Revisión Plan Estratégico Institucional

12/06/2011
Revisión Plan Estratégico
Institucional
Primera Fase: Resumen y Resultados
Prof. Mercedes Ferrer
OIIP
[REVISIÓN PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL] Diciembre 06 , 2011
Contenido
Resumen de Actividades y Resultados:
Breve descripción del Proceso ....................... 2
Resumen de Actividades y Resultados: ........................................................................... 4
I. Revisión Visión y Misión........................................................................................... 4
II. SWOT......................................................................................................................... 6
III. Desarrollo de Objetivos ............................................................................................. 8
IV. Estrategias asociadas a cada uno de los Objetivos Institucionales (preliminares) .. 9
Participación e Insumo de la Comunidad Universitaria .................................................. 13
Resultados ..........................................................................................................................17
Descripción de los Objetivos Institucionales y su relación con Diez para la Década ..... 20
Apéndices .......................................................................................................................... 28
A.
Relevancia de cada Objetivo Estratégico, según percibido por cada una de las
unidades ......................................................................................................................... 28
B.
Priorización Estrategias para cada Objetivo ....................................................... 29
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Revisión Plan Estratégico
Institucional
Resumen de Actividades y Resultados:
Breve descripción del Proceso
Durante el mes de noviembre de 2010 se presentó ante la Junta Administrativa una
propuesta relacionada con el procedimiento a seguir para la revisión del Plan
Estratégico Institucional, actividad fundamental y necesaria para nuestra institución.
La propuesta presentada y aprobada consiste en un proceso a realizarse en tres fases:
Fase I: Desarrollo de Objetivos Institucionales
Fase II: Desarrollo de Indicadores de Ejecutoria Institucional
Fase III: Operacionalización
El procedimiento contempla la participación de la comunidad universitaria en distintas
instancias a través del mismo. La meta es desarrollar un Plan Estratégico que:
1. Provea dirección y herramientas para cumplir a cabalidad La Misión
institucional y promueva el que el Recinto Universitario de Mayagüez se mueva
consistentemente hacia alcanzar La Visión
2. Sea simple, alcanzable y pragmático
3. Sea viable considerando los recursos disponibles
4. Constituya una herramienta real de trabajo, indispensable en la toma de
decisiones
5. Provea los mecanismos para medir el progreso del plan mismo y de la Institución
6. Provea dirección a cada uno de los constituyentes
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[REVISIÓN PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL] Diciembre 06 , 2011
La primera fase de la revisión se comenzó en enero 2011. Hasta finales de abril 2011 se
realizaron 11 reuniones que contaron con la participación activa de los Decanos de cada
unidad o sus respectivos representantes y un representante del Rector (en adelante
llamado Comité Institucional para la Planificación Estratégica o Comité Institucional).
La Oficina de Investigación Institucional y Planificación tuvo a cargo la facilitación de
las distintas actividades:
1. Revisión de la Misión y Visión de la UPRM:
Se proponen cambios a ambas
La Misión y Visión de UPRM no han sufrido cambios oficiales en más de
15 años
2. Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (SWOT) a Nivel
Institucional
Se enfatizó en la visión institucional a través de todo el proceso
3. Priorización de Oportunidades y Amenazas
Los miembros del Comité Institucional compartieron los resultados del
SWOT sus respectivos ayudantes y colaboradores administrativos
(decanos auxiliares, decanos asociados, ayudantes especiales) y realizaron
un ejercicio en el cual correlacionaron:
i. Fortalezas vs. Oportunidades
ii. Debilidades vs. Amenazas
4. Desarrollo preliminar de Objetivos,
Fundamentado en el resultado de las actividades anteriores
i. Misión y Visión
ii. SWOT
iii. Priorización de Oportunidades y Amenazas
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Resumen de Actividades y Resultados:
I.
Revisión Visión y Misión
La redacción de la Visión y Misión de una Institución es un proceso importante de
visualización futura. La Visión representa el norte hacia el cual queremos nuestra
institución, ese ideal del futuro. En el caso de la Misión, esta debe guiarnos en nuestro
quehacer diario. En la Misión se plasma la razón de ser de la Institución, su propósito
general y se resumen los esfuerzos en los que debemos centrarnos para alcanzar la
Visión. Las decisiones que se toman a diario, a todos los niveles, deben estar
consistentemente dirigidas a cumplir la Misión y alcanzar Visión
Durante la revisión de la Visión y Misión de nuestra institución, se consideraron las
siguientes características deseables en este tipo de declaración:
En el caso de la Visión, la misma debe ser:
Factible
Inspiradora
Compartida
Motivadora
Sencilla y Clara- que aluda a todos los constituyentes
En el caso de la Misión, ésta debe representar la singularidad de la institución.
Idealmente debe contener los siguientes elementos:
Enfocada: Debe incluir, de forma resumida los siguientes elementos:
o Para qué existe
o A quién sirve
o Cómo logra proveer el servicio
o La motivación principal
Específica: Debe contener lenguaje activo. Clientes y constituyentes deben
entender claramente lo que la organización intenta decir. A cada uno le debe
quedar claro cuál es su rol dentro de la organización
Inspiradora: Debe proveer motivación para la acción
Una vez considerados todos los elementos, la Visión y Misión revisadas para la
UPRM quedaron redactadas de la siguiente forma:
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Visión UPRM (propuesta)
“Ser una institución de vanguardia en la educación superior transformando la sociedad moderna
mediante la búsqueda del conocimiento en un ambiente de ética, justicia y paz”.
Misión UPRM (propuesta)
“Brindar un servicio de excelencia a Puerto Rico y al mundo:
Formando ciudadanos educados, cultos, capaces de pensar críticamente y
preparados profesionalmente en los campos de ciencias agrícolas, ingeniería,
artes, ciencias y administración de empresas de manera que puedan contribuir
al desarrollo educativo, cultural, social, tecnológico y económico.
Realizando labor creativa, de investigación y de servicio, que atienda las
necesidades de la sociedad y divulgando los resultados de estas actividades de
modo que sean accesibles a todos.
Proveemos a nuestros estudiantes las destrezas y sensibilidad necesarias para
resolver efectivamente los problemas que enfrentamos y ser ejemplo de los valores y
actitudes que deben prevalecer en una sociedad democrática”.
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Resumen de Actividades y Resultados:
II.
SWOT
Utilizando la Misión y Visión como norte, el Comité Institucional comenzó un ejercicio
para identificar las Fortalezas institucionales que pueden movernos en la dirección
correcta y las Debilidad institucionales que retrasan ese progreso. Los participantes
también identificaron las Oportunidades externas de las cuales la institución se podría
beneficiar y las Amenazas externas que pueden afectar negativamente a la ejecución del
RUM. Inicialmente, cada Decano realizó un análisis independiente con sus respectivos
colaboradores, fundamentado en información provista o de conocimiento propio,
centrándose exclusivamente en el ámbito institucional.
Los resultados individuales
fueron ampliamente discutidos y consolidados a lo largo de varias reuniones.
Una vez identificadas las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas se realizó
un ejercicio de priorización de Oportunidades, utilizando dos criterios fundamentales:
El nivel de impacto positivo que recibiría la institución si lográsemos iniciativas
exitosas para atender cada oportunidad
La fortaleza de la relación entre cada Oportunidad con las Fortalezas
institucionales identificadas. dada la escasez actual de recursos de todo tipo, se
deben atender con aquellas oportunidades que estén estrechamente relacionadas
con las actuales Fortalezas institucionales existentes
El resultado de este ejercicio se muestra en la Tabla I
Un ejercicio similar se realizó para priorizar las Debilidades a atender. Se relacionados
las Debilidades vs. Amenazas con el fin de identificar aquellas que hacen a la institución
más vulnerable a las amenazas externas y las que impiden nuestro movimiento
sostenido hacia la consecución de la Visión.
El resultado de este ejercicio se muestra en la Tabla II.
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Tabla I. Priorización de Oportunidades
Nivel de Relevancia
Alto
Nivel de Relevancia
Medio
Nivel de Relevancia
Bajo
Disponibilidad de fondos externos para
investigación
Una comunidad local necesitada del
peritaje, cursos, programas
especializados, investigación, servicios de
laboratorio, consultoría, etc
Crecimiento sostenido de la población en
EEUU que podría interesarse en acceder a
una educación formal en PR, en áreas
especializadas (Ej, Estudios Graduados en
Ciencias Marinas)
Disponibilidad de fondos externos para
becas y ayudantías
Leyes que promueven la generación de
ingresos para la institución mediante la
creación de pequeños negocios y
práctica intramural
Una comunidad cautiva a la
cual ofrecer una variedad de
servicios con el potencial de
generar ingresos (ej,
cafetería))
Demanda para facilidades
deportivas durante todo el
año
Generación de patentes y licencias
Una comunidad importante de ex
alumnos exitosos que el potencial de
colaborar con la institución desde
distintos ámbitos (conferenciantes,
asesores, colaboración monetaria, etc.)
Demanda para cursos graduados y subgraduados en formato no-tradicional
Tabla II. Priorización de Debilidades
Nivel de
Relevancia
Alto
Falta de plantificación
estratégica efectiva y
de avalúo
institucional
Importante reducción
de fondos
Dependencia
significativa en fondos
del gobierno
Lentitud en la toma de
decisiones
Alto nivel de
dependencia de
Administración Central
Nivel de Relevancia
Medio
Centralización y Burocracia excesiva crea
falta de agilidad en los procesos
académicos que dificulta el mantenernos
a la vanguardia en la educación
Medidas cautelares imposibilita la
sustitución de personal docente que se
separa de la institución
Falta de roles claros de gobernanza en la
Universidad a todos los niveles
Falta de capacidad para atender el
aumento en la población estudiantil,
tanto a nivel de personal docente como
en instalaciones
Mantenimiento inadecuado a
instalaciones
Resultados inadecuados e inesperados de
rendimiento académico en ciertas áreas
académicas (Ej. Matemáticas)
Deficiencias en servicio directo a nuestros
estudiantes (cafetería, servicios de limpieza,
asistencia económica, registrador, etc.)
Componentes de la facultad que adolecen de
destrezas pedagógicas básicas: (Ej. Preparación
exámenes y comunicación (transmisión) del
conocimiento, etc…)
Nombramientos de carácter político a nivel
administrativo y no docente
Infraestructura tecnológica de
comunicaciones obsoleta
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Resumen de Actividades y Resultados:
III. Desarrollo de Objetivos
Una vez completadas las actividades previamente detalladas y antes de comenzar con la
identificación de Objetivos Institucionales, el Comité Institucional tomó las siguientes
decisiones:
1. Que el Desarrollo de Objetivos debe realizarse pensando en una Planificación
Estratégica a 10 años (2012-2022)
2. Que el Plan Estratégico identifique específicamente objetivos a corto, mediano y
largo plazo que permitan el mejor uso y planificación de los recursos existentes
3. Que habrá un ejercicio abarcador de avalúo a los cinco años de comenzada la
implementación
Utilizando como brújula la Misión y Visión Institucionales, las prioridades según
resultaran luego del análisis SWOT y las decisiones asociadas a la vigencia del Plan
Estratégico, se comenzó el proceso de desarrollo de Objetivos Institucionales, actividad
que requirió 5 reuniones para completarse. La redacción final se alcanzó por consenso
del Comité Institucional. El resultado muestra que la Institución deberá centrar sus
esfuerzos en 7 áreas principales, las cuales se listan a continuación sin un orden
particular:
Institucionalizar una Cultura de Planificación Estratégica y Avalúo
Implementar Procesos Administrativos Agiles y Eficientes
Fortalecer la Investigación y Labor Creativa
Aumentar y Diversificar las Fuentes de Ingreso de la Institución
Impactar a Nuestra Sociedad Puertorriqueña
Estar a la Vanguardia de la Educación Superior en Puerto Rico garantizando
que nuestros alumnos reciben la mejor educación
Fortalecer el Sentido de Pertenencia y “Orgullo Colegial”
En cada una de las siete áreas se identifican sub-objetivos que se entiende dirigen los
esfuerzos a la consecución del Objetivo identificado.
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IV. Estrategias asociadas a cada uno de los Objetivos Institucionales
(preliminares)
Institucionalizar una Cultura de Planificación Estratégica y Avalúo (SWOT-1)
1. Tomar decisiones administrativas, académicas y presupuestarias basadas en el Plan
Estratégico y en las métricas institucionales
2. Mantener actualizadas y dar visibilidad a las métricas institucionales
3. Mantener actualizado el Plan Estratégico Institucional
4. Desarrollar Plan de Avalúo que nos permita identificar fortalezas y debilidades de
nuestros egresados
Implementar Procesos Administrativos Agiles y Eficientes (SWOT-2)
1. Simplificar y automatizar de los procesos internos críticos
2. Reafirmar y fortalecer los espacios de autoridad en la toma de decisiones de nuestro
Recinto (SWOT-2)
3. Delinear procesos para la adjudicación de responsabilidades ("accountability") (SWOT-1)
4. Promover actitud de servicio y sentido de responsabilidad en todas las unidades (SWOT-3)
Aumentar y Diversificar las Fuentes de Ingreso de la Institución (SWOT-1)
1.
Lograr una distribución equitativa de los fondos provenientes de Administración
Central que tenga en cuenta el número de estudiantes matriculados.
2.
Aumentar los ingresos propios del Recinto, reteniéndolos en su totalidad para sus
necesidades (Empresas Universitarias, industria local, gobierno federal, gobierno estatal,
práctica intramural) (SWOT-2)
3.
Promover la búsqueda de fondos para becas y ayudantías provenientes de fuentes
externas entre los estudiantes graduados y sub graduados (SWOT-1)
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Fortalecer la Investigación y Actividad Creativa (SWOT-1)
1. Promover una cultura de investigación competitiva.
a. Proveer el apoyo y recursos necesarios para que la labor creativa y de
investigación se realice eficientemente.
b. Desarrollar los mecanismos de evaluación para asegurar la efectividad de la
inversión de recursos en investigación y labor creativa
2. Aumentar la proyección e importancia de los Estudios Graduados
a. Aumentar la inversión institucional en becas (“fellowships”) y ayudantías
graduadas de investigación y cátedra
b. Diversificar y mejorar la base de solicitantes
i. Utilizar las becas y ayudantías graduadas como incentivos para la
selección de los mejores estudiantes.
ii. Promover nuestros ofrecimientos graduados en el hemisferio
occidental
c. Promover y apoyar la creación de programas graduados de alta demanda y
disponibilidad de fondos externos
3.
En los programas graduados existentes, identificar nichos de investigación
especializada de primer nivel mundial
Impactar a Nuestra Sociedad Puertorriqueña (Misión)
1. Desarrollar y facilitar la investigación enfocada en la aplicación y en el mercadeo de
los resultados para atender las necesidades del país (SWOT-2)
2. Fortalecer en nuestros alumnos, personal docente y no docente, los valores
fundamentales de la ética, justicia y honestidad
3. Promover una mentalidad empresarial entre nuestros alumnos en todas las áreas del
conocimiento
4. Promover el uso del peritaje de nuestra comunidad Universitaria para atender las
necesidades del Recinto y del país
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Estar a la Vanguardia de la Educación Superior en Puerto Rico garantizando
que nuestros alumnos reciben la mejor educación - (Misión)
1.
Mantener, actualizar y fortalecer nuestros programas académicos
a. Agilizar los procesos de cambios curriculares.
b.
2.
Agilizar los procesos de creación de cursos y programas académicos (SWOT-2)
Estimular y reconocer en nuestros profesores el compromiso con la educación y con el
desarrollo de nuevos profesionales
a. Proveer a los profesores herramientas necesarias para impartir efectivamente la
enseñanza (SWOT-3)
b.
Cumplir con los procesos de evaluación del personal docente con el objetivo de
promover y reconocer la excelencia
c.
Estimular iniciativas vanguardistas de metodologías de enseñanza/aprendizaje y
apoyar aquellas que demuestren ser efectivas
d.
Reconocer y divulgar los logros académicos de la institución.
3. Proveer el ambiente propicio para el proceso de enseñanza aprendizaje - (Misión)
a. Proveer un ambiente académico que facilite la comunicación efectiva y el
desarrollo de una actitud profesional de tacto, sensatez, equidad, tolerancia y
respeto mutuo.
b. Proveer la infraestructura, equipo y tecnología necesaria
c. Proveer un ambiente seguro a todas horas
d. Proveer espacios adecuados para el estudio independiente y grupal
4. Mantener una oferta académica adecuada
a. Garantizar una oferta académica adecuada que permita a los estudiantes avanzar
en su currículo
b. Integrar en la actividad académica la tecnología y proveer oportunidades para
que nuestros egresados desarrollen las destrezas necesarias en el ambiente laboral
(SWOT-2)
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Fortalecer el Sentido de Pertenencia y “Orgullo Colegial”
1.
Proveer servicios de apoyo e infraestructura de excelencia a nuestros estudiantes y a
la comunidad universitaria en general (SWOT-3)
2. Fortalecer la comunicación efectiva y la confianza entre los diferentes sectores de la
comunidad universitaria
3. Incentivar la participación de estudiantes en organizaciones estudiantiles
4. Proveer los espacios adecuados para actividades extracurriculares y co-curriculares
que promuevan un estilo de vida saludable
5. Fortalecer los vínculos con los ex alumnos y las comunidades circundantes
6. Establecer la presencia de nuestro orgullo colegial a lo “largo y ancho” del país
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Participación e Insumo de la Comunidad Universitaria
Una vez definidos los objetivos preliminares, se presentan ante la comunidad los
resultados para recibir e insumo de la misma. Esta etapa cumple varios propósitos:
1. Concienciar a la comunidad acerca del esfuerzo de Planificación Estratégica
Institucional
2. Promover la conversación y el intercambio de ideas relacionadas con el ideal que
cada uno de los constituyentes tiene respecto al Recinto, en un ambiente que
permita acopiar y armonizar esas ideas
3. Recibir de parte de la comunidad el insumo que permita delinear las prioridades
del Recinto Universitario de Mayagüez
El día 20 de mayo de 2010 se llevó a cabo un taller de 4 horas, facilitado por la Oficina
de Investigación Institucional y Planificación, en el cual participaron los miembros de
los Comités de Planificación de cada una de las unidades del Recinto Universitario de
Mayagüez. Allí estuvieron representados:
Facultad de Artes y Ciencias
Facultad de Ingeniería
Facultad de Administración de Empresas
Facultad de Ciencias Agrícolas
Rectoría
Decanato de Asuntos Académicos
Decanato de Administración
Decanato de Estudiantes
CID
El objetivo principal del taller fue preparar a los participantes para llevar a cabo la
función de divulgación y para servir de enlace que permitiese promover el insumo de la
comunidad en este proceso.
Durante el taller los participantes recibieron información acerca de los procesos que se
habían estado efectuando durante los meses anteriores y los resultados de los mismos,
así como de la necesidad y relevancia de incluirlos a ellos y al resto de la comunidad,
primeramente como evaluadores de los resultados y como fuente primaria de
información que permita la priorización de objetivos y estrategias.
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[REVISIÓN PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL] Diciembre 06 , 2011
Los comités de planificación de cada unidad tendrían entonces dos responsabilidades
principales:
1. Hacer llegar la información acerca de las actividades de planificación estratégica
institucional a cada uno de los constituyentes y motivarlos a participar del
proceso de priorización
2. Acopiar, mediante el uso de la herramienta diseñada con ese propósito, el insumo
de la comunidad en relación con las prioridades y el alineamiento entre la
percepción de la gerencia universitaria y la comunidad.
a. Para completar la planilla, los participantes deberán evaluar cuan
necesario es cumplir con los objetivos propuestos para cumplir con
excelencia nuestra Misión y alcanzar la Visión, según propuestas.
b. También debían opinar sobre el impacto de cada una de las estrategias
propuestas para alcanzar el objetivo al cual se relacionan
Durante el taller, los participantes tuvieron la oportunidad de realizar el ejercicio de
priorización. Dadas las diferencias importantes en la naturaleza de cada una de las
unidades, se permitió a cada unidad diseñar su propio proceso, siguiendo las siguientes
guías:
1. Se estableció que dentro de cada unidad sería requerido llevar la información a
todos los constituyentes pero la participación en el proceso de priorización sería
voluntaria
2. Cada uno de los valores que se reporte en el instrumento debe ser el resultado de
un ejercicio de análisis, discusión e intercambio de ideas, en el cual se intente
alcanzar un consenso. Si el consenso no es posible, entonces se reportará un
promedio
3. La participación está abierta tanto para docentes como para no docentes
4. Los participantes deberán enfocarse en la Institución, no en su unidad
5. Cada unidad someterá una sola tabla en la cual resuma los resultados de toda la
unidad
6. Aparte del ejercicio de priorización de objetivos, los participantes podrían sugerir
cambios en la redacción de los objetivos presentados o incluso someter nuevos
objetivos institucionales
Se les instruyó acerca de la necesidad de que participaran dentro del rol de miembros de
la comunidad universitaria, mirando la institución como un todo y enfocando en la labor
y función que debe asumir el Recinto Universitario de Mayagüez.
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Los Comités de Planificación comenzaron a trabajar desde junio 2011, en algunos casos
por cuenta propia y en otros con apoyo de la OIIP. Para el 15 de octubre la mayoría
había entregado los resultados de sus respectivas unidades. Al día de hoy aún faltan los
insumos de la Facultad de Artes y Ciencias y del Consejo General de Estudiantes
Dentro de las unidades administrativas, se obtuvo un nivel de participación alto y en la
mayoría de los casos los participantes se mostraron entusiasmados con el proceso y con
la iniciativa de incluirlos durante las etapas tempranas de desarrollo. En el caso de las
unidades académicas, el proceso se llevó a cabo mayormente por parte de los Comités de
Planificación de cada unidad en representación de todos los constituyentes de la unidad
Tabla III: Nivel de Participación por Unidad
Unidad
Facultad Ciencias
Agrícolas
Modalidad
Reunión
Comité de
Planif.
Perfil
Participantes
7
Docentes y
Estudiante
10
Docentes
Encuesta
16
Docentes
Comité
Planif.
sintetiza
informacion
5
Docentes
Grupo Focal
Facultad de
Administración de
Empresas
Participantes
Facultad de
Ingeniería
Comité de
Planif.
Facultad de Artes
y Ciencias
6 Comités
de Planif.
Deptos.
5
20
Constituyentes
Observacione
s
Comité
comunicó a los
constituyentes
pero no hubo
participación
45 docentes,
21 no docentes
Se invitó a la
participación
voluntaria a los
no docentes
pero no
asistieron
Docentes
Se circuló
información e
invitación a
todos los
miembros de la
Facultad
18 docentes, 2
no decentes
Uno de los
departamentos
consultó a
todos los
constituyentes
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[REVISIÓN PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL] Diciembre 06 , 2011
Reunión
Directores con
personal OIIP
Decanato
Administración
Directores de
áreas realizan
el ejercicio con
su personal
Comité
Planificación
sintetiza
información
Decanato Asuntos
Académicos
Comité de
Planificación
Decanato de
Estudiantes
Reuniones con
todos los
constituyentes
CID
Rectoría
Estudiantes
(representados
por el Consejo de
Estudiantes)
Taller con
todos los
constituyentes
Reuniones con
todos los
constituyentes
480
Cada
departamento
tiene
necesidades
muy
particulares.
Muy difícil
lograr
participación
de los
empleados
23
Primera unidad
en completar la
tarea
15
No hay
información
No docentes
4
12
6 docentes,
6 no
docentes
55
no docentes
93
Alto nivel de
participación.
Optimismo e
interés.
Excelente
informe
35
4 docentes,
31 no
docentes
4 docentes, 47
no docentes
Participación
activa durante
todo el taller
70
Alto nivel de
participación.
Entusiasmo y
participación
activa
70
No docentes
El Comité de Planificación del Decanato de Estudiantes realizó múltiples intentos
de reunirse con el Consejo pero la reunión aún no se ha logrado
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Resultados
Evaluando los resultados sometidos por la comunidad podemos concluir que se
reafirman las prioridades definidas. En cada caso, el nivel de relevancia que se otorgó a
cada uno de los Objetivos Institucionales previamente definidos estuvo
consistentemente sobre 4 (en una escala 1-5), excepto para uno de los casos, indicando
así que atender y alcanzar cada uno de estos objetivos institucionales es de vital
importancia para ejecutar efectiva y consistentemente nuestra Misión al tiempo que se
dirige la Institución hacia la Visión. El apéndice A contiene gráficas que permiten
comparar las diferencias de apreciación que existen entre unidades en cuanto al nivel de
relevancia de cada uno de los Objetivos.
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[REVISIÓN PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL] Diciembre 06 , 2011
La comunidad universitaria tuvo a su vez la oportunidad de evaluar las estrategias
sugeridas preliminarmente para cada uno de los Objetivos. Estas estrategias también
fueron avaladas por la comunidad, no sin antes hacer algunas sugerencias y proponer
algunos cambios
Sugerencias y propuestas de cambio por parte de la comunidad universitaria:
1. Modificar la Visión propuesta para resaltar el desarrollo de la investigación
competitiva. Se propone el siguiente texto:
“Ser una institución de vanguardia y renombre internacional
en la educación superior e investigación, transformando la
sociedad mediante la búsqueda del conocimiento, en un
ambiente ético que valore y respete la diversidad".
Propuesto por el Comité Institucional: “Ser una institución de vanguardia en la educación
superior transformando la sociedad moderna mediante la búsqueda del conocimiento
en un ambiente de ética, justicia y paz”.
2. En el Objetivo #1, los sub-objetivos #2 y #4 “son muy parecidos” (comentario:
Estos sub-objetivos se re-escribieron en la nueva versión)
3. En el Objetivo #3: “Aumentar y Diversificar fuentes de ingreso… el sub-objetivo
#1 se considera discriminatorio ya que hace alusión a la distribución del dinero
en base al número de estudiantes. Se recomienda eliminar alusión a distribución
de fondos en base a estudiante matriculados
4. En el objetivo #5
se recomienda cambiar el concepto de “mentalidad
empresarial” por el de “mentalidad de liderazgo”
5. En un caso se recomienda eliminar el Objetivo #7, pues se considera debe ser una
consecuencia de alcanzar los Objetivos 1-6. En otro caso se menciona que se debe
cambiar por algo menos “poético” como “Proveer los servicios de apoyo y la
infraestructura que necesitan nuestros estudiantes”
6. Se recomienda añadir un Objetivo relacionado con Mejorar la Infraestructura y la
Eficiencia Energética con estrategias claras como: (citamos)
a. “Minimizar el uso de papel y la burocracia invirtiendo en tecnología para
que eventualmente sustituya las firmas físicas por digitales”.
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b. Adquirir licencias institucionales de programas de uso común y hacer
accesibles los programas a través de internet a personal y estudiantes.
Eventualmente esto minimizará los costos de los centros de cómputos.
c. Sustituir equipos de aclimatación por unos de alta eficiencia
d. Educación a los empleados docentes y no docentes de apagar aires y luces
al terminar la jornada
e. Evaluar la disponibilidad de ayudas para la instalación de paneles solares
en el recinto.”
Estas sugerencias deberán ser evaluadas por la alta gerencia del RUM para tomar
decisión acerca de la adopción de las mismas
La comunidad universitaria también se expresó en cuanto a la prioridad que la
institución debe otorgar a las estrategias definidas para atender cada uno de los
Objetivos. En este caso se evaluaron las estrategias en cuanto a impacto positivo hacia
la consecución del Objetivo, esfuerzo requerido y tiempo que transcurrirá para el
impacto mayor. Las opiniones de las distintas unidades se sintetizaron y se resumen
gráficamente en el Apéndice B
Próximo paso: Operacionalización
1. Comités Institucionales: Hay varias estrategias que deberán atenderse a nivel
institucional. Se hace necesario definir tácticas que se utilizarán para atender
cada una de estas estrategias propuestas. Se recomienda que las autoridades
universitarias conformen comités de trabajo cuya composición dependerá del
Objetivo a trabajar. Cada Comité tendrá la encomienda de identificar las
tácticas específicas que debe utilizar UPRM para atender las estrategias
definidas.
2. Planes Estratégicos de cada unidad: Las unidades deberán desarrollar sus
planes estratégicos enfocados en impactar el Plan Estratégico Institucional y los
indicadores que para él se definan.
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[REVISIÓN PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL] Diciembre 06 , 2011
Descripción de los Objetivos Institucionales y su relación con
Diez para la Década
Dentro del ejercicio de Planificación Estratégica del Recinto Universitario de Mayagüez
resulta fundamental el mantener en perspectiva la necesidad de que nuestra comunidad
universitaria impacte positivamente aquellos Propósitos de Desarrollo Estratégico
definidos para La Universidad de Puerto Rico en su Plan Estratégico: Diez para la
Década, sobre los cuales corresponde actuar como parte integral de un sistema. Sin
embargo, entendemos que, aun cuando UPRM es parte del sistema UPR, tiene
características y necesidades muy particulares, por lo que se definieron los Objetivos
Preliminares considerando exclusivamente las particularidades nuestras.
Se hace necesario entonces identificar si en efecto actuando sobre los objetivos definidos
estará UPRM cumpliendo efectivamente su función de apoyar el Diez para la Década o si
se requerirá identificar esfuerzos adicionales que atiendan esa necesidad. Según se
documenta a continuación nuestro plan estratégico se encuentra debidamente alineado
con el plan estratégico institucional.
Objetivo #1: Institucionalizar una Cultura de Planificación Estratégica y
Avalúo
La Comunidad del Recinto Universitario de Mayagüez de la Universidad de Puerto Rico
ha identificado la Institucionalización de la Planificación Estratégica como un elemento
indispensable para el desarrollo de la institución. Habremos alcanzado la
institucionalización de la Planificación Estratégica cuando logremos operar la
institución bajo las siguientes premisas:
1. Mantener un Plan Estratégico actualizado, con un procedimiento definido para
su actualización oportuna y que incluya métricas o indicadores para determinar
el nivel de éxito de la institución en alcanzar sus Objetivos Institucionales
2. Las actualizaciones del Plan Estratégico estarán fundamentadas en el avalúo
institucional, y en un análisis de necesidades y oportunidades para la institución.
La actualización del Plan Estratégico se dará como un proceso natural motivado
por la necesidad de tomar acciones basadas en la ejecutoria de la institución
3. Los administradores utilizan el Plan Estratégico como guía en la asignación de
recursos humanos, fiscales y físicos de forma que lo recursos se asignen según las
prioridades establecidas
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Para lograr avances en este objetivo se requerirá que la administración institucional se
comprometa con las siguientes Estrategias:
1. Mantener actualizadas y dar visibilidad a las métricas institucionales
2. Desarrollar sistema de actualización oportuna del Plan Estratégico basado en
evaluación del entorno y avalúo institucional
3. Desarrollar un sistema que permita relacionar la asignación de recursos con las
prioridades establecidas en el Plan Estratégico
4. Desarrollar un Plan de Avalúo comprensivo que abarque tanto la ejecutoria en los
procesos internos como la efectividad del proceso enseñanza-aprendizaje
Relación con Diez para la Década:
El Objetivo #1 está directamente relacionado con el Propósito de Desarrollo Estratégico
IV del Diez para la Década (Cultura de Evaluación y Avalúo Institucional)
Objetivo #2: Estar a la Vanguardia de la Educación Superior en Puerto
Rico garantizando que nuestros alumnos reciben la mejor educación
Educar es sin duda el propósito principal de nuestra institución. Por cien años la
institución ha servido exitosamente ese propósito, y para continuar haciéndolo es
necesario que se provea un ambiente dinámico y ágil que permita a la institución
mantenerse a la vanguardia de la educación superior en PR. Según el diccionario de la
Real Academia Española, estar a la vanguardia significa “En primera posición, en el
punto más avanzado, adelantado a los demás”.
En estos tiempos en los que el conocimiento se genera muy rápidamente y la tecnología
avanza cada día, ser una institución vanguardista manteniendo un alto nivel de calidad y
rigurosidad académica puede ser una tarea compleja pero es necesaria, y requiere de un
ambiente académico que potencie y motive el aprendizaje, un ambiente en el cual
coexistan los siguientes elementos:
1. Currículos y programas que integren el conocimiento más reciente en las
distintas áreas del saber
2. Facultad altamente cualificada, comprometida y apasionada con la educación
universitaria y el desarrollo de nuevo conocimiento
3. Ambiente, Procesos y Espacios adecuados para la transferencia de
conocimiento
4. Servicios de apoyo adecuados y accesibles
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Para lograr avances en este objetivo se requerirá que la administración institucional se
comprometa con las siguientes Estrategias:
1. Mantener, actualizar y fortalecer nuestros programas académicos mediante la
agilización de los procesos de cambios curriculares y de creación de nuevos cursos y
programas
2. Estimular y reconocer en nuestros profesores el compromiso con la enseñanza y con
el desarrollo de nuevos profesionales y las ejecutorias de excelencia
a.
Proveer a los profesores herramientas necesarias para impartir efectivamente
la enseñanza
b.
Cumplir con los procesos de evaluación del personal docente con el objetivo
de promover y reconocer la excelencia
c.
Estimular iniciativas vanguardistas de metodologías de
enseñanza/aprendizaje y apoyar aquellas que demuestren ser efectivas
d.
Reconocer y divulgar los logros académicos de la institución.
3. Proveer el ambiente adecuado y agradable para el proceso de enseñanza-aprendizaje
a. Proveer un ambiente académico que facilite la comunicación efectiva y el
desarrollo de una actitud profesional de tacto, sensatez, equidad, tolerancia y
respeto mutuo
b. Proveer la infraestructura, equipo y tecnología necesaria
c. Proveer un ambiente seguro a todas horas
d. Proveer espacios adecuados para el estudio independiente y grupal
4. Mantener una oferta académica adecuada
a. Garantizar una oferta académica adecuada que permita a los estudiantes
avanzar en su currículo
b. Integrar el uso de la tecnología en la actividad académica y proveer
oportunidades para que nuestros estudiantes desarrollen las destrezas que le
serán necesarias en el ambiente laboral
Relación con Diez para la Década:
El Objetivo #2 está relacionado mayormente con el Propósito de Desarrollo Estratégico II
del Diez para la Década (Culturas Académicas de Actualización, Experimentación y Renovación)
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Objetivo #3: Aumentar y Diversificar las Fuentes de Ingreso de la
Institución
Históricamente el sistema de la Universidad de Puerto Rico ha recibido un apoyo
significativo de ingresos provenientes del Estado (en el Año Fiscal 2011-2012, más del
80% de los ingresos del sistema provienen del Estado). La debilidad de este modelo de
financiamiento se hace patente en momentos en que el País atraviesa por tiempos de
estrechez económica, que es cuando podemos claramente identificar que el aumentar y
diversificar las fuentes de ingreso de la institución es, no solo deseable, sino altamente
necesario.
También se hace necesario insistir en una distribución de fondos justa y razonada dentro del
propio sistema UPR. La distribución de fondos entre los Recintos de la UPR es
discreción de la Junta de Síndicos y la misma no considera necesariamente la cantidad
de estudiantes que se atienden en cada Recinto, impactando particularmente al Recinto
Universitario de Mayagüez que es uno que consistentemente recibe aumentos en el
número y calidad de los solicitantes a sus programas.
Para el Recinto Universitario de Mayagüez esta coyuntura de estrechez fiscal representa
la oportunidad para evaluar y documentar nuestro rol dentro del Sistema de la UPR, así
como el escenario para enfocar nuestro desarrollo futuro con énfasis en nuestras
fortalezas y nuestras fuentes de ingreso propias.
Para lograr avances en este objetivo se requerirá que la administración institucional se
comprometa con las siguientes Estrategias:
1. Lograr una distribución equitativa de los fondos provenientes de
Administración Central que tenga en cuenta el número de estudiantes
matriculados.
2.
Aumentar los ingresos propios del Recinto, reteniéndolos en su totalidad para
sus necesidades (Empresas Universitarias, industria local, gobierno federal,
gobierno estatal, práctica intramural)
3.
Promover entre los estudiantes graduados y sub graduados, la búsqueda de
fondos para becas y ayudantías provenientes de fuentes externas
Relación con Diez para la Década:
El Objetivo #3 está directamente relacionado con el Propósito de Desarrollo Estratégico IX
del Diez para la Década (Optimización Administrativa y Gerencial)
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Objetivo #4: Implementar Procesos Administrativos Agiles y Eficientes
La universidad tiene como función primaria la preparación profesional de los jóvenes
puertorriqueños de forma que estos estén listos para aportar positivamente al país y al
mundo. Para cumplir su función a cabalidad debe servir como ejemplo de excelencia,
eficiencia y vanguardismo tanto a nivel académico como operacional.
Los procesos altamente burocráticos y la estructura piramidal que rigen a la
Universidad de Puerto Rico representan una gran limitación en la búsqueda de la
eficiencia operacional, afectando directamente al estudiante, ya que no permite a la
Universidad adaptarse con suficiente agilidad a las necesidades del mundo moderno. Es
necesario que se promuevan cambios a las estructuras actuales que agilicen, entre otras
cosas:
1. La aprobación de cursos nuevos
2. La aprobación de nuevos programas académicos en áreas de reciente desarrollo
3. La toma de decisiones a nivel local
Igualmente importante resulta el mejorar las operaciones internas en las áreas de apoyo
para garantizar que cualquier miembro de la comunidad universitaria que requiere un
servicio, es atendido de forma adecuada y recibe el servicio requerido dentro en un
tiempo razonable.
Para lograr avances en este objetivo se requerirá que la administración institucional se
comprometa con las siguientes Estrategias:
1. Dedicar recursos humanos y fiscales a la simplificación y automatización de
procesos internos críticos
2. Reafirmar y fortalecer los espacios de autoridad en la toma de decisiones de
nuestro Recinto, según establecidos por la Ley Universitaria, descentralizando
así la toma de decisiones de impacto puramente local
3. Garantizar que el personal está capacitado para ejercer la labor y
responsabilidades que se le encomiendan y por tanto, debe responder ante las
autoridades por sus acciones o falta de ellas ("accountability")
4. Promover e incentivar actitud de servicio y sentido de responsabilidad en todas
las unidades. Concienciar al personal acerca de la relevancia de sus tareas y el
impacto que tiene sobre la comunidad universitaria el incumplimiento de las
mismas.
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Relación con Diez para la Década:
El Objetivo #4 está relacionado directamente con el Propósito de Desarrollo Estratégico V
(Actualización Tecnológica) y con los objetivos 1, 2, 3 y 10 del Propósito de Desarrollo
Estratégico IX del Diez para la Década (Optimización Administrativa y Gerencial)
Objetivo #5: Fortalecer la Investigación y Labor Creativa Competitiva
El nivel de actividad de investigación competitiva, publicaciones de impacto y labor
creativa, como elementos para el desarrollo de nuevo conocimiento, representa para la
universidad moderna, un valor fundamental y uno de los pilares en el desarrollo,
crecimiento y dinamismo de la institución. Promover e incentivar adecuadamente estas
actividades redunda en un ambiente educativo que promueve entre profesores y
estudiantes, el reto intelectual, el crecimiento profesional y el aprendizaje continuo.
Además del incalculable valor educativo que tienen estas actividades, las mismas
representan a su vez un potencial importante en la búsqueda de fondos para el recinto,
que servirán a su vez para apoyar nuevas iniciativas y mejorar la calidad del ambiente
educativo en el que opera la institución.
Para lograr avances en este objetivo se requerirá que la administración institucional se
comprometa con las siguientes Estrategias:
1.
Proveer el apoyo y recursos necesarios para que la labor creativa y de
investigación se realice eficientemente.
2.
Desarrollar los mecanismos de evaluación para asegurar la efectividad de la
inversión de recursos en investigación y labor creativa
3.
Aumentar la proyección e importancia de los Estudios Graduados
a. Aumentar la inversión institucional en becas (“fellowships”) y ayudantías
graduadas de investigación y cátedra
b. Diversificar y mejorar la base de solicitantes
c. Utilizar las becas y ayudantías graduadas como incentivos para la selección
de los mejores estudiantes.
d. Promover nuestros ofrecimientos graduados en el hemisferio occidental
e. Promover y apoyar la creación de programas graduados de alta demanda y
disponibilidad de fondos externos
4.
En los programas graduados existentes, identificar nichos de investigación
especializada de primer nivel mundial
Relación con Diez para la Década:
El Objetivo #5 está directamente relacionado con el Propósito de Desarrollo Estratégico III
del Diez para la Década (Investigación Competitiva)
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Objetivo #6: Impactar a Nuestra Sociedad Puertorriqueña
Como parte del sistema de educación superior más importante del país, y el único de
carácter público, el Recinto Universitario de Mayagüez ha rendido una gran labor a la
sociedad puertorriqueña proveyendo principalmente a los jóvenes más talentosos del
país, una educación integral y de calidad reconocida, educación que les sirve como
cimiento para el crecimiento personal y profesional que redunda en una mejor calidad
de vida tanto para él como para su familia.
Sin embargo, en momentos en que la sociedad puertorriqueña atraviesa por momentos
difíciles en múltiples áreas, El Recinto Universitario de Mayagüez reconoce que, como
institución pública, viene llamado a utilizar parte del prestigioso banco de talento
científico que alberga la institución para atender algunas de las necesidades
apremiantes que enfrenta la sociedad puertorriqueña. Es necesario que el Recinto
Universitario de Mayagüez establezca presencia a lo largo y ancho del país, impactando
directamente la comunidad puertorriqueña
El país debe sentir el impacto de UPRM de dos formas distintas:
1. Recibiendo atención directa de los expertos en las distintas áreas del
conocimiento
2. Recibiendo egresados de UPRM con valores positivos y con el compromiso de
aportar a su país
Para lograr avances en este objetivo se requerirá que la administración institucional se
comprometa con las siguientes Estrategias:
1. Promover el uso del peritaje de nuestra comunidad Universitaria para atender las
necesidades del Recinto y del país
2. Promover, desarrollar y facilitar la investigación enfocada en la aplicación y en el
mercadeo de los resultados para atender las necesidades del país
3. Promover la participación estudiantil en proyectos comunitarios, proveyendo
espacio para estas actividades en los currículos universitarios
4. Fortalecer en nuestros alumnos, personal docente y no docente, los valores
fundamentales de la ética, justicia y honestidad
5. Promover una mentalidad empresarial entre nuestros alumnos en todas las áreas
del conocimiento
Relación con Diez para la Década:
El Objetivo #6 está directamente relacionado con los Propósito de Desarrollo Estratégico
VI del Diez para la Década (Liderato en Inversión Comunitaria y Gestión Cultural)
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Objetivo #7: Fortalecer el Sentido de Pertenencia y “Orgullo Colegial”
El mayor legado de una universidad es la huella que deja en sus egresados. Esa huella
comienza a esculpirse desde el momento en que el estudiante/candidato comienza la
búsqueda de información para tomar una de las decisiones más importantes de su
vida… ¿Que estudiar? ¿Dónde estudiar? Las experiencias que atraviesa ese candidatoestudiante-graduado a través de su vida universitaria determinarán el grado de apego o
vinculación que desarrolle hacia su Alma Mater, y serán experiencias que sin duda
compartirá, directa o indirectamente, con un número indeterminado de potenciales
candidatos. Es por esto que la universidad debe atender con celo y sensibilidad cada
uno de los aspectos relevantes de la experiencia universitaria.
Educación de primera
Acceso a la información relevante
Servicios de apoyo accesibles, efectivos y sensibles a las necesidades de los
estudiantes
Infraestructura adecuada, entornos agradables
Ambiente ético que promueva la comunicación abierta y efectiva entre todos los
sectores de la comunidad universitaria
Ambiente de desarrollo integral en el que se promuevan e incentiven las
actividades extracurriculares y de integración, sean estas deportivas, culturales,
académicas o de otra índole
Entendiendo la necesidad de atender con éxito cada uno de esos aspectos, la comunidad
universitaria del Recinto Universitario de Mayagüez entiende que para lograr avances
en este objetivo se requerirá que la administración institucional se comprometa con las
siguientes Estrategias:
1. Proveer servicios de apoyo e infraestructura de excelencia a nuestros estudiantes
y a la comunidad universitaria en general
2. Fortalecer la comunicación efectiva y la confianza entre los diferentes sectores de
la comunidad universitaria
3. Incentivar la participación de estudiantes en organizaciones estudiantiles
4. Proveer los espacios adecuados para actividades extracurriculares y cocurriculares que promuevan un estilo de vida saludable
5. Fortalecer los vínculos con los ex alumnos y las comunidades circundantes,
promoviendo su participación como colaboradores en el quehacer académico
6. Establecer la presencia de nuestro orgullo colegial a lo “largo y ancho” del país
Relación con Diez para la Década:
El Objetivo #7 está directamente relacionado con los Propósito de Desarrollo Estratégico I
y X del Diez para la Década
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Apéndices
A. Relevancia de cada Objetivo Estratégico, según percibido por cada
una de las unidades
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Facultad Ingeniería
Facultad Administracion Empresas
Facultad Ciencias Agrícolas
Facultad Artes y Ciencias
Rectoria
Decanato Asuntos Academicos
Decanato Administración
Decanato Estudiantes
CID
Promedio
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B. Priorización Estrategias para cada Objetivo
Impacto: Representa el nivel de relevancia o
impacto que tendría el éxito en esa estrategia con
respecto a alcanzar el objetivo
Esfuerzo-Tiempo: Indicador de complejidad. Se
calcula mediante la multiplicación de los índices
promedio otorgados al nivel de esfuerzo y recursos
que requiere la tarea y el tiempo que tomaría ver los
resultados
IDEAL: Alto Impacto/Bajo Esfuerzo-Tiempo
Cuadrante Superior Izquierdo
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