LOGO “ Add your company slogan ” Tablero de Comando Integral CONVOCATORIA PREMIO PROVINCIAL A LA INNOVACIÓN 2010 Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica Contenido 1 Presentación 2 Situación Inicial 3 Fases de Implementación 4 Situación Lograda Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica Presentación CONVOCATORIA PREMIO PROVINCIAL A LA INNOVACIÓN 2010 DESCENTRALIZACIÓN, DESCONCENTRACIÓN, MEJORA Y EFICIENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Utilización de nuevas tecnologías y procesos que contribuyan al buen funcionamiento de la Administración Pública Provincial. Experiencia: La Gestión en un Click: Tablero de Comando Integral en la Agencia de Recaudación de la Provincia de Buenos Aires Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica Situación Inicial NECESIDAD DE UNA HERRAMIENTA EFICIENTE DE MANAGEMENT ESTRATÉGICO PARA LA TOMA DE DECISIONES Existía información dispersa en formatos no homogéneos, y se necesitaba una metodología sistémica e innovadora para el análisis y la formación de la estrategia organizacional, adecuada para el contexto de la Administración Tributaria Provincial. La implementación del Tablero de Comando Integral en Arba resuelve satisfactoriamente esta necesidad de información para la toma de decisiones agrupando y alineando en un formato común toda la información considerada estratégica para la organización. Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica Situación Inicial EXISTENCIA DE ALGUNOS TABLEROS HETEROGÉNEOS EN CUANTO A UNIFICACIÓN DE FORMATO, CONTENIDO Y PERIODICIDAD Existían antecedentes dispersos entre los tableros de diferentes áreas que no estaban homogeneizados en cuanto a su formato, exposición de datos y períodos de presentación. Devenía necesario contar con un conjunto de herramientas para anticiparse a los cambios del futuro, incorporando en forma pragmática las nociones de marco estratégico, habilidades gerenciales, lógica operativa, aprendizaje dinámico y escenarios posibles. Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica Situación Inicial Luego de varios cambios de estructura en la Organización, se detectaron ÁREAS EN LA ORGANIZACIÓN indicadores que se referían a la misma temática pero utilizaban metodologías distintas para la medición, haciendo que los datos no fueran comparables. FUNCIONANDO COMO COMPARTIMIENTOS ESTANCOS CON RESPECTO A LA Esta situación se modificó positivamente con la alineación de los diferentes tableros de acuerdo a la estructura piramidal, contando ya no con datos dispersos, sino con información valiosa para la toma de decisiones gerenciales. INFORMACIÓN EN EL TABLERO DE COMANDO En algunas áreas, se verificó que las metas no se modificaban en el transcurso del tiempo. Se generaron reuniones participativas donde se revisaron las mismas y se establecieron cursos de acción. Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica Fases de Implementación CAPACITACIÓN Y CONCIENTIZACIÓN Text Text La primera tarea de cualquier proceso Con esta premisa, se inició el Se trata de aprender a tener visión de de capacitación es unificar y especificar proceso de capacitación, que no futuro dentro de las organizaciones, términos y conceptos confusos. Sólo sólo consistió en la docencia poder crear desde una base la después de llegar a este acuerdo básico tradicional en lo relativo a su estrategia minimizando los errores, podremos considerar las cuestiones de implementación, sino también en buscar las herramientas necesarias forma fácil y clara, compartiendo el mostrar las ventajas que su uso para mirar al pasado para poder crear mismo punto de vista. depara en la gestión cotidiana. un futuro mejor. Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica Fases de Implementación REUNIONES DE DESARROLLO Y DISEÑO En dichas reuniones los responsables de las áreas que completarán periódicamente el tablero indican cuáles son sus prioridades, las cuales serán enunciadas como objetivos. Posteriormente se analiza qué tareas desarrollan que reflejen dichos objetivos, así como la información de la que se dispone y que se encuentre asociada a éstos. La misma debe reunir las siguientes características: Información susceptible de ser medida. Que responda a procesos centrales (relevantes). Que su seguimiento y monitoreo permita tomar acciones en tiempo real. Que exista documentación respaldatoria. Que se produzca en plazos homogéneos (meses). Con dicha información se generan los indicadores concretos que la plasman. Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica Fases de Implementación REUNIONES DE DESARROLLO Y DISEÑO Se logró la alineación de los diferentes Se establecieron metas para Se logró el compromiso del tableros de acuerdo a la estructura cada indicador, con planes personal al comprender el piramidal, contando ya no con datos de acción, tareas, aporte de cada uno a la dispersos, sino con información valiosa responsables y fechas. estrategia de la Organización. para la toma de decisiones gerenciales. Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica Situación Lograda INNOVACIÓN RADICAL EN LA GESTIÓN, HERRAMIENTA TECNOLÓGICA DE MONITOREO DISEÑADA PARA EL LOGRO EFICIENTE DE OBJETIVOS ORGANIZACIONALES Luego del proceso de implementación, surge el Tablero de Comando de cada área, que se transforma en una herramienta que permitirá supervisar y monitorear en forma permanente Mejora Continua el rumbo de las áreas hacia el cumplimiento de los objetivos en cuestión. Objetivos Se genera una base para la toma de decisiones orientadas a alcanzar dichos objetivos y la mejora continua que permite Toma de Decisiones el aprendizaje de la propia experiencia que trasciende las gestiones. Tablero de Comando Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica Situación Lograda DESARROLLO DE TABLERO DE COMANDO INTEGRAL A NIVEL EJECUTIVO COMO BASE PARA LA TOMA DE DECISIONES Genera el análisis de las Al producirse un desvío entre lo Una vez que el Tablero se implementa en su totalidad, muestra una comparación entre los datos reales expresados en los indicadores y los previstos. previsto y lo real, se manifiesta la necesidad de tomar decisiones correctivas para alcanzar las metas, otorgando mayores márgenes de maniobra para corregir deficiencias y objetivos incumplidos. distintas situaciones de acuerdo al escenario real, facilitando el aprendizaje organizacional. Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica Situación Lograda HOMOGENEIZACIÓN DE LOS TABLEROS EXISTENTES Y LOS NUEVOS DESARROLLADOS CONFORME AL TABLERO DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA Los diversos formatos de tablero de comando existentes en las áreas se unificaron al establecerse un único formato 1 Su alta velocidad de respuesta 2 Flexibilidad 3 Escalabilidad 4 Rápida implementación 5 Visión Integrada de la Información para todos los tableros de la Agencia. En este sentido los tableros de las distintas Gerencias Generales, las Subdirecciones y el de la propia Agencia se exponen de manera uniforme mediante un formato modelo normalizado a nivel de la Agencia. Profundizando esta línea de trabajo existe en la actualidad una tendencia hacia la automatización en la generación de los tableros. Para esto se plantea la utilización de un nuevo tipo de software. El mismo se caracteriza por: Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica Situación Lograda REUNIONES DE PERFORMANCE A través de las cuales se reúne el responsable máximo con sus referentes de área a los Corrigiendo - si corresponde- el rendimiento aludido ya efectos de revisar la medición, verificación y sea de los referentes o de los demás participantes. comparación para determinar: Implica un conjunto de acciones que permite ajustar los objetivos y metas definidos al momento de planificar y se basa en la información que recibe el decisor. Qué Ocurre? Si la historia sirve para no repetir los errores, estudiar las acciones pasadas y compararlas posibilita determinar los desvíos y luego, adoptar medidas correctivas, en especial Qué Ocurrió? Qué resultados se están obteniendo u obtuvieron? si sabemos con exactitud por qué ocurrió. Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica Situación Lograda APLICABILIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA El Tablero de Comando de la Agencia de Recaudación de la Provincia de Buenos Aires se presenta como la aplicación práctica de conceptos de vanguardia orientados a la administración eficiente de las organizaciones. Esta experiencia y metodología de trabajo resulta aplicable a otras administraciones, permitiendo la perfecta adaptación a la infraestructura informática con la que se cuente. Permite la gestión por resultados, la mejora continua de los procesos, la identificación de variables controlables y no controlables, así como también la adaptación de los planes de acción para el cumplimiento de los objetivos. Esta herramienta permite además tener la historia de cada indicador con su tendencia, estudiar su evolución y fijar metas motivadoras con la impronta de cada gestión. Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica FIN de presentación