instructivo - Secretaría Distrital de Salud

 VERSIÓN: 2 INSTRUCTIVO
CÓDIGO: SDS­GSS­INS­
002
ELABORACIÓN DE LA
RESPUESTA DEL DERECHO DE FECHA: 29/Jul/2008
PETICIÓN EN LA SDS
1. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
FECHA
RAZON DE LA ACTUALIZACION
2. PROPÓSITO
Unificar los parámetros de oportunidad, claridad y pertinencia que debe incluir la respuesta de los
Derechos de Petición interpuestos ante la Secretaría Distrital de Salud y registrados en el Sistema
de Quejas y Soluciones (SQS) 3. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a los derechos de petición de interés particular y general, quejas,
reclamos, manifestaciones, sugerencias y solicitud de información que sean interpuestas en la
Secretaría Distrital de Salud y registrados en el Sistema de Quejas y Soluciones (SQS)
administrado por Servicio Ciudadano. 4. TABLA DESCRIPTIVA DE LA ACTIVIDAD
TAREA
No.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
ELABORACIÓN DE RESPUESTAS DE LOS
DERECHOS DE PETICIÓN
1
2
El usuario receptor encargado del SQS en cada
dependencia de la SDS o de las ESE revisa y verifica
en el SQS cada uno de los requerimientos Profesional o
direccionados o clasificados por el Administrador del Auxiliar
SQS. De acuerdo al asunto entrega al profesional administrativo
responsable de la respuesta en su dependencia. reponsable:Profesional o Auxiliar administrativo­
Técnico de la dependencia o ESE asignado como
usuario receptor del SQS
Revisar los plazos establecidos por la normatividad
vigente con el fin de determinar el tiempo que se
dispone para el envío de la respuesta al peticionario.
Para Defensoría del Pueblo de acuerdo con la Ley
24 1992 “Obligatoriedad de colaboración” .
Solo los Entes de Control pueden especificar el
tiempo respuesta menor al establecido por la
normatividad vigente. responsable:Profesional Universitario­ Especializado
o Auxiliar Técnico asignado para dar respuesta en
cada dependencia o ESE
Analizar la petición de manera detallada, teniendo
en cuenta las siguientes variables:
* Causas que motivaron la petición y análisis critico e
integral
* Características y variables que debe tener todo tipo
Aplicativo Sistema
de Quejas y
Soluciones y
Manual del SQS Profesional
Universitario­
NA
Especializado o
Auxili
3
de respuesta
* Actores involucrados: Ministerio Público, Entes de
Control, otros sectores Distritales y Nacionales
* Si para dar respuesta es necesario requerir a una
Entidad Pública y/o Privada.
* Si la respuesta debe darse en conjunto por varias
dependencias de SDS.
Profesional
Universitario­
NA
Especializado o
Auxili
reponsable: Profesional Universitario­ Especializado
o Auxiliar Técnico asignado para dar respuesta en
cada dependencia o ESE
4
Realizar a las causas que motivaron la petición y
análisis crítico e integral, así: realice una lectura
minuciosa del derecho de petición, analice las
causas y la información contenida, verifique que
cuenta con los soportes indispensables para tramitar
y dar respuesta, identifique los actores involucrados
y organice todos los insumos necesarios para dar la
repuesta. En el caso contrario según el análisis
amplíe información y solicite soportes al peticionario
o adelante los requerimientos necesarios ante las
Entidades (públicas o privadas) involucradas. Profesional
Universitario­
Especializado o
Auxili
Oficio de
Requerimiento a
otra Entidad
(pública o privada)
y/o Ampliación de
Información.
responsable: Profesional Universitario­
Especializado o Auxiliar Técnico asignado para dar
respuesta en cada dependencia o ESE
5
6
Las Características y variables que debe tener todo
tipo de respuesta son: Número de requerimiento
asignado por el SQS, número de radicado interno de
la SDS, el nombre y dirección completo del
peticionario, (personal natural o jurídica o anónimo);
contenido completo usando terminología y conceptos
claros, datos precisos, normatividad que sustenta la
respuesta y las indicaciones exactas de acuerdo con
el asunto expuesto por el ciudadano.
También debe incluir nombre, cargo y dependencia
del funcionario que proyecta la respuesta, fecha de
elaboración y firma del responsable.
Si la respuesta incluye anexos detallar el número de
folios
Oficio de
Respuesta Aplicativo de
Profesional
Correspondencia,
Universitario­
Especializado o
Aplicativo Sistema
Auxili
de Quejas y
Soluciones y
Responsable:Profesional Universitario­
Especializado o Auxiliar Técnico asignado para dar
respuesta en cada dependencia o ESE ; Profesional
o Auxiliar administrativo­ Técnico de la dependencia
o ESE asignado como receptor del SQS y Auxiliar
Técnico del CDI
En caso de usuario Anónimo la respuesta de ser
dirigida a este, teniendo en cuenta los parámetros
anteriores. Para las dependencias que no cuentan
con una cartelera para publicar dichas respuestas,
deben ser remitidas a Servicio al Ciudadano, quien
las ubicara en la cartelera de respuesta a usuarios
Anónimos durante 15 días hábiles.
Todas las respuestas de derechos de petición o
requerimientos, se deben entregar al usuario NA
receptor encargado del SQS en cada dependencia
de la SDS o de las ESE, en medio físico y magnético
teniendo en cuenta el canal de recepción para su
registro en el SQS. El usuario receptor debe registrar
el contenido completo de la respuesta en campo
denominado “resultado”, salvo aquellos que superen
4000 caracteres en estos casos debe ir como archivo
adjunto
Manual del SQS NA
7
8
Remitir copia de lo actuado según sea el caso a los
actores involucrados como son el Ministerio Público,
Entes de Control, otros sectores Distritales y
Nacionales o Entidades Privadas, que de alguna
manera tienen relación con la petición. La custodia y
archivo de los expedientes originales es
responsabilidad de la dependencia de la SDS
competente de dar respuesta. Profesional
Universitario y/o
Especializado y
Auxi
reponsable: Profesional Universitario y/o
Especializado y Auxiliar administrativo o Técnico del
área
Si para dar respuesta es necesario requerir a una
Entidad Pública y/o Privada tenga en cuenta: envíe
oficio a la Entidad involucrada especificando el
trámite que deben adelantar y copia al usuario.
Además informe mediante oficio (respuesta parcial)
las acciones que se están adelantando para dar la
respuesta final a su petición.
Posteriormente el área competente de acuerdo a la
gestión realizada y en los tiempos definidos
legalmente emitirá la respuesta definitiva al
peticionario, con copia a los actores involucrados.
Si en el derecho de petición fue enviado o hace
referencia a otra Entidad se debe enviar copia de la
respuesta parcial o final a esta, teniendo en cuenta el
tiempo máximo de respuesta que señale la Entidad
si esta es un ente de control.
Oficio de
Respuesta Parcial
Profesional
,
Universitario­
Aplicativo de
Especializado o
Correspondencia
Auxili
Aplicativo SQS
Manual del SQS
Oficio de
Respuesta y
Aplicativo de
Correspondencia
responsable: Profesional Universitario­
Especializado o Auxiliar Técnico asignado para dar
respuesta en cada dependencia o ESE ;
Profesional o Auxiliar administrativo­ Técnico de la
dependencia o ESE asignado como receptor del
SQS y
Auxiliar Técnico del CDI
9
La custodia y archivo de los expedientes originales
son responsabilidad de la dependencia de la SDS
competente de dar respuesta.
Todas las respuestas de derechos de petición o
requerimientos, se deben entregar al usuario
receptor encargado del SQS en cada dependencia
de la SDS o de las ESE, en medio físico y magnético NA
teniendo en cuenta el canal de recepción para su
registro en el SQS. El usuario receptor debe registrar
el contenido completo de la respuesta en campo
denominado “resultado”, salvo aquellos que superen
4000 caracteres en estos casos debe ir como archivo
adjunto.
Cuando el administrador del SQS direcciona un
derecho de petición o requerimiento y su respuesta
debe darse en conjunto por varias dependencias de
SDS, cada una de las involucradas debe elaborar y
enviar la respuesta a través de memorando y por
medio magnético a la Dependencia que asignada
como responsable de consolidar y notificar la
respuesta final al ciudadano, teniendo en cuenta las
características y variables que debe tener todo tipo
de respuesta abordadas en la activad 3 de este
instructivo.
La custodia y archivo de los expedientes originales
es responsabilidad de Servicio al Ciudadano en este
caso.
NA
Oficio de
Respuesta 10
Todas las respuestas de derechos de petición o
requerimientos, se deben entregar al usuario
receptor encargado del SQS en cada dependencia
de la SDS o de las ESE, en medio físico y magnético
teniendo en cuenta el canal de recepción para su
registro en el SQS. El usuario receptor debe registrar
el contenido completo de la respuesta en campo
denominado “resultado”, salvo aquellos que superen
4000 caracteres en estos casos debe ir como archivo
adjunto.
Aplicativo de
Profesional
Correspondencia,
Universitario­
Especializado o
Aplicativo Sistema
Auxili
de Quejas y
Soluciones y
Manual del SQS responsable: Profesional Universitario­
Especializado o Auxiliar Técnico asignado para dar
respuesta en cada dependencia o ESE ;
Profesional o Auxiliar administrativo­ Técnico de la
dependencia o ESE asignado como receptor del
SQS y
Auxiliar Técnico del CDI
ELABORO
REVISO
APROBO
Nombre:
Profesionales de la
Dirección
Nombre:
Luz Mila Buitrago
Jaime
Nombre:
Luz Dary Carmona
Moreno
Cargo:
Fecha:
Ninguno
09/Mar/2010
Cargo:
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
Cargo:
Fecha:
DIRECTOR 97
29/Jul/2008
Fecha:
18/Jul/2008