PROCESO EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO PR-P4-S2-01 AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO Código: PR-P4-S2-01 Versión: 02 1. OBJETIVO: Realizar un análisis sistemático, objetivo e independiente de los procesos, con la finalidad de implementar una mejora continua y servir de apoyo a la Gerencia en la toma de decisiones. 2. RESPONSABLE: Es responsabilidad del Coordinador de Control Interno el cumplimiento y aplicación de este procedimiento. 3. ALCANCE: Comprende la programación general de auditoría, para posteriormente realizar la planeación de la misma sobre la base de análisis de riesgos relevantes, la ejecución, la comunicación de resultados y seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora. 4. CONTENIDO 4.1 Auditorias de Control interno No 1 2 3 ACTIVIDAD Planeación de la auditoría Programa Anual de Auditoria Presentación del programa CICLO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO P Elaboración del Plan Anual de Auditorías con base en el análisis de los procesos de la entidad. Se incluyen auditoria legales y complementarias. Equipo de Control Interno FO-P4-S2-01 Plan Anual de Auditoria P Analizar y verificar la pertinencia de las auditorias dentro del Programa Anual de acuerdo a las necesidades del Canal. Equipo de Control Interno FO-P4-S2-01 Plan Anual de Auditoria H Presentación del Programa Anual de Auditorías al Comité Coordinador de Control Interno para su aprobación. Coordinador de Control Interno FO-P4-S2-01 Plan Anual de Auditoria AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO H Construcción del programa de auditoria determinando el alcance, objetivo, procedimiento y normograma Coordinador de Control Interno FO-P4-S2-02 Programa anual de auditoria H - Selección de la auditoría. - Reunión de apertura - Solicitud de información requerida a los responsables de los procesos. - Determinación de la muestra de la auditoría. - Diseño de papeles de trabajo. - Diseño de pruebas de auditoría. - Análisis de datos. - Formulación de hallazgos. - Reunión de cierre. Equipo de Control Interno FO-P4-S2-01 Plan de auditoria H Elaboración del pre informe de auditoría con base en las evidencias y observaciones encontradas dentro de la ejecución. Técnico de Control Interno Pre informe H Analizar y verificar la idoneidad del pre informe. Coordinador de Control Interno Pre informe H Socialización del pre informe con las personas incluidas en la auditoría. El pre informe se envía con copia a la Gerencia. Coordinador de Control Interno Pre informe El jefe del proceso auditado responde las observaciones con sus respectivas evidencias para lo cual dispondrá de un término de 10 días hábiles, si en este tiempo no se responde se entenderá que son aceptadas. Responsable del proceso auditado Comunicación Interna 4 Ejecución del Plan Anual de auditorías 6 7 8 Elaboración de pre informe Revisión y aprobación del pre informe Socialización del pre informe Respuesta Observaciones 9 Versión: 02 CICLO Plan de auditoria 5 Código: PR-P4-S2-01 H Técnica de Control Interno AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO No ACTIVIDAD 10 Ajustes del informe final DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Se realizan los ajustes al informe final de acuerdo a las objeciones. Técnico de Control Interno Informe final H H - Se envía a los responsables con copia a la Gerencia, para la verificación de los ajustes. Coordinador de Control Interno Informe final Se radica informe final dirigido a la Gerente con copia a los responsables del proceso auditado. Técnica Administrativa Técnica de Control Interno 11 H 12 Radicación del informe final Relación de los hallazgos H Relacionar los hallazgos en el FO-P4-S3-01 Planes de Mejoramiento Control Interno. H 14 Envío del formato Planes de Mejoramiento Enviar a los responsables el formato FO-P4-S3-01 Planes de Mejoramiento Control Interno, para su debido diligenciamiento. 15 Formulación de Planes de Mejoramiento 16 Ejecución del Plan de Mejoramiento 13 Seguimiento de los Planes de Mejoramiento Versión: 02 CICLO Envió informe final con los ajustes 17 Código: PR-P4-S2-01 Comunicación interna FO-P4-S3-01 Planes de Mejoramiento Control Interno Coordinador de Control Interno FO-P4-S3-01 Planes de Mejoramiento Control Interno H El Director o responsable del plan de mejoramiento a ejecutar, debe enviar formato con su acción correctiva, fecha de implementación y responsable al Coordinador de Control Interno. Director Unidad de Gestión responsable del hallazgo FO-P4-S3-01 Planes de Mejoramiento Control Interno A El Director o responsable del plan de mejoramiento, procederá a ejecutarlo y cumplir con la acción correctiva. Director Unidad de Gestión FO-P4-S3-01 Planes de Mejoramiento Control Interno V Seguimiento a las acciones correctivas implementadas y Técnica Control Interno FO-P4-S3-01 Planes de Mejoramiento Código: PR-P4-S2-01 AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO Versión: 02 No ACTIVIDAD CICLO DESCRIPCIÓN medición de la eficacia de la misma. RESPONSABLE REGISTRO 18 Elaboración de informe final seguimiento a Planes de Mejoramiento H Elaboración del informe final con los resultados obtenidos. Técnica Control Interno Informe final 19 Revisión y aprobación del informe final V Análisis y verificación de la idoneidad del informe final. Posteriormente se radica. 5. Coordinador de Control Interno DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NOMBRE DEL DOCUMENTO Modelo Estándar de control Interno MECI Ley 87 de 1993 Decreto 1826 de 1994 Decreto 1537 de 2001 Decreto 943 de 2014 Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas Manual DAFP 6. Comunicación interna INTERNO EXTERNO X X X X X X REGISTROS: Código Nombre Responsable Almacenamiento Tiempo de Retención Archivo de Gestión Disposición Final Almacenar Destruir AC AH FO-P4-S2-02 Programa Anual de auditorías Técnico de Control Interno Físico 2 años SI NA NA FO-P4-S2-01 Plan de Auditoria Técnico de Control Interno Físico 2 años SI NA NA FO-P4-S3-01 Planes de Mejoramiento de Control Interno. Director unidad de gestión Físico 2 años SI NA NA AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO 7. Código: PR-P4-S2-01 Versión: 02 DEFINICIONES Y TERMINOS Acción Correctiva: Es aquella emprendida para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseada, con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir. Auditoría: Proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva, constituyéndose en una herramienta de retroalimentación para el sistema de control interno que examina las debilidades y fortalezas del control en la operación de la entidad. MECI: Modelo Estándar de Control Interno. Plan Anual de Auditoria: Es el documento de trabajo detallado que se constituye en la guía para la ejecución de los programas de auditoria interna a desarrollar por la oficina de Control Interno o quien haga sus veces quien desarrolla las funciones de elaboración, ejecución, evaluación y seguimiento significativos que se realicen durante el ejercicio deberán ser conocidas y aprobadas por el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno. Planes de Mejoramiento: Es un conjunto de Elementos de Control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, Evaluación Independiente y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control. El objetivo primordial del Plan de Mejoramiento es promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo. Programa de Auditoria: Enunciado lógicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de auditoría que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar y la oportunidad en que se han de aplicar. Dado que los programas de auditoría se preparan anticipadamente en la etapa de planeación, estos pueden ser modificados en la medida en que se ejecute el trabajo, teniendo en cuenta os hechos concretos que se vayan observando. 8. CONTROL DE CAMBIOS: VERSION FECHA 02 14-03-2014 RAZON DE LA ACTUALIZACION Proviene de la transformación del proceso y se incluyen los siguientes elementos: Portada, Codificación, Contenido, Registros y Control de Cambios.