Oficio 220-087933 Del 11 de Agosto de 2011

Oficio 220-087933 Del 11 de Agosto de 2011
ASUNTO:
ACTAS DE REUNIONES DE JUNTA DIRECTIVA.
Me refiero a su escrito inicialmente remitido a la Cámara de Comercio de Bogotá, entidad que lo remitió a
esta superintendencia donde fue radicado con el número 2011-01-215168, mediante el cual eleva una
serie de inquietudes relacionadas con las actas de junta directiva de una compañía, las cuales paso a
resolver en el mismo orden planteado en su comunicado:
1. Tomando como referencia las empresas o sociedades formalmente constituidas, comedidamente
les pido determinar o calificar la forma cómo sus juntas directivas registran los debates y decisiones
adoptadas en sesiones ordinarias y extraordinarias e indicar:
1.1. Cuáles son las condiciones jurídicas que requiere un acta de junta directiva para su existencia
y validez. Igualmente cuál es el fin de la misma.
1.2. Qué elementos materiales la conforman, vale decir, el documento escrito denominado acta o
también aquellos que hacen parte de la junta, tales como documentos presentados y allegados, las
grabaciones de audio o audiovisuales.
1.3. Cuál es el régimen jurídico aplicable a la celebración de reuniones de la junta directiva.
1.4. Cuál es el régimen jurídico aplicable a la conformación y expedición de las actas de estas juntas
directivas.
R/. Sobre el particular, le informo que la obligación legal de elaborar actas de lo acontecido durante las
reuniones tanto del máximo órgano social, como de la junta directiva se encuentra contemplada en el
artículo 28 del Código de Comercio, el cual prevé en su ordinal 7º el deber de inscribir en el registro
mercantil, entre otros libros, “ Los de actas de a asambleas y juntas de socios, así como los de juntas
directivas de sociedades mercantiles.” Por su parte, el Decreto reglamentario 2649 de 1993 al regular lo
concerniente al registro de libros, en su artículo 131 dispuso, que “ Sin perjuicio de lo dispuesto en otras
normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos
colegiados… ” . Dichos documentos se constituyen en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos
administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables, y, en general, de los aspectos relacionados
con el desarrollo del objeto social de la entidad en lo que corresponde a cada órgano societario.
En tratándose de reuniones de junta directiva, la ley no establece los requisitos y formalidades que las
actas resultantes de las mismas deban tener; sin embargo, esta oficina ha sostenido por la naturaleza de
hacer constar en ella los hechos relevantes se consignarán todas y cada una de las diferentes situaciones
que las determinan, tales como fecha y hora de la reunión, forma en la cual se convocó, lista de asistentes,
asuntos tratados, votos emitidos a favor o en contra o en blanco, fecha de la clausura y desde luego, todas
las actas deberán estar firmadas por las personas que hayan actuado como presidente y secretario en
cada oportunidad, de tal suerte que puedan tener un importante valor probatorio.
En todo caso, de no haberse firmado el acta de la junta directiva por quienes actuaron como presidente y
secretario de la reunión, lo acontecido en la sesión podrá ser ratificado con posterioridad por el mismo
órgano dejando las constancias a que haya lugar.
En el evento que existan objeciones atinentes al valor probatorio del acta, a la coincidencia con la realidad,
etc., éstas deben ser discutidas ante la justicia ordinaria, incluida las instancias penales.
Con respecto a su aprobación, esta Superintendencia ha conceptuado que "se trata de un requisito
procedimental ordenado expresamente para las de asambleas o juntas de socios (artículo 189 del C. de
Co.) mas no para las de junta directiva en todos los casos. En efecto, rigurosamente solo se encuentra
consagrada esa exigencia para los eventos de inscripción en el registro mercantil de las designaciones de
representantes legales en el artículo 441 del Código de Comercio en donde se lee: "En el Registro Mercantil
se inscribirá la designación de representantes legales mediante copia de la parte pertinente del acta de la
junta directiva o de la asamblea, en su caso, una vez aprobada y firmada por el presidente y el secretario,
o en su defecto, por el revisor fiscal" (las subrayas son nuestras). La apreciación anterior permite afirmar
que no es aplicable la analogía consagrada en el artículo 1 del Código de Comercio frente a la aprobación
de las actas de junta directiva" (Doctrinas y Conceptos Jurídicos – 1995 – Superintendencia de
Sociedades, pagina 78).
En este orden, es el mismo cuerpo colegiado de administración quien dentro de la organización interna
señalará la forma como procede la aprobación de sus actas, sin que, como se expuso, dicha formalidad
resulte obligatoria en todos los casos respecto de este tipo de actas.
Ahora, en cuanto a qué anexo pueda considerarse parte integrante del acta de junta directiva, considera
esta oficina que de mencionarse en el texto del acta que cualquier anexo, independientemente como se
encuentre documentado (por escrito o en medio audiovisual), hace parte integral del acta, deben éstos
ser considerados como tales desde cualquier punto de vista legal.
Por último, en lo concerniente a las formalidades para la celebración de reuniones de junta directiva, es
preciso indicarle que no existe en el ordenamiento mercantil un reglamento para las reuniones del citado
cuerpo colegiado. En el Código de Comercio, entre otros asuntos, se regula el sistema que debe observarse
para la integración de la misma -artículo 197-; establece las mayorías mínimas necesarias para la toma
de decisiones como cuerpo colegiado -artículo 437-; algunas restricciones y prohibiciones respecto de la
aceptación del cargo – Art. 435-, y el alcance de las atribuciones, si los estatutos guardan silencio al
respecto -Art. 438-.
Sin embargo, en desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad, los accionistas pueden incluir
dentro de las cláusulas que regirán el funcionamiento de la Junta Directiva, atribuciones y funciones de la
misma, así como las mayorías deliberativas y decisorias -Art. 110, Num 6º Ib.-, entre otros aspectos, caso
en el cual será ley para las partes contratantes, por tanto de obligatoria observancia por los asociados
(Art. 1602 C. C. ).
2. A partir de qué momento se entiende producida o expedida legalmente el acta y si durante ese
trámite se reconoce la existencia de proyecto de acta. En caso de existir el proyecto de acta, qué
clase de acto se constituiría legalmente?
R/. No existe una tasación legal sobre el particular, sin embargo, conforme a las reglas generales la
suscripción por quien está habilitado estatutariamente para tal efecto confiere la categoría de acta a dicho
documento. El proyecto de acta habrá de valorarse en los términos del código de procedimiento civil, no
siendo competencia de esta entidad emitir un juicio sobre el valor probatorio de un proyecto de documento.
3. El acta de junta directiva corresponde o se califica documento público o privado? En caso de ser
considerado documento público, cuándo y por qué razón adquiere el carácter de documento público?
R/. El legislador , en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, clasificó los documentos en públicos
y privados y definió como documento público aquél que es "...otorgado por funcionario público en ejercicio
de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo
funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por notario o quien haga sus veces y ha sido
incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública". En cuanto a los documentos
privados, se limitó a observar que dentro de dicha categoría se encuentran los que no reúnen los requisitos
para ser documento público.
Con ocasión de dicha definición, resulta claro que las actas que dan cuenta de reuniones de junta directiva
son documentos de naturaleza privada salvo que reuna las condiciones mencionadas en el artículo 251
citado.
4. Quién o quiénes tienen la facultad certificadora respecto del contenido del acta.
R/. Como se ha expuesto, la firma en las actas de quienes actuaron como presidente y secretario de las
reuniones de junta directiva de que estas dan cuenta, resulta suficiente para avalar la veracidad de su
contenido.
5. Los audios o videos que registran la reunión de la junta directiva, ¿hacen parte del acta que se
levanta?¿Integran un solo documento?. En su defecto, qué identidad o aplicación tienen estos
medios técnicos?
R/. Considera esta oficina que la presente inquietud ha sido despejada en la respuesta dada al punto 1°.
6. Quién ejerce el control sobre las actas de las juntas de las empresas de servicios públicos
conformadas con capital de Estado o las denominadas empresas industriales y comerciales del
Estado?
6.1 Qué autoridad es depositaria de estas actas, por vía de ejemplo, Cámara de Comercio,
Superintendencia de Sociedades o Superintendencia de Servicios Públicos?
R/. Teniendo en cuenta que la competencia de este organismo sólo cobija a las sociedades comerciales,
empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras, ámbito dentro del cual puede desarrollar
sus funciones (Art. 82 Ley 222 de 1995, en concordancia con el Decreto 4350 de 2006), entre ellas,
expedir conceptos, se excluye, por consiguiente, la posibilidad para esta oficina de pronunciarse en relación
con situaciones relacionadas con sujetos de otra naturaleza, como lo son las empresas industriales y
comerciales del Estado, que se rigen por la Ley 489 de 1998.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no obstante, se le advierte que los mismos
tienen el alcance del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.