019 cobro de cartera a-gfi-pr-019

PROCESO
PROCEDIMIENTO
CÓDIGO
A-GFI-PR-019
VERSIÓN
01
PÁGINA
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VIGENTE DESDE
22/07/2015
GESTIÓN FINANCIERA
COBRO DE CARTERA
1. OBJETIVO
Definir los lineamientos y los roles en las responsabilidades para la gestión del cobro de cartera o cuentas por cobrar de los
diferentes convenios celebrados por el IDIPRON.
2. ALCANCE
Comienza con el análisis de la cartera que tiene una edad mayor a 30 días, y culmina con el archivo del formato de cobro de cartera
cuando se ha realizado el pago.
3.
CONDICIONES GENERALES
3.1 El cobro de cartera debe iniciarse cuando la edad de la misma es igual o superior a 30 días.
3.2 El análisis de la cartera por edades debe realizarse mensualmente.
4.
GLOSARIO

CARTERA: Valores o efectos comerciales de curso legal, que forman parte del activo de un comerciante, banco o
sociedad y, por ext., de un particular.

GESTIÓN DE COBRO: Proceso mediante el cual se incluye actividades que permitan el recaudo oportuno de las
cuentas por cobrar.

TESORERÍA: Parte del activo de un comerciante disponible en metálico o fácilmente realizable.

TESORERO: Persona encargada de custodiar y distribuir los caudales de una dependencia pública o particular.
Vr. 04; 21/08/2014
PROCESO
PROCEDIMIENTO
5.
CÓDIGO
A-GFI-PR-019
VERSIÓN
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VIGENTE DESDE
22/07/2015
GESTIÓN FINANCIERA
COBRO DE CARTERA
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
DOCUMENTO/RE TIEMPO
GISTRO
(Unid)
INICIO
1. Analizar la cartera
por edades.
2. Informar sobre el
tiempo y estado de la
cartera.
3. Definir un mecanismo
para el cobro de cartera.
4. Responder al área de
tesorería sobre el
mecanismo de cobro
empleado.
5. ¿El cobro
de cartera
fue
efectivo?
No
6. Avisar al(a)
Subdirector (a)
Administrativo(a)
1
Sí
Act.
10
Analizar la cartera por edades a
partir del vencimiento de los
términos
establecidos
para
determinar si en tiempo supera los
30 días de no haber realizado los
respectivos aportes.
Informar a través del formato
bitácora de ingresos o cobro de
cartera, o correo electrónico, o
memorando, o medio telefónico, al
Gerente del Proyecto a cargo del
convenio sobre el tiempo y estado
de la cartera.
Definir y ejecutar un mecanismo
para el cobro de cartera, dicho
mecanismo debe informarse al Área
de Tesorería antes de 15 días
calendario.
Responder a través del formato
bitácora de ingresos o cobro de
cartera, o correo electrónico, o
memorando, al Área de Tesorería
sobre el mecanismo de cobro
empleado y la situación de la cuenta
de cobro, adjuntando las pruebas de
dicha gestión.
Dicha información debe remitirse a
más
tardar15días
calendario
después de haber sido notificado
por la Tesorería.
Verificar el estado del cobro de
cartera transcurridos 30 días luego
de haber informado al Gerente del
Proyecto. Si este no fue efectivo
continuar con la siguiente actividad,
de lo contrario pasar a la actividad
10.
Max: 60
min
TESORERÍA
Profesional
(Tesorero)
Min:40
min
Prom:50
min
TESORERÍA
SEDE DEL
PROYECTO
SEDE DEL
PROYECTO
Auxiliar
administrativo
Gerente del
proyecto
Gerente de
proyecto
correo electrónico
o memorando
A-GDO-FT-03 o
Formato: bitácora
de ingresos o
cobro de cartera
A-GFI-FT-016
correo electrónico
o memorando
A-GDO-FT-03 o
Formato: bitácora
de ingresos o
cobro de cartera
A-GFI-FT-016
correo electrónico
o memorando
A-GDO-FT-03 o
Formato: bitácora
de ingresos o
cobro de cartera
A-GFI-FT-016
Max:
horas
8
Min:
horas
4
Prom: 6
horas
Max: 15
días
Min:
días
7
Prom:22
días
Max: 15
días
Min:
días
7
Prom:22
días
Max: 8
Horas
TESORERÍA
Auxiliar
Administrativo
Correo
electrónico o
memorando
A-GDO-FT-03
Min: 4
Horas
Prom: 6
Horas
Max: 8
Horas
Dar aviso al(a) Subdirector(a)
Administrativo(a) para realizar el
cobro según las instrucciones del
mismo.
TESORERÍA
Auxiliar
Administrativo
Correo
electrónico o
memorando
A-GDO-FT-03
Min: 4
Horas
Prom: 6
Horas
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PROCESO
PROCEDIMIENTO
FLUJOGRAMA
7. Realizar las acciones
para el cobro de cartera.
8. ¿El cobro
de cartera
fue
efectivo?
No
COBRO DE CARTERA
DESCRIPCIÓN
1
Sí
Act.
10
9. informar al área
jurídica que se ha
definido como una
cartera difícil de cobrar.
10. Consignar toda la
gestión realizada por
tesorería
11. Archivar toda la
documentación
generada.
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GESTIÓN FINANCIERA
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
CARGO
Realizar las acciones de cobro
según las instrucciones impartidas
por
la
Subdirector(a)
Administrativo(a) y financiero (a),
SEDE
antes de 30 días calendario de ADMINISTRATIVA
haberse
notificado
dichas
instrucciones.
Una vez impartidas las acciones, si
la gestión de cobro de cartera no
fue efectiva pase a la siguiente
actividad, de lo contrario pase a la
actividad 10.
Informar vía correo electrónico o
memorando al área jurídica que la
gestión se ha definido como una
cartera difícil de cobrar, y de esa
forma solicitar su asesoría según los
términos convenidos del convenio.
Consignar toda la gestión realizada
por tesorería y por el Gerente del
Proyecto en relación al cobro de
cartera en el formato “Bitácora de
ingresos o cobro de cartera”.
Archivar toda la documentación
generada durante el proceso,
siguiendo los lineamientos del
instructivo de gestión documental.
TESORERÍA
DOCUMENTO/RE TIEMPO
GISTRO
(Unid)
Max: 30
días
Profesionales
(Tesorero;
Gerente del
proyecto)
Min:14
días
Prom:22
días
Auxiliar
Administrativo
Max:
horas
8
Min:
horas
4
Prom: 6
horas
SEDE DEL
PROYECTO
Gerente de
proyecto
correo electrónico
o memorando
A-GDO-FT-03
Max:
horas
8
Min:
horas
4
Prom: 6
horas
Max: 2
Días
SEDE DEL
PROYECTO
Auxiliar
Administrativo
TESORERÍA
Formato: Bitácora
de ingresos o
cobro de cartera
A-GFI-FT-016
Min:
Día
1
Prom:1.5
Días
Max: 2
Días
TESORERÍA
Auxiliar
Administrativo
Instructivo:
Organización de
archivo de gestión
Min: 1
Día
A-GDO-IN-001
FIN
Prom:1.5
Días
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PROCEDIMIENTO
6.
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GESTIÓN FINANCIERA
COBRO DE CARTERA
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
Se crea el procedimiento de cobro de cartera de acuerdo a los
nuevos lineamientos procedimentales, eliminando el
instructivo ¨cobro de cartera¨ con código: A-GFI-IN-007,
versión 02, vigente desde 10 Octubre de 2013. Partiendo del
anterior se realizaron las siguientes modificaciones:
01
1.
2.
3.
7.
FECHA
(DD/MM/AÑO)
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
Se específica en la segunda condición general que la
acción a realizar es un análisis del cobro de cartera.
De las actividades 03 a la 08 se definen y
puntualizan las responsabilidades de los mecanismos
para el cobro de la cartera.
Se incluyó la actividad 09 para solicitar asesoría
jurídica en caso de que se presente una cartera de
difícil cobro.
ELABORÓ
FIRMA EN ORIGINAL
17/07/2015
HERNÁN HUMBERTO
PARRA
(Profesional OAP)
FIRMA EN ORIGINAL
STEFANNY REINA
ÁLVAREZ
(Profesional OAP)
REVISIÓN Y APROBACIÓN
REVISÓ
APROBACIÓN
LIDER DE PROCESO
NOMBRE
CARGO
FECHA
FIRMA
HERNAN SALINAS
MARTINEZ
TESORERO
22/07/2015
FIRMA E N ORIGINAL
SUBDIRECTORA
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
22/07/2015
FIRMA EN ORIGINAL
SANDRA LILIANA CHAVES
RODRIGUEZ
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