Correo electrónico certificado - CertiMail

TENDENCIAS CERO PAPEL
Cumplimiento de la política de Eficiencia Administrativa
Correo electrónico certificado - CertiMail
Certicámara.
Validez y seguridad jurídica electrónica
Correo electrónico certificado
- CertiMail
El Correo electrónico Certificado es el equivalente funcional al correo
certificado físico según lo establecido por la normatividad Colombiana
contando con la misma validez jurídica y probatoria, este brinda las mismas
cualidades y características pero en medios electrónicos entregando la
siguiente evidencia:
Prueba de envío y entrega
Prueba del contenido
Sello de hora oficial
Evidencia Admisible
Equivalencia Funcional
Correo electrónico certificado
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El tiempo de implementación del servicio es de 8 horas hábiles, en donde se
capacita al usuario final, se entrega manuales de uso, instalación y configuración
del servicio.
Para el uso del servicio se tienen 3 formas de integración:
 Plug-in: Botón que se instala en el Outlook
 Plataforma web: Acceso al portal web del servicio
 Uso de sufijo: extensión de texto que se agrega al finalizar la dirección del
remitente ej. juan.perez@hotmail.com
.rpost.org
Correo electrónico certificado
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El servicio de notificación electrónica en la actualidad es usado en diferentes
áreas funcionales del sector público y privado:
Ej. Gestión documental, jurídica, financiera, servicio al cliente.
Los documentos enviados a través del servicio de correo electrónico
certificado son:






Notificaciones a procesos
Envíos de actos administrativos
Envío de contratos
Respuesta a tutelas
Respuesta a PQR
Memorandos internos
Correo electrónico certificado
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Al realizar la implementación del servicio de correo electrónico certificado se
obtienen diferentes beneficios como lo son:
Item
Tiempos de entrega al
usuario
Tiempos de entrega de
evidencia
Correo Físico
Urbano
Nacional
$
4.900 $
7.200
Urbano
Nacional
2 Días
7 Días
Urbano
Nacional
3 Días
10 Días
Ahorro de Papel
Siempre se imprime
No hay impresos
100%
Otros (Impresora, Fax,
toner, escáner, etc.)
Siempre se usa
No se usan
100%
Valor del envío
Electrónico
$
1.600
1 Minutos máximo
2 Horas Máximo
% Ahorro
73%
99.9%
96%
En los últimos años el uso de correo electrónico certificado en Colombia ha tenido
una participación muy importante en las entidades públicas permitiendo la
optimización de recursos y eficiencia en diferentes procesos.
Casos de Éxito: Supersolidaria, Supervigilancia, Supersalud, Cámara de Comercio de
Bogotá.
Correo electrónico certificado
- CertiMail
Correo electrónico
Certificado
1
CertiMail.
Acuse de envió
2
3
Centro de procesamientos
de CertiMail
Acuse de recibo
4
Correo electrónico
Certificado
Correo electrónico certificado
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Fecha: A mas tardar transcurrido Doce (12) meses siguientes a la publicación de la
Directiva (3 de abril de 2013)
Actividad: Implementar mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia
entre las entidades por medios electrónicos
Responsables: Entidades
Detalle de la actividad: Atendiendo a los lineamientos definidos por la Estrategia de
Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnología de la Información y las Comunicaciones y
el Archivo General de la Nación.
Correo electrónico certificado
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Fecha: 20 días contados a partir de la expedición de la directiva (4 de mayo de 2012)
Actividad: Formular un plan de eficiencia administrativa, Tramites externos, Enviar el plan
mediante correo electrónicos a la Alta consejería para el buen gobierno y la eficiencia
administrativa.
Responsables: Entidades
Detalle de la actividad: Incluir la selección de tramites internos, procesos o
procedimientos críticos en la entidad, y el establecimiento de acciones de mejora, con
cronogramas, metas e indicadores, que permitan optimizar el uso de recursos
monetarios, físicos, humanos, entre otros. Este Plan, sin perjuicio de lo dispuesto por la
ley, podrás contemplar actividades como la optimización del proceso o procedimiento
seleccionado eliminando pasos y ajustando los formatos con el fin de automatizar las
actividades y disminuir el volumen de la producción documental.
Correo electrónico certificado
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Dicho plan deberá indicar las actividades que permitan garantizar a sus usuarios el
derecho de actuar antes las autoridades utilizando medios electrónicos, de conformidad
con lo previsto en la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el código de procedimiento
administrativo y de lo contencioso administrativo. El plan orientara las acciones para:
Garantizar la recepción, el acuse de recibo y el envío de mensajes de datos en las
actuaciones administrativas a su cargo a través de la habilitación de casillas de correo
electrónico con el debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso.
* Avanzar en la producción de documentos públicos y actos administrativos por medios
electrónicos, asegurando la autenticidad, integridad y disponibilidad de los mismos, así
como en la integración de expedientes electrónicos.
* Implementar los mecanismos de notificación electrónica al servicio de los usuarios que
así lo consientan.
* Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electrónicas en las que se
mantengan a disposición de toda persona información completa y actualizada sobre,
entre otras, normas relacionadas con su competencias, funcionadas de las dependencias,
regulaciones, procedimientos, tramites y procedimientos a su cargo, horarios. El plan
deberá establecer indicadores de impacto y resultado que evidencien los avances.