Informe de Gestión Institucional

Informe de Gestión
Institucional
Vigencia 2014
0
Tabla de contenido
MENSAJE DE LA DIRECTORA GENERAL A LA COMUNIDAD ........................................................................2
GESTIÓN MISIONAL ......................................................................................................................................3
Subdirección de Auditoría y Gestión del Riesgo (SAGR) .........................................................................4
Subdirección de Investigaciones Disciplinarias (SID) ..............................................................................8
GESTIÓN ESTRATÉGICA Y DE APOYO .........................................................................................................35
Comunicaciones .....................................................................................................................................36
Oficina Asesora de Planeación ...............................................................................................................38
Oficina Asesora Jurídica..........................................................................................................................46
Oficina Asesora de Tecnologías de Información ...................................................................................50
Secretaría General ..................................................................................................................................52
Gestión Financiera ..............................................................................................................................52
Gestión del Talento Humano .............................................................................................................53
Gestión Contractual ............................................................................................................................57
Gestión Administrativa .......................................................................................................................59
GESTIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL ..................................................................................................... 61
Oficina Asesora de Control Interno ........................................................................................................62
1
MENSAJE DE LA DIRECTORA GENERAL A LA COMUNIDAD
En la Agencia ITRC desde el inicio de mi labor en la vigencia 2013, hemos desarrollado una estrategia
que promueve la consolidación de la Transparencia y uno de los ejes sobre los cuales se ha
fundamentado ha sido el suministro de información clara, oportuna y veraz sobre la gestión
institucional a nuestros grupos de interés, por ese motivo me es grato presentar este reporte anual que
describe los principales logros alcanzados por la entidad en la vigencia 2014.
De ahí que el propósito principal de este documento sea informar a la comunidad en general, los
principales resultados obtenidos en la ejecución de los Macroprocesos Misionales, desarrollados por la
Subdirección de Auditoría y Gestión del Riesgo y la Subdirección de Investigaciones Disciplinarias, así
como en los Macroprocesos Estratégicos, de Apoyo y de Evaluación y Control, los cuales apoyan y
contribuyen a la consecución de las metas de la organización.
De otro lado, vale la pena recordar que la Agencia ITRC fue creada mediante el Decreto 4173 del 03 de
noviembre de 2011, como una entidad del orden nacional, sin personería jurídica pero con autonomía
administrativa y presupuestal adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito público, por intermedio de
facultades extraordinarias otorgadas al Presidente de la República.
Posteriormente, mediante Decreto N° 985 del 14 de mayo de 2012 el Gobierno Nacional modificó la
estructura de la Agencia ITRC, quedando conformada por la Dirección General; las Oficinas Asesoras de:
Planeación, Control Interno, Jurídica y Tecnologías de Información; la Secretaría General y las áreas
misionales, es decir, la Subdirección de Auditoría y Gestión del Riesgo y la Subdirección de
Investigaciones Disciplinarias.
Mediante ese mismo acto, se asignó a la Agencia las funciones de controlar y auditar a las entidades
que recaudan y administran tributos, rentas y contribuciones parafiscales en Colombia y que
pertenecen al Sector Hacienda (DIAN, UGPP y COLJUEGOS); delegándonos facultades para investigar
las conductas por faltas disciplinarias gravísimas y para adelantar auditorías a los procesos tecnológicos
y administrativos de esas organizaciones.
Dicho lo anterior, invito a nuestros grupos de interés y a la comunidad en general a repasar las
siguientes páginas para que conozcan de manera más específica los logros de la Agencia ITRC en la
vigencia 2014.
Cordialmente,
Carmen Maritza González Manrique
Directora General
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GESTIÓN MISIONAL
Subdirección de Investigaciones
Disciplinarias (SID)
Subdirección de Auditoría y Gestión
del Riesgo (SAGR)
3
Subdirección de Auditoría y Gestión del Riesgo (SAGR)
Para el año 2014 la Subdirección programó actividades orientadas a: i) ejecutar las inspeccionadas
programadas; ii) identificar asuntos de alto riesgo para priorizar las inspecciones del periodo 2014-2015;
y a iii) consolidar el sistema integrado de gestión de la dependencia.
En el primer semestre del año, los esfuerzos se concentraron en el cierre de las inspecciones
programadas en el primer PAI de la Agencia (2013-2014) e iniciadas en el segundo semestre de 2013 y
en la identificación de los asuntos de alto riesgo que se priorizaron para el segundo PAI de la Agencia
(2014-2015). En este semestre también se produjo el primer informe de políticas y recomendaciones,
en el cual se consolidó un primer diagnóstico de los principales riesgos materializados que se
confirmaron en las inspecciones, además se adelantó visita técnica a las aduanas de Ecuador y en
Guatemala se participó en la actualización en política fiscal iberoamericana.
En el segundo semestre se iniciaron las primeras inspecciones del PAI 2014-2015, se realizó el cierre de
las inspecciones finales del PAI anterior, como parte de este cierre, se desarrollaron las primeras mesas
de aclaraciones y de innovación, y mesas de seguimiento con el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público. En ese mismo período se desarrollaron las actividades de consolidación del Sistema Integrado
de Gestión, en lo concerniente al proceso misional de Auditoría y Gestión del Riesgo y se implementó
el instructivo de aplicación de las políticas de seguridad de la información y gestión documental sobre
los expedientes y datos que administra la Subdirección.
El año finalizó con un grupo de veinte inspecciones, de las cuales catorce (70%) se encuentran cerradas,
el 29% se encuentran en curso, pero finalizado el trabajo de campo y sólo una inspección se encuentra
en desarrollo. Producto de esta labor se han entregado catorce Informes de fortalecimiento de la
gestión y prevención del fraude y la corrupción a las entidades, donde se han identificado un promedio
de tres Riesgos de gestión y de dos Riesgos de fraude y corrupción, por inspección. Los problemas más
comunes encontrados están relacionados con la complejidad en los procedimientos, el alto volumen
de los documentos físicos y procesos manuales, las fallas en la seguridad informática y la presencia de
pocos funcionarios con exceso de funciones.
Para la vigencia 2015 se espera finalizar la ejecución del PAI 2014-2015; recoger las lecciones aprendidas
durante este año en la identificación de necesidades de inspección en un nuevo PAI 2015-2016, y en lo
posible formular un PAI bianual de tal forma que se puedan optimizar mejor los recursos; consolidar el
proceso de monitoreo y seguimiento de los planes de prevención; cerrar la fase de implementación de
la Subdirección con la definición de los requerimientos necesarios para automatizar el proceso, y
acompañar el proceso de desarrollo del software de acuerdo con los recursos disponibles; e
implementar el esquema de administración de inspecciones por proyectos.
Finalmente, se esperan ejecutar las actividades de acompañamiento necesarias para concretar las
actividades de aseguramiento de riesgos, de acuerdo con las sugerencias expresadas en el Informe de
políticas y recomendaciones al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, lo cual implica la celebración
de diferentes convenios interinstitucionales con entidades gubernamentales para así conformar
alianzas que además de posicionar aún más la Agencia en su rol garante de los recursos públicos
tributarios, permitan generar un valor agregado en el cierre de espacios de fraude y corrupción de
manera estratégica.
4
Resultados de gestión relacionados con el propósito misional
A continuación se presenta un Informe del estado de avance de las inspecciones, con corte a 31 de
diciembre de 2014.
No.
Entidad
1
2
3
4
DIAN
5
6
7
8
9
10
11
UGPP
12
13
14
15
16
17
Coljuegos
18
19
20
PAI
Inspección
Estado
2013-2014 17070304_Registro
2013-2014 17070307_Levante aduanas
Extraordinaria 17070308_Cree (E)
2013-2014 17070315_Fisca Aduanas
2013-2014 17070316_Cobro Dian
2014-2015 17070317_Roles TIC
Extraordinaria 17070323_Rut (E)
2014-2015 17070324_Obligación
2013-2014 17070305_Integración
2013-2014 17070310_Cobro
2013-2014 17070311_Fiscalización
2013-2014 17070318_Roles TIC
2014-2015 17070325_Tercerización
2014-2015 17070326_Pensiones
2013-2014 17070306_Recaudo
2013-2014 17070313_Fiscalización
2013-2014 17070314_Transferencias
2013-2014 17070319_Roles TIC
2014-2015 17070327_Ilegalidad
2014-2015 17070328_Contratación
Monitoreo y seguimiento
Monitoreo y seguimiento
Monitoreo y seguimiento
Entregado informe final
Entregado informe final
Entregado informe borrador
Entregado informe borrador
En ejecución
Monitoreo y seguimiento
Entregado informe final
Entregado informe final
Entregado informe final
Mesa de integración
Mesa de integración
Monitoreo y seguimiento
Entregado informe final
Entregado informe final
Entregado informe final
Mesa de integración
Mesa de integración
Avance
Promedio
ponderado
por
%
Entidad
100%
100%
100%
93%
93%
83%
87%
36%
100%
95%
97%
95%
58%
58%
100%
97%
97%
88%
58%
58%
84%
Fuente: Registro propios de la Subdirección de Auditoría y Gestión del Riesgo
Fecha de corte: 31 de diciembre de 2014
5
86%
84%
83%
Lectura para inspecciones ordinarias
Cambio de estado
Lectura
100%
Se encuentra en moni toreo y s egui miento
98%
Se entregá ron informe fina l y nota a l Mini s tro
88%
Se es tá a l a es pera de l a respues ta ofi ci a l de la entida d a l i nforme preli mina r
65%
Se entregó i nforme borra dor pa ra revi si ón
53%
Se terminó tra ba jo de campo
Lectura para inspecciones extraordinarias
Cambio de estado
Lectura
100%
Se encuentra en moni toreo y s egui miento
98%
Se entregá ron informe fina l y nota a l Mini s tro
88%
Se es tá a l a es pera de l a respues ta ofi ci a l de la entida d a l i nforme preli mina r
56%
Se cerró tra ba jo de ca mpo y de es critori o
43%
Fi nal izó a ná l is is de ri esgos e hi pótes is
Para el PAI 2013-2014 se ejecutaron inicialmente cinco (5) inspecciones, y se ejecutó una inspección
extraordinaria, sin embargo, dado que en las tres entidades se encontró un riesgo común relacionado
con la administración de roles y privilegios, se decidió abrir tres inspecciones más, una en cada entidad
para dar prioridad a este tema que pone en riesgo la información fiscal que administran las entidades.
Esto implicó que algunas inspecciones programadas inicialmente se pospusieran para el siguiente PAI
o se mantuvieran suspendidas por la priorización de nuevos riesgos.
Para el PAI 2014-2015 se programaron catorce inspecciones, de las cuales se iniciaron durante el 2014,
seis inspecciones. Se espera que para el primer semestre de 2015, se modifique el PAI, para dar mayor
peso a las inspecciones en DIAN, dado su tamaño e ingresos administrados, respecto de las otras
entidades. Así mismo, se hace necesario el re-direccionamiento de talento humano a las actividades de
monitoreo y seguimiento, las cuales implican mayor dedicación de la hasta ahora destinada para la
ejecución de las actividades de verificación de cumplimiento del plan de prevención y de
aseguramiento a través de controles permanentes.
La ejecución de estas acciones, ha derivado en la presentación de diferentes informes a los grupos de
interés, con los cuales se ha venido comunicando de manera consolidada el resultado de las
inspecciones; estos son: Informe de políticas y recomendaciones, entregado en el mes de julio al
Ministerio de Hacienda y Crédito Público y socializado con las directivas de las entidades; notas al
Ministro de Hacienda y Crédito Público de las inspecciones sobre las cuales ya se ha generado el informe
final; la publicación de la primera versión del Sistema de Prevención del Fraude y la Corrupción; y el
primer Informe de protección al patrimonio público. Estos dos últimos por su carácter público, se
pueden consultar en la página web de la Agencia ITRC www.itrc.gov.co.
Estos informes han sido socializados con las entidades a través de mesas de aclaraciones, de mesas de
innovación y con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a través de mesas con la Secretaría General
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en sus funciones de auditoría y miembro de las juntas
directivas de dichas entidades.
6
Resultados de gestión relacionados con el fortalecimiento institucional
El año 2014 se cerró con la certificación de calidad en las normas ISO 9001 y NTGCP 1000 del Sistema
Integrado de Gestión de la Agencia, dentro del cual la Subdirección hace parte con tres (3)
procedimientos, cinco (5) modelos, cuatro (4) protocolos de inspección, dos (2) instructivos, dos (2)
guías y dieciséis (16) formatos, que representan la instrumentalización del ciclo de inspección que
ejecuta la Agencia en su proceso de Auditoría y Gestión del Riesgo.
Para el 2015 el reto es la sistematización de este proceso, lo cual además de dar trazabilidad y seguridad
al proceso a través de controles automáticos, permitirá hacer inteligente el ciclo de inspección
mediante la retroalimentación permanente de la información que fluye a través del mismo, de tal forma
que todas las inspecciones cuenten información de estándares nacionales e internacionales,
normatividad e información que sean útiles para la construcción de conocimiento organizado sobre
técnicas de Auditoría y Gestión del Riesgo y sobre la operación de las entidades vigiladas; integrada con
validaciones que garantizarán la calidad con la que se diseñan las inspecciones.
Resultados de gestión relacionados con cooperación interinstitucional
Las actividades que realiza la Agencia ITRC implican el análisis y diagnóstico de procesos que ejecutan
las entidades de manera especializada y técnica, y dichos diagnósticos deben complementarse con
recomendaciones para que las entidades aseguren sus procesos. Contar con información suficiente
para ejecutar las inspecciones y para formular las recomendaciones, demandan un permanente
esfuerzo de obtención de datos y referenciación de prácticas exitosas. En este ámbito la Agencia
suscribió en 2014 un convenio con la Superintendencia de Salud, entidad que vigila a Coljuegos, visitó
las Aduanas de Ecuador y participó en un seminario de política fiscal iberoamericana en Guatemala con
representantes de diferentes administraciones tributarias.
Para el año 2015, se deberán ejecutar diferentes actividades de cooperación interinstitucional que
incluyan convenios para coordinar los esfuerzos de auditoría con la Contraloría General de la República,
para acompañar los procesos de aplicación de las políticas públicas de desarrollo administrativo, de
gobierno en línea y de gestión documental con las respectivas autoridades, y gestionar convenios para
fortalecer el conocimiento y entrenamiento de los equipos de inspección.
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Subdirección de Investigaciones Disciplinarias (SID)
El análisis de la gestión misional adelantada por la Subdirección de Investigaciones Disciplinarias toma
como principal componente el proceso de caracterización de las noticias disciplinarias y de los fallos
proferidos por la Subdirección, así como un resumen ejecutivo de política en el ámbito disciplinario y
gestión misional del año, para culminar con las conclusiones que al respecto se han inferido.
En primera instancia, se presenta un resumen de las diferentes políticas adoptadas en materia
disciplinaria y de la Gestión Misional año 2014. Luego, se plasma el registro de un proceso de
caracterización efectuado sobre Noticias Disciplinarias por semestre. Posteriormente, se trae a colación
una Caracterización General de los Fallos proferidos en el año 2014, relacionando cuantos fueron
proferidos a través del proceso verbal o el procedimiento ordinario.
1. Política ámbito disciplinario y gestión misional año 2014
La Subdirección de Investigaciones Disciplinarias de la Agencia del Inspector General de Tributos,
Rentas y Contribuciones Parafiscales, durante el año 2014 tramitó un total de 685 procesos, de los cuales
342 correspondían al inventario de procesos que se venían tramitando desde el año 2013 y 343
conciernen a noticias disciplinarias obtenidas en el año 2014.
Para el trámite de los procesos cursantes, atendiendo los lineamientos y el liderazgo de la Directora
General de la Agencia, así como con el fin de generar investigaciones disciplinarias integras, eficaces y
eficientes en el marco de nuestras competencias, se propendió por ejecutar el Plan de Acción para el
año 2014, por medio del cual fueron formuladas distintas actividades, tales como:
Optimizar y asegurar los resultados de la gestión disciplinaria al interior de la Subdirección
Fortalecer el Sistema de Quejas, Reclamos y Derechos de Petición
Generar un informe final disciplinario para la Alta Dirección de la Agencia
Generar escenarios de coordinación interinstitucional
Consolidar el Modelo de Gestión Disciplinaria
Especializar el conocimiento disciplinario de la Subdirección
Proponer Metodologías de Investigación Especializada
También, se propendió por asegurar resultados oportunos en la gestión disciplinaria, la optimización
de la función y oportunidad en las actuaciones de la Subdirección, con miras a la consolidación del
proceso disciplinario como herramienta de lucha contra la corrupción. Para ese fin, y en aras de
garantizar la continuidad de los avances obtenidos durante el año 2013, se prolongaron los cinco (5)
ejes estratégicos y veinte (20) líneas de acción que se venían siguiendo, así:
8
Para materializar la visión, los ejes estratégicos y las líneas de acción, se estableció control por parte de
la Coordinación del Grupo de Quejas, Reclamos y Derechos de Petición, así como del Grupo de Delitos
y Otras Infracciones, en lo atinente a la metodología de investigación que ha venido planteando esta
Subdirección, particularmente, los ejes orientadores que se habían venido manejando, tales como el
fortalecimiento de la indagación preliminar como principal escenario de investigación; la preminencia
del procedimiento verbal, sobre el ordinario y la implementación del Plan Metodológico Disciplinario
como herramienta de planificación y control.
A su turno, con el fin de consolidad la especialización en la investigación, se continuó con la ubicación
y caracterización de casos de alto impacto, para que sean tramitados por el Área de Investigaciones
Especiales, teniendo en cuenta que tiene grupos especiales con policía judicial altamente especializada
para la práctica probatoria. Lo anterior implica que atendiendo el cumplimiento de protocolos y diseños
de metodologías que a partir de buenas prácticas se han generado, esta Área (Investigaciones
Especiales) ha proferido 710 decisiones entre las cuales encontramos autos de trámite, interlocutorios
y decisiones de fondo. Esta información puede ser consultada en la estadística que se presenta al final
de este documento.
9
También, durante el año 2014 la Subdirección, en compañía de la Oficina de Asesora de Tecnologías de
la Información, adelantó la primera fase del Sistema de Gestión Integral del Inspector- SIGII, con el fin de
implementar el Expediente Digital y así estar a la vanguardia tecnológica respecto a los procesos
disciplinarios. Esto implica que la Agencia ha sido pionera en este sentido, pues, las más de las veces, las
entidades con función disciplinaria no cuentan con este tipo de mecanismos que faciliten el mejor
desempeño de las funciones.
No obstante, teniendo en cuenta que herramienta empezó a funcionar a partir del ocho (8) de agosto
de 2014, nos encontramos frente a un proceso de consolidación de la herramienta, donde se han
realizado algunas observaciones sobre temas que pueden ser mejorados en el sistema y así facilitar la
labor misional de la ITRC. Lo que se pretende ahora con la herramienta, es realizar los respectivos
cambios en la segunda fase del mismo, con el acompañamiento cercano y permanente de la Oficina de
Asesora de Tecnologías de la Información de esta entidad.
Ahora, respecto al control y seguimiento a los expedientes administrativos disciplinarios, se ha ejercido
seguimiento permanente por parte del Subdirector, así como de los Coordinadores de los respectivos
grupos internos de trabajo (Grupo de Quejas, Reclamos y Derechos de Petición y Grupo de Delitos y
Otras Infracciones).
Es así, que durante el 2014 fueron expedidos cinco (5) memorandos encaminados a realizar seguimiento
a los planes metodológicos elaborados dentro de las indagaciones preliminares, el impulso de procesos
asignados, la descongestión de expedientes, la implementación y fortalecimiento de estrategias de
investigación, la fijación de directrices frente al manejo de expedientes y confidencialidad en la
información, la coordinación de las actividades de la Secretaria Técnica y el Grupo de Quejas, Reclamos
y Derechos de Petición y finalmente, la implementación de Políticas de Transparencia y medidas
tendientes a evitar la duplicidad de expedientes con otras entidades con facultad disciplinaria, como es
el caso de la Procuraduría General de la Nación.
Por otro lado, con el fin de poner a disposición de la ciudadanía un nuevo escenario de lucha contra la
corrupción, facilitar el buen desarrollo de nuestra labor disciplinaria y de conformidad con los dispuesto
en la Resolución No. 000245 proferida el 31 de octubre de 2014 por la Directora General de la Agencia,
se reglamentó el Punto de Atención Ciudadana ubicado en las instalaciones del Aeropuerto El Dorado.
Por tal razón, mediante el Memorando 00004 emanado de esta Subdirección, se establecieron las
funciones y se designaron los funcionarios que laboran en ese punto, bajo la constante vigilancia de la
Coordinación del Grupo de Quejas, Reclamos y Derechos de Petición.
Por último, en el marco de la función misional de la Subdirección de Investigaciones Disciplinarias,
atendiendo principios constitucionales de la función pública, como el de eficiencia, eficacia y
efectividad, buscando equilibrar y optimizar la planta de personal, en el mes de noviembre se modificó
la conformación de los diferentes Grupos Internos de Trabajo, Áreas Misionales, de Apoyo y las
respectivas coordinaciones.
1.1. Procesos tramitados en el 2014
En el año 2014, la Subdirección de Investigaciones disciplinarias, en el marco de su función misional ha
tramitados un total de 685 procesos. De estas actuaciones, a 31 de diciembre de 2014 existen 408
activos, de los cuales 204 están en indagación preliminar, 170 en investigación disciplinaria, 30 se
10
encuentran en etapa de descargos y 4 están siendo actualmente tramitados por el procedimiento
verbal.
Gráfica No. 1. Procesos activos a diciembre 2014: 408
PLIEGO DE CARGOS: 30
7%
PROCEDIMIENTO
VERBAL: 4
1%
INDAGACIÓN PRELIMINAR: 204
INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA:
170
PLIEGO DE CARGOS: 30
PROCEDIMIENTO VERBAL: 4
INVESTIGACIÓN
DISCIPLINARIA: 170
42%
INDAGACIÓN
PRELIMINAR: 204
50%
En esta primera gráfica podemos evidenciar que el número de procesos verbales activos es bajo. No
obstante, esto significa que conforme a las metas trazadas, se ha consolidado el procedimiento verbal
como herramienta contra la corrupción, pues que queden pocos procesos verbales activos, significa que
la gran mayoría fueron evacuados en los términos céleres establecidos para este tipo de procedimientos.
Es así, que en el año 2014 se emitieron veintiséis (26) fallos, de los cuales once (11) fueron tramitados
por el procedimiento verbal previsto en el artículo 175 del Código Disciplinario Único.
Desde la entrada en funcionamiento de la Agencia del Inspector General de Tributos, Rentas y
Contribuciones Parafiscales, la Subdirección de Investigaciones Disciplinarias ha proferido, en primera
instancia, un total de setenta y cinco (75) fallos, de los cuales cuarenta y nueve (49) fueron de carácter
sancionatorio, veintitrés (23) absolutorio y tres (3) de carácter mixto. No obstante, se itera, esta cifra
corresponde al número total de fallos proferidos desde la creación de la entidad hasta el 31 de diciembre
de 2014, así:
Gráfica N° 2. Total fallos a diciembre 2014: 75
11
De la totalidad de fallos de primera instancia emanados de la Subdirección de investigaciones
disciplinarias en el año 2014, tenemos que fueron proferidos un total de veintiséis (26) decisiones de
este tipo. De estos fallos, diecinueve (19) fueron de carácter sancionatorio, seis (6) absolutorios y uno
(1) de carácter mixto, es decir, en una misa decisión fue sancionado a uno de los disciplinados y fue
absuelto otro en la misma decisión y bajo la misma cuerda procesal.
Gráfica N° 3. Total fallos proferidos en el 2014:26
2. Caracterización de las noticias disciplinarias
Este numeral está organizado en tres partes: la primera, orientada a los resultados de la Gestión Misional,
esto es, a la presentación de las actividades de direccionamiento y orientación de la tramitación,
evaluación y caracterización de las quejas, reclamos y derechos de petición obtenidas a través de la
ciudadanía y entidades públicas o privadas; la segunda, hace alusión a la respuesta dada a las quejas,
reclamos y derechos de petición recibidos y la tercera, abarca los avances obtenidos en el impulso de
las indagaciones e investigaciones disciplinarias asignadas, en el marco de las competencias fijadas por
el Decreto 4173 de 20111, Decreto 0985 de 20122 y Resoluciones 000066 y 000077 de febrero de 2013.
Resultado de la gestión misional
El resultado de la gestión misional comprende el análisis de los procedimientos llevados a cabo con
fundamento en las noticias disciplinarias puestas en conocimiento de la Agencia, a través de distintos
medios, cuales son la Línea Anticorrupción 018000123004, la plataforma electrónica Contáctenos, el
correo electrónico ordinario y los distintos informes de servidores públicos recibidos.
También, están contempladas las remisiones por competencia provenientes de la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales – UGPP y la
1
Por medio del cual se crea la Unidad Administrativa Especial Agencia del Inspector General de Tributos,
Rentas y Contribuciones Parafiscales - ITRC, se fija su estructura y se señalan sus funciones.
2 Por el cual se modifica la estructura de la Unidad Administrativa Especial Agencia del Inspector General
de Tributos, Rentas y Contribuciones Parafiscales – ITRC.
12
Empresa Industrial y Comercial del Estado Administradora del Monopolio Rentístico de los Juegos de
Suerte y Azar - COLJUEGOS, así como las realizadas por la Procuraduría General de la Nación. Las
variables objeto de análisis son el origen de la noticia disciplinaria, la conducta denunciada, los procesos
y procedimientos afectados, las ciudades y departamentos vinculados, las seccionales más afectada y el
juicio provisional de tipicidad en categoría de delito o de falta disciplinaria gravísima.
Es importante resaltar que durante el primer semestre de 2014 fueron recepcionadas un total de 156
quejas y en el segundo semestre fueron radicadas 187, para un total de 343 quejas disciplinarias en el
año, tal como aparece en la siguiente gráfica:
Gráfica N° 4. Número de quejas Radicadas
190
180
170
160
150
140
Series1
PRIMER
SEMESTRE
SEGUNDO
SEMESTRE
156
187
De las 343 quejas radicas, 291 están relacionadas con funciones y proceso DIAN, 24 con COLJUEGOS y
26 de UGPP. Las 2 quejas restantes corresponden a traslados por competencias:
Gráfica N° 5. Entidades afectadas
160
140
120
100
80
60
40
20
0
NO ES
COLJUEG NUESTRA
OS
COMPETE
NCIA
DIAN
UGPP
PRIMER SEMESTRE
140
5
9
2
SEGUNDO SEMESTRE
151
21
15
0
13
De lo anterior se evidencia que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN, sigue siendo la
entidad vigilada con mayor número de quejas, con un porcentaje del 85% del total recibido en el año.
No obstante, se refleja un aumento considerable en las noticias disciplinarias en contra de funcionarios
de la Empresa Industrial y Comercial del Estado Administradora del Monopolio Rentístico de los Juegos
de Suerte y Azar - COLJUEGOS, pues, el año inmediatamente anterior se habían registrado solamente 3
quejas y, para el 2014 la cifra aumentó a 24, reflejando un éxito en el proceso de difusión y consolidación
de la Agencia. Respecto a la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales –UGPP, también registró un
aumento ya que de 15 quejas recibidas en el año 2013, ascendimos a 26 en el 2014, lo que nuevamente
demuestra el éxito del proceso de publicidad de la Subdirección.
Gráfica N° 6. Entidades afectadas comparación porcentual
400
300
200
100
0
DIAN
UGPP
COLJUEGOS
NO ES
NUESTRA
COMPETENCIA
TOTAL
291
26
24
2
PORCENTAJE
85%
8%
7%
1%
Origen de las quejas
La fuente origen de las quejas corresponde a los medios a través de los cuales la Coordinación de Quejas,
Reclamos y Derechos de Petición de la Subdirección de Investigaciones Disciplinarias de la Agencia tiene
conocimiento de los hechos presuntamente disciplinables, vale decir: anónimos, informe de funcionario
(Servidor Público), de oficio (aplicación del artículo 69 de la Ley 734 de 2002) y denuncia ciudadana
(canales de comunicación). La comparación también se realizó semestralmente y arrojó los resultados
que se muestran en la siguiente gráfica:
Gráfica N° 7. Origen de las quejas
250
200
150
100
50
0
INFORME INFORME
FUNCIONA CONTRALO DE OFICIO
RIO…
RÍA
QUEJOSO
ANÓNIMO
CANTIDAD
193
81
64
3
2
PORCENTAJE
56%
24%
18%
1%
1%
14
Conservando la unidad de materia en relación con los informes presentados en lo corrido del año 2014,
debe enfatizarse en que, conforme con la gráfica, el 56% de las noticias disciplinarias tienen origen en
una “queja formalmente interpuesta”, lo que se traduce en un alto grado de participación y confianza
ciudadana en nuestra misión y refleja el alto grado de credibilidad y seguridad adquirida por la Agencia.
A su turno, el “escrito anónimo” y el “informe de funcionario público”, han tenido una importante
participación para la iniciación de actuaciones disciplinarias.
Sin embargo, tal y como se ha reseñado en distintas oportunidades, las noticias disciplinarias anónimas
han tenido algún tipo de inconvenientes fomentados por la cultura y práctica que sobre el particular
existe en las entidades vigiladas, particularmente en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –
DIAN, donde, en algunas oportunidades, son denunciados hechos que no han ocurrido o a funcionarios
que no los han cometido, lo que, eventualmente, afecta el desarrollo transparente, celebre y proactivo
de la función disciplinaria, generando para la Agencia una carga adicional y un trabajo, que en muchos
casos, no conduce a ningún resultado efectivo, lo que podría traducirse en una alta tasa de decisiones
de archivo definitivo de los procesos que son tramitados con fundamento en noticias anónimas.
Ubicación regional de las quejas
La Coordinación de Quejas, Reclamos y Derechos de Petición, realizó una medición regional, esto es, la
verificación de la incidencia disciplinaria en aquellos lugares donde hace presencia institucional la DIAN,
UGPP y COLJUEGOS. Esto, con el fin de identificar la problemática regional y consolidar políticas
concretas que contribuyan a su solución.
Departamentos afectados
A continuación se realiza un análisis territorial de los hechos denunciados disciplinariamente. Sigue
siendo una constante que la mayoría de los hechos corresponden a la ciudad de Bogotá D.C., con un
índice de 182 quejas; seguida de Norte de Santander con 47; Valle del Cauca con 18; Bolívar con 3 quejas
en el primer semestre y un aumento considerable en el segundo semestre de 14 quejas, para un total
de 17; Atlántico con un índice de 15; Nariño con 13; Antioquia con 8; Guajira con un índice de 7 y Guainía
con un índice de4 quejas disciplinarias.
Gráfica N° 8. Departamentos afectados
15
Los indicadores anteriores muestran la constante que se ha evidenciado en lo atinente al resultado
negativo para la capital del país. Sin embargo, la probable explicación es la cantidad de operaciones que
realizan las entidades vigiladas en este Bogotá, particularmente, la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales – DIAN. Para contrarrestar la situación, en menester reforzar la labor preventiva y de auditoría
que a través de esta Agencia se lleva a cabo por parte de la Subdirección de Auditoría y Gestión del
Riesgo. Lo anterior, sin perjuicio de las actividades preventivas que se programarán por parte de la
Subdirección de Investigaciones Disciplinarias, con el fin de desincentivar la corrupción y mostrar los
resultados, la capacitación y sensibilización frente la prevención del fraude y la corrupción, dirigida a los
funcionarios de las entidades vigiladas como prevención positiva y negativa.
Ciudades afectadas
La afectación por ciudades en materia disciplinaria, permitió evidenciar una constante, si se tiene en
cuenta el primer lugar es para Bogotá, con un índice de 183 quejas, seguido de Cúcuta con 23,
Cartagena con un índice de 18, Barranquilla con 16, Ipiales con 11, Cali con 10, Bucaramanga con 7,
Medellín con 6 y Maicao con un índice de 4 quejas. Para mayor entendimiento, a continuación se
presenta una gráfica sobre el tema tratado, desglosado semestralmente, así:
Gráfica N° 9. Ciudades afectadas
El índice no ha variado para las ciudades en el año 2014, esto es, ya que persisten dos escenarios
neurálgicos en materia de corrupción. En primer lugar, tenemos a la ciudad de Bogotá como la mayor
afectada; en segundo lugar, tenemos las ciudades con puertos o incidencia de frontera, cuales son
Cúcuta, Cartagena, Barranquilla e Ipiales. Bajo esa perspectiva, los procesos preventivos, con el apoyo
de la Subdirección de Auditoria y Gestión del Riesgo de la Agencia, se tornan trascendentes como forma
de lucha contra la corrupción.
16
Seccionales afectadas
Con el fin de determinar la influencia de las conductas disciplinables en las áreas afectas de las entidades
vigiladas, se realizó un estudio regional de las seccionales con más incidencias de carácter disciplinario.
Como resultado, se logró establecer que de las estructuras organizacionales de cada entidad, las 10
primeras áreas afectadas pertenecen a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, tal y
como se muestra en la siguiente gráfica:
Gráfica N° 10. Seccionales con mayor incidencia disciplinaria
Para el caso de las áreas o seccionales afectadas se mantiene constante la seccional de Bogotá, con una
marcada influencia en el tema de aduanas, seguida por las seccionales con influencia de frontera como
lo son Cúcuta, Cartagena de Indias e Ipiales. Finalmente, se destaca en el presente análisis que la
Dirección de Parafiscales sobresalió en el 7° lugar, lo sugiere que han funcionado las labores de
posicionamiento y publicidad de la Agencia en la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales – UGPP.
Procesos afectados
En lo que respecta a los 10 primeros procesos mayormente afectados, estos corresponden a la Dirección
de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, particularmente en sus áreas misionales, como son la
operación aduanera, fiscalización y liquidación, recaudación, gestión masiva, etc. A su turno,
evidenciamos que el Macroproceso Misional de la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales – UGPP,
hace parte de los procesos más afectados.
17
Gráfica N° 11. Procesos afectados
Ahora bien, frente a los procedimientos con mayor afectación, se tiene la siguiente información
obtenida de las noticias disciplinarias, los fallos emitidos y demás actividades realizadas por la
Subdirección, así:
Operación Aduanera (MISIONAL)
Este proceso continúa como el proceso más afectado con un número de 105 expedientes disciplinarios.
Se continuó detectando que la cantidad de funciones que deben cumplir los servidores de la
contribución para llevar a cabo su labor, así como la interacción con los usuarios incrementa el riesgo de
corrupción.
Fiscalización y Liquidación (MISIONAL)
Respecto al proceso de Fiscalización y Liquidación, se detectaron situaciones relacionadas con
procedimientos de sustanciación, evaluación y definición de situación jurídica, así como en la aplicación
de sanciones. Respecto al tipo de conductas investigadas, continúa la tendencia de que pueden ser
constitutivas de prevaricato, falsedades, silencios administrativos positivos, entre otros.
Gestión Masiva y Recaudación (MISIONAL)
Finalmente, dentro de los indicadores seleccionados se encuentran Gestión Masiva y Recaudación,
podemos encontrar los procesos por irregularidades en Devoluciones, así como anomalías atinentes con
el Registro Único Tributario -RUT.
18
No aplica proceso
Sobre este ítem, es importe destacar que se trata de aquellos casos en los cuales, con el fin de establecer
la presunta falta disciplinaria, es necesario realizar verificaciones a través de una indagación preliminar.
Particularmente, se ubican las quejas que por no ser claras, requieren de este tipo de actuación previa.
Procedimientos afectados
Esta categoría permite conocer de fondo las áreas que dentro de los procesos afectados y que fueran
señalados con anterioridad, tienen una mayor representación disciplinaria. Para el efecto, se realizó una
categorización a través de los siguientes siendo el resultado que los procedimientos más afectados fue
el Subproceso de Operación Aduanera. Además, a continuación se muestra el número de denuncias
recibidas en los dos semestres del año 2014, con el fin de determinar si el número de noticias
disciplinarias aumentó, dando como resultado lo siguiente:
Reconocimiento de Carga y de Mercancías de Tráfico Postal y Envíos Urgentes con un índice de 17
quejas primer semestre y 17 quejas segundo semestre. Se mantuvo.
Gestión Administrativa Documental e investigación de pruebas, pasó de 15 quejas en el primer
semestre a 17 en el segundo. Aumentó.
Autorización de Trámites Manuales en Ingreso de Mercancía, con un índice de 14 quejas primer
semestre y 14 quejas segundo semestre. Se mantuvo.
Gestión de las Devoluciones y/o Compensaciones, obtuvo un índice de 7 quejas en el primer
semestre y de 11 en el segundo. Aumentó.
Inscripción y Actualización del Registro Único Tributario, tuvo una recepción de 6 quejas en el primer
semestre y el mismo número en el segundo. Se mantuvo.
Respecto a los proceso por Cobro Coactivo, se recepcionaron 4 quejas en el primer semestre y 4 en
el segundo. Se mantuvo.
Control al Ingreso y Salida de Equipajes de Viajeros y Control de Divisas, se presentó un aumento de
3 quejas recepcionadas en el primer semestre, a 5 en el segundo. Aumentó.
Respecto a los parafiscales, fueron recepcionadas 7 denuncias en el primer semestre y ninguna en el
segundo. Disminuyó.
Aceptación, Reconocimiento y/o Inspección, Autorización y Finalización de la Operación de Tránsito
Aduanero, con un índice de 2 quejas primer semestre y 3 quejas segundo semestre. Aumentó.
Por último, respecto a la contratación de bienes y servicios se evidencia una caída de 3 quejas en el
primer semestre a 1 en el segundo. Disminuyó.
19
Gráfica N° 12. Procedimientos afectados
Ahora bien, a continuación se realiza una gráfica de subprocesos afectados, la cual refleja que, pese a
que existe una disminución de quejas en el segundo semestre de 2014, el ingreso de mercancías al
territorio aduanero nacional continúa como el subproceso más afectado. Teniendo en cuenta lo anterior
y por tratarse de un procedimiento álgido por la entrada de contrabando, es importante realizar un
trabajo mancomunado con la Subdirección de Auditoría y Gestión del Riesgo de esta Agencia, con el fin
de elevar propuestas para evitar el ingreso de este tipo de mercancías mediante actos de corrupción.
Gráfica N° 13. Subprocesos afectados
Juicio provisional conducta
En lo atinente al estudio de las quejas presentadas y el juicio provisional de tipicidad que se adelanta
por parte del Grupo de Quejas, Reclamos y Derechos de Petición cuando la noticia disciplinaria es puesta
20
en conocimiento de la Agencia, se tiene que para el 2014 el ítem de delitos tuvo un índice de 47 quejas
primer semestre y 45 quejas segundo semestre, para un total de 92 noticias disciplinarias.
Respecto a conductas gravísimas se obtuvo un índice de 64 quejas primer semestre y 68 quejas segundo
semestre, para un total de 132. Finalmente, por determinar adecuación con un índice de 56 quejas
primer semestre y 63 quejas segundo semestre, para un total de 119. La siguiente información la
podemos Gráficas de la siguiente manera:
Gráfica N° 14. Juicio provisional de adecuación típica
Por otro lado, se tiene que de las conductas provisionalmente calificadas como aquellas que revisten
las características de una conducta típica consagrada en la ley como delito, cometida a título de dolo,
se puede observar que son cinco las principales cometidas por los funcionarios de las entidades
vigiladas, cuales son el cohecho, la falsedad ideológica en documento público, el prevaricato por acción,
el tráfico de influencias de servidor público y la concusión.
Gráfica N° 15. Delitos
Ahora, en las conductas provisionalmente calificadas como faltas disciplinarias gravísimas, distintas al
numeral primero del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único), se presentaron
algunos cambios en la cantidad de procesos que se llevan a cabo en la Subdirección, razón por la cual
se determinó que las cuatro principales son:
21
Ejecutar por razón o con ocasión del cargo, en provecho suyo o de terceros, actos, acciones u
operaciones o incurrir en omisiones tendientes a la evasión de impuestos, cualquiera que sea su
naturaleza o denominación, o violar el régimen aduanero o cambiario. Respecto al tema
aduanero se obtuvieron 47 noticias disciplinarias.
Incrementar injustificadamente el patrimonio, directa o indirectamente, en favor propio o de un
tercero, permitir o tolerar que otro lo haga. En este caso se vio para el segundo semestre un
aumento considerable en la presentación de dichos casos, pues de 11 casos en el primer
semestre, se pasó a 24 en el segundo, para un total de 35 casos por esta falta disciplinaria.
Ejecutar por razón o con ocasión del cargo, en provecho suyo o de terceros, actos, acciones u
operaciones o incurrir en omisiones tendientes a la evasión de impuestos, cualquiera que sea su
naturaleza o denominación, o violar el régimen aduanero o cambiario. Respecto al tema
tributario se obtuvieron 15 noticias disciplinarias. No obstante, se observa una caída en la
recepción de estas quejas, pues en el segundo semestre del 2014 solamente se recibieron 3
quejas, lo que contrasta con las 12 recibidas en el primer semestre.
En cuarto lugar tenemos la falta disciplinaria consistente en dar lugar al silencio administrativo
positivo, con un total de 5 quejas. Ejecutar por razón o con ocasión del cargo, en provecho suyo
o de terceros, actos, acciones u operaciones o incurrir en omisiones tendientes a la evasión de
impuestos, cualquiera que sea su naturaleza o denominación, o violar el régimen aduanero o
cambiario. Sobre este punto, es decir, el tema cambiario, se obtuvieron 4 noticias disciplinarias.
Con el fin de facilitar el entendimiento de los indicadores relacionados anteriormente, se presenta la
siguiente gráfica que corresponde a las conductas tipificadas provisionalmente como faltas gravísimas
distintas a las contempladas en la ley penal como delitos, así:
Gráfica N° 16. Conductas gravísimas
22
Trámite de los derechos de petición
Atendiendo la competencia funcional otorgada por la Dirección General de la Agencia al Grupo de
Quejas, Reclamos y Derechos de Petición, a través de la Resolución 000057 de 2013, en el año 2014 la
Coordinación de Quejas, Reclamos y Derechos de Petición de la Subdirección de Investigaciones
Disciplinarias de la Agencia, ha tramitado un total de cuarenta y cinco (45) derechos de petición,
observando y cumpliendo siempre los términos legales para la resolución de este tipo de solicitudes, los
cuales se relacionan de la siguiente manera:
Gráfica N° 17. Respuesta a peticiones
Sobre este punto, en los requerimientos presentados el Grupo de Quejas, Reclamos y Derechos de
Petición en la mayoría de los casos, ha dado respuesta efectiva dentro de los cinco días hábiles siguientes
a su recibo. No obstante, existieron algunos que, por su complejidad, requirieron más tiempo, sin que
en momento alguno se haya excedido el límite legal de 15 días.
Ahora bien, con el fin de presentar una estadística que refleje la capacidad de respuesta del Grupo de
Quejas, Reclamos y Derechos de Petición, se realizó un análisis semestral del año 2014, encontrando que
en el primer semestre se tramitaron 15 derechos de petición y en el segundo semestre 30, así:
23
Gráfica N° 18. Requerimientos por semestre
Línea de Atención al Ciudadano
La línea de atención, conforme a las disposiciones de la Dirección General de la Agencia, es administrada
las 24 horas del día y todos los días de la semana. En ella se recepcionan las conductas que la ciudadanía
considera como faltas disciplinarias o hechos de corrupción cometidos por funcionarios de las entidades
vigiladas y tiene como fin el acercamiento con la comunidad, así como ser un instrumento ágil y eficaz
para poner en conocimiento las denuncias.
Consecuentemente, el encargado de recibir las quejas presenta un informe al Subdirector de
Investigaciones Disciplinarias, para que se tomen las medidas pertinentes, según corresponda.
Por este medio, durante el año 2014 fueron recibidas 289 llamadas, de las cuales solo 51 constituyeron
una recepción formal de la queja, pues, las demás, consistieron en solicitudes de información sobre el
funcionamiento de la Agencia, así como solicitar información sobre el estado de una queja o inclusive,
piden información sobre otra entidad o guardan silencia durante la llamada, tal y como se muestra a
continuación:
24
Gráfica N° 19. Comportamiento llamadas - Línea Gratuita
30
25
20
15
10
5
0
Series1
INSULTOS
NO
HABLAN
BROMAS
24
22
7
DENUNCIA
DENUNCIA
CIUDADAN
ANONIMA
A
7
16
3. Caracterización de los fallos disciplinarios
Fallos proferidos en primera instancia
Como se mencionó al principio del presente documento, desde la entrada en funcionamiento de la
Agencia del Inspector General de Tributos, Rentas y Contribuciones Parafiscales, la Subdirección de
Investigaciones Disciplinarias en primera instancia ha proferido un total de setenta y cinco (75) fallos, de
los cuales cuarenta y nueve (49) fueron de carácter sancionatorio, veintitrés (23) absolutorio y tres (3) de
carácter mixto.
Gráfica N° 20. Fallos totales proferidos: 75
25
No obstante, por tratarse únicamente del informe de gestión correspondiente al año 2014, solamente
se analizarán los veintiséis (26), de los cuales diecinueve (19) fueron de carácter SANCIONATORIO, seis
(6) ABSOLUTORIO y un (1) de carácter MIXTO.
Gráfica N° 21. Fallos proferidos en el 2014: 26
Faltas disciplinarias en los fallos proferidos
Revisados los veintiséis (26) fallos proferidos por la Agencia, se pudo establecer que la falta disciplinaria
gravísima más recurrente es aquella prevista en el numeral 1° del artículo 48 de la ley 734 de 2000
(Código Disciplinario Único), descrita como “Realizar objetivamente una descripción típica consagrada en
la ley como delito sancionable a título de dolo, cuando se cometa en razón, con ocasión o como consecuencia
de la función o cargo, o abusando del mismo”. Lo anterior, atendiendo que se han proferido catorce (14)
decisiones durante el año 2014. En segundo lugar, encontramos la falta disciplinaria descrita en el
segundo párrafo del numeral 3 del artículo 48, denominada como incremento patrimonial injustificado;
lo anterior teniendo en cuenta que se han emitido 4 fallos. A su turno, encontramos la violación y
silencio administrativo positivo con cuatro (4); las omisiones tendientes a la evasión de impuestos, con
un fallo; el favorecimiento para el ingreso o salida de mercancías sin el lleno de los requisitos con un
fallo; así como suministrar datos inexactos o información falta para tomar posesión de un cargo, con un
fallo.
26
Gráfica N° 22. Faltas disciplinarias en los fallos proferidos en el 2014
Omisiones
tendientes a la
evasión de
impuestos; 1; 4%
Favorecer ingreso
o salida de
mercancías din
requisitos; 1; 4%
Datos inexactos o
documentación; 1;
4%
Silencio
administrativo
positivo; 2; 8%
Inhabilidades e
incompatibilidades
; 3; 11%
Incremento
patrimonial
injustificado; 4;
15%
Delitos; 14; 54%
En el mismo sentido, teniendo en cuenta que en catorce de los fallos fueron proferidos por la falta
disciplinaria gravísima relacionada con la comisión de una conducta delictiva, se estableció que tres (3)
de ellas fueron por tipo penal PREVARICATO POR ACCIÓN, tres (3) por FALSEDAD IDEOLÓGICA EN
DOCUMENTO PÚBLICO y dos (2) por CONCUSIÓN. Las conductas de ASESORAMIENTO ILEGAL, HURTO,
USO DE DOCUMENTO PÚBLICO FALSO Y FALSEDAD MATERIAL EN DOCUMENTO PÚBLICO cuentan con
un fallo cada una.
Por otro lado, se profirió una decisión por un concurso de conductas, cuales son PREVARICATO POR
ACCIÓN, FALSEDAD IDEOLÓGICA EN DOCUMENTO PÚBLICO Y PREVARICATO POR OMISIÓN. Para
entender las cifras descritas, a continuación se muestran en la siguiente gráfica:
27
Gráfica N° 23. Principales conductas punibles
FALSEDAD IDEOLOGICA Y
MATERIAL EN DOCUMENTO
PUBLICO; 1; 9%
FALSEDAD MATERIAL EN
DOCUMENTO PUBLICO; 1; 9%
FALSEDAD IDEOLOGICA EN
DOCUMENTO PUBLICO; 3;
28%
CONCURSO; 1; 9%
USO DE DOCUMENTO FALSO ;
1; 9%
CONCUSION; 2; 18%
HURTO; 1; 9%
ASESORAMIENTO ILEGAL; 1;
9%
Ciudades afectadas con los fallos
El índice más alto de sanciones se registra en la ciudad de BOGOTÁ, D.C., en razón a que se disciplinaron
un total de siete (7) funcionarios. En segundo lugar, tenemos a MAICAO (LA GUAJIRA), PEREIRA
(RISARALDA) Y BARRANQUILLA (ATLÁNTICO), pues en cada uno de esos lugares fueron sancionados dos
(2) funcionarios. Por último, ciudades como IPIALES (NARIÑO), MEDELLÍN (ANTIOQUIA) y
BUENAVENTURA (VALLE DEL CAUCA), registran un índice mínimo de sanciones pues, en cada una de
estas, se sancionó a un (1) funcionario. Esta información se relaciona en la siguiente gráfica:
28
Gráfica N° 24. Ciudades afectadas con los fallos
IPIALES
MEDELLIN
BUENAVENTURA
CALI
VALLEDUPAR
PAMPLONA
BARRANQUILLA
PEREIRA
MAICAO
BOGOTA
0
1
2
3
4
5
6
7
Cargos de los funcionarios sancionados
Ahora, en lo que tiene que ver con los cargos de los funcionarios que fueron sancionados, el índice más
alto lo registra el cargo de GESTOR II CODIGO 302 GRADO 02, con un total de tres (3) sancionados;
seguido de ANALISTA II CODIGO 202 GRADO 02 con dos (2) sancionados. Los demás cargos registran
un total de un sancionado, tal como se observa en la tabla dinámica que se presenta a continuación:
Gráfica N° 25. Cargos de los funcionarios sancionados
CARGO
CANT
GESTOR II CODIGO 302 GRADO 02
3
ANALISTA II CODIGO 202 GRADO 02
2
GESTOR II NIVEL 302 GRADO 02
1
NOTIFICADORA- ASISTENTE ADMINISTRATIVA
1
ANALISTA III NIVEL 203 GRADO 03
1
29
CARGO
CANT
FACILITADOR IV CODIGO 104 GRADO 04
1
FACILITADOR III NIVEL 103 GRADO 03
1
GESTOR I CODIGO 301 GRADO 01
1
GESTOR II NIVEL 302 GRADO 02
1
ANALISTA II CODIGO 202 GRADO 02
1
FACILITADOR III NIVEL 103 GRADO 03
1
SUPERNUMERARIA
1
GESTOR IV CODIGO 304 GRADO 04
1
ANALISTA IV NIVEL 24 GRADO 04
1
ANALISTA II NIVEL 202 GRADO 02
1
TÉCNICO DE INGRESOS PÚBLICOS I NIVEL 25 GRADO 10
1
TOTAL
19
Tipo y término de la sanción
Respecto al tipo de sanciones impuestas a los diecinueve (19) funcionarios, se tiene que en diecisiete
(17) casos la consecuencia jurídica fue la DESTITUCIÓN E INHABILIDAD GENERAL. En los dos (2) casos
restantes, la sanción fue de SUSPENSIÓN E INHABILIDAD ESPECIAL:
Gráfica N° 26. Tipo de sanción
SUSPENSIÓN E
INHABILIDAD
ESPECIAL; 2; 11%
DESTITUCIÓN E
INHABILIDAD
GENERAL; 17; 89%
30
Las sanciones que anteceden fueron impuestas por términos comprendidos entre un (1) mes y
diecisiete (17) años, datos que fueron consignados en forma descendente en la tabla subsiguiente:
Gráfica N° 27. Duración de la sanción
TÉRMINO
CANT.
12 años
7
10 años
3
11 años
3
1 mes
2
15 años
2
13 años
1
17 años
1
Total
19
Tipo de procedimiento adelantado
En cuanto al procedimiento adelantado en cada una de las decisiones adoptadas por la Subdirección
de Investigaciones Disciplinarias durante el año 2014, quince (15) se adelantaron por procedimiento
ordinario, de conformidad con el artículo 150 y subsiguientes de la Ley 734 de 2002 y once (11) por el
procedimiento verbal previsto en el artículo 175 de la misma normatividad, datos que se condensan de
manera porcentual en la siguiente gráfica.
Gráfica N° 28. Tipo de procedimiento
31
Que el 42% de los procesos que fueron fallados en el 2014 hayan sido tramitados mediante el
procedimiento especial, demuestra la consolidación de este tipo de proceso como dinamizador de la
función disciplinaria que ha propendido la Subdirección de Investigaciones Disciplinarias.
Compulsa de copias
La decisión de compulsa de copias a otras entidades se resolvió en una totalidad de catorce (14) fallos,
que equivalen al 54%, esta compulsa de copias se ha realizado ante entidades tales como la Fiscalía
General de la Nación en ocho (8) fallos; Contraloría General de la República, en dos oportunidades; a la
Oficina de Control Disciplinario Interno de la DIAN, en dos oportunidades. Igualmente, en dos fallos la
compulsa de copias fue ante la Contraloría General de la República y la DIAN, simultáneamente. Lo
anterior lo podemos evidenciar en las siguientes gráficas:
Gráfica N° 29. Eventos en los cuales se compulsaron copias
Gráfica N° 30. Autoridades ante las cuales se compulsaron copias
ENTIDAD
CANT.
Fiscalía General de la Nación
8
Dian
2
Contraloria General de la Republica
2
Contraloria General de la República - Dian
2
TOTAL GENERAL
14
Registro de decisiones objeto de recurso
De los 26 fallos proferidos en primera instancia por la Subdirección de Investigaciones Disciplinarias,
quince (15) fueron objeto de recurso de apelación. Los respectivos recursos han sido resueltos y en siete
(7) oportunidades el ad quem ha confirmado integralmente la decisión; en tres (3) oportunidades fue
32
revocado el fallo; en un proceso confirmó y adicionó el fallo; en uno (1) modificó la sanción y dos (2) se
encuentran pendientes por resolver.
Gráfica N° 31. Procesos con recurso de apelación
SIN
RECURSO;
11; 42%
RECURSO
DE
APELACIÓ
N; 15; 58%
A continuación se presenta una gráfica de las decisiones que la Dirección General ha proferido en
segunda instancia, respecto de los fallos emitidos por la Subdirección de Investigaciones Disciplinarias
durante el año 2014.
Gráfica N° 32. Decisiones de segunda instancia
DECISIÓN
CANT
CONFIRMA INTEGRALMENTE
7
REVOCA INTEGRALMENTE
3
PENDIENTE
2
CONFIRMA Y ADICIONA
1
CONFIRMA INTEGRALMENTE
1
MODIFICA LA SANCION
1
TOTAL
15
Otras actividades
Dentro de la Subdirección de Investigaciones Disciplinarias se realizaron dos (2) propuestas académicas
para facilitar el tipo de investigaciones realizadas por la Agencia. En primer lugar, el texto denominado
“Guía Para la Investigación del Incremento Patrimonial no Justificado”, es un documento elaborado por
un equipo multidisciplinario de la Subdirección de Investigaciones Disciplinarias de la entidad,
buscando implementar un manejo especializado del proceso -desde el punto de vista contable y
jurídico-, con miras a establecer una aproximación procesal y práctica al manejo e investigación del
incremento patrimonial no justificado como falta disciplinaria.
33
En segundo lugar, atendiendo que en múltiples oportunidades se reciben noticias disciplinarias que
tienen que ver con devoluciones irregulares realizadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales – DIAN y donde, eventualmente, pueden verse inmersos funcionarios públicos
pertenecientes a esa entidad, se ha venido realizando un segundo texto que facilite la comprensión de
este procedimiento, al tiempo que evidencia buenas prácticas para la investigación y juzgamiento de
estos comportamientos.
Actualmente, los documentos se encuentran culminados y están siendo puestos a consideración de la
Dirección General, para que, de considerarlo pertinente y adecuado, sean publicados.
Consideraciones
Durante el año 2014, la Subdirección de Investigaciones Disciplinarias, con el fin de cumplir los
“Objetivos Estratégicos” dispuestos por la Entidad, desarrolló quince (15) actividades específicas en el
marco del Plan de Acción Anual del área, cuyo nivel de cumplimiento fue del 96,7%.
Frente a los resultados alcanzados, es importante hacer una breve referencia frente a las siguientes
actividades del Plan de Acción Anual.
Respecto de la actividad No. 1 “Asegurar resultados oportunos en la gestión disciplinaria desarrollada por
la Subdirección”, se fijó con la Oficina Asesora de Planeación como meta a cumplir durante el 2014 un
porcentaje del 25% en la gestión de todos los procesos a cargo de la Subdirección y se logró un 26%,
por lo que el porcentaje de cumplimiento quedó por encima de la meta, vale decir, en un 104%.
La actividad No. 2, relacionada con la “optimización de la función disciplinaria, mejorando la oportunidad
de las actuaciones disciplinarias”, registró un porcentaje de cumplimiento del 46% frente a la meta fijada.
El principal escenario que incidió en este bajón fueron las indagaciones preliminares y la evaluación que
algunas de ellas tuvieron por fuera de los seis (6) meses. Factor determinante para que ello aconteciera,
radicó en el movimiento constante de personal que se dio durante el periodo objeto de análisis, sí se
tiene en cuenta que casi desde el mes de mayo se dejó de contar con el servicio de siete (7) servidores
de la Subdirección, lo que obligó a reasignar varias indagaciones. Precisamente, esta situación ha
llevado a la Subdirección de Investigaciones Disciplinarias, a reforzar durante el 2015 el trabajo de
seguimiento y monitoreo de esta etapa procesal en particular.
Finalmente, la actividad No. 8, “asegurar que los expedientes disciplinarios se evacuen según los estándares
internos definidos por la Subdirección”, presenta un porcentaje de cumplimiento del 175%. La causa para
este sobrecumplimiento del 7%, se concentra en la superación de la meta fijada que era del 4%.
34
GESTIÓN ESTRATÉGICA Y DE APOYO
Comunicaciones
Oficina Asesora
de Planeación
Oficina Asesora
Jurídica
Oficina Asesora de Tecnologías
de Información
Secretaría General
35
Comunicaciones
Durante la vigencia 2014 Comunicaciones implementó el Plan de Comunicaciones Institucional; mejoró
el Sitio Web Institucional, registró todas las actividades desarrolladas en la Matriz de Comunicaciones y
formulo y cumplió el Plan de Necesidades además de coordinar la ejecución de actividades operativas.
Además, se cumplió a cabalidad con el Plan de Acción Anual frente a los compromisos programados
para la vigencia 2014 gracias a la responsabilidad de los funcionarios que pertenecen al área y a su
sentido de compromiso con la Entidad.
Se definió una labor estratégica que apunta a incrementar la visibilidad de la labor de la Agencia entre
sus funcionarios, público objetivo, Gobierno Nacional y la opinión pública, y se desarrollaron las
siguientes acciones para su consecución durante la vigencia 2014, así:
Desarrollo a nivel interno y externo las acciones previstas en el Plan Institucional de Comunicaciones
de la Agencia ITRC
En este ejercicio se efectuaron cada uno de los proyectos y actividades planteados en el Plan
Institucional de Comunicaciones, con el fin de optimizar y mejorar la Imagen de la entidad en lo que
concierne a medios de Comunicación y visibilización de la Agencia ante la ciudadanía, así como del
posicionamiento y afianzamiento dentro del campo de las entidades de carácter Gubernamental.
Actualización y revisión de contenidos del Sitio Web Institucional
La Oficina Asesora de Comunicaciones con apoyo de la Oficina Asesora de Tecnologías de la
Información realizó 24 actualizaciones y revisiones en la página web de la entidad durante el año 2014.
Diseño de piezas comunicativas a solicitud de las áreas de la Entidad.
A solicitud de las diferentes áreas de la entidad, la Oficina Asesora de Comunicaciones realizó 290 piezas
comunicativas durante el año 2014.
Actualización del Sitio Web y la Intranet con la información de las dependencias de la Entidad
A solicitud de las diferentes áreas de la entidad, la Oficina Asesora de Comunicaciones realizó 310
publicaciones con información relevante de las diferentes dependencias de la Entidad durante el año
2014.
36
Participación en las ferias ciudadanas y en las audiencias públicas a las cuales se convocó e invitó a
la Agencia ITRC
La Agencia ITRC participio en seis (6) ferias ciudadanas durante el año 2014, convocadas por el
Departamento de Planeación Nacional.
Implementación del criterio Promoción de Datos Abiertos que hace parte del Componente
Democracia en Línea del Manual GEL 3.1.
Actualización técnica de la página web de la entidad
Durante el año La Oficina Asesora de Comunicaciones con apoyo de la Oficina Asesora de Tecnologías
de la Información realizo una (1) actualización técnica de la página web de la entidad.
Ronda de medios nacionales
La Agencia ITRC publicó veintidós (22) comunicados de prensa de fallos en primera instancia y veintiuno
(21) de fallos en segunda instancia en web y Siete (7) boletines de prensa con los datos más relevantes
de la vigencia 2014, los cuales fueron divulgados a medios de comunicación regional y nacional.
37
Oficina Asesora de Planeación
La Oficina Asesora de Planeación en el cumplimiento de sus funciones contribuye al logro de los
Objetivos Estratégicos DI3. Fortalecer la cultura Institucional y el posicionamiento de la Agencia, DI4.
Adoptar las mejores prácticas en los procesos y procedimientos de la Agencia y R1. Optimizar el uso de
los recursos presupuestales, a través de las Iniciativas Estratégicas DI3.2. Elaboración y despliegue del
Direccionamiento Estratégico Institucional y de los instrumentos base para el control de la gestión y la
evaluación de los resultados institucionales, DI4.3. Mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de
Gestión –SIG, y Ejecución de actividades operativas.
En ese sentido, el aporte de la Oficina a la consecución de dichos propósitos fue altamente satisfactorio
porque al cierre de la vigencia 2015 se alcanzó un nivel de cumplimiento del Plan de Acción Anual del
área del 100.8%, derivado del compromiso y responsabilidad mostrado por los integrantes de la
dependencia en el desarrollo de sus funciones.
A continuación se hace una breve descripción explicativa de cada actividad del Plan de Acción Anual
desplegada por la Oficina Asesora de Planeación en la vigencia 2014:
Asegurar el cumplimiento del Plan Estratégico Institucional (PEI)
La Oficina Asesora de Planeación trimestralmente durante las vigencias 2013 y 2014 presentó a la
Dirección General y al Comité de Dirección los resultados del Plan Estratégico Institucional 2013-2018,
para socializar los avances logrados y se adopten decisiones oportunas que permitan el logro de los
objetivos estratégicos de la organización.
La socialización de los resultados en los Comités de Dirección generó acciones de mejora propuestas
por la Dirección General y por parte de los líderes de los procesos que presentaban rezagos en la
ejecución de actividades y en el cumplimiento de indicadores. Dichas acciones de mejora se
implementaron exitosamente y permitieron alcanzar las metas trazadas para la vigencia 2014,
alcanzado un nivel de cumplimiento promedio del Plan Estratégico Institucional del 104%.
Cumplimiento PEI por Objetivos Estratégicos
150%
137,5%
160%
140%
120%
101% 100% 100%
109%
100% 100% 104% 100%
94%
100%
80%
60%
40%
20%
0%
RS1
RS2
RS3
PM1
PM2
DI1
DI2
38
DI3
DI4
R1
R2
Así mismo, el porcentaje de cumplimiento promedio del Plan de Acción Anual 2014 fue del 93.16%, lo
que se considera sobresaliente en la gestión institucional, ya que el cumplimiento arroja un índice
superior al 90%.
En la siguiente gráfica, se detalla el nivel de cumplimiento del Plan de Acción Anual por Dependencia
en la vigencia 2014:
Cumplimiento Plan de Acción Anual por Dependencias
De igual forma, los Informes Trimestrales de Avance y Cumplimiento del Plan Estratégico Institucional
–PEI y del Plan de Acción Anual, son divulgados a través de la Página Web Institucional para
conocimiento de nuestros grupos de interés y de la comunidad en general.
Para mayor información sobre los resultados del PEI y del PAA invitamos a consultar el siguiente link de
la Página Web de la Agencia ITRC http://itrc.gov.co/direccionamiento.html.
Formular el Plan de Acción Anual Institucional correspondiente a la vigencia 2014
La Oficina Asesora de Planeación dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 152 de 1994 “Por la
cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo” y en el Decreto 2482 de 2012 “Por la cual se
establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”, lideró la
formulación y publicación del Plan de Acción Anual de la vigencia 2014 con el apoyo y participación de
los responsables de los procesos y los servidores públicos de la Agencia ITRC. (Ver PAA en
http://itrc.gov.co/documentos/paa2014.pdf)
39
El Plan de Acción de la Agencia ITRC establece de manera alineada con las políticas institucionales, la
programación anual de los compromisos, metas e indicadores trazados por cada una de las áreas para
contribuir al logro de los objetivos estratégicos de la Organización definidos en el Plan Estratégico
Institucional 2013-2018.
Así mismo, con el fin de monitorear el nivel de cumplimiento del Plan de Acción Anual la Oficina elaboró
y programó el formato PE01- GES-PR03-FT02 “Informe Avance Plan de Acción Anual”, a través del cual
cada responsable de proceso puede conocer mes a mes su avance real frente a los compromisos
adquiridos con la Entidad y detectar aquellas actividades e indicadores que presentan algún rezago,
para adoptar decisiones oportunas que aseguren el cumplimiento de las metas institucionales.
Otra de las bondades que ofrece esta herramienta, es que con base en los resultados reportados por
cada una de las áreas la Oficina Asesora de Planeación evalúa el Plan de Acción Anual y consolida los
informes que serán presentados a nuestros grupos de interés, de ahí que en los meses de abril y julio,
se elaborara y divulgara en la Página Web los informes de avance del Plan de Acción Anual del año 2014.
Automatizar el sistema de información para el control de la gestión y la evaluación de resultados
institucionales
La Oficina Asesora de Planeación contrató en la vigencia 2014 la automatización del proceso de
“Gestión Estratégica” con el fin de gestionar por medio de una solución tecnológica en ambiente Web
la planificación estratégica de la Agencia ITRC, esto es, la formulación de los planes programas,
proyectos, actividades e indicadores de gestión, así como los Acuerdos de Gestión de los Gerentes
públicos, entre otros.
Por ello, a partir del mes de enero de la vigencia 2015 la formulación de los planes, programas y
proyectos, de los indicadores y los Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos se hará en el Sistema
de Gestión del Direccionamiento Estratégico Institucional -SGDEI.
Así mismo, y para facilitar la gestión de la información y la medición de la planificación estratégica de la
entidad se cargó en la herramienta el histórico de planes de las vigencias 2013 y 2014.
Los componentes del Sistema de Gestión del Direccionamiento Estratégico Institucional –SGDEI que
están operando en línea son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Balanced Scorecard
Indicadores
Planes
Mejoras
Presentaciones
Reuniones
Eventos y decisiones
Administrador
Elaborar, presentar y divulgar los avances y resultados del Plan Estratégico Institucional y del Plan
de Acción Anual de la Agencia ITRC
40
En los meses de enero y febrero del año en curso, la Oficina Asesora de Planeación socializó al interior
de la Entidad el “Informe de Gestión” y el “Informe de Cumplimiento del Plan Estratégico” en el cual se
consolidaron los resultados del año 2013. Dichos reportes se divulgaron también a través del Sitio Web
de la Agencia para conocimiento de nuestros grupos de interés. (Ver informe en
http://itrc.gov.co/documentos/ig2013.pdf)
Con ese mismo propósito, en los meses de junio y julio se publicó en la Página Web el informe “Avance
del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual” correspondiente a los períodos eneromayo y enero-junio de 2014.
Los
links
en
los
cuales
se
puede
consultar
dichos
informes
son
los
siguientes:
http://itrc.gov.co/documentos/ipeipaaenero-mayo2014.pdf y http://itrc.gov.co/documentos/iapeiypaaenero-junio2014.pdf.
Garantizar el diseño y adopción del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión como componentes del Sistema Integrado de Gestión de la
Agencia ITRC
La Oficina Asesora de Planeación coordinó el diseño y adopción del Modelo Estándar de Control Interno
(MECI) ciñéndose a los lineamientos del Decreto 943 del 21 de mayo de 2014 “Por el cual se actualiza el
Modelo Estándar de Control Interno” y del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Disciplinario
Interno para el Estado Colombiano.
De este modo, durante la vigencia 2014 se ejecutaron las siguientes fases establecidas en el Decreto
mencionado en el inciso anterior con el fin de asegurar la actualización del Modelo en la entidad, así:
Fase 1. Conocimiento
Fase 2. Diagnóstico
Fase 3. Planeación de la actualización
Fase 4. Ejecución y Seguimiento
Fase 5. Cierre
Al cierre de la vigencia 2014, se realizó el “Diagnóstico de Implementación del Modelo Estándar de
Control Interno” el cual arrojó un resultado de implementación del Sistema de 4.0 puntos, ubicándose
en el rango “Satisfactorio”, es decir, un nivel en el que los Módulos de “Control de Planeación y Gestión”,
“Control de Evaluación y Seguimiento” y “Eje Transversal Información y Comunicación”, cumplen con
los requisitos exigidos por el Decreto 943 del 21 de mayo de 2014.
Por otro lado, las disposiciones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión han sido adoptadas en el
Plan de Acción Anual MIPG (Sectorial) que contiene los compromisos de la Agencia ITRC para
implementar las cinco Políticas de Desarrollo Administrativo fijadas por el Gobierno Nacional.
Para finalizar, es preciso mencionar que los dos modelos de gestión hacen parte del Sistema Integrado
de Gestión de acuerdo con la Resolución 280 del 13 de junio de 2013 “Por la cual se adopta el SIG en la
Agencia ITRC y se conforma el Comité de Coordinación del SIG”.
41
Asegurar la ejecución de la Auditoría Externa al Sistema de Gestión de Calidad por parte del ente
certificador
En el mes de diciembre del año 2014, la firma Bureau Veritas realizó la auditoria externa al Sistema de
Gestión de la Calidad de la Agencia ITRC y como resultado de la misma se resaltó el óptimo estado de
desarrollo y madurez del Sistema, por eso se otorgó la certificación al Sistema de Gestión de Calidad de
la Agencia.
La Directora General exaltó la labor de los servidores públicos de la entidad y los felicitó por el logro
alcanzado, porque es reflejo del compromiso decidido de todos en desarrollar las labores con altos
estándares de calidad para hacer de la Agencia ITRC un referente a seguir por organizaciones a nivel
nacional e internacional.
Realizar sensibilizaciones sobre el Sistema Integrado de Gestión a los servidores públicos de la
Agencia ITRC
La Oficina Asesora de Planeación con el fin de garantizar un adecuado entendimiento y asegurar la
certificación del Sistema Integrado de Gestión al interior de la Agencia ITRC, realizó en los meses de julio
y diciembre sensibilizaciones sobre el tema con el apoyo de dos organizaciones “Macroproyectos S.A”
firma que implementó la herramienta tecnológica SIGII con la cual se administra, entre otros, el Sistema
de Gestión de Calidad de la Entidad, y “G&CO Solutions” organización que ejecutó la Auditoría Interna
al Sistema de Gestión de Calidad.
Diseñar, aprobar y divulgar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano vigencia 2014 en
Coordinación con las demás dependencias de la Entidad
La Oficina Asesora de Planeación con la participación de las distintas áreas de la Entidad elaboró el Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2014 de acuerdo con lo previsto en el Capítulo Sexto de la
Ley 1474 de 2011 y en el Decreto 2641 de 2012, abarcando los cuatro componentes del mismo, a saber:
I) Mapa de Riesgos de Corrupción, II) Racionalización de Trámites, III) Rendición de Cuentas y IV)
Mecanismos
para
mejorar
la
atención
al
ciudadano
(Ver
Plan
en
http://itrc.gov.co/documentos/pac2014.pdf).
Como aspectos a resaltar del Plan, se tiene que en siete (7) procesos institucionales se identificaron
diecisiete (17) riesgos de corrupción, frente a los cuales se establecieron acciones preventivas para
minimizar su probabilidad de materialización al interior de la Entidad.
También, se formuló la Estrategia de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía 2014 denominada “Doble
Vía”, la cual se compone de once (11) tareas que son desarrolladas para consolidar en la Entidad los
componentes de “Información, Diálogo e Incentivos y Sanciones”.
Además, se trazaron tareas específicas para optimizar el funcionamiento de la Agencia en los siguientes
frentes: I) Asegurar el desarrollo institucional para el servicio al ciudadano, II) Afianzar la cultura de
servicio al ciudadano en los servidores públicos y III) Fortalecimiento de los canales de atención.
42
El seguimiento para verificar la ejecución de estas acciones lo está realizando de manera conjunta la
Oficina Asesora de Planeación y la Oficina Asesora de Control Interno, de conformidad con el
cronograma definido en el Decreto 2641 de 2012.
El último Informe de Seguimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano arrojó un
cumplimiento del 100% de las acciones previstas para el período enero-agosto de 2014. (Ver informe
consolidado en http://itrc.gov.co/documentos/spacjun-agos-2014.pdf)
Implementar el Sistema de Administración de Riesgos de Gestión y de Corrupción en la Agencia
ITRC
La Oficina Asesora de Planeación con la colaboración de todos los procesos de la organización realizó
en el año 2014 la administración de los Riesgos de Gestión de la Agencia ITRC, de esta manera se logró
consolidar la herramienta de gestión con los siguientes componentes:
a.
b.
c.
d.
Identificación de riesgos.
Análisis del riesgo: Probabilidad de materialización de los riesgos
Valoración del riesgo
Política de administración de riesgos
Así mismo, Los Riesgos de Corrupción se administran a través de la Matriz de Riesgos de Corrupción que
hace parte del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, el cual está disponible en el siguiente
link de la página Web http://itrc.gov.co/direccionamiento.html.
Estructurar el Anteproyecto de Presupuesto Institucional correspondiente a la vigencia 2015.
Siguiendo las instrucciones impartidas por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional en la
circular 06 del 21 de febrero de 2014, la Agencia ITRC presentó en el Anteproyecto de Presupuesto 2015
la estimación preliminar de los gastos a efectuar en la vigencia 2015, teniendo en cuenta el techo de
gastos asignado a la Agencia ITRC en el MGMP.
En el Anteproyecto, también se resaltó que los recursos asignados son insuficientes para atender de
manera óptima las responsabilidades misionales y de apoyo establecidas a la Agencia ITRC, y que
actualmente la Entidad no cuenta con recursos de inversión para el proyecto “Implementación del
Sistema Tecnológico de Información y Telecomunicaciones de la Agencia ITRC”, el cual está registrado
y aprobado en el BPIN desde marzo de 2013 bajo la metodologías de la Cadena de Valor.
A continuación se reseñan los gastos proyectados en el Anteproyecto de Presupuesto del año 2015, que
se ejecutarán para la optimización de las áreas misionales y de apoyo con el fin de cumplir las
responsabilidades asignadas a la Agencia y obtener resultados notables en la disminución de la fuga de
dineros públicos, el uso eficiente de recursos, fortalecimiento de las entidades vigiladas y aumento de
los ingresos de la Nación:
43
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
Gastos de Personal
Gastos Generales
Transferencias Corrientes
Inversión
Total
17.042,0
11.232,1
5.787,9
22,0
3.000.0
20.042.0
De esta solicitud, finalmente las autoridades presupuestales aprobaron la suma de $15.642,500.000
para Gastos de Funcionamiento y $3.000.000.000 para Gastos de Inversión, conforme a las partidas
presupuestales establecidas mediante la Ley 1737 de diciembre 2 de 2014 y liquidadas en el Anexo del
Decreto 2710 del 26 de diciembre de 2014, asignadas a la Unidad Ejecutora 13-01-17 ITRC, así:
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
Gastos de Personal
Gastos Generales
Transferencias Corrientes
Inversión
Total
15.642,5
11.334,9
4.219,6
38,0
3.000.0
18.642.5
Elaborar y aprobar el Plan Anual de Adquisiciones de la Agencia ITRC correspondiente a la vigencia
2014.
La Oficina Asesora de Planeación de acuerdo con lo contemplado en el Decreto 1510 de 2013, elaboró
el Plan Anual de Adquisiciones 2014, cuyo objetivo es permitir que la Agencia aumente la probabilidad
de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de
operadores económicos interesados en los procesos de selección que vamos a adelantar durante el año
en curso, y que el Estado cuente con información suficiente para realizar compras coordinadas en aras
de alcanzar economías de escala. (Ver plan en http://itrc.gov.co/documentos/formatopaa.pdf)
Así mismo, se ha realizado seguimiento mensual al Plan para verificar el avance del mismo frente a lo
previsto para la vigencia 2014, y se le han efectuado modificaciones de acuerdo con la normatividad
vigente, para atender las necesidades generadas en distintas dependencias de la Entidad.
Además de lo anterior, la Oficina Asesora de Planeación desarrolló las siguientes actividades en la
vigencia 2014:
Sistema de Gestión de Calidad
Otra actividad de gran valor en la que ha avanzado esta dependencia es la revisión y aprobación de la
caracterización de los procesos y la descripción de los procedimientos de la Agencia ITRC, aplicando los
lineamientos de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
Muestra de ello, es que dentro de los once (11) procesos de la Agencia se evaluaron, validaron y
corrigieron los ochenta y nueve (89) procedimientos institucionales, los cuales fueron aprobados y
44
codificados dentro del Sistema Integrado de Gestión –SIG con sus respectivos formatos, manuales y
guías, lo que significa un avance del 100% en la implementación del SGC.
Con el desarrollo de esta labor la Entidad ha optimizado su desempeño y la capacidad de proporcionar
productos y servicios que responden a las necesidades y expectativas de nuestros clientes.
De igual manera, se debe recordar que el Sistema de Gestión de Calidad fue Certificado por la firma
Bureau Veritas en el mes de diciembre del año 2014, debido a su nivel de desarrollo y madurez.
Seguimiento a la Ejecución Presupuestal
Al cierre del mes de diciembre de 2014 se logró una ejecución presupuestal por valor de
$15.187.070.922, lo que representa un 94% del presupuesto total de funcionamiento asignado para la
vigencia 2014 que es de $16.238.000.000. Del valor ejecutado $10.494.786.718 corresponden a Gastos
de Personal, $4.669.319.712 son de Gastos Generales y $22.964.492 corresponde a Tranferencias.
En conclusión, esta Oficina Asesora considera que el resultado obtenido es satisfactorio teniendo en
cuenta que la meta de ejecución presupuestal para las entidades del Sector Hacienda y Crédito Público
era del 95% para la vigencia 2014, y como se puede observar el porcentaje de ejecución logrado está
solo un punto porcentual por debajo de la meta.
Ejecución presupuestal - 2014
12.000.000
11.076.000
(miles de $)
10.494.787
10.000.000
8.000.000
6.000.000
5.125.000
4.669.320
4.000.000
2.000.000
37.000
22.964
0
Gastos de Personal
Gastos Generales
Presupuesto ASIGNADO
Transferencias
Presupuesto EJECUTADO
45
Oficina Asesora Jurídica
En el año 2014 la Oficina Asesora Jurídica contribuyó al cumplimiento de las metas institucionales
mediante la ejecución plena y oportuna de las actividades programadas en su Plan de Acción Anual, en
virtud de la respuesta efectiva, el sentido de pertenencia, la responsabilidad y el trabajo constante de
los funcionarios del área.
A continuación se detallan las actividades realizadas por la Oficina en la vigencia 2014:
Resolver las consultas, conceptos y asesorías en materia jurídica solicitadas por las dependencias de
la Agencia ITRC
De conformidad con las funciones establecidas en el artículo sexto numeral 5 del Decreto 985 de 2012,
la Oficina Asesora Jurídica es la encargada de asesorar jurídicamente a la Agencia, en virtud de ello, en
tal sentido, se proyectaron setenta (70) documentos jurídicos dirigidos a las diferentes dependencias
de la Entidad.
Realizar actualizaciones a los Abogados del área jurídica en normatividad aplicable a la Agencia ITRC.
Con ocasión de esta actividad, la Oficina Asesora Jurídica, se ocupó de inscribir a sus funcionarios en las
diferentes actualizaciones que han desarrollado entidades públicas, tales como la ESAP y la Alcaldía
Mayor de Bogotá, la Agencia Nacional del Estado, a efectos de fortalecer las habilidades profesionales
que se requieren para el buen desempeño de las funciones. Así pues, se asistieron a nueve (9)
capacitaciones en áreas tales como: Talento Humano, Contratación Estatal, Políticas Públicas, asuntos
Tributarios, entre otras.
Revisar las resoluciones y actos administrativos presentadas por las dependencias de la Entidad que
deba firmar la Directora General de la Agencia
De conformidad con las funciones establecidas en el artículo sexto numeral 1 del Decreto 985 de 2012,
la Oficina Asesora Jurídica es la encargada de revisar las resoluciones y actos administrativos elaborados
por las demás dependencias para la firma de la Directora General, con el fin de blindar jurídicamente
dichas actuaciones y avalar que se encuentran dentro del marco del Ordenamiento Jurídico
Colombiano. A esta Oficina se le solicitó la revisión de doce (12) resoluciones,
Atender las demandas, solicitudes de conciliación y/o acciones judiciales elevadas por o en contra
de la Agencia.
En atención a esta actividad la Oficina Asesora Jurídica gestionó todos requerimientos, allegados a la
Agencia en relación con la representación judicial. Este despacho tramitó ante el comité de conciliación
y la Procuraduría ocho (8) solicitudes de conciliación extrajudicial, se dio contestación a una (1)
demanda de Nulidad y Restablecimiento del derecho, se ha dado respuesta a diez (10) Acciones de
Tutela siendo exitosas, se resolvieron dos (2) solicitudes de revocatorias directas, por tanto se ha
atendido requerimientos y dio respuesta a una (1) demanda de inconstitucionalidad que fue fallada
favorable para la Agencia ITRC. La Oficina Asesora Jurídica pretende proteger a la entidad de la
inseguridad jurídica y para ello realiza constante seguimiento a los procesos judiciales que se
46
interpongan en contra de la Agencia ITRC, preparando así a los profesionales encargados para lograr
una real y eficiente defensa.
Realizar planes, programas, proyectos, iniciativas y/o actividades a través de alianzas estratégicas.
La Oficina Asesora Jurídica asesoró a la alta dirección en temas de alianzas estratégicas, con la finalidad
de que la Agencia logre asociarse con otras entidades y pueda generar resultados más eficientes y
eficaces en cuanto a su labor misional.
Suscribir alianzas estratégicas de cooperación y asistencia técnica de acuerdo a lo establecido en el
Plan de Relaciones Interinstitucionales y Alianzas estratégicas.
La Oficina Asesora Jurídica asesoró la alta dirección en temas de alianzas estratégicas, con la finalidad
de que la Agencia logre asociarse con otras entidades y pueda generar resultados más eficientes y
eficaces favorables a su labor misional. Este despacho asesoró en las minutas de los convenios con CIFIN,
Superintendencia de Salud y la Cámara de Comercio de Bogotá.
Asesorar jurídicamente la elaboración de estudios previos
Con el fin de brindar un apoyo a las dependencias de la Entidad en la adquisición de bienes y servicios
contemplados dentro del Plan Anual de Adquisiciones, la Oficina Asesora Jurídica, elaboró y asesoró a
las áreas solicitantes en la proyección de los estudios previos y matriz de riesgos, con el fin de dar
cumplimiento estricto al Estatuto General de Contratación Pública, que se conforma por la Ley 80 de
1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 1510 de 2013, entre otras. A este despacho se le
solicito que asesorar jurídicamente quince 15 estudios previos.
Asesorar y prestar apoyo a los procedimientos a cargo del Experto Líder de Talento Humano, a
efectos de prevenir el daño antijurídico
Con el fin de apoyar y prevenir el daño antijurídico en los procesos a cargo del Experto Líder de Talento
Humano, éste Despacho asesoró en diversos temas de su competencia, brindando apoyo jurídico,
colaborando y coadyuvando con el soporte jurídico de las funciones a cargo de esa área. A este
Despacho se le solicitó la revisión de veintidós (22) temas de talento humano.
Coordinar el trámite de los Derechos de Petición elevados a la Entidad, que sean de competencia de
un área distinta a la Subdirección de Investigaciones Disciplinarias.
En virtud de la creación del grupo de Quejas, Reclamos y Derechos de Petición de la Subdirección de
Investigaciones Disciplinarias quienes están encargados de recepcionar y dar trámite a los derechos de
petición de su competencia; por tanto la Oficina Asesora Jurídica coordina los demás derechos de
petición que le corresponda a las demás áreas de la Entidad, dando trámite a nueve (9) derechos de
petición.
Atender los requerimientos realizados por las autoridades administrativas en forma directa cuando
sean de competencia de esta Oficina
47
De conformidad con la naturaleza pública de la Entidad y las obligaciones constitucionales y legales, la
Agencia se encuentra sujeta a cumplir los diferentes requerimientos de autoridades administrativas
tanto internas como externas; en razón de ello, la Oficina Asesora Jurídica es la encargada de atender
dichos requerimientos en forma oportuna y eficaz, con el fin dar cumplimiento a los lineamientos
establecidos por la Administración Pública, tramitando quince (15) requerimientos en el año 2014.
Actualizar el Manual de Supervisiones de la Agencia ITRC y asegurar que se actualice el Manual de
Contratación, elaborado por el Experto Líder de Contratación.
En aras de brindar asesoría y prevenir el daño antijurídico la Oficina Asesora Jurídica realizó una revisión
al Manual de Contratación y la actualización del manual de supervisión e interventorías presentado por
el área de contratación de la entidad, este despacho realizó observaciones sobre el mismo que dieron
como resultado la publicación satisfactoria de los referidos documentos.
Realizar sensibilizaciones acerca del Manual de Supervisiones de la Agencia ITRC y los principales
cambios normativos del Decreto 1510 de 2013, en relación con la actividad contractual.
La Oficina Asesora Jurídica realizó capacitación y sensibilización a los supervisores y funcionarios cuyas
actividades se relacionan con el tema de contratación. Se efectuó la respectiva preparación del tema y
las correspondientes diapositivas, en busca de fortalecer los conocimientos y resolver las inquietudes
que se presentan en estos temas.
Actualizar el Normograma de la Agencia ITRC, en el cual se compilaran los aplicables a las entidades
vigiladas (DIAN, UGPP y COLJUEGOS)
La Oficina Asesora Jurídica recopilo las normas aplicables a las dependencias de la Entidad, consolidado
la normatividad expedida por la Agencia junto con las emitidas por otras entidades y por el legislador
con el fin de identificar las competencias, responsabilidades y funciones de cada área. De la misma
forma se construyó el normograma de las Entidades Vigiladas por la Agencia que son la UGPP –
COLJUEGOS – DIAN con el fin de hacer más efectivo el proceso misional de la Agencia.
Implementación de la Política de Defensa Judicial y prevención del daño antijurídico.
La Oficina Asesora Jurídica proyecto para la posterior firma del comité de Conciliación y Representación
Judicial la Resolución No. 2 del 11 de julio de 2014, “Por medio del cual se adopta la política sobre la
prevención del daño antijurídico y la defensa judicial de los intereses de la Unidad Administrativa
Especial Agencia del Inspector general de Tributos, Rentas y Contribuciones Parafiscales – ITRC”, con el
fin de promover al interior de la entidad una cultura preventiva de la gestión mediante el desarrollo
activo de acciones, tendientes a identificar y analizar las causas de conflictos judiciales con el particular
y adoptar las medidas para evitar la ocurrencia o aminorar los efectos nocivos de ña confrontación
extrajudicial o judicial.
Publicar noticias de interés jurídico en la intranet
Con el fin de mantener actualizados a los funcionarios de la Agencia de la noticias de interés jurídico, la
Oficina Asesora Jurídica publicó diecisiete (17) noticias de impacto durante todo el año 2014, las cuales
pueden
ser
consultadas
en
el
link
48
http://intranet.agenciaitrc.gov.co/intranet/documents/notijuridico.pdf o en el histórico que se ha
diseñado para tal efecto http://intranet.agenciaitrc.gov.co/intranet/index.php/articulos/108-historicoautocontrol.
Además de lo anterior, la Oficina Asesora Jurídica realizó la siguiente gestión:
Reunión de seguimiento Contrato de Arrendamiento OPAIN. La Oficina Asesora Jurídica apoyó y
asesoró la ejecución del Contrato de Arrendamiento suscrito entre la Agencia y OPAIN S.A., con el fin
de brindar el soporte jurídico necesario en la ejecución del mismo.
Revisión carpetas de contratación vigencia 2013. En el marco de los procesos de prevención del daño
antijurídico de las áreas de la Agencia, la Oficina Asesora Jurídica realizó una revisión de una muestra
de los procesos contractuales a cargo del Líder Experto de Contratación con la finalidad de evitar
hallazgos de tipo administrativo, fiscal o cualquier otro que pueda comprometer la responsabilidad
de la Agencia.
Derecho de petición dirigido a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado
Iniciativa de la Entidad, relacionada con la obligatoriedad de llevar la información de procesos
judiciales que se debe diligenciar en el Sistema LITIGOB, dirigida a la Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado, con la finalidad de incluirnos en el Sistema administrado por esta Entidad.
Formulación de la TRD de la Oficina.
La OAJ reestructuró la TRD de la dependencia, con la finalidad de incluir toda la documentación que
puede producirse en el desarrollo de las funciones de una forma ordena y buscando cubrir el mayor
número de situaciones que se pueden resolver por esta Oficina.
Se estableció la Relatoría Interna del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Agencia.
En el marco de las funciones asignadas a esta dependencia, en virtud de su participación en el
Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Agencia, se estableció la relatoría interna de las
decisiones del Comité con la finalidad de establecer un histórico en la jurisprudencia y en las
decisiones aplicables a los casos que se presenten en esa instancia.
Se realizó el análisis de la Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la Ley de Trasparencia y del
Derecho de acceso a la Información Pública Nacional y de acuerdo a lo que le correspondió a la OAJ
se creó el Índice de información Clasificada y Reservada de la Agencia ITRC.
49
Oficina Asesora de Tecnologías de Información
La Oficina Asesora de Tecnologías de Información en la vigencia 2014 contribuyó al cumplimiento de
las metas institucionales cumpliendo en su totalidad las actividades programadas en el Plan de Acción
Anual del área.
En ese sentido, las principales actividades ejecutadas por la dependencia durante la vigencia objeto de
reporte son las siguientes:
Fortalecimiento de la Seguridad Informática de la Agencia salvaguardando la información y
soportando el normal desempeño de las actividades de la entidad.
Dentro de esta actividad se realizó la fase final del contrato que permitió el desarrollo del Sistema de
Gestión de la Seguridad de la Información de acuerdo a la norma ISO 27001, fijando las políticas de
seguridad, procedimientos, y la arquitectura a seguir con el fin de manejar la información de una
manera segura, entre otras.
Se realizó la socialización del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI de la Agencia
incluyendo una presentación ejecutiva de todos los temas y adicionalmente se hizo especial énfasis en
las políticas de uso del recurso informático, con el apoyo del contratista del proceso y la intervención
del jefe de la Oficina de TI.
Desarrollo de los modelos de intercambio de información entre la Agencia ITRC y las entidades foco.
Se desarrolló un modelo de intercambio de información basado en el ciclo de gestión de la información
y partiendo que al ser la Agencia una entidad de reciente creación se dará inicio en su primera fase de
recolección de datos.
Adquisición, actualización, arrendamiento y/o reposición de los equipos que conforman la
infraestructura informática de la Agencia ITRC
Se realizaron en total 10 diez procesos para adquirir nuevas herramientas de infraestructura y un
proceso de arrendamiento de equipos, allí se encuentra la renovación de los contratos
interadministrativos.
Se apoyó en la ejecución del componente “Rendición de Cuentas” con las publicaciones en la
página web y con las actividades asignadas a la Oficina.
Monitoreo constante al servicio de red y su infraestructura.
Para cumplir con esta meta se desarrollaron seis actividades de monitoreo en profundidad que nos
permitieran determinar el comportamiento de la red, con base en los informes proporcionados por la
herramientas utilizadas, se tomaron las recomendaciones que dictan la mejores prácticas del uso de la
red y la gestión de conectividad de los elementos activos de red.
50
Realizar las copias de seguridad de la información a los servidores de datos de la Entidad. Para el
cuarto trimestre del año 2014 se han realizado 258 Backups a la infraestructura tecnológica
instalada, de acuerdo a la política implementada
Respecto a los servicios que ha prestado la mesa de ayuda y con el fin de mantener funcionando
apropiadamente los recursos de hardware y software de la agencia se han realizado 2.392 servicios
de soporte técnico por parte del equipo de soporte técnico de mesa de ayuda tecnológica.
Formulación del Plan de Acción para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea (GEL)
en la Agencia ITRC 2014, de manera conjunta con la Oficina Asesora de Planeación.
Remisión a la Oficina Asesora de Planeación de la documentación de caracterización del proceso de
Gestión de Tecnologías de la Información y de los diez (10) procedimientos asociados.
51
Secretaría General
La Secretaría General es la dependencia de la Agencia ITRC encargada de dirigir la ejecución de los
programas y actividades relacionadas con asuntos financieros y contables, contratación pública,
servicios administrativos y gestión documental, así como de establecer las políticas y programas de
administración de personal, bienestar social, selección, registro y control, capacitación, incentivos y
desarrollo del talento humano y dirigir su gestión.
Estas funciones las desarrolla la Secretaría General por intermedio de las áreas funcionales de Gestión
Financiera, Gestión de Talento Humano, Gestión Contractual y Gestión Administrativa; por esa razón y
para facilitar la comprensión de la gestión realizada por la Secretaría General durante la vigencia 2014,
a continuación se describe los logros alcanzados por cada una de las áreas mencionadas.
Gestión Financiera
Los resultados de Gestión Financiera frente a las metas propuestas para la vigencia 2014 son
satisfactorios porque el grado de cumplimiento del Plan de Acción Anual fue del 99,7%, en las
actividades asociadas al Objetivo Estratégico R1. Optimizar el uso de los recursos presupuestales.
Es así que en la vigencia 2014, Gestión Financiera participó en el proceso de certificación de la Entidad,
trabajando en la construcción e implementación de los procedimientos inherentes al proceso.
De otro lado, la ejecución presupuestal fue positiva porque se atendió el 100% de las solicitudes de
recursos presupuestales, la reserva fue del 1.68% y las cuentas por pagar representan solo el 5.6 % del
presupuesto asignado a la entidad.
De ahí que al cierre del mes de diciembre de 2014 se lograra una ejecución presupuestal por valor de
$15.260.969.101, lo que representa un 94% del presupuesto total de funcionamiento asignado para la
vigencia que es de $16.238.000.000. Del valor ejecutado $10.503.885.883 corresponden a Gastos de
Personal y $4.734.118.726 son de Gastos Generales, por ello, se considera que el resultado obtenido es
satisfactorio.
Además, se presentaron oportunamente los informes internos y externos, se declararon y pagaron los
impuestos de manera oportuna. El 100% de los registros financieros se encuentran en el sistema SIIF
Nación, siendo de fácil acceso para la toma de decisiones de la Alta Dirección.
Así mismo, se emitieron 194 Certificados de Disponibilidad Presupuestal, 1.027 Compromisos
Presupuestales, 2.908 Obligaciones y Pagos.
Los estados financieros conservaron equilibrio en los resultados de excedentes a nivel de patrimonio,
con partidas contables reconocidas de acuerdo al sistema de causación; facilitando el acceso a los
consolidados a través de la página web de la Agencia ITRC y del portal de información CHIP de la
Contaduría General de la Nación.
52
De igual manera, a través del Portal de Transparencia del Ministerio de Hacienda y Crédito Público los
ciudadanos pueden consultar las operaciones presupuestales y de tesorería de la Agencia ITRC,
obteniendo información confiable para el control del presupuesto público.
El equipo de trabajo del proceso financiero se encuentra comprometido con la calidad y mejora de los
procesos, por esta razón se presentan recomendaciones a las dependencias productoras de
información, con el objetivo de brindar calidad a los soportes de los registros financieros. Durante la
fase de diseño y mejora del Sistema Integrado de Gestión SIG se implementaron 11 procedimientos, 19
formatos, 5 guías, 2 listas de verificación para fortalecer el auto-control y se aprobó el Manual de
Políticas Contables de la Entidad.
En desarrollo de las sesiones de trabajo del Comité de Sostenibilidad Contable de la Agencia ITRC, se
logró definir lineamientos en materia gastos administrativos y operativos, suscripciones, provisiones e
incapacidades y se encuentra en desarrollo las orientaciones para el reconocimiento de los litigios y
demandas.
Gestión del Talento Humano
Durante la vigencia 2014, Gestión del Talento Humano se focalizó en seguir fortaleciendo a los
servidores públicos de la Entidad mediante actividades de capacitación, bienestar e incentivos, salud
ocupacional que contribuyen a su orientación, desarrollo y cualificación.
De esta manera se buscó mediante las actividades del Plan de Acción Anual del 2014 fortalecer las
competencias del talento humano, mediante la ejecución de un proyecto de formación, con el fin de
actualizar en competencias y fortalezas de los servidores públicos.
Los funcionarios vinculados en el año 2014 cumplieron con los requisitos establecidos en el
procedimiento de Vinculación de Personal, al igual se les realizo inducción en el puesto de trabajo y
entrega de funciones.
A continuación se presentan las actividades ejecutadas por Gestión de Talento Humano de la Secretaría
General durante la vigencia 2014:
Bienestar y Capacitación
Se realizó un campeonato de microfútbol y un torneo de bolos mixto, en el marco de la implementación
del Plan de Bienestar e Incentivos de la Agencia ITRC, con el fin de brindar alternativas que mejoren la
calidad de vida de los servidores, a través de la participación en programas de acondicionamiento y
entrenamiento deportivo para el fortalecimiento de la condición física y el buen estado de salud de los
funcionarios de la Entidad.
La logística de la actividad estuvo a cargo de la Caja de Compensación Familiar Compensar. Finalmente,
teniendo en cuenta que en el Plan de Acción se tenía contemplado “realizar dos jornadas de
entrenamiento en el Gimnasio en la Caja de Compensación Familiar a la cual se encuentra filiada la
entidad”, se determinó solicitar a la Oficina de Planeación el reemplazo de dicha actividad, pues se
evidenció que los costos ofrecidos por la Caja de Compensación para las jornadas en el gimnasio,
53
superaban la disponibilidad presupuestal determinada para dicha actividad, siendo así reemplazada
por el torneo de bolos mixto.
Diseñar encuesta para establecer la satisfacción de los servidores públicos de la Agencia
Mediante mecanismo habilitado a través de la intranet, los funcionarios de la Agencia pudieron acceder
para exponer y manifestar sus opiniones y sugerencias para el mejoramiento del bienestar laboral en la
entidad, se dio inicio de la actividad el día 19 de mayo finalizando el 10 de junio de 2014, fecha en la
cual el área de talento humano obtuvo las bases de datos con el registro de la información.
Con el fin de fortalecer la encuesta de sugerencias y complementar sus resultados, a través de Salud
Ocupacional se ejecutaron las Baterías de Riesgo Psicosocial, liderada por la ARL Positiva ya que cuenta
con los profesionales especializados en el tema y quienes harán el acompañamiento y evaluación de la
información registrada por los funcionarios en la encuesta, los cuales serán el fundamento para la
programación y ejecución de las actividades enfocadas a disminuir el riesgo existente.
Elaborar el Programa de Gestión de Sugerencias de los servidores públicos de la Agencia ITRC
Soportados en unos criterios básicos para la elaboración del Programa de Gestión de Sugerencias, se
tuvieron en cuenta definiciones y conceptos que a nuestro caso conciernen, los cuales fueron el
fundamento para la construcción de dicho documento, ajustado a la necesidad presentada dentro del
grupo de trabajo de la Agencia, así mismo, se pensó plasmar el mecanismo de una forma comprensible
y de fácil ejecución en el momento de su implementación.
Implementar las sugerencias de los servidores públicos de la Agencia ITRC, de conformidad con el
programa de Gestión de Sugerencias institucional
Teniendo en cuenta que dentro de los resultados obtenidos en la encuesta, los funcionarios plantearon
sugerencias enfocadas hacia diferentes aspectos como:
- Instalaciones y espacios físicos
- Evaluación de la ventilación de las oficinas a razón del excesivo calor:
- Falta de privacidad en el espacio de trabajo, impide la concentración para desarrollo de ciertas tareas
y toma de decisiones
- Ubicación en relación con las vías de acceso al servicio de transporte.
- No salas suficientes para desarrollo de reuniones y trabajos en grupo, las cuales son necesarias en
determinados momentos
Para la solución de los ítems anteriores, la Agencia se encuentra en proceso de visita a diferentes
inmuebles, en determinados puntos de la ciudad a fin de efectuar el cambio de instalaciones, teniendo
en cuenta que cumplan con los requisitos establecidos por la Agencia, algunos de ellos soportados en
las sugerencias manifestadas por los funcionarios.
Ejecutar las actividades establecidas en el Programa de Cultura Organizacional de la Agencia ITRC
para la vigencia 2014
54
Teniendo en cuenta que el enfoque dado al Programa de Cultura Organizacional, durante el segundo
semestre del año se desarrolló actividades como:
-
Encuesta de sugerencias de bienestar
Aplicación de batería de riesgo psicosocial
Socialización del código de ética de la agencia
Inducción y reinducción institucional
Teniendo en cuenta que son actividades donde su prioridad son los funcionarios de la Agencia, y se
consideran como herramientas para la detección de necesidades culturales en cada persona, así mismo
permite dirigirlos hacia un ambiente de compromiso, cooperación y transparencia en el manejo,
optimización y uso de los recursos públicos en favor de la ciudadanía.
Por otro lado, permiten el fortalecimiento de sus competencias laborales, reafirmando a la vez
conductas éticas y consolidando el concepto de la función pública y de la Agencia, para un
mejoramiento continuo que dé respuesta satisfactoria a las necesidades de los ciudadanos en general.
Ejecutar una actividad de sensibilización sobre ética y buen gobierno en el año 2014, dirigida a los
servidores públicos de la Entidad.
Esta actividad se efectuó a través de contrato con Compensar, quienes dispusieron los espacios en sus
instalaciones en Cajicá, transporte, almuerzo, actividades lúdicas y todo lo necesario para la ejecución
de la jornada.
SALUD OCUPACIONAL: Ejecución de actividades operativas realizadas en Salud Ocupacional
comprendidas entre los meses de Enero a Diciembre de 2014 se implementó el Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo con el fin de garantizar las condiciones de seguridad de los
funcionarios, contratistas, usuarios y visitantes de la Agencia a través de la identificación de los peligros,
la valoración de los riesgos en seguridad industrial y salud ocupacional, la identificación de situaciones
potenciales y reales de emergencia, la actuación eficiente ante un incidente o accidente de trabajo, el
trámite en caso de diagnóstico de una enfermedad de origen profesional a un funcionario, aplicando
las medidas preventivas o correctivas en cada caso para minimizar el impacto sobre las personas e
instalaciones de igual manera.
Se han realizado actividades tales como:
-
Exámenes de ingreso y periódicos a los funcionarios de la Agencia.
Capacitación de estilos de vida saludable
Capacitación Seguridad Vial para conductores
Capacitación de investigación de Incidentes y Accidentes para Copaso
Capacitación Lideres de brigada de emergencias
Entrenamiento en Pista para brigadistas
Gimnasia laboral para prevención de desórdenes musculo esqueléticos
Estudio ergonómico de puestos de trabajo
Inspecciones de seguridad (locaciones, camillas, extintores, botiquines, vehículos)
Capacitación prevención de Riesgo Psicosocial
Taller Orden y Aseo
55
-
Entrenamiento en Primeros Auxilios para Brigada de Emergencia
Taller de Prevención Acoso Laboral
Aplicación de la Batería de Riesgo Psicosocial
Adquisición de Elementos Ergonómicos para los puestos de Trabajo
Taller Clima Organizacional, manejo de conflictos, Liderazgo
Semana de la Salud
Control Disciplinario Interno
Frente a la gestión adelantada por Control Disciplinario Interno de la Secretaría General de la Agencia
ITRC, se destaca lo siguiente:
Quejas, informes y tramites
Durante el año 2014 (1 de enero a 31 de diciembre de 2014), la Secretaría General- Control Disciplinario
Interno ha recibido 10 documentos relacionados y catalogados como Quejas de orden disciplinario, de
las cuales se han realizaron las siguientes actuaciones administrativas, conforme el cuadro que se
presenta a continuación:
Mes
Cantidad
de quejas
radicadas
Reparto
efectuado
Inhibitorios
Enero
1
1
0
Mayo
1
1
0
Julio
2
2
2
Agosto
2
2
2
Septiembre
4
4
0
TOTAL
GENERAL
10
10
4
Expedientes
1 finalizado fallo
sancionatorio
1finalizado auto
de terminación y
archivo
0
0
4 Activos, en
etapa probatoria
vigente
6
Total
Tramitados
Pendientes
De tramite
1
0
1
0
2
0
2
0
4
0
10
0
El expediente No. 6, 7, 8, 10, 11 y 12 de 2013 que se apertura con auto de indagación en el año 2013,
culmina en primera instancia con auto de terminación y archivo definitivo #. 40 del 7 de febrero de 2014,
62 de 19 de mayo de 2014, 63 del 20 de mayo de 2014, 65 del 22 de mayo de 2014, 64 del 21 de mayo
de 2014 y 66 del 23 de mayo de 2014, respectivamente.
Además de lo anterior, Gestión del Talento Humano realizó las siguientes acciones en el transcurso de
la vigencia 2014:
56
Se realizaron acompañamientos y actividades en el adelanto de inclusión del manual de funciones y
competencias laborales en temas como propósito principal, funciones esenciales, requisitos de
estudio y laborales en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP).
Visita asesores: Se dispuso de espacios para la realización de las asesorías y apoyo, por parte de las
diferentes entidades que de una u otra forma tienen una relación con la Agencia, a fin de que los
funcionarios contaran con la información y apoyo en los trámites que estos requieran efectuar con
dichas entidades; a través de correo electrónico se efectuaban las convocatorias teniendo como
soporte de la participación los listados de asistencia.
Actividades Recreativas: Se gestionó para la contratación con Compensar dentro de las cuales se
programaron 4 días de vacaciones recreativas para los hijos de los funcionarios entre los 6 y 12 años,
de igual forma, se entregaron pases para los niños que no accedieron a esta actividad, haciéndolos
participes en otros espacios junto con su padres.
Capacitación:
En este aspecto se hicieron partícipes a los funcionarios de la Agencia, en espacios dispuestos por
entidades como la ESAP, DAFP, Alcaldía de Bogotá, Ministerio de Hacienda, Contaduría General de la
República, Universidad de los Andes, entre otras, espacios dispuestos para funcionarios públicos y los
cuales no requieren de costo alguno.
Así mismo, se gestionaron capacitaciones para los funcionarios de libre nombramiento y remoción,
enfocados hacia el logro de niveles de excelencia en el cumplimiento de las funciones bajo la modalidad
de contratación con entidades como el Instituto Colombiano de Derecho Disciplinario y Auditool SAS.
Dichos espacios fueron dispuestos bajo modalidades como talleres, foros, seminarios, congresos,
socializaciones, sensibilizaciones y otros.
Inducción y/o reinducción Institucional: Esta actividad se efectuó el día 12 de diciembre en Cajicá, en las
instalaciones de la Caja de Compensación Familiar Compensar.
Gestión Contractual
Durante lo corrido de la vigencia 2014, y teniendo en cuenta los objetivos estratégicos para los que
principalmente se desarrolla el proceso de Gestión Contractual, se han adelantado satisfactoriamente
todas y cada uno de las acciones planteadas logrando un cumplimiento del Plan de Acción Anual del
100,9%.
Vale anotar que estos resultados se han venido alcanzando, gracias a la planeación y seguimiento
realizado, por el trabajo en equipo desplegado al interior de la dependencia y en la Agencia en las
diferentes reuniones y cesiones desarrolladas.
Los resultados obtenidos en cada una de las actividades del Plan de Acción Anual 2014, para el proceso
de Gestión Contractual, se explica de la siguiente forma:
57
Establecer el índice de satisfacción de los líderes de los procesos de la Agencia con el servicio de
Contratación:
Se prestó acompañamiento a lo largo de la vigencia a todas y cada una de las dependencias que al
interior de la Agencia, requirieron del proceso de gestión contractual, razón que hizo que en la encuesta
adelantada en el mes de diciembre de 2014, los líderes de los diferentes procesos calificaran como
satisfactorias las asesorías y acompañamientos brindados.
Tramitar las solicitudes de adquisición de bienes y servicios recibidas en Contratación:
El resultado satisfactorio obtenido en esta actividad se debe a la correcta coordinación de las diferentes
fases del ejercicio contractual, partiendo desde la planeación de la contratación hasta su ejecución,
pasando por todas las modalidades de selección previstas en la norma, adecuando, todas las
necesidades de bienes y servicios de la Agencia, a la correcta forma de obtenerla y soportando para
cada caso adecuadamente su respectivo expediente contractual.
Presentar oportunamente los Informes de la Gestión Contractual a través del Sistema de Rendición
Electrónica de Cuenta e Informes (SIRECI) de la Contraloría General de la República:
La fidelidad y oportunidad en la información manejada por el área de contratos de la Secretaría General,
toda vez que se maneja una hoja del cálculo con muchas variables, para que, en el caso de requerirse
una información con determinados datos, la misma pueda extractarse de dicho archivo, ha permitido
el cumplimiento de la actividad.
Durante lo corrido de la vigencia 2014 y hasta la fecha de corte del presente documento, se han
presentaron todos los informes de rendición de cuenta contractual requeridos por la Contraloría
General de la República, a través del SIRECI.
Período de rendición
Octubre – Diciembre 2013
Enero – Marzo 2014
Abril – Junio 2014
Julio - Octubre
Fecha máxima de
rendición
23/01/14
23/04/2014
21/07/2014
22/10/2014
Fecha de rendición
17/01/2014
01/04/2014
09/07/2014
15/10/2014
Presentar oportunamente los Informes a la Contraloría General de la República a través del Ministerio
de Hacienda y crédito público:
El resultado satisfactorio obtenido en esta actividad se debe a la fidelidad y oportunidad en la
información manejada por el área de contratos de la Secretaría General, toda vez que se maneja una
hoja del cálculo con muchas variables, para que, en el caso de requerirse una información con
determinados datos, la misma pueda extractarse de dicho archivo.
58
Asesorar a los servidores públicos de la Entidad en los procesos de selección, elaboración y
perfeccionamiento de los contratos:
Se ha realizado acompañamiento constante a las dependencias de la entidad, para satisfacer las
necesidades de la Agencia, a través de la contratación de bienes y servicios. Esta compañía se
materializó en las diversas reuniones sostenidas, en la preparación y adelantamiento de las diferentes
actividades de cada modalidad de selección (audiencias, diligencias de cierre, evaluaciones, traslados,
adjudicaciones, etc.), en las que con conceptos y criterios claros se solucionaron oportunamente las
situaciones de cada una de estas etapas.
La actividad de asesoría se prestó de forma trasversal a todas las dependencias de la Agencia y en todos
y cada uno de los procesos de selección adelantados.
Esta se materializa de forma personalizada, a través de reuniones o por medio del correo institucional,
en donde se ponen de presente las correcciones a realizar, la documentación a completar, o las
actividades a seguir de acuerdo con los cronogramas establecidos para cada proceso. En lo corrido de
la vigencia se han realizado un total de 247 asesorías en temas contractuales debidamente soportadas
en el correo institucional.
Actualizar el Manual a de contratación de la Agencia, de acuerdo con la normatividad vigente:
Dentro de lo corrido de la vigencia, se actualizó, revisó y publicó el Manual de Contratación de la
Agencia, como una herramienta práctica y debidamente actualizada para el manejo de la contratación
de bienes y servicios requerida por la entidad.
Revisión oportuna de la documentación soporte de todos y cada uno de los procesos de selección a
tramitar:
La coordinación de las diferentes dependencias que interactúan dentro de cada una de las modalidades
de selección previstas en la norma, adecuando y revisando, toda la documentación soporte de cada
proceso a la entera satisfacción de las necesidades de bienes y servicios de la Agencia, han permitido
cumplir con esta actividad satisfactoriamente.
Gestión Administrativa
El Area Administrativa trabajó durante la vigencia 2014, en el cumplimiento de las actividades previstas
en el Plan de Acción Anual.
Los inventarios de la Entidad fueron realizados en el primer trimestre y en el cuarto trimestre,
adelantado de igual manera las actividades para tener actualizadas la depreciación, las cantidades, los
elementos disponibles, etc. por medio del seguimiento correspondiente hasta finalizar la vigencia.
Para la Gestión Documental de la Agencia ITRC, se han implementado herramientas tecnológicas de
apoyo, con las cuales se ha trabajado en mejoras del funcionamiento de consulta de los documentos
59
de la Entidad, con un enfoque principal de expediente de la Subdirección de Investigaciones
Disciplinarias.
Las TRD se trabajaron y enviaron con los ajustes indicados por el Archivo General de la Nación, para la
revisión el 12 de septiembre de 2014, para lo cual nos sugirieron unos nuevos ajustes que se realizaron
con todas las áreas de la Entidad y fueron enviadas nuevamente al AGN el 11 de Diciembre a lo cual aún
estamos esperando la respuesta y por lo cual no se cumplió este propósito dentro del PAA 2014.
El Área Administrativa por medio de la herramienta tecnológica, ha trabajado en la mejora de los
procedimientos de correspondencia enviada y recibida. La oficina de correspondencia, fue reubicada
en el primer piso del edificio, lo cual permite un mejor espacio para el desarrollo de la actividad, agilidad
y seguridad en el recibo de documentos para la Entidad.
De igual manera el Área Administrativa ha trabajado y brindado soporte a todas las Áreas de la Entidad,
en todos los temas relacionados con recursos físicos, inventarios, correspondencia, gestión documental
que son solicitados por las diferentes Áreas para el correcto funcionamiento de la Entidad y para el
desempeño adecuado de las actividades requeridas.
Así mismo, se realizaron actividades en los temas relacionados con el PIGA, mediante capacitaciones y
actividades con las que se ha conseguido mejorar las condiciones sanitarias y ambientales dentro y
fuera de la Entidad.
De otro lado, durante la vigencia 2014, el Área Administrativa trabajo en diferentes contratos como son
papelería, aseo y cafetería, fumigación, UNP, servicios públicos, seguros, vehículos, arrendamientos de
bienes muebles e inmuebles de la Agencia, incluyendo los mantenimientos y correcto funcionamiento
de los mismos los cuales se encuentran en óptimas condiciones de funcionamiento.
En conclusión, frente a las actividades establecidas para el período objeto de reporte se cumplió con el
92% de las tareas programadas, gracias al trabajo en equipo de los demás miembros del área.
60
GESTIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL
Oficina Asesora
De Control Interno
61
Oficina Asesora de Control Interno
La Oficina Asesora de Control Interno –OACI, participa en el objetivo estratégico DI 3 Fortalecer la cultura
institucional y el posicionamiento de la Agencia, a través de la ejecución de las actividades “Programa de
Cultura Organizacional”, y “Elaboración y despliegue del Direccionamiento Estratégico Institucional y de los
instrumentos base para el control de la gestión y la evaluación de los resultados institucionales”, cuyo logro
para el período fue del 100%.
Así mismo, participa en el objetivo estratégico DI 4 Adoptar las mejores prácticas en los procesos y
procedimientos de la Agencia, a través de la ejecución de las actividades “Mantenimiento y Mejora del
Sistema Integrado de Gestión –SIG”; “Implementación de los procedimientos de evaluación y auditoría
independiente”; “Fomento de la cultura de autocontrol” y “Ejecución de actividades operativas”. Las
actividades previstas para el período se cumplieron en un 100%, mejorando lo alcanzado en el reporte
anterior.
La caracterización del proceso y sus respectivos procedimientos, formatos e instructivo, fueron
revisados y aprobados por la Oficina Asesora de Planeación, y al corte del período reportado se
encontraban debidamente publicados en el SIG.
De otro lado, la OACI, alcanzó el 100% de cumplimiento en la “Contribución a los Procesos en que participa
Control Interno”, que corresponde a los procesos “Gestión Estratégica” y “Gestión SIG”, cuyas actividades
se ejecutaron principalmente durante el segundo semestre de la vigencia. En cuanto a la Contribución
a los Procesos que lidera Control Interno, la OACI alcanzó un logro del 100%, y corresponde al proceso
“Gestión de Evaluación y Control”, anotando que, no obstante haberse aprobado el Programa Anual de
Auditoría hasta el pasado 10 de diciembre de 2014, las actividades programadas se cumplieron a
cabalidad. Finalmente, en cuanto a la Contribución de la Oficina Asesora de Control Interno al modelo, se
obtuvo un logro de 100%, frente al 97.9% del trimestre anterior, dato que se obtiene de la ponderación
de los porcentajes de cumplimiento en cada proceso.
Lo anterior evidencia que las actividades propuestas por la Oficina Asesora de Control Interno para la
vigencia 2014 alcanzaron el 100% de cumplimiento; la diferencia, con respecto al reporte del período
anterior, proviene de la actividad 7 (siete) Ejecutar el Programa Anual de Auditoría de la vigencia 2014,
aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno -Comité SIG, que tenía un cumplimiento del
75%, el cual se ajustó en el cuarto trimestre con la aprobación del Programa Anual de Auditoría por
parte del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Con la información presentada, se
alcanzó un 100% en el Cumplimiento Oficina Asesora de Control Interno, en el informe de avance del Plan
de Acción Anual 2014.
Para finalizar, es preciso decir que la OACI verifica en forma mensual el cumplimiento de las Medidas de
Austeridad y Eficiencia en el Gasto, conforme a lo establecido en el Decreto 1737 de 1998 Artículo 22,
modificado por el artículo 1 del Decreto 984 de 2012; Decretos 2209 de 1998 y 2445 de 2000; Decreto
3667 de 2006; Decreto 19 de 2012 y demás normas concordantes, y trimestralmente envía un informe
escrito a la Alta Dirección de la Agencia ITRC.
62
Informe de Gestión Institucional 2014
Datos de Contacto Agencia ITRC
Dirección: Calle 93B N° 16-47 Piso 5°
Conmutador 3770400
Dirección General Ext. 1002
Oficina Asesora de Planeación Ext. 1003
Subdirección de Auditoría y Gestión del Riesgo Ext. 1040
Subdirección de Investigaciones Disciplinarias Exts. 1023-1021
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Enero de 2015
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