Gestuofi - Gestionamos tu Oficina

Tu gestión administrativa desde 1 €/día
Nuestra actividad a su servicio:
Servicio de “Secretaria-Administrativa para autónomos y pequeñas PYMES necesitados
de dichos servicios pero siendo inviable disponer de una propia, facilitándoles de esta
manera disponer de dichos servicios con una importante reducción de costes en RRHH
y estructura, dándoles la tranquilidad que necesitan con un control personalizado de
su documentación, dejándoles de esta manera tiempo absoluto para la realización de
su trabajo, ganando así en productividad.
Podrá disponer de una secretaria-administrativa trabajando para su empresa desde
nuestras oficinas, de esta manera tendrás el ahorro en gastos de equipamiento
informático, puesto de trabajo, suministros (luz, teléfono), gastos de material, etc., y,
además no tendrás que pensar en bajas, vacaciones y demás situaciones que afectan
al personal contratado. Usted trabajará con nosotros como si la secretaria estuviera en
su oficina, dándole instrucciones si lo necesita por telf., mail, en persona etc….
Nuestro cometido debe ser proporcionarle una herramienta ágil y eficaz para que los
trabajos administrativos sean llevados con la máxima profesionalidad y eficacia, al
tiempo que signifiquen para usted un ahorro de tiempo y dinero.
Nuestro objetivo es ofrecerle un servicio integral.
No pierda oportunidades de negocio por no disponer, debido a los altos costes que
genera, de una secretaria-administrativa.
Usted dedíquese a lo primordial de su empresa.
Estudiamos y planificamos con usted los servicios administrativos que necesite.
“Ayudamos a nuestros clientes a optimizar su tiempo, a reducir costes, a mejorar sus
recursos y a ser más competitivos.”
PREGUNTAS FRECUENTES:
¿QUE ES UNA SECRETARIA EXTERNA?
La secretaria externa como bien dice su nombre es un profesional administrativo
independiente y ofrece sus servicios de forma externa para dar soporte en toda la
gestión administrativa que necesita un autónomo o pyme.
Cobra sus servicios por horas trabajadas o proyectos terminados optimizando así los
costos de sus clientes.
¿QUE SERVICIOS DA UNA SECRETARIA EXTERNA?
Una secretaria externa le da todos los servicios de gestión administrativa que necesite
su empresa. Atención telefónica, facturación de ventas, control compras, atención
clientes-proveedores, gestión documental, control de pagos-cobros, gestiones con
administraciones públicas, notarias, registros etc.
Damos a cada cliente un servicio personalizado dependiendo de las necesidades de
cada empresa.
¿EXISTE ALGUN CONTRATO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE LAS PARTES?
Por supuesto que sí. Cuando usted contrata con GESTUOFI se firma un contrato de
servicios que le vamos a prestar y de confidencialidad, el cual protegerá toda aquella
información que nos confíe.
Además por supuesto GESTUOFI está inscrita en el registro de la AGENCIA ESPAÑOLA
DE PROTECCIÓN DE DATOS, código de inscripción nº: 2121530448
¿CUAL ES EL COSTO DE LOS SERVICIOS DE GESTUOFI?
Los costos varían según las necesidades de cada cliente, puede ser por horas o abono
mensual.
Los presupuestos son personalizados para cada cliente.
El contrato con GESTUOFI puede ser mensual, semestral, anual, por acumulación de
tareas.
¿COMO PUEDO ESTAR EN CONTACTO CON MI SECRETARIA EXTERNA?
Podrá ponerse en contacto con ella telefónicamente, por mail, skype, Messenger,
wassap o presencialmente ya que disponemos de oficina física que es la oficina de
nuestros clientes.
¿CUALES SON LOS BENEFICIOS DE CONTRATAR MI SECRETARIA EXTERNA CON GESTUOFI?
Mayor aprovechamiento del tiempo en su trabajo.
Mejor organización de las gestiones administrativas.
Reducción de costos fijos (gastos oficina, seguridad social, nominas, material oficina
etc.)
Jerarquización de su actividad.
Menores responsabilidades laborales y tributarias.
¿QUE TAREAS DE TU NEGOCIO PUEDES EXTERNALIZAR?
La decisión de externalizar en un asistente ó secretaria externa, las tareas
administrativas de tu negocio la puedes meditar basándote en esta lista de tareas que
son ajenas a tu trabajo, he creado una lista de esas tareas y he realizado un cálculo del
tiempo que te puedes ahorrar y del coste que supone para tu negocio.
Es un ejemplo, basándonos en los servicios que La Secretaria Externa presta a sus
clientes; pequeños empresarios y profesionales autónomos.
lista de tareas:
Facturación
Gestión de compras y proveedores
Atención al cliente
Trabajos Office
Búsquedas en Internet y Perfiles Sociales
Comunicaciones de la empresa telefónicas y por email.
¿QUE TIEMPO AHORRARAS?
Externalizando éstas tareas ó delegándolas en un profesional externo podría ahorrar
un 20 % de su tiempo, lo que equivale a 30 horas al mes aproximadamente y si lo
calculamos semanalmente unas 8 horas.
Si tenemos en cuenta que según las estadísticas, y contando con que es algo para lo
que no estamos preparados, dedicamos un 40% de nuestro tiempo a realizar tareas
que no son propias de nuestra actividad y no nos generan un aporte económico a
nuestro negocio. Pero que si son necesarias, diría más imprescindibles, para el buen
funcionamiento del negocio.
Lo ideal sería dedicar un 100% de nuestro tiempo a tareas que sí nos generen un
beneficio económico y el resto delegarlas en profesionales.
QUIENES SOMOS:
GESTUOFI es una empresa de nueva creación formado por un equipo con una
completa formación y una solida experiencia profesional en empresas privadas en las
que hemos podido comprobar la necesidad que tienen los autónomos y pymes de
contar con una buena secretaría administrativa y los altos costes que les impiden
disponer de una propia, lo que nos ha llevado a externalizar dichos servicios para de
esta manera abaratar dichos costes.
La empresa Gestuofi Servicio Administrativo Externo, se crea con el objetivo de dar un
mayor servicio a los clientes, cubriendo sus necesidades y expectativas.
Buscamos la excelencia en el servicio, por medio de un esfuerzo constante, cuidando
cada detalle para conservar la confianza de cada cliente, ofreciéndole un servicio
profesional y personalizado.
Gracias a la excelente calidad de nuestros servicios, somos un referente importante en
el sector de las secretarias administrativas en Logroño.
No lo dude y póngase en contacto con nosotros, damos solución a todas las
necesidades que tenga.
Nuestra forma de trabajar le hará la vida más fácil.
“Nos gusta apoyar a nuestros clientes por lo que juntos identificamos las mejores
opciones para su propio beneficio. Nuestro objetivo primordial es lograr la plena
satisfacción de nuestros clientes y sobre todo que reciban un trato personalizado y
adaptado a sus necesidades.”
No somos la primera empresa de secretarias-administrativas pero trabajamos con un
concepto nuevo que es el trato personalizado con el cliente ofreciéndoles una oficina
física en el centro de Logroño para que el cliente pueda disfrutar cuando lo necesite de
un lugar para reunirse con sus clientes y proveedores, realizar entrevistas de trabajo
etc.
PRINCIPALES SERVICIOS:
A continuación detallamos los principales servicios que prestamos a nuestros clientes,
aunque si no encuentra el que necesita no tiene más que comentárnoslo y le
pondremos solución.
- Atención telefónica:
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Recepción y atención de sus llamadas.
Anotación y registro de forma instantánea de sus llamadas de
clientes/proveedores (Persona, fecha y hora, asunto/incidencia y
tratamiento efectuado).
Aviso por SMS ó mail de los mensajes recibidos 2 veces al día
Aviso inmediato de los mensajes urgentes.
UNA SOLUCIÓN PARA CADA CASO:
¿Cuántas llamadas has perdido por no estar o por estar ocupado, generando
sensación de desatención?
Este servicio le permitirá tener a su disposición una secretaria que será la encargada
de atender su teléfono manteniéndole informado en todo momento.
Si usted está fuera de su oficina las personas que llamen estarán perfectamente
atendidas.
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Mediante un sencillo desvío de llamadas usted podrá ser más productivo sin estar
pendiente de su teléfono y ofrecer una excelente imagen de su negocio sin que sus
clientes se percaten de que su secretaria no está en su oficina.
Tanto si es autónomo y no puede estar todo el día pendiente de su teléfono mientras
esta trabajando, como si es un profesional independiente (abogado, sanitario etc.) y
no puede atender las llamadas a la vez que atiende sus obligaciones como profesional,
Aquí tiene la solución.
Para pymes que no pueden permitirse un gasto de personal, nosotros se lo podemos
solucionar.
Incluso cuando en determinadas circunstancias personales usted no puede atender
sus llamadas particulares, nosotros podemos hacerlo y sus amigos y familiares no se
sentirán descuidados.
-Atención Correo Electrónico y Fax:
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Recepción de faxes. Informando 2 veces al día pos SMS al cliente de
la recepción de los mismos y reenvío posterior si el cliente lo solicita.
Aviso inmediato mensajes urgentes.
Atendemos su correo electrónico de forma organizada y profesional.
Anotación y registro de todos los mails recibidos diariamente
informando 2 veces al día por SMS si fuera necesario. Aviso
inmediato correos urgentes.
Creándoles cuenta de correo electrónico si no disponen de propia.
-Facturación mensual:
• Realización de las facturas, de ventas o servicios realizados, ordinarias o
rectificativas., mensuales con membrete personalizado.
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Emitimos sus facturas tanto en papel como de forma electrónica.
-Gestión de la documentación:
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Facturas clientes-proveedores, recibos bancarios, etc.
Desde la recepción de la misma por correspondencia o bien a través del
cliente hasta el archivo posterior.
Creación y mantenimiento de archivo anual de la documentación.
-Control de bancos:
 Control de las diferentes cuentas bancarias a través de banca electrónica con
claves personalizadas, tan solo modo consulta en ningún caso aceptamos claves de
acceso ilimitado, previa autorización del cliente. Informando caso de ser necesario de
la situación bancaria (descubiertos).
-Control de vencimientos Cobros/Pagos:
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Control de los vencimientos de cobros y pagos de las facturas de clientes y
proveedores.
Gestión de remesas de recibos y transferencias bancarias, previa
autorización del cliente por banca electrónica. Con claves de un solo
uso facilitadas por nuestros clientes.
Aviso de los pagos mensuales y de la situación bancaria.
-Conexión con Asesorías:
 Entrega trimestral de la documentación a la asesoría para su contabilización y
realización de impuestos y recogida posterior para su archivo.
 Caso de no tener asesor propio pondremos uno de confianza a su servicio.
-Redacción y gestión de documentos:
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Redactamos la documentación que nos solicite cartas, faxes etc.
Con membrete personalizado para cada cliente.
-Ensobrado y Envío de correspondencia:
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Envío por correo ordinario de las facturas mensuales a sus clientes, cartas etc.
Ensobrado de la documentación que nos solicite.
-Realización gestiones externas:
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Nos encargamos de presentar o solicitar sus documentos en los diferentes
organismos oficiales(Notarias, registros, ayuntamientos etc.).
Consultamos con las Administraciones y otros organismos sus dudas, rellenamos
los documentos necesarios, los presentamos y hacemos seguimiento de su
expediente.
-Realización gestiones internas:
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Mantenimiento y actualización de citas con sus clientes o proveedores y le recordamos
sus próximas citas mediante mail o SMS.
Concertamos entrevistas, reuniones etc.
Gestiones de sus viajes: reservas de vuelos, hoteles, salas
de reuniones.
Reclamación de cobros.
Escaneo de documentos.
Mailings
Impresión de documentos.
-Domiciliación Fiscal o Comercial:
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Domicilio Fiscal y/o comercial.
Nuestra oficina es tu oficina.
Utilización de nuestra dirección en su papel impreso.
Recepción, apertura, clasificación y gestión de la
correspondencia y pequeña paquetería
Aviso por e-mail de cartas urgentes, certificados, impresos
oficiales, etc.
Utilización de nuestro número de fax para recepción de
mensajes.
Reenvío de la correspondencia siguiendo sus instrucciones.
-Sala de juntas:
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Sala de juntas acondicionada para reuniones de empresa, entrevistas etc.
Asistencia de secretaria-administrativa y/ó traductores cualificados opcional.
Acceso a Internet.
Material de oficina (folios, bolígrafos
etc.) opcional.
Servicio bebidas (café, agua ó refrescos)
y/ó Catering opcional.