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MUNICIPALIDAD DE PALMARES
UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE CONTROL
INTERNO EN EL AREA DE ARREGLOS DE PAGO
2012
CONTENIDO
2
Informe 04-2012
07 de octubre 2012
No. de página
RESUMEN EJECUTIVO.
1.
INTRODUCCIÓN.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
Origen del estudio.
Objetivo del estudio.
Alcance del estudio.
Marco jurídico que regula el procedimiento para arreglo de
pago en la Municipalidad de Palmares.
1.5. Comunicación verbal de los resultados.
2.
3.
4.
3
4
4
4
5
6
RESULTADOS.
2.1. Deficiencias en el Sistema de Control Interno.
2.2. Sobre los arreglos de pago..
2.3. Sobre los movimientos en el SIM
2.4. Sobre las mejoras implementadas
6
8
10
10
CONCLUSIONES.
10
RECOMENDACIONES.
11
4.1. Al Concejo Municipal.
4.2. Al Alcalde Municipal.
4.3 Al Encargado de Cobro
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13
3
Informe 04-2012
07 de octubre 2012
RESUMEN EJECUTIVO
En la Municipalidad de Palmares el procedimiento para realizar y formalizar los
trámites de arreglos de pago que se suscriben entre esta institución y los contribuyentes, recae
en el departamento de cobros. Además, en cuanto a este tema, la única normativa
formalmente establecida y aprobada en la institución, es el Reglamento para el Procedimiento
del Cobro Administrativo y Judicial, el cual data desde el año 1997 y solo hace referencia al
tema en el capitulo V, formado únicamente por 6 artículos. Con la finalidad de mejorar el
ambiente de control para la operación y el fortalecimiento del sistema de control interno, es
indispensable establecer un marco normativo más acorde a la realidad, con la actualización
del reglamento en cuestión.
En vista de los resultados obtenidos, y que se detectaron deficiencias de control interno
en todas las etapas del procedimiento de arreglos de pago, es imprescindible que se revisen
las políticas establecidas y mejoren los procedimientos para la formalización, el control y
seguimiento de los mismos.
Además, al momento de este estudio se verificó que la Municipalidad de Palmares
maneja una cartera, conformada por 254 arreglos de pago, con un saldo, al mes de junio de
2012, de aproximadamente 28 millones de colones. Por esta razón es necesario realizar
mejoras en los controles y el seguimiento de los arreglos de pago, ya que solo (95) o sea el
37.50% de estos, se encuentran al día con el pago de las cuotas, y los restantes 159 o sea
62.5% se encuentran morosos al momento del estudio.
Para corregir las situaciones expuestas, se giran recomendaciones al Concejo, a la
Alcaldía Municipal y al Departamento de Cobros, para que con base en un estudio
profesional, integral y debidamente documentado, se definan mejoras significativas en la
administración, manejo, control y seguimiento en el procedimiento para arreglos de pago, así
como la actualización del reglamento respectivo, lo cual es fundamental para el logro
adecuado de los objetivos institucionales.
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Informe 04-2012
07 de octubre 2012
UNIDAD DE AUDITORIA INTERMA
INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
EN EL ÁREA DE ARREGLOS DE PAGO.
1.
INTRODUCCIÓN.
1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO.
Atención de la denuncia formal, interpuesta ante esta Unidad de Auditoría Interna,
sobre movimientos realizados a los pagos mensuales de algunos arreglos de pago, por parte de
funcionarios que no tienen esas funciones a su cargo.
1.2. OBJETIVOS DEL ESTUDIO.
Evaluar la suficiencia, eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno establecido
en la Municipalidad de Palmares, con relación a los procedimientos establecidos en el área de
arreglos de pago.
1.3. ALCANCE DEL ESTUDIO.
El estudio se extenderá a la revisión de los arreglos de pago registrados en el Sistema de
Información Municipal, así como verificar el procedimiento y respaldos que motivaron la
realización de los mismos y abarcara el periodo comprendido entre el mes de enero del 2010 y
el 17 de junio del 2012.
1.4. MARCO JURÍDICO QUE REGULA EL PROCEDIMIENTO PARA
ARREGLOS DE PAGO EN LA MUNICIPALIDAD DE PALMARES.
El fundamento jurídico que sustenta la responsabilidad de la Municipalidad de Palmares
en la formalización de arreglos de pago, están contenidos principalmente en el Capitulo V del
Reglamento para el Procedimiento del Cobro Administrativo y Judicial de la Municipalidad
de Palmares1, así como en el Código Municipal.
Igualmente, en la Ley General de Control Interno, contiene normas que deben de
tomarse en cuenta, así como el Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público,
de manera que se obtengan las mejores prácticas, en cuanto a este tema se refiere.
1
Reglamento para el procedimiento del cobro administrativo y judicial de la Municipalidad de Palmares,
publicado en La Gaceta N° 222 del 18 de noviembre de 1997.
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Ciertamente, los párrafos anteriores evidencian que la Municipalidad de Palmares
dispone de instrumentos legales y técnicos, con claros alcances, para la regulación del
procedimiento de formalización de los arreglos de pagos con los contribuyentes, sin embargo,
es necesario replantear las políticas relacionadas con el tema, en procura de actualizar la
normativa y replantear los procedimientos para este importante proceso municipal.
1.5. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN Y LA AUDITORÍA.
La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a
los resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la Administración
Activa.
La responsabilidad de esta Auditoría consiste en emitir una opinión sobre la efectividad
con la que el Departamento de Cobros, realiza el proceso de arreglos de pago y que estén
alineados con lo establecido en la normativa legal, técnica y administrativa aplicable.
1.6. COMUNICACIÓN VERBAL DE RESULTADOS.
En reunión efectuada el 19 de setiembre en la Oficina de la Auditoría interna, se expusieron
los principales resultados y las recomendaciones del presente estudio Diego Artavia Encargado de
Cobros. Posteriormente, el 03 de octubre en el Salón de Sesiones del Concejo Municipal, se
realizó la exposición a las siguientes personas: Bernal Vargas Araya Alcalde Municipal, y los
Regidores: Monci Vásquez Vásquez, María del Rocío Sancho, María Luz Sancho Rojas Ana
Lorena Chávez Rodríguez, Mario Vargas Rojas y los Síndicos Leonel Segura R., María
Lourdes Segura Alvarado, Emilia Vargas Ramírez, Bernarda Jiménez C y Lizanías Pacheco.
2.
RESULTADOS.
El sistema de control interno son una serie de mecanismos con los que cuenta la
administración para obtener una seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos y
metas institucionales, igualmente informar sobre su gestión a las personas interesadas. Uno
de estos mecanismos, es el Reglamento para el Procedimiento de cobro Administrativo y
Judicial, el que debería establecer claramente los parámetros para realizar y formalizar los
trámites de arreglos de pago que se suscriban entre la institución y los contribuyentes. Sin
embargo, esta herramienta fue promulgada y publicada desde el año 19972, razón por la cual,
se encuentra totalmente desactualizada, en virtud de los cambios normativos que se han dado
desde esa fecha a la actualidad. No obstante, es la única normativa formalmente establecida y
aprobada en la institución.
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Reglamento para el Procedimiento del Cobro Administrativo y Judicial de la Municipalidad de Palmares,
publicado en La Gaceta N° 22 del 18 de noviembre de 1997.
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En ese mismo orden de ideas, el reglamento mencionado, indica en forma general que
debe entenderse por arreglo de pago, el compromiso que asume un contribuyente moroso con
la Municipalidad para cancelar en un tiempo perentorio la cuenta adeudada, así mismo, indica
que el periodo del acuerdo no debe excederse mas allá de tres meses calendario. También se
contempla en el reglamento que por el incumplimiento de un arreglo de pago, se procederá en
forma inmediata a enviar a cobro judicial y que solo se podrán formalizar con deudas
superiores a los diez mil colones (¢10.000,00).
En vista a la antigüedad del reglamento y que ésta importante herramienta se encuentra
desactualizada, se hace imprescindible para la administración revisar, actualizar y comunicar
formalmente las reformas necesarias que se aboquen en mejorar los procedimientos y los
requisitos o documentos que deben conformar los expedientes, de cada uno del los arreglos de
pago que se realicen.
2.1 SOBRE LOS ARREGLOS DE PAGO.
Basándose en la información brindada por el Departamento de Cobros de la
Municipalidad de Palmares3, hasta el mes de junio del año en curso, se puedo constatar que
en la Municipalidad de Palmares se maneja una cartera, en arreglos de pagos, conformada
por 254 arreglos de pago suscritos, que totalizan un monto superior a los 55 millones de
colones; de los cuales a la fecha del último informe presentado por el Departamento de
Cobro, mostraban un saldo de poco más de 28 millones de colones, que se adeudan a la
Municipalidad por este concepto, al momento del estudio. (junio 2012)
Con base en dicha información, se muestra en el siguiente gráfico que de los 254
contribuyentes en arreglo de pago, 95 (37.5%) de estos, se encuentran al día con el
compromiso adquirido, a la hora de suscribir el arreglo de pago. Los restantes 159 (62.5%),
se encuentran morosos en la cancelación de las cuotas o bien ya han entrado en un proceso de
cobro judicial, debido a que adeudan desde una cuota, hasta el punto de que el arreglo esta
vencido del todo.
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Información remitida en formato digital (CD), por medio del oficio DCA-072-11 del 9 de noviembre de 2011 y
el oficio DCA-118-2012 del 18 de junio de 2012 ambos del departamento de cobros.
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El Reglamento en cita, establece en el artículo 30 que los contribuyentes morosos que
incumplen el compromiso adquirido mediante el arreglo de pago, serán remitidos de
inmediato a cobro judicial, sin embargo, en el análisis realizado, determino que la antigüedad
de algunos arreglos de pago, se remonta hasta el año 2006, incumpliéndose con lo que
establece el reglamento.
En el grafico siguiente podemos observar los datos de la totalidad de arreglos de pago
que se tienen registrados como activos, clasificados por el año de formalización, pero
debemos tener claro que para la elaboración de este grafico se tomaron en cuenta únicamente
los arreglos que están activos en el sistema y no la totalidad de los arreglos de pago que se
han formalizado con el transcurrir del tiempo.
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En vista de los resultados obtenidos, es imprescindible que se revisen las políticas
establecidas y se mejoren los procedimientos para la formalización, el control y seguimiento
de los arreglos de pago suscritos por el Departamento de Cobros y los diferentes
contribuyentes, de manera que se dé un estricto cumplimiento a lo indicado en el reglamento,
y se subsanen las deficiencias de control interno detectadas en todo el proceso de arreglos de
pago.
Así mismo, en necesario señalar que es responsabilidad de la administración
establecer las acciones necesarias para proceder con los cobros judiciales en forma oportuna,
en los casos en que se han incumplido con los compromisos adquiridos.
2.2
DEFICIENCIAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
En la revisión efectuada se detectaron una serie de deficiencias de control interno, en el
procedimiento llevado a cabo para formalizar arreglos de pago, así como para el control y el
seguimiento de los mismos, entre las que tenemos:
2.1.1 Existen arreglos de pago activos en el SIM, de los cuales ya se cancelaron los montos
correspondientes al principal pero aún están pendientes de cancelación los intereses
que debían ser pagados junto con la cuota, más bien debieron cancelarse primeramente
los intereses y posteriormente realizar los abonos correspondientes al principal de la
deuda, según lo establece el artículo 502 del Código de Comercio.
2.1.2 Se detectaron casos en los cuales los contribuyentes formalizaron el arreglo de pago
pero no se acercaron a las cajas, para cancelar, ni siquiera la cuota inicial, así mismo,
existen otros casos en los cuales, una vez cancelada la primera cuota del arreglo, no
volvieron a cancelar más, incumpliendo, desde el principio con el acuerdo pactado,
razón por la cual debieron ser remitidos de inmediato a cobro judicial, según lo
establece el artículo 30 del reglamento.
2.1.3 Se detectaron casos en los cuales el contribuyente se dedicó a cancelar solamente el
arreglo de pago, dejando los pagos ordinarios sin cancelar (servicio de recolección,
bienes inmuebles, patentes etc.), por consiguiente una vez finalizado el arreglo de
pago, el contribuyente podría otra vez, estar moroso con el municipio, por lo que se
debería realizar una gestión de cobro oportuna, de manera que se prevenga esta
situación.
2.1.4 El titular del Departamento de Cobro, en su momento, autorizó la suscripción de
arreglos de pago, con plazos muy superiores a los establecidos en el artículo 29 del
Reglamento para el Procedimiento del Cobro Administrativo y Judicial, (tres meses)
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por lo que es importante que se respeten los plazos establecidos o bien, se proceda a
modificar el reglamento respectivo.
2.1.5 En algunos casos existen arreglos de pago pendientes de cancelar, pero el
contribuyente que formalizó el arreglo de pago, ya no es poseedor del bien inmueble,
por lo que la deuda debió ser traspasada al nuevo propietario del inmueble, según lo
indica el artículo 8 de la Ley de Bienes Inmuebles.
2.1.6 Se detectaron casos en los cuales se formalizaron arreglos de pago por incumplimiento
en el pago del impuesto de patentes, cuando el Código Municipal, establece en su
artículo 81 bis la posibilidad de suspender la licencia cuando exista falta de pago de
dos o más trimestres, razón por la cual, no se justifica la existencia de un arreglo de
pago en esta materia, sino más bien la aplicación de lo establecido en el citado
artículo.
2.1.7 Se ubicaron arreglos de pago vencidos desde el año 2006, los cuales aun siguen
activos en el Sistema de Información Municipal, y solo presentan la indicación de que
están morosos, incumpliéndose con lo establecido en el artículo 30 del Reglamento
para el Procedimiento del Cobro Administrativo y Judicial.
2.1.10 En algunos casos no se logró localizar los expedientes físicos de los arreglos de pagos
registrados en el SIM como activos, así mismo, hay algunos expedientes físicos de
arreglos de pago, conformados únicamente por el documento que imprime del SIM
para su formalización; sin constar que se hayan presentado otros requisitos o
documentos para respaldar el arreglo, así como la conformación del expediente
respectivo, según lo señala el artículo 51 y subsiguientes del Código Procesal
Contencioso Administrativo.
2.1.11 Otras de las deficiencias detectadas en los expedientes físicos es que existen arreglos
de pago que no fueron firmados o bien que han sido firmados por personas ajenas a la
deuda, e igualmente se han formalizado arreglos de pagos con personas ya fallecidas,
sin que constara que la persona que firma el arreglo de pago tenga algún poder para
suscribirlo.
La responsabilidad por el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento,
perfeccionamiento y evaluación del sistema de control interno es inherente al jerarca y a los
titulares subordinados4, en el ámbito de sus competencias, razón por la cual, se debe dar
énfasis a la vigilancia del cumplimiento, la validez y la suficiencia de los controles
establecidos, así como asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en la materia.
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Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar
decisiones. Ejemplo: gerentes y jefes de unidad.
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2.2. SOBRE LOS MOVIMIENTOS EN EL SIM.
En cuanto a los movimientos realizados en el SIM, es necesario recordar que ya esta
Auditoría había advertido sobre las debilidades del sistema de información municipal, en
cuanto a segregaciones y niveles de seguridad, ya que existía la posibilidad de que en
algunas cuentas de acceso al SIM, los funcionarios municipales, tenían la posibilidad de
realizar movimientos en procesos, que no tienen relación con sus funciones5.
Con el propósito de corregir las deficiencias detectadas en cuanto a movimientos se
refiere, resulta imprescindible que se establezca en forma clara y por escrito las acciones que
podrá realizar cada funcionario poseedor de una clave del SIM, en los diferentes módulos que
lo conforman y a los cuales tiene acceso, de manera que se asegure que las acciones que se
realicen por parte de cada uno de ellos, sean las estrictamente autorizadas. Además, de que se
cuente con los respaldos suficientes, de las actuaciones que se realicen en el sistema.
En cuanto a los movimientos analizados, se está valorando por parte de esta Auditoría
la elaboración de una Relación de Hechos, por lo que se está a la espera de los informes
solicitados al Departamento de Informática del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal.
2.3.
SOBRE LA MEJORAS IMPLEMENTADAS
Es necesario indicar que, al momento del estudio, en los arreglos de pago revisados se
detectaron una serie de inconsistencias señaladas anteriormente, sin embargo, a través de la
marcha de la revisión se han realizado algunas observaciones al actual titular de ese puesto, y
muchas de ellas se han corregido en los arreglos de pago que son realizados actualmente,
situación que evidencia una mejora en el sistema de control interno en esa importante área de
gestión, con el compromiso de parte de la persona encargada de realizar los arreglos de pago
en este municipio.
4.
CONCLUSIONES.
En vista de los resultados obtenidos en el presente estudio, es necesario que se revisen
las políticas establecidas y se mejoren los procedimientos para la formalización, el control y
seguimiento de los arreglos de pago suscritos por el Departamento de Cobros y los diferentes
contribuyentes morosos, ya que la normativa interna que regula este procedimiento, se podría
decir que está obsoleta, considerando que entró en vigencia desde el año 1997, momento en
el cual las condiciones eran muy diferentes, tanto en lo referente a normativa, como en otros
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Informe N° 2-2008, presentado al Alcalde Municipal Luis Carlos Castillo,.
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aspectos, razón por la cual resulta imprescindible su actualización o la emisión de un nuevo
reglamento.
Tenemos que en el municipio, al momento del estudio se manejaba una cartera de
arreglos de pagos, conformada por 254 arreglos con un saldo al mes de junio de 2012, de
aproximadamente 28 millones de colones, razón por la cual se deben mejorar los controles y
el seguimiento de los arreglos de pago, de manera que se dé una pronta recuperación de los
montos adeudados a esta Municipalidad, por concepto de arreglos de pago.
Por otro lado, es importante que la administración municipal defina y comunique
formalmente los accesos que tendrá cada uno de los funcionarios que tienen acceso al SIM,
de manera que aunque se cuente con la posibilidad de realizar otras funciones, solamente se
puedan realizar las que tienen formalmente autorizadas.
En general considera esta Unidad que existen deficiencias de control interno, por lo que
es importante indicar lo que establece la Ley de Control Interno sobre la responsabilidad del
jerarca y los titulares subordinados en establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema
de control interno, a la vez que tienen el deber y la obligación de rendir cuentas a la
ciudadanía sobre la forma cómo se gestionan los recursos que administran.
3. RECOMENDACIONES
Asimismo, con fundamento en los resultados obtenidos, así como en las potestades
conferidas en la Ley General de Control Interno artículos 12 inciso c) y 39, se emiten las
siguientes recomendaciones, en virtud de las circunstancias encontradas, para mejorar los
controles internos, la eficiencia operativa y los resultados institucionales en cada uno de los
resultados en que aplique.
Para el cumplimiento de las recomendaciones, deberán girarse instrucciones claras y
específicas y designar puntualmente los responsables de ponerlos en práctica, por lo que esas
instrucciones deberán emitirse por escrito y comunicarse formalmente, así como definir
plazos razonables para su realización, de manera que la administración pueda establecer las
responsabilidades respectivas, en caso del no cumplimiento de las mismas.
Además, el órgano o funcionario a quien se gira la recomendación es el responsable de
su cumplimiento, por lo cual deberá realizar las acciones necesarias para verificar que a
quienes se designe su instauración, cumplan con lo ordenado dentro del plazo que se les
otorgó.
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Esta Auditoria se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere
pertinentes la efectiva implementación de las recomendaciones emitidas, así como de valorar
la aplicación de los procedimientos administrativos que correspondan, en caso de
incumplimiento injustificado de éstas.
La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las
recomendaciones, deberá remitirse, en los plazos fijados, a esta Unidad de Auditoría Interna..
4.1. AL CONCEJO MUNICIPAL.
4.1.1 Apoyar, en la medida que le corresponde a ese órgano colegiado, las iniciativas que
proponga el Alcalde para el efectivo y oportuno cumplimiento de las recomendaciones
giradas por esta Auditoría Interna en el aparte 4.2 y siguientes del presente informe, de forma
que se dote de los recursos necesarios, así como del apoyo requerido, que permitan la
efectividad en la implementación de las acciones propuestas, para fortalecer los sistemas de
control interno del municipio.
4.1.2 Tomar las acciones necesarias para proceder a actualizar Reglamento para el
Procedimiento del Cobro Administrativo y Judicial de la Municipalidad de Palmares, de
manera que este acorde con los cambios operados en el ordenamiento jurídico vigente, en un
periodo de cuatro meses.
4.1.3 Informar a esta Auditoría Interna en un plazo de quince días hábiles sobre los acuerdos
tomados por ese Concejo Municipal, para el efectivo cumplimiento de las recomendaciones
incluidas en este documento.
4.2.
AL ALCALDE MUNICIPAL.
4.2.1 Girar las instrucciones necesarias para que se subsanen las debilidades de control
interno, señaladas en el punto 2.2 del presente informe, y verificar su cumplimiento de
manera que no se repitan en el futuro.
4.2.2 Tomar las acciones necesarias de manera que se establezca formalmente y por escrito
las acciones que podrá realizar cada funcionario poseedor de una clave del SIM, en los
diferentes módulos que lo conforman y a los cuales tiene acceso, de manera que se asegure
que las acciones que se realicen por cada uno de ellos, sean las estrictamente autorizadas, en
un plazo de un mes. (Ver punto 2.3 de este informe)
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4.3.
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AL ENCARGADO DE COBROS.
4.3.1. Realizar los análisis correspondientes de manera que se determinen las acciones a
seguir para la recuperación los montos por intereses pendientes de pago, en un plazo de tres
meses.
4.3.2. Tomar las acciones necesarias para proceder a remitir a cobro judicial los casos en
que se han incumplido con los compromisos adquiridos entre el municipio y el contribuyente,
por medio de un arreglo de pago, en un plazo de cuatro meses.
4.3.3. Proceder a realizar las revisiones necesarias para que los arreglos de pago en los
cuales ya fue traspasado el bien inmueble, se aplique lo establecido en el artículo 8 de la Ley
de Bienes Inmuebles, en un plazo de tres meses.
4.3.4. Proceder a conformar el expediente respectivo para cada uno de los casos en que se
formalicen arreglos de pago, de manera que se cuente con toda la información necesaria y los
respaldos respectivos. Así mismo, verificar que al momento de formalizar los arreglos de
pago estos cuenten con las firmas necesarias en aras de contar con un documento formal, en
caso de ser necesario remitirlo a cobro judicial.
4.3.5. Informar a esta Auditoría en un plazo de quince días hábiles sobre las acciones que se
tomarán para el efectivo cumplimiento de las recomendaciones giradas en el presente
informe.