PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO “TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS RECURSOS DE TERCEROS NO Página 1 de 4 IDENTIFICADOS O DE NO AFILIADOS” Versión: 2 Dependencia Generadora: División de Aportes Código: PD-160-17 F. Vigencia: 2016-03-29 1. OBJETIVO Establecer las actividades que se deben seguir para identificar el aportante al determinarse el recaudo por empresas o personas que no estén afiliadas a Cofrem. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la División de Aportes y Coordinación de Afiliaciones. 3. FUNCIONES Jefe División de Aportes: Generar listado de empleadores depositantes naturales o jurídicos que efectuaron pago por concepto de aporte a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA y remitir a la Coordinación de Afiliaciones. Elaborar acta aplicación recursos de terceros no identificados o de no afiliados. Coordinador de Afiliaciones (División Comercial y de Mercadeo): Realizar distribución a las asesoras de afiliación de los empleadores a contactar. Enviar a la División de Aportes informe de seguimiento realizado de los empleadores. Asesores de Afiliaciones (División Comercial y de Mercadeo): Verificar en el aplicativo consulta en línea las causas de estado depositante de la empresa, contactar al empleador para legalizar la afiliación. 4. DEFINICION Empleador Depositante: Empleador que realiza aportes a COFREM y no se encuentra afiliado. ELABORÓ Vo. Bo. REVISÓ AUTORIZÓ APROBÓ DOCUMENTO Jefe Área Calidad Comité de Procesos Director Administrativo Consejo Directivo CONTROLADO Cargo: Jefe División Nombre: Carlos Cargo: Jefe Planeación Nombre: Héctor Orlando Nombre: Gregory de Aportes Andrés Mesa Barbosa Corporativa Solano Novoa Enrique Martínez Solís Nombre: William Nombre: Jaime Medina Cortés Alejandro Delgado Cifuentes Firma:___________ Firma:____________ Firma:______________ Firma:______________ Firma:_____________ (SELLO) PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO Página 2 de 4 “TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS RECURSOS DE TERCEROS NO IDENTIFICADOS O DE NO AFILIADOS” Versión: 2 Dependencia Generadora: División de Aportes F. Vigencia: 2016-03-29 Código: PD-160-17 5. DESARROLLO ACTIVIDAD DETALLE 1. Generar listado de empleadores no afiliados. El día cuarto de cada mes se genera listado de empleadores depositantes naturales o jurídicos que efectuaron pago por concepto de aporte a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA y que no están afiliados a la Caja de Compensación Familiar del Meta COFREM, se remite a la Coordinación de Afiliaciones por correo Corporativo. 2. Distribuir Una vez obtenida la información del listado de empresas depositantes el base de datos a Coordinador de Afiliaciones direcciona a los asesores de afiliaciones el los asesores de listado generado por la División de aportes, con el fin de lograr la afiliación. afiliación de las empresas naturales o jurídicas. 3. Contactar y Una vez realizada la distribución de las empresas a los asesores de afiliar al afiliaciones, estos verifican en el aplicativo las causas de estado empleador. depositante de la empresa, posteriormente contacta al empleador vía correo electrónico y/o telefónico e informa sobre la morosidad en el pago de aportes de la empresa. En caso de que la empresa este activa realizando aportes a Cofrem se debe solicitar la documentación correspondiente (Ver PD-160-01 "Registro de afiliación de empleadores"). Nota: Para las empresas que manifiesten no estar en mora y con el fin de verificar sus deducciones se solicita Declaración de renta. En caso de que la empresa se haya liquidado se solicita la siguiente documentación: 1. Carta de retiro en razón a que a la fecha la empresa no tiene trabajadores. 2. Solicitar a los contratistas (consorcios, uniones temporales) acta de liquidación del contrato para validar la información. 3. Cámara de Comercio (Para persona jurídica) DEPENDENCIAS División de Coordinación de Aportes Afiliaciones REGISTROS 1. Listado empresas depositantes. Jefe Coordinador de afiliaciones N.A. Coordinador de afiliaciones N.A Jefe Asesor de Afiliaciones N.A. PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO Página 3 de 4 “TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS RECURSOS DE TERCEROS NO IDENTIFICADOS O DE NO AFILIADOS” Versión: 2 Dependencia Generadora: División de Aportes ACTIVIDAD DETALLE 4. Enviar El Coordinador de Afiliaciones envía informe consolidado en el informe formato “Listado de empresas depositantes” con la observación de consolidado. la gestión realizada por los asesores de afiliaciones a la División de Aportes a los 20 días de haberse recibido el listado. 5. Generar acta Convoca a mesa de trabajo teniendo en cuenta que si transcurren como soporte tres (3) años desde la consignación realizada y no identificada, contable. COFREM dispondrá de los recursos con la correspondiente cancelación del pasivo inicial por prescripción de la obligación y el reconocimiento del respectivo ingreso no operacional. Como soporte contable se genera acta de “Aplicación recursos de terceros no identificados o de no afiliados” que es firmada por el Subdirector Administrativo y Financiero, Subdirector de Servicios Sociales, Contador General, Jefe División de Aportes y Jefe División de Tesorería a quienes se les entrega una copia de la misma. Nota: Este proceso se efectuará de manera bimestral (Enero, Marzo, Mayo, Julio, Septiembre y Noviembre). F. Vigencia: 2016-03-29 Código: PD-160-17 DEPENDENCIAS División de Coordinación de Aportes Afiliaciones N.A. Jefe REGISTROS Coordinador de Afiliaciones 2.Informe consolidado N.A. 3. Solicitud de mesa de trabajo 4. Acta de mesa de trabajo PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO Página 4 de 4 “TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS RECURSOS DE TERCEROS NO IDENTIFICADOS O DE NO AFILIADOS” Versión: 2 Dependencia Generadora: División de Aportes F. Vigencia: 2016-03-29 Código: PD-160-17 6. REGISTROS RELACIONADOS INFORMACION GENERAL No. Código del Registro Título del Registro 1. Formato Libre 2. Formato Libre 3. PD-335-04-F01 4. PD-335-04-F02 Presentación ( Marque con una x) ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Electrónico Dependencia de Almacenamiento Ubicación Responsable (Cargo) Indización Tiempo Listado empresas depositantes. x División de Aportes Servidor Jefe Cronológico Histórico Informe consolidado x División de Aportes Servidor Jefe Cronológico Histórico x x División de Aportes Archivo/ Servidor Secretaria Numérico 1 Año x x División de Aportes Archivo/ Servidor Secretaria Numérico 1 Año Solicitud de mesa de trabajo Acta de mesa de trabajo Físico