UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO MINIMA CUANTIA AGCF.XX. VX En cumplimiento a lo dispuesto por el Estatuto General de la Contratación Pública, especialmente lo establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, y el artículo 84 del Decreto 1510 de 2013 se presenta el estudio previo para adelantar un proceso de selección de mínima cuantía. 1. ANALISIS SOBRE LA CONVENIENCIA DE REALIZAR LA CONTRATACIÓN Y DESCRIPCIÓN SUCINTA DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER. El Gobierno Nacional a través del Decreto 4062 de 2011, creó la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia como un organismo civil de seguridad denominada Migración Colombia, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente, con jurisdicción en todo el territorio, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores e integrada por once (11) Regionales, treinta y ocho (38) Puestos de Control Migratorio y veintisiete (27) Centros Facilitadores de Servicios Migratorios. El objetivo de Migración Colombia, es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjería del Estado Colombiano, dentro del marco de la soberanía Nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la materia defina el Gobierno Nacional. A lo largo de estos tres (3) años de funcionamiento, la Unidad se ha consolidado en su rol activo como organismo rector de la Migración Colombiana, buscando el reconocimiento internacional por su calidad y eficiencia con los conocimientos y recursos disponibles, para ello, trazó una serie de proyectos con los que busca el óptimo funcionamiento y posicionamiento de la institución, armonizando su gestión administrativa y misional, de acuerdo al contexto y a las demandas de la ciudadanía. SITUACION ACTUAL: Con el fin de apoyar las operaciones misionales y administrativas en la Regional Oriente, se cuenta con un parque automotor distribuido a nivel Regional en las ciudades de (Cúcuta y Bucaramanga), para el cual se hace necesario garantizar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a todo costo, con el fin de soportar eficiente y oportunamente las actividades misionales a cargo de la Unidad. Es deber de la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia, garantizar que dicho parque automotor se encuentre en perfecto estado de funcionamiento y en condiciones técnico-mecánicas óptimas para su eficiente operación. Así mismo, el buen funcionamiento de los vehículos, contribuye a minimizar el impacto ambiental derivado de la emisión de gases contaminantes, que se incrementa por el inadecuado mantenimiento de los automotores. VENTAJAS DE LA CONTRATACION Expuesto lo anterior, se hace relevante la contratación del mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos originales, incluido el servicio de lavado y despinche para los vehículos multimarca que configuran el parque automotor de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, Regional Oriente y aquellos que llegaren a ser trasladados a esta Regional o se reciban con posterioridad, por parte de otras entidades estatales. Lo anterior con el fin de garantizar la oportuna y eficiente operación de dichos automotores, coadyuvando al cumplimiento de los objetivos trazados por la Unidad. Es importante señalar que se adelantará el presente proceso con cobertura a nivel Regional con el fin de garantizar la prestación del servicio ágil, eficiente y oportuno. Así mismo se permitirá la presentación de oferta por cada una de las ciudades o en conjunto, es decir que el proceso de adjudicación podrá ser total o parcial. En ese sentido, con la presente contratación MIGRACION COLOMBIA busca dar cumplimiento a sus objetivos y funciones así: Plan Anual de Adquisiciones Tipo de presupuesto asignado Nombre del proyecto o de la necesidad que se incluyó en el Plan Anual de Adquisiciones Código BPIN No. No Plan de Adquisiciones 64158 Consecutivo 191 Gasto de Funcionamiento. SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE AUTOMOTOR ASIGNADO A LA REGIONAL ORIENTE. No aplica. Igualmente con la contratación que se solicita, MIGRACION COLOMBIA busca dar cumplimiento a su plan de acción a saber: Denominación: Meta: Actividad principal: Actividad desagregada: 2. Plan de acción Gestión administrativa. Apoyo administrativo y logístico para el cumplimiento de Políticas, objetivos estratégicos y estrategias. Fortalecimiento institucional. Consolidar institucionalmente a Migración Colombia para el cumplimiento de su misión y visión. OBJETO A CONTRATAR IDENTIFICADO CON EL CUARTO NIVEL DEL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS, ESPECIFICACIONES, AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS. 2.1. Objeto del proceso Contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos originales, para los vehículos multimarcas que conforman el parque automotor de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, asignados a la Regional Oriente (Sedes Cúcuta y Bucaramanga) Así mismo incluye los vehículos marca: NISSAN y TOYOTA, que por su modelo o ubicación, queden excluidos de los contratos monomarca. La clasificación de los bienes y servicios objeto del proceso de contratación, en el clasificador de bienes y servicios son los siguientes: 2.2 Clasificación UNSPSC Segmento Familia Código 78 Nombre Servicios de Transporte, Almacenaje y Correo Código 7818 Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 1 de 15 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO MINIMA CUANTIA AGCF.XX. VX Clase Producto 2.3. Autorizaciones, permisos y licencias requeridos para la ejecución del objeto contractual Servicios de mantenimiento o reparaciones de transportes Código 781815 Nombre Servicios de mantenimiento y reparación de vehículos Código Nombre 78181500 Servicios de mantenimiento y reparación de vehículos No aplica de conformidad al tipo de contratación. i. Social: No aplica para el presente proceso ii. Económico: No aplica para el presente proceso Ambiental: El proponente deberá presentar copia de la licencia ambiental que posee el proponente o la empresa que le realiza la disposición final de residuos peligrosos y/o copia de la autorización de la entidad ambiental que autoriza la disposición final de estos residuos peligrosos. Cumplir con el objeto del contrato. Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social en salud, pensión, sistema general de riesgos laborales y aportes parafiscales, cuando haya lugar a ello, y presentar los documentos respectivos que así lo acrediten, conforme lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en la Ley 828 de 2003, la Ley 1562 de 2012, el decreto 723 de 2013 y demás normas que regulen la materia. Reportar al supervisor, de manera inmediata, cualquier novedad o anomalía que pueda afectar la ejecución del contrato. Guardar total reserva de la información que por razón de sus obligaciones y desarrollo de sus actividades obtenga. Esta es de propiedad de MIGRACION y solo salvo expreso requerimiento de autoridad competente podrá ser divulgada. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato le imparta MIGRACION, a través del supervisor del contrato. El contratista deberá estar atento y dispuesto a cualquier requerimiento que haga el Supervisor de acuerdo con lo estipulado en el contrato. Mantener vigente durante la ejecución del contrato la afiliación al sistema integral de seguridad social y hacer los pagos de los aportes correspondientes. Obrar con lealtad y buena fe durante la ejecución del contrato, evitando dilaciones y en trabamientos que pudieran presentarse. Presentar previo a la firma del acta de inicio, los documentos necesarios para su ejecución. Suscribir conjuntamente con el supervisor del contrato, el acta de inicio y actas que se requieran. Suministrar al supervisor del contrato toda la información que le sea solicitada para verificar el correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones que contrae, de acuerdo con los artículos 4º y 5º de la Ley 80 de 1993. Acatar y aplicar de manera diligente las observaciones y recomendaciones impartidas por el supervisor del contrato. Asistir a las reuniones que sean convocadas por el supervisor del contrato, para revisar el estado de ejecución del mismo, el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista o cualquier aspecto técnico referente al mismo. Presentar oportunamente las facturas o cuentas de cobro, los soportes correspondientes y demás documentos necesarios para el pago. 2.4.1. Generales. 2.4. Obligaciones del contratista. Nombre Conocer a cabalidad el estudio previo, la propuesta y el contrato, para realizar la ejecución del mismo con eficiencia y eficacia. El proponente debe garantizar la programación de citas para mantenimiento preventivo el mismo día que la entidad la solicite, siempre y cuando esta solicitud se realice antes de las 14:00 horas. Garantizar la recepción del vehículo en los talleres del proponente en un periodo de tiempo no superior a 15 minutos, una vez el vehículo hace presencia en las instalaciones del taller. Asignar de manera inmediata mecánico(s) para efectuar el mantenimiento del vehículo una vez este es puesto a disposición del taller por parte de la entidad. Para los mantenimientos correctivos se debe garantizar que el diagnostico se realizará en un periodo no superior a 16 horas hábiles. 2.4.2. Específicas. Se debe garantizar que el tiempo muerto de trabajo a los vehículos no será superior a 16 horas hábiles, salvo los casos en que este se deba a retrasos por importación de repuestos. Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 2 de 15 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO MINIMA CUANTIA AGCF.XX. VX Supervisar el correcto desempeño de sus empleados o personas destinadas para la prestación del servicio contratado. Exigir al CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, así como la información que considere necesaria sobre el desarrollo del mismo, en forma directa o a través del supervisor del contrato. Intervenir en cualquier etapa del contrato a través del Supervisor. Adelantar las gestiones pertinentes para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias a que hubiere lugar. 2.5. Obligaciones de MIGRACION COLOMBIA. Verificar a través del supervisor, que la ejecución del contrato se realice en forma eficaz y oportuna. Suministrar la información y documentos necesarios que requiera el contratista para el cabal cumplimiento del objeto del contrato. Realizar los pagos correspondientes previa certificación de cumplimiento suscrita por el Supervisor del Contrato en las condiciones pactadas. Colaborar con el CONTRATISTA en lo que sea necesario para el cabal cumplimiento de sus obligaciones. Las demás inherentes a este tipo de contrato. 2.6. Informes y/o productos. 3. No aplica para la presente contratación. ESPECIFICACIONES Y CONDICIONES TÉCNICAS DEL OBJETO CONTRACTUAL. Contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos originales, incluido servicio de lavado y despinche, para los vehículos multimarcas que conforman el parque automotor de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, asignados a la Regional Oriente en (Cúcuta y Bucaramanga), así como los vehículos marca: NISSAN y TOYOTA, que por su modelo o ubicación, queden excluidos de los contratos monomarca. La distribución por marcas y ciudad de ubicación del parque automotor se detalla a continuación. No obstante se podrán incrementar vehículos acorde con las compras que realice Migración Colombia o en caso de que se reciban automotores por parte de otras entidades o se realicen traslados de parque automotor entre regionales por parte de la entidad. En la ciudad de CUCUTA: ITEM MARCA TIPO PLACA MODELO COMBUSTIBLE KILOMETRAJE 1 2 CHEVROLET MAZDA CONVENCIONAL CONVENCIONAL ZJN000 OZH-946 2008 2013 GASOLINA GASOLINA 137.700 18.670 3 HYUNDAI CAMIONETA BLINDADA III RFW-004 2008 GASOLINA 120.535 4 5 HYUNDAI YAMAHA MICROBUS MOTO-KRIPTON 110 DIW-695 QBE-62B 2012 2009 DIESEL GASOLINA 14.256 18.797 6 YAMAHA MOTO-KRIPTON 110 QBE-68B 2009 GASOLINA 23.458 En la ciudad de BUCARAMANGA: ITEM MARCA TIPO PLACA MODELO COMBUSTIBLE KILOMETRAJE 1 CHEVROLET PATRULLA QVT040 2008 DIESEL 101.528 KMS 2 3 CHEVROLET AVEO EMOTION YAMAHA SEDAN MOTO-YBR-125 AUU-961 QBE64B 2009 2009 GASOLINA GASOLINA 79.902 KMS 66.488 KMS 4 5 6 YAMAHA DUSTER DYNAMIQUE 4X4 DUSTER DYNAMIQUE 4X4 MOTO-YBR-125 CONVENCIONAL CONVENCIONAL QBE80B PENDIENTE PENDIENTE 2009 2015 2015 GASOLINA GASOLINA GASOLINA 36.024 KMS CERO KMS CERO KMS Instalaciones: El proponente dentro de sus instalaciones deben contar con las siguientes áreas como mínimo: CONCEPTO Recepción de vehículos Área de mantenimiento preventivo y correctivo Cuarto de herramientas Bodega o almacén de repuestos nuevos Lavadero ÁREA MÍNIMA EN m2 50 50 10 10 30 Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 3 de 15 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO MINIMA CUANTIA AGCF.XX. VX Personal: El proponente debe indicar los estudios y la experiencia del personal que desarrollará las tareas de mantenimiento preventivo y correctivo que requiera la entidad, el personal mínimo solicitado es: Personal Jefe de Mantenimiento Ingeniero mecánico o Técnico automotriz Especialista en sistema de Inyección Electrónica Mecánico Sincronizador de Motores Mecánico Electricista Mecánicos Generales Cantidad Mínima 1 1 1 1 1 1 EQUIPO CANTIDAD MÍNIMA 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Equipos básicos de trabajo: Elevadores de columnas Bancos de alineación Balanceadora de llantas Scanner actualizado (motor gasolina) Scanner actualizado(motor ACPM) Multímetros Kit de lubricación (aceite motor gasolina) Kit de lubricación (aceite motor diésel) Cabina de pintura Equipo de soldadura MIG Porto Power Equipo recolector de aceite Grúa para motores Alineador de luces Medidor electrónico de fluidos Visita de verificación: Migración Colombia adelantará dentro de la etapa de evaluación, una visita para verificar el cumplimiento de las condiciones técnicas exigidas. Cobertura: La entidad adjudicará de manera parcial o total. Es decir que se aceptarán propuestas para cada una de las ciudades o con cobertura total. El valor de la oferta más económica se determinará por cada una de las ciudades para las que se reciba ofertas. Mantenimientos preventivos: Desarrollo de cada una de las tareas sugeridas por el fabricante programadas cada 5.000 km o 10.000 kilómetros según el caso (especificaciones del fabricante), donde se inspeccionan, corrigen y cambian los componentes programados en las operaciones de verificación de los componentes básicos del motor, sistema de encendido, de combustible, de chasis, carrocería, cambios de aceite y demás componentes que conforman el automotor. Lo anterior con la finalidad de mantener la garantía original del vehículo y su buen funcionamiento. Mantenimiento correctivo: Cambio inmediato de un componente, elemento o sistema que sufre avería por desgaste o fatiga de los materiales por uso, el servicio ofrecido debe ser especializado en la marca ya que el proveedor debe estar en capacidad de efectuar una reparación de motor o de cualquiera de los sistemas que conforman el vehículo. Tecno mecánicas: El contratista deberá realizar el alistamiento necesario del vehículo para la obtención de la tecno mecánica a través de los CDA autorizados para tal fin. Así mismo realizará la gestión ante los CDA hasta la obtención de dicho documento. Garantía mínima solicitada: Mantenimiento Mano de obra Preventivo Mano de obra Correctivo Repuestos preventivo Repuestos correctivo 4. Tiempo mínimo 3 meses 6 meses 3 meses 6 meses Kilometraje 5000 10000 5000 10000 VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO. 4.1. Valor del contrato. El valor del contrato es por la suma de: SIETE MILLONES OCHOCIMIENTOS MIL PESOS ($7´800.000) MCTE, incluidos los impuestos a que haya lugar. En caso de adjudicación parcial, el presupuesto oficial asignado para cada ciudad es Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 4 de 15 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO MINIMA CUANTIA AGCF.XX. VX CUCUTA: CINCO MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($5´500.000) M/Cte. BUCARAMANGA: DOS MILLONES TRESCIENTOS MIL PESOS ($2´300.000) M/Cte. Considerando que se trata de un contrato con ejecución acorde a la demanda de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor, la adjudicación se realizará por la totalidad del presupuesto oficial. El valor final del contrato corresponderá a la prestación efectiva de los servicios de mantenimiento. En caso de terminación anticipada, cesión o suspensión del contrato, sólo habrá lugar al pago proporcional de los servicios efectivamente prestados. Para determinar el presupuesto oficial requerido para adelantar el proceso, se tomaron en cuenta los valores promedio de mantenimiento de la vigencia 2014, a partir de los cuales se proyectó el plan de mantenimiento 2015. Cúcuta: M ARCA CHEVROLET CHEVROLET HIUNDAY M AZDA YAM AHA YAM AHA T I PO PLA C A CAM PERO GRAND ZJN-000 VITARA LUV OZH-946 M O D ELO EJEC U C I O N 2 0 14 C IU D A D PR O Y EC C I O N M A N T EN I M EI N T O S 2 0 15 2008 CUCUTA 2.271.004 1.000.000 2013 CUCUTA 1.515.554 900.000 T EC N O M EC A N I C A S 2 0 15 140.000 CAM IONETA RFW-004 2008 CUCUTA 6.789.702 1.000.000 CAM IONETA DIW-695 2012 CUCUTA 2.040.705 1.100.000 QBE-62B 2009 CUCUTA 626.599 280.000 80.000 QBE-68B 2009 CUCUTA 90.000 280.000 80.000 $ 93.000 500.000 M OTOCICLETA M OTOCICLETA LVADOS NISSAN Y TOYOTA DESPINCHES TODAS LAS 140.000 Y TODOS T O T A LES 13 . 4 2 6 . 56 4 5. 0 6 0 . 0 0 0 PROYECCION 2015 4 4 0 .0 0 0 $ 5.500.000 Bucaramanga M ARCA CHEVROLET CHEVROLET AVEO YAM AHA 4.2. Justificación Variables utilizadas para calcular el valor del contrato. YAM AHA T IPO CAM IONETA DM AX AVEO PLA C A LUV YBR125 YBR125 LVADOS DESPINCHES NISSAN Y TOYOTA TODAS M ARCAS M T T O 2 0 14 M A N T EN IM IEN T OS PR EV EN T IV OS 2 0 15 T EC N OM EC A N IC A S 2 0 15 M OD ELO C IU D A D QVT-040 2008 BUCARAM ANGA 1.405.420 700.000 127.600 AUU961 2009 BUCARAM ANGA 4.653.409 700.000 127.600 QBE-64B 2009 BUCARAM ANGA 612.284 225.000 70.000 QBE-80B 2009 BUCARAM ANGA 636.920 225.000 70.000 730.040 254.800 8 .0 3 8 .0 73 2 .10 4 .8 0 0 Y LAS TODOS T OT A LES PR OY EC C ION 2 0 15 3 9 5.2 0 0 2 .50 0 .0 0 0 Así mismo se tuvieron en cuenta los valores máximos permitidos para mantenimientos acorde con el valor comercial del vehículo. En los últimos 6 meses los mantenimientos realizados no pueden superar el 40% del valor comercial del vehículo. C LA SE T I PO M ARCA PLA C A M O D ELO V A LO R C O M ER C I A L F A SEC O LD A X V EHI C U LO 4 0 % D EL V A LO R C O M ER C I A L CAM IONETA LUV D-M AX 4X4 DIESEL CHEVROLET QVT040 2008 $ 38.900.000 $ 15.560.000,00 CAM PERO GRAND VITARA CHEVROLET ZJN000 2008 $ 36.300.000 $ 14.520.000,00 M ICROBUS H1 HUNDAY DIW695 2013 CAM IONETA VERACRUZ HYUNDAI RFW004 2008 CAM IONETA BT 50 M AZDA OZH946 2013 $ 62.500.000 $ 25.000.000,00 M OTOCICLETA YBR 125 DX YAM AHA QBE80B 2009 $ 3.000.000 $ 1.200.000,00 M OTOCICLETA YBR 125 DX YAM AHA QBE64B 2009 $ 3.000.000 $ 1.200.000,00 M OTOCICLETA YBR 125 DX YAM AHA QBE62B 2009 $ 4.496.000 $ 1.798.400,00 M OTOCICLETA T110 EDR YAM AHA QBE68B 2009 $ 4.496.000 $ 1.798.400,00 AUTOM OVIL SEDAN CHEVROLET AUU-961 2009 $ 33.000.000,00 $ 13.200.000,00 Con base en lo anterior, el presupuesto para esta contratación se proyecta en la suma de: SIETE MILLONES OCHOCIMIENTOS MIL PESOS ($7´800.000) MCTE, incluidos los impuestos a que haya lugar. A. Análisis del mercado: 4.3 Análisis del sector. Existen en el mercado diferentes concesionarios y talleres autorizados que prestan el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a nivel local y nacional, esta oferta ha venido diversificando sus productos y servicios, prestando atención a domicilio a sus clientes dependiendo del lugar o la zona del país en donde se encuentre. Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 5 de 15 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO MINIMA CUANTIA AGCF.XX. VX Un estudio adelantado por FEDESARROLLO en la vigencia 2014 identifica el impacto de los tres factores que componen el negocio de los carros en Colombia: la industria (producción), el comercio (concesionarios, financieras y posventa) y los servicios complementarios (talleres, combustibles, peajes, impuestos y seguros.) Ese impacto se concreta en una cifra: 52.3 billones de pesos al año que ingresan a la economía nacional. Dentro de esa cifra, el estudio arrojó un hecho interesante, mientras la industria que engloba la producción de vehículos nuevos y autopartes aporta 11.1 billones de pesos, lo que significa un 21% del total, el comercio y los bienes complementarios suman el restante 79% que equivale a 41.2 billones de pesos. Y en ese 79% lo que más pesan son los servicios con un aporte de 29.1 billones. Eso significa que el mantenimiento de carros usados que se genera en talleres, el consumo de combustibles en el país, el pago de peajes y la compra de seguros entre los que se incluye el SOAT y los impuestos, son los grandes protagonistas del aporte de este renglón para el país, un desempeño que sorprende si se compara con las restricciones que se le imponen a los vehículos y que impiden que el potencial de este sector sea mucho mayor. En las vigencias 2012 y 2013 la Entidad realizó procesos de mantenimiento con cobertura a nivel nacional, sin embargo son pocos los oferentes interesados en este tipo de procesos. Las empresas del orden nacional tales como la Policía y el Ejército en muchas ocasiones optan por la contratación a nivel regional o local. Cuando la contratación se hace a nivel nacional normalmente los talleres subcontratan los servicios de mantenimiento en las diferentes ciudades y por dicha intermediación hay un cobro o simplemente se establecen tarifas diferentes de mantenimiento para las diferentes ciudades en donde se requiere cobertura. En la vigencia 2014 se tramitaron los procesos de mantenimiento de vehículos con cobertura regional obteniendo un servicio más ágil eficiente y oportuno. B. Análisis de la demanda: De acuerdo con el estudio de mercado “Estudio del Sector Automotor en Colombia”, realizado por el Grupo de Estudios Económicos de la Superintendencia de Industria y Comercio, para el año 2011 el parque automotor en Colombia lo conformaron 6,37 millones de vehículos, de los cuales sobresalen 2,9 millones a motocicletas y 1,9 millones de automóviles. En el siguiente gráfico se detalla el parque automotor en Colombia, según su uso: particular, público u oficial. Fuente: Ministerio de Transporte En la gráfica se evidencia que para el servicio oficial se utilizan más automóviles, camperos, camionetas, camiones, en un menor porcentaje buses y motocicletas que no fueron objeto de medición. Lo anterior refleja que las marcas de vehículos sean variadas y por ende su mantenimiento post-venta (preventivo y correctivo) deba ser contratado con concesionarios autorizados o talleres que presten este servicio a nivel local y nacional. De acuerdo con el informe adelantado por BBVA Research Colombia “Situación Automotriz – Colombia” – 2013, el sector automotor en Colombia, representa cerca del 4% del PIB del país, el cual se compone de la fabricación de vehículos, motocicletas, autopartes y servicios de reparación. El servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de parque automotor lo demandan todas las entidades estatales. Consultado el SECOP se pudo observar que la mayoría de contrataciones se realizan a nivel local o regional con pago a crédito. En estos procesos regionales o locales hay mayor pluralidad de oferentes en relación con los procesos a nivel nacional. C. Análisis de la oferta El sector automotor representa el 4,0% del PIB del sector industrial y emplea aproximadamente el 3,2% de la población ocupada. Este sector ha tenido una dinámica de crecimiento importante y ha posicionado al país como el quinto productor de automóviles en Latinoamérica. Los Vehículos son considerados como el principal medio de transporte para la población colombiana. No obstante, el consumo per cápita de Vehículos en Colombia es menor al de países similares de la región, lo cual indica un potencial de comercialización para los próximos años. En Colombia existe un carro por cada once personas mayores Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 6 de 15 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO MINIMA CUANTIA AGCF.XX. VX de edad, mientras en México hay uno por cada cinco; en Argentina hay uno por cada seis; en Venezuela hay uno por cada siete y en Brasil hay uno por cada nueve. El sector automotor lo conforman la industria nacional (ensamblaje) y la comercialización de Vehículos importados por lo cual está influenciado por variables macroeconómicas como: (i) la tasa de cambio; (ii) el crecimiento de la economía; (iii) la tasa de interés, (iv) la confianza de los consumidores; y (v) las expectativas que generan los acuerdos comerciales. En los últimos años las anteriores variables han generado un ambiente positivo lo cual se ha reflejado en un fuerte aumento de las ventas de Vehículos importados, y también en la pérdida de participación de la industria nacional. Hace unos años los Vehículos ensamblados en Colombia correspondían al 50% del mercado y actualmente sólo alcanzan un 32%. El crecimiento de las importaciones de Vehículos obedece a la pérdida de competitividad del dólar frente al peso, el decrecimiento en la demanda agregada del mundo desarrollado que motiva a los importadores a buscar mercados emergentes aplicando estrategias de ventas agresivas y los Acuerdos Comerciales con México, Estados Unidos, Europa y, próximamente, con Corea del Sur, que benefician al consumidor final con ocasión de la competencia de precios. Esto resulta en Vehículos importados más económicos en segmentos de la población que antes sólo los cubría la industria nacional. Los Vehículos importados proceden principalmente de Corea del Sur, México, India, Japón, Ecuador, China y Estados Unidos. Para aumentar la productividad de la industria local, el Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación – Colciencias –, la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia – ANDI –, el Programa de Transformación Productiva de Autopartes y la Universidad del Valle, han trabajado en el Centro de Desarrollo Tecnológico Automotor para la investigación de productos y materiales que sean soporte de la fabricación de Vehículos, repuestos y accesorios. El sector automotor es considerado por el Estado colombiano como uno de los que más valor agregado genera y de los que más interviene en los demás sectores productivos, además de fomentar el empleo de calidad y la capacitación del personal. Teniendo en cuenta que el parque automotor objeto del presente contrato se encuentra en su mayoría ubicado en la ciudad de Cúcuta pero que las distancias entre las ciudades de Cúcuta y Bucaramanga en tiempo superan las 7 horas de carretera en regular estado, se requiere la prestación del servicio en cada una de las ciudades en talleres que cumplan las especificaciones técnicas descritas en el presente estudio ya que sería imposible y desgastante llevar una carro de una ciudad a otra para un mantenimiento. Se consultaron las páginas amarillas en cada una de las ciudades a fin de valorar la oferta, encontrándose 100 posibles oferentes especializados en mecánica automotriz en cada una de las ciudades que están en capacidad de prestar servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, latonería, pintura, mantenimiento eléctrico a vehículos multimarcas, incluyendo además la colocación de repuestos. En la oferta para la ciudad de Bucaramanga se encuentran talleres tales como: CODIESEL, MAZDAUTOS, CENTRAL MOTOR, MOTORESTE, MOTORYSA, YAMAHA MOTOS, NEOCROSS, INCOMOTOS YAMAHA, CAMPESA. En la oferta para la ciudad de Cúcuta se encuentran talleres tales como: CINASCAR, GALAUTOS, CAMPESA, CODIESEL, MAYORAUTOS, SUPERMOTOS DEL ORIENTE, YAMAHA MEYER MOTOS. Al hacer una consulta más específica relacionada con los talleres que prestan servicio de vehículos marca CHEVROLET, MAZDA, HIUNDAY y motos marca YAMAHA, la lista sigue siendo muy amplia, encontrándose TALLERES de gran trayectoria en las ciudades referenciadas que han prestado o prestan sus servicios a entidades oficiales como gobernaciones, alcaldías, Ejercito, Policía, Fiscalia, entre otros. Se enuncian algunos para cada una de las ciudades: Cúcuta: SERVITECA ROSETAL Diagonal Santander No. 4e-95 telf. 5718740 srosetal@telecom.com.co MULTISERVICIOS H Y F CALLE 4AN No. 4-28 telf.5792837 TALLER MAOTECH Redoma san Mateo CONMUTADOR 5761544 - 5760509 maotechltda@tutopia.com Bucaramanga: FRENOS GBC CALLE 18 NO. 16-16 TELF 6714052e FRENOSGBC@HOTMAIL.COM PRINCIPAL MOTORS & CIA LTDA CALLE 31 NO. 7-106, telf. 6428907 principalmotors@hotmail.com TODOCAMPEROS CARRERA 15 NO. 20-73 PBX: 6714488 todocamperosbucaramanga@hormail.com Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 7 de 15 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO MINIMA CUANTIA AGCF.XX. VX CENTRAL AUTOMOTRIZ CALLE 14 NO. 19-18 TELF. 6712670, CEL. 315-8811424 D. Histórico: Migración Colombia ejecutó contrataciones similares en las vigencias 2012 y 2014 con el siguiente objeto: Contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos originales u homologados, incluido servicio de lavado y despinche, para los vehículos de marcas CHEVROLET, MAZDA, YAMAHA y HIUNDAY que conforman el parque automotor de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, asignados a la Regional Oriente en Cúcuta y Bucaramanga así como el lavado de vehículos NISSAN y TOYOTA que no cuenten con este servicio. En Cúcuta CONTRATISTA JJINYECTRONICSJHONATAN JAVIER ORTIZ SERVITECA ROSETAL—WILLIAM VILLAMIZAR QUINTERO (objeto lavadas y despinches) SERVITECA ROSETAL—WILLIAM VILLAMIZAR QUINTERO No. CONTRATO VALOR PLAZO Aceptación 103 de 2012 $4.000.00 0 25 septiembre-2012 al 31 diciembre de 2012 Aceptación de Oferta 090/2012 $2.149.97 3 3 septiembre-2012 al 31 diciembre de 2012 Aceptación de Oferta 013/2014 $13.401.5 64 Adición 1 $1.500.00 0 Marzo 19 a 31 de diciembre de 2014, prorroga hasta febrero 28 de 2015 o agotar el presupuesto. En Bucaramanga: CONTRATISTA No. CONTRATO VALOR FRENOS GBC(MANTENIMIENT O MOTOS YAMAHA) ACEPTACION 013 DE 2012 PRINCIPAL MOTORS & CIA LTDA Aceptación de Oferta 119/2012 $3.000.000 PRINCIPAL MOTORS & CIA LTDA Aceptación de Oferta 014/2014 $6.000.000 ADICION 1:$2.500.000, ADICION 2:$490.000 $612.000 PLAZO MAYO 28 A DICIEMBRE 31 DE 2012. OCTUBRE 29 A DICIEMBRE 31 DE 2012 MARZO 19 A 31 de diciembre de 2014, prorroga hasta febrero 28 de 2015 o agotar el presupuesto Una vez perfeccionado el contrato y cumplidos los requisitos de ejecución, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia pagará al contratista el valor del contrato en mensualidades vencidas, de conformidad con los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo efectivamente realizados. Los pagos se realizarán dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a la fecha de presentación de las facturas o cuentas de cobro correspondientes, acompañadas de los informes de actividades, de la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato, y la certificación expedida por el Representante Legal o por el Revisor Fiscal, según sea el caso, del pago de sus obligaciones a los sistemas de Salud, Pensión, Riesgos Profesionales y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, o del soporte del pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Pensión y Riesgos Laborales (Persona Natural). 4.4. Forma de pago. PARÁGRAFO 1: Si las facturas o cuentas de cobro no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. PARÁGRAFO 2: Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA. PARÁGRAFO 3: Los pagos quedan sujetos igualmente al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar, a la expedición de la obligación y orden de pago SIIF, y a la aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja – PAC, por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Los documentos soportes para el pago deberán ser avalados por el supervisor del contrato. 4.5. Requisitos para el pago. Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 8 de 15 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO MINIMA CUANTIA AGCF.XX. VX Para el pago se requiere de la presentación de los siguientes documentos: a. b. c. d. (Certificación de cumplimiento o recibo a satisfacción de los servicios de mantenimiento requeridos, suscrito por el supervisor del contrato. Copia del recibo o constancia de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en Salud y Pensión, Parafiscales y Sistema General de Riesgos Laborales, la cual deberá corresponder a lo legalmente exigido. Factura o cuenta de cobro respectiva. Informe periódico de supervisión expedido por el supervisor del contrato por cada pago que autoriza. Sin perjuicio de lo anterior, queda entendido que la forma de pago supone la prestación real y efectiva de los servicios pactados y del cumplimiento de las obligaciones generales y específicas. 5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. El plazo de ejecución del contrato será hasta el 31 de Diciembre de 2015 o hasta agotar presupuesto, lo primero que ocurra. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN. 5.1. Plazo. 6. La contratación, cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Número: 6.1 CDP. 15115 de Enero 14 de 2015 El CDP mencionado afecta el Rubro Presupuestal: A-2-0-4-5-6 - Nombre del Rubro: Mantenimiento equipo de navegación y transporte, Fuente: Nación; Recurso: 10; Situación: CFS, expedido por el Grupo Financiero de la UAEMC. En caso que aplique : 7. Recursos de vigencias futuras del año 2015 No aplica Valor: No aplica No. de Autorización: No aplica CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE. El precio es el factor de selección del proponente. Es decir, MIGRACION COLOMBIA debe adjudicar el proceso de contratación al oferente que cumpla con todas las condiciones exigidas por la Entidad en los presentes estudios previos y en la invitación a participar, y que ofrezca el menor valor; por tal razón, no hay lugar a puntajes para evaluar las ofertas sobre las características del objeto a contratar, su calidad o condiciones. La entidad adjudicará de manera parcial o total. Es decir que se aceptarán propuestas para cada una de las ciudades o con cobertura total. El valor de la oferta más económica se determinará por cada una de las ciudades para las que se reciba ofertas. 8. REQUISITOS HABILITANTES. Para este proceso, los requisitos habilitantes, que se exigirán serán los siguientes: a) Carta de presentación de la propuesta: Siguiendo el modelo que para tal efecto se suministra en documento anexo, debidamente firmada por el proponente o en caso de ser persona jurídica por el Representante legal o por la persona que se encuentre debidamente facultada o autorizada para ello. b) Certificado de Existencia y Representación Legal (o su equivalente) (Según el caso): En caso de contar con Certificado de Existencia y Representación Legal, este debe tener fecha de expedición inferior a 30 días con relación a la fecha de la invitación. 8.1 Cuando el Representante Legal de la firma proponente, de conformidad con el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, tenga limitada su capacidad para licitar o contratar, deberá acompañar la correspondiente autorización del órgano directivo de la sociedad, “autorizándolo para estos fines”. Capacidad Jurídica. Cuando se actúe en calidad de apoderado, deberá acreditarse tal condición mediante documento legalmente otorgado ante autoridad competente. c) Certificación de Aportes Parafiscales y a los Sistemas de Seguridad Social (Personas Jurídicas). Los proponentes deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de Salud, Riesgos laborales, Pensiones y Aportes a las Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA, si a ello hubiere lugar, durante los seis (6) meses anteriores a la presentación de las propuestas. Igual obligación deberá cumplir y acreditar durante la ejecución del contrato si el proponente fuere favorecido, conforme al artículo 50 de la ley 789 de 2002 y el artículo 23 de la Ley Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 9 de 15 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO MINIMA CUANTIA AGCF.XX. VX 1150 de 2007. Las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal si la sociedad cuenta con éste, o por el Representante Legal. Las personas naturales lo harán mediante la certificación o constancia de inscripción de la empresa correspondiente. d) Certificación de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación Representante Legal. e) Certificación de Antecedentes en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República Representante Legal. f) Certificación de Antecedentes Judiciales Representante Legal. g) Fotocopia de la C.C. del Representante Legal o persona natural Experiencia: No aplica para este proceso en razón a que se verificarán aspecto de tipo técnico asociados al taller, equipos y personal. 8.2 Capacidad Técnica - Experiencia. Oferta Técnica: El proponente deberá presentar en su propuesta, la oferta técnica del objeto del presente proceso, la cual deberá corresponder a las condiciones Técnicas básicas Mínimas Obligatorias que se encuentran contenidas en el numeral 3 de los presentes estudios. a) Certificación expedida por Entidad Bancaria: en la que conste: nombre del titular de la cuenta, identificación, número de cuenta del proponente, el tipo de cuenta y si a la fecha está activa, de conformidad con el Decreto 4318 del 30 de Noviembre de 2006. (Fecha de expedición no mayor a 30 días contados a partir de la fecha presentación de propuesta). b) Registro Único Tributario (RUT): Anexar fotocopia del Registro Único Tributario, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. c) d) Formulario diligenciado de creación de terceros en el SIIF (se adjunta formato). Oferta Económica. El proponente deberá presentar su oferta en pesos colombianos, indicando el valor mensual del servicio, sin centavos, antes de liquidar el IVA, discriminando este impuesto por separado según corresponda y teniendo en cuenta las exenciones que apliquen. El valor ofertado por parte del proponente, debe incluir todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas, transporte y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la oferta, de la suscripción y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes, ya que los mismos se entienden por cuenta del contratista. 8.3. Capacidad Financiera Estarán a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación, elaboración y presentación de la oferta. Por lo tanto, la Unidad Administrativa de Migración Colombia, no reconocerá ningún rembolso por este concepto. La tarifa del IVA y el valor correspondiente a dicha tarifa deben sujetarse a lo dispuesto en el Estatuto Tributario; en caso de no ser así, la Entidad verificará el cálculo del valor correspondiente a la tarifa del IVA y efectuará la corrección necesaria y el valor corregido será el tenido en cuenta para la elaboración del contrato que se genere como resultado del presente proceso. Todos los valores de la propuesta económica, tales como costo básico, IVA y costo total de la propuesta deben ajustarse al peso, bien sea por exceso o por defecto. FORMATO OFERTA ECONOMICA Se anexa cuadro en Excel para ser diligenciado por los potenciales proponentes. El proponente debe cotizar la totalidad de los ítems Se sumará el valor total de mantenimientos cotizados por cada vehículo. El valor total se divide entre el número de vehículos para determinar el valor promedio por vehículo. El valor promedio por vehículo servirá de base para determinar la oferta más económica. (El menor valor promedio por vehículo) Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 10 de 15 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO MINIMA CUANTIA AGCF.XX. VX Lo anterior como quiera que se requiere cotizar los diferentes servicios de mantenimiento preventivo y correctivo pero no significa que necesariamente todos los vehículos necesiten la totalidad de los mantenimientos ofertados. 9. ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO. La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo establecido en el inciso 23º del artículo 3º y artículos 15º, 17º y el numeral 2º del artículo 159º del Decreto 1510 de 2013, así como lo señalado en la Metodología para identificar y clasificar los riesgos (Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación, elaborado y publicado por Colombia Compra Eficiente en su página web www.colombiacompra.gov.co, procedió a tipificar, estimar y asignar aquellas circunstancias que siendo potenciales alteraciones del equilibrio económico, puedan preverse por su acaecimiento en contratos similares; por la probabilidad de su ocurrencia en relación con el objeto contractual o por otras circunstancias que permitan su previsión. Dicha previsibilidad genera la posibilidad de establecer responsabilidades y tratamientos específicos de asignación y mitigación. Antes de iniciar tenga en cuenta la siguiente información: VALORACION PROBABILIDAD IMPACTO VALORACIÓN IMPACTO 1 Insignificante 1 2 Menor 2 Posible (Puede ocurrir en cualquier momento futuro) 3 Moderado 3 Financieros Probable (Probablemente va a ocurrir) 4 Mayor 4 Regulatorios Casi Cierto (Ocurre en la mayoría de circunstancias 5 Catastrófico 5 CLASE FUENTE ETAPA TIPO PROBABILIDAD General Interno Planeación Económicos Específico Externo Selección Sociales o Políticos Contratación Operacionales Ejecución Raro (Puede ocurrir excepcionalmente) Improbable (Puede ocurrir excepcionalmente) De la Naturaleza Ambientales Tecnológicos Categoría Raro (Puede ocurrir excepcionalmente) Improbable (Puede ocurrir excepcionalmente) Posible (Puede ocurrir en cualquier momento futuro) Probable (Probablemente va a ocurrir) Casi Cierto (Ocurre en la mayoría de circunstancias Categoría Raro (Puede ocurrir excepcionalmente) Improbable (Puede ocurrir excepcionalmente) Posible (Puede ocurrir en cualquier momento futuro) Probable (Probablemente va a ocurrir) Casi Cierto (Ocurre en la mayoría de circunstancias Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 2 3 4 5 6 7 3 4 5 6 7 8 4 5 6 7 8 9 5 6 7 8 9 10 Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico 1 2 3 4 5 1 Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto 2 Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto 3 Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo 4 Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo Riesgo Extremo 5 Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo Riesgo Extremo Riesgo Extremo Valoración Valoración Posteriormente, se identifican y describen los riesgos, según el tipo y la etapa del proceso de contratación en la que ocurre. Luego, se evalúan los riegos teniendo en cuenta su impacto y su probabilidad de ocurrencia y finalmente, se establece un orden de prioridad teniendo en cuenta los controles existentes y el contexto de los mismos. MECANISMOS DE COBERTURA: De acuerdo con el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, antes de efectuar la contratación la dependencia debe realizar una valoración de los riesgos que esta implica. DEFINICIONES: Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 11 de 15 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO MINIMA CUANTIA AGCF.XX. VX Para los efectos del presente proceso de selección, se entenderán las siguientes categorías de riesgo: Riesgo Previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia. Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia, tales como desastres naturales, actos terroristas, guerra o eventos que alteren el orden público. Tipificación del Riesgo: Es la enunciación que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que, en criterio de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato. Asignación del Riesgo: Es el señalamiento que hace la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo. Es importante señalar que los riesgos previsibles son aquellos que no están cubiertos por las garantías que amparan el cumplimiento, la calidad y cuando haya lugar la responsabilidad extracontractual de los contratos, por lo tanto NO SON RIESGOS PREVISIBLES, el incumplimiento, la responsabilidad extracontractual, la teoría de la imprevisión, las inhabilidades e incompatibilidades y los aspectos administrativos internos. Prioridad Baja Baja Media Media Calificación Total Bajo Medio Bajo Bajo Impacto Insignificante Menor Medio Moderado Probabilidad Posible Retraso o incumplimiento de los Ocurre cuando se presentan fallas plazos legales para la publicación en la disponibilidad del Sistema de de los actos y/o documentos Contratación Pública – SECOP derivados de los procesos (www.colombiacompra.gov.co) contractuales Afecta el cumplimiento de las Ocurre cuando se presentan obligaciones del contratante a demoras por parte de la Entidad en cargo del Supervisor del contrato, las aprobaciones previas de los relacionadas con la aprobación de productos y/o informes productos y/o informes, y genera desarrollados por el contratista. retraso en el trámite de pago a favor del contratista. Se presenta por la expedición de Genera una carga adicional a las normas que impongan nuevos previstas, que puede afectar a tributos, impuestos o cargas cualquiera o a las dos partes del parafiscales, que pueden afectar el contrato. equilibrio económico del contrato. Retrasos en la realización de los mantenimientos generando tiempos Afecta la eficiente y oportuna muertos en la operación de los prestación de los servicios vehículos Improbable Consecuencia de la ocurrencia de la evento Improbable Regulatorio Regulatorio DESCRIPCIÓN (Qué puede pasar y cómo puede ocurrir) Menor Tipo Tecnológico Ejecución Ejecución Operacional Etapa Contratación Externo Externa Externa Interno General General Ejecución Fuente Clase General General 3 4 2 1 No. Migración Colombia, identificó para el presente proceso de contratación los riesgos que se relacionan en la siguiente tabla: No Grupo de Contratación Monitoreo y revisión Reportando oportunamente las fallas del sistema Documentando oportunamente las fallas del sistema Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 12 de 15 Periodicidad ¿Cuándo? ¿Cómo se realiza el monitoreo? Persona responsable por implementar el tratamiento ¿Afecta el equilibrio económico del contrato? Calificación Total Baja Impacto Insignificante Comunicación permanente con la plataforma SECOP para solventar los problemas derivados de la caída del sistema Probabilidad Tratamiento/Controles a ser implementados Raro ¿A quién se le asigna? Impacto después del tratamiento MIGRACION COLOMBIA 1 No. Forma de Mitigarlo: Cada vez que se requiera la publicación de un documento dentro del proceso contractual. @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO MINIMA CUANTIA Persona responsable por implementar el tratamiento Monitoreo y revisión Periodicidad ¿Cuándo? ¿Cómo se realiza el monitoreo? ¿Afecta el equilibrio económico del contrato? Calificación Total Baja Baja Medio Impacto Insignificante Probabilidad Insignificante Medio Aplicación inmediata de las disposiciones legales y ajuste de los procesos internos de la entidad. Establecer planilla de control de ingreso y egreso de vehículos enviados a mantenimiento Raro Revisión y aprobación oportuna de la documentación inherente a los productos e informes del contrato. Raro MIGRACION COLOMBIA Tratamiento/Controles a ser implementados Menor ¿A quién se le asigna? Impacto después del tratamiento MIGRACION MIGRACION COLOMBIA COLOMBIA CONTRATIST CONTRATIST A A 4 3 2 No. AGCF.XX. VX No Supervisor del contrato Se establecen comités de seguimiento y Conforme a los supervisión, para la plazos revisión previa de contractuales. los productos e informes. No CONTRATISTA MIGRACION COLOMBIA Permanente consulta actualización normativa. No CONTRATISTA MIGRACION COLOMBIA Monitoreo permanente de oportunidad en el servicio de mantenimiento y Permanente Permanente 10. GARANTÍAS. 10.1 Exigibilidad Sí ______ No ___X_ 10.2 Justificación. Teniendo en cuenta que el valor del contrato es inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de Migración Colombia, así como la naturaleza, forma de pago, el plazo de ejecución, la previsión por parte de la Entidad de herramientas de seguimiento y control a la ejecución se considera que no es necesario exigir garantías, de tal manera que se dará aplicación a lo dispuesto en el inciso 5º del artículo 7º de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 77 del Decreto 1510 de 2013. Así mismo como mecanismo de mitigación de riesgo la entidad efectuará el pago contra recibo a satisfacción. 11. OTROS ASPECTOS DEL CONTRATO. 11.1 Lugar de ejecución. Las actividades a realizar se ejecutarán en las ciudades de Cúcuta y Bucaramanga donde Migración Colombia tiene ubicado su parque automotor. La supervisión y control de la ejecución del contrato estará a cargo de: Nombre Cargo Dependencia SERGIO ANDRES BLANCO SUAREZ Auxiliar administrativo Regional Oriente La supervisión y control de la ejecución del contrato en Bucaramanga estará a cargo de: Nombre Cargo Dependencia 11.2 Seguimiento. OLGA MORANTES GALLARDO Coordinadora Grupo de Apoyo Regional Oriente Con el apoyo técnico de los CONDUCTORES radicados en cada una de las ciudades de Cúcuta y Bucaramanga. Deberán en el ejercicio de sus funciones observar lo dispuesto en el artículo 4 y el numeral 1° del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, y el manual de contratación de la entidad. El supervisor no podrá adoptar decisiones que impliquen la modificación de los términos y condiciones previstas en el contrato, las cuales únicamente podrán ser adoptadas por el ordenador del gasto y el contratista, mediante la suscripción de las correspondientes modificaciones al contrato. La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, sobre el cumplimiento del objeto del contrato. En ese sentido quien ejerza la supervisión se encuentra facultado para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y es responsable por mantener a la entidad informada de los hechos y circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados en conductas punibles, o que puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato. Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 13 de 15 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO MINIMA CUANTIA AGCF.XX. VX El supervisor entre otras funciones tendrá las siguientes: Velará por los intereses del MIGRACION COLOMBIA y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza del contrato le sean propias. Verificar que EL CONTRATISTA cumpla con la ejecución del contrato de conformidad con lo establecido por MIGRACION COLOMBIA. Decidir sobre los cambios y modificaciones en las especificaciones que no afecten sustancialmente el servicio contratado. Vigilar el cumplimiento del objeto del presente contrato de conformidad con lo establecido por MIGRACION COLOMBIA y expedir las certificaciones de cumplimiento a satisfacción del mismo para efectos del pago correspondiente. Informar a la Secretaría General los aspectos relacionados con la ejecución del contrato que deban rendirse de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten. Ejercer la supervisión, técnica, financiera, administrativa, contable y jurídica del contrato, indicando si ésta se ajusta al plan de trabajo o en caso contrario analizar las causas y problemas surgidos para que se tomen las medidas pertinentes, señalando las recomendaciones especiales y comentarios que crea convenientes (artículo 83 de la Ley 1474 de 2011). Constatar que el objeto del contrato reúna las condiciones mínimas requeridas por MIGRACION COLOMBIA y ofrecidas en la propuesta del CONTRATISTA. El supervisor no podrá exonerar a EL CONTRATISTA. de ninguna de las obligaciones o deberes contractuales; tampoco podrá sin autorización escrita, ordenar cambio alguno que traiga consigo variaciones en el plazo o en el valor del contrato, ni efectuar ninguna modificación en la concepción del servicio contratado. Elaborar conjuntamente con EL CONTRATISTA las actas de iniciación del contrato. Proyectar el acta de liquidación del contrato y Suscribirla conjuntamente con el CONTRATISTA y posterior firma del competente contractual. Velar por que EL CONTRATISTA cumpla con cada una de las obligaciones establecidas en presente documento. Responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y la Ley. Informar el incumplimiento o mora de las obligaciones adquiridas por EL CONTRATISTA para que se adopten las medidas legales pertinentes. Requerir a EL CONTRATISTA el cumplimiento de las obligaciones de acreditar el pago aportes de salud y pensión y Riesgos laborales. Este requisito es indispensable para el pago que se debe efectuar a EL CONTRATISTA. Comunicar al Grupo de Contratos con la debida sustentación técnica, la elaboración de prórrogas, adiciones, otrosí y/o cualquier cambio en el desarrollo del contrato. Avalar los documentos soporte para los pagos. Remitir periódica y oportunamente al Grupo de Contratos los documentos tales como: Actas de Inicio, Actas de Liquidación, Órdenes de pago, Certificaciones de Cumplimiento, Facturas, informe de actividades sobre la ejecución del contrato y demás que surjan como consecuencia de la ejecución del presente contrato. En el evento en que se produzca un remplazo, el supervisor saliente deberá entregar un informe de ejecución del contrato al Coordinador del Grupo de Contratos para incluir en la carpeta contractual. Las demás inherentes a su calidad de supervisor, que surjan durante el contrato y que tengan como justificación la ejecución del mismo. 11.3 Identificación del contrato. Aceptación de oferta – Mantenimiento. 12. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. 12.1. Fundamentos Jurídicos. Teniendo en cuenta la necesidad planteada por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, el presente proceso de contratación se enmarca dentro de la modalidad de MÍNIMA CUANTÍA, acorde con lo señalado en el capítulo V, artículos 84 y 85 del Decreto 1510 de 2013. 13. FIRMAS DEL DOCUMENTO. COMITÉ ESTRUCTURADOR: Parte técnica: AREA: Subdirección Administrativa y Financiera. FUNCIONARIO: Marcela Manrique Castro. CARGO: Coordinador Grupo Procesos de Apoyo. FIRMA: _____________________________________________ Parte Financiera: AREA: Subdirección Administrativa y Financiera. FUNCIONARIO: Doris Alieth Martinez Aguilar. CARGO: Coordinadora Grupo Soporte a la Gestión Regional. FIRMA: ____________________________ Parte Jurídica: Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 14 de 15 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO MINIMA CUANTIA AGCF.XX. VX AREA: Oficina Asesora Jurídica. FUNCIONARIO: Gemma Judith Angel V. CARGO: Abogada. FIRMA: _____________________________ LA PRESENTE CONTRATACION SE ENCUENTRA INCLUIDA EN EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES APROBADO EL 02 DE ENERO DE 2015. LOS PRESENTES ESTUDIOS PREVIOS SE FIRMAN A LOS: ________________________ Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 15 de 15 @migracioncol •