Dirección General de Administración de Bienes y Contratacion Administrativa Página 1 Contenido Antecedentes de Compr@Red: .................................................................................................... 3 ¿Qué es Compr@Red? ................................................................................................................... 3 ¿Cuál es el principal objetivo de Compr@Red? .................................................................................. 4 ¿Qué es El Registro Electrónico de Proveedores de Compr@Red? .................................................... 4 ¿Que establece la normativa vigente en contratación administrativa, sobre el Registro de Proveedores? .......................................................................................................................... 5 ¿Qué dice la normativa vigente sobre las responsabilidades de los Proveedores? ......... 7 ¿Qué se pretende con el Registro Electrónico de Proveedores de Compr@Red? ........... 8 ¿Cuáles son los principales objetivos? ..................................................................................... 8 ¿Cuáles son los principales beneficios? ................................................................................... 8 Otros beneficios del Sistema ....................................................................................................... 9 ¿Qué se requiere de los Proveedores? .................................................................................. 10 Funcionalidades......................................................................................................................... 10 ¿Cuál es el procedimiento para la inscripción o actualización de Información en el Registro de Proveedores de Compr@Red? .......................................................................... 10 ¿Qué es un Certificado Digital o Firma Digital?............................................................................. 11 ¿Dónde puedo conseguir una firma digital? ................................................................................. 12 Dirección General de Administración de Bienes y Contratacion Administrativa Página 2 Sistema de Compras Gubernamentales Compr@Red Antecedentes de Compr@Red: Considerando que el tema de las adquisiciones del Estado merece especial atención, pues se trata de transacciones de orden público y de interés social, que utilizan recursos económicos confiados por los ciudadanos a los gobernantes, exigiendo el uso eficiente de estos recursos, austeridad en el gasto público, mejor calidad de los bienes y servicios, así como una mayor transparencia en los procesos compras del Estado; incorporando controles suficientes y convincentes, que faciliten la prevención del fraude y la corrupción. Aunado a lo anterior e inspirados en los principios de la contratación Administrativa y como uno de los medios para cumplir con el objetivo que la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos No. 8131: “Propiciar que los bienes se adquieran oportunamente y a satisfacción del interés público, atendiendo los principios de publicidad y transparencia” El Gobierno de Costa Rica, abrió una ventana para mostrar la transparencia en los sistemas de compras del Estado, a través del Sistema Electrónico de Compras Gubernamentales, Compr@Red, permitiendo que todas las etapas, decisiones y resultados de las compras puedan ser conocidas en línea por los proveedores potenciales, los ciudadanos y el propio gobierno. ¿Qué es Compr@Red? Es el sistema electrónico de compras gubernamentales que permite a las Instituciones de la Administración Pública dar a conocer por medio de Internet, sus demandas de bienes, obras y servicios, a su vez los proveedores pueden conocer, participar y darle seguimiento desde el inicio hasta su finiquito a los procedimientos de contratación administrativa. Permitiendo que puedan ser conocidas en línea por los proveedores potenciales, los ciudadanos y el propio gobierno. Dirección General de Administración de Bienes y Contratacion Administrativa Página 3 ¿Cuál es el principal objetivo de Compr@Red? “Promover la transparencia, eficiencia, eficacia e integración regional y mundial de la gestión de las compras del Estado Costarricense ¿Qué es El Registro Electrónico de Proveedores de Compr@Red? El Registro Oficial de Proveedores de las Instituciones que utilizan Compr@Red constituye el instrumento idóneo, en el que se inscribirán las personas físicas y jurídicas que desean participar en los procesos de contratación administrativa que corresponda, de manera que se encuentren debidamente acreditados y evaluados en forma integral y particular para un determinado tipo de concurso, en cuanto a su historial, sanciones, capacidad técnica, financiera, jurídica y cualquier otra que resulte indispensable para una adecuada selección del contratista y del interés público. Es la plataforma básica para el acceso del sector privado a las oportunidades de negocio con el Estado, así como constituirá la base de información común de los proveedores, debidamente acreditado, para todo el Sector Público. El Registro Electrónico de Proveedores de Compr@Red permite contar con registros precalificados, ya sea en su totalidad o para ciertos bienes o servicios en los cuales se podrán evaluar aspectos legales, técnicos y financieros del proveedor, entre otros. Así mismo considerando que el mismo está integrado con cada una de las etapas del proceso de contratación administrativa, que se realizan en Compr@Red, desde el inicio hasta su finiquito; se obtiene el expediente digital de todos los contratistas, desde los datos generales, con sus respectivas fichas: legal, comercial, financiera; las mercancías, Dirección General de Administración de Bienes y Contratacion Administrativa Página 4 invitaciones realizadas a los diferentes procesos; aclaraciones y subsanes realizados, recursos presentados, los pedidos u órdenes de compra; contratos, notificaciones realizadas; las Instituciones asociadas a ese Proveedor, precios de referencia y las sanciones; todo lo anterior, se puede consultar digitando www.hacienda.go.cr./Compr@Red opción consulta de Proveedor. Cabe resaltar que el Registro de PYME Proveedoras forma parte del Registro Electrónico de Proveedores de Compr@Red; regulado en el Reglamento Especial para la Promoción de las PYMES en las Compras de Bienes y Servicios de la Administración Decreto Ejecutivo No.33305-MEIC-H. Por lo anterior, todas las PYMES Proveedoras, pueden realizar su registro y actualización de información aprovechando estos nuevos servicios en línea del Registro Electrónico de Proveedores de Compr@Red. ¿Que establece la normativa vigente en contratación administrativa, sobre el Registro de Proveedores? La Ley de Contratación Administrativa en su artículo 46, establece: En cada proveeduría institucional, se llevará un registro de los proveedores interesados en contratar con la administración. Para tales efectos, la administración invitará, por lo menos una vez al año, mediante publicación en La Gaceta, a formar parte del registro de proveedores. No obstante, en cualquier momento los proveedores interesados podrán solicitar que se les incorpore al registro. El Reglamento de esta Ley definirá las condiciones para la inscripción, su plazo de vigencia, así como sus reglas de funcionamiento, que deberán definir un esquema de rotación que permita la participación de los proveedores inscritos y el acceso de la administración a las mejores ofertas. En igual forma, reglamentariamente se regularán el procedimiento de exclusión del registro y su régimen recursivo. (…) “Los registros podrán mantenerse en medios electrónicos, si se cuenta con un sistema confiable, los cuales podrán utilizarlos para: realizar las invitaciones correspondientes, recibir ofertas, aclaraciones u otras comunicaciones oficiales”, “El Procedimiento será regulado según la normativa interna o en el caso de las Instituciones que utilizan el Sistema de Compras Gubernamentales Compr@Red, por los lineamientos emitidos por la DGABCA.” “En los casos que así resulte más conveniente y se cuente con la capacidad para ello, la Administración también podrá contar con registros precalificados, ya sea en su totalidad o para ciertos bienes o servicios.” Dirección General de Administración de Bienes y Contratacion Administrativa Página 5 “En los registros precalificados se evaluarán aspectos legales, técnicos y financieros del proveedor.” “(…) En el caso de la Administración Central, deberán utilizar el registro central que tiene a cargo la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, a través del Sistema Electrónico de Compras Gubernamentales.” “De igual manera, las demás Instituciones Públicas podrán utilizar dicho registro, para lo cual se deberá cumplir con la normativa especial que regula el uso del sistema.” “La inclusión de datos y uso del Registro de Proveedores de Compr@Red, se podrá realizar en tiempo real y en forma desconcentrada.” “Aquellos entes u órganos que por el volumen de sus operaciones no dispongan de un registro apropiado, podrán utilizar los registros de otras instituciones en cuyo caso su uso será permanente.” “La Administración utilizará el Registro de Proveedores para cursar invitación a participar en los procedimientos de contratación de Licitación Abreviada y Contratación Directa cuando corresponda.” “Para garantizar la transparencia en el manejo del citado Registro, la Administración está obligada a permitir a cualquier interesado el constante acceso a la información, preferiblemente por los medios electrónicos.” “La Administración dictará las medidas para garantizar una adecuada rotación de los potenciales oferentes en el registro de proveedores, que permita la participación de los proveedores inscritos y el acceso de la Administración a las mejores ofertas.” “Para ello, tomará en cuenta aspectos tales como el orden cronológico conforme haya sido inscrito, la recurrencia de la compra; evaluación de la ejecución contractual; cantidad de oferentes registrados para el bien o servicio; proyección de consumo para el resto del período presupuestario, entre otros.” “La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda dictará la normativa técnica que deberá considerar la Administración para la elaboración del esquema de rotación.” “TRANSITORIO III. — (Reformado Decreto Ejecutivo #34049-H del 25/10/07) Las Administraciones contarán con un plazo que vencerá el 31 de diciembre de 2008, para actualizar y depurar sus registros de proveedores. Durante el citado plazo de vigencia (…), la Administración deberá admitir las ofertas que presenten los proveedores no invitados al concurso, para lo cual éstos deberán lograr su inscripción en el registro antes de la apertura de ofertas. Una vez expirada la vigencia de esta disposición, la posibilidad de aceptar ofertas de proveedores no invitados al concurso, volverá a ser facultativa para la Administración, (…), para el caso de la licitación abreviada y (…) para el caso de la contratación directa de escasa cuantía”. Dirección General de Administración de Bienes y Contratacion Administrativa Página 6 ¿Qué dice la normativa vigente sobre las responsabilidades de los Proveedores? El Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Nº 33411-H en su artículo 117.—Información del Registro de Proveedores, establece que: Los proveedores interesados deberán acreditar, entre otros, los siguientes aspectos: nombre; razón o denominación social; cédula física o jurídica según corresponda; número de teléfono; número de fax; dirección física y dirección electrónica; apartado postal; representantes; propiedad de acciones; medio para recibir notificaciones; indicación de si es PYMES y su categoría; fecha de inscripción; estado del proveedor; país de origen, entre otros. Además, contendrá una descripción detallada de los bienes o servicios que ofrece cada proveedor. El interesado deberá demostrar la afinidad de su giro comercial con el bien o servicio que pretende ofrecer, a través de contrataciones que haya celebrado ya sea con el sector público o con el sector privado. El registro de proveedores deberá estar relacionado con el catálogo de mercancías de la entidad. Artículo 210. —Deber de verificación. Es responsabilidad del contratista verificar la corrección del procedimiento de contratación administrativa, y la ejecución contractual. En virtud de esta obligación, para fundamentar gestiones resarcitorias, no podrá alegar desconocimiento del ordenamiento aplicable ni de las consecuencias de la conducta administrativa. (…) Artículo 123. —Proveedor inactivo. Se tendrá como proveedor inactivo aquél que habiendo sido invitado a participar en procedimientos de contratación administrativa no lo hiciere en tres ocasiones sin mediar justa causa, en el término de tres años, contados a partir de la primera invitación; asimismo aquel que se negare a actualizar la información del Registro cuando la Administración así lo haya pedido. Dicha condición de inactivo operara en forma automática. (…) El Reglamento del Sistema Electrónico de Compras Gubernamentales. Compr@Red Nº 32717-H en su Artículo 6º—Información y responsabilidad de los oferentes, establece: Es obligación de los proveedores mantener actualizada su información en el sistema, especialmente aquella referente a medios de notificación como correos electrónicos, faxes o lugares de notificación físicos; en caso de que cuente con los accesos respectivos, podrán realizar la actualización directamente desde Compr@Red . En caso de que los medios de notificación proporcionados por el oferente no se encuentren en funcionamiento o se encuentren saturados, operará la notificación automática, teniéndose por notificado dentro de las 24 horas siguientes al último intento de notificación del acto, de conformidad con lo establecido por la Ley de Notificaciones y otras Comunicaciones Judiciales.” Asimismo, serán responsables de que la información que remitan a la Administración sea verdadera, completa, oportuna y exacta, y se prohíbe la reproducción con fines lucrativos de la información disponible en Compr@Red. Dirección General de Administración de Bienes y Contratacion Administrativa Página 7 ¿Qué se pretende con el Registro Electrónico de Proveedores de Compr@Red? Permitir a las Administraciones Públicas contratantes acceder a la información de los Proveedores registrados oficialmente en Compr@Red, y verificar de manera electrónica su idoneidad técnica, situación legal, financiera, su categorización entre otros. Información que puede consultar, desde el momento de la apertura hasta el momento de la adjudicación, desde la ficha electrónica única del proveedor accesando al Registro Electrónico de Proveedores Compr@Red. La información de los proveedores contenida en Compr@Red deberá ser considerada por los compradores de la Administración como información oficial del proveedor. Los organismos públicos contratantes podrán exigir a los proveedores su inscripción en este registro, para poder suscribir los contratos definitivos. ¿Cuáles son los principales objetivos? Aumentar las oportunidades de las empresas proveedoras del Estado. Disminuir los costos asociados a cada transacción con el Estado. Aumentar la certeza en el proceso de toma de decisiones para los contratantes. ¿Cuáles son los principales beneficios? Beneficios Compradores Herramienta sistematizada, confiable, actualizada y oportuna, para tomar decisiones objetivas y fundadas. Disminuir costos de proceso de evaluación, administración y almacenamiento de documentación de proveedores. Estandarizar procesos de evaluación de proveedores. Entrega mayor confiabilidad al proceso de compras. Beneficios Proveedores Facilita acceso a las oportunidades de negocios, particularmente para las PYME’s. Reduce costos asociados a la presentación de información y documentación para cada licitación. Simplifica el proceso de venta al Estado – Minimiza trámites. Concentra atención en transacción comercial y no en trámites. Mejora la posición de mercado al acreditarse como proveedor Oficial del Estado. Dirección General de Administración de Bienes y Contratacion Administrativa Página 8 Otros beneficios del Sistema Facilitar el proceso de inscripción y actualización en línea a través de Internet. Almacenar la información de los proveedores, en forma centralizada. (expediente digital) Brindar acceso de la información a todas las instituciones interesadas. Validar dicha información a través de Internet con otros sistemas de información de instituciones públicas, como Registro Nacional, TSE, Tributación, CCSS, entre otros. Tener acceso a la información del Registro de PYMES Proveedores que se lleva en Compr@Red. Coexistencia de mecanismos de recepción física y electrónica de los antecedentes de los proveedores. Se tendrá a disposición los documentos escaneados. Elimina la presentación de documentación que fue acreditada y validada por el sistema Compr@Red ante otros sistemas informáticos de instituciones del Estado. Elimina la presentación de copias de los documentos para acreditar las características del proveedor que se desea inscribir. Permite, a través de una inscripción única, participar en múltiples procesos de compra y contratación que realizan los organismos públicos. Posibilita que las empresas mantengan actualizada su información y documentación en un solo canal, facilitándoles la revisión de la información a efectos de participar en cualquier proceso de adquisición. Facilita la estandarización y simplificación de los requisitos solicitados por las distintas instituciones para inscribirse en el Registro de Proveedores, tanto para los concursos en general, como atendiendo a objetos específicos. Permite la evaluación general del proveedor a partir de la ejecución de las contrataciones en todas las instituciones que utilizan Compr@Red. Facilita la implementación de mecanismo de rotación de proveedores aplicando criterios objetivos para cursar invitación a participar en los procesos de contratación administrativa. Libera tiempo y recursos, que pueden destinarse a mejorar la calidad técnica de la oferta. Otorga la posibilidad de que sea utilizado como un instrumento de mercadeo tanto a nivel público como privado, al establecerse mecanismos de clasificación de proveedores. Bajar los costos de contratación, privilegiando la inserción en el sistema de las micro y pequeñas empresas. Agilizar y facilitar el acceso a la información. Contar con una herramienta que permite aumentar la certeza en las decisiones de compra y contratación, por parte de las instituciones del Estado. Simplificar la identificación, conocimiento y validación de proveedores. Disminuir los costos en el proceso de evaluación, administración y almacenamiento de documentación de proveedores de las instituciones públicas. Cumplir con la normativa vigente, sobre simplificación de trámites, a saber: “Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos. Dirección General de Administración de Bienes y Contratacion Administrativa Página 9 ¿Qué se requiere de los Proveedores? Que cada uno de los Proveedores utilizando los servicios en línea, registren y mantenga actualizados los datos de su representada; en un solo sitio, solamente accesando a Compr@Red, desde sus oficinas, sin tener que desplazarse a cada una de las Instituciones del Sector Público, mantener un archivo digital con todos los documentos que demuestren su capacidad legal, técnica y financiera, así como también; mantener actualizado los bienes, obras y servicios que ofrece, donde puede registrar la dirección de su Web, con el fin de que los usuarios puedan conocer más sobre su empresa. Funcionalidades Inscripción en línea mediante autenticación simple (con clave) o utilizando firma digital. Actualización en línea: mediante autenticación simple (con clave) o utilizando firma digital. ¿Cuál es el procedimiento para la inscripción o actualización de Información en el Registro de Proveedores de Compr@Red? De acuerdo a la condición de cada Proveedor, se pueden presentar los siguientes escenarios: Inscripción de proveedores sin certificado digital Si el proveedor no está registrado y no cuenta con el certificado digital, puede ingresar a la dirección www.hacienda.go.cr/Compr@Red donde registrará una clave, utilizando la autenticación simple, que le permitirá completar la información de las fichas que conformarán el expediente del proveedor. En este caso, utilizando la acreditación simple, el proveedor selecciona la opción inscripción para registrarse como PROVEEDOR NUEVO y proceder a ingresar la información respectiva, así como a escanear la documentación que acredite su condición. Solamente los proveedores nuevos deberán completar todas las fichas con los datos que se solicitan y aceptar los Términos y Condiciones de Uso. Actualización de proveedores sin certificado digital Si el proveedor ya se encuentra registrado y no cuenta con el certificado digital para realizar su actualización de datos, puede ingresar a la dirección www.hacienda.go.cr/Compr@Red donde registrará una clave, utilizando la autenticación simple mediante un usuario, que le permitirá completar la información de las fichas que conformarán el expediente del proveedor. Dirección General de Administración de Bienes y Contratacion Administrativa Página 10 En este caso, utilizando la autenticación con la clave de un usuario, el proveedor selecciona la opción actualización y le traerá las fichas que cuentan con todos los datos que se mantienen en el sistema y requieren su revisión en la solicitud de actualización de la empresa, esta información se había acreditado en el momento de su inscripción, de manera que no deberá completar nuevamente la información que ya había aportado, sino actualizar los documentos registrados anteriormente. Inscripción de proveedores con certificado digital Si el proveedor no está registrado y cuenta con el certificado digital, puede ingresar a la dirección www.hacienda.go.cr/Compr@Red donde utilizando la autenticación de la firma, que le permitirá completar la información de las fichas que conformarán el expediente del proveedor. En este caso, utilizando la acreditación de la firma, en la barra azul opción proveedores, inscripción y actualización de proveedores, en el menú disponible se selecciona la opción inscripción para registrarse como PROVEEDOR NUEVO y proceder a ingresar la información respectiva, así como a escanear la documentación que acredite su condición en un formulario de Registro en Línea.. Solamente los proveedores nuevos deberán completar toda la ficha con los datos que se solicitan y aceptar los Términos y Condiciones de Uso. Actualización de proveedores con certificado digital Si el proveedor ya está registrado y cuenta con el certificado digital, puede ingresar a la dirección www.hacienda.go.cr/Compr@Red donde utilizando la autenticación de la firma, que le permitirá completar la información de las fichas que conformarán la nueva actualización del expediente del proveedor. En este caso, utilizando la autenticación con la firma, el proveedor selecciona la opción actualización y le traerá las fichas que cuentan con todos los datos que se mantienen en el sistema y requieren su revisión en la solicitud de actualización de la empresa, esta información se había acreditado en el momento de su inscripción, de manera que no deberá completar nuevamente la información que ya había aportado, sino actualizar los documentos registrados anteriormente, sin tener que acudir a una Unidad de Registro. Una vez que obtiene el certificado digital, puede ingresar a actualizar la información del Registro de Proveedores directamente en el sistema, cada dos años, ò una vez que se de un cambio importante en la información que se solicita, o para actualizar la documentación o vigencia de alguno. En el portal se ponen a disposición dichos manuales. ¿Qué es un Certificado Digital o Firma Digital? La firma digital es una herramienta tecnológica que permite garantizar la autoría e integridad de los documentos digitales, posibilitando que éstos gocen de una característica que únicamente era propia de los documentos en papel. De acuerdo a la Ley 8454 la firma digital emitida por una autoridad certificadora registrada tiene la equivalencia jurídica de una firma manuscrita. Dirección General de Administración de Bienes y Contratacion Administrativa Página 11 Una firma digital es un conjunto de datos asociados a un mensaje digital que permite garantizar la identidad del firmante y la integridad del mensaje. La firma digital no implica asegurar la confidencialidad del mensaje; un documento firmado digitalmente puede ser visualizado por otras personas, al igual que cuando se firma holográficamente. La firma digital es un instrumento con características técnicas y normativas. Esto significa que existen procedimientos técnicos que permiten la creación y verificación de firmas digitales, y existen documentos normativos que 1 respaldan el valor legal que dichas firmas poseen ¿Dónde puedo conseguir una firma digital? En las oficinas centrales de los principales bancos estatales del país, para mayor información ingresar a la siguiente dirección http://www.firmadigital.go.cr/ o en el siguiente link FIRMA DIGITAL Banco Nacional. Citas para clientes en general Oficina / recinto Oficina Principal, San José Sucursal en Alajuela Teléfono para solicitud de cita 2212-2658 2440-9200 Sucursal en Heredia 2277-6903 Sucursal en Cartago 2550-1400 Sucursal en Puntarenas Sucursal en Limón 2661-9200 2758-0094 Sucursal en Liberia 2666-2706 Oficinas de Gobierno Digital, San José 1 Horario 800-6375465 De 8:30 a.m. a 3:45 p.m. Ubicación Costado norte del Banco Central, avenidas 1 y 3, calle 4. Costado norte del restaurante Mc Donalds La Tropicana, Alajuela Centro. Costado norte del Parque Los Ángeles, Heredia Centro. Costado sur de la Parroquia El Carmen, Cartago Centro. Del Mercado Municipal de Puntarenas, 300 metros oeste. Costado sur del Mercado Municipal de Limón. 300 Este de Semáforos Entrada Principal a la Ciudad de Liberia En las oficinas de Gobierno Digital de De la Agencia Datsun, 100 metros norte, segunda 8:00 a.m. a 5:00 p.m. planta del Supermercado Más x Menos. http://www.firmadigital.go.cr/preguntas.html#firmadigital2 Dirección General de Administración de Bienes y Contratacion Administrativa Página 12 Cualquier duda puede comunicarse a los compañeros del Registro de Proveedores a los siguientes correos electrónicos: estradach@hacienda.go.cr arroyolc@hacienda.go.cr solanogr@hacienda.go.cr rodriguezbt@hacienda.go.cr riosrf@hacienda.go.cr morafj@hacienda.go.cr Teléfono central telefónico: 2256-9669. Ext. 109-124-107 Teléfonos directos: 2539-6212, 2539-6230, 2539-6227 Dirección General de Administración de Bienes y Contratacion Administrativa Página 13