Puestos de trabajo virtuales: preparar la empresa para crecer

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Puestos de trabajo virtuales
Puestos de trabajo virtuales:
preparar la empresa para crecer
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Introducción
La capacidad de crecer y adaptarse rápidamente a un mercado cambiante es
esencial para cualquier empresa. Tanto si su negocio se está expandiendo
rápidamente a través de fusiones y adquisiciones, como si simplemente intenta
atraer y retener los mejores talentos que su estrategia de crecimiento necesita,
todos los directivos de empresa saben que deben crecer o arriesgarse a morir.
El departamento de TI juega un papel importante en cualquier estrategia de
crecimiento. Sin embargo, sin las herramientas adecuadas, el departamento de
TI también puede convertirse en un cuello de botella. La capacidad de facilitar
que los empleados nuevos, las sucursales, los distribuidores, los contratistas
o las empresas adquiridas accedan de manera segura a las aplicaciones y a los
datos cruciales puede ser una tarea abrumadora. Para abordar este reto, los
departamentos de TI previsores están construyendo entornos de virtualización
de puestos de trabajo que no sólo puedan responder a estas necesidades
tácticas, sino también aportar ventajas estratégicas.
Citrix® XenDesktop® se ha convertido en el producto elegido por las organizaciones
que buscan algo más que una solución táctica para la gestión de sus entornos de
puestos de trabajo complejos y en crecimiento. XenDesktop es una plataforma
potente y flexible que sirve para virtualizar las aplicaciones y los puestos de
trabajo para cada usuario de la organización. En lugar de obligar a los usuarios
a trabajar en un dispositivo de puesto de trabajo físico, este enfoque ágil de
la informática les permite conectarse mediante cualquier dispositivo cliente y
disponer en él de su puesto de trabajo y sus aplicaciones bajo demanda. Gracias
a la capacidad de servicio escalable de XenDesktop, su departamento de TI
puede respaldar con eficacia cualquier iniciativa de crecimiento.
En el presente documento se describe cómo los modelos de despliegue de aplicaciones
y puestos de trabajo de XenDesktop pueden soportar los tipos más comunes de
iniciativas de crecimiento. Si bien este documento describe casos de uso específicos
que destacan las posibilidades de XenDesktop, la mayoría de los departamentos
de TI que adopten XenDesktop utilizarán una combinación de los modelos de
entrega de puestos de trabajo y tecnologías de virtualización de aplicaciones
como parte de un programa de transformación estratégica de sus puestos de trabajo.
La administración de puestos de
trabajo distribuidos frente a la
tecnología Citrix de virtualización
de puestos de trabajo
La administración de puestos de trabajo distribuidos es un reto porque incluso
aplicando las mejores prácticas de gestión distribuída, cada PC convencional es
un sistema único y complejo que supone una carga para el departamento de TI
desde el día en que se instala.
Cuando usted compra un PC, tiene que instalar un sistema operativo (SO), que con
el tiempo irá necesitando controladores específicos y parches. El PC también necesita
que se le asigne una identidad de Directorio Activo para poder incorporarlo a la
red corporativa. A continuación llega el momento de añadirle aplicaciones. Algunas
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de ellas pueden venir formando parte de la imagen base del sistema operativo, pero
probablemente tendrá usted que añadir otras, ya sea de forma manual o bien
mediante el uso de herramientas de distribución de software, una vez instalado
el sistema operativo. Incluso cuando se utilizan los sistemas más avanzados de
distribución y gestión del software, los administradores deben llevar a cabo pruebas
de regresión en cada combinación de aplicación y sistema operativo, a fin de
comprobar que no existan conflictos con las bibliotecas de software ni con los
parámetros del Registro.
Y eso es sólo el proceso de instalación. A continuación, el PC se entrega a un
usuario, que le agrega datos, establece preferencias y personaliza configuraciones.
Llegados a este punto, el PC y el usuario están vinculados estrechamente, y cualquier
interrupción del funcionamiento del PC afectará muy probablemente a la
productividad del usuario.
La administración de puestos de trabajo virtuales es una experiencia completamente
distinta. La virtualización de puestos de trabajo no requiere configurar a fondo el
dispositivo cliente y libera a los usuarios de la dependencia respecto a un dispositivo
físico, ya que rompe los vínculos entre el hardware, el sistema operativo, las
aplicaciones, los datos y los perfiles de usuario. Con la virtualización, cada uno de
dichos elementos se puede configurar una sola vez, independientemente de todos
los demás. A continuación, los elementos se pueden mezclar y combinar según
los diversos modelos de entrega de aplicaciones, mediante la tecnología Citrix
FlexCast™. Cada modelo de entrega puede ser optimizado para casos de implantación
específicos. El resultado es un enfoque más sencillo, pero también más potente,
de la entrega de puestos de trabajo y de las aplicaciones.
Citrix ha creado la tecnología FlexCast™ para facilitar al departamento de TI
la entrega de cualquier tipo de puesto de trabajo virtual, cada uno adaptado
específicamente para cumplir los requisitos de rendimiento, seguridad y flexibilidad
de cada usuario individual. FlexCast incluye los siguientes modelos de entrega
de puestos de trabajo y aplicaciones.
Mobile
users
Local
VM
Task
workers
USER TYPES
Streamed
VHD
Hosted
VDI
Hosted
Shared
Runs locally
3000+
150+
500+
online or offline
users per server
users per server
users per server
On-Demand Apps
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Cómo aprovechar la virtualización
de puestos de trabajo para apoyar
el crecimiento orgánico
Las empresas crecen orgánicamente cuando añaden capacidad y productividad
a las capacidades que ya existen en la organización o reorganizan los recursos
de forma dinámica para ajustarlos mejor a los objetivos corporativos. Por ejemplo,
una empresa de fabricación puede ampliar la superficie de una fábrica o agregar
instalaciones totalmente nuevas. Una compañía de seguros puede contratar a
nuevos empleados de atención al cliente para una oficina ya existente o una nueva
ubicación. Un hospital puede añadir más camas, construir un ala nueva, o ampliar
alguno de los departamentos. En todos estos casos, los empleados deben seguir
teniendo acceso seguro a las aplicaciones y los datos que necesitan para llevar a
cabo su trabajo.
Atraer y retener a los empleados
Las organizaciones con visión de futuro son conscientes de que atraer y retener
a los mejores empleados no sólo es fundamental para el crecimiento, sino que
constituye un arma competitiva. Las empresas que ofrecen un entorno de trabajo
flexible – donde los empleados pueden trabajar con la misma facilidad en la oficina,
en su casa o en la cafetería del barrio – cuentan con ventaja a la hora de contratar.
Los empleados también están más satisfechos con sus puestos de trabajo, ya que
disponen de más flexibilidad en sus vidas personales. En consecuencia, tienden
a trabajar más horas, prolongando sus jornadas laborales y trabajando durante
los fines de semana. La idea de llevar a cabo trabajo productivo fuera del horario
laboral normal forma parte de un concepto denominado workshifting.
Retos de la informática distribuida para entornos de trabajo flexibles
A medida que la empresa crece, puede ser cada vez más difícil encontrar candidatos
excepcionales, o incluso cualificados, cerca de las instalaciones existentes de la
empresa. En su momento, la solución a este problema exigía la expansión física,
mediante la apertura de nuevas sedes en otras ciudades o regiones con el fin de
acceder a una fuerza laboral más amplia. Sin embargo, el coste de la construcción
de nuevas instalaciones e infraestructuras de TI que implica este tipo de expansión
es enorme. La alternativa es contratar personal donde quiera que vivan y permitirles
trabajar de forma remota. El trabajo desde lugares distantes es otro ejemplo de
workshifting.
Si bien los departamentos de TI pueden aplicar en los casos de workshifting las
técnicas y las políticas tradicionales de gestión distribuida de TI, hay algunos
desafíos nuevos e importantes:
• Reparar o sustituir los PC ubicados fuera de las instalaciones de la empresa
requiere enviar equipos o personal técnicos en visita domiciliaria. Los empleados
que se encuentren en esta situación pueden enfrentarse a periodos de inactividad
considerables mientras esperan que se resuelva el problema.
• También aumenta el riesgo de sustracción de datos, dado que los empleados
que trabajan desde el exterior pueden acceder, almacenar y transportar grandes
cantidades de datos a través de la red, sin las protecciones físicas y de red
que existen en la oficina. Cualquier portátil en circulación es un objetivo
potencial, ya sea intencionadamente o no. Este riesgo debe ser mitigado.
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Los puestos de trabajo virtuales facilitan el workshifting
Los puestos de trabajo virtuales ofrecen un mejor soporte para el workshifting
que los PC. Las organizaciones que desean adoptar el workshifting pueden
virtualizar las aplicaciones para resolver los problemas de gestión de aplicaciones,
pero ganarán más si virtualizan todo el puesto de trabajo. Los puestos de trabajo
virtuales ofrecen todas las posibilidades de los equipos de sobremesa, incluido
el acceso a la gestión de ficheros. Dado que cada modelo de puesto de trabajo
virtual atiende a diferentes necesidades, es importante comprender las necesidades
de sus empleados y asignarles la opción de entrega de puestos de trabajo más
adecuada:
• Los puestos de trabajo alojados-compartidos son una opción excelente para
el personal de administración, que tiene necesidades de cálculo homogéneas
pero relativamente ligeras. Este enfoque puede ser muy rentable ya que los
usuarios comparten una única instancia del sistema operativo y también los
recursos de CPU y memoria del servidor.
• Los puestos de trabajo VDI alojados son una buena opción para los
trabajadores altamente cualificados y para el personal administrativo con
necesidades de mayor capacidad de cálculo. Cada empleado utiliza una
máquina virtual independiente que cuenta con recursos dedicados para
disponer de un rendimiento constante, sea cual sea la carga de trabajo. Usted
puede elegir no asignar los puestos de trabajo VDI alojados, permitiendo que
los usuarios los personalicen sólo mientras dure la sesión. Como alternativa,
se puede asignar un puesto de trabajo a cada usuario, como si fuera un
PC tradicional, para que disponga de almacenamiento y configuración
persistentes, e incluso conceder al usuario permisos administrativos para
instalar software.
• Los puestos de trabajo VHD en streaming son útiles para crear posiciones
de asientos libres en oficinas flexibles. Basta con instalar un PC sin disco
en la red y cada vez que un usuario se conecta, se ponen a su disposición el
sistema operativo y el acceso a las aplicaciones instaladas y virtuales para su
uso en modalidad local. El tiempo de arranque es breve, ya que el PC sólo
recibe los elementos del sistema operativo que necesita en cada momento.
Dado que, en adelante, el sistema operativo se ejecuta en el PC local, un
único servidor puede atender hasta varios miles de puestos de trabajo.
• Para los casos extremos de movilidad, los puestos de trabajo de tipo MV Local
permiten que los empleados se lleven sus ordenadores portátiles. Los puestos
de trabajo de tipo MV Local pueden seguir funcionando incluso mientras
están desconectados de la red, pero mediante las políticas de TI se puede
establecer cuánto tiempo pueden permanecer activos sin tener que rendir
cuentas, lo que contribuye a evitar la pérdida y la sustracción de datos.
Utilizar la virtualización de puestos de trabajo para habilitar el workshifting
presenta diversas ventajas. La cultura de una organización que permite workshifting
atrae a los mejores empleados disponibles, permite que los empleados trabajen
más horas, y los alienta a ser más ágiles y productivos. El workshifting –
habilitado por la virtualización de puestos de trabajo – también favorece el
crecimiento de la plantilla, mediante la expansión en número de posibles empleados
más allá de los lugares donde se encuentran las oficinas actuales. Ello significa
que se pueden evitar los gastos que se derivan de la creación de nuevas sedes y
de los traslados de personal.
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Para los departamentos de TI, el workshifting es una oportunidad excelente
para cortar el vínculo con los PC físicos. También evita los costes de administración,
mantenimiento y depreciación asociados a los dispositivos propios. Mejor aún,
la mayoría de los empleados que desean acogerse al workshifting ya disponen
de ordenadores de sobremesa y/o portátiles y prefieren la opción de utilizar sus
propios equipos, debido a las preferencias personales.
Ejemplo: cómo poner en marcha una sucursal nueva en cuestión
de minutos
Todos los tipos de empresas, desde los bancos y las compañías de seguros hasta
los comercios y los distribuidores, dependen de la apertura de oficinas, sucursales
y tiendas bien ubicadas para impulsar su crecimiento. Para optimizar los beneficios,
las empresas también pueden cambiar de ubicación según las tendencias del mercado
inmobiliario o los cambios en la demanda de los clientes. Los puestos de trabajo
virtuales son una herramienta clave para simplificar la infraestructura de PCs
desplegados remotamente, con el fin de agilizar tanto la expansión rápida como
los cambios de ubicación.
En el entorno típico de PCs distribuidos, los equipos son adquiridos, puestos a
punto y se les carga una imagen antes de ser enviados a la sede remota. Una vez
llegados al destino, los equipos son instalados y puestos en servicio. Con el tiempo,
las máquinas se van personalizando más y más, por lo que administrarlas a distancia
es cada vez más difícil. Además, cuando los equipos se encuentran en redes remotas,
es difícil – y a veces imposible – utilizar las mismas herramientas de administración
que se utilizan en la sede central.
Algunas cadenas de establecimientos comerciales plantean aún más desafíos. En
estos casos, los puestos de trabajo virtuales pueden tener que manejar una amplia
variedad de dispositivos periféricos especializados, tales como sistemas de manejo
de efectivo, escáneres de códigos de barras, impresoras, teclados de PIN y tabletas
de captación de firmas. Los puestos de trabajo VDI alojados están bien equipados
para manejar una amplia variedad de periféricos. Funcionan bien porque los
controladores de dispositivo se pueden mantener en la máquina virtual, simplemente
pasando la conexión USB al centro de datos mediante los controladores nativos.
Los puestos de trabajo alojados-compartidos (Servicios de puestos de trabajo
remotos / virtualización de sesiones) también admiten una amplia gama de
periféricos. A menudo utilizan controladores locales de dispositivos que conectan
con el centro de datos mediante transferencias de datos en bloque, o transmitiendo
las cadenas de texto de dispositivos como lectores de códigos de barras.
Tanto los puestos de trabajo VDI alojados como los alojados-compartidos
pueden ser soluciones efectivas. De hecho, cada sucursal o sede de la empresa
puede utilizar modelos de entrega de puestos de trabajo mezclados. Estos
grupos pueden utilizar el modelo alojado-compartido para estaciones fijas de
cajero con una personalización limitada, y un modelo de puesto de trabajo
VDI alojado para los especialistas financieros y los gerentes de sucursales, que
pueden tener una gama más amplia de aplicaciones.
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Los puestos de trabajo virtuales pueden simplificar la gestión de oficinas
remotas y sucursales de varias maneras:
• Bloqueo local – Ya que todas las aplicaciones, datos y perfiles de usuario se
mantienen en el centro de datos, se pueden dejar bloqueados los dispositivos
locales, que pueden ser clientes ligeros, simples y baratos.
• Instalación rápida – Las oficinas se pueden instalar o trasladar con mayor
rapidez y facilidad, ya que no importa a cuál de los empleados le acabará
correspondiendo cada equipo. Los empleados pueden acceder a sus puestos
de trabajo virtuales y aplicaciones a través de cualquier dispositivo cliente.
• Alta disponibilidad – Se pueden utilizar dos proveedores distintos de
servicios de red, a fin de aumentar la disponibilidad. Se trata de una práctica
recomendada, incluso en despliegues de PC distribuidos, ya que el personal
no puede hacer gran cosa sin conexión de red.
Ejemplo: fomento del crecimiento inteligente en las
administraciones públicas
Un buen gobierno requiere a menudo renovaciones y reestructuraciones. Ello
hace necesario lanzar servicios nuevos y cerrar los obsoletos. También exige una
gestión dinámica del personal y de los recursos. La virtualización de puestos
de trabajo respalda la agilidad del departamento de TI y la del conjunto de
la organización, de modo que los organismos públicos puedan reaccionar
rápidamente a los cambios, reducir los presupuestos y mejorar la satisfacción
de los usuarios finales.
Muchos funcionarios procesan transacciones mediante aplicaciones cliente-servidor
que tienen unas cargas de trabajo predecibles. Para este tipo de usuarios, un
puesto de trabajo alojado-compartido ofrece un valor excelente. Sin embargo,
los puestos de trabajo VDI pueden ser una opción mejor para los trabajadores
altamente cualificados, que periódicamente utilizan aplicaciones que consumen
más capacidad de proceso, o bien necesitan que su puesto de trabajo se
mantenga de un día para otro.
Las administraciones públicas también deben tener en cuenta a los trabajadores
móviles: los empleados de organismos que van desde la seguridad pública hasta
la inspección urbanística pueden necesitar un acceso móvil a sus puestos de
trabajo mediante tabletas u otros dispositivos especializados. Un puesto de trabajo
VDI alojado se puede utilizar allí donde exista una buena cobertura de banda
ancha móvil. En cambio, un puesto de trabajo de MV local es también una
excelente opción, ya que puede funcionar en ausencia de red y aún así beneficiarse
de la administración y la sincronización centralizadas.
Como cualquier empresa, los departamentos de TI de las administraciones públicas
pueden utilizar la virtualización de puestos de trabajo para evolucionar desde
la administración de dispositivos hacia la prestación de servicios a los usuarios.
La agilidad que se obtiene con la virtualización permite a los departamentos de
TI reaccionar rápidamente a los cambios, reducir los presupuestos y mejorar la
satisfacción de los usuarios finales.
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Ejemplo: apoyo a los centros de contacto virtuales
Son muchas las empresas y organizaciones que cuentan con centros de
contacto. En una pequeña empresa, puede ser una oficina con 20 o 30
operadores de atención al cliente, pero en una corporación, el centro de
contacto puede abarcar a miles de empleados. Estos puestos suelen tener
unos altos índices de rotación, con empleados entrando y saliendo a diario.
Ello se traduce en un gasto considerable de TI para atender los traslados, las
incorporaciones y los cambios.
Mediante la virtualización de los puestos de trabajo, estos costes se pueden
eliminar por completo, gracias a la desvinculación de los dispositivos de puesto
de trabajo respecto al sistema operativo, las aplicaciones, las preferencias y los
datos del usuario. De este modo se pueden provisionar y dar de baja puestos
de trabajo simplemente añadiendo o suprimiendo empleados del Directorio
Activo.
Un modelo de entrega muy popular en los centros de contacto es el de disco
duro virtual (VHD) en streaming. En este modelo, el centro de contacto está
equipado con ordenadores sin disco que no necesitan absolutamente ninguna
imagen, configuración ni gestión y son más fáciles de instalar que un teléfono.
Un único servidor de provisionamiento puede atender más de 1. 000 puestos de
trabajo a través de la red local. La infraestructura central necesaria es pequeña,
ya que todo el proceso se lleva a cabo a nivel local.
El VHD en streaming no se limita a provisionar cada puesto de trabajo la
primera vez que se utiliza. Cada vez que un usuario se desconecta, el sistema
destruye el disco duro virtual, dejando el PC completamente limpio. La
siguiente vez que un usuario se conecta, el servidor transmite al puesto de
trabajo un disco duro virtual nuevo, a partir de una imagen principal original.
También se puede optar por usar puestos de trabajo VHD en streaming en
combinación con un cliente virtual local. Si instala XenClient™ en el disco de
un PC, puede abstraer el hardware del equipo y utilizar por omisión una sola
imagen enviada desde el servidor a diversos tipos de equipos cliente.
Gracias a la virtualización de puestos de trabajo, los centros de contacto ya
no tienen que ser grandes edificios con filas y filas de empleados en cubículos.
En su lugar, se puede mantener un centro de llamadas virtual con miles de
empleados que atienden las llamadas telefónicas o los chats de Internet desde
sus propias casas, o micro centros de llamadas distribuidos en poblaciones
pequeñas, ya que los requisitos de infraestructura son muy pocos. Estos
centros de llamadas virtuales pueden utilizar dispositivos de tipo cliente ligero
proporcionados por la empresa, o simplemente el ordenador y la conexión
a Internet de banda ancha que el empleado ya tiene. En ambos casos, el
departamento de TI puede concentrarse en proporcionar las aplicaciones y los
puestos de trabajo desde el centro de datos, sin preocuparse de equipos remotos
ni de la infraestructura.
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Adoptar la virtualización de
puestos de trabajo para respaldar
el crecimiento inorgánico
Mientras que el crecimiento orgánico sigue por lo general una trayectoria predecible
y lenta, el crecimiento inorgánico puede ser repentino. Es posible que un día al
levantarse descubra que su empresa ha adquirido otra, y con ella unos cuantos
miles de empleados nuevos, todos con sus puestos de trabajo, aplicaciones y datos.
Una estrategia de TI convencional podría no ser capaz de asumirlo, pero con
la virtualización de puestos de trabajo sí se puede hacer. La virtualización de
puestos de trabajo puede ser una herramienta sumamente útil para ampliar
los servicios de TI lo bastante rápido como para satisfacer las exigencias de un
crecimiento inorgánico agresivo.
Ejemplo: planificación y apoyo a un crecimiento agresivo mediante
adquisiciones
Algunas empresas alcanzan el éxito aplicando una estrategia de compra de
pequeñas empresas especializadas, sin importar dónde se encuentren, con el fin
de ampliar la capacidad o aumentar la cobertura de sus servicios. La virtualización
de puestos de trabajo es una herramienta eficaz de planificación y apoyo a este
tipo de estrategia de crecimiento agresivo a tres niveles:
• Centro de Datos – La preparación para el nuevo crecimiento se limita a
ampliar los recursos del centro de datos. El departamento de TI puede
prever una cantidad fija de exceso de capacidad y luego seguir adquiriendo
capacidad de almacenamiento y de servidor según las necesidades.
• Dispositivos de usuario – Ya no tendrá usted que dedicar tiempo ni recursos
de TI a comprar, almacenar ni aplicar imágenes a los PC entrantes. Mientras
los empleados de la empresa adquirida dispongan de equipos cliente, para
acceder a su nuevo puesto de trabajo sólo necesitarán una dirección URL.
• Software – Usted puede proporcionar a cada empleado un nuevo puesto
de trabajo virtual desde el primer día, dándole acceso a las aplicaciones
cruciales de RRHH y de línea de negocio. Si así se decide, los empleados
podrán seguir accediendo a las aplicaciones antiguas o a los datos de la
empresa anterior hasta que el proceso de integración haya finalizado.
Ejemplo: cómo maximizar el valor de la subcontratación
Algunas empresas amplían su capacidad mediante la subcontratación, cuyo
grado de complejidad va desde el recurso a personal temporal de una ETT
para un proyecto determinado hasta la contratación de una empresa externa
para que se encargue de contratar, formar y gestionar al personal en nombre
de la empresa. En todos los casos, la virtualización de puestos de trabajo puede
ayudar a maximizar la productividad de su estrategia de subcontratación,
manteniendo la seguridad de los datos de la empresa y otros elementos de su
propiedad intelectual.
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Resumen
El elemento común a todas estas estrategias de crecimiento es que las TI juegan
un papel crucial en la provisión de una infraestructura ágil que sirva para responder
rápidamente a las exigencias de crecimiento orgánico y reorganización dinámica
de su negocio. Ya sea una pyme que planea incorporar un centenar de nuevos
empleados a lo largo del año, o una corporación en crecimiento que tiene previsto
llevar a cabo una docena de adquisiciones nuevas, la clave para la productividad
de los nuevos empleados es que puedan ponerse a trabajar rápidamente.
La transformación de los puestos de trabajo de una empresa no se llevará a cabo
en un único proyecto. Comience con proyectos pequeños que tengan unos
requisitos claros y puedan ser entregados rápidamente. A continuación, siga
avanzando a partir de la experiencia obtenida. Con cada proyecto finalizado
con éxito, el departamento de TI habrá ampliado sus habilidades, con lo que
los posteriores proyectos de transformación de puestos de trabajo serán mucho
más fáciles. Cada vez que se presente una nueva necesidad de negocio, usted
podrá contar con una plataforma de virtualización de puestos de trabajo flexible –
con virtualización de aplicaciones, datos y perfiles de usuario que se pueden
administrar por separado y de manera centralizada – en la que elegir los
métodos de entrega de puestos de trabajo más adecuados en cada situación.
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