UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION AGCF.XX. VX En cumplimiento a lo dispuesto por el Estatuto General de la Contratación Pública, especialmente lo establecido en el literal h) del numeral 4 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013, se presenta el estudio previo para adelantar un proceso de Contratación Directa, tendiente a la suscripción de un contrato por Prestación de servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión. 1. ANALISIS SOBRE LA CONVENIENCIA DE REALIZAR LA CONTRATACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN. El Gobierno Nacional a través del Decreto 4062 de 2011, creó la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia como un organismo civil de seguridad denominada Migración Colombia, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente, con jurisdicción en todo el territorio, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores e integrada por once (11) Regionales, treinta y ocho (38) Puestos de Control Migratorio y veintisiete (27) Centros Facilitadores de Servicios Migratorios. El objetivo de Migración Colombia, es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjería del Estado Colombiano, dentro del marco de la Soberanía Nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la materia defina el Gobierno Nacional. SITUACIÓN ACTUAL La entidad cuenta con un total de 219 vehículos que conforman el parque automotor a nivel nacional que apoyan la misión y funcionamiento administrativo y operativo de Migración Colombia. El detalle del parque automotor se relaciona a continuación: TIPO CANTIDAD BUS 1 CAMIONETA BLINDADA 8 BOTE 2 CONVENCIONAL 78 MICROBUSES 4 MOTOCICLETA 54 PATRULLA MIGRATORIA 71 UNIDAD MOVIL 1 TOTAL 219 Dentro de este parque automotor se incluyen 4 vehículos y 2 motos dados de baja en el mes de Febrero de 2015 para los cuales se hace necesario realizar el avalúo comercial previo a la enajenación o permuta de los mismos, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 107 del Decreto 1510 de 2013. Los vehículos dados de baja que requieren avalúo son los siguientes: ITEM PLACA DESCRIPCIÓN UBICACIÓN 1 ONI784 CAMIONETA CHEVROLET D-MAX 4X4 DC CALI 2 CND098 CAMIONETA NISSAN D22 CALI 3 BWI129 CAMIONETA CHEVROLET GRAN VITARA 4 * 4 SIN PLATON VILLAVICENCIO 4 CSO929 BUS CHEVROLET B-70 PARQUEADERO PONAL 5 ZBV38A MOTOCICLETA SUZUKI TS 185 BODEGA CALLE 100 6 ZBV45A MOTOCICLETA SUZUKI TS 185 BODEGA CALLE 100 Una vez revisada la planta de personal de la entidad, se pudo establecer que en la actualidad no se cuenta con personal que tenga el conocimiento, la Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 1 de 17 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION AGCF.XX. VX experiencia y certificaciones requeridas para adelantar las labores de avaluador de vehículos. Por ello, surge la necesidad de contar con una firma que tenga la infraestructura y competencia necesaria, la experiencia en este tipo de actividades, que sea idóneo y reúna las calidades y condiciones que permitan atender diligente y satisfactoriamente las exigencias antes mencionadas. VENTAJAS DE LA CONTRATACIÓN La contratación con la firma AVALUPERIAUTOS S.A.S le permitirá a MIGRACION COLOMBIA atender la totalidad de avalúos de los vehículos, de manera oportuna. Esta firma cuenta con peritos avaluadores en las diferentes ciudades, que tienen el conocimiento y experiencia para cumplir con el objeto contractual. La firma AVALUOPERIAUTOS ha demostrado tener la idoneidad y la experiencia de más de 10 años, directamente relacionada con el objeto contractual. La firma se encuentra registrada en el Registro Nacional de Avaluadores. Así mismo cuenta con experiencia en realización de avalúos para entidades estatales tales como PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA, PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION, SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTES, y con entidades particulares tales como DAVIVIENDA, BANCO DE COLOMBIA y BANCO DE OCCIDENTE, entre otros. En la vigencia 2014 Migración Colombia realizó 10 avalúos con esta firma, obteniendo buenos resultados con los servicios contratados. En ese sentido, con la presente contratación MIGRACIÓN COLOMBIA busca dar cumplimiento a sus objetivos y funciones así como al proyecto de funcionamiento a saber: Plan Anual de Adquisiciones Tipo de presupuesto asignado Nombre del proyecto o de la necesidad que se incluyó en el Plan Anual de Adquisiciones Código BPIN No. No Plan de Adquisiciones 64158 Consecutivo 124 Funcionamiento PRESTACIÓN DE SERVICIOS,PROFESIONALES PARA LA REALIZACION DE AVALUOS DE VEHICULOS N/A Igualmente con la contratación que se solicita, la Secretaría General busca dar cumplimiento a su plan de acción a saber: Denominación: Meta: Actividad principal: Actividad desagregada: 2. Plan de Acción 2015. Gestión Administrativa bienes muebles e inmuebles Eficiencia Administrativa. Remate de bienes OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES, LAS AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS REQUERIDOS PARA SU EJECUCIÓN, Y CUANDO EL CONTRATO INCLUYE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN, LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO. 2.1. Objeto. Realización de avalúos comerciales de vehículos que conforman el parque automotor de Migración Colombia de conformidad con las condiciones establecidas en los estudios previos y la propuesta presentada por EL CONTRATISTA. CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS ES EL SISTEMA DE CODIFICACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS La clasificación de los bienes y servicios, objeto del proceso de contratación, son los siguientes: 2.2 Clasificación UNSPSC. Segmento Familia Clase Código 80 Nombre Servicios de gestión, servicios profesionales de empresa y servicios administrativos Código 8010 Nombre Servicios de Asesoría de Gestión Código 801015 Nombre Servicios de consultoría de negocios y administración corporativa Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 2 de 17 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION AGCF.XX. VX 2.3. Autorizaciones, permisos y licencias requeridos para la ejecución del objeto contractual. Inscripción en el Registro Nacional de Avaluador - Superintendencia de Industria y Comercio Social: No aplica de conformidad al tipo de contratación. Económico: No aplica de conformidad al tipo de contratación. Ambiental: No aplica de conformidad al tipo de contratación. CARACTERISTICAS DE LOS AVALUOS COMERCIALES Y PERITAJE CON INSPECCIÓN TÉCNICO – MECÁNICA SOLICITADOS 1. Valor Comercial del vehículo Inspeccionado para su comercialización. 2. Valor aproximado de las reparaciones que hubiere que hacerle basado en el presupuesto de Mano de Obra y Repuestos de las averías encontradas durante la inspección. 3. Comercialización del vehículo y Consecución de repuestos. 4. Valor sugerido para la venta, basados en la inspección Técnico Mecánica, Descontando las reparaciones Aproximadas inminentes a realizar. 5. Porcentaje de depreciación para vehículos de entidades Oficiales y servicio Público. 6. Entrega de Informe por escrito. - Peritaje Técnico Mecánico: Donde se Detallada cada parte del estado de los conjuntos: 2.4. Especificaciones y condiciones técnicas del objeto contractual. 1 Motor 2. latonería 3. Pintura, 4. Tapicería, 5. Chasis, 6. Caja y Transmisión 7. Frenos 8. Refrigeración 9. Sistema Eléctrico 10. Sistema de combustible e Inyección 11. Accesorios 12. Prueba de Ruta PERITAJE TECNICO –MECÁNICO - Peritaje (Con Inspección Técnico-Mecánica). * Estado General del vehículo: - Motor: Toma de compresiones, fugas de cilindros, golpeteos de motor, y comportamiento de Máquina, (niveles, filtros, correas, humedades). - Latonería: Inspección General de líneas de cuadre, plataformas y conjuntos guardafangos, puertas). de carrocería. (Costados, - Pintura: Estado general de pintura, carrocería, boceleria y vidrios. - Ambiente: Tapicería, asientos, techos, tableros e interiores. - Chasis: Puntas, vigas y batientes, plataformas reglajes de carrocería y Simetrías. Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 3 de 17 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION AGCF.XX. VX - Caja y Transmisión: Embragues, ejes, Cardan, Cajas auxiliares. - Suspensión: Rodamientos, amortiguadores, terminales, caja de dirección, Bujes y tijeras, caja de velocidades. - Sistema eléctrico: Cableaje, arranque, batería, luces computador, sistema mandos. - Sistema de combustible: Inyección, Inyectores, Tanque y Tuberías. - Accesorios: Estado sistema de Audio, Llantas, Aire Acondicionado, alarmas, blindajes, parlanteria, Air Bag. Comercialización, consecución de Repuestos. Cada informe debe contener improntas y registro fotográfico. UBICACIÓN DE LOS VEHICULOS 2.5.1. Generales. 2.5. Obligaciones del contratista. ITEM PLACA DESCRIPCIÓN UBICACIÓN 1 ONI784 CAMIONETA CHEVROLET D-MAX 4X4 DC CALI 2 CND098 CAMIONETA NISSAN D22 CALI 3 BWI129 CAMIONETA CHEVROLET GRAN VITARA 4 * 4 SIN PLATON VILLAVICENCIO 4 CSO929 BUS CHEVROLET B-70 PARQUEADERO PONAL 5 ZBV38A MOTOCICLETA SUZUKI TS 185 BODEGA CALLE 100 6 ZBV45A MOTOCICLETA SUZUKI TS 185 BODEGA CALLE 100 Cumplir con el objeto del contrato. Conocer a cabalidad el estudio previo, la propuesta y el contrato, para realizar la ejecución del mismo con eficiencia y eficacia. Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social en salud, pensión, sistema general de riesgos laborales y aportes parafiscales, cuando haya lugar a ello, y presentar los documentos respectivos que así lo acrediten, conforme lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en la Ley 828 de 2003, la Ley 1562 de 2012, el decreto 723 de 2013 y demás normas que regulen la materia. Reportar al supervisor, de manera inmediata, cualquier novedad o anomalía que pueda afectar la ejecución del contrato. Guardar total reserva de la información que por razón de sus obligaciones y desarrollo de sus actividades obtenga. Esta es de propiedad de MIGRACION y solo salvo expreso requerimiento de autoridad competente podrá ser divulgada. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato le imparta MIGRACION, a través del supervisor del contrato. El contratista deberá estar atento y dispuesto a cualquier requerimiento que haga el Supervisor de acuerdo con lo estipulado en el contrato. 2.5.2. Específicas. Presentar previo a la firma del acta de inicio, los documentos necesarios para su ejecución. Suscribir conjuntamente con el supervisor del contrato, el acta de inicio y actas que se requieran. Presentar a la Entidad informe de avalúo comercial y peritaje con inspección técnico – Mecánica, impreso y en medio magnético de cada uno de los vehículos avaluados, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la realización del mismo. Dicho informe contendrá el registro fotográfico de los automotores. Remitir a Migración Colombia mínimo con un día de antelación, el listado de la (s) personas (s) que realizarán el avalúo, con el fin de gestionar los permisos correspondientes Prestar el servicio de forma integral, es decir que proveerá los equipos, documentos y elementos necesarios para el desarrollo y cumplimiento del objeto del contrato, así como los medios para Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 4 de 17 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION AGCF.XX. VX 2.6. Obligaciones de Migración Colombia. garantizar el desplazamiento de su (s) Perito (s) a las ciudades en donde se encuentran ubicados los vehículos y motos objeto de avalúo. Suministrar al supervisor del contrato toda la información que le sea solicitada para verificar el correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones que contrae, de acuerdo con los artículos 4º y 5º de la Ley 80 de 1993. Asistir a las reuniones que sean convocadas por el supervisor del contrato, para revisar el estado de ejecución del mismo, el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista o cualquier aspecto técnico referente al mismo. Presentar oportunamente las facturas o cuentas de cobro, los soportes correspondientes y demás documentos necesarios para el pago. Serán de propiedad de MIGRACIÓN COLOMBIA los resultados de los avalúos. El Contratista no podrá hacer uso de los mismos para fines diferentes a los del trabajo mismo, sin autorización previa, expresa y escrita de MIGRACIÓN COLOMBIA. El Contratista puede hacer uso y difusión de los resultados, informes y documentos, y en general de los productos que se generen en desarrollo y ejecución del presente contrato, siempre y cuando con ello no se afecte la confidencialidad de que trata el presente contrato y se haya obtenido previamente autorización de MIGRACIÓN COLOMBIA. Exigir al CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, así como la información que considere necesaria sobre el desarrollo del mismo, en forma directa o a través del supervisor del contrato. Intervenir en cualquier etapa del contrato a través del Supervisor. Adelantar las gestiones pertinentes para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias a que hubiere lugar. Verificar a través del supervisor, que la ejecución del presente contrato se realice en forma eficaz y oportuna. Suministrar la información y documentos necesarios que requiera el contratista para el cabal cumplimiento del objeto del contrato. Realizar los pagos correspondientes previa certificación de cumplimiento suscrita por el Supervisor del Contrato en las condiciones pactadas. Colaborar con el CONTRATISTA en lo que sea necesario para el cabal cumplimiento de sus obligaciones. Las demás inherentes a este tipo de contrato. Informes de avalúo comercial y peritaje técnico mecánicos de los vehículos y motos objeto de contratación. 2.7. Informes y/o productos. 2.8. Documentos técnicos desarrollo del proyecto. 3. para el No aplica. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA CONTRATACIÓN. Régimen Jurídico aplicable: El contrato a suscribir estará sometido a la legislación y jurisdicción Colombiana y se rige por las normas de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto 1510 de 2013 y demás normas que las complementen, modifiquen o reglamenten y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto del contrato. Modalidad de Selección: La modalidad de selección corresponde a la de Contratación Directa de que trata el literal h), numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013, se presenta el estudio previo para adelantar un proceso de Contratación Directa. Lo anterior por tratarse de un servicio que por sus características corresponde a aquellos que requieren contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, para el cumplimiento de las funciones misionales señaladas en la Constitución y la Ley, lo que permite que se adelante un proceso para la escogencia del contratista utilizando la regla dispuesta en la Ley como es la Contratación Directa. Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 5 de 17 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION AGCF.XX. VX 4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO. El valor del contrato es por la suma de: UN MILLON DOSCIENTOS TREINTA Y NUEVE MIL SEISCIENTOS PESOS ($1´239.600) M/Cte, incluidos los impuestos a que haya lugar. 4.1. Valor del contrato. El valor final del contrato corresponderá a la prestación efectiva y real del servicio. En caso de terminación anticipada, cesión o suspensión del contrato, sólo habrá lugar al pago proporcional de los servicios efectivamente prestados. Las variables que se consideraron para calcular el presupuesto oficial de esta contratación, se basaron en los contratos con objetos similares celebrados por la entidad: ENTIDAD CONTRATANTE CONTRATISTA No. CONTRATO MIGRACION COLOMBIA AVALUPERIAUTOS SAS CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 178 VALOR PLAZO $1.452.000 QUINCE (15) DÍAS SIN SOBREPASAR DICIEMBRE 31 DE 2014 Así mismo se solicitaron cotizaciones a empresas especializadas en el tema de avalúos de vehículos obteniendo la siguiente información: 4.2. Variables utilizadas para calcular el valor del contrato. CANT 3 1 2 TIPO DE VEHICULO CAMIONETA BUS MOTOCICLETA SUBTOTAL AVALUOS Y PERITAJES IVA 16% TOTAL AVALUOS Y PERITAJES Valor Desplazamiento del Perito y Viáticos a las Ciudades Bogotá, Cali, Villavicencio: AVALUPERIAUTOS AMERICANA DE AVALUOS VALOR VALOR VALOR VALOR TOTAL UNITARIO TOTAL UNITARIO 150.000 450.000 300.000 900.000 160.000 160.000 400.000 400.000 100.000 200.000 100.000 200.000 810.000 800.000 1.500.000 129.600 240.000 939.600 1.740.000 INLCUIDOS EN EL VALOR DEL AVALUO 300.000 VALOR FINAL COTIZACIONES 1.239.600 1.740.000 Para la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, es una necesidad imperiosa contar con los servicios de un experto avaluador de vehículos registrado en el Registro Nacional de Avaluadores, con conocimiento y experiencia para apoyar al área administrativa de la Entidad en el desarrollo de sus funciones. Que una vez revisada la planta de personal de la Entidad, se pudo establecer que en la actualidad no existe el personal que tenga el conocimiento y la experiencia requerida para realizar el servicio objeto de contratación. 4.3 Justificación. Que por ello, surge la necesidad de contar con una persona natural o jurídica que tenga la infraestructura y competencias necesarias, la experiencia en este tipo de actividades, que sea idóneo y reúna las calidades y condiciones que permitan atender diligente y satisfactoriamente las exigencias antes mencionadas. En este sentido, la firma AVALUOPERIAUTOS ha demostrado tener la idoneidad y la experiencia de más de 10 años, directamente relacionada con el objeto contractual. Ha trabajado con entidades estatales y particulares tales como: PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA, PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION, SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTES, DAVIVIENDA, BANCO DE COLOMBIA y BANCO DE OCCIDENTE, entre otros. Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 6 de 17 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION AGCF.XX. VX Con el propósito de observar lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013, cumplir con la Guía para la elaboración de Estudios de Sector publicada por Colombia Compra Eficiente, y materializar los principios de planeación, responsabilidad, y transparencia, esta entidad identificó que la regulación del ejercicio de la disciplina profesional a la que pertenece el perfil requerido para la ejecución del presente proceso contractual tiene fundamento político en la Constitución Política de 1991, artículo 26. Igualmente está debidamente regulada por la Legislación Colombiana, específicamente por el Ministerio de Transportes. Así mismo, la Superintendencia de Industria y Comercio otorga el Registro Nacional de Avaluadores a las empresas prestadoras de este servicio que cumplan con los requisitos establecidos para tal fin. PERSPECTIVA LEGAL: Las normas colombianas que aplican a la actividad valuadora son: Ley 1673 del 19 de julio de 2013; “Por la cual se reglamenta la actividad del avaluador y se dictan otras disposiciones". Resolución 3740 del 28 de noviembre de 2014-Ministerio de Transporte; “Por la cual se establece la base gravable de los vehículos automóviles, camperos, camionetas, motocicletas y motocarros, para el año fiscal 2015”. Ley 1420 de 1998; por el cual se reglamentan parcialmente el artículo 37 de la Ley 9 de 1989, el artículo 27 del Decreto-ley 2150 de 1995, los artículos 56, 61, 62, 67, 75, 76, 77, 80, 82, 84 y 87 de la Ley 388 de 1997 y, el artículo 11 del Decreto-ley 151 de 1998, que hacen referencia al tema de avalúos. Circular externa 060 del 19 de diciembre de 2005 expedida por la Contaduría General de la Nación Decreto 1510 de 2013 “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública” PERSPECTIVA COMERCIAL Y ORGANIZACIONAL: AVALUPERIAUTOS SAS es una firma avalada con Registro Nacional de Avaluador otorgado por la Superintendencia de Industria y Comercio, con más de 10 años de experiencia en avalúo y peritajes de vehículos en el sector financiero y empresas del Estado, cuenta dentro de sus procesos con la proyección de Normas Internacionales de Información Financiera para los Activos Fijos, con medición de vida útil estandarizada en flotilla de vehículos de transporte, de acuerdo al Avaluó Técnico, en la Norma NIF13- NIF-16. 4.4 Análisis del sector. PERSPECTIVA FINANCIERA: La tarifas aplicables a la realización de avalúos se encuentran contenidas en la Resolución 3740 de 2014: PERSPECTIVA TÉCNICA: Las condiciones técnicas establecidas en los presentes estudios previos corresponden a las condiciones mínimas necesarias para la óptima realización de los avalúos comerciales de 6 vehículos de propiedad de migración Colombia, ubicados en Cali (2), Villavicencio (1) y Bogotá (3). ANÁLISIS DE RIESGO: La Coordinación del Grupo Administrativo solicitante de este proceso, analizó los posibles riegos que puedan afectar el presente proceso contractual, tales como: su objeto, la disponibilidad de recursos, la suficiencia del presupuesto Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 7 de 17 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION AGCF.XX. VX estimado, las actuales condiciones políticas, la normatividad aplicada, esta información se encuentra consignada en la estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles, numeral 6 de los presentes Estudios Previos. ANÁLISIS HISTÓRICO: Migración Colombia ejecutó contratación similar en la vigencia 2014, así: Objeto: Contratar la prestación de los servicios profesionales consistentes en la realización del avalúo comercial del Edificio Platinum, ubicado en la ciudad de Bogotá D.C. ENTIDAD CONTRATANTE CONTRATISTA No. CONTRATO MIGRACION COLOMBIA AVALUPERIAUTOS SAS CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 178 VALOR PLAZO $1.452.000 QUINCE (15) DÍAS SIN SOBREPASAR DICIEMBRE 31 DE 2014 ANALISIS DEL MERCADO: El servicio valuatorio de vehículos es prestado por personas naturales o jurídicas que están debidamente registradas y autorizadas por la superintendencia de industria y comercio. Así mismo, el Registro Nacional de Avaluadores profesionales de Colombia "R.N.A - P.C", es un ente de carácter gremial y regulador como control y vigilante del ejercicio del oficio de "avaluador” en las diferentes especialidades para la valuación de bienes muebles e inmuebles, de toda clase de activos en general, unificando su univalor como base para emitir un concepto técnico y matemático para la toma de decisiones en un momento o situación determinada con ética, moral y responsabilidad, como actor para dar fe y seguridad sobre lo actuado hoy legalmente constituido por la ley. Este ente tiene como objetivos ejercer control y vigilancia de los avaluadores miembros del registro a nivel nacional, razón por la cual los proponentes interesados deben acreditar la inscripción ante el REGISTRO NACIONAL DE AVALUADORES ANALISIS DE LA DEMANDA Se realizó análisis del sector a partir de la demanda causada por otras entidades estatales con relación al objeto del presente estudio; por lo cual se consultó en la página SECOP los procesos contractuales realizados, encontrado lo siguiente: PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Objeto: …() “Permuta de veintisiete vehículos (27) de propiedad de la Entidad, previamente avaluados por firmas especializadas, por vehículos sedan 4 puertas y camionetas Pick Ups doble cabina 4x2, que cumplan con las especificaciones técnicas exigidas en el presente estudio de conveniencia y en el pliego de condiciones del respectivo proceso de selección abreviada, los cuales prestaran sus servicios en la División Administrativa, Grupo Muebles y Servicios Administrativos”. Modalidad de contratación: selección abreviada de menor cuantía INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Objeto: Prestación servicios para la realización de los avalúos comerciales a los elementos remitidos por la Fiscalía General de la Nación al ICBF en cumplimiento de lo dispuesto por la ley 600 de 2000 y ley 7 de 1979 ubicados en las regionales Cesar, Meta, Tolima, Caldas, Magdalena, Casanare y Vichada del ICBF. Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 8 de 17 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION AGCF.XX. VX PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION Objeto: …() “Prestación servicios para la realización de los avalúos comerciales a los elementos remitidos por la Fiscalía General de la Nación al ICBF en cumplimiento de lo dispuesto por la ley 600 de 2000 y ley 7 de 1979 ubicados en las regionales Cesar, Meta, Tolima, Caldas, Magdalena, Casanare y Vichada del ICBF”. Modalidad de contratación: Subasta Inversa ICFES Objeto: Realizar el peritaje técnico - mecánico y avalúo comercial de los vehículos automotores relacionados Cuantía: $2.280.000 Contrato: Contrato de prestación de servicio DEFENSA CIVIL COLOMBIANA Objeto: realizar el avaluó comercial a diecinueve vehículos de propiedad la defensa civil colombiana Cuantía: $950.000 Contrato: Contratación mínima cuantía ANÁLISIS DE LA OFERTA Con el fin de establecer el valor promedio para contratar la prestación del servicio, la Coordinación Administrativa realizó un sondeo de mercado para lo cual se solicitó cotizaciones a las siguientes empresas y/o entidades: AVALUPERIAUTOS SAS, AMERICANA DE AVALUOS, INGEAVAL, AJUSTEV. De las firmas consultadas dos (2) presentaron cotizaciones conforme a lo requerido por la Entidad: COTIZACION 1 AVALUO PERIAUTOS COTIZACION 2 AMERICANANA DE AVALUOS A continuación se relacionan las cotizaciones recibidas: CANT 3 1 2 TIPO DE VEHICULO CAMIONETA BUS MOTOCICLETA SUBTOTAL AVALUOS Y PERITAJES IVA 16% TOTAL AVALUOS Y PERITAJES Valor Desplazamiento del Perito y Viáticos a las Ciudades Bogotá, Cali, Villavicencio: AVALUPERIAUTOS AMERICANA DE AVALUOS VALOR VALOR VALOR VALOR TOTAL UNITARIO TOTAL UNITARIO 150.000 450.000 300.000 900.000 160.000 160.000 400.000 400.000 100.000 200.000 100.000 200.000 810.000 800.000 1.500.000 129.600 240.000 939.600 1.740.000 INLCUIDOS EN EL VALOR DEL AVALUO 300.000 VALOR FINAL COTIZACIONES 1.239.600 1.740.000 El valor de los servicios se ajusta al presupuesto destinado por la entidad para esta contratación. 4.5. Certificado de disponibilidad presupuestal. La contratación, cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Número: 29115 del 18 de Marzo de 2015 El CDP mencionado afecta el Rubro Presupuestal: A-1-0-2-14 Remuneración Servicios Técnicos, Fuente: Nación; Recurso: 10; Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 9 de 17 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION AGCF.XX. VX Situación: CFS, expedido por el Grupo Financiero de la UAEMC. En caso que aplique : Recursos de vigencias futuras del año N/A Valor: N/A No. de Autorización: N/A Una vez perfeccionado el contrato y cumplidos los requisitos de ejecución, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia pagará al contratista el valor del contrato en un solo desembolso al recibo de la totalidad de los avalúos contratados. 4.6. Forma de pago Los pagos se realizarán dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a la fecha de presentación de las facturas o cuentas de cobro correspondientes, acompañadas de los informes de avalúos, de la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato, y la certificación expedida por el Representante Legal o por el Revisor Fiscal, según sea el caso, del pago de sus obligaciones a los sistemas de Salud, Pensión, Riesgos Laborales y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, o del soporte del pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, Pensión y Riesgos Laborales (Persona Natural). PARÁGRAFO 1: Si las facturas o cuentas de cobro no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. PARÁGRAFO 2: Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA. PARÁGRAFO 3: Los pagos quedan sujetos igualmente al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar, a la expedición de la obligación y orden de pago SIIF, y a la aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja – PAC, por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Los documentos soportes para el pago deberán ser avalados por el supervisor del contrato. Para el pago se requiere de la presentación de los siguientes documentos: 4.7. Requisitos para el pago. Informes de avalúos suscrito por EL CONTRATISTA Certificación de cumplimiento o recibo a satisfacción de los avalúos pactados, suscrito por el supervisor del contrato. Copia del recibo o constancia de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en Salud y Pensión, Parafiscales y Sistema General de Riesgos Laborales, la cual deberá corresponder a lo legalmente exigido. Factura o cuenta de cobro respectiva. Informe de supervisión expedido por el supervisor del contrato. Sin perjuicio de lo anterior, queda entendido que la forma de pago supone la entrega real y efectiva de los informes y/o productos pactados y del cumplimiento de las obligaciones generales y específicas. Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA. 4.8. Plazo. 5. El término de ejecución del presente contrato será de un (1) mes, contado a partir de la suscripción del acta de inicio, previo el cumplimiento de los requisitos legales de ejecución, es decir, la expedición del registro presupuestal correspondiente. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE. Considerando que el presente proceso de contratación se enmarca dentro de las causales de contratación directa por Contratación de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la Gestión, por lo tanto no hay lugar a la aplicación de factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. 5.1 Ofrecimiento más favorable. La verificación de cumplimiento de la capacidad jurídica, técnica y financiera, las condiciones de experiencia del oferente para la ejecución del objeto y de las obligaciones contractuales no dará derecho a la asignación de puntaje, sólo conducirá a determinar si la propuesta es hábil para ser evaluada. Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 10 de 17 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION AGCF.XX. VX Por tratarse de una contratación directa, no se aplicarán factores de evaluación ni de ponderación, siendo en éste caso, la verificación y comprobación, del cumplimiento de los requisitos jurídicos, financieros y técnicos, la base para la aprobación de la oferta presentada. 5.2.1 DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD JURÍDICA: a) Carta de presentación de la propuesta: Siguiendo el modelo que para tal efecto se suministra en documento anexo, debidamente firmada por el proponente o en caso de ser persona jurídica por el Representante legal o por la persona que se encuentre debidamente facultada o autorizada para ello. b) Certificado de Existencia y Representación Legal (o su equivalente) (Personas Jurídicas): En caso de Certificado de Existencia y Representación Legal, este debe tener fecha de expedición inferior a treinta (30) días con relación a la fecha de la invitación. Cuando el Representante Legal de la firma proponente, de conformidad con el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, tenga limitada su capacidad para licitar o contratar, deberá acompañar la correspondiente autorización del órgano directivo de la sociedad, “autorizándolo para estos fines”. Cuando se actúe en calidad de apoderado, deberá acreditarse tal condición mediante documento legalmente otorgado ante autoridad competente. c) Certificación de Aportes Parafiscales y a los Sistemas de Seguridad Social (Personas Jurídicas). Los proponentes deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y Aportes a las Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA, si a ello hubiere lugar, durante los seis (6) meses anteriores a la presentación de las propuestas. Igual obligación deberá cumplir y acreditar durante la ejecución del contrato si el proponente fuere favorecido, conforme al artículo 50 de la ley 789 de 2002 y el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. Las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal si la sociedad cuenta con éste, o por el Representante Legal. 5.2 Documentación. d) Constancia de afiliación del pago de Salud, Pensiones y Riesgos Laborales (Personas Naturales). e) Certificación de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación vigente, con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses. f) Certificación de Antecedentes en el Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la República vigente, con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses. g) Certificación de Antecedentes Judiciales expedido por la Policía Nacional vigente, con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses. h) Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal o de la Persona Natural. 5.2.2 DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD FINANCIERA: a) Certificación expedida por Entidad Bancaria: en la que conste: nombre del titular de la cuenta, identificación, número de cuenta del proponente, el tipo de cuenta y si a la fecha está activa, de conformidad con el Decreto 4318 del 30 de Noviembre de 2006. (Fecha de expedición no mayor a 30 días contados a partir de la fecha presentación de propuesta). b) Registro Único Tributario (RUT): Anexar fotocopia del Registro Único Tributario, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. c) Formulario diligenciado de creación de terceros en el SIIF (se adjunta formato). d) Oferta Económica. El proponente deberá presentar su oferta en pesos colombianos, indicando el valor del avalúo, sin centavos, antes de liquidar el IVA, discriminando este impuesto por separado según corresponda y Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 11 de 17 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION AGCF.XX. VX teniendo en cuenta las exenciones que aplique. El valor ofertado por parte del proponente, debe incluir todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la oferta, de la suscripción y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes, ya que los mismos se entienden por cuenta del contratista. Así mismo debe incluir los gastos de transporte y desplazamiento a las ciudades en donde se encuentran ubicados los vehículos objeto de avalúo. Estarán a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación, elaboración y presentación de la oferta. Por lo tanto, la Unidad Administrativa de Migración Colombia, no reconocerá ningún rembolso por este concepto. La tarifa del IVA y el valor correspondiente a dicha tarifa deben sujetarse a lo dispuesto en el Estatuto Tributario; en caso de no ser así, la Entidad verificará el cálculo del valor correspondiente a la tarifa del IVA y efectuará la corrección necesaria y el valor corregido será el tenido en cuenta para la elaboración del contrato que se genere como resultado del presente proceso. Todos los valores de la propuesta económica, tales como costo básico, IVA y costo total de la propuesta deben ajustarse al peso, bien sea por exceso o por defecto. 5.2.3 DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD TÉCNICA: 6. El proponente deberá presentar una oferta técnica para contratar la realización de avalúos comerciales de vehículos que conforman el parque automotor de Migración Colombia, atendiendo como mínimo la totalidad de las especificaciones técnicas, condiciones y demás requerimientos establecidos en el numeral 2.4 de los presentes estudios previos. Constancia de Registro en el Registro Nacional de Avaluadores de la Superintendencia de Industria y Comercio Certificaciones de experiencia de avalúos realizados para vehículos, expedidas por entidades públicas o privadas. ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO. La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo establecido en el inciso 23º del artículo 3º y artículos 15º, 17º y el numeral 2º del artículo 159º del Decreto 1510 de 2013, así como lo señalado en la Metodología para identificar y clasificar los riesgos (Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación, elaborado y publicado por Colombia Compra Eficiente en su página web www.colombiacompra.gov.co, procedió a tipificar, estimar y asignar aquellas circunstancias que siendo potenciales alteraciones del equilibrio económico, puedan preverse por su acaecimiento en contratos similares; por la probabilidad de su ocurrencia en relación con el objeto contractual o por otras circunstancias que permitan su previsión. Dicha previsibilidad genera la posibilidad de establecer responsabilidades y tratamientos específicos de asignación y mitigación. CLASE FUENTE ETAPA TIPO General Interno Planeación Económicos Específico Externo Selección Sociales o Políticos Contratación Operacionales Ejecución Financieros Regulatorios PROBABILIDAD Raro (Puede ocurrir excepcionalmente) Improbable (Puede ocurrir excepcionalmente) Posible (Puede ocurrir en cualquier momento futuro) Probable (Probablemente va a ocurrir) Casi Cierto (Ocurre en la mayoría de circunstancias VALORACION PROBABILIDAD IMPACTO VALORACIÓ N IMPACTO 1 Insignificante 1 2 Menor 2 3 Moderado 3 4 Mayor 4 5 Catastrófico 5 Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 12 de 17 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION AGCF.XX. VX CLASE FUENTE ETAPA TIPO PROBABILIDAD VALORACION PROBABILIDAD IMPACTO VALORACIÓ N IMPACTO De la Naturaleza Ambientales Tecnológicos Categoría Raro (Puede ocurrir excepcionalmente) Improbable (Puede ocurrir excepcionalmente) Posible (Puede ocurrir en cualquier momento futuro) Probable (Probablemente va a ocurrir) Casi Cierto (Ocurre en la mayoría de circunstancias Categoría Raro (Puede ocurrir excepcionalmente) Improbable (Puede ocurrir excepcionalmente) Posible (Puede ocurrir en cualquier momento futuro) Probable (Probablemente va a ocurrir) Casi Cierto (Ocurre en la mayoría de circunstancias Valoración Insignificante 1 Menor 2 Moderado 3 Mayor 4 Catastrófico 5 1 2 3 4 5 6 2 3 4 5 6 7 3 4 5 6 7 8 4 5 6 7 8 9 5 6 7 8 9 10 Valoración Insignificante 1 Menor 2 Moderado 3 Mayor 4 Catastrófico 5 1 Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto 2 Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto 3 Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo 4 Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo Riesgo Extremo 5 Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo Riesgo Extremo Riesgo Extremo MECANISMOS DE COBERTURA: De acuerdo con el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, antes de efectuar la contratación la dependencia debe realizar una valoración de los riesgos que esta implica. DEFINICIONES: Para los efectos del presente proceso de selección, se entenderán las siguientes categorías de riesgo: Riesgo Previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia. Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia, tales como desastres naturales, actos terroristas, guerra o eventos que alteren el orden público. Tipificación del Riesgo: Es la enunciación que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que, en criterio de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato. Asignación del Riesgo: Es el señalamiento que hace la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo. Es importante señalar que los riesgos previsibles son aquellos que no están cubiertos por las garantías que amparan el cumplimiento, la calidad y cuando haya lugar la responsabilidad extracontractual de los contratos, por lo tanto NO SON RIESGOS PREVISIBLES, el incumplimiento, la responsabilidad extracontractual, la teoría de la imprevisión, las inhabilidades e incompatibilidades y los aspectos administrativos internos. Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 13 de 17 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION AGCF.XX. VX Calificación Total Bajo Bajo Bajo Alto Impacto Insignificante Mayor Menor Menor Probabilidad Posible Posible Raro Se presenta por la expedición de normas que impongan nuevos tributos, impuestos o cargas parafiscales, que pueden afectar el equilibrio económico del contrato. Improbable Tecnológico Operacional Financiero Se presenta cuando la entidad no cuenta con los recursos para pagar el valor del contrato en los plazos establecidos. Regulatorio Tipo Contratación Ejecución Genera una carga adicional a las previstas, que puede afectar a cualquiera o a las dos partes del contrato. Contratación Genera mora de la entidad en el pago que puede afectar al contratista. Ocurre cuando se presentan retrasos o incumplimientos en la entrega de los informes y/o productos a cargo del contratista, con ocasión de la ejecución del contrato. Ejecución Etapa Fuente Afectación de la ejecución del contrato, satisfacción de la necesidad y posible incumplimiento de las obligaciones y actividades pactadas en el contrato. Externo Retraso o incumplimiento de los plazos legales para la publicación de los actos y/o documentos derivados de los procesos contractuales Ocurre cuando se presentan fallas en la disponibilidad del Sistema de Contratación Pública – SECOP (www.colombiacompra.gov.co) Externo Consecuencia de la ocurrencia de la evento Interno DESCRIPCIÓN (Qué puede pasar y cómo puede ocurrir) Externa Clase General General General General 4 3 2 1 No. Migración Colombia, identificó para el presente proceso de contratación los riesgos que se relacionan en la siguiente tabla: ¿Cómo se realiza el monitoreo? Periodicidad ¿Cuándo? Persona responsable por implementar el tratamiento ¿Afecta el equilibrio económico del contrato? Baja Calificación Total Monitoreo y revisión No Grupo de Contratación Verificando el cumplimiento de los plazos establecidos para la publicación de los actos y/o documentos derivados de los procesos contractuales Cada vez que se generen actos y/o documentos derivados de los procesos contractuales Baja Menor Revisión y aprobación oportuna de la documentación inherente a los productos e informes del contrato. Insignificante Impacto Solicitar a Colombia Compra (www.colombiacompra.gov.co) El soporte de que el sistema está fuera de servicio para poder soportar la extemporaneidad de la publicación de los actos y/o documentos derivados de los procesos contractuales Raro Tratamiento/Controles a ser implementados Probabilidad Impacto después del tratamiento Raro ¿A quién se le asigna? UAE MIGRACIÓN UAE MIGRACIÓN COLOMBIA COLOMBIA 2 1 No. Forma de Mitigarlo. No Supervisor del contrato Se establecen comités de seguimiento y supervisión, para la revisión previa de los productos e informes. Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 14 de 17 Conforme a los plazos contractuales. @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION No Monitoreo y revisión Subdirección Financiera – Grupo de Presupuesto Supervisor UAE MIGRACIÓN COLOMBIA CONTRATISTA Periodicidad ¿Cuándo? ¿Cómo se realiza el monitoreo? Persona responsable por implementar el tratamiento ¿Afecta el equilibrio económico del contrato? Calificación Total Baja Baja Impacto Probabilidad Menor UAE MIGRACIÓN COLOMBIA CONTRATISTA Aplicación inmediata de las disposiciones legales y ajuste de los procesos internos de la entidad. No Insignificante UAE MIGRACIÓN COLOMBIA Verificación del valor total del contrato y/o sus adiciones en valor, de manera previa a la expedición del registro presupuestal - Incluir en el PAC mensual el valor a pagar de acuerdo a los plazos establecidos, una vez surtidos los requisitos contractuales para ello Raro 3 Tratamiento/Controles a ser implementados Raro ¿A quién se le asigna? Impacto después del tratamiento 4 No. AGCF.XX. VX En el momento de expedir el registro presupuestal al contrato y/o sus adiciones en valor, verificar que los valores correspondan a los del registro presupuestal Verificar el cumplimiento de los plazos establecidos para informar el PAC mensual a la Subdirección Administrativa y Financiera. Permanente consulta actualización normativa. y Cada vez que se expide registro presupuestal a un contrato y/o adición. Permanente Fuente: www.colombiacompra.gov.co/manuales 7. GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN. 7.1. Exigibilidad Sí ______ No _X____ N/A. Lo anterior en razón a lo señalado en el Decreto 1510 de 2013 Artículo 77º el cual reza: 7.2. Justificación “…Artículo 77. No obligatoriedad de garantías. En la contratación directa la exigencia de garantías establecidas en el Título III de las disposiciones especiales del presente decreto no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos …” NOTA: La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia no aceptará reclamaciones relacionadas con circunstancias o hechos previsibles por el contratista, que afecten el equilibrio económico, y que no hayan sido manifestadas por el mismo, en la propuesta respectiva. 8. INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL. 8.1 Sometimiento a un acuerdo comercial vigente. 8.2 Acuerdos comerciales vigentes. Sí ______ No _X____ No aplican acuerdos comerciales toda vez que se trata de una contratación directa, esto teniendo en cuenta que es una de las exclusiones de las contrataciones no previstas, de acuerdo con las pautas establecidas para determinar si la entidad pública está cubierta por un acuerdo comercial vigente, expedidas por el Ministerio de Comercio exterior. Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 15 de 17 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION AGCF.XX. VX Por otra parte, y pese a que Migración Colombia es una entidad del estado que aplica Acuerdos Comerciales, en el literal C del manual establece: (…) “Las Entidades Estatales no deben hacer este análisis para los Procesos de Contratación adelantados por las modalidades de selección de contratación directa y de mínima cuantía” (…). Lo anterior de acuerdo a los parámetros establecidos en la guía que para el efecto publicó la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en el link: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/cce_manual_acuerdos_comerciales_web.pdf, Por lo tanto para la presente contratación, no se establece este análisis. 9. OTROS ASPECTOS DEL CONTRATO. 9.1. Lugar de ejecución La ejecución del contrato se llevará a cabo en las ciudades de Bogotá, D.C., Cali y Villavicencio. La supervisión y control de la ejecución del contrato estará a cargo de: Cargo Dependencia PROFESIONAL UNIVERSITARIO SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Deberá en el ejercicio de sus funciones observar lo dispuesto en el artículo 4 y el numeral 1° del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, y el manual de contratación de la entidad. El supervisor no podrá adoptar decisiones que impliquen la modificación de los términos y condiciones previstas en el contrato, las cuales únicamente podrán ser adoptadas por el ordenador del gasto y el contratista, mediante la suscripción de las correspondientes modificaciones al contrato. La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, sobre el cumplimiento del objeto del contrato. En ese sentido quien ejerza la supervisión se encuentra facultado para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y es responsable por mantener a la entidad informada de los hechos y circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados en conductas punibles, o que puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato. El supervisor entre otras funciones tendrá las siguientes: 9.2. Seguimiento Velará por los intereses del MIGRACION COLOMBIA y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza del contrato le sean propias. Verificar que EL CONTRATISTA cumpla con la ejecución del contrato de conformidad con lo establecido por MIGRACION COLOMBIA. Verificar antes de expedir la certificación del recibo a satisfacción de las obligaciones recibidas por parte del CONTRATISTA, si el contrato cuenta con la constitución de las pólizas, y el acta de aprobación de la misma. De existir adiciones y/o prorrogas al contrato, verificar la constitución del modificatorio y su acta de aprobación. Decidir sobre los cambios y modificaciones en las especificaciones que no afecten sustancialmente el servicio contratado. Aprobar o rechazar los elementos o materiales a utilizar, previo el examen o análisis que fueren del caso a fin de que se empleen los pactados en el contrato y se cumplan las condiciones de calidad, seguridad, economía y estabilidad adecuada. Vigilar el cumplimiento del objeto del presente contrato de conformidad con lo establecido por MIGRACION COLOMBIA y expedir las certificaciones de cumplimiento a satisfacción del mismo para efectos del pago correspondiente. Informar a la Secretaría General los aspectos relacionados con la ejecución del contrato, sin perjuicio de los que deban rendirse de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten. Ejercer la supervisión, técnica, financiera, administrativa, contable y jurídica del contrato, indicando si ésta se ajusta al plan de trabajo o en caso contrario analizar las causas y problemas surgidos para que se tomen las medidas pertinentes, señalando las recomendaciones especiales y comentarios que crea convenientes Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 16 de 17 @migracioncol • UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA ESTUDIO PREVIO CONTRATACION DIRECTA CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION AGCF.XX. VX (artículo 83 de la Ley 1474 de 2011). Constatar que el objeto del contrato reúna las condiciones mínimas requeridas por MIGRACION COLOMBIA y ofrecidas en la propuesta del CONTRATISTA. El supervisor no podrá exonerar a EL CONTRATISTA. de ninguna de las obligaciones o deberes contractuales; tampoco podrá sin autorización escrita, ordenar cambio alguno que traiga consigo variaciones en el plazo o en el valor del contrato, ni efectuar ninguna modificación en la concepción del servicio contratado. Elaborar conjuntamente con EL CONTRATISTA las actas de iniciación del contrato. Proyectar el acta de liquidación del contrato y Suscribirla conjuntamente con el CONTRATISTA y posterior firma del competente contractual. Velar por que EL CONTRATISTA cumpla con cada una de las obligaciones establecidas en presente documento. Responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y la Ley. Informar el incumplimiento o mora de las obligaciones adquiridas por EL CONTRATISTA para que se adopten las medidas legales pertinentes. Requerir a EL CONTRATISTA el cumplimiento de las obligaciones de acreditar el pago aportes de salud y pensión y Riesgos laborales. Este requisito es indispensable para el pago que se debe efectuar a EL CONTRATISTA. Comunicar al Grupo de Contratos con la debida sustentación técnica, la elaboración de prórrogas, adiciones, otrosí y/o cualquier cambio en el desarrollo del contrato. Avalar los documentos soporte para los pagos. Remitir periódica y oportunamente al Grupo de Contratos los documentos tales como: Actas de Inicio, Actas de Liquidación, Órdenes de pago, Certificaciones de Cumplimiento, Facturas, informe de actividades sobre la ejecución del contrato y demás que surjan como consecuencia de la ejecución del presente contrato. En el evento en que se produzca un remplazo, el supervisor saliente deberá entregar un informe de ejecución del contrato al Coordinador del Grupo de Contratos para incluir en la carpeta contractual. Las demás inherentes a su calidad de supervisor, que surjan durante el contrato y que tengan como justificación la ejecución del mismo. 10. FIRMAS DEL DOCUMENTO. COMITÉ ESTRUCTURADOR: Parte técnica: AREA RESPONSABLE: Oficina Subdirección Administrativa y Financiera FUNCIONARIO RESPONSABLE: Marcela Manrique Castro CARGO: Coordinadora Grupo Administrativo FIRMA: _______________________________________________ Parte Financiera: ÁREA RESPONSABLE: Subdirección Administrativa y Financiera. FUNCIONARIO RESPONSABLE: Doris Alieth Martinez Aguilar CARGO: Profesional Especializado – Coordinadora Grupo Soporte a la Gestión Regional. FIRMA: _______________________________________________ Parte Jurídica: ÁREA RESPONSABLE: Oficina Asesora Jurídica. FUNCIONARIO RESPONSABLE: Irina Trespalacios Vanegas CARGO: Abogada. FIRMA: _______________________________________________ LA NECESIDAD, CONVENIENCIA Y MODALIDAD DE CONTRATACIÓN FUE APROBADA EN COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN DEL ______________________________________________ LOS PRESENTES ESTUDIOS PREVIOS SE FIRMAN A LOS: ______________________________________ Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • contratos@migracioncolombia.gov.co Migracion Col • migracioncol • www.migracioncolombia.gov.co 17 de 17 @migracioncol •