INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DEL FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO PARA EL PERSONAL EN PERÍODO DE PRUEBA INTRODUCCIÓN La evaluación del desempeño programada y por resultados, tiene por objetivo medir y estimular la gestión de la institución, procesos internos y servidores, enfocado en mejorar la calidad de los servicios que genera la institución. Para llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal en período de prueba, se aplicará el “FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO”, que se describe en el presente instructivo. Este proceso se desarrollará en dos fases: PROGRAMACIÓN Y EVALUACIÓN. FASE 1.- PROGRAMACIÓN.- En esta fase el Evaluador determinará las Actividades, Indicadores, Metas y Conocimientos que se evaluarán al final de la evaluación del período de prueba. Las Competencias Técnicas y Universales, Trabajo en Equipo, Iniciativa y Liderazgo, se encuentran definidas en el formulario conforme las competencias requeridas en la convocatoria, por lo que es necesario considerar el comportamiento observable que el evaluado deberá demostrar en la ejecución de las actividades para su evaluación. La programación deberá ser puesta en conocimiento del servidor evaluado, para lo cual el EVALUADOR y EVALUADO deberán suscribir el “FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO”, y realizar la siguiente distribución: Original: Remitir a la Dirección de Recursos Humanos. Copia 1.- Para el EVALUADOR, para el seguimiento y control de la programación. Copia 2.- Para el EVALUADO. 1 FASE 2.- EVALUACIÓN.- En esta fase el Evaluador determinará y registrará los niveles de: Cumplimiento de Actividades, Conocimientos, Nivel de Desarrollo de Competencias Técnicas, Frecuencia de Aplicación de Competencias Universales, Trabajo en Equipo, Iniciativa y Liderazgo, conforme los registros y observación del desempeño del evaluado. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO Este instructivo tiene por objeto facilitar al EVALUADOR la aplicación del “FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO”, para la FASE 1: PROGRAMACIÓN. La Dirección de Recursos Humanos, remitirá oportunamente el instructivo correspondiente para la FASE 2: EVALUACIÓN. INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO El “FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO” está dividido en las siguientes secciones: Sección A) DATOS DEL SERVIDOR En esta sección se deberán llenar los “DATOS DEL SERVIDOR”: apellidos y nombres; denominación del puesto que desempeña; título o profesión; apellidos y nombres del jefe inmediato (Evaluador) y el periodo de ejecución de la evaluación del desempeño. A) DATOS DEL SERVIDOR: Apellidos y Nombres del Servidor (Evaluado): Denominación del Puesto que Desempeña: Título o profesión: Apellidos y Nombre del jefe Inmediato o superior inmediato (Evaluador): Periodo de Evaluación (dd/mm/aaaa): Desde: Hasta: 2 Sección B) INDICADORES DE GESTIÓN DEL PUESTO En esta sección se deberá llenar las columnas de Descripción de Actividades, Indicador y Meta del Período Evaluado. Actividades: Describir las actividades o acciones específicas que debe realizar el servidor para obtener un producto tangible y medible, que se evaluarán en el período de prueba. Indicador: Parámetro cuantificable y medible que señala el avance o progreso de cumplimiento de las actividades con respecto a la meta establecida. Meta del Período Evaluado: Número cuantificable o verificable de los objetivos asignados que deben ser alcanzados por el servidor en el período de prueba. Ejemplos: EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PUESTO B) INDICADORES DE GESTIÓN DEL PUESTO: # Actividades:5 Factor: Descripción de Actividades Elabo ra el info rme técnico de……. Registra do cumentació n en REGYCONT B rinda asistencia técnica registrada en mesa de ayuda Indicador Meta del Período Evaluado (núm ero) Info rmes técnico s presentado s 5 Do cumento s registrado s 30 info rmática A sistencias técnicas registradas en mesa de ayuda Elabo ra la po lítica de trabajo de…. Co ntro la la calidad de info rmes y do cumento s elabo rado s en el departamento Cumplidos 60% % de Cumplimiento N iv e l de C um plim ie nt o 15 P o lítica de trabajo presentada 1 Info rmes y do cumento s co n co ntro l de calidad 20 NOTA.- Las columnas: “Cumplidos, % de Cumplimiento y Nivel de Cumplimiento”, se registrarán en la FASE 2: EVALUACIÓN. 3 Sección C) CONOCIMIENTOS En esta sección se deberá registrar la información de los conocimientos que debe aplicar el servidor o funcionario para el cumplimiento de las actividades descritas en la sección B). Conocimientos: Conjunto de información que se adquieren vía educación formal, capacitación, experiencia laboral y la destreza en el análisis de la información que serán aplicados en el desempeño del puesto. Ejemplos: C)CONOCIMIENTOS # Conocimientos : 3 Factor: 8% N iv el de C o no c im iento Ley Orgánica de la Co ntralo ría General del Estado y su Reglamento . Reglamento de Respo nsabilidades, No rmas de Co ntro l Interno Co no cimiento s de sistemas info rmáticos. P lanificació n Estratégica. NOTA.- La columna “Nivel de Conocimiento”, se registrará en la FASE 2: EVALUACIÓN. Sección D) COMPETENCIAS TÉCNICAS DEL PUESTO En esta sección, se pone en conocimiento las competencias técnicas, definiciones y conductas observables que el Evaluador deberá observar en el desempeño de actividades del Evaluado durante el período de prueba para su posterior calificación en la FASE 2: EVALUACION. Competencias Técnicas del Puesto: Destrezas o habilidades específicas que se requieren para el desempeño óptimo del puesto. 4 D) COMPETENCIAS TÉCNICAS DEL PUESTO DESTREZAS # Com pe te ncias: Definición Factor: 8% 0 Comportamiento Observable Expresión Oral Capacidad de comunicar información o ideas en forma Comunica en forma clara y oportuna información hablada de manera clara y sencilla. comprensible. Expresión escrita Capacidad de comunicar información o ideas por Escribe documentos sencillos en forma clara y escrito de modo que otros concisa. entiendan. Organización de la inform ación Capacidad de encontrar formas de estructurar o Clasifica documentos para el archivo. clasificar distintos niveles de información. Pens amiento analítico Capacidad de entender una Realiza una lista de asuntos a tratar asignando un situación desglozándola en orden o prioridad determinados. Establece prioridades partes e identificando las en las actividades que realiza. relaciones causa - efecto. N ive l de D e sa rro llo NOTA.La columna “Nivel de Desarrollo” se registrará en la FASE 2: EVALUACIÓN. Sección E) COMPETENCIAS UNIVERSALES En esta sección, se pone en conocimiento las competencias universales, definiciones y conductas observables que el Evaluador deberá observar en el desempeño de actividades del Evaluado durante el período de prueba para su posterior calificación en la FASE 2: EVALUACION. Competencias Universales: Son los comportamientos observables y medibles que todo servidor o funcionario debe demostrar en el desarrollo de su trabajo y que contribuyen a consolidar el entorno organizacional. 5 E) COMPETENCIAS UNIVERSALES # Com pe tencias: 5 Factor: 8% ESTOS CAMPOS DEBEN SER LLENADOS OBLIGATORIAMENTE : DESTREZA DEFINICION Comportamiento Observable APRENDIZAJE CONTINUO Es la habilidad para buscar y compartir información útil, comprometiéndose con el aprendizaje continuo. Incluye la capacidad de aprovechar la experiencia de otros y la propia. Se interesa por aprender y adquirir conocimientos y habilidades, lee normativa interna, manuales, libros y otros para aumentar sus conocimientos básicos, escucha experiencias de otros. CONOCIMIENTOS DEL ENTORNO ORGANIZACIONAL RELACIONES HUMANAS ACTITUD AL CAMBIO Es la habilidad individual para comprender las relaciones jerárquicas de la institución con el objeto de contribuir al desarrollo organizacional. Incluye habilidades para identificar quienes son los reales decisores y los individuos que influyen en ellas; y predecir como nuevos eventos y situaciones afectarán a individuos y grupos, o la posición de la organización en el contexto. Actuar para construir y mantener relaciones o redes cordiales de contactos con personas internas y/o externas de la Institución, que son o pueden ser valiosos para conseguir los objetivos institucionales. Habilidad de adaptarse y trabajar de manera flexible y versatil en situaciones variadas y para aceptar cambios de forma positiva y constructiva en la Institución. F rec ue nc ia de A plic ac ió n Reconoce la estructura organizacional y jerarquía de la institución, la cadena de mando, el poder de la decisión, reglas, regulaciones y procedimientos de operación. Entabla relaciones a nivel institucional. Inicia y mantiene relaciones sociales con compañeros, clientes internos y/o externos. Se esfuerza por dar una imagen adecuada de la Institución. Adapta su enfoque y comportamiento a medida que la situación cambiante de la Institución lo requiera. Acepta positivamente los cambios según la necesidad de la Institución. Voluntad por desempeñarse Realiza correctamente su trabajo. Cumple las metas ORIENTACIÓN A LOS RESULTADOS con excelencia para el logro y establecidas y actúa para lograr y superar niveles de cumplimiento del trabajo. desempeño y plazos determinados. ORIENTACIÓN DE SERVICIO Disposición de ayuda y Identifica y atiende las necesidades de los clientes servicio a clientes internos y internos y/o externos, ofreciendo respuestas y externos para satisfacción de soluciones oportunas. necesidades. NOTA.- La columna “Frecuencia de Aplicación” se registrará en la FASE 2: EVALUACIÓN. Sección F) TRABAJO EN EQUIPO, INICIATIVA Y LIDERAZGO En esta sección, se pone en conocimiento las competencias: Trabajo en Equipo, Iniciativa y Liderazgo, definiciones y conductas observables que el Evaluador deberá observar en el desempeño de actividades del Evaluado durante el período de prueba para su posterior calificación en la FASE 2: EVALUACION. 6 NOTA.- Respecto del comportamiento observable de Liderazgo, se lo considerará exclusivamente para la evaluación de desempeño de quienes tengan servidores subordinados bajo su responsabilidad de gestión en la FASE 2: EVALUACION. F) TRABAJO EN EQUIPO, INICIATIVA Y LIDERAZGO Factor: 16% DESCRIPCIÓN DEFINICION COMPORTAMIENTO OBSERVABLE TRABAJO EN EQUIPO Ánimo de cooperar, aportar y trabajar de manera coordinada con los demás para alcanzar un objetivo común, anteponiendo el interés colectivo al individual. Participa y colabora en el equipo de trabajo y apoya en las decisiones. Realiza la parte del trabajo que le corresponde, comparte información. Demuestra actitud abierta para aprender, respeta diversidad de opiniones. INICIATIVA Es el reconocimiento perceptivo, espontáneo y no programado de problemas y oportunidades que surgirán y llevar a cabo acciones que contribuyan a su solución. Identifica un problema, obstáculo u oportunidad y demuestra capacidad constante para establecer prioridades y enfocar esfuerzos hacia la solución de problemas y logro de metas. F rec ue nc ia de A plic ac ió n LLE N A R E L C A M P O D E LID E R A Z G O , S O LO P A R A Q UIE N E S T E N G A N S E R V ID O R E S S UB O R D IN A D O S B A JO S U R E S P O N S A B ILID A D D E G E S T IÓ N . LIDERAZGO Capacidad para dirigir a las personas para que contribuyan de forma efectiva y adecuada a la consecución de metas y objetivos. Dirige un equipo de trabajo y lo guía en el cumplimiento de objetivos utilizando distintos estilos de dirección, supervisión y motivación de acuerdo a la situación. NOTA.- La columna “Frecuencia de Aplicación” se registrará en la FASE 2: EVALUACIÓN. Sección I) OBSERVACIONES DEL JEFE INMEDIATO Esta sección se utilizará en la FASE 2: EVALUACIÓN, en la que se registrará observaciones que el Evaluador crea pertinente ser comunicadas sobre acontecimientos, imprevistos u otras situaciones no consideradas en la programación. I) OBSERVACIONES DEL JEFE INMEDIATO (EN CASO DE QUE LAS TENGA): Sección J) RESULTADO DE LA EVALUACION Esta sección presentará información de resultados cuando se realice la calificación en la FASE 2: EVALUACION, que son generados automáticamente por el formulario. 7 J) RESULTADO DE LA EVALUACIÓN CALIFICACIÓN ALCANZADA (%) FACTORES DE EVALUACIÓN Indicadores de Gestión del puesto Conocimientos Competencias técnicas del puesto Competencias Universales Trabajo en equipo, Iniciativa y Liderazgo 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 PROCESO INCORRECTO PROCESO INCORRECTO Sección K) FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA EVALUACION Para la FASE 1: PROGRAMACION, el responsable de la evaluación o Evaluador deberá consignar su firma, conjuntamente con la del servidor o funcionario evaluado para constancia del conocimiento de la programación de la evaluación del desempeño. K) FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA EVALUACION Fecha (dd/mm/aaaa): FIRMA Evaluador (Director Nacional, Regional o Delegado Provincial) NOTA.- La fecha deberá ser registrada en la FASE 2: EVALUACIÓN. CONSIDERACIONES PARA EL CASO DE SERVIDORES CON CAPACIDADES ESPECIALES Los Evaluadores que tengan bajo su cargo la evaluación del desempeño de servidores con capacidades especiales en periodo de prueba; de ser el caso, deberán comunicar a la Dirección de Recursos Humanos, si es necesario complementar las competencias que están señaladas en el “FORMULARIO DE EVALUCION DEL DESEMPEÑO”. 8