MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL SUBDIRECCION DE FOMENTO DE COMPETENCIAS ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA CERTIFICACIÓN DE CALIDAD DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES EN 20 SECRETARIAS DE EDUCACIÓN DOCUMENTO ANALISIS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO LINEA BASE INICIAL Y FINAL BOGOTÁ D.C., Julio de 2010 Contenido Pág. PRESENTACIÓN .......................................................................................................................... 8 PLANEAR ................................................................................................................................... 11 1.1. Antecedentes Preliminares y justificación del proyecto ................................................ 11 1.2. Marco Legal ....................................................................................................................... 13 1.3. Zonas consultor - Asignación de Secretarias ................................................................. 15 1.4. Cronograma del Plan de acción ........................................................................................ 16 1.4.1. Estrategia de Intervención................................................................................................ 16 1.4.2. Estrategia de Diagnóstico ................................................................................................ 16 1.4.3. Estrategia de Acompañamiento ........................................................................................ 16 1.5. Fases del Proyecto............................................................................................................. 20 1.6. Cronograma del Proyecto.................................................................................................. 21 1.7. Agenda diferenciada estructuración de planes diferenciados ...................................... 22 1.8. Metodología del Acompañamiento ................................................................................... 23 1.8.1. Plan (Planificar) ................................................................................................................. 23 1.8.2. Do (Hacer) ........................................................................................................................... 23 1.8.3. Check (Verificar) ................................................................................................................. 23 1.8.4. Act (Actuar) ........................................................................................................................ 23 1.9. Diseño del material didáctico por Temáticas .................................................................. 24 1.10. Plan de agenda virtual metodología ................................................................................. 25 1.10.1. Enfoque pedagógico de Moodle ....................................................................................... 26 1.10.2. Características generales de Moodle ............................................................................... 26 1.10.3. Curso Virtual de acompañamiento ................................................................................... 26 1.11. Base de datos Secretarias y Establecimientos - Directorio de datos ........................... 27 HACER ………………………………………………..…………………………………………………28 2.1. Línea Base de entrada de las Secretarias y Establecimientos ...................................... 28 2.2. Línea Base de Entrada de las Secretarias ...................................................................... 28 2.3. Consolidado de esquemas de calidad ............................................................................ 28 2.3.1. ISO 9001:2008 ..................................................................................................................... 30 2.3.2. NTC GP 1000 ....................................................................................................................... 30 2.3.3. MECI .................................................................................................................................... 31 2.3.4. Sin esquema definido ........................................................................................................ 32 2.4. Línea Base de entrada Globales por tipo de establecimientos...................................... 32 2.4.1. Porcentaje de participación por tipo de establecimientos ............................................ 33 2.4.2. Aliados externos y otros.................................................................................................... 33 2.4.2.1. Definición Aliado Externo ................................................................................................ 33 2.4.3. Asesores Externos ........................................................................................................... 34 2.4.3.1. Definición ........................................................................................................................... 34 2.5. Problemáticas ................................................................................................................... 35 2.6. Software, PAM, presupuesto y personal ......................................................................... 35 2.7. Línea Base de Entrada de los Establecimientos ............................................................ 36 2.7.1. Consolidado de participación de los esquemas en los establecimientos ................... 37 2.7.3. Esquema MECI ................................................................................................................... 39 2.7.4. Lideres Siglo XXI ................................................................................................................ 39 2.7.5. Esquema NTC GP 1000 ...................................................................................................... 40 2.7.6. Esquema EFQM ................................................................................................................. 40 2.7.7. Sin esquema definido o ninguno ..................................................................................... 41 2.8. Establecimientos por tipo................................................................................................. 42 2.8.1. Participación por la ubicación de los establecimientos ................................................ 43 2.8.1.2. Consolidado por tipo de establecimientos ..................................................................... 43 2.9. Manejo de Aliados yo/ Asesores Externos ...................................................................... 44 2.10. Avance en los procesos de Certificación ...................................................................... 45 2.11. Problemáticas informadas en los establecimientos ..................................................... 47 2.12. Utilización de un software de Calidad ............................................................................. 47 2.13. Inclusión del rublo calidad en PMI y Presupuesto ......................................................... 48 2.14. Personal de calidad en los Establecimientos ................................................................. 49 2.15. Consolidados de Visitas .................................................................................................... 49 2.16. Cuadro del consolidado General de visitas por Secretaria ............................................ 50 2.17. Informes de Comisión de visitas ejecutadas ................................................................... 50 2.18. Cuadro de Secretarias antiguas........................................................................................ 50 2.19. Consolidado de aliados en las Secretarias...................................................................... 50 2.20. Consolidado Diagnósticos Secretarias y Establecimientos .......................................... 50 ACTUAR . .................................................................................................................................... 51 CONCLUSIONES- RECOMENDACIONES ........................................................................................... 51 3.1. Ministerio de Educación Nacional .................................................................................... 51 3.2. Secretarias .......................................................................................................................... 51 3.3. Establecimientos Educativos ............................................................................................ 51 VERIFICAR ................................................................................................................................. 55 4.1. Línea Base de salida .......................................................................................................... 55 4.2. Análisis cualitativo general ............................................................................................... 57 4.3. Análisis DOFA Secretarias................................................................................................................... 57 4.4. Estadísticas de participantes y evaluación de talleres ................................................... 60 4.5. Análisis de los talleres de evaluación .............................................................................. 61 4.5.1. El objetivo del Taller .......................................................................................................... 62 4.5.2. El Expositor fue claro ........................................................................................................ 64 4.5.3. El taller contribuyo al mejoramiento de la calidad .......................................................... 67 4.6. Evaluación global del taller ..................................................................................................... 70 4.7. Guía 34 Entrega Consolidado de entrega de la Guía ...................................................... 71 4.7. Estadísticas curso virtual .................................................................................................. 72 LOGROS GENERALES .............................................................................................................. 76 OPINIÓN DE EXPERTOS ........................................................................................................... 77 6.1. Aplicabilidad de los Esquemas de Certificación ............................................................. 77 6.2. Articulación de Proyectos ................................................................................................. 79 6.3. Ruta del Mejoramiento ....................................................................................................... 80 6.4. Problemáticas ..................................................................................................................... 81 6.5. Proyecto de Modernización ............................................................................................... 82 LECCIONES APRENDIDAS ....................................................................................................... 84 7.1. Logístico ............................................................................................................................. 84 7.3. Tecnología .......................................................................................................................... 85 7.4. Comunicación..................................................................................................................... 85 7.5. Proyección de Continuidad ............................................................................................... 85 Tabla de Cuadros Pág. Cuadro No. 1 Asignación de zonas y secretarias por consultor ________________________________ 15 Cuadro No. 2 Agenda de acompañamiento para las visitas ___________________________________ 19 Cuadro No. 3 Fases del proyecto _______________________________________________________ 21 Cuadro No. 4 Cronograma General de Proyecto ____________________________________________ 22 Cuadro No. 5 Consolidado de temáticas __________________________________________________ 24 Cuadro No. 6 Consolidado de accesos por Secretarias Curso Virtual ____________________________ 27 Cuadro No. 7 Consolidado de la participación de los esquemas en las secretarias _________________ 29 Cuadro No. 8 Consolidado de esquemas __________________________________________________ 29 Cuadro No. 9 Esquema ISO 9001:2008 ___________________________________________________ 30 Cuadro No. 10 Esquema NTC GP 1000 ____________________________________________________ 31 Cuadro No. 11 Esquema MECI __________________________________________________________ 31 Cuadro No. 12 Sin Esquema definido_____________________________________________________ 32 Cuadro No. 13 Tipo de establecimientos __________________________________________________ 32 Cuadro No. 14 Participación por tipo de establecimientos ____________________________________ 33 Cuadro No. 15 Aliados reportados en las Secretarias ________________________________________ 34 Cuadro No. 16 Asesor Externo en las Secretarias ___________________________________________ 34 Cuadro No. 17 Problemáticas encontradas ________________________________________________ 35 Cuadro No. 18 Uso del software, presupuesto, PMI, Personal _________________________________ 36 Cuadro No. 19 Participación personal de calidad asignado ___________________________________ 36 Cuadro No. 20 Participación de los esquemas en las instituciones educativas ____________________ 38 Cuadro No. 21 Esquema ISO 9001:2008.___________________________________________________ 38 Cuadro No. 22 Esquema MECI __________________________________________________________ 39 Cuadro No. 23 Esquema Lideres Siglo XXI __________________________________________________ 40 Cuadro No. 24 Esquema NTC GP 1000 ____________________________________________________ 40 Cuadro No. 25 Esquema EFQM __________________________________________________________ 41 Cuadro No. 26 Sin esquema definido _____________________________________________________ 41 Cuadro No. 27 Establecimientos por tipo de ubicación _______________________________________ 42 Cuadro No. 28 Participación por ubicación de los establecimientos _____________________________ 43 Cuadro No. 29 Consolidado establecimientos por tipo de institución ____________________________ 43 Cuadro No. 30 Consolidado Modalidades académicas________________________________________ 44 Cuadro No. 31 Consolidado de Aliados y/o asesores _________________________________________ 45 Cuadro No. 32 Línea Base de entrada Establecimientos ______________________________________ 46 Cuadro No. 33 Consolidado de Problemáticas ______________________________________________ 47 Cuadro No. 34 Consolidado de software de calidad en los establecimientos ______________________ 48 Cuadro No. 35 Consolidado de PMI y Presupuesto ___________________________________________ 48 Cuadro No, 36 Consolidado del personal de Calidad _________________________________________ 49 Cuadro No. 37 Línea Base de Salida ______________________________________________________ 55 Cuadro No. 38 Asistentes al acompañamiento _____________________________________________ 61 Cuadro No. 40 Talleres pregunta 1 por zona _______________________________________________ 63 Cuadro No. 41 Talleres pregunta 5 participación ____________________________________________ 64 Cuadro No. 43 Talleres pregunta 5 por zona. _______________________________________________ 66 Cuadro No. 44 Talleres pregunta 5 participación ____________________________________________ 67 Cuadro No. 46 Talleres pregunta 9 por zona. _______________________________________________ 69 Cuadro No. 47 Talleres pregunta 9 participación ____________________________________________ 70 Cuadro No. 48 Resultado Global Taller ____________________________________________________ 70 Cuadro No. 49 Consolidado de la Guía y entrega ___________________________________________ 71 Tablas Pág. Tabla No. 1 Distribución de establecimientos por Secretaria ___________________________________ 37 Tabla No. 3 Datos línea Base de Salida ____________________________________________________ 57 Tabla No. 4 Consolidado de materiales y consultas plataforma virtual __________________________ 74 Tabla No. 5 Consolidado de consultas Secretarias __________________________________________ 75 MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL SUBDIRECCION DE FOMENTO DE COMPETENCIAS ASISTENCIA TÉCNICA PARA LA CERTIFICACIÓN DE CALIDAD DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES EN 20 SECRETARIAS DE EDUCACIÓN DOCUMENTO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO DE LA LINEA BASE FRENTE AL ACOMPAÑAMIENTO TECNICO PARA LA CERTIFICACION DE CALIDAD 20 SECRETARIAS 403 ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS Operador Burea Veritas Colombia Bogotá, Julio de 2010 PRESENTACIÓN El Ministerio de Educación Nacional y la Subdirección de Fomento de Competencias en desarrollo de la ruta de mejoramiento institucional en la búsqueda de mejorar la gestión de calidad en las Secretarias de Educación estableció un proceso de asesoramiento para el mejoramiento de la calidad educativa. El asesoramiento se desarrollaría a través de un acompañamiento de forma presencial y virtual en (3) tres visitas de 1,5 días en cada una de las 20 secretarias escogidas. Este informe estadístico (cualitativo y cuantitativo), describe el acompañamiento realizado a las 20 Secretarias asignadas por el Ministerio de Educación, para conocer los esquemas y las problemáticas que dificultan el desarrollo de los procesos de Gestión de Calidad en su instituciones, así mismo conocer la línea base del estado de los establecimientos al inicio y final del acompañamiento realizado en este proyecto. El comparativo entre los resultados del levantamiento de información para la línea base de entrada, a partir de la aplicación de los formatos de diagnostico F01 para secretarias y F02 para los establecimientos, realizado en la segunda visita, fue analizado y validado a través de los formatos F08 para Secretarias y F09 para establecimientos, y de esta manera conocer el avance logrado en este acompañamiento en las instituciones educativas. La estructura del informe está basada en el ciclo PHVA de las actividades realizadas en su ejecución. El documento está compuesto por 4 capítulos, el primero representa la fase de Planeación, en la cual se establecen los lineamientos del proyecto dentro las siguientes actividades: Antecedentes y justificación del proyecto Asignación de zonas y consultores de acuerdo a las Secretarias Cronograma del plan de acción Agenda diferenciada y estructuración de agendas de trabajo por Secretaria Metodología aplicando las fases del PHVA al proyecto Estrategia de acompañamiento Diseño del material didáctico por temáticas Plan de agenda virtual metodología Base de datos Secretarias y Establecimientos, directorio de datos En esta fase se desarrollo el plan de acción, el cronograma de trabajo, el diseño de las herramientas de diagnostico y las primeras estadísticas de análisis con las variables del proyecto, se estableció una agenda de trabajo de acuerdo con el plan de acción específico para cada las visitas a las Secretarias. Así mismo se asignaron las secretarias y las zonas a los consultores. En el segundo capítulo, se describe la fase Hacer, donde se definieron las actividades del desarrollo del proyecto con las siguientes actividades: Línea Base de entrada por Secretaria y Establecimientos Cuadro de Secretarias con un primer ciclo de diagnostico, ejecutado en el segundo semestre de 2009 (antiguas). Consolidado de aliados en las 20 Secretarias (Formato F10) Cronogramas de visitas por ciclos (Formato F11) Informes de Comisión de visitas ejecutadas por ciclos Matriz DOFA de las 20 Secretarias (Formato F12) Resumen global de los tres ciclos de visitas por Secretaria ya expuestos al Ministerio de Educación. Control del Proyecto herramienta Egroupware En esta etapa, se establecieron los datos estadísticos globales del proyecto, referente al directorio de los contactos en las Secretarias, se consolidan los directorios de establecimientos educativos que mostraron interés en participar en el acompañamiento. Se diseño las herramientas de diagnostico de captura de información, los materiales, talleres y cronogramas de visitas de acompañamiento y se estableció el plan logístico. Se realizo la configuración, creación y actualización del proyecto, en la herramienta de control de proyectos Egroupware. Se hizo el análisis, diseño y desarrollo de la herramienta de gestión virtual a utilizar para el acompañamiento virtual. En el tercer capítulo, la fase de Verificar, se establecieron las siguientes actividades: La línea Base de salida obtenida del cruce entre los formatos F01 con F08 para Secretarias y F02 con F09 para establecimientos. Análisis cualitativo general de los datos Resultados del análisis por Secretaria DOFA (Formato F12) Estadísticas de la listas de participantes Estadísticas de las evaluaciones de talleres diligenciadas Consolidada de implementación de la Guía 34 Estadísticas curso virtual En este capítulo, se describe el proceso de la aplicación de los instrumentos de diagnósticos en las Secretarias y Establecimientos, el levantamiento de información durante las visitas 2 y 3. Se recolecto los datos para compararlos con el estado inicial y ver el cambio en el estado final. Se conoció la percepción de los participantes sobre la pertinencia del acompañamiento, a través del control de asistentes y las evaluaciones de talleres diligenciadas. Finalmente el cuarto Capítulo, Actuar, con las siguientes actividades: Conclusiones Generales del proyecto Logros Realizados Opinión de expertos Recomendaciones para el Ministerio de Educación Recomendaciones para las Secretarias Lecciones Aprendidas Cuadro con la proyección de un nuevo acompañamiento o proceso de continuidad En este último capítulo, se consolido la información relevante a los formatos diseñados, para conocer los avances del acompañamiento, la línea base de Secretarias y Establecimientos. Se tabulo y consolido los datos de participantes y de evaluaciones de taller. Se estableció el cuadro resumen de los aliados u operadores externos que colaboran con el proceso de certificación. PLANEAR En esta fase, el operador Bureau Veritas consolido el equipo de trabajo para el desarrollo del acompañamiento. Después de conocer el marco teórico y el entorno de trabajo en reunión inicial el 15 de enero de 2010, con las directivas asignadas al proyecto del Ministerio de Educación, se establecieron compromisos y responsabilidades a los integrantes del proyecto para el mejor desarrollo del mismo. A continuación se relacionan algunos de los antecedes investigados para conocer y dimensionar el proyecto. 1.1. Antecedentes Preliminares y justificación del proyecto La entrada en vigencia de la Constitución Política de 1991 permitió, bajo los principios de la democracia y del estado social de derecho, afianzar el proceso de descentralización del servicio educativo dando las bases para el desarrollo regional y local, garantizando mayor cobertura, calidad y eficiencia, menores costos y la participación activa de los ciudadanos. Bajo este mismo espíritu, la ley de Competencias y Recursos de 1993 y la ley General de Educación de 1994, establecieron el nuevo marco institucional del sector, el cual fue refrendado por la Ley 715 de 2001. De esa manera, el Ministerio de Educación Nacional pasó a definir los grandes lineamientos de la política del sector, así como a ejercer la vigilancia del mismo. A su vez, los departamentos, distritos y municipios certificados comenzaron a ser responsables de prestar directamente el servicio educativo en su respectiva jurisdicción, atendiendo las necesidades de la población con base en las funciones asignadas por la normatividad vigente. Por su parte, los establecimientos educativos adquirieron autonomía para elaborar su Proyecto Educativo Institucional (PEI), así como para definir el plan de estudios, los métodos pedagógicos y la manera de organizar su trabajo. Así mismo, se constituyó el gobierno escolar, con participación de diferentes estamentos de la comunidad educativa, a fin de garantizar la participación democrática en las decisiones institucionales. El Ministerio de Educación Nacional, consciente de los desafíos del nuevo siglo y de su papel como ente rector ha desarrollado una serie de guías y planes enfocados al mejoramiento de la gestión al interior de las instituciones educativas. Es por ello, que el Plan Estratégico 2007-2010 denominado La Revolución Educativa nace con el objetivo de mejorar la calidad educativa como consecuencia de los nuevos retos que trae consigo un mundo globalizado, el nivel educativo alcanzado frente al de otros países, la ampliación de la cobertura en todas las zonas del país y el desarrollo de competencias de acuerdo con las necesidades locales, a fin de generar un proyecto educativo institucional en cada establecimiento educativo que desarrolle las competencias idóneas y responda a las necesidades de los estudiantes, garantizando un adecuado desarrollo profesional y laboral a futuro. Dentro de esta Revolución Educativa se desprenden cinco grandes proyectos: Educación durante toda la vida Educación para la innovación y la competitividad Fortalecimiento de la Institución Educativa Modernización permanente del sector, y Gestión participativa. A través de la Subdirección de Fomento de Competencias del Ministerio de Educación, viene ejecutando el proyecto ubicado en el tercer ítem “Fortalecimiento de la Gestión Institucional para el Mejoramiento de la Calidad”, adelantando diferentes acciones encaminadas a optimizar los procesos y la gestión de las Secretarías de Educación en la formulación y desarrollo de los planes de apoyo al mejoramiento, en coherencia con los planes de desarrollo de las entidades territoriales y los planes de mejoramiento institucional. Dentro de estas actividades, el Ministerio ha brindado acompañamiento y seguimiento a los procesos de certificación de las instituciones educativas del país, brindando capacitación y formación a los equipos de trabajo en temas relacionados con los esquemas de calidad legalmente reconocidos y la ruta del mejoramiento. Continuando con este propósito el Ministerio de Educación, abre el Concurso de Méritos CM-MEN-29 de 2009, cuyo objeto hace referencia a la contratación de un operador para la realización del acompañamiento a los procesos de certificación de calidad de establecimientos educativos oficiales en 20 Secretarías de Educación en el ámbito nacional. Dicho concurso fue adjudicado mediante Resolución Nº 10298 del 18 de Diciembre de 2009 y perfeccionado bajo el Contrato 1529 de 2009 con el operador Bureau Veritas Colombia Ltda., empresa con amplia trayectoria en la implementación y certificación de sistemas de gestión de calidad en sectores privados y oficiales. Es así, como durante el primer semestre y hasta el 31 de julio de 2010, se ejecutan tres ciclos de visitas para acompañar tanto a las Secretarías de Educación como los Establecimientos Educativos en sus procesos de certificación de calidad y se hace entrega de aquellos productos relacionados en el Contrato para el cumplimiento a satisfacción del mismo. 1.2. Marco Legal Es abundante el conjunto de normas que determinan las competencias y responsabilidades públicas en torno al Sistema Educativo Colombiano. Dichas normas establecen la autonomía administrativa de los entes territoriales y tienen una fundamentación desde La Constitución Política Nacional en los siguientes artículos: Artículo 209: “La administración pública, en todos sus órdenes tendrá un Control interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley”. Artículo 269: "En las entidades públicas, las autoridades están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley". Artículo 298: "Los departamentos tienen autonomía para la administración de los asuntos seccionales y planeación y promoción del desarrollo económico y social dentro de su territorio en los términos establecidos por la Constitución. Los departamentos ejercen funciones administrativas, de coordinación, de complementariedad de la acción municipal, de intermediación entre la nación y los municipios y de prestación de los servicios que determine la Constitución y las leyes..." Los artículos 2, 3, 4 y 5 de la Ley 60 de 1993, plantean la distribución de competencias en materia de educación de los municipios, departamentos, distritos y de la Nación, respectivamente. No obstante, la Ley 715 de 2001 establece las normas orgánicas en materia de recursos y competencias de la nación y de las entidades territoriales frente al sector educativo, así como de la organización para la prestación del servicio dentro del Título II. Por otra parte, en el Decreto 1140 de 1995, establece los criterios y las reglas generales para la organización de las plantas de personal docente, directivo docente y del servicio público educativo estatal por parte de los departamentos y distritos. Igualmente el numeral 6.2.12. de la ley 115, establece que le corresponde a las entidades territoriales “Organizar la prestación y administración del servicio educativo en su jurisdicción, por tal razón el Ministerio de Educación Nacional ha centrado sus acciones en la consolidación de un sistema de aseguramiento de la calidad que propicie más y mejores oportunidades educativas para la población; favorezca el desarrollo de competencias básicas, ciudadanas y laborales; mejore los resultados de la educación; y fortalezca la descentralización y la autonomía escolar”. Se busca así que los establecimientos educativos sean abiertos e incluyentes, además de que en ellos todos los estudiantes puedan aprender, desarrollar sus competencias básicas y convivir pacíficamente. Así mismo, es amplia la normatividad que reglamenta la validación e implementación de los modelos de gestión de calidad en entidades oficiales y establecimientos educativos, a saber: Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios. Decreto 4110 de 2004: Adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000 2004, determinando las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2 de la Ley 872 de 2003. Resolución No. 4434 de 2006: Por la cual se establecen las condiciones y mecanismos para la validación de los modelos de gestión de calidad de los establecimientos educativos de preescolar, básica y media. Resolución No. 2900 de 2007: Por la cual se valida el Modelo de Gestión de Calidad EFQM (European Foundation for Quality Management). Resolución No. 2235 de 2009: Por la cual se valida el Modelo AdvancED. Resolución 2655 de 2008: Por la cual se validan los modelos de acreditación de calidad NEASC (New England Association and Colleges) y CIS (Council of International School). Frente a la Ruta del Mejoramiento (Guía 34) existe una fundamentación legal soportado en la siguiente normatividad: Artículo 84 de la Ley 115 de 1994: “Evaluación Institucional Anual: En todas las instituciones educativas se llevará a cabo al finalizar cada año lectivo una evaluación de todo el personal docente y administrativo, de sus recursos pedagógicos y de su infraestructura física para propiciar el mejoramiento de la calidad educativa que se imparte. Dicha evaluación será realizada por el Consejo Directivo de la institución, siguiendo criterios y objetivos preestablecidos por el Ministerio de Educación Nacional.” Artículo 142 de la Ley 115 de 1994: “Conformación del gobierno escolar: Cada establecimiento educativo del Estado tendrá un gobierno escolar conformado por el Rector, el Consejo Directivo y el Consejo Académico…”, como ente fundamental de la gestión directiva escolar. Dentro del Artículo 10 relacionado con las funciones de rectores o directores de la Ley 715 de 2001 se plantea en los numerales 10.4 y 10.10, la formulación de planes de acción y de mejoramiento de calidad y la realización de la evaluación anual del desempeño de los docentes, directivos docentes y administrativos a cargo del rector o director, respectivamente. 1.3. Zonas consultor - Asignación de Secretarias De común acuerdo con el equipo del proyecto y después de analizar las variables de ubicación, tamaño y estado de las 20 secretarias asignadas, se les asigno por condición geográfica y logística cuatro Secretarias por consultor, constituyéndose de esta forma una zona por consultor quedando el proyecto con 5 zonas. De acuerdo a lo informado en el cuadro adjunto. Cuadro No. 1 Asignación de zonas y secretarias por consultor Zonas Consultor Juan Manuel Andrade Zona 1 Zona 2 Zona 3 Gustavo Cotrino María Mercedes Cruz Amauri Guevara Zona 4 Gustavo Camacho Zona 5 Secretarias Florencia Pasto Tolima Villavicencio Norte Santander Caldas Manizales Cúcuta Cali Barranquilla Popayán Tulúa Cartagena Valledupar Cundinamarca Córdoba Boyacá Tunja Fusagasuga Quindío 1.4. Cronograma del Plan de acción El plan de acción del proyecto, se estableció teniendo en cuenta tres actividades principales así: Diagnostico, Acompañamiento y Resultados, para cada una de estas fases se incluyeron las actividades y tiempos necesarios para la realización de tareas y la interacción de todas para la búsqueda integral de los resultados. 1.4.1. Estrategia de Intervención La estrategia determinada para el desarrollo del proyecto fue diferenciada por tres fases, a saber: 1. Diagnostico 2. Acompañamiento presencial y virtual 3. Resultados. 1.4.2. Estrategia de Diagnóstico De acuerdo a lo definido por el Ministerio de Educación Nacional, el proyecto contempla siete (7) secretarias que fueron objeto de análisis dentro de la Fase I, desarrollada durante el segundo semestre de 2009, y trece (13) secretarias nuevas que ingresan al proceso de acompañamiento. Esta fase contempló el diseño y aplicación de las herramientas de diagnóstico con el objeto de establecer la línea base de entrada y conocer las problemáticas de las Secretarías y de los Establecimientos Educativos. 1.4.3. Estrategia de Acompañamiento Esta actividad se compone de dos momentos, así: 1. Presencial 2. Virtual La presencial a su vez, se encuentra delimitada en tres etapas: a. Visita preliminar Los objetivos del desarrollo de esta etapa fueron: Determinar y priorizar las necesidades temáticas a trabajar con las Secretarías de Educación y los Establecimientos educativos. Concertar con las Secretarías las fechas para el desarrollo de la segunda y tercera visita y los talleres presenciales. b. Segunda y tercera Visita Los objetivos fueron: Presentar a los participantes una propuesta temática y lograr un acuerdo. Realizar el taller “Herramientas para seguimiento al proceso de certificación”. Desarrollar el taller básico, así como las temáticas específicas para cada una de las Secretarías de Educación y los Establecimientos Educativos. Evaluar el desarrollo del taller. c. Generar compromisos. Durante los periodos intermedios entre visitas se establecieron algunos compromisos a los cuales se les hizo seguimiento presencial y virtual. La agenda de acompañamiento presencial y virtual propuesta para las tres visitas y avalada por el Ministerio se presenta a continuación. Cuadro No. 2 Agenda de acompañamiento para las visitas AGENDA 1RA VISITA: SECRETARIAS DE EDUCACION DE A ACTIVIDAD DIA 1 PRESENTACION POLÍTICA DEL MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL, ROL DEL OPERADOR, DESCRIPCION DEL PROYECTO, 01:00 03:00 AGENDA VIRTUAL Y RETROALIMENTACION 03:00 05:00 CAPTURA DE INFORMACIÓN OBSERVACIONES En las Secretarias de EducacionImplementacion instrumentos de diagnostico. Problemáticas relacionadas con certificación a partir de la Guia 34 DIA 2 08:00 10:00 VISITA ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO No. 1 10:00 12:00 VISITA ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO No. 2 12:00 01:00 ALMUERZO 01:00 03:00 TALLER DE HERRAMIENTAS PARA SEGUIMIENTO 03:00 05:00 EVALUACIÓN Y CONCERTACION DE LAS PROXIMAS VISITAS Dirigido a la Secretaria de Educacion Designar coordinador de apoyo logístico para la visita 2. AGENDA 3RA VISITA: SECRETARIAS Y ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS DE A 01:00 03:30 03:45 08:00 10:00 10:15 12:00 01:00 03:00 03:15 04:30 ACTIVIDAD DIA 1 TEMATICA PERSONALIZADA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES 03:30 DIAGNOSTICADAS IV 03:45 REFRIGERIO TEMATICA PERSONALIZADA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES 05:00 DIAGNOSTICADAS V DIA 2 TEMATICA PERSONALIZADA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES 10:00 DIAGNOSTICADAS VI 10:15 REFRIGERIO TEMATICA PERSONALIZADA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES 12:00 DIAGNOSTICADAS VII 01:00 ALMUERZO TEMATICA PERSONALIZADA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES 03:00 DIAGNOSTICADAS VIII 03:15 REFRIGERIO 04:30 SOLUCION DE PREGUNTAS Y ESTABLECIMIENTO DE AVANCES 05:00 EVALUACION TALLER d. Post visita Generar informes de comisión. Consolidar bases de datos y actualización de línea base. Elaborar informes cuantitativos y cualitativos. Proponer acciones de mejora. OBSERVACIONES Simultaneamente se realiza el registro de visitantes Simultaneamente se realiza el registro de visitantes Simultaneamente se realiza el registro de visitantes Actualización de línea base. 2. Acompañamiento Virtual Contempla un espacio virtual que permita contactar a través de foros o chat la solución de inquietudes presentadas por las Secretarías de Educación y Establecimientos Educativos derivadas del proceso de acompañamiento presencial con miras a la certificación, siguiendo con el siguiente esquema: Análisis y diseño de requerimientos. Diagramación y desarrollo. Pruebas y puesta en producción. Cronograma de atención en Foros y chats 1.5. Fases del Proyecto Se establecieron tres fases del proyecto así: La fase I de Diagnostico que se realizaría en la primera vista para conocer el estado de las Secretarias, En la fase II de Acompañamiento realizar las visitas presenciales con temáticas y actividades lúdicas acordadas, y en la fase III de Resultados realizar la tabulación y análisis de los datos para conocer el avance o cambio presentado en las Secretarias. Según el gráfico correspondiente. Cuadro No. 3 Fases del proyecto FASE II • Diagnostico • Resultados • Acompañamiento • Presencial • Virtual FASE I 1.6. FASE III Cronograma del Proyecto Para la ejecución planeadaa y controlada de las actividades y fases del proyecto, se establecieron tiempos de ejecución, por ello surgió el Cronograma adjunto. La primera fase, se desarrollaría ría en el mes de enero, para la recolección de información y diseño de herramientas presenciales. La segunda fase se ejecutaría en los meses de febrero a Junio, dependiendo de los acuerdos y/o cambios establecidos con las Secretarias para la ejecución de las las visitas. La última fase de resultados tomaría el mes de Julio, en esta fase se desarrollaría y analizaría la línea base de salida y los informes del proyecto. El aspecto virtual se desarrollo durante los meses de febrero a julio. Cuadro No. 4 Cronograma General de Proyecto 1.7. Agenda diferenciada estructuración de planes diferenciados Siguiendo con los productos relacionados dentro del Contrato 1529 de 2009, en la cláusula segunda, Obligaciones del Contratista, numeral 2; luego de la realización de la primera visita, cuyo trabajo de acompañamiento se desarrolló con la Secretaría de Educación, se definieron las necesidades y requerimientos a atender durante las siguientes dos visitas. Así mismo, se acordaron las fechas para su realización. En el diseño de este plan se tuvieron en cuenta aspectos tales como: Objetivos, actividades a desarrollar conforme la primera visita, agenda correspondiente a la segunda y tercera visita con las temáticas ya definidas y un análisis de la Secretaría de Educación. Este producto fue presentado y avalado por el Ministerio de acuerdo con el acta de seguimiento del 26 de Mayo y relatoría No. 010. En los planes entregados se verifican los acuerdos de fechas de visitas con los Secretarios de Educación, líderes de Calidad a visitar, los cuales pueden ser consultados en el siguiente acceso: Consolidado Planes Diferenciados\Zona 3 mcruz.pdf 1.8. Metodología del Acompañamiento El operador Bureau Veritas siguiendo sus políticas de calidad, analiza y desarrolla sus proyectos con los fundamentos del ciclo Deming, esta metodología establece cuatro fases que se desarrollan en este informe. El ciclo PDCA, también conocido como "Círculo de Deming" (de Edwards Deming), es una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos, basada en un concepto ideado por Walter A. Shewhart. También se denomina espiral de mejora continua. Las siglas PDCA son el acrónimo de Plan, Do, Check y Act (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). 1.8.1. Plan (Planificar) Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener los resultados de acuerdo con el resultado esperado. Al tomar como foco el resultado esperado, difiere de otras técnicas en las que el logro o la precisión de la especificación es también parte de la mejora. 1.8.2. Do (Hacer) Implementar los nuevos procesos. Si es posible, en una pequeña escala. 1.8.3. Check (Verificar) Pasado un periodo de tiempo previsto de antemano, volver a recopilar datos de control y analizarlos, comparándolos con los objetivos y especificaciones iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora esperada. Documentar las conclusiones. 1.8.4. Act (Actuar) Modificar los procesos según las conclusiones del paso anterior para alcanzar los objetivos con las especificaciones iniciales, si fuese necesario. Aplicar nuevas mejoras, si se han detectado errores en el paso anterior. Documentar el proceso. 1.9. Diseño del material didáctico por Temáticas Las temáticas se elaboraron de acuerdo al diagnostico realizado en la primera visita y a lo solicitado por las secretarias, buscando aclarar los parámetros específicos de los esquemas de certificación aceptados por el Ministerio de Educación para sus Secretarias y Establecimientos. Con el fin de dejar en las instituciones herramientas para la toma de decisiones efectivas, la selección y aplicación de un sistema de gestión de calidad. Cuadro No. 5 Consolidado de temáticas Consultor Secretaria Pasto Tolima Juan Manuel Andrade Florencia Villavicencio Nte Santander Cúcuta Gustavo Cotrino Caldas Manizales Tulúa María Mercedes Cruz Cali Barranquilla Popayán Amauri Guevara Valledupar Cartagena Guillermo Camacho Córdoba Quindío Temáticas Desarrolladas ISO 9001: Prestación del Servicio, Mejoramiento, Implementación y Auditorías Internas de Calidad NTC GP 1000 Fundamentación, Implementación ISO 9001: Indicadores de Gestión y Matriz de indicadores ISO-9001: Documentación, Diseño Curricular (Presupuestos pedagógicos), Diseño Curricular y Guía 34, Indicadores de Gestión (ejemplos aplicados al sector educativo) NTC GP 1000: Diseño y Desarrollo Curricular (Revisión, Verificación, Validación), Practicas de aula desde la Guía 34, Indicadores para medición de los procesos (Ejemplos que aplican al sector educativo). ISO 9001: Diseño y Desarrollo Curricular, Diseño Curricular y Articulación con la Guía 34, Indicadores de Gestión (Ejemplos que aplican al sector educativo. ISO 9001: Diseño Curricular, Diseño Curricular (Presupuestos pedagógicos), Requisitos de la Norma, Diseño y Desarrollo 7.3, Aplicaciones del sector educativo, Indicadores de Gestión. NTC GP 1000: Contextualización y diferenciación entre los esquemas de certificación elegidos, el PHVA como herramienta para el mejoramiento continuo y la sensibilización de los equipos de trabajo, Cómo estandarizar un proceso en cinco pasos, Cómo definir indicadores de gestión para controlar y mejorar la calidad educativa. ISO 9001: Etapas del diseño y desarrollo, Direccionamiento Institucional, Planificación del SGC (Generalidades, compromiso de la dirección, política y objetivos de calidad). NTC GP 1000: Direccionamiento Institucional, Planificación del SGC (Generalidades, compromiso de la dirección, política y objetivos de calidad). GUIA 34: Fundamentos legales de la gestión curricular, Aplicación de los hábitos del liderazgo y el aprendizaje en equipo (Estilos de dirección-retroalimentación), Fundamentos pedagógicos del diseño y desarrollo pedagógico, Indicadores de gestión desde el direccionamiento estratégico y el PMI. 1.10. Plan de agenda virtual metodología Después de conocer el objetivo del acompañamiento virtual, por parte de la Gerente del Proyecto la Ing. Sharoon Cáceres del Ministerio de Educación, se pensó en dos alternativas técnicas del acompañamiento virtual. La primera, consistente en la creación de una página web, subida en el portal de Colombiaaprende.com, con el fin de subir materiales y dejarla de consulta general a las personas que la accedieran, con una interacción muy baja por parte de los participantes. La segunda, consistía en diagramar, desarrollar y subir en la plataforma Moodle, un curso virtual con esquema académico, que permite a los participantes visualizar los materiales, exponer sus ideas a través de foros y chats interactivos en línea, permitiendo una mayor interacción e interés por participar. Por lo anterior, se realizo los procedimientos requeridos para la generación de un curso virtual dentro de la plataforma asignada en el Ministerio de Educación, Moodle. Moodle, es un ambiente educativo virtual, un sistema de gestión de cursos de distribución libre, que ayuda a los educadores a crear comunidades de aprendizaje en línea. Este tipo de plataformas tecnológicas también se conoce como LMS (Learning Management System). Moodle, fue creado por Martin Dougiamas, quien fue administrador de WebCT en la Universidad Tecnológica de Curtin. Basó su diseño en las ideas del constructivismo en pedagogía que afirman que el conocimiento se construye en la mente del estudiante en lugar de ser transmitido sin cambios a partir de libros o enseñanzas y en el aprendizaje colaborativo. Un profesor que opera desde este punto de vista crea un ambiente centrado en el estudiante que le ayuda a construir ese conocimiento con base en sus habilidades y conocimientos propios en lugar de simplemente publicar y transmitir la información que se considera que los estudiantes deben conocer. 1.10.1. Enfoque pedagógico de Moodle La filosofía planteada por Moodle, incluye una aproximación constructiva basada en el constructivismo social de la educación, enfatizando que los estudiantes (y no sólo los profesores) pueden contribuir a la experiencia educativa en muchas formas. Las características de Moodle refleja esto en varios aspectos, como hacer posible que los estudiantes puedan comentar en entradas de bases de datos (o inclusive contribuir en realizar entradas ellos mismos), o trabajar colaborativamente en un wiki. Moodle es lo suficientemente flexible para permitir una amplia gama de modos de enseñanza. Puede ser utilizado para generar contenido de manera básica o avanzada. Moodle es también útil en un ambiente orientado al salón de clase debido a su flexibilidad. 1.10.2. Características generales de Moodle Promueve una pedagogía constructivista social (colaboración, actividades, reflexión crítica, etc.). Su arquitectura y herramientas son apropiadas para clases en línea, así como también para complementar el aprendizaje presencial. Tiene una interfaz de navegador de tecnología sencilla, ligera, y compatible. 1.10.3. Curso Virtual de acompañamiento Después de realizados los procedimientos requeridos por el Ministerio de Educación Nacional, el curso virtual fue creado y se nos informo el espacio web que nos fue asignado. http://innovacion.colombiaaprende.net/cursosvirtuales/. Se diagramaron 16 materiales, elaborado por los consultores, estos materiales se actualizaron en la plataforma web-Moodle. Se crearon los foros y chats dentro de las zonas asignadas, así mismo se estableció el cronograma de atención a los participantes por zona. Debido a las dificultades presentadas en la creación de las claves de acceso al curso, se opto por la creación de usuarios genéricos para cada Secretaria quedando la siguiente tabla de accesos. Cuadro No. 6 Consolidado de accesos por Secretarias Curso Virtual 1.11. Secretaria Cali Valledupar Pasto Tulúa Popayán Boyacá Tunja Barranquilla Cartagena Florencia Córdoba Fusagasuga Norte Santander Cúcuta Usuario 76001 20001 52001 76834 19001 15 15001 8001 13001 18001 23 25290 54 54001 Contraseña cali76001 valle20001 pasto52001 tulua76834 popa19001 boyaca15 tunja15001 barranq8001 cartag13001 florencia18001 cordoba23 fusaga25290 santad54 cucuta54001 Quindío Tolima Villavicencio Caldas Manizales Cundinamarca Invitados 63 73 50001 17 17001 25 visitante quindio63 tolima73 villao50001 caldas17 maniza17001 cundina25 Visitante Base de datos Secretarias y Establecimientos - Directorio de datos La base de datos que se consolido, fue inicialmente suministrada por la Gerente del Proyecto del Ministerio de Educación, en lo que respecta a los datos de los Secretarios de Educación y los datos de los establecimientos, fue necesario realizar una búsqueda por la web en la página del Ministerio y en algunos casos requirió de la validación telefónica y el correo electrónico. Todos estos datos de perfiles de Secretarias y establecimientos pueden ser consultados a través del siguiente enlace Directorio de Datos\Directorio SE y EE.accdb. HACER 2.1. Línea Base de entrada de las Secretarias y Establecimientos Después de diseñar y desarrollar las herramientas de diagnóstico formatos F01 y F02, se procedió a consolidar y tabular de forma global los datos dados por las Secretarias y los establecimientos que acompañaron al operador Bureau Veritas Colombia. A continuación los resultados de este primer análisis estadístico que se constituye en la línea base inicial del proyecto, El análisis estadístico cuantitativo de las 20 Secretarias asignadas al proyecto, se desarrollo en función de cuatro aspectos principales, el primer tema, los esquemas de certificación que están trabajando o implementando en las secretarias e instituciones con el nivel de avance. El segundo punto, el tipo de establecimiento rural, urbano y urbanos-rural. El tercer aspecto los aliados externos, operadores o entidades que apoyan el desarrollo de los sistemas de gestión de calidad. El cuarto, las problemáticas que tienen para el desarrollo de su proceso de certificación y cuantas personas se encargan del proceso de calidad institucional. Para ver cuadros estadísticos dar clic al enlace. F01 Consolidado diagnostico Secretarias\Consolidados F01 Secretarias.xlsx 2.2. Línea Base de Entrada de las Secretarias Para establecer la línea base inicial de los esquemas en las secretarias, se diseño los instrumentos de diagnostico F01 dentro de los siguientes rangos de avance, de 0 a 25%, de 25 a 50%, de 50 a 75%, y de 75 a 100% de implementación. 2.3. Consolidado de esquemas de calidad Una vez recolectados y tabulados los formatos diligenciados, se encontraron los siguientes datos de los esquemas y el porcentaje de participación en las Secretarias así: En primer lugar, están ISO 9001, es el más conocido en las secretarias obteniendo un 33% y compartiendo esta participación con MECI. En segundo lugar NTC GP 1000 con un 27%, en tercer lugar con un 7% las Secretarias que no han escogido algún esquema de calidad. Esta participación de los esquemas puede ser vista en cuadro adjunto. Cuadro No. 7 Consolidado de la participación de los esquemas en las secretarias Participación esquemas en las Secretarias 7% ISO 9001 33% 27% MECI NTC GP 1000 Ninguno 33% Las secretarias que informaron estos datos pueden ser conocidas en el cuadro No. 8 de acuerdo al rango de avance informado. Cuadro No. 8 Consolidado de esquemas Rango 0 – 25% ISO 9001 NTC GP 5 4 3 Cucuta Florencia Pasto Tolima Villavicencio Villavicencio Fusagasuga Cali Tolima Tolima Tunja Norte Santander 1 Norte Santander 5 M anizales Villavicencio Fusagasuga Cali Norte Santander 3 Boyacá M anizales Córdoba Valledupar 2 Popayán Quindío 25 – 50% 50 – 75% 5 Barranquilla Caldas M anizales Norte Santander Cartagena 75 – 100% Ningún Esquema MECI Cundinamarca Después de conocer el dato consolidado de la participación de los esquemas, presentamos la participación de los esquemas individualmente. 2.3.1. ISO 9001:2008 Este esquema es más conocido comercialmente, se encontró que 5 de las 20 Secretarias (Cúcuta, Florencia, Pasto, Tulúa y Villavicencio) están en una avance de 0 - 25%. Las Secretarias de Barranquilla, Caldas, Manizales, Norte de Santander y Cartagena están desarrollando el esquema en un rango de 50 75%. Cuadro No. 9 Esquema ISO 9001:2008 Consolidado Secretarias ISO 9001 1 0,5 Entre 0 -25% - 5 2.3.2. CARTAGENA NORTE DE SANTANDER MANIZALES CALDAS BARRANQUILLA VILLAVICENCIO TOLIMA PASTO FLORENCIA CUCUTA 0 Entre 50 - 75%-5 NTC GP 1000 Este esquema se constituye en el más adecuado para el manejo en las instituciones oficiales, se encontraron en este modelo las Secretarias Tolima, Villavicencio, Fusagasuga y Cali están en una avance de 0 a 25%. La secretaria de Norte de Santander en un avance de 25 a 50%. Boyacá, Manizales y Córdoba están desarrollando el esquema en un rango de 50 a 75%. Cuadro No. 10 Esquema NTC GP 1000 Consolidado Secretarias NTC GP 1000 1 0,5 Entre 0 -25%-4 2.3.3. Entre 25 - 50 -1 CORDOBA MANIZALES BOYACA NORTE DE SANTANDER CALI FUSAGASUGA VILLAVICENCIO TOLIMA 0 Entre 50 - 75%-3 MECI Este esquema, encontró que Tolima, Tunja y Norte de Santander tienen un avance de 0 a 25%. Boyacá, Manizales, Villavicencio, Fusagasuga y Cali están desarrollando el esquema en un rango de 25 a 50%. Popayán y Quindío está en un rango de 50 a 75. Cuadro No. 11 Esquema MECI Consolidado Secretarias Esquema MECI 1 0,5 Entre 0 - 25%-3 Entre 25 - 50%-5 QUINDIO POPAYÁN CALI FUSAGASUGA VILLAVICENCIO MANIZALES BOYACA NORTE DE SANTANDER TUNJA TOLIMA 0 Entre 50 - 75%-2 2.3.4. Sin esquema definido De las 20 secretarias acompañadas Cundinamarca y Valledupar informan no tener algún esquema implementado. Cuadro No. 12 Sin Esquema definido Consolidado Secretarias Ningún Esquema 1 0,5 0 Ninguno 2.4. CUNDINAMARCA VALLEDUPAR Línea Base de entrada Globales por tipo de establecimientos De los datos registrados en el formato de diagnostico de los establecimientos F01, se hayo el total de los establecimientos acompañados en este proyecto de acuerdo al cuadro. Cuadro No. 13 Tipo de establecimientos El dato total de los establecimientos de las 20 Secretarias es de 2.514 Establecimientos, 1.369 corresponden a Rurales y 1.015 a Urbanos y 130 urbanos-rural. 2.4.1. Porcentaje de participación por tipo de establecimientos El porcentaje más alto encontrado fue en los establecimientos rurales con un 55%, confirmado en los listados de asistentes en donde se verifican participantes de colegios rurales. Un 40% de los establecimientos urbanos y en menor participación están los urbanos rurales con el 5% de participación, estos últimos con sedes en cabeceras de municipios. Cuadro No. 14 Participación por tipo de establecimientos Participación por tipo de Establecimiento 5% 55% 40% Rurales 2.4.2. Urbanos Urbano - Rural Aliados externos y otros De las 20 secretarias diagnosticadas, Boyacá, Barranquilla, Caldas, Cúcuta, Quindío, Norte de Santander, Cartagena y Cali, informaron contar con algún tipo de empresa, entidad u operador externo que les colabora en el proceso de certificación de calidad a sus instituciones. 2.4.2.1. Definición Aliado Externo Es una organización externa con la cual se tiene algún tipo de convenio interadministrativo para facilitar el desarrollo de la gestión de las organizaciones vinculadas. Cuadro No. 15 Aliados reportados en las Secretarias Secretarias que tienen Aliados en su proceso de SGC BOYACA BARRANQUILLA CALDAS CUCUTA QUINDIO NORTE DE SANTANDER CARTAGENA CALI 2.4.3. Asesores Externos Nueve secretarias informan contar con asesores externos entre estas están: Cali, Cartagena, Cundinamarca, Córdoba, Fusagasuga, Villavicencio, Tunja, Tolima y Florencia, se hace la salvedad que los datos pueden tener un margen de error por la comprensión que se haya tenido en el momento de realizar el formato por parte de los encuestados y por la veracidad de la información. 2.4.3.1. Definición El asesor externo analiza las fortalezas y debilidades de la gestión, planea estrategias pertinentes y propone alternativas de mejoramiento continuo para la organización (no es condición la subordinación laboral para esta labor). Cuadro No. 16 Asesor Externo en las Secretarias Asesor Externo FLORENCIA TOLIMA TUNJA VILLAVICENCIO FUSAGASUGA CORDOBA CUNDINAMARCA CARTAGENA CALI 2.5. Problemáticas Las problemáticas frente a los procesos de certificación, se analizaron de acuerdo a la puntuación que le dio cada Secretaria, se encontró que la de mayor impacto corresponde a los recursos económicos con un 24% y la de menor impacto la planta física con un 11%. Cuadro No. 17 Problemáticas encontradas Participación de problemáticas 11% 24% 12% 15% 20% 18% 2.6. Economicos Personal Tiempo Acompaña Proyectos Planta Fisica Software, PAM, presupuesto y personal En las 20 Secretarias, 2 de ellas cuentan con algún software de manejo de calidad. 5 establecen dentro del Presupuesto el rublo calidad. 9 incluyen programas o proyectos de mejoramiento de certificación en el Plan de apoyo del mejoramiento institucional. En las 20 existen 36 personas encargas de calidad, en promedio 1.8 personas por secretaria. Cuadro No. 18 Uso del software, presupuesto, PMI, Personal Analizando el porcentaje de participación de los datos dados en el personal encargado de la calidad, se encontró que el 25% corresponde a ninguna, una o dos personas encargadas de desarrollar y mantener un sistema de gestión de calidad, el 5% establece 3 personas, y el 10% establece 4 o 5 personas para manejar los procesos de calidad en su Secretaria. Cuadro No. 19 Participación personal de calidad asignado Participación de personal encargada de calidad en las 20 Secretarias 10% 25% 10% 5% 25% 25% 5 2.7. 4 3 2 1 Ninguno Línea Base de Entrada de los Establecimientos De acuerdo a lo requerido por el Ministerio de Educación Nacional de acompañar al menos 350 establecimientos, el operador y los consultores lograron interesar a 403 establecimientos de acuerdo a la tabla de datos así: Tabla No. 1 Distribución de establecimientos por Secretaria Consultor J ANDRADE GCOTRINO MCRUZ AGUEVARA GCAMACHO 2.7.1. Secretarias FLORENCIA PASTO TOLIMA VILLAVICENCIO NTE SANTANDER CALDAS MANIZALES CUCUTA CALI BARRANQUILLA POPAYAN TULUA CARTAGENA VALLEDUPAR CUNDINAMARCA CORDOBA BOYACA TUNJA FUSAGASUGA QUINDIO EE 17 16 19 22 21 33 6 18 31 16 16 18 20 34 29 11 30 12 11 23 Consolidado de participación de los esquemas en los establecimientos El primer lugar esta ISO con un 15% de participación con 63 establecimientos, en segundo lugar MECI con un 14% representado en 59 instituciones, en tercer lugar Lideres con un 13% con 58 instituciones, en cuarto lugar NTC GP 1000 con un 8% con 37 establecimientos, en quinto lugar EFQM con un 1% representado en 3 establecimientos y en Sexto Lugar están las instituciones que no tienen aun el esquema seleccionado ni trabajado correspondiente al 50%, es decir 235 establecimientos. De lo anterior se deduce que aun existe un alto índice de instituciones que no han definido implementar un Sistema de Gestión de Calidad en su institución. Cuadro No. 20 Participación de los esquemas en las instituciones educativas Participación de los Esquemas en los establecimientos 15% ISO 50% 14% MECI LIDERES 13% NTC GP 8% 1% EFQM NINGUNO A continuación se describe la participación de los establecimientos por esquema. 2.7.2. Esquema ISO 9001:2008 En este esquema se encontró 52 establecimientos en un rango de 0 a 25%. 7 establecimientos en el rango 25 a 50%. 4 están en el rango de 50 a 75%. Según cuadro adjunto. En este esquema hay un total de 63 establecimientos. Cuadro No. 21 Esquema ISO 9001:2008. Consolidado Formato F01 establecimientos Esquema ISO 9001:2008 Tunja Tulua 0,75 Quindio 0,5 Cucuta Popayán Barranquilla Cartagena Manizales Caldas Cali Valledupar Tolima Norte de Santander 0,25 Cundinamarca 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 2.7.3. Esquema MECI Este esquema presento 45 establecimientos en el rango 0 a 25%, 9 en 50 a 75%. 5 en 75 a 100% de avance. El total de establecimientos 59. Cuadro No. 22 Esquema MECI Consolidado Formato F01 establecimientos Esquema MECI 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 0,75 0,5 2.7.4. 0,25 0,5 0,75 45 9 5 Quindio Popayán Cucuta Caldas Norte de Santander Manizales Cartagena Tunja Valledupar Cordoba Cali Cundinamarca Fusagasuga Villavicencio 0,25 Lideres Siglo XXI En tercer lugar hay 29 establecimientos que están en el rango 0 a 25%, 19 en 50 a 75%. 10 en 75 a 100% de avance. El total de establecimientos de este esquema 58. Cuadro No. 23 Esquema Lideres Siglo XXI 2.7.5. Cundinamarca Boyacá Tolima 10 Cali 0,75 19 Barranquilla 0,5 29 Valledupar 0,25 Manizales Quindio 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Cartagena Consolidado de EE Esquema LIDERES SIGLO XXI Esquema NTC GP 1000 En cuarto lugar, se encontró que 28 establecimientos en el rango de 0 a 25%, 4 establecimientos en el rango 25 a 50%. Otros cuatro están en rango 50 a 75%. Una institución está en el rango de 75 a 100%, el total de establecimientos de este esquema es de 37 establecimientos. Cuadro No. 24 Esquema NTC GP 1000 Consolidado Formato F01 establecimientos Esquema NTC GP 1000 12 10 8 6 4 2 0,25 2.7.6. 0,5 0,75 Cundinamarca Cali Fusagasuga Valledupar Cordoba Manizales Cucuta 0 1 Esquema EFQM En quinto lugar, 3 de los establecimientos están en el rango de 0 a 25%, 1 en 50 a 75%. El total de establecimientos de este esquema es 3. Cuadro No. 25 Esquema EFQM Consolidado Formato F01 establecimientos Esquema EFQM 1 0 Caldas Manizales 0,25 0,5 2 2.7.7. 1 Sin esquema definido o ninguno De acuerdo a los datos encontrados 235 establecimientos informan no tener un esquema de calidad. Cuadro No. 26 Sin esquema definido Consolidado Formato F01 establecimientos Ningun Esquema 30 20 Ninguno 10 Manizales Villavicencio Popayan Norte de Santander Cali Tolima Cartagena Tunja Cordoba Barranquilla Popayán Boyacá Caldas Valledupar Florencia Tulua Quindio Pasto Cucuta Cundinamarca 0 2.8. Establecimientos por tipo Este dato se consolido a través del formato F02 de diagnóstico de los establecimientos, es necesario aclarar que se requirió hacer llamadas telefónicas y enviar correos, para que los establecimientos que no habían dado este dato fuera actualizado y es por ello que el margen de error puede ser de un 10%. En los establecimientos al contrario de la línea base de las secretarias, se encontró que 123 son rurales, 236 urbanos y 44 rural urbano que confirman los 403 establecimientos acompañados. Cuadro No. 27 Establecimientos por tipo de ubicación No. DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS ACOMPAÑADOS SEGÚN SU ZONA 2 MANIZALES 4 8 CÓRDOBA 3 FUSAGASUGA TUNJA 4 1 4 10 1 8 PASTO POPAYAN 3 6 1 2 11 4 16 BARRANQUILLA 18 CÚCUTA 5 FLORENCIA 11 8 TULUA 8 3 TOLIMA 1 6 2 RURALES URBANOS 10 URBANO/RURAL 5 CARTAGENA NORTE DE SANTANDER 2 VILLAVICENCIO 1 15 19 19 4 QUINDIO (ARMENIA) 2 17 2 20 CUNDINAMARCA 9 14 BOYACA 16 6 CALI 25 20 CALDAS 10 12 VALLEDUPAR 0 5 3 21 10 15 20 1 25 30 35 2.8.1. Participación por la ubicación de los establecimientos La participación en los establecimientos es de 59% correspondiente a 236 instituciones urbanas, un 30% con 123 instituciones rurales y un 11% con 44 instituciones de tipo rural urbano, Cuadro No. 28 Participación por ubicación de los establecimientos Consolidado por Tipo de Establecimientos 11% 30% Rurales 59% Urbanos Urbano/Rural 2.8.1.2. Consolidado por tipo de establecimientos Los datos consolidados dieron como resultado que el 95% (381) son instituciones educativas y el 5% (22) instituciones son centros educativos. Cuadro No. 29 Consolidado establecimientos por tipo de institución Consolidado por Tipo de Establecimiento 5% CENTRO EDUCATIVO 95% INSTITUCIÓN EDUCATIVA 2.8.1.3. Modalidades académicas Se consolido los datos de los tipos de establecimientos de acuerdo a la modalidad que reportaron en la herramienta, se contemplaron académica, técnica, académica- técnica, otra y no informaron. El 45% que corresponde a (183) establecimientos, tienen modalidad académica, el 31% (124) modalidad técnica, el 8% (30) modalidad académica técnica, el 14% (58) Otras modalidades que pueden ser agropecuarias, y por último el 2% (8) que no informaron que modalidad tiene su institución. Cuadro No. 30 Consolidado Modalidades académicas Consolidado Por Modalidad Académica 14% 8% 2% 45% 31% ACADÉMICO TÉCNICO ACADÉMICO - TÉCNICO OTRA N/R 2.9. Manejo de Aliados yo/ Asesores Externos En este punto, se les consulto a las instituciones educativas sobre si cuentan con un apoyo externo aparte del Ministerio de Educación y se encontró los siguientes datos: 301 establecimientos forman el 75% de los datos y no informaron si tenían aliados y/o asesores externos. El 13% que corresponde a 53 establecimientos manifiestan contar con asesores externos. El 5% con 19 establecimientos tienen varios asesores para el desarrollo de su sistema de gestión de calidad educativa. El 4% con 16 establecimientos cuentan con aliados. El 3% con 14 establecimientos informan tener otro tipo de aliados en su proceso de certificación. Cuadro No. 31 Consolidado de Aliados y/o asesores Aliados - Asesores en establecimientos 5% 4% 3% Asesor Externo 13% Varios 75% Aliados Otro 2.10. Avance en los procesos de Certificación Dentro de este parámetro, se les dio a los encuestados la opción de calificar aquellas prácticas de mejoramiento, ya ejecutadas en la institución. Se estandarizaron en el formato F02, 22 actividades que los consultores consideraron básicas para consolidar un proceso de certificación de calidad efectiva. De este proceso se conoció los siguientes datos que forman la línea avance de entrada en los establecimientos. En la tabla anexa encuentra el porcentaje total de avance inicial frente a las 22 buenas prácticas de gestión educativa definidas. En esto se conoció que el porcentaje de implementación total de las 20 Secretarias es del 48,56%. Tabla No. 2 Consolidado de avance en los establecimientos Línea Base Entrada % Florencia 43,32% Pasto 36,65% Tolima 46,17% Villavicencio 62,60% Cúcuta 52,27% Caldas 48,48% Manizales 65,91% Norte de Santander 46,54% Barranquilla 58,24% Cali 67,16% Popayán 38,35% Tulúa 59,34% Cartagena 63,18% Córdoba 64,46% Cundinamarca 30,25% Valledupar 54,68% Boyacá 23,94% Fusagasuga 34,71% Quindío 34,39% Tunja 40,53% Total 48,56% Cuadro No. 32 Línea Base de entrada Establecimientos Linea Base Entrada Establecimientos 2% 7% 4%3% 4% 4% 4% 4% 4% 7% 7% 7% 6% 5% 5% 6% 5% 5% 6% 6% Cali Manizales Cordoba Cartagena Villavicencio Tulua Barranquilla Valledupar Cucuta Caldas Norte de Santander Tolima Florencia Tunja Popayán Pasto Fusagasuga 2.11. Problemáticas informadas en los establecimientos Para conocer los puntos relevantes de los problemas que tienen las instituciones para implementar un sistema de gestión, se les informo de los siguientes ítems: Recursos económicos, falta de acompañamiento, tiempo disponible para la realización de los proyectos, multiplicidad de proyectos, personal a cargo y planta física. Los encuestados calificaron con menor valor la problemática de mayor impacto en este caso calificación uno, y para la de menor impacto con siete. En esta tabulación, se encontró que la problemática de mayor impacto es no contar con recursos económicos para el desarrollo de un sistema de gestión de calidad con un porcentaje del 9.4%. En segundo lugar, coinciden en que les hace falta un acompañamiento para desarrollar las actividades propias del proceso de certificación con un 6.4%. En tercer lugar el tiempo disponible de los directivos docentes y docentes con un 6.2%. En cuarto lugar informan que manejan varios proyectos y viene muy ligado al proceso de disponibilidad de tiempo. En quinto lugar está el personal capacitado para los proceso de calidad no es el adecuado. En sexto lugar está la planta física. Cuadro No. 33 Consolidado de Problemáticas Consolidado Ponderación de las problemáticas en los Establecimientos Educativos 10,0 8,0 9,4 6,4 6,2 5,7 5,2 6,0 0,04 6,0 Otros 4,0 Planta Fisica Personal cap Proyectos 2,0 Tiempo disp 0,0 Acompañamiento Rec economicos 2.12. Utilización de un software de Calidad En este tema, se les consulto a las instituciones si contaban con un software o programa de gestión de Calidad y se encontró los siguientes datos: 14 instituciones informan tener un programa de calidad para el seguimiento y control del mismo. Cuadro No. 34 Consolidado de software de calidad en los establecimientos Consolidado del uso de Software de calidad en los Establecimientos Educativos 4 3 2 1 Villavicencio Tulua Popayán Valledupar Cordoba Cartagena Barranquilla Boyacá Tunja 0 De 403 EE, 14 informan que tienen algun software para manejo de la calidad 2.13. Inclusión del rublo calidad en PMI y Presupuesto De los 403 establecimientos, 61 informan que incluyen el rublo de calidad en el Presupuesto anual, 111 establecimientos incluyen el rublo de calidad en su PMI (Plan de Mejoramiento Institucional). Cuadro No. 35 Consolidado de PMI y Presupuesto 2.14. Personal de calidad en los Establecimientos En este tema, se les solicito el dato del número de personas con que cuenta cada institución, para realizar las funciones de calidad completamente. Existe un gran déficit en los establecimientos, porque lo más común es encontrar entre 1 a 2 personas para estas funciones. En la grafica se informa del porcentaje de participación de las personas encargas de calidad por Secretaria. Las de menor porcentaje están Florencia y Pasto. Cuadro No, 36 Consolidado del personal de Calidad Consolidado del porcentaje de participación de los estblecimientos y el personal encargado de Calidad 10,0 7,6 8,0 6,0 2,0 0,0 5,5 5,0 5,1 3,1 2,7 2,8 2,9 2,2 2,6 1,8 1,8 1,8 2,1 1,6 1,2 0,6 0,8 Florencia Pasto Cundinamar… Caldas Tulua Boyacá Tunja Villavicencio Quindio Popayán Tolima Valledupar Cartagena Cucuta Cordoba Manizales Norte de… Fusagasuga Cali Barranquilla 4,0 4,5 8,4 Los anteriores datos de Secretarias y establecimientos, constituyen la línea base de entrada. 2.15. Consolidados de Visitas En esta fase del proyecto, se realizaron las tres visitas a cada una de las 20 secretarias, para dejar registro de todas las temáticas, talleres, acuerdos y resultados, se consolido esta información en el formato F11 Consolidado de Visitas por Secretaria. Para ver a profundidad los aspectos relevantes a estas visitas favor remitirse al enlace respectivo F11 Consolidado Visitas por zonas\Consolidado visitas zonas.xls. 2.16. Cuadro del consolidado General de visitas por Secretaria En este consolidado general, se actualizaron los objetivos y resultados obtenidos en los tres ciclos de visitas en las 20 secretarias. Así como las observaciones de los consultores en cada visita. Se pueden consultar en el enlace. F11 Consolidado Visitas por zonas\Consolidado Ciclos de visitas.xlsx 2.17. Informes de Comisión de visitas ejecutadas Se desarrollaron y consolidaron 61 informes de comisión, realizados durante el desarrollo de los tres ciclos de visitas a las 20 Secretarias, estos documentos fueron validados por el Secretario de Educación de cada ciudad. Se consignaron los datos de los objetivos de la visita, las actividades ejecutadas y las problemáticas que diagnostico el consultor en su visita y por último los datos de la persona contacto que les atendió. Para ver en detalle estos informes favor dar clic en el enlace anexo. Consolidado Informes Comisión\Ciclo III\Zona 3\informe de comisión Barranquilla 3a (mcruz).pdf 2.18. Cuadro de Secretarias antiguas Por solicitud del Interventor del Contrato, el Señor James Valderrama, se desarrollo una investigación exhaustiva de las 7 secretarias, ya diagnosticas en el segundo semestre de 2009. Se dejo consignado en un cuadro resumen de las secretarias de Cartagena, Cali, Caldas, Barranquilla, Tunja, Popayán y Valledupar, donde se conocieron algunos elementos que permitieron establecer los esquemas que desarrollan en su Secretaria y con esto, establecer los mecanismos y herramientas a presentar por su nivel de avance. Para consultar los datos encontrados en estas secretarias en el siguiente enlace Consolidado Secretarias Antiguas\Secretarias Antiguas.xlsx. 2.19. Consolidado de aliados en las Secretarias Para conocer las entidades externas y aliados, que colaboran a que los procesos de gestión de calidad se desarrollen en los establecimientos educativos oficiales. Se diseño el formato F10 Consolidado de Operadores para informar estos datos por cada secretaria. Estos datos pueden consultarse en el enlace. F10 Consolidado Operadores yo aliados\Consolidado Operadores aliados.xls 2.20. Consolidado Diagnósticos Secretarias y Establecimientos Los 21 formatos de F01 diagnósticos de Secretarias y los 403 formatos F02 de establecimientos diligenciados, pueden ser consultados en los enlaces. F02 Consolidado de Diagnósticos Entrada\18 Tulua\01 ALFONSO LOPEZ PUMAREJO.xls y F01 Consolidado diagnostico Secretarias\1. Diagnostico SE F01 Barranquilla.xlsx ACTUAR CONCLUSIONES- RECOMENDACIONES Dentro de la metodología desarrollada en el proyecto a continuación se relacionan algunas conclusiones para el Ministerio, las secretarias y los establecimientos. 3.1. Ministerio de Educación Nacional El diseño y ejecución de proyectos simultáneos enfocados al mejoramiento institucional sin la adecuada articulación, genera confusión frente al objetivo y alcance que persigue cada proyecto. Así mismo, promueve un ambiente de incertidumbre, la generación de múltiples tareas similares pero con destinos diferentes, dificultades en materia de comunicación y falta de compromiso. 3.2. Secretarias A pesar del interés y la necesidad apremiante de las secretarías por acompañar los procesos de certificación de sus establecimientos educativos, los recursos con los que éstas cuentan no suplen los requerimientos y necesidades de las instituciones frente al seguimiento y retroalimentación de procesos tales como la autoevaluación institucional y la consolidación de los PMI, así como frente al acompañamiento en la implementación de los sistemas de calidad, una vez se toman la decisión. 3.3. Establecimientos Educativos Los establecimientos educativos son conscientes de la importancia de contar con un Sistema de Gestión de Calidad; no obstante, la falta de personal docente y administrativo, así como la escases de recursos con los que se realizan las labores les impide generar avances significativos en su implementación, teniendo en cuenta la multiplicidad de tareas solicitadas por el Ministerio de Educación y la Secretaria. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES SECRETARIAS CONCLUSIONES RECOMENDACIONES Las Secretarias se encuentran vinculadas a los procesos de modernización, lo que ha favorecido la conformación de equipos de calidad, la generación de proyectos y la ejecución de actividades. Los equipos de calidad de las Secretarias se encuentran comprometidos con los procesos de acompañamiento; no obstante no cuentan con los recursos ni las competencias necesarias para realizarlo de manera efectiva. Una de las mayores dificultades de las Secretarias es la falta de permanencia de su personal, como consecuencia de los cambios de Gobierno y de Secretario, afectando la continuidad de los procesos y las políticas establecidas. Algunas secretarías cuentan con aliados y asesores externos que soportan procesos de capacitación y acompañamiento a las instituciones educativas, sin embargo, no son claros los criterios bajo los cuales se generan dichos convenios y los resultados que se persiguen con la implementación de cada uno de ellos. Las Secretarias son conscientes de las problemáticas y necesidades de sus establecimientos educativos. No obstante, no se establecen prioridades. Existe la tendencia de planificar y estructurar metas, planes y proyectos sin embargo, no se definen presupuestos ni cronogramas, así mismo no existe la cultura del seguimiento y la retroalimentación. Los sindicatos se han convertido en una fuerza negativa, que impide avanzar en el mejoramiento, la innovación y la aplicación de mecanismos con miras al mejoramiento institucional. Brindar capacitación a los equipos de calidad de las Secretarías de Educación en esquemas de gestión, mecanismos de seguimiento y control y prácticas pedagógicas. Diseñar mecanismos efectivos de comunicación entre las Secretarias y sus establecimientos. Generar alianzas y mecanismos de acompañamiento que permitan la certificación y garanticen el acompañamiento permanente a las instituciones educativas, no sin antes diseñar estrategias para incentivar y reconocer a aquellas instituciones con resultados sobresalientes en materia de implementación de un esquema de certificación de calidad. Focalizar los recursos para la automatización de procesos, la consecución de un software y la contratación de personal, que facilite la recolección y consolidación de la información, con miras a lograr la certificación de los establecimientos educativos. Mejorar la planificación y organización de los compromisos y tiempos para el desarrollo de los proyectos, generando una agenda conjunta entre el Ministerio, la Secretaria y los establecimientos. Promover la generación de mesas de trabajo con los sindicatos a fin de establecer acuerdos y permitir el avance de los procesos. Diseñar políticas de largo alcance que permitan la continuidad de los procesos. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ESTABLECIMIENTOS CONCLUSIONES Los establecimientos no cuentan con el personal, el tiempo y los recursos necesarios para responder de manera satisfactoria con todos los compromisos derivados de la ejecución de múltiples proyectos. La falta de personal docente y personal administrativo genera dificultades en la sistematización de la información, el seguimiento a actividades, el análisis de resultados de pruebas SABER e ICFES, el apoyo al mejoramiento y la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad. Frente a la adopción de herramientas como el ciclo PHVA se observan dificultades en su aplicación, debido a la inexistencia de una cultura para la planeación y la verificación de las actividades ejecutadas. Se evidencia dificultades en el planteamiento y medición de indicadores de gestión, afectando la evaluación del desempeño, la toma de decisiones, la adopción de acciones correctivas y el seguimiento al cumplimiento de la misión, la visión y los objetivos institucionales. Algunos docentes consideran que la gestión de calidad equivale a privatización, generando falta de compromiso, resistencia al cambio y perjudicando el avance en la implementación de esquemas de gestión de calidad con miras al mejoramiento institucional. Existen vacios conceptuales en temas de certificación por parte de directivos docentes, docentes y supervisores. Así mismo, no se generan los espacios para la divulgación, socialización e interiorización de los mismos, de aquellos relacionados con el direccionamiento institucional y la Ruta del Mejoramiento. Se observa la falta de apropiación conceptual de los elementos articulares de la Guía 34. RECOMENDACIONES Disponer del personal docente y administrativo necesario para implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión de Calidad. Capacitar y divulgar a toda la comunidad educativa en general frente a la adopción e implementación de un esquema de gestión de calidad. Divulgar el uso pedagógico de las pruebas SABER e ICFES como indicador de gestión, a fin de mejorar los procesos de articulación de competencias, estándares y resultados. Continuar con el acompañamiento a los establecimientos educativos para obtener resultados más visibles. Gestionar en lo posible recursos económicos orientados a apoyar la certificación de los establecimientos educativos con avances significativos en la implementación de alguno de los esquemas validados por el Ministerio. Promover la cultura del acompañamiento, el seguimiento y la retroalimentación continua. Unificar el lenguaje desde las Secretarías hacia los establecimientos educativos en los aspectos relacionados con la gestión de calidad, a fin de evitar la creación de paradigmas que apunten a la privatización. Integrar al cuerpo docente y en general a la comunidad educativa en el proceso de mejoramiento institucional, así como implicar al gobierno escolar en la toma de decisiones con el objeto de dinamizar el cambio de actitud y generar mayor motivación y compromiso. Aprovechar las semanas de desarrollo institucional para socializar conceptos, experiencias, planear y generar cronogramas de implementación del esquema de certificación seleccionado. Fortalecer mecanismos de comunicación interna y externa. Nombrar un coordinador de calidad al interior de los establecimientos educativos que direccione las acciones Se evidencian dificultades por parte de los directivos docentes y docentes en el manejo de las TICs. Existe un manejo deficiente de las herramientas ofimáticas. pertinentes para la implementación del esquema de certificación de calidad elegido y lo articule con otros procesos de gestión. Cualificar a los establecimientos educativos en el manejo de la Guía 34, a través de un acompañamiento más personalizado. Fortalecer las habilidades en el manejo de las TICs por parte de directivos docentes, docentes y personal administrativo. VERIFICAR 4.1. Línea Base de salida Para conocer los avances logrados a través de este acompañamiento, se diseñaron los formatos F08 y F09 correspondientes a los Informes de avance en las Secretarias de Educación y los Establecimientos respectivamente. Así mismo se diseño el instrumento de consolidación de datos de avance el formato F13 el cual permite ver los cambios realizados en los establecimientos educativos oficiales que participaron de forma activa en el acompañamiento. Para realizar una consulta general a estos formatos pueden dar clic en el enlace siguiente: F08 Consolidado Línea Base Secretarias\Consolidado F08.xlsx y F09 Consolidado Línea Base EE\Cali 28\01 Holmes Trujillo.xlsx y F13 Consolidados Línea Base Avance\Consolidados de avance F13.xls El resultado de avance de la línea base de salida es de 57,5% que al compararlo con la línea base inicial del 48,56% da una variación del 8,8%. Según cuadro adjunto. Cuadro No. 37 Línea Base de Salida Linea Base Establecimientos 160 140 120 100 80 60 SALIDA 40 ENTRADA 20 TUNJA QUINDIO BOYACA FUSAGASUGA VALLEDUPAR CORDOBA CUNDINAMARCA TULUA CARTAGENA CALI POPAYAN BARRANQUILLA NTE SANTANDER CALDAS MANIZALES CUCUTA VILLAVICENCIO PASTO TOLIMA FLORENCIA 0 Tabla No. 3 Datos línea Base de Salida ZONAS SECRETARIA ENTRADA SALIDA AVANCE FLORENCIA 43 54 11 PASTO 39 51 12 ZONA 1 TOLIMA 46 55 9 VILLAVICENCIO 63 73 10 CUCUTA 53 64 11 CALDAS 40 54 14 ZONA 2 MANIZALES 66 76 10 NTE SANTANDER 47 64 17 BARRANQUILLA 57 60 3 CALI 65 65 0 ZONA 3 POPAYAN 38 43 5 TULUA 59 61 2 CARTAGENA 63 65 2 CORDOBA 64 73 9 ZONA 4 CUNDINAMARCA 31 35 4 VALLEDUPAR 55 57 2 BOYACA 37 50 13 FUSAGASUGA 35 53 18 ZONA 5 QUINDIO 30 38 8 TUNJA 41 56 15 TOTAL 49 57 8,8 4.2. Análisis cualitativo general Presentamos el informe global de la línea de base de salida donde encontramos entre otros los siguientes elementos de análisis. 4.3. Análisis DOFA Secretarias Para un análisis más profundo de las amenazas y fortalezas con que cuenta cada secretaria, se estableció el formato F12 Matriz Dofa por Secretaria. En este se analizo los aspectos humanos, sociales y tecnológicos. También las oportunidades y amenazas de las secretarias en temas de comunicación con el Ministerio y la misma Secretaria. Así mismo, se establecieron unas conclusiones y recomendaciones por cada Secretaria. Presentamos el informe global de las fortalezas y debilidades, Oportunidades y Amenazas, desarrollando con estas variables unas conclusiones y recomendaciones por Secretaria. Se aclararon términos y se avanzó en la adquisición de nuevos conocimientos relacionados con la implementación de los esquemas de gestión de calidad, sus características, ventajas, costos y actividades relacionadas, así como con la aplicación de los componentes descritos en la Ruta del Mejoramiento (Guía 34), favoreciendo la toma de decisión frente a la adopción de alguno de los esquemas presentados. Se generó una sensibilización importante frente a la identificación de necesidades y la importancia de generar cambios al interior de las instituciones educativas con el objeto de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestión de Calidad. Se dio soporte a los procesos de certificación adelantados por establecimientos educativos con niveles de implementación avanzados. Se dinamizó la conformación de comités de calidad al interior de las instituciones educativas que aún no contaban con el mismo. Se avanzó en la definición de indicadores de gestión de acuerdo con los procesos llevados a cabo al interior de los establecimientos. Se activó la construcción de la política y los objetivos de calidad de los establecimientos, a fin de difundirlos y proponer la construcción e implementación colectiva de un Sistema de Gestión de Calidad acorde con las necesidades y expectativas de la comunidad. Se suministró una serie de herramientas y guías metodológicas para la adecuada implementación del esquema seleccionado. Se motivó la revisión y actualización de elementos relacionados con el direccionamiento institucional tales como: el PEI, el Plan de Estudios y el Plan de Mejoramiento Institucional, basados en las necesidades reales de las instituciones educativas y su contexto. Así mismo, se suministraron herramientas que permitieron la evaluación y redefinición de la misión, visión y valores institucionales, con el firme compromiso de hacerlos extensivos a la comunidad educativa. Se difundió el ciclo PHVA como herramienta para fortalecer la gestión de los establecimientos educativos y adquirir elementos para la generación de una cultura de calidad que implica la planeación y organización de proyectos y resalta la importancia de realizar seguimiento y retroalimentación a los procesos. Se fortaleció la identificación, definición, organización y caracterización de los mapas de procesos con miras a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad elegido. Se concientizó acerca de la importancia de involucrar a la comunidad educativa en la toma de decisiones institucionales, así como en las actividades relacionadas con la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad. Finalmente, con la herramienta de sistematización de la Guía 34 y su homologación con la Norma ISO entregada, se afianzaron los procesos de articulación y se lograron establecer puntos de convergencia entre éstos elementos, facilitando su elaboración y posterior consolidación y análisis por parte de las Secretarías de Educación. Los datos del formato F12 pueden ser consultados en el siguiente enlace F12 Consolidados Dofa\Consolidados DOFA.xlsx A continuación se presentan un consolidado de los logros obtenidos: Se brindaron herramientas metodológicas para realizar un acompañamiento permanente a los establecimientos educativos. No obstante, se identificaron las problemáticas y necesidades puntuales que obstaculizan este proceso y se generaron las recomendaciones pertinentes. Se afianzaron conocimientos y se resolvieron inquietudes de los equipos de calidad de las Secretarías de Educación relacionados con la implementación de los esquemas de gestión de calidad al interior de los establecimientos educativos, resaltando la importancia de generar un acompañamiento y seguimiento permanente de estos procesos y una retroalimentación de la autoevaluación y de los planes de mejoramiento institucional. Se propuso una herramienta que permite la consolidación y análisis de la información enviada por los establecimientos educativos para la construcción del PAM bajo los lineamientos descritos dentro de los PMI. Se trabajó en el afianzamiento de conocimientos y la resolución de inquietudes de los equipos de calidad, supervisores y directores de núcleo de las Secretarías de Educación relacionados con la implementación de los esquemas de gestión de calidad al interior de los establecimientos educativos, aumentando su propiedad y compromiso y, resaltando la importancia de generar un acompañamiento y seguimiento permanente y una retroalimentación de la autoevaluación y de los planes de mejoramiento institucional. Se recomendó la generación de herramientas que permitan la consolidación y análisis de la información enviada por los establecimientos educativos para la construcción del PAM bajo los lineamientos descritos dentro de los PMI; así mismo, las secretarías aplicaron la herramienta de sistematización de la Guía 34 suministrada en la fase de seguimiento a las autoevaluaciones para monitorear los PMI y sistematizar los PEI. Se motivó la elaboración de Planes de Acción Estratégicos con fines de seguimiento y control de las metas, proyectos y acciones diseñadas. Se cultivó un interés especial en ampliar la cobertura en el acompañamiento permanente a otros establecimientos educativos no participantes del proceso. Se fomentó la unificación de criterios al interior de los equipos de calidad de las secretarías, a fin de optimizar la comunicación con los establecimientos educativos y generar mayor confiabilidad. Se concientizó sobre la importancia de generar una articulación entre las secretarías y sus establecimientos educativos, diseñando nuevos y más eficaces canales de comunicación. Se propiciaron espacios de encuentro entre las secretarías y sus operadores, así como la necesidad de buscar aliados y asesores externos para acompañar y capacitar a directivos docentes, docentes y personal administrativo de las instituciones. Se fortalecieron conceptos, objetivos, metodologías, procesos y actividades derivadas de la aplicación de la Guía 34, vista ahora tanto por secretarias como por establecimientos educativos, como un presupuesto para optimizar la gestión de éstos últimos. 4.4. Estadísticas de participantes y evaluación de talleres El número de asistentes o participantes del proyecto y así mismo el número de personas que diligencio el taller evaluador formato F06 se consolido en el cuadro adjunto: Cuadro No. 38 Asistentes al acompañamiento SE Barranquilla Boyaca Caldas Cali Cartagena Cordoba Cucuta Florencia Fusagasuga Manizales Norte Santander Pasto Popayan Quindio Soacha Tolima Tulua Tunja Valledupar Villavicencio TOTAL CICLO I ASIS. 10 35 13 5 4 37 42 28 7 8 26 56 3 18 6 6 9 58 47 59 477 TALLER 9 5 6 0 3 12 14 14 1 0 39 23 3 6 4 4 8 23 3 19 196 SE Barranquilla Boyaca Caldas Cali Cartagena Cordoba Cucuta Cundinamarca Florencia Fusagasuga Manizales Norte Santander Pasto Popayan Quindio Tolima Tulua Tunja Valledupar Villavicencio TOTAL CICLO II ASIS. 33 52 52 68 69 26 53 47 33 40 28 44 50 35 47 50 45 34 74 93 973 CICLO III TALLER 25 37 31 40 39 17 7 55 19 26 6 24 17 26 29 29 29 23 37 27 543 ASIS. TALLER Cali SE 97 63 Pasto 49 26 Valledupar 76 38 Popayan 23 19 Florencia 37 23 Cartagena 46 37 Cordoba 20 18 Quindio 45 31 Tulua 45 33 Barranquilla 37 31 Cucuta 36 17 Nte Santan 168 49 Tolima 47 30 Villavicencio 92 23 Boyaca 66 49 Caldas 19 0 Manizales 29 0 Fusagasuga 19 17 Tunja 35 23 Cundinamarca 65 50 TOTAL 1051 577 Es necesario aclarar que en el primer ciclo de visitas la participación fue baja, debido a que se programo este ciclo solamente con el Secretario de Educación y los directores de núcleo y coordinadores de calidad de la Secretaria por visitar. En el segundo y tercer ciclo el número de participantes aumento gracias a la convocatoria de las Secretarias y su líder de calidad. Consolidado de Listas de asistencia\Asistencia taller F05 v01 ciclo I.xlsx y F06 Consolidado Talleres\TABULADO TALLERES CICLO II.xlsx 4.5. Análisis de los talleres de evaluación Los datos de los talleres diligenciados por los participantes en el Formato F06, se analizaron tres preguntas relevantes para conocer la percepción de los participantes en relación al proceso de acompañamiento desarrollado. Para visualizar la tabulación de los talleres favor dar clic al enlace. Estadisticas Generales\Sumatoria talleres.xlsx 4.5.1. El objetivo del Taller A través de la pregunta 1. Los objetivos del taller fueros claros y pertinentes. Se conoció el nivel de conocimientos y objetivos que los participantes asimilaron de los talleres y temáticas desarrolladas en las visitas. Los datos consolidados dieron a conocer los datos de calificación en la escala de Excelente, bueno, aceptables e Insuficientes en las 20 secretarias según el cuadro adjunto. Cuadro No. 39 Talleres Pregunta 1 en Secretarias Evaluación Talleres (F06) 1. Los objetivos del taller fueron claros y pertinentes Manizales 0 100 22 Boyaca 70 33 Cucuta 0 8 0 59 38 Florencia 62 46 Nte Santander 47 50 Villavicencio 8 0 6 1 50 Pasto 53 47 Cundinamarca 55 45 0 Excelente 41 1 Bueno 37 10 Aceptable Insuficiente 58 Tolima 61 Tunja Caldas 66 31 30 Cordoba 66 31 30 Cartagena 68 32 0 Cali 70 27 30 74 Barranquilla 26 0 Valledupar 79 21 0 Tulua 79 21 0 Quindio 80 18 20 Popayan 86 14 0 Fusagasuga 87 13 0 0 20 40 60 80 100 Teniendo los datos de las 20 secretarias tabulados se establecieron los promedios por zonas, por ello a continuación se presentan los resultados obtenidos de los tres ciclos por zona. Cuadro No. 40 Talleres pregunta 1 por zona Resultados Talleres por Zonas 1. Los objetivos del taller fueron claros y pertinentes 79 80 68 70 63 EXCELENTE 60 50 50 50 40 30 44 35 31 BUENO 51 ACEPTABLE INSUFICIENTE 21 20 10 0 0 Zona 3 1 Zona 4 2 Zona 5 0 Zona 1 5 0 Zona 2 Del cuadro adjunto se puede observar que la zona 3 obtuvo en promedio 79, en segundo lugar la zona 4 con 68. En tercer lugar la zona 5 con 63, en cuarto y quinto lugar las zonas 1 y 2. Haciendo un análisis de la escala de calificación, se hizo necesario conocer el porcentaje de participación de estas, en esta pregunta y por ello se encontró que los objetivos fueron claros en un 61% de forma excelente, un 38% de forma buena, un 1% aceptable y ninguna participación de forma inaceptable. Lo anterior hacer concluir que los participantes asimilaron los objetivos del acompañamiento de forma clara y pertinente. Cuadro No. 41 Talleres pregunta 5 participación CONSOLIDADO 1. Los objetivos del taller fueron claros y pertinentes 1% 0% Excelente 38% 61% Bueno Aceptable Insuficiente . 4.5.2. El Expositor fue claro A través de la pregunta 5. El expositor fue claro en sus conceptos y respondieron satisfactoriamente a sus preguntas. Se conoció el nivel de conocimientos del expositor según la percepción y calificación de los participantes. En esta pregunta se verifico un buen nivel de satisfacción, de acuerdo al cuadro adjunto. Cuadro No. 42 Talleres Pregunta 5 en Secretarias Evaluación del taller (F06) 5. El expositor fue claro en sus conceptos y respondieron satisfactoriamente a sus preguntas Manizales 0 83 17 28 Caldas 64 45 Boyaca 0 80 54 10 Nte Santander 57 Florencia 58 42 0 Pasto 60 40 0 Cundinamarca 61 38 10 Cucuta 62 Villavicencio 63 37 60 30 80 36 10 Excelente Cordoba 71 28 20 Tolima 72 28 0 Aceptable 10 Insuficiente Bueno Cali 80 Tunja 78 19 20 85 Quindio 20 13 11 Barranquilla 88 12 0 Valledupar 89 10 10 Cartagena 89 10 10 Tulua 90 10 0 94 Fusagasuga 60 97 Popayan 0 20 40 30 60 80 100 Los promedios por zonas, se presentan los resultados obtenidos de los tres ciclos por zona. Cuadro No. 43 Talleres pregunta 5 por zona. Resultado por Zona 5. El expositor fue claro en sus conceptos y respondieron satisfactoriamente a sus preguntas 90 90 80 76 80 63 70 60 Aceptable 30 10 Bueno 37 40 20 Excelente 49 44 50 24 19 Insuficiente 10 7 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 Zona 3 Zona 4 Zona 5 Zona 1 Zona 2 Del cuadro se observa que la zona 3 obtuvo 90, en segundo lugar la zona 4 con 80. En tercer lugar la zona 5 con calificación 76, en cuarto y quinto lugar las zonas 1 y 2. El porcentaje de participación de esta pregunta, el expositor fue claro en sus conceptos, respondieron un 71% con excelente, un 27% de forma buena, un 2% aceptable y ninguna calificación inaceptable. Lo anterior hace concluir que los participantes calificaron los conocimientos y las respuestas de los consultores de buena forma. En cuadro adjunto se ven estos porcentajes. Cuadro No. 44 Talleres pregunta 5 participación CONSOLIDADO 5. El expositor fue claro en sus conceptos y respondieron satisfactoriamente a sus preguntas 2% 0% 27% Excelente 71% Bueno Aceptable Insuficiente . 4.5.3. El taller contribuyo al mejoramiento de la calidad A través de la pregunta 9. El taller contribuye al mejoramiento de la calidad institucional. Se conoció la asimilación del acompañamiento en los participantes. Cuadro No. 45 Talleres Pregunta 9 en Secretarias Evaluación de taller (F06) 9. El taller contribuye al mejoramiento de la calidad institucional Manizales 0 100 27 Boyaca 0 62 36 Villavicencio 61 40 Cucuta 47 Florencia 30 44 44 Pasto 11 0 Tolima 51 Nte Santander 53 Cundinamarca 56 Cartagena 56 16 0 55 10 46 70 49 0 30 16 0 43 20 33 11 0 Excelente Bueno 64 Tunja 36 58 Cordoba 42 66 Cali 0 0 30 41 Quindio 73 26 01 Caldas 74 23 30 Barranquilla 80 20 0 Tulua 81 19 0 Valledupar 87 13 0 Popayan 87 13 0 92 Fusagasuga 0 20 40 80 60 80 100 Aceptable Insuficiente Los promedios por zonas, se presentan los resultados obtenidos de los tres ciclos por zona. Cuadro No. 46 Talleres pregunta 9 por zona. Resultado por Zona 9. El taller contribuye al mejoramiento de la calidad institucional 90 80 80 64 63 70 60 33 Bueno 38 33 Aceptable Insuficiente 19 20 10 Excelente 44 40 30 53 53 50 10 1 0 4 0 3 0 0 3 0 0 Zona 3 Zona 4 Zona 5 Zona 2 Zona 1 Del cuadro adjunto se puede observar que la zona 3 calificó en promedio con 80, en segundo lugar la zona 5 un promedio de 64. En tercer lugar la zona 4 calificación 63, en cuarto y quinto lugar las zonas 2 y 1. El porcentaje de participación de esta pregunta, el taller contribuyo al mejoramiento institucional los participantes respondieron un 61% de forma excelente, un 35% de forma buena, un 4% aceptable y ninguna calificación de forma inaceptable. Lo anterior hacer concluir que los participantes calificaron que el acompañamiento si contribuyo al mejoramiento de la calidad institucional. En cuadro adjunto se ven estos porcentajes. Cuadro No. 47 Talleres pregunta 9 participación Consolidado 9. El taller contribuye al mejoramiento de la calidad institucional 4% 0% 35% Excelente 61% Bueno Aceptable Insuficiente . 4.6. Evaluación global del taller Los datos de las 9 preguntas, dieron un resultado general de aceptación en un 60% excelente, un 36% de forma buena, un 4% lo consideraron aceptable. Al sumar lo excelente y lo bueno nos daría un nivel de aceptación del 96%. Cuadro No. 48 Resultado Global Taller CONSOLIDADO EVALUACIÓN DE TALLER (F06) 4% 0% 36% EXCELENTE 60% BUENO ACEPTABLE INSUFICIENTE 4.7. Guía 34 Entrega Consolidado de entrega de la Guía El operador Bureau Veritas solicito a las Secretarias información sobre sus avances y entrega de las tareas para la implementación de la Guía 34. Estos datos fueron dados por algunas secretarias de forma verbal sin verificación, por tanto los datos presentados son el reflejo subjetivo de los encuestados. Se adjunta cuadro con los datos recolectados. El operador Bureau Veritas Colombia diseño una herramienta en Excel que permite actualizar los procesos de la guía 34 homologados con la Norma ISO 9001:2008. Para accederla puede dar clic en el enlace.Sistematizacion Evaluacion Guia 34.xlsx Cuadro No. 49 Consolidado de la Guía y entrega Secretaria 4.7. Autoevaluación PMI Seguimiento Pasto 49% 49% Esta desarrollando Florencia 71% 71% Esta desarrollando Tolima 65% 65% Esta desarrollando Villavicencio 72% 72% Esta desarrollando Caldas 100% 100% Esta desarrollando Manizales 100% 100% Esta desarrollando Cúcuta 100% 100% Esta desarrollando Norte Santander 100% 100% Esta desarrollando Tulua 100% 100% Esta desarrollando Barranquilla 89% 89% 27% Cali 69% 69% Esta desarrollando Popayán 100% 50% 50% Cartagena 82% 82% Esta desarrollando Valledupar 47% 47% Soacha 45% 45% Fusagasuga 46% 46% Esta desarrollando Boyacá 100% 0% 0% Quindío 100% 100% Esta desarrollando Tunja 100% 59% Esta desarrollando Cordoba 100% 100% Esta desarrollando Estadísticas curso virtual El curso virtual salió en vivo a los participantes en el mes de Junio, después de las visitas presenciales de los consultores, se estableció un cronograma de foros y chats para la atención de inquietudes presentadas por los participantes al acompañamiento realizado en las 20 secretarias. Se dejo abierto a los participantes los foros para que plantearan sus inquietudes, lo anterior porque a cada secretaria se acompaño con diferentes temas y actividades lúdicas y para desarrollar un temario virtual de foros por temas se requería de tiempo más largo para la creación y diseño de los talleres y foros por las cinco zonas y los 15 temas dados. Se diagramaron 15 materiales con los siguientes temas: 1. Esquemas de Calidad 2. Requerimientos esquemas 3. Indicadores 4. ISO 9001:2008 5. PHVA Herramienta de Mejoramiento Continuo 6. Planificación del Sistema de Gestión de Calidad 7. Fundamentos NTC GP 1000 8. Acciones Correctivas 9. El cambio y los Sistemas de Mejoramiento 10. Estandarización un proceso en cinco pasos 11. Direccionamiento Institucional 12. Ruta Mejoramiento 13. Conceptos de Calidad 14. Decreto 1290 15. Caracterización del curso A continuación la tabla con los datos de los materiales vistos en el curso virtual, en el cual se verifica que se logro cautivar el interés por participar en los cursos, se adjunta informe general de consulta de los materiales El material más visto fue la caracterización del curso con 265 accesos, en segundo lugar los esquemas de calidad con 171 accesos y en tercer lugar Requerimientos de los esquemas con 64 accesos. Lo anterior en relación a materiales y la participación de las personas que ingresaron a los foros, el de mayor consulta fue el de la Zona 1, siguiéndole el chat y los foros de las zonas 3, 2, 5 y 4. Tabla No. 4 Consolidado de materiales y consultas plataforma virtual Temario curso virtual Caracterización del Curso Foro Zona 1 Chat Esquemas calidad Foro Zona 3 Foro Zona 2 Foro Zona 5 Foro Zona 4 Glosario Requerimientos esquemas ISO 9001:2008 Indicadores Ruta Mejoramiento PHVA Herramienta de Mejoramiento Continuo Estandarización un proceso en cinco pasos Planificación del Sistema de Gestión de Calidad Fundamentos NTC GP 1000 Decreto 1290 El cambio y los Sistemas de Mejoramiento Direccionamiento Institucional Acciones Correctivas Conceptos de Calidad Accesos 265 243 201 171 165 121 120 98 92 64 57 56 44 37 33 29 27 27 26 26 25 12 En relación a cuantas secretarias accedieron al curso, se verifico a través del informe de vistas o consultas realizadas que 12 de las 20 secretarias ingresaron al curso y la de mayor consulta fue Tolima. Tabla No. 5 Consolidado de consultas Secretarias Participante Accesos Tolima Barranquilla Norte Santander Cucutá Cartagena Valledupar Boyacá Cali Villavicencio Popayán Caldas Florencia 83 67 53 46 44 34 26 26 25 16 15 6 El acceso de los consultores también fue consultado en los informes de la plataforma virtual de la cual se encontró los siguientes datos. Tabla No. 6 Consolidado de ingresos Curso Consultores Participante Accesos Gustavo Cotrino Mercedes Cruz Juan Manuel Andrade Amauri Guevara Guillermo Camacho 104 80 76 50 28 Como análisis cualitativo se puede evidenciar un alto interés por parte de los directivos y rectores de las instituciones en consultar los temas expuestos en el curso virtual y el poder aclarar los vacios que quedaron de la visita presencial. LOGROS GENERALES Con base en los resultados cuantitativos y cualitativos derivados de los formatos aplicados y del análisis de los profesionales de acompañamiento, a continuación presentamos los logros generales del proyecto. Aunque se acompañó un mayor número de establecimientos educativos de origen urbano como consecuencia del aspecto logístico (desplazamientos), igualmente, se acompañó un número significativo de establecimientos educativos rurales, mostrando así un verdadero interés por parte de éstos de iniciar procesos orientados a mejorar la calidad educativa. La calificación dada por los participantes entre excelente y buena del 96% demuestra que el trabajo desarrollado fue coherente, claro y pertinente. Aunque las Secretarias y los establecimientos contaban con aliados o asesores externos se logro la comunicación con ellos para orientar el acompañamiento con una directriz concreta y aplicada en los temas de gestión de calidad. Se avanzo un 8.8% en la implementación de buenas prácticas de gestión de procesos de calidad en las 20 secretarias, aunque cuantitativamente es bajo se logro que las instituciones ampliaran conocimientos en temas de certificación, planeación estratégica y diseño de indicadores. Los datos informados en este acompañamiento, permiten analizar que existe aún un alto índice de secretarias y establecimientos iniciando sus procesos de escogencia de esquema de certificación. Debido a varios motivos desconocimiento del marco legal y los requerimientos de los esquemas. OPINIÓN DE EXPERTOS El acompañamiento realizado, permitió establecer una visión general del funcionamiento de las Secretarías de Educación y sus establecimientos educativos en torno a sus procesos de certificación, entendido éste como el conjunto de estrategias para socializar, adecuar, implementar y mejorar los diferentes servicios de aprendizaje en los establecimientos oficiales. Se presenta a continuación el análisis de algunas situaciones que se presentan como producto de las dinámicas generadas en la implementación de las diversas estrategias diseñadas para alcanzar las metas de las políticas trazadas por el Ministerio de Educación. Para la lectura de las observaciones encontradas, aclaramos que éstas son el resultado de una reflexión con base en buenas prácticas de ejecución de proyectos y en ningún momento constituyen una calificación negativa o positiva del desempeño de las Secretarías de Educación y los Establecimientos Educativos participantes del proyecto. Se espera con estas reflexiones que sirvan de punto de partida a la hora de formular, continuar los proyectos o generar nuevas estrategias de acompañamiento. Los aspectos que consideramos objeto de análisis son: a. Aplicabilidad de los esquemas de certificación. b. Articulación de proyectos. c. Ruta del mejoramiento. d. Problemáticas. e. Proyecto de modernización. 6.1. Aplicabilidad de los Esquemas de Certificación Tanto las secretarías de educación como sus establecimientos educativos cuentan en la actualidad con una amplia gama de modelos de gestión, con los cuales guiar sus procesos de mejoramiento y certificación. Además encuentran un amplio marco legal que valida la aplicación de varios de éstos modelos y con documentos que desarrollan e instrumentan la aplicación de buenas prácticas de gestión educativa tales como la Guía 34 a partir de sus tres componentes: autoevaluación, plan de mejoramiento y seguimiento. El Ministerio de Educación Nacional ha reconocido esquemas de calidad tales como: NEASC, ADVANCED, EFQM, ISO, creando en las secretarías de educación y en los establecimientos educativos oficiales diversas expectativas frente al conocimiento de la naturaleza y propósitos de dichos modelos. Explicar las ventajas y características de éstos esquemas fue una de las temáticas abordadas en las visitas con el objeto de que las secretarías de educación y sus establecimientos educativos adquirieran los suficientes elementos de juicio y criterios para tomar decisiones frente a la adopción de el modelo más conveniente teniendo en cuenta la realidad en la que se desenvuelven, ya que éstas hacen parte de las administraciones territoriales (Departamentos y Municipios), algunos de los cuales han adoptado Normas de Gestión de Calidad Pública como es la NTC GP1000, soportada en el Decreto 4110, la Ley 872 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI. Lo anterior se traduce en que un establecimiento educativo puede estar implementando ISO 9001 por su iniciativa y Guía 34 por exigencia del MEN, pero su secretaría de educación puede estar aplicando NTC GP1000 y MECI al ser parte del Sistema Integrado de Gestión del Departamento o Municipio, dependiendo su procedencia. Frente al anterior análisis podemos concluir: La multiplicidad de esquemas genera confusión frente a la adopción e implementación de un Sistema de Gestión de Calidad que responda a las características de los establecimientos educativos y sus expectativas. Las secretarias de educación y los establecimientos educativos esperan contar con la capacidad necesaria para ejercer un liderazgo significativo frente a la orientación que deben dar a los procesos de implementación de esquemas de gestión de calidad, su seguimiento y retroalimentación. La falta de conocimiento en temas de procesos de calidad aplicadas a las instituciones educativas, aun no son muy claros en algunos líderes de instituciones por tanto la aplicación de estos aun es baja. 6.2. Articulación de Proyectos El Ministerio de Educación Nacional, en la búsqueda de lograr el fortalecimiento de la capacidad de gestión de los establecimientos y centros educativos ha venido implementando proyectos simultáneos, de manera que estas instituciones puedan alcanzar las metas que se han propuesto, lograr eficiencia en sus procesos internos y por esta vía mejorar la calidad educativa. En las secretarías de educación se identifica que los establecimientos educativos llevan a cabo diferentes proyectos de manera desarticulada, generando que los directivos docentes respondan a diferentes tareas y acciones simultáneas que en algunos casos son prerrequisitos de otras (Por ejemplo SIGCE y el acompañamiento a los procesos de certificación). Por otro lado se habla de Guía 34, sistematización de información y sistemas de gestión de calidad, a los que los establecimientos educativos intentan responder sin entender la finalidad, la metodología y el resultado esperado. Conclusiones 1. Se presenta desarticulación de proyectos, no existen puntos de encuentro entre unos y otros, de acuerdo con la percepción de las secretarías de educación y los establecimientos educativos, a pesar de ser proyectos complementarios, orientados a suplir las necesidades propias del quehacer de estas instituciones. Esta situación genera la programación de varias actividades simultáneas y la elección de asistir a una u otra bajo criterios de carácter autoritario, sin partir de una decisión orientada a satisfacer las necesidades y cumplir eficientemente con los compromisos y tareas asignadas por cada proyecto. 2. En la aplicación de herramientas de diagnóstico y autoevaluación existe la tendencia a mostrar mayores logros de los realmente obtenidos afectando el reflejo del estado real de las instituciones y sus verdaderas problemáticas. Recomendaciones 1. Generar desde el Ministerio de Educación Nacional un protocolo de coordinación común a todos los proyectos, donde se articulen y programen las visitas de acuerdo con los compromisos ya pactados y donde se pueda generar una recolección de datos que sirva de punto de partida para todos los proyectos con el objeto de establecer una información estandarizada. 2. Delimitar el alcance de los proyectos de tal forma que se satisfagan las necesidades puntuales de secretarias y establecimientos educativos y éstos puedan evidenciar claramente el impacto y los resultados de los acompañamientos y demás estrategias utilizadas por el MEN para apoyarlos. 6.3. Ruta del Mejoramiento Los establecimientos educativos han asumido la Guía 34 a manera de tarea y no como un sistema de mejoramiento, orientado a estructurar sus procesos y lograr el cumplimiento de sus metas. Así mismo, las secretarias de educación no cuentan con la capacidad para orientar, dar apoyo y realizar seguimiento a la información de los PMI generados con base en la aplicación de los componentes de la herramienta. Por otra parte, la información que llega a las secretarías de educación se presenta en diferentes formatos y éstas a su vez no cuentan con herramientas de consolidación que permitan analizar la totalidad de estos datos. Conclusiones 1. No existe unidad de criterios frente a la aplicación de los componentes y requerimientos de la Guía 34, generando dificultades en la elaboración de los PAM de las secretarias, puesto que no se encuentran alineados con las necesidades planteadas en los PMI de los establecimientos educativos. 2. Las secretarías de educación no cuentan con el personal ni las herramientas metodológicas suficientes para realizar seguimiento y retroalimentación a los planes de mejoramiento presentados por los establecimientos educativos. Recomendaciones 1. Fortalecer los equipos de mejoramiento de las secretarias de educación, con recursos de tipo económico, tecnológico y humano, con el objeto de que sean competentes y eficientes, garantizando la continuidad del personal en los procesos. 6.4. Problemáticas De acuerdo con la información suministrada tanto por secretarías como por establecimientos educativos, la principal problemática que ellos establecen está relacionada con la falta de recursos económicos; no obstante, observamos dificultades en los procesos de direccionamiento, planeación, organización y ejecución de proyectos, así como una deficiente cultura del trabajo en equipo de parte de estas instituciones. Así mismo, las competencias con las que cuenta el personal de la secretaria no suplen las necesidades y requerimientos de los establecimientos educativos en temas relacionados con implementación y certificación de esquemas de gestión de calidad. Finalmente, se identificó la poca utilidad que se le da a la información de plataformas tecnológicas que cuentan con datos valiosos para la toma de decisiones al interior de los establecimientos educativos, datos como los resultados de las pruebas de estado no son tenidos en cuenta como indicadores de evaluación del servicio ofrecido. Las conclusiones generadas del anterior análisis se relacionan a continuación: A pesar de la participación activa de las secretarías de educación, dentro de su presupuesto no se cuentan con recursos de carácter económico, tecnológico y humano enfocados a la gestión de calidad. Existe el compromiso por parte de las secretarías de educación de acompañar los procesos de certificación de calidad de sus instituciones, no obstante, el personal de las mismas no posee las competencias suficientes para desempeñar un rol significativo en esta labor. Los establecimientos educativos no toman como un indicador de importancia los resultados obtenidos en pruebas de estado (Saber e Icfes) así como otro tipo de información que no se administra ni analiza adecuadamente, a fin de tomar las acciones correctivas necesarias. Recomendaciones Capacitar y dotar de competencias a los miembros de los equipos de calidad de las secretarías de educación para que puedan dar respuesta oportuna a las solicitudes planteadas por los establecimientos educativos. Concienciar a los establecimientos educativos de la finalidad que buscan las pruebas de conocimiento estatales, siendo los resultados de éstos una valiosa información que beneficia la toma de decisiones y establece la pertinencia del plan de estudio que ofrece cada institución, en cumplimiento con su PEI y su PMI. 6.5. Proyecto de Modernización El Ministerio de Educación Nacional en su calidad de ente rector del sector educativo colombiano ha venido ejecutando una reestructuración organizacional, teniendo en cuenta la descentralización administrativa estipulada en diferentes leyes y decretos. Así mismo, impulsa la modernización de la capacidad de gestión de las entidades adscritas, de las secretarias de educación y de las instituciones de educación superior, buscando la optimización en el manejo de sus recursos y afianzando una administración orientada a resultados. Con este proyecto se buscaba afianzar los procesos misionales de las secretarias para aumentar su capacidad de apoyo y acompañamiento a los establecimientos educativos. La ejecución del presente proyecto de acompañamiento ha permitido ofrecer un espacio de articulación de los deferentes proyectos que actualmente adelantan las secretarias de educación y sus establecimientos educativos, ha sido un canal de comunicación entre estos, con la posibilidad de establecer momentos de reflexión desde distintas perspectivas, de evaluar las experiencias propias y aprender de las del otro, de comprender la dinámica de cada proyecto y su interacción con otros. Con base en lo anterior se concluye: 1. Existe desconocimiento de parte de las secretarías de educación y establecimientos educativos del alcance de los proyectos que se vienen desarrollando desde el MEN. 2. Las secretarias de educación que cuentan con diferentes operadores gestionando procesos orientados a brindar capacitación y asistencia técnica a los procesos de certificación de calidad, presentan dificultades en la generación de espacios para el intercambio de experiencias y la unificación de criterios. Recomendaciones Fortalecer la gestión administrativa de las secretarias de educación a partir de la capacitación, el acompañamiento y la asesoría que pueda brindárseles desde el Ministerio de Educación Nacional. Generar unos criterios claros para la selección y contratación de asesores externos bajo los principios de contratación actualmente consagrados en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007. LECCIONES APRENDIDAS Con base en la experiencia obtenida durante la ejecución de los tres ciclos de visitas y el trabajo de campo desarrollado en cada una de las veinte Secretarías de Educación acompañadas, es nuestro deseo ofrecer las siguientes lecciones aprendidas con el objeto de mejorar la ejecución de futuros procesos, basados en cuatro aspectos principales: 7.1. Logístico • Entre los operadores y las secretarias debe existir una mayor coordinación y apoyo para el logro de los objetivos. Es importante no asumir que la responsabilidad sea únicamente del operador. • Frente al objetivo perseguido por el acompañamiento, el tiempo asignado es muy corto para dejar capacidad instalada suficiente en las Secretarias y establecimientos que les permite mayor autonomía en la continuidad de implementación de sistemas de gestión de calidad educativa. • La comunicación sobre el proyecto entre el Ministerio y las Secretarias es dispendiosa, haciendo que las actividades se realizaran sin la suficiente información por parte de las Secretarias y Establecimientos. 7.2. Contexto • El proyecto se beneficia, si el operador es contextualizado dentro del marco de referencia donde se desarrolla el mismo, en aspectos claves como: responsables, información, políticas, marco legal, antecedentes y proyectos simultáneos. • Se abordan temáticas que en ocasiones no son totalmente comprendidas por los participantes, pues se presume que éstos poseen cierto nivel de conocimiento, lo que obliga a los consultores a retomar conceptos básicos. 7.3. Tecnología • Es importante tener en cuenta que para que una herramienta tecnológica tenga éxito, debe llevar implícito una inducción y una sensibilización previa del tema, con el fin de que al ser implementada tenga una alta aplicabilidad teórica y práctica. • Frente al acompañamiento virtual, es necesario prever por parte del Ministerio de Educación y del operador los requerimientos en materia de infraestructura tecnológica con la que cuentan las secretarias e instituciones educativas para el desarrollo de una agenda virtual o cualquier tipo de herramientas tecnológicas TICs a implementar. • Es necesario diseñar herramientas de recolección de información a prueba de errores y con la suficiente información de diligenciamiento, a fin de facilitar la tabulación e interpretación de la misma. Así mismo establecer una inducción de aplicabilidad del estudio y de lo que busca en las preguntas dadas. 7.4. Comunicación • Diseñar estrategias de recolección de información que no dependan exclusivamente de una persona de las secretarias de educación o de los establecimientos educativos, a fin de agilizar los tiempos de respuesta. • Es necesario contar con mayor tiempo y mecanismos suficientes para validar la información complementaria suministrada por las secretarías de educación y los establecimientos educativos, para evitar apreciaciones subjetivas o estadísticas que no correspondan a la realidad. 7.5. Proyección de Continuidad El operador realizo una encuesta final para conocer las expectativas de las secretarias en continuar con el proceso de acompañamiento y por ello consolido un cuadro donde se conoció que 11 de las 20 secretarias tienen interés en que se prolongue el proceso de acompañamiento que permita reforzar las actividades dejadas en este ciclo de visitas. Para ver el cuadro favor dar clic en el siguiente enlace. Proyeccion continuidad\Proyeccion continuidad.xlsx