Solicitud de campo de recreación

CITY OF MADISON PARKS DIVISION
Solicitud de campo de recreación
NOMBRE DE LA LIGA/EL GRUPO/LA ORGANIZACIÓN:
DESCRIBA BREVEMENTE SU EQUIPO:
CONTACTO PRINCIPAL:
CONTACTO SECUNDARIO:
DIRECCIÓN: (La factura se enviará a esta dirección, a menos que se
especifique lo contrario).
DIRECCIÓN:
CIUDAD/PUEBLO:
CIUDAD/PUEBLO:
ESTADO:
CÓDIGO POSTAL:
NÚMERO DE TELÉFONO FIJO:
NÚMERO DE TELÉFONO FIJO:
NÚMERO DE TELÉFONO CELULAR:
NÚMERO DE TELÉFONO CELULAR:
NÚMERO DE TELÉFONO LABORAL:
NÚMERO DE TELÉFONO LABORAL:
NÚMERO DE FAX:
NÚMERO DE FAX:
CORREO ELECTRÓNICO:
CORREO ELECTRÓNICO:
ESTADO:
CÓDIGO POSTAL:
SITIO WEB DEL EQUIPO:
FECHA DE INICIO:
FECHA DE FINALIZACIÓN: (Incluso días de lluvia/eliminatorias)
DÍAS DE LIGA: (Lun, mar, miér, jue, etc.)
FECHAS DE EXCLUSIONES: (p. ej. feriados)
PARQUES SOLICITADOS:
CANCHAS O PISTAS, CAMPOS O DIAMANTES ESPECÍFICOS SOLICITADOS:
¿UTILIZARÁ OTRAS ÁREAS ADEMÁS DE LA QUE SOLICITA ESPECÍFICAMENTE? (p. ej., áreas de césped fuera de los diamantes de béisbol para
que los equipos entren en calor)
Si la respuesta es Sí, indique las áreas o instalaciones del parque adicionales específicas que solicita:
Sí
No
1 de junio de 2016-RecFieldApplication_ES.docx
HORA DE INICIO DEL PRIMER PARTIDO:
HORA DE FINALIZACIÓN DEL ÚLTIMO PARTIDO:
HORA EN LA QUE LOS JUGADORES COMIENZAN A PRESENTARSE
PARA EL PRIMER PARTIDO:
HORA EN LA QUE LOS ÚLTIMOS JUGADORES SE RETIRAN DEL
PARQUE:
CANTIDAD DE EQUIPOS QUE PLANEA TENER:
¿NECESITARÁ LUCES?
Sí
No
CANTIDAD DE PARTICIPANTES QUE PREVÉ: CANTIDAD DE ESPECTADORES QUE PREVÉ:
Si la respuesta es Sí, indique los horarios
de encendido y apagado
Encendido:
¿TIENE SOLICITUDES ESPECIALES?
Apagado:
¿SOLICITA ALGUNA TAREA DE MANTENIMIENTO O PREPARACIÓN ESPECIAL DEL PARQUE? (p. ej., preparación del diamante de béisbol,
revestimiento del campo, etc.).
Si la respuesta es Sí, especifique. (El personal de operaciones del parque revisará las solicitudes de mantenimiento y
Sí
No
determinará si están disponibles y los costos/honorarios de los servicios).
¿LOS JUGADORES O ESPECTADORES CONSUMIRÁN ALCOHOL DURANTE SUS RESERVAS?
Sí
No
¿CUÁL ES LA TARIFA DE INSCRIPCIÓN DEL EQUIPO?
¿CUÁL ES EL PLAZO LÍMITE PARA LA INSCRIPCIÓN DE LOS EQUIPOS?
¿PLANEA PUBLICITAR SU LIGA O EVENTO?
¿CONTARÁ CON SONIDO AMPLIFICADO APARTE DE LOS ANUNCIOS
DEL PARTIDO?
Si la respuesta es Sí, especifique:
Sí
No
Si la respuesta es Sí, ¿cómo?
Sí
No
¿SE COBRARÁ LA ENTRADA Y/O SE ACEPTARÁN DONACIONES?
Si la respuesta es SÍ, explique detalladamente.
Sí
No
¿SU GRUPO ES UNA ORGANIZACIÓN SIN FINES DE LUCRO 501-C (3)?
Si la respuesta es Sí, identifique el nro. de exención fiscal del estado de Wisconsin:
Sí
No
ES-
¿SERVIRÁ/VENDERÁ ALCOHOL Y/O COMIDA?
Si la respuesta es Sí, identifique su proveedor de seguros:
Sí
No
ES POSIBLE QUE SE REQUIERA UN CERTIFICADO DE SEGURO QUE NOMBRE A LA CIUDAD DE MADISON COMO ADICIONALMENTE ASEGURADA.
Se requiere un depósito de $500.00 por daños en el campo junto con las reservas del campo de recreación. Aceptamos
dinero en efectivo, cheques a la orden de “City Treasurer” (Tesoro de la ciudad) o VISA/MasterCard. Se debe hacer un
pago inicial mínimo del 50 % antes de la fecha del primer evento. Se debe recibir el pago completo dentro de las dos
semanas posteriores a la última reserva.
NOMBRE DEL USUARIO (EN LETRA DE IMPRENTA)
FIRMA DEL SOLICITANTE
FECHA DE LA FIRMA
NOMBRE DEL SOLICITANTE (EN LETRA DE IMPRENTA)
Las solicitudes deben enviarse por escrito, por correo,
correo electrónico, fax o en persona a:
1 de junio de 2016-RecFieldApplication_ES.docx
City of Madison Parks Division - Athletics
210 Martin Luther King, Jr. Blvd. Rm. 104
Madison, WI 53703
Teléfono: 608-266-4711
Fax: 608-267-1162
parks@cityofmadison.com
CITY OF MADISON PARKS DIVISION
Política de uso del campo de recreación
Todas las políticas se aplican a grupos e individuos.
La División de Parques de la Ciudad de Madison (Madison Parks Division) reconoce que las actividades deportivas bien
organizadas ayudan a mejorar la calidad de vida ya que brindan un espacio para que los deportistas aprendan nuevas
habilidades y promueven las relaciones a través de la competencia saludable. A medida que aumenta el interés en los
deportes organizados, también aumenta la demanda del uso de las instalaciones, y la necesidad de contar con diversos
campos e instalaciones. Parks Division se esfuerza por satisfacer las cambiantes demandas del uso del campo deportivo y,
al mismo tiempo, continuamos cumpliendo nuestro compromiso con el mantenimiento de las instalaciones no deportivas.
En la programación de los campos deportivos, estas son algunas de nuestras consideraciones:
• Disponibilidad de las instalaciones y servicios, como estacionamiento, baños, luces, etc.
• Impacto en el vecindario y compatibilidad.
• Antecedentes de un usuario en un parque o una instalación particular.
• Necesidad de satisfacer las solicitudes de otros grupos.
• Tienen prioridad en la programación el Distrito Escolar Metropolitano de Madison (Madison Metropolitan School
District, MMSD), el Departamento Escolar y de Recreación Comunitaria de Madison (Madison School & Community
Recreation, MSCR) y grupos que tengan acuerdos por escrito con Madison Parks Division.
• No se incluirá en la programación a grupos o individuos con saldos pendientes hasta que se reciba la totalidad del pago.
Además tenga en cuenta que:
• Se deben hacer arreglos distintos para torneos, estructuras temporales, amplificación y ventas.
• Cada año, algunos campos se rotan y se dejan fuera de uso para que los campos muy utilizados puedan reposar y el
personal de mantenimiento tenga la oportunidad de realizar mejoras en el campo. Los usuarios no pueden usar los
campos que están en reposo.
• Si cancela una reserva, notifíquelo lo antes posible. No se cobrarán cargos por juegos que se hayan cancelado
debido a inclemencias climáticas. No se cobrarán cargos por una fecha cancelada si la cancelación se recibe con 10
días o menos de anticipación al evento.
• Todos los parques de Madison cierran a las 10 p. m. y las instalaciones deben quedar vacías para esa hora.
• Las organizaciones no pueden utilizar el logotipo de Play Madison Parks ni la imagen del parque para publicidades
sin la aprobación por escrito de la administración de los parques.
• Los usuarios tratarán directamente con la Oficina de Parques. No están permitidos los subcontratos. Las
organizaciones designarán a una persona para que realice las solicitudes de programación.
• Las apelaciones de programación se pueden enviar por escrito al Superintendente de Madison Parks.
PAUTAS DE CANCELACIÓN DE ACTIVIDADES EN CAMPOS DEPORTIVOS DE LA CIUDAD
City of Madison Parks Division se reserva el derecho de cancelar una actividad o evento deportivo programado en un
parque de la ciudad en caso de inclemencias climáticas y/o malas condiciones del campo de juego. Los dos objetivos
principales de esta política son garantizar la seguridad de los participantes y evitar que los campos se dañen. De acuerdo
con esta política, los supervisores de mantenimiento de parques o sus designados pueden denegar el acceso a un
campo o exigir que se interrumpa una actividad. También se alienta a los organizadores a controlar las condiciones del
campo de juego y cancelar los juegos programados debido a malas condiciones de juego y/o malas condiciones
climáticas, y a ayudar a mantener a sus jugadores fuera de los campos deportivos. Los usuarios deben llamar a
RAINOUT LINE 608-267-8787 para determinar si los campos están aptos para el juego el día de la reserva.
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•
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Las solicitudes de cancelación se deben enviar a la Oficina de Administración de Parques por escrito a la siguiente
dirección: 210 Martin Luther King, Jr. Blvd., # 104, Madison, WI 53703 o parks@cityofmadison.com.
No se proporcionarán reembolsos por cancelaciones que se reciban con 10 días o menos de anticipación a la fecha
del evento (se cuentan la fecha del aviso de cancelación y la fecha del evento).
Se proporcionarán reembolsos del 50 % por cancelaciones que se reciban entre 27 y 11 días antes de la fecha de
reserva (se cuentan la fecha del aviso de cancelación y la fecha del evento).
Se proporcionan reembolsos totales, menos un arancel administrativo de $25 (más impuestos), por solicitudes de
cancelación que se reciban con al menos 28 días de anticipación a la fecha del evento.
1 de junio de 2016-RecFieldApplication_ES.docx
•
Se calculará un arancel por servicio administrativo de $25 (más impuestos) por los cambios a una reserva
(fecha/hora o lugar) que se reciban con más de 28 días de anticipación a la fecha del evento.
INCLEMENCIAS CLIMÁTICAS
Si las inclemencias climáticas no le permiten usar un campo deportivo, debe comunicarse con la Oficina de Parques al
608-266-4711 en un plazo de 5 días hábiles para reprogramar la fecha. Si no lo hace, perderá el derecho a recibir su
crédito para una nueva fecha y se le cobrará la fecha original. Algunos ejemplos de condiciones que pueden requerir la
cancelación de una actividad o evento deportivo:
• charcos de agua permanentes en el campo
• base insegura o resbalosa
• suelo anegado y blando
• césped que se puede arrancar del suelo fácilmente
• rayos y relámpagos
• tormentas y condiciones meteorológicas adversas
Cuando los juegos se realizan en campos que se encuentran en condiciones malas o inseguras, los participantes y los
espectadores pueden sufrir lesiones, que pueden ser graves. Además, se pueden producir daños graves en los campos.
Si los campos se dañan, pueden tardar meses, o incluso años, hasta que recuperen su condición de juego de calidad.
Los equipos o las ligas que se nieguen a cumplir esta política estarán sujetos a la siguiente medida disciplinaria:
• Primera infracción: Multa de $100.00 y cargos adicionales si es necesario para reparar los campos.
• Segunda infracción: Multa de $200.00 y cargos adicionales si es necesario para reparar los campos.
Suspensión del acceso del equipo o la organización por una semana.
• Tercera infracción: Multa de $300.00 y cargos adicionales si es necesario para reparar los campos.
Pérdida del privilegio de un equipo de jugar partidos en los campos de City of Madison Parks
por el resto de la temporada.
COMPORTAMIENTO EN EL PARQUE
Todos los participantes deben demostrar una conducta deportiva antes, durante y después de los eventos. Se prohíben
las peleas, el vandalismo, la música fuerte, orinar en público y arrojar basura. Los jugadores y espectadores deben seguir
las reglamentaciones de los parques: no se permite conducir o estacionar en el césped, llevar envases de vidrio a los
parques, llevar perros u otras mascotas a un parque. El alcohol está restringido en algunos parques.
El comportamiento que suscita quejas de los vecinos del parque pondrá en peligro las programaciones futuras con
Madison Parks Division, y se puede incurrir en multas y pérdidas de depósitos de seguridad.
INSTALACIONES DE BAÑOS PORTÁTILES
Se requieren baños portátiles en parques en los que Madison Parks no cuenta con instalaciones de baños. Los usuarios
deben coordinar la colocación de baños portátiles y pagarán el alquiler. Los baños portátiles se deben instalar para la
primera noche del juego y se deben confirmar con el supervisor del parque.
RECOLECCIÓN DE BASURA
Para la seguridad de los usuarios del parque y el buen estado de los campos deportivos, limitamos la conducción de cualquier
vehículo en los parques, incluso los camiones de recolección de basura. Por lo tanto, en las áreas en las que se colocan
contenedores de basura específicamente para el uso del evento deportivo programado, el usuario será responsable de colocar
toda la basura en bolsa y trasladar todas las bolsas de basura a un área designada de la acera para su recolección.
Madison Parks se reserva el derecho de modificar, enmendar o revocar estas políticas en cualquier momento sin previo aviso.
Confirmo que he leído, comprendo y cumpliré todas las políticas indicadas en esta Política de uso de los campos de recreación.
NOMBRE DEL GRUPO (EN LETRA DE IMPRENTA)
FIRMA DEL SOLICITANTE
NOMBRE DEL SOLICITANTE (EN LETRA DE IMPRENTA)
1 de junio de 2016-RecFieldApplication_ES.docx
FECHA DE LA FIRMA