Administración de Compras e Inventarios

Administración de Compras e
Inventarios
ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS
Sesión No. 3
Nombre: Sistemas de información
Contextualización
En las próximas dos semanas nos dedicaremos a revisar a profundidad y detalle
los sistemas de información que permiten vincular o relacionar directamente al
departamento de compras con el resto de las áreas que conforman a una
organización basada en sus funciones. Por otra parte realizaremos una
correlación entre el comprador y el proveedor como una relación comercial
integral, basando su vinculación de intercambio tanto de forma personal como
electrónicamente para el fincado de pedidos (compra-venta).
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Introducción al Tema
Hoy en día, en toda organización es de vital importancia la existencia de un
departamento o área de compras en su estructura organizacional para funcionar
eficientemente. Por lo anterior, resulta obvia la trascendencia que tiene una
adquisición o compra para cualquier producción o proceso.
Cabe mencionar, que una vez definida la estructura organizacional de cualquier
empresa, de forma precisa y eficiente, permitirá clarificar la división de
actividades, el grado de especialización que alcanzan y su jerarquía o autoridad
internamente.
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Explicación
II.1 Relaciones de la función de compras con la organización
El jefe o encargado del departamento de compras deberá siempre trabajar en
coordinación con el resto de los departamentos de la empresa. Las actividades
de compras están estrechamente relacionadas con todos los departamentos de
la empresa, en especial con el área de producción, ventas, ingeniería, control de
calidad, contabilidad y almacenes; ya que compras se encargará de conseguir y
abastecer todos los suministros y servicios necesarios para cumplir y cubrir el
ciclo económico de la empresa.
El área de Compras y la Dirección de la empresa debe coordinarse de tal
manera que cualquier cambio en la planeación de la producción sea comunicado
de inmediato al responsable de compras, antes de que éste coloque o finque un
pedido de compra, ya que la falla en comunicar y coordinar esta información
podría provocar un desabasto de materiales o bien, un exceso de inventarios.
Con el área de contabilidad, el departamento de compras deberá facilitar la
preparación y programación de los pagos para los proveedores en tiempo y
forma pactados desde el inicio de la relación comercial, con la única finalidad de
aprovechar los descuentos, asegurar las entregas puntualmente y evitar posibles
errores que se pudieran suscitar.
Y otra área con la que se debe interrelacionar el departamento de compras es
con ingeniería, para tratar cuestiones de diseño y especificaciones precisas con
antelación de los requerimientos de producción.
Para que una empresa u organización funcione correctamente debe vigilar sus
compras
de
materias
primas,
refacciones
y
materiales
en
general,
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resguardándolas en cantidades necesarias (en el almacén) y suministrándolas
de manera adecuada y controlada al área de producción, de acuerdo con los
requerimientos que manifieste de dichas materias primas y demás materiales. Y,
por último, contabilizar todas estas operaciones, finanzas o tesorería y todo
aquel departamento que requiera el suministro de algún material o la adquisición
de maquinaria, equipo y enseres menores.
Así, será de gran importancia que el gerente o encargado de compras se dé
cuenta de que la eficiencia en su área dependerá en gran parte de la buena
coordinación y comunicación de la información con los demás departamentos de
la empresa u organización.
A continuación se presentan algunas consideraciones para lograr una adecuada
organización del departamento de compras que favorezcan su interrelación con
el resto de las áreas de la empresa.
1. Fijar objetivos
Que sean los más claros posible
2. Ser funcional
Que
trabaje
coordinadamente
para
lograr los objetivos propuestos
3. Establecer el tipo de
organización
Enmarcar, controlar y definir niveles de
autoridad
II.2 Vinculación comprador-proveedor con intercambio electrónico
Los directores de compras tienen la obligación y consigna, dada su situación
privilegiada, de conocer con anticipación mercados nuevos, novedades de
productos, perfeccionamientos industriales y desarrollos económicos para
hacerlos del conocimiento del personal de todas las áreas involucradas de la
empresa.
Es imprescindible que el comprador inicie, mantenga y estreche relaciones
comerciales con sus proveedores, ya que el apoyo, ayuda, orientación y
asesoría que los proveedores le puedan prestar al comprador son una
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colaboración absoluta que le puedan garantizar el cierre de negociaciones y
operaciones seguras e inmediatas, desarrollo de nuevos productos y
condiciones de competencia para la propia empresa.
Actualmente, la mayoría de las empresas utiliza algún sistema de comercio
electrónico. Es una realidad, que cada día seguirá incrementándose el
porcentaje de empresas que realizan las transacciones comerciales (compras)
de manera electrónica, ya que en el umbral del siglo XXI y XXII se estima que
los usuarios de Internet aumentarán exponencialmente.
Una gran ventaja de emplear y aplicar las nuevas tecnologías de comunicación
empresa-proveedor, al momento de entablar una relación comercial, es la
obtención de reducciones considerables tanto en los costos, como en el tiempo
invertido en las negociaciones de compra-venta que llevan a cabo actualmente
las organizaciones, comparándolo con los métodos tradicionales de compra.
Una preocupación, por demás importante, es analizar y valorar qué tanta
seguridad, confiabilidad y grado de compromiso se tiene al momento de realizar
las transacciones comerciales a través de Internet, ya que por el momento una
gran parte de los usuarios prefiere no utilizar la red para sus compras, debido a
que para llevar a cabo una operación se necesita proporcionar una serie de
datos e información confidenciales, tanto a nivel personal como a nivel
financiero.
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Conclusión
Para finalizar con la sesión recordemos la importancia que tiene un jefe de
compras, ya que su función y eficiencia es básica e indispensable para evitar
fricciones en todo momento con el resto del personal de la empresa; éste deber
ser diplomático y mantener una excelente disposición y actitud con cada uno de
los responsables de las demás áreas de la empresa.
Recordemos también que en todo departamento de compras se debe considerar
fijar los objetivos, ser funcional y establecer el tipo de organización, ya que
gracias a ello podemos llevar un mejor control en las compras dentro de la
empresa.
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Para aprender más
¿Cuál es la función de las compras?
S.a. (s.f.) Función de compras y abastecimientos. Apuntes de administración de
compras
y
abastecimiento.
Cap.
I.
Consultado
el
26
de
2013 http://brd.unid.edu.mx/funcion-de-compras-y-abastecimientos/
marzo
de
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Actividad de Aprendizaje
Al terminar de revisar esta sesión el alumno tendrá que elaborar un cuadro
sinóptico en una sola diapositiva de PowerPoint, en el cual se represente de
manera gráfica los temas tratados en esta sesión, esta representación debe ser
clara y precisa, al terminar su elaboración deberá de subirlo a la plataforma.
Todo lo anterior tomando en cuenta que se evaluarán las siguientes
características:
•
La correcta presentación del cuadro
•
La relación jerárquica entre conceptos
•
Ortografía y redacción.
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Referencias
•
Calimeri, M. (1979). Las Compras: cómo programarlas, organizarlas y
controlarlas. Barcelona: Editorial Hispano Europe.
•
Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Compañía
Editorial Continental.
•
Martínez, E. (1999). Gestión de compras. Madrid: Fundación Confemetal
•
Piñeiro
Sánchez,
C.
(2001)
Comercio
electrónico
e
intercambio
electrónico de datos. Experiencia en la empresa Coruñesa. Consultado el
26 de marzo de 2013 de ruc.udc.es/.../PIÑEIRO%2001%20-...
•
S.a. (s.f.) Función de compras y abastecimientos. Apuntes de
administración de compras y abastecimiento. Cap. I. Consultado el 26 de
marzo de 2013 de educativopracticas.files.wordpress.com/.../apuntes-deadministracion-...
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