BBA (Bachelor Business Administration) Catedrático Lic. Javier Arana Caso de Estudio ALIMEX ALUMNO Rodrigo Orellana Roli Garcia Danny Orlando Salmerón Cisneros Fecha 12/6/2013 1 INDICE Portada …………………………………………………………………..1 Índice……………………………………………………………………...2 Nombre de la Empresa …………………………………………………3 Introducción………………………………………………………………4 Objetivos generales y Específicos………………………………….….5 Resolución de Caso Preguntas 1e inicio de pregunta 2……..………………………………6 Final pregunta 2 Inicio de pregunta 3 …………………………………7 Final pregunta 3 pregunta 4………………………………………….....8 Conclusión y Recomendaciones……………………..………………...9 2 Nombre de la empresa: ALIMEX S.A. Datos Generales: Alimex S.A. pertenece al Holding Multiexport, grupo chileno con más de 25 años de experiencia en el sector acuícola y pesquero. El holding Multiexport basa actualmente sus negocios en la industria del salmón, choritos, conservas y congelados de mariscos, pescados frescos y congelados, musgos y algas secas. Las actividades y negocios de Alimex S.A. - conservas y congelados de mariscos, pescados frescos y congelados, musgos y algas secas.-se desarrollan a través de sus oficinas, plantas propias de proceso y centros de abastecimiento a lo largo de Chile comprando materias primas, procesándolas y exportando los productos terminados que se comercializan en Norteamérica, Asia y Europa. Rubro de la empresa (Datos según los rubros comerciales en Chile el cual es el país en donde está ubicada la empresa): Industrias manufactureras no metálicas. Sub-Rubro: Produccion, procesamiento y conservación de alimentos. Código de la actividad: 151222-Elaboración de congelados de pescados y mariscos. 151230-Elaboracion de productos en base a vegetales acuaticos. (De una forma general, este rubro se pudiera categorizar como producción y comercialización). Tipo de empresa: Productora y comercializadora. 3 INTRODUCCIÓN: En el presente caso, se estudiarán los impactos positivos de la implementación de un sistema de información en la empresa ALIMEX S.A. Cabe mencionar, que esta es una empresa con más de 20 años de operación en el rubro de la producción y comercialización para el mercado mundial de mariscos, pescados y algas secas. Desde el nacimiento de la empresa en el año 1984, esta se caracterizó por llevar la contabilidad y la coordinación de sus actividades de producción y operativas de forma manual, lo cual venía a afectar directamente los planes de maximización de los procesos de producción y operativos, debido a que en esa etapa los diferentes departamentos que conformaban la empresa operaban de forma “aislada”. El resultado que se tenía era que la información u datos generados no eran distribuidos de forma eficaz en la organización. Los diferentes problemas que trajo consigo esta falla, dieron nacimiento a la idea de invertir en sistemas de información computarizados, los cuales fueron creados a la medida y desarrollados por una empresa especialista en software, la cual se involucró en el proceso de implementación para maximizar los resultados deseados. Luego de la implementación de este eficiente y eficaz sistema de información, se observó una drástica mejoría gracias a la automatización de la mayoría de los procesos que involucraban a diferentes áreas de la organización y vino a contribuir en ahorro a los costos de operación y a la vez a proporcionar información vital para la toma de decisiones. 4 OBJETIVOS GENERALES Concientizar sobre la importancia de contar con un eficiente y eficaz sistema de información en las organizaciones. Analizar los beneficios que estos sistemas aportan a los diferentes departamentos. Analizar el vital aporte que estos sistemas brindan a la maximización de los procesos de producción y procesos operativos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5 Identificar los principales sistemas de información en la empresa ALIMEX S.A. Identificar los niveles de organización que son apoyados con este sistema en la empresa ALIMEX S.A. Identificar una estructura jerárquica de los sistemas de información utilizados. Analizar las ventajas obtenidas ALIMEX S.A. tras la implementación de los sistemas de información. Analizar si es necesaria la actualización de sistemas de información para ALIMEX S.A. Plantear recomendaciones del caso. RESOLUCIÓN DEL CASO 1. ¿Qué tipos de sistema de información identifica en la empresa? MÓDULOS TIPO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN Ventas Embarques Cuentas por cobrar Producción Control de Calidad Compras Inventarios de materia prima Inventarios de producto terminado Inventario de refacciones Contabilidad Nómina Cuentas por pagar Transaccional Transaccional Transaccional Transaccional De apoyo de las decisiones Transaccional Transaccional Transaccional Transaccional Transaccional Transaccional Transaccional 2. Explique A) a que nivel de organización apoyan los sistemas expuestos en el caso de estudio. B) diseñe una estrategia jerárquica de los sistemas de información e identifique los del caso de estudio. Según mi estructura jerárquica Ventas Embarques Cuentas por cobrar Producción Control de Calidad Compras Inventarios de materia prima Inventarios de producto terminado Inventario de refacciones Contabilidad Nómina Cuentas por pagar 6 Trabajadores- operaciones Trabajadores del conocimiento-conocimientos Trabajadores- operaciones Trabajadores – producción del producto Dirección -Táctica Dirección- tácticas Dirección- tácticas Trabajadores - producción del producto Dirección- tácticas Dirección- tácticas Trabajadores del conocimiento-conocimiento Trabajadores del conocimiento-conocimiento 3. En el caso de la Compañía Alimex, la automatización de procesos mejor mucho el desarrollo de la empresa. A continuación un listado de 10 ventajas que han traído los desarrollos tecnológicos a la compañía Alimex: 1. El Departamento de compras por ejemplo, creaba las órdenes de compra a máquina lo que hacía que la persona se tardara más en llenar una orden ya que tenía que llenar todos los espacios requeridos. Con el sistema computarizado la computadora llena la mayoría de datos automáticamente. 2. El departamento de Compras y el Almacén han mejorado drásticamente su comunicación a un punto de hacer casi automática las requisiciones entre ellos. 3. El sistema de inventarios muestra que tanto afectara la cuenta contable una compra de algún material esto ayuda tomar a mejorar también la toma de decisiones cuando se necesita una decisión rápida que pueda afectar un proyecto. 7 4. La entrega de material entre el proveedor y el almacén es más organizado ya que se verifica el material entregado con la orden que se ingresó en el sistema, esta es firmada y revisada y se envía a contabilidad. 5. Respecto a la sección de contabilidad la cantidad de trabajo que antes se hacía se ha visto drásticamente reducida debido a que ya solo tienen que verificar la firma del almacén ya que todos los datos de la entrega ya están en el sistema. 6. El departamento de cuentas ha simplificado también sus procesos. Ellos nada mas programan la factura con la fecha en la cual tiene que ser pagada y nada más la modifica en el sistema y la registra en el asiento contable. 7. Generación de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles de detectar y controlar con un sistema manual. 8. Evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases de datos que se pueden compartir. 9. Impulso a la creación de grupos de trabajo e investigación debido a la facilidad para encontrar y manipular la información. 10. Soluciona el problema de falta de comunicación entre las diferentes instancias. A nivel directivo se hace más efectiva la comunicación. 4. Recientemente se ha puesto en marcha un proyecto para evaluar la alternativa de cambiar los sistemas de información existentes considera necesario cambiar la plataforma de la empresa o actualizar la base de datos En mi caso yo no recomendaría cambiar la plataforma para mí sería mejor actualizar la ya existente por una versión de FoxPro más moderna como la de FoxPro 9.0 la ofrece mucha ma flexibilidad y muchas otras cosa tales como 8 Capacidades para el manejar datos nativos y remotos. Flexibilidad para crear soluciones de bases de datos. Lenguaje de Programación Orientado a objetos. Utilización de Sentencias SQL en forma nativa. Manejo de vistas, cursores y control completo de estructuras relacionales. Su propio gestor de base de datos incorporado. Sin embargo, también puede conectarse con servidores de base de datos, tales como Oracle, Microsoft SQL Server o MySQL. Cuenta con un motor de generación de informes renovado y flexible para soluciones más robustas. Desde la versión 9.0, amplio soporte de XML, tanto como fuente de datos (por ej., servicios Web basados en XML) como por generar reportes en formato XML. Y también se encuentra la nueva versión mucho más actualizada con la cual se hace más amigable la interfaz del usuario etc. 5. Conclusiones y recomendaciones: La importancia de los Sistemas de Información, radica principalmente en la importancia que se está dando al tema de la información contenida en estos sistemas que muchas veces son de vital importancia para la toma de decisiones dentro de las organizaciones. Toda organización que se encuentre totalmente tecnificada y a la par con la modernidad actual debe necesariamente contar con un Sistema que le permita ingresar, controlar, calcular, analizar y presentar información oportuna para la toma de alguna decisión o simplemente para conocer en qué situación se encuentra la empresa. Como conclusión podemos anotar que los SIG son de vital importancias, siempre y cuando se cuente con los recursos técnicos y humanos que permitan ponerlos a funcionar de la mejor manera posible y que a su vez alimenten a estos sistemas con información de manera correcta a fin de que el producto final (documentos de análisis) sean de una mayor validez. 9