" ' 1 ACUERDONo. 2011-016-IAEN-R CONSIDERANDO: Que, la Disposición General Novena de la Ley Orgánica de Educación Superior, define al Instituto de Altos Estudios Nacionales como la Universidad de Posgrado del Estado. o Que, la mencionada disposición otorga al IAEN la misión de formar, capacitar y brindar educación continua, en especial a las y los servidores públicos; investigar y generar pensamiento estratégico, con visión prospectiva sobre el Estado y la Administración Pública; desarrollar e implementar conocimientos, métodos y técnicas relacionadas con la planificación, coordinación dirección y ejecución de las políticas y la gestión pública. Que, la citada disposición, en su rncrso segundo reconoce al IAEN autonomía académica, administrativa, financiera y orgánica, acorde con los objetivos el régimen de desarrollo y los principios establecidos en la Constitución. Que, para el desarrollo de sus fines y el cumplimiento de su misión, es necesario que ellAEN suscriba convenios de cooperación interinstitucional. En uso de las facultades contempladas en el Estatuto de Gestión Organizacional por Procesos, según el Art. 28, literales i y j, ACUERDA: EXPEDIREL INSTRUCTIVOPARALA GESTION DE CONVENIOS Art. 1.- Ámbito: El presente instructivo establece las políticas para la administración de los convenios interinstitucionales que celebra el Instituto de Altos Estudios Nacionales con universidades y escuelas politécnicas, organismos públicos o privados, nacionales e internacionales, determinando las normas que regularizan la negociación, elaboración, monitoreo, evaluación y procedimientos para su correcta ejecución. CAPITULO 1: NATURALEZADE LOS CONVENIOS Art. 2.- El Instituto de Altos Estudios Nacionales, IAEN, Universidad de Postgrado del Estado, reconoce dos tipos de convenios de cooperación interinstitucional:&J generales y específicos. 2 a) Convenio Marco: Son instrumentos jurídicos a través de los cuales las partes deciden establecer acuerdos generales de colaboración mutua para la realización de dos o más actividades. A la firma de un convenio marco, deberá acom pañar una hoja de ruta que establezca la implementación del mismo. b) Convenio Específico: Se suscribirán convenios específicos cuando las instituciones firmantes tengan la necesidad de implementar actividades concretas de manera conjunta. A través de este instrumento se acuerda desarrollar acciones particulares de trabajo y de cooperación interinstitucional. Estos instrumentos no necesitarán marco suscrito previamente para poder ser ejecutados. () tener un convenio Art: 3:;;.··Ei-presente-instructivo-no-reguia-ios-contratos-que-se rigen-por ia-i.:ey-de Contratación Pública y por las disposiciones legales generales y reglamentarias vigentes en la institución. CAPITULO11:NEGOCIACIÓN Art. 4.- Los procesos de negociación y renegoclación de convenios generales y específicos son de responsabilidad exclusiva de las autoridades del IAEN, es decir, del Rector, Vicerrector, Decanos/as Generales, Decanos/as de Escuela y Decano/a del CEC. Solamente con la delegación expresa del Rector, docentes titulares de la Institución podrán intervenir en un proceso de negociación de convenios interinstitucionales. En el caso de convenios internacionales, el Vicerrector acompañará el proceso de negociación y para determinar la pertinencia de suscribirlos se seguirá el procedimiento establecido en este instructivo. CJ Art. 5.- La negociación de convenios generales-marco realizará el Rector del IAEN, como representante legal, y podrá contar con la asesoría de otras autoridades de la Institución. En todo convenio marco se deberá incorporar la creación de un comité interinstitucional para su ejecución. Art. 6.- La negociación de los convenios específicos deberá contar con la delegación expresa del Rector. Con la participación de las siguientes instancias responsables de la ejecución: Decanatos Generales (Académico y/o Investigación); Decanato de la Escuela de Política Internacional y Seguridad; Decanato de la Escuela de Gobierno y Administración Pública; Decanato de la Escuela de Constitución y Derecho; Decanato del Centro de Educación Contínua; y Demás Decanatos. Art. 7.- La unidad ejecutora que impulse un convenio específico deberá justificar debidamente su relevancia y viabilidad financiera en una propuesta técnica láfJ , " 3 aprobada por la Dirección de Planificación y los Decanatos Generales Académico y de Investigación según amerite el caso. Art. 8.- De no justificarse la pertinencia del convenio específico de forma satisfactoria por parte de la unidad ejecutora, los decanos generales mediante un informe técnico al Comité de Gestión, tendrán la facultad de recomendar la inconveniencia de firmar un convenio. El Comité de Gestión evaluará los elementos y podrá emitir recomendaciones. El Rector será la instancia que apruebe o no un convenio. Art. 9.- Todo convenio deberá incorporar recursos y cronograma de trabajo para su implementación previamente acordados con las contrapartes y validado por la Dirección de Planificación del IAEN, quien deberá asegurar la inserción de las acciones previstas en el convenio en la Programación Operativa Anual. o Art. 10.- Los convenios marco o generales deberán firmarse sobre los mismos términos generales para todas las instituciones nacionales o internacionales. En el caso de los convenios específicos, éstos deberán acompañarse de propuestas concretas que puedan llevarse a cabo en corto y mediano plazos. Art. 11.- Los convenios internacionales traducción del texto en español. marco y específicos deberán ser la fiel CAPITULO111: ELABORACiÓN Art. 12.- La Dirección de Asesoría Jurídica será la instancia responsable de elaborar los convenios generales o específicos sobre la propuesta técnica aprobada y asesorará en los aspectos jurídicos que requ iera la unidad ejecutora. Art. 13.- Una vez aprobada la propuesta por las instancias previstas en los Art. 6,7,8 Y 9 de este instructivo y formalizados los acuerdos preliminares con la o las instituciones contrapartes, el Área de Asesoría Jurídica remitirá a la unidad ejecutora, el texto de los convenios generales o específicos para su revisión final y sumilla. Cuatro juegos del documento final se entregarán a la unidad ejecutora para la firma de la(s) contraparte(s). Art. 14.- En el caso de los convenios específicos, se deberá incluir una cláusula en la que se identifique la instancia institucional responsable de la ejecución del mismo y su respectivo responsable. Art. 15.Los convenios específicos pasarán a la firma del Rector únicamente si cuentan con la sumilla de la unidad ejecutora y de Asesoría Jurídica. CAPITULO IV: EJECUCiÓN Art. 16.efectivice No se pondrá en ejecución ningún convenio específico mientras no se la entrega de recursos financieros comprometidos por la institución ~ 4 contraparte. Este requerimiento se deberá hacer constar de manera expresa en el texto de todos los convenios específicos que suscriba el IAEN, al igual que el presupuesto y cronograma para la ejecución de las actividades previstas. Se exceptúa en el caso de aquellos convenios en el que el administrador de los recursos sea la institución contraparte. Art. 17.- la ejecución de un convenio específico deberá ceñirse estrictamente a las obligaciones contraídas, cronograma y presupuesto estipulados en la propuesta técnica aprobada. En caso de que se compruebe la inviabilidad en la implementación de parte del IAEN o de las contrapartes, la unidad ejecutora deberá emitir un informe al Comité de Gestión. o Art. 18.- De las reuniones que mantenga el comité interinstitucional conformado para la ejecución de los convenios se deberán llevar actas o ayuda memorias que servtrán-para dar-segu¡m¡ento-de-ros-cronogramas-propuestos~·Estos-documentos así como los demás que se generen en la implementación de los convenios deberán constar en el SIGIAEN. Art. 19.- En el caso de convenios suscritos por el IAEN cuyo tiempo de ejecución sea de un año o más, la Unidad de Planificación verificará el avance semestral de los mismos. Este documento deberá dar cuenta de los avances realizados y de los resultados obtenidos en función de los objetivos consignados en el texto del convenio. Todo convenio deberá cerrarse con un informe final que incluya actividades y recursos ejecutados. Art. 20.- Para el caso de los convenios cuyo tiempo de ejecución sea menor a un año, la Unidad de Planificación verificará su avance, al menos trimestralmente. El cierre del proyecto deberá acompañarse de un informe final. Art. 21.- la Dirección de Planificación, sobre la base de estos informes, deberá emitir recomendaciones u observaciones a la unidad ejecutora y si el caso amerita, podrá ser remitido al Comité de Gestión para su tratamiento. Art. 22.- Las instancias ejecutoras serán responsables de la implementación del convenio y la elaboración de todos los documentos relacionados con el avance y cierre de los convenios específicos y/ que ejecutan, los mismos que deberán ser puestos a consideración del Comité de Gestión, quien podrá recomendar la renovación o ampliación de dichos convenios, así como los cambios que se requieren para su mantenimiento. Art. 23.- La responsabilidad de la implementación de un convenio recae en el representante de la unidad ejecutora. El seguimiento de los convenios es responsabilidad en la Dirección de Planificación. CAPíTULO V: CUSTODIA Art. 24.- El Departamento Jurídico será el encargado de distribuir los convenios firmados en versión digital a los miembros de la unidad ejecutora involucrada, ~!) Dirección Financiera y Dirección de Planificación. 157- • 5 Art. 25.la Secretaría General será responsable suscritos por el IAEN y todos sus respaldos. de custodiar los convenios Art. 26.- El Área de Asesoría Jurídica será el encargado de llevar un registro actualizado en la base de datos del SIGIAEN que establezca inicio, finalización, duración, recursos, instancia ejecutora, funcionario responsable, organizaciones intervinientes, avance, entre otros temas. las unidades ejecutoras de los convenios incorporarán sus avances dentro del módulo, que será administrado por la Dirección de Planificación. CAPíTULOVI: EVALUACiÓN Art. 27.- El Departamento de Planificación presentará al Comité de Gestión, un informe de-seguimiento de-los conven lossemestra lmente para-su consideración: . o Art. 28.En caso de que el Comité de Gestión considere que existen inconvenientes en la implementación del convenio, será esta instancia la que estime el curso de acción sobre los pasos a seguir. Art. 29.- Si un convenio requiriere ser renovado o terminado de mutuo acuerdo, será el Rectorado o un delegado del mismo que acompañen este proceso para llegar a una definición institucional. DEROGATORIA: Deróganse, el "Instructivo para la suscripción de convenios y acuerdos de cooperación académica e institucional del IAEN", expedido mediante Acuerdo No. 049-2009 de fecha 18 de noviembre del 2009 y el "Instructivo para la Gestión de Convenios", emitido con Acuerdo No. 2011-003-JAEN-R de fecha 17 de febrero del 2011. Dado en el Distrito Metropolitano de Quito, a los diez días de! mes de marzo del año dos mil once.