008-PROCEDIMIENTOCUENTAS POR PAGAR

SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD
Código: PRO–RF-320 -008
Fecha aprobación: 17/06/2015
Versión: 7
RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO
CUENTAS POR PAGAR
PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
PROCEDIMIENTO
Generar y tramitar las órdenes de pago de las obligaciones económicas que adquirió la
entidad, y controlar la documentación requerida para los pagos.
ALCANCE
Se inicia cuando un funcionario, proveedor o contratista radica una solicitud de pago (factura, cuenta de cobro, nómina o resolución) y finaliza con la generación en el SIIF del comprobante de egreso, así como su respectivo
archivo.
ID ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
ID
TAREA
TAREA / CÓMO SE HACE?
CARGO RESPONSABLE
DE LA TAREA
PUNTO DE
CONTROL DE LA
TAREA (Con su
REGISTRO (Evidencia de la tarea
realizada)
responsable)
1.2
CONFRONTACIÓN
LIBRO DE RECIBIDO
ENTREGAR AL PROFESIONAL, LAS CUENTAS POR PAGAR CON SUS
AUXILIAR DE FINANCIERA DE CUENTAS FRENTE
RESPECTIVOS ANEXOS
A DOCUMENTOS
FÍSICOS
2.1
RECIBIR E INGRESAR INFORMACION A LA BASE DE DATOS EN
DONDE SE RELACIONAN LAS CUENTAS POR PAGAR
PROFESIONAL CUENTAS
POR PAGAR
N/A
2.2
ELABORAR LAS ORDENES DE PAGO DE LAS OBLIGACIONES
ECONOMICAS
ADQUIRIDAS
POR
LA
ENTIDAD
(NOMINA,
CONTRATISTAS,
PROVEEDORES,
SERVICIOS
PUBLICOS,
SENTENCIAS O VIATICOS) CON SUS RESPECTIVAS RETENCIONES Y
ENTREGARLAS AL PROFESIONAL DE PRESUPUESTO
PROFESIONAL CUENTAS
POR PAGAR
Verificación de los
documentos soporte
de las cuentas por
pagar
Orden de pago y libro radicador de
orden de pago
3.1
REGISTRAR LA RESPECTIVA AFECTACIÓN EN EL SIIF,
IDENTIFICANDO CDP Y NUMERO DE COMPROMISO, DE ACUERDO
CON EL PROCEDIMIENTO "EJECUCIÓN PRESUPUESTAL", PRO-RF3200-005.
PROFESIONAL
PRESUPUESTO
LIBRO RADICADOR
DE ORDEN DE PAGO
Y LOS DEL
PROCEDIMIENTO
ENUNCIADO
Libro radicador de orden de pago,
Registro en el SIIF y demás del
procedimiento enunciado
3.2
DEVOLVER ORDEN DE PAGO AL PROFESIONAL DE CUENTAS POR
PAGAR PARA REGISTRAR CUENTA POR PAGAR EN EL SIIF, DE
ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS SIIF NACIÓN, Código MAN-RF3200-002
PROFESIONAL
PRESUPUESTO Y
PROFESIONAL CUENTAS
POR PAGAR
LIBRO RADICADOR
DE ORDEN DE PAGO
Libro radicador de orden de pago y
Registro en el SIIF
3.3
ENTREGAR ORDEN DE PAGO A CONTABILIDAD, PARA REVISAR
DEDUCCIONES Y REGISTRAR LA OBLIGACION EN EL SIIF, DE
CONFORMIDAD CON EL PRO-RF-3200-013
PROFESIONAL CUENTAS
POR PAGAR Y
PROFESIONAL CONTABLE
LIBRO RADICADOR
DE ORDEN DE PAGO
Y LOS DEL
PROCEDIMIENTO
ENUNCIADO
Libro radicador de orden de pago,
Registro en el SIIF y los demás del
procedimiento enunciado
RECIBIR Y ENTREGAR LAS
CUENTAS POR PAGAR
1
2
1.1
RECIBIR Y REVISAR LA DOCUMENTACION SEGÚN SEA EL CASO DE
LA CUENTA POR PAGAR (PROVEEDORES, CONTRATISTAS,
AUXILIAR DE FINANCIERA
SERVICIOS PUBLICOS, VIATICOS, NOMINA, OTROS PAGOS),
VERIFICANDO EL RESPECTIVO PAC
ACTUALIZAR BASE DE DATOS DE
ORDENES DE PAGO
3
FOR-GC-121-003
REGISTRAR EN EL SIIF
Fecha aprobación: 04/06/2015
VERIFICACIÓN DEL
PAC
LISTA DE CHEQUEO DILIGENCIADA
Y RECIBIDO EN LOS INFORMES DE
SUPERVISIÓN
LIBRO DE RECIBIDO DE CUENTAS
Registro en la base de datos
Versión:04
SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD
Código: PRO–RF-320 -008
Fecha aprobación: 17/06/2015
Versión: 7
4.1
ENVIAR ORDEN DE PAGO CON TODOS LOS SOPORTES PARA FIRMA
DEL ORDENADOR DEL GASTO
PROFESIONAL CUENTAS
POR PAGAR
Visto bueno de
Profesional de
Secretaria General
4.2
FIRMAR LAS ORDENES DE PAGO
ORDENADOR DEL GASTO
N/A
5
REMITIR A TESORERIA PARA
EFECTUAR PAGO
5.1
REMITIR A TESORERIA PARA EJECUCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
"TESORERÍA PAGO NÓMINA" PROF-RF-3200-009 Y "TESORERÍA
PAGO DE PROVEEDORES" PRO-RF-3200-010
PROFESIONAL CUENTAS
POR PAGAR Y TESORERO
LIBRO RADICADOR
DE ORDEN DE PAGO
Y LOS DE LOS
PROCEDIMIENTOS
ENUNCIADOS
Libro radicador de orden de pago y
los de los procedimientos
enunciados.
6
ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS
DEL PROCEDIMIENTO
6.1
RECIBIR Y ARCHIVAR ORDEN DE PAGO CON LA TOTALIDAD DE
SOPORTES REQUERIDOS Y QUE EVIDENCIA EL RESPECTIVO PAGO
AUXILIAR DE FINANCIERA
N/A
DOCUMENTACION ARCHIVADA
REALIZAR TRAMITE DE FIRMA
DEL ORDENADOR DEL GASTO
4
Libro radicador de orden de pago y
Orden de pago con Vo. Bo.
Orden de pago
firmada
Ordenador del Gasto
por
FIN DEL PROCEDIMIENTO
NORMATIVIDAD
•
•
•
•
Decreto 2789 de 2004 SIIF NACION II
Decreto 111 de 1996 Estatuto Orgánico de Presupuesto
Ley 179 de 1994 Programa anual Mensualizado de Caja
Decreto 359 de 1995 PAC.
Cuentas por pagar: comprende las obligaciones financieras contraídas por la Supervigilancia a favor de terceros por diferentes conceptos: proveedores, contratistas, órdenes de compra, costos y gastos
por pagar, acreedores oficiales, retención en la fuente, retenciones y aportes de nómina, devoluciones, sentencias y conciliaciones, parafiscales, servicios públicos y acreedores varios.
DEFINICIONES
SIIF: Sistema Integrado de Informacion Financiera
Vo.Bo.: Visto Bueno
CONTROL DE CAMBIOS
CAMBIO
FECHA
VERSION
21/05/2011 Creación
1
10/08/2011 Ajuste
2
23/10/2012 Actualización de actividades, responsables y puntos de control
3
30/04/2013 Se ajusta al nuevo formato para documentar los procedimientos-Cambio de Codificacion-Cambio de logos
4
04/09/2013 Se incluye punto de control con el uso de la nueva lista de chequeo de cuentas por pagar
5
28/10/2014 Se ajustaronpuntos de control, se reviso el alcance y objetivos del procedimiento
6
17/06/2015 Se modifico el codigo, logo, version y fecha.
7
APROBACIÓN
ELABORO
VALIDO
APROBÓ
NOMBRE
Nestor Alfonso
Rodriguez Pinilla
Nestor Alfonso
Rodriguez Pinilla
Claudia Marcela Acero
FOR-GC-121-003
CARGO
FECHA
Asesor de Recursos Financieros ( E )
17/06/2015
Asesor de Recursos Financieros ( E )
17/06/2015
Jefe Oficina de Planeacion ( E )
17/06/2015
Fecha aprobación: 04/06/2015
Versión:04