manual de procedimientos presupuestales sector defensa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTALES SECTOR DEFENSA POLÍTICA DE GERENCIA PÚBLICA ACTIVA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN DEL SECTOR DEFENSA MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 2 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Ministerio de Defensa Nacional Rodrigo Rivera Salazar Ministro de Defensa Nacional Almirante Edgar Augusto Cely Núñez Comandante General de las Fuerzas Militares General Alejandro Navas Ramos Comandante Ejército Nacional Almirante Álvaro Echandía Durán Comandante Armada Nacional General Julio Alberto González Ruiz Comandante Fuerza Aérea Colombiana General Óscar Naranjo Trujillo Director General Policía Nacional Yaneth Giha Tovar Viceministra para la Estrategia y la Planeación Rafael Guarín Cotrino Viceministro para las Políticas y Asuntos Internacionales Paola Natalia Nieto Castillo Directora de Planeación y Presupuestación Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 3 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 OBJETIVO: Mejorar las prácticas presupuestales del sector Seguridad y Defensa para lograr una mayor eficiencia y efectividad en el uso de los recursos y un fortalecimiento de la estructura de fuerza, promoviendo un alto sentido de responsabilidad y una búsqueda permanente de valor para la ciudadanía en desarrollo de la misión del sector. ALCANCE: El Manual de procedimientos presupuestales deberá observarse y aplicarse en cada una de las unidades ejecutoras del sector Seguridad y Defensa, exceptuando a aquellas que hacen parte del Grupo Social y Empresarial de la Defensa. Fecha de emisión: 2 JUNIO 2011 Responsable del documento: Directora de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa Ubicación: Ruta: Suite Visión Empresarial > Módulos > SGC > Documentos HISTÓRICO DE CAMBIOS VERSIÓN No. 01 FECHA DE EMISIÓN 10 JUL 2009 CAMBIOS REALIZADOS Emisión inicial. 06 NOV 2009 Nuevo formato; identificación de la totalidad de los puntos de revisión existentes en los diferentes procedimientos; ajustes en documentos asociados y/o en requisitos de los siguientes procedimientos: Modificación de los decretos de planta de personal de la Fuerza Pública; Cambio de fuente; Vigencias futuras; Adiciones presupuestales. 03 15 JUL 2010 Ajustes en los requisitos y/o en las instrucciones asociados a los siguientes procedimientos: levantamiento de previo concepto y de distribución previo concepto; aclaración de leyenda; traslados presupuestales; cambio de fuente; adiciones presupuestales; vigencias expiradas; y vigencias futuras. Estos cambios obedecen a nuevas reglamentaciones emitidas por el Departamento Nacional de Planeación. 04 05 OCT 2010 Ajustes en el código del manual, teniendo en cuenta la fusión del proceso de planeación y presupuestación con el proceso financiero. 05 Modificación de las fechas y tiempos de ejecución límite concerniente a los siguientes procedimientos: Plan Cuatrienal de Inversión, Marco de Gasto de Mediano Plazo, Programación Anual del Presupuesto, Proyecto de PGN durante su trámite en el Congreso, Distribución interna del anexo al Decreto de Liquidación del PGN, Cálculo Actuarial, Levantamiento de Previo concepto, Levantamiento de Distribución Previo Concepto, Vigencias Expiradas, Vigencias Futuras. Ajustes en los requisitos y/o instrucciones asociados a los siguientes procedimientos: Plan Cuatrienal de Inversión, Programación Anual del Presupuesto, Distribución interna del 2 JUNIO 2011 anexo al Decreto de Liquidación del PGN, Cálculo Actuarial, Levantamiento de Previo Concepto, Levantamiento de Distribución Previo Concepto, Aclaración de Leyenda, Traslados Presupuestales, Cambio de Fuente, Vigencias Expiradas, Vigencias Futuras. Incorporación del inciso: Calidad de la Información durante el Ciclo de Proyectos de Inversión dentro del Anexo 1: Seguimiento a proyectos de inversión a través del SPI. Incorporación del inciso sobre Evaluación Posterior de los Proyectos de Inversión Pública dentro del Anexo 2: SUIFP en web. Modificación de los flujogramas correspondientes a todos los procedimientos 02 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 4 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 presupuestales incluidos en el manual. DEPENDENCIAS PARTICIPANTES Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa. - Grupo de Análisis Presupuestal. - Grupo de Programación Presupuestal. - Grupo de Seguimiento. - Iniciativa de Mejoramiento Presupuestal Elaborado por: Diana Alejandra Prieto Vargas Cargo: Coordinadora Grupo de Programación Presupuestal Fecha: 2 JUNIO 2011 Firma: Gerencia Pública Activa Revisado por: Paola Natalia Nieto Castillo Cargo: Director de Planeación y Presupuestación Fecha: 2 JUNIO 2011 Firma: Aprobado por: Yaneth Giha Tovar Cargo: Viceministra para la Estrategia y Planeación Fecha: N.A. Firma: N.A. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 5 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 TABLA DE CONTENIDO (Ctrl + click para seguir a la página) 1 INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………….……………….………...8 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.5.1 1.5.2 1.6 1.7 1.8 Presentación……………………………………………………………………………………………..……………8 Objetivo…………………………………………………………………………………………………..…………….8 Referencias……………………………………………………………………………………………..……………..9 Aplicación………………………………………………………………………………………………..…………….9 Generalidades……………………………………………………………………………………………………….10 El Sistema Presupuestal Colombiano…………………………………………………………………………….10 Principios presupuestales…………………………………………………………………………………………..10 Planeación, programación y presupuestación…………………………………………………………………...12 Seguimiento………………………………………………………………………………………………………….12 Procedimientos incluidos en el manual…………………………………………………………………………...12 2 PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO…………………………………………………………………………..14 2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.1.1 2.3.1.2 2.3.1.3 Plan Cuatrienal de Inversión……………………………………………………………………………………. 14 Marco de Gasto de Mediano Plazo………………………………………………………………………………. 18 Programación Anual del Presupuesto…………………………………………………………………………… 25 Etapas……………………………………………………………………………………………………………….. 25 Anteproyectos de Presupuesto e Inversión……………………………………………………………………… 25 Trámite del Proyecto de Ley de Presupuesto General de la Nación ante el Congreso……………………..30 Modificaciones al Proyecto de Presupuesto General de la Nación (y al Proyecto de Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación) durante su trámite en el Congreso............................ 30 Distribución interna del anexo al Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación……….. 35 Otros procedimientos puntuales relacionados con la preparación anual del Presupuesto ……………….. 39 Modificación de los Decretos de planta de personal de la Fuerza Pública………………………………….. 39 Cálculo Actuarial……………………………………………………………………………………………………. 44 Trámite para suscripción de convenios con el sector minero energético……………………………………. 50 Asignación recursos Fondo de Defensa Nacional…………………………………………………….………… 54 2.3.1.4 2.3.2 2.3.2.1 2.3.2.2 2.3.2.3 2.3.2.4 3 PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON MODIFICACIONES, AFECTACIONES Y AUTORIZACIONES PRESUPUESTALES…………………………………………………………………………………….…………59 3.1 3.1.1 3.1.2 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 Levantamiento de previo concepto y de distribución previo concepto…………………….………………… ..59 Levantamiento de previo concepto………………………………………………….…………………………… ..59 Levantamiento de distribución previo concepto…………………………………………………………………. 63 Aclaración de leyenda…………………………………………………………………………….…………………67 Traslados presupuestales……………………………………………………………………………….………… 70 Cambio de fuente…………………………………………………………………………………………………… 76 Adiciones presupuestales………………………………………………………………………………………….. 80 Vigencias expiradas………………………………………………………………………………………………… 84 Vigencias futuras…………………………………………………………………………………………………… 87 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 6 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 4 PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON SEGUIMIENTO……………………………………………… 94 4.1 4.2 4.3 4.4 Seguimiento a recursos ordinarios………………………………………………………………………………. 94 Seguimiento a recursos extraordinarios…………………………………………………………..…………….. 98 Seguimiento a la ejecución de convenios con el sector minero energético………………..……………….. 101 Seguimiento a recursos del Fondo de Defensa Nacional…………………………………………….……….. 104 5 ANEXOS…………………………………………………………………………………………………….………107 5.1 Anexo 1: Seguimiento a proyectos de inversión a través del Sistema de Seguimiento a Proyectos de inversión (SPI)……………………………………………………………………………………………….……... 107 Anexo 2: Banco de Programas y Proyectos de Inversión (BPIN) en web……………………….………….. 112 Anexo 3: Metodología para el Desarrollo de Análisis de Valor Presente Neto………………….………….. 119 Anexo 4: Concepto Operacional para la Adquisición de Equipo Militar……………………….…………….. 131 5.2 5.3 5.4 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 7 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 ABREVIATURAS, UNIDADES DE MEDIDA Y EXPRESIONES ACEPTADAS BIS: Banco de Indicadores Sectoriales. MDN: Ministerio de Defensa. BPIN: Banco de Programas y Proyectos de Inversión. MGMP: Marco de Gasto de Mediano Plazo. CASUR: Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional. MHCP: Ministerio de Hacienda y Crédito Público. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. COINFO: Comisión Intersectorial de Políticas y Gestión de Información para la Administración Pública. CONFIS: Consejo Superior de Política Fiscal. CONPES: Consejo Superior de Política Económica y Social. N/A: No aplica. N/D: No disponible. PAC: Programa Anual Mensualizado de Caja. PAG: Plan de Acción Gubernamental. PF: Plan Financiero. PGN: Presupuesto General de la Nación. CREMIL: Caja de Retiro de las Fuerzas Militares. PI: Plan de Inversiones DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública. PISDP: Política Integral de Seguridad y Defensa para la Prosperidad DAL: Dirección de Asuntos Legales. PND: Plan Nacional de Desarrollo. DCE: Dirección de Contratación Estatal. PMP: Propuesta Presupuestal de Mediano Plazo. DGPPN: Dirección General del Presupuesto Público Nacional. POAI: Plan Operativo Anual de Inversiones. DF: Dirección de Finanzas. SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera. DNP: Departamento Nacional de Planeación DPP: Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa. EBI: Estadísticas Básicas de Inversión. FDN: Fondo de Defensa Nacional. FFMM: Fuerzas Militares. SIGOB: Sistema de Programación y Gestión de Gobierno. SPC: Sector Público Consolidado. SPI: Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión. SUIFP: Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas. GAPI: Grupo de Apoyo a los Proyectos de Inversión. GSED: Grupo Social y Empresarial de la Defensa. Gerencia Pública Activa PONAL: Policía Nacional. TIC: Tecnología de Información y Comunicación. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 1 1.1 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 8 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 INTRODUCCIÓN Presentación El Ministerio de Defensa Nacional (MDN), en el marco de la Política Integral de Seguridad y Defensa para la Prosperidad (PISDP) ha definido como uno dentro de sus principios fundamentales, la sostenibilidad de la financiación del gasto en seguridad, con el fin de alcanzar los objetivos estratégicos dentro de los límites de tiempo y recursos previstos. Una de las herramientas fundamentales para lograr este propósito es la definición de lineamientos claros y precisos sobre los procedimientos relacionados con el ciclo de gerencia de tales recursos. Por consiguiente, bajo la dirección del Viceministerio para la Estrategia y la Planeación, la Dirección de Planeación y Presupuestación (DPP) del MDN ha elaborado el presente manual de procedimientos presupuestales para el sector. Si bien la gestión presupuestal de la Nación está regida por la ley y por otras normas y lineamientos que determinan las condiciones generales que deben seguir las diferentes organizaciones involucradas en dicha gestión, el MDN, a través de este manual, busca establecer parámetros detallados para el sector. Así, se pretende definir la distribución de responsabilidades, los flujos de información y la secuencia que deben seguir las unidades ejecutoras del sector en desarrollo de los procesos relacionados con el presupuesto, de tal modo que, no sólo exista claridad sobre las tareas que se deben adelantar como parte de tales procesos, sino que también se creen incentivos para una gestión que fortalezca la estructura de fuerza y genere valor público. En este manual, para cada procedimiento, existe una ficha técnica en la que se definen las generalidades, el objetivo, el alcance, los documentos asociados, la descripción del procedimiento con fechas y tiempos estimados, los requisitos correspondientes, los responsables de cada actividad y el flujograma respectivo. El manual está dividido en cuatro (4) secciones. La primera, hace referencia a procedimientos relacionados con la planeación, la programación y la presupuestación y, específicamente, con la elaboración, presentación y aprobación del Plan Cuatrienal de Inversión, el Marco de Gasto de Mediano Plazo (MGMP) y el Presupuesto General de la Nación (PGN). La segunda sección corresponde a procedimientos relacionados con modificaciones, afectaciones y autorizaciones presupuestales como son: levantamiento de previo concepto y de distribución previo concepto, aclaración de leyenda, traslados presupuestales, cambio de fuente, adiciones presupuestales, vigencias expiradas y vigencias futuras (ordinarias y excepcionales). En la tercera sección, se identifican los procedimientos implementados en el sector Seguridad y Defensa para el seguimiento a recursos ordinarios, extraordinarios, de convenios con el sector minero energético y aquellos provenientes del Fondo de Defensa Nacional (FDN). Por último, en la cuarta sección, se presentan los anexos del manual. Este documento es una fuente de consulta para todos los funcionarios del sector Seguridad y Defensa que estén involucrados en el ciclo presupuestal. 1.2 Objetivo Con este manual, se pretende mejorar las prácticas presupuestales del sector Seguridad y Defensa para lograr una mayor eficiencia y efectividad en el uso de los recursos y un fortalecimiento de la estructura de fuerza, promoviendo un alto sentido de responsabilidad y una búsqueda permanente de valor para la ciudadanía en desarrollo de la misión del sector. Por consiguiente, este manual permitirá: Tener en cuenta ciertos incentivos que se pueden generar a través de los procedimientos presupuestales para mejorar el desempeño del sector Seguridad y Defensa. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 9 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Explicar en forma detallada y secuencial los principales procedimientos presupuestales que se deben surtir dentro del sector. Determinar los niveles de responsabilidad y los criterios generales a seguir por las dependencias involucradas en los procedimientos. Establecer términos en materia de periodos y fechas en los cuales se deben cumplir cada uno de los procedimientos. Relacionar los requisitos que se deben cumplir en desarrollo de los diferentes procedimientos. Es necesario resaltar que este manual se concentra en aquellos procedimientos que determinan la interacción entre la DPP y los demás involucrados en el ciclo de gerencia de recursos del sector Seguridad y Defensa. 1.3 Referencias Constitución Política. Art. 151. Ley 48 de 1993, por la que se reglamenta el servicio de Reclutamiento y Movilización. Ley 152 de 1994. Plan Nacional de Desarrollo (PND). Decreto 111 de 1996, por el que se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto. Ley 633 de 2000, por la cual se expiden normas en materia tributaria. Ley 819 de 2003. Ley de Responsabilidad Fiscal; Regla fiscal para el Sector Público Consolidado (SPC). Decretos Reglamentarios 4730 de 2005 y 1957 de 2007 (Decretos Reglamentarios de las normas orgánicas del presupuesto). Ley 1184 de 2008, por la cual se regula la cuota de compensación militar y se dictan otras disposiciones. Decreto 2844 de 2010, por el cual se reglamentan normas orgánicas de Presupuesto y del Plan Nacional de Desarrollo. Ley 1420 de 2010. Presupuesto General de la Nación 2011. Hacia la Estabilidad Macroeconómica. MHCP. 1.4 Aplicación El Manual de procedimientos presupuestales deberá observarse y aplicarse en cada una de las unidades ejecutoras del sector Seguridad y Defensa. Los lineamientos que aquí aparecen son de obligatorio cumplimiento hasta cuando una disposición legal los modifique. La DPP será la encargada de supervisar la correcta aplicación del presente manual. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 1.5 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 10 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Generalidades 1.5.1 El Sistema Presupuestal Colombiano El Sistema Presupuestal colombiano está constituido por el Plan Financiero (PF) (incluido en el Marco Fiscal de Mediano Plazo), el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el Presupuesto General de la Nación PGN1. El PF es un instrumento de planificación y gestión financiera del sector público y tiene como base las operaciones efectivas de aquellas entidades con impacto relevante sobre la situación fiscal, cambiaria y monetaria del país. Este plan toma en consideración las previsiones de ingresos, gastos, déficit y su financiación, compatibles con el Programa Anual de Caja (PAC) y las políticas macroeconómicas2. El PF es aprobado anualmente por el Consejo Superior de Política Fiscal (CONFIS) en forma previa a su presentación al Consejo Superior de Política Económica y Social (CONPES)3 (presentación que, a su vez, es anterior a la del Proyecto de PGN al Congreso de la República). Por su parte, el POAI es el documento en el que se señalan los proyectos de inversión a través de los cuales se espera ejecutar el componente de inversión del Proyecto de PGN. En este documento, los proyectos deben ser clasificados por sectores, órganos y programas y, en conjunto, deben ser coherentes con lo establecido en el Plan de Inversiones (PI) del PND4 y en el PF. Los proyectos de inversión que no estén registrados en el POAI no pueden ser incluidos en la Ley Anual de PGN, salvo decisión del Congreso de la República. . Finalmente, el PGN es el instrumento para dar cumplimiento a los planes y programas de desarrollo económico y social5. El PGN está conformado por el Presupuesto de la Nación y el Presupuesto de los Establecimientos Públicos del orden nacional, para una vigencia fiscal. 1.5.2 Principios presupuestales Los principios del sistema presupuestal colombiano son: la planificación, la anualidad, la universalidad, la unidad de caja, la programación integral, la especialización, la inembargabilidad, la coherencia macroeconómica y la homeóstasis presupuestal6. Adicionalmente, se consideran como principios presupuestales de origen jurisprudencial los siguientes: la unidad presupuestal, la autonomía presupuestal y la legalidad presupuestal. Es necesario aclarar que a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado le son aplicables todos los principios arriba mencionados, exceptuando el de inembargabilidad. A continuación, se presenta la definición de cada uno de los principios del sistema presupuestal: Planificación. El PGN deberá guardar concordancia con los contenidos del PND, del PI, del PF y del POAI (Ley 38 de 1989, Artículo 9°; Ley 179 de 1994, Artículo 5°). Anualidad. El año fiscal comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre, no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa Decreto 4730 de 2005, Art. 2. Decreto 111 de 1996, Art. 7. 3 Decreto 111 de 1996, Art. 26. 4 Decreto 111 de 1996, Art. 8. 5 Decreto 111 de 1996, Art. 10. 6 Decreto 111 de 1996, Artículos 12 al 21. 1 2 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 11 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción (Ley 38 de 1989, Artículo 10). Universalidad. El presupuesto contendrá la totalidad de los gastos públicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva. En consecuencia, ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos, erogaciones con cargo al Tesoro o transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto (Ley 38 de 1989, Artículo 11; Ley 179 de 1994, Artículo 55, inciso 3°; Ley 225 de 1995, Artículo 22). Unidad de Caja. Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital, se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el Presupuesto General de la Nación (Ley 38 de 1989, Artículo 12; Ley 179 de 1994, Artículo 55, incisos 3º, 8º y 18; Ley 225 de 1995, Artículo 5º)7. Programación integral. Todo programa presupuestal deberá contemplar simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes8. Especialización. Las apropiaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas (Ley 38 de 1989, Artículo 14; Ley 179 de 1994, Artículo 55, inciso 3°). Inembargabilidad. Son inembargables las rentas incorporadas en el PGN, así como los bienes y derechos de los órganos que lo conforman. No obstante la anterior inembargabilidad, los funcionarios competentes deberán adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias en contra de los órganos respectivos, dentro de los plazos establecidos para ello, y respetarán en su integridad los derechos reconocidos a terceros en estas sentencias. Coherencia macroeconómica. El presupuesto debe ser compatible con las metas macroeconómicas fijadas por el Gobierno en coordinación con la Junta Directiva del Banco de la República (Ley 179 de 1994, Artículo 7°). Homeostasis presupuestal. El crecimiento real del Presupuesto de Rentas incluida la totalidad de los créditos adicionales de cualquier naturaleza, deberán guardar congruencia con el crecimiento de la economía, de tal manera que no genere desequilibrio macroeconómico (Ley 179 de 1994, Artículo 8°). Decreto 111 de 1996, Artículo 16: Parágrafo 1: “Los excedentes financieros de los establecimientos públicos del orden nacional son de propiedad de la Nación. El Consejo Nacional de Política Económica y Social, CONPES, determinará la cuantía que hará parte de los recursos de capital del presupuesto nacional, fijará la fecha de su consignación en la Dirección del Tesoro Nacional y asignará por lo menos el 20% al establecimiento público que haya generado dicho excedente. Se exceptúan de esta norma los establecimientos públicos que administran contribuciones parafiscales”. Parágrafo 2: “Los rendimientos financieros de los establecimientos públicos provenientes de la inversión de los recursos originados en los aportes de la Nación, deben ser consignados en la Dirección del Tesoro Nacional, en la fecha que indiquen los reglamentos de la presente ley. Exceptúense los obtenidos con los recursos recibidos por los órganos de previsión y seguridad social, para el pago de prestaciones sociales de carácter económico”. 8 El programa presupuestal incluye las obras complementarias que garanticen su cabal ejecución (Ley 38 de 1989, Artículo 13). 7 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 1.6 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 12 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Planeación, programación y presupuestación La planeación, la programación y la presupuestación se constituyen en las primeras etapas del ciclo de gerencia de recursos públicos. A través de éstas, es posible definir y hacer factibles determinados rumbos de acción para una organización. La planeación tiene que ver con el establecimiento de objetivos y metas de largo plazo (horizonte superior a 4 años) de acuerdo con el entorno existente, así como con el análisis sobre cuáles pueden ser las líneas de acción más efectivas para el logro de tales objetivos y metas. La programación, por su parte, consiste en un ejercicio de proyección y asignación estratégica de recursos a las líneas de acción que se definan para el cumplimiento de los objetivos de la organización, en un horizonte temporal de 4 años. Así, a través de una priorización de recursos y un examen sobre las capacidades de la organización, se concilian los propósitos de largo plazo con las restricciones existentes en el mediano plazo. Por último, la presupuestación abre el espacio necesario para distribuir en forma detallada los recursos disponibles para el siguiente año, de acuerdo con los objetivos y las líneas estratégicas definidos en las etapas anteriores. Esta distribución del gasto permite dar cuenta sobre los insumos que se emplearán e, idealmente, sobre las capacidades que se ofrecerán en el corto plazo para avanzar en el logro de los propósitos de la organización. 1.7 Seguimiento El seguimiento presupuestal implica la recolección y análisis de datos con el fin de comprobar que, a través del uso de los recursos destinados a la organización, se están cumpliendo los objetivos trazados por la alta dirección. Por medio de este tipo de seguimiento, se pueden determinar y enmendar posibles errores en el diseño y ejecución de los programas y proyectos que involucran recursos presupuestales. De esta manera, el seguimiento presupuestal constituye una de las principales herramientas que generan transparencia en torno al uso de los recursos y, a la vez, es uno de los insumos para la rendición de cuentas ante las entidades gubernamentales, los organismos de control y la ciudadanía en general. 1.8 Procedimientos incluidos en el manual En el presente manual, se darán a conocer los procedimientos asociados a: Planeación, programación, elaboración y aprobación del presupuesto - Plan Cuatrienal de Inversión. MGMP. PGN9. Modificaciones, autorizaciones y afectaciones presupuestales Si bien los procedimientos que se incluyen en esta parte están relacionados con ejercicios que tienen un horizonte de mediano plazo y corto plazo, se habla también de planeación (proceso que, como se resaltó ya, tiene una perspectiva de largo plazo) en la medida en que el Plan Cuatrienal de Inversión refleja los objetivos y metas de largo alcance del gobierno de turno. 9 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 13 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Levantamiento de previo concepto y de Distribución previo concepto. Aclaración de leyenda. Traslados presupuestales. Cambio de fuente. Adiciones presupuestales. Vigencias expiradas. Vigencias futuras ordinarias. Vigencias futuras excepcionales. Seguimiento presupuestal - Seguimiento a recursos ordinarios. Seguimiento a recursos extraordinarios. Seguimiento a recursos de convenios con el sector minero energético. Seguimiento a recursos del FDN. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 14 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN, ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO 2.1 Plan Cuatrienal de Inversión 2.1.1 Generalidades De acuerdo con la Ley 152 de 1994, cada PND debe incluir un plan de inversiones para el período de gobierno correspondiente10. Este plan de inversiones, a su vez, debe contener11: La proyección de los recursos financieros disponibles para su ejecución y su armonización con los planes de gasto público. La descripción de los principales programas y subprogramas con indicación de sus objetivos, metas nacionales y sectoriales y los proyectos prioritarios de inversión. Los presupuestos plurianuales mediante los cuales se proyectarán los costos de los programas más importantes de inversión pública establecidos en la parte general del plan. La especificación de los mecanismos idóneos para su ejecución. 2.1.2 Objetivo Programar la asignación de recursos de inversión que las unidades del sector Seguridad y Defensa pretendan ejecutar durante un determinado periodo de gobierno, de acuerdo con los objetivos y metas definidos para el sector y las cuotas aprobadas en los techos del (MGMP). 2.1.3 Alcance Este procedimiento inicia cuando la DPP emite los lineamientos para la programación de la inversión a ser ejecutada durante un determinado periodo de gobierno por parte de las unidades ejecutoras, y termina cuando la DPP envía al Departamento Nacional de Planeación (DNP) una versión definitiva del Plan Cuatrienal de Inversión del sector. En este procedimiento, participan las oficinas de planeación (o las dependencias que hagan sus veces) en las unidades ejecutoras del sector, la DPP, el DNP y el MHCP. 2.1.4 Documentos asociados 10 11 Ley 152 de 1994, por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo y se formula el contenido y normatividad del PI. Ley 152 de 1994, Art. 4. Ley 152 de 1994, Art. 6. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 15 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Resolución 806 de 2005, por la cual se organizan las metodologías, criterios y procedimientos que permitan integrar los sistemas de planeación y la red nacional de Bancos de Programas y Proyectos. Se reglamenta el uso de la Metodología General Ajustada y sus Guías Sectoriales, diseñadas por el DNP para posterior registro en el Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas (SUIFP). 2.1.5 Procedimiento Este procedimiento comienza con la elaboración y remisión a las unidades ejecutoras, por parte de la DPP, de un documento que contiene las políticas y lineamientos generales para la programación de recursos de inversión correspondiente a un nuevo periodo de gobierno. Como parte de tales lineamientos, se incluyen unos techos de gasto en inversión para cada una de las unidades ejecutoras del sector Seguridad y Defensa. Estos techos cubren un periodo de 4 años y se derivan del MGMP vigente. Teniendo en cuenta tal documento, las unidades ejecutoras adelantan un primer ejercicio de priorización de recursos de inversión para el cuatrienio y lo presentan al Comando General y a la DPP para discusión (si bien este trabajo tiene que someterse a los techos de gasto comunicados por la DPP, las unidades ejecutoras tienen la posibilidad de presentar, como un anexo a su ejercicio de priorización, aquellos requerimientos de gasto que no alcancen a ser cubiertos por los techos). Igualmente, estas necesidades deben acompañarse de una justificación detallada por proyecto. Una vez analizada y revisada esta información, la DPP prepara el Plan Cuatrienal de Inversión del sector Seguridad y Defensa y lo presenta ante la alta dirección del MDN para su aval. Obtenido tal aval, la DPP envía el Plan Cuatrienal de Inversión al DNP para comentarios y solicitud de ajustes, si fuera necesario. Hechos los ajustes que sean del caso, la DPP reenvía el Plan al DNP y éste, posteriormente, lo incluye en el PI del PND. Paralelamente la DPP, elabora un documento de política para ser sometido a consideración del CONPES, en los términos señalados en la Ley Orgánica del Plan. 2.1.6 Requisitos Técnicos: Concordancia con la política sectorial12. Presupuestales: Cumplimiento de los techos comunicados por el MDN. La Guía de Planeamiento Estratégico desarrolla el marco estratégico del sector defensa y constituye a su vez el insumo para el diseño de los planes estratégicos y de acción del Ministerio de Defensa, de las FFMM, de la Policía Nacional y de las demás unidades ejecutoras del sector. 12 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 16 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 2.1.7 Instrucciones específicas Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Dirección de Planeación y Presupuestación. Elaborar y enviar a las unidades ejecutoras el documento con las políticas y lineamientos para la programación de recursos de inversión del nuevo periodo de gobierno (incluye techos de gasto en inversión para los 4 años). Durante el primer semestre de la vigencia, t-1 1. 4 semanas 2 Oficinas de planeación (o dependencias que hagan sus veces) de unidades ejecutoras. Presentar priorización de inversión para el cuatrienio al Comando General y a la DPP (se pueden presentar, como anexo, requerimientos que superen techos de gasto). Durante el primer semestre de la vigencia, t-1 1. 3 Dirección de Planeación y Presupuestación. Revisar ejercicios de priorización de inversión para el cuatrienio. Durante el primer semestre de la vigencia, t-1. 6 semanas 4 Dirección de Planeación y Presupuestación. Elaborar el Plan Cuatrienal de Inversión del sector. Durante el primer semestre de la vigencia, t-1. 8 semanas 5 Dirección de Planeación y Presupuestación. Presentar el Plan Cuatrienal de Inversión a la alta dirección del MDN para su aprobación. Durante el primer semestre de la vigencia, t-1. 1 semana 6 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar el Plan Cuatrienal de Inversión al DNP. Durante el primer semestre de la vigencia, t-1. 1 día 7 Departamento Nacional de Planeación. Enviar observaciones al MDN. Durante el segundo semestre de la vigencia, t-1. N/A 8 Dirección de Planeación y Presupuestación. Hacer los ajustes correspondientes. Durante el segundo semestre de la vigencia, t-1. N/A 9 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar la versión definitiva del Plan Cuatrienal de Inversión al DNP. Durante el segundo semestre de la vigencia, t-1 1. 1 día Paso No. 6 semanas * La vigencia t sería aquella a partir de la cual entraría a regir el PI correspondiente al nuevo periodo de gobierno. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 17 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 2.1.8 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.2 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 18 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Marco de Gasto de Mediano Plazo 2.2.1 Generalidades13 El MGMP es un proceso estratégico de proyección y priorización del gasto, a través de decisiones presupuestales anuales conducidas por prioridades de política y disciplinadas por una restricción de recursos de mediano plazo. Dadas sus características fundamentales, el MGMP es un complemento e insumo fundamental para el PND y, por consiguiente, para el Plan Cuatrienal de Inversión. Esto, en la medida en que el MGMP i) comprende la totalidad del gasto (inversión, funcionamiento y servicio de la deuda) y la articula con las prioridades de política vigentes; ii) se desarrolla como parte del proceso de programación presupuestal anual; y iii) se renueva cada año, de tal modo que no se agota en el tiempo sino que se actualiza de acuerdo con cambios observados de tipo político, económico o técnico. Así, a partir de las prioridades de política del gobierno, de las metas macroeconómicas y fiscales de mediano plazo existentes y del resultado de ejercicios de programación estratégica de recursos por parte de cada uno de los sectores que conforman el PGN, el CONPES define unas cuotas de gasto sectorial que cubren un período de 4 años que es renovado anualmente, donde la cuota del primer año sirve como límite y guía para el proyecto de PGN, mientras que los techos para los años siguientes son estimaciones indicativas que se convierten en la línea de base para un nuevo período de programación. Cabe resaltar que la programación estratégica de recursos que adelanta cada sector del PGN como parte de este proceso es plasmada en un documento denominado Propuesta Presupuestal de Mediano Plazo (PMP), el cual debe contener las estimaciones de rentas, recursos de capital, gastos y resultados esperados que cada sector proyecte para los próximos cuatro años. 2.2.2 Objetivo Definir el marco provisional de gasto para los próximos cuatro años de cada una de las unidades ejecutoras del sector Seguridad y Defensa, estableciendo, a su vez, las metas sectoriales y la priorización anual de recursos de acuerdo con los techos asignados para el sector. 2.2.3 Alcance Este procedimiento inicia cuando la DPP elabora y comunica a las unidades ejecutoras del sector Seguridad y Defensa los lineamientos de programación propios del sector, y termina con la aprobación del MGMP por parte del CONPES. En este procedimiento, participan las oficinas de planeación (o las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras, el Ministro de Defensa (o quien éste delegue), la DPP, el DNP y MHCP. 13 Tomado de Colombia, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Circular de programación presupuestal 2009-2012, Bogotá, 2008. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 19 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 2.2.4 Documentos asociados Ley 819 de 2003, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones. Capítulo I Artículo 1 y Capítulo II Artículo 8. Decreto 4730 de 2005, por el cual se reglamentan las normas orgánicas del presupuesto. Artículo 10, Elaboración del Marco de Gasto de Mediano Plazo, modificado por el Artículo 4, Decreto 1957 de 2007. 2.2.5 Procedimiento La DPP elabora y comunica a las unidades ejecutoras del sector Seguridad y Defensa los lineamientos de programación propios del sector (entre tales lineamientos, se incluyen techos de gasto a 4 años en funcionamiento e inversión para cada una de las unidades ejecutoras, de acuerdo con el MGMP vigente) y, luego, convoca a reuniones de coordinación sobre esta materia con los directores de planeación (o quienes hagan sus veces) de dichas unidades. Con base en los lineamientos comunicados por la DPP, las unidades ejecutoras actualizan su PMP para el periodo de programación correspondiente (si bien este trabajo tiene que someterse a los techos de gasto comunicados como parte de los lineamientos de programación, las unidades ejecutoras tienen la posibilidad de presentar, como un anexo a su PMP, aquellos requerimientos de gasto que no alcancen a ser cubiertos por los techos, debidamente justificados)14. Mientras las unidades ejecutoras del sector actualizan su PMP, el MHCP emite una circular con los lineamientos generales de programación para todos los sectores que hacen parte del PGN (como parte de estos lineamientos, se incluye una revisión de los techos de gasto en funcionamiento e inversión para cada una de las unidades ejecutoras que conforman el PGN. Estos techos pueden coincidir con aquellos comunicados previamente por la DPP). Entonces, si es necesario, la DPP ajusta los lineamientos particulares de programación del sector y los comunica a las unidades ejecutoras, anexando la circular emitida por el MHCP. Con base en las instrucciones recibidas, las unidades ejecutoras ajustan su PMP y la envían a la DPP para su revisión (de nuevo, las unidades ejecutoras tienen la posibilidad de presentar, como un anexo a su PMP, aquellos De acuerdo con la circular de programación presupuestal de la Nación emitida por el MHCP en 2008, la PMP está conformada por los siguientes formatos: 14 Formato 1: Justificación de la propuesta en términos de estrategias y resultados. En este formato, se identifican las estrategias que orientan la gestión del sector, así como los indicadores de resultados que sean más adecuados para medir el avance en el logro de las mismas. Formato 2A: Proyección de gasto de mediano plazo: MGMP vigente vs. Propuesta. En este formato, se compara el MGMP vigente con la nueva propuesta de gasto que se quiera desarrollar. Formato 2B: Proyección de gasto de mediano plazo: propuesta y fuentes de financiación. En este formato, se identifican, para cada rubro de gasto propuesto, las fuentes de financiación (aportes de la Nación o recursos propios del sector) requeridas para su financiación. Formato 3: Proyección de rentas y recursos de capital de mediano plazo (propuesta). En este formato, se registra la estimación de los recursos necesarios para financiar la propuesta de gasto de mediano plazo, ofreciendo suficiente detalle sobre la composición de los recursos propios del sector. Formato 4: Justificación de las diferencias con respecto al MGMP vigente. En este formato, se explican las diferencias que presente la nueva propuesta de gasto con respecto al MGMP vigente en términos de: objetivo del ajuste, efecto sobre los resultados esperados, normas o sentencia judicial, vigencia futura que respalda la variación, cambios en los parámetros de cálculo y (cuando la variación es positiva) fuentes de financiación que cubrirán el incremento en el gasto. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 20 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 requerimientos de gasto que no alcancen a ser cubiertos por los techos). Una vez la DPP analiza esta información, prepara la PMP consolidada del sector, la presenta a la alta dirección del MDN y, posteriormente, la envía al MHCP y al DNP. Recibida esta información de parte de la totalidad de los sectores del PGN, el MHCP y el DNP convocan, primero, las reuniones de los grupos sectoriales de apoyo técnico y, luego, las sesiones de los comités sectoriales, con el fin de analizar las PMP de los diferentes sectores. Con base en los resultados de tales reuniones, el MHCP y el DNP elaboran el MGMP para los próximos 4 años y lo presentan para aprobación del CONPES. 2.2.6 Requisitos Técnicos: Justificar cada uno de los rubros de funcionamiento y programas de inversión de acuerdo con los siguientes criterios: - Alineación con el PND vigente. - Concordancia con la política sectorial15. Presupuestales: - Tomar como referencia el MGMP de la vigencia anterior. - Identificar las partidas presupuestales que superen la cuota establecida en la vigencia. La Guía de Planeamiento Estratégico desarrolla el marco estratégico del sector defensa y constituye a su vez el insumo para el diseño de los planes estratégicos y de acción del Ministerio de Defensa, de las FFMM, de la Policía Nacional y de las demás unidades ejecutoras del sector. 15 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 21 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 2.2.7 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Dirección de Planeación y Presupuestación. Elaborar y comunicar a las unidades ejecutoras los lineamientos de programación propios del sector (entre los lineamientos, se incluyen techos de gasto en funcionamiento e inversión a 4 años, de acuerdo con MGMP vigente). Durante el primer semestre de la vigencia. 2 semanas 2 Dirección de Planeación y Presupuestación. Coordinar una reunión con las unidades ejecutoras para aclaraciones sobre lineamientos de programación. Durante el primer semestre de la vigencia. 1 semana 3 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Emitir la circular con lineamientos de programación generales para los diferentes sectores del PGN (se incluyen techos de gasto en funcionamiento e inversión a 4 años, los cuales pueden coincidir o no con los comunicados por la DPP). N/D N/A 4 Dirección de Planeación y Presupuestación. Ajustar los lineamientos de programación particulares para el sector, anexar la circular del MHCP y enviar a unidades ejecutoras. Durante el primer semestre de la vigencia. 1 semana 5 Oficinas de planeación (o dependencias que hagan sus veces) de unidades ejecutoras. Elaborar la PMP de la unidad ejecutora correspondiente de acuerdo con los lineamientos de programación (como anexo a la PMP, se pueden incluir solicitudes que superen techos de gasto) y enviar a la DPP Durante el primer semestre de la vigencia. 14 semanas 6 Dirección de Planeación y Presupuestación. Revisar las PMP de las unidades ejecutoras. Durante el primer semestre de la vigencia, t1. 2 semanas 7 Dirección de Planeación y Presupuestación. Elaborar la PMP consolidada del sector y presentarla a la alta dirección del MDN para su aprobación. Durante el primer semestre de la vigencia. 2 semanas 8 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar la PMP del sector al MHCP y al DNP. Durante el primer semestre de la vigencia. 1 día Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Departamento Nacional de Planeación. Revisar la PMP del sector. Durante el primer semestre de la vigencia. 2 semanas N/D N/A 9 10 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Gerencia Pública Activa Convocar reuniones del grupo sectorial de apoyo técnico. Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 22 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Dirección de Planeación y Presupuestación. Preparar la documentación requerida para las reuniones del grupo sectorial de apoyo técnico. N/D N/D Dirección de Planeación y Presupuestación, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Departamento Nacional de Planeación y (según convocatoria de MHCP) oficinas de planeación (o dependencias que hagan sus veces) de unidades ejecutoras. Asistir a las reuniones del grupo sectorial de apoyo técnico. N/D N/D 13 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Convocar la sesión del comité sectorial. N/D N/A 14 Dirección de Planeación y Presupuestación Preparar la documentación requerida para la sesión del comité sectorial y apoyar en dicha sesión al Ministro de Defensa (o a quien éste delegue). N/D N/D 15 Dirección de Planeación y Presupuestación, Ministro de Defensa (o quien éste delegue), MHCP, DNP y (según convocatoria de MHCP) unidades ejecutoras. Asistir a la sesión del Comité Sectorial. N/D N/D 16 Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Departamento Nacional de Planeación. Elaborar el MGMP de la Nación N/D N/A 17 CONPES Aprobar el MGMP. Antes del 15 de julio de la vigencia. N/A 11 12 * La vigencia t corresponde al primer año cubierto por el nuevo MGMP que se está preparando. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 23 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 2.2.8 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Gerencia Pública Activa MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 24 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 25 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Programación Anual del Presupuesto La Programación Anual del Presupuesto se lleva a cabo a través de cuatro etapas generales: i) elaboración de los Anteproyectos de Presupuesto de funcionamiento e inversión; ii) presentación y trámite del Proyecto de Presupuesto sectorial ante el MHCP y DNP; iii) modificaciones y presentación del proyecto de ley de apropiaciones presupuestales y iv) distribución interna del anexo al Decreto de Liquidación del PGN. A continuación, se presenta el detalle sobre los procedimientos asociados a cada una de estas etapas. Posteriormente, se expondrán los procedimientos relacionados con ciertas tareas puntuales que se deben adelantar en desarrollo de esta fase, las cuales son: i) modificaciones a los Decretos de plantas de personal de la Fuerza Pública; ii) cálculo actuarial; iii) trámites para la suscripción de convenios con el sector minero energético; y iv) asignación de recursos del FDN. 2.3.1 Etapas 2.3.1.1 2.3.1.1.1 Anteproyecto de Presupuesto de Funcionamiento e Inversión Generalidades El Anteproyecto de Presupuesto de funcionamiento e inversión refleja el detalle sobre la estimación preliminar que hace cada unidad ejecutora del PGN en relación con las rentas, recursos de capital y requerimientos de gasto para la vigencia siguiente a la que se está ejecutando. En el Anteproyecto de Presupuesto, el funcionamiento y el servicio de la deuda aparecen desagregados por concepto de gasto, mientras que el monto de inversión aparece totalizado16. Por su parte, en el Anteproyecto de Inversión, éste último se desagrega por programa, subprograma y proyecto. Para la elaboración de estos documentos, se tienen en cuenta el Plan Cuatrienal de Inversión y los techos establecidos en el MGMP. 2.3.1.1.2 Objetivo Traducir las líneas de acción estratégicas del sector Seguridad y Defensa en una asignación detallada de los recursos que se requieren en el corto plazo para lograr los principios del sector. 2.3.1.1.3 Alcance Este procedimiento inicia con la emisión de lineamientos para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto por parte de la DPP, y finaliza con la aprobación del mismo, reflejado en el decreto de liquidación de la vigencia correspondiente, para el caso del presupuesto de inversión es requisito fundamental registrar y/o actualizar en la SUIFP los proyectos para el control posterior por parte del DNP. Cabe resaltar que, si bien no existe la obligación de desagregar la inversión en el Anteproyecto de Presupuesto, la DPP suele entregar, como anexo a éste, una distribución de la inversión por programas. 16 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 26 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 En este procedimiento, participan las oficinas de planeación (o a las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras, la DPP, el DNP y el MHCP. 2.3.1.1.4 Documentos asociados Resolución 5345 del 18 de noviembre de 1993, por la cual se delega la función de calificar la viabilidad de proyectos de inversión para su registro en el BPIN. Decreto 111 de 1996. Decreto 568 de 1996, por el que se reglamentan las leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 (Leyes Orgánicas del PGN). Decreto número 4109 de 2004, por el que se modifica el Decreto 841 de 1990. Modifica los plazos para el registro y actualización de proyectos de inversión en el BPIN. Decreto 875 de 2008, por el que se modifica el Decreto 841 de 1990. 2.3.1.1.5 Procedimiento Con base en los lineamientos definidos por el MHCP, el DNP y la DPP para la elaboración de los Anteproyectos de Presupuesto de funcionamiento e inversión, las unidades ejecutoras del sector inician la preparación de tales documentos. Las unidades ejecutoras ofician sus Anteproyectos a la DPP y registran a través del Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF17; las versiones correspondientes. La DPP viabiliza, consolida y transmite al MHCP los Anteproyectos de Presupuesto a través del SIIF antes de la primera semana de abril. Luego, la DPP viabiliza, consolida y transmite al DNP los Anteproyectos de Inversión a través del SUIFP (tiene plazo hasta el 30 de abril para ello). Los Anteproyectos de Inversión son discutidos en reuniones de trabajo entre el DNP, la DPP y las oficinas de planeación (o las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras del sector. Teniendo en cuenta los resultados de tales reuniones, y a partir del registro de la información que el sector realiza en el módulo de Programación del SUIFP, el DNP prepara el POAI. Mientras tanto, el MHCP, con base en los Anteproyectos de Presupuesto y en el mismo POAI, prepara el Proyecto de Ley de PGN. 2.3.1.1.6 Requisitos Algunos formularios asociados al Anteproyecto de Presupuesto no son transmitidos a través del SIIF, sino que son enviados a través de correo electrónico. Los formularios transmitidos a través de SIIF son los siguientes: Formulario 1: Anteproyecto de Presupuesto de Ingresos; Formulario 2: Anteproyecto de Presupuesto de Gastos. Los formularios que se envían por correo electrónico son: Formulario 1A: Cálculo de los ingresos corrientes por producto; Formulario 3: Información complementaria para la clasificación económica de los gastos de funcionamiento; Formulario 4: Planta de personal del año próximo; Formulario 4A: Certificación de nómina del presente año; y Formulario 5: Pagos programados deuda pública. 17 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 27 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Técnicos: - Actualización de los proyectos en el SUIFP y emisión del control de formulación. - Justificación de los montos solicitados en cada uno de los rubros de funcionamiento de acuerdo con los criterios establecidos por la DPP. - Justificación de los montos solicitados en cada uno de los programas (inversión) de acuerdo a los siguientes criterios: o Alineación con el Plan Nacional de Desarrollo vigente. o Concordancia con la política sectorial18. o Identificación del impacto sobre el programa/capacidad. o Identificación de los costos unitarios relacionados. o Valor presente neto19. o Concepto operacional. Presupuestales: Identificación de las partidas presupuestales que conformarán el anteproyecto, ajustándose a lo establecido en el MGMP y el Plan Cuatrienal de Inversión. La Guía de Planeamiento Estratégico desarrolla el marco estratégico del sector defensa y constituye a su vez el insumo para el diseño de los planes estratégicos y de acción del Ministerio de Defensa, de las FFMM, de la Policía Nacional y de las demás unidades ejecutoras del sector. 19 Para mayor información acerca del procedimiento para calcular el Valor Presente Neto, remítase al Anexo: Metodología para el Desarrollo de Análisis de Valor Presente Neto. 18 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.1.1.7 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 28 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Departamento Nacional de Planeación y Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Enviar a la DPP los lineamientos generales para la elaboración de los Anteproyectos de Funcionamiento e Inversión. N/D N/A 2 Dirección de Planeación y Presupuestación. Diseñar y enviar a las unidades ejecutoras del sector Seguridad y Defensa los lineamientos propios del sector para la elaboración de los Anteproyectos de Presupuesto de Funcionamiento e Inversión. Segunda semana de febrero, vigencia t-1. 2 semanas 3 Dirección de Planeación y Presupuestación. Coordinar una reunión con las unidades ejecutoras para socializar los lineamientos propios del sector. Tercera semana de febrero, vigencia t-1. 1 día 4 Oficinas de planeación (o dependencias que hagan sus veces) de unidades ejecutoras. Elaborar y transmitir a la DPP la propuesta de Anteproyecto de Presupuesto de funcionamiento e inversión de la unidad correspondiente, incluyendo los soportes necesarios. 5 Dirección de Planeación y Presupuestación. Revisar, viabilizar, consolidar y transmitir al MHCP a través de SIIF II y al DNP a través de SUIFP, los Anteproyectos de Presupuesto de funcionamiento e inversión respectivamente, de las unidades ejecutoras del sector, incluyendo los soportes necesarios. Cuarta semana de marzo, vigencia t-1. 3 semanas 6 Departamento Nacional de Planeación. Recibir los Anteproyectos de Inversión para la preparación del POAI. N/D N/A 7 Dirección de Planeación y Presupuestación, Departamento Nacional de Planeación y oficinas de planeación (o dependencias que hagan sus veces) de unidades ejecutoras. Asistir a reuniones de trabajo para viabilización de los Anteproyectos de Inversión por parte del DNP (Comités Funcionales). N/D N/D 8 Dirección de Planeación y Presupuestación y Oficinas de planeación (o dependencias que hagan sus veces) de unidades ejecutoras. Registrar la información definitiva sobre inversión en el módulo de Programación del SUIFP para la consolidación de la versión final del POAI. N/D N/D 9 Departamento Nacional de Planeación. Revisar y consolidar la información del módulo de Programación del SUIFP para la versión final del POAI. N/D N/D Primera semana de marzo, vigencia t-1. 7 semanas * La vigencia t corresponde al año para el cual se preparan los Anteproyectos de Presupuesto e Inversión. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.1.1.8 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 29 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.1.2 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 30 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Trámite del Proyecto de Ley de Presupuesto General de la Nación ante el Congreso20 El Gobierno Nacional, por intermedio del MHCP, presenta el Proyecto de Ley de PGN al Congreso de la República durante los diez (10) primeros días de cada legislatura. Las Comisiones Económicas de Senado y Cámara de Representantes tienen plazo hasta el catorce (14) de agosto para resolver si el Proyecto se ajusta a la Ley Orgánica de Presupuesto; en caso de que no se ajuste, el Proyecto es devuelto al MHCP para que éste lo presente de nuevo con las enmiendas correspondientes antes del treinta (30) de agosto. Teniendo en cuenta los ajustes efectuados, las Comisiones Económicas de Senado y Cámara de Representantes aprueban el monto definitivo del presupuesto de gastos antes del quince (15) de septiembre y antes del veinticinco (25) de septiembre, aprueban la totalidad del Proyecto. Luego, entre el primero (1) y el veinte (20) de octubre, a través de dos debates, se discute y aprueba el Proyecto de Ley de PGN en plenarias de Senado y Cámara de Representantes. Si el Congreso no expide el PGN antes de la media noche del veinte (20) de octubre, rige el proyecto presentado por el gobierno, incluyendo las modificaciones aprobadas en el primer debate. 2.3.1.3 2.3.1.3.1 Modificaciones al Proyecto de Presupuesto General de la Nación (y al Proyecto de Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación) durante su trámite en el Congreso Generalidades Durante el trámite del Proyecto de Ley de PGN en el Congreso de la República, los sectores que conforman el PGN tienen la posibilidad de solicitar ajustes a dicho proyecto. Las solicitudes de modificación al Proyecto de Ley de PGN se hacen mediante carta dirigida al Congreso de la República a través del MHCP, y tienen que ver con aspectos como: traslado de recursos entre secciones presupuestales; traslado de recursos entre programas y subprogramas de inversión; adiciones presupuestales; o cambios de fuente de financiación. Las solicitudes de modificación al proyecto de Decreto de Liquidación del PGN se hacen mediante carta dirigida al MHCP (y también, al DNP, si se trata de una modificación en inversión), y tienen que ver con cambios al nivel de detalle del Decreto de Liquidación del PGN que no requieren aprobación por parte del Congreso de la República (son cambios que no afectan la distribución de recursos que aprueba el Congreso en la Ley Anual de PGN). 2.3.1.3.2 Objetivo Asegurar que el PGN refleje las prioridades de carácter estratégico, operacional y logístico-administrativo del sector Seguridad y Defensa y, en esa medida, también, que la ejecución presupuestal se desarrolle en forma ágil, evitando obstáculos por una inadecuada asignación de los recursos. 20 Tomado del Decreto 111 de 1996, Artículos 52, 56, 57, 58 y 59. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.1.3.3 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 31 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Alcance Esta etapa inicia con el envío que hace el MHCP a la DPP del Proyecto de Ley de PGN, y finaliza con la notificación de viabilidad que da el MHCP en lo referente a las modificaciones propuestas por el sector Seguridad y Defensa al proyecto de Decreto de Liquidación del PGN. Las modificaciones involucran a las oficinas de planeación de las unidades ejecutoras y a la DPP. De igual forma, participan el DNP y el MHCP. 2.3.1.3.4 Documentos asociados Decreto 111 de 1996. Decreto 1957 de 2007, por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia. Artículo 5. Ley 38 de 1989. 2.3.1.3.5 Procedimiento La DPP recibe el Proyecto de Ley de PGN de parte del MHCP y realiza un análisis sobre el mismo, comparándolo con los Anteproyectos de Presupuesto e Inversión de las unidades ejecutoras del sector. Con base en tal análisis, la DPP envía a las unidades ejecutoras los lineamientos a seguir para solicitar modificaciones al Proyecto de PGN. En cualquier caso, las solicitudes deben considerar las prioridades de política, las metas establecidas para el sector Seguridad y Defensa y los objetivos organizacionales respectivos. La DPP se encarga de revisar, avalar, consolidar y enviar al MHCP las solicitudes remitidas por las unidades ejecutoras (el envío se hace mediante carta). Si alguna solicitud está relacionada con recursos de inversión, entonces, antes del envío al MHCP, la DPP remite esta solicitud al DNP para obtener su concepto de favorabilidad (tal concepto se incluye como parte de la documentación que se envía al MHCP). El MHCP revisa las solicitudes, analiza la viabilidad de las mismas, le comunica a la DPP el resultado de este análisis y, luego, mediante carta, presenta las solicitudes de modificación viables al Congreso de la República para su estudio y aprobación. Entretanto, y con base en los lineamientos definidos por la DPP y en las solicitudes de modificación al proyecto de PGN que resulten viables de acuerdo con el MHCP, las unidades ejecutoras preparan las solicitudes de modificación al proyecto de Decreto de Liquidación del PGN que consideren convenientes (previamente, el MHCP ha debido enviar tal proyecto a la DPP). Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.1.3.6 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 32 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Requisitos Técnicos: - Especificar la razón que motiva la solicitud de modificación y su impacto sobre la política sectorial. - Para los proyectos o gastos que se acreditan, se debe explicar el alcance y modificaciones de las actividades acreditadas. - Para los proyectos o gastos que se contra-acreditan, se debe explicar el alcance y modificaciones de las actividades contra-acreditadas. Presupuestales: - Especificar los rubros presupuestales afectados, con códigos y nombres completos del programa, subprograma, proyecto, subproyecto del rubro acreditado y contra-acreditado, así como de la cuenta y objeto del gasto del crédito y del contra-crédito. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.1.3.7 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 33 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Enviar el proyecto de PGN a la DPP. Última semana de julio. N/A 2 Dirección de Planeación y Presupuestación. Recibir y analizar el Proyecto de PGN. Última semana de julio, vigencia t-1. 1 semana 3 Dirección de Planeación y Presupuestación. Elaborar y remitir a las unidades ejecutoras los lineamientos para solicitar modificaciones al Proyecto de PGN. Primera semana de agosto, vigencia t-1. 1 semana 4 Oficinas de planeación (o dependencias que hagan sus veces) de unidades ejecutoras. Analizar el Proyecto de PGN y enviar a la DPP las solicitudes de modificación al mismo. Segunda semana de agosto, vigencia t-1. 2 semanas 5 Dirección de Planeación y Presupuestación. Revisar, avalar y consolidar las solicitudes de modificación al Proyecto de PGN. Tercera semana de agosto, vigencia t-1. 1 semana 6 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar al DNP las solicitudes de modificación al Proyecto de PGN en inversión. Tercera semana de agosto, vigencia t-1. 1 semana 7 Departamento Nacional de Planeación. Emitir un concepto técnico sobre las solicitudes de modificación al Proyecto de PGN en inversión y envía a la DPP. N/D N/D 8 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar al MHCP las solicitudes de modificación al Proyecto de PGN, incluyendo el concepto del DNP. Cuarta semana de agosto, vigencia t-1. 1 día 9 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Analizar la viabilidad de las solicitudes, comunica a la DPP el resultado del análisis y envía al Congreso una carta con las solicitudes de modificación viables al Proyecto de PGN. Cuarta semana de agosto, vigencia t-1. 1 semana * La vigencia t corresponde al año para el cual se prepara el Proyecto de PGN Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.1.3.8 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 34 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.1.4 2.3.1.4.1 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 35 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Distribución interna del anexo al Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación Generalidades El primer día hábil de cada vigencia fiscal, los representantes legales de cada uno de los órganos que hacen parte del PGN, o quienes éstos deleguen, deben desagregar mediante Resolución el detalle del anexo del Decreto de Liquidación del PGN en lo correspondiente a las cuentas de Gastos de Personal y Gastos Generales. Esta desagregación se debe hacer de conformidad con el plan de cuentas que, para tal efecto, expida la Dirección General del Presupuesto Público Nacional (DGPPN) del MHCP. 2.3.1.4.2 Objetivo Facilitar el control de la ejecución presupuestal en las cuentas de Gastos de Personal y Gastos Generales del Sector Defensa, de modo que se garantice el cumplimiento de la normatividad que regula tales rubros de gasto. 2.3.1.4.3 Alcance Esta etapa inicia con el envío del anexo al Decreto de Liquidación del PGN por parte del MHCP a la DPP, y finaliza cuando la DPP comunica la resolución de distribución inicial del presupuesto de las unidades ejecutoras del sector central refrendada por el Ministro de Defensa Nacional. La distribución interna del anexo al Decreto de Liquidación del PGN involucra a las oficinas de planeación (o las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras, al Despacho del Ministro, a la Dirección de Asuntos Legales (DAL) y a la DPP. De igual forma, participa el MHCP. 2.3.1.4.4 Documentos asociados Decreto No. 1957 de mayo de 2007, por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia. Artículo 5. Decreto de Liquidación del PGN de cada vigencia. Ley de PGN de cada año. Resolución 035 del 23 de julio de 2009. 2.3.1.4.5 Procedimiento Una vez sancionada la Ley de PGN, la DGPPN envía el anexo al Decreto de Liquidación del PGN a la DPP. La DPP hace una revisión de las cifras, con el propósito de verificar que la asignación de los recursos esté de conformidad con lo aprobado en la Ley. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 36 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 La DPP solicita a cada uno de los órganos que hacen parte de la sección 1501 del MDN (unidades ejecutoras del nivel central) la desagregación detallada del anexo al Decreto de Liquidación. Con la información recibida de las unidades, la DPP elabora el proyecto de resolución sobre distribución inicial del anexo al Decreto de Liquidación del PGN, el cual se remite a la DAL del MDN para concepto jurídico y posterior refrendación por parte del Ministro de Defensa Nacional. Expedida la resolución, se envía copia de la misma a la DGPPN, así como a las unidades ejecutoras comprometidas. 2.3.1.4.6 Requisitos Técnicos: Justificación de la distribución inicial del presupuesto de Gastos de Personal, Gastos Generales y Transferencias de acuerdo con los objetivos y metas de cada unidad ejecutora. Presupuestales: Distribución presupuestal a nivel de subordinal (gastos de personal), ordinal (gastos generales) y transferencias a nivel de Decreto de Liquidación. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.1.4.7 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 37 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Enviar a la DPP el anexo del Decreto de Liquidación del PGN. Segunda semana de diciembre. N/A 2 Dirección de Planeación y Presupuestación. Verificar las cifras del anexo del Decreto de Liquidación del PGN21. Tercera semana de diciembre. 2 días 3 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar a las unidades ejecutoras el anexo del Decreto de Liquidación del PGN y los lineamientos que se deben tener en cuenta para la distribución interna del presupuesto de las unidades ejecutoras. Tercera semana de diciembre. 1 semana 4 Oficinas de planeación (o dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras. Analizar y distribuir los gastos de personal y los gastos generales de acuerdo con los lineamientos establecidos. Cuarta semana de diciembre. 1 semana 5 Oficinas de planeación de las unidades ejecutoras. Enviar la distribución interna propuesta a la DPP. Cuarta semana de diciembre. 1 día 6 Dirección de Planeación y Presupuestación. Revisar y consolidar el proyecto de resolución de la distribución inicial del anexo al Decreto de Liquidación del PGN. Cuarta semana de diciembre. 1 semana 7 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar el proyecto de resolución a la DAL. Cuarta semana de diciembre. 1 día 8 Dirección de Asuntos Legales Conceptuar jurídicamente el proyecto de resolución y enviar al despacho del ministro. Cuarta semana de diciembre. 2 días 9 Despacho del Ministro de Defensa Nacional. Firmar la Resolución y enviarla a la DPP. Primer día hábil de enero. 1 día 10 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar copia de la Resolución de Distribución al MHCP y a las unidades ejecutoras. Segundo día hábil de enero. 1 día 21 En caso de haber observaciones, oficiar al MHCP para futuras modificaciones presupuestales. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.1.4.8 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 38 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.2 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 39 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Otros procedimientos puntuales relacionados con la preparación anual del Presupuesto 2.3.2.1 2.3.2.1.1 Modificación de los Decretos de planta de personal de la Fuerza Pública Generalidades La modificación anual a los Decretos de planta de personal de la Fuerza Pública determina los cupos de oficiales, suboficiales, alumnos de las escuelas de formación y soldados, dentro del marco de la política establecida por el Gobierno Nacional en materia de defensa y seguridad. 2.3.2.1.2 Objetivo Garantizar los ascensos del personal, el ingreso al escalafón y el incremento del pie de fuerza, determinando el número de oficiales, suboficiales y soldados con que se contará para el cumplimiento de la misión del sector Seguridad y Defensa dentro del marco de la política de defensa y seguridad nacional. 2.3.2.1.3 Alcance Este procedimiento inicia con la remisión de las propuestas de modificación de plantas de personal que hacen las Fuerzas Militares (FFMM) al Comando General, y finaliza con la aprobación de los Decretos de planta de personal de la Fuerza Pública por parte del Presidente de la República. En este procedimiento, participan las oficinas de planeación (o las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras del sector, las direcciones de personal, la DPP, el MHCP y la Presidencia de la República. 2.3.2.1.4 Documentos asociados Ley de PGN del año vigente. Decretos de planta de personal de la Fuerza Pública vigentes. Decreto 111 de 1996. Estatuto Orgánico del Presupuesto. Decreto 568 de 1996, por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 (Leyes Orgánicas del PGN). Artículo 41. Decreto 1572 de 1998, por el cual se reglamenta la Ley 443 de 1998 y el Decreto-ley 1567 de 1998. Decreto 1790 de 2000, por el cual se modifica el Decreto que regula las normas de carrera del personal de Oficiales y Suboficiales de las FFMM. Decreto 1793 de 2000, por el cual se expide el Régimen de Carrera y Estatuto del Personal de Soldados Profesionales de las FFMM. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 40 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Ley 1104 de 2006, por medio de la cual se modifican artículos del Decreto 1790 de 2000, en la carrera de los integrantes de las FFMM. Decreto 1791 de 2000, por el cual se modifican las normas de Carrera del personal de Oficiales, Nivel Ejecutivo, Suboficiales y Agentes de la Policía Nacional (PONAL). Directiva No. 06 de 2008 del MDN. Decretos de sueldos vigentes. 2.3.2.1.5 Procedimiento Las FFMM envían al Comando General la propuesta de modificación de planta de personal para oficiales, suboficiales, alumnos de las escuelas de formación y soldados. El Comando General consolida las propuestas y las remite a la DPP. En esta Dirección, se hace una revisión de las propuestas, mediante un análisis técnico y presupuestal que permite determinar la conveniencia, el costo y la sostenibilidad financiera de las propuestas. Hecho el anterior análisis, la DPP elabora los proyectos de Decreto de planta de personal de las FFMM (un proyecto de planta de oficiales y suboficiales y otro de planta de soldados y alumnos de las escuelas de formación), mientras que, en forma paralela, la PONAL elabora su propio proyecto de Decreto de planta de personal. Estos proyectos (los de las FFMM y el de la PONAL) son enviados a la DAL del MDN para concepto jurídico y posterior firma del Ministro de Defensa Nacional. Una vez firmados por el Ministro, los proyectos de Decreto de planta de personal son enviados al MHCP (la DAL se encarga de enviar el proyecto de Decreto de la PONAL, mientras que la DPP envía los de las FFMM) para su viabilidad presupuestal, concepto jurídico y refrendación. Surtido este trámite, el MHCP envía los proyectos a la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República para concepto jurídico y aprobación por parte del Presidente de la República. 2.3.2.1.6 Requisitos Técnicos: - Exposición de motivos por los cuales se genera la necesidad de incrementar o disminuir los cupos en la planta de personal militar y se garantiza el ascenso del personal militar y de policía y el ingreso al escalafón, en el marco de la política de defensa y seguridad nacional. - Concepto del DNP que establezca si se afectan los gastos de inversión. Presupuestales: - Cuadros de costos de la planta vigente versus la planta propuesta. - Certificación de apropiación presupuestal en gastos de personal. - Cálculo del efecto sobre los Gastos Generales. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.2.1.7 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 41 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción de la actividad Fecha límite del proceso Tiempo para su ejecución 1 Ejército Nacional, Armada Nacional y Fuerza Aérea Colombiana. Presentar las propuestas de modificación de la planta de personal militar al Comando General. Cuarta semana de octubre. N/A 2 Comando General. Consolidar las propuestas de modificación de la planta de personal de las FMM y enviarlas a la DPP. Cuarta semana de diciembre 8 semanas 3 Dirección de Planeación y Presupuestación. Revisar (análisis técnico y presupuestal) de las propuestas de modificación de la planta de personal de las FFMM. Segunda semana de enero. 2 semanas 4 Dirección de Planeación y Presupuestación. Elaborar los proyectos de Decreto de planta de personal de las FFMM y enviar a la DAL. Cuarta semana de enero. 2 semanas 5 Policía Nacional. Elaborar el proyecto de Decreto de planta de personal de la PONAL y enviar a la DAL. Cuarta semana de enero. 12 semanas 6 Dirección de Asuntos Legales. Emitir concepto jurídico sobre los proyectos de Decreto de planta de personal de la Fuerza Pública. Primera semana de febrero. 1 semana 7 Despacho Ministro de Defensa. Firmar los proyectos de Decreto de planta de personal de la Fuerza Pública. Segunda semana de febrero. 2 días 8 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar los proyectos de Decreto de planta de personal de las FFMM al MHCP. Segunda semana de febrero. 1 día 9 Dirección de Asuntos Legales. Enviar el proyecto de Decreto de planta de personal de la PONAL al MHCP. Segunda semana de febrero. 1 día 10 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Viabilizar y refrendar los proyectos de Decreto de planta de personal de la Fuerza Pública. Primera semana de marzo. N/A 11 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Enviar a la Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República los proyectos de Decreto de planta de personal de la Fuerza Pública. Primera semana de marzo. N/A 12 Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República. Emitir un concepto jurídico sobre los proyectos de Decreto de planta de personal de la Fuerza Pública. Tercera semana de marzo. 1 semana 13 Presidencia de la República. Aprobar los Decretos de planta de personal de la Fuerza Pública. Tercera semana de marzo. N/A Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.2.1.8 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 42 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Gerencia Pública Activa MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 43 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.2.2 2.3.2.2.1 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 44 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Cálculo Actuarial Generalidades Mediante el cálculo actuarial, se estiman la reserva pensional y de asignaciones de retiro. La base del cálculo es la proyección de los salarios del personal activo, de las pensiones por jubilación, invalidez y sobrevivencia, y de las asignaciones de retiro. Esta estimación supone que hay incrementos futuros en los salarios. En tal sentido, se pueden calcular los pasivos generados a lo largo del tiempo. 2.3.2.2.2 Objetivo Determinar el pasivo pensional del sector Seguridad y Defensa con el fin de establecer escenarios futuros de gasto y transmitir al MHCP las necesidades presupuestales reales del sector. 2.3.2.2.3 Alcance Este procedimiento inicia cuando la DPP elabora y presenta los lineamientos para la remisión de la información sobre cálculo actuarial a las unidades ejecutoras del sector central, la PONAL, la Caja de Retiro de las FFMM (CREMIL) y la Caja de Sueldos de Retiro de la PONAL (CASUR), y finaliza con el registro contable del pasivo pensional correspondiente en los estados financieros del MDN (sector central), la PONAL, CREMIL y CASUR. En este procedimiento, participan las direcciones de personal de las unidades ejecutoras, las oficinas de prestaciones sociales del MDN y de la PONAL, la oficina de planeación de la PONAL, CREMIL, CASUR, la Dirección Administrativa del MDN, la DPP y el MHCP. 2.3.2.2.4 Documentos asociados Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública establecido por la Contaduría General de la Nación. Ley 33 de 1985, por la cual se dictan algunas medidas en relación con las Cajas de Previsión y con las prestaciones sociales para el Sector Público. Decreto 1950 de 1973, por el cual se reglamentan los decretos-leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración del personal civil. Decreto 1211 de 1990, por el cual se reforma el Estatuto del Personal de Oficiales y Suboficiales de las FFMM. Decreto1212 de 1990, por el cual se reforma el estatuto del personal y suboficiales de la PONAL. Decreto 1213 de 1990, por el cual se reforma el estatuto del personal de agentes de la PONAL. Decreto 1214 de 1990, por el cual se reforma el estatuto y el régimen prestacional civil del MDN y la Policía Nacional. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 45 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Ley 100 de 1993: “Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones” Decreto 1748 de 1995, por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993. Decreto 1793/2000: “Por el cual se expide el Régimen de Carrera y Estatuto del Personal de Soldados Profesionales de las Fuerzas Militares” Decreto 1794 de 2000, por el cual se establece el régimen salarial y prestacional para el personal de soldados profesionales de las FFMM. Decreto 4433 de 2004, por medio del cual se fija el régimen pensional y de asignación de retiro de los miembros de la Fuerza Pública. Ley 923 de 2004, mediante la cual se señalan las normas, objetivos y criterios que deberá observar el Gobierno Nacional para la fijación del régimen pensional y de asignación de retiro de los miembros de la Fuerza Pública de conformidad con lo establecido en el artículo 150, numeral 19, literal e) de la Constitución Política. Acto Legislativo 01 de 2005: “Por el cual se adiciona el artículo 48 de la Constitución Política”. Decreto 2743 de 2010: “por el cual se dictan disposiciones en relación con los servidores públicos civiles o no uniformados del Ministerio de Defensa Nacional, las Fuerzas Militares y la Policía Nacional y se reglamenta el Decreto Ley 1792 de 2000” Normatividad Vigente Oficial en materia de Incremento Salarial y Pensional. Normatividad Vigente Oficial en Tasas de Interés. Normatividad Vigente Oficial en Tasas de Mortalidad. 2.3.2.2.5 Procedimiento La DPP elabora y presenta a las unidades involucradas (unidades ejecutoras del nivel central, la oficina de planeación de la PONAL, la oficina de prestaciones sociales del MDN, la CREMIL y la CASUR) la metodología y los formatos requeridos para la recolección de la información básica para el cálculo actuarial. Las unidades diligencian los formatos correspondientes de acuerdo con la metodología suministrada y los envían a la DPP para su consolidación y análisis. Con base en la información recibida, la DPP efectúa un cálculo preliminar del pasivo pensional de la Fuerza Pública y del MDN y lo envía para concepto contable a los grupos de contabilidad del MDN, la PONAL, la CREMIL y la CASUR. Una vez recibe las observaciones de los grupos de contabilidad mencionados, la DPP hace los ajustes correspondientes y envía los resultados del cálculo actuarial al MHCP para el concepto técnico. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 46 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Recibido el concepto técnico del MHCP, la DPP entrega los resultados definitivos a los Grupos de Contabilidad del MDN, la PONAL, la CREMIL y la CASUR, con el propósito de que se realicen los registros en las cuentas contables de los estados financieros respectivos. 2.3.2.2.6 Requisitos Técnicos: - Métodos de estadística (descriptiva y probabilidad), así como bases técnicas especiales para la elaboración de cálculos actuariales recientes. - Aplicación de normas vigentes de carrera, administración de personal, régimen salarial, prestacional y de asignación de retiro. - Formatos que cumplan con las especificaciones emitidas por la DPP, de tal forma que contengan información sobre el personal activo y pensionado de las unidades ejecutoras del MDN sector central y la PONAL, así como sobre los militares y uniformados retirados de la Fuerza Pública. Presupuestales: - El resultado del cálculo del pasivo pensional del Ministerio de Defensa sector central, PONAL, CREMIL y CASUR debe ser el referente para determinar la necesidad presupuestal en materia prestacional. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.2.2.7 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 47 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción de la actividad Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Dirección de Planeación y Presupuestación. Elaborar la Metodología de Trabajo y Diseño de Formatos de Recolección de Información. N/A 4 semanas 2 Dirección de Planeación y Presupuestación. Presentar la metodología y los formatos requeridos para la recolección de la información, a las Unidades Ejecutoras y Grupo de Prestaciones Sociales MDN, a la PONAL, a CREMIL y a CASUR. N/A 1 día 3 Direcciones de Personal y Oficinas de Prestaciones Sociales del Ministerio de Defensa y Policía Nacional, CREMIL, CASUR. Diligenciar los formatos y enviarlos a la DPP. N/A 4 semanas 4 Dirección de Planeación y Presupuestación. Consolidar, analizar y ajustar las inconsistencias de la información registrada en los formatos por las Unidades Ejecutoras y el Grupo de Prestaciones Sociales MDN, la PONAL, CREMIL y CASUR. N/A 7 semanas 5 Dirección de Planeación y Presupuestación. Realizar el cálculo del pasivo pensional de la Fuerza Pública. N/A 5 semanas 6 Dirección de Planeación y Presupuestación. Recibir y dar respuesta a las observaciones sobre los resultados del cálculo preliminar y se hacen los ajustes pertinentes. N/A 1 día 7 Dirección de Planeación y Presupuestación N/A 2 semanas 8 Grupos de Contabilidad del Revisar y analizar los resultados preliminares Ministerio de Defensa, la del Cálculo Actuarial y enviar las observaciones Policía Nacional, CREMIL a la DPP. y CASUR. N/A 1 semana 9 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar el estudio y los resultados del Cálculo Actuarial al MHCP para concepto técnico. N/A 1 día 10 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Emitir un concepto técnico del estudio y de los resultados del Cálculo Actuarial y enviar a la DPP. N/A 8 semanas N/A 1 día N/A 1 semana 11 Dirección de Planeación y Presupuestación. 12 Grupos de Contabilidad del Ministerio de Defensa, la Policía Nacional, CREMIL y CASUR. Gerencia Pública Activa Enviar los resultados preliminares del cálculo al Grupo de Contabilidad del MDN, a la PONAL, a CREMIL y a CASUR para sus observaciones. . Enviar al Grupo de Contabilidad del MDN, a la PONAL, a CREMIL y a CASUR los resultados del Cálculo Actuarial del pasivo pensional para su registro en los Estados Financieros. Efectuar el registro contable del pasivo pensional en los Estados Financieros (pasivo obtenido de los resultados del Cálculo Actuarial). Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.2.2.8 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 48 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Gerencia Pública Activa MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 49 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.2.3 2.3.2.3.1 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 50 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Trámite para suscripción de convenios con el sector minero energético Generalidades Este trámite les permite a las FFMM recibir apoyo en dinero o en especie de las empresas del sector minero energético, a través de convenios y/o acuerdos de colaboración interinstitucional. 2.3.2.3.2 Objetivo Permitir que las unidades de la Fuerza Pública conozcan y den cumplimiento a las directrices sobre la información requerida para la viabilización de los convenios con el sector minero energético. Igualmente, dar a conocer el trámite para la aprobación y firma de los convenios por parte del MDN. 2.3.2.3.3 Alcance El trámite inicia con la presentación formal de la minuta del convenio por parte de la Fuerza correspondiente y culmina con la firma por parte del Ministro de Defensa o su delegado. Este procedimiento involucra a las oficinas de convenios o su equivalente en cada Fuerza, al Ministro de Defensa o su delegado, a la DPP y a la DAL. 2.3.2.3.4 Documentos asociados Directiva Transitoria 01 de 19 de enero de 2005, mediante la cual se establece el planeamiento, programación, presupuestación y manejo de los recursos provenientes de la cooperación de entidades del orden nacional. Directiva Permanente 27109/CGFM-EMCD4-LOG-023 del CGFFMM de enero de 2005, mediante la cual se ejerce inspección, vigilancia y control sobre los recursos provenientes de convenios de colaboración interinstitucional. Directiva de convenios de cada una de las Fuerzas. Directiva No. 06 de 2008 del MDN. 2.3.2.3.5 Procedimiento La Fuerza respectiva envía la minuta del convenio a la DPP para concepto técnico (si el convenio incluye apoyo en dinero, la DPP emite, también, un concepto presupuestal). Mediante el concepto técnico, se verifica hacia dónde van destinados los recursos del convenio y si esta destinación está de acuerdo con las prioridades de política del sector. De igual forma, a través de este concepto, se evalúa si hay duplicidad en la adquisición de bienes y servicios en las partidas ordinarias destinadas a las unidades beneficiadas. A través del concepto presupuestal, se verifica si en la unidad ejecutora existe apropiación presupuestal para aforar los recursos que ingresan al presupuesto como resultado del convenio respectivo. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 51 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Los conceptos favorables son anexados al convenio y éste es enviado a la DAL para el concepto jurídico y posterior firma del Ministro de Defensa o de quien éste delegue para el caso. 2.3.2.3.6 Requisitos Técnicos: - Estudio de análisis de conveniencia y oportunidad. - Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) para entidades públicas22 o certificación de disponibilidad de recursos para empresas privadas. - Discriminación de los apoyos ofrecidos de acuerdo a las directivas de cada Fuerza. - Justificación de destinación específica, sin presentar duplicidad de actividades con proyectos de inversión financiados con recursos del presupuesto ordinario. Presupuestales: Cuando el apoyo sea en dinero, se requiere que en la Fuerza exista la apropiación solicitada en el rubro “Fondos Internos” del presupuesto de funcionamiento y que el valor no supere el cupo presupuestal asignado. 22 Hace referencia a la entidad que efectúa los aportes. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.2.3.7 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 52 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Dirección de Planeación y Presupuestación. Recibir el convenio de parte de la Fuerza respectiva. N/A 1 día 2 Dirección de Planeación y Presupuestación. Emitir un concepto presupuestal sobre el convenio en caso de que éste incluya recursos en dinero. N/A 2 días 3 Dirección de Planeación y Presupuestación. Emitir un concepto técnico sobre el convenio y actualizar la base de datos. N/A 3 días 4 Dirección de Planeación y Presupuestación. Consolidar información de conceptos y enviar el convenio con sus anexos a la DAL para concepto jurídico. N/A 1 día 5 Dirección de Asuntos Legales. Emitir un concepto jurídico y enviar el convenio al Ministro de Defensa o a su delegado. N/A 3 días 6 Ministro de Defensa o su delegado. Firmar el convenio. N/A 2 días Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.2.3.8 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 53 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.2.4 2.3.2.4.1 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 54 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Asignación recursos Fondo de Defensa Nacional Generalidades Según la Ley 1184 de 2008, el FDN tiene como propósito “desarrollar los objetivos y funciones de la Fuerza Pública en cumplimento de su misión constitucional”. Con los recursos del Fondo, como lo establece la misma Ley, se pretende cubrir algunas de las necesidades de la institución militar y policial, que con su esfuerzo contribuyen al logro de los objetivos del Gobierno Nacional en materia de defensa y seguridad. 2.3.2.4.2 Objetivo Asignar los recursos del FDN de acuerdo con los lineamientos emitidos por el MDN. 2.3.2.4.3 Alcance Este procedimiento inicia con la solicitud de apoyo enviada por las unidades o dependencias de la Fuerza Pública, y finaliza con la autorización refrendación de la distribución de tales recursos por parte del MHCP y el anuncio formal que la DPP hace a la Dirección de Finanzas (DF) del MDN y a las unidades ejecutoras del sector sobre la distribución resultante. En este procedimiento, participan las oficinas de planeación (o las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras, el Ministro de Defensa, la DPP y el MHCP. 2.3.2.4.4 Documentos asociados Ley 48 de 1993, por la cual se reglamenta el servicio de Reclutamiento y Movilización. Artículo 22. Cuota de compensación militar. Ley 633 de 2000, por la cual se expiden normas en materia tributaria. Artículo 120. Ley 1184 de 2008, por la cual se regula la cuota de compensación militar y se dictan otras disposiciones. Artículo 1. Cuota de compensación militar. Directiva No. 06 de 2008 del MDN. 2.3.2.4.5 Procedimiento Las unidades o dependencias de la Fuerza Pública envían al MDN su solicitud para acceder a recursos del FDN. La DPP concentra estas solicitudes de apoyo, prepara un cuadro resumen al respecto y lo envía al Grupo Asesor23. Con base en la información recibida, el grupo Asesor elabora las recomendaciones que considere convenientes para asignar los recursos del FDN y, así, identificar las unidades o dependencias que podrían ser apoyadas con tales recursos. 23 Las funciones y miembros del grupo asesor se definen más adelante. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 55 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Con base en las recomendaciones del Grupo Asesor, la DPP elabora el proyecto de resolución sobre la asignación de recursos del FDN y lo envía a la DAL para concepto jurídico y posterior firma del Ministro de Defensa. Finalmente, la DPP envía la resolución al MHCP para su refrendación. Una vez se obtiene esta última, la DPP se encarga de comunicarla oficialmente a la DF del MDN y a las unidades ejecutoras del sector. 2.3.2.4.6 Parámetros para la asignación de los recursos Principios de administración pública básicos Para la asignación de recursos provenientes del FDN se deben observar todos los principios de la administración pública, entre los cuales, es importante resaltar los siguientes: - Transparencia: estos recursos, como todos los recursos fiscales, deben ser manejados en forma clara y transparente con el fin de evitar desvíos y malgasto de los mismos. - Eficiencia: este principio hace referencia a la concentración de esfuerzos por parte del MDN para asignar oportunamente los recursos y su ejecución por parte de las unidades. - Equidad: se busca que los recursos atiendan necesidades prioritarias, dentro de las restricciones presupuestales establecidas, viendo a la Fuerza Pública como una sola institución con los mismos objetivos. - No duplicidad: mediante este principio se busca atender necesidades que no estén cubiertas por otro tipo de recursos. Destinación En general, los recursos del FDN deben ser asignados para el desarrollo de los objetivos y funciones de la Fuerza Pública en cumplimiento de su misión constitucional. En particular, se deben tener en cuenta los siguientes parámetros para la distribución de estos recursos: - Necesidades prioritarias que resultan de las actividades propias de la Fuerza Pública y que no estaban previstas. - Áreas de responsabilidad de la Fuerza Pública y que, siendo consideradas de importancia, no se encuentren financiadas ni programadas dentro de los planes de compras o autorizadas dentro del MGMP. - Políticas Ministeriales: para apoyar políticas lideradas directamente por el MDN, especialmente la política de bienestar (salud, vivienda fiscal, mantenimiento de infraestructura). De igual forma, el apoyo del FDN deberá enmarcarse dentro de los siguientes conceptos: - Apoyo operacional: actividades relacionadas con el desarrollo y sostenimiento de las operaciones de la Fuerza Pública. - Bienestar de personal: apoyos que tienen como objeto atender necesidades del personal de la Fuerza Pública en relación con su bienestar. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 56 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 - Mantenimiento de instalaciones: apoyos para ser utilizados en la adecuación y mejoramiento de las condiciones de la infraestructura física de la Fuerza Pública. - Recompensas: apoyo para el pago de recompensas por resultados operacionales de la Fuerza Pública, dentro del Marco normativo establecido para este concepto. - Gastos de funcionamiento: apoyos para atender los gastos de funcionamiento de programas y unidades. - Derechos Humanos: actividades relacionadas con el desarrollo de la política de Derechos Humanos del MDN. - Entrenamiento y educación: apoyos relacionados con la capacitación del personal de la Fuerza Pública. - Equipos: apoyo para el mantenimiento y compra de los equipos necesarios para el desarrollo de las funciones propias de la Fuerza Pública. - Actividades relacionadas con la gestión y política del MDN. Esquema de aprobación Para la aprobación de los apoyos del FDN por parte del Ministro de Defensa, se deberá tener en cuenta lo siguiente: - Solicitud: La solicitud debe estar motivada y especificar, tanto el monto de recursos que se requiere, como la actividad que se va a financiar. Se debe tener en cuenta que la prioridad de apoyo son los gastos de funcionamiento; el apoyo para inversión se hará teniendo en cuenta las prioridades del sector y de acuerdo con las restricciones presupuestales existentes. - Grupo asesor: El grupo asesor tiene las siguientes funciones y responsabilidades: o o o o Recibir las solicitudes y consolidar la información. Analizar y conceptuar cada solicitud de acuerdo con los parámetros establecidos. Dar las recomendaciones al Ministro de Defensa. Hacer seguimientos selectivos a los apoyos. Este grupo estará conformado por: o o o o o Viceministro para la Estrategia y la Planeación. Director de Planeación y Presupuestación del sector Defensa (DPP). Coordinador del Grupo de Análisis Presupuestal (DPP). Coordinador del Grupo de Presupuesto (DPP). Coordinador del Grupo de Seguimiento (DPP). Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.2.4.7 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 57 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Unidades o dependencias de la Fuerza Pública. Enviar al MDN la solicitud de apoyo con recursos del FDN. Primera semana de octubre. N/A 2 Dirección de Planeación y Presupuestación. Concentrar todas las solicitudes y preparar el cuadro resumen. N/A N/A 3 Grupo asesor. Analizar las solicitudes y emitir las recomendaciones sobre los posibles apoyos. N/A N/A 4 Dirección de Planeación y Presupuestación. Verificar el rubro presupuestal para identificar la distribución de los recursos por rubros. N/A N/A 5 Dirección de Planeación y Presupuestación. Elaborar el proyecto de resolución y la exposición de motivos y enviarlos a la DAL. N/A 2 días 6 Dirección de Asuntos Legales. Dar la viabilidad legal al proyecto de resolución. N/A 2 días 7 Despacho del Ministro de Defensa. Firmar el proyecto de resolución. N/A 3 días 8 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar la resolución para refrendación del MHCP. N/A 1 día 9 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Refrendar la resolución. N/A 1 semana 10 Dirección de Planeación y Presupuestación. Comunicar formalmente a la DF del MDN y a las unidades ejecutoras sobre la aprobación de la distribución de los recursos del FDN. N/A 1 día Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 2.3.2.4.8 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 58 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 3 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 59 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON MODIFICACIONES, AFECTACIONES Y AUTORIZACIONES PRESUPUESTALES 3.1 Levantamiento de previo concepto y de distribución previo concepto 3.1.1 Levantamiento de previo concepto 3.1.1.1 Generalidades El levantamiento de previo concepto es la autorización que expide el MHCP y/o el DNP para la ejecución de partidas por parte de las entidades cuyos presupuestos contengan la leyenda “previo concepto”. Esta leyenda se presenta en la Ley de PGN en razón a que en el momento de la programación presupuestal, la información del proyecto o del rubro presupuestal es deficiente o no se ha determinado claramente la utilización de los recursos. 3.1.1.2 Objetivo Obtener la aprobación para la total ejecución de los recursos asignados por la Ley de PGN. 3.1.1.3 Alcance El procedimiento de levantamiento de previo concepto comienza con la recepción del Decreto de Liquidación del PGN expedido por el gobierno nacional, y termina con la autorización del levantamiento del previo concepto por parte del MHCP y/o DNP para el caso de inversión con la consecuente liberación de recursos en el SIIF II. En este procedimiento, participan el MHCP, el DNP, la DPP y las oficinas de planeación (o las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras. 3.1.1.4 Documentos asociados Decreto 568 de 1996, Capítulo VIII, numeral 2. 3.1.1.5 Procedimiento Teniendo en cuenta el Decreto de liquidación del PGN y ciertos lineamientos generales definidos por el MHCP y el DNP, la DPP comunica a las oficinas de planeación (o a las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras del sector los criterios que se deben seguir para obtener el levantamiento del previo concepto, de tal forma que, mediante un trabajo coordinado, se preparen las justificaciones correspondientes. La DPP envía las justificaciones preparadas por el sector al MHCP, aunque, en los casos de previo concepto en inversión, primero envía las justificaciones correspondientes al DNP (y surte los procedimientos respectivos en el SUIFP) para recibir su concepto técnico e incluirlo en la información que se remita al MHCP. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 60 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 El MHCP revisa que las solicitudes cumplan con los requisitos presupuestales y técnicos correspondientes, en cuyo caso levanta el previo concepto y libera las apropiaciones presupuestales en el SIIF II. 3.1.1.6 Requisitos Técnicos: - Para el levantamiento de la apropiación en un proyecto de inversión, es necesario realizar la actualización con control posterior favorable del proyecto en el SUIFP. - Si el proyecto tiene componentes de sistemas de información TIC´S y/o ACTI, la actualización debe contener el formulario COINFO debidamente diligenciado y la recomendación favorable del mismo. - Explicación detallada de los motivos que soportan la solicitud. Para lo anterior, se requiere que de forma permanente se encuentre actualizado los proyectos afectados con la leyenda de previo concepto en el SPI. Presupuestales: - Especificar los rubros presupuestales afectados, en funcionamiento identificando cuentas, subcuentas, objetos de gasto, ordinales y en inversión identificar los programas, subprogramas y proyectos. - Si la solicitud de levantamiento está relacionada con vigencias futuras constituidas, se debe adjuntar una certificación de los compromisos adquiridos por la entidad (en el caso de la inversión). - Justificación de acuerdo con los requerimientos establecidos por el MHCP. - En el caso del levantamiento parcial, se debe especificar el monto de recursos sujetos de levantamiento “previo concepto DNP”. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 3.1.1.7 Paso No. MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 61 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Instrucciones específicas Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Dirección de Planeación y Presupuestación. Comunicar los criterios para el levantamiento del previo concepto a las oficinas de planeación (o a las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras. Estos criterios se definen a partir de la revisión del Decreto de Liquidación del PGN y de ciertos lineamientos generales definidos por el DNP y el MHCP. N/A N/A 2 Dirección de Planeación y Presupuestación y oficinas de planeación (o dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras. Trabajar coordinadamente para elaborar las justificaciones para el levantamiento de previo concepto. N/A N/A 3 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar las justificaciones para el levantamiento del previo concepto al DNP para el presupuesto de inversión, previo trámite respectivo a través del SUIFP 24. En el caso del presupuesto de funcionamiento se envía directamente al MHCP N/A N/A 4 Departamento Nacional de Planeación. Emitir un concepto técnico sobre las solicitudes y enviarlo a la DPP. N/A N/A 5 Dirección de Planeación y Presupuestación. Preparar el envío de la solicitud del levantamiento del previo concepto con los soportes correspondientes al MHCP. Adjuntar concepto del DNP en el caso de presupuesto de inversión. N/D N/A 6 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Revisar que el trámite cumpla con todos los requisitos técnicos y presupuestales. N/D N/A 7 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Realizar el levantamiento del precio concepto y liberar los recursos presupuestales en el SIIF. N/D N/A Para realizar una solicitud de levantamiento de previo concepto en inversión, se debe seguir el siguiente procedimiento: i) A través del SUIFP, módulo Ejecución, se solicita un turno de trámite de modificación presupuestal; ii) a través del SUIFP, módulo BPIN, se crea una solicitud de modificación de proyecto y se asocia al turno de trámite correspondiente; iii) se actualiza la información del proyecto y se envía para control de formulación; y iv) preparar y enviar al DNP el oficio de solicitud de trámite indicando el número del turno que se asoció a la actualización del proyecto. 24 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 3.1.1.8 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 62 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 3.1.2 3.1.2.1 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 63 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Levantamiento de distribución previo concepto Generalidades El levantamiento de distribución previo concepto es la autorización que expiden el DNP y el MHCP para la ejecución de cuentas de funcionamiento o proyectos de inversión que contengan la leyenda “distribución previo concepto DGPPN” (para el caso de las cuentas de funcionamiento) o “distribución previo concepto DNP” (para el caso de los proyectos de inversión). En lo que respecta a funcionamiento, este procedimiento se aplica a cuentas que por falta de información, no hayan sido desagregadas en el Decreto de Liquidación del PGN cuando debían estarlo; en lo relativo a inversión, se aplica a proyectos de carácter global cuya ejecución debe hacerse a través de más de un subproyecto25. Es necesario adelantar este trámite para que la DGPPN apruebe las operaciones presupuestales en las cuales se adelantan distribuciones en el presupuesto de gastos de funcionamiento e inversión sin cambiar su destinación ni cuantía. 3.1.2.2 Objetivo Realizar la distribución parcial o total de los recursos asignados a una cuenta de funcionamiento o a un proyecto de inversión que tengan la leyenda “distribución previo concepto”. 3.1.2.3 Alcance El procedimiento de levantamiento de “distribución previo concepto” comienza con la recepción del Decreto de Liquidación del PGN expedido por el gobierno nacional, y termina con la refrendación del levantamiento (y el registro correspondiente en el SIIF II) por parte del MHCP. En este procedimiento, participan el MHCP, el DNP, la DPP y las oficinas de planeación (o las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras. 3.1.2.4 Documentos asociados Ley 1169 de 2007, Artículo 19. 3.1.2.5 Procedimiento Este procedimiento inicia una vez se expide el Decreto de Liquidación del PGN. A partir de éste y de los lineamientos establecidos por el DNP y el MHCP, la DPP comunica a las unidades ejecutoras del sector Seguridad y Defensa los requisitos técnicos y presupuestales para solicitar el levantamiento de “distribución previo concepto” y presentar la distribución de recursos correspondiente. Después de consolidar las solicitudes de las unidades ejecutoras, la DPP remite esta información al MCHP para su refrendación y posterior registro en el SIIF II (si una determinada solicitud involucra presupuesto de inversión, Cabe aclarar que la distribución únicamente se puede realizar dentro de un mismo programa y subprograma, y debe, además, guardar consistencia con la destinación inicial contemplada en la programación del gasto. 25 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 64 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 entonces ésta es remitida primero al DNP por parte de la DPP para obtener un concepto favorable al respecto y adjuntar dicho concepto a la información que se remita al MHCP). 3.1.2.6 Requisitos Técnicos: - Criterios a partir de los cuales se realiza la distribución de recursos (requisito DNP). - Reporte de la actualización de los proyectos y subproyectos en el SUIFP (requisito DNP). - Justificación técnico económica (requisito MHCP). Presupuestales: - Especificar los rubros presupuestales afectados, en funcionamiento identificando cuentas, subcuentas, objetos de gasto, ordinales y en inversión identificar los programas, subprogramas y proyectos. - CDP (requisito MHCP). Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 3.1.2.7 Paso No. MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 65 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Instrucciones específicas Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Dirección de Planeación y Presupuestación. Comunicar los criterios para el levantamiento de la “distribución previo concepto” a las oficinas de planeación (o las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras. Estos criterios se definen a partir de la revisión del Decreto de Liquidación del PGN y de los lineamientos generales establecidos por el DNP y el MHCP. N/A N/A 2 Dirección de Planeación y Presupuestación y oficinas de planeación (o dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras. Trabajar coordinadamente para elaborar las justificaciones para el levantamiento de la “distribución previo concepto”. N/A N/A 3 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar las justificaciones para el levantamiento de la “distribución previo concepto” del presupuesto de inversión al DNP, previo trámite respectivo a través del SUIFP 26. En el caso del presupuesto de funcionamiento, se envía directamente al MHCP N/A N/A 4 Departamento Nacional de Planeación Emitir un concepto sobre la solicitud del levantamiento de la “distribución previo concepto” en inversión y enviarlo a la DPP. N/A N/A 5 Dirección de Planeación y Presupuestación Enviar la solicitud de distribución al MHCP, adjuntando el concepto favorable emitido por el DNP en lo relativo a la inversión. N/A N/A 6 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Refrendar la solicitud de distribución y registrarla en el SIIF II. N/D N/D Para realizar una solicitud de levantamiento de “distribución previo concepto” en inversión, se debe seguir el siguiente procedimiento: i) A través del SUIFP, módulo Ejecución, se solicita un turno de trámite de modificación presupuestal; ii) a través del SUIFP, módulo BPIN, se crea una solicitud de modificación de proyecto y se asocia al turno de trámite correspondiente; iii) se actualiza la información del proyecto y se envía para control de formulación; y iv) preparar y enviar al DNP el oficio de solicitud de trámite indicando el número del turno que se asoció a la actualización del proyecto. 26 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 3.1.2.8 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 66 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 3.2 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 67 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Aclaración de leyenda 3.2.1 Generalidades La Aclaración de leyenda es un procedimiento para enmendar errores de transcripción o aritméticos existentes en el Decreto de Liquidación del PGN. Es importante anotar que a través de este procedimiento, no es posible cambiar la destinación del gasto original. 3.2.2 Objetivo Facilitar el desarrollo de una ejecución presupuestal eficiente, evitando obstáculos que tengan origen en errores aritméticos o de transcripción que aparezcan en el Decreto de Liquidación del PGN. 3.2.3 Alcance El procedimiento inicia con la detección de errores de transcripción o aritméticos que aparezcan en el Decreto de Liquidación del PGN, y finaliza con la aclaración de leyenda emitida por parte del MHCP. En la aclaración de leyenda, participan las oficinas de planeación (o las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras, la DPP, el DNP y el MHCP. 3.2.4 Documentos asociados Decreto de Liquidación del PGN de la vigencia correspondiente. 3.2.5 Procedimiento La DPP y las oficinas de planeación (o las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras del sector revisan el Decreto de Liquidación del PGN para identificar posibles errores de transcripción o aritméticos. Posteriormente, la DPP revisa este trabajo y, si es necesario, prepara las solicitudes de aclaración de leyenda a que haya lugar y las envía al MHCP para su autorización. Si una aclaración involucra presupuesto de inversión, la solicitud correspondiente se remite primero al DNP (surtiendo los procedimientos respectivos en el SUIFP) para obtener un concepto técnico sobre ésta (tal concepto se adjunta a la información que se remita al MHCP). Una vez el MHCP expide la respectiva resolución sobre aclaración de leyenda y la envía a la DPP, ésta última la comunica a las unidades ejecutoras del sector correspondientes. 3.2.6 Requisitos Técnicos: Justificación escrita de la necesidad del cambio de leyenda y la explicación de las posibles causas del error. Presupuestales: - Especificar los rubros presupuestales afectados, en funcionamiento identificando cuentas, subcuentas, objetos de gasto, ordinales y en inversión identificar los programas, subprogramas y proyectos. - Explicación de las posibles causas del error de transcripción durante la programación del presupuesto. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 68 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 3.2.7 Instrucciones específicas Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Dirección de Planeación y Presupuestación y oficinas de planeación (o dependencias que hagan sus veces) de unidades ejecutoras. Revisar el Decreto de Liquidación e identificar posibles errores de transcripción o aritméticos. Una semana después de publicado oficialmente el Decreto de Liquidación. 1 semana 2 Dirección de Planeación y Presupuestación. Revisar los posibles errores de transcripción o aritméticos identificados y el cumplimiento de los requisitos para adelantar el trámite. N/A 2 días 3 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar las justificaciones para la aclaración de leyenda al DNP si involucra presupuesto de inversión, previo trámite respectivo a través del SUIFP 27. En el caso del presupuesto de funcionamiento, se envía a MHCP. N/A 1 día 4 Departamento Nacional de Planeación. Dar un concepto sobre la aclaración de leyenda en presupuesto de inversión. N/A 1 semana 5 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar la solicitud con los soportes correspondientes al MHCP, adjuntando el concepto favorable del DNP si involucra presupuesto de inversión. N/A 1 día 6 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Verificar el cumplimiento de requisitos técnicos y presupuestales. N/A N/A 7 Ministerio de Hacienda y Crédito Público Expedir la resolución de aclaración de leyenda y remitirla a la DPP. N/A N/A 8 Dirección de Planeación y Presupuestación. Comunicar a las unidades ejecutoras respectivas la resolución de aclaración de leyenda. N/A 1 día Paso No. Responsable Para realizar una solicitud de aclaración de leyenda en inversión, se debe seguir el siguiente procedimiento: i) A través del SUIFP, módulo Ejecución, se solicita un turno de trámite de modificación presupuestal; ii) a través del SUIFP, módulo BPIN, se crea una solicitud de modificación de proyecto y se asocia al turno de trámite correspondiente; iii) se actualiza la información del proyecto y se envía para control de formulación; y iv) preparar y enviar al DNP el oficio de solicitud de trámite indicando el número del turno que se asoció a la actualización del proyecto. 27 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 69 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 3.2.8 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 3.3 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 70 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Traslados presupuestales 3.3.1 Generalidades Un traslado presupuestal es un movimiento de recursos a través del cual una entidad, motivada por una razón económica y técnica justificada, considera la necesidad de contracreditar los recursos de un rubro presupuestal o proyecto para acreditarlos a otro. 3.3.2 Objetivo Este procedimiento contribuye al logro de una asignación eficiente y efectiva de los recursos presupuestales, permitiendo ajustes en la asignación de estos últimos ante cambios de tipo económico, técnico o político. 3.3.3 Alcance Los traslados presupuestales involucran a las oficinas de planeación (o las dependencias que hagan su veces) de las unidades ejecutoras, a la DAL, a la DPP, al DNP y al MHCP. Existen cuatro tipos de traslados presupuestales: El primero corresponde a nivel de unidad ejecutora. Este traslado se realiza entre cuentas a nivel subordinal, en contribuciones inherentes a la nómina del sector público y privado y gastos generales. El segundo corresponde a traslados a nivel de MDN. Este traslado se realiza entre cuentas a nivel ordinal, al interior de las cuentas gastos de personal o gastos generales. El tercero corresponde a nivel del MHCP e incluye todos los traslados en recursos de inversión y los gastos de funcionamiento que no se encuentran enmarcados en los dos primeros tipos. Se realiza hasta nivel de cuenta y objeto del gasto en caso de gastos de personal, gastos generales, transferencias y en todos los casos de vigencias expiradas. Con respecto a los recursos de inversión, es necesario el concepto favorable del DNP. El cuarto tipo de traslado modifica las apropiaciones consideradas en la Ley de Presupuesto General de la Nación y debe someterse a consideración del Congreso a través de un Proyecto de Ley28. 3.3.4 Documentos asociados Decreto 111 de 1996. Estatuto Orgánico del Presupuesto. Artículos 71 y 80. Ley 819 de 2003, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones. Artículo 4. Decreto 4730 de 2005, por el cual se reglamentan las normas orgánicas del presupuesto (reglamenta las modificaciones al detalle del gasto). Artículos 18, 28 y 29. 28 Este tipo de traslados implica altos costos de transacción. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 71 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Decreto 568 de 1996, por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 (leyes orgánicas del presupuesto). Artículo 34. Resolución 1957 de 2007, por la cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia. Artículo 5. Ley de PGN correspondiente. Resolución No. 035 de julio de 2009. Circular emitiendo lineamientos para las solicitudes de traslados presupuestales. 3.3.5 Procedimiento El procedimiento inicia con el envío de los lineamientos para la solicitud de traslados presupuestales por parte de la DPP a las unidades ejecutoras del sector y finaliza con la autorización por parte del MDN o del MHCP. En el caso de traslado al interior de la unidad ejecutora, ésta realiza el traslado e informa oficialmente a la DPP. A nivel del MDN, el traslado requiere del aval de la DAL y refrendación del acto administrativo (resolución) por parte del Ministro de Defensa (se debe remitir una copia del acto administrativo al MHCP). 3.3.6 Requisitos para traslados a nivel de MHCP 3.3.6.1 En inversión Técnicos: - Especificar la razón que motiva el traslado y su impacto sobre los objetivos de la política sectorial. - Especificar si el traslado afecta las metas SIGOB y, en caso de hacerlo, detallar cómo. - Actualizar los proyectos acreditados y contracreditados con control posterior favorables en los siguientes componentes del SUIFP: o Actividades y cronograma. o Indicadores de producto y gestión. o Regionalización de indicadores de producto. o Costo total del proyecto. o Distribución de recursos. o Regionalización de recursos. - Tener actualizado el proyecto en el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI). - En caso de que el proyecto acreditado sea nuevo, éste deberá estar registrado y con control posterior favorable. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 72 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Para realizar una solicitud de traslado presupuestal en inversión, se debe seguir el siguiente procedimiento: i) A través del SUIFP, módulo Ejecución, se solicita un turno de trámite de modificación presupuestal; ii) a través del SUIFP, módulo BPIN, se crea una solicitud de modificación de proyecto y se asocia al turno de trámite correspondiente; iii) se actualiza la información del proyecto y se envía para control de formulación; y iv) preparar y enviar al DNP el oficio de solicitud de trámite indicando el número del turno que se asoció a la actualización del proyecto. Presupuestales: - Especificar el programa, subprograma, proyecto, subproyecto del proyecto acreditado y contracreditado, tal como aparecen en el anexo del decreto de liquidación vigente. - La solicitud no debe modificar en cada sección presupuestal el monto de las apropiaciones de los programas y subprogramas aprobados por el Congreso. - Si los recursos del proyecto contracreditado son de crédito externo, anexar los contratos de empréstito. - Especificar en la operación de traslado la fuente de recursos (el número de recurso) que se contracredita y la que se acredita. - CDP de Modificación del proyecto que se contracredita. - Certificación de Marco de Gasto de Mediano Plazo (MGMP), en la cual se especifique que el traslado propuesto se encuentra programado dentro de la normatividad de la Ley 819 de 2003 (Ley de Responsabilidad Fiscal) y en el Decreto Reglamentario 4730 de 2005. - Certificación en la que se especifique que el traslado propuesto es viable, sin que los movimientos afecten las políticas y actos institucionales fijados por el Ministerio de Defensa Nacional para la vigencia correspondiente. - Certificación y justificación de la extrema urgencia de la solicitud del traslado de acuerdo con la Circular No 34 del 27 de octubre de 2008 emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. - Certificación y justificación de las necesidades sobrevinientes e imprevistos manifestados en la solicitud, de acuerdo con la circular No 37 de 2008, sobre las normas que rigen los trámites presupuestales. - Certificado de disponibilidad presupuestal de modificación a nivel Decreto de Liquidación para el caso de funcionamiento y por proyecto, para el caso de inversión, no mayor a tres días de expedición. 3.3.6.2 En funcionamiento Técnicos - Especificar la razón que motiva el traslado y su impacto sobre los objetivos de la política sectorial. - Justificación amplia sobre la afectación en los bienes y servicios del crédito y el contracrédito. Presupuestales Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 73 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 - Especificar las modificaciones en términos de las acreditaciones y contra-acreditaciones solicitadas. - Especificar los rubros presupuestales afectados, con cuenta, subcuenta y objeto del gasto del crédito y del contracrédito. - CDP de Modificación no mayor a 3 días de expedición. - Si el MGMP sufre modificaciones por los traslados, adjuntar los aumentos y reducciones por año afectado. En caso de no existir operación presupuestal, se debe hacer explícito que el traslado no afecta el MGMP. En el caso de que sea un traslado para refrendación por parte del MHCP se deben anexar los siguientes documentos. - Certificación de Marco de Gasto de Mediano Plazo (MGMP), en la cual se especifique que el traslado propuesto se encuentra programado dentro de la normatividad de la Ley 819 de 2003 (Ley de Responsabilidad Fiscal) y en el Decreto Reglamentario 4730 de 2005. - Certificación en la que se especifique que el traslado propuesto es viable, sin que los movimientos afecten las políticas y actos institucionales fijados por el Ministerio de Defensa Nacional para la vigencia correspondiente. - Certificación y justificación de la extrema urgencia de la solicitud del traslado de acuerdo con la Circular No 34 del 27 de octubre de 2008 emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. - Certificación y justificación de las necesidades sobrevinientes e imprevistos manifestados en la solicitud, de acuerdo con la circular No 37 de 2008, sobre las normas que rigen los trámites presupuestales. - Certificado de disponibilidad presupuestal de modificación a nivel Decreto de Liquidación para el caso de funcionamiento y por proyecto, para el caso de inversión, no mayor a tres días de expedición. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 74 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 3.3.7 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Dirección de Planeación y Presupuestación. Preparar y enviar a las unidades ejecutoras los lineamientos para la solicitud de traslados presupuestales. Primera semana de febrero. N/A 2 Oficinas de planeación (o dependencias que hagan sus veces) de unidades ejecutoras. Preparar y enviar la solicitud de traslados presupuestales (funcionamiento y/o inversión) a la DPP. De acuerdo con cronograma establecido en los lineamientos de la DPP. N/A 3 Dirección de Planeación y Presupuestación. Revisar que las solicitudes cumplan los requisitos técnicos, presupuestales y elaborar los conceptos correspondientes. 4 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar las solicitudes al DNP junto con los soportes correspondientes, previo trámite respectivo a través del SUIFP29. Sólo aplica para recursos de inversión. N/A 1 día 5 Departamento Nacional de Planeación. Elaborar un concepto técnico sobre las solicitudes y enviar copia del concepto a la DPP. Sólo aplica para recursos de inversión. N/A 2 semanas 6 Dirección de Planeación y Presupuestación. Elaborar y enviar a la DAL el proyecto de resolución de traslado presupuestal, teniendo en cuenta las solicitudes presentadas por las unidades ejecutoras y el concepto favorable del DNP (esto último, si se trata de inversión). N/A 1 día 7 Dirección de Asuntos Legales. Conceptuar jurídicamente el proyecto de resolución y enviarlo al despacho del Ministro de Defensa. N/A 2 días 8 Despacho del Ministro de Defensa. Firmar el proyecto de resolución y enviarlo a la DPP. N/A 3 días 9 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar la resolución al MHCP para refrendación, adjuntando el concepto favorable del DNP (esto último, si se trata de inversión). Sólo aplica para solicitudes que deban tener el aval del MHCP. 10 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Refrendar la resolución y enviarla a la DPP. Sólo aplica para solicitudes que deban tener el aval del MHCP. N/A N/A N/A 1 semana 1 día 2 semanas Para realizar una solicitud de traslado presupuestal en inversión, se debe seguir el siguiente procedimiento: i) A través del SUIFP, módulo Ejecución, se solicita un turno de trámite de modificación presupuestal; ii) a través del SUIFP, módulo BPIN, se crea una solicitud de modificación de proyecto y se asocia al turno de trámite correspondiente; iii) se actualiza la información del proyecto y se envía para control de formulación; y iv) preparar y enviar al DNP el oficio de solicitud de trámite indicando el número del turno que se asoció a la actualización del proyecto. 29 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 75 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 3.3.8 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 3.4 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 76 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Cambio de fuente 3.4.1 Generalidades A través del procedimiento cambio de fuente, una unidad ejecutora puede solicitar que se modifique el tipo de recurso que financia un determinado rubro de funcionamiento o proyecto de inversión asignado a la unidad. Cuando se solicita un cambio que modifica el monto total de algún nivel rentístico aprobado por el Congreso en la Ley Anual de PGN, se requiere aprobación por Ley. 3.4.2 Objetivo Facilitar la ejecución de un rubro presupuestal o un proyecto de inversión en eventualidades en las que cambian las proyecciones de ingreso o las situaciones de crédito. 3.4.3 Alcance Este procedimiento inicia con la solicitud de cambio de fuente por parte de las unidades ejecutoras del sector y finaliza con la notificación oficial que hace la DPP a las unidades ejecutoras sobre el resultado del trámite de las solicitudes ante el MHCP (o ante el Congreso). En este procedimiento, participan las oficinas de planeación (o las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras, la DPP, el DNP y el MHCP (y, como se mencionó ya, en algunos casos participa el Congreso). 3.4.4 Documentos asociados Decreto 111 de 1996, Estatuto Orgánico del Presupuesto. Decreto 568 de 1996, por el que se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 (Leyes Orgánicas del PGN). 3.4.5 Procedimiento La unidad ejecutora interesada en tramitar un cambio de fuente remite la solicitud de dicho trámite a la DPP. Tras analizar la solicitud y revisar que ésta cumpla con los requisitos del caso, la DPP emite un concepto técnico y presupuestal sobre la misma y envía la solicitud (junto con los soportes respectivos) al MHCP para que éste, posteriormente, expida la resolución correspondiente. Si la solicitud tiene que ver con recursos de inversión, entonces la DPP envía primero esta documentación al DNP (y surte los procedimientos respectivos en el SUIFP) para obtener su concepto de favorabilidad (tal concepto se adjunta a la información que se remite al MHCP). Finalmente, la DPP se encarga de notificar oficialmente a las unidades ejecutoras interesadas sobre el resultado de este trámite. Cabe resaltar que, si el cambio de fuente modifica el monto total de algún nivel rentístico aprobado por el Congreso, se requiere aprobación por ley. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 77 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 3.4.6 Requisitos Técnicos: - Especificar la razón que motiva el cambio y su impacto sobre los objetivos de la política sectorial. - Justificar la afectación de la fuente a modificar y la nueva fuente. - Plan Operativo Anual del crédito (recurso 13 a 14). - Sustento sobre la motivación del cambio de recurso (recurso 14 a 13). - Si el cambio se solicita por diferencial cambiario, sustentar los escenarios financieros que soportan la solicitud (recurso 14 a 13). - Sustento de gastos no elegibles dentro de la operación de crédito (recurso 14 a 13). - POA del siguiente año o la nueva proyección hacia adelante del crédito (recurso 14 a 13). - Contrato de crédito firmado (recurso 18 a 14). - Cuando se trate de recursos de crédito de las diferentes apropiaciones que se detallen en el anexo del decreto de liquidación, La Dirección General de Crédito público y Tesoro Nacional del MHCP conceptuará previamente sobre las solicitudes de modificación a fuentes de financiación, siempre y cuando no modifiquen los montos aprobados por el Congreso de la República en la ley anual. Presupuestales: - Especificar los rubros de funcionamiento o los proyectos de inversión afectados con el cambio de fuente. Para el caso de los proyectos de inversión, especificar los códigos y nombres completos del programa, subprograma, proyecto y código BPIN. - La solicitud debe darse en el mismo nivel rentístico, si no, debe decir por explícito que el trámite se encuentra compensado entre: Aportes nación, Recursos propios, Ingresos corrientes, recursos de capital, rentas parafiscales y Fondos especiales. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 78 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 3.4.7 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Oficinas de planeación (o dependencias que hagan sus veces) de unidades ejecutoras. Elaborar y enviar a la DPP la solicitud de trámite para autorización de cambio de fuente. N/A N/A 2 Dirección de Planeación y Presupuestación. Verificar el cumplimiento de los requisitos técnicos y presupuestales y elaborar los conceptos correspondientes. N/A 1 semana 3 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar la justificación del cambio de fuente al DNP si involucra presupuesto de inversión, previo trámite respectivo a través del SUIFP 30. En el caso del presupuesto de funcionamiento, avanzar al paso 5. N/A 1 día 4 Departamento Nacional de Planeación. Dar un concepto técnico favorable o desfavorable al cambio de fuente en presupuesto de inversión y enviarlo a la DPP. N/A 3 semanas 5 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar la solicitud de cambio de fuente al MHCP, adjuntando el concepto favorable del DNP si se trata de presupuesto de inversión. N/A 1 día 6 Ministerio de Hacienda y Crédito público. Verificar si la solicitud cumple los requisitos técnicos y presupuestales. N/A N/D 7 Ministerio de Hacienda y Crédito público. Expedir la resolución de cambio de fuente y remitirla a la DPP. N/A N/D 8 Dirección de Planeación y Presupuestación. Informar oficialmente el resultado de la solicitud a las unidades ejecutoras. N/A 1 día Para realizar una solicitud de cambio de fuente en inversión, se debe seguir el siguiente procedimiento: i) A través del SUIFP, módulo Ejecución, se solicita un turno de trámite de modificación presupuestal; ii) a través del SUIFP, módulo BPIN, se crea una solicitud de modificación de proyecto y se asocia al turno de trámite correspondiente; iii) se actualiza la información del proyecto y se envía para control de formulación; y iv) preparar y enviar al DNP el oficio de solicitud de trámite indicando el número del turno que se asoció a la actualización del proyecto. 30 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 79 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 3.4.8 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 3.5 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 80 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Adiciones presupuestales 3.5.1 Generalidades Es una modificación a través de la cual una unidad ejecutora incorpora recursos en el presupuesto, adicionales a lo inicialmente aprobado por la Ley, para financiar gastos de funcionamiento o inversión. Teniendo en cuenta que las adiciones modifican el monto global de recursos aprobados en la Ley de PGN, éstas deben someterse a aprobación del Congreso. 3.5.2 Objetivo Obtener el financiamiento de las necesidades que no fueron cubiertas con el presupuesto inicialmente asignado al sector. 3.5.3 Alcance Este procedimiento inicia con las solicitudes de adiciones presupuestales por parte de las unidades ejecutoras del sector a la DPP, y finaliza con la notificación oficial que hace la DPP a las unidades ejecutoras sobre el resultado del trámite de las solicitudes de adición ante el Congreso. En este procedimiento, participan las oficinas de planeación (o a las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras, la DPP, el DNP, el MHCP y el Congreso. 3.5.4 Documentos asociados Decreto 111 de 1996, Estatuto Orgánico del Presupuesto, Artículos 79, 80 y 81. 3.5.5 Procedimiento Las unidades ejecutoras remiten la solicitud de adición presupuestal a la DPP. Esta Dirección analiza las solicitudes, elabora los conceptos técnicos y presupuestales respectivos y envía al MHCP aquellas solicitudes que estén suficientemente justificadas, adjuntando los soportes correspondientes. Si alguna solicitud tiene que ver con recursos de inversión, entonces, antes del envío al MHCP, la DPP remite al DNP la solicitud en cuestión para obtener su concepto de favorabilidad (este concepto se incluye como parte de la información que se envía al MHCP). Una vez recibe la solicitud de adición presupuestal, el MHCP se encarga de analizarla y, en caso de considerarlo adecuado, la presenta ante el Congreso de la República para su estudio y aprobación. Finalmente, la DPP se encarga de notificar oficialmente a las unidades ejecutoras interesadas sobre el resultado de este trámite. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 81 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 3.5.6 Requisitos 3.5.6.1 En inversión (sólo requisitos técnicos) Justificar cada uno de los programas que se pretenden adicionar de acuerdo con los siguientes criterios: - Alineación con el Plan Nacional de Desarrollo vigente. - Concordancia con la política sectorial (Guía de Planeamiento Estratégico)31. - Identificación del impacto sobre el programa/capacidad. - Identificación de los costos unitarios relacionados. - Valor presente neto. - Concepto operacional. 3.5.6.2 En funcionamiento (sólo requisitos técnicos) - Justificación económica de la razón que motiva la solicitud de adición presupuestal. - Justificación del impacto sobre los objetivos de la política sectorial. La Guía de Planeamiento Estratégico desarrolla el marco estratégico del sector defensa y constituye a su vez el insumo para el diseño de los planes estratégicos y de acción del Ministerio de Defensa, de las FFMM, de la Policía Nacional y de las demás unidades ejecutoras del sector. 31 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 82 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 3.5.7 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Oficinas de planeación (o dependencias que hagan sus veces) de unidades ejecutoras. Preparar y enviar a la DPP la solicitud de trámite para autorización de adiciones presupuestales. N/A N/A 2 Dirección de Planeación y Presupuestación. Revisar la solicitud de trámite para autorización de adiciones presupuestales. N/A 2 semanas 3 Dirección de Planeación y Presupuestación. Consolidar y elaborar la propuesta de adición. 4 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar la justificación de adición al DNP en caso de que ésta afecte el presupuesto de inversión. Para el caso del presupuesto de funcionamiento se envía directamente a MHCP N/A 1 día 5 Departamento Nacional de Planeación. Emitir un concepto técnico y enviarlo a la DPP. N/A 3 semanas 6 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar la solicitud de adición al MHCP. En caso de que involucre presupuesto de inversión, adjuntar el concepto del DNP. N/A 1 día 7 Ministerio de Hacienda y Crédito público. Verificar si el trámite cumple con los requisitos técnicos y presupuestales. N/A N/A 8 Ministerio de Hacienda y Crédito público. Presentar al Congreso la solicitud formal de adición presupuestal para aprobación. N/A N/A 9 Congreso de la República. Discutir y aprobar las adiciones presupuestales mediante Ley. N/A N/A 10 Dirección de Planeación y Presupuestación. Informar oficialmente a las unidades ejecutoras el resultado de las solicitudes. N/A N/A Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 83 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 3.5.8 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 3.6 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 84 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Vigencias expiradas 3.6.1 Generalidades Trámite mediante el cual se autoriza a una unidad ejecutora para dar cumplimiento a compromisos legalmente adquiridos y no pagados en una vigencia fiscal anterior a la que se está ejecutando. 3.6.2 Objetivo Dar cumplimiento a los compromisos adquiridos y legalizados por cada una de las unidades ejecutoras en una vigencia fiscal anterior a la que se encuentre en ejecución. 3.6.3 Alcance El procedimiento inicia con la solicitud enviada por cada una de las unidades ejecutoras a la DPP y termina con la autorización de la resolución por parte del MHCP. Este proceso involucra a las oficinas de planeación (o a las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras, a la DAL, a la DPP, y al MHCP. 3.6.4 Documentos asociados Decreto 111 de 1996, Estatuto Orgánico del Presupuesto, Artículo 71. Decreto 4803 del 29 de diciembre de 2010, artículo 78 3.6.5 Procedimiento La unidad ejecutora remite la solicitud de vigencias expiradas a la DPP para que ésta revise la solicitud y elabore los conceptos correspondientes. Luego, con base en esta información, la DPP prepara el proyecto de resolución de vigencias expiradas para concepto jurídico de la DAL y firma del Ministro de Defensa (si la solicitud está relacionada con el presupuesto de inversión, antes de la preparación del proyecto de resolución, la DPP envía la solicitud al DNP para obtener su concepto de favorabilidad, surtiendo los procedimientos respectivos a través del SUIFP). Una vez obtenida la firma del Ministro, la DPP envía la resolución al MHCP para su refrendación. 3.6.6 Requisitos Técnicos: - Especificar los motivos por los cuales se generó la vigencia expirada. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 85 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 - Formulación de un nuevo proyecto con el nombre del mismo que generó la vigencia expirada seguido de la leyenda “pago pasivos exigibles vigencias expiradas” con control posterior favorable. - Para realizar una solicitud de traslado de vigencias expiradas en inversión, se debe seguir el siguiente procedimiento: i) A través del SUIFP, módulo Ejecución, se solicita un turno de trámite de modificación presupuestal; ii) a través del SUIFP, módulo BPIN, se crea una solicitud de pago pasivos vigencias expiradas y se asocia al turno de trámite correspondiente; iii) se actualiza la información del proyecto y se envía para control de formulación a su vez se emite el concepto de viabilidad y control posterior por parte del DNP. Presupuestales: - Exposición de motivos detallada que soporte la necesidad de realizar el trámite, justificando las razones que generaron la creación de las vigencias expiradas. - CDP de Modificación de la cuenta o del proyecto contracreditado. - Demostración de la legalidad del compromiso mediante certificado del jefe de presupuesto e información adicional que se considere pertinente. - Acta de liquidación del contrato o informe del interventor del contrato donde especifica el recibo a satisfacción (en caso de trámites en contratación). - Certificación de Marco de Gasto de Mediano Plazo (MGMP), en la cual se especifique que el traslado propuesto se encuentra programado dentro de la normatividad de la Ley 819 de 2003 (Ley de Responsabilidad Fiscal) y en el Decreto Reglamentario 4730 de 2005. - Certificación en la que se especifique que el traslado propuesto es viable, sin que los movimientos afecten las políticas y actos institucionales fijados por el Ministerio de Defensa Nacional para la vigencia correspondiente. - Certificación y justificación de la extrema urgencia de la solicitud del traslado de acuerdo con la Circular No 34 del 27 de octubre de 2008 emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. - Certificación y justificación de las necesidades sobrevinientes e imprevistos manifestados en la solicitud, de acuerdo con la circular No 37 de 2008, sobre las normas que rigen los trámites presupuestales. - Certificado de disponibilidad presupuestal de modificación a nivel Decreto de Liquidación para el caso de funcionamiento y por proyecto, para el caso de inversión, no mayor a tres días de expedición. - Certificación donde se especifique que la solicitud cumple con lo establecido en el artículo 78 del Decreto 4803 del 29 de diciembre de 2010. - Para el caso de Gastos de Personal y Transferencias, se debe anexar el listado del personal relacionando el valor correspondiente que se le adeuda. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 86 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 3.6.7 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Oficinas de planeación (o dependencias que hagan sus veces) de unidades ejecutoras. Enviar la solicitud de vigencias expiradas a la DPP. N/A N/A 2 Dirección de Planeación y Presupuestación. Revisar el cumplimiento de los requisitos técnicos y presupuestales y elaborar los conceptos correspondientes. N/A 2 semanas 3 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar la solicitud al DNP junto con los soportes correspondientes, previo trámite respectivo a través del SUIFP 32. Sólo aplica para recursos de inversión. N/A 1 día 4 Departamento Nacional de Planeación. Emitir un concepto técnico sobre la solicitud y enviarlo a la DPP. N/A 3 semanas 5 Dirección de Planeación y Presupuestación. Elaborar y enviar a la DAL el proyecto de resolución sobre vigencias expiradas, teniendo en cuenta las solicitudes presentadas por las unidades ejecutoras y el concepto favorable del DNP (esto último, si se trata de una solicitud relacionada con presupuesto de inversión). N/A 2 días 6 Dirección de Asuntos Legales. Emitir un concepto jurídico sobre el proyecto de resolución de vigencias expiradas y enviar el proyecto al despacho del Ministro de Defensa. N/A 2 días 7 Despacho del Ministro de Defensa. Firmar el proyecto de resolución de vigencias expiradas y la envía a la DPP. N/A 2 días 8 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar la resolución al MHCP para refrendación. N/A 1 día 9 Ministerio de Hacienda y Crédito Público Refrendar la resolución de vigencias expiradas y la envía a la DPP (comunica a las unidades ejecutoras. N/A N/D 10 Dirección de Planeación y Presupuestación Recibir, verificar y comunicar a las unidades ejecutoras comprometidas. N/A N/D Para realizar una solicitud de vigencia expirada en inversión, se debe seguir el siguiente procedimiento: i) A través del SUIFP, módulo Ejecución, se solicita un turno de trámite de modificación presupuestal; ii) a través del SUIFP, módulo BPIN, se crea una solicitud de modificación de proyecto y se asocia al turno de trámite correspondiente; iii) se actualiza la información del proyecto y se envía para control de formulación; y iv) preparar y enviar al DNP el oficio de solicitud de trámite indicando el número del turno que se asoció a la actualización del proyecto. 32 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 87 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 3.6.8 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 3.7 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 88 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Vigencias futuras 3.7.1 Generalidades Una vigencia futura es una autorización para la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias posteriores. Existen dos tipos de vigencias futuras: ordinarias y excepcionales. Las ordinarias se presentan cuando su ejecución se inicia con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleva a cabo en una o varias vigencias posteriores. Una vigencia futura excepcional es una autorización para la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias posteriores sin apropiación en el presupuesto del año en que se concede la autorización. En ambos casos, se debe tener en cuenta que no se conceden autorizaciones para iniciativas que excedan el período de gobierno en curso, a menos que el CONPES las haya declarado como estratégicas. 3.7.2 Objetivo Permitir la continuidad de proyectos y actividades propias del sector que demanden más de una vigencia, con el propósito de garantizar el funcionamiento y el cumplimiento de la misión del MDN y por consiguiente de la Fuerza Pública. 3.7.3 Alcance El procedimiento inicia con la emisión de los lineamientos para la solicitud de vigencias futuras por parte de la DPP, y finaliza con la autorización del cupo de vigencias futuras por parte del MHCP (para el caso de las vigencias futuras ordinarias) o del CONFIS (para el caso de las excepcionales). En este procedimiento, participan las oficinas de planeación (o las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras, la DPP, el DNP, el MHCP y el CONFIS. 3.7.4 Documentos asociados Decreto 111 de 1996, Estatuto Orgánico de Presupuesto. Artículos 23, 24 y 71. Decreto 568 de 1996, por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 (Leyes Orgánicas del PGN). Capítulo III. Resolución 11 de 1997 del CONFIS, por medio de la cual se delega a la DGPPN la autorización de Asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras. Ley 819 de 2003, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones. Artículos 10 y 11. Decreto 4730 de 2005, por el cual se reglamentan normas orgánicas de presupuesto. Artículos 21, 22 y 23. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 89 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Ley de PGN para cada vigencia fiscal. Disposiciones Generales. 3.7.5 Procedimiento El procedimiento inicia con el envío de los lineamientos para la solicitud de vigencias futuras que hace la DPP a las oficinas de planeación (o a las dependencias que hagan sus veces) de las unidades ejecutoras. Con base en estos lineamientos, la unidad ejecutora interesada remite la solicitud correspondiente a la DPP para que ésta la revise y elabore los conceptos respectivos. Si la solicitud se ajusta a los parámetros establecidos, la DPP la envía al MHCP junto con los soportes requeridos para que éste la apruebe y, así, autorice el cupo para la vigencia futura. No obstante, si la solicitud corresponde a recursos de inversión, antes del envío de la misma al MHCP, la DPP se encarga de enviar toda esta documentación al DNP (surtiendo, antes, los procedimientos respectivos a través del SUIFP) para obtener su concepto de favorabilidad (tal concepto se adjunta a la información que, finalmente, es remitida al MHCP). Por último, la DPP comunica oficialmente a la unidad ejecutora interesada sobre el resultado del trámite. 3.7.6 Requisitos 3.7.6.1 En inversión Técnicos - Solicitud del turno para el trámite en el modulo de Ejecución del SUIFP, adicionalmente en el modulo BPIN actualizar el proyecto en todos sus componentes y asociarlo al turno establecido anteriormente. - Si la solicitud hace referencia a actividades sobre las cuales anteriormente se emitió un concepto favorable de vigencia futura por parte del DNP, se debe aclarar bajo este marco el alcance de la nueva solicitud. - Supuestos utilizados para el cálculo y costeo de las actividades sujetas de solicitud de vigencias futuras. - Definir el impacto y los beneficios de utilizar el mecanismo de vigencia futura para asumir compromisos y obligaciones que afecten el proyecto durante más de una vigencia en: o Objetivo y fines del proyecto. o Impacto sobre los objetivos de la política sectorial. o Mejoras en la gestión y en los procesos de ejecución. o Ahorros en procesos de contratación. o Cumplimiento de mandatos legales para los casos en que apliquen. - Seguimiento Proyectos de Inversión (SPI) actualizado en el último corte (sólo para vigencias futuras ordinarias). - Información en formulario COINFO cuando aplique. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 90 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Presupuestales - Certificado de existencia de apropiación en la vigencia en que se hace la solicitud, expedido por el financiero de la unidad. La certificación deberá garantizar que el proyecto tienen asignado, como mínimo, un 15% del valor de la solicitud de la vigencia futura (sólo para vigencias futuras ordinarias). - CDP que respalde la solicitud por lo menos con el 15% del valor del valor de vigencia futura solicitada. Dicho certificado deberá expedirse específicamente para la solicitud de la vigencia futura y no podrá ser utilizado para solicitudes posteriores (sólo para vigencias futuras ordinarias). - Si la solicitud excede el periodo de gobierno, se requiere un CONPES declarando el proyecto de importancia estratégica, previo aval del CONFIS. - El oficio remisorio al DNP debe mencionar explícitamente que se conceptúa favorablemente sobre la vigencia futura, especificando el proyecto afectado y los años solicitados. Este concepto debe coincidir totalmente con la solicitud original de la entidad. - Especificar la operación de MGMP disminuyendo y aumentando los montos afectados para los casos en que la solicitud modifique las asignaciones de los subprogramas de MGMP aprobados. - Especificar los nombres completos del programa, subprograma, proyecto y código BPIN según corresponda en el Anexo del Decreto de Liquidación vigente. - Especificar la fecha máxima de ejecución de los recursos (día, mes, año), en particular cuando requiere recursos del último año de gobierno y no cuenta con documento CONPES declarando el proyecto como estratégico. - Sustentar el cumplimento del Artículo 1 del Decreto 1957 que dice: "los compromisos presupuestales legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios, y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago". - Cuadro control de contratación: Este debe contener contratos suscritos con fechas de inicio y termino, valor y promedio simple mensual; así mismo, la relación de los nuevos contratos a financiar con la vigencias futura solicitada, especificando fechas de inicio y termino, valor y promedio simple mensual. Adicionalmente, el comparativo absoluto y porcentual entre los contratos. 3.7.6.2 En gastos de funcionamiento Técnicos - Definir el impacto y los beneficios de utilizar el mecanismo de vigencia futura para asumir compromisos y obligaciones que afecten el rubro presupuestal durante más de una vigencia en: o Cantidad de bienes o servicios que se recibirán. o Mejoras en la gestión y en los procesos de ejecución: mejoras en la recepción de bienes y servicios y ahorros en procesos de contratación. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 91 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Presupuestales - Certificado de existencia de apropiación en la vigencia en que se hace la solicitud, expedido por el financiero de la unidad. La certificación deberá garantizar que el rubro presupuestal tienen asignado, como mínimo, un 15% del valor de la solicitud de la vigencia futura. - CDP que respalde la solicitud por lo menos con el 15% del valor del valor de vigencia futura solicitada. Dicho certificado deberá expedirse específicamente para la solicitud de la vigencia futura y no podrá ser utilizado para solicitudes posteriores (sólo para vigencias futuras ordinarias). - Certificación expedida por el jefe de planeación o su homologo en cada unidad ejecutora, la cual garantice que la solicitud está incluida dentro del MGMP y que la recepción de bienes y servicios y sus pagos no superan el periodo de gobierno. - Si la solicitud obedece a una reprogramación de una vigencia futura ya aprobada, deberán incluirse los datos iniciales y los datos ajustados, así como la justificación de los montos liberados o los utilizados de otros rubros presupuestales. - Certificación de Marco de Gasto de Mediano Plazo (MGMP), en la cual se especifique que el traslado propuesto se encuentra programado dentro de la normatividad de la Ley 819 de 2003 (Ley de Responsabilidad Fiscal) y en el Decreto Reglamentario 4730 de 2005. - Certificación en la que se especifique que el traslado propuesto es viable, sin que los movimientos afecten las políticas y actos institucionales fijados por el Ministerio de Defensa Nacional para la vigencia correspondiente. - Certificación y justificación de la extrema urgencia de la solicitud del traslado de acuerdo con la Circular No 34 del 27 de octubre de 2008 emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. - Certificación y justificación de las necesidades sobrevinientes e imprevistos manifestados en la solicitud, de acuerdo con la circular No 37 de 2008, sobre las normas que rigen los trámites presupuestales. - Certificado de disponibilidad presupuestal de modificación a nivel Decreto de Liquidación para el caso de funcionamiento y por proyecto, para el caso de inversión, no mayor a tres días de expedición. - Los cupos anuales autorizados para asumir compromisos de vigencias futuras no utilizados a 31 de diciembre del año en que se concede la autorización caducan, salvo en los casos previstos en el inciso 2º del artículo 8º de la ley 819 de 2003. Cuando no fuere posible adelantar en la vigencia fiscal correspondiente los ajustes presupuestales, a que se refiere el inciso 2º del artículo 8º de la ley 819 de 2003, se hará necesaria la reprogramación de los cupos anuales autorizados por parte de la autoridad que expidió la autorización inicial, con el fin de dar continuidad al proceso de selección del contratista. - Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 92 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 3.7.7 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar los lineamientos para la solicitud de vigencias futuras a las unidades ejecutoras del sector. Segunda semana de diciembre del año anterior 2 días 2 Oficinas de planeación unidades ejecutoras. Enviar la solicitud de trámite para autorización de vigencias futuras (funcionamiento y/o inversión) a la DPP. Segunda semana de enero N/A 3 Dirección de Planeación y Presupuestación. Revisar el cumplimiento de los requisitos técnicos y presupuestales y elaborar los conceptos correspondientes. Primera semana de febrero 3 semanas 4 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar las solicitudes con los soportes correspondientes al DNP, previo trámite respectivo a través del SUIFP33 (si se trata de solicitudes en inversión). Tercera semana de febrero 2 días 5 Departamento Nacional de Planeación. Emitir un concepto técnico sobre las solicitudes de inversión y enviarlo a la DPP34. N/A N/A 6 Dirección de Planeación y Presupuestación. Enviar las solicitudes con los soportes correspondientes al MHCP. En el caso de inversión, adjuntar el concepto del DNP. Primera semana de marzo 1 día 7 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Revisar las solicitudes con los soportes correspondientes. Segunda semana de marzo (inversión) 8 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Enviar a la DPP35, en caso de aprobar las solicitudes, la autorización de los cupos de vigencias futuras (funcionamiento y/o inversión). N/A 9 Dirección de Planeación y Presupuestación. Comunicar la aprobación del cupo a las unidades ejecutoras36. 3 semanas 1 día Para realizar una solicitud de traslado presupuestal en inversión, se debe seguir el siguiente procedimiento: i) A través del SUIFP, módulo Ejecución, se solicita un turno de trámite de modificación presupuestal; ii) a través del SUIFP, módulo BPIN, se crea una solicitud de modificación de proyecto y se asocia al turno de trámite correspondiente; iii) se actualiza la información del proyecto y se envía para control de formulación; y iv) preparar y enviar al DNP el oficio de solicitud de trámite indicando el número del turno que se asoció a la actualización del proyecto. 34 Sólo aplica para recursos de inversión. Los proyectos con componentes tecnológicos deberán surtir el trámite a través de la Comisión Intersectorial de Políticas y Gestión de Información para la Administración Pública (COINFO). 35 El MHCP envía la solicitud al CONFIS para viabilidad fiscal de la aprobación de vigencias futuras excepcionales (inversión y/o funcionamiento). 36 Una vez comunicada la aprobación de las vigencias futuras, las unidades ejecutoras deben registrar la solicitud en el SIIF. 33 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 93 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 3.7.8 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 4 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 94 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON SEGUIMIENTO En el sector Seguridad y Defensa, existen cuatro esquemas de seguimiento diferenciados por tipo de recursos: un esquema para recursos ordinarios, otro para recursos extraordinarios, uno más para recursos de convenios con el sector minero energético y un último para recursos del FDN. A continuación se presenta de manera detallada el procedimiento a seguir para la aplicación de cada uno de ellos. 4.1 Seguimiento a recursos ordinarios 4.1.1 Generalidades El seguimiento a los recursos ordinarios permite monitorear el avance mensual de las unidades ejecutoras del sector central37 en la ejecución de este tipo de recursos. El punto de referencia para efectuar este seguimiento es la programación dispuesta en la Ley Anual de PGN38. 4.1.2 Objetivo Incentivar la eficacia, eficiencia y efectividad en la gestión de los recursos ordinarios asignados al sector, generando transparencia, promoviendo una ejecución responsable de tales recursos y facilitando la identificación de posibles fallas para su oportuna corrección (o la de aciertos para su pronta réplica). 4.1.3 Alcance Este procedimiento inicia con la solicitud de información que hace la DPP a la DF del MDN en lo relativo a la ejecución mensual de recursos ordinarios, y culmina cuando la DPP difunde el informe mensual sobre esta materia debidamente aprobado por el Viceministro para la Estrategia y la Planeación (la difusión se hace dentro del sector Seguridad y Defensa). Este esquema de seguimiento involucra a la DPP, a la DF y al despacho del Viceministro para la Estrategia y la Planeación del MDN. 4.1.4 Documentos asociados CONPES 3460 del 26 de febrero de 2007, por el cual se establece el fortalecimiento de las capacidades del Sector Defensa y Seguridad dentro de la Política de Consolidación de la Seguridad Democrática. Las unidades ejecutoras del sector central son: Gestión General, Comando General, Ejército Nacional, Armada Nacional, Fuerza Aérea Colombiana, Salud FFMM, Fondelibertad, Dirección Marítima y Portuaria, Policía Nacional y Salud PONAL. El seguimiento a los establecimientos públicos adscritos se realizará una vez entre en funcionamiento la segunda fase del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF2. 38 Los recursos ordinarios hacen referencia a aquellos que hacen parte del presupuesto recurrente anual del sector, sin incluir los recursos extraordinarios provenientes del recaudo del impuesto al patrimonio. 37 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 95 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Guía de Planeamiento Estratégico 2007 -2010 MDN. Directiva 05 de abril 27 de 2007, “Lineamientos para la ejecución de los recursos 2007-2010”. Decreto 3286 de octubre 8 de 2004, por el cual se crea el Sistema de Información de Seguimiento a los Proyectos de Inversión Pública. 4.1.5 Procedimiento La DPP solicita a la DF del MDN la información relativa a la ejecución mensual de los recursos ordinarios. Luego, con base en un análisis sobre esta información, y teniendo en cuenta los datos registrados en el SPI39 y la información de seguimiento a contratos suministrada trimestralmente por la Dirección de Contratación Estatal (DCE) del MDN, la DPP elabora el informe mensual de seguimiento a los recursos ordinarios y lo presenta para revisión y aprobación del Viceministro para la Estrategia y la Planeación. Una vez es aprobado, el informe es difundido dentro del sector Seguridad y Defensa por la DPP. Cuando lo considera necesario, el Viceministro convoca a una reunión sobre seguimiento en la que participan las oficinas de planeación de las unidades ejecutoras del sector central. El propósito de estas reuniones es el de conocer los avances o inconvenientes que se hayan tenido en la ejecución de los recursos. Para mayor información sobre la actualización de la información del SPI, remitirse al Anexo: Seguimiento a proyectos de inversión a través del SPI. 39 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 96 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 4.1.6 Instrucciones específicas Tiempo para su ejecución Paso No. Responsable Descripción Fecha límite 1 Dirección de Planeación y Presupuestación. Solicitar la información de ejecución mensual de los recursos ordinarios a la DF*. Primera semana de cada mes. 1día 2 Dirección de Planeación y Presupuestación. Consultar el SPI y la información de seguimiento a contratos40. Primera semana de cada mes. 1 semana 3 Dirección de Finanzas. Suministrar a la DPP la información solicitada de acuerdo con los lineamientos establecidos por dicha dirección. Primera semana de cada mes. 1 semana 4 Dirección de Planeación y Presupuestación. Analizar la información y elaborar el informe mensual de seguimiento a la ejecución de los recursos ordinarios. Segunda semana de cada mes. 1 semana 5 Despacho del Viceministro para la Estrategia y la Planeación. Revisar y aprobar el informe. Tercera semana de cada mes. 1 semana 6 Dirección de Planeación y Presupuestación. Difundir el informe dentro del sector Seguridad y Defensa. Tercera semana de cada mes. 1 semana 7 Despacho del Viceministro para la Estrategia y la Planeación. Citar a reuniones con las unidades ejecutoras en caso de ser necesario. Tercera semana de cada mes. 1 día * Ejecución del mes anterior al mes en el que se solicita la información. 40 Información suministrada trimestralmente por la DCE del MDN. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 97 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 4.1.6 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 4.2 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 98 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Seguimiento a recursos extraordinarios 4.2.1 Generalidades El seguimiento a recursos extraordinarios permite monitorear el avance bimestral de las unidades ejecutoras del sector central41 en la ejecución de los recursos asignados al sector Seguridad y Defensa para la vigencia 2007-2011 de acuerdo con el CONPES 3460 de 2007. 4.2.2 Objetivo Incentivar la eficacia, eficiencia y efectividad en la gestión de los recursos extraordinarios asignados al sector Seguridad y Defensa, generando transparencia, promoviendo una ejecución responsable de tales recursos y facilitando la identificación de posibles fallas para su oportuna corrección (o la de aciertos para su pronta réplica). 4.2.3 Alcance Este procedimiento inicia con la solicitud de información que hace la DPP a la DCE y a cada una de las unidades ejecutoras del sector central en lo relacionado con la ejecución bimestral de los proyectos de inversión financiados con recursos extraordinarios, y termina con la aprobación y difusión (difusión interna y externa) del informe bimestral sobre esta materia por parte del Viceministro para la Estrategia y la Planeación. En este procedimiento, participan la Jefatura Administrativa del Comando General, la Jefatura Logística del Ejército, el Plan Orión de la Armada, la Oficina de Planeación de la Fuerza Aérea, la Oficina de Planeación de la PONAL, la oficina de Planeación de Sanidad Militar, la DCE, la DPP y el despacho del Viceministro para la Estrategia y la Planeación. 4.2.4 Documentos asociados CONPES 3460 de 26 de febrero de 2007, por el cual se establece el fortalecimiento de las capacidades del Sector Defensa y Seguridad dentro de la Política de Consolidación de la Seguridad Democrática. Guía de Planeamiento Estratégico 2007 -2010 MDN. Directiva 05 de Abril 27 de 2007, “Lineamientos para la ejecución de los recursos 2007-2010”. 4.2.5 Procedimiento La DPP solicita a la DCE y a cada una de las unidades ejecutoras del sector central información sobre la ejecución de los proyectos de inversión financiados con recursos extraordinarios (a la DCE, se solicita información sobre la ejecución bimestral; a las unidades ejecutoras, sobre la ejecución mensual). Luego, con base en esta información, y teniendo en cuenta los datos registrados en el SPI y en el SIIF, la DPP alimenta una matriz de seguimiento y elabora Las unidades ejecutoras del sector central son: Gestión General, Comando General, Ejército Nacional, Armada Nacional, Fuerza Aérea Colombiana, Salud FFMM, Fondelibertad, Dirección Marítima y Portuaria, Policía Nacional y Salud PONAL. 41 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 99 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 el informe bimestral de seguimiento a los recursos extraordinarios para revisión, aprobación y difusión del Viceministro para la Estrategia y la Planeación (difusión interna y externa) 4.2.6 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Dirección de Planeación y Presupuestación. Solicitar a la DCE la información sobre la ejecución bimestral de los recursos extraordinarios*. Primera semana de cada bimestre. 1 día 2 Dirección de Planeación y Presupuestación. Solicitar a cada una de las unidades ejecutoras del sector central la información de avance físico y financiero de los proyectos de inversión financiados con recursos extraordinarios**. Primera semana de cada mes. 1 día 3 Unidades ejecutoras del sector central Suministrar a la DPP la información solicitada de acuerdo con los lineamientos establecidos por dicha dirección. Segunda semana de cada mes. 1 semana 4 Dirección de Contratación Estatal. Informar a la DPP sobre los proyectos de inversión financiados con recursos extraordinarios que se desarrollarán de manera centralizada. Segunda semana de cada bimestre. 1 semana 5 Dirección de Planeación y Presupuestación. Alimentar la matriz de seguimiento de acuerdo con la información recibida y aquella extraída del SIIF y del SPI. Tercera semana de cada mes. 1 semana 6 Dirección de Planeación y Presupuestación. Analizar la información contenida en la matriz de seguimiento y elaborar el informe bimestral de seguimiento a la ejecución de los recursos extraordinarios. Cuarta semana de cada bimestre. 2 semanas 7 Despacho del Viceministro para la Estrategia y la Planeación Revisar, aprobar y difundir el informe (difusión interna y externa). Cuarta semana de cada bimestre. 1 día * Ejecución del bimestre anterior al bimestre en el que se solicita la información. ** Ejecución del mes anterior al mes en el que se solicita la información. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 100 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 4.2.7 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 4.3 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 101 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Seguimiento a la ejecución de convenios con el sector minero energético 4.3.1 Generalidades Este procedimiento permite monitorear el avance semestral en la ejecución de los apoyos en dinero o en especie recibidos de las empresas del sector minero energético a través de convenios y/o acuerdos de colaboración interinstitucional. 4.3.2 Objetivo Incentivar la eficacia, eficiencia y efectividad en la gestión de los recursos recibidos por el sector a través de convenios o acuerdos con el sector minero energético, generando transparencia, promoviendo una ejecución responsable de tales recursos y facilitando la identificación de posibles fallas para su oportuna corrección (o la de aciertos para su pronta réplica). 4.3.3 Alcance Este procedimiento inicia cuando la DPP recibe de parte del Comando General el informe trimestral de ejecución de los convenios con el sector minero energético, y culmina con la aprobación y difusión (difusión interna y externa) del informe semestral sobre tal materia por parte del Viceministro para la Estrategia y la Planeación. Este esquema de seguimiento involucra a las FFMM, a la DPP y al despacho del Viceministro para la Estrategia y la Planeación. 4.3.4 Documentos asociados Directiva 001 de 2005, “Planeamiento, programación, presupuestación y manejo de los recursos provenientes de la cooperación de entidades del orden nacional”. Literales A y B. 4.3.5 Procedimiento Con base en los informes trimestrales que prepara el Comando General sobre la ejecución de los convenios con el sector minero energético, la DPP analiza, verifica y valida la información de los convenios suscritos y, posteriormente, elabora el informe semestral sobre esta materia para revisión, aprobación y difusión (difusión interna y externa) por parte del Viceministro para la Estrategia y la Planeación. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 102 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 4.3.6 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Dirección de Planeación y Presupuestación. Recibir la información sobre la ejecución trimestral de los convenios con el sector minero energético suministrada por el Comando General*. Segunda semana de cada trimestre. N/A 2 Dirección de Planeación y Presupuestación. Analizar, verificar y validar la información de los convenios suscritos. Quinta semana de cada semestre. 3 semanas 3 Dirección de Planeación y Presupuestación. Elaborar el informe semestral de seguimiento a la ejecución de los convenios con el sector minero energético**. Sexta semana de cada semestre. 1 semana 4 Despacho del Viceministro para la Estrategia y la Planeación. Revisar, aprobar y difundir el informe (difusión interna y externa). Séptima semana de cada semestre. 1 semana * Ejecución del trimestre anterior al trimestre en el que se recibe la información. ** Ejecución del semestre anterior al semestre en el que se prepara el informe.. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 103 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 4.3.7 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 4.4 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 104 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Seguimiento a recursos del Fondo de Defensa Nacional 4.4.1 Generalidades Es una actividad que permite monitorear el avance semestral del recaudo y la ejecución de los recursos del FDN en cada vigencia. 4.4.2 Objetivo Incentivar la eficacia, eficiencia y efectividad en la gestión de los recursos del FDN, generando transparencia, promoviendo una ejecución responsable de tales recursos y facilitando la identificación de posibles fallas para su oportuna corrección (o la de aciertos para su pronta réplica). 4.4.3 Alcance Este procedimiento inicia con la solicitud de información que hace la DPP a la DF en lo relativo al recaudo y ejecución semestral de los recursos del FDN, y culmina con la aprobación y difusión (difusión interna y externa) del informe semestral sobre esta materia por parte del Viceministro para la Estrategia y la Planeación. Este esquema de seguimiento involucra a la DPP, a la DF y al despacho del Viceministro para la Estrategia y la Planeación. 4.4.4 Documentos asociados Ley 48 de 1993, por la cual se reglamenta el servicio de Reclutamiento y Movilización. Artículo 22. Cuota de compensación militar. Ley 633 de 2000, por la cual se expiden normas en materia tributaria. Artículo 120. Ley 1184 de 2008, por la cual se regula la cuota de compensación militar y se dictan otras disposiciones. Artículo 1. Cuota de compensación militar. 4.4.5 Procedimiento La DPP solicita a la DF la información sobre el recaudo y la ejecución semestral de los recursos del FDN de acuerdo con lo registrado en el SIIF. Luego, con base en un análisis sobre esta información, y teniendo en cuenta las resoluciones de traslado de los recursos del FDN y los informes mensuales de ejecución de los recursos asociados al rubro “Gastos reservados servicios”, la DPP elabora el informe semestral de seguimiento al recaudo y ejecución de los recursos del FDN para posterior revisión, aprobación y difusión por parte del Viceministro para la Estrategia y la Planeación (difusión interna y externa). Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 105 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 4.4.6 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Dirección de Planeación y Presupuestación. Solicitar la información del recaudo y ejecución semestral de los recursos del FDN a la DF*. Segunda semana de cada semestre. 1 semana 2 Dirección de Finanzas. Suministrar a la DPP la información solicitada de acuerdo con los lineamientos establecidos por dicha Dirección. Tercera semana de cada semestre. 1 semana Quinta semana de cada semestre. 2 semanas Sexta semana de cada semestre. 1 semana 3 Dirección de Planeación y Presupuestación. Analizar la información recibida, al igual que las resoluciones de traslado de los recursos del FDN y los informes mensuales de ejecución de recursos asociados al rubro “Gastos reservados servicios”. Con base en este análisis previo, elaborar el informe semestral de seguimiento a la ejecución de los recursos del FDN. 4 Despacho del Viceministro para la Estrategia y Planeación. Revisar, aprobar y difundir el informe (difusión interna y externa). * Recaudo y ejecución del semestre anterior al semestre en el que se solicita la información. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 106 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 4.4.7 Flujograma Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 5 5.1 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 107 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 ANEXOS Anexo 1: Seguimiento a proyectos de inversión a través del Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI) 5.1.1 Objetivo El Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión –SPI- es una herramienta diseñada por el Departamento Nacional de Planeación para realizar el seguimiento físico y financiero a los proyectos de inversión. Esto lo realiza a partir de la ejecución registrada en el SIIF, y las actividades e indicadores de producto y gestión definidos para el proyecto desde su formulación en el Banco de Proyectos de Inversión Nacional –BPIN-. 5.1.2 Generalidades El SPI realiza el seguimiento a todos los proyectos de inversión del sector registrados en el BPIN y que ejecutan recursos de inversión del Presupuesto General de la Nación –PGN-. El proceso de actualización de avances se realiza mensualmente y constituye un requisito para adelantar trámites presupuestales ante el DNP. Cada proyecto tiene asignado un responsable, el cual debe acceder periódicamente al sistema para actualizar la información de avances. Asimismo, dentro de cada entidad existe un administrador encargado de velar por el registro de información por parte de cada responsable de proyecto. 5.1.3 Documentos asociados Decreto 3286 de 2004. 5.1.4 Procedimiento El ingreso al SPI se realiza a través de la página web (www.dnp.gov.co). El responsable de cada proyecto debe acceder mensualmente al sistema y actualizar la información de avances. Esto lo realiza a partir de tres módulos de registro: i) información básica, ii) actividades e iii) indicadores. En el momento de realizar el ingreso al sistema cada responsable tiene un cuadro resumen denominado Reporte de Control, en el que aparecen los proyectos a su cargo identificados con código y clasificados por sector y entidad, así como el estado en el que se encuentra el registro (Abierto / Cerrado). Adicionalmente, para cada módulo de registro de información aparece el estado en el que se encuentra (Completo / Incompleto). De esta manera es posible llevar un control detallado en torno a la captura de información a través del sistema (ver Figura 1). Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 108 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Figura 1: Reportes de control Fuente: Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión 5.1.4.1 Módulo información básica El módulo de información básica está compuesto por tres formularios, los cuales se describen a continuación (ver Figura 2). 5.1.4.1.1 Datos Básicos del Proyecto En este formulario aparece el programa y subprograma en el cual se clasifica el proyecto, así como información relacionada con el objetivo y la descripción del proyecto. Adicionalmente, ofrece la opción de realizar el cargue de una imagen asociada al proyecto y un resumen ejecutivo42. 5.1.4.1.2 Información de Avance del Proyecto En este formulario se incluyen aspectos como el número de vigencias en ejecución del proyecto y las que están por ejecutar, así como el total de recursos solicitados y asignados, y los porcentajes de avance físico y financieros acumulados. De igual forma, en este formulario se solicita una ponderación de los indicadores de producto y gestión del proyecto con el fin de realizar el cálculo de los avances totales del proyecto. Para tal efecto, el responsable debe definirlos teniendo en cuenta la etapa en la cual se encuentra el proyecto durante la vigencia. Por ejemplo, un La Dirección de Inversión y Finanzas Públicas del Departamento Nacional de Planeación elaboró una guía para la elaboración de resúmenes ejecutivos la cual puede ser descargada en la siguiente dirección: http://www.dnp.gov.co/PortalWeb/Portals/0/archivos/documentos/DIFP/DIFP_Seguimiento_Proyectos_Inv/guía%20resumen%20ejecutivo.pdf 42 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 109 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 proyecto en etapa de pre inversión tendrá un mayor peso asociado a los indicadores de gestión mientras que si se encuentra en inversión u operación se esperaría que los indicadores de producto tuvieran una mayor ponderación. 5.1.4.1.3 Información de Ejecución Presupuestal En el formulario de ejecución financiera del proyecto se incluye información a nivel de apropiación inicial, vigente, compromisos, obligaciones y pagos. Lo anterior tanto para recursos de la vigencia como del rezago presupuestal. De igual forma se relacionan los recursos de fuentes diferentes al PGN que han financiado el proyecto, tales como donaciones, recursos privados o del nivel territorial. 5.1.4.1.4 Calidad de la Información durante el Ciclo de los Proyectos de Inversión Pública La información concerniente a los proyectos de inversión que se incluya en el SUIFP por parte de las entidades debe cumplir los siguientes principios: a) Autoevaluación: El responsable en cada entidad de suministrar información del SUIFP debe velar por la veracidad, precisión y cumplimiento de los estándares exigidos a la información que le corresponda suministrar al Sistema, de conformidad con la normatividad aplicable al sector. b) Generación de Valor: El responsable en cada entidad debe aportar información y análisis adicionales sobre los proyectos de inversión pública, de modo que agreguen valor para la toma de decisiones relacionadas con los mismos. c) Respeto a las competencias: Las entidades deben intervenir durante el ciclo de los proyectos de inversión, respetando las competencias, las funciones y el objeto de la evaluación correspondiente a cada una de ellas. Figura 2: Módulo registro de información básica Fuente: Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 110 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Una vez concluido el registro de información en los tres formularios, se debe hacer clic en el icono de Terminar Formulario. Esto hará que la pestaña del módulo de Información Básica quede en verde, en los casos en que la información esté completa, o en rojo cuando falte registrar la información en alguno de los formularios43. 5.1.4.2 Módulo actividades Este módulo recoge las variables necesarias para hacer seguimiento a las actividades asociadas a la ruta crítica del proyecto. Para tal efecto, el sistema toma las actividades definidas en la formulación del proyecto (BPIN), y le permite al responsable identificar cuales pertenecen a la ruta crítica. Para cada una es necesario definir las fechas de inicio y terminación programadas al inicio de la vigencia, y registrar la fecha de inicio y terminación observadas (ver Figura 3). Figura 3: Módulo registro información de actividades Fuente: Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión 5.1.4.3 Módulo de indicadores En el módulo de indicadores se registra toda la información necesaria para el seguimiento a las metas físicas del proyecto. Esto, a partir de indicadores y metas de producto y gestión, definidas desde la formulación o actualización en el BPIN al inicio de la vigencia. Cada proyecto debe tener al menos un indicador de gestión y uno de producto para que se le pueda hacer seguimiento. La Figura 4 muestra un ejemplo de las variables contenidas en este módulo. Para cada indicador vienen predefinidos desde el BPIN la información del sector al cual pertenecen, el tipo de indicador, el código a partir del cual se clasifica, la descripción y la unidad de medida. Con base en esta información el responsable del proyecto debe definir el peso porcentual que tenga el indicador en la vigencia, así como las metas que se esperan alcanzar durante el total del proyecto y durante la vigencia, discriminando la meta vigente y la que se espera alcanzar con el rezago en caso de que este exista. La mayoría de la información que se registra en este módulo, se origina al momento de la formulación o actualización del proyecto en el BPIN (Datos Básicos del Proyecto) o al inicio de la vigencia. En consecuencia, una vez se complete no será necesario realizar registros o modificaciones durante la vigencia. 43 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Página 111 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Teniendo como referencia esta información, el responsable debe ingresar mensualmente al sistema y registrar los avances que presenta cada indicador. Esta información permite que el sistema calcule los valores porcentuales de avance físico total del proyecto y de la vigencia, así como el aporte del rezago presupuestal en dichos avances. Figura 4: Módulo registro información de indicadores Fuente: Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión 5.1.5 Instrucciones específicas Paso No. Responsable Descripción Fecha límite Tiempo para su ejecución 1 Departamento Nacional de Planeación Migrar la información de los proyectos existentes en el BPIN al SPI al inicio de la vigencia Segunda semana de enero. Dos semanas 2 Responsable del proyecto – Unidad Ejecutora Registrar las variables necesarias en los módulos de información básica, actividades e indicadores para realizar el seguimiento al proyecto Tercera semana de enero. Una semana 3 Administrador SPI de la entidad – Unidad Ejecutora Revisión del estado del registro de información requerida al inicio de la vigencia por parte de los responsables de proyecto Cuarta semana de enero. Una semana 4 Responsable del proyecto – Unidad Ejecutora Registrar mensualmente la información de avances en los módulos de actividades e indicadores para realizar el seguimiento al proyecto Último día hábil de cada mes. Un mes 5 Administrador SPI de la entidad – Unidad Ejecutora Revisión de la actualización de los proyectos en el SPI, previo al inicio de la solicitud de un trámite presupuestal Última semana de cada mes. Una semana 6 Departamento Nacional de Planeación Elaboración del informe de avances de los proyectos de inversión pública y envío al Ministerio de Hacienda y Crédito Público NA Trimestralmente Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 5.2 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 112 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Anexo 2: Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas (SUIFP) en web 5.2.1 Objetivo El SUIFP es un sistema de información que integra los procesos asociados a cada una de las fases del ciclo de la inversión pública, acompañando los proyectos de inversión desde su formulación hasta la entrega de los productos, articulándolos con los programas de gobierno y las políticas públicas. Esta herramienta diseñada y administrada por el DNP, busca facilitar la formulación de proyectos de inversión coherentes, con acciones realizables, financiables, específicas y con ubicación espacial y temporal. Asimismo, con esta nueva versión en web se quiere optimizar las funcionalidades del sistema, y lograr la integración con las otras fases del ciclo de presupuestación (programación, ejecución y seguimiento). 5.2.2 Alcance El SUIFP contiene todos los proyectos de inversión formulados por las entidades que hacen parte del gobierno nacional central y que son susceptibles de ser financiados con recursos del PGN. Necesariamente, todos los proyectos a ser incluidos en el POAI deben haber sido previamente registrados y/o actualizados en esta herramienta. 5.2.3 Documentos asociados Decreto 841 de 1990. Decreto 875 de 2008. 5.2.4 Procedimiento El ingreso al SUIFP en web se realiza a través de la página http://suifp.dnp.gov.co/. En el sistema se puede realizar la actualización de proyectos a partir de cinco módulos de registro: i) información básica, ii) beneficiarios, iii) componentes y actividades, iv) indicadores, y v) esquema financiero. En el momento de realizar el ingreso al sistema, el formulador debe seleccionar el proyecto a actualizar utilizando los campos de búsqueda disponibles (sector, entidad, código o nombre), ubicados en el módulo de información básica (ver Figura 5). La posibilidad de actualizar el proyecto depende del estado en el que éste se encuentre: el proyecto puede estar registrado para actualizar (el proyecto está habilitado para ser actualizado); en actualización (el proyecto está siendo actualizado y se puede continuar con el proceso); o control de formulación, control de viabilidad y control posterior de viabilidad (estados en los cuales el proyecto ya ha sido remitido para actualización y no puede ser modificado). Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 113 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Figura 5 5.2.4.1 Módulo información básica El módulo de información básica está compuesto por tres formularios, los cuales se describen a continuación (ver Figura 6). 5.2.4.1.1 Datos Básicos En este formulario se muestra la información relacionada con el objetivo, el tipo de proyecto, y el programa y subprograma presupuestal en el cual se clasifica. Así mismo, se tiene la opción de modificar la descripción del proyecto mediante un editor de texto, reprogramar el horizonte del proyecto (año inicial y final), y establecer si el proyecto es regionalizable o no. 5.2.4.1.2 Localización La localización corresponde a la ubicación geográfica del proyecto, la cual puede definirse a nivel nacional, regional, por departamentos y/o municipios. De acuerdo con la información que se tenga, el formulador define hasta qué nivel de localización se realiza el registro. 5.2.4.1.3 Relación con la planificación En este formulario el proyecto se enmarca en instrumentos de planificación tales como el PND (objetivo, estrategia, programa), el MGMP (programa y subprograma) y el Plan de Acción Gubernamental –PAG- (articulación con el Sistema de Programación y Gestión de Gobierno –SIGOB-). Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 5.2.4.2 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 114 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Módulo población beneficiada Este módulo recoge las variables necesarias para cuantificar, localizar y focalizar (caracterizar) el total de personas beneficiaras del proyecto. Está compuesto por dos formularios los cuales se describen a continuación (ver Figura 7). 5.2.4.2.1 Definición y localización En este formulario se registra la cantidad de beneficiarios que tenga el proyecto por año, así como su localización geográfica (Figura 7). 5.2.4.2.2 Criterios de focalización Dependiendo del tipo de proyecto, este puede tener o no la población beneficiada focalizada a partir de varios criterios. En este formulario se identifica la focalización a nivel de población desplazada, discapacitados, grupos étnicos, grupos poblacionales categorizados por edad, grupos poblacionales atendidos por las dimensiones del Programa Red Juntos, grupos poblacionales categorizados por sexo o grupos poblacionales categorizados por zona. Figura 6: Módulo población beneficiaria – SUIFP Fuente: BPIN Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 5.2.4.3 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 115 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Módulo componentes y actividades Este módulo contiene la información relacionada con los componentes y actividades del proyecto así como algunas de sus características (ver Figura 7). En primer lugar, es necesario identificar si alguno de estos se catalogan como de Ciencia, Tecnología e Innovación, o de Tecnología de Información y Comunicación (TIC), Plan Nacional de Consolidación PNC. Posteriormente, dependiendo de la etapa del proyecto (pre inversión, inversión u operación), el formulador debe seleccionar los componentes y actividades asociadas al proyecto. Finalmente para cada actividad relacionada se debe definir un cronograma que señale la fecha de inicio y terminación, así como si dicha actividad está asociada o no a la ruta crítica del proyecto. Figura 7: Módulo componentes y actividades – SUIFP Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 5.2.4.4 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 116 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Módulo de indicadores Los indicadores son un instrumento a partir del cual se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en la ejecución física del proyecto. Para tal efecto cada proyecto registrado en BPIN debe tener al menos un indicador de gestión y uno de producto. Estos deben corresponder a los indicadores registrados en el Banco de Indicadores Sectoriales (BIS). En caso de que se requiera adicionar nuevos indicadores al BIS, se deberá realizar una solicitud previamente a la Dirección de Justicia y Seguridad y al Grupo de Apoyo a los Proyectos de Inversión (GAPI) del DNP. A continuación se describen los formularios a partir de los cuales se definen y utilizan los indicadores (ver Figura 8). 5.2.4.4.1 Indicadores de producto Los indicadores de producto cuantifican los bienes y servicios producidos o suministrados a partir de la ejecución del proyecto. Dentro del listado existente en el BIS, se debe seleccionar el o los indicadores pertinentes para realizar el seguimiento al proyecto. Posteriormente, y de acuerdo a la unidad de medida de cada indicador, se debe determinar una meta o valor objetivo a ser alcanzado durante la duración total del proyecto, así como su distribución en las diferentes vigencias. Las metas definidas para cada indicador pueden cambiar durante la etapa de programación y ejecución presupuestal debido a modificaciones en los recursos asignados al proyecto. En consecuencia, cada vez que se realice un ajuste al componente financiero del proyecto es necesario revisar las metas e indicadores y definir si se deben ajustar. 5.2.4.4.2 Indicadores de gestión Los indicadores de gestión son aquellos que cuantifican las acciones, procesos, procedimientos y operaciones realizadas durante la ejecución del proyecto para la obtención de un determinado producto. Al igual que en el caso anterior, la selección del o los indicadores de gestión se debe realizar a partir de la información registrada en el BIS. No obstante, para este tipo de indicadores, es necesario definir la meta únicamente para la vigencia que se está programando. 5.2.4.4.3 Ponderación de los indicadores La ponderación de indicadores sirve para determinar el peso relativo de cada indicador de producto y gestión a lo largo de los años del horizonte de evaluación del proyecto. A cada indicador se le asigna un peso porcentual entre 0 y 100, de tal manera que el total de las ponderaciones de todos los indicadores de producto y gestión sume 100 para cada tipología. Adicionalmente, se debe definir un peso porcentual para el componente de gestión y de producto del proyecto, de tal manera que se pueda calcular el avance físico total del proyecto. Esta última ponderación cambiará de acuerdo a la etapa de ejecución en la que se encuentre cada proyecto. 5.2.4.4.4 Regionalización de indicadores Este último formulario aplica en los casos en los cuales el proyecto es clasificado como regionalizable. Para cada indicador de producto, las metas y avances correspondientes se deben distribuir geográficamente por regiones, departamentos y /o municipios. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 117 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Figura 8: Módulo de indicadores – BPIN web 5.2.4.5 Módulo esquema financiero En este componente el usuario debe registrar los recursos financieros que se han programado para el desarrollo de los componentes y actividades dentro del horizonte de evaluación del proyecto. Lo anterior lo realiza a partir de cuatro formularios que se describen a continuación (ver Figura 9). Figura 9: Módulo financiero – BPIN web Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 5.2.4.5.1 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 118 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Costo total del proyecto En este formulario se registra el total de recursos que requiere el proyecto para cada vigencia. Dichos recursos pueden ser del PGN (recursos de la nación, recursos propios, recursos de cooperación y crédito) u Otros Recursos (recursos provenientes de entidades territoriales, recursos privados u otras fuentes). 5.2.4.5.2 Distribución de recursos El total de recursos asociados al proyecto que hacen parte del PGN deben ser distribuidos a través de este formulario en cada uno de los componentes y actividades del proyecto. Se debe detallar a nivel de cada actividad el total de recursos solicitado, así como la asignación indicativa inicial y la asignación vigente (estas dos últimas aplican únicamente en la etapa de ejecución del proyecto). 5.2.4.5.3 Regionalización de recursos Los proyectos clasificados como regionalizables deben utilizar este formulario para distribuir los recursos del PGN en las diferentes regiones, departamentos y/o municipios. En caso de que no se tenga certeza en la etapa de formulación sobre hacia dónde se van dirigir dichos recursos, estos pueden ser clasificados como por regionalizar, de tal manera que, posteriormente, durante la ejecución, se realice su regionalización. 5.2.4.5.4 Focalización de recursos En este formulario se identifican los recursos focalizados hacia políticas o programas especiales como TIC, Red Juntos y Ciencia, Tecnología e Innovación. 5.2.5 Evaluación Posterior de los Proyectos de Inversión Pública Con el propósito de garantizar la asignación y ejecución eficiente y efectiva de los recursos de inversión, y en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 152 de 1994, se realizarán evaluaciones posteriores de los proyectos de inversión pública en que se requiera, de acuerdo a los criterios definidos por el DNP. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 5.3 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 119 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Anexo 3: Metodología para el Desarrollo de Análisis de Valor Presente Neto 5.3.1 Objetivo Mediante el análisis de Valor Presente Neto (VPN), se pretende lograr una mayor eficiencia en la planeación y destinación de los recursos que se asignan a las diferentes unidades ejecutoras del sector Seguridad y Defensa. Con su aplicación, se busca facilitar la toma de decisiones de compra en el momento de adquirir equipos con recursos de inversión (e, indirectamente, una vez tomada la decisión de compra, la aplicación del VPN contribuye a que se tengan en cuenta las provisiones necesarias en el presupuesto de corto y mediano plazo para cubrir la operación de los equipos adquiridos). 5.3.2 Metodología El VPN es el método más conocido para evaluar proyectos de inversión a largo plazo. Este procedimiento permite calcular el valor presente de un determinado número de flujos de caja futuros originados por una inversión (cabe aclarar que la aplicación del VPN se hará, en una primera etapa, para inversiones relacionadas con compra de equipos, exclusivamente). La metodología consiste en traer a precios de hoy (mediante una determinada tasa de descuento)44 todos los flujos de caja (ingresos y egresos) futuros del proyecto y restar a esta sumatoria la inversión inicial (el valor de compra del equipo). La formula general para el cálculo es la siguiente: ∑ Donde: son los años de vida útil del equipo es la inversión o precio de compra es el flujo de caja del periodo t es la tasa de descuento45 El VPN indica cómo los flujos de caja futuros generados por el proyecto cubren el costo de la inversión inicial, a un nivel de rentabilidad requerido. En esta medida, la interpretación del resultado del cálculo del VPN es la siguiente: Esto es necesario porque los flujos de fondos en diversos períodos no pueden ser comparados directamente puesto que no es lo mismo contar con una cantidad de dinero ahora, que en el futuro. 45 El ejercicio se efectúa con una tasa de interés constante para todos los periodos. Esta tasa representa el costo de oportunidad del dinero para el Sector Público y por esta razón, se toma es la tasa de interés de la deuda pública a largo plazo. 44 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 120 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Si VPN > 0, la inversión genera ganancias al nivel de rentabilidad requerido (r). Si VPN < 0, la inversión genera pérdidas al nivel de rentabilidad requerido (r). Si VPN = 0, la inversión no genera ni ganancias ni pérdidas al nivel de rentabilidad requerido (r). En el caso de la adquisición de un equipo para el sector Seguridad y Defensa, los flujos de caja generados por la inversión son los costos que genera la operación anual del equipo. De esta forma, el resultado del VPN es negativo, pues tanto la inversión inicial (I), como los flujos de caja futuros (FCt) son desembolsos y no existen ingresos directos generados por la operación del equipo. La utilidad de la herramienta del VPN radica en que permite obtener información fundamental para comparar dos o más opciones de compra de equipos con una misma misión y tomar la mejor decisión al respecto (si no existen alternativas para la compra de un determinado equipo, el análisis de VPN es innecesario). Es así como, a través de esta herramienta, se puede estimar, para cada opción de compra, el dinero que se tendría que desembolsar hoy para cubrir el valor del equipo correspondiente y los costos asociados a la operación del mismo a lo largo de su vida útil. Al momento de comparar dos o más opciones de compra, la alternativa que obtenga un mayor VPN será la que, al nivel de rentabilidad requerido, genere un menor costo y sea la opción recomendada. El cálculo del VPN se hace para los años de vida útil del equipo (usualmente, la vida útil es definida por la casa fabricante). El ejercicio se efectúa para un equipo representativo y se supone que éste sale de funcionamiento al término de su vida útil y no se incurre en costos de repotenciación46. La vida útil de los equipos puede estar dada en años, horas, kilómetros, ciclos o número de reparaciones mayores; sin embargo, para aplicar la fórmula del VPN, es necesario que la vida útil esté definida en términos de años, por lo que se requerirá de un cálculo de conversión cuando no esté definida de esta forma. En caso de que la casa fabricante no establezca la vida útil del equipo, ésta dependerá del uso que se le dé a la máquina y de la opinión de los inspectores correspondientes. Los costos asociados a la operación no deben ser confundidos con los costos muertos del equipo, los cuales son irrecuperables y comunes a todas las alternativas de compra (al ser comunes a las alternativas, no generan diferencia alguna entre éstas y, por ello, no es necesario tenerlos en cuenta). Para un análisis de VPN más completo, se proyectan tres escenarios de costos según diferentes niveles de utilización del equipo. Para la construcción de estos escenarios, se requiere calcular costos de operación unitarios. Por ejemplo, en el caso de helicópteros, se acude al costo de la hora de vuelo y, con esta unidad, se pueden construir tres escenarios de costos según horas de vuelo: un escenario en el que se mantenga el promedio histórico de horas programadas para cada año, otro en el que se aumente el número y un tercero en el que se disminuya47. A continuación, se presentan algunas consideraciones con respecto al cálculo de los costos de operación de los equipos. Posteriormente, se presenta la aplicación de la metodología para el cálculo del VPN con un ejemplo relacionado con la adquisición de helicópteros. Este supuesto puede cambiar a discreción de la Fuerza si se poseen datos sobre la conveniencia y los costos de repotenciación del equipo a futuro. 47 El escenario base refleja el comportamiento programado (o histórico) del equipo según horas/kilómetros/millas por recorrer en un año de operación. Se sugiere que los otros escenarios sean calculados aumentando y disminuyendo en un porcentaje la utilización calculada para el escenario base. 46 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 5.3.2.1 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 121 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Costos de operación Para realizar el cálculo de los flujos de caja futuros, se utilizan los costos de operación unitarios anuales de cada clase de equipo. El resultado obtenido indica el costo total de operación a través de la vida útil, a precios del año en curso. Los costos de operación están compuestos por costos de mantenimiento de todos los niveles (incluyendo imprevistos), costos de sostenimiento y otros costos asociados a la operación que son de carácter transversal. Para los equipos nuevos, y con el propósito de evitar sesgos presupuestales, los costos son calculados sobre la base de los montos óptimos estipulados por la casa fabricante y no por los históricos de la Fuerza. Lo anterior implica que, en el momento de hacer la cotización con los diferentes proveedores de equipos, se deben solicitar los costos de mantenimiento y sostenimiento por unidad de operación o por año. En caso de no tener costos de mantenimiento y sostenimiento por parte de la casa fabricante, pueden tomarse como base los costos de equipos similares o de la misma gama, que posea la Fuerza. La fuente de información primaria en este sentido es el Sistema de Sinergia Logística en el Sector Defensa (SILOG)48. En este sistema, se puede encontrar información sobre equipos y componentes relacionada con costos de mantenimiento reales y programados49, precios de compra, nivel de uso histórico y programado, etc. 5.3.2.1.1 Costos de mantenimiento Estos incluyen los costos de mano de obra, repuestos, materiales e insumos requeridos para los siguientes ítems: Reparaciones menores y mayores programadas por el fabricante. Reparaciones imprevistas. Los costos de mantenimiento pueden incluir costos de tipo administrativo y logístico asociados a las reparaciones. Para el cálculo de los costos de mantenimiento para equipos nuevos se hacen dos supuestos: en cada inspección programada se hace el cambio total de los repuestos e insumos indicados en la lista maestra de la inspección y no hay stock acumulado de repuestos por lo que la compra de éstos se hace en el año en que se efectúa la inspección. Para el cálculo de los costos de mantenimiento de equipos que ya están en uso por parte de las Fuerzas, se pueden tomar los datos históricos de las reparaciones programadas asociadas a ese tipo de equipo en el SILOG. Los beneficios de usar la información contenida en el SILOG son varios; por un lado, la centralización de la información de los equipos en un solo lugar facilita la verificación y el uso de los datos. Así mismo, dado que se trabaja con información real de los costos desembolsados por una Unidad Ejecutora, y que estos costos se asocian directamente a un equipo o a uno de sus componentes, se elimina la duplicidad en el costeo unitario. Por último, a través de la identificación de la diferencia entre costos programados y reales, se evidencia el nivel efectivo de costos imprevistos generados por estos, permitiendo un mejor ejercicio de presupuestación de costos de operación de los equipos. Sin embargo, es necesario resaltar que la forma en que funciona el SILOG es asignando los costos desembolsados a un equipo o centro de costo, de tal forma que no se asocian a un equipo los costos que se encuentran centralizados en la unidad ejecutora o en unidades de apoyo (combustible, logística, administrativos y reparaciones, entre otros). Dichos costos deben estar incluidos en el cálculo de costos de operación de los equipos y hacen necesario analizar cuáles de estos se pueden obtener del SILOG y cuáles deben obtenerse de otras fuentes. 49 Los costos incluyen el costo de los repuestos utilizados, a precios de hoy, de cada una de las reparaciones programadas o imprevistas de los equipos y también el costo de la mano de obra, según el costo en horas- hombre que representa un determinado tipo de mantenimiento para la unidad ejecutora. 48 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 122 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Los costos de mantenimiento pueden ser calculados por unidad de operación (horas de operación, kilómetros recorridos, millas náuticas, etc.) o por año. Por ejemplo, en el primer caso, el costo de los repuestos está sujeto a su frecuencia de cambio pues el costo por unidad del repuesto resulta de dividir el valor de reparación/compra por el número de horas/kilómetros/millas que opera en el equipo al tener que ser cambiado nuevamente o llegar al término de su vida útil. Los valores que resultan en este caso no tienen que coincidir con los montos desembolsados en cada año, puesto que el valor de cada mantenimiento puede ser diferido a un número de años y no cargarse sólo en el año que se realiza. En el segundo caso, el costo de cada mantenimiento se ve reflejado sólo en el año que se realiza. Para calcular el costo anual de mantenimiento, se tienen en cuenta la utilización del equipo programada y los mantenimientos programados por la casa fabricante según uso. Para los costos imprevistos, en el caso de no tener información histórica sobre el costo de los mantenimientos no programados a través del SILOG, se adicionará un porcentaje del costo anual programado de mantenimiento al valor de mantenimiento anual del equipo. Este porcentaje dependerá del tipo de misión que cumpla el equipo y, aunque será determinado por la Fuerza respectiva, debe estar suficiente y claramente justificado. 5.3.2.1.2 Costos de sostenimiento Estos incluyen el costo de los sistemas, elementos o insumos que se necesitan para una óptima operación del equipo y que se pueden imputar directamente a éste. Para ciertos equipos, este costo puede estar representado, entre otros, en los siguientes ítems: Combustibles. Grasas y lubricantes. Sistemas, plataformas o infraestructura necesarios que no se encuentren instalados y sean exclusivos para la operación del equipo. Cabe resaltar que, en el caso del combustible, el valor del galón del tipo de combustible usado por equipo en el año base será el precio promedio del año en curso, calculado con base en los precios de combustibles publicados por Ecopetrol, especificando la fecha de publicación50. 5.3.2.1.3 Otros costos asociados a la operación Estos costos representan ciertos gastos transversales en que se incurre debido a la operación del equipo y que no puedan ser imputados directamente a éste. Pueden incluir: Entrenamiento específico. Munición. Elementos adicionales específicos para los operadores que deban ser adquiridos. Servicios públicos51. Estos costos pueden estar calculados por unidad de operación o por el año en el que sean causados. 5.3.2.2 50 51 Variables utilizadas en la proyección http://www.ecopetrol.com.co/contenido.aspx?catID=192&conID=36335&pagID=129864 Se calculan en caso de que sea posible diferenciar el incremento adicional en el costo de los servicios públicos del lugar donde operan. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 123 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Las variables necesarias para realizar el cálculo de los flujos de costos de operación corrientes y constantes 52 y, en general, el ejercicio del VPN son las siguientes: Tasa de interés e inflación: se toman los valores de los supuestos macroeconómicos del MHCP, los cuales son enviados trimestralmente al Grupo de Análisis Presupuestal de la DPP. Si estas proyecciones macroeconómicas no cubren todos los años de vida útil del equipo que se está analizando, entonces, para aquellos años que no estén cubiertos, se usa el dato estimado para el último año incluido en las proyecciones. Tasa de cambio: se toman los valores contenidos en la circular vigente de tasa de cambio emitida por la Dirección de Finanzas, MDN. Inflación en Estados Unidos: se toman los valores obtenidos del documento “Perspectivas de la economía mundial” del Fondo Monetario Internacional53. Si las proyecciones publicadas en este documento no cubren todos los años de vida útil del equipo que se está analizando, entonces, para aquellos años que no estén cubiertos, se usa el dato estimado para el último año incluido en las proyecciones. Inflación de combustible: se toma la inflación presentada en los supuestos macroeconómicos del MHCP, los cuales son enviados trimestralmente al Grupo de Análisis Presupuestal de la DPP. En el caso de utilizar combustible aeronáutico, se toma la proyección calculada por el Grupo de Análisis Presupuestal de la DPP. Si estas proyecciones sobre inflación no cubren todos los años de vida útil del equipo que se está analizando, entonces, para aquellos años que no estén cubiertos, se usa el dato estimado para el último año incluido en las proyecciones. 5.3.2.3 Ejemplo: VPN helicópteros del Ejército A continuación, se presenta un ejercicio de VPN calculado para un helicóptero UH-60L del Ejército Nacional, el cual servirá para observar los pasos a seguir en el cálculo. Para este caso, se realizará el ejercicio para un horizonte de 20 años. Las cifras que se exponen en este ejercicio sólo representan un ejemplo y no deben ser usadas como referencia para futuros cálculos de VPN. a. Dado que la información de los equipos UH-60L del Ejército Nacional se encuentra en el SILOG, usamos como insumo para el cálculo del costo de hora de vuelo de mantenimiento el costo histórico de las reparaciones programadas e imprevistas de la totalidad de la flota de UH-60L. La tabla que se presenta a continuación muestra el valor promedio del costo registrado de las inspecciones de enero 2007 a junio 2008, según el SILOG. La expresión precios corrientes define los precios de los bienes y servicios según su valor nominal y en el momento en que son considerados. Se oponen a precios constantes, es decir, aquellos que, pertenecientes a periodos distintos, son corregidos el uno con respecto al otro mediante un factor. 53 http://www.imf.org/external/spanish/index.htm 52 Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia Página 124 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Tabla No. 1 Inspecciones UH-60L sistema SILOG Tipo de inspección 817.811 Costo de mano de obra (precios 2008) 571.790 Costo neto de mantenimiento (precios 2008) 253.168 91 21.253.020 21.253.020 2.581.000 Mín. 1 194.461 191.514 0 Promedio 37 5.061.134 1.782.754 3.349.690 Máx. 90 67.203.836 3.525.829 65.473.331 No. de Observaciones 120 horas 86 PMI-1 26 PMI-2 20 Duración en días Costo total real (precios 2008) Promedio 8 Máx. Mín. 2 351.707 324.681 0 Promedio 49 7.296.667 3.521.113 3.960.876 Máx. 128 54.155.133 4.698.243 51.968.493 Mín. 4 168.589 2.186.640 0 Fuente: SILOG Aunque en el SILOG se registra el costo de mano de obra de las inspecciones, para efectos de este ejemplo, éste valor no es tenido en cuenta. El valor en el que incurre la Brigada o centro de costo, es el costo neto de mantenimiento. Asimismo, este costo se refiere a los materiales o repuestos que fue necesario adquirir para efectuar la reparación; es decir que los materiales o partes que no fueron cambiados por buen estado, no fueron contabilizados en el valor registrado, lo cual hace que el valor registrado en SILOG y el valor por lista maestra difiera. Los costos de mantenimiento por hora de vuelo se calculan dividiendo el costo de las reparaciones por el número de horas al que éstas deben ser efectuadas. Así mismo, se agrega al costo por hora de vuelo, un porcentaje sobre los costos de mantenimiento por reparaciones imprevistas. Este porcentaje es decidido por la Fuerza. Por otro lado, los costos de sostenimiento por hora de vuelo son hallados al multiplicar los galones consumidos por hora de vuelo del UH-60L por el valor del galón de combustible aeronáutico proyectado. b. Se crea una tabla que contenga las variables a usar para el cálculo. Tabla No. 2: Variables Año Tasa de interés deuda pública Inflación (fin de periodo) Tasa de cambio (fin de periodo) Proyección precio combustible JET A1 2009 2010 2011 2012 2013 8,7% 8,7% 8,7% 8,7% 8,7% 5% 4% 4% 3% 3% 2.533 2.736 2.955 2.327 2.276 8.265 8.747 10.609 9.343 9.395 Inflación de combustible 6% 21% -12% 1% Fuente: Supuestos Macro Noviembre 2008, MHCP. Dirección de Finanzas, MDN. Cálculos de la DPP. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 125 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 En este caso, dado que no existen datos para inflación de combustibles a partir de 2013, se toma el valor proyectado para el último año disponible (2012). Es decir, a partir de ese año, los valores para cada columna permanecen constantes a excepción de la inflación de combustible y el precio del JET A1. c. Se crea una tabla para calcular los costos anuales de operación por unidad (en este caso, las unidades son las horas de vuelo) en precios corrientes y otra tabla para descontar los valores proyectados. La tabla debe especificar los costos de mantenimiento y sostenimiento, así como los “otros costos asociados a la operación”. Para simplificar el ejemplo, i) se supondrá que los únicos costos de sostenimiento asociados al equipo están relacionados con combustible y grasas; y ii) no se tendrán en cuenta los “otros costos asociados a la operación”. La fórmula aplicada para calcular el costo anual de hora de vuelo del equipo a precios corrientes es la siguiente: HVt HVmantt HVsostt HVt HVmantt 1 (1 t ) HVsostt 1 (1 t* ) Donde: HVmantt Valor de mantenimiento por hora de vuelo en el año t. HVsostt Valor de sostenimiento por hora de vuelo en el año t. Inflación promedio del periodo. * Inflación de combustible promedio del periodo. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 126 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Tabla No. 3 Costo anual hora de vuelo (precios corrientes) Año Hora mantenimiento Hora sostenimiento Costo hora de vuelo 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 $ 3.281.542 $ 3.527.658 $ 3.617.900 $ 3.691.288 $ 3.765.645 $ 3.804.207 $ 3.918.333 $ 4.318.285 $ 4.491.017 $ 4.670.657 $ 4.857.484 $ 5.051.783 $ 5.253.854 $ 5.464.009 $ 5.682.569 $ 5.909.872 $ 6.146.267 $ 6.392.117 $ 6.647.802 $ 6.913.714 $ 7.190.263 $ 1.441.429 $ 1.438.842 $ 1.614.580 $ 2.571.413 $ 866.931 $ 1.482.420 $ 1.721.142 $ 1.772.776 $ 1.825.959 $ 1.880.738 $ 1.937.160 $ 1.995.275 $ 2.055.133 $ 2.116.787 $ 2.180.291 $ 2.245.700 $ 2.313.071 $ 2.382.463 $ 2.453.937 $ 2.527.555 $ 2.603.382 $ 4.722.971 $ 4.966.500 $ 5.232.480 $ 6.262.701 $ 4.632.576 $ 5.286.627 $ 5.639.475 $ 6.091.062 $ 6.316.976 $ 6.551.396 $ 6.794.644 $ 7.047.058 $ 7.308.988 $ 7.580.796 $ 7.862.860 $ 8.155.572 $ 8.459.337 $ 8.774.580 $ 9.101.739 $ 9.441.269 $ 9.793.644 La fórmula aplicada para calcular el costo anual de hora de vuelo del equipo a precios constantes es la siguiente HVt HVmantt HVsostt HVt HVmantt 1 (1 t ) (1 t* ) HVsost t 1 (1 r ) t (1 r ) t Donde: HVmantt Valor de mantenimiento por hora de vuelo en el año t. HVsostt Valor de sostenimiento por hora de vuelo en el año t. Inflación promedio del periodo. * Inflación de combustibles promedio del periodo. r Tasa de interés de la deuda pública de largo plazo. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 127 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Tabla No. 4 Costo hora de vuelo (precios constantes) Año Hora mantenimiento Hora sostenimiento Costo hora de vuelo 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 TOTAL $ 3.281.542 $ 3.246.510 $ 3.064.200 $ 2.877.192 $ 2.701.224 $ 2.511.398 $ 2.380.582 $ 2.414.479 $ 2.310.932 $ 2.211.825 $ 2.116.968 $ 2.026.180 $ 1.939.285 $ 1.856.117 $ 1.776.515 $ 1.700.327 $ 1.627.407 $ 1.557.614 $ 1.490.814 $ 1.426.879 $ 1.365.686 $ 42.602.133 $ 1.441.429 $ 1.324.169 $ 1.367.477 $ 2.004.300 $ 621.879 $ 978.640 $ 1.045.679 $ 991.211 $ 939.579 $ 890.638 $ 844.245 $ 800.269 $ 758.584 $ 719.070 $ 681.614 $ 646.110 $ 612.454 $ 580.552 $ 550.312 $ 521.646 $ 494.474 $ 17.372.902 $ 4.722.971 $ 4.570.679 $ 4.431.678 $ 4.881.492 $ 3.323.102 $ 3.490.038 $ 3.426.261 $ 3.405.690 $ 3.250.511 $ 3.102.462 $ 2.961.213 $ 2.826.449 $ 2.697.869 $ 2.575.187 $ 2.458.129 $ 2.346.437 $ 2.239.861 $ 2.138.166 $ 2.041.126 $ 1.948.525 $ 1.860.160 $ 59.975.036 d. Se crea una tabla en la que se especifiquen los 3 escenarios de uso del equipo que se emplearán para el análisis. Así, a través de esta tabla, se harán explícitas las horas de vuelo que se programarán para el quipo en cada escenario y para cada uno de los años de la vida útil del equipo. La definición de los escenarios se efectúa bajo discreción de la Fuerza y ejercicios de prospectiva a largo plazo del sector. No obstante, en este ejemplo, se asumen los siguientes escenarios: en el primero, las horas de vuelo se mantienen constantes para todos los años de vida útil del equipo, de acuerdo con el promedio histórico observado para este tipo de equipos. En el segundo escenario, se asume una disminución del conflicto a partir de 2011 y, en consecuencia, se proyecta una disminución en las horas de vuelo del equipo en ese año y se mantienen constantes a partir de ese momento. En el tercer escenario, se asume un recrudecimiento del conflicto a partir de 2011 y, en consecuencia, se proyecta un incremento en las horas de vuelo del equipo a partir de dicho año y se mantienen constantes a partir de ese momento. Tabla No. 5 Escenarios horas de vuelo por año UH-60L 2008 2010 A partir de 2011 Escenario 1 Continua promedio histórico 600 600 Escenario 2 Disminución conflicto a partir de 2011 600 450 Escenario 3 Recrudecimiento conflicto a partir de 2011 600 750 Año Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 128 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 e. El costo de operación por unidad, encontrado en el desarrollo del punto b, se multiplica por los valores asignados para cada uno de los escenarios hasta el último año de vida útil del equipo. En el ejemplo, el valor de la hora de vuelo de cada año, en valores corrientes y constantes, se multiplica por las horas asignadas a cada año según el escenario. f. Otros aspectos a tener en cuenta respecto al cálculo del costo de operación son los siguientes: Si los precios usados en los cálculos corresponden al año de llegada de los equipos, éste es el primer año de la serie del ejercicio. Si los precios usados en los cálculos iniciales de costeo corresponden a un año diferente al de llegada, los precios se proyectan a partir de este año pero la vida útil se calcula a partir del año de llegada de los equipos a la Fuerza. En el caso en que el contrato de adquisición del equipo incluya los costos de mantenimiento por un número determinado de años, éstos deben ser descontados a la hora de hallar el valor total de los costos de operación. A la hora de totalizar el valor de los costos de operación, se toman los flujos que corresponden a la vida útil del equipo, es decir a partir del año de llegada. g. Del ejercicio anterior resultan dos tablas: una con los flujos de operación por escenarios a precios corrientes o nominales por año, y otra con los flujos de operación constantes. Los totales de esta última tabla corresponden al valor presente de los flujos de operación de cada escenario a lo largo de la vida útil. La tabla que muestra el comportamiento de los flujos a precios corrientes es la siguiente: Tabla No. 6 Flujo de costos de operación anuales por helicóptero (Millones de pesos corrientes) Año 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 TOTAL Gerencia Pública Activa Escenario 1 $ 2.555 $ 2.687 $ 2.831 $ 3.388 $ 2.506 $ 2.860 $ 3.051 $ 3.295 $ 3.417 $ 3.544 $ 3.676 $ 3.812 $ 3.954 $ 4.101 $ 4.254 $ 4.412 $ 4.577 $ 4.747 $ 4.924 $ 5.108 $ 5.298 $ 76.443 Escenario 2 $ 2.555 $ 2.687 $ 2.831 $ 1.694 $ 1.253 $ 1.430 $ 1.525 $ 1.648 $ 1.709 $ 1.772 $ 1.838 $ 1.906 $ 1.977 $ 2.051 $ 2.127 $ 2.206 $ 2.288 $ 2.374 $ 2.462 $ 2.554 $ 2.649 $ 40.981 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Escenario 3 $ 2.834 $ 2.980 $ 3.139 $ 5.774 $ 4.271 $ 4.874 $ 5.200 $ 5.616 $ 5.824 $ 6.040 $ 6.265 $ 6.497 $ 6.739 $ 6.989 $ 7.250 $ 7.519 $ 7.800 $ 8.090 $ 8.392 $ 8.705 $ 9.030 $ 126.995 Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 129 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 La tabla que muestra el comportamiento de los flujos a precios constantes es la siguiente: Tabla No. 7 Valor presente costos de operación anuales por helicóptero (Millones de pesos constantes) Año 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 TOTAL Escenario 1 $ 2.555 $ 2.473 $ 2.398 $ 2.641 $ 1.798 $ 1.888 $ 1.854 $ 1.842 $ 1.759 $ 1.678 $ 1.602 $ 1.529 $ 1.460 $ 1.393 $ 1.330 $ 1.269 $ 1.212 $ 1.157 $ 1.104 $ 1.054 $ 1.006 $ 32.446 Escenario 2 $ 2.555 $ 2.473 $ 2.398 $ 1.320 $ 899 $ 944 $ 927 $ 921 $ 879 $ 839 $ 801 $ 765 $ 730 $ 697 $ 665 $ 635 $ 606 $ 578 $ 552 $ 527 $ 503 $ 18.658 Escenario 3 $ 2.834 $ 2.742 $ 2.659 $ 4.501 $ 3.064 $ 3.218 $ 3.159 $ 3.140 $ 2.997 $ 2.860 $ 2.730 $ 2.606 $ 2.487 $ 2.374 $ 2.266 $ 2.163 $ 2.065 $ 1.971 $ 1.882 $ 1.797 $ 1.715 $ 52.398 h. El valor presente neto para cada escenario resulta de la suma entre el valor de la compra y la suma del valor presente (valores constantes) de los costos de operación a través de la vida útil. En el caso de que la compra sea efectuada en dólares, se debe utilizar la tasa proyectada para el año en el que se realiza el desembolso. En las tablas a continuación se muestra el resultado del ejercicio. Tabla No. 8 Precio de compra helicóptero UH-60L Gerencia Pública Activa PAÍS FÁBRICA EQUIPO VALOR HELICOPTERO (USD) VALOR HELICOPTERO (COP) USA SIKORSKY UH-60L $ 13.500.000 $ 27.000.000.000 Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 130 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Tabla No. 9 VPN helicóptero UH-60L (Millones de pesos constantes) UH-60L Escenario 1 Escenario 2 Escenario 3 Valor presente de los costos de operación -$ 32.446 -$ 18.658 -$ 52.398 VPN -$ 59.446 -$ 45.658 -$ 79.398 Nota: Para la fórmula de cálculo de los valores obtenidos, ver numeral 2.2. del presente anexo. Los resultados indican cuánto dinero se debería pagar hoy, en cada escenario, para cubrir el valor del equipo y su operación a través de su vida útil. El signo de los valores obtenidos en el cálculo indica que, tanto la inversión como los costos generados por el equipo son flujos de caja negativos o desembolsos de dinero (Ver numeral 2). El mismo ejercicio se debe realizar para la gama alternativa de equipos que la unidad ejecutora esté estudiando adquirir y, como resultado, se debe obtener una tabla similar a la tabla No. 9 para cada tipo de equipo. Al comparar los costos de operación y el valor presente neto de las diferentes alternativas, la más deseable será aquella cuyo VPN sea mayor, pues al nivel de rentabilidad requerido, el equipo genera un menor costo y es la opción recomendada por la herramienta. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia 5.4 MANUAL Manual de Procedimientos Presupuestales Página 131 de 131 Código: 33.2 PF-MDVEPDPSD-M001-04 Vigente a partir de: 2 JUNIO 2011 Anexo 4: Concepto Operacional para la Adquisición de Equipo Militar 5.4.1 Generalidades El concepto operacional es una herramienta utilizada por las Fuerzas Armadas para garantizar el cumplimiento de los requerimientos operacionales en la adquisición de equipo militar. Adicionalmente, este concepto constituye un documento soporte para justificar la adquisición de este tipo de equipo a través del Presupuesto General de Inversión de la Nación. 5.4.2 Objetivo El objetivo de esta herramienta es garantizar que todo el equipo militar adquirido cumpla con los requerimientos operacionales para su adecuado funcionamiento. Adicionalmente, brinda criterios objetivos que facilitan la toma de decisiones de compra y garantizan que las soluciones propuestas por el mercado sean acordes con las necesidades de las Fuerzas Armadas y la realidad operacional del país. 5.4.3 Especificaciones El concepto operacional debe incluir: Un ejercicio claro por parte de las Fuerzas Armadas, donde se plasmen las consideraciones de tipo operacional y estratégico que generan unas necesidades determinadas de medios y equipos para cumplir con la misión asignada. Una priorización de los requerimientos de tipo operacional, que sirva de base para realizar la adquisición del equipo teniendo en cuenta las especificaciones existentes en el mercado. Los criterios de evaluación de los equipos a ser aplicados durante un período de prueba de tal manera que sea posible identificar las capacidades adicionales generadas con la puesta en funcionamiento del equipo. Dichos criterios deben darle una ponderación mayor a las características específicas que apunten a aumentar las capacidades requeridas. Adicionalmente se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: Los requerimientos operacionales deben tener en cuenta las capacidades existentes en las Fuerzas Armadas y aclarar en qué medida los sistemas o equipos requeridos deben integrarse a plataformas o sistemas existentes. Los requerimientos deben estar formulados en términos explícitos, cuantificables y medibles. Por ejemplo, si se requieren vehículos de transporte de tropa, se deben especificar el tipo de vías sobre las cuales se va a transitar y el peso que éstas pueden soportar, para que las ofertas de vehículos no superen los límites establecidos. Deben tenerse en cuenta las características del ambiente operacional colombiano, las cuales son distintas a las características bajo las cuales se desarrollaron los productos que se encuentran en el mercado. El ambiente operacional colombiano puede ser modelado, bien sea por la casa fabricante o la Fuerza, para evaluar el impacto en el desempeño de cierto tipo de equipos. Por ejemplo, se deben tener en cuenta las condiciones meteorológicas y del terreno colombiano, las cuales pueden afectar el desempeño de los equipos. Los resultados de esta modelación permitirán tomar una decisión informada de los medios que satisfagan los requerimientos existentes. Gerencia Pública Activa Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional No está autorizado su reproducción total o parcial Por una cultura de mejoramiento gerencial
