Descargar Resumen ejecutivo del proyecto

Premio a la Transparencia Resumen ejecutivo
Datos del sujeto obligado Identificación del sujeto obligado
Si es organismo estatal
Inciso * 04-31
Unidad ejecutora DIRECCIÓN NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN CIVIL. MINISTERIO DEL INTERIOR
Identificación del usuario
Nombre completo* FABIANA GABRIELA MAUTONE DÍAZ
Área / Sector * Oficina de RRPP y Protocolo
Puesto / cargo que ocupa * Agte. de 1ra. (PA) funcionaria administrativa
C. I.* 17949330
Teléfono de contacto* 099556486 – 1523739
Correo electrónico * fmautone@dnic.gub.uy – fabiana123@gmail.com
Identificación del responsable de TA
Nombre completo*ANA CAROLINA SOSA MACHADO SILVEIRA
Área / Sector * ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
Puesto / cargo que ocupa * Agte. de 2da. (PA) funcionaria administrativa
C. I.* 40793293
Teléfono de contacto*1523783
Correo electrónico orgmetodos@dnic.gub.uy
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Identificación del responsable de TP
Nombre completo* YOLANDA MARLY SÁNCHEZ FERNÁNDEZ
Área / Sector * DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Puesto / cargo que ocupa * DIRECTORA
C. I.* 10715221
Teléfono de contacto*1523721
Correo electrónico *gestiondocumental@dnic.gub.uy
Datos del proyecto
Título del proyecto * TRANSPARENCIA: Tecnología que avanza identificándonos, mediante el control,
protección, registro y acceso de los archivos de la base de datos más grande de Uruguay.
Subtítulo del proyecto Ordenamiento, mejora continua, clasificación e ingreso de datos y legajos en
soporte papel, informático y microfilm.Rubro temático * ARCHIVO
Categoría * IMPLEMENTADO
Descripción breve *
El proyecto se realizó en base a dos préstamos no reembolsable otorgados por el BID, para
ingresar al sistema informático los archivos de los Legajos Personales de los usuarios, y además
ordenar, clasificar, mantener y mejorar los otros soportes (papel y microfilm).
De esta forma, al hacerse masivamente, permitió un gran descongestionamiento de legajos para
ordenar y la base de datos quedó más completa, lo que generó mayor eficacia y eficiencia, mayor
organización, transparencia, acceso, control, calidad y celeridad.(Ver también resumen publicable)
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Coordinador(es) del proyecto *
Nombre completo* INSP. PPAL. (PT) DR. RUBEN AMATO LUSARARIAN
C. I. * (Sin puntos ni guiones).
Correo electrónico * ramato@dnic.gub.uy
Teléfono de contacto* 1523744
Puesto / cargo que ocupa * DIRECTOR NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN CIVIL
Coordinador(es) del proyecto *
Nombre completo* Mirtha Patricia PIEDRABUENA MÉNDEZ
C. I. * (Sin puntos ni guiones). 16777693
Correo electrónico * ppiedrabuena@dnic.gub.uy
Teléfono de contacto*1523773
Puesto / cargo que ocupa * DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO DACTILOSCÓPICO Y
PATRONÍMICO
Coordinador(es) del proyecto *
Nombre completo* SYLVIA CRISTINA MACHADO RODRIGUEZ
C. I. * (Sin puntos ni guiones). 13786821
Correo electrónico * smachado@dnic.gub.uy - sylmachado12@hotmail.com
Teléfono de contacto* 099706292
Puesto / cargo que ocupa * ENCARGADA DE LA DIRECCIÓN DEL DPTO. DE ARCHIVO NACIONAL Y
MICROFILMACIÓN DE LEGAJOS PERSONALES
Datos detallados del proyecto Implementados
* Objeto del proyecto
La DNIC se planteó un proyecto para organizar, ingresar, ordenar, lograr mejor acceso, clasificar,
proteger los archivos (Legajos) en todos los soportes, ya que luego de haberse informatizado todas las
Oficinas en forma paulatina, había que ingresar los datos al sistema informático, clasificar los legajos,
reubicarlos en diferentes lugares, asegurar su protección y conservación.
En la medida de que estas tareas se hacían diariamente en conjunto con otras tareas, se buscó con el
proyecto, realizarlo en forma masiva, contando con horas extras de los funcionarios que fueron
financiadas mediante convenio, para lograr una descongestión de archivos papel e ingresar los datos a
la base informática, impactando la mejora en el cliente, tanto interno como externo.Al proyecto se fueron sumando compras de nuevas estanterías, adquisiciones de nuevos locales,
reformas edilicias y todo lo referente a la seguridad y protección, tanto de los archivos como del
personal.-
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* Resumen publicable (Exponer los aspectos más relevantes del proyecto en un máximo de 400
palabras. Se debe considerar que el texto de este ítem podrá ser utilizado en documentación pública y
de difusión de la UAIP, a diferencia del resto del contenido del presente documento, que es de
carácter confidencial.)
Para llevar adelante el proyecto, se realizaron dos convenios (2012 y 2013) de Cooperación Técnica no
reembolsable entre el BID y la OPP, con el objetivo de financiar el Programa de Interconexión y
Modernización de los Procesos de Registro e Identificación Civil de las Personas Físicas y de
Información para las Estadísticas Vitales en Uruguay, Fortalecimiento de los sistemas de identificación
ciudadana y emisión de la cédula de identidad.Objetivos específicos: Con estos convenios, se realizó el pago de compensaciones a funcionarios de la
DNIC para desarrollar las actividades en el proceso de modernización, digitalización y el control de
calidad de legajos personales no digitalizados al momento.
Ingresar, ordenar, clasificar, la mayor cantidad de legajos (archivos) en sus diferentes soportes de
acuerdo con el dinero recibido, los funcionarios y horas hombres destinadas a tal fin, para tener un mejor
y más rápido acceso, mejor ordenamiento, seguridad, transparencia, eficacia y eficiencia.
*Fecha de inicio
AGOSTO DE 2012
*¿Sigue en curso?
Sí. Aunque los convenios finalizaron, se sigue realizando la tarea ya sea dentro del horario del personal,
como en sus horas de viáticos.Costo total
2012 - $ 1.000.000
2013 - $600.000
$150 pesos por hora por funcionario. (Se le deben hacer luego los descuentos legales de aportes, etc.)
Las estanterías y otros materiales, no fueron comprados con este dinero. Las compras se hicieron con la
metodología de compras que realizan las Oficinas Públicas y con el procedimiento establecido en el
Ministerio del Interior (licitaciones, compras directas, etc.)
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Antecedentes
La Dirección Nacional de Identificación Civil es un servicio de jurisdicción nacional, dotado de cierta
desconcentración, que depende del Poder Ejecutivo, a través del Ministerio del Interior. Es una Unidad
cuya cometido esencial es la identificación de las personas físicas, dentro del marco legal vigente, a
través de la expedición de la Cédula de Identidad y del Pasaporte común, ambos con un número único
identificatorio, garantizando la reserva y la protección de la información registrada. En la Ley 14.762 de
13/02/1978, regulado por el Decreto reglamentario 501/78 y Ley 14.800 de 30/06/1978, se establece la
creación de la D.N.I.C. y se le otorgan sus cometidos y funciones. A partir de la Ley 17.243 de
29/06/2000, la obtención de la Cédula de Identidad es obligatoria para toda persona nacional o
extranjera que tenga residencia permanente en Uruguay.
Este cometido esencial se basa, entre otras cosas, en la presentación de ciertos documentos exigidos
por ley, por parte del individuo al momento de realizar el trámite de primera vez o de renovación de la
cédula de identidad o del pasaporte común. A partir de esos documentos se origina lo que se llama el
“LEGAJO PERSONAL” del gestionante, que es el instrumento donde se guarda el conjunto de
documentos que presenta el usuario al momento de la tramitación y que va a ser diferente según el caso
particular de cada uno, por ejemplo si es nacido dentro del territorio uruguayo, si es hijo de uruguayo
nacido en el exterior, si es extranjero en sus distintas situaciones (ciudadano legal, residente legal,
residencia en trámite), etc.
Generalmente el legajo consta de la documentación habilitante y/o probatoria, la hoja de filiación y la
secuencia de las actualizaciones de filiación en subsiguientes renovaciones y las fichas decadactilares,
que varía como se mencionó anteriormente según la situación particular de cada persona y cuyo
contenido es de manejo confidencial.
Estos LEGAJOS pueden estar informatizados o no informatizados en sus soportes físicos papel: que
son los legajos que se archivan en forma correlativa de acuerdo a su número de documento en forma
ascendente y magnético: que son los rollos microfilmados que se archivan por número de rollo y
exposición, debiendo todos ellos ser conservados en estado óptimo de modo de asegurar la
recuperación de los mismos cuando éstos sean solicitados.
Todos son administrados y custodiados por el Departamento de Archivo Nacional y Microfilmación de
Legajos Personales, que tiene como objetivo: Administrar el manejo y custodia de los Legajos
Personales, garantizando la conservación de la documentación, así como la reserva y protección
de la información almacenada, asegurando su inmediata recuperación.
PROCESO DE MODIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS:
Desde sus inicios la identificación de las personas físicas se realizaba en todas las Jefaturas de Policía
del país y la documentación por entonces presentada se guardaba en los llamados “PRONTUARIOS” de
los individuos, pues también se incluían en ellos los antecedentes penales. Posteriormente, ya en
épocas más cercanas se les denominó “LEGAJOS PERSONALES” (definido anteriormente) a partir de la
creación de la DIRECCIÓN NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN CIVIL en el año 1978. Históricamente los
legajos personales fueron guardados en la oficina que se llamaba Sección Archivo de Legajos, en el año
2005 y ya bien cerca de nuestros días, la mencionada Sección pasó a denominarse Departamento de
Archivo Nacional de Legajos Personales. En los años 2009-2010 se entendió que debía hacerse una
nueva re-estructuración del Archivo Nacional, esta vez incluyendo en él a las secciones Microfilmación
de Legajos Personales y Archivo Informatizado de Microfilmación (ex Secretaría Técnico -
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Administrativa), que pertenecieron hasta ese momento al Departamento de Informática, modificando
luego de la inclusión de estas dos secciones, la organización y funciones del actual Departamento de
“Archivo Nacional y Microfilmación de Legajos Personales”, quedando integrado por: Dirección y SubDirección del Departamento y por cuatro secciones: 1) Archivo Nacional de Legajos Personales, 2)
Archivo Informatizado de Microfilmación, 3) Microfilmación de Legajos Personales y 4) Secretaría
Administrativa.
Los “Legajos Personales” de los usuarios que concurrían a gestionar sus documentos a esta Dirección
Nacional, desde su origen eran guardados exclusivamente en soporte papel en la sección Archivo
Nacional de Legajos Personales. Posteriormente, en el año 1992 se implementó en esta Unidad
Ejecutora el sistema de microfilmación de los legajos en soporte magnético, el “rollo”, que es una película
virgen donde a través de un equipo específico se microfilman los legajos papel, capturando dicha
película las imágenes latentes de los documentos donde luego de ser procesadas esas imágenes se
convierten en imágenes visibles. El resultado es la microfilmación de los legajos en “rollos originales”,
debiendo éstos ser duplicados obteniendo así los “rollos de consulta” que son con los que hoy día
trabaja la sección Archivo Informatizado de Microfilmación de este Departamento, ya que los rollos
originales llamado “ Archivo de Seguridad ” deben ser guardados en otro edificio que el “ Archivo de
Consulta “, pues así lo establece el Decreto Nº 253 del año 1976 que reglamenta el empleo de la
microfilmación, la autorización de la destrucción de gran parte de los documentos originales archivados
en los organismos públicos, una vez que hayan sido microfilmados, siendo guardados los legajos de esta
Unidad por varios años únicamente en soporte magnético. Posteriormente y en el entendido que no se
debían destruir más los documentos en papel y fundamentalmente por “seguridad jurídica”, se determinó
que no se siguieran destruyendo y que se diera por finalizada la etapa de microfilmación, priorizando en
adelante el “soporte papel”, hecho que se sigue efectivizando hasta la actualidad.
Es imperativo mencionar que el objetivo principal es conseguir que se logre un funcionamiento correcto,
ágil y dinámico de los Archivos para poder mantener como hasta hoy la mayor transparencia en el
servicio, pretendiendo “brindar lo mejor a nuestros usuarios en todos sus aspectos”.
ANTES DEL AÑO 1992
Luego que el Usuario solicitaba día y hora para tramitar, las audiencias se anotaban en una (libreta de
papel numerado, por imprenta), en la cual se mencionaba el Nº de Cédula solicitado.
Al final del día se ordenaban Numéricamente (orden ascendente por Cédula), los Talones de dichas
libretas y se confeccionaban las Listas por Turnos (Matutino y Vespertino), en forma Manual /Máquina.
Estas Listas se enviaban al Archivo correspondiente (según número de Cédula) para que sacaran los
Legajos Papel (documentación física) para ser enviados a la Sección Trámites, donde se aprontaban
previamente al día de la Audiencia, los trámites asignados.
La Cédula era entregada a las 24 hs si era Trámite Urgente.
A las 48 hs si era Trámite Común.
A los 5 días hábiles Trámite de 1ª Vez.
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A PARTIR DEL AÑO 1992 (y aún en la Actualidad).
Visto la necesidad de Microfilmar la Documentación Física, (Papel, legajos personales) dado que los
Volúmenes eran cada vez mayores, es que se crea la Sección Microfilmación, perteneciendo en aquel
momento al Departamento de Computación. Luego que la Documentación era microfilmada se
procesaba la película negativa (Rollo Original de Microfilm), en nuestro laboratorio, donde después de
procesar el mismo, y haciendo los Controles Químicos y Visuales necesarios, es que se duplicaba
obteniendo otro rollo de microfilm (Rollo de Consulta) al que también se le efectuaban los controles
pertinentes. Los rollos eran archivados en distintos locales según la Ley de Microfilmación.
Las Audiencias eran asignadas en Mostrador.
Actualmente las Cédulas y/o Pasaportes son entregados en el día, ya sean comunes o Urgentes.
A PARTIR DEL AÑO 2001
Se inaugura la Oficina DNIC en el Géant, siendo ésta la primera en ser Informatizada. Por lo tanto ya al
Microfilmar simultáneamente se ingresaba (el Operador), al sistema informático el número de rollo y
exposición que es el mismo que aparece en el microfilm, por su ubicación) que le corresponde en orden
Secuencial, de esta manera la documentación queda ordenada, (previo a la preparación documental de
cada Legajo Personal).
Es localizada a través de los rollos de consulta, (con los que se trabaja a diario), una vez que los
usuarios solicitan audiencia, (a través de los Locales en las distintas dependencias de todo el país, así
como locales habilitados (Red Pagos, Abitab, Correo, Web, etc.) para que sus datos sean cargados
(partidas de nacimiento y/o huellas, al sistema cada vez que se requieran los mismos a través del
Sistema Informático. En la actualidad coexisten: documentación física (Legajos Papel) en Archivos.
Microfilmación (Archivo Informatizado), rollos de consulta, a través de los que se carga al Sistema
mediante la digitalización de los mismos.
EL ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA Y LOS ARCHIVOS.
Trata de la situación de los archivos en Uruguay con relación al acceso a la Información Pública y al
“Sistema Nacional de Archivos”, este último creado por Ley 18.220 de fecha 20 de Diciembre de 2007, el
que establece el sistema de regulación de la función archivística a nivel nacional, y el Decreto 355/12 de
fecha 31 de Octubre de 2012, que reglamenta la ley mencionada anteriormente.
En la instancia de su creación, cabe señalar que los Archivólogos estuvieron estrechamente involucrados
en el proceso de elaboración de la normativa mencionada, en el entendido que los archivos deben ser
“condición“ administrativa, lo que exige una nueva dimensión de ellos y sus profesionales dentro de los
órganos del Estado.
De alguna manera se pensó que también era hora de reivindicar el derecho a una Ley de Archivos.
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Esta ley del Sistema Nacional de Archivos (como también la ley de derecho de acceso a la información),
puede ser considerada pilar básico en la política de “transparencia activa” promovida por el Estado. La
ley menciona el deber del Estado de conservar y organizar el patrimonio documental de la Nación
y de los documentos de gestión como instrumentos de apoyo a la Administración, ya sea como
elementos de prueba, garantía o información. También habla esta ley de la responsabilidad de crear y
mantener los archivos profesionalmente organizados, entre otros, como una forma de garantizar la
plenitud de ejercicio del acceso a la información.
En la DNIC Contamos con el Banco de Datos más grande, completo y confiable del País.
El hito de haber logrado la Informatización del Sistema a Nivel Nacional, ha generado más actividades,
más documentación en la Central, dado que a partir de ello, los usuarios pueden tramitar su cédula en
cualquier Oficina de la DNIC de todo el país.
Priorización del Usuario como razón de ser de todo nuestro trabajo. Diligenciando en el menor tiempo
posible la localización de los Microfilms (rollo y Exposición) de la documentación para la carga de datos
al sistema.
Mantener la reserva necesaria según los casos que así lo amerite (Ley Etchegoyen,-por Subsiguiente
Matrimonio- -Legitimaciones Adoptivas-. Departamento Jurídico.
En la Actualidad coexisten: Archivo Papel, Archivo de Microfilms (soporte magnético) e Informatización.
Contamos con técnicos especializados en microfilmación.
Laboratorio propio en Sede Rincón, donde se procesan las películas originales luego de microfilmadas,
aquí también se duplican y controlan, esto brinda una mayor seguridad a la documentación ya que se
utiliza un proceso secuencial interno, sin tener que recurrir a empresas externas.
BASE DE DATOS
La creación de nuestra Base de Datos data de mediados del año 1992, donde se implementó por
primera vez un sistema informático llamado CLIPPER, que permitía ingresar a un banco de datos, toda la
información primordial de datos personales.
En ese entonces solo podían ser ingresados datos personales tales como nombres, apellidos, nombres
de los padres, fecha de nacimiento, sexo, lugar de nacimiento, la documentación que presentaba para
tramitar y hasta la clasificación de la individual dactiloscópica, brindada por el otro enorme y de gran
importancia el archivo dactiloscópico.
Todos los datos a ingresar fueron tomados de los legajos personales de cada uno de las personas que
hasta ese momento habían tramitado su cedula de identidad desde el número de cedula 4.421.968-9
comenzando a llevar lo que es el soporte papel al archivo o soporte informático.
En aquellos tiempos era toda una innovación, algo futurista, los tiempos empezaban a cambiar, increíble
imaginar que con sólo presionar unas teclas tendríamos a la vista toda la información del tramitante,
pudiendo acceder a la información vital y resguardado como parte de la historia de una persona.
Con los avances tecnológicos toda la información que había en el sistema operativo CLIPPER se migró o
sea se trasladó a otro sistema operativo más sofisticado para la época de nuestro país a un sistema de
página WEB llamado WEBSERVER, cargando todos los datos e información que se poseía de la misma
manera.
A partir del año 2001 se comienza con un sistema operativo que se utilizaría a partir de allí para la
Dirección, utilizado hasta la actualidad con mejoras.
Las innovaciones de este sistema presenta variantes, se podrán cargar no sólo datos suministrados por
los tramitantes, si no que permitirá digitalizar, escanear, todo tipo de documentos y hasta las huellas
dactilares de cada persona.
Este mismo año 2001, como se ha mencionado, se crea la Oficina del Geant, la 1er. Oficina
informatizada, un gran salto hacia fuera y hacia adentro de nuestra Dirección Nacional, el primer paso
para la expansión física y tecnológica, abriendo las puertas a un futuro próximo ramificando
paulatinamente a todo nuestro territorio, nuevas oficinas, incluso se localizarán hasta 2 oficinas en
algunos departamentos.
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MEDIDAS DE SEGURIDAD
En un comienzo las oficinas que se fueron informatizando podían acceder a cambiar los datos y huellas
que ya estaban cargadas en el trámite, modificando los datos fijos de las personas impactando en
nuestra base. Pero en este momento, si bien hay datos que otras oficinas pueden modificar, solamente
se podrá hacer efectivo ese cambio con la debida acreditación por parte de los funcionarios de la Base
de Datos que poseen la clave para acreditar dichas modificaciones.
Asimismo, debido a implementaciones de seguridad en el sistema en lo que refiere a huellas solamente
en la actualidad el Departamento Técnico es quien podrá realizar el reemplazo de las mismas con la
autorización y el acceso para ello.
EVOLUCIÓN
1º Etapa
Las oficinas en sus comienzos tomaban los datos filiatorios en hojas de filiación a mano, o en máquina
de escribir, nombres, apellidos, fecha de nacimiento, dirección, etc.Base de Datos:
Se encargaba de digitalizar (escanear) toda la documentación, filiación, y huellas correspondientes a los
tramitantes en el sistema informático, otorgándole el número de documento que le correspondería a cada
tramitante, procediendo luego a la búsqueda exhaustiva en nuestro archivo decadactilar descartando así
la repetición de cédula para una misma persona. Luego procediendo al archivo del soporte papel en una
Sección prevista para ello, (Sección Archivo).
En la actualidad
Todas las oficinas están informatizadas e ingresan todos los datos, escanean las diferentes
documentaciones y las huellas que se les toma a los tramitantes, incluso otorgan ellos mismos el número
de cédula.
.
* Descripción (Explicitar, resumidamente, las principales características del proyecto, que incluya los
aspectos de uso de la tecnología y/o simplificación de procedimientos)
Se realizaron dos convenios (2012 y 2013) de Cooperación Técnica no reembolsable entre el BID y la
OPP, con el objetivo de financiar el Programa de Interconexión y Modernización de los Procesos de
Registro e Identificación Civil de las Personas Físicas y de Información para las Estadísticas Vitales en
Uruguay. Fortalecimiento de los sistemas de identificación ciudadana y emisión de la cédula de
identidad.Se previó pago de compensaciones a funcionarios de la DNIC para desarrollar las actividades en el
proceso de modernización, digitalización y el control de calidad de legajos personales no digitalizados al
momento.
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* Trámite o servicio mejorado
Se mejoró el acceso y la conservación de los archivos, se generó respuesta más inmediata a las consultas
de los usuarios, (consultas que puedan darse por mail, teléfono, personalmente o expediente)
Se logró más espacio para continuar archivando los legajos papel.
Al realizar un INGRESO MASIVO DE DATOS, las personas que soliciten cédula urgente, al estar sus datos
en el sistema, si la cantidad de audiencias lo permite o si tiene necesidad de obtenerla urgentemente,
podrán tramitar su cédula en el momento y retirarse con ella en mano.-
* Justificación (Identifique los motivos técnicos y económicos que originaron la necesidad,
conveniencia y oportunidad de desarrollar el proyecto. ¿Por qué fue importante realizar el proyecto? )
Era necesario de acuerdo a la cantidad de funcionarios y horas de trabajo, más horas para realizar las
tareas del Proyecto, las que debían serles abonadas como extras para ingresar al sistema los datos,
debido a que se informatizó todo el país (estamos hablando de la base de datos más grande del país, los
datos de todas las personas, conservando los datos (legajos) de los fallecidos.
También era necesario, realizar una clasificación y ordenamiento, para descongestionar (por ejemplo,
los legajos que estaban en bolsas, ubicándolos en estanterías, cambiando sus sobres por sobres nuevos,
mejorando el acceso, ordenándolos, ingresándolos).
En cuanto a su conservación, se fueron sumando al proyecto, todo lo referente a la conservación y
seguridad de los mismos, alarma contra incendio, detectores de humo, aires acondicionados, extintores,
sistema cámaras de filmar, mejoramiento del sistema informático controlando los accesos a los datos
(no todos los funcionarios pueden acceder a la base de datos).-
Objetivo General (Definir el objetivo general que se esperaba alcanzar a través del proyecto así como
los indicadores verificables del cumplimiento de los mismos y su medición).
El Objetivo general, era ingresar, ordenar, clasificar, la mayor cantidad de legajos (archivos) en sus
diferentes soportes de acuerdo con el dinero recibido y los funcionarios y horas hombres destinadas a
tal fin, para tener un mejor y más rápido acceso, mejor ordenamiento y seguridad, descongestionar.
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* Descripción
Descripción de la tarea:
La tarea consistió en completar los campos que se encuentran en blanco con los datos de partida o documentos que
correspondan según nacionalidad del gestionante. Luego se digitaliza las huellas digitales y por último la
documentación pertinente
Cada funcionario, tenía que ingresar 18 legajos por hora.
Procedimiento de trabajo:
Se clasificaron las tareas a desempeñar en: digitalizador, corrector, control de los legajos recibidos
e ingreso de las partidas reducidas; para determinar la producción que se debía realizar se testeo a
varios funcionarios quedando esta en 18 legajos por hs ya que en muchos de estos legajos contaban con
partidas de nacimiento que debían ser reducidas para ser escaneadas.
El proveedor de los legajos personales era el Departamento de Archivo el cual proporcionaba los listados
de 3.000 legajos los cuales era fraccionados de a 18 (una hora de trabajo por funcionario).
En archivo papel, se debían ordenar 300 legajos por hora por funcionario, y hacerles los cambios
pertinentes en caso de ser necesario (por ejemplo, cambiar sobres deteriorados, ordenar la
documentación que está dentro de cada sobre y luego en las estanterías).
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Indicador verificable de cumplimiento
Se planificó conjuntamente con la Directora del Departamento Dactiloscópico y Patronímico, Sección
Notas y la Jefa de la Sección Archivo Nacional de Legajos Personales.
Son los 36.600 que se realizaron por horas del BID (que a su vez también se prepararon y luego se
archivaron) más el trabajo atrasado que adelantó el archivo que serían aproximadamente 154.500
legajos.
Refiriéndonos al período que se trabajó para el BID o sea de agosto a noviembre del año 2012, y junio
más 1 semana de julio del año 2013, se calculan 43.925 legajos en el período 2012 y 12.486 legajos en
el periodo 2013, considerando que había más personal que el habitual, incluso de otras Secciones del
Departamento y de otros Departamentos de la Dirección Nacional.
La diferencia de cantidad de legajos entre ambos períodos se debe a las exigencias del equipo de
planificación.
Cantidad de horas por día y/o semana
Esta cantidad dependía de la disponibilidad del personal que se tuviera cada día.
ORDENAMIENTO DE LEGAJOS – 300 LEGAJOS POR FUNCIONARIO POR HORA
INGRESO A LA BASE DE DATOS – 18 LEGAJOS POR FUNCIONARIO POR HORA
Año 2012
Desde mediados de agosto hasta el mes de noviembre se ingresaron unos 36.000 legajos al sistema
informático.
Año 2013
Durante junio y julio con el aporte del BID se incorporaron al sistema 10.152 legajos al sistema.
En ambos períodos se solicitó apoyo del personal de todas las Oficinas que estuvieran en condiciones
de realizar dicho trabajo, para dar cumplimiento se clasificaron las tareas a desempeñar en: digitalizador,
corrector, control de los legajos recibidos; para determinar la producción que se debía realizar se testeo
a varios funcionarios quedando esta en 18 legajos por hora por funcionario ya que en muchos de estos
legajos contaban con partidas de nacimiento que debían ser reducidas para ser escaneadas.
Información:
Si sumamos los trámites preparados y los trámites internos se ingresaron durante el año 2013 179.885
legajos.-
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Medio de verificación
Se recibían listas de Base de Datos, las mismas se sacaban, se corregían y se enviaban a dicha Sección
que luego devolvían los legajos en bolsas, éstos mismos se preparaban para posteriormente archivarlos.
Se llevó un control en el sistema, pudiéndose saber qué cantidad ingresó cada funcionario, en qué
tiempo y luego verificación por parte del funcionario encargado de controlar a los datos cargados para
verificación de que se siguiera la metodología y sistemática planteada-
Controles:
Primario
Es el realizado al momento de recibir los paquetes del Departamento de Archivo para realizar el
desglose de a 18 legajos.
Secundario:
Se realiza a los funcionarios que cumplen tarea de digitalizador, a través del Sistema Informático.
Consulta de Rendimiento, se obtiene la cantidad de legajos ingresados por el usuario (ver imagen).
Por último se controló las horas realizadas de todos los funcionarios sean del Departamento de Archivo
o Departamento Dactiloscópico por las marcas realizadas en el reloj que se encuentra en el
Departamento de Personal.-
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* Resultado o productos alcanzados
LEGAJOS INGRESADOS AL SISTEMA INFORMÁTICO
Año 2012
Año 2013
Agosto
Horas trabajadas
Funcionarios
Legajos
Junio
317
21
5706
Horas trabajadas
.
Funcionarios
legajos
Setiembre
Julio
Horas trabajadas
Funcionarios
686
22
Legajos
12348
Horas trabajadas
Funcionarios
legajos
Octubre
Horas trabajadas
Funcionarios
Legajos
411
15
7398
Cantidad total de legajos
164
5
2952
10.350
897
17
16146
Noviembre
Horas trabajadas
Funcionarios
Legajos
Cantidad total legajos
259
18
4662
38.862
* Mejoras alcanzadas aplicando este proyecto. Beneficios obtenidos y beneficiarios
Al realizar el ingreso masivo, ordenamiento, etc., generó que la búsqueda de datos se vea favorecida por
la eficacia, rapidez y seguridad del resultado que brinda la informatización de todas las oficinas que
tienen acceso a nuestra base. Toda persona que llega a la Dirección buscando datos de familiares
directos con la documentación que así lo acredite, podrá obtener en poco tiempo todos los datos que
requiere sin ningún tipo de inconveniente. Tanto es así, que nos vemos beneficiados porque nos permite
encontrar información con escasos datos, también apoyándonos en ciertos casos con nuestro archivo
patronímico, para encontrar datos de la persona buscada.
También, es una mejora y un beneficio que se obtuvo, que al momento de solicitar audiencia por parte
del usuario, éste queda automáticamente en trámites preparados, ocasionando que no se tenga que
tocar más el trámite por parte de los funcionarios del Departamento Dactiloscópico.
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Además al tener clasificado los archivos (papel), en diferentes lugares, siguiendo un orden numérico y
manteniendo su seguridad y conservación, posibilitó, lo que para la DNIC es un hito: la descongestión de
cantidades por archivar y ordenar.-
Fundamente la replicabilidad del proyecto
Para todas las organizaciones, es muy importante realizar control, clasificar, ordenar, organizar sus
archivos, porque luego se obtiene mayor eficacia y eficiencia en ése y en el resto de los procesos,
permitiendo a su vez mayor transparencia y acceso a la información.
Clasificando las informaciones en los diferentes soportes, según sea reservada o no, acercando además
la tecnología como medio, se genera simplificación en los pasos, los procesos, las tareas, así como
detectar posibles errores anteriores, corregirlos y establecer nuevos procedimientos.-
Estrategia o metodología seguida en la implementación
La tarea consistió en completar los campos que se encuentran en blanco con los datos de partida o documentos que
correspondan según nacionalidad del gestionante. Luego se digitalizaron las huellas digitales y por último la
documentación pertinente.
Se definieron diferentes locales para el guardado y conservación de los legajos en soporte papel, siguiendo un
orden numérico ascendente correlativo.
Además se procedió a realizar cambios de sobres que estaban deteriorados por el paso del tiempo y a ordenar la
documentación que contienen.
Se armaron las estanterías y se procedió a ordenar, además de instrumentar y colocar todos los mecanismos y
equipos de seguridad y protección.Hitos: descongestionamiento de acumulación de legajos en bolsas para acomodar, generando mayor espacio, mejor
acceso y más protección.
Rubro Archivos Implementados
¿Se realizó un inventario de activos de información?
Luego del control de los activos de información llevado a cabo por los departamentos involucrados, se
procedió a clasificarlos según la numeración correspondiente en diferentes locales, manteniendo un
orden y control de la información, ya que estamos hablando de varios millones de legajos (archivos).
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