Presentación contenidos de empresa

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Presentación de la Gestión de Contenidos de Empresa
por parte de
Alfresco
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Índice
VIII. Interfaz gráfica ..................................................................................... 16
I. Presentación de Alfresco ........................................................................... 3
IX. Alfresco Share ........................................................................................ 17
II. Enfoque funcional ..................................................................................... 4
1)
Calendario .................................................................................... 17
1)
Espacios de trabajo ........................................................................ 4
3)
Wiki .............................................................................................. 18
2)
Multilingüismo y versiones ............................................................ 4
4)
Blog .............................................................................................. 18
3)
Metadatos...................................................................................... 5
5)
Documentos ................................................................................. 18
4)
Formatos de archivo ...................................................................... 5
6)
Foro .............................................................................................. 19
5)
Bloqueo de documentos................................................................. 6
7)
Guía de vínculos ........................................................................... 19
III. Reglas y buenas prácticas en materia de GED ........................................ 7
8)
Miembros de un espacio .............................................................. 19
X. Enfoque técnico....................................................................................... 20
1)
Reglas de clasificación ................................................................... 7
2)
Seguimiento de un plan de clasificación como referencia ............. 7
1)
Estándares abiertos...................................................................... 20
3)
Reglas para crear nombres ............................................................ 8
2)
Código Open Source ..................................................................... 20
4)
Clasificación en Alfresco................................................................. 8
2)
Integración en un sistema externo............................................... 20
5)
Record Management ..................................................................... 9
3)
Arquitectura técnica ..................................................................... 21
IV. Reglas de gestión ................................................................................... 10
1)
Reglas de contenidos ................................................................... 10
2)
Flujos de trabajo .......................................................................... 11
1.
Simples ....................................................................................... 11
2.
Adelantos ................................................................................... 11
3)
1.
Apache MyFaces ........................................................................ 21
2.
Hibernate 3 ................................................................................ 22
Entorno de ejecución .................................................................... 23
V. Acceso al fondo documental .................................................................. 12
1)
Introducción de documentos en masa ......................................... 12
2)
Microsoft Office ........................................................................... 12
3)
Open Office .................................................................................. 12
VI. Motor de búsqueda ............................................................................... 13
VII. Administración...................................................................................... 14
1)
Gestión de roles............................................................................ 14
2)
Reglas de contenidos y procesos.................................................. 14
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Alfresco
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I. Presentación de Alfresco
Alfresco fue creada en junio de 2005 por John Newton, cofundador de
Documentum y John Powell, antiguo ejecutivo de Business Objects, quienes trajeron
consigo una gran experiencia respecto a las necesidades de una aplicación orientada
a la gestión de contenido empresarial. La misión de Alfresco consiste en abrir el
mundo de la Gestión Documental a través del código abierto con el fin de
incrementar las innovaciones gracias a la participación de la comunidad y del libre
acceso al código fuente.
Alfresco, a pesar de ser relativamente reciente en el mundo de la gestión
documental, es una herramienta particularmente madura y bien diseñada. Es una
herramienta que reúne un gran número de elementos técnicos muy reconocidos
(Hibernate, Lucene…) procedentes del sector de código libre.
Alfresco se distribuye en 2 licencias:
Código abierto comunitario
Empresarial-Comercial, que ofrece funciones especiales como la
gestión de grupos, LDAP, SSO y una gran disponibilidad.
Entre las funcionalidades principales, cabe destacar la:
Gestión flexible de documentos
Gestión avanzada de flujos de trabajo, notificaciones y circuitos de
validación
Gestión libre de los metadatos asociados a los documentos
Alfresco es una aplicación puntera en el campo de la gestión documental.
Todos los documentos son objetos a los que se puede aplicar una serie de métodos
como la previsualización, la gestión de versiones, la gestión de permisos y muchos
otros.
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II. Enfoque funcional
1) Espacios de trabajo
Alfresco funciona mediante “espacios de trabajo” superpuestos. De hecho,
podemos incluir un espacio de trabajo en un directorio que puede contener un
determinado número de documentos y otros sub-espacios.
Además, en Alfresco hablamos de espacios inteligentes en la medida en que
podemos asociar a cada espacio un determinado número de reglas o tratamientos
sobre los documentos que entran y salen de este espacio. Por ejemplo, podemos
convertir automáticamente y de manera transparente para el usuario un documento
a PDF, en el mismo espacio o en un espacio específico.
En Alfresco es posible definir modelos de espacios que permitan, cuando se
cree un nuevo espacio, recrear de forma automática un diagrama arbóreo concreto.
2) Multilingüismo y versiones
Alfresco es completamente multilingüe:
La interfaz está disponible en 25 idiomas y el usuario puede elegir
entre todos ellos.
Los documentos pueden traducirse por lo que una misma ficha puede
traducirse en varios idiomas.
Alfresco incluye por defecto una excelente gestión de versiones de los
contenidos. Cada gran modificación de un contenido supone un cambio de
versión en Alfresco que aparecerá en el historial y será archivada para poder
volver a una versión anterior.
Cuando se produzca una actualización de un contenido, el usuario especificará
si la actualización realizada es menor o mayor.
En una ficha documento se podrá acceder al historial de un documento y
recuperar versiones y revisiones anteriores
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3) Metadatos
El conjunto de informaciones utilizadas para caracterizar un documento son
gestionadas originalmente por Alfresco. Se puede consultar una ficha detallada de
un documento que reúne el conjunto de informaciones propias del documento y de
sus versiones.
Los metadatos están caracterizados por defecto (fecha, entero, cadena,
usuarios,…) y pueden estar sometidos a obligaciones (intervalo de valores, listas de
valores, expresiones regulares…).
Los juegos de metadatos se crean a través de archivos XML, denominados
aspectos. Cada aspecto puede ser aplicado posteriormente a un documento. Esta
organización ofrece una gran flexibilidad.
4) Formatos de archivo
Alfresco es capaz de gestionar todo tipo de documentos, desde archivos de
texto simples a archivos binarios pasando por documentos ofimáticos.
Con ciertos tipos de documentos, Alfresco puede analizar el archivo para
recuperar metadatos (título, descripción,…) que serán archivados en los metadatos
del documento Alfresco. Esto se da especialmente con archivos Word, Excel,
PowerPoint, PDF.
Desde un punto de vista técnico, la aplicación utiliza herramientas como
PDFBox y Open Office que permiten leer, escribir e incluso convertir los archivos en
formatos diferentes. De este modo, podremos convertir automáticamente cualquier
documento Office en PDF o un PowerPoint en Flash…
Alfresco permite crear sobre la marcha documentos de texto y HTML
directamente a partir del backoffice utilizando un editor WYSIWYG integrado
(TinyMCE) tal y como se muestra en la captura de pantalla contigua.
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5) Bloqueo de documentos
Alfresco integra un mecanismo de check-in/check-out que permite restringir
los accesos simultáneos a un documento.
Si un usuario desea realizar una modificación en un documento, deberá
extraer una copia de trabajo de este documento (check-out) que bloqueará
automáticamente el documento y creará una copia accesible únicamente para el
usuario que haya realizado la extracción para que pueda realizar las correcciones.
Cabe destacar que si el documento principal ha sido bloqueado, los otros
usuarios sólo podrán acceder a éste en modo de lectura. Aparece un pequeño icono
en forma de candado para indicar que el documento está siendo modificado e indica
el nombre del usuario que ha realizado la extracción del archivo.
Una vez se hayan hecho las modificaciones pertinentes, el usuario libera el
documento almacenando su copia del trabajo. Si el documento es sometido a un
ciclo de validación, éste se pone en marcha automáticamente.
Alfresco no permite realizar fusiones de versiones modificadas internamente.
Consideramos que este tipo de tratamientos son competencia de programas
ofimáticos como Office. Lo mismo ocurre con la colaboración paralela simultánea
(como Google Docs) que no cumple el principio de Check-in/out.
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III. Reglas y buenas prácticas en materia de GED
1) Reglas de clasificación
No deberían existir documentos aislados; todos los documentos pertenecen a
un conjunto coherente, la carpeta. La clasificación se aplica a los documentos
ubicados dentro de las carpetas y a la organización de las carpetas entre ellas. Cada
uno está organizado según un orden lógico (por ejemplo cronológico) e incluye todos
los elementos relativos a éste.
Identificar un documento desde su “creación”, por ejemplo a través de una
etiqueta en la página de inicio supone facilitar su lectura, comprensión y clasificación
y también permite ahorrar tiempo y la aplicación de un proceso de calidad.
Clasificar consiste también en saber eliminar en el momento oportuno los
papeles duplicados, las notas imprecisas, los borradores inútiles, los documentos
antiguos…
2) Seguimiento de un plan de clasificación como referencia
Al estar basado en una lógica simple, el método de clasificación mejor
adaptado suele ser la clasificación temática, es decir una clasificación jerárquica que
reagrupa los documentos por tema.
La organización de este tipo de referencia suele basarse en dos niveles:
Ejemplo de plan de clasificación
La sección, asociada a un valor numérico (el nombre de la sección y el número
adjunto garantizan la unicidad y facilitan su utilización por las herramientas
informáticas). La sección establece el primer nivel de clasificación de los
documentos. Todos los documentos enviados y recibidos en el marco de una
actividad deben ser clasificados en una sección. La sección no debe ser
modificada para garantizar la homogeneidad de la clasificación.
1. La subsección, asociada a un valor numérico dependiente de la sección a
la que está vinculada. Permite descomponer la sección en subcarpetas.
Este nivel de clasificación permite introducir una flexibilidad y, de este modo,
los responsables (jefe de servicio, secretaria… según la organización establecida)
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pueden crear las subsecciones necesarias para adaptar el plan de clasificación a una
necesidad concreta.
Cada carpeta pertenece a una sección y, si es posible, a una subsección. Cada
sección/subsección puede contener todas las carpetas que sean necesarias. Una
carpeta solo puede pertenecer a una única sección/subsección.
3) Reglas para crear nombres
El seguimiento de un plan de clasificación no es suficiente para definir una
organización documental. La definición y la aplicación de reglas de gestión resulta
indispensable, sobre todo con respecto a:
la creación: las reglas relativas a la creación de documentos se basan
normalmente en los modelos (ofimáticos) y en las reglas de indexación
con respecto a las referencias,
la difusión: reglas para nombrar y de orientación de la información, a
menudo asociadas a la difusión por correo electrónico o en las bases
de datos,
la actualización: reglas para las versiones y el almacenamiento de
versiones antiguas,
el paso al archivo: reglas asociadas al cuadro de gestión (duración de
la conservación y supresión), diferenciación entre clasificación y
almacenamiento,
la destrucción: procedimiento de destrucción
4) Clasificación en Alfresco
Para un usuario es importante poder recorrer el diagrama arbóreo
documental de forma transversal.
Para ello, los documentos almacenados en Alfresco pueden ser "clasificados" y
reagrupados en función de los criterios definidos en Alfresco. De este modo, el
usuario podrá acceder a la información mediante jerarquías (por año, por tema…).
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5) Record Management
Definición: “El campo de la organización y de la gestión encargado de un
control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y
eliminación de documentos, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de
las pruebas e informaciones relacionadas con la forma de los documentos".
La hoja de ruta Alfresco pretende aportar nuevas funcionalidades orientadas
al Record Management y centradas en la aplicación de la norma Dod 5015.2 del
Ministerio de Defensa de Estados Unidos. La elección de esta norma entre otras se
debe al hecho de que ésta es una referencia para muchos clientes y a que se acerca
mucho a la norma MoReq2 que es una referencia europea, o a las normas derivadas,
como la NEN 2082 de Holanda. Conviene indicar que la MoReq2 es una selección
consecuente de buenas prácticas (333 páginas) y que deja un gran espacio para la
interpretación de los organismos que deseen implantarla.
Siempre aconsejamos configurar el módulo de Record Management de
Alfresco para cumplir con las necesidades locales. Está a punto de aparecer una
nueva versión, simplificada y que también integra el concepto de Information
Lifecycle Management (ILM), concepto que pretende organizar el almacenamiento y
la protección de los datos de la empresa en función de varios criterios: seguridad,
coste del almacenamiento, rapidez de acceso…
No obstante, Alfresco dispone de una base sólida para implantar reglas de
gestión avanzadas, realizando la abstracción de cualquier norma.
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Por ejemplo, podríamos utilizar tres espacios:
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IV. Reglas de gestión
1) Reglas de contenidos
Borradores
A la espera de validación
Producción
Estos tres espacios nos van a permitir finalmente aplicar un flujo
de trabajo a tres niveles. Se colocará inicialmente un nuevo
documento en el espacio de borrador. El usuario que desee enviar
su documento para la validación lo hará pinchando sobre el icono
correspondiente (“Solicitud de validación”).
Entendemos por regla de contenido un gran número de tipos de tratamiento
que podemos aplicar al conjunto de documentos que salen o entran de un espacio.
Especialmente permiten:
Convertir el documento sobre la marcha en un formato alternativo
(Word en PDF, PowerPoint en Flash,…)
Enviar una alerta de correo a uno o varios usuarios
Desplazar o copiar el documento a otro espacio
Una vez que el documento haya sido enviado a validación, éste
pasará al espacio “A la espera de validación” al que solo tendrán
acceso las personas que posean los permisos necesarios. También
se podrá activar un envío de correo a estos validadores para
avisarles de la solicitud.
Añadir/eliminar un aspecto del elemento
Los validadores podrán entonces aceptar o rechazar la solicitud.
En caso de validación, el documento pasa al espacio “Publicado” y,
en caso de ser rechazado, vuelve al espacio “Borradores”.
Convertir y copiar el elemento/una imagen en un espacio específico
Añadir un flujo de trabajo básico al elemento
Activar un almacenamiento del contenido
Asociar el elemento a una categoría
Copiar el elemento en una carpeta de un proyecto web
Desplazar/copiar el elemento a un destino
Extraer los campos de metadatos clásicos del elemento
Extraer una copia de trabajo del elemento
Ejecutar un script
Durante la creación de una regla de contenido, debemos definir el tipo de
acción a ejecutar durante la activación de la regla pero también podremos aplicar
esta regla solo en determinadas condiciones. Observamos que en Alfresco, todos los
procesos de producción y de validación se engloban en estas reglas de contenido.
Smile aplicará entonces el conjunto de reglas de contenido que habrán sido
definidas
comúnmente
durante
la
fase
de
diseño
inicial.
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2) Flujos de trabajo
1. Simples
Para aplicar un sistema de flujo de trabajo simple, es posible jugar con los
espacios. En nuestro ejemplo anterior, hemos utilizado tres espacios:
Borradores
A la espera de validación
Producción
Se colocará inicialmente un nuevo documento en el espacio “Borradores”. El
usuario que desee enviar su documento para la validación lo hará pinchando sobre el
icono correspondiente (“Solicitud de validación”), como aparece en la captura de
pantalla contigua.
Cuando el documento haya sido enviado a validación, pasará a estar en el
espacio “A la espera de validación” al que solo tendrán acceso las personas que
posean el perfil adecuado. También se podrá activar un envío de correo a estos
validadores para avisarles de la solicitud.
Los validadores podrán entonces aceptar o rechazar la solicitud. En caso de
validación, el documento es enviado al espacio “Publicado” y, si fuera rechazado,
vuelve al espacio “Borradores”.
2. Adelantos
Alfresco integra el motor jBPM creado por jBoss que permite aplicar
fácilmente flujos de trabajo profesionales avanzados. JBPM puede utilizarse para
realizar circuitos de validación complejos. Los flujos de trabajo permiten definir
tareas en serie y en paralelo. Además, se pueden establecer "alarmas” para
gestionar la finalización de determinadas tareas.
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V. Acceso al fondo documental
1) Introducción de documentos en masa
Alfresco gestiona por defecto los dos protocolos WebDAV y CIFS que permiten
acceder al diagrama arbóreo de documentos directamente desde el explorador de
archivos de Windows. Smile propone la utilización del protocolo CIFS que resulta
más sólido.
El CIFS/WebDav es una funcionalidad estrella de Alfresco que simplifica
enormemente el uso diario de su solución de gestión documental.
El uso de estas funcionalidades permitirá a sus usuarios publicar un
documento simplemente copiando y pegando desde el explorador. Cabe destacar
que todos los documentos publicados de este modo pasarán por los mismos
tratamientos que si hubiesen sido publicados a través de la interfaz web (versiones,
transformación en PDF, etc.).
2) Microsoft Office
Alfresco ha desarrollado un plug-in para Microsoft Office (Word, Excel y
PowerPoint) que permite interactuar de forma integral con la herramienta de
gestión documental dentro del programa. Así, pueden ejecutarse las principales
funcionalidades que podemos encontrar en Alfresco (creación, edición, revisión,
publicación, búsqueda) directamente desde Office, y todo ello sin necesidad de
instalar nada en el sistema del cliente.
Alfresco es la primera herramienta referencial Open Source totalmente
compatible con SharePoint de Microsoft, por lo que Alfresco puede emular a un
servidor SharePoint.
3) Open Office
Se están creando varios plugins para Open Office. Estos plugins incluyen las
mismas funcionalidades que el plugin para MS Office.
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VI. Motor de búsqueda
Alfresco integra el motor de búsqueda líder en el mundo J2EE, Lucene. Lucene
es un motor muy conocido por sus prestaciones y por su capacidad para gestionar
grandes volúmenes. Permite indexar una gran variedad de formatos de documentos
y ofrece una buena gestión de la pertinencia.
En contenidos estructurados, permite ofrecer funcionalidades de búsqueda
avanzada permitiendo especificar en un modo multicriterio, en qué campo del
contenido debe encontrarse la palabra buscada.
Además, el motor de búsqueda respeta los derechos de lectura del usuario.
No mostrará resultados a los que el internauta no hubiera tenido acceso en un
esquema de navegación clásico.
Tal y como se ilustra en la captura de pantalla, Lucene está perfectamente
integrado en Alfresco y permitirá realizar búsquedas estructuradas.
Podremos, por ejemplo, realizar solo búsquedas sobre un tipo de documento
determinado en un espacio concreto…
Lucene permite especialmente:
indexar los formatos PDF, DOC y RTF
gestionar una lista de palabras vacías
buscar sobre las expresiones
buscar con operadores booleanos
buscar con un truncamiento
clasificar los resultados
Alfresco permite guardar búsquedas específicas en su espacio de trabajo.
También es posible compartir dichas búsquedas con todos los usuarios.
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VII. Administración
1) Gestión de roles
Alfresco permite administrar directamente un referencial de usuarios y de
grupos. Este referencial puede estar basado también, por ejemplo, en una guía
LDAP. Por lo tanto, encontraremos todos los usuarios y grupos definidos en la guía
en la interfaz de administración de Alfresco.
Cabe destacar que si el referencial de usuario proviene directamente de esta
guía, el conjunto de perfiles y de permisos de estos usuarios se definirá en Alfresco.
La aplicación de un perfil consiste en asociar un rol Alfresco (invitado, colaborador,
coordinador, etc.) a un usuario o a un grupo de usuarios. Para ello, la interfaz gráfica
de Alfresco ofrece, una vez más, un proceso guiado para que el administrador
conceda permisos.
2) Reglas de contenidos y procesos
Todo usuario capacitado podrá crear nuevas reglas de contenido para un
espacio. Entendemos por regla de contenido el gran número de tipos de tratamiento
que podemos aplicar a los documentos entrantes, salientes o actualizados en un
espacio. Podremos especialmente:
Convertir el documento sobre la marcha en un formato alternativo
(Word en PDF, PowerPoint en Flash,…)
Enviar una alerta de correo a uno o varios usuarios
Desplazar o copiar el documento a otro espacio
Añadir/eliminar un aspecto del elemento
Añadir un flujo de trabajo básico al elemento
Activar un almacenamiento del contenido
Asociar el elemento a una categoría
Convertir y copiar el elemento/una imagen en un espacio específico
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Copiar el elemento en una carpeta de un proyecto web
Desplazar/copiar el elemento a un destino
Extraer los campos de metadatos clásicos del elemento
Extraer una copia de trabajo del elemento
Ejecutar un script
Por supuesto, durante la creación de una regla de contenido, debemos definir
el tipo de acción que hay que establecer durante la activación de la regla pero
también podremos aplicar esta regla solo en determinadas condiciones. En el marco
de una conversión de documentos Word a PDF, es especialmente necesario precisar
que la regla no se aplicará a todos los documentos entrantes sino únicamente a los
archivos que tengan una extensión .doc.
En Alfresco, el conjunto de los procesos de producción y de validación se
engloban en de estas reglas de contenido.
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VIII. Interfaz gráfica
El cliente web original de Alfresco está traducido completamente al francés y
dispone de numerosas ayudas contextuales. Sin embargo, en ocasiones puede
resultar complejo de manejar para aquellos usuarios que no estén familiarizados con
aplicaciones web. Hay que tener en cuenta varios puntos desde una perspectiva de
la simplificación de la utilización diaria de la herramienta.
En primer lugar, el cliente web no es más que una de las diferentes formas de
acceder al referencial documental de Alfresco. Éste último propone un gran número
de herramientas que se integran de forma transparente al entorno de trabajo de sus
usuarios: acceso WebDAV o CIFS, plugin Office, etc. Nuestro análisis concluye que la
simple consulta o búsqueda de un documento puede realizarse de forma
totalmente externa a este cliente web.
No obstante, podemos controlar las interfaces originales de Alfresco. Por lo
tanto, simplificar determinadas pantallas específicamente para su uso es algo
totalmente factible.
Por último, vemos aparecer algunas interfaces replanteadas por la comunidad
para Alfresco. Nos referimos especialmente a Docasu, de la que se muestra una
captura de pantalla al lado. Sin embargo, pensamos que el recurso a este tipo de
interfaz no es necesario en el marco de este proyecto y necesitará adaptaciones para
cubrir las necesidades específicas de los documentos que usted gestiona.
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IX. Alfresco Share
Alfresco Share es una solución colaborativa de gestión de contenido incluida
en Alfresco. La interfaz de este espacio es totalmente independiente de la interfaz
documental pura y es muy fácil de utilizar.
Alfresco Share permite construir espacios de colaboración, denominados
“Sitios”. Estos espacios pueden ser creados por colaboradores con permisos para
ello.
Cada espacio (Sitio) cuenta con una serie de funcionalidades presentadas a
continuación, así como con un cuadro de mando propio, gestionado por el
administrador del espacio.
Un usuario que se conecta al entorno Share dispone de un cuadro de control
que le permite visualizar sus espacios de colaboración, sus tareas (todo el espacio
combinado), su calendario (todo el espacio combinado), buscar personas, visualizar
la actividad de sus espacios…
1) Calendario
El calendario de un espacio ofrece diferentes vistas (diaria, semanal, mensual,
agenda), una gestión de eventos, una navegación por tags. El calendario puede
exportarse a formato iCal.
No obstante, este módulo no gestiona, las posibles listas de lugares ni las
personas que participarán en las citas. Hay que tener en cuenta que Alfresco Share
no es una suite de colaboración completa como lo pueden ser otras herramientas
como Zimbra.
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3) Wiki
El wiki cuenta con una interfaz de colaboración enriquecida (wysiwyg) que
evita la entrada tradicional de etiquetas técnicas para la edición del texto. En este
caso también pueden taggearse las páginas y éstas disponen de un flujo RSS.
Las diferentes páginas del wiki son archivadas como versiones lo que permite
visualizar las modificaciones realizadas por parte de cada uno de los colaboradores.
4) Blog
El blog de Share ofrece las funciones clásicas de un blog sencillo:
Mensajes y comentarios
Almacenamiento y navegación por el calendario o por tags
Borradores, publicación interne (en el espacio de trabajo) o externe
(en el Share)
Inclusión de un blog externo de tipo Wordpress o Typepad
Flujo RSS
5) Documentos
La gestión de documentos en un espacio de trabajo permite las siguientes
funciones:
Envío en una sola vez de varios archivos
Filtros basados en tags, fechas de modificación, autores
Categorización de los documentos en una jerarquía
Metadatos asociados a un documento y tags
Control de las versiones – menores, mayores, comentarios, historiales
Previsualización del documento en flash (soporte de formatos
OpenOffice, MSOffice, Imagen y PDF)
Flujo RSS
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Gestión de permisos
Cabe resaltar que los documentos ubicados en esta herramienta también
están disponibles en la interfaz tradicional.
6) Foro
Alfresco Share propone un foro sencillo con discusiones en forma de diagrama
arbóreo (tema y respuestas), una navegación por tags, novedad, “mis” temas, así
como un flujo RSS.
7) Guía de vínculos
Con el fin de compartir sitios de Internet, una interfaz permite:
Registrar los vínculos y las descripciones asociadas
Visualizar los vínculos en una ventana nueva
Filtrar/navegar por tags, fecha de adición…
8) Miembros de un espacio
Los coordinadores de un espacio de colaboración pueden invitar a otros
miembros (internos y externos) a unirse al espacio de colaboración.
Estos miembros pueden ser coordinadores, colaboradores, contribuyentes o
simples lectores.
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X. Enfoque técnico
1) Estándares abiertos
LDAP: Alfresco permite sincronizar su base de usuarios con Alfresco a
través de LDAP
SOAP: Alfresco incluye una librería SOAP para la importación y las
exportaciones respetando este estándar en materia de servicios web
JSR 168: cumplimiento de la norma JSR 168 para el uso en portales
J2EE como Liferay, JBoss, Jetspeed, …
WebDAV/CIFS: Alfresco permite acceder a los documentos a través de
un explorador Windows gracias a los protocolos WebDAV y CIFS. Los
usuarios pueden registrar directamente sus documentos en el
diagrama arbóreo Alfresco. Esto no requiere ningún desarrollo ni
configuración por parte del cliente.
W3C: Alfresco está diseñado para respetar los estándares W3C
2) Código Open Source
Alfresco pone su código fuente a disposición de los usuarios.
Usted gozará de pleno derecho para descargar, utilizar, modificar y distribuir
el programa o un trabajo derivado del mismo si fuera necesario.
El sistema viene acompañado de una completa documentación disponible de
forma gratuita en el sitio de Alfresco.
2) Integración en un sistema externo
Desde la versión 3.1, Alfresco utiliza la futura norma CMIS, cuyo objetivo es
favorecer la interacción entre los CMS a través de los Servicios Web.
Se trata, por lo tanto, de una especificación técnica que permite interactuar
con los depósitos de contenidos de un ECM a través de los servicios web. Esto
incluye:
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un modelo de datos
un juego de servicios genéricos vinculado al modelo de datos
varios protocolos para estos servicios, como SOAP y REST/Atom
CMIS define cuatro tipos de objetos presentes en un depósito: documento,
carpeta, relación, regla de administración. Se puede asociar una tipología a cada uno
de ellos, así como un conjunto de propiedades (URI, nombre, etc.).
El lenguaje utilizado por CMIS (CMIS Query Language) se basa en SQL. Permite
realizar uniones de tablas, selecciones de datos y búsquedas de texto completo.
Comprende también mecanismos de creación, actualización y eliminación de
objetos, así como una gestión de versiones de documentos. Finalmente, permite
también navegar directamente en las estructuras arbóreas de carpetas puesto que
integra el concepto de objeto jerárquico.
En la actualidad, los CMS Drupal y Joomla! incluyen esta especificación.
3) Arquitectura técnica
Alfresco está concebido para ser muy abierto y flexible, concretamente se
encuentra a su disposición:
una plataforma ampliable que propone una API de desarrollo abierto
una independencia con respecto a la base de datos
un modelo de contenido personalizable
una independencia del sistema de explotación
Como hemos indicado anteriormente, Alfresco se basa en un determinado
número de elementos de código abierto reconocidos y sólidos.
1. Apache MyFaces
A semejanza de Struts, MyFaces es un proyecto código abierto gestionado por
la comunidad Apache. MyFaces es, de hecho, una implantación de la norma JSF (Java
Server Faces) cuyo objetivo es proponer un enfoque MVS (Modelo-Vista-Controlador
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o Model-View-Controler), con el fin de separar la presentación, los datos y las
transacciones.
Se ha impuesto rápidamente como esquema MVC de referencia y, a día de
hoy, es muy demandado entre los más grandes actores del mercado.
Esto aporta una nueva garantía a las empresas que deseen controlar el
mantenimiento de la plataforma puesto que Alfresco ofrece con MyFaces normas de
desarrollo cercanas a las normas más usadas por las empresas que prefieren el
lenguaje el J2EE.
2. Hibernate 3
Hibernate 3 es un framework Java de persistencia que permite hacer
corresponder las tablas de bases de datos relacionales con objetos java simples
(POJO o “Plain Old Java Object”). Una vez que la correspondencia entre los dos
mundos está definida, el programa Java puede manipular todos los datos utilizando
únicamente los JavaBean, ocultando totalmente la base de datos subyacente y sus
especificidades. El framework garantiza la cumplimentación de estos objetos y la
actualización de la base basándose en su contenido. Antes de la salida de la versión 3
de este esquema, XML constituía ya el formato de descripción de la correspondencia
entre las tablas relacionales y las clases Java.
Desde hace varios años, Hibernate se ha impuesto en el mundo Java como el
mejor framework de código abierto para resolver la cuestión de la correspondencia
Objeto/Relacional. Su éxito es tal que, a día de hoy, se ha extendido a otras
tecnologías como la .NET.
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Presentación de Gestión de Contenidos de Empresa
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3) Entorno de ejecución
Programa
abierto
código
Versión
OS
Linux
Alfresco
3
Servidor
Apache Tomcat 5.5
Java
JRE Sun
Base de datos
MySql 4.1.x o 5.0.x
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