Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel Macroproceso Proceso Subproceso Recursos Materiales MABS – Adquirir bienes y servicios MABS - 070 Administrar proveedores (A) = Automatizable a través de SIPAR 1 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 Índice 1 2 3 4 5 Introducción............................................................................................................................. 3 1.1 Objetivo del documento. ............................................................................................. 3 1.2 Arquitectura del Proceso ............................................................................................ 3 Descripción del Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores ..................................... 4 2.1 Descripción general del subproceso .......................................................................... 4 2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MABS – 070 Administrar proveedores......................................................................................................... 4 2.2.1 Solicitar a proveedores enlistarse en catálogo (A) ................................................ 4 2.2.2 Recibir formato de alta, modificación o baja de la base de proveedores y documentación de soporte (A) ............................................................................................ 6 2.2.3 Revisar información del proveedor (A) ................................................................... 8 2.2.4 Notificar la no procedencia del alta, modificación o baja al catálogo de proveedores (A) ................................................................................................................... 9 2.2.5 Solicitar documentación complementaria ............................................................ 10 2.2.6 Recibir información complementaria .................................................................... 11 2.2.7 Realizar altas, modificaciones o bajas a la base de proveedores (A) ................ 12 2.2.8 Monitorear base de datos de proveedores (A)..................................................... 13 2.2.9 Planear evaluaciones de proveedores (A) ........................................................... 14 2.2.10 Actualizar información de la evaluación de proveedores en el sistema (A) .... 15 2.2.11 Analizar el desempeño del proveedor .............................................................. 16 2.2.12 Bloquear al proveedor en el catálogo (A) ......................................................... 17 2.2.13 Dar retroalimentación sobre sus evaluaciones a los proveedores (A) ............ 18 Diagrama del subproceso ..................................................................................................... 19 Anexo de formatos ................................................................................................................ 21 4.1 Formato de alta, modificación o baja de proveedor en el sistema .......................... 21 4.2 Formatos de evaluación de proveedores ................................................................. 22 Documentos anexos ............................................................................................................. 24 5.1 Documentación Soporte para alta en el catálogo de proveedores.......................... 24 (A) = Automatizable a través de SIPAR 2 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 1 Introducción 1.1 Objetivo del documento. El documento de proceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades y reglas de negocio comunes para las Secretarías para el subproceso MABS-070 Administrar proveedores. 1.2 Arquitectura del Proceso El subproceso MABS-070 Administrar proveedores forma parte del proceso MABS – Adquirir bienes y servicios dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de Recursos Materiales. Recursos Materiales Adquirir bienes y servicios MABS Administrar bienes MAB Administrar mantenimiento MAPM Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones MABS-010 Administrar Legalidad de Contratos MABS-050 Administrar Inventarios MAB-010 Actualizar Pólizas y Administrar Siniestros MAB-030 Planear y Calendarizar el Mantenimiento MAPM-010 Atender solicitudes de adquisición MABS-020 Recibir, Revisar y Aceptar Bienes y Servicios MABS-060 Administrar la Flota Vehicular MAB-020 Disponer y Dar de Baja Bienes MAB-040 Atender Solicitudes de Mantenimiento MAPM-020 Desarrollar especificaciones y adjudicar contratos MABS-030 Administrar Proveedores MABS-070 Administrar y Controlar las Actividades de Mantenimiento MAPM-030 Comprar bienes y servicios MABS-040 (A) = Automatizable a través de SIPAR 3 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 2 Descripción del Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores 2.1 Descripción general del subproceso Consiste en la gestión de los proveedores pasados, actuales y potenciales de la Secretaría, mediante la administración de una base electrónica única que puede ser consultada en el sistema por distintos usuarios predefinidos. De igual forma, como parte fundamental de la gestión de proveedores, se considera un proceso formal de evaluación de los mismos. 2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MABS – 070 Administrar proveedores 2.2.1 Solicitar a proveedores enlistarse en catálogo (A) ID (1) Evento(s) de inicio: Solicitud de alta de proveedores Descripción: Enviar invitación de sistema al proveedor para que éste requisite el formato correspondiente para la actualización del catálogo (alta o modificación de información) Dicha invitación se envía a través de un correo electrónico que contiene una liga al formato correspondiente. (ver formato 4.1) Una vez llenado el formato de actualización la información queda pendiente de validación por parte de área administradora de la base de datos. Descripción específica para escenarios: 1.- Solicitud expresa del proveedor: En caso que un proveedor solicite de manera proactiva enlistarse en el catálogo se debe de enviar la invitación correspondiente. 2.- Alta por adjudicación (vía proveedor): (A) = Automatizable a través de SIPAR 4 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 En caso que un proveedor que no se encuentre en el catálogo sea adjudicado con un contrato, se le enviara la invitación para que requisite el formato correspondiente. 3.- Alta por adjudicación (vía personal de la secretaría): Si un proveedor adjudicado decide no requisitar el formato, personal interno de la secretaría debe de llenar el formato con la documentación entregada. 4.- Baja de proveedores: Las bajas de proveedores son a petición de los administradores de contrato, documentando las causas especificas por las cuales se solicita dicha actualización Evento(s) de salida: Solicitud de enlistamiento enviada Documento físico o información generada: Solicitud electrónica de enlistamiento Rol: Operador de adquisiciones (A) = Automatizable a través de SIPAR 5 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 2.2.2 Recibir formato de alta, modificación o baja de la base de proveedores y documentación de soporte (A) ID (2) Evento(s) de inicio: No aplica Descripción: Recibir el formato de actualización de información del catálogo vía electrónica, así mismo, recibir la documentación soporte que el proveedor proporciona para validar la información requisitada. La documentación puede ser enviada por el proveedor directamente, o a través del área de licitaciones o compras directas, en caso de que se adjudique un contrato y no se encuentre dado de alta en el catálogo. Documentación soporte:(Documentación Soporte para alta en el catálogo de proveedores, documentos anexos 5.1) • • • • • • • • • Actas constitutivas y sus reformas Poder notarial del representante legal Copia de identificación oficial del representante legal Relación de accionistas o asociados Cédulas de RFC Comprobante de domicilio Copia de estados de cuenta bancarios o carta del banco Formato R2 (en caso de cambio de domicilio) Curriculum Para el caso de personas físicas se tienen las siguientes diferencias: • • • No aplica el acta constitutiva No aplica relación de accionistas asociados CURP en adición al RFC Descripción específica para escenarios: (A) = Automatizable a través de SIPAR 6 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 No aplica Evento(s) de salida: Formato de alta, modificación o baja y documentación soporte recibidos Documento físico o información generada: Formato de alta, modificación o baja Rol: Operador de adquisiciones (A) = Automatizable a través de SIPAR 7 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 2.2.3 Revisar información del proveedor (A) ID (3) Evento(s) de inicio: No aplica Descripción: Validar que la documentación soporte del proveedor cumpla con los requisitos establecidos y revisar que el estatus de los proveedores en la propia base de datos o en la base de datos de sancionados de la secretaría de la Función Pública (SFP), no sea un impedimento para realizar alguna modificación. Definir si la solicitud de actualización procede o no, y verificar que la información se encuentre completa. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Actualización procedente con documentación completa identificada, continua con actividad # 7 Actualización procedente con documentación incompleta identificada, continua con actividad # 5 Actualización no procedente identificada Documento físico o información generada: No aplica Rol: Operador de adquisiciones (A) = Automatizable a través de SIPAR 8 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 2.2.4 Notificar la no procedencia del alta, modificación o baja al catálogo de proveedores (A) ID (4) Evento(s) de inicio: No aplica Descripción: Notificar por medio de un correo electrónico la no procedencia de la actualización de la información del proveedor en el catálogo. Dicha notificación debe de incluir las razones específicas por las cuales se rechazó la actualización. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: No procedencia notificada, termina Documento físico o información generada: Notificación de no procedencia de actualización Rol: Supervisor de adquisiciones (A) = Automatizable a través de SIPAR 9 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 2.2.5 Solicitar documentación complementaria ID (5) Evento(s) de inicio: Actualización procedente con documentación incompleta identificada, viene de actividad # 3 Descripción: Solicitar de manera electrónica que se envíe la documentación faltante para poder realizar la actualización. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Documentación complementaria solicitada Documento físico o información generada: Solicitud de documentación complementaria Rol: Operador de adquisiciones (A) = Automatizable a través de SIPAR 10 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 2.2.6 Recibir información complementaria ID (6) Evento(s) de inicio: No aplica Descripción: Recibir y verificar la información complementaria enviada por el proveedor. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Información complementaria recibida, regresa a actividad # 3 Documento físico o información generada: No aplica Rol: Operador de adquisiciones (A) = Automatizable a través de SIPAR 11 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 2.2.7 Realizar altas, modificaciones o bajas a la base de proveedores (A) ID (7) Evento(s) de inicio: Actualización procedente con documentación completa identificada, viene de actividad # 3 Descripción: Autorizar la actualización correspondiente y realizar el alta, las modificaciones o la baja requeridas a la base de proveedores. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Altas, modificaciones o bajas realizadas Documento físico o información generada: No aplica Rol: Autorizador de adquisiciones (A) = Automatizable a través de SIPAR 12 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 2.2.8 Monitorear base de datos de proveedores (A) ID (8) Evento(s) de inicio: Retroalimentación al proveedor proporcionada, viene de actividad # 13 Descripción: Monitorear y realizar revisiones periódicas a la base de datos de proveedores, para asegurar la consistencia de la información, y dar seguimiento a los correos electrónicos que el SIPAR envía anualmente solicitando la actualización de los datos. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Información de proveedores actualizada: MABS-010 Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones Información de proveedores actualizada: MABS-040 Comprar bienes y servicios Documento físico o información generada: No aplica Rol: Supervisor de adquisiciones (A) = Automatizable a través de SIPAR 13 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 2.2.9 Planear evaluaciones de proveedores (A) ID (9) Evento(s) de inicio: Políticas de administración y evaluación de proveedores definidas Descripción: Planear anualmente las evaluaciones a los proveedores tomando en cuenta las políticas de administración y evaluación de proveedores definidas en el subproceso MABS-010 - Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones. Dentro de la planeación existen diferentes aspectos que se deben considerar. Entre ellos se encuentran: • Periodicidad de evaluación • Definición del formato y aspectos a evaluar • Mecánica de evaluación • Tiempos de evaluación • Consecuencias y parámetros • Encargados y responsabilidades Enviar formatos de evaluación a las áreas encargadas de realizar dichas evaluaciones. (ver formato 4.2) Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Evaluaciones planeadas: MABS-030 Desarrollar especificaciones y adjudicar contratos Evaluaciones planeadas: MABS-040 Comprar bienes y servicios Evaluaciones planeadas: MABS-060 Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios Documento físico o información generada: Formatos de evaluación (A) = Automatizable a través de SIPAR 14 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 Rol: Planeador de adquisiciones 2.2.10 Actualizar información de la evaluación de proveedores en el sistema (A) ID (10) Evento(s) de inicio: MABS-030 Desarrollar especificaciones y adjudicar contratos: Proveedores participantes evaluados MABS-040 Comprar bienes y servicios: Evaluación de proveedores cotizados enviada MABS-060 Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios: Proveedor evaluado Descripción: Verificar que la información relacionada a las evaluaciones de desempeño de los proveedores se encuentre actualizada y completa en el sistema. En caso de que la información no se encuentre actualizada, solicitar el alta de las evaluaciones en el sistema a las áreas encargadas de este proceso. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Evaluación de proveedor actualizada Documento físico o información generada: No aplica Rol: Operador de adquisiciones (A) = Automatizable a través de SIPAR 15 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 2.2.11 Analizar el desempeño del proveedor ID (11) Evento(s) de inicio: No aplica Descripción: Analizar el desempeño de los proveedores y evaluar sí éste ha sido satisfactorio. El análisis y evaluación se realizan de acuerdo a los parámetros previamente definidos con relación a las evaluaciones históricas. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Desempeño de proveedor satisfactorio, continuar con actividad # 13 Desempeño de proveedor insatisfactorio Documento físico o información generada: Resultados de análisis de evaluación(es) de proveedor Rol: Supervisor de adquisiciones. (A) = Automatizable a través de SIPAR 16 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 2.2.12 Bloquear al proveedor en el catálogo (A) ID (12) Evento(s) de inicio: No aplica Descripción: Proceder con el bloqueo del proveedor en el catálogo, registrando las razones específicas de dicho bloqueo. El bloqueo se puede realizar de forma temporal o permanente y solo afecta para los procesos de compra directa e I3P. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Proveedor bloqueado, termina Documento físico o información generada: No aplica Rol: Supervisor de adquisiciones (A) = Automatizable a través de SIPAR 17 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 2.2.13 Dar retroalimentación sobre sus evaluaciones a los proveedores (A) ID (13) Evento(s) de inicio: Desempeño de proveedor satisfactorio, viene de actividad # 11 Descripción: Llevar a cabo la retroalimentación con los proveedores sobre el resultado de sus evaluaciones, en caso de así considerarlo o por solicitud expresa del propio proveedor. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Retroalimentación al proveedor proporcionada, regresa a actividad # 8 Documento físico o información generada: No aplica Rol: Autorizador de adquisiciones (A) = Automatizable a través de SIPAR 18 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 3 Diagrama del subproceso Solicitud electrónica de enlistamiento Formato de alta, modificación o baja Solicitudes de alta de proveedores Solicitar a proveedores enlistarse en catálogo Solicitud de enlistamiento enviada Recibir formato de alta, modificación o baja de la base ... Formato de alta, modificación o baja y documentación... Operador de adquisiciones Operador de adquisiciones Formatos de evalauación de proveedores Políticas de administración y evaluación de proveedores... Planear evaluaciones de proveedores Evaluaciones planeadas Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios Proveedores participantes evaluados Desarrollar especificaciones y adjudicar contratos Desarrollar especificaciones y adjudicar contratos Comprar bienes y servicios Evaluación de proveedores cotizados enviada Planeador de adquisiciones Comprar bienes y servicios Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios Proveedor evaluado 19 (A) = Automatizable a través de SIPAR Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 Solicitud de documentación complementaria Actualización procedente con doc. incompleta identificada Solicitar documentación complementaria Documentación complementaria solicitada Recibir información complementaria Información complementaria recibida Actualización procedente con doc. completa identificada Altas, modificaciones o bajas realizadas Realizar altas ,modificaciones o bajas a la base de... Supervisor de adquisiciones Operador de adquisiciones No procedencia notificada Notificar la no procedencia del alta,modificación o baja al... Actualización no procedente identificada Revisar información del proveedor Notificación de no procedencia de actualización Operador de adquisiciones Operador de adquisiciones Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones Supervisor de adquisiciones Retroalimentación al proveedor proporcionada Dar retroalimentación sobre sus evaluaciones a... Desempeño de proveedor satisfactorio Resultados de análisis de evaluación(es) de proveedor Autorizador de adquisiciones Monitorear base de datos de proveedores Información de proveedores actualizada Comprar bienes y servicios Actualizar información de la evaluación de proveedores... Evaluación de proveedor actualizada Analizar el desempeño del proveedor Autorizador de adquisiciones Operador de adquisiciones Supervisor de adquisiciones Desempeño de proveedor insatisfactorio Bloquear al proveedor en el catálogo Proveedor bloqueado Supervisor de adquisiciones 20 (A) = Automatizable a través de SIPAR Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 4 Anexo de formatos 4.1 Formato de alta, modificación o baja de proveedor en el sistema Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Proveer toda la información necesaria para controlar y mantener actualizada la base de datos y así gestionar a los proveedores pasados, actuales y potenciales, con el fin de incrementar la eficiencia en los procesos de adquisición y contratación Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: (persona física) Razón Social RFC Domicilio Domicilio fiscal Antigüedad Giro, de acuerdo al catálogo definido por la Secretaría Teléfonos Fax Correo electrónico Pagina web (si aplica) Principales clientes Representante legal (si aplica) Datos bancarios, incluyendo CLABE Objeto social (Actividad preponderante) Clasificación de MIPYMES Para el caso de personas físicas se tienen las siguientes diferencias: Nombre en lugar de razón social CURP en adición al RFC Actividad preponderante en lugar de objeto social La antigüedad no aplica (A) = Automatizable a través de SIPAR 21 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 4.2 Formatos de evaluación de proveedores Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Realizar evaluaciones de desempeño de los proveedores en distintos momentos de los procesos de adquisición y contratación Electrónico (SIPAR) Se propone un esquema de evaluación como sigue, y deberá de validarse en la planeación de la evaluación de proveedores: Las evaluaciones se realizarán con dos tipos de métrica según aplique: Rango - con un rango de 0-5 siendo cero “totalmente deficiente” y cinco “excelente”. Binario - con una evaluación binaria (0: no cumplió, 5: cumplió) - Pre-evaluación (Al registro del proveedor) o Llenado de formato (rango) o Verificación de instalaciones (rango) o Verificación telefónica (rango) o Verificación de clientes (rango) o Verificación de infraestructura tecnológica de comunicación (correo electrónico, página web, teléfono(s)) (rango) o Experiencia (rango) - Contrataciones o Cotizaciones (semestral) Atención a la solicitud propuesta de cotización (rango) Oportunidad en la entrega de propuesta o cotización (rango) Calidad de las cotizaciones respecto a los solicitado (rango) Atención en general (rango) o Post-contratación Atención en tiempo para formalización (rango) Entrega de fianza (binario) Nivel de actualización de los datos (rango) (A) = Automatizable a través de SIPAR 22 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 Rescisiones (binario) Sanciones (binario) Tiempos de entrega (binario) (A) = Automatizable a través de SIPAR 23 Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MABS – Adquirir bienes y servicios Subproceso MABS - 070 Administrar proveedores Versión: 1.00 5 Documentos anexos 5.1 Documentación Soporte para alta en el catálogo de proveedores (A) = Automatizable a través de SIPAR 24