PLIEGO_DE_CONDICIONES_DISPOSITIVOS_MOVILES - 4-72

REPÚBLICA DE COLOMBIA
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.
CONVOCATORIA PÚBLICA No. 001 DE 2015
OBJETO: Contratar el suministro en calidad de venta de dispositivos móviles con sus
respectivos accesorios y los servicios de uso por el término de un (1) año, por parte de la
entidad y de sus clientes, de una solución móvil y web, ajustada e integrada mediante una
interfaz amigable al sistema de información postal de la entidad, de manera que permita la
liquidación, digitalización y trazabilidad en tiempo real de la entrega de los envíos, su control
remoto, la administración, monitoreo de los dispositivos móviles, sus operarios, la
generación de reportes e informes de la operación, la gestión, el servicio de conectividad y
transmisión de datos (voz e imágenes), en tecnología LTE.
FEBRERO DE 2015
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INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS PROPONENTES
Los proponentes deberán examinar cuidadosamente la presente Invitación, con el fin de
que su propuesta se ajuste en su totalidad a la misma y tener en cuenta que las reglas
contenidas en ella son de obligatorio cumplimiento y forman parte del respectivo contrato
en el caso de su adjudicación.
Los presentes Pliegos de Condiciones, estarán a disposición de los interesados en
participar en éste proceso a partir del día señalado en el cronograma, en la página Web de
Servicios Postales Nacionales S.A. www.4-72.com.co.
Las expresiones oferente, proponente, concursante, usadas en los presentes pliegos de
condiciones, tienen el mismo significado.
Si el proponente encuentra discrepancias u omisiones en los pliegos de condiciones, tiene
dudas en cuanto al significado o alcance de los mismos, o requiere aclaraciones al respecto
antes de presentar su propuesta, deberá manifestarlo a la entidad a través del correo
electrónico contratacion@4-72.com.co., o mediante oficio dirigido a la Secretaría General
de Servicios Postales Nacionales S.A., ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A – 55, piso 2
de la ciudad de Bogotá D.C. Las solicitudes de aclaración solo se podrán realizar hasta la
fecha y hora señalada en el cronograma del presente proceso de contratación, de lo
contrario se entiende que son extemporáneas. En caso de no hacerlo, se entenderá que no
existen dudas y que por lo tanto, acepta totalmente el contenido y las condiciones
expresadas en el presente documento.
Las propuestas, los comunicados formales, aclaraciones y todo lo referente al desarrollo
del presente proceso de selección se harán en idioma español.
Los interesados deberán realizar todas las evaluaciones que sean necesarias para
presentar su propuesta, dentro de las cuales deberán observar las implicaciones legales,
tributarias, fiscales y financieras que representan las condiciones jurídicas, y en general
todos los aspectos que pueden incidir en la determinación de la oferta.
Igualmente, corresponderá al proponente la responsabilidad de determinar, evaluar y
asumir la totalidad de los impuestos, tasas y contribuciones, así como los costos de
cualquier otra naturaleza que conlleve a la celebración del contrato.
Por la sola presentación de la propuesta se considera que los proponentes han realizado el
examen completo de todos los aspectos que inciden y determinan la presentación de la
misma, que conocen plenamente las condiciones, de funcionalidad y operación que
destinarán al desarrollo del objeto del contrato y que consideran que podrá ser utilizada
conforme a su naturaleza, función y tecnología, asumiendo en caso de adjudicación las
inversiones adicionales que estimen necesarias para la operación adecuada a los requisitos
de estos Pliegos de Condiciones.
Se recomienda a los oferentes que antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan
en cuenta lo siguiente:
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1. Verifique, antes que nada, que no está incurso en ninguna de las causales de
inhabilidades e incompatibilidades generales ni específicas, así como prohibiciones para
contratar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, la Ley
1150 de 2007 y demás disposiciones constitucionales y legales aplicables.
2. Cerciórese de que cumple las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados.
3. Proceda a reunir la información y documentación exigida y verifique la vigencia de tales
documentos en los casos en que sea requerido, para acreditar el cumplimiento de los
requisitos exigidos en la Ley y en los presentes Pliegos de Condiciones.
4. Examinar cuidadosamente el contenido de la presente Convocatoria Pública, los
documentos que hacen parte del proceso y las normas que regulan la contratación de La
Entidad.
5. Diligencie totalmente los anexos y formatos contenidos en este documento.
6. Suministrar toda la información requerida en los Pliegos de Condiciones.
7. Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que
deben allegar con las propuestas, y verificar que contengan la información completa para
acreditar el cumplimiento de los requisitos exigidos en la Ley y en los presentes Pliegos de
Condiciones.
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CAPITULO I
1. CONDICIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS
1.1.
REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Podrán participar en la presente Convocatoria Pública, todas las Personas Naturales o
Jurídicas en forma individual o conjunta (constituyendo Consorcio o Unión Temporal), con
reconocida experiencia, nacionales o extranjeras consideradas legalmente aptas para
participar en invitaciones y celebrar contratos con Servicios Postales Nacionales S.A., que
cumplan con los siguientes requisitos:
a) Que su actividad sea o esté directamente relacionada con el objeto de esta contratación.
b) Que demuestre contar con la capacidad administrativa, logística, técnica y financiera
indispensable para la correcta ejecución del objeto del contrato que resulte de la presente
Convocatoria Pública, cumpliendo con los requisitos y condiciones exigidos en los
presentes Pliegos de Condiciones, conforme con la Ley colombiana vigente.
c) El proponente que presente su propuesta a través de apoderado, deberá anexar el poder
respectivo con las formalidades legales.
d) Las calidades, condiciones y demás requisitos, exigidos a los proponentes en los
presentes Pliegos de Condiciones deberán acreditarse mediante los correspondientes
documentos o certificados expedidos por la entidad y/o autoridad que fuere competente,
conforme con la Ley Colombiana.
1.2.
CRONOGRAMA DEL PROCESO
ACTIVIDAD
Aviso en diario oficial y
consulta de pliegos de
condiciones
Apertura de la convocatoria
pública
Audiencia de aclaración de
pliegos de condiciones
Fecha límite para presentar
observaciones a los pliegos
de condiciones
Cierre de la convocatoria
pública
Evaluación de las propuestas
FECHA
HORA
2 de marzo de 2015
Xxxxx
9 de marzo de 2015
Xxxxx
11 de marzo de 2015
10.00 a.m
12 de marzo de 2015
05.00 p.m
17 de marzo de 2015
10.00 a.m
18 de marzo de 2015
Xxxxx
Traslado de las evaluaciones
25 al 27 de marzo de 2015
de la propuestas
Xxxxx
Audiencia de adjudicación
10:00 a.m.
31 de marzo de 2015
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1.3.
OBJETO:
Contratar el suministro en calidad de venta de dispositivos móviles con sus respectivos
accesorios y los servicios de uso por el término de un (1) año, por parte de la entidad y de
sus clientes, de una solución móvil y web, ajustada e integrada mediante una interfaz
amigable al sistema de información postal de la entidad, de manera que permita la
liquidación, digitalización y trazabilidad en tiempo real de la entrega de los envíos, su control
remoto, la administración, monitoreo de los dispositivos móviles, sus operarios, la
generación de reportes e informes de la operación, la gestión, el servicio de conectividad y
transmisión de datos (voz e imágenes), en tecnología LTE.
1.3.1 ALCANCE DEL OBJETO
Se requiere contratar con un proveedor que suministre como mínimo quinientos tres
dispositivos (503) dispositivos móviles que soporten su uso en condiciones extremas de
trabajo y la integración a los sistemas de información de la compañía, con el fin de realizar
el proceso de certificación de entrega en línea de las imposiciones de los envíos que cursan
por la red de 4-72, en los Centros Operativos Regionales que defina la entidad a nivel
nacional. El proveedor debe brindar una garantía de fábrica de dos (2) años de los equipos
así como la capacitación para su uso y manejo.
Así mismo, el proveedor deberá suministrar el uso de una solución para la entidad y sus
clientes, que permita realizar la liquidación, la digitalización en línea (tiempo real), la
trazabilidad y el control remoto del proceso de certificación o verificación de entrega en línea
de los envíos postales (documentos, masivos y paquetería); así como la conectividad y
transmisión de datos (voz e imágenes) a través de los dispositivos móviles y la web. Como
mínimo deberá suministrar la modalidad de servicio para 478 dispositivos
Además, ajustará e integrará la aplicación con el sistema de información postal SIPOST,
mediante una interfaz amigable, segura y de fácil acceso que permita la administración de
los dispositivos móviles y de los empleados que los operan.
El proveedor presentará un esquema de soporte de mesa de ayuda, mantenimiento,
capacitación a capacitadores y a usuarios finales y acompañamiento en la implementación
de la solución móvil, a su vez ofrecerá una disponibilidad del 99.8% tanto en la aplicación
como en los datos móviles.
La presente convocatoria comprende los siguientes Centros Operativos Regionales, en
todos o en algunos de ellos se ejecutará el contrato:
CIUDAD SEDE REGIONAL
Bogotá
Cali
Manizales
Medellín
Bucaramanga
Ibagué
Barranquilla
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Para garantizar la ejecución del contrato, el proveedor deberá contar con el personal
requerido de acuerdo a la necesidad de implementación o soporte técnico en cualquiera de
las ciudades relacionadas anteriormente.
1.4.
RÉGIMEN JURÍDICO LEGAL:
Además de las reglas previstas en los presentes pliegos de condiciones, el proceso de
convocatoria pública y el contrato que surja con ocasión del mismo, se regirán por la
Constitución Política y el Acuerdo 003 de 2012, expedido por la Junta Directiva de
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., así como por las demás disposiciones civiles
y comerciales que regulen la materia o resulten pertinentes y aplicables de acuerdo con las
leyes colombianas.
1.5.
PRESUPUESTO OFICIAL:
El presupuesto establecido para la presente contratación es hasta por la suma DOS MIL
MILLONES DE PESOS M/CTE. ($ 2.000.000.000 M/cte.), incluido IVA y demás costos
directos e indirectos a que haya lugar, el cual se encuentra amparado en el certificado de
disponibilidad presupuestal No. 861 del 12 de febrero de 2015.
1.6.
LUGAR Y FECHA DE APERTURA DEL PROCESO
La Convocatoria Pública se declarará abierta a partir del día señalado en el cronograma,
en la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., ubicada Diagonal 25 G No.
95 A – 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C.
1.7.
CONSULTA Y ADQUISICIÓN DE LOS PLIEGO DE CONDICIONES
1.7.1. Consulta
Los pliegos de condiciones, sus anexos, las posibles adendas, los documentos aclaratorios
y demás actuaciones relacionadas con el trámite de la presente convocatoria, estarán
publicados para su consulta en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A., en la
dirección de red de Internet: www.4-72.com.co, a partir de las fechas de publicación
establecidas en el cronograma y hasta la fecha límite para la presentación de propuestas,
así mismo podrán ser consultados en la Secretaría.
General de Servicios Postales Nacionales S.A., ubicada Diagonal 25 G No. 95 A – 55, piso
2 de la ciudad de Bogotá D.C.
1.7.2. Adquisición
Quien aspire a participar en la presente convocatoria, podrá retirar los pliegos de
condiciones en forma física (impresa) o descargarlos de la página Web, desde la fecha de
su publicación y hasta la fecha de cierre del presente proceso, en la Secretaría General de
la Entidad, ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A – 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C.
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Cuando se presenten Consorcios o Uniones Temporales, los Pliego de condiciones podrán
ser retirados por cualquiera de sus integrantes.
1.8.
TRÁMITE DE OBSERVACIONES Y SOLICITUD DE ACLARACIONES
Desde la fecha de publicación de la invitación y hasta la fecha indicada en el cronograma,
cualquier interesado podrá presentar observaciones o solicitar aclaraciones a los pliegos
de condiciones, las cuales serán absueltas de acuerdo con lo establecido en este numeral.
Servicios Postales Nacionales S.A., responderá las observaciones y solicitudes de
aclaración que reúnan los siguientes requisitos:
1.8.1. Haberse enviado a través de la dirección de correo electrónico: contratacion@472.com.co, o mediante documento impreso radicado en la Secretaría General
ubicada, en la Diagonal 25 G No. 95 A – 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C, Para
cualquiera de estos eventos, será responsabilidad de su remitente, el confirmar su
efectivo recibo.
1.8.2. Identificar el proceso de Convocatoria Pública al que se refiere y describir el nombre
de la persona que las envía, su dirección física, teléfono, correo electrónico.
1.8.3. Presentarlas hasta la fecha señalada en el cronograma. Las que se presenten fuera
de este plazo se considerarán extemporáneas.
La respuesta a las observaciones y solicitudes de aclaración enviadas por los interesados
que cumplan con los requisitos antes señalados, serán publicadas en la página Web de la
entidad bajo el título “Escrito de Preguntas y Respuestas”.
Toda aclaración y/o adenda a los pliegos de condiciones, se publicará para conocimiento
de los interesados en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A., y se entenderán
parte integral de aquellos.
La consulta y/o su respuesta no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de
presentación de propuestas.
1.9.
AUDIENCIA DE ACLARACIONES
LA ENTIDAD con el propósito de precisar el contenido, alcance de los pliegos de
condiciones y conocer las observaciones a los mismos por parte de los interesados llevará
a cabo una audiencia de aclaración en la fecha y hora señalada en el cronograma, en la
Sala de Juntas de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ubicada en la Diagonal 25
G No. 95 A 55, Sala Correo de Indias 1 piso de la ciudad de Bogotá D.C.
La asistencia a ésta audiencia no será obligatoria, pero se presumirá conocido y aceptado
lo que allí se discuta. A esta audiencia podrá asistir cualquier interesado.
1.10.
LUGAR, FECHA Y HORA DE CIERRE DEL PROCESO DE CONVOCATORIA
PÚBLICA
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La presente Convocatoria Pública se cerrará en la fecha y hora señalada en el cronograma,
en la Sala de Juntas de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ubicada en la
Diagonal 25 G No. 95 A 55, piso1 sala correo de indias de la ciudad de Bogotá D.C.
Se deberá radicar en la oficina de correspondencia de LA ENTIDAD antes de la fecha y
hora prevista en el cronograma; la hora valida será la que indique el reloj de la maquina
radicadora.
Cumplida la fecha y hora de cierre de este acto, se dará apertura a los sobres originales de
las propuestas que formal y oportunamente hayan sido presentadas, para lo cual se
levantará el acta de cierre consignando la relación sucinta de las mismas (número de
propuestas, nombre o razón social de los proponentes, número de folios, número de copias,
valor de la propuesta y garantía de seriedad de la oferta), que será suscrita por los
asistentes al proceso de cierre y la que se publicará en la página Web de la entidad.
Se recomienda a los oferentes llegar con la debida antelación para radicar su propuesta en
LA ENTIDAD.
Las propuestas presentadas después de la fecha y hora estipuladas, o en lugar diferente al
señalado se considerarán extemporáneas, no se aceptarán y se rechazarán dejando
constancia del hecho en el acta.
Servicios Postales Nacionales S.A., no asumirá ninguna responsabilidad, respecto a
cualquier propuesta que haya sido incorrectamente entregada.
1.11.
EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES
La verificación y evaluación de las propuestas formalmente presentadas, se efectuará
dentro del plazo estipulado en el cronograma de la convocatoria, de acuerdo con los
criterios y factores contemplados en los Pliego de condiciones.
Dentro de este término, Servicios Postales Nacionales S.A., podrá solicitar aclaraciones
sobre algunos puntos de las propuestas, sin que por ello el proponente pueda adicionar,
mejorar o modificar su oferta. En tal evento, la entidad podrá prorrogar el plazo de
evaluación con el fin de garantizar la selección objetiva y el cumplimiento de los principios
generales de transparencia y buena fe contractual.
En todo caso, la ausencia de requisitos o la falta de documentos de la propuesta o del
proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título
suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos
requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados
en cualquier momento, hasta la adjudicación, a menos que en la Ley o en los presentes
Pliegos de Condiciones se mencione expresamente que su no presentación no tiene el
carácter de SUBSANABLE y generará el rechazo de la propuesta.
1.12.
PUBLICACIÓN DE LOS INFORMES DE EVALUACIÓN Y RECIBO DE
OBSERVACIONES.
Durante el término establecido en el cronograma serán publicados en la página Web de la
entidad los informes de evaluación de las propuestas y permanecerán a disposición de los
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interesados en la Secretaría General durante tres (3) días hábiles, con el fin de que los
proponentes que lo estimen pertinente y dentro del mencionado plazo, formulen sus
observaciones. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar,
modificar o mejorar sus propuestas.
Las observaciones formuladas por los proponentes a los informes de evaluación, y recibidas
oportunamente, serán resueltas en la audiencia de adjudicación.
1.13.
RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES
Servicios Postales Nacionales S.A., dará respuesta a las observaciones formuladas por los
proponentes a los informes de evaluación en el acto de adjudicación.
1.14.
ADJUDICACIÓN
La adjudicación del presente proceso de contratación, se realizará en audiencia pública en
la fecha y hora establecida en el cronograma, en la Sala de Juntas de SERVICIOS
POSTALES NACIONALES S.A. ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A 55, piso 1 sala correo
de indias de la ciudad de Bogotá D.C., a través del acto de adjudicación suscrito por la
Presidencia de la Entidad o su delegado, el cual será publicado en la Página Web de
Servicios Postales Nacionales S.A., de igual forma, esta decisión se comunicará a todos
los partícipes del proceso de selección.
El/los proponente(s) adjudicatario(s) deberá(n) suscribir y legalizar el contrato dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de adjudicación. Si dentro del plazo previsto no
se legaliza el respectivo contrato, LA ENTIDAD procederá a hacer efectiva la garantía de
seriedad de la propuesta y podrá adjudicar el contrato al proponente ubicado en segundo
lugar, siempre y cuando dicha propuesta sea igualmente favorable para Servicios Postales
Nacionales S.A.
La Entidad podrá adjudicar el contrato al proponente calificado en segundo lugar, en el
evento en que el proponente adjudicatario inicial no suscriba el contrato y presente las
respectivas garantías dentro de los plazos señalados por LA ENTIDAD, decisión que se
adoptará mediante acto motivado, dentro de los quince (15) días siguientes al vencimiento
del plazo otorgado para el efecto.
El acto de adjudicación es irrevocable y por lo tanto, obliga a La Entidad y al adjudicatario,
en la realización de los fines propuestos y contratados. Contra este acto no proceden
recursos.
En el evento en que el proponente que resulte favorecido con la adjudicación no haya hecho
las gestiones pertinentes para reunir toda la información que pueda incidir en la elaboración
de su oferta, ello no lo eximirá de la obligación de asumir las responsabilidades que le
correspondan, ni le dará derecho a reclamaciones, reembolsos o ajustes de ninguna
naturaleza.
Los proponentes no favorecidos podrán solicitar a la Secretaría General de SERVICIOS
POSTALES NACIONALES S.A., la devolución del original de la póliza que contiene la
GARANTÍA DE SERIEDAD DE SU OFERTA devolviéndola una vez perfeccionado (s) el
(los) contrato (s) que se origine(n) del presente proceso de selección.
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1.15.
DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO
En caso de que ninguna de las ofertas cumpla con los requisitos establecidos en los
presentes pliegos de condiciones, porque no se presenten ofertas, o por cualquier otra
causa que impida la selección objetiva, se declarará desierto el proceso expresando las
razones que condujeron a esta decisión.
1.16.
IMPUESTOS Y DERECHOS
El proponente adjudicatario deberá cubrir todos los impuestos y derechos con los que sea
gravado por el gobierno y todas las entidades bajo cuya jurisdicción se ejecute la
negociación, sin que tenga derecho a exigir compensación diferente a los pagos estipulados
en el presente proceso de selección.
1.17.
MONEDA DE LA OFERTA
Todos los precios de las ofertas deben ser expresados única y exclusivamente en moneda
colombiana
CAPÍTULO II
DE LA PROPUESTA
La presentación de la propuesta, comporta para cada uno de los oferentes la aceptación de
las condiciones y requisitos consignados en los pliegos de condiciones sus anexos y en las
adendas que se profieran, de la información contenida en los escritos que se surtan entre
la Entidad y los oferentes partícipes en desarrollo del presente proceso de selección y de
los términos y condiciones que se estipulen en el contrato que llegare a suscribirse, en caso
de adjudicación.
Así mismo, implica para el proponente el conocimiento de la Legislación Colombiana, el
régimen jurídico aplicable a las actividades y servicios objeto del presente proceso de
selección. Por lo tanto, la decisión de presentar o no propuesta, es exclusiva de los
interesados, derivada de su propio análisis, investigación, examen e inspección
correspondiente.
En consecuencia, el proponente será responsable por los datos, informes, documentos y
resultados que se suministren durante el proceso de selección así como de aquellos que
se entreguen durante la ejecución del contrato, que llegare a suscribirse.
El sólo hecho de la presentación de la propuesta, no obliga en forma alguna a Servicios
Postales Nacionales S.A., a aceptarla, ni confiere ningún derecho para celebrar contrato
con quienes efectivamente las presenten.
2.1. PRESENTACIÓN
Con el objeto de facilitar la correcta integración de la propuesta, su estudio y posterior
evaluación por parte de la Entidad, el proponente deberá presentar su propuesta escrita en
cualquier medio mecánico, debidamente firmada por el representante legal del proponente,
sin tachones, enmendaduras o raspaduras que hagan dudar del ofrecimiento, a menos que
se efectúe la salvedad, la cual se entiende cumplida con la firma del proponente al pie de
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la corrección, con todos sus formatos y anexos contentivos de la misma, en la forma y
orden, como se describe a continuación:
2.2. FORMA
Las propuestas deberán ser entregadas en UN (1) original y DOS (2) copias, junto con el
medio magnético (memoria USB o CD) en un formato PDF elaboradas en computador la
cual deberá contener la totalidad de la propuesta y sus anexos, en idioma español y su
contenido foliado en orden consecutivo ascendente, sin incluir hojas en blanco, con un
índice punto por punto de acuerdo con el orden establecido en los pliegos de condiciones,
anexando en cada ejemplar todos los documentos y requisitos exigidos, las cuales deberán
ser entregadas en sobres cerrados, sellados y rotulados de la siguiente forma:
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. - CONVOCATORIA PÚBLICA No. 001 DE
2015
OBJETO:
Nombre o Razón Social del proponente:
Indicar en cada sobre si contiene: ORIGINAL / COPIA 1 / COPIA 2
Dirección:
Teléfono-Fax:
Correo Electrónico:
Código Postal:
Cada propuesta deberá llevar un índice de su contenido donde se relacionen en forma clara
los documentos de la misma.
Si se advirtiere alguna diferencia entre el original de una propuesta y sus copias,
prevalecerá la información consignada en el original. De igual manera, se exige total
concordancia entre la propuesta presentada y sus anexos.
Toda tachadura o enmendadura para ser tenida en cuenta, deberá estar aclarada o
convalidada con la firma al pie de la misma, de quien suscribe la carta de presentación de
la propuesta.
En el evento de existir discrepancia entre el valor de los servicios objeto del presente
proceso de selección, expresados en números y letras, se tendrá por cierto este último.
Todos los gastos que impliquen la preparación, elaboración y presentación de la propuesta
son por cuenta y riesgo del proponente. Por lo tanto, LA ENTIDAD, no reconocerá ningún
reembolso por este concepto por ninguna causa.
No se aceptarán propuestas enviadas por correo, vía fax o entregadas en otras oficinas de
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., ni las que sean presentadas de manera
extemporánea teniendo en cuenta la hora y fecha establecida para la recepción de las
mismas, en los presentes pliegos de condiciones. ESTE REQUISITO NO SERÁ
SUBSANABLE.
2.3. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
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Si en los documentos presentados, se incorpora información confidencial o privada de
acuerdo con la Ley colombiana, deberá indicarse claramente tal circunstancia en un Anexo
a la Carta de Presentación de la Propuesta y en el documento considerado confidencial. En
caso de calificar una información como confidencial, el proponente deberá señalar cuál es
la norma legal que soporta tal calificación.
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., se reserva el derecho a revelar dicha
información a sus funcionarios y asesores, con el fin de verificar el cumplimiento de los
requisitos exigidos en los pliegos de condiciones y ante solicitud de autoridad competente.
No obstante la Entidad, sus funcionarios y asesores están obligados a mantener la
confidencialidad de dicha información.
2.4. IDIOMA
La propuesta que prepare el proponente y todos los documentos y correspondencia relativa
a ella, que intercambie el proponente y SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. deberá
redactarse en idioma Español. Cualquier información que proporcionen los proponentes,
podrá estar en otro idioma, pero acompañada de su traducción al español, la cual
prevalecerá para efectos de interpretación de las propuestas.
2.5. VALIDEZ DE LA PROPUESTA
Los proponentes deberán indicar el término dentro del cual Servicios Postales Nacionales
S.A., puede considerar válida su propuesta. Este término empezará a contarse desde la
fecha fijada para el cierre de la presente Invitación, el cual no podrá ser inferior a noventa
(90) días calendario.
En el caso, que el proponente no indique el término de validez de la propuesta, SERVICIOS
POSTALES NACIONALES S.A., la considerará valida, hasta el día de vencimiento de la
garantía de seriedad de la propuesta.
2.6. DOCUMENTOS INTEGRANTES DE LA PROPUESTA
La propuesta deberá contener la información requerida, presentada en los documentos
señalados en los pliegos de condiciones, los cuales son necesarios para su comparación y
selección objetiva.
2.6.1. DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR
Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma Castellano deberán
presentarse acompañados de una traducción oficial a dicho idioma.
Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados o apostillados
en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia, en especial en los artículos
65 y 259 del Código de Procedimiento Civil, artículo 480 del Código de Comercio y en la
Resolución 4300 del 24 de julio de 2012 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores
de Colombia.
Los gastos en los que se incurra deberán ser asumidos por el proponente.
2.6.1.1. CONSULARIZACIÓN
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De conformidad con lo previsto por el artículo 480 del Código de Comercio, “los documentos
otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el
respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o,
a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios
internacionales sobre el régimen de los poderes.”
Tratándose de sociedades, expresa además el citado artículo del Código de Comercio que
“al autenticar los documentos a que se refiere este artículo los cónsules harán constar que
existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país.
Surtido el trámite señalado en el presente numeral, estos documentos deben ser
presentados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia - Oficina de Apostilla
y Legalizaciones en Bogotá, para la correspondiente legalización de la firma del cónsul y
demás trámites pertinentes.
Sin perjuicio de lo anterior, los Proponentes podrán omitir realizar el trámite de legalización
ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, cuando la Consularización se haya
realizado ante un Cónsul de Colombia que actué en calidad de Notario, en los términos y
condiciones establecidas en la Circular No. 80 del 31 de julio de 2009 del Ministerio de
Relaciones Exteriores de Colombia.
2.6.1.2. APOSTILLE
Cuando se trate de documentos de naturaleza pública otorgados en el exterior, de
conformidad con lo previsto en la Ley 455 de 1998, no se requerirá del trámite de
Consularización, siempre que provenga de uno de los países signatarios de la Convención
de La Haya del 5 de octubre de 1961, sobre abolición del requisito de legalización para
documentos públicos extranjeros. En este caso solo será exigible la apostilla, que es la
legalización de la firma de un funcionario público cuya firma deberá estar registrada en la
base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, de conformidad con la Resolución
No. 4300 del 24 de julio de 2012.
Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma Castellano proveniente
de países signatarios de la convención de La Haya, deberán ser presentados acompañados
de una traducción a este idioma, la cual deberá ser oficial en los términos del artículo 260
del Código de Procedimiento Civil.
NOTA: Para efectos de apostillar y/o legalizar documentos, se debe seguir el procedimiento
establecido en la Resolución No. 4300 del 24 de julio de 2012 expedida por el Ministerio de
Relaciones Exteriores.
2.6.1.3. APODERADOS:
Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán presentar la oferta mediante
apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado
para presentar la oferta, suministrar la información solicitada, participar y comprometer a la
sociedad suscribir los documentos que se requieran, suscribir el contrato, así como para
representarlas judicial o extrajudicialmente.
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Deberán mantener dicho apoderado por el término de vigencia del contrato y un (01) año
más como mínimo.
NOTA: Los proponentes en todo caso deberán cumplir todos y cada uno de los requisitos
legales relacionados con la legalización, consularización o apostille; con el fin de que los
documentos otorgados en el extranjero gocen de validez y oponibilidad en Colombia y por
tanto, que puedan obrar como pruebas dentro del proceso licitatorio en los términos del
artículo 480 del Código de Comercio.
Los poderes otorgados deberán cumplir con los requisitos exigidos en el código de
procedimiento civil para la constitución de apoderados (artículo 65), así como con los
aspectos referidos a la autenticación, Consularización o apostille y traducción, establecidos
por la legislación colombiana.
Quien firme la carta de presentación de la oferta deberá acreditar que es el representante
legal del Proponente. Cuando la carta de presentación la suscriba un apoderado, se deberá
presentar el poder respectivo conforme las reglas procedimentales vigentes en Colombia.
Las personas extranjeras que participen en Consorcio o Unión Temporal podrán constituir
un solo apoderado común y, en tal caso, bastará para todos los efectos la presentación del
poder común otorgado por todos los integrantes, con los requisitos de autenticación,
Consularización y/o apostille y traducción exigidos en el Código de Comercio de Colombia,
además de los señalados en éste pliego. El poder a que se refiere este párrafo podrá
otorgarse en el mismo acto de constitución del Consorcio o Unión Temporal.
Para la acreditación de experiencia del proponente, se admitirá que las certificaciones
requeridas se presenten acompañadas mediante declaración juramentada ante notario u
otro medio notariado de su país de origen.
2.7. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
El oferente no podrá estar incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad
constitucional o legal para contratar, de conformidad con lo contemplado en la Constitución
Política, en la Ley, Decretos reglamentarios y las demás normas complementarias y
concordantes.
Con la entrega de la propuesta y la suscripción de la carta de presentación de la misma, se
entiende que el proponente manifiesta bajo la gravedad del juramento, que no se encuentra
incurso dentro de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Ley. La
presentación de la propuesta, comporta para cada uno de los oferentes la aceptación de
las condiciones y requisitos consignados en los pliegos de condiciones, en las adendas que
se profieran, de la información contenida en los escritos que se surtan entre la Entidad y los
oferentes partícipes en desarrollo del presente proceso de selección y de los términos y
condiciones que se estipulen en el contrato que llegare a suscribirse, en caso de
adjudicación.
Así mismo, implica para el proponente el conocimiento de la Legislación Colombiana, el
régimen jurídico aplicable a las actividades y servicios objeto del presente proceso de
selección. Por lo tanto, la decisión de presentar o no propuesta, es exclusiva de los
interesados, derivada de su propio análisis, investigación, examen e inspección
correspondiente.
14
En consecuencia, el proponente será responsable por los datos, informes, documentos y
resultados que se suministren durante el proceso de selección así como de aquellos que
se entreguen durante la ejecución del contrato, que llegare a suscribirse.
El sólo hecho de la presentación de la propuesta, no obliga en forma alguna a Servicios
Postales Nacionales S.A., a aceptarla, ni confiere ningún derecho para celebrar contrato
con quienes efectivamente las presenten.
CAPITULO III
REQUISITOS HABILITANTES
De conformidad con las necesidades de la entidad, se considera que las condiciones
mínimas (requisitos habilitantes) que deberán acreditar los proponentes serán la capacidad
jurídica, financiera y técnica.
Estos requisitos serán verificables por los integrantes del respectivo Comité, analizando si
los proponentes cumplen o no con los requisitos y especificaciones exigidos por la Entidad.
Servicios Postales Nacionales S.A. se reserva el derecho de verificar cualquier información
suministrada por el proponente en cualquier momento y solicitar las aclaraciones que
considere convenientes, hasta antes de la adjudicación.
3.1. CAPACIDAD JURÍDICA
Los requisitos habilitantes jurídicos se fundamentan en los requerimientos exigidos
legalmente para efectos de determinar la capacidad jurídica del proponente y futuro
contratista, encontrándose dentro de los mismos los siguientes.
3.1.1. Carta de Presentación de la Propuesta
La carta de presentación debe ser firmada por el representante legal de la persona jurídica,
o por el representante del Consorcio o Unión Temporal conformado o por poder
debidamente conferido para tal efecto con el lleno de los requisitos de Ley, según sea el
caso, de los presentes pliegos de condiciones, el cual deberá ser diligenciado de manera
obligatoria, pues de no hacerlo se rechazará la propuesta.
Deberá utilizarse el Formato Anexo suministrado en los presentes pliegos de condiciones,
el cual debe ser suscrito por el representante legal o persona legalmente autorizada para
ello, señalando la dirección comercial y de ser posible la dirección del correo electrónico,
número telefónico y fax donde se recibirá cualquier comunicación, se manifieste que
conocen y aceptan todas las especificaciones y condiciones señaladas en esta invitación y
además que no se haya incurso en prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades.
En la carta de presentación, el oferente deberá indicar cuál información de la suministrada
en su propuesta es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter.
En el mismo documento, el oferente manifestará la validez de la propuesta, de conformidad
con lo establecido en el presente capítulo.
3.1.2. Garantía de Seriedad de la Propuesta
15
Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los presentes Pliego
de condiciones, lo consignado en la propuesta, el mantenimiento de la oferta económica, la
suscripción del contrato, su contribución para la legalización y cumplimento de los requisitos
para la ejecución del mismo, el proponente deberá constituir y entregar junto con su oferta,
una garantía de seriedad de la misma, expedida por una compañía aseguradora a “FAVOR
DE ENTIDADES ESTATALES” ó una garantía bancaria establecida en Colombia,
debidamente autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia, a favor de
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. – Nit. 900062917-9, en cuantía equivalente
al diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto oficial, con una vigencia de noventa
(90) días calendario, contados a partir de la fecha límite de presentación de la propuesta.
En caso de presentarse participación de Consorcio o Unión Temporal, la garantía de
seriedad de la propuesta deberá ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal,
indicando el nombre de cada uno de sus integrantes, y suscrita por el representante legal
del mismo.
En caso de prórroga en el plazo del proceso de selección y/o adjudicación del mismo, la
garantía de seriedad se deberá ampliar por el término de dicha prórroga.
Igualmente, en caso de prórroga del plazo para la suscripción del contrato, la constitución
de las garantías o de la cancelación de los derechos de publicación, el proponente, deberá
ampliar la garantía de seriedad por el período de la prórroga, si la vigencia inicial no cubre
este nuevo término.
Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario no
cumpliere las condiciones y obligaciones establecidas en los presentes pliegos de
condiciones y en especial la de suscribir oportunamente el contrato, contribuir a la
legalización del mismo dentro del término señalado o mantener lo ofrecido en su propuesta,
la garantía de seriedad se hará efectiva a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES
S.A., a título de indemnización anticipada de perjuicios, pudiendo la Entidad recurrir a las
demás acciones civiles y penales que puedan ser instauradas.
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., devolverá, a solicitud de los proponentes no
favorecidos en el presente proceso de selección, la garantía de seriedad de la propuesta,
una vez se suscriba el respectivo contrato.
Si el oferente presenta la documentación exigida en este numeral, sin el lleno de los
requisitos exigidos, la Entidad lo requerirá para que dentro del término establecido para tal
efecto, proceda a subsanarla.
16
La no presentación del original de la garantía de seriedad junto con la oferta NO ES
SUBSANABLE y será causal de RECHAZO de la oferta.
3.1.3. Certificado de Existencia y Representación Legal del Proponente
Las personas jurídicas proponentes y aquellas que hagan parte de un consorcio o unión
temporal proponente, deben presentar el certificado de existencia y representación legal
expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal dentro de los treinta (30)
días anteriores a la fecha límite para la presentación de las propuestas, en el que conste
objeto social, facultades del representante legal, vigencia de la sociedad la cual debe ser
mínimo por el plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.
En dicho certificado debe constar que el proponente cuenta con domicilio principal, sucursal
o agencia en la ciudad sede regional.
El proponente deberá acreditar que cuenta igualmente con sucursal o agencia en otra
ciudad definida como centro operativo de la regional.
En caso de consorcio o uniones temporales se entenderá cumplido este requisito si por lo
menos uno de los miembros cuenta con domicilio principal, sucursal o agencia en la ciudad
sede regional.
En caso que el proponente no cuente con domicilio principal, sucursal o agencia en la
ciudad de sede regional, la propuesta será rechazada.
Cuando el representante legal del oferente se encuentre limitado en sus facultades para
presentar la propuesta y suscribir el contrato que resulte del presente proceso, se deberá
anexar a la oferta, copia del documento en el cual conste la decisión del órgano social
correspondiente que lo autoriza para la presentación de la propuesta y la suscripción del
contrato.
La omisión en la presentación del certificado descrito anteriormente y/o de las
autorizaciones a que haya lugar, será subsanable y en consecuencia, el proponente contará
con el término perentorio que para tal efecto señale la Secretaria General de Servicios
Postales Nacionales S.A., para aportar dichos documentos. Vencido el plazo señalado, sin
que el proponente acredite dichos documentos, la propuesta será rechazada.
Nota: Cuando en los documentos aportados que acreditan la existencia y representación
legal de la persona jurídica extranjera no cuente con toda la información requerida, podrán
adjuntar una certificación del representante legal de la sociedad extranjera con los datos
que faltan, la cual se entiende formulada bajo la gravedad de juramento.
Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma
prevista en las normas vigentes sobre la materia.
Siempre deberán cumplirse todos y cada uno de los requisitos legales relacionados con la
legalización, Consularización o apostille y traducción de documentos otorgados en el
extranjero, exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos
en el exterior y que puedan obrar como prueba, conforme a lo dispuesto en el artículo 480
del Código de Comercio de la República de Colombia y lo previsto en este Pliego de
Condiciones.
17
En el evento de la legalización de documentos emanados de autoridades de países
integrantes del Convenio de la Haya de 1961, se requerirá únicamente la Apostilla como
mecanismo de legalización, de conformidad con lo señalado en la Ley 455 de 1998.
La omisión en la presentación del certificado descrito anteriormente y/o de las
autorizaciones a que haya lugar, será subsanable y en consecuencia, el proponente contará
con el término perentorio que para tal efecto señale la Secretaría General de Servicios
Postales Nacionales S.A., para aportar dichos documentos.
Vencido el plazo señalado, sin que el proponente acredite dichos documentos, la
propuesta SERÁ RECHAZADA.
3.1.4. Acta de autorización de la Junta Directiva
El proponente deberá adjuntar cuando sea necesaria, la autorización de la Junta Directiva
o del órgano competente para presentar la oferta y suscribir el contrato en caso de resultar
adjudicado.
3.1.5. Documento de Constitución de Consorcios y Uniones Temporales
En caso que el proponente presente oferta a través de Consorcio o Unión Temporal, deberá
cumplir mínimo con lo siguiente:
a) Expresar si la participación es a título de Consorcio o Unión Temporal. Si se trata de
Unión Temporal, sus miembros deberán señalar las reglas básicas de la relación entre
ellos y su responsabilidad, los términos y extensión –actividades y porcentaje-, de su
participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin
el consentimiento previo y escrito por parte de SERVICIOS POSTALES NACIONALES
S.A.
La omisión de este señalamiento, hará que SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.,
considere la propuesta como presentada por un Consorcio.
b) En el evento en que el documento de conformación de la Unión Temporal no se exprese
el porcentaje de participación o la extensión de la responsabilidad de cada uno de sus
integrantes, si llegare el caso de aplicación de sanciones por parte de la Entidad, ésta
las impondrá por partes iguales para cada uno de sus miembros.
c)
Indicar la duración del Consorcio o de la Unión Temporal, la cual deberá considerarse
desde la fecha de cierre del presente Proceso de Convocatoria Pública hasta la fecha
de vencimiento del plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.
d) Efectuar la designación de la persona que tendrá la representación del Consorcio o de
la Unión Temporal, indicando expresamente sus facultades. El representante deberá
contar con facultades amplias y suficientes para formular la propuesta y obligar a todos
los integrantes del Consorcio o Unión Temporal al momento de suscribir el contrato
resultante. Si en el documento de conformación del Consorcio o Unión se le
imponen limitaciones al representante para formular la propuesta y éste las
excede, la propuesta SERÁ RECHAZADA.
18
e)
En el evento en que existan limitaciones estatutarias a la capacidad del representante
legal de cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, deberán aportar
autorización del órgano social competente facultándolo a participar bajo alguna de
estas dos modalidades de asociación, y a través del representante de la misma para
presentar propuesta, suscribir y ejecutar el contrato.
f)
Igualmente, deberán describir la estructura, organización y el aporte de cada una de
las empresas que conforman el Consorcio o la Unión Temporal, que destinarán para la
ejecución del contrato derivado del presente proceso.
La omisión del documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, o la
omisión de las firmas de los representantes legales de cada uno de sus miembros,
NO SON SUBSANABLES y generarán el RECHAZO DE LA PROPUESTA.
Los defectos de forma, podrán subsanarse a solicitud de la Secretaría General de
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., dentro del plazo que para tal efecto se
determine.
3.1.6. Certificación de Parafiscales
De conformidad con lo estipulado por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 de
2003 el proponente deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se
encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo en el pago de las contribuciones al Sistema Integral
de Seguridad Social –EPS, Pensiones y ARP-, así como de los Aportes Parafiscales –
SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar-, y Subsidio Familiar a que haya lugar, de
sus empleados a la fecha de cierre y en los seis (6) meses anteriores a la misma.
En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá
acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.
La certificación deberá ser suscrita por el Revisor Fiscal cuando éste exista de acuerdo con
los requerimientos de ley o por el representante legal, y en este deberá constar que se
encuentra al día a la fecha de cierre y los seis (6) meses anteriores a la misma.
Cada una de las personas jurídicas, miembros de un Consorcio o Unión Temporal en forma
independiente, deberán anexar esta certificación. Esta certificación igualmente deberá
anexarse al momento de suscribir el contrato, mensualmente, durante la ejecución del
contrato y hasta su liquidación.
Para el efecto, el proponente puede tener en cuenta el formato anexo que hace parte
de estos pliegos de condiciones.
3.1.7. Verificación responsables fiscales, antecedentes disciplinarios y judiciales.
El proponente, deberá allegar el Certificado vigente expedido por la Contraloría General de
la República, tanto de la persona jurídica como de su representante legal, de no hallarse
reportado en el último Informe o Boletín de Responsables Fiscales publicado por esa
Entidad, con base en lo ordenado por la Ley 610 de 2000. De encontrarse reportado se
rechazará la propuesta.
19
Así mismo el proponente, deberá allegar en su oferta el certificado de antecedentes
disciplinarios de la persona jurídica y del represente legal, Expedido por la Procuraduría
General de la Nación, así como el Certificado de Antecedentes Expedido por la Policía
Nacional.
Cuando el proponente no allegue con su oferta estos documentos, SERVICIOS POSTALES
NACIONALES S.A., procederá a verificar dicha información.
Tratándose de proponentes extranjeros sin domicilio o sin sucursal en Colombia, deberán
declarar que no son responsables fiscal o disciplinariamente por actividades ejercidas en
Colombia en el pasado, de conformidad con lo previsto en el numeral 4 del artículo 38 de
la ley 734 de 2002, en concordancia con el artículo 60 de la ley 610 de 2000 y que no tienen
sanciones vigentes en Colombia que implique inhabilidad para contratar con el Estado.
3.1.8. Certificación de Composición de Socios o Accionistas.
El proponente deberá allegar un certificado suscrito por el representante legal en el que
se relacione los socios y o accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente el
cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, cuando esta
información no conste en el certificado de existencia o representación expedido por la
Cámara de Comercio. La certificación debe tener corte de la información en un término no
superior a treinta días de la fecha de presentación de la propuesta. De cada accionista se
debe incluir: Nombre o razón social, identificación y porcentaje de participación, siempre y
cuando esta sea igual o superior al cinco por ciento (5%).
3.1.9. Identificación tributaria:
Las personas jurídicas proponentes o miembros de un consorcio o unión temporal, deberán
adjuntar a su propuesta fotocopia del Registro Único Tributario actualizado de conformidad
con la normatividad vigente.
Las personas jurídicas proponentes y aquellas que hagan parte de un Consorcio o Unión
Temporal proponente colombianas y/o extranjeras con domicilio o sucursal en Colombia y
cuando se trate de Consorcio o Unión Temporal que por lo menos uno (1) de sus integrantes
tenga su domicilio y/o sucursal en Colombia y aspiren celebrar el contrato que se derive del
presente proceso contractual, deben presentar fotocopia del RUT (Registro Único
Tributario).
La sociedad extranjera que resulte favorecida con la presente contratación, deberá
presentar el Registro Único Tributario exigido por las autoridades colombianas al momento
de suscribir el contrato. La sociedad extranjera que se presente en unión temporal o
consorcio con una empresa nacional, deberá presentar el RUT correspondiente al momento
de suscribir el contrato.
Si se presenta en unión temporal o consorcio deberá solicitar el RUT para efectos de la
suscripción del contrato.
3.1.10. Micro, pequeñas y medianas empresas – MIPYMES-
20
La condición de micro, pequeñas y medianas empresas se verificará conforme la
información del Registro Único de Proponentes RUP.
3.1.11. Acuerdo de seguridad y confidencialidad con proveedores.
El proponente deberá presentar la declaración de origen de fondos y bienes firmada por el
representante legal de la persona jurídica, o por el representante del Consorcio o Unión
Temporal conformado, o por poder debidamente conferido para tal efecto con el lleno de
los requisitos de Ley, según sea el caso, de conformidad con el Anexo correspondiente de
los presentes pliegos de condiciones.
En el anexo de acuerdo de seguridad y confidencialidad con proveedores y declaración de
origen de fondos y bienes el oferente deberá especificar el origen de los fondos o recursos,
y los bienes y servicios que se ofertarán directamente a Servicios Postales Nacionales S.A.
3.1.12. Certificado de Inscripción en el Registro Único de Proponentes- RUP.
El Proponente y todos los integrantes del consorcio o unión temporal deben presentar con
su propuesta el certificado de Registro Único de Proponentes (RUP) expedido por la
Cámara de Comercio dentro de los treinta (30) días anteriores a la fecha límite para la
presentación de las propuestas, el cual se debe encontrar vigente y en firme al cierre del
presente proceso.
La entidad requiere que se demuestre en la propuesta estar clasificado como se indica a
continuación, en caso de consorcios o uniones temporales necesariamente uno de los
integrantes debe estar inscrito y clasificado de la siguiente manera.
Grupo
Segmento
Familia
Servicios
81 – Servicios basados en 11 – Servicios
ingeniería, investigación y informáticos
tecnología
Grupo
Segmento
Familia
Servicios
81 – Servicios basados en 11 – Servicios
ingeniería, investigación y informáticos
tecnología
Clase
15 – Ingeniería de software o
hardware
Clase
18 – Servicios de sistemas y
administración
de
componentes de sistemas
La obligación de presentar el RUP no aplica para personas jurídicas extranjeras, salvo que
participen sucursales de éstas legalmente constituidas en Colombia, caso en el cual
deberán presentar el registro.
El Comité Jurídico verificará con base en el Registro Único de Proponentes que el oferente
no presente la inhabilidad por incumplimiento reiterado del contratista, de conformidad con
la normatividad vigente, registrada con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley en
mención.
La omisión en la presentación del certificado descrito anteriormente será subsanable y en
consecuencia, el proponente contará con el término perentorio que para tal efecto señale
la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., para aportar dicho documento.
Vencido el plazo señalado, sin que el proponente acredite dichos documentos, la propuesta
SERÁ RECHAZADA.
21
3.2. DOCUMENTOS DE CARÁCTER FINANCIERO
La capacidad financiera será objeto de verificación pero no de ponderación. No obstante,
la propuesta será rechazada si no cumple con los parámetros mínimos.
El Comité Financiero verificará con base en los documentos presentados por el proponente
con su propuesta, cumplimiento de los requerimientos financieros exigidos en el pliego de
condiciones.
El proponente deberá aportar el Registro Único de Proponentes RUP, vigente, en firme y
actualizado al cierre del presente proceso, con información financiera a diciembre 31 de
2013
De igual forma el proponente deberá presentar los siguientes documentos en forma legible:
1.
Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias a Diciembre 31 de 2013,
debidamente firmados por el contador, revisor fiscal (para las empresas que estén
obligadas) y el representante legal de la empresa. Los estados financieros deben estar
acompañados de sus respectivas notas.
2. Certificado de vigencia y Antecedentes Disciplinarios del contador y revisor fiscal,
expedido por la Junta Central de Contadores, con fecha no mayor a noventa (90) días
calendario, anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de contratación.
NO SE ADMITIRÁN BALANCES DE PRUEBA
Si la oferta es presentada en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de sus integrantes
deberá presentar en forma independiente, los documentos de carácter financiero señalados
con anterioridad.
En caso de no incluirse en la propuesta el RUP o Balance General y Estado de Pérdidas y
Ganancias a Diciembre 31 de 2013, en las condiciones señaladas se dará la oportunidad
de subsanar dentro del término que para tal efecto establezca la entidad. De no hacerlo, la
oferta será RECHAZADA.
La Entidad verificará con base en el RUP o en el Balance General y Estado de Pérdidas y
Ganancias a Diciembre 31 de 2013 presentado, que el proponente CUMPLA con los
siguientes requisitos mínimos:
No.
1
2
3
4
INDICADOR
PATRIMONIO
DESCRIPCIÓN
CALIFICACIÓN
Mayor o igual al 30% del
presupuesto
INDICE DE LIQUIDEZ : ( Activo Cte / Mayor o Igual a 1.25
Pasivo Cte)
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO:
Menor o Igual al 70%
( Pasivo Total / Activo Total )
CAPITAL DE TRABAJO:
Mayor o igual al 30% del
( Activo Corriente-Pasivo Corriente)
presupuesto
22
5
EBITDA
Mayor o igual al 20% del
presupuesto
Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada.
3.3. REQUISITOS TECNICOS HABILITANTES:
3.3.1 Características y condiciones técnicas:
Este aspecto no dará lugar a calificación con puntaje, pero su verificación implicará valorar
con CUMPLE o NO CUMPLE y en consecuencia considerar o no habilitada la propuesta
desde el punto de vista técnico para participar en el proceso de selección objeto del
presente proceso o admisible y como tal merecedora de la observación CUMPLE. Si la
verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada.
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
Los Requerimientos Técnicos Mínimos establecidos a continuación son habilitadores de la
propuesta y permiten que la misma sea tenida en cuenta en el proceso de evaluación, se
deben incluir y cumplir en su totalidad. Su no cumplimiento o la ausencia de todos o algunos
los documentos, certificaciones e información relacionada en el presente capítulo junto con
la propuesta, no es SUBSANABLE y generará su RECHAZO.
Documentos de Carácter Técnico
Experiencia acreditada del proponente
El proponente deberá presentar máximo tres (3) certificaciones de contratos ejecutados con
entidades públicas o privadas, cuyo objeto, obligaciones, alcance o condiciones sea el servicio
de ingeniería de software o hardware y/o servicios de sistemas y administración de componentes
de sistemas y/o servicios similares y cuya sumatoria sea por lo menos el 40% del
PRESUPUESTO OFICIAL.
Nota: Estas tres (3) certificaciones deberán estar registradas en el Registro Único de
Proponentes. Si solo se presentan 1 o 2 certificaciones estas deberán estar registradas en el
Registro Único de Proponentes.
Nota: Para efectos de la verificación de contratos ejecutados, podrá demostrarse con copia de
los contratos o sus respectivas actas de liquidación o de recibo a satisfacción, siempre que en
ellos conste el día, mes y año de iniciación y terminación de los mismos, empresa contratante,
objeto del contrato, monto y cuantía total del contrato ejecutado. Las certificaciones deberán
incluir la manifestación de calidad de servicio prestado por parte de los clientes.
Cuando se trate de acreditar la experiencia aquí requerida a través de la participación del
proponente o uno de sus miembros, en consorcios o uniones temporales, la certificación deberá
indicar clara y expresamente el nombre de los miembros del consorcio o la unión temporal y el
porcentaje de participación de cada uno de ellos en dicho contrato. El porcentaje allí acreditado
será la sumatoria para verificar el cumplimiento del porcentaje aquí solicitado.
23
Se podrá presentar una sola certificación que cumpla con el total de la experiencia requerida en
este numeral.
La propuesta que no acredite la experiencia mínima requerida, será rechazada técnicamente.
LA ENTIDAD convertirá el valor del presupuesto oficial del presente procedimiento de selección
así como el valor de los contratos certificados en cada año a S.M.M.L.V. (salarios mínimos
mensuales legales vigentes) del año de su suscripción.
Para la conversión a S.M.M.L.V., se utilizará la siguiente tabla:
AÑO
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
S.M.M.L.V.($)
461.500
496.900
515.000
532.500
566.700
589.500
616.000
644.500
Para el caso de presentar las certificaciones para acreditar la experiencia en moneda extranjera,
se hará la respectiva conversión a pesos colombianos de acuerdo con la TRM (Tasa
representativa del mercado) a la fecha de la presentación de la propuesta.
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., podrá verificar y solicitar ampliación de lo
manifestado por el proponente.
Inscripción de Personas Extranjeras: Las personas naturales extranjeras con domicilio en
el país y las personas jurídicas privadas extranjeras que tengan establecida sucursal en
Colombia deberán estar inscritas en el Registro Único de Proponentes para poder participar
en este proceso de selección, de conformidad con lo establecido en el pliego de
condiciones.
3.2. Características técnicas del equipo y de la solución
Serán requisitos técnicos habilitantes los establecidos en los numerales 3.2.1. y 3.3.3.
Para tal efecto el proponente deberá allegar fichas técnicas, manuales de usuario, permisos
de acceso y claves de acceso a URL de la solución, donde se verificará las características
solicitadas.
Así mismo, el proponente deberá ofertar como mínimo la cantidad de dispositivos
establecida en el numeral 7.1. oferta económica; será requisito habilitante ofertar como
mínimo dicha cantidad.
Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada.
24
CARACTERISTICAS Y CONDICIONES TÉCNICAS MÍNIMAS
3.2.1 DISPOSITIVOS MÓVILES
Se requiere que el dispositivo móvil ofertado cumpla con las siguientes características
técnicas mínimas:
COMPONENTES
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS MÍNIMAS SOLICITADAS POR 472
CPU
Mínimo 800MHz, Dual Core
Sistema Operativo
Microsoft® Windows Embedded Handheld 6.5 o Superior. Android
4.1.2.X o superior
Memoria RAM
Memoria Flash
Mínimo 512 MB
Mínimo 1 GB.
Ranura de expansión
Ranura de expansión de memoria, con soporte para tarjetas Micro SD
hasta 32GB. Incluir tarjeta Micro SD 8GB
Pantalla Táctil
Pantalla mínimo XVGA a Color, de mínimo 3.5''.
Sensor de Luz Ambiental
Sensor de luz ambiente con ajuste automático de brillo de pantalla
Teclado
Touch
Iluminación de pantalla
LED retroiluminado
Escáner
Lector de código de barras nativo en 1D y reconocimiento de código
2D por lector o cámara.
Cámara
Resolución mínimo de 5 Megapíxeles con Flash y Autofocus.
GPS
GPS integrado, y asistido, para los casos en los que haya poca
recepción de satélites por temas climáticos o por construcciones
civiles altas.
Red Inalámbrica PAN
Bluetooth® Clase II, Version 2.1+EDR.
Red WLAN
IEEE®802.11 a/b/g/n Dual Band
25
Seguridad WLAN
Security: Wi-Fi Certified for WPA and WPA2,WAPI Certified,
Authentication: 802.11, Enterprice: WEP (40 or 104 bit), AES, TKIP
Red WWAN
4G LTE con las bandas y frecuencias abiertas para operar en
Colombia.
Antena WWAN
INTERNA; Sin protuberancias sobre la carcaza del equipo
Peso
Menor a 600 gr con Batería Extendida
Temperatura
funcionamiento
de
¨-10°C to +50° C como mínimo
Tolerancia a Humedad
Hasta 85%, sin condensación
Voz y Audio
Micrófono, Auricular y Altavoz. Soporte para: VoIP, Speech
recognition, Push to talk (PTT), Audiphones Bluetooth.
Tipo de Sellado IP
Mínimo: IP67
Especificación
caídas
sobre Mínimo: 150 caídas a 0.5 m, a cualquier temperatura dentro del rango
de operación.
Batería
Batería extendida recargable de ión de litio , mínimo 4200 mAh
Periféricos y Accesorios
Cargador, protector de pantalla de fibra de vidrio, protector de
carcaza.
Para tal efecto se debe anexar la ficha técnica del equipo ofertado y la manifestación de
entrega de los periféricos y accesorios.
3.3. SERVICIO
Los componentes del servicio son los que a continuación se detallan.
3.3.1 NTERFAZ CON SISTEMA DE INFORMACION POSTAL – SIPOST
La solución debe incluir las integraciones necesarias con el sistema de información postal
de SPN de manera gráfica amigable, ágil y de fácil uso
La solución del proponente debe estar diseñada para realizar intercambio de información
con los sistemas de 4-72 de forma unitaria o masiva sin afectar el correcto funcionamiento
de la solución a ofertar, usando protocolos de comunicaciones estándar y abiertos, e
26
implementando esquemas de autenticación y/o autorización para permitir el acceso a los
servicios solamente a usuarios autorizados.
La sincronización de la información debe realizarse a través de un canal ofrecido dentro de
la solución el cual debe garantizar el óptimo uso de la aplicación, el correcto flujo de datos
y la confidencialidad e integridad de la información.
Se debe manejar la trazabilidad de los mensajes tanto recibidos como enviados con el
sistema de información postal de SPN para efectos de auditabilidad
3.3.2. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
El proveedor deberá realizar los respectivos mantenimientos preventivos y correctivos
durante el tiempo que dure el contrato en los centros operativos regionales seleccionados
(entiéndase como centro regional la ciudad principal en cada una de ellas).
3.3.3. SOLUCIÓN, CONECTIVIDAD Y TRANSMISIÓN DE DATOS (PLAN DE DATOS)
Se requiere una aplicación robusta y de fácil uso que cuente con las siguientes
características:
A. SOLUCIÓN
 Disposición de servidor o servidores, alojados en un centro de datos propios o
contratados por el proveedor que garantice la disponibilidad exigida por la solución.
 El proveedor deberá manifestar que la solución tiene la capacidad de integrarse con los
sistemas de información con los que cuenta SPN.
 Liquidación y digitalización de las entregas de los envíos en tiempo real.
 Recepción en tiempo real de datos.
 Control y monitoreo centralizado de carteros.
 Visualización y ubicación geográfica de cada dispositivo.
 Control de horario sobre entregas y carteros.
 Cálculo de tiempos de desplazamiento entre puntos.
 Control de duración de estadía de un cartero en un cliente.
 Reportes (eficiencia y eficacia), indicadores y gráficas.
 Control y administración sobre el dispositivo y aplicaciones.
 Búsqueda de envió por lectura de código de barras o manera manual
 Captura y reconocimiento de código de barras de la guía para almacenamiento de
prueba de entrega.
 Identificación de equipos apagados o fuera de cobertura.
 Soporte integral sobre la solución ofrecida (dispositivos, canales, aplicativos, servidores,
seguridad, interfaz, integraciones).
 Manejo de geo cercas
 Detalle de estado de cada envío con notificaciones de visitas no exitosas
 Mensajería instantánea al cartero
 Indicadores e informes de control y monitoreo
 Confirmación de visita con imagen o firma en el dispositivo
27
 Escaneo de guías o formatos de gestión final.
 Respaldo y recuperacion de los archivos y datos a copias de seguridad garantizando la
disponibilidad de la información en caso de fallas en la plataforma del proveedor
 Deberá contar con mecanismos de contingencia que permitan la correcta actualización
del dispositivo móvil con el backend de la solución, y este a su vez con el sistema de
información de 4-72 ya sea en línea o en batch.
 Almacenamiento local cuando no haya conectividad
 Elaboración de encuestas y calificación de clientes satisfechos en el dispositivo móvil.
 Captura de fotografía.
 Disponibilidad de la solución 7x24
 Permitir crecimiento en la capacidad de la solución de acuerdo a las necesidades de
SPN
 Entrega de manuales de usuario y administración de la solución
 Entregar un respaldo de la información almacenada a la finalización del contrato
 Firma digital
B. CONECTIVIDAD Y TRANSMISIÓN DE DATOS (PLAN DE DATOS)
 La tecnología de transmisión de datos debe ser 4G LTE
 Plan de datos ilimitado para todos los dispositivos móviles en operación.
 La conexión con el sistema postal de SPN debe ser a través de VPN SSL.
Deben tenerse en cuenta las siguientes características mínimas del sistema y los
dispositivos móviles:





WiFi 902.11 a/b//g/n 2.4 G+5GHz, VHT80
Geolocaizacion GPS, GPRS
WPAN Bluetooth, ver 4.0
Conexion por cable Micro usb
Certificados digitales TBC
SOPORTE MESA DE AYUDA
a. El proveedor debe solucionar los problemas presentados en el uso de la aplicación y/o
conectividad y transmisión de datos y voz en un tiempo no superior a 24 horas después
de la notificación y realizar la devolución del equipo reparado en un plazo no mayor a
dos (2) días hábiles.
b. Prestar el servicio de mesa de ayuda teniendo en cuenta las siguientes características
generales:
 Medios de contacto telefónico, correo electrónico y chat.
 La mesa de servicio debe incluir capacitación a nivel 1 de SPN; incluir asistencia técnica
de Nivel 2 en sitio durante los primeros cuatro meses a partir de la salida a producción,
en los horarios acordados con SPN y Nivel 3 prestado por el proveedor según necesidad
y con base a los ANS acordados dentro de las partes.
 El horario de atención del nivel 2 debe ser 6x12 (lunes a sábado de 6:00 am a 6:00pm y
disponibilidad en temporadas por solicitud de SPN).
28
c. El proveedor deberá presentar al inicio del contrato el esquema de atención de la mesa
de ayuda en la que se incluya:
 Tiempos de respuesta para cada nivel.
 Flujo de atención de llamados (ejemplo: apertura de falla, inicio de atención, solución del
problema, confirmación, cierre del llamado, entre otros.)
 Esquema de escalamientos.
 Caracterización de fallas (Datos, aplicación, comunicaciones entre otros) y tiempos de
referencia para solucionarlos.
 Esquemas de involucramiento (ejemplo: notificación a Dirección de Operaciones) y
notificaciones y seguimiento al cliente, dependiendo de la criticidad de la falla.
 Metodología para seguimiento de requerimientos y procedimientos de soporte.
 Esquema de capitalización de conocimientos.
 Manejo de quejas.
 Registro de transacciones, llamadas y trazabilidad de quejas e incidentes.
 Software implementado.
 Criticidad de llamados (ejemplo: Alto: solución no disponible para más de x usuarios,
media).
d. En el acta de inicio se definirán los ANS, además de los establecidos en este documento,
los cuales deben ser cumplidos a cabalidad por parte del proveedor.
Es de aclarar que una vez el supervisor del contrato restablezca que las condiciones están
dadas (dispositivos móviles, interfaz y capacitación) se iniciará la prestación total del
servicio con el plan de datos por un año. El valor del servicio se cancelará mensualmente
e incluye lo descrito en el numeral 6.2 (6.2.1, 6.2.2, 6.2.3, y 6.2.4), lo cual indica que el costo
de la interfaz deberá incluirse proporcionalmente en dicha mensualidad
.
Durante la etapa previa a la ejecución del servicio el proveedor deberá disponer del equipo
de trabajo necesario en las instalaciones de SPN para garantizar el éxito del proyecto.
Servicios Postales Nacionales S.A., se reserva el derecho de verificar cualquier información
suministrada por el proponente en cualquier momento y solicitar las aclaraciones que
considere convenientes
CAPÍTULO IV
VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
La Empresa verificará y evaluará las propuestas presentadas oportunamente, conforme a
los criterios y factores de selección contemplados en los presentes pliegos de condiciones,
con estricta sujeción y cumplimiento a las disposiciones que la rigen con el fin de realizar la
escogencia más favorable, así como la realización oportuna y efectiva de los fines de la
misma.
29
FACTOR DE VERIFICACIÓN
Verificación Jurídica
Verificación Financiera
Verificación de los Requerimientos Técnicos Mínimos
RESULTADO
Habilitadora si es ADMISIBLE
Habilitadora si es ADMISIBLE
Habilitadora si es ADMISIBLE
4.1 VERIFICACIÓN JURÍDICA
La Evaluación Jurídica no tiene ponderación alguna y busca determinar si la propuesta
cumple los requerimientos de los presentes Pliegos de Condiciones la cual se efectuará
sobre los documentos de contenido jurídico objeto de verificación, de acuerdo con los
criterios establecidos para cada uno de ellos. De su análisis se concluirá si la propuesta es
ADMISIBLE ó RECHAZADA.
4.2 VERIFICACIÓN FINANCIERA
La capacidad financiera será objeto de verificación pero no de ponderación. No obstante,
la propuesta será rechazada si no cumple con los parámetros mínimos, establecidos en los
pliegos de condiciones.
4.3 VERIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS.
Todos los requerimientos técnicos mínimos deben cumplirse totalmente. Del análisis se
concluirá si la propuesta es ADMISIBLE ó RECHAZADA.
FAVOR TENER EN CUENTA:
Las ofertas que no superen la verificación de los Requerimientos Técnicos Mínimos, no
serán sometidas a la verificación jurídica y/o verificación financiera y por consiguiente la
propuesta será RECHAZADA.
Los Comités encargados de realizar la evaluación efectuarán su labor de forma
concomitante e independiente.
Si los Comités, al realizar su labor encuentran que deben realizar un requerimiento a algún
proponente, lo deberán hacer a través de la Secretaría General que es la única dependencia
que puede requerir a los proponentes en temas relacionados con la oferta.
No se tendrán en cuenta aclaraciones o explicaciones que no hayan sido solicitadas por la
Secretaría General.
El proponente deberá dar respuesta escrita a esos requerimientos dentro del plazo que para
el efecto le otorgue la Secretaría General, bajo el entendido que tales aclaraciones y
explicaciones no constituyen modificaciones a los aspectos objetivos de comparación de
las propuestas, ni sirven para completar, adicionar, modificar o mejorar las mismas, salvo
en lo relacionado con la corrección de la garantía de seriedad de la propuesta.
4.4 FACTORES DE SELECCIÒN:
30
Los proponentes que obtengan tanto en la verificación jurídica, en la financiera y en la
verificación de los requisitos técnicos mínimos el criterio de ADMISIBLE serán tenidos en
cuenta para la evaluación sobre una asignación de Cien (100) puntos como máximo.
Los proponentes que obtengan en cada uno de los factores jurídicos, financieros y técnicos
mínimos el criterio de ADMISIBLE, serán tenidos en cuenta para la calificación de la
propuesta, la cual determinará el ORDEN DE ELIGIBILIDAD.
El orden de elegibilidad de las propuestas se determinará sobre una asignación máxima de
CIEN PUNTOS (100) puntos que estarán distribuidos así:
NUMERAL
4.4.1
4.4.2.
4.4.3.
4.4.4
CRITERIO
OFERTA ECONÓMICA
EXPERIENCIA DE LA SOLUCIÓN
VALORES AGREGADOS
TIEMPO DE ENTREGA DE LOS
DISPOSITIVOS
TOTAL
PUNTAJE
40
20
35
5
100
4.4.1. OFERTA ECONÓMICA (máximo 40 puntos)
El proponente deberá presentar completamente diligenciado el Formato “OFERTA
ECONÓMICA”. En dicho formato se indicará lo siguiente:

Nombre del dispositivo móvil, cantidad de equipos, valor unitario y valor total.
Del total de los equipos ofertados se dejará un 5% en stock para contingencias. El 95%
restante de equipos deberán tener el servicio a un año;

Valor del servicio por unidad de equipo, total mensual y total anual; el servicio
ofertado no incluirá el 5% de los equipos en stock.
La oferta económica debe presentarse en moneda legal colombiana e incluir el valor del
IVA, si el OFERENTE no lo discrimina, la entidad lo considerará INCLUIDO en el valor total
de la misma y así lo aceptará el OFERENTE. Las condiciones de la oferta deberán
mantenerse durante la vigencia del contrato. De acuerdo al estudio de mercado la oferta
mínima de dispositivos es de 503 y de servicios de 478.
Son a cargo del adjudicatario, el pago de los derechos, impuestos, tasas, y otros conceptos
que genere el contrato.
La oferta económica comprenderá todos los gastos y costos directos e indirectos en que EL
PROVEEDOR incurrirá para cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, tales como
salarios, horas extras, recargos nocturnos, prestaciones sociales, costos operativos,
utilidad del PROVEEDOR que pueda generar durante toda la vigencia del contrato que
llegaré a suscribirse.
Se aplicará la siguiente fórmula para la calificación de los oferentes:
Número de equipos ofrecidos por proveedor a evaluar x 40
31
Número máximo de equipos ofertados
Si sólo hay una oferta admitida, la misma obtendrá el máximo puntaje en este factor.
4.4.2. EXPERIENCIA DE LA SOLUCIÓN (máximo 20 puntos)
Cada proponente podrá certificar experiencia en el uso de la aplicación en la industria en la que
se encuentra Servicios Postales Nacionales de acuerdo con el número de usuarios que la han
utilizado, para tal efecto anexará un máximo de tres (3) certificaciones:
Número de usuarios
Puntaje
Entre 1 y 500
4
Entre 501 y 1.000
8
Entre 1.001 y 1.499
12
1.500 en adelante
20
4.4.3. VALORES AGREGADOS (MÁXIMO 35 PUNTOS)
Cada proponente podrá ofrecer de manera adicional y sin ningún costo para Servicios Postales
Nacionales S.A., los siguientes valores agregados:
4.4.3.1 Accesorios adicionales de dispositivos móviles (Máximo 20 Puntos)
4.4.3.1.1
Baterías extendidas adicionales (máximo 10 puntos)
Número de baterías
extendidas adicionales
Puntaje
> 40
10
31 a 39
5
21
30
3
4.4.3.1.2. Granja para baterías extendidas (máximo 10 puntos)
32
Número de granjas
adicionales
Puntaje
> 10
10
De 8 a 10
5
De 5 a 7
3
4.4.3.2. Servicios o módulos adicionales de la solución (Máximo 15 Puntos)
Cada proponente podrá ofrecer de manera adicional y sin ningún costo para Servicios
Postales Nacionales S.A., servicios adicionales que preste la solución, concordantes con el
objeto de esta convocatoria, para lo cual deberá entregar diligenciado el formato con la
firma del Representante legal, como compromiso del cumplimiento del presente ítem.
Para la verificación de que la aplicación cuenta con dichos servicios actualmente, deberá
allegar adjunto al formato el manual del usuario y usuarios con clave para acceder
directamente por parte de 4-72 a la aplicación.
Número de servicios
o módulos
adicionales
Puntaje
6 o más
15
5
10
4
7
3
3
4.4.4. Tiempos de entrega de equipos (Máximo 5 Puntos)
Este ítem se calculará de acuerdo a la siguiente tabla, para lo cual deberá entregar el formato
con la firma del Representante legal, como compromiso del cumplimiento del presente ítem.
Número de días de entrega
de dispositivos
Puntaje
45 días o menos
5
Entre 46 y 60 días
3
33
4.5 CAUSALES DE RECHAZO
Será motivo para rechazar una propuesta, la ocurrencia de cualquiera de los siguientes
eventos:
a) Cuando en las sociedades distintas de las anónimas abiertas, el representante legal o
cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o
segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una
sociedad que formalmente haya presentado propuesta al mismo proceso de selección.
b) Cuando LA ENTIDAD descubra o compruebe falta de veracidad en la documentación
presentada o en la información entregada en los anexos técnicos para esta convocatoria.
c) Que los servicios ofrecidos en la propuesta no cumplan con las exigencias técnicas en
este pliego
d) Cuando el proponente presente más de una propuesta para este mismo proceso, como
representante de persona jurídica o como persona natural o integrante de consorcio o
unión temporal o presente propuestas alternativas o parciales.
e) Cuando no se presente con la propuesta alguno de los siguientes documentos:
I. Oferta Económica
II. Garantía de Seriedad
f) La no inscripción del Proponente a la fecha de cierre de este proceso de selección en el
RUP, así como la no firmeza de la inscripción y de la información contenida en el
certificado a la fecha de cierre.
g) Cuando el oferente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad e
incompatibilidad para contratar establecidas en la Constitución o en la ley.
h) Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para
obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas
en este pliego de condiciones.
i) En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, no anexar el documento que los
constituye o cuando no estén suscritos por los integrantes de los mismos.
j) Cuando el Valor Ofertado, exceda el Valor Total del Presupuesto Oficial.
k) Cuando el oferente haya sido declarado responsable en proceso fiscal o cuando
aparezca en el boletín de la Contraloría General de la República como responsable
fiscal.
l) Cuando no allegue la información solicitada por la entidad, con el fin de aclarar su
propuesta en el tiempo que se fije para ello, o hacerlo en forma incompleta o
extemporánea, sobre documentos objeto de evaluación y calificación o que sean
requisito de participación o verificación por parte de la entidad.
m) Cuando le sobrevengan al oferente o uno de los miembros del consorcio o de la unión
temporal, circunstancias que impidan legalmente adjudicarle el contrato.
n) Cuando el oferente omita cotizar uno de los ítems requeridos.
o) Cuando en los procesos de selección, el proponente incluya dentro de su oferta o
propuesta, varios valores o precios dentro de la misma propuesta, u omita la
presentación o distinción del valor de la propuesta ofrecida; tornando la misma ambigua.
p) Cuando la propuesta sea evaluada con NO CUMPLE en el factor jurídico, financiero o de
requisitos técnicos mínimos.
q) Cuando se hubiere presentado después de la fecha y hora exacta señalada en el
presente invitación para el cierre.
r) Cuando la Empresa, el administrador o algunos de los socios, (sean principal o suplente),
de los proponentes, resulten incluidos en listas de control definidas por Servicios
34
Postales Nacionales S.A. tales como la ONU y OFAC, toda vez que con la presentación
de la propuesta, y en la carta de presentación que suscriba el Representante Legal, se
deberá certificar a la Empresa que sus recursos no provienen, ni se destinan a
actividades de lavado de activos ni financiación del terrorismo.
s) Cuando un proponente o integrante del consorcio o unión temporal hubiere celebrado
contrato con Servicios Postales Nacionales, cuyo objeto sea similar al de este proceso
de selección y hubiere cedido el contrato por razones de índole operativo y/o que
afectaran la ejecución del contrato.
t) Las demás contempladas en la Constitución Política, en las Leyes y en los presentes
Pliegos de condiciones.
u) Cuando el proponente se presente a más de una regional.
4.6. PROCEDIMIENTO EN CASO DE EMPATE
Si realizada la sumatoria de la totalidad de los puntajes obtenidos en cada una de las
evaluaciones (técnica y económica), se presenta un empate entre dos o más proponentes,
se procederá a la definición de un ganador teniendo en cuenta el siguiente orden de
prioridad:
1. La Entidad Estatal escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el primero
de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de
condiciones del Proceso de Contratación.
2. Si persiste el empate, escogerá al oferente que tenga el mayor puntaje en el
segundo de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de
condiciones del Proceso de Contratación y así sucesivamente hasta agotar la
totalidad de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de
condiciones.
Si persiste el empate, la Entidad Estatal debe utilizar las siguientes reglas de forma sucesiva
y excluyente para seleccionar el oferente favorecido:
1. Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o
servicios extranjeros.
2. Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional.
3. Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de
sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme
nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%);
(b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia
acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o
representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del
Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura.
35
4. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones
establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está
en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta es
presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el
integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está
en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una
participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión
Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento
(25%) de la experiencia acreditada en la oferta.
5. Si subsiste el empate, se procederá a elegir el ganador mediante sorteo en la
audiencia pública y para el efecto los representantes legales (o sus delegados) de
las propuestas empatadas, escogerán las balotas y se adjudicará a aquel que
obtenga el número mayor.
4.7 DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO.
Servicios Postales Nacionales S.A. declarará desierto el presente proceso de selección al
vencimiento del plazo previsto para adjudicar, cuando entre las propuestas presentadas no
se logre adjudicar a ninguna el contrato ofrecido, ya sea porque las propuestas no cumplan
con las condiciones para ser adjudicatarias, porque no se presenten ofertas, o por cualquier
otra causa que impida la selección objetiva. La declaratoria desierta del proceso se hará
mediante acto motivado, el cual se notificará a los proponentes en la audiencia de
adjudicación.
CAPITULO V
DEL CONTRATO
5.1.
FIRMA Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO
EL proponente favorecido con la adjudicación del contrato debe suscribir el contrato,
legalizarlo y publicarlo dentro del plazo que le de SERVICIOS POSTALES NACIONALES
S.A., en la comunicación en la cual le informe que el mismo se encuentra listo para su firma.
Cuando el adjudicatario no cumpla con lo anterior o no allegue los documentos
mencionados en el siguiente numeral para la celebración del contrato, SERVICIOS
POSTALES NACIONALES S.A., procederá a hacer efectiva la garantía de seriedad de la
propuesta, sin perjuicio de las acciones judiciales conducentes a resarcir los perjuicios que
haya sufrido y no estén cubiertos por dicha garantía y procederá a adjudicar el contrato a
los proponentes que sigan en orden de elegibilidad.
5.2. DOCUMENTOS DEL CONTRATO
Forman parte del contrato los siguientes documentos, entendiéndose que todos son
complementarios, y que cualquier estipulación que aparezca en uno de ellos regirá para
todos:
Los pliegos de la Invitación, sus adendas y anexos.
La Propuesta y sus aclaraciones.
La comunicación de selección de la oferta.
Las modificaciones que sean acordadas entre SERVICIOS POSTALES NACIONALES
S.A., y el Contratista en desarrollo del contrato.
36
En caso de discrepancia entre los diferentes documentos, se atenderá lo dispuesto en ellos
en el siguiente orden: El contrato y sus modificaciones, la comunicación de aceptación de
la propuesta, los Pliego de condiciones, sus adendas, la propuesta y sus aclaraciones y los
demás documentos mencionados.
5.3 VALOR DEL CONTRATO
El valor del contrato será el que esté ofrecido en la propuesta seleccionada, incluido el
impuesto al valor agregado: IVA, los costos directos e indirectos, así como los demás
impuestos de carácter nacional o distrital vigentes al momento de presentar la propuesta,
sin exceder el presupuesto oficial para esta convocatoria la cual es de
___________________
5.4 PLAZO O TÉRMINO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo de ejecución del contrato será de diez y seis meses (16) meses y/o hasta el
agotamiento de los recursos, contados a partir de la fecha de la aprobación de las pólizas
y suscripción del acta de inicio por parte del proveedor y el supervisor del contrato, previo
el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del mismo.
Los cuatro primeros meses se destinaran a la etapa de diseño, entrega de equipos,
funcionamiento de interfaz y capacitación del personal que intervenga en el proyecto; en
los doce meses restantes se deberá prestar el servicio de datos, funcionamiento de la
aplicación, mesa de ayuda y soporte técnico.
5.5 FORMA DE PAGO
LA ENTIDAD cancelará al PROVEEDOR el valor del presente contrato de la siguiente
manera:

Pago de dispositivos móviles: Luego de la entrega de equipos a SPN.

Pago del servicio: En mensualidades vencidas.
En los dos casos se deberán tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Se pagará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la correcta presentación de la
factura y/o documento equivalente adjuntando los siguientes documentos: a) constancia
suscrita por el supervisor del contrato, en la que se señale que EL PROVEEDOR cumplió
a satisfacción con las obligaciones pactadas. b) Certificación de pago de las contribuciones
al sistema integral de seguridad social por parte de EL PROVEEDOR y los aportes
parafiscales a que haya lugar. Si la factura y/o documento equivalente no han sido
correctamente elaborados, el término para el pago solo empezará a contarse desde la fecha
en que se presente en debida forma. Las demoras generadas por estos conceptos serán
responsabilidad de EL PROVEEDOR, y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o
compensación de ninguna naturaleza. c) EL PROVEEDOR deberá entregar cada mes las
planillas de pago a la seguridad social (EPS, ARL, Pensiones) que correspondan.
37
5.6. CESIÓN DEL CONTRATO
El Contratista, podrá ceder, total o parcialmente, el presente contrato previa autorización de
Servicios Postales Nacionales.
5.7. GARANTÍAS
Esta garantía deberá constituirse dentro del plazo que le estipule Servicio Postales
Nacionales SA y requiere de su aprobación para poder ejecutar el contrato. En todo caso,
en los eventos de suspensión o prórroga del contrato el contratista se obliga ampliar las
garantías correspondientes.
El oferente favorecido con la adjudicación del contrato deberá constituir a favor de Servicio
Postales Nacionales SA garantía única a favor de entidades estatales en los términos del
plan de contratación y la Ley 80 de 1993, para amparar los siguientes riesgos:

Cumplimiento general del contrato, Por un valor equivalente al veinte por ciento
(20%) del valor total del contrato, con vigencia por el plazo total de ejecución del
contrato y seis (6) meses más y en todo caso su vigencia se extenderá hasta el
plazo previsto para la liquidación del contrato. Al monto de esta garantía se imputará
el valor de las multas y la cláusula penal, y se repondrá si por este motivo se
disminuyere o agotare.

Calidad del servicio: por el veinte (20%) por ciento del valor del contrato y con una
vigencia igual a la duración del contrato y seis (6) meses más.

Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales:
del personal que el contratista haya de utilizar para la ejecución del contrato,
equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del mismo, con una vigencia por
un término igual al plazo del contrato y tres (3) años más.

Responsabilidad Civil Extracontractual: Por un valor equivalente del treinta por
ciento (30%) del valor total del contrato y con una vigencia igual a la del contrato y
seis (6) meses más contados a partir de la fecha de expedición de la misma
SUPERVISION
Para velar por la adecuada ejecución del presente contrato la Secretaría General de
Servicios Postales Nacionales S.A. determinará la persona o personas que ejercerán la
supervisión del mismo.
5.8 OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA
Sin perjuicio de las demás obligaciones que emanen de la ley y del contrato que se va a
celebrar el Proveedor está especialmente obligado a:
1). Niveles de servicio:

Entregar los dispositivos móviles dentro de los tiempos acordados. Si se entregan
38


dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha señalada, se hará un descuento
del cinco por ciento por el valor de los equipos.
Si se entregan los dispositivos después de los diez días hábiles siguientes a la fecha
señalada, se hará un descuento en su factura del diez por ciento (10%).
No transmitir la información de gestión de envíos el mismo día de la gestión, se hará
un descuento en su factura mensual por servicio del cinco por ciento (5%), siempre
y cuando no sea imputable a razones externas del proveedor.
2). Obligaciones específicas respecto de los dispositivos móviles
 Entregar los dispositivos móviles en perfectas condiciones técnicas
 Realizar acompañamiento en las pruebas funcionales y técnicas previas a la salida a











producción.
Entregar manuales de uso de los dispositivos móviles.
Proveer todos los cables, elementos y recursos necesarios para el funcionamiento de
los equipos objeto del presente contrato.
El fabricante del dispositivo seleccionado deberá tener centro de servicio autorizado
como soporte técnico como mínimo en la ciudad de Bogotá D.C. y garantizar que se
cuenta con el stock de repuestos para remplazo de partes o equipos en caso de fallas,
de acuerdo con los tiempos de respuesta contratados.
En caso de entrega de equipos de mala calidad, defectuosos o con especificaciones
inferiores a las ofertadas, los mismos le serán devueltos al proveedor para que efectúe
los cambios, aplicando los niveles de servicio y las acciones legales a que haya lugar.
Capacitar al equipo que designe la organización en el funcionamiento de los dispositivos
móviles y la funcionalidad del software.
Evaluar y certificar a cada uno de los usuarios para garantizar la total comprensión y
desarrollo de habilidades para el correcto uso del dispositivo.
Garantizar los equipos por defectos de fabricación por el término de 2 años a partir de la
entrega a la Entidad.
El proveedor debe reemplazar el equipo reportado con anomalías en un tiempo no
superior a 24 horas después de la notificación y realizar la devolución del equipo
reparado en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles.
El proveedor debe realizar mantenimiento preventivo a los equipos en los periodos que
técnicamente se requiera durante el tiempo que de duración del contrato.
Desempeñar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y adecuado
cumplimiento de sus obligaciones, aunque no están específicamente señaladas y que
sean de la naturaleza del contrato.
Garantizar la logística en reversa y disposición final de los elementos tecnológicos tan
pronto finalicen su ciclo de vida, de conformidad con la normatividad ambiental vigente.
3). Obligaciones específicas respecto de la solución y del servicio.
 El proveedor deberá entregar las autorizaciones y claves necesarios que requiera
Servicios Postales Nacionales S.A. para los usuarios, sea en terminal móvil o web.
 El proveedor debe contar con un gerente de proyecto dedicado al 100% de la
implementación de la solución quien deberá presentar la metologia de implementación
39













y equipo de trabajo con el cual interactuara con SPN para la implementación de la
misma.
En caso de que el proveedor realice mejoras por cuenta propia de la aplicación durante
la ejecución del contrato deberá suministrar dichas actualizaciones a SPN sin costo
alguno para la entidad, informando previamente sobre los cambios.
En caso de requerirse, el proveedor debe realizar los ajustes, cambios o desarrollos que
se definan en los requerimientos iníciales y futuros del proyecto, enfocados a ajustar el
software a las necesidades operativas de la entidad.
Ofrecer una disponibilidad del 99.8% en la solución.
Realizar acompañamiento en las pruebas funcionales y técnicas previas a la salida a
producción.
Capacitar al equipo que designe la organización en el funcionamiento de la aplicación
Evaluar y certificar a cada uno de los asistentes para garantizar la total comprensión y
desarrollo de habilidades para el correcto uso de la aplicación y el dispositivo. (Esta
evaluación debe ser aprobada con un 90% sobre el total de las preguntas que se definan
en conjunto con SPN).
Presentar una metodología para el seguimiento y refuerzo de las capacitaciones
inicialmente dadas.
Entregar manual funcional de la aplicación de verificación de entregas de las
imposiciones de envíos postales.
Realizar acompañamiento asignando recursos humanos durante la salida a producción.
Garantizar el funcionamiento de la aplicación, la transmisión de datos imágenes y voz
por el termino acordado en el contrato.
El proveedor debe solucionar los problemas presentados en el uso de la aplicación y/o
conectividad y transmisión de datos y voz en un tiempo no superior a 24 horas después
de la notificación y en caso que aplique realizar la devolución del equipo reparado en
un plazo no mayor a dos (2) días hábiles.
Prestar el servicio de mesa de ayuda teniendo en cuanta las siguientes características
generales:
a. Medios de contacto telefónico, correo electrónico y chat.
b. La mesa de servicio debe incluir capacitación a nivel 1 de SPN, tener un agente
disponible para nivel 2 durante el periodo de los 12 meses contratados y suministrar
el nivel 3 durante los tiempos acordados mutuamente.
c. El horario de atención debe ser 6x12 (Lunes a sábado de 6:00 am a 6:00pm y
Disponibilidad en temporadas por solicitud de SPN).
El proveedor deberá presentar al inicio del contrato el esquema de atención de la mesa
de ayuda en la que se incluya:
a) Tiempos de respuesta para cada nivel.
b) Flujo de atención de llamados (ejemplo: apertura de falla, inicio de atención, solución
del problema, confirmación, cierre del llamado, entre otros.)
c) Esquema de escalamientos.
d) Caracterización de fallas (Datos, aplicación, comunicaciones entre otros) y tiempos
de referencia para solucionarlos.
e) Esquemas de involucramiento (ejemplo: notificación a Dirección de Operaciones) y
notificaciones y seguimiento al cliente, dependiendo de la criticidad de la falla.
f) Metodología para seguimiento de requerimientos y procedimientos de soporte.
g) Esquema de capitalización de conocimientos.
h) Manejo de quejas.
i) Registro de transacciones, llamadas y trazabilidad de quejas e incidentes.
40
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
Criticidad de llamados (ejemplo: Alto: solución no disponible para más de x usuarios,
media).
Entrega de BD al finalizar el contrato (datos de 4-72)
ANS ajustados a lo requerido por 4-72.
Backup incremental diario de BD
Backup full semanal el cual debe ser entregado a 4-72.
Capacitación a Nivel 1 de Mesa de Servicios
Soporte en sitio del proveedor 6*12 (Nivel 2); esta persona debe estar en capacidad
de soportar temas de aplicación y de equipo, al igual que dar el manejo de usuarios
e instalaciones.
Soporte Nivel 3 7*24
 Una vez se inicie el contrato se definirán, además de los ya establecidos, los ANS, los
cuales deben ser cumplidos a cabalidad por parte del proveedor.
 Mantener los precios de la propuesta durante el tiempo de ejecución del contrato y hasta
su liquidación.
 Salvaguardar la información confidencial que obtenga o conozca en el desarrollo de sus
actividades.
 Contar con la infraestructura ofrecida en la oferta y necesaria para el correcto
funcionamiento de la aplicación.
 Desempeñar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y adecuado
cumplimiento de sus obligaciones, aunque no están específicamente señaladas y que
sean de la naturaleza del contrato.
 Las demás que correspondan a las inherentes del objeto contractual.
NOTA Las anteriores obligaciones serán sujeto de verificación por parte del
supervisor del contrato durante la vigencia del contrato
5.9. PROTECCION DE DATOS PERSONALES
En caso de que el proveedor tenga la condición de encargado del tratamiento, de
conformidad con el artículo 3 literal d) de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2013,
, en adelante LEPD, en la medida que el objeto del contrato pueda implicar el tratamiento
de datos personales a cargo de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. por parte del
proveedor, éste último se obliga y compromete, con base al artículo 25 del Decreto 1377
de 2013, a una serie de aspectos identificados a continuación:
1.
El proveedor se compromete y obliga a guardar secreto de todos los datos
personales que conozca y a los que tenga acceso en virtud del presente contrato.
2.
Custodiará e impedirá el acceso a los datos personales a cualquier usuario no
autorizado o persona ajena a su organización. Las anteriores obligaciones se extienden en
cualquier fase del tratamiento que de esos datos pudiera realizarse y subsistirán aún
después de terminados los mismos.
El proveedor únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones que reciba
expresamente de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., y no los destinará, aplicará
o utilizará con fin distinto al que figure en el presente contrato. Así mismo, se compromete
a no revelar, transferir, ceder o de otra forma comunicar los bases de datos o datos
41
contenidos en ellos, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos, papel o
mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a otras personas; salvo que
previa indicación expresa de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., comunique los
datos a un Tercero designado por aquél, al que hubiera encomendado la prestación de un
servicio.
El proveedor manifiesta conocer las obligaciones derivadas la ley de protección de datos
personales. Así mismo, garantiza el mantenimiento de las medidas de Seguridad; así como
cualesquiera otras que le fueren impuestas por parte de SERVICIOS POSTALES
NACIONALES S.A., de índole técnica y organizativa, necesarias para garantizar la
seguridad de los datos de carácter personal.
SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., previa solicitud, podrá facilitar un extracto de
las medidas de seguridad que el proveedor debe acatar en cumplimiento de las
obligaciones descritas en esta cláusula.
Finalizada la prestación del servicio contratado, los datos personales serán destruidos o
devueltos a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., al igual que cualquier soporte o
documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. No
procederá la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que exija su
conservación, en cuyo caso deberá procederse a la devolución de los mismos garantizando
a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. dicha conservación. El proveedor podrá
conservar, debidamente bloqueados, los datos en tanto pudieran derivarse
responsabilidades de su relación con SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A.
En cualquier caso, el proveedor comunicará a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A.
cualquier incidencia que se produzca en ejecución del presente contrato, que pueda afectar
la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, dentro del plazo de
dos (2) días hábiles contados a partir desde la fecha en que se hubiese producido la
incidencia o hubiese tenido conocimiento de la misma, para que se adopten las medidas
correctivas de forma oportuna. Del mismo modo, el proveedor pondrá en conocimiento del
personal a su servicio las obligaciones indicadas en la presente cláusula, cerciorándose,
mediante la adopción de las medidas.
5.10. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD
LA ENTIDAD se compromete para con EL CONTRATISTA a realizar las siguientes
actividades
1) Pagar al CONTRATISTA el valor del presente contrato dentro del término y condiciones
pactadas, previa certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del mismo.
2) Supervisar que EL CONTRATISTA cumpla con todo el objeto del contrato dentro del
plazo y condiciones establecidas.
3) Suministrar de manera oportuna a EL CONTRATISTA la información requerida para el
adecuado cumplimiento de sus obligaciones.
4) Convocar a las reuniones a que haya lugar para el desarrollo de las actividades
inherentes al objeto del contrato.
5) Expedir las certificaciones a que haya lugar.
6) Liquidar el contrato.
7) Las demás que se desprendan en desarrollo del contrato.
42
CAPÍTULO VI
ADJUDICACIÓN
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., adjudicará en forma motivada y en
audiencia pública, el contrato que se origine en la presente convocatoria pública al
oferente cuya propuesta se considere la más favorable a los intereses de la Entidad. La
adjudicación se realizará dentro del plazo establecido en los presentes pliegos de
condiciones y comunicará ésta decisión a todos los oferentes que participaron en el
proceso de selección.
Los proponentes no favorecidos podrán solicitar a la Secretaría General de SERVICIOS
POSTALES NACIONALES S.A., la devolución del original de la póliza que contiene la
GARANTÍA DE SERIEDAD DE SU OFERTA devolviéndola UNA VEZ
PERFECCIONADO (S) EL (LOS) CONTRATO (S) QUE SE ORIGINE(N) EN EL
PRESENTE PROCESO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS.
43
ANEXO No. 1
CARTA DE PRESENTACIÓN
Bogotá D.C.
Señores
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.
Bogotá D.C.
Referencia: Proceso de Convocatoria Pública No. 001 de 2015 que tiene por objeto:
“Contratar el suministro en calidad de venta de dispositivos móviles con sus respectivos
accesorios y los servicios de uso por el término de un (1) año, por parte de la entidad y de
sus clientes, de una solución móvil y web, ajustada e integrada mediante una interfaz
amigable al sistema de información postal de la entidad, de manera que permita la
liquidación, digitalización y trazabilidad en tiempo real de la entrega de los envíos, su control
remoto, la administración, monitoreo de los dispositivos móviles, sus operarios, la
generación de reportes e informes de la operación, la gestión, el servicio de conectividad y
transmisión de datos (voz e imágenes), en tecnología LTE. ”
El suscrito ______________________ identificado con la cédula de ciudadanía No.
___________,
obrando
en
nombre
y
representación
legal
de
______________________ , atentamente se permite presentar propuesta dentro del
proceso de selección de contratistas citado en la referencia.
Así mismo declaro:
1 Que la propuesta y el contrato que llegare a celebrar, sólo compromete a la empresa
que represento.
2 Que ninguna entidad o persona distinta, tiene interés comercial en esta propuesta, ni
en el contrato que de ella pueda derivarse.
3 Que la empresa que represento acepta expresamente las condiciones de SERVICIOS
POSTALES NACIONALES S.A., especialmente las contenidas en las especificaciones
técnicas de los Pliego de condiciones.
4 Que no me encuentro dentro de las inhabilidades e incompatibilidades de que trata la
Constitución y la Ley, ni en los eventos de prohibiciones especiales para contratar con
44
la Administración Pública y estoy habilitado legalmente para desarrollar las actividades
objeto del eventual contrato.
5 Que pertenezco al régimen común _____ simplificado _____.
6 Que en caso de resultar favorecida la empresa que represento con la adjudicación de
un contrato me comprometo a firmarlo, legalizarlo, constituir la garantía única exigida
en el mismo y publicarlo de acuerdo con lo establecido por SERVICIOS POSTALES
NACIONALES S.A.
7 Que la empresa que represento acepta la forma de pago estipulada por SERVICIOS
POSTALES NACIONALES S.A., en los Pliego de condiciones respectivos.
8 Que la empresa que represento cuenta con la logística y capacidad administrativa
necesarias para ejecutar el eventual contrato y cumpliré cabalmente con las
obligaciones que surjan del mismo.
Atentamente,
NOMBRE Proponente
NIT PROPONENTE
NOMBRE DE QUIEN SUSCRIBE LA CARTA DE PRESENTACIÓN
C.C. No. __________________ de _____________
Dirección __________________
Teléfono ___________________
Teléfono ___________________
Fax _______________________
Correo electrónico ___________
Ciudad __________________
45
ANEXO No. 2
DECLARACIÓN DE ORIGEN DE BIENES Y FONDOS
_________________________________ obrando de manera voluntaria y en nombre y
representación
de
la
sociedad,
unión
temporal
y/o
consorcio
_________________________________, participante dentro de la CONVOCATORIA
PÚBLICA No. 001 de 2015 me permito realizar la siguiente declaración de origen de
fondos y bienes a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., con el propósito de
que pueda dar cumplimiento a lo señalado al respecto en el Estatuto Orgánico del
Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993), la Circular Externa No. 007 de 1996,
expedida por la Superintendencia Financiera y demás normas legales para el control
de las actividades de lavado de activos vigentes en Colombia; en particular para cumplir
con lo establecido en el artículo 27 de la ley 1121 de 2006.
El Origen de Fondos o los recursos y los bienes y servicios que se ofertarán provienen
directamente de:
___________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Declaro que esta fuente de fondos en ningún caso involucra actividades ilícitas propias
o de terceras personas y en todos los casos son fondos propios y por lo tanto no hemos
prestado nuestro nombre para que terceras personas con recursos obtenidos
ilícitamente efectúen inversiones a nombre nuestro.
La información aquí suministrada corresponde a la realidad y autorizo su verificación
ante cualquier persona pública o privada sin limitación alguna, desde ahora y mientras
subsista alguna relación contractual con SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.
o con quien represente sus derechos.
Autorizo a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. a cancelar cualquier contrato
que
mantenga
con
la
sociedad,
unión
temporal
y/o
consorcio
___________________________________ en el caso de comprobarse cualquier
infracción de las normas legales tendientes al control de lavado de activos de acuerdo
con la legislación colombiana vigente, o que se llegare a expedir durante la vigencia del
contrato y, eximo a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. de toda
responsabilidad que se derive por información errónea, falsa o inexacta que hubiere
proporcionado en este documento, o de la violación del mismo.
______________________________
FIRMA.
CEDULA.
46
ANEXO No. 3
PERSONA JURÍDICA. CERTIFICACIÓN DE PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL Y
APORTES PARAFISCALES
En mi condición de Representante Legal o Revisor Fiscal (si lo requiere), de (Razón
social de la compañía), identificada con Nit _________________ , debidamente inscrito
en la Cámara de Comercio de _________________me permito certificar o auditar (En
caso del Revisor Fiscal) que de acuerdo con las normas de auditoria generalmente
aceptadas en Colombia, los estados financieros de la compañía se ha efectuado el pago
por concepto de los aportes correspondientes a los sistemas de salud, pensiones,
riesgos profesionales, cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de
Bienestar familiar (ICBF) y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), a la fecha de
cierre de este proceso y en los seis (6) meses anteriores a la misma. Lo anterior, en
cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
Dada en ________ D.C. a los ( )________ del mes de __________ de ____________
FIRMA______________________________________________________________
47
ANEXO N. 4
OFERTA ECONÓMICA
NOMBRE DEL
PROPONENTE
NOMBRE DEL
DISPOSITIVO
CANTIDAD
OFERTADA
VALOR X UNIDAD
VALOR TOTAL
CANTIDAD
OFERTADA
VALOR MENSUAL X
UNIDAD
VALOR TOTAL MENSUAL
IVA
VALOR TOTAL
DISPOSITIVOS
SERVICIO (SOLUCIÓN,
CONECTIVIDAD Y
TRANSMISIÓN DE
DATOS )
VALOR TOTAL AÑO
IVA
VALOR TOTAL
SERVICIOS
VALOR TOTAL DE LA
OFERTA
FIRMA REPRESENTANTE LEGAL
48
ANEXO 5
SERVICIOS O FUNCIONALIDADES ADICIONALES
NOMBRE DEL PROPONENTE:
ITEM
NOMBRE DEL SERVICIO
O MÓDULO ADICIONAL
DESCRIPCIÓN FUNCIONALIDAD
*PROCESO
INVOLUCRADO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
* Área o proceso interno de SPN que se beneficiara por esta funcionalidad
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Anexo 6
Formato de compromiso de entrega de dispositivos
NOMBRE DEL PROPONENTE
Número de días de entrega de dispositivos posterior a la
firma de contrato en caso de realizarse.
FIRMA REPRESENTANTE LEGAL
50