Centro de Medios de Auto Acceso de Idiomas Facultad de Idiomas Universidad Autónoma de Baja California Código PCE13-01 Página 1 de 4 Referencia Sección 7.6 MGC-N1 Desarrollo de Procedimientos de Material de Respaldo 1. OBJETIVO Definir la metodología para poder disponer de un respaldo de aquellos programas informáticos, películas en DVD, discos de audio, cassettes, películas en VHS, hojas de trabajo y material impreso, cuyo uso continuo es de vital importancia para el diario quehacer del Centro, y por lo tanto, mediante una reproducción de los materiales antes mencionados, se logrará asegurar la continuidad de la prestación de los servicios del Centro. 2. ALCANCE Aplica sobre todos aquellos materiales que son de difícil adquisición, sin embargo, cualquier material es susceptible de ello. 3. REFERENCIAS ADICIONALES FCE-19 Formato de Inventario. FCE-20 Formato de Solicitud de Material de Respaldo. 4. DEFINICIONES Material original: Todo aquel material que ha sido creado para un fin ex profeso, y que cuenta con los derechos de autor. Copia: Todo aquel material que se deriva de un material original, ya sea a través de un fotocopiado, o transferencia de los datos originales a un medio en blanco. Revisión 0 1 Fecha Dic 04, 2009 Ene 07, 2011 Tabla de Cambios Descripción Generación de Documentos. Se agregó excepción en el paso referente al dispositivo de seguridad. Elaboró Revisó Autorizó Mtro. Noe Marín Victoria Imelda Villalobos Guzmán Lic. Rosa Amelia Paz Osuna Representante de la dirección para el proceso de certificación ISO9001:2008 Mtro. David Guadalupe Toledo Sarracino Director de la Facultad de Idiomas 5. RESPONSABILIDAD La persona responsable de ordenar la reproducción de los materiales necesarios, es el encargado de CEMAAI, quien llevará un recuento de las copias solicitadas y elaboradas, a partir de un inventario de material ya existente. La persona responsable de llevar a cabo la copia de seguridad, será el asesor del Centro, en sus momentos libres, así como los prestadores de Servicio Social. Estos últimos bajo supervisión de un asesor. 6. POLITICA Sólo cuando exista un material original, susceptible de ser dañado o de pérdida por el uso continuo, se procederá a ordenar la creación de una copia de seguridad. El responsable de CEMAAI ordenará, mediante un formato, la copia del material necesario al asesor para que lleve a cabo dicho copiado. Cuando sea necesario, por actividades imperativas del Asesor, un Código: FGC01-00 La impresión de este documento es solo de referencia, la versión final se encuentra en el sistema electrónico. Centro de Medios de Auto Acceso de Idiomas Facultad de Idiomas Universidad Autónoma de Baja California Código PCE13-01 Página 2 de 4 Referencia Sección 7.6 MGC-N1 Desarrollo de Procedimientos de Material de Respaldo prestador de Servicio Social será el encargado de llevar a cabo el procedimiento, siempre bajo supervisión. Una vez que las copias hayan sido realizadas, las personas encargadas de esta acción procederán a entregarlas a quien las haya pedido, mediante el formato en el que fueron notificados, en donde detallarán lo hecho, y entregarán los materiales mediante copia de recibido 7.- PROCESO Código: FGC01-00 La impresión de este documento es solo de referencia, la versión final se encuentra en el sistema electrónico. Centro de Medios de Auto Acceso de Idiomas Facultad de Idiomas Código PCE13-01 Página 3 de 4 Referencia Universidad Autónoma de Baja California Sección 7.6 MGC-N1 Desarrollo de Procedimientos de Material de Respaldo ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA MATERIAL DE RESPALDO Proceso Responsable Comentarios Material original susceptible de ser dañado o sustraído Encargado de CEMAAI El encargado de CEMAAI determina la necesidad de la creación de una copia de respaldo, en base al inventario que exista o por dano de material Ordenar copias de seguridad Encargado de CEMAAI El encargado de CEMAAI ordena la copia de respaldo llenando el formato FCE 20 Solicitud de material de respaldo. ¿Es necesaria la supervisión? Encargado de CEMAAI El encargado de CEMAAI determina si es necesaria la supervisión en la creación de una copia de seguridad, en base a la experiencia en la ejecucion de la tarea Asesor Si la persona que crea la copia de seguridad es un prestador de servicio social, será supervisado por el asesor, Es neceario registrar en el formato de inventario cuantas copias en buen estado Prestador de Servico Social El encargado de CEMAAI recibe las copias de seguridad ¿Es necesaria una copia de seguridad? NO Fin SI SI NO Prestador de Servicio Social Asesor Entregar copias de seguridad y recabar firma de recibido Instalar dispositivo de seguridad Encargado de CEMAAI Enviar a sala Encargado de CEMAAI El encargado de CEMAAI o el asesor coloca en el material de respaldo los dispositivos de seguridad necesarios (Esto solo aplica para Mexicali y Tijuana) El encargado de CEMAAI ordena la colocación del material de respaldo en donde es necesitado Fin Código: FGC01-00 La impresión de este documento es solo de referencia, la versión final se encuentra en el sistema electrónico. Centro de Medios de Auto Acceso de Idiomas Facultad de Idiomas Universidad Autónoma de Baja California Código PCE13-01 Página 4 de 4 Referencia Sección 7.6 MGC-N1 Desarrollo de Procedimientos de Material de Respaldo 8.- REGISTROS Registro Responsable Tiempo de retención Lugar Orden Formato de Inventario FCE-19 Responsable de CEMAAI Semestral más 5 años CEMAAI Por orden alfabético Formato de Solicitud de Material de Respaldo FCE-20 Responsable de CEMAAI Semestral más 5 años CEMAAI Por orden consecutiva Código: FGC01-00 La impresión de este documento es solo de referencia, la versión final se encuentra en el sistema electrónico.