UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP ESCUELA DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA INGENIERÍA DE SISTEMAS CURSO: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Docente: Mg. Christian Ovalle ÁREA: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO TELESUP “Optimización del proceso de Reclutamiento y Selección de Personal” ELABORADO POR: Nombre de los Integrantes Lima, Agosto 2014 Índice 1. Introducción .......................................................................................................................... 1 2. Descripción del proceso ........................................................................................................ 2 3. Orientación estratégica ......................................................................................................... 3 4. Análisis estratégico (FODA, OTROS) ...................................................................................... 3 5. Formulación de BSC............................................................................................................... 4 a. Mapa estratégico .............................................................................................................. 4 b. Matriz Estratégico ............................................................................................................. 4 c. Ficha de Indicadores.......................................................................................................... 5 d. Ficha de Iniciativas ............................................................................................................ 5 6. Tablero de Gestión ................................................................................................................ 6 7. Mapa de causalidad .............................................................................................................. 7 8. Conclusiones.......................................................................................................................... 7 9. Recomendaciones ................................................................................................................. 7 10. Bibliografía ........................................................................................................................ 8 1. Introducción El objetivo del presente trabajo es Optimizar los procesos en el reclutamiento y selección del personal a contratar en la Universidad Privada Telesup, para tener procesos definidos e implementar un sistema de gestión del talento humano. Tradicionalmente, la Gestión del Talento Humano ha sido vista como algo secundaria e irrelevante. La preocupación principal de las áreas responsables en la Telesup como lo son las facultades, centros de aplicación, oficinas administrativas se han acostumbrado a seleccionar un personal para su área sin tener que pasar por un proceso de selección y esto ha generado contrataciones de personal inadecuado para el puesto y por ende pérdida para la institución. El departamento de Gestión del Talento Humano de la Telesup, se ve afectado cuando las facultades, y otras áreas seleccionan un personal para que labore en su área si haber pasado la solicitud o el requerimiento por gestión del talento humano Es claro que el camino más fácil no es siempre el correcto, reducir presupuestos, capacitación y salarios entre otros, no es precisamente la solución; hacer esto es castigar a nuestra propia institución, porque en un horizonte no muy lejano, veremos florecer estas decisiones en bajas de desempeño, reducción de la calidad en el servicio, altos índices de rotación, desmotivación; características sin lugar a duda de gerenciar una empresa para el corto plazo. 1 2. Descripción del proceso A continuación detallo el proceso de contratar a un personal mediante un Diagrama. 2 3. Orientación estratégica Misión: "Gerencia del talento humano selecciona, evalúa, y capacita al personal idóneo para la formación integral de los estudiantes que han de formarse profesionalmente y prestar un servicio a la Sociedad. Visión: Como área de apoyo estamos comprometidos en el cumplimiento de la visión de la universidad. "Ser una Universidad modelo, acreditada, reconocida en el Perú y la sociedad por la práctica de valores” 4. Análisis estratégico (FODA, OTROS) En análisis FODA es una de las herramientas esenciales que nos provee de los insumos necesarios para la planeación estratégica, y nos proporciona la información necesaria para la implantación de acciones y medidas correctivas para los proyectos de mejora. FORTALEZAS: Personal comprometido con la Institución Experiencia de los recursos humanos Recursos financieros estable Cualidades del servicio Se cuenta con el apoyo de la alta gerencia. OPORTUNIDADES: Utilizar las redes sociales Áreas con acceso a computadoras Apoyo económico de la Gerencia General DEBILIDADES: Falta de capacitación Procesos no documentados Falta de un sistema integrado Comunicación no fluida con las áreas Escaso compromiso de las áreas. AMENAZAS: Cambios inesperados de las leyes laborales Quejas del personal. 3 5. Formulación de BSC a. Mapa estratégico Mapa Estratégico de: Gerencia del Talento Humano Nivel 1 VISION Clientes Interna Desarrollar políticas e implantar prácticas con el objeto de mejorar el tiempo del proceso de contratación de personal R1. Mejorar el tiempo de generar el contrato (C. Ovalle) C1. Mejorar la satisfacción de los usuarios (E. Diaz) I3. Optimizar la gestión de contratos (D. Reyna) Personal ESTRATEGIA Resultados Como área de apoyo estamos comprometidos en el cumplimiento de la visión de la universidad. P2. Afianzar la imagen del personal con el area de RR HH (I.Huaman) Misión Gerencia del talento humano selecciona, evalúa, y capacita al personal idóneo para la formación integral de los estudiantes que han de formarse profesionalmente y prestar un servicio a la Iglesia y la Sociedad para restaurar en el ser humano la imagen de Dios b. Matriz Estratégico Gestiòn del Talento Matriz Estratégica de: Pers-pectiva Objetivos Resultados 0 Clientes Título C1. Mejorar la 0 satisfacciòn del personal. Indicadores / Iniciativas => R1. Mejorar el tiempo de generar el contrato de trabajo Resp. Título Resp. R1.a Tiempo de demora en la contrataciòn de un personal. Reyna R2.1 Formular e implementar un plan de comunicación con las àreas Reyna Ovalle Interna Villegas I1. Implementear un Sistema para Gestiòn de contratos Ivan Personal C2 P.Afianzar la imagen del personal con el area de RR HH Ivan C1.a Indice de Satisfaccion del personal Emiliano C2.1 Implementar capacitaciones del àrea laboral a los jefes de àreas. Emiliano C2.2 Mejorae el proceso de selecciòn del personal(brindar informacion) Ivàn I.1 Nivel de ventaja del sistema Emiliano Implementar el sistema en el area de recursos humanos Emiliano P.1 Numero de reclamos del personal Reyna Implementar un filtro de reclamos para reducirlos 4 c. Ficha de Indicadores Ficha de Indicador: Evaluación = C1.a Indice de satisfaccion del personal ene-13 Evaluación Real Descripción: Se realizo encuestas para obtener información sobre indice de satisfaccion del personal Responsable: DV Formula / Cálculo: Total personas insatisfechas / Total muestra *100 Unidad: Meta 9,0 Meta 9,0 Verde 9,0 Verde 9,0 Rojo 6,3 Rojo 6,3 0 = % Fuente / Procesamiento: Encuestas Oportunidad de Medición: Frecuencia de Medición: Mensual Último día de cada mes Valores Serie Principal Real Meta Meta - KS/. jul-11 jun-11 abr-11 may-11 feb-11 mar-11 dic-10 0 ene-11 1 0 oct-10 2 1 nov-10 3 2 sep-10 4 3 jul-10 5 4 ago-10 6 5 jun-10 7 6 abr-10 8 7 may-10 9 8 feb-10 9 mar-10 10 ene-10 10 Fecha ene-10 feb-10 mar-10 abr-10 may-10 jun-10 jul-10 ago-10 sep-10 oct-10 nov-10 dic-10 ene-11 feb-11 mar-11 abr-11 may-11 jun-11 jul-11 Real 6,22 5,17 3,00 7,20 4,50 3,80 3,50 2,10 4,00 5,20 6,50 7,90 Meta 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 7,5 7,5 7,5 9,0 9,0 9,0 9,0 9,0 9,0 9,0 9,0 9,0 9,0 Verde 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 7,5 7,5 7,5 9,0 9,0 9,0 9,0 9,0 9,0 9,0 9,0 9,0 9,0 Rojo 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5 5,3 5,3 5,3 6,3 6,3 6,3 6,3 6,3 6,3 6,3 6,3 6,3 6,3 Real - KS/. d. Ficha de Iniciativas Ficha de Iniciativa: = C1.1 Implementar capacitaciones del àrea laboral a los jefes de àreas. Descripción: Mejorar la comunicación con las áreas Ejecutivo de Proyecto / Patrocinador : AP Areas Involucradas: I+D, OPE Resultados / Productos Finales: Formulación Detallada Líder de Proyecto: Hitos / Fases a Corto Plazo Identificar oportunidades para nuevos = productos vía estudio de Mercado. = Evaluar y seleccionar oportunidades identificadas. Fecha de Inicio: 01-feb Resultados / Productos No calcular Resp. Involucrados Valor (%) Presupuesto (S/.) Fecha de Término Valor Ganado (Avance) Valor Planeado 10-feb 100% 20% 80% 0% 20% Reporte de Evaluación de Oportunidades 20% 0 05-mar 15% 0 01-abr 10% 0 25-may 35% 0 31/6 0% 0% 100% 0 25-may 36,0% 20% Definir equipos de trabajo para desarrollo de productos nuevos. Elaborar Plan de Desarrollo de Indice de Plazos: Estudio de Mercado. Presupuestar desarrollo de productos = Productos 28-feb Evaluación Anterior ene-10 Indice de Plazos anterior 0,9 2 = PR = nuevos = Fecha de Evaluación: Plan aprobado por el Comité de I+D 0% 0% dic-12 Real 0% # 5 Ficha de Iniciativa: = C1.2 Mejorar el proceso de selecciòn del personal(brindar informacion) Descripción: Areas Involucradas: Ejecutivo de Proyecto / Patrocinador : AP Resultados / Productos Finales: Plan de Desarrollo de nuevos servicios Fecha de Evaluación: 28-feb Resultados / Productos Resp. Involucrados Valor Presu(%) puesto (S/.) Estudio de Mercado. J.Mendoza 25% 4.000 20-ene 100% 25% Reporte de Evaluación de Oportunidades J.Mendoza 25% 1.000 01-feb 100% 25% R.Tuesta 15% 1.400 31-mar 100% 0% R.Tuesta 10% 500 25-abr 75% 0% J.Mendoza 25% 5400 20-may 0% 0% 100% 12.300 20-may 72,5% 50% Fecha de Inicio: Líder de Proyecto: ene-10 Indice de Plazos anterior 1,0 3 = I+D 01-ene Formulación Detallada Evaluación Anterior Indice de No Plazos: calcular E.Polo Hitos / Fases a Corto Plazo Fecha de Término Valor Valor Ganado Planeado (Avance) Identificar oportunidades para nuevos = servicios a través de un estudio de Mercado. Evaluar y seleccionar oportunidades = identificadas. Presupuestar desarrollo de servicios = nuevos Definir equipos de trabajo para = desarrollo de servicios nuevos. Elaborar Plan de Desarrollo de = Servicios Plan Final de Desarrollo de Producto con aprobación de Comité de I+D # 6. Tablero de Gestión Matriz Estratégica de: GERENCIA DEL TALENTO HUMANO - CONTRATAR AL PERSONAL Clientes Resultados R1. Mejorar el 2 el contrato C1. Mejorar la 1 = satisfacción de los Descripción Se debe implementar un plan para mejorar la comunicación con las áreas, utilizando la tecnología actual = tiempo de generar R1 usuarios El proporner soluciones genera satisfacción en los usuarios. Resp. Título DV Interna contratos C1, I2 Primero se debe documentar los procesos y en base a ello sistematizarlo R1.a Tiempo de demora en la contrataciòn de un personal. Resp. Estado Datos Indicador (Valor / Indice de Plazos) 2011 2012 Base Meta DV = 1 5 13,20 % 12,52 13,40 DV = # 6 16,30 % 14,22 15,00 = C1.a Indice de Satisfaccion del personal DV = # 6 3,00 % PD 9,0 EM = # 6 6,95 % PD 12,50 R1.b Formular e implementar un plan de comunicación = C1.1 Implementar capacitaciones del àrea laboral a los jefes de àreas. C1.2 Mejorar el proceso de selecciòn del personal(brindar informacion) EM = 1 5 I1.a Tiempo promedio al realizar el requerimiento IV = # 6 6,00 = I1.1 Implementar el sistema en el area de talento Humano IV = 1 5 2,08 = I1. Optimizar la = gestión de Nivel 1 = con las àreas = OV = 1 28-feb Unidad => Anterior Título Fecha de Evaluación: Indicadores / Iniciativas Variación Pers-pectiva Objetivos 1,80 R 0,95 1,00 % PD 3,80 IV 6 7. Mapa de causalidad Mapa de Causalidad: RECURSSOS HUMANOS - PROCESO DE CONTRATACION DE PERSONAL Indicadores Unid. Valor Actual Meta 2013(Valor Deseado) Meta 2014(Valor Deseado) O1. Reducir el tiempo de proceso de contratacion de personal min 17,0 15,0 10,0 B1. Documentos enviados fuera de tiempo Cant 20,0 12,0 1,0 B2. Demora del jefe de area en aprobal el documento de contrato Objetivos Descripción O1. Reducir el tiempo de proceso de contratacion de personal B1. Documentos enviados fuera de tiempo Mejora Barreras B3. falta de informacion necesaria al personal B6. Sistema de de Recursos humanos no diseñado ni implementado B2. Demora del jefe de area en aprobal el documento de contrato B4. Falta de revisiòn de formatos de contrataciòn de personal M2. Hacer cumplir las normas establecidas en cada uno de los documentos del proceso de contrataciòn M1. Mejorar la comunicacion con las àreas involucradas B5. Falta capacitaciòn a los nuevos trabajadores M3. Desarrollar competencias del nuevo trabajador a traves de capacitaciones min 6,0 3,0 2,0 B3. falta de informacion necesaria al personal % 8,0 4,0 3,0 B4. Falta de revisiòn de formatos de contrataciòn de personal % 80,0 60,0 20,0 B5. Falta capacitaciòn a los nuevos trabajadores % 90,0 30,0 10,0 B6. Sistema de de Recursos humanos no diseñado ni implementado % 0,0 50,0 70,0 M5. Evaluar, adquirir e implementar software de contratacion de recursos humanos 8. Conclusiones En el proceso actual de contratación de personal, la institución no realiza un seguimiento de dicho proceso para mejorar el tiempo de contratación. La institución no posee una estructura definida de contratación de personal. Con el rediseño de proceso de contratación de personal se reduce el tiempo, por la estructura definida de los procesos. El área de RRHH de la UPT de establecer políticas y tiempos de aprobación por parte de las para la aprobación de los contratos. 9. Recomendaciones Proporcionar toda la información necesaria al nuevo personal, con el propósito de evitar demoras en proceso de contratación. Es necesario que cada jefe de área realice el análisis de detección de necesidades de su personal a cargo para establecer el cronograma de contrato. 7 Aplicar métodos e indicadores de contratación de personal, para realizar un seguimiento del proceso de contratación y tomar decisiones para mejorar dicho proceso, a través de la retroalimentación. 10. Bibliografía Gestión por procesos El control, fundamento de la gestión por procesos, Mario A. Fernández José Antonio Pérez Fernández de Velasco - 2007 Fernández - 2003 Innovación y Mejora Continua Según el Modelo EFQM de Excelencia, Joaquín Membrado Martínez - 02/01/2003 Gestión de Calidad Orientada a Los Procesos, José Antonio Pérez Fernández de Velasco - 02/07/1999 Cómo Mejorar Los Procesos en Su Empresa, José Francisco Vilar Barrio 02/09/1999 Innovación de procesos: reingeniería del trabajo a través de la tecnología de la información, Díaz de Santos, 1996 8