Nombre del Manual: Control de Mercancías Inicia Vigencia: 23
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Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones I. Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 1 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - FLUJO DE PREPARATIVOS PARA LA TOMA DE INVENTARIO Dirección de Operaciones y Desarrollo Gerencia de Tienda Envia Programa anual de toma de Inventario Selecciona personal participante antes, durante y después del Inventario Personal de Tienda Personal de Inventarios Capacita al personal que participara en la preparación y en el Inventario Actualiza, Traza y Zonifica el plano de la tienda Supervisa los documentos pendientes y procede a su liberación Realiza barrido de mercancía en piso de ventas y Arqueo de Apartados Realiza prepracion de bodega, piso de ventas y de la Mercancía en Recuperación Documenta la merma existente Fin Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones II. Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 2 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - OBJETIVO Preparar tanto a la mercancía como al personal de tienda, para tener una toma de inventario rápida y confiable. III. POLITICAS A. Los preparativos, deben ser realizados por el personal de la sucursal, asignado por el Gerente de la tienda. B. No se debe considerar personal de los departamentos de Panificadora, Alimentos, Perecederos, Fotografía, Caja General y Cajas para la preparación de la tienda. C. No se tomará inventario cuando la tienda No cumpla con los porcentajes mínimos establecidos basándose en las evaluaciones de las dos visitas previas del Proveedor (90% Primer Visita y 95% segunda Visita). D. El piso de venta debe quedar perfectamente surtido para no perder venta por agotamiento durante la toma del inventario. E. No deberá tener en piso de venta exceso de mercancía en techos, aretes y/o refuerzos que pongan en riesgo la integridad de la misma y afecten la exactitud del inventario. F. Por ningún motivo deberá salir mercancía de la tienda por concepto de transferencia entre tiendas sin la autorización y captura de la misma. G. La documentación relativa a los Reportes de marbetes y sus correcciones generadas durante el inventario, deberán conservarse hasta el siguiente inventario, para su análisis en aclaraciones de tienda o en el proceso de auditoria Interna / Externa IV. PREPARATIVOS Para ver en orden cronológico los preparativos que se deben realizar en la tienda antes de la toma del inventario, cuenta con un formato Checklist Anexo 01 A. ELABORACION DE PROGRAMA DE PREPARACIÓN GERENTE DE TIENDA, SUBGERENTE DE OPERACIONES Y ADMINISTRADOR DE SISTEMAS “45 días antes del inventario” 1. Programa la fecha de cada una de las actividades del inventario especificadas en el anexo 1, tomando como base la fecha del inventario y los días de anticipación en que se debe realizar cada actividad. B. SELECCION DE PERSONAL Y CAPACITACIÓN GERENTE DE TIENDA, SUBGERENTE DE OPERACIONES Y ADMINISTRADOR DE SISTEMAS “30 días antes del inventario” 1. Recibe del personal de inventarios el programa donde se indica las fechas en que deberán llevar a cabo las capacitaciones del personal involucrado en el inventario. 2. Realiza reunión de trabajo con Subgerentes y Jefes de departamento recordando la importancia del resultado del inventario y de una adecuada preparación para que este sea correcto. 3. Selecciona el personal que participara en el inventario a) Supervisores (Mínimo 15) Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 3 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - b) Mesa de control del inventario (5) c) Personas con Terminales Portátiles para la verificación de precios (Personal de los departamentos que se estén inventariando). 4. Se asegura que el personal seleccionado para la toma del inventario, reciba de parte del personal de Inventarios la capacitación donde se explican todas las actividades a realizar previo, durante y después del inventario, así como el método para la supervisión del conteo de la mercancía. a) La capacitación se realizará por el Personal de inventarios mediante videoconferencia y además asistirá físicamente a cada una de las tiendas en la fecha establecida en el programa elaborado. C. DOCUMENTOS PENDIENTES GERENTE DE TIENDA, SUBGERENTE DE OPERACIONES Y ADMINISTRADOR DE SISTEMAS “30 días antes del inventario” 1. Revisan los documentos pendientes con el fin de empezar a liberar los folios de los mismos y comprobar el correcto registro en el Data WareHouse, de los siguientes movimientos: a) Folios de Notas de entrada y transferencias b) Solicitud de aclaraciones (modificaciones contables) c) Cargos por devolución d) Transferencias entre tiendas e) Transferencias entre departamentos f) Mermas g) Transferencias entre códigos 2. Valida que las cartas de reclamación se encuentren registradas correctamente en el Data WareHouse. GERENTE DE TIENDA “15 días antes del inventario” 3. Revisa que las transferencias recibidas de otras tiendas estén debidamente registradas en el sistema de recibo. 4. Revisa que las transferencias enviadas por la tienda hayan sido capturadas por la tienda que recibió para que sean descontadas de su inventario y no generen merma. “Durante los 10 días anteriores al inventario” 5. Confirma que las acciones tomadas de los documentos pendientes hayan sido concluidas. ADMINISTRADOR DE SISTEMAS “Día a día hasta la toma del inventario” 6. Persigue que los archivos de los documentos este ordenado por consecutivo y sin faltantes. 7. Verifica el correcto registro de estos documentos en el Data WareHouse, informando al subgerente de área las incidencias que se presenten. 8. Informa al gerente de la tienda de cualquier incidencia para que tome las acciones correctivas necesarias. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 4 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - D. MATERIAL DE TRABAJO PARA LA TOMA DE INVENTARIO GERENTE DE TIENDA “15 días antes del inventario” 1. Solicita al Administrador de Sistemas el siguiente equipo, el cual deberá estar instalado un día antes de la toma del inventario: a) 1 PC con el drive del disco de 3.5” habilitado con Excel y WinZip instalado que este conectada a la red y con correo disponible, debiendo ser la PC de Gerencia la cual debe estar instalada en la mesa de control de inventario. b) 1 PC con Excel instalado debiéndose ubicar en la mesa de control de inventario y estando disponible conexión de red. c) 2 Impresoras Láser con las 2 bandejas funcionando y con tonner. d) Corriente eléctrica de 110Volts regulada disponible en la mesa de control de inventarios. 2. Solicita al departamento de consumos internos el material necesario para el personal participante de acuerdo al siguiente listado: a) Plumas de tinta color rojo para supervisores b) Plumas de tinta azul para personal de mesa de control c) Marcadores de agua para colorear plano 1 Rojo / 1 Verde / 1 Azul d) Tablas de apoyo para supervisores e) 2 Caja de Diskete de 3.5” marca Verbatim para respaldos f) Mesas grandes y sillas suficientes para personal y equipo del proveedor, y personal y equipo de la mesa de control de inventarios, debiendo ubicarse en el lugar asignado para las mesas de control g) Grapadoras y grapas suficientes h) Escaleras altas para apoyo del personal participante en el conteo y supervisión de la mercancía en techos y colgantes. E. MERCANCÍA EN APARTADOS PERSONAL DE APARTADOS / AUDITOR DE TIENDA “15 días antes del inventario” 1. Asegura que la mercancía apartada por los clientes este debidamente identificada y colocada en la bodega de apartados. 2. Realiza arqueo de mercancía en apartados, el cual consiste en confirmar la existencia física en la bodega de apartados contra lo registrado en el reporte “Arqueo de Apartados”, este debe de ser firmado de conformidad por la Gerencia y Administrador de Sistemas. a) Determina y asegura que aquella mercancía de apartados que hubiera sido cancelada por clientes o se hubiera cumplido el fin de vigencia del apartado sea retornada al piso de ventas. b) Toda la mercancía no documentada como apartado debe pasar a su lugar de exhibición o almacenamiento. c) Toda la mercancía documentada como apartado y que no se encuentra físicamente ubicada en el área de apartados, se deberá investigar por que no se encuentra la mercancía, tomar las medidas correctivas necesarias y traerla de piso de ventas a la ubicación que tenga asignada 3. Revisa que en la bodega de apartados no se tenga almacenada mercancía que no corresponda a apartados. Si por alguna necesidad especial, se requiere tener este tipo de mercancía en esa área, debe estar debidamente separada e identificada. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones 4. Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 5 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - Mantiene permanentemente el control y orden de los puntos anteriores. F. CARGOS POR DEVOLUCIÓN ENCARGADO DE DEVOLUCIONES “1 día antes de la toma del inventario” 1. Revisa la persecución de cargos por devolución pendientes. 2. Identifica y separa los cargos de acuerdo a su estatus que pueden ser: a) Cargos por devolución no autorizados, estos deben ser considerados dentro del inventario. b) Cargos por devolución autorizados, a los cuales deberá colocar su precargo, anotando en este el número de cajas que integran la remesa, estos no deben ser considerados dentro del inventario. 3. Valida que los cargos identificados correspondan a los indicados en la persecución. SUBGERENTE DE OPERACIONES Y ADMINISTRADOR DE SISTEMAS “Al inicio del día de la toma de inventarios” 4. Confirman con base en la persecución de cargos por devolución que esté completa la mercancía de todos los precargos. 5. Incluye en el inventario los precargos con estatus de Captura de Código, Por Autorizar Compras, En aclaración, Generada y Por confirmar tienda, además que se confirme que la mercancía se encuentre físicamente en la tienda. G. ASIGNACIÓN DE ZONAS Y MUEBLES GERENTE DE TIENDA Y SUBGERENTES DE AREA “15 días antes de la toma del inventario” 1. Actualizan el plano general de la tienda indicando lo siguiente: a) Ubicación de los muebles en piso de venta y bodega, así como también indicando las áreas donde se tenga mercancía para inventariar. b) El plano deberá estar con el layout autorizado y mercadeado. GERENTE DE TIENDA, SUBGERENTE DE OPERACIONES, ADMINISTRADOR DE SISTEMAS Y PROVEEDOR EXTERNO “Durante la 1er visita (5 días antes) y 2da Visita Previa (1 día antes) “ 2. El personal del Proveedor evaluara el avance en la preparación de la mercancía mediante un recorrido de la Tienda (piso de ventas y bodegas); como resultado de este recorrido se determinara el grado de cumplimiento basándose en los criterios establecidos en los formatos de Evaluación 1er Visita Previa (Anexo 02) y Evaluación 2da Visita Previa (Anexo 03) 3. El Proveedor al término de las visitas entregara al Gerente de Tienda los formatos visita previa debidamente llenados y con el porcentaje de avance, para su posterior envío del resultado (vía correo) al usuario de Inventarios Tiendas, para que de manera centralizada se le dé soporte y seguimiento al resultado de la evaluación. a) Como medida de asegurar una correcta y segura toma del Inventario la Tienda deberá presentar el porcentaje mínimo establecido en los Formatos de Evaluación (Anexo 02 y Anexo 03) 4. Elaboran el formato Flujo de Inventarios (Anexo 04) con la secuencia que seguirá la toma del inventario. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 6 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - GERENTE DE TIENDA Y ADMINISTRADOR DE SISTEMAS “5 Días Antes del Inventario”. 5. Recibe del departamento de inventarios archivo “Control y Supervisión Anexo 6” 6. Realiza la zonificación del plano de las áreas donde se tenga mercancía a inventariar (Piso de Ventas, Bodegas, Apartados, Gerencia, Caja General, Mall, etc.), separando por división (Ropa = Rojo, Variedades = Azul y Abarrotes = Verde) tal como se indica en el Anexo 05. 7. Solicita al gerente la personar que participaran como supervisores durante el inventarios. 8. Captura la zonas definida para el inventario en el archivo de Control y Supervisión. Ver anexo 6 9. Captura el personal que participaran como supervisores durante en inventario en archivo de Control y Supervisión. Ver anexo 6 GERENTE, SUBGERENTES Y ADMINISTRADOR DE SISTEMAS “1 día antes de la toma del inventario” 10. Realiza junto con el proveedor que toma el inventario recorrido en tienda para la colocación de los marbetes en bodegas y piso de ventas apoyándose con el plano zonificado, asegurándose que no quede ninguna área sin marbete a) La numeración de los marbetes que se utilizarán para la identificación de las áreas a contar, serán colocados en base a los siguientes rangos. Area de la Tienda Abarrotes Variedades Ropa Bodegas Cajas Registradoras Pasillos Promociónales Techos Apartados Vigentes Apartados Cancelados y/o Vencidos Devoluciones No Documentadas Cargos Por Devolución según Corte de Folios Mercancía No Apta para la Venta Mercancía Caducada Mercancía en Ministerio Público Mercancía Relacionada Mercancía en Recibo y Marcaje Recuperación Marbete Inicial 0001 0501 1301 2001 2501 2601 2801 3008 3021 3051 Marbete Final 0500 1300 2000 2500 2600 2800 3000 3001 3002 3003 3004 3005 3006 3007 3020 3050 3100 b) Conforme se colocan los marbetes se seleccionaran los marbetes que deberán ser supervisados, los cuales de anotara en el formato Control de Marbetes a Seleccionados a Supervisar. Anexo 7. c) Los marbetes a supervisar deberán representar mínimo el 30% del valor total del inventario Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 7 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - 11. Solicita al Proveedor que toma el inventario que entregue la relación del personal y del equipo que se ingresará a la tienda para la toma del inventario. 12. Proporciona un lugar seguro donde el proveedor podrá acomodar el material que será empleado durante la toma del inventario. ADMINISTRADOR DE SISTEMAS “1 día antes de la toma del inventario” 13. Captura en el archivo Control y Supervisión los marbetes que serán supervisados con base en el formato Control de Marbetes a Seleccionados a Supervisar. 14. Entrega al proveedor los diskete con la información correspondiente a los grupos de categorías(deptos) y artículos. Ver anexo 6. H. BARRIDO DE PISO DE VENTAS 1. VALIDACION DE CÓDIGOS DE BARRA GERENTE, SUBGERENTES Y ADMINISTRADOR DE SISTEMAS “15 Días antes del Inventario” 1. Elabora programa de barrido de Códigos y asignación de terminales portátiles para que se inicie el barrido en piso de venta por parte de los jefes de departamento. JEFE DEPARTAMENTAL / SUBGERENTE DE AREA 2. Realiza con la terminal portátil, una revisión de cada uno de los códigos del o los grupos de categorías a su cargo. 3. Detecta y sustituye por etiquetas correctas en aquellos artículos: d) Que no cuenten con código. e) Que la terminal no reconozca el código, por estar mal impreso. f) Que no se pueda leer el código, por presentarse deteriorada o estar obstruida. 4. Separa la mercancía que no pertenezca al área y la lleva a su lugar de exhibición o almacenaje. 5. Detecta artículos no reconocidos por los sistemas y lo reporta al área de Help Desk a las extensiones 8317, 8247 y 2743. “2 días después de la captura del reporte de Help Desk” 6. Revisa que los artículos sean reconocidos por el sistema, en caso de ser necesario deberá comunicarse telefónicamente al área de Help Desk e informa al subgerente del área. SUBGERENTES DEL AREA Y ADMINISTRADOR DE SISTEMAS. 7. Supervisan la correcta realización del barrido de piso de ventas y la corrección de los problemas detectados durante el periodo de barrido. 8. Asegura que las soluciones a los problemas detectados queden resueltas antes del inicio del inventario. 2. MERCANCIA NO APTA PARA LA VENTA SUBGERENTES DEL AREA Y JEFE DEPARTAMENTAL “30 días antes de la toma del inventario” 1. Detecta aquella mercancía no apta para la venta que aun se encuentre en piso de venta que pueda tener una recuperación especial por parte del proveedor o el comprador. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 8 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - SUBGERENTES DEL AREA 2. Busca negociar la recuperación antes de la toma del inventario. “Antes de la 1er Visita Previa” 3. Coloca la mercancía cuya solución ya este negociada pero que se dará posterior al inventario en el área asignada para está. La mercancía: a) Deberá estar separada por Grupo de Categoría. b) Deberá contar con su código de barras legible y a la vista para que sirva en la toma física del inventario. Para este caso se utilizara la etiqueta de pegar en donde incluye: el código de barras, el código numérico y las fechas de impresión, en esta mercancía no debe haber preconteos c) No se deberá emplallar ni precontar esta mercancía. d) En el caso de que se cuente con mercancía No Apta para la venta que por su manejo y/o conservación no pueda ser ubicada en el área asignada para ésta, como la mercancía de Abarrotes (Ej. Congelados y/o Lácteos) Indica oportunamente al Proveedor el lugar donde fue colocada y mantiene perfectamente identificada esta mercancía, para asignarle el marbete correspondiente. Nota: La mercancía en recuperación deberá estar amparada invariablemente con una mecánica que indique esta instrucción y se debe realizar un arqueo de la misma a fin de identificar los diferentes estatus. PROVEEDOR 4. Revisa que la Tienda haya cumplido con el acomodo establecido, ya que esto será punto de calificación en las Evaluaciones. I. DOCUMENTACION DE MERMA EXISTENTE JEFE DEPARTAMENTAL “Entre 30 Días y 1 Días Antes del Inventario” 1. Saca del piso de venta la mercancía no apta para su venta en el momento que se detecte como tal, y la documenta como merma 2. Documenta la merma diariamente sin excepción. Nota: Será responsabilidad del Gerente y Administrador de Sistemas supervisar que No se Incluya Mercancía mermada en el inventario de la tienda. GERENTE Y SUBGERENTES DEL AREA. 3. Supervisa permanentemente la correcta elaboración de los documentos de merma correspondientes a la mercancía que se deba considerar como tal. 4. Verifica que se haya documentado como merma la mercancía NO apta para la venta que no tenga solución negociada y la mercancía que su fecha de caducidad se encuentre vencida y de la cual no se haya reportado a compras con anticipación de 15 días o mas antes de la toma del inventario ya que esta NO SERÁ CONSIDERADA EN LA TOMA FISICA DEL INVENTARIO. Nota: En el caso de la mercancía no apta para la venta y en recuperación que se encuentra amparada con una mecánica o un correo de seguimiento enviado a compra que presenta una fecha de elaboración de 15 días anteriores a la fecha del inventario, así como la mercancía caducada será considerada en la Toma Física del Inventario General y se reportará en los marbetes especiales. J. ACOMODO Y PRECONTEO O IDENTIFICACIÓN DE LA MERCANCÍA Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 9 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - En la utilización del Formato de Identificación (Anexo 08) en tarimas puede o no existir amarre en las cajas de la mercancía que forman cada una de las camas del mismo código donde se coloque este formato, es decir para el caso de líneas continuas del mismo código 1. Techos de los muebles (Preconteos) JEFE DEPARTAMENTAL “Durante los 2 días anteriores a la 1er. Visita Previa” 1. Separa, cuenta y pega papeleta de preconteo (Anexo 09) con total contado por código de la mercancía que hay en los techos de los muebles en el piso de ventas, para esto considera lo siguiente: • Aplica únicamente para la mercancía contenida en bultos (capacidad de empaque mayor a 1 o que contenga mas de 1 código) y que su venta no sea en bulto. • El acomodo de la mercancía debe ser en línea, preferentemente de un solo código. • Debe haber una hoja de preconteo (Anexo 09) o libro de preconteo por línea y si hay más de un código quedara claramente anotado en esta hoja. • Si se requieren mas de una hoja de preconteo, debe acomodarse como libro y cada hoja deberá estar numerada. (Ejemplo 1/5, una hoja de un total de 5 hojas) • En caso de mercancía suelta se debe buscar acomodo en su sitio de exhibición para venta, en caso de no haber espacio; se deja en techo para que sea inventariada físicamente y deberá agrupar esta mercancía por código • Si en una caja se tienen mercancía suelta (1 o 2 Piezas) de diversos códigos no se deberá agregar preconteo y se tomará pieza por pieza, colocando únicamente el formato de Pide Ayuda ( Anexo 10) para que se indique esta condición. • No deben de existir cajas vacías en piso de Ventas. • En las extensiones (Rejas) que se colocan en lo muebles que correspondan a la división de ropa y variedades se colocará una papeleta de preconteo (Anexo 09) por cada látigo de mercancía o por tramo, según la mercancía que ahí se exhiba, tratando de ser consistentes en la aplicación de un mismo criterio • Para el caso de los perimetrales el preconteo de los techos se realizara cada tramo, considerando como tramo el espacio comprendido de poste a poste y no por corte de charola. SOLAMENTE PARA MERCADOS “En virtud de que los mercados no cuentan con bodega, la preparación se realizará de la siguiente manera:” 2. Separa y pega papeleta de Identificación (Anexo 08) con total de cajas por cama y contenido de piezas por caja de la mercancía que se encuentra en los techos de los muebles de piso de ventas, para esto considera lo siguiente: • El acomodo de la mercancía debe ser en línea preferentemente de un solo código. • Debe de haber una hoja de identificación (Anexo 08) por línea y si hay más de un código quedará claramente delimitado con la hoja de identificación (Anexo 08). SUBGERENTES DEL ÁREA 3. Supervisa que la mercancía contenida en los techos antes del inventario, sea tomada para surtir el piso de ventas llevando un orden y respetando la preparación. 2. Bodegas (Identificación y Preconteos) SUBGERENTE DEL AREA Y JEFE DEPARTAMENTAL Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 10 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - “Entre 15 y 1 día antes de la toma del inventario y tomando en cuenta los puntos a evaluar en la 1era y 2da Visita previa” 1. Coordina limpieza, cuadraje y acomodo de mercancía en bodega. 2. Saca a piso de venta toda aquella mercancía No 80/20, cajas incompletas, cajas charoleadas y mercancía suelta. 3. Detecta la mercancía que no se encuentra en su caja original (reempaque) y coloca hoja de Preconteo (Anexo 09) indicando la mercancía contenida en dicha caja. 4. Coloca, en los muebles que se encuentran en las bodegas, una papeleta de preconteo (Anexo 09), en la parte izquierda del techo, en donde se considere toda la mercancía ubicada en el ultimo nivel, siempre y cuando la altura de este último nivel no sea accesible para el contador con una escalera de 1.00 Mts. y también aplicara a partir de aquellos niveles (Aun que no sean el ultimo) que por su altura se consideren de difícil conteo directo. 5. Acomoda la mercancía considerando lo siguiente: a) Preferentemente las tarimas deberán contar con un solo código con o sin amarre, o los menos posibles los cuales deberán colocarse en una sola ubicación y agruparse en línea b) Revisa que la mercancía en tarimas contenga el mismo número de cajas en cada cama, excepto la superior que puede variar. Acomodo Incorrecto c) Acomodo correcto Valida que la mercancía en tarimas antes del inventario sea tomada para surtir el piso de venta llevando un orden, por lo cual deberá tomar la mercancía por cama, iniciando con la cama superior y no tomando de otra cama hasta agotarla. Acomodo Incorrecto Acomodo correcto JEFE DEPARTAMENTAL Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 11 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - “Al menos 2 días antes de la 1er. Visita Previa” 6. Coloca papeletas de identificación o preconteo de un solo lado de las tarimas, de izquierda a derecha y una papeleta o libro de papeleta por tarima. Ejemplo. Hojas de Identificación o preconteo Dirección del conteo JEFE DEPARTAMENTAL “Al menos 2 días antes de la 2da. Visita Previa” 7. Cuenta la mercancía ubicada en la(s) cámara(s) de CONGELADOS elaborando y colocando la papeleta de preconteo (Anexo 09) o libro de preconteo (Anexo 09), colocando este formato en la parte exterior de la puerta de entrada, el acomodo de la mercancía deberá seguir los criterios ya establecidos (Limpieza, Cuadraje, Agrupar por código, etc.) “Durante la noche previa al inventario” 8. Cuenta la mercancía ubicada en la(s) cámara(s) de LACTEOS elaborando y colocando la papeleta de preconteo (Anexo 09) o libro de preconteo (Anexo 02), colocando este formato en la parte exterior de la puerta de entrada, el acomodo de la mercancía deberá seguir los criterios ya establecidos (Limpieza, Cuadraje, Agrupar por código, etc.) 3. Muebles de carga pesada (Exceptuando techos). 1. Separa, cuenta y pega papeleta de preconteo (Anexo 09) o papeleta de identificación (Anexo 08)preferentemente, para esto considera lo siguiente. a) La papeleta debe ser colocada de acuerdo a lo que indica el procedimiento según el formato. b) El acomodo de la mercancía en cajas (empaque original) debe ser por línea, preferentemente de un solo código, debiendo utilizara la identificación. c) En caso de existir mercancía en cajas y /o bultos con distintos códigos (reempaque) en niveles accesibles deberán colocar hoja de preconteo por línea. d) Debe de haber una hoja de preconteo por cada nivel no accesible (anexo 09) si hay mas de un producto quedará claramente anotado en esta hoja, con total contado por código. e) Si hay mas de una hoja de preconteo (anexo 09), deberá acomodar como libro y cada hoja deberá esta numerada. (Ejemplo 1/5,2/5,3/5.....5/5 un libro con total de 5 hojas). f) En caso de que aun se encuentre mercancía suelta (1 o 2piezas) se debe buscar acomodo en su sitio de exhibición para la venta. g) Si hay cajas vacías o mercancía que no se deba inventariar se debe identificar con un formato de no inventariar (anexo 10). Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 12 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - NOTA. No se debe mezclar en una línea Hoja de preconteo con Hoja de identificación 4. Piso de Venta (Identificación y/o preconteos Anexos 08 y 09) “Según lo establezca la siguiente tabla” 1. Realiza conteo, elabora y coloca el formato Hoja de Preconteo (Anexo 09) para la mercancía que sé ubican en los muebles del piso de venta en donde se consideran los siguientes criterios para determinar la mercancía que será precontada. Abarrotes Dulcería Isla o Tren Mercancía a Granel Noche Previa al Inv. Preparados Aguas frescas Sobres Noche Previa al Inv. Sopas y Pastas Sobres 2da. Visita Graneles Toda la mercancía Noche Previa al Inv. - Ropa Telas Mercancía de venta en metros Mercería Mercancía de venta en metros Gerber Exhibido en Canastillas Botaderos Toda la Mercancía * Calcetería (Ganchos) Enligada en Todos los Deptos. * Damas Interior (Ganchos) Enligada * Mercería (Ganchos) Enligada 1er. Visita 1er. Visita 2da. Visita 2da. Visita Noche Previa al Inv. Noche Previa al Inv. Noche Previa al Inv. * En el caso de que en el mismo gancho haya más de un código los artículos del mismo código deben ser agrupados usando una liga. - Variedades Novedades Juguetería Perfumería Hogar Vitrinas Tarjetas, Moños y Papel de envoltura Balones y Pelotas Jabones de tocador Fibras, Jergas, Cubiertos sueltos Según se acuerde 2da. Visita Noche Previa al Inv. 2da. Visita 2da. Visita 2da. Visita En relación al presente punto hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones para que sean previstas al momento de la preparación: a) En los Botaderos, Gerber, Jabones de Tocador, Pastas para Sopa y Jerga se deberá precontar solo hasta el nivel que se considere NO afecte la venta, para lo cual se colocara una separación (cartón) de la mercancía que no es parte del preconeto de la que se deja para que el cliente pueda tomar sin afectar lo precontado. b) Las Vitrinas serán precontadas solo si así se acuerda con el Proveedor durante el recorrido de la 1er. Visita Previa ya que dependiendo del nivel de mercancía que contengan y el grado de acomodo que se pueda lograr por parte de la tienda puede acordarse tomarlas directamente. c) En el caso de la mercancía de Concentrados para Aguas Frescas, Gerber, Pastas para sopas, Jabones de tocador, Fibras y Jergas se utilizara una etiqueta blanca y se colocara a la vista para indicar la cantidad a aplicar en el conteo. 2. Agrupa la mercancía de un mismo código considerando que el inventario se tomará por cada fila de productos en el anaquel o en los ganchos, por lo cual cada fila o gancho deberá estar compuesta por un solo código (Excepto Ropa), solamente en la parte inferior de los muebles (última charola) podrá haber mercancía de diversos códigos. a) Para el caso de Ropa en el área de Calcetería (Todos los Departamentos) y en los departamentos de Damas Interior y Mercería cuando en el mismo gancho se tengan diferentes códigos, los artículos con el mismo código deben ser agrupados usando una liga. El enligado no se debe utilizar para indicar múltiplos de piezas. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones 3. 4. 5. 6. 7. Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 13 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - b) En el caso de Cosméticos el día de la 1er. Visita Previa, en acuerdo con la Gerencia de la Tienda y el Proveedor Externo, se determinara el criterio que aplicara como preparación en la exhibición de la mercancía correspondiente a este departamento, teniendo en cuenta el volumen de la mercancía y el espacio disponible para asegurar en la medida de lo posible (parcial o Total) se cumpla el criterio de código por gancho. Detecta y acomoda la mercancía que se encuentra en filas y ganchos que impiden un correcto conteo. Agrupa la mercancía sobrante en piso de venta y se acomoda en el techo del mueble por línea de código, y si aún sobrara, ésta se colocará en caja (s) con el formato de PIDE AYUDA (Anexo 11) para que sea inventariada pieza por pieza. Separa la mercancía que no pertenezca al área y la lleva a su lugar de exhibición o almacenaje. Identifica las cajas con camas iguales incluidas en aretes, tarimas o pasillo promocional que se encuentran agrupadas por igual código de barras y que cuentan con o sin amarre, mediante la hoja de identificación (Anexo 08). a) Para los Departamentos cuya mercancía se ubique en Tarimas dentro de los Pasillo Promociónales y con capacidad de empaque igual a 1 NO se utilizara ni formato de preconteo ni formato de identificación, solo aplicara lo relativo al acomodo, cuadraje y agrupar en líneas del mismo código, en la 1er. Visita Previa el Proveedor podrá solicitar excepciones a este punto basado en condiciones especiales detectadas en estas mercancías. En el caso de la mercancía con capacidad de empaque mayor a 1 aplicaran las reglas de Identificación o Preconteo según se requiera. Identifica la mercancía a no inventariar (Anexo 10) por ejemplo, obsequios al cliente, mercancía del proveedor (en consignación) y mercancía ya vendida propiedad del cliente. GERENTE DE TIENDA “Durante la 1er. Visita Previa” 8. Determinan el criterio que aplicara en el mueble de carga pesada de tetrapack, pudiendo colocar hojas de identificación por línea (Anexo 08) ú hojas de preconteo (Anexo 9) siendo punto de evaluación durante la 2da. Visita Previa. SOLAMENTE PARA MERCADOS “Por la manera de exhibir la mercancía en las cabeceras su preparación será la siguiente:” 9. El criterio que aplicará como preparación para esta mercancía es utilizando la hoja de identificación (Anexo 8), estos criterios serán punto de evaluación en la 2da. Visita Previa. 5. Góndolas promocionales (Identificación Anexo 08) 10. Agrupa la mercancía de un mismo código considerando que el inventario se tomará por cada fila de productos en el anaquel o en los ganchos, por lo cual cada fila o gancho deberá estar compuesta por un solo código, solamente en la parte inferior de los muebles (última charola) podrá haber mercancía de diversos códigos. 11. Detecta y acomoda la mercancía que se encuentra en filas y ganchos que impiden un correcto conteo. K. REVISION DE ACOMODO Y PRECONTEO O IDENTIFICACIÓN DE LA MERCANCÍA GERENTE DE TIENDA “Entre 10 días y a 1 día antes de la toma del inventario” 1. Se asegura que los preconteos y la identificación de la mercancía sean correctos, para ello debe programar revisiones aleatorias de al menos el 30% de los preconteos tanto en bodega como en piso de venta. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 14 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - 2. Se asegura que estén correctas las papeletas de identificación de la mercancía. (código, cajas por cama y piezas por caja) SUBGERENTES DEL AREA 3. Revisa que los preconteos colocados y las identificaciones sean correctas, en caso de detectar errores se lo comunica al Gerente para que tome medidas correctivas al respecto. 4. Llena el campo de “REVISO” que aparece en el formato con su nombre. V. ACTIVIDADES DEL DÍA ANTERIOR Y ANTES DE LA TOMA FISICA A. ACOMODO DE LA MERCANCÍA SUBGERENTES DEL AREA Y JEFES DEPARTAMENTALES 1. Surte el piso de ventas para que se encuentre perfectamente surtido para no perder venta por agotamiento durante la toma del inventario. 2. Fondea la mercancía en el piso de venta, cuidando que los huecos queden al frente. GERENTE 3. Revisa que la mercancía este debidamente acomodada y la que lo requiere debidamente precontada o identificada B. MERCANCÍA EN APARTADOS RESPONSABLE DE APARTADOS / ADMINISTRADOR DE SISTEMAS “El día del inventario” 1. Entrega al Administrador de Sistemas el reporte de “Apartados Vigentes para cotejarlo, contra la información obtenida del sistema, mediante el reporte que entrega el Proveedor en el marbete 3001. 2. Entrega al Administrador de sistemas Reporte Apartados con el Fin de Vigencia y/o Cancelados para que supervise de acuerdo a lo siguiente: a) Asegurar que esta mercancía se encuentre separada dentro de la misma bodega para que se verifique contra el reporte, sin sacarla a piso de ventas. b) Posteriormente se le asigna el marbete (3002) para sea considerada dentro de la toma física. del inventario C. 1. CORTE DE FOLIOS Separación de los folios de los movimientos de entradas y salidas que se considerarán o no para la toma del inventario. GERENTE Y ADMINISTRADOR DE SISTEMAS “El día antes a la toma de inventario” 2. Prepara los siguientes documentos para el corte de folios, ordenándolos por número consecutivo de folios: Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 15 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - a) Nota de entrada. Se revisan las Notas de Entrada que se encuentran en la persecución confirmando físicamente; Si la mercancía fue pasada a piso de venta, se deberá anotar en la persecución de folios si la mercancía será inventariada o no será inventariada, para que sea considerada dentro de la conciliación de documentos. b) Cargo por devolución. Se revisan los Cargos por Devolución que se encuentran en la persecución confirmando físicamente; Se deberá anotar en la persecución de folios si la mercancía será inventariada o no será inventariada, para que sea considerada dentro de la conciliación de documentos. c) Factura Serie B d) Nota de Crédito e) Cartas de faltantes y sobrante f) Reclamaciones al transportista g) Reclamaciones a Cedis. h) Transferencias entre códigos i) Reclamación a Tienda j) Fichas de Salida de Mercancía en Mano k) Transferencias entre Departamento l) Transferencias entre Tienda m) Merma Conocida. “Al inicio del día de la toma de inventario” 3. No deberá asignar ni liberar ningún folio antes que el Administrador de Sistemas haya realizado el corte de folios y autorice su liberación. PERSONAL DE RECIBO Y MARCAJE 4. Separa e identifica la mercancía de los folios de nota de entrada y cargos por devolución de acuerdo a su estatus para validar lo que formará parte o no del inventario. En caso de haber transferencias del Cedis que formarán parte del inventario se pegaran a la tarima el documento de la transferencia y se deberá anotar el mismo la conversión de las cantidades en piezas. SUBGERENTE DE OPERACIONES 5. Verifica que se realicen las actividades de preparación de documentos para el corte de folios e identificación de mercancía que debe ser considerada en el inventario. GERENTE Y ADMINISTRADOR DE SISTEMAS “A las 7:00 horas.” 6. Realiza el corte de folios (Anexo 12) garantizando la veracidad de los datos reportados. Nota: Anexo al documento de corte de Folios se integra una persecución de Notas de Entrada y Cargos por Devolución, indicando los que forman o no parte del inventario. “Criterios a aplicar después del corte de folios” “Para la Nota de entrada, si el Inventario es tomado por Soriana o Proveedor” 7. La mercancía recibida después del corte de folio y que pertenezca a la o a las divisiones que se están inventariando el día en curso, no podrá salir al piso de ventas, excepto la mercancía recibida por proveedores diarios una vez concluida la supervisión y previa autorización del Gerente. “Para las Transferencias entre departamentos si ya está autorizada” 8. Debe ser documentada, capturada e inventariada dentro del nuevo departamento. “Para las Transferencias entre departamentos si no ha sido autorizada” Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 16 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - 9. Debe de considerarse en la toma del inventario del departamento origen. “Para las Transferencias entre tiendas si no se ha enviado, aunque ya esté autorizada y capturada” 10. Coloca en una zona o marbete para que sea inventariada, ya que se descontará automáticamente del inventario cuando sea capturada en la tienda que la reciba y adicionalmente deberá notificarse al área de costos dentro del mismo corte de folios. “Para las Transferencias entre tiendas si ya se envió pero no ha sido capturada por la tienda a la cual se envío” 11. Prepara copia de la transferencia y reporte de la transferencia pendiente por confirmar, esta mercancía no debe ser tomada físicamente ya que no esta en la tienda, de igual manera debe de informar vía correo al área de costos los folios de transferencia que se enviaron a otras tiendas y que no han sido capturadas en el inventario para que sean provisionadas “Para las Transferencias de Cedis si no se le ha dado folio de entrada” 12. No debe de considerarse para la toma de inventario" “Para las Transferencias de Cedis si se le asigno folio de entrada” 13. Revisa si ya fue recibida a detalle y revisa contra talón los bultos, si estos están completos y no han sido abiertos, se inventaría basándose en la documentación del Talón. 14. Cuenta físicamente los bultos o la mercancía en caso de que estén abiertos o incompletos. “Para las Reclamaciones a transportista, bodega y cartas de faltantes y sobrantes” 15. Formaran parte del inventario solo los documentos correspondientes a las Notas de entrada liberadas. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones VI. Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 17 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - PUNTOS DE VERIFICACIÓN Y CONTROL Los puntos que se indican a continuación, deben ser revisados periódicamente por Gerencia y Administrador de Sistemas a fin de asegurar que las actividades relacionadas con la Preparación del Inventario se lleven a cabo conforme al procedimiento establecido. A. PREPARACION DEL INVENTARIO 1. Verifique que los jefes de departamento asistan a platicas dadas por la gerencia al personal sobre la importancia de la preparación para la toma del inventario. 2. Verifique que el área de mesa control este recibiendo y liberando los documentos pendientes reportados por el área de Servicios administrativos tienda y comprueben su correcta afectación en el DWH. 3. Compruebe que los Jefes de departamento realizan el barrido de piso de venta basándose en programa establecido por la gerencia, y que los problemas detectados queden solucionados antes de la toma del inventario. 4. Verifique que en la bodega se haya realizado la limpieza, cuadraje y acomodo, antes de precontar o identificar la mercancía. 5. Verifique que se utilicen los formatos establecidos para el preconteo e identificación de la mercancía. 6. Verifique que el piso de venta se encuentre acomodado (techos, góndolas, botaderos, etc) y que la mercancía se encuentre fondeada, cuidando que los huecos queden al frente, para la toma del inventario. 7. Verifique la realización del corte de folios VII. CUESTIONARIO Para evaluar la comprensión al procedimiento de Control de Inventarios, aplicar el examen elaborado para tal efecto en el Sistema de Administración y Control de Evaluaciones (SACE) identificado con la clave II-IVPR-30 (1) Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 18 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D A N E X O 01 PROGRAMA DE PREPARACIÓN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO (CHECK LIST) I. DEFINICIÓN Formato utilizado para programar y dar seguimiento a los avances de las actividades para la preparación de la tienda para la toma del inventario. II. NORMAS DE ELABORACIÓN A. Este reporte debe ser impreso por la gerencia de la tienda, de acuerdo a la fecha de toma de inventario para la tienda o para cada división, según sea el caso. III. USO DE LA FORMA A. Utilizado por el Gerente y Subgerentes para dar seguimiento de las actividades a realizar para preparar la tienda para la toma del inventario y asegurar que la tienda quede debidamente preparada para ello. B. Administrador de Sistemas lo utiliza para apoyar a la Gerencia con las actividades y constatar que la documentación de la tienda este preparada para la toma del inventario. IV. DISTRIBUCIÓN A. Un tanto al Gerente, Administrador de Sistemas, Subgerentes de las áreas de Abarrotes, Ropa y Variedades. B. Un tanto al personal de inventarios quien lo archivara al final de la toma de inventario. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 19 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - PROGRAMA DE PREPARACION PARA LA TOMA DE INVENTARIOS Pág. 1/3 FECHA DEL INVENTARIO 27/01/03 PLANEACIÓN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 ACTIVIDAD RESPONSABLE Realiza reunión de trabajo recordando la importancia de una adecuada preparación Gerente de tienda / Administrador de para la toma del inventario Sistemas / Subgerente de Operaciones Administrador de Sistemas. Recibe relación de documentos pendientes y procede a liberarlos, además revisa los reportes de folios liberados del periodo para ver todos aquellos con margen del 50% mayor , negativo y que se hayan verificado y en su caso corregirlos Busca negociar la mercancía no apta para la venta con recuperación por parte del Subgerente del área / Jefe de proveedor o comprador antes del inventario y revisa toda aquella mercancía que departamento tenga fecha de caducidad en los próximos 45 días y envía correo electrónico a los compradores, con copia a los gerentes de categoría y subdirectores de compras solicitando su solución (rebaja o devolución) Selecciona personal participante para la toma del inventario y los envía a Gerente de tienda capacitación por medio de videoconferencia de acuerdo al programa enviado por inventarios corporativo Coloca mercancía no apta para la venta cuya solución se dará después del inventario y la coloca en una área especial para ser inventariada. Recibe relación de documentos pendientes y revisa avances, en su caso toma medidas preventivas para poner documentos al día máximo 10 días antes del inventario Solicita material de trabajo a consumos internos y equipo de computo al Administrador de Sistemas, el cual deberá estar un día antes del inventario. Actualiza el plano de la tienda ubicando los muebles de piso de venta y bodega de cada división, además indicando las áreas donde se tenga mercancía para inventariar. Elabora programa de Barrido de Códigos y asignación de terminales portátiles para que antes del inventario se inicie el barrido en piso de ventas Coordina limpieza, cuadraje y acomodo de la mercancía en bodega Realiza arqueo de mercancía en apartados y recaba firma del Gerente DIAS -30 28/12/02 -30 28/12/02 -30 28/12/02 -30 12/01/03 Subgerente del área / Jefe de departamento -30 28/12/02 Gerente de tienda / Administrador de sistemas -15 12/01/03 -15 12/01/03 Gerente de tienda / Subgerentes de Área -15 12/01/03 Gerente de tienda / Subgerentes de Área / Administrador de Sistemas -15 12/01/03 -15 12/01/03 Personal de apartados / Auditor de Tienda -15 12/01/03 Gerente de tienda Subgerente del área 12 Supervisa la correcta realización del barrido y que los problemas queden solucionados antes del inicio del inventario Subgerente del área / Administrador de Sistemas -10 17/01/03 13 Realiza reunión de trabajo con personal que participará en el inventario, Gerente de tienda -10 17/01/03 14 Confirma las acciones tomadas y recibe nuevamente relación de documentos pendientes. Gerente de tienda/ Administrador de Sistemas -10 17/01/03 -10 17/01/03 -10 17/01/03 -10 17/01/03 -10 17/01/03 Subgerente del área / Jefe de departamento -5 22/01/03 Personal de apartados / Auditor de Tienda -5 22/01/03 15 Persigue día a día documentos pendientes y su afectación en el DWH, mantiene el acomodo de los documentos por orden consecutivo y sin faltantes. Administrador de sistemas 16 Supervisa el avance de la liberación de los documentos y toma medidas necesarias para mantenerlos al día, informando al gerente de cualquier incidencia. Administrador de Sistemas 17 Realiza barrido de los artículos del depto. a su cargo, detecta y sustituye etiquetes o en su caso solicita revisión a códigos no reconocidos por los sistemas. Jefes de departamento 18 Coordina revisión aleatoria de al menos el 30% de los códigos precontados e identificados 19 20 Coloca mercancía no apta para la venta cuya solución se dará después del inventario y la coloca en una área especial para ser inventariada. Realiza arqueo de mercancía en apartados y recaba firma del Gerente Gerente de tienda Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 20 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - PROGRAMA DE PREPARACION PARA LA TOMA DE INVENTARIOS Pág. 2/3 FECHA DEL INVENTARIO No 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 ACTIVIDAD Confirma las acciones tomadas y recibe nuevamente relación de documentos pendientes. RESPONSABLE DIAS Gerente de tienda/ Administrador de Sistemas -5 22/01/03 -5 22/01/03 -5 22/01/03 -5 22/01/03 -5 22/01/03 -5 22/01/03 -1 26/01/03 -1 26/01/03 -1 26/01/03 Subgerente del área -1 26/01/03 -7 22/01/03 -2 25/01/03 -1 26/01/03 -7 25/01/03 -3 24/01/03 -2 25/01/03 Persigue día a día documentos pendientes y su afectación en el DWH, mantiene el acomodo de los documentos por orden consecutivo y sin faltantes. Administrador de sistemas Realiza barrido de los artículos del depto. a su cargo, detecta y sustituye etiquetes o en su caso solicita revisión a códigos no reconocidos por los sistemas. Jefes de departamento Realiza zonificación del plano de las áreas donde se tenga mercancía a inventariar y realiza la captura en el archivo de control de supervisión Identifica y saca de piso de venta mercancía detectada como merma y la documenta. Gerente de tienda Supervisa la total y correcta elaboración de las mermas correspondientes a su área Coordina limpieza, cuadraje y acomodo de la mercancía en bodega Supervisa el avance de la liberación de los documentos y toma medidas necesarias para mantenerlos al día, informando al gerente de cualquier incidencia. Coordina revisión aleatoria de al menos el 30% de los códigos precontados e identificados Supervisa la total y correcta elaboración de las mermas correspondientes a su área 27/01/03 Jefe de departamento Subgerente del área Subgerente del área Administrador de Sistemas Gerente de tienda Piso de venta 31 Realiza acomodo, identificación y preconteos en techos de los muebles Jefe de departamento 32 Revisan zonificación y si hay modificaciones o áreas sin zonificar informará al Gerente par actualizar Realizan recorrido en tienda para colocación de marbetes apoyándose con el plano zonificado Bodega Subgerentes del Area 33 34 Gerente de tienda / Subgerentes de Area Coloca papeletas o libros de preconteo o identificación en un solo lado de las tarimas de izquierda a derecha Jefe de departamento 35 Cuenta la mercancía ubicada en la Cámara de Congelados, elabora y coloca papeleta de preconteo. Jefe de departamento 36 Separa, cuenta y pega papeletas o libros de preconteo en muebles de carga pesada Jefe de departamento 37 La mercancía para devolución no liberada, deberá ser identificada y acomodada con su precargo correspondiente. La mercancía con cargo por devolución Cancelado, deberá estar separada para su toma en el inventario, tomando en cuenta que será auditada. Jefe de Recibo / Subgerente de Operaciones Jefe de Recibo / Subgerente de Operaciones -1 26/01/03 -1 26/01/03 39 Validan con base a la persecución de cargos por devolución que este completa la mercancía incluida en ellos. Gerente de tienda / Administrador de Sistemas -1 26/01/03 40 Validan con base a la persecución de cargos por devolución que este completa la mercancía de todos los precargos. Durante todo el día previo a la toma del inventario Gerente de tienda / Administrador de Sistemas 0 27/01/03 41 Supervisa que se cuente con el material de trabajo y el equipo para la toma del Gerente de tienda inventario. Revisa que la mercancía este debidamente acomodada y la que lo requiere Gerente de tienda / Administrador de debidamente contada, precontada o identificada. Sistemas Surte perfectamente el piso de venta para no perder venta por agotamiento durante Jefe de departamento / Subgerente de el inventario Área -1 26/01/03 -1 26/01/03 -1 26/01/03 38 42 43 PROGRAMA DE PREPARACION PARA LA TOMA DE INVENTARIOS Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Pág. 3/3 Nombre del Manual: Control de Mercancías Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 21 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - Sección: Operaciones FECHA DEL INVENTARIO No ACTIVIDAD RESPONSABLE 27/01/03 DIAS Una noche antes de la toma del inventario 44 Fondea la mercancía en el piso de venta Jefe de departamento / Subgerente de Área Personal de Recibo / Subgerente de Operaciones Personal de mesa control / Administrador de Sistemas 45 46 Después del cierre de recibo, no debe liberar ni asignar folios hasta que se realice el corte de folio Prepara los documentos de corte de folios 47 Entrega al Administrador de Sistemas reporte de apartados Vigentes Responsable de apartados 48 Separa mercancía con fin de vigencia o cancelada el día del inventario y entregar el reporte al Administrador de Sistemas Responsable de apartados 59 Realiza corte de folio en presencia del Gerente 50 Supervisa zona o marbete de mercancía no apta para la venta y que tiene recuperación Administrador de Sistemas Personal de Inventarios Administrador de Sistemas -1 26/01/03 -1 26/01/03 -1 26/01/03 0 27/01/03 0 27/01/03 0 27/01/03 0 27/01/03 El día del inventario antes del inicio del mismo Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 22 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - A N E X O 02 FORMATO PARA LA 1er. VISITA PREVIA I. DEFINICIÓN A. Formato utilizado para registrar el avance de la preparación de la mercancía tanto de piso de ventas (ropa variedades y abarrotes) como de la bodega de recibo. II. NORMAS DE ELABORACIÓN A. Es elaborado por el Proveedor en la primera visita previa, 5 días antes de la toma del inventario. III. USO DE LA FORMA A. Es utilizado para registrar el avance de la preparación de la mercancía para la toma del inventario. IV. DISTRIBUCIÓN A. Es entregado al Gerente de la Tienda, quien a su vez envía el resultado de la Evaluación al Corporativo. "Formato Visitas Previas (5) -A- 2005.xls" Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 23 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D A N E X O 03 FORMATO PARA LA 2da. VISITA PREVIA I. DEFINICIÓN A. Formato utilizado para registrar el avance de la preparación de la mercancía tanto de piso de ventas (ropa variedades y abarrotes) como de la bodega de recibo. II. NORMAS DE ELABORACIÓN A. Es elaborado por el Proveedor en la segunda visita previa, 1 día antes de la toma del inventario. III. USO DE LA FORMA A. Es utilizado para registrar el avance de la preparación de la mercancía para la toma del inventario. IV. DISTRIBUCIÓN A. Es entregado al Gerente de la Tienda, quien a su vez envía el resultado de la Evaluación al Corporativo. "Formato Visitas Previas (1) -A- 2005.xls" Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 24 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D A N E X O 04 PLAN DE FLUJO I. DEFINICIÓN A. Formato donde se indica la secuencia en que se llevara la toma del inventarios. II. NORMAS DE ELABORACIÓN A. Es elaborado por el Proveedor en coordinación el gerente durante la segunda visita previa, 1 día antes de la toma del inventario. III. USO DE LA FORMA A. Es utilizado para asegurar que la toma del inventario se realice con la secuencia establecida. IV. DISTRIBUCIÓN A. Es entregado al Gerente de la Tienda y al proveedor externo. Flujo.xls Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 25 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D A N E X O - 05 ZONIFICACIÓN DE PLANO I. OBJETIVO. A. Realizar la Zonificación del Plano de Tienda, para que sirva como referencia en la ubicación de cada una de las áreas a inventariar y llevar la secuencia del marbeteo, conteo y la supervisión del inventario. II. GERENTE DE TIENDA A. Es el responsable de realizar el trazado y zonificación del plano. III. ANTES DE LA TOMA DEL INVENTARIO a) Una vez actualizado el Plano, se procede a realizar el trazado y la zonificación de la siguiente manera: 1. Separan las áreas a inventariar utilizando marcadores de agua punto mediano de colores (rojo, azul, verde, negro), de la siguiente manera: • Rojo: Ropa • Azul: Variedades • Verde: Abarrotes • Negro: Números de zonas 2. Se inicia con el piso de ventas dejando espacio entre los muebles con líneas divisorias del color que corresponda en cada área, para después colocar la zona asignada, esto ultimo con el marcador negro. Ejemplo: Trazo en el área de Ropa, en color rojo. Nota: Lo antes señalado se repite en cada una de las áreas con el color correspondiente. 3. Al término del piso de ventas, se continúa con la bodega que corresponda a cada área, cabe señalar que la zonificación de las cámaras se hace con una sola zona la cual corresponde al área de Abarrotes. Ejemplo: Trazo de Cámaras es con líneas de color verde. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 26 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - 4. Una vez trazado el plano y en su totalidad, se procede a zonificar, cada una de las divisiones, iniciando con las bodegas: • Zona 1 (Recibo) • Zona 2 (Marcaje) • Zona 3 (Apartados) • Zona 4 en adelante Bodegas de Ropa • Se continúa con Bodegas de Variedades en la cual se debe asignar una zona a la bodega o área donde se tenga mercancía de Recuperación • Posterior a esto se continúa con la Bodega de abarrotes en la cual se debe de incluir una sola zona para las cámaras de lácteos y congelados, además de una zona para las trampas de acceso a bodega, si es que hubiera mercancía Nota: El inicio de la zonificación invariablemente será siempre de la misma manera. Ejemplo: Para la el trazado de Recibo y Marcaje. 5. El Piso de Ventas se inicia por los pasillos promociónales de ropa, para continuar con Damas y luego el resto del área incluyendo el Perimetral cuando exista en tienda. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 27 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - 6. Para el área de Variedades se inicia con la mercancía del mall, luego los accesos (mamparas), línea de cajas, fotolab (cuando exista en tienda), continuando con los pasillos promociónales y luego se inicia con el bloque de Discos incluyendo el perimetral y se concluye con el resto del área llevando un orden lógico. Ejemplo: Para el inicio del área de Variedades. 7. En el área de Abarrotes se inicia de la siguiente manera: • Una zona para Frutas y Verduras • Una zona para Carnes • Una zona para Panificadora • Una zona para Salchichonería • Posteriormente se asigna una zona a la Dulcería y otra para Dulcería Autoservicio • Continuando de Lácteos hasta terminar el área • La última zona del área será asignada al pasillo promocional Ejemplo: Para la zonificación del área de Abarrotes y terminación de la misma. 8. Cuando un mueble contenga dos divisiones una por cada cara del mueble, se trazara con los colores correspondientes a cada una de las áreas. Además de asignar una zona a cada división. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 28 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - Ejemplo: Cuando un mueble es compartido por dos áreas. Notas: • No deberá de quedar ninguna área donde se tenga mercancía para inventariar sin zonificar. • El Personal responsable de realizar esta actividad, cuidará el NO trazar incorrectamente ni duplicar las zonas asignadas. • Una vez realizada la zonificación obtiene el número de zonas y genera las papeletas de zona mueble para que en su oportunidad coordine su colocación. • Entrega el plano zonificado al Gerente para que genere las copias correspondientes (3 copias) que servirán de apoyo para el marbeteo. 1. Para comprender en su totalidad la forma de Trazar y Zonificar el Plano de Tienda sé Anexa icono donde se muestra ejemplo: PL-TD-00.xls Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 29 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - Sección: Operaciones ANEXO 6 Archivo de Control y Supervisión (Captura de Actividades) I. DEFINICIÓN Detalla las actividades de captura que debe realizar el administrador de sistemas en el archivo Control y Supervisión II. NORMAS DE ELABORACIÓN A. La captura de las actividades se inicia cuando se recibe el archivo y se concluye hasta el cierre del inventario. III. USO DE LA FORMA A. Dar seguimiento a las diferentes actividades del conteo y supervisión IV. DISTRIBUCIÓN A. Es enviado vía correo electrónico al departamento de Inventarios al cierre del inventario De este archivo se obtiene la información para desarrollar el informe ejecutivo. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 30 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D Actividades de Captura A. CAPTURA DEL PERSONAL PARTICIPANTE COMO SUPERVISOR EN EL INVENTARIO. 1. Para realizar la captura del personal participante como supervisor, lo deberá de realizar en el archivo de control y supervisión (Excel) que le envía el departamento de inventarios corporativo. 2. Ya que recibió el archivo, procede a abrirlo y accesar a la pestaña de Supervisores, la pantalla que se muestra es la siguiente: 3. Sobre esta pantalla, la columna de número corresponde al número de supervisor que tendrá el empleado, así mismo captura el nombre completo de este. B. CAPTURA DE ZONIFICACION DEL PLANO 1. Para realizar esta captura, accesara a la pestaña de Zonas, del mismo archivo que le envía el departamento de Inventarios. 2. La pantalla es la siguiente: Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 31 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - 3. En esta pantalla declara la división y sección (área) a la que pertenece la zona, por lo cual deberá capturar la información correspondiente a la zona, según el plano ya zonificado. C. CAPTURA DEL SELECTIVO DE MARBETES. “Un día antes del inventario” 1. Para realizar esta captura, accesara a la pestaña de Marbetes, la pantalla que le muestra es la siguiente: 2. En esta pantalla capturara el total de marbetes colocado en el campo de . Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones 3. Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 32 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - Posteriormente captura en el campo durante el marbeteo. 4. En el campo de Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 los números de marbetes que se seleccionaron captura el número de zona en donde están ubicados los marbetes. 5. El campo de Sec. Es la secuencia consecutiva de los marbetes (ejemplo 1,2,3, 4 etc.) 6. El campo de Ubicación, indica el lugar donde se encuentra cada marbete (ejemplo: piso de ventas, bodega, techos etc.) 7. El campo de Estatus: Indica el tipo de marbete o que estatus tiene en el desarrollo del inventario. 8. El campo de División: Muestra si el marbete pertenece a ropa, variedades o abarrotes. Nota: En el punto 6 y 8, los datos mostrados en estos campos son de manera automática en base a la captura realizada en la zonificación del plano. D. ENTREGA DE ARCHIVOS AL PROVEEDOR 1. A las 17:30 hrs copia del servidor de la tienda los archivos de artículos y secciones (categoría) para entregarlos al Proveedor. 2. Para realizar esta operación, deberá realizar los siguientes pasos: 3. Dará un <click> en la opción de inicio de su PC, seleccionando la opción de ejecutar, como se muestra en la siguiente pantalla: Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 33 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - 4. Ya que aparece la opción de ejecutar, deberá teclear la siguiente ruta: \\tdasrv##\inventa, en donde ## representa el número de sucursal, como se muestra a continuación: 5. El sistema le mostrara la siguiente pantalla en la cual seleccionará el archivo Mast.zip con fecha del marbeteo, para copiarse a un diskete. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 34 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - 6. De igual manera deberá realizar esta misma función con el archivo Dpto.Zip, como se muestra en la siguiente pantalla: 7. Ya que realizo estas dos acciones, solicitará al proveedor, la validación de los archivos. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 35 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D A N E X O 07 Formato de Marbetes Seleccionados a Supervisar I. DEFINICIÓN Detalla los marbetes que fueron seleccionados por subgerente de área para ser supervisados durante el inventario. II. NORMAS DE ELABORACIÓN A. Es elaborado durante el recorrido que se realiza un día antes para la colocación de los marbetes. III. USO DE LA FORMA A. Dar seguimiento a la supervisión de los marbetes seleccionados, asegurando que se supervise el 30 % del valor del inventario. IV. DISTRIBUCIÓN A. Es entregado al administrador de sistemas. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 36 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - REALIZACION DE MARBETEO 1. Consiste en colocar los marbetes en las diferentes áreas de la tienda (piso de ventas, bodegas o cámaras etc.) para que se considerada toda la mercancía que deba ser contada dentro del inventario. 2. La colocación de los marbetes debe de hacerse de acuerdo al consecutivo de la zonificación, siendo responsabilidad del Subgerente del área y además es el responsable de asegurar que el proveedor coloque marbetes en todos los muebles y áreas donde se tenga mercancía a inventariar. 3. Una vez que finalice la colocación de los marbetes, el administrador de Sistemas solicita al responsable del marbeteo por parte del proveedor, le informe el total de los marbetes que fueron colocados. 4. Al término del marbeteo la Gerencia de la tienda seleccionara los marbetes a supervisar de acuerdo al procedimiento establecido (30%) considerando el total de los marbetes colocados y elabora un listado que deberá incluir Zona y Número de Marbete (s) Nota: Se deberán seleccionar aquellos marbetes en donde se contenga mercancía de alto valor y mayor volumen, asegurándose de que se seleccione el 30 % del valor del inventario. 5. En la siguiente pantalla se muestra un ejemplo: 6. Para la selección de los marbetes a supervisar se tendrá que considerar la mercancía que contenga Alto Volumen y Alto Valor. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 37 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - A N E X O 08 FORMATO DE IDENTIFICACION I. DEFINICIÓN A. Formato utilizado para identificar la mercancía de un solo código que se encuentre agrupado en camas iguales ya sea en bodega o en pasillo promocional, techos o cabeceras, con amarre y con capacidad de empaque mayor a uno y en bodega de electrodomésticos se identificará solo si hay mas de un nivel de altura. II. NORMAS DE ELABORACIÓN A. Es elaborado en el sistema de inventarios de cada tienda y firmado por personal seleccionado por el gerente de la tienda para la preparación de la tienda para la toma del inventario. III. USO DE LA FORMA A. Este formato se imprimirá en hojas de diferente color para cada inventario, evitando así utilizar documentación no actualizada, de acuerdo a lo siguiente: 1. Para el primer inventario del año, usa hojas de identificación en color Verde 2. Para el segundo inventario del año, usa hojas de identificación en color Amarillo B. Se utiliza para identificar mercancía en cabeceras, pasillos promocionales, tarimas donde se incluye un solo código. C. También se usará para identificar aquella mercancía incluida dentro de las tarimas que tengan un acomodo en camas iguales. D. El tamaño del formato debe ser de ½ de hoja tamaño carta. IV. DISTRIBUCIÓN A. Se entregará al personal asignado por el Gerente de la tienda para apoyo de la preparación. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 38 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D AN E X O 09 HOJAS DE PRECONTEO I. DEFINICIÓN A. Formato utilizado para registrar las cantidades de los diferentes códigos de mercancía incluida en cajas o tarimas. II. NORMAS DE ELABORACIÓN A. Es elaborado (según manual de usuario sistema de inventarios general II-IV-MU-07) y firmado por personal seleccionado por el gerente de la tienda durante la preparación de la tienda para la toma del inventario. B. Si el preconteo requiere más de una hoja, deberá elaborar libros incluyendo las hojas engrapadas y en el orden consecutivo que se incluye en el formato donde se especifica el número de hoja de un total de N hojas. (ejemplo 1/5, 2/5, 3/5 ...etc. ) III. USO DE LA FORMA A. Este formato se imprimirá en hojas de diferente color para cada inventario, evitando así utilizar documentación no actualizada, de acuerdo a lo siguiente: 1. Para el primer inventario del año, usa hojas de preconteo en color Verde 2. Para el segundo inventario del año, usa hojas de preconteo en color Amarillo B. Este formato, debe de contener los códigos necesarios y sus respectivas cantidades. C. Debe ser colocado en la parte superior izquierda en cajas incluidas en los techos de los muebles o en bodega en tarimas o bultos que contienen uno o más de un código. D. El tamaño del formato debe ser de 1 hoja tamaño carta. IV. DISTRIBUCIÓN A. Es elaborado por personal de la tienda asignado por el Gerente y adherido a las cajas o tarimas. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 39 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - Sección: Operaciones HOJAS DE PRECONTEO MERCANCÍA EN METROS I. DEFINICIÓN A. Formato utilizado para registrar la cantidad de los códigos de mercancía inventariada en metros y Kilos. II. NORMAS DE ELABORACIÓN A. Es elaborado y revisado por personal seleccionado por el gerente de la tienda durante la preparación de la tienda para la toma del inventario. B. Si el preconteo requiere más de una hoja, deberá elaborar libros incluyendo las hojas engrapadas y en el orden consecutivo que se incluye en el formato donde se especifica el número de hoja de un total de N hojas. (ejemplo 1/5, 2/5, 3/5 ...etc. )C. El tamaño del formato será de ¼ de hoja tamaño carta. III. USO DE LA FORMA A. Este formato se imprimirá en hojas de diferente color para cada inventario, evitando así utilizar documentación no actualizada, de acuerdo a lo siguiente: 1. Para el primer inventario del año, usa hojas de preconteo en color Verde 2. Para el segundo inventario del año, usa hojas de preconteo en color Amarillo B. Este formato, debe de contener los códigos necesarios y sus respectivas cantidades. C. Si antes de la toma del inventario se registrarán ventas de los códigos Precontados, el personal que realiza la venta deberá anotar la cantidad vendida y la cantidad total restante sin ceros después del punto decimal D. Para los preconteos de la mercancía que sea inventariada por metros o kilos, ubicada en los techos de los muebles de piso de ventas, se deberá colocar el formato de preconteo del Anexo 02”. IV. DISTRIBUCIÓN A. Es elaborado por personal de la tienda asignado por el Gerente y adherido a los rollos o cajas. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 40 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - A N E X O 10 FORMATO DE NO INVENTARIAR I. DEFINICIÓN A. Formato utilizado para identificar la mercancía que no deberá ser considerada dentro de la toma del inventario. II. NORMAS DE ELABORACIÓN A. Es elaborado y revisado por personal seleccionado por el gerente de la tienda durante la preparación de la tienda para la toma del inventario. B. El tamaño del formato será de ½ de hoja tamaño carta. III. USO DE LA FORMA A. Este formato se imprimirá en hojas de diferente color para cada inventario, evitando así utilizar documentación no actualizada, de acuerdo a lo siguiente: 1. Para el primer inventario del año, usa hojas de identificación en color Verde 2. Para el segundo inventario del año, usa hojas de identificación en color Amarillo B. Este formato será utilizado en la mercancía que no debe ser considerada dentro de la toma del inventario. IV. DISTRIBUCIÓN A. Es elaborado por personal de la tienda asignado por el Gerente y colocado en la caja, tarima o mercancía. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 41 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D A N E X O 11 FORMATO DE PIDE AYUDA I. DEFINICION A. Formato utilizado para destacar condiciones especiales con relación a la toma física en algunas mercancías, o bien, para señalar alguna forma diferente de conteo, con respecto a los acuerdos establecidos. II. NORMAS DE ELABORACION A. Es elaborado por el personal de seleccionado por el gerente de la tienda, durante la preparación para la toma del inventario. B. El tamaño del formato será de media hoja de tamaño carta. III. USO DE LA FORMA A. Este formato se imprimirá en hojas de diferente color para cada inventario, evitando así utilizar documentación no actualizada, de acuerdo a lo siguiente: 1. 2. Para el primer inventario del año, usa hojas en color verde. Para el segundo inventario del año, usa hojas en color amarillo B. Este formato será colocado en la mercancía que así lo requiera, de acuerdo a lo siguiente: 1. Se colocara en aquellas mercancías de abarrotes y de variedades, que por necesidad se tengan que contar pieza por pieza. 2. Se colocara en aquellas mercancías de abarrotes y de variedades, en las que la unidad de toma de inventario sea por paquete de N piezas. 3. Se colocara en aquellas mercancías del área de ropa, en las que por su condición se le brinde al contador la oportunidad de contar a rango abierto. IV. DISTRIBUCION A. Es entregado al personal asignado por el gerente de la tienda, para apoyo de la preparación del inventario. Pide Ayuda Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 42 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D A N E X O 12 FORMATO DE CORTE DE FOLIOS I. DEFINICIÓN A. Formato utilizado para amparar el corte de folios realizado para la división o divisiones a inventariar. II. NORMAS DE ELABORACIÓN A. Es llenado por el personal de inventario en presencia de la gerencia, auditoria interna y auditoría externa, anotando el ultimo numero del folio a considerar dentro de la toma de inventario. III. USO DE LA FORMA A. Validar que todos los documentos anteriores al corte de folio estén registrados en los sistemas antes del resultado del inventario. IV. DISTRIBUCIÓN A. Inventarios, Gerencia, Auditor corporativo y en su caso el auditor externo. Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial. Nombre del Manual: Control de Mercancías Sección: Operaciones Inicia Vigencia: 23 / Julio / 07 Procedimiento: Control de Inventarios Estado: Definitivo (Preparación) Página: 43 de 42 Clave: II-IV-PR-30 (1) Índice de Modificación: - D - Procedimiento confidencial para uso exclusivo del Grupo Soriana, solo se autoriza su duplicación para lista de distribución oficial.
