MANUAL DE LA ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO. OBJETIVOS Ser la entidad central y de consulta del ejecutivo Estatal en materia de archivos históricos, incorporar acervos que por su valor permanente adquieran el estatuto de patrimonio documental; tener una estrategia permanente de coordinación entre los archivos municipales además de los archivos privados, universitarios y eclesiásticos; conservar, organizar, describir y difundir los grupos documentales que forman parte del acervo del Archivo Histórico del Estado; facilitar el acceso a la información y dar servicio al público usuario; elaborar las copias certificadas y proporcionar el aprovechamiento institucional y social de la documentación bajo custodia del Archivo Histórico del Estado. FUNCIONES Planear, programar y presupuestar las funciones correspondientes al Archivo Histórico del Estado. Establecer las estrategias y políticas para custodiar, clasificar, conservar y catalogar los documentos y expedientes que conforman los acervos del Archivo Histórico del Estado. Concertar convenios con las dependencias del Ejecutivo Estatal, a fin de desarrollar acciones, para la modernización de los servicios Archivísticos, así como para el rescate, organización, conservación y aprovechamiento del patrimonio documental del Estado. Determinar las políticas y lineamientos para concentrar en el Archivo Histórico del Estado, los archivos de concentración con valor histórico de las dependencias del Ejecutivo Estatal. Diseñar los programas de normatividad técnica y normalización, que permita mejorar los servicios archivísticos, documentales e informativos de las dependencias del Ejecutivo Estatal. Autorizar la expedición de copias certificadas de los documentos resguardados en el Archivo Histórico del Estado. Determinar las políticas y lineamientos, para proporcionar los servicios de consulta y reprografía al público usuario. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad superior inmediata. SUBDIRECCIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ESTADO. OBJETIVOS Incorporar acervos que por su valor permanente adquieran el estatuto de patrimonio documental; conservar, organizar, describir y difundir los grupos documentales que forman parte del acervo del Archivo Histórico del Estado.; facilitar el acceso al a información y dar servicio al público usuario; elaborar las copias certificadas y proporcionar el aprovechamiento institucional y social de la documentación bajo custodia del Archivo Histórico del Estado. FUNCIONES Supervisar el diseño y aplicación de políticas y procedimientos para la preservación, conservación y restauración de los fondos y colecciones documentales históricas resguardados, propiciando la salvaguarda de la memoria documental histórica. Coordinar y controlar el Servicio de consulta de documentos históricos que presta el Archivo Histórico del Estado a la comunidad académica, estudiantes y público en general, apoyando el desarrollo de la investigación histórica. Supervisar los procesos de certificación de copias de documentos resguardados en el Archivo Histórico del Estado. Dirigir, coordinar y supervisar los procesos de registro, organización y descripción de los fondos documentales bajo custodia de la Dependencia. Vigilar, que las actividades de organización y descripción documental se lleven a cabo conforme a los principios archivísticos y las normas internacionales aplicables. Coordinar y supervisarlos procesos, para la elaboración de dictámenes de autenticidad y/o transcripciones paleográficas que soliciten las comunidades campesinas o las autoridades de impartición de justicia. Coordinar y supervisar la asesoría que solicitan a la dependencia, para la búsqueda de documentación histórica testimonial, para la realización de cualquier trámite. Dirigir, coordinar y supervisar la elaboración de instrumentos de control y de consulta de los fondos documentales históricos que se encuentren resguardados en el Archivo Histórico del Estado, facilitando con ello su consulta y procurando su preservación. Planear, organizar, dirigir y evaluar las actividades y metas inscritas en el Programa Operativo Anual de Trabajo, la misión y visión del Archivo Histórico del Estado y el Plan Estatal de Desarrollo. Determinar los casos, condiciones y objetivos en que la documentación deba reproducirse para fines de servicio, conservación o difusión del acervo. Vigilar que se registren, controlen y pongan en servicio los instrumentos de consulta que sean autorizados por la Dirección. Reunir, organizar, registrar y disponer para la consulta, los acervos gráficos que recibe el Archivo Histórico del Estado Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la presentación oportuna de los informes a las instancias correspondientes. Las inherentes a sus departamentos. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad superior inmediata o el Titular de la Dependencia. DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL. OBJETIVOS Organizar, en su caso, y describir los fondos documentales que resguarda el Archivo Histórico del Estado, de conformidad con los principios archivísticos y normas internacionales correspondientes, elaborando instrumentos de consulta que faciliten el acceso a la documentación. FUNCIONES Aplicar los principios archivísticos y las normas internacionales correspondientes en los trabajos de organización y descripción documental. Coordinar y supervisar los trabajos de análisis de la documentación histórica, resguardada en la Dependencia en el orden natural de su producción y administración de acuerdo al momento histórico al que pertenecen. Coordinar y supervisar el desarrollo de las actividades inherentes a los trabajos de organización y descripción de los fondos documentales, en el nivel de desagregación que se determine. Integrar los instrumentos de consulta resultantes de los programas de organización y descripción y presentarlos, para su autorización ante su superior inmediato. Elaborar y actualizar los instrumentos de control necesarios, para los fondos documentales que componen el acervo del Archivo Histórico del Estado Coordinar la revisión y análisis de los instrumentos de consulta que presenten problemas, para la localización de los documentos y proponer alternativas de solución. Supervisar, que todo cambio o actualización que se efectúe a los fondos documentales sea actualizado en los instrumentos de consulta correspondientes. Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la presentación oportuna de informes a las instancias correspondientes. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad superior inmediata o el Titular de la Dependencia. DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN. OBJETIVOS Planear, organizar, dirigir y controlar el análisis, diseño, desarrollo, liberación, implantación, mantenimiento y mejora de los sistemas de información del Archivo Histórico del Estado, a fin de atender los requerimientos de las áreas usuarias. Planear, organizar, dirigir y controlar los trabajos de digitalización del acervo documental, a fin de contar con un mecanismo que permita el respaldo, conservación y difusión de la documentación del acervo histórico, con la finalidad de tenerlas a disposición para consulta de los usuarios. Planear, organizar, dirigir y controlar las acciones que permitan el funcionamiento y operación de la infraestructura de Tecnología de información instalada. FUNCIONES. Proponer y coordinar las soluciones a las necesidades que planten las áreas de la Dependencia en materia de informática, mediante aplicaciones específicas, tales como base de datos y desarrollo de programas, entre otras. Coordinar y supervisar en forma sistemática, la conversión del acervo documental a un formato digital, ayudando con esto a la conservación de la documentación original. Realizar el análisis de las necesidades de manejo de información técnica y/o administrativa que demanden las áreas, para desarrollar en forma interna los sistemas de información idóneos. Planear, organizar, coordinar y aplicar los mecanismos de control y seguridad necesarios para la salvaguarda y custodia de la información, sistemas y equipos de cómputo de la Dependencia. Coordinar y supervisar la investigación, el desarrollo y la aplicación de nuevas técnicas en el campo de la informática, que permitan fortalecer a la Dependencia. Coordinar y supervisar el cumplimiento del desarrollo del programa de informática institucional. Planear, organizar, coordinar y supervisar los trabajos de reproducción, a fin de coadyuvar a la conservación del acervo documental resguardado por la Dependencia. Evaluar sistemáticamente de conformidad a las políticas y lineamientos en la materia, los servicios de reproducción de los acervos documentales solicitados por los usuarios. Planear, organizar, dirigir y evaluar las actividades y metas inscritas en el Programa Operativo Anual de acuerdo con los Factores Críticos de Éxito, la misión y visión del Archivo Histórico del Estado, el Plan Estatal de Desarrollo y el Portal de Transparencia y Acceso a la Información. Realizar revisiones periódicas a la productividad de la relación usuarioprocesos-sistema, que permitan detectar necesidades de automatización y puntos de optimización en los distintos procedimientos realizados en el Archivo Histórico del Estado Determinar la factibilidad operativa en la solicitud de automatización de un procedimiento. Verificar la ejecución oportuna y completa de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo a los Sistemas Informáticos. Realizar las tareas de administración de los equipos de cómputo, procurando la operación óptima de sus sistemas operativos mediante la instalación de las actualizaciones disponibles (“parches”). Administrar también los equipos habilitados como servidor de base de datos, estableciendo los mecanismos de acceso y seguridad que se consideren oportunos. Implantar medidas de protección y seguridad de la información contenida en los sistemas y equipos de cómputo, de acuerdo a la importancia de la información a las solicitudes y análisis que los usuarios hagan al respecto. Participar en la integración del Programa Operativo Anual de Trabajo del Archivo Histórico del Estado, en los aspectos relacionados con sus funciones. Organizar las actividades de los departamentos a su cargo. Informar periódicamente de los asuntos de su competencia para la presentación oportuna de informes a las instancias superiores internas o externas. Las inherentes a sus departamentos. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad superior inmediata o el Titular de la Dependencia. DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN, RESTAURACIÓN Y MICROFILMACIÓN. OBJETIVOS Diseñar y establecer las políticas y procedimientos de conservación y restauración de la documentación que resguarda el Archivo Histórico del Estado, para propiciar la permanencia del patrimonio histórico documental del Estado y con ello favorecer su consulta pública. FUNCIONES Diseñar e implementar planes y programa, para la conservación y estabilización de los acervos documentales que reguarda la Dependencia. Aplicar y supervisar el programa de conservación preventiva a los fondos documentales y colecciones, que resguarda la Dependencia. Aplicar y supervisar los procedimientos establecidos en materia de conservación curativa y restauración de papel y encuadernación, a los documentos resguardados en la Dependencia que por su estado, a su lo requieran. Impartir cursos especializados en materia de conservación preventiva, curativa y restauración de papel, a los archivos Municipales que así lo requieran. Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la presentación oportuna de los informes a las instancias correspondientes. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad superior inmediata o el Titular del Órgano. Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la presentación oportuna de informes a las instancias correspondientes. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan en el ámbito de su competencia, así como aquéllas que le confiera la autoridad superior inmediata o el Titular de la Dependencia. DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. OBJETIVOS Gestionar oportunamente los recursos materiales y servicios generales que demande la Dependencia en el cumplimiento de sus programas y objetivos, buscando obtener la máxima eficiencia en su utilización, así como registrar y controlar el inventario de bienes muebles y de jardinería asignados al órgano, para el cumplimiento de sus funciones. FUNCIONES Elaborar y tramitar las requisiciones de materiales ante la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. Elaborar y operar el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de las instalaciones, mobiliario y equipo de oficina. Coordinar el servicio de consulta a los usuarios e investigadores. Gestionar con oportunidad los servicios generales que requieran las áreas adscritas al Dependencia para cumplir con los programas de trabajo establecidos. Supervisar los servicios de vigilancia, limpieza y jardinería, que requiera la Dependencia para su funcionamiento. Registrar y controlar el inventario de bienes muebles, así como sus resguardos personalizados. Emitir reportes sobre el estado que guarda el acervo documental histórico. Coordinar y supervisar la acreditación de usuarios e investigadores para proporcionarles el servicio de acceso a los acervos documentales. Supervisar la orientación a los usuarios en sus búsquedas de información y el acceso a las bases de datos disponibles para su consulta y el registro de los mismos. Informar periódicamente de los asuntos de su competencia, para la presentación oportuna de informes a las instancias superiores internas o externas. Las demás que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan, así como aquéllas que le confiera el Titular de la Dependencia.