“MANUAL P.G.D. ELECTRONICO”

2014
“MANUAL P.G.D.
ELECTRONICO”
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MANUAL P.G.D.
Representante de la Alta Dirección SIG
Pedro Jose Portilla Ubate
Elaborado por el Grupo Sistema Integrado de Gestión - SIG
Javier Suarez
Jaime Guerra
Ferney Lozano
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INDICE
Introducción
Objetivo
Justificación
Objetivos específicos
Alcance
Marco legal
Condiciones Generales
Contexto
Ámbito de Aplicación
Información estructura y desectructurada
Sistemas de Información
Contenidos y gestión de Contenidos
Gestión de Conocimiento
Firma Electrónica
Cifrados
Certificados electrónicos
Gestión Documental bajo la Norma ISO
ISO 30300
Ciclo Documental Electrónico
Características Documento electrónico
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Documentos Origen electrónicos
Documento Origen físico
Almacenamiento
Conservacion
Gestión electrónica de documentos
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Estructura lógica
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Ciclo de Vida
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Metadatos
Digitalización de documentos
Propuesta de Valor
Cadena de Valor
Arquitectura de la Información
Ciclo de Desarrollo


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Visión vertical
Visión Horizontal
Visión Multidimensional
Fases
Tipos de Objetos
Arquitectura de Información y gestión de Contenidos
Sistema de Gestión de Datos
Estándares técnicos
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Referentes Técnicos
Normativa
Regulacion sobre archivos electrónicos
Datos abiertos
Cero papel y Gestión Electrónica del documento GEL
Custodia y Evidencia digital
Glosario
Anexos
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Date
ELABORO
Revisó
Javier Suarez
Jaime Guerra
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Historial de Versiones
Date
Version
Comments
1.0
Creación del documento de definición
2.0
Actualización del documento con los estándares BPM,
definición de funcionalidades y procedimientos.
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INTRODUCCIÓN
La normatividad vigente en materia de los documentos electrónicos existente, para garantizar la protección y
privacidad de los datos exige a la entidad disponer de un archivo digital fiable en el que puedan almacenar de
forma segura sus documentos electrónicos, especialmente los documentos misionales, legales, fiscales y
técnicos o cualquier otro tipo de información con valor y localizarlo con facilidad y rapidez cuando lo
necesiten, incluso aunque hayan pasado años desde su última revisión y /o producción.
Uno de los recursos de mayor importancia dentro de las organizaciones es el archivo.
Su administración ayuda al desarrollo y toma de decisiones de las empresas, los archivos como almacén de
documentos, no tienen sentido, adquieren su importancia, cuando son convertidos en fuente primaria de
investigación. Uno de los grandes inconvenientes que sufre esta documentación es su manipulación que la
deteriora ostensiblemente, es por esta razón que los documentos digitales o digitalizados adquieren su
importancia no solo ayudando a conservarlos el soporte papel, sino aumentando la velocidad de consulta.
OBJETIVO
Definir en el marco Normativo nacional, y Distrital el contexto que defina los lineamientos para el desarrollo de
los diferentes procesos de Gestión Documental, al interior de la Entidad como son la Producción, Recepción
,Tramite ,organización ,Consulta, conservación ,y Disposición Final en los escenarios Físicos y Electrónicos
soportados en la normatividad Técnica.
El Programa de Gestión Documental –PGD, ilustra de manera detallada la planeación para la ejecución de los
procesos de gestión documental de la entidad incluyendo la producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación, disposición final de los documentos y la implementación de nuevas
tecnologías como herramienta para contribuir a una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, al reducir el
uso del papel en la gestión de la entidad , tanto para sus procesos internos como para los servicios que presta
a los ciudadanos, en desarrollo a lo previsto en las políticas de Gobierno en Línea – GEL, Gestión Electrónica
de Documentos -GED-, y Eficiencia Administrativa y Cero Papel
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JUSTIFICACION
La implementación de un Programa de Gestión Documental Electrónico (PGDE) unido a la implementación
de nuevas tecnologías permitirá ahorrar tiempo y dinero incrementando al mismo tiempo la seguridad de la
información, de esta forma, los documentos desde el momento de su producción y tramite sólo se imprimirán
cuando sea necesario y gracias a las funcionalidades del escaneado, no se requerirá la posterior intervención
manual directa sobre ellos para su inclusión en las bases de datos o carpetas.
Su Producción, archivo, indexación y recuperación serán procesos automáticos, una facilidad de uso que
agradecerán tanto los usuarios de la secretaria como el personal de archivo (que deberá atender menos
dudas y solucionar menos errores manuales).
Al poder ubicar el archivo físico allí donde no haya que pagar alquileres la entidad ahorrará una considerable
cantidad de metros cuadrados de oficina, al tiempo que tendrá una evidente reducción en el consumo de
papel, del ahorro energético asociado al menor uso de impresoras y fotocopiadoras y de la máxima eficiencia
en el tratamiento de documentos. Pues así varios empleados que pertenezcan o no a la misma área o
dirección, podrán utilizar a la vez el mismo documento, que estará siempre localizado, facilitando y agilizando
así las gestiones diarias.
Las crecientes necesidades de información están trasformando profundamente las posibilidades y formas de
tratamiento o distribución de la misma. Para que toda la información tenga un verdadero valor, es requisito
indispensable que quienes la necesitan tengan, además de un acceso, seguro, fácil y rápido a la misma,
capacidad para compartirla y reutilizarla. Ante esta problemática, la gestión documental plantea la
incorporación de un sistema de gestión electrónico para su administración automatizada. En otras palabras,
se trata de convertir nuestros archivos físicos a archivos digitales
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Agilizar los procesos documentales en la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico, con respecto al
manejo integral de los documentos físicos y electrónicos; actualizar las Tablas de Retención Documental en
las unidades de Gestión con base en los requerimientos y metodología del Archivo general de la Nación y el
Archivo de Bogotá.
Normalizar la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del
ciclo vital de los documentos en los Archivos de gestión, Central e Histórico.


Mejorar la calidad del servicio a los usuarios en la Secretaria Distrital de Desarrollo sede CAD y en
Plaza de los Artesanos.
El diseño y la gestión de los recursos electrónicos procedentes del patrimonio bibliográfico y
documental parte de un proceso de digitalización de los documentos. Y es este proceso de
transformación del soporte papel al soporte digital, el que me servirá de marco de referencia para
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estudiar aspectos relacionados con la conversión y el almacenamiento de los documentos y su
manipulación en el entorno digital.
El adelanto que supone seguir y mejorar el proceso de digitalización de documentos que se manifiesta
en dos propósitos sustanciales:
1.
2.





La preservación y conservación de los documentos.
La difusión y accesibilidad de los documentos.
Reducir del tiempo de localización de la información.
Aumentar de la productividad.
Mejora de la gestión y distribución de la información.
Mejorar la operatividad y la accesibilidad a la información (acceso simultáneo).
Rebajar los volúmenes documentales.
ALCANCE:
El presente documento contiene el proceso de gestión en su contexto además de su soporte metodológico
desembocando en el Modelo operacional de Arquitecturas de Información y de Arquitecturas Documentales
así como su componente estructural para el modelado de procesos.
Desde el año de 1970, cuando se expidió el actual Código de Procedimiento Civil, se dijo en el artículo 251:
“Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos,
grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo
objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos,
edificios o similares.
El análisis llega hasta los contextos de Nivel 5 a efectos derivados hacia los roadmap de gestión documental.
El proceso de descripción de la AD estará enmarcado solamente en originario, validación , cadenas o ciclos
de vida, validación de riesgo, estudio y análisis y procesos de apoyo o suplementarios.
MARCO LEGAL
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Ley 43 de 1913. Sobre uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Ley 527 de 1999. “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones”.
Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.
Ley 6 de 1992, articulo 74 Valor probatorio de las imágenes ópticas no modificables.
Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o
que presten servicios públicos”.
Decreto 2363 de 2012. Sobre la firma electrónica.
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Decreto 2578 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos”.
Decreto 2609 de 2012. “Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000”.
Decreto 2693 de 2012. “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en
línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se
dictan otras disposiciones”.
Acuerdo 060 de 2001, (Art. 3, 5, 8,11 y12. Establece pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas.
Acuerdo 039 de 2002: “Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de
retención documental”.
Acuerdo 042 de 2002: por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en
las entidades públicas.
Acuerdo 04 de 2013, “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica
el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”
Acuerdo 05 de 2013, “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y
descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictas otras
disposiciones”.
Circular No. 004 de 2010. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de
documentos electrónicos
Circular Externa No 004 de 2011 - Directrices o Lineamientos al Manejo y Administración de los Archivos de las
Entidades Señaladas en la Ley 1444 De 2011
Circular Externa No. 005 de 2012 - Procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en la
Iniciativa Cero Papel.
Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.
Directiva 004 DE LA Presidencia sobre Políticas Cero papel
Código Disciplinario Único: artículo 34: deberes y artículo 35: Prohibiciones de los funcionarios públicos
CONDICIONES GENERALES:
Establecer los recursos físicos, técnicos y tecnológicos y optimizarlos para incluir las nuevas herramientas
haciéndolas versátiles, útiles, necesarias y únicas en la entidad.
Las TRD deben ser revisadas y actualizadas por cada oficina por lo menos cada dos años y obligatoriamente
cuando se registren cambios estructurales y/o funcionales que la afecten. Las modificaciones que surjan serán
evaluadas por Gestión Documental de la entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la Secretaria
Distrital de Desarrollo Económico.
Si mediante un acto administrativo, las unidades de gestión realizan nuevas funciones, deberán comunicar a
la Unidad de Gestión Documental para realizar la respectiva actualización de las TRD.
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CONTEXTO
El PGDE fija su atención en los documentos que se producen o deberían producirse en los sistemas
ofimáticos o en entornos de red, es decir, en documentos o información documental, incluyendo bases de
datos y objetos de cualquier forma y formato, siempre que sean resultado de actividades y operaciones de
entidades e individuos. De ahí que nuestro trabajo se centre en documentos “nacidos digitales” o documentos
que fueron digitalizados como parte del proceso de trabajo.
DOCUMENTO: Es todo objeto producido, directa o indirectamente, por la actividad del hombre y que,
representa una cosa, un hecho o contiene una manifestación del pensamiento
Información registrada producida o recibida durante la iniciación, desarrollo o terminación de una actividad
personal o institucional y que incluye contenido, contexto y estructura suficientes para servir como testimonio
de esa actividad1
DEFINICION DE DOCUMENTO ELECTRONICO
Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o
magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído,
interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización
DOCUMENTO ELECTRONICO: Son documentos electrónicos, los contenidos en soportes electrónicos o
máquinas informáticas y cuyo contenido pueden ser “magnitudes físicas que representan en forma codificada
unas declaraciones o representaciones y que son susceptibles de registro, proceso y transmisión2
Documento electrónico en sentido estricto, es el que queda almacenado en la memoria de la
computadora y no puede llegar a conocimiento del hombre sino mediante el empleo de tecnología
informática y en sentido amplio el que es procesado por el computador por medio de periféricos de
salida y se torna así conocido.-3
El documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y
cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso
los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica
Se entiende como documento electrónico cualquier representación de información conservada y transmitida
1 Norma UNE-ISO 15489-1:2006 - Madrid: AENOR, 2006. La traducción de las citas textuales de la norma se ha tomado de esta versión
2
He utilizado en parte la noción de Higueras, Heredero M, “Valor probatorio de los documentos Electrónicos. En Vol. “Encuentros sobre Informática y Derecho” 1990 -1991.
Coor M. A. Davara. Universidad (ICADE) Madrid (España), 1992, pág 19. Se dice: “y los “significantes” o signos representativos del contenido o “significado” pueden no ser
palabras, grafismos o imágenes, sino magnitudes físicas que representan en forma codificada unas nociones o noticias y son susceptibles de registro, proceso y
transmisión.”
3
http://www.notarfor.com.ar/diccionario/documento-electronico.php
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por medio de un mensaje de datos. Un documento electrónico es entonces cualquier documento cuyo soporte
material es algún tipo de dispositivo digital, que para ser consultado, interpretado o reproducido debe ser
accedido desde un computador u otro dispositivo con capacidad de acceder a información en medios
magnético4
Gestión de documentos
“conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, desarrollo, implantación y
evaluación de los sistemas administrativos necesarios desde la creación de un documento
hasta su destrucción o transferencia al archivo”5
Gestión de contenidos
necesidad de tratar de manera global y sistemática distintos tipos de información:
„ La interna que se produce en el ejercicio de la actividad
„ La que proviene de fuentes externas
„ La pública que la organización quiere transmitir a su entorno
CARACTERISTICAS DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Las características del documento electrónico facilita el conocimiento de cada individuo ya que se dan a a
conocer beneficios que te pueden dar al realizar un documento electrónico como:
*es capaz de almacenar información tanto en forma de texto, imágenes diagramas etc
*se opera desde un ordenador o pc
*no tiene límite de caracteres.
*es virtual
*optimiza los recursos de recuperación de la información en cuanto formato y tiempo
*eficacia de realizar transacciones en la información
*facilita el proceso del texto y da recuperación de respaldo a la información
*el archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o encarpetado
por el individuo almacenado en el equipo de computo
puede abrirse cuantas veces sean necesarias para:
4
5
http://www.facture.co/Contactenos/Definiciones.aspx
Roberge, Michel. La gestio dels documents adminsitratius. Barcelona: Diputación Provincial- Associació de Arxivers de Catalunya, 1993. p
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GESTION DOCUMENTAL BAJO LA NORMA ISO
Sistema de gestión de la calidad, conforme a lo establecido en la norma NC ISO 9001: 2008. Sistema de
gestión para la competencia de los laboratorios de calibración, conforme a lo establecido en la norma NTC
ISO IEC 17025: 2005. Sistema de gestión para la competencia de los órganos de inspección, conforme a lo
establecido en la norma NTC ISO IEC 17020:1999 Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo,
conforme a lo establecido en la norma NTC 18001: 2005. Sistema de gestión integrado para la competencia
del capital /Talento Humano, conforme a lo establecido en la norma NC 3001: 2005
GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS
ACERCA DE GOBIERNO EN LINEA (GEL)
La Directiva Presidencial No. 2 de 2000, la Ley 812 de 2003 y la Ley 1151 de 2007 fortalecen la Estrategia de
Gobierno En Línea. Así mismo, la Directiva Presidencial No. 10 de 2002, la Ley 790 de 2002 y el Documento
CONPES 3248 de 2003 introducen disposiciones en lo concerniente al Gobierno En Línea como proceso
estructural de la renovación y modernización de la administración pública. En el Documento CONPES 3292 de
2004 y la Ley 962 de 2005 se precisan acciones para facilitar las relaciones de los ciudadanos y empresarios
con la administración pública. Y el Decreto 2170 del 2002, el Documento CONPES 3249 de 2003, el Decreto
2434 de 2006 y la Ley 1150 de 2007, fortalecen la transparencia y eficiencia en la contratación pública con el
uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC. Finalmente, el Decreto 1151 de 2008
define claramente el accionar en materia de Gobierno En Línea por parte de la Administración Pública
colombiana.6
Los principios que rigen a la Estrategia de Gobierno En Línea son seis: Gobierno centrado en el ciudadano;
visión unificada del Estado; acceso equitativo y multi-canal; Gobierno En Línea es más que tecnología;
protección de la información del individuo y; credibilidad y confianza en el Gobierno En Línea. Para su
desarrollo, se han establecido tres ejes de acción, los cuales se deben impulsar en las tres ramas del poder
público (ejecutivo, legislativo y judicial) y en los tres niveles territoriales (nacional, departamental y municipal):
mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas; fortalecer la transparencia del Estado y la
participación ciudadana y; mejorar la eficiencia del Estado. Estos ejes de acción son el norte de trabajo de las
entidades públicas para la construcción colectiva del Gobierno En Línea mediante un proceso gradual y
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GEL
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evolutivo para la implementación de la Estrategia, que consta de cinco fases de desarrollo: información,
interacción, transacción, transformación y democracia en línea7.
El desarrollo del Gobierno En Línea debe asumirse como un proceso evolutivo, que comprende cinco fases:
Información, Interacción, Transacción, Transformación y Democracia en Línea. Estas fases no son
dependientes una de la otra, ni tampoco necesitan que termine una para comenzar la otra. Cada una de ellas
tiene distintos objetivos y exigencias en términos de costos, necesidades de conocimiento, decisión política y
nivel de uso de las tecnologías de la información y la comunicación.
Una explicación detallada de cada una de ellas es la siguiente8:
Fase
Información en Línea
Interacción en Línea
Transacción en Línea
Transformación en Línea
Democracia en Línea
7
8
Definición
Es la fase inicial en la cual las entidades habilitan sus sitios Web para proveer en
línea información, junto con esquemas de búsqueda básica. La información, en su
mayoría, se mantiene estática y no existe interacción en línea sino una relación
unidireccional. Adicionalmente, se crea un portal de Gobierno que ofrece el acceso
a través de un solo punto a la información que publican las entidades en sus sitios
Web.
Es la fase en la cual los sitios Web son actualizados con mayor regularidad y se
habilita la comunicación de dos vías de entidades con ciudadanos y empresas, con
las consultas en línea e interacción con servidores públicos. Se ofrecen mecanismos
que acercan al ciudadano con la administración, le posibilitan contactarla y hacer
uso de la información que proveen las entidades en sus sitios Web.
Es la fase en la que se proveen transacciones electrónicas para la obtención de
productos y servicios, mediante canales seguros, cumpliendo con los estándares
internacionales de acceso y ofreciendo la posibilidad de navegar el sitio en cualquier
otro idioma diferente al español.
Es la fase en la cual se realizan cambios en la forma de operar del Estado, de forma
que se eliminan los límites entre entidades y se organizan los servicios alrededor de
necesidades de ciudadanos y empresas, quienes pueden acceder a estos servicios
por múltiples canales y/o ventanillas únicas virtuales. Para esto, las instituciones
deben estar interconectadas y sus sistemas de información misionales integrados,
aprovechando la Intranet Gubernamental. Adicionalmente, se habilitan
herramientas de personalización para que los usuarios adapten los sitios Web a sus
preferencias.
Es la fase en la cual el ciudadano participa activa y colectivamente en la toma de
decisiones de un Estado totalmente integrado en línea, que ha interiorizado en sus
prácticas el Gobierno en Línea, siendo éstas de uso cotidiano para el ciudadano. El
ID
Diagnostico Gobierno en Línea
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Fase
Definición
Gobierno incentiva a la ciudadanía a contribuir en la construcción y seguimiento de
políticas, planes, programas y temas legislativos, así como a participar en la toma de
decisiones y, en general, está dispuesto a involucrar a la sociedad en un diálogo
abierto de doble vía. En esta fase las entidades ofrecen específicamente
información, servicios y trámites en línea para incluir a las poblaciones más
vulnerables.
El esquema que resume las fases es el siguiente:
Programa Agenda de Conectividad. Su rol es el de promover el aprovechamiento de las tecnologías de la
información y la comunicación en la administración pública para mejorar el acceso, costos y calidad de los
servicios que presta el Estado al ciudadano. Sus principales acciones son:
 Establecer los lineamientos y los tiempos que deben seguir las entidades públicas para ofrecer
información, trámites y servicios a través de medios electrónicos.
 Establecer el apoyo que permita implementar de manera adecuada la Estrategia de Gobierno En
Línea.
 Coordinar y acompañar a las entidades públicas que implementan la Estrategia de Gobierno En Línea.
 Definir el seguimiento y el grado de avance de las entidades públicas con respecto a la
implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea.
 Administrar conocimiento, para compartirlo entre las entidades que implementan la Estrategia de
Gobierno En Línea.
Entidades. Las entidades juegan un papel muy importante dentro del Gobierno en Línea, ya que son ellas las
que permitirán que éste progrese, en la medida en que implementen las iniciativas planteadas. Las principales
acciones que deben llevar a cabo son:
 Atender a los ciudadanos, las empresas y el mismo Estado.
 Ejecutar los proyectos relacionados con la Estrategia de Gobierno En Línea y reportar su avance.
 Utilizar los recursos que provee la Estrategia de Gobierno En Línea para su implementación.
 Compartir experiencias, mejores prácticas y lecciones aprendidas.
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Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una
tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos.
Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de
aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos9
GESTION DOCUMENTAL EN EL MARCO GEL
Un sistema de gestión documental tiene que tener en cuenta los siguientes aspectos: almacenamiento,
recuperación, clasificación, seguridad, retención, distribución, creación y autenticación.
 Almacenamiento. Grupo de dispositivos de hardware o software dedicados a guardar datos.
Hay dos clases, almacenamiento primario, que son los que usa la CPU directamente (memoria principal, memoria
caché, etc.) y el almacenamiento secundario, a los cuales la CPU no accede directamente, como son los discos
magnéticos, ópticos, cintas magnéticas, tambores magnéticos, etc. Por tanto, habrá que tener en cuenta
cuestiones como: ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Qué espacio ocupan?, etc.
9
Lluis Cordina ,Sistema de Gestión documental
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 Recuperación. En la recuperación intervienen dispositivos hardware y software que se dedican a
administrar y buscar la información o datos. Se debe tener en cuenta: ¿Cómo puede la gente encontrar
documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas
están disponibles para la recuperación?
 Clasificación. Se debe definir un conjunto de mecanismos de control apropiados y las medidas de
protección especiales. Los datos que conforman la estructura de los sistemas y la información obtenida de
los mismos, deben ser clasificados y administrados indicando la necesidad, prioridad y grados de
protección, considerando grados de sensibilidad y criticidad. Algunos datos e información pueden requerir
un nivel adicional de protección o tratamiento especial, como por ejemplo accesos no autorizados o daños
a la información.
 Seguridad. Teniendo en cuenta la definición o clasificación realizada, habrá que definir la seguridad en el
tratamiento y acceso a la información por parte de los usuarios ¿Cómo evitamos la perdida de
documentos? ¿Cómo evitar la violación de la información? ¿Se puede garantizar la integridad? ¿Quién
puede realizar la destrucción de documentos? ¿Cómo mantenemos la información delicada oculta?
 Retención. Existen documentos que bien por ley o por confidencialidad han de ser conservados a lo
largo del tiempo durante una duración determinada ¿Cómo decidimos qué documentos conservar?
¿Cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cuál es el procedimiento de eliminación una vez cumplido el
plazo?
 Distribución. Ha de existir un medio electrónico a través del cual podamos ser capaces de distribuir los
documentos o la información en base a la clasificación realizada, a las medidas de seguridad implantadas
y al modo de autenticación establecido. Podrán existir permisos que habrá que obtener para poder
acceder a determinada información, por tanto definiremos: ¿Cómo distribuimos documentos a la gente
que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos? ¿Y el canal de comunicación
seleccionado?
 Workflow. Si los documentos necesitan pasar de una persona a otra, habrá que definir cuáles son las
reglas para el flujo de estos documentos, las reglas de aprobación, de aceptación, etc. Todo este
procedimiento deberá estar reglado y deberá ser integrado en las aplicaciones Web que permitan el
tratamiento electrónico de las operaciones para que los procedimientos sean 100% electrónicos.

Creación y firma. Puede ser que más de una persona esté implicada tanto en la creación de un
documento o procedimiento como en su modificación. Habrá que tener en cuenta, por tanto, las acciones
colaborativas, el control o gestión de las distintas versiones, etc. Dentro del procedimiento de generación
puede ser necesaria la firma electrónica, tanto de manera unitaria como a través de firmas múltiples
dentro del proceso de Workflow.
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 Autenticación. ¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal acerca de la
originalidad de los documentos (autenticidad, integridad y no repudio) y cumplimos sus estándares para la
autentificación? ¿Se dispone de una evidencia legal en cuanto a formatos de firma de larga duración que
incorporen un sellado de tiempo que garantice la fecha de firma y la firma?
Documento Electrónico
Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o
similares10.
Documento Electrónico de Archivo11
Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus
actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos
Clasificación
Documentos ofimáticos
Cartográficos
Correos electrónicos
Imagen, videos y audio digital
Mensajes de datos generados
mediante redes
sociales
Descripción
Documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, etcétera,
que son producidos con distintos programas o paquetes de software y en
diferentes versiones de un mismo software
Mapas y planos, algunos de ellos con valores históricos y en muchos casos
artístico
Los documentos que se adjuntan comienzan a ser nombrados como
documentos electrónicos de archivo, debido a que incorporan información de
alto valor que sirve de soporte y evidencia para las entidades.
Los archivos creados en estos tipos de formatos se admiten como pruebas en
el sistema judicial colombiano
En algunos casos este tipo de mensajes pueden ser utilizados dentro de
algún proceso llevado a cabo por la administración (Twitter, Facebook, entre
otros).
Otros Componentes Documentales
Clasificación
Descripción
Una página web está compuesta principalmente por
información (texto y/o módulos multimedia), así como por
hipervínculos. Además, puede contener o asociar datos
sobre el estilo que debe tener y cómo debe visualizarse y
Páginas web
10
Congreso de Colombia. Ley 527 de 2009. Artículo 2°. La definición de documento electrónico corresponde con la de Mensaje de Datos
11
Colombia. Archivo General de la Nacion (30 de octubre de 2001). Acuerdo N.º 060 -Archivo General de la Nación
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también aplicaciones “embebidas” con las que se puede
interactuar para hacerlas dinámicas
Colección datos afines, relacionados entre sí y
estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso,
manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de
esos datos por parte de programas creados para tal
12
efecto o lenguajes de búsqueda rápida
Bases de datos
Características del documento electrónico
Autenticidad
• Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser,
que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo
creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento
que se afirma
•.
Integridad
• Hace referencia al carácter completo e inalterado del
documento electrónico
Fiabilidad
• Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir
en él. Es una representación completa y precisa de lo que
da testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo.
•.
•.
Disponibilidad
Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su
presentación debe mostrar la actividad que lo realizo /Produjo
en contexto GEL
debe mostrar la actividad que lo produjo
Estructura lógica
Se puede esquematizar como un bloque de datos formado por:  Datos o contenido.
 Datos de identificación para la autenticación y validación del documento
bloque de metadatos
12 Glosario Interpares En línea http://www.interpares.org/[Consulta 20 de Noviembre de 2014].
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INTEROPERABILIDAD
Las Normas Técnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas cuestiones, tales
como: documento electrónico, digitalización, expediente electrónico, copiado auténtico y conversión, política
de firma, estándares, intermediación de datos, modelos de datos, gestión de documentos electrónicos,
conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones públicas estatales, modelo de datos para el
intercambio de información y declaración de conformidad; todos ellos necesarios para asegurar los aspectos
más prácticos y operativos de la interoperabilidad entre las Administraciones públicas y con el ciudadano.
Estas Normas Técnicas de Interoperabilidad se desarrollarán y perfeccionarán a lo largo del tiempo, en
paralelo al progreso de los servicios de Administración Electrónica, de las infraestructuras que los apoyan y de
la evolución tecnológica, para dar cumplimiento al mandato del la ley vigente.
Dentro de este conjunto de Normas Técnicas de Interoperabilidad, las normas relativas al documento
electrónico, al expediente electrónico, a la digitalización de documentos en soporte papel, a los
procedimientos de copiado auténtico y conversión y a la política de gestión de documentos electrónicos
responden a lo previsto en el marco GEL,/GED, sobre interoperabilidad, recuperación y conservación del
documento electrónico, a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos para el documento
electrónico a lo largo del tiempo.
FIRMA DIGITAL
“Atributos jurídicos de una firma digital. Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se
presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado
con el contenido del mismo”.
Parágrafo: El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si
aquella incorpora los siguientes atributos:
1. Es única a la persona que la usa.
2. Es susceptible de ser verificada.
3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera, que si éstos son cambiados, la firma digital es
invalidada
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La firma electrónica, que no debe confundirse con la firma digital, es el equivalente electrónico de una firma
manuscrita. Una firma electrónica puede ser sencillamente una representación gráfica de una firma, o una
firma escaneada y puesta sobre un documento.
La firma digital, que no debe confundirse con la firma electrónica, es un mecanismo criptográfico que le
permite al receptor de un mensaje firmado de esta forma determinar el origen de los datos contenidos dentro
del mensaje y por tanto su autenticidad y no repudio. Esta firma también constata la integridad del mensaje,
es decir, que el contenido del mensaje no fue cambiado desde el momento que fue firmado por su emisor
El sellado de tiempo (time stamping) sirve para establecer la validez de un documento electrónico, mediante
la certificación del momento exacto en que fueron modificados. Este mecanismo, que también es considerado
un tipo de firma digital, permite demostrar que una serie de datos no ha sido alterada en un período de tiempo
específico. Consiste en una serie de caracteres que denotan la hora y fecha exacta en cuál ocurrió un evento
determinado (por ejemplo, la creación o modificación de un documento electrónico).
PROPIEDAD INTELECTUAL Y DERECHOS DE AUTOR EN EL AMBITO DE LA GESTION DOCUMENTAL
Es menester en este contexto, tener en cuenta los preceptos contemplados en la Ley 23 de 1982 que expresan [
Artículo 2º.- Los derechos de autor recaen sobre las obras científicas literarias y artísticas las cuales se
comprenden todas las creaciones del espíritu en el campo científico, literario y artístico, cualquiera que sea el
modo o forma de expresión y cualquiera que sea su destinación , tales como: los libros, folletos y otros
escritos; las conferencias, alocuciones, sermones y otras obras de la misma naturaleza; las obras dramáticas
o dramático-musicales; las obras coreográficas y las pantomimas; las composiciones musicales con letra o sin
ella; las obras cinematográficas, a las cuales se asimilan las obras expresadas por procedimiento análogo a la
cinematografía, inclusive los videogramas; las obras de dibujo, pintura, arquitectura, escultura, grabado,
litografía; las obras fotográficas o las cuales se asimilan las expresadas por procedimiento análogo a la
fotografía ; las obras de arte aplicadas; las ilustraciones, mapas, planos croquis y obras plásticas relativas a la
geografía, a la topografía, a la arquitectura o a las ciencias y, en fin, toda producción del dominio científico,
literario o artístico que pueda reproducirse, o definirse por cualquier forma de impresión o de reproducción, por
fonografía, radiotelefonía o cualquier otro medio conocido o por conocer.
Artículo 5º.- Son protegidos como obras independientes, sin perjuicio de los derechos de autor sobre las
obras originales y en cuanto representen una creación original:
A. Las traducciones, adaptaciones, arreglos musicales y demás transformaciones realizadas sobre una
obra del dominio privado, con autorización expresa del titular de la obra original. En este caso será
considerado como titular del derecho sobre la adaptación, traducción, transporte, etc, el que la ha
realizado, salvo convenio en contrato.
B. Las obras colectivas, tales como las publicaciones periódicas, antologías, diccionarios y similares,
cuando el método o sistema de selección o de organización de las distintas partes u obras que en ellas
intervienen, constituye una creación original. Serán consideradas como titulares de las obras a que se
refiere este numeral la persona o personas naturales o jurídicas que las coordinen, divulguen o
publiquen bajo su nombre.
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Artículo 91º.- Los derechos de autor sobre las obras creadas por empleados o funcionarios
públicos,(subrayado fuera de contexto) en cumplimiento de las obligaciones constitucionales y legales de su
cargo, serán de propiedad de la entidad pública correspondiente.
Se exceptúan de esta disposición las lecciones o conferencias de los profesores.
Los derechos morales serán ejercidos por los autores, en cuanto su ejercicio no sea incompatible con los
derechos y obligaciones de las entidades públicas afectadas.
Se resalta que el artículo 93 de la Constitución Política establece que prevalecen en el orden interno los
tratados y convenios internacionales que reconocen los derechos humanos ratificados por el Congreso, los
cuales forman parte del bloque de constitucionalidad, según jurisprudencia de la Corte Constitucional.
Adicionalmente:
En relación con la Propiedad Intelectual, el artículo 61 de la Constitución, señala que “El Estado protegerá la
propiedad intelectual por el tiempo y mediante las formalidades que establezca la ley”.
Ley 1680 de 2012
Artículo 12. Limitaciones y excepciones a los Derechos de Autor. Para garantizar la autonomía y la
independencia de las personas ciegas y con baja visión en el ejercicio de sus derechos a la información, las
comunicaciones y el conocimiento, las obras literarias, científicas, artísticas, audiovisuales, producidas en
cualquier formato, medio o procedimiento, podrán ser reproducidas, distribuidas, comunicadas, traducidas,
adaptadas, arregladas o transformadas en braille y en los demás modos, medios y formatos de comunicación
accesibles que elijan las personas ciegas y con baja visión, sin autorización de sus autores ni pago de los
Derechos de Autor, siempre y cuando la reproducción, distribución, comunicación, traducción, adaptación,
transformación o el arreglo, sean hechos sin fines de lucro y cumpliendo la obligación de mencionar el nombre del
autor y el título de las obras así utilizadas.
La ley 57 de 1986 regula la publicación de los documentos oficiales, el derecho de toda persona a "consultar
los documentos que reposan en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que
dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley"; la reserva subsiste
por 30 años y a su finalización el documento adquiere carácter histórico y público (artículos 12 y 13 de la ley
57 de 1985).
Los programas de bases de datos son obras que también se encuentran protegidas por las disposiciones de
la ley 23 de 1982 porque son producto de la creatividad intelectual del ser humano.
El control de constitucionalidad de los tratados públicos y de las leyes que los aprueban, presenta unas
características singulares, al ser: “(i) previo al perfeccionamiento del tratado, pero posterior a la aprobación del
Congreso y a la sanción gubernamental; (ii) automático, pues debe ser enviada directamente por el Presidente
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de la República a la Corte Constitucional dentro de los seis días siguientes a la sanción gubernamental; (iii)
integral, en la medida en que la Corte debe analizar tanto los aspectos formales como los materiales de la ley
y el tratado, confrontándolos con todo el texto constitucional; (iv) tiene fuerza de cosa juzgada; (v) es una
condición sine qua non para la ratificación del correspondiente acuerdo; y (vi) cumple una función preventiva,
pues su finalidad es garantizar tanto la supremacía de la Constitución como el cumplimiento de los
compromisos internacionales del Estado colombiano.”13
SERVIDORES PUBLICOS
La Circular 07 de 2002, establece entre otros lo siguientes aportes:
Tal como lo define el artículo 671 del Código Civil, el derecho de autor es una forma de propiedad privada la
cual otorga una protección jurídica especial al creador de una obra literaria o artística, entendida como tal,
toda expresión personal de la inteligencia manifestada en forma perceptible y original.
El derecho de autor busca la protección del ingenio y el talento humano en los dominios literario y artístico,
cualquiera que sea su modo o forma de expresión y cualquiera que sea su estilo, tales como:
los libros, folletos y otros escritos; las conferencias, alocuciones, sermones y otras obras de la misma
naturaleza; las obras dramáticas o dramático-musicales; las obras coreográficas y las pantomimas; las
composiciones musicales con letra o sin ella; las obras cinematográficas, a las cuales se asimilan las obras
expresadas por procedimiento análogo a la cinematografía, inclusive los videogramas; las obras de dibujo,
pintura, arquitectura, escultura, grabado, litografía; las obras fotográficas a las cuales se asimilan las
expresadas por procedimiento análogo a la fotografía; las obras de arte aplicadas; las ilustraciones, mapas,
planos, croquis y obras plásticas relativas a la geografía, a la topografía, a la arquitectura o a las ciencias, y,
en fin, toda producción del dominio científico, literario o artístico que pueda reproducirse, o definirse por
cualquier forma de impresión o de reproducción, por fonografía, radiotelefonía o cualquier otro medio conocido
o por conocer14.
La legislación colombiana establece que los derechos patrimoniales que se desprenden de aquellas obras
realizadas por un servidor público en cumplimiento de las obligaciones constitucionales y legales de su cargo,
serán de propiedad de la entidad pública correspondiente. El autor en estas condiciones, no tiene más
prerrogativas que las morales sobre su creación en cuanto su ejercicio no sea incompatible con los derechos y
obligaciones de las entidades públicas beneficiadas. Con respecto a esta situación el artículo 91 de la Ley 23
de 1982, establece:
"Los derechos de autor sobre las obras creadas por empleados o funcionarios públicos, en cumplimiento de
las obligaciones constitucionales y legales de su cargo, serán de propiedad de la entidad pública
correspondiente. Se exceptúan de esta disposición las lecciones o conferencias de los profesores. Los
13
Corte Constitucional 350 de 2013
14
Circular 07
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derechos morales serán ejercidos por los autores, en cuanto su ejercicio no sea incompatible con los
derechos y obligaciones de las entidades públicas afectadas." (negrilla fuera de texto)
Las creaciones del servidor público catalogadas como obras, pero que no se realizan en función de la
actividad propia de su cargo se consideran como un bien más de su acervo patrimonial, en consecuencia,
tienen toda la protección legal que el régimen jurídico le aporta en esta materia; así el servidor público en
general podrá ejercer los dos tipos de prerrogativas que establece la ley, según se ha enunciado en
precedencia, el derecho moral y el derecho patrimonial.
Frente a la facultad de negociación del servidor público, como autor de una obra realizada fuera de sus
funciones legales y constitucionales, con las entidades públicas, se hace necesario aclarar la vigencia del
artículo primero de la Ley 44 de 1993, en relación a lo dispuesto en el artículo octavo de la Ley 80 de 1993,
pues esta última norma inhabilita a los servidores públicos para contratar con las entidades estatales, y no
hizo mención expresa de esta situación en su artículo décimo. Al respecto varios comentarios se ofrecen
necesarios.
Que según lo consagrado en el artículo 91 de la Ley 23 de 1982, los derechos patrimoniales de autor sobre
las obras creadas por empleados o funcionarios públicos, en cumplimiento de las obligaciones legales y
constitucionales de su cargo, son de propiedad de la entidad pública correspondiente.
POBLACION VULNERABLE
A. La Ley 1232 de 2008 - Por la cual se modifica la Ley 82 de 1993, Ley Mujer Cabeza de Familia y se dictan
otras disposiciones, establece en su artículo primero que: “… la Jefatura Femenina de Hogar, es una
categoría social de los hogares, derivada de los cambios sociodemográficos, económicos, culturales y de las
relaciones de género que se han producido en la estructura familiar, en las subjetividades, representaciones e
identidades de las mujeres que redefinen su posición y condición en los procesos de reproducción y
producción social, que es objeto de políticas públicas en las que participan instituciones estatales,
privadas y sectores de la sociedad civil. … es Mujer Cabeza de Familia, quien siendo soltera o casada, ejerce
la jefatura femenina de hogar y tiene bajo su cargo, afectiva, económica o socialmente, en forma permanente,
hijos menores propios u otras personas incapaces o incapacitadas para trabajar, ya sea por ausencia
permanente o incapacidad física, sensorial, síquica o moral del cónyuge o compañero permanente o
deficiencia sustancial de ayuda de los demás miembros del núcleo familiar”.
B.JÓVENES
En la Constitución Política y en la Ley se encuentran consagrados tanto derechos especiales para los jóvenes
como Acciones Afirmativas.
El artículo 93 de la Constitución Política establece que prevalecen en el orden interno los tratados y convenios
internacionales que reconocen los derechos humanos ratificados por el Congreso, los cuales forman parte del
bloque de constitucionalidad,
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La Declaración Universal de Derechos Humanos señala que toda persona tiene los derechos y libertades allí
enunciados sin distinción alguna. La Ley 74 de 1968 aprobó los Pactos Internacionales de erechos Civiles y
Políticos y de Derechos Económicos, Sociales y Culturales.
C. ADULTOS MAYORES
Si bien la Organización Panamericana de la Salud (OPS), considera como personas mayores a las que
cuentan con 60 años de edad, la Organización de Naciones Unidas (ONU), mediante la Resolución
50/141 de 1996, denominó a este grupo humano como “Adultos Mayores”.
Nuestra Constitución Política hace referencia a este mismo grupo de personas en el Capítulo II – De los
derechos sociales, económicos y culturales, específicamente cuando instituye en su artículo 46 la
Protección y asistencia del Estado para las personas de la tercera edad, siendo la Ley 1251 de 2008 - Por la
cual se dictan normas tendientes a procurar la protección, promoción y defensa de los derechos de los adultos
mayores.
D. PERSONAS EN SITUACIÓN DE DISCAPACIDAD
La Declaración Universal de Derechos Humanos señala que toda persona tiene los derechos y libertades allí
enunciados sin distinción alguna.
La Ley 74 de 1968 aprobó los Pactos Internacionales de Derechos Civiles y Políticos y de Derechos
Económicos, Sociales y Culturales. Ley 762 de 2002 aprobó la “Convención Interamericana para la
Eliminación de todas las Formas de Discriminación contra las Personas con Discapacidad", suscrita en la
ciudad de Guatemala, el 7 de junio de 1999.
“Acceso a la información y la comunicación15
–
Las personas con discapacidad y, cuando proceda, sus familias y quienes abogan en su
favor deben tener acceso en todas las etapas a una información completa sobre el
diagnóstico, los derechos y los servicios y programas disponibles. Esa información debe
presentarse en forma que resulte accesible para las personas con discapacidad.
–
Los Estados deben elaborar estrategias para que los servicios de información y
documentación sean accesibles a diferentes grupos de personas con discapacidad. A fin de
proporcionar acceso a la información y la documentación escritas a las personas con
deficiencias visuales, deben utilizarse el sistema [b]raille, grabaciones en cinta, tipos de
imprenta grandes y otras tecnologías apropiadas. De igual modo, deben utilizarse
tecnologías apropiadas para proporcionar acceso a la información oral a las personas con
deficiencias auditivas o dificultades de comprensión.
E. GRUPOS ÉTNICOS
15
OMPI
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Los Grupos Étnicos son aquellas comunidades de personas que comparten un origen, una historia, una
lengua y unas características culturales comunes, y han mantenido su identidad a lo largo de la
historia como sujetos colectivos.
E.1. Pueblos Indígenas.
la Constitución Política de 1991 recoge y reconoce para los pueblos indígenas la existencia de tres órdenes
normativos a saber:
• La Legislación General de la Nación: Son las leyes que se aplican a todos los colombianos y en tal virtud a
los indígenas, quienes en su calidad de ciudadanos gozan de todos los derechos y obligaciones que
los demás nacionales.
• La Legislación Especial Indígena: Establecido en el artículo 246, así: Las autoridades de los pueblos
indígenas podrán ejercer funciones jurisdiccionales dentro de su ámbito territorial, de conformidad con
sus propias normas y procedimientos, siempre que no sean contrarios a la Constitución y a las leyes de la
República.
Adicionalmente la Carta Política reconoce y tutela la diversidad étnica y cultural del país, consagra derechos
étnicos, culturales, territoriales, de autonomía y participación, reconoce las diferentes lenguas que se
hablan en nuestro país como lenguas oficiales en sus territorios, así como reconoce la educación bilingüe e
intercultural para los grupos étnicos y la doble nacionalidad para los pueblos indígenas que vivenen zonas de
frontera, permitiendo entre otras cosas, la participación activa de los indígenas en la vida política del país
Por su parte, la Ley 145 de 1994, aprobó el Convenio Constitutivo del Fondo para el Desarrollo de los Pueblos
Indígenas de América Latina y el Caribe", suscrito en Madrid el 24 de julio de 1992, con el objeto de
establecer un mecanismo destinado a apoyar los procesos de autodesarrollo de pueblos, comunidades y
organizaciones indígenas de la América Latina y del Caribe, en adelante denominados "Pueblos Indígenas”.
“La explotación de los recursos naturales en los territorios indígenas debe hacerse compatible con la protección que el
Estado debe dispensar a la integridad social, cultural y económica de las comunidades indígenas, integridad que
configura un derecho fundamental para la comunidad por estar ligada a su subsistencia como grupo humano y
como cultura. Para asegurar dicha subsistencia se ha previsto, cuando se trate de realizar la explotación de recursos
naturales en territorios indígenas, la participación de la comunidad en las decisiones que se adopten para autorizar dicha
explotación. De este modo, el derecho fundamental de la comunidad a preservar la integridad se
garantiza y efectiviza a través del ejercicio de otro derecho que también tiene el carácter de fundamental, como
es el derecho de participación de la comunidad en la adopción de las referidas decisiones. La participación de las
comunidades indígenas en las decisiones que pueden afectarlas en relación con la explotación de los recursos naturales
ofrece como particularidad el hecho de que la referida participación, a través del mecanismo de la consulta, adquiere la
connotación de derecho fundamental, pues se erige en un instrumento que es básico para preservar la integridad étnica,
social, económica y cultural de las comunidades de indígenas y para asegurar, por ende, su subsistencia como grupo
social. De este modo la participación no se reduce meramente a una intervención en la actuación administrativa dirigida a
asegurar el derecho de defensa de quienes van a resultar afectados con la autorización de la licencia ambiental, sino que
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tiene una significación mayor por los altos intereses que ella busca tutelar, como son los atinentes a la definición del
16
destino y la seguridad de la subsistencia de las referidas comunidades”.
E.2 Raizales
E.3 Rom17 o gitanos
Población ROM. La identificación de la población ROM se realizará mediante un listado de potenciales
beneficiarios que será elaborado por la autoridad legítimamente constituida (Shero Rom o portavoz de cada
Kumpania) y reconocida ante la Dirección de Etnias del Ministerio del Interior y de Justicia. El listado deberá
ser registrado y verificado por la alcaldía del municipio o distrito en donde se encuentren las Kumpania.
Este pueblo se agrupa en comunidades denominadas “Kumpanias” o “Kumpeniyi” que es la asociación de
grupos familiares que establecen alianzas para compartir una vida en comunidad. Practican la endogamia33 y
la convivencia armónica aunque tienen mecanismos de resolución interna de conflictos a partir de su derecho
consuetudinario definido como “ley romanesa o Kriss.
El Convenio 169 de la OIT señala como un deber de los estados miembros, el de reconocer y proteger al
pueblo Gitano: “Los gobiernos deberán asumir la responsabilidad de desarrollar con la participación de los
pueblos interesados, una acción coordinada y sistemática con mira a proteger los derechos de esos pueblos y
garantizar el respeto a su integridad”.
La Ley 467 de 1998, aprobó la enmienda al artículo 8o. de la Convención Internacional de 1966 sobre la
eliminación de todas las formas de la discriminación racial, adoptada en Nueva York el 15 de enero de 1992.
Dicha ley fue declarada exequible por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-275-99 de 28 de abril de
1999, Magistrado Ponente Dr. Alfredo Beltrán Sierra.
16
Sentencia SU 039 del 3 de febrero de 1997 - M.P. Dr. Antonio Barrera Carbonell
Nombre adoptado a partir de la Conferencia Internacional de Barcelona de 1994, momento a partir del cual decidieron la denominación de “rom” que en su lengua
romanes significa “hombre”.
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CICLOS DE LOS DOCUMENTOS
CICLO DOCUMENTAL ELECTRONICO
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DATOS ABIERTOS
Definición de Datos Abiertos 18
Datos Abiertos son todos aquellos datos primarios, sin procesar, en formatos estándar, estructurados e
interoperables que facilitan su acceso y permiten su reutilización, los cuales están bajo la custodia de las
entidades públicas y que pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna, de forma libre y sin
restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.
Los datos del Gobierno son considerados abiertos si son publicados siguiendo los siguientes principios o
características:








Completos: Todos los datos públicos deben estar disponibles. Los datos públicos no contemplan datos
privados ni limitaciones de seguridad o privilegios.
Primarios: Los datos deben ser recolectados en la fuente de origen, con el nivel de granularidad más
alto posible, no en forma agregada ni modificada.
Oportunos: Los datos deben estar disponibles tan rápido como sea necesario para garantizar el valor
de los mismos.
Accesibles: Los datos deben estar disponibles para el rango más amplio de usuarios y para el rango
más amplio de propósitos.
Procesables por máquinas: Los datos deben estar estructurados razonablemente para permitir un
procesamiento automático.
No discriminatorios: Los datos deben estar disponibles para cualquiera persona, sin requerir un
registro.
No propietarios: Los datos deben estar disponibles en un formato sobre el cual ninguna entidad tiene
un control exclusivo.
Libres de licencias: Los datos no deben estar sujetos a ningún derecho de autor, patente, marca
registrada o regulaciones de acuerdo de secreto. Se podrán permitir restricciones razonables de
privacidad, seguridad o privilegios.
Definiciones
"Público" significa:

Los principios Open Government Data no se ocupan de lo que los datos deben ser públicas y
abiertas. Privacidad, seguridad y otros problemas pueden legalmente (y con razón) evitar que los
conjuntos de datos se compartan con el público. Más bien, estos principios se especifican las
condiciones de datos públicas deben cumplir para ser considerado como "abierta".
"Datos" significa:
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
Información o grabaciones almacenadas electrónicamente. Los ejemplos incluyen documentos, bases
de datos de los contratos, las transcripciones de las audiencias y las grabaciones de audio / visual de
eventos.

Mientras que los recursos de información no electrónicos, tales como artefactos físicos, no están
sujetas a los principios de datos de Gobierno Abierto, que siempre se recomienda que se facilitará por
vía electrónica a la medida de lo posible este tipo de recursos.
"revisables" significa:

Una persona de contacto debe ser designado para responder a las personas que tratan de utilizar los
datos.

Una persona de contacto debe ser designado para responder a las quejas sobre violaciónes de los
principios.

Un tribunal administrativo o judicial debe tener la competencia para revisar si la agencia ha aplicado
estos principios de manera apropiada.
CERO PAPEL Y GESTION ELECTRONICA DEL DOCUMENTO-G.E.D.
El Plan Nacional de Desarrollo de 2010 – 2014 tiene dentro de los propósitos del gobierno nacional el establecimiento de
una gestión pública, efectiva, eficiente y eficaz, para lograrlo contempló la estrategia denominada Política Cero Papel, la
cual consiste en sustituir los flujos documentales generados en papel, por soportes y medios electrónicos, sustentados
en la utilización de tecnología de la información y las telecomunicaciones, con el fin no solo de evitar el impacto
ambiental sino además incrementando la eficiencia en la administración pública
Procesos y procedimientos: ajustes a nivel de procesos y procedimientos que se requieran.
A. Cultura organizacional: promover activamente el cambio de cultura, en cuanto a la utilización de documentos y
procedimientos normalizados para la administración de documentos electrónicos de archivo.
B. Componente normativo y de gestión documental: Aplicación de normas externas e internas sobre la gestión
documental.
Componente Tecnológico: Diseño de un programa de gestión documental que incorpore la gestión electrónica de
documentos
. Metadatos
Los documentos electrónicos dependen de los metadatos para su existencia, gestión y futura utilización.
Las características de los documentos (ISO 15489:2001, 7.2) en todos los formatos son definidas en los
metadatos
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Los metadatos pueden almacenarse en una base de datos, normalmente diseñada para tal efecto, o
incrustados en la cabecera del propio documento sobre el que añaden información. En el contenido web,
por ejemplo, la metainformación sobre una página web suele ir incluida en el propio documento HTML,
mientras que otros contenidos como la sindicación de noticias o metadatos sobre archivos multimedia se
proporcionan como documentos aparte.
Datos de
Contenido
Firmas
Metadatos
Se entiende por formato la manera en que los datos están contenidos en un documento electrónico en el
momento de su creación y la forma en que han sido codificados19
La determinación de formatos idóneos para la conservación a largo plazo de información,
pasa por evaluar el nivel de cumplimiento de los siguientes aspectos:
19 LATORRE TAFANELL, Roser, El glossari “comparat” d´arxivistica. En línea http://www.santboi.cat/Publi077.nsf/ BE5C52B9D8E5462BC125754500420D40/$FILE
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Niveles de
Cumplimiento
Se deben cumplir a efectos de su
articulacion con Gobierno Abierto
Cifrado
El formato no debe contener
cifrados para no tener
inconsistencias
Fuentes
Contenido
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Estandarizadas en el ambito
de Gobierno Abierto
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externos
No permite su incorporacion
por ser enlaces compartidos
Codigo
Ejecutable
En el ambito de Gobierno abierto
no se permiten Codigos
Compresion
Articulados a la Politica de
datos abiertos
Documento tradicional
Soporte: papel
Caracteres alfabéticos,
ilustraciones, etc.
El soporte y el contenido se
mantienen siempre unidos.
La estructura es parte
integral del documento.
Los metadatos del contexto y
de la estructura en un
documento tradicional son
inherentes.
Conservar los soportes en
condiciones idóneas
garantiza la conservación y
el acceso del contenido
documental.
Documento digitalizado
Transformar una
información consignada
en forma analógica en
una secuencia de valores
numéricos, es decir, en
una representación
electrónica que se puede
almacenar y acceder por
medio de una
computadora.
Fotografiar
electrónicamente una
información, dividiéndola
en miles de elementos
llamados pixeles,
representados por ceros
y unos.
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Documento electrónico
Soporte: magnético, óptico,
etc.
Símbolos binarios que deben
descifrarse.
El contenido puede
separarse del soporte.
La estructura física no es
evidente. Se requiere de una
estructura lógica ( un
software y hardware) para
leerlo.
Los metadatos
administrativos, funcionales y
técnicos de los documentos
electrónicos deben ser
conservados para su
posterior identificación .
Conservar los soportes de los
documentos electrónicos no
garantiza la conservación y el
acceso del contenido
documental.
CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
INTEGRO
CONFIABLE
Fecha: Usualmente es
Perfil del documento:
agregada automáticamente Para los documentos enviados:
por el sistema.
Fecha, hora, autor, remitente, asunto.
Para los documentos recibidos: fecha
La fecha cronológica debe y hora de recepción, fecha y hora de
incluir la hora de
la transmisión remota, autor,
transmisión y la hora de
remitente, código de clasificación,
recepción.
número de registro.
Identificación del software usado.
También es necesario
agregar el lugar.
Identificación de los usuarios del
sistema y de su respectivo perfil.
Autor y el redactor deben
quedar claramente
Definición e identificación de los
identificados.
dominios de trabajo.
AUTÉNTICO
Perfil del documento: fecha, hora, autor,
remitente, asunto, código de
clasificación, número de registro.
Remitente
Programa de respaldos
Los metadatos sobre la creación y el
uso de los documentos.
Asunto
El control de acceso de los usuarios.
Encriptación.
Modalidad de transmisión: el sistema de
información debe controlar cada
movimiento que se haga del documento
tanto en el interior como en el exterior de
la entidad.
Estructuración de los directorios de
acuerdo a un plan de clasificación
determinado
Conservación adecuada de los
respaldos.
Disposición
Programa de migración.
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Ciclo de Vida
Digitalización de documentos
GESTION DIGITAL DE DERECHOS
En los tratados de la OMPI figuran asimismo normas análogas que rigen la protección de la información
para la gestión electrónica de los derechos. El propósito de dicha información es distinguir la obra
protegida y señalar a su autor o al titular de los derechos que recaen sobre ella, quedando comprendidos
también en el concepto de información las condiciones generales de uso de la obra y los números o
claves mediante los que se representa dicha información.20
Cadena de valor
Dentro del concepto de cadena de valor del Plan Estratégico de la Entidad, la ejecución del Programa de
Gestión Documental, le permitirá a la entidad desarrollar actividades de soporte tendientes al manejo y control
de información contenida en los archivos con criterios de confiabilidad y oportunidad, mitigando las
debilidades institucionales en lo que respecta en los controles y seguridad de los archivos, mediante el
aprovechamiento de tecnologías de la información y las comunicaciones en la producción y administración de
documentos y expedientes electrónicos.
Como lo expresa el citado documento “la gestión digital de derechos no designa un elemento o configuración
particular de las tecnologías de la información”, y más adelante resalta “es un medio técnico y un método que
se emplea para gestionar los derechos en el entorno digital”
20
OMPI
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ARQUITECTURA DE LA INFORMACION
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Entorno Político Direccionamiento y Control
o
o
o
o
o
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o
o
o
o
o
o
o
o
Ley No. 527 de 1999 [Comercio Electrónico]
Ley No. 594 de 2000 [Función Archivística del Estado]
Documento CONPES 3072 de 2000 [Agenda de Conectividad]
Directiva Presidencial No. 02 de 2000 [Gobierno Electrónico]
Decreto 1747 de 2000 [Reglamentario Ley 527]
Directiva Presidencial No.10 de 2002 [PRAP]
Decreto 2170 de 2002 [Combatir Corrupción]
Decreto 1620 de 2003 [Transformación Ministerio Comunicaciones]
Documento CONPES 3248 de 2003 [PRAP]
Documento CONPES 3249 del 2003 [Contratación Pública]
Decreto 3816 de 2003 [COINFO]
Documento CONPES 3292 de 2004 [Antitrámites]
Ley No. 962 de 2005 [Antitrámites]
Decreto 4669 de 2005 [Reglamentario Ley 962]
Decreto 2434 de 2006 [Publicación Obligatoria Portal Contratación]
Entorno Direccionamiento Tecnológico
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Intranet Gubernamental – Arquitectura de Integración e Interoperabilidad.
Intranet Gubernamental – Conectividad (Acuerdos de Nivel de Servicio).
Políticas de Seguridad Informática.
Consideraciones de Seguridad para el desarrollo de un sistema de seguridad
Construyendo un programa de conocimiento y capacitación en seguridad de redes
Guía de servicios de Seguridad para Tecnologías de Información
Guía para poner a prueba la seguridad de redes
Guía para seleccionar productos de seguridad para Tecnologías de Información
Estándares y Mejores Prácticas Internacionales
Definición de la Arquitectura
ISO/IEC define arquitectura como “La organización funcional de un sistema, compuesta por sus componentes,
las relaciones entre ellas, su entorno, así como los principios que gobiernan su diseño y evolución “
Ciclo de Desarrollo de la Arquitectura
Fase Preliminar: Framework y Principios
Preparar a la organización un adecuado
proyecto de arquitectura TOGAF, definir
los principios de arquitectura, definir el
Framework y las herramientas.
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Gestión de Requerimientos
Fase A: Visión de Arquitectura
Fase B: Arquitectura de Negocios
Asegurar que cada etapa del proyecto de
Arquitectura este fundamentada en
requerimientos de negocio validados.
Establecer el alcance, restricciones, y las
expectativas del proyecto de Arquitectura;
Crear
la
Visión;
determinar
los
stakeholders; validar el contexto del
negocio y crear el “Statement of
Architecture
Work”;
Obtener
aprobaciones.
Desarrollar la arquitectura en tres niveles:
Fase C: Arquitecturas de Sistemas de 1. Negocio
Información
2. Sistema de Información(aplicaciones
y datos)
3.
Tecnología
Fase D: Arquitectura Tecnológica
Fase E: Oportunidades y Soluciones
Fase F: Plan de Migración
Fase G: Implementación del Governance
Fase H: Gestión del Cambio
En cada caso desarrollar la arquitectura
baseline (“as is”) y el objetivo (“to be”) y
analizar gaps
Evaluar y seleccionar entre las opciones
de implementación identificadas en la
arquitectura objetivo; identificando los
proyectos de implementación más
importantes.
Analizar costos, beneficios y riesgos;
desarrollar una lista priorizada de
proyectos sobre las bases del plan de
implementación y migración.
Preparar y realizar los “Architecture
Contracts”
(Implementación
del
Governance Board); asegurando que la
implementación del proyecto este acorde
a la arquitectura.
Proveer un monitoreo continuo para
asegurar que la arquitectura responde a
las necesidades de la empresa.
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La visión vertical: implica la integración de la información siguiendo el organigrama en un “drill-down”, es
decir con directivas claras desde los vértices superiores hacia las bases, y el “roll-up”, sabiendo a partir de
estas directivas, cuál es el lugar que cada uno ocupa en la organización, y su función dentro del plan de
acción estratégico.
ROLL-UP
DRILL-DOWN
Cuadro 1: La integración vertical de la información
La visión horizontal: el llamado “drill-across”, consecuencia de la visión sistémica de la organización, es
decir como subsistema, parte de un sistema principal. Propone el seguimiento de las actividades que agregan
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valor a lo largo de su eslabonamiento horizontal, contemplando las vinculaciones con los clientes a quienes
ofrecen los resultados productivos y con sus proveedores a quienes adquiere los recursos necesarios.
DRILL-ACROSS
CADENA DE VALOR
Cuadro 2: La integración horizontal de la información
La visión multidimensional: la integración de la información debería permitir poder visualizar la misma
desde distintas ópticas (dimensiones) con el fin de agregarle valor decisorio.
Para poder lograr estas visiones es necesario contar, por tanto, con un sistema de información integrado y
tecnológicamente adecuado para soportar los procesos de toma de decisiones en el entorno competitivo
actual. Además será indispensable contar con procesos desarrollados a través de macroactividades, las
cuales serán homónimas a los factores críticos de éxito, verdaderos nudos decisorios en el proceso de gestión
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Estructuras de Organización
(función intangible, relevante; define formas primarias de navegación a usuarios)
Jerárquica
Hipertexto
Relacional (bases de
datos)
* Permite obtener el tamaño del * Info. Nueva y poco lineal
*
Permite
usar un
sitio.
* Compone de elementos de contenido de maneras
* Areas cont. Relevantes->explorar info. Y los vínculos entre diferentes.
esquemas
de
organización-> usos.
*
Uso
subsitios
o
contenido.
* Pueden estar con o sin conjuntos estructurado.
* Excluyente no es bueno en jerarquía.
Vocabulario controlado,
esquemas
de
organización * Une datos, imágenes, alto grado de exigencia
ambiguos.
texto…
* Ayuda en búsqueda
* Se pueden poner sólo en 2 * Fácil perderse
* Poder y flexibilidad para
categorías para evitar que se * Uso como complemento
diseñar sist. De navegación
pierdan.
y búsqueda.
*
Equilibrio
entre
* Se pueden crear
amplitud(opciones) y profundidad
interfaces
o
integrar
(niveles).
herramientas.
* Jerarquía angosta o amplia.
*
Html
estático
o
*.* Más de 4-5 niveles
dinámico.
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V. Estándares técnicos

ISO/IEC 27001:2013

ISO/IEC 27002:2013

ISO 15489-1

ISO 15489-2

ISO 14721:2003

ISO/IEC 27037:2012

ISO/IEC 27042

ISO/IEC 15801

ISO/IEC 17020

ISO/IEC 17025
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
ISO/IEC 27006
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
El artículo 24 de la Ley 594 de 2000, señala “Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio
para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental”.
Las Tablas de Retención Documental - TRD son una herramienta archivística necesaria para la gestión
documental. Esta permite la clasificación de los documentos generados y recibidos por la entidad, en
razón a las funciones asumidas por las dependencias de la Unidad, facilitando la optimización y
racionalización de la producción de los documentos.
Las TRD se elaboraron con base en los principios básicos, esto son teniendo en cuenta la estructura
orgánico funcional de la entidad con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera
sea el soporte en que se generen.
Las TRD son parte fundamental del Programa de Gestión Documental de la entidad, mediante la
aplicación de las TRD, se garantizar la adecuada organización de los archivos, facilitando la recuperación
de la información y dándoles una oportuna disposición final
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
1. Transferencias primarias
El traslado de los documentos desde los archivos de gestión al archivo central de la entidad, una vez culmine su
retención en el archivo de gestión, se realizan de conformidad con la tabla de retención documental, por parte de la
dependencia productora, en coordinación con el Grupo de Archivo y Correspondencia, atendiendo al respectivo
cronograma de transferencias
2. Transferencias Secundarias
En cumplimiento de lo ordenado en el artículo 2 del Decreto 1382 de 1995, el cual establece la obligación de efectuar
transferencias secundarias al Archivo General de la Nación, y como resultado del proceso de levantamiento del
inventario documental y la organización archivística de los expedientes
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Referentes21
13008 ISO: 2012
Información y documentación - conversión de los registros digitales y la migración proceso
2010: ISO / TR 13028
Directrices de implementación para la digitalización de los registros - Información y documentación
ISO / CD 15489-1
Información y documentación - Gestión de registros - Parte 1: Conceptos y principios
ISO 15489-1: 2001
Información y documentación - Registros de manejo - Parte 1: Generalidades
ISO / TR 15489-2: 2001
Información y documentación - Gestión de registros - Parte 2: Directrices
ISO / TR 15489-2 NP
Información y documentación - Gestión de registros - Parte 2: Directrices
ISO 16175-1: 2010
Información y documentación - Principios y requisitos funcionales para registros en ambiente de oficina electrónicos - Parte 1: Generalidades y d
ISO 16175-2: 2011
Información y documentación - Principios y requisitos funcionales para registros en ambiente de oficina electrónicos - Parte 2: Directrices y requis
documentos digitales
ISO 16175-3: 2010
Información y documentación - Principios y requisitos funcionales para registros en ambiente de oficina electrónicos - Parte 3: Directrices y requis
ISO / CD 17068
Información y documentación - Trusted tercer repositorio de fiesta para los registros digitales
ISO / TR 17068: 2012
Información y documentación - Trusted tercer repositorio de fiesta para los registros digitales
ISO / TR 18128: 2014
Información y documentación - Evaluación de riesgos para los procesos y los sistemas de registros
ISO 22310: 2006
Información y documentación - Directrices para los redactores de normas para los registros
indicando los requisitos de gestión de normas
21
http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_tc_browse.htm?commid=48856
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ISO 23081-1: 2006
Información y documentación - Gestión de Registros procesos - Metadatos para los registros
- Parte 1: Principios
ISO 23081-2: 2009
Información y documentación - Gestión de metadatos de los registros - Parte 2: Aspectos
conceptuales y de implementación
ISO / TR 23081-3: 2011
Información y documentación - Gestión de metadatos de los registros
- Parte 3: método de autoevaluación
ISO / TR 26122: 2008
Información y documentación - Análisis de Obra proceso para registros
ISO / TR 26122: 2008 / Cor 1: 2009
ISO 30300: 2011
Información y documentación - Sistemas de gestión de registros
- Fundamentos y vocabulario
ISO 30300: 2011 / CD Cor 1
ISO 30301: 2011
Información y documentación - Gestión de sistemas de registros
- Requisitos
ISO / CD 30302
Información y documentación - Gestión de sistemas de registros
- Directrices para la aplicación
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Normativa22
La.
¿Qué es una norma?
Una norma es un medio o instrumento mediante el cual se manifiesta el derecho objetivo y se establece un
ordenamiento jurídico, así mismo, las normas tienen la facultad de imponer deberes y conferir derechos.
Las normas son las pautas de ordenamiento social que se establecen en una comunidad humana para
organizar el comportamiento, las actitudes y las diferentes formas de actuar, con el objeto de no entorpecer el
bien común.
LEY: Es la norma jurídica de mayor rango, después de la constitución política, emanada por el legislador y
expedida para llevar el control de la conducta social establecida con carácter permanente. Es aquella que
establece obligaciones y/o deberes jurídicos y otorga derechos, el incumplimiento de una ley puede dar lugar
a una sanción o castigo impuesto por la misma.
LEY ESTATUTARIA: La constitución de 1991 incluyo un tipo de ley especial, conocida también como ley
estatutaria, creada para regular temas de vital importancia (art. 152 C.P.)
La naturaleza de la ley estatutaria es superior a las demás leyes y por tal motivo establece un trámite especial
para su expedición, teniendo en cuenta la importancia jurídica que abarca.
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Archivo general de la Nación
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Este tipo de ley cuenta con unas características especiales como son; A. tienen trámite especial, pues deben
aprobarse por mayoría absoluta en las cámaras; B. son expedidas exclusivamente por el Congreso y durante
una misma legislatura; C. son revisadas por la Corte Constitucional, organismo que ejerce sobre estas leyes
un control previo de constitucionalidad.
DECRETO LEY: El decreto ley ofrece la posibilidad constitucional al Poder Ejecutivo de crear normas con
rango de ley sin la intervención o autorización previa del Congreso; en los gobiernos democráticos, el decreto
ley se encuentra amparado por la Constitución.
DECRETO: Es un acto administrativo promulgado por el poder ejecutivo con contenido normativo
reglamentario sin necesidad de ser sometida al órgano legislativo. Cuando se habla de un decreto ley se trata
de un acto que ofrece la posibilidad de tener aplicación con fuerza de ley sin que necesite la intervención del
congreso, generalmente se da cuando existen necesidades que deben ser ejecutadas con urgencia.
ACUERDO: Es la manifestación de voluntades que tiene como finalidad producir efectos jurídicos. El principal
efecto jurídico del acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lo otorgan naciendo para las mismas
obligaciones y derechos. Es válido cualquiera que sea la forma de su celebración, oral o escrita, siempre que
el consentimiento de los otorgantes sea válido y su objeto cierto, determinado, no esté fuera del comercio o
sea imposible.
ORDENANZA: Es una norma jurídica que forma parte de un reglamento y así mismo se encuentra
subordinada a una ley. Es un mandato emitido por una autoridad con el poder o facultad para exigir su
cumplimiento; este acto normativo es proferido en su mayoría por las Asambleas Departamentales y/o
Concejos municipales, su aplicación y cumplimiento es de carácter obligatorio desde el momento de su
publicación.
DIRECTIVAS: Es un acto jurídico emitido por dependencias administrativas, a través de sus autoridades
superiores, con el propósito de dictar normas, disposiciones y órdenes de carácter general. Este acto facilita la
difusión y orientación respecto a la aplicación de las leyes, decretos, reglamentos, estatutos, etc., y también
ayuda a canalizar el comportamiento o procedimiento que las personas, entidades y/o dependencias
subordinadas
deben
seguir
en
determinadas
situaciones.
Generalmente una directiva complementa o precisa, en forma minuciosa, disposiciones contenidas en un
reglamento o resolución.
RESOLUCIÓN: Es un acto procesal emanado por un tribunal, mediante el cual se resuelve una controversia
originada entre las partes, así mismo puede autorizar u ordenar el cumplimiento de medidas específicas.
SENTENCIA: Es un acto procesal dictado por un juez o tribunal, a través del cual se emite un fallo derivado
de un proceso judicial; dicho fallo admite o no el derecho de alguna de las partes.
CIRCULAR: Es una comunicación emitida por una autoridad superior a una inferior sobre un tema y con un
propósito específico. Este documento es empleado para transmitir instrucciones y decisiones y así mismo
tienen el carácter de obligatorias para los subordinados, sin tener las características de reglamento.
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Las circulares deben expresar el criterio jurídico o interpretación que un órgano administrativo formula en
textos un tanto complejos sobre la legislación que aplica.
NORMA DE BUENAS PRÁCTICAS: Es un documento que nos indica cómo actuar siguiendo metódicamente
unas pautas establecidas, reconocidas y aceptadas por un colectivo profesional o social suficientemente
representativo y aprobado.
Constitución política de Colombia
Art. 8 C.P. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la
Nación.
Art. 15 C.P. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el
Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar
las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas
y privadas.
Art. 20 C.P. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de
informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.
Art. 23 C.P. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de
interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante
organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.
Art. 27 C.P. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.
Art. 63 C.P. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las
tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son
inalienables, imprescriptibles e inembargables.
Art. 70 C.P. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos
en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica,
artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional. La cultura en sus
diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de
todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión
de los valores culturales de la Nación.
Art. 71 C.P. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo
económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. El Estado creará incentivos
para personas e instituciones que desarrollen y fomenten la ciencia y la tecnología y las demás
manifestaciones culturales y ofrecerá estímulos especiales a personas e instituciones que ejerzan estas
actividades.
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Art. 72 P.C. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y
otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables,
inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren
en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos
asentados en territorios de riqueza arqueológica.
Art. 74 P.C. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que
establezca la ley.
LEYES
Ley 4 de 1913:
Código de Régimen Político y Municipal. (Artículos 289, 315, 316, 320 y 337)
Ley 43 de 1913:
Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales.
Ley 47 de 1920:
Normas sobre Patrimonio Documental y Artístico sobre bibliotecas, museos y archivos. prohibiciones.
Ley 45 de 1923:
Conservación de Documentos Bancarios. (Artículo 99).
Ley 40 de 1932:
Sobre reformas civiles 8registro y matricula de la propiedad y nomenclatura urbana (Artículo 29).
Ley 14 de 1936:
Por la cual se autoriza al poder ejecutivo a adherir al Tratado sobre la protección de muebles de valor
histórico.
Ley 163 de 1959:
Protección del Patrimonio Cultural.
Ley 39 de 1981:
Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto correspondiente.
Ley 23 de 1981:
Por la cual se
dictan
normas
en
materia
de
ética
médica.
(Artículos
33,
34
y
35).
Ley 23 de 1982:
Sobre Derechos de Autor. (Artículo 2).
Ley 57 de 1985:
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales. (Artículos 1, 12, 13, 14, 15, 16 al 27)
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Ley 63 de 1986:
Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.
Ley 80 de 1989:
Crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
Ley 6 de 1992:
"Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública
interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones".
(Artículo
74).
Ley 31 de 1992:
Por la cual se dictan las normas a las que deberá sujetarse el Banco de la República para el ejercicio de sus
funciones, el Gobierno para señalar el régimen de cambio internacional, para la expedición de los Estatutos
del Banco y para el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control del mismo, se determinan las
entidades a las cuales pasarán los Fondos de Fomento que administra el Banco y se dictan otras
disposiciones. (Artículos 54 y 55).
Ley 80 de 1993:
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. (Artículos 39 y 55).
Ley 44 de 1993:
Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y se modifica la Ley 29 de 1944. (Artículo 1)
Ley 190 de 1995:
Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan
disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. (Artículos 27 y 79).
Ley 270 de 1996:
Estatutaria
de
la
Administración
de
Justicia.
(Artículo
95).
Ley 489 de 1998:
Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se
expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los
numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. (Artículos 36 y
37).
Ley 527 de 1999:
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones. (Artículos 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 13).
Ley 594 de 2000:
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Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 610 de 2000:
Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las
contralorías (Art. 20 reserva y expedición de copias. Art. 60 Boletín de Responsabilidad Fiscal).
Ley 640 de 2001:
"Por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones". Conciliación. (Art.
15
Conciliación
ante
servidores
públicos).
Ley 734 de 2002:
Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. (Artículo 34 Núm. 1, 5 y 22 Artículo 35 Núm. 8, 13 y 21).
Ley 795 de 2003:
Por la cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se dictan otras
disposiciones (Artículo 22. Conservación de archivos y documentos)
Ley 951 de 2005:
Por la cual se crea el acta de informe de gestión
Ley 962 de 2005:
Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los
organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios
públicos. (Art. 3 inciso 5, acceso a los registros y archivos de la administración pública en los tiempos
previstos por la constitución a las Leyes), y art. 28
Ley 975 de 2005:
Por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al
margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a la consecución de la paz nacional y se dictan otras
disposiciones para acuerdos humanitarios. (Capítulo X “conservación de Archivos”, art. 56 deber de memoria,
art. 56A Deber judicial de memoria, art. 57 medidas de preservación de los archivos, art. 58 medidas para
facilitar el acceso a los archivos).
Ley 1105 de 2006:
Por medio de la cual se modifica el Decreto-ley 254 de 2000, sobre procedimiento de liquidación de entidades
públicas de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y se dictan otras disposiciones. Art. 25, parágrafo 1°,
Archivo
de
procesos
y
de
reclamaciones
y
sus
soportes.
Ley 1120 de 2006:
Por medio de la cual se aprueba el “Convenio entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de
la Federación de Rusia sobre Cooperación y Asistencia Mutua entre sus Autoridades Aduaneras”, firmado en
Moscú a los veintiocho (28) días del mes de abril de 2004. Art. 9 “Documentos” numeral 3, archivos y
documentos
originales.
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Ley 1150 de 2007:
Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se
dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. Se introducen medidas
para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación con recursos públicos. (artículos 3 y 8).
Ley 1185 de 2008:
Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997 –Ley General de Cultura– y se dictan otras
disposiciones
Modifica y adiciona Ley 397 de 1997 LEY General de cultura y se adicionan otras disposiciones. (art. 1
Integración patrimonio cultural de la Nación, art. 14-2 Registro de bienes de interés cultural).
Ley 1273 de 2009:
Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la
protección de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las
tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.
Ley 1341 de 2009:
Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las
tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC-, se crea la agencia nacional de espectro y se dictan
otras
disposiciones.
Ley 1448 de 2011:
Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado
interno y se dictan otras disposiciones. Artículo 144 De los archivos sobre violaciones a los derechos humanos
e infracciones al derecho internacional humanitario ocurridas con ocasión del conflicto armado interno. Artículo
145 Acciones en materia de memoria histórica.
Ley 1474 de 2011:
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de
actos
de
corrupción
y
la
efectividad
del
control
de
la
gestión
pública.
Ley 1581 de 2012:
Por la cual se
dictan
disposiciones
generales
para
la
protección
de
datos
personales.
Ley 1592 de 2012:
Por medio de la cual se introducen modificaciones a la ley 975 de 2005 "por la cual se dictan disposiciones
para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de
manera efectiva a consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios"
y
se
dictan
otras
disposiciones.
Ley 1712 de 2014:
Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional
y se dictan otras disposiciones.
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DECRETOS
Decreto 2527 de 1950.
Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias
fotostáticas
de
los
documentos
microfilmados.
Decreto 3354 de 1954.
Por el cual se modifica el Decreto 2527 de 1950 (Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y
prohíbe
la
incineración
de
documentos.
(microfilmados)
Decreto 264 de 1963.
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Por el cual se reglamenta la Ley 163 de 1959 sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y
monumentos
públicos
de
la
Nación.
Decreto 960 de 1970.
Por el cual se expide
el
Estatuto
del
Notariado.
(Artículos
106,
107,
113,
114
y
115).
Decreto 1260 de 1970.
Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas. (Artículos 8, 13 al 16).
Decreto 2274 de 1988.
Por el cual se reglamenta el artículo 337 del código de régimen político y municipal y la ley 57 de 1985
Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos. (Artículos 1 a 5).
Decreto 624 de 1989.
Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de
Impuesto
Nacionales
Uso
de
medios
magnéticos
en
la
información
tributaria.
(Artículo
633).
Decreto 1798 de 1990.
Por el cual se dictan normas sobre libros de comercio. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.
(Artículos 31 a 33).
Decreto 2126 de 1992.
Por el cual se reestructura el Ministerio de Relaciones Exteriores y se determinan las funciones de sus
dependencias
Reserva
Archivo
del
Ministerio
de
Relaciones
Exteriores.
Decreto 663 de 1993.
Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y
numeración
Artículo 96.
Decreto 2620 de 1993.
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para conservar
los
archivos
de
los
comerciantes.
Decreto 2649 de 1993.
Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad
generalmente
aceptados
en
Colombia
(Artículos
123
y
134).
Decreto 856 de 1994.
Por el cual se reglamenta el funcionamiento del registro de proponentes en las Cámaras deComercio.
Libros
y
archivo
del
Registro
Único
de
Proponentes
(Artículo
11).
Decreto 1584 de 1994.
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Reglamenta la clasificación y calificación del registro de proponentes. Documentación e información
estrictamente indispensable, parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de
Comercio.
Decreto 1382 de 1995.
Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los
archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones
.(Derogado)
Decreto 2150 de 1995.
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública.
Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros; exigir copias o
fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder,; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de
tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos
de archivos y transmisión de datos.
Decreto 1748 de 1995.
Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos
pensionales y se reglamentan los Decretos leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y
concordantes
de
la
Ley
100
de
1993
Archivos
laborales
informáticos.
(Artículos
1,47,49
y
62).
Decreto 948 de 1995.
Por el cual se reglamentan, parcialmente la Ley 23 de 1973, los artículos 33, 73, 74, 75 y 75 del Decreto-Ley
2811 de 1974; los artículos 41, 42, 43, 44, 45, 48 y 49 de la Ley 9 de 1979; y la Ley 99 de 1993, en relación
con la prevención y control de la contaminación atmosférica y la protección de la calidad del aire
Art. 26 prohibición de incineración).
Decreto 1094 de 1996.
Por medio del cual se reglamenta el artículo 616-1 del Estatuto Tributario Facturas Electrónicas.
Decreto 998 de 1997.
Por el cual se reglamenta la transferencia de la Documentación Histórica de los Archivos de los organismos
del orden Nacional, al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1985. Reglamenta la
transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama
Ejecutiva. (Derogado)
Decreto 1725 de 1997.
Por el cual se organiza internamente y se distribuyen las funciones de la Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales División de documentos DIAN. (Artículo 54). (Derogado)
Decreto 1474 de 1997.
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Por el cual se derogan, modifican y/o adicionan algunos artículos del Decreto reglamentario 1748 de 1995 y
se
dictan
otras
disposiciones
Certificaciones
laborales
de
Empleadores.
(Art.
9
información
laboral
empleados).
Decreto 254 de 2000.
Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional Artículo 39.
Decreto 414 de 2001.
Por el cual se reglamentan los artículos 25 y 26 del Decreto 254 del 21 de febrero de 2000 sobre el régimen
para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. Art. 4 entrega de archivos y procesos y
reclamaciones.
Decreto 2170 de 2002.
Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras
disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999 Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80 de 1993, y
Decreto reglamentario 855/94 y dicta disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999
Decreto 190 de 2003.
Por
el
cual
se
reglamenta
parcialmente
la
Ley
790
de
2002
Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11, Archivo documento y actuaciones a que hace
referencia capítulo II “Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica”.
Decreto 4110 de 2004.
Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
Decreto 1145 de 2004.
Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Información
Administrativa del Sector Público, SUIP Guardia y Custodia de las hojas de vida. (Artículo 12).
Decreto 2211 de 2004.
Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades financieras sujetas a toma de
posesión
y
liquidación
forzosa
administrativa.
Decreto 3666 de 2004.
Por
medio
del
cual
se
consagra
el
Día
Nacional
de
archivos
en
Colombia
Decreto 4124 de 2004.
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los
Archivos Privados
Decreto 1227 de 2005.
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998
Artículo 49 actualización en el Registro Público de Carrera Administrativa, deberá estar acompañada de los
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soportes documentales necesarios.
Decreto 1599 de 2005.
Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.
Decreto 564 de 2006.
Por el cual se reglamentan las disposiciones relativas a las licencias urbanísticas; al reconocimiento de
edificaciones; a la función pública que desempeñan los curadores urbanos; a la legalización de asentamientos
humanos constituidos por viviendas de Interés Social, y se expiden otras disposiciones. Reglamenta
disposiciones relativas a las Licencias Urbanísticas. (arts. 18 a 23 documentos, art. 40 archivo expediente
licencia
urbanística
otorgada)
Decreto 2474 de 2008.
Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de
selección,
publicidad,
selección
objetiva,
y
se
dictan
otras
disposiciones.
Art.
3
Decreto 4800 de 2011.
Por el cual se reglamenta
la
ley
1448
de
2011
y
se
dictan
otras
disposiciones.
Decreto 19 de 2012.
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios
existentes
en
la
Administración
Pública
Decreto 2364 de 2012.
Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan
otras disposiciones.
Decreto 2482 de 2012.
Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión
Decreto 2693 de 2012.
Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de
Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras
disposiciones.
Decreto 2609 de 2012.
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del
Estado.
Decreto 32 de 2013.
Por
el
cual
se
crea
la
Comisión
Nacional
Decreto 805 de 2013.
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Digital
y
de
Información
Estatal.
Por
el
cual
se
reglamenta
el
artículo
173
del
Decreto
019
de
2012.
Decreto 1515 de 2013.
Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de
documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes
territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2578 de 2012.
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se
deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos
del
Estado
Decreto 2758 de 2013.
Por el cual se corrige el artículo 8° y los literales 5 y 6 del artículo 12° del Decreto 1515 de 2013 que
reglamenta las trasferencias secundarias y de documentos de valor históricos al Archivo General de la Nación
y
a
los
archivos
generales
territoriales.
Decreto 333 de 2014.
Por
el
cual
se
reglamenta
el
artículo
160
del
Decreto-ley
19
de
2012.
Decreto 1100 de 2014.
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en lo relativo
al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística y la Ley 594 de 2000 y se dictan
otras
disposiciones.
ACUERDOS
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Acuerdo 07 de 1994.
Reglamento General de Archivos.
Acuerdo 08 de 1995.
Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional,
al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, ordenada por el Decreto 1382 de 1995. (Derogado)
Acuerdo 09 de 1995.
Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la
Nación,
ordenadas
por
el
Decreto
1382
de
1995.
(Derogado)
Acuerdo 12 de 1995.
Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de
Archivos",
"Órganos
de
Dirección,
Coordinación
y
Asesoría.
Acuerdo 11 de 1996.
Por el cual se
establecen
criterios
de
conservación
y
organización
de
documentos.
Acuerdo 09 de 1997.
Reglamenta el procedimiento para la evaluación de las Tablas de Retención Documental. (Derogado)
Acuerdo 47 de 2000.
Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de archivo", del AGN del
Reglamento
general
de
archivos
sobre
"Restricciones
por
razones
de
conservación.
Acuerdo 48 de 2000.
Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -conservación de documentos-, del reglamento general de
archivos
sobre
conservación
preventiva,
conservación
y
restauración
documental".
Acuerdo 49 de 2000.
Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de
archivos
sobre
"condiciones
de
edificios
y
locales
destinados
a
archivos.
Acuerdo 50 de 2000.
Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de
archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
Acuerdo 56 de 2000.
Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para la Consulta" del capítulo V, "ACCESO A LOS
DOCUMENTOS
DE
ARCHIVO",
DEL
REGLAMENTO
GENERAL
DE
ARCHIVOS.
Acuerdo 60 de 2001.
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Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades
públicas
y
las
privadas
que
cumplen
funciones
públicas.
Acuerdo 16 de 2002.
Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos
públicos
de
las
cámaras
de
comercio.
Acuerdo 37 de 2002.
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los
artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 38 de 2002.
Por el cual se desarrolla
el
artículo
15
de
la
Ley
General
de
Archivos
594
de
2000.
Acuerdo 39 de 2002.
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental
en
desarrollo
del
artículo
24
de
la
Ley
594
de
2000.
Acuerdo 41 de 2002.
Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o
privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de 2000.
Acuerdo 42 de 2002.
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se
desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 15 de 2003.
Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo 1o del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002.
Acuerdo 02 de 2004.
Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.
Acuerdo 027 de 2006.
Por
el
cual
se
modifica
el
Acuerdo
No.
07
del
29
de
junio
de
1994.
Acuerdo 011 de 2008.
El Consejo Directivo del AGN delega en el Director del archivo General, la función de aprobar las tablas de
retención
Documental
y
las
Tablas
de
Valoración
Documental.
Acuerdo 6 de 2011.
Por el cual se
reglamenta
la
organización
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y
manejo
de
los
expedientes
pensionales.
Acuerdo 03 de 2013.
Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador
de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 04 de 2013.
Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención
Documental
y
las
Tablas
de
Valoración
Documental.
Acuerdo 05 de 2013.
Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos
en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 02 de 2014.
Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y
consulta
de
los
expedientes
de
archivo
y
se
dictan
otras
disposiciones.
CIRCULARES
Circular 01 de 1997.
Exhortación
al
cumplimiento
de
la
legislación
básica
sobre
archivos
en
Colombia.
Circular 02 de 1997.
Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.
Circular 01 de 1998.
Creación
y
desarrollo
del
Archivo
General
del
Municipio.
Circular 03 de 2001.
Transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos del Orden Nacional al AGN.
Circular 01 de 2002.
Plan
operativo
Consejos
Departamentales
de
Archivos.
Circular 07 de 2002.
Organización y conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden
Nacional.
Circular 01 de 2003.
Organización y conservación de los documentos de archivo.
Circular 04 de 2003.
Organización de la Historias Laborales
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Circular 001 de 2004.
Inventario de documentos a eliminar.
Circular 012 de 2004.
Orientación para el cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003. (Organización de las Historias Laborales).
Circular 01 de 2006.
Lineamientos
de
trabajo
para
los
Consejos
Territoriales
de
Archivos
Circular 001 de 2007.
Cumplimiento de la ley 594 de 2000 ley general de archivos y demás disposiciones reglamentarias
Circular 02 de 2010.
Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al aplicativo de Gestión Documental ORFEO
Circular 04 de 2010 Expedida por COINFO
Estándares Mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos
Circular 04 de 2010 AGN
Suscripción Contratos de Asesoría en temas archivísticos. Derogada por la Circular 02 de 2011
Circular 05 de 2010 AGN
Aclaración 04 de 2010 Suscripción Contratos de Asesorías en temas Archivísticos - Derogada por la Circular
02
de
2011
Circular 01 de 2011.
Protección
de
archivos
por
ola
invernal
Circular 02 de 2011.
Derogatoria de las circulares No. 004 y 005 de 2010 Suscripción contratos de asesoría en temas archivísticos.
Circular 03 de 2011.
Obligación de Transferir
los
Archivos
Generales
los
Documentos
de
valor
Secundario.
Circular 04 de 2011.
Directrices o lineamientos al manejo y administración de los archivos de las entidades señaladas en la ley
1444
de
2011
Circular 05 de 2011.
Prohibición para enviar los originales de documentos de Archivo a otro tipo de Unidades de Información
Circular 06 de 2011.
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Entrega de los archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades
territoriales.
Circular 02 de 2012.
Adquisición
de
herramientas
tecnológicas
de
Gestión
Documental
Circular 03 de 2012.
Responsabilidad del AGN y del SNA respecto a los archivos de DDHH y Memoria Histórica en la
Implementación
de
la
Ley
1448
de
2011,
“Ley
de
Víctimas”
Circular 04 de 2012.
Censo de Archivos e Inventario documental relacionados con la atención a víctimas de Conflicto Armado en
Colombia
Circular 05 de 2012.
Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el
marco
de
la
iniciativa
cero
papel
Circular 01 de 2014.
Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de
2013
CODIGOS
Código de Procedimiento Civil
Ley 1564 de 2012
Código Penal
Ley 599 de 2000
Código de Procedimiento Penal
Ley 906 de 2004
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
Ley 1437 de 2011
Código de Comercio
Decreto 410 de 1971
Código Sustantivo del Trabajador
JURISPRUDENCIA
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

C-038 de 1996
C-326 de 1997







T-444 de 1992
T-577 de 1992
T-413 de 1993
T-443 de 1994
T-116 de 1997
T-066 de 1998
T-648 de 1999














T-229 de 2000
T-262 DE 2000
T-789 DE 2000
T-227 de 2003
T-371 DE 2003
T-1204 de 2004
T-262 de 2007
T-TUTELA T-295 de 2007
C-381 de 2001
C-097 de 2003
C-185 de 2003
C-356 de 2003
C-382 de 2006
C-067 de 2007
REGULACION SOBRE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ELECTRONICOS23
23 CARTA IBEROAMERICANA DE GOBIERNO ELECTRÓNICO Aprobada por la IX Conferencia Iberoamericana de Ministros de
Administración Pública y Reforma del Estado
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
Equivalencia de los documentos electrónicos con los documentos en papel
Validez: Los documentos tramitados electrónicamente por los ciudadanos mantienen la misma validez
intrínseca de aquellos que puedan serlo físicamente, recibiendo ambas modalidades el mismo
procesamiento, de forma que pueda indistintamente el ciudadano darle seguimiento a su solicitud o
recibir retroalimentación por parte de la Administración Publica por los canales de comunicación que
prefiera el ciudadano de los que estén disponibles
Conservación y gestión de los datos. Los documentos, actos y actuaciones electrónicas deberán
guardase en archivos electrónicos que garanticen la integridad, autenticidad, mantenimiento y
conservación sin posibilidades de manipulación o alteración indebida
AMBITO DISTRITAL
DECRETO 173 DE 2004.
(Junio 4)
"Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio
bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital"
EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTA, DISTRITO CAPITAL,
en uso de sus atribuciones legales, especialmente las conferidas por el artículo 38 del Decreto Ley
1421 de 1993 y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 397 de 1997, Ley General de Cultura, establece que la documentación hace parte del patrimonio
cultural de la Nación, señalando en el artículo 8º, con base en los principios de descentralización, autonomía y
participación, que les corresponde a los entes territoriales a través de las alcaldías y las gobernaciones
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respectivas, la declaratoria y manejo del patrimonio cultural y de los bienes de interés cultural del ámbito
municipal, distrital y departamental.
Que el artículo 12 de la Ley 397 de 1997 autoriza a las bibliotecas departamentales y regionales, y a los
archivos municipales, distritales y departamentales para ser depositarios de su patrimonio bibliográfico,
hemerográfico y documental.
Que la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, cuyo ámbito de aplicación comprende a la administración
pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás
organismos regulados por la misma Ley, establece que en caso de supresión, fusión o privatización de
entidades públicas deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones. Así mismo,
determina que las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al
ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Que igualmente en el artículo 35, sobre prevención y sanción, establece que las entidades territoriales, a
través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán facultades dirigidas a prevenir y sancionar el
incumplimiento de lo señalado en la misma.
Que el Decreto Distrital 331 de 2003, en su artículo 30, creó la Dirección Distrital Archivo de Bogotá como
ente rector del Sistema Distrital de Archivos, asignándole entre sus funciones principales la conservación de la
memoria institucional del Distrito Capital y la formulación y ejecución de políticas sobre los fondos
documentales, históricos y de valor patrimonial para la ciudad.
DECRETA:
ARTÍCULO PRIMERO.- Las entidades que conforman la administración Distrital, esto es, el sector central, el
sector descentralizado, el sector de las localidades, las empresas de servicios públicos domiciliarios públicas
o mixtas, así como las personas de derecho privado que cumplen funciones públicas en el territorio del Distrito
Capital, están en la obligación de remitir al Archivo de Bogotá, en su calidad de depositario del patrimonio
bibliográfico, hemerográfico y documental, tres (3) ejemplares de las investigaciones que efectúen, en relación
con las competencias y funciones de cada una de ellas.
Además, deberán remitir una copia del informe final de las investigaciones, estudios técnicos o científicos
realizados por la entidad en desarrollo de sus funciones, que sean de trascendencia para el Distrito Capital,
salvo que sobre los mismos pesen restricciones establecidas por ley.
La remisión que se ordena deberá realizarse de acuerdo con las fichas técnicas suministradas para el efecto
por el Archivo de Bogotá.
PARÁGRAFO: Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas,
nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial,
incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquellas de entregar la copia de
los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, además de hacer constar expresamente que la
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propiedad patrimonial de los derechos de autor le corresponden a la entidad contratante, por tratarse de una
obra desarrollada por encargo.
ARTÍCULO SEGUNDO.- La entidades señaladas en el artículo anterior, deberán igualmente remitir de
manera gratuita al Archivo de Bogotá el 5% del número de los ejemplares editados, de cualquier título, para
ser distribuidos y comercializados a través de la librería del Archivo. Dicha remisión deberá realizarse de
acuerdo con los procedimientos establecidos para tal efecto por el Archivo de Bogotá.
PARÁGRAFO 1º:- Se exceptúan las empresas privadas que cumplen funciones públicas. Sin embargo,
dichas entidades podrán, si lo estiman conveniente, enviar ejemplares de sus publicaciones, con el mismo
objeto.
PARÁGRAFO 2º:- La forma de su distribución al público y el valor de cada ejemplar estará determinado por la
entidad remitente y la forma de pago y recaudo será la establecida por la Secretaría de Hacienda Distrital.
ARTÍCULO TERCERO.- Igualmente, las entidades señaladas en el artículo primero, están obligadas a
transferir al Archivo de Bogotá los documentos que hayan cumplido su valor administrativo y sobre los cuales
se haya determinado su condición de conservación permanente de acuerdo con las Tablas de Retención
Documental. Ver el Acuerdo del Archivo General de la Nación 39 de 2002
ARTÍCULO CUARTO.- Cuando el Archivo de Bogotá considere que un documento o conjunto documental
cuya información comporte interés para la investigación cultural, científica, técnica o industrial, se encuentra
en una situación de riesgo o de deterioro que pueda conducir a la desaparición de una parte o de la totalidad
física del soporte, deberá emprender acciones dirigidas a la prevención, corrección de la situación y desarrollo
de prácticas que garanticen condiciones adecuadas para la preservación de la documentación amenazada.
ARTÍCULO QUINTO.- En caso de persistir la situación de riesgo o de deterioro, el Archivo de Bogotá está en
la obligación de rescatar y acopiar el patrimonio documental en riesgo y desarrollar los procedimientos
necesarios para su conservación.
En tal sentido debe además, poner en conocimiento de los organismos competentes para la aplicación de las
sanciones administrativas, disciplinarias o penales previstas en las normas legales para los servidores
públicos responsables directos y delegados de la documentación producida por las entidades Distritales.
ARTÍCULO SEXTO.- El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá, D. C., a los cuatro (4) días del mes de junio de 2004.
LUIS EDUARDO GARZÓN
Alcalde Mayor
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ENRIQUE BORDA VILLEGAS
Secretario General
DECRETO 514 DE 2006
(Diciembre 20)
"Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de
Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del
Sector Público."
EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ D. C.
en uso de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por los artículos 38 numeral 6, y 55
inciso 2º del Decreto Ley 1421 de 1993,
CONSIDERANDO:
Que la administración y modernización de los archivos públicos son obligaciones del Estado con el fin de
garantizar a los ciudadanos el libre acceso a la información, salvo las excepciones establecidas por la ley.
Que los documentos constituyen el referente natural de los procesos informativos, elementos fundamentales
de la racionalidad de la administración pública.
Que es obligación del Estado fortalecer la organización de sus sistemas de información mediante programas
eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos, de conformidad con los literales f, g y h
del artículo 4 de la Ley 594 de 2000. Que según el artículo 12 de la Ley 594 de 2000, la administración pública
será la responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
Que el artículo 16 de la citada norma estipula, como obligación a los Secretarios Generales o los funcionarios
administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los
archivos públicos, la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información
de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la
prestación de los servicios archivísticos.
Que de conformidad con los artículos 36 y 37 de la Ley 489 de 1998, se estipula la obligatoriedad de crear el
Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, el cual deberá estar conformado por los
diferentes subsistemas de cada entidad, los cuales servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos
y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública a su
interior así como, a la ciudadanía en general.
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Que según el Decreto 094 del 2006, la Secretaría General es la encargada de formular las políticas para el
fortalecimiento de la función administrativa de la Alcaldía Mayor de Bogotá, de los Organismos y Entidades
Distritales, a través del diseño e implementación de instrumentos de coordinación y gestión, el mejoramiento
del servicio al ciudadano, la promoción del desarrollo institucional, la orientación de la gestión jurídica del
Distrito y la protección de recursos documentales y en el artículo 25 del citado Decreto, otorga entre otras
facultades a la Dirección Archivo de Bogotá, la de formular las políticas y reglas que rige la función archivística
en las entidades de la Administración Distrital, y en aquellas del sector privado que cumplen funciones
públicas en el Distrito Capital, en su carácter de ente rector del Sistema Distrital de Archivos.
Que el presente Decreto, se encuentra de conformidad con el Acuerdo No. 257 de 2006 "Por el cual se dictan
normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de
Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones" y en especial con lo dispuesto en su Artículo 48,
literal g) que consagra las funciones básicas de la Secretaria General, encontrándose entre ellas, la de
formular la política de gestión documental y archivos, organizar el Sistema Distrital de Archivos y conservar,
proteger y difundir la memoria institucional e histórica del Distrito.
Que el objetivo de dichas políticas es garantizar en forma permanente la conservación, organización y servicio
del patrimonio documental de la ciudad, desde los principios y técnicas modernas de administración de
documentos y de experiencia propias y externas en archivo; así como apoyar la gestión administrativa, la
transparencia administrativa, la garantía del ejercicio de los derechos ciudadanos, y la valoración del trabajo y
el trabajador de los archivos, como expresiones permanentemente en las políticas que para el país ha
formulado el Archivo General de la Nación y que se consideran de especial interés y significación para el
Distrito Capital.
En mérito de lo expuesto,
DECRETA:
CAPITULO I
Del Subsistema De Gestión Documental, Archivo y Correspondencia.
ARTÍCULO 1: Sistema de Información Administrativa del Distrito Capital: el Sistema Interno de Gestión
Documental y Archivos forma parte del Sistema de Información Administrativa del Distrito Capital, y como tal
debe ser integrado a sistemas como el de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno,
entre otros.
ARTÍCULO 2: Función Archivística: para el presente decreto se entiende por función archivística el conjunto
de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo
de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la
elaboración del documento hasta su disposición final.
ARTÍCULO 3: Adopción de Políticas y Reglas: toda entidad de la administración Distrital debe atender las
políticas y reglas formuladas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, DC, a través del
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Archivo de Bogotá, para desarrollar los procesos y procedimientos propios de la función archivística y de la
gestión documental.
ARTÍCULO 4: Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA): toda entidad de la
administración Distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).
Dicho Subsistema estará conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo
definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación y cualquier
otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad.
ARTÍCULO 5: Coordinación, Control y Seguimiento de la Gestión de los Documentos, Archivo y
Correspondencia: Para la administración del SIGA toda entidad del Distrito Capital deberá contar con una
(grupo) dependencia encargada de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos,
archivo y correspondencia. Esta dependencia debe tener el nivel administrativo con la autoridad suficiente
para dirigir los procesos y procedimientos propios de la función archivística, y hacer seguimiento para que
tales procesos se lleven acabo de acuerdo a las políticas y reglas dictadas por la Secretaría General de la
Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Archivo de Bogotá.
ARTÍCULO 6: Funciones de la Dependencia Encargada del SIGA:
a. Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para que la gestión documental, el
archivo y la correspondencia se lleven a cabo de una manera técnica.
b. Dirigir los procesos de recepción, envío y distribución de la correspondencia.
c. Dirigir los procesos de conservación, organización, inventario, servicio y control de la documentación del
archivo central.
d. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión con el fin de que la producción, administración y
archivo de la documentación se ajuste a los estándares y manuales establecidos para la dependencia.
e. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión para que la retención, selección y eliminación se
haga acorde con los estándares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia.
f. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión sobre las reglas que deben observarse para el
servicio y consulta de los documentos.
g. Hacer el monitoreo en los archivos de gestión para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y
estándares.
h. Velar porque las transferencias de documentación con valor secundario se lleven a cabo de acuerdo a la
normativa y protocolos correspondientes.
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i. Mantener actualizados: el cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, los
inventarios y demás herramientas estándares requeridas para la gestión documental.
j. Elaborar y mantener actualizado el manual de procesos y procedimientos para la gestión documental, el
archivo y la correspondencia.
k. Elaborar los instrumentos de control necesarios.
l. Citar el comité de archivos de la entidad y hacer la secretaría técnica.
m. Gestionar los recursos presupuestales requeridos para el óptimo funcionamiento de la unidad de archivo y
correspondencia.
n. Coordinar el personal bajo su dirección.
o. Coordinar con las dependencias responsables del sistema integrado de administración y los órganos
internos de control.
CAPITULO II
Del Personal Responsable del Siga
ARTÍCULO 7: Perfil Profesional: Al frente de este subsistema debe estar un profesional idóneo que por su
experiencia y conocimientos garantice el manejo técnico de la gestión de los documentos, el archivo y la
correspondencia en la entidad.
PARÁGRAFO: Se entiende por profesional idóneo aquel que pueda acredita titulo en archivística o similar, y
experiencia específica en el manejo de los temas propuestos.
ARTÍCULO 8: Personal Profesional y Técnico Requeridos: La dependencia responsable del SIGA, debe
contar con el personal profesional y técnico requerido de acuerdo al volumen de producción documental, los
servicios que deben ser prestados, las unidades de información, y los niveles de archivo que existan en la
entidad.
ARTÍCULO 9: Responsables: Los servidores públicos de las oficinas que hacen parte de la estructura
administrativa de una entidad son responsables de la producción y gestión de los documentos de acuerdo a
las políticas y reglas que rigen el SIGA. Así mismo deben atender los requerimientos de la dependencia
encargada de la coordinación de dicho sistema, en cada entidad.
CAPÍTULO III
De La Normalización De La Producción y Administración Documental
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ARTÍCULO 10: Reglas de Producción, Gestión, Archivo y Valoración: la Secretaría General de la Alcaldía
Mayor de Bogotá, a través de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá, establece para los documentos
producidos por cada una de los procesos administrativos, las reglas de producción, gestión, archivo y
valoración, con el fin de que los procesos archivísticos de organización, conservación, retención, disposición
final y servicio, se cumplan de manera normalizada en cada una de las entidades de la Administración
Distrital.
ARTÍCULO 11: Metodología: para la formulación de estas reglas, cada Entidad, bajo la asesoría del Archivo
de Bogotá, debe aplicar la metodología desarrollada por este último, de manera que se garantice una
formulación técnica y participativa, ya que es requisito la participación activa de los responsables de los
procesos administrativos y otros actores involucrados en la producción de los documentos, cuya gestión y
archivo se va a normalizar.
ARTÍCULO 12: Identificación de los Documentos Producidos en el Levantamiento de los Procesos: La
gestión documental debe ser un componente requerido de los manuales de procesos y procedimientos
establecidos por los programas de gestión de calidad. Las oficinas encargadas de estos programas deben
incluir, en el levantamiento de los procesos y procedimientos administrativos, la identificación de los
documentos producidos en los procesos.
PARÁGRAFO: Para la identificación de los documentos que se producen en desarrollo de los procesos
administrativos, se debe contar con la participación del Archivo de Bogotá, y de los responsables de los
procesos y de las dependencias responsables del SIGA, en cada entidad.
ARTÍCULO 13: Competencia: la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, DC, adoptará mediante
directivas del Secretario del Despacho, o de quien este delegue, las reglas que normalizan la gestión
documental y el archivo de los documentos producidos por cada uno de los procesos administrativos de las
entidades de la Administración Distrital.
ARTÍCULO 14: Cuadro Único de Clasificación y Valoración: Es tarea del Archivo de Bogotá de la
Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, establecer el cuadro único de clasificación y valoración
para efectos de normalizar la administración documental en la Administración Distrital.
ARTÍCULO 15: Estandarización y Implementación: Es tarea del Archivo de Bogotá, formular, revisar y
actualizar los formatos y otras herramientas requeridas para la administración documental en las entidades de
la Administración Distrital.
ARTÍCULO 16: Áreas de Almacenamiento: Cada nivel de archivo debe contar con las áreas de
almacenamientos cuya capacidad, diseño y dotación, debe considerar el volumen y clase de documentos que
deben ser guardados en ellas, y al desarrollo de los procesos y procedimientos propios del archivo y su
servicio.
ARTÍCULO 17: Recursos Informáticos: Las entidades deben contar con los recursos informáticos
requeridos para el buen funcionamiento del SIGA.
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PARÁGRAFO PRIMERO: La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Archivo de
Bogotá promoverá entre las entidades del distrito el uso de software adecuado para el manejo de los procesos
de gestión documental y archivo.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Cualquier software utilizado por una entidad para la gestión documental, archivo y
correspondencia debe contar con el visto bueno del Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía
Mayor de Bogotá.
ARTÍCULO 18: Disponibilidad de Recursos: Cada entidad es responsable de generar las acciones y
recursos requeridos para la implementación de los sistemas internos de gestión documental y archivo (SIGA)
en su sistema administrativo, para lo cual deberán incluirlo en el Plan de Presupuesto anual en cada una de
las entidades.
ARTÍCULO 19: Implementación: Es tarea de La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través
del Archivo de Bogotá, asesorar y capacitar a las entidades en la implementación del SIGA.
ARTÍCULO 20: Seguimiento: Es responsabilidad de La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a
través del Archivo de Bogotá, hacer el seguimiento a la implementación del SIGA por parte de las entidades y,
en caso necesario, informar a los entes de control internos y externos.
CAPÍTULO IV
De los Fondos Documentales Acumulados
ARTÍCULO 21: Modificado por el Decreto Distrital 545 de 2009. Disposición Final: Las entidades de la
Administración Distrital deben garantizar la selección, eliminación y transferencias de los documentos que se
producen en su actividad diaria, de tal manera que no se acumulen en ninguno de los niveles de archivo que
conforman el SIGA.
PARÁGRAFO: Las entidades de la Administración Distrital tienen un plazo máximo de tres (3) años para la
organización definitiva de sus fondos documentales acumulados, contados a partir de la publicación del
presente Decreto.
ARTÍCULO 22: Metodología: Para la organización de sus FDA, las entidades de la administración distrital
deben aplicar la metodología establecida por el Archivo de Bogotá. Éste brindará la capacitación y asesoría
necesaria.
CAPITULO V
Disposiciones Varias
ARTÍCULO 23: Derogado por el Decreto Distrital 545 de 2009. Supervisión: el Archivo de Bogotá de la
Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, supervisará las labores de interventoría que se ocasionen
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con la contratación que realicen las entidades de la Administración distrital, cuyo objeto tenga que ver con el
desarrollo de la función archivística en las entidades de la Administración Distrital.
ARTÍCULO 24: Términos de Referencia: Todo proceso de contratación cuyo objeto esté referidos a las
actividades de gestión documental en las entidades de la administración distrital, debe contar con el visto
bueno dado por el Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor.
ARTÍCULO 25: Informes: La dependencia encargada el SIGA debe presentar anualmente al Archivo de
Bogotá un informe sobre el estado de la administración documental en su entidad.
ARTÍCULO 26: Vigencia: El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá, D. C., a los veinte días del mes de Diciembre de 2006.
LUIS EDUARDO GARZÓN
Alcalde Mayor
ENRIQUE BORDA VILLEGAS
Secretario General
MOREQ
SGDEA
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Glosario
Acervo
Llámase así a la totalidad de documentos de una organización productora o de una empresa dedicada a su
custodia.
accesibilidad Web. Se refiere a la capacidad de acceso a la Web y a sus contenidos por todas las personas
independientemente de la discapacidad (física, intelectual o técnica) que presenten o de las que se deriven del
contexto de uso (tecnológicas o ambientales). Esta cualidad está íntimamente relacionada con la usabilidad
Actuación administrativa automatizada. Actuación administrativa producida por un sistema de información
adecuadamente programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular. Incluye la
producción de actos de trámite o resolutorios de procedimientos, así como de meros actos de comunicación
Alertas. Son un servicio de supervisión de los contenidos, que automáticamente notifica al usuario o a la usuaria
cuando el nuevo contenido de las noticias, Web, Blogs, vídeo y/o grupos de discusión, coincide con un conjunto de
términos de búsqueda seleccionados por el usuario o usuaria y almacenados por el servicio de alertas. Las
notificaciones pueden ser enviadas por correo electrónico
Aplicación. Programa o conjunto de programas cuyo objeto consiste en la resolución de un problema mediante el
uso de informática
Aplicación de fuentes abiertas. Aquella que se distribuye con una licencia que permite la libertad de ejecutarla,
de conocer el código fuente, de modificarla o mejorarla y de redistribuir copias a otros usuarios o usuarias.
Archivo
Conjunto de documentos conservados por cualquier técnica, en cualquier medio actualmente conocido o
recientemente desarrollado24.
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa,
la
información,
la
investigación
y
la
cultura.
24
NTP 392.030-2 (Norma Técnica Peruana para la producción de microformas).
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Archivo electrónico. Sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros
relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y
registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia).
Deberá ser capaz de conservar en formato electrónico todo documento electrónico que forme parte de un
expediente y/o que afecte a derechos o intereses de la ciudadanía o empresas.
Deberá tener en cuenta que las Administraciones Públicas podrán emitir copias auténticas siempre que el
documento original esté en manos de la Administración y que la información sobre firma electrónica (y, si
procede, sellado de tiempo) permitan comprobar la coincidencia con el original.
ARCHIVO PÚBLICO:
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un
servicio público por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO:
Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado
como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL:
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
ACCESIBILIDAD:
La característica de ser de fácil acceso o utilizar con un mínimo de barreras
2. La capacidad para localizar la información relevante a través del uso de catálogos,
índices, instrumentos de búsqueda, u otras herramientas.
3. Autorización para localizar y recuperar información de uso (consulta o de referencia) dentro de las
restricciones que establece la ley por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
ACCESO A LOS ARCHIVOS:
Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en
los términos consagrados por la Ley.
AUTOMATIZACIÓN:
Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la
información
documental
y
de
los
documentos
electrónicos
de
archivo.
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ARCHIVAMIENTO WEB (WEBARCHIVING):
Proceso de recolección de fracciones o partes de la World Wide Web y la garantía de que la
colección se conserva en un archivo o sistema de información para futuros investigadores,
historiadores
y
público
en
general.
ARCHIVO ELECTRÓNICO 25
Conjunto de documentos electrónicos producidos y almacenados a los principios y procesos archivísticos
Banco de datos
Ambiente computacional compuesto por:
a)
datos estructurados en bases relacionadas entre sí, de acuerdo a un modelo dado, y
b)
reglas que definen las operaciones válidas sobre los datos y que garantizan su integridad.
Base de datos
Conjunto de datos estructurados de acuerdo a reglas de acceso, formateo y validación, y administrados por un
sistema gestor de banco de datos.
B2B (Business to Business)
Proceso estructurado de intercambio de información entre asociados comerciales (utilizando redes privadas o
la internet) para crear y fortalecer relaciones de negocios.
B2C
(Business
to
Consumer)
Es el acto comercial efectuado entre una empresa productora, comercializadora o prestadora de servicios y el
consumidor final, utilizando la internet.
Blog. (Bitácora). Sitio Web periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos o artículos de
una o varias personas, apareciendo primero el más reciente. Se conserva siempre la libertad de dejar
publicado lo que se crea pertinente. Este término inglés ‘Blog’ o ‘Weblog’ proviene de las palabras Web y log
25
http://www.inteligenciadocumental.com/glosario
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('log' en inglés = diario). Las herramientas de mantenimiento de ‘Weblogs’ se clasifican, principalmente, en
dos tipos: aquellas que ofrecen una solución completa de alojamiento, gratuita (como ‘Freewebs’, ‘Blogger’ y
‘LiveJournal’), y aquellas soluciones consistentes en software que, al ser instalado en un sitio Web, permite
crear, editar, y administrar un Blog, directamente en el servidor que aloja el sitio (como es el caso de
‘WordPress’ o de ‘Movable Type’).
Blogosfera. (Blogisfera, Blogsfera, Blogalaxia). Conjunto de Blogs conectados entre sí a través de enlaces de
hipertexto. Término bajo el cual se agrupa la totalidad de Weblogs y se deriva de la palabra inglesa
‘Blogosphere’. Debido a que los Blogs o las bitácoras están conectadas por medio de enlaces, comentarios,
históricos y referencias, han creado y definido su propia cultura
BPM
(Business
Process
Management.
Gestión
de
Procesos
de
Negocios)
Metodología administrativa que utiliza técnicas y herramientas de la tecnología de información y la gestión de
negocios para la identificación, modelización, análisis, ejecución, control y mejora de los procesos de
negocios.
Canales. Estructuras o medios de difusión de los contenidos y servicios. Se incluyen el canal presencial, el
telefónico y el electrónico, así como otros que existan en la actualidad o puedan existir en el futuro
(dispositivos móviles, TDT, etc.).
Captura
Proceso de captación de documentos y formularios que los transforma en informaciones confiables y
recuperables, pasibles de ser integradas a todas las aplicaciones de negocios.
Certificado digital
Conjunto de datos de computador, generados por una autoridad certificadora destinado a registrar de forma
única, exclusiva e intransferible la relación existente entre una clave de criptografía y una persona física,
máquina o aplicación.
Documento digital mediante el cual un tercero confiable (una autoridad de certificación) garantiza la relación entre
la identidad de un sujeto o entidad y una administración pública o empresa.
Cualquier individuo o institución puede poseer un certificado digital pero si éste emisor no es reconocido por
quienes interactuaran con el propietario o propietaria del certificado, es casi igual a que si no hubiese sido firmado.
Por ello los emisores deben acreditarse para así ser reconocidos por otras personas, comunidades, empresas o
países.
Certificado electrónico: Según el artículo 6 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica,
«Documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos
de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad»
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Certificado electrónico reconocido. «Son certificados reconocidos los certificados electrónicos expedidos por un
prestador de servicios de certificación que cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto a la
comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes y a la fiabilidad y las garantías de los
servicios de certificación que presten».(
CD-ROM (Compact Disc – Read Only Memory, Disco Compacto de Solo Lectura)
Disco óptico creado por un proceso de masterización que es utilizado para distribuir información de lectura
solamente.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en
los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente
Contenido web. Unidades de información que abarcan una temática homogénea, que pueden diferenciarse
con cierta precisión y que suelen tener un mantenimiento simultáneo.
La elaboración y propuesta de contenidos tiene siempre la visión de ofertar a clientes informaciones útiles
para la toma de decisiones, con lo que, en última instancia, estamos hablando de un servicio público
Contenido web abierto. Contenido publicado bajo una licencia no restrictiva y un formato que permite
expresamente su copia, distribución y modificación. Un contenido abierto pero no libre no puede ser
modificado.
Contenido web libre. Contenido que no posee limitaciones legales significativas con relación al derecho de
uso, redistribución y creación de versiones modificadas o derivadas por parte de los usuarios y usuarias}
Copia Electrónica. Imágenes electrónicas de los documentos aportados por la ciudadanía y/o
administraciones públicas, con la misma validez y eficacia, ejecutadas a través de procesos de digitalización
que garantizan la autenticidad, la integridad y la conservación del documento-imagen, de la cual se dejará
constancia.
Diálogo competitivo. Procedimiento de contratación que sustituye a la licitación pública por resultados y que
permite al poder adjudicador dialogar con los licitadores o licitadoras antes de entregar las ofertas definitivas.
Digitalización
Conversión de un soporte físico de datos (papel, microfilm y otros) en un soporte en formato digital,
procurando hacer dinámicos el acceso y la diseminación de la información, mediante la visualización
instantánea de imágenes por diversas personas (aun en locaciones diferentes).
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Dirección electrónica. Identificador de un equipo o sistema electrónico desde el que se provee de
información o servicios en una red de comunicaciones
Dirección URL. Conjunto de caracteres que sirven para identificar un sitio específico de Internet utilizando el
sistema unificado de identificación de recursos en la red. La dirección incluye el nombre del protocolo
necesario para acceder al recurso, el nombre completo que identifica a un sistema específico en Internet y la
localización de la página principal del sitio Web en dicho sistema
Document Imaging


Técnica de Gestión Electrónica de Documentos que facilita la conversión de documentos desde un medio
físico a uno digital.
Es la tecnología que permite gestionar con mayor eficiencia la creación, revisión, aprobación y la
eliminación de documentos electrónicos.
DOCUMENTO(S)
(RECORDS):
Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización
o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales.
Cualquiera
sea
su
forma
o
el
medio
utilizado.
Según la Unesco, el patrimonio documental consta de dos componentes: el contenido
informativo y el soporte en el que se consigna. A partir de lo anterior, plantea que dicho
patrimonio está conformado por:
•Piezas textuales: manuscritos, libros, periódicos, carteles, etc. El contenido textual puede haber sido inscrito
con tinta, lápiz, pintura u otro medio. El soporte puede ser de papel, plástico, papiro, pergamino, hojas de
palmera,
corteza,
tela,
piedra,
etc.
•Piezas
no
textuales:
dibujos,
grabados,
mapas
o
partituras.
•Piezas audiovisuales: películas, discos, cintas y fotografías, grabadas en forma analógica o numérica, con
medios mecánicos, electrónicos, u otros, de las que forma parte un soporte material con un dispositivo para
almacenar
información
donde
se
consigna
el
contenido.
• Documentos virtuales: los sitios de Internet almacenados en servidores. El soporte puede ser un disco duro
o una cinta y los datos electrónicos forman el contenido. Una pieza del patrimonio documental puede ser un
solo documento de cualquier tipo, o bien un grupo de documentos, como una colección, un fondo o conjunto
de archivos.
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DOCUMENTO DE ARCHIVO:
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o
funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe
ser objeto de conservación.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO:
Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está
codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de
detectores de magnetización.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO:
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada que preste servicios públicos
en razón de sus actividades o funciones haciendo uso de medios electrónicos.
Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona o
entidad pública o privada que preste servicios públicos, en el transcurso de su gestión y como apoyo, de su
actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también
mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir
de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y
con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo,
legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.
DOCUMENTO ORIGINAL:
Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.
Documento digital Información registrada y codificada en dígitos binarios, accesible e interpretable por medio
de un sistema informático.
ECM
(Enterprise
Content
Management,
Gestión
de
Contenidos
Empresariales)
Conjunto de tecnologías utilizadas para la administración del ciclo de vida de las informaciones noestructuradas de una organización, siguiendo las fases de de creación, captura, almacenamiento,
versionamiento, indexación, distribución, publicación, y archivo. En la práctica, se conoce también como
Gestión Electrónica de Documento.
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e-Gobierno. e-Government, e-Gobierno o gobierno electrónico consiste en el uso de las tecnologías de la
información y el conocimiento en los procesos internos de gobierno y en la entrega de los productos y
servicios de las administraciones públicas tanto a la ciudadanía como a las empresas
Escáner
Periférico de entrada que digitaliza imágenes, fotos y textos impresos, y los transfiere a un computador.
Ejecuta un proceso inverso al de una impresora.
Estándar abierto. Aquel que reúne las siguientes condiciones:
— Público y su utilización está disponible de manera gratuita o a un coste que no suponga una dificultad de
acceso
— Su uso y aplicación no está condicionado al pago de un derecho de propiedad intelectual o industrial
Feed. (Web Feed, Fuente Web o Canal Web). Medio de redifusión de contenidos Web. Se utiliza para
suministrar información actualizada frecuentemente a suscriptores y suscriptoras. Cuando una página Web
redifunde su contenido mediante una Feed, los usuarios y usuarias pueden suscribirse para ser informados de
las novedades. Se suelen utilizar programas agregadores para acceder a las Feeds suscritas desde un mismo
lugar. Son muy utilizados en los Blogs o Bitácoras de Internet, así como en prensa electrónica
Firma electrónica. Conjunto de procedimientos técnicos y jurídicos que permiten reemplazar la firma manual
convencional con el objeto de poder ejecutar telemáticamente trámites que antes debían hacerse de forma
presencial.
La identificación y autenticación de la ciudadanía y empresas, así como la de personal de la función pública y
sedes electrónicas, se realiza con ayuda de la plataforma de firma electrónica.
Firma electrónica avanzada., «Firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier
cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se
refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control».
Firma electrónica reconocida. «Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada
mediante un dispositivo seguro de creación de firma»
Firma digital. La firma digital de un documento deviene en el resultado de aplicar un algoritmo matemático,
denominado función HASH, a su contenido y, seguidamente, aplicar el algoritmo de firma (en el que se emplea una
clave privada) al resultado de la operación anterior, generando la firma digital.
Foro. En Internet, un Foro, también conocido como ‘Foro de mensajes’, ‘Foro de opinión’, ‘Foro de debate’ o
‘Foro de discusión’, consiste en una aplicación Web que da soporte a discusiones u opiniones en línea
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA:
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Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del
documento hasta su eliminación o conservación permanente.
función HASH consiste en un algoritmo matemático que permite calcular un valor resumen de los datos que van a
ser firmados digitalmente. Funciona en una sola dirección, esto es, no es posible, a partir del valor resumen,
calcular los datos originales.
Friendfeed. Agregador de Feeds que consolida las actualizaciones de redes sociales (Ejemplo: ‘Facebook’),
Webs de bookmark social (‘Delicious’), Blogs y Microblogs (‘Blogger’ y ‘Twitter’), así como otro tipo de Feed de
‘RSS/Atom’. Las personas usuarias pueden utilizar ese flujo de información para crear Feeds de RS para
compartir y comentar con amigos y amigas. El objetivo del Friendfeed, de acuerdo con su Web, consiste en
transformar el contenido de la Web más relevante usando su red social existente como herramienta para
descubrir informaciones interesantes. El usuario o la usuaria puede ser, individual, empresarial o una
organización
GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS (GED):
Un sistema GED es un software que le posibilita conservarla información de la institución; por un lado la que
procede de archivos físicos en papel y por otro la contenida en archivos electrónicos.
Gestor de contenidos. (CMS-Content Management System) Un sistema de gestión de contenidos consiste
en un programa que permite crear una estructura de soporte (‘Framework’) para la creación y administración
de contenidos, principalmente en páginas Web, por parte de los participantes. Viene a ser un interfaz que
controla una o varias bases de datos donde se aloja el contenido del sitio. El sistema permite manejar de
manera independiente el contenido y el diseño. Así, resulta posible manejar el contenido y darle en cualquier
momento un diseño distinto al sitio sin tener que darle formato al contenido de nuevo, además de permitir la
fácil y controlada publicación en el sitio a varios editores. Un ejemplo clásico es el de editores que cargan el
contenido al sistema y otro de nivel superior (directorio) que permite que estos contenidos sean visibles a todo
el
público
Gestor de formularios. El gestor de formularios engloba al conjunto de herramientas que facilitan la
construcción, conservación, presentación y utilización de formularios dentro de la plataforma de administración
electrónica. El formulario es una pieza fundamental para la presentación y envío de la información de
solicitudes, escritos o comunicaciones por parte de las personas interesadas hacia el registro.
GESTIÓN DOCUMENTAL:
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilización V conservación.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS (RECORDS MANAGEMENT):
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Gestión documental. Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la
recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y
mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la
organización.
HERRAMIENTAS DE BÚSQUEDA:
Documento que contiene información detallada acerca de una colección específica de documentos o registros
dentro del archivo de una institución.
Home Page. (Startpage, Front Page, Main Web). Página de inicio o principal de un sitio Web. Suele tener el
nombre ‘index.htm(l)’, aunque también se usan ‘index.php’, ‘index.asp’, etc. No se consideran Home, las
páginas de inicio que solicitan el idioma de navegación o una clave de acceso. Estas serán identificadas como
portadas.
ICR (Intelligent Character Recognition)
Reconocimiento Inteligente de Caracteres. Forma avanzada de OCR que incluye la capacidad de aprender
diversas fuentes durante el proceso o usar el contexto para aumentar las probabilidades de un reconocimiento
correcto o reconocer caracteres manuscritos.
Indexación


Definición de atributos específicos de un documento.
Registro de base de datos para facilitar la búsqueda de información.
Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que
éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.
Marca de agua digital
Marca que sirve para distinguir una imagen digital con información sobre su procedencia y características
particulares, utilizada normalmente para proteger la propiedad intelectual. Las marcas de agua sobreponen,
en el mapa de bits de una imagen, un diseño complejo (visible o invisible), que solamente puede ser suprimido
mediante la utilización de un algoritmo y de una clave.
Medio electrónico. Mecanismo, instalación, equipo o sistema que permite producir, almacenar o transmitir
documentos, datos e informaciones, incluyendo cualesquiera redes de comunicación abiertas o restringidas
como Internet, telefonía fija y móvil u otras
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Microblogging. También conocido como ‘Nanoblogging’, consiste en un servicio que permite a sus usuarios y
usuarias enviar y publicar mensajes breves (alrededor de 140 caracteres), generalmente de texto solamente.
Las opciones para el envío de los mensajes varían desde sitios Web, a través de SMS, mensajería
instantánea o aplicaciones ad hoc
Metadato
Información estructurada o semi-estructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo
largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para
identificar, autenticar y contextualizar documentos. Se dice que metadatos son “datos sobre datos”.
Microforma
Término genérico usado para referirse a cualquier medio que contenga imágenes.
MMS. (Multimedia Messaging System). Sistema de mensajería diseñado para enviar mensajes multimedia
entre teléfonos móviles.
Normas WAI (Web Accesibility Initiative). Pautas de diseño y desarrollo de sitios Web recomendadas por el
W3C para hacer accesibles los contenidos de la Web a personas con discapacidad.
Notificación electrónica. Sistema que permite el envío de comunicaciones escritas y mensajes en general a
personas interesadas siguiendo las reglas y protocolos oficiales de la notificación electrónica. Deberá por una
parte realizar el aviso al receptor o receptora de la notificación y por otra permitir el acceso electrónico a la
lectura de las notificaciones. El sistema deberá tener constancia de la recepción, acceso y lectura de las
notificaciones por parte del personal usuario.
OCR (Optical Character Recognition)
Tecnología de reconocimiento a partir de un archivo de imagen o de un mapa de bits. Por medio de la
tecnología OCR es posible digitalizar una hoja de texto impreso y obtener un archivo de texto editable.
Oficina/Plataforma Multicanal. Cuando una entidad dispone de una unidad administrativa diferenciada que
ofrece y a veces integra la oferta de sus servicios a través de al menos tres canales: oficina presencial,
atención telefónica y vía Web
OMR (Optical Mark Recognition)
Reconocimiento Óptico de Marca. Detecta la presencia o ausencia de marcas en áreas definidas. Es usado
para procesar cuestionarios, exámenes estandarizados, etc.
PDA. (Personal Digital Assistant). Dispositivo electrónico de mano originalmente diseñado como agenda
electrónica (calendario, lista de contactos, bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de
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escritura. Hoy en día estos dispositivos, pueden realizar muchas de las funciones que hace un PC (ver
películas, crear documentos, juegos, correo electrónico, navegar por Internet, reproducir archivos de audio,
etc.) pero con la ventaja de ser portátil.
PDF (Portable Document Format)
Formato de archivo desarrollado por Adobe Systems para representar documentos de manera independiente
del aplicativo, del hardware y del sistema operativo usados para crearlos.
PATRIMONIO DOCUMENTAL:
Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Plataforma SMS. Sistemas informáticos que permiten enviar, recibir, tratar y gestionar grandes volúmenes de
SMS y de MMS a través de conexiones con operadores móviles.
Deben permitir la utilización de cualquier tipo de tecnología de acceso a la red (GSM, CDMA, TDMA, iDEN,
UMTS-3G) o método de conexión (WAP, GPRS, EDGE, IP). Estas plataformas suelen ofertar tanto servicios
‘premuim’ (envío de noticias y contenidos generales), alertas… hasta el envío masivo de SMS, llamado ‘Push’,
utilizado para confirmar, recordar visitas, consultas, informar sobre posibles cambios, hacer publicidad, etc
Plataforma de contratación pública electrónica. Constituye el punto único de información y de gestión
parcial o total de la contratación pública de las administraciones. Consiste en un nodo central de intercambio
de información de contratación, que sirve como “plaza de mercado” para la concurrencia de compradores del
Sector Público y licitadores y licitadoras, todo ello utilizando total o parcialmente herramientas de sociedad de
la información.
Portal. Sitio Web que, por su gran cantidad de información, enlaces y servicios, puede satisfacer las
necesidades de cualquier internauta. En general los portales ofrecen servicios como: directorios, servicio de
provisión de correo electrónico, buscador para su sitio, noticias generales, CHATS, grupos de noticias, etc.
Son portales MSN.com, Yahoo.com, etc
Procedimiento administrativo. Conjunto de trámites, estructurados en fases, con una lógica de operaciones
definida que soportan un proceso de negocio o expediente. Identifica el tratamiento completo de un
expediente desde su inicio hasta su finalización. Los procedimientos generalmente se soportan en una
normativa, se inician por un evento externo (de parte) o interno (de oficio) y producen una salida al exterior.
Profundidad de navegación. Número de clics necesarios para llegar a una página determinada desde la
página principal, dentro de una Web
Punto de acceso electrónico. Conjunto de páginas Web agrupadas en un dominio de Internet cuyo objetivo
es ofrecer al usuario o usuaria, de forma fácil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios
dirigidos a resolver necesidades específicas de un grupo de personas o el acceso a la información y servicios
de a una institución pública
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Punto de acceso general. A través del cual la ciudadanía puede, en sus relaciones con la Administración
General del Estado y sus Organismos Públicos, acceder a toda la información y a los servicios disponibles.
Este Punto de acceso general contendrá la relación de servicios a disposición de la ciudadanía y el acceso a
los mismos, debiendo mantenerse coordinado, al menos, con los restantes puntos de acceso electrónico de la
Administración General del Estado y sus Organismos Públicos
Redes Sociales Virtuales. Estructura social compuesta de personas (organizaciones u otras entidades), las
cuales están conectadas por uno o varios tipos de relaciones, tales como amistad, parentesco, intereses
comunes, intercambios económicos, relaciones sexuales, o que comparten creencias, conocimiento o
prestigio y que utilizan, ya sea en su génesis como en su desarrollo herramientas TIC, aunque no
exclusivamente. La mayoría de los servicios están principalmente basados en la Web y ofrecen una colección
de diversas vías para que los usuarios y usuarias puedan interactuar, como el CHAT, mensajería, correo
electrónico, videoconferencia, CHAT de voz, el uso compartido de archivos, Blogs, grupos de discusión, tienda
virtual,
etc.
Registro electrónico. Registros establecidos para la recepción o salida de solicitudes, escritos o
comunicaciones que se transmitan por medios telemáticos y que funcionan durante las 24 horas todos los
días del año.
Las tareas fundamentales del registro electrónico consisten en tomar una referencia de tiempo, anotar el
asiento de la entrada/salida, guardar los datos de la presentación de información, y devolver un acuse de
recibo con el número de registro y momento de la presentación.
REGISTRO (REGISTRATION):
Acto por el que se adjudica a un documento un identificador único en el momento de su entrada en el sistema.
Repositorio electrónico
Plataforma de custodia. Archivo centralizado donde se almacenan y administran datos y documentos
electrónicos y sus metadatos.
Retrieval (Recuperación de información)
Proceso de búsqueda, localización y presentación de documentos en un sistema de información.
RSS. (RDF Site Summary or Rich Site Summary). Familia de formatos de fuentes Web codificados en XML.
Se utiliza para suministrar a suscriptores de información actualizada frecuentemente. El formato permite
distribuir contenido sin necesidad de un navegador, utilizando un software diseñado para leer estos
contenidos RSS (‘Agregador’).
RSS consiste en una forma muy sencilla para que se pueda recibir, directamente en el ordenador o en una
página Web online (a través de un lector RSS) información actualizada sobre páginas Web de interés, sin
necesidad de que se tenga que visitarlas una a una. Esta información se actualiza automáticamente. Para
recibir las noticias RSS la página deberá tener disponible el servicio RSS y deberá disponer de un lector RSS
o ‘Agregador
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Sede electrónica. La sede electrónica o portal del ciudadano se entiende como una herramienta que sirve de
puerta de acceso a la ciudadanía para toda aquella información y servicios on-line que se ponen a su
disposición de forma actualizada y, preferentemente, personalizada. Entre los servicios que pueden ofrecerse
se encuentran: la iniciación de trámites, la consulta de estado de expedientes, los foros de colaboración,
descargas, soporte técnico, servicios cartográficos, visitas virtuales, etc.
La sede electrónica consiste en aquella dirección electrónica disponible para la ciudadanía a través de redes
de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública,
órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias
Sellado de tiempo. Acreditación a cargo de un tercero de confianza de la fecha y hora de realización de
cualquier operación o transacción por medios electrónicos
Servicio público telemático. Servicio público destinado a cuidar intereses o satisfacer necesidades del
público o de alguna entidad oficial o privada utilizando en parte o en todas sus fases y tareas canales
telemáticos.
SIG (GIS). (Geographic Information System). Un Sistema de Información Geográfica consiste en un sistema
estructurado de hardware, software y datos geográficos diseñado para capturar, almacenar, manipular,
analizar y desplegar en todas sus formas informaciones geográficamente referenciadas con el fin de resolver
problemas complejos de planificación y gestión. También puede definirse como un modelo de una parte de la
realidad referido a un sistema de coordenadas terrestre y construido para satisfacer necesidades concretas de
información. En el sentido más estricto, resulta ser cualquier sistema de información capaz de integrar,
almacenar, editar, analizar, compartir y mostrar la información geográficamente referenciada. En un sentido
más genérico, los SIG son herramientas que permiten a los usuarios y usuarias crear consultas interactivas,
analizar la información espacial, editar datos, mapas y presentar los resultados de todas estas operaciones
Sistema de firma electrónica. Conjunto de elementos intervinientes en la creación de una firma electrónica.
En el caso de la firma electrónica basada en certificado electrónico, componen el sistema, al menos, el
certificado electrónico, el soporte, el lector, la aplicación de firma utilizada y el sistema de interpretación y
verificación utilizado por el receptor del documento firmado.
Sistemas dinámicos de contratación. Procedimientos de contratación exclusivamente electrónicos
destinados a la adquisición de suministros y servicios de uso corriente. Procedimiento limitado en el tiempo,
durante un máximo de 4 años, estando abierto a lo largo de ese período a todas las empresas interesadas
que hubieran satisfecho los criterios de selección y que, por otra parte, hubieran presentado una oferta
indicativa conforme a los criterios de consulta.
SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL (ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT):
Conjunto de programas, utilizados para recuperar V almacenar documentos electrónicos V/o imágenes
digitales de documentos originalmente soportados en papel.
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (RECORDS SYSTEM); SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL:
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Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo
del tiempo.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
1. Programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de
documentos científicos, culturales y técnicos.
2. Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar
el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación
indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Sitio seguro (https: //). Protocolo seguro de transferencia de hipertexto utilizado para garantizar la seguridad
de las comunicaciones entre el usuario o usuaria y el servidor Web al que éste o esta se conecta.
SMS. (Short Message Service).Servicio disponible en los teléfonos móviles que permite el envío de
mensajes cortos. También conocidos como mensajes de texto, se pueden intercambiar entre teléfonos
móviles, teléfonos fijos y otros dispositivos de mano. SMS fue diseñado originariamente como parte del
estándar de telefonía móvil digital GSM, pero en la actualidad está disponible en una amplia variedad de
redes, incluyendo las redes 3G.
SRS. (Sitios de Redes Sociales). Se entiende por red social una estructura que se puede representar en
forma de uno o varios grafos en los cuales los nodos representan individuos (a veces denominados actores) y
las
aristas
relaciones
entre
ellos.
SOPORTE DOCUMENTAL:
Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales o medios tecnológicos empleados.
Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales
y
sonoros.
SSL. (Secure Sockets Layer, Capa de Conexiones Seguras). Protocolo de comunicación de datos
desarrollado por Netscape para transmitir documentos privados a través del Internet. SSL utiliza un sistema
criptográfico que emplea dos llaves para encriptar los datos, una llave pública que puede ser compartida o
publicada y otra privada o secreta conocida sólo por el receptor o receptora del mensaje. Muchos sitios en
Internet utilizan SSL para obtener información confidencial del usuario o usuaria como por ejemplo el número
de la tarjeta de crédito. Por convención las direcciones (URLs) de sitios que utilizan SSL empiezan con https
en lugar de http.
Subasta Electrónica. (Negociación electrónica, Bajasta, Subasta inversa o Puja por Internet). Procedimiento
de selección de ofertas realizadas por medios electrónicos, que permite que los licitadores o licitadoras
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puedan revisar los precios de sus ofertas a la baja y/o modificar el valor de otros parámetros cuantificables
comprendidos en las condiciones de contratación. Manifestación del B2B (Business to Business).
Teletexto. Servicio de información en forma de texto que se emite junto con la señal de televisión. Necesita
equipos adecuados para acceder al servicio; la mayor parte de televisores que se venden desde el año 1990
incorporan este sistema
Trazabilidad
Capacidad de conocer y reproducir a través de medios electrónicos, la información relativa al estado de
tramitación, documentos y actos administrativos que forman parte de un determinado procedimiento.
Usabilidad. (Usability). La usabilidad se refiere a la capacidad de un software de ser comprendido,
aprendido, usado y ser atractivo para la persona usuaria, en condiciones específicas de uso. (ISO/IEC 9126:).
Facilidad con que las personas pueden utilizar una herramienta particular o cualquier otro objeto fabricado con
el fin de alcanzar un objetivo concreto. La usabilidad también puede referirse al estudio de los principios que
hay tras la eficacia percibida de un objeto
Ventanilla única. (One stop shop). Constituye el agrupamiento en una sola instancia u organismo de todos
los trámites diferentes que la ciudadanía debe realizar ante la Administración Pública con un fin particular. Las
ventanillas únicas se crean para agilizar los pagos y los procedimientos oficiales en la consecución de
permisos, acreditaciones, recursos o servicios evitando que las personas o las empresas sufran las
consecuencias de la dispersión espacial impuesta por la estructura de las diferentes administraciones y el
complejo organigrama de cada una de ellas.
Ventanillas únicas o espacios comunes: Modos o canales (oficinas integradas, atención telefónica, páginas en
Internet y otros) a los que la ciudadanía puede dirigirse para acceder a las informaciones, trámites y servicios
públicos determinados por acuerdo entre varias Administraciones
WAP. (Wireless Application Protocol , protocolo de aplicaciones inalámbricas) estándar abierto internacional
para aplicaciones que utilizan las comunicaciones inalámbricas.
WEB. La World Wide Web (telaraña/red mundial gigante) viene a ser un sistema de distribución de
información basado en hipertexto o hipermedios enlazados y accesibles a través de Internet. Con un
navegador Web, se pueden visualizar sitios Web compuestos de páginas que pueden contener texto,
imágenes, vídeos u otros contenidos multimedia y navegar a través de ellas usando hiperenlaces
WEB (Página). Una página Web, también conocida como una página de Internet, es un documento
electrónico adaptado para la Web. Normalmente forma parte de un sitio Web. Su principal característica son
los hipervínculos de una página, siendo esto el fundamento de la Web.
Una página Web está compuesta principalmente por información (texto o/y módulos multimedia) así como por
hiperenlaces. Puede contener o asociar datos de estilo para especificar cómo debe visualizarse y también
aplicaciones embebidas para hacerla interactiva
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WEB (Sitio). Conjunto de páginas Web y archivos electrónicos referentes a un tema o entidad en particular,
que incluye una página inicial de bienvenida denominada Home Page, con un nombre de dominio y dirección
en Internet específicos.
WEB Principal. Entenderemos que estamos ante un sitio o página Web principal de un ente del sector
público:
A) Cuando la propia entidad así lo considera. A veces se indica que es la oficial
B) Cuando su denominación (identificación en la Home o en la propia URL) coincide o se aproxima mucho a la
denominación oficial del ente en cuestión
C) Cuando su vocación en cuanto a contenidos y servicios trata de abarcar la mayoría y más importantes del
objeto de su actividad
WEB Hospedadora. Por sitio o página Web Hospedadora de un ente del sector público entenderemos:
Aquella o aquellas Webs de otros entes públicos distintos al que se analiza que contienen procedimientos o
servicios cuya titularidad corresponde a la institución huésped.
Puede darse el caso que una entidad tenga Web Principal y/o Asociada/s y a la vez disponga de Web
Hospedadora.
Se pueden diferenciar dos tipos de Web Hospedadora: en el primer caso la Web Hospedadora se ubica en
otra Web, normalmente de la entidad pública de la que depende (Web Incrustada) y en el segundo, una
entidad utiliza una Web, ya sea dependiente y/o gestionada de y por otra entidad pública o incluso por una
empresa privada (Web Hospedadora de Uso Múltiple), con el fin de residenciar parte o todos de sus servicios
electrónico
WEB Asociada. Por sitio o página Web Asociada de un ente del sector público se entiende:
Aquella o aquellas Webs que no se han clasificado como principales, a las que normalmente se acceden a
través de ellas, pero poseen una URL completamente diferente.
Normalmente corresponden con departamentos o servicios de relevancia de las propias instituciones
(Hacienda, Deportes, Transportes, etc.)
Web 2.0. El término fue utilizado para referirse a una segunda generación en la historia del desarrollo de
tecnología Web basada en comunidades de usuarios y usuarias y una gama especial de servicios, como las
Redes Sociales Virtuales, los Blogs, los Wikis o las Folcsonomías, que fomentan la colaboración y el
intercambio ágil y eficaz de información entre los usuarios y usuarias de una comunidad o red social. La Web
2.0 es también llamada Web Social por el enfoque colaborativo y de construcción social de esta herramienta.
El término Web 2.0 se asocia con Tim O'Reilly debido a la referencia hecha en la conferencia O'Reilly Media
Web 2.0 en 2004
Webcast. Un Webcast es similar a un programa de televisión pero diseñado para ser transmitido por Internet
Webcasting. El Webcasting consiste en la retransmisión por Internet de un evento en directo, de forma que
los usuarios y usuarias pueden acceder a todos los contenidos de la presentación e incluso pueden
interactuar con el presentador o presentadora, como si realmente asistieran al evento presencialmente.
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WIKI. Sitio Web cuyas páginas pueden ser editadas por múltiples personas a través del navegador Web. Se
puede crear, modificar o borrar un mismo texto que se comparte. Los textos o ‘Páginas Wiki’ tienen títulos
únicos. Si se escribe el título de una ‘Página Wiki’ en algún lugar del Wiki, esta palabra se convierte en un
enlace Web.
Workflow
Sistema que facilita la automatización y el seguimiento de procesos administrativos de una organización,
garantizando que las tareas sean realizadas por las personas indicadas en un tiempo previamente
establecido.
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BIBLIOGRAFIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 047 de 2000, Por el cual se desarrolla el
artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de
Archivos sobre “Restricciones por razones de conservació
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Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de
Documentos” del
Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta”del capitulo
V,
“Acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos.
Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Acuerdo No. 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de
las
Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la
Acuerdo No. 042. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión
en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental
y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26
Acuerdo No. 02 de 2004. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de
fondos
acumulados
Archivos bancarios : memorias. Bogotá : AGN, 2002.
Archivos de historias clínicas : memorias. Bogotá : AGN, 2002.
Archivos de historias laborales : memorias. Bogotá : AGN, 2001.
Archivos de la educación superior : memorias. Bogotá : AGN, 1998.
Cartilla de clasificación documental. Bogotá : AGN , 2001
Comité Técnico de Gestión de Documentos del SNA. Metodología para implementar un programa de
gestión de documentos : texto enriquecido. 2004.
y Departamento Administrativo de la Función Pública. Circular No.004 DE 2003 – Organización de las
historias laborales
División de Clasificación y Descripción. Proceso de elaboración de instrumentos de consulta en el
AGN.
2004.
Gestión de la correspondencia : memorias. Bogotá : AGN, 2002.
Gestión documental : bases para la elaboración de un programa. Bogotá : AGN, 1996.
Guía de conservación preventiva de nuevas tecnologías. Bogotá : AGN, 2004.
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Grupo Laboratorio de Restauración. Concepto técnico sobre uso de tintas. 2001
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para las unidades de conservación. 2005
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https://www.euskadi.net/r47edukia/es/contenidos/informacion/jusap_ooee_glosario_admonelect/es_glosario/glosario.html
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ICONTEC. NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”
NTC 2223:1986:, “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir
NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “ Cartuchos de disco flexible de 90
mm.
(3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.
NTC 3369 “Elaboración de sobres”
NTC 3393. Elaboración documentos comerciales
NTC 4436 “ Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”
NTC 4095 “Norma general para la descripción archivística”
NTC-BS 7799-2 “Sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI)
Bustelo Ruesta, Carlota, García-Morales Huidobro, Elisa. Tendencias en la gestión de la información, la
documentación y el conocimiento en las organizaciones El profesional de la información 2001 10 (12)4-7
Conde Villaverde, María Luisa. La producción de documentos en soporte tradicional y su control archivístico.
EN La administración electrónica y los archivos: amenazas y oportunidades para la archivística. Toledo: Junta
de Castilla La Mancha, 2003 pp. 11-50
Dirks Manual for Commonwealth Agencies. Australia: Commonwealth of Australia, 2000
ISO/TR 15489-1-2 Ginebra: ISO, 2001
ISO 15489-1 Información y documentación. Gestión de Documentos. Proyecto UNE-ISO 15489.
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