante. Paso seguido, el auxiliar
de almacén junto con el encargado del área inspeccionaran el material recibido para
luego ser registrados en una bitácora. Finalmente, se procede al almacenamiento,
siendo éste el punto crítico del proceso, debido a que no se cuenta con un
procedimiento medianamente establecido para la organización y distribución de la
mercancía.
Mediante una encuesta realizada al personal de bodega y al gerente logístico de la
compañía, acerca de los problemas que evidencian diariamente en sus labores, se
pudo determinar lo siguiente (ver Tabla 1).
Tabla 1. Resultados de la encuesta
RESULTADOS ENCUESTA
No.
Pregunta
Análisis
1
¿Cuál considera que es la
capacidad de almacenaje con la
que cuenta la bodega? ¿Esta
capacidad es suficiente para la
cantidad de mercancía que se
maneja en ésta?
La bodega tiene una dimensión aproximada de 60 m x 20
m x 7 m. Ésta es suficiente pero no hay un manejo óptimo
de las mercancías, en virtud a que no se cuenta con
estantería en la totalidad de la bodega y se debe descontar
el área de oficinas.
2
¿Con que soporte se reciben las
mercancías?
3
¿Cómo se organiza la mercancía
dentro de la bodega?
4
¿Con que frecuencia se ejecutan
jornadas de inspección y
mantenimiento de los equipos y
materiales?
5
¿Cuáles son los sistemas de
protección implementados en la
seguridad y custodia de las
mercancías
dentro
de
la
bodega?
6
¿Cuál es el producto de mayor y
menor rotación?
7
¿Qué operación se lleva a cabo
con los materiales obsoletos o en
mal estado?
8
¿Los
artículos
de
más
movimiento se ubican cerca de la
salida para acortar el tiempo de
desplazamiento?
Si la mercancía llega de un proveedor se recibe con orden
de compra junto a una remisión de entrega y si la
mercancía viene de una de las bodegas de SAExploration
en campo se recibe con guía de remisión.
La mercancía es organizada de acuerdo a los diferentes
departamentos de la organización. Pero, al momento de
realizar el proceso de descargue, estas mercancías en
ciertas ocasiones se apilan inadecuadamente, sin tener en
cuenta su correcta ubicación.
Dependiendo del equipo y el material, la inspección se
realiza con una frecuencia semanal o mensual. Por otra
parte, el mantenimiento está determinado por el encargado
del área, teniendo en cuenta dos aspectos: al
iniciar/terminar un proyecto (para garantizar su
funcionamiento) o como método preventivo.
La bodega cuenta con un sistema CCTV (Circuito Cerrado
de Televisión), detección de humo y extractores en el área
de mantenimiento, además cada coordinador de área es
directamente el responsable del resguardo de sus equipos
y materiales. La bodega fue construida bajo criterios del
estándar sismo resistente. El recinto no está protegido por
un sistema de rociadores pero cuenta con extintores de
polvo químico seco para atención inmediata en puntos
estratégicos.
Los de mayor rotación obedecen a los consumibles como
lo son dotaciones, insumos de oficina y ferretería. En
cuanto a los de menor rotación están equipos, repuestos
relacionados a las áreas perforación y registro, las plantas
de tratamiento de aguas residuales y potables.
Se verifica que los materiales no estén operativos; luego,
se asigna un lugar para almacenarlos; posteriormente, se
informa a las áreas encargadas de dar baja y por último, se
entregan a una empresa para su disposición final (reciclaje
o chatarra). No obstante, la empresa aún conserva en
bodega material obsoleto que no se les ha podido dar de
baja, esperando previa autorización.
No existe un procedimiento que permita sintonizar el
método de almacenamiento y sea divulgado para s
cumplimiento; por tanto, ésta mercancía es apilada en
diversos sitios al azar. Por otra parte, el proceso de picking
se torna complejo con pérdida de tiempo.
RESULTADOS ENCUESTA
No.
9
10
11
Pregunta
¿Los artículos pesados y difíciles
de transportar se ubican de tal
manera que minimicen el trabajo
que se efectúa al desplazarlos y
almacenarlos?
¿En los rack los espacios altos
se
usan
para
artículos
predominantemente ligeros y
protegidos?
¿Se tienen planes y programas
de capacitación para el personal
de
bodega
que
sean
contundentes a detectar y
mejorar las operaciones al
interior del almacén?
12
¿Cómo
se
encuentra
la
organización física del almacén?
¿El
almacén
está
bien
demarcado, señalado y bien
delimitado y se respetan estos
controles visuales?
13
¿Qué problemas considera que
se están presentando en el
proceso de almacenamiento y
distribución de las mercancías?
Análisis
No, en ocasiones se localizan en el primer lugar que
encuentren disponible; esto debido a la falta de
comunicación entre el personal a cargo y de un manual de
gestión de almacenamiento.
No, al tener una mala organización de las mercancías, el
personal de bodega almacena estos artículos según crean
conveniente. Además, no se cuenta con la estantería
suficiente para optimización de espacios.
Se carece de capacitaciones constantes hacia el personal,
sobre un óptimo proceso de almacenamiento y distribución,
además de seminarios que le permitan estar actualizados
en nuevas tendencias aplicables a sus labores.
Existe una mala e inadecuada organización de las
mercancías llegando a causar posibles obstáculos como
daños de los mismos. La señalización presente es
llanamente una zona segura de tránsito además de una
delimitación para colocar mercancías. Pero, no se
encuentra demarcado en su totalidad y las áreas que han
sido demarcadas, no son respetadas por los operarios.
Generación de sobrecostos por daños en la mercancía y
pedidos innecesarios a raíz de, la falta de un sistema
integral de gestión de inventarios que sintonice con lo
dispuesto en bodega; no se cuenta con el debido control de
ingreso y salida de mercancías; ausencia de rampas para
cargue y descargue de mercancías.
Fuente: Elaboración propia, 2015
2. BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN EN
BODEGAS
Distribuir el espacio interno de un almacén es uno de los aspectos más complejos de
la logística de almacenamiento, requiere de varias actividades como la gestión de
espacio solicitado para mantener las existencias, la necesidad de almacenamiento
temporal o permanente, la gestión del movimiento de la mercancía desde y hasta los
puntos de almacenado, el orden de los productos sin daño alguno, organizar la
ubicación de la mercancía según el tipo de artículo y mantener una base de datos lo
más actualizada posible.
De acuerdo con los objetivos que se persiguen para un óptimo sistema de
abastecimiento y de los departamentos que se relacionan con la función de almacenaje
en la bodega de SAExploration, se han presentado casos de éxito de empresas
nacionales con modelos de optimización para bodegas, asesorados por proveedores
líderes en el mercado, que prestan sus servicios en la gama de soluciones de
almacenamiento y distribución; como es el caso de Almaceno (Soluciones Integrales
de Almacenamiento).
Una parte previa a la preparación de cualquier alistamiento de mercancía para un
proyecto vigente, es la recuperación de los productos desde su lugar de
almacenamiento a la zona de despacho. Según dónde y cómo se encuentren los
productos necesarios para el pedido, el trabajo logístico de su operación puede variar
sustancialmente. Por esta razón, cobra una vital importancia definir una serie de
políticas o reglas basadas en material bibliográfico, normativas y buenas prácticas
implementadas en el sector, que permitan de alguna manera organizar los productos
de cara a mejorar los tiempos de picking (preparación de pedidos) de los mismos.
Por este motivo, los expertos Mulcahy, 1993; Urzelai, 2006; Mauleón, 2006 y
Harnsberger, 1997 consideran que un sistema de almacenaje debe permitir conseguir
aprovechar eficientemente el espacio disponible, reducir al mínimo la manipulación de
materiales, facilitar acceso al producto almacenado, obtener el máximo índice de
rotación de la mercancía, tener la máxima flexibilidad para la rotación de productos y
facilitar el control de las cantidades almacenadas.
Para definir el modelo de distribución, considerando lo mencionado anteriormente, se
han establecido una serie de criterios estándar recomendado por los especialistas de
gestión en logística, lo cual permite centralizar el método a implementar en el presente
estudio.
La combinación del método y equipos necesarios para optimizar el almacenamiento
de la mercancía en la bodega SAExploration suelen ser variables, su uso depende de
los recursos disponibles como de las características de los productos manejados por
la empresa. Por su parte, Urzelai, 2006 y Mora, 2010 describen que “dentro de los
sistemas más comunes de abastecimiento se consideran: el almacenamiento en
bloque, distribuciones (tipo U, T, lineal) y estanterías para cajas, carga ligera, carga
pesada, pallets, entre otras”.
En la Tabla 2 se presenta una breve descripción del sistema de almacenaje, aplicable
a la bodega de SAExploration. Éste es un resultado de los hallazgos derivado de las
diferentes consultas bibliográficas e indicaciones de empresas asesoras en el servicio
logístico de almacenamiento. Por tanto, se registran los métodos más relevantes de
acuerdo con el tipo de almacenamiento convencional, llevado a cabo en la bodega de
la empresa; lo cual implica que, para garantizar su adecuada implementación se debe
evaluar las características de los productos, los elementos, la unidad de
almacenamiento y/o equipos de manipulación.
Tabla 2. Sistema de almacenamiento modelo
Grado de automatización
Convencional
Equipados con estanterías y medios sencillos para el transporte interno. Sus
actividades de almacenamiento, manipulación son efectuadas por medio de
carretillas y elevadoras tradicionales. La altura máxima no supera los 10 m.
Almacenaje en bloque
En este tipo de almacenamiento las unidades de carga se almacenan una encima de otra y no se
utiliza ningún tipo de estructura de almacenamiento, por lo cual, la altura de apilamiento depende de
las características de los productos y utilización del sistema FIFO (First In First Out, primera en entrar
primera en salir). Se implementa en las zonas de alistamiento de mercancía o carga/descarga.
Almacenamiento en estantería
La utilización de una estructura para el almacenamiento de las unidades de carga:
Ligera:
Utilizada para productos livianos y de poco peso.
Cargas largas:
Son utilizadas para el almacenamiento de productos alargados y/o tubería.
Cargas Pesadas:
Son implementadas para el almacenamiento de material específico y de peso
considerable.
Pallets:
Es el sistema más utilizado por las empresas consultadas, el peso de las
unidades de carga es soportado por las estructuras y permite implementar FIFO.
Clasificación ABC
Herramienta que se emplea para clasificar todos los artículos del stock en tres grupos o categorías
de importancia (ABC). De esta forma las compañías, pueden identificar aquellos artículos que son
realmente importantes, para concentrar en éstos una mayor atención, dedicación de tiempo y
esfuerzo. Estas categorías son artículos de alta (A), media (B) y baja rotación (C).
Distribución para flujo de trabajo en “U”
Considerando la correcta categorización de flujo de trabajo y/o rotación de la mercancía en las
bodegas, se implementa distribución de materiales tipo “U”. Lo anterior, debido a una mayor
flexibilidad en la carga y descarga de los vehículos; facilitando la ampliación y/o adaptación de las
instalaciones interiores.
Identificación de ubicaciones
El manejo de la información sustenta la eficiencia y la efectividad de los flujos físicos. Por esta razón
todas las zonas que componen la bodega deben de permanecer perfectamente identificadas
Cada estantería tiene asociada una codificación alfabética, por otra parte, en
Codificación en
cada uno de sus bloques o divisiones estarán identificados con numeración
las estanterías
secuencial.
Codificación en
Los pasillos se codifican con números consecutivos.
las pasillos
Fuente: Elaboración propia, 2015
2.1. CASOS DE ÉXITO
En la Tabla 3 se evidencian casos de éxitos sobre la implementación de modelos de
distribución aplicados por la empresa colombiana de soluciones integrales de
almacenamiento (Almaceno, Almatec, Agencia Alemana, Stor Ingal, Bertolini, Logitral,
Colestibas S.A.).
Tabla 3. Casos de éxito empresas nacional, distribuidos por ALMACENO
Bodega almacenes Éxito.
Almacenes de cadena (Grupo casino)
Packing: Latas, botellas, tetra pack
Tipo de carga: Volumen mediano (5-25 kg) , lotes formados por 200
unidades
Plataformas: Pallets americanas ISO 1.000 x 1.200 mm
Almacenamiento: Almacenamiento en función del espacio: Con pasillos
combinando mercancías paletizadas
Bodega Madecentro.
Herrajes para muebles y productos de madera.
5.000 posiciones selectivas, 30 toneladas por módulos de carga
Packing: Láminas de madera,
Tipo de carga: Volumen mediano/alto.
Plataformas: Megafull pallet 1.000 x 1.200 mm para 1.200 kg
Almacenamiento: Convencional en bloque con rack simples y flow rack
Bodega Bavaría
Método retractilado (envolver la carga en una película de plástico)
Packing: Envase primario (lata o botella), envase secundario (packs)
Tipo de carga: Volumen (mediana), peso (5-25 kg), carga apilables, lote
formado por más de 100 unidades.
Plataformas: Pallets americanas ISO 1.000 x 1.200 mm
Almacenamiento: Convencional en bloque. Almacenamiento en función del
espacio: Con pasillos combinando mercancías paletizadas.
Medios mecánicos: Se encuentra en el propio recinto (Estantería doble
posición-Twin Load, elementos auxiliares, transpaleta manual, transpaleta
autopropulsada, apiladoras, montacargas)
Fuente: Elaboración propia, cortesía Almaceno, 2015
3. MODELO INTEGRAL DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE EQUIPOS
Y MATERIALES EN LA BODEGA SAEXPLORATION
Según Escudero el almacenamiento “es ubicar la mercancía en la zona más idónea de
la bodega, con el fin de poder acceder a ella y localizarla fácilmente” (Escudero, 2004)
y como eje principal de la cadena de abastecimiento es objeto de constante estudio,
debido a la importancia que tiene sobre la organización, evitando posibles
desequilibrios entre cada uno de los procesos logísticos.
No obstante, en la bodega SAExploration el proceso de almacenamiento y distribución
de mercancías se ha convertido en un punto crítico, como ya se evidenció en el
capítulo uno. Por esta razón, en el presente artículo se plantea el diseño de un modelo
que brinda alternativas de gestión y control de existencias, optimizando el layout
actualmente implementado. Para esto, inicialmente se hace un estudio sobre la
mercancía que se almacena en la bodega, la rotación de inventarios, como el diseño
arquitectónico del recinto, todo esto con el fin de realizar un análisis detallado para el
nuevo layout.
Por esta razón, antes de organizar los espacios, se identificaron las características de
la mercancía a almacenar (forma, tamaño, peso, propiedades físicas), la cantidad que
se recibe/despacha de cada producto, la frecuencia del mismo (diario, semanal,
quincenal, mensual), los equipos disponibles para el transporte (carretilla, estibador
manual, apilador eléctrico, montacargas) y la rotación (alta, media, baja). Esta
clasificación se realizó durante la visita a las instalaciones de la bodega de
SAExploration.
Posteriormente, se efectuó una medición de los espacios del almacén actual y sus
estanterías, con el fin de tener claro el área donde se iba a desarrollar el modelo, esto
con el fin de aprovechar al máximo todos los espacios del lugar, tanto para la recepción
como el despacho. La importancia del presente estudio se fundamenta al pensamiento
de Saldarriaga (Citado en Galvez Taborda, 2011) el cual menciona, “el almacén no es
un lugar en el que se guardan y despacha la mercancía, ahora tiene vida, movimiento
propio, convirtiéndose en el centro neurálgico de las operaciones”.
En los hallazgos del antiguo layout, derivado del registro fotográfico en el
levantamiento de campo (ver Figura 2) para la bodega SAExploration se observó que
la mercancía es apilada en diferentes sectores del almacén de manera desorganizada,
generando obstáculos para el acceso peatonal o automotor, perdiendo las
características propias de un centro de almacenamiento ordenado.
Figura 2. Almacenamiento actual
Fuente: Cortesía bodega SAExploration, 2015
Se evidenció una zona de alistamiento y recepción de mercancía, pero al igual que los
demás sectores presentó inconvenientes de acceso, con la sobreacumulación de
material.
Además, la sección de estanterías no registro el mejor posicionamiento para el acceso
a los equipos o accesorios presentes, reduciendo considerablemente espacio para
caminar entre ellas, por tanto, se pierde mucho tiempo buscando un artículo de una a
otra estantería. Todos estos hallazgos permitieron la elaboración de la distribución
actual de espacios destinados para el almacenamiento (ver Figura 3).
Figura 3. Layout actual bodega SAExploration
Fuente: Elaboración propia, 2015
Así mismo, acorde con la información registrada y los hallazgos procedentes de la
visita, permitió la elaboración del nuevo layout, en base con las dimensiones del recinto
dispuesto (ver Figura 4), como una representación del método de almacenamiento y
distribución que debe ser utilizado por el personal de la bodega para resguardar los
equipos y materiales procedentes o destinados para los proyectos en ejecución.
Figura 4. Vista en planta del espacio de la bodega SAExploration
Fuente: Elaboración propia, 2015
Inicialmente, para el desarrollo del layout de almacenamiento se procede a la
inspección del área disponible en el lugar, debido a que los estudios se desarrollan
sobre un recinto ya construido, siendo esto un punto a favor por la inexistencia de
columnas intermedias; de igual modo, se propone la zona de recepción y alistamiento
ideal de la mercancía.
Esta zona se define bajo la concepción de la cercanía que debe mantener con la puerta
de la bodega (ver Figura 5), procurando no obstaculizarla con objetos inamovibles; con
un propósito de disponer cada elemento dentro del almacén, para asegurar la manera
más eficiente de alistamiento en la recepción y/o despacho de la mercancía, dadas las
características de los productos.
Figura 5. Asignación de áreas principales
Fuente: Elaboración propia, 2015
De igual modo, se identifica el área que se asignará a la adecuación de estanterías,
tomando como referencia una sección con dimensiones capaces de alojar el espacio
a ocupar por los rack, manteniendo una distancia segura que permita maniobrar los
montacargas o apiladores eléctricos.
Por esta razón, el modelo establecido (ver Figura 6) se ha basado en referencias
normativas y buenas prácticas de diseños de espacios para el sector de
almacenamiento. La distancia pertinente de estanterías, debe considerar el ancho de
los pasillos basado en el uso de vehículos montacargas, además de los espacios libres
de transito seguro peatonal. Fred Meyers y Stephens indican, “un pasillo de 8 pies a
10 pies (2,44 m – 3 m) de ancho alrededor del área de disposición de materiales,
eliminaría el hacinamiento junto a las paredes” (Meyers y Stephens, 2006).
Figura 6. Nuevo layout Bodega SAExploration
Fuente: Elaboración propia, 2015
La bodega actual no está aprovechando el espacio vertical, debido a que muchos
materiales no pueden estibarse por causa de las características de su empaque, como
sucede en el caso de los materiales que vienen en sacos (carpas). La adecuación de
los materiales en rack o estantes trae como beneficio mejorar la utilización del espacio,
pues de esta manera los productos pueden disponerse hacia arriba sin importar el
hecho de estas características.
El sistema de almacenamiento implementado es el convencional, equipado de
estantería y medios sencillos para el transporte interno; el cual consiste en almacenar
las unidades combinando mercancías paletizadas con artículos individuales. Los rack
están formados por columnas, los brazos que son los que cargan el peso del pallet,
además con soportes horizontales y verticales, permitiendo llegar a niveles altos que
pueden destinarse para el almacenamiento de pallet completas y los más bajos para
la preparación manual de pedidos o picking.
La distribución y altura de las estanterías se determinaron en función de las
características de las carretillas elevadoras, elementos de almacenaje, así mismo,
para las dimensiones en la zona de estanterías, se considera la estrategia de entradas,
salidas del almacén, el tipo de almacenamiento que es más efectivo, dadas las
características de los productos, el método de transporte interno dentro de la bodega,
la rotación de la mercancía, el nivel de inventario a mantener, el embalaje y pautas
propias de la preparación de pedidos.
Existe una gran variedad de estanterías, sin embargo para el caso del modelo
propuesto se implementan dos tipos: el simple y flow rack; esto debido a que la filosofía
de operación del nuevo layout, siga la política FIFO (primera en entrar, primera en
salir). El flow rack es la mejor opción para la distribución de los materiales, sin
embargo, solamente se justifica para la mercancía de mayor rotación (clasificados
como tipo A) y para embalaje de mayor volumen (guacales). Para los materiales
restantes se designan los rack simples, de ahí que, permiten tener dispuestos cada
uno de los materiales almacenados (ninguno de los materiales se verá obstruido por
algún otro en ningún momento).
Siendo estas estanterías seleccionadas de acuerdo a dimensiones preestablecidas
con los tamaños de la mercancía, según su tipo de rotación, picking, debido a que
ocupan gran parte del almacén, se dividirán por bloques codificados respectivamente
con el objetivo de dar una descripción e identificación rápida de estos, para su registro
futuro de inventarios.
Por tanto, a cada fila se le asigna una letra mayúscula, comenzando con la letra “A”
secuencialmente, pues se cuentan las filas dobles como si fueran dos líneas sencillas.
Los niveles internos del rack, se indican con una letra minúscula, siendo “a” para el
primer nivel, “b” para el segundo y así hasta su último nivel. A lo largo el rack cuenta
con muchas posiciones, puesto que cada columna se le asignará un número,
comenzando con el “1” y aumentando conforme se aleje (ver Figura 7).
Figura 7. Distribución y codificación de rack
Fuente: Elaboración propia, 2015
Una vez definidos los tipos de materiales y equipos, se debe trabajar en conseguir el
flujo de materiales más eficiente dentro de los almacenes, por tanto se mantienen
zonas seguras (pasillo peatonales o de trabajo) para el desplazamiento del personal
de bodega o vehículos de carga. Además, en cada operación de abastecimiento
solamente un pequeño porcentaje de cosas acapara la mayor parte de la actividad,
según lo dice la conocida regla del 80-20 y la actividad de un almacén, no es una
excepción a la regla.
Basándose en esta idea, el análisis ABC clasifica la mercancía por la importancia que
tiene dentro del almacén (su rotación); dándoles una clasificación de “A” al reducido
número de materiales con mayor importancia (dotaciones, insumos de oficina y
ferretería), “B” los moderadamente importantes y “C” a la mercancía de menor pedido
(plantas de tratamiento, equipos de perforación y registro); todo esto distribuidos en
los diferentes sistemas de estanterías.
Finalmente, al instalar proporcionalmente la mercancía, los equipos y los rack, se
procede con la señalización de las rutas de transporte, que brinden espacios
suficientes para la organización de los productos en las estanterías. Por consiguiente,
con la implementación del modelo de almacenamiento y distribución se consigue la
reducción de los cuellos de botella en los procesos logísticos que dependen del área
de almacenamiento, se optimiza la utilización asertiva de los espacios; estableciendo
el orden reflejado en los tiempos de alistamiento y despacho de la mercancía, que se
desperdiciaba con el anterior layout.
3.1. ESTABLECIMIENTO DEL NIVEL DE DESEMPEÑO DEL NUEVO LAYOUT
DE ALMACENAMIENTO
López Salazar menciona “La métrica es muy importante para el funcionamiento de una
organización, dado que esta impacta directamente en la actitud y comportamiento de
sus miembros, situándolos en un punto de evaluación respecto a los objetivos
planteados y alcanzados” (Salazar López, 2012)
Tabla 4. Indicadores
Nombre del
Indicador
Reducción del
tiempo de
picking
Reducción de
productos
ubicados
sobre pasillos
Reducción del
tiempo de
búsqueda de
un producto
Reducción de
órdenes de
salida
incompletas
Reducción de
productos
enviados en
mal estado
Productividad
en volumen
movido
Optima
utilización del
espacio en
bodega
Fórmula
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.
.
.
x 100
.
.
.
x100
.
.
.
.
100
.
x 100
.
.
.
.
.
.
.
x100
.
.
x100
Nota
Las iniciales que identifican los layout son: L.A. (Layout Anterior), L.N. (Layout Nuevo)
Fuente: Elaboración propia, cortesía Almaceno, 2015
.
x
4. CONCLUSIONES
De acuerdo, a los hallazgos surgidos por la investigación, se identificó información
clara, concisa y relevante de cada uno de los problemas presentes en el proceso
logístico de almacenamiento, logrando así, con el modelo propuesto dar solución a las
principales falencias que a su vez permiten mitigar aquellas de menor impacto sin
desmeritar su importancia.
El óptimo funcionamiento de la cadena de abastecimiento, depende principalmente de
la mano de obra involucrada, por esta razón, es fundamental contar con el suficiente
personal competente, comprometido, con identidad hacia su empresa. Tanto más, es
indispensable que se encuentren en continua capacitación y motivación.
Las empresas competitivas del sector logístico sobresalen por su constante cambio,
adaptándose a las tendencias y desarrollos tecnológicos que el mercado va
ofreciendo. Sin embargo, se encuentran aquellas que desean estar a la vanguardia
pero, por la falta de conocimiento, recursos, liderazgo, apoyo, compromiso, entre otros;
dejan pasar la oportunidad de innovación y éxito.
La importancia de contar con un apropiado proceso de almacenamiento y distribución
radica, en la generación de valor a la operación logística de la empresa por medio de
una optimización de costos y tiempo, agilidad en los desarrollos de cada uno de los
procesos involucrados en la cadena de abastecimiento, niveles de satisfacción tanto
para los clientes como para la misma empresa y un reconocimiento en el campo
logístico empresarial.
Las empresas se encuentran en la necesidad de aplicar indicadores de desempeño
logístico (KPIs). De ahí que, se es indispensable tener una óptima logística de
almacenamiento y con la implementación del modelo propuesto, será más sencillo
darles uso.
Como premisa derivada de los parámetros del diseño del layout propuesto para la
bodega, se enfatizó en un modelo que soporte las operaciones actuales y las
diseñadas para un futuro, garantizando el menor cambio dentro de las instalaciones.
Se contempló dejar las puertas abiertas para el factor tecnológico (software de gestión
de inventarios en almacenes, WMS), dado que su operación es la guía al layout y hoy
en día el uso de este tipo de soluciones son masivas e ineludibles.
Se diseñó un modelo de distribución como un traje a la medida para la bodega de
SAExploration, basado en el principio de simplicidad, con distribución en “U”,
clasificación ABC, designación de áreas específicas bajo estándares normalizados en
los principios de eficiencia de almacenaje evitando limitaciones de abastecimiento.
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