manual para crear usuarios

MANUAL PARA
CREAR USUARIOS
Última modificación: marzo 2015
Guía para crear,
desactivar e
inmovilizar
Usuarios de
Salesforce
INDICE
1.
INTRODUCCIÓN ...................................................................................... 2
Acerca de los Usuarios de Salesforce ...................................................................................... 2
2.
¿CÓMO LEER ESTA GUÍA? .................................................................... 3
3.
CONTENIDOS .......................................................................................... 4
Cómo crear un Usuario ............................................................................................................... 4
Cómo desactivar o inmovilizar un Usuario .............................................................................. 6
Para desactivar un Usuario ....................................................................................................... 6
Para inmovilizar un Usuario ....................................................................................................... 6
Cómo restablecer la contraseña de un Usuario....................................................................... 7
Cómo restablecer la contraseña de varios Usuarios .............................................................. 8
4.
GLOSARIO ............................................................................................. 10
5.
CONTACTO ............................................................................................ 11
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1. INTRODUCCIÓN
Acerca de los Usuarios de Salesforce
En Salesforce, todos los Usuarios se identifican con un Nombre de Usuario, Contraseña y un
1
Perfil único. El Perfil determina las tareas que pueden ejecutar los Usuarios, los datos que
pueden ver y lo que pueden hacer con esos datos.
Las ONG recibimos 10 Licencias/Usuarios gratuitas de por vida para utilizar el sistema. Esto
quiere decir que podemos tener hasta 10 Usuarios ACTIVOS en simultáneo.
En Salesforce no se pueden eliminar Usuarios ya creados, en lugar de eso existe la opción
DESACTIVARLOS. Si la organización cuenta con 5 Licencias/Usuarios activas y se desactiva
a uno de ellos, automáticamente la organización contará con 6 Licencias/Usuarios disponibles.
Es decir que la desactivación de Usuarios habilita Licencias hasta completar los 10 usuarios
activos.
1
Para más detalle sobre Perfiles, visitar la el portal de ayuda de Saflesforce.
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2. ¿CÓMO LEER ESTA GUÍA?
En esta Guía se incorporaron algunos íconos que llaman la atención sobre ciertos temas que
resultarán de importancia para comprender el uso de Salesforce y sus aplicaciones.
Este ícono señala información útil a tener en cuenta para optimizar los usos
Este ícono señala los Ejercicios para poner en práctica lo explicado
Este ícono señala indica la inclusión de “Consejos de experto”
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3. CONTENIDOS
Cómo crear un Usuario
1. Ingresar a Configuración.
2. Hacer click en Gestionar Usuarios > Usuarios.
3. Hacer click en NUEVO USUARIO
4. Completar los campos

Nombre y Apellido

Alias: Luego de completar el Nombre y Apellido, este campo se completa
automáticamente presionando la tecla TAB ó

.
Correo electrónico: Completar con el email de nuevo Usuario. A esta dirección es que
se enviarán el primer link para acceder al sistema y las posteriores notificaciones que
provengan del mismo.
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
Nombre de usuario: Se completa automáticamente luego de completar el campo
“Correo electrónico”. El nombre de usuario es el que se utiliza para ingresar al
Salesforce, y debe tener formato de correo electrónico. Puede coincidir o no con el
correo electrónico real, siempre que mantenga un formato xxx@xxxx.xx.

Apodo: Se completa automáticamente al completar el campo “Correo electrónico.

Licencia de usuario: Es un campo de lista de selección en donde se puede elegir
entre Chatter Free, Chatter External, Salesforce. Para crear un nuevo usuario de
Salesforce, elegir la opción “Salesforce”.

Función: Completar con la función del nuevo Usuario.

Perfil: Completar con el Perfil del nuevo Usuario que especificará los permisos
mínimos del usuario y los parámetros de acceso.

Usuario de marketing: Tildar esta opción para que el nuevo Usuario pueda trabajar
con el objeto CAMPAÑAS.

Zona horaria: Completar según corresponda.

Configuración regional: Completar según corresponda.

Idioma: Asegurarse de seleccionar Español par que el sistema se muestre en ese
idioma.

Generar nueva contraseña y notificar al usuario: Asegurarse de que esa opción
esté tildada cuando se cree un nuevo Usuario. De esta forma, Salesforce enviará un
mail con un link para que el nuevo usuario genere su propia contraseña de acceso al
sistema.
5. Hacer click en GUARDAR
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Cómo desactivar o inmovilizar un Usuario
En Salesforce los Usuarios no se eliminan sino que se Desactivan o Inmovilizan. Al realizar
cualquiera de estas dos acciones, el Usuario ya no tendrá más posibilidades de ingresar y
operar en la base de datos.
Al desactivar e inmovilizar a un Usuario se conservará el historial de actividades del mismo en
el Sistema permitiéndonos tener control de los cambios y acciones que haya realizado en el
pasado.
Esto
nos
permitirá tomar ciertas
decisiones al momento
¿Cuál es la diferencia entre desactivar e inmovilizar?
de desduplicar registros,
medir el rendimiento de
INMOVILIZAR un Usuario implica suspender temporalmente una
algún integrante de la
cuenta de usuario cuya desactivación pueda ser más complicada de lo
organización, etc.
previsto. De esta forma el usuario no podrá ingresar al sistema pero la
licencia no quedará disponible para el uso hasta no DESACTIVARLO.
Para Desactivar un Usuario
1. Ingresar a Configuración.
2. Hacer click en Gestionar Usuarios > Usuarios.
3. Hacer click en Modificar sobre el Usuario indicado
4. Quitar el tilde de la opción “Activo”
5. Hacer click en GUARDAR
Para inmovilizar un Usuario
Muchas veces para Desactivar a un Usuario debemos realizar una serie de acciones que llevan
más tiempo de lo previsto. Este es el caso en que el Usuario tenga un rol importante en
distintos procesos internos, por ejemplo. En esos casos, la opción para impedir que los
usuarios ingresen al sistema de forma más inmediata es Inmovilizándolos.
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1. Ingresar a Configuración.
2. Hacer click en Gestionar Usuarios > Usuarios.
3. Seleccionar el Usuario indicado
4. Hacer click en el botón INMOVILIZAR.
Cómo restablecer la contraseña de un Usuario
1. Ingresar a Configuración.
2. Hacer click en Gestionar Usuarios > Usuarios.
3. Ingresar al Usuario indicado
4. Hacer click en el botón REESTABLECER CONTRASEÑA
Así, el sistema indicará que la contraseña del Usuario ha sido reestablecido y lo notificará a
la dirección de correo electrónico indicada en el Usuario. Salesforce le proporcionará una
contraseña temporal que el Usuario deberá modificar una vez que vuelva a ingresar al
sistema.
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Cómo restablecer la contraseña de varios Usuarios
1. Ingresar a Configuración.
2. Hacer click en Gestionar Usuarios > Usuarios.
3. Tildar los Usuarios indicados para esta acción
4. Hacer click en el botón REESTABLECER
Así, el sistema indicará que la contraseña de cada Usuario ha sido reestablecida y los
notificará a la dirección de correo electrónico indicada para cada uno. Salesforce les
proporcionará una contraseña temporal que los Usuarios deberán modificar una vez que
vuelvan a ingresar al sistema.
Cómo modificar los datos de un Usuario
1. Ingresar a Configuración.
2. Hacer click en Gestionar Usuarios > Usuarios.
3. Hacer click en Modificar junto al Usuario deseado
4. Modificar según sea necesario. Teniendo en cuenta, por ejemplo:

Al cambiar la dirección de correo electrónico de un Usuario y la casilla “Generar
nueva contraseña y notificar al usuario inmediatamente” no está seleccionada,
se enviará un mensaje de confirmación a la dirección nueva que haya
introducido. El Usuario deberá hacer clic en el vínculo incluido en el mensaje
para que la nueva dirección de correo electrónico entre en vigencia. Este
proceso garantiza la seguridad del sistema. Al generar una contraseña nueva
para un usuario, ésta se envía automáticamente a la dirección de correo
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electrónico del usuario y no se realiza ninguna verificación del correo
electrónico.

Si cambia el nombre de usuario de un Usuario, se enviará un correo electrónico
de confirmación con un vínculo de inicio de sesión a la dirección de correo
electrónico asociada con la cuenta de ese usuario.
5. Hacer click en GUARDAR
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4. GLOSARIO
Campaña: es una forma de agrupar Contactos y Candidatos para generar acciones como
podrá ser utilizada para manejar campañas de diferente tipo, entre ellas, campañas de envío
de e-mails masivos, campañas para aumentar los aportes, para sumar nuevos adherentes, etc.
Candidato: Son pre-contactos y pre-cuentas. Permite tener una base sucia de emails o datos
no confiables para enviar mails masivos o hacer seguimiento telefónico.
Contacto: Las empresas y otras organizaciones están representadas por el objeto Cuentas.
Cuenta: Una cuenta es una organización, compañía o consumidor del que desea realizar un
seguimiento, por ejemplo, un cliente, socio o competidor.
Miembro de la campaña: Cualquier candidato o contacto asociado a una campaña.
Objeto: Un objeto le permite guardar información en su organización de Salesforce. El objeto
es la definición global del tipo de información que está almacenando. Por ejemplo, el objeto de
caso le permite almacenar información sobre las consultas de los clientes. Para cada objeto, su
organización tendrá varios registros que almacenan la información sobre los ejemplos
específicos de ese tipo de datos. Por ejemplo, puede tener un registro de caso para almacenar
la información sobre la consulta de formación de José Pérez y otro registro de caso para
almacenar la información sobre el problema de configuración de María Gómez.
Registro: Una instancia simple de un objeto de Salesforce. Por ejemplo, “Sara Jerez” puede
ser el nombre de un registro de contacto.
Tipo de registro: Un tipo de registro es un campo disponible para ciertos registros que pueden
incluir algunos o todos los valores estándar y personalizados de la lista de selección para ese
registro. Puede asociar tipos de registro con perfiles para que sólo los valores de la lista de
selección estén disponibles para los usuarios con ese perfil.
Valores de lista de selección: Selecciones mostradas en listas desplegables para
determinados campos. Algunos valores están predefinidos mientras que otros valores los
puede cambiar o definir un administrador.
Ver más
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5. CONTACTO
Todas las consultas sobre esta guía, podrán realizarse en la Comunidad Power of Us de la
Fundación Salesforce. Allí los esperamos en el grupo En español.
Es muy fácil unirse a esta Comunidad. ¡De hecho, ustedes como usuarios de Salesforce ya
son miembros! Sólo tienen que ingresar a powerofus.salesforcefoundation.org con el mismo
nombre de usuario y contraseña de Salesforce.
Aquí podrán obtener más información para saber cómo empezar a formar parte de la
Comunidad.
No contestaremos preguntas por email (a no ser que estemos trabajando actualmente en un
proyecto), ya que pensamos que de esta manera generamos comunidad compartiendo el
conocimiento y todos aprendamos en conjunto. Las experiencias de todos los usuarios son
bienvenidas, los invitamos a contestar dudas y compartir experiencias.
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momento, sin obligación de notificar a ninguna persona o entidad tales revisiones o
cambios. Es aconsejable que los usuarios comprueben la vigencia de esta guía que
se indica en el pie de página de todas sus hojas y en la portada. Wingu no se hace
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