LOS LADRONES DEL TIEMPO CARMEN TORAL MORENO Psicóloga industrial y social Formadora de Pitagora H ay ladrones a los que no se castiga pero nos roban lo más preciado: el tiempo. Esta reflexión ya nos la transmitía Napoleón Bonaparte. de trabajo, no saber decir que postergar de forma continua terminadas tareas, trabajar pausas para reponer fuerzas, sencia de delegación etc. Una adecuada gestión del tiempo se basa en tener en cuenta diversos aspectos: objetivos claros, técnicas de priorización y de planificación y por supuesto, el control de los llamados ladrones del tiempo o cronófagos. Tendemos a pensar que las causas siempre vienen de fuera, de las circunstancias y de otras personas que son las que nos hacen perder el tiempo, no obstante lo importante no es tanto la causa que cómo nosotros la gestionamos y resolvemos. Por ejemplo: me pueden llamar en un momento en el que estoy concentrado/a en un asunto prioritario, pero al final decido yo si atiendo la llamada o no y la duración de la misma. Los ladrones del tiempo hacen referencia a todas aquellas situaciones que nos absorben una parte importante de nuestro tiempo de trabajo, impidiéndonos mantenernos centrados en nuestros objetivos y planificación. Los ladrones del tiempo más comunes suelen ser el teléfono con llamadas imprevistas o triviales, compañeros o colaboradores que entran a exponer sus problemas o a charlar, reuniones que se alargan hasta el infinito con ausencia del orden del día y alguien que actúe como moderador, el hábito de comenzar varias tareas y no terminar ninguna, el correo electrónico, la falta de archivo y orden en la mesa no, desin au- Podemos clasificar las principales pérdidas de tiempo en dos grandes categorías o barreras: 1. Barreras provocadas internamente, es decir, basadas en nuestros comportamientos, que requieren romper con determinados hábitos o rutinas como por ejemplo puede ser la costumbre de aplazar continuamente determinados cometidos, no saber decir que no, la Balmes 152, 8è 3ª (08008 Barcelona) // Tel. 93 322 02 11 // www.grup-pitagora.com Los ladrones del tiempo indecisión crónica o la tendencia a trabajar de forma perfeccionista. 2. Barreras debidas a causas externas que son factores molestos que se pueden corregir como las visitas inoportunas, la gestión del correo electrónico o las interrupciones telefónicas. Como pautas generales frente a un ladrón habitual como es el teléfono señalamos las siguientes: Delegar, si es posible, las lla- madas triviales y limitar el número de personas que conozcan nuestro número directo o extensión. Poner un límite de tiempo a las llamadas telefónicas. En cuanto se resuelva el motivo de la llamada, hacérselo saber al interlocutor (nada más por mí parte o ¿necesitas algo más?). Publicitar sobre las horas en las que tenemos una mayor disponibilidad. Agrupar las llamadas por bloques a lo largo de la jornada. de llamar, preguntarnos si la llamada es realmente necesaria. Evitar el “peloteo telefónico” (te llamé y no estabas, cuando tú me llamaste yo ya había salido, volví a llamar y estabas reunido...). Definir el objetivo que preten- Tratar de informarnos de la Aunque parezca obvio, antes demos alcanzar con cada llamada. Ir siempre al grano. Tomar la iniciativa, es mejor llamar que ser llamado, así podemos escoger el momento que mejor nos conviene. horas más oportunas para llamar a nuestros interlocutores y evitar las pérdidas de tiempo que supone intentar contactar por ejemplo en varios momentos a lo largo del día. Balmes 152, 8è 3ª (08008 Barcelona) // Tel. 93 322 02 11 // www.grup-pitagora.com Los ladrones del tiempo Establecer periodos de inco- municación (si es posible) y hacer que se respeten para poder concentrarnos en tareas que requieran una importante capacidad de concentración. En el artículo de próximo mes de enero, comentaremos nuevas ideas para controlar otros ladrones del tiempo (interrupciones, correo electrónico, ser excesivamente optimistas en calcular la duración de tareas, etc.) que forman parte de muchas realidades laborales. PROPUESTAS FORMATIVAS ADAPTADAS A LAS NECESIDADES DE CADA EMPRESA: La gestión del tiempo de trabajo. Técnicas de planificación y priorización. Control de los ladrones del tiempo externos e internos. Saber delegar. Herramientas para la conciliación de la vida personal, familiar y profesional. Control del estrés laboral. Todos los derechos reservados. No puede reproducirse parte alguna de este artículo por ningún medio electrónico o mecánico, incluyendo fotocopiado, grabado, xerografiado o cualquier almacenaje de información o sistema de recuperación, sin permiso escrito del autor, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 534 bis del Código Penal. © Carmen Toral Moreno. 2009 Balmes 152, 8è 3ª (08008 Barcelona) // Tel. 93 322 02 11 // www.grup-pitagora.com