Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de

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Uruguay adopta la apostilla
para la circulación internacional
de documentos públicos
por Ruben Santos Belandro
Resumen
Sumario
I. Algunas precisiones previas; II. La figura central del cónsul
en la legalización tradicional; III. Prescindencia de legalización: el proyecto de Georges A. L. Droz. IV. ¿Cuáles son los procedimientos en el ordenamiento jurídico uruguayo para legalizar los
documentos públicos extranjeros?;
I.
V. Conclusiones finales.
Algunas precisiones previas
La legalización es un procedimiento al cual recurren todos los Estados. Su
adopción generalizada obedece a que se le atribuyen dos ventajas:
[…] la legalización tiene por efecto mínimo atestiguar la sinceridad de
la firma o del sello, y de la calidad de funcionario público extranjero o de
autoridad pública extranjera firmante del acto.97
Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina
El 14 de octubre de 2012 entró en vigencia para nuestro país la Convención de
La Haya sobre la Apostilla, que pretende suprimir la intervención del cónsul en
materia de legalizaciones. Sin embargo, la mencionada Convención no aspira a
desplazar el sistema anterior vigente en Uruguay sobre legalización directa e indirecta. Por tanto, a partir de la fecha citada, existirán tres regímenes en materia
de legalización: directa, indirecta y el régimen de La Haya. Corresponde entonces
rever el ámbito de aplicación de cada uno de estos procedimientos.
97 Conférence de La Haye de Droit International Privé, La legalisation des actes officiels étrangers, Rapport établi par Georges A. L. Droz, Document préliminaire 1, marzo de 1959, p. 3.
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Por tanto, pretende certificar hechos: que la firma o el sello emana de
la persona que lo ha colocado, y que esa persona tiene una determinada
calidad: que desempeña la función pública que dice tener o que está inscrita en la nómina de notarios en ejercicio. Por ello la legalización es tan
importante: busca impedir o bloquear cualquier posibilidad de falsedad,
que podría producirse por la imitación de una firma o de un sello, o por
la usurpación de la calidad que se invoca para la colocación de esa firma
o de ese sello.
En algunas legislaciones, la legalización puede ir más lejos. A través de
este procedimiento puede certificarse que el acto es válido desde el punto
de vista formal respecto de la ley del lugar donde se realizó el acto. O
sea que a la legalización en un sentido estricto pueden agregársele otras
certificaciones.
Pero si hay algo en el cual todos los Estados están de acuerdo es en
que la legalización no puede servir para certificar el contenido mismo del
acto oficial extranjero. Como señala Droz en forma terminante: «Jamás
las instancias legalizantes certifican el contenido».98 O, dicho en otros
términos: la legalización tiene por objetivo velar por impedir la falsedad
externa de los actos oficiales —como por ejemplo, la imitación de la firma,
la usurpación de la calidad de funcionario público o de autoridad pública—, pero no velar por impedir la falsedad interna del documento, como
puede ser la alteración de la fecha cometida realizada por el oficial público
signatario, o enunciaciones mentirosas cometidas con la complicidad de
dicho funcionario o autoridad.
Se comprende entonces la utilidad manifiesta del procedimiento de la
legalización: las autoridades públicas y privadas no tienen otra manera
práctica de asegurar que el acto que se les exhibe no sea falso. Se trata de
un instrumento de prueba de la autenticidad del documento. Los jueces
tienen medios para investigar la falsedad de una firma o la calidad del
funcionario público o autoridad pública que ha intervenido en la elaboración
de un documento público —comparación de firmas, testimonios, peritajes,
citación a las personas firmantes, a veces domiciliadas en países muy alejados, etcétera—, los cuales pueden culminar en el mismo resultado que la
legalización en cuanto a acreditar la sinceridad del origen del documento;
pero la agilidad y simplicidad del procedimiento de la legalización la vuelve irremplazable, y en los hechos es el procedimiento preferido para los
objetivos buscados. En ese entendido, las autoridades judiciales ante un
documento público carente de legalización ordenan a las partes proceder
al cumplimiento de dicha formalidad, antes que iniciar un procedimiento
judicial para comprobar que no pueda ser tachado de falso, en cuanto es
el medio más práctico para asegurar el origen del documento.
98 Ibídem, p. 5.
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Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de documentos públicos
Muchas veces la legalización se impone legalmente de forma obligatoria
con carácter general, para asegurarse tanto ante las autoridades judiciales
o administrativas como ante los simples particulares de que el documento público no es falso. No obstante, como veremos más adelante, existen
excepciones a esta regla general.99
II.La figura central del cónsul
en la legalización tradicional
99 Como bien señala Droz, «[…] haciéndolo obligatorio ante sus propios jueces, obligando a
esos jueces a basarse sobre esta formalidad para reconocer el acto oficial extranjero, esos Estados
han hecho de la legalización una formalidad solemne. Ciertamente ella sirve de prueba, pero
parecería que puede decirse que igualmente sirve de “pasaporte” para el acto extranjero. La
legalización sería una de las condiciones esenciales para la vida del acto extranjero en el país
[de acogida]». Ibídem, p. 9.
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El pilar de la legalización que hemos conocido hasta el momento lo constituye el cónsul acreditado en el país donde se ha autorizado el documento
público, quien representa al país donde ese documento quiere hacerse valer.
Como generalmente él no conoce a todos los funcionarios públicos o autoridades públicas que actúan bajo su jurisdicción consular (que puede ser
geográficamente muy extensa e incluso abarcar más de un Estado), suele
solicitar que el acto público extranjero sea legalizado por un funcionario o
autoridad local cuya firma conoce y que se encuentra ubicado en un nivel
superior a la persona que ha autorizado el documento. «Puede existir así,
entre el documento y el cónsul, una primera cadena de legalizaciones más
o menos importante, ocupándose el cónsul únicamente de la legalización de
la última firma»;100 salvo que posea un fichero con las firmas de los funcionarios públicos de su circunscripción, y en tal caso legalizará directamente
la firma del funcionario o autoridad pública, previo cotejo con la ficha, la
que puede ser electrónica.
Hasta el 14 de octubre de 2012 esta legalización consular no era suficiente, pues además se exigía que la firma y sello del cónsul fuera legalizada igualmente, esta vez ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de
su propio país.
Siempre se ha considerado que la legalización es un procedimiento
bueno en sí mismo. Lo que ha sido criticado, en cambio, es lo engorroso o
costoso del procedimiento y aun la pérdida de tiempo que ello implicaba,
pues había que volver a legalizar el documento público (pagando además
las tasas correspondientes) en cada Estado donde se quisiera acreditarlo.
Si se trata, por ejemplo, de un documento público en el que intervino una
compañía internacional, es posible que con el procedimiento tradicional
tuviera que legalizarlo en veinte o treinta países, lo cual permite resaltar
su carácter inadecuado.
100 Ibídem, p. 13.
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Sin embargo, la legalización no puede suprimirse, en cuanto ella es una
garantía contra los litigios que quieran atacar la sinceridad del origen del
acto; es un aval o un respaldo contra las chicanas.
Un remedio extremo podría consistir en ordenar la supresión total de
esta formalidad entre los Estados; sin embargo, no sería una solución feliz
por cuanto las autoridades receptoras del documento público extranjero
quedarían sin otras armas para atestiguar la veracidad del origen de este
que a través de un juicio engorroso. Si no existiera la legalización, cualquier
receptor del documento público desconfiaría o dudaría de si ese documento
realmente ha sido firmado o sellado por tal persona. Por tanto, la legalización contribuye a satisfacer las necesidades del comercio internacional, en
cuanto a adjudicarles certeza y confiabilidad a los documentos públicos.
Concluimos, entonces, en que no debemos atacar a la legalización del
documento público —la cual permite asegurar que el documento no es
falso—, sino crear un procedimiento para obtener una legalización ágil.
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III.Prescindencia de legalización:
el proyecto de Georges A. L. Droz
Como puede apreciarse, el pilar de la legalización tradicional ha sido el
cónsul, puesto que es él quien realiza la legalización principal, aun cuando, como hemos visto, su intervención no es la única sino que existe una
cadena de legalizaciones entre la firma del oficial público y el cónsul, y una
legalización suplementaria a la del cónsul, ante el Ministerio de Relaciones
Exteriores del país que representa.
Al realizar su informe para la Conferencia de La Haya, Georges A. L.
Droz consideraba, con razón:
[…] si se quiere simplificar, no puede simplificarse a medias, debemos
eliminar la cadena de legalizaciones para reemplazarla por una legalización
única.
Y sugería en aquel momento que habría que eliminar la actividad del
cónsul en esta materia, por cuanto su legalización solo serviría para el país
del cual depende:
[…] si el mismo acto tiene necesidad de ser acreditado en varios países,
deberíamos obtener la legalización de un cónsul diferente.101
En sustitución del pilar esencial en la estructura de la legalización
tradicional —conformada por la actividad del cónsul—, Droz propuso ir
a un sistema de instancia legalizante a cargo exclusivo de un funcionario
del país en el que ha sido autorizado el documento, con el claro objetivo de
que esta única legalización fuera suficiente para que el acto oficial pudiera
101 Ibídem, p. 24.
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IV. ¿Cuáles son los procedimientos
en el ordenamiento jurídico uruguayo
para legalizar los documentos públicos extranjeros?
Hasta el 14 de octubre de 2012, regía en el ordenamiento jurídico uruguayo, en forma exclusiva, la ley 15 441, de 26 de julio de 1983. Esta ley
establece en su artículo 1.o una lista de aquellos documentos que debían
102 «Debemos hacer notar que en la cadena tradicional de las legalizaciones se hace igualmente confianza en la declaración de un funcionario extranjero en todas aquellas ocasiones
en que el cónsul legaliza no la firma del redactor del acto sino la de una autoridad del país de
su redacción, que ella a su vez, ha legalizado el acto. Si esta autoridad llega a tomar su tarea
a la ligera, las siguientes legalizaciones no constituirían una garantía suplementaria contra
las falsificaciones, y la supresión de la intervención consular no cambia nada de la situación».
Ibídem, p. 25.
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tener eficacia extraterritorial en todos los países contratantes. Y en apoyo
de su postura presentó los siguientes argumentos:
– No habría razón para no tener confianza en una instancia legalizante extranjera puesto que generalmente se tiene confianza en el
contenido del acto autorizado por el funcionario público o autoridad
pública extranjeros.
– Incluso una autoridad pública extranjera puede conocer con más
facilidad, a todos los funcionarios y autoridades públicas de su
circunscripción territorial, mucho mejor de lo que puede hacerlo el
cónsul extranjero.102
– Además, la elección de las entidades legalizantes debería poder variar
de un Estado a otro, según su organización judicial o administrativa.
Pueden concebirse instancias legalizantes muy centralizadas en países de superficie media y población muy densa —como el nuestro, por
ejemplo—, o podría no ser lo adecuado en países más vastos donde la
organización administrativa está descentralizada, o aun en aquellos
de tipo federal. Entonces habría que dejar —según este informe—
libertad a cada uno de los países miembros del Tratado para elegir
la instancia legalizante más adecuada a su ordenamiento jurídico.
– No obstante la variedad que puedan presentar las instancias legalizantes de país a país, esta diversidad debería verse contrarrestada por
una estandarización material obligatoria mediante la apostilla. «No
importaría [entonces] quién legaliza, sino que todos legalicen de la
misma manera». Auguraba para la futura Convención un formulario
tipo que comprendería las mismas menciones para todos y proponía
que estuviera redactada en dos idiomas: en el idioma del país de
redacción del documento y en un idioma tipo para todos los Estados
miembros de la Conferencia de La Haya. En síntesis, la apostilla
debería comprender un conjunto de menciones obligatorias.
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someterse al procedimiento de la legalización para considerarlos rodeados
de autenticidad. Ellos son:
[…] las sentencias y los laudos homologados dictados en asuntos civiles,
comerciales, laborales, penales y administrativos, las escrituras públicas y
demás documentos otorgados por las autoridades públicas competentes de
los Estados extranjeros o provenientes de organizaciones internacionales,
y los exhortos o cartas rogatorias.
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No obstante la existencia de una disposición de carácter general, esta se
encuentra limitada por normas convencionales, en virtud de que nuestro
país ha aceptado el monismo internacional (la primacía de las convenciones o tratados por sobre las leyes), de conformidad con el artículo 1.o
de la Convención Interamericana sobre Normas Generales de Derecho
Internacional Privado, de 1979, y el artículo 524 del Código General del
Proceso, que pueden exonerar del trámite de legalización a determinados
documentos públicos.
La ley 15 441 conoce dos procedimientos de legalización: el directo y el
indirecto.
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1.
La legalización directa
Con respecto a la legalización directa, el artículo 2.o establece:
La legalización será considerada hecha en debida forma cuando los
documentos extranjeros hayan sido expedidos directamente por la autoridad pública competente, se practique con arreglo a las leyes del país de su
procedencia y se efectúe por el Agente Consular de la República en la respectiva localidad, si lo hubiere o, en su defecto, el Cónsul General o Agente
Diplomático reconocido ante el mismo.
O sea que con la legalización directa se establece una cadena de autenticaciones indispensable para favorecer la circulación del documento
público, y se realiza cuando en el país de origen del documento existe
un cónsul de Uruguay. Si se trata de un poder otorgado ante un notario
extranjero, se elevará el documento para que legalice su firma al colegio
notarial respectivo. En otros países no colegiados, o sometidos a la superintendencia del Poder Judicial o de otra autoridad pública, se recurrirá
a la autoridad superior, luego al Ministerio de Relaciones Exteriores de
dicho país, posteriormente al Consulado de Uruguay en él y, por último,
al Ministerio de Relaciones Exteriores de Uruguay, porque nosotros no
sabemos quién es el cónsul de Uruguay y si la firma es realmente la suya,
por lo cual es indispensable que la legalización culmine con el trámite ante
nuestro Ministerio de Relaciones Exteriores.
En cambio, si el documento va hacia el extranjero, en este caso basta
que el escribano tenga registrada su firma en el consulado del país donde
se va a acreditar el documento, lo cual será cada vez más difícil, sobre
todo teniendo en cuenta que más de la mitad de los países del mundo se
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han volcado hacia la apostilla, que suprime la intervención consular en
este aspecto. De lo contrario, recurriremos a la Suprema Corte para que
legalice la firma del notario, luego al Ministerio de Relaciones Exteriores
y ulteriormente al consulado del país donde se va a hacer valer.
2.
La legalización indirecta
a.
La ratificación por Uruguay del Convenio para Suprimir
la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos,
suscrito en La Haya el 5 de octubre de 1961
Por ese motivo Uruguay ha ratificado, por ley 18 836, de 8 de noviembre de
2011, el Convenio de La Haya sobre la Apostilla; depositó el instrumento
de ratificación el 9 de febrero de 2012 y el Convenio comenzó a regir para
nuestro país el 14 de octubre de 2012, una vez cumplidos los plazos para
103 Artículo 3 de la ley 15 441: «En caso de no existir agente consular o diplomático reconocido
en el país de donde el documento procede, se admitirá la primera legalización efectuada por
un tercer Estado con el cual la República mantenga relaciones diplomáticas o consulares. Esa
primera legalización se considerará válida cuando haya cumplido todos los requisitos legales
exigidos por dicho tercer Estado y deberá ser legalizada, a su vez, por las autoridades consulares o diplomáticas de la República. Esta legalización deberá ser acompañada preceptivamente
por la traducción del documento al idioma del citado tercer Estado, efectuada con arreglo a las
exigencias establecidas en el mismo para su validez».
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La legalización indirecta es aquella que se lleva a cabo cuando no existe un
agente diplomático o consular de nuestro país en el lugar del otorgamiento
del documento público extranjero, en cuyo caso se admitirá «la primera
legalización» efectuada por un tercer Estado acreditado en dicho país y
con el cual Uruguay mantenga relaciones diplomáticas o consulares. Sería
el caso de un documento público proveniente de Jamaica o de Trinidad y
Tobago. La primera etapa en la legalización interna permanece incambiada, como se ha explicado precedentemente, pero el trámite se detiene
cuando el documento público extranjero deba presentarse ante el cónsul
uruguayo, que en dicho país no existe, pero sí existe uno, por ejemplo, de
Chile. Entonces se recurrirá al cónsul chileno, quien certificará la forma
correspondiente y legalizará el documento. Va luego al Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile, que legalizará la firma de su cónsul, luego
al cónsul de Uruguay en Chile y, por último, al Ministerio de Relaciones
Exteriores de Uruguay.103
Como puede observarse, estamos ante un procedimiento que implica
una cadena de cuatro a siete anillos. Si bien proporciona seguridad y
tranquilidad, es un trámite que fastidia y molesta, y que provoca la queja
generalizada de los usuarios.
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que los demás países ratificantes pusieran objeciones a la incorporación
Uruguay.
La ratificación de nuestro país muestra la particular actitud morosa en
materia de ratificaciones de que adolecen los convenios internacionales, ya
que se realiza 51 años luego de su aprobación, o sea, más de medio siglo
después. De todos modos, este tracto sucesivo tan dilatado no disminuye la
lozanía de su texto, por cuanto al 1 de setiembre de 2012, de 192 Estados
existentes en el mundo, el Convenio ha merecido la ratificación de 104, lo
cual lo convierte en uno de los convenios más exitosos de la Conferencia.
Quedan aún a la espera de su ratificación países importantes para nosotros, como Bolivia, Brasil, Canadá, Chile, Paraguay, prácticamente todos
los países africanos y los países árabes del Oriente Medio.
Luego, por decreto de 15 de noviembre de 2011, se reglamentó el referido
Convenio y el artículo 1.o designó como autoridad o instancia legalizante
para expedir la apostilla al Ministerio de Relaciones Exteriores, el cual
podrá celebrar acuerdos con otros organismos públicos o privados respecto
a «las funciones atinentes a la colocación de la apostilla». Se fija su costo
en 121 unidades indexadas, monto que se actualizará de forma anual.
El Convenio de marras es un tratado cerrado (artículo 1.o), lo cual
significa que sus preceptos solo serán aplicables si el Estado de origen
del documento público y el Estado donde este pretende hacerse valer son
ratificantes del Convenio. Para todos los demás, se seguirá con el sistema
tradicional de la legalización directa o de la indirecta.
Ello quiere decir que, en nuestro ordenamiento jurídico, a partir del
14 de octubre de 2012 existirán tres procedimientos de legalización de los
documentos públicos extranjeros: la legalización directa y la legalización
indirecta tradicionales, y la apostilla. Como el número de países ratificantes del Convenio va evolucionando (y aumentando) con el paso del
tiempo, el operador jurídico deberá controlar si el documento público que
se le presenta proviene de un país ratificante del convenio o no, y para ello
deberá consultar por Internet esta situación y la fecha de incorporación
al Convenio para cotejarla con la fecha de legalización del documento,
ya que a partir de aquella deberán apostillarse los documentos de forma
obligatoria. Dicho de otro modo: la fecha del documento público no interesa; puede ser anterior a la ratificación del Convenio. Lo que sí importa
es que el trámite de legalización luego de la ratificación se realice entre
Estados contratantes de acuerdo a sus pautas y no otras. Está claro que
el Convenio no tiene efecto retroactivo.
Pero ¿cómo debemos proceder ante un documento proveniente de un
país ratificante del Convenio de La Haya que lo ha apostillado antes de
que el tratado entrara en vigencia en nuestro país? ¿Debemos rechazarlo?
Pensamos que no; obligar al usuario a acudir a la legalización tradicional sería un contrasentido e iría contra el ordenamiento jurídico del país
emisor. Además, si le requiriéramos que legalizara nuevamente (algo que
probablemente no aceptaría), lo haría según la práctica existente al día de
Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de documentos públicos
b.
La apostilla104
La apostilla es un certificado que autentica el origen de un documento
público105 —los documentos privados no se legalizan—; pueden tratarse de
una sentencia judicial extranjera, un laudo arbitral del mismo origen, un
104 El término apostilla indica una anotación, acotación, adición, glosa, aclaración, posdata.
Según el Diccionario de la lengua española de la Real Academia Española, apostilla significa «acotación que aclara o completa un texto» El verbo apostillar es recibido por la Real Academia, por
lo cual su uso es válido.
105 Código Civil de Uruguay, artículo 1574: «Los instrumentos públicos son todos aquellos
que revestidos de un carácter oficial, han sido redactados o extendidos por funcionarios competentes, según las formas requeridas y dentro del límite de sus atribuciones. Todo instrumento
público es un título auténtico y como tal hace plena fe, mientras no se demuestre lo contrario
mediante tacha de falsedad. Otorgado ante Escribano e incorporado en un Protocolo o Regis-
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hoy (y tomando en consideración que Uruguay en estos momentos es parte
del Convenio), o sea que lo llevaría a cabo en los mismos términos en que lo
hizo con anterioridad, y por tanto esta nueva legalización no le agregaría
nada. En síntesis: el Convenio no es retroactivo, pero si el documento ha
sido apostillado con anterioridad a la fecha de ingreso de Uruguay a su
ámbito de aplicación, ese trámite debe ser respetado.
Cualquier consulta deberá efectuarse a la página web de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, ‹www.hcch.net›. La
Conferencia se ha preocupado por allanar todos los inconvenientes que
puedan surgir con motivo del procedimiento de apostillado, y ha elaborado
numerosos documentos y guías explicativas.
Como hemos señalado, al ir el número de ratificantes del Convenio en
aumento, las otras dos formas tradicionales de legalización irán disminuyendo en su cadencia, pero solo desaparecerán si el Convenio se transforma en un documento internacional de vigencia universal; dicho en otros
términos, cuando todos los Estados del mundo lo ratifiquen.
Al respecto cabe señalar que la Conferencia no tiene como miembros a
todos los países del mundo, pero ello no impide que aquellos que no sean
partícipes ratifiquen los convenios que surjan de su seno. Al consultar el
operador jurídico la lista de países ratificantes podrá comprobar que se
hacen dos listas: una de los Estados ratificantes del Convenio que son parte
de la Conferencia y otra de aquellos que no lo son. Esta división carece de
importancia, dado que, una vez ratificado, el Convenio es obligatorio en
la misma medida para todos los Estados.
Es indispensable constatar que el Convenio rija para todo el territorio
del país, o para una parte de él. Para ello deberán examinarse las columnas
«Ext». y «Res/D/N», haciendo clic para obtener la información.
Por último, cabe controlar igualmente si algún país no ha objetado la
adhesión al Convenio, para lo cual deberá accederse a la columna «Tipo»
y hacer un clic en «A**», si existe.
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exhorto o carta rogatoria —salvo excepciones indicadas a texto expreso en
normas legales o convencionales—, una partida de nacimiento, matrimonio
o defunción, un documento notarial (certificaciones, actas y escrituras),
constancias registrales, etcétera.106
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c.
Calificación de documento público
La calificación de documento público se hará lege causae, o sea, de acuerdo
a la ley del lugar donde se autorizó el acto. El artículo 1.o de la ley 15 441
realiza una enumeración a título de ejemplo, por cuanto hace referencia a
«y demás documentos otorgados por las autoridades públicas competentes
de los Estados extranjeros o provenientes de organizaciones internacionales».
El Convenio, por su parte, considera documentos públicos a aquellos que
emanen de una autoridad o de un funcionario dependiente de una jurisdicción del Estado, comprendidos los que emanan del Ministerio Público,
de un secretario o de un agente judicial, los documentos administrativos,
los notariales, los documentos registrales y las certificaciones de firmas
de los documentos privados. Y el artículo 1.o excluye expresamente a los
documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares y a los
documentos administrativos que se refieran directamente a una operación
comercial o aduanera.
d.
Objeto del apostillado
De conformidad con el artículo 2.o, la legalización en el sentido de la presente Convención solo certificará la veracidad de la firma, la calidad en la
que el signatario ha actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre
del que este documento se haya revestido. Por tanto, el Convenio se inclina
por la legalización estricta. El artículo 5.o habilita a cualquier portador del
documento público a solicitar el apostillado.
e.
Modelo de apostilla
El modelo de apostilla adoptado por cada país debe ajustarse lo más posible al modelo brindado por el Convenio. En especial debe contener el
término Apostille en francés, incluir una mención en francés del Convenio
de la siguiente forma: Convention de La Haye du 5 octobre 1961, e incluir
un recuadro con los diez términos estándar. Se acepta una variación en
el diseño, tamaño y color, así como en la mención adicional de algún otro
tro Público, se llama escritura pública. Se tiene también por escritura pública la otorgada ante
funcionario autorizado al efecto por las leyes y con los requisitos que ellas prescriban».
106 Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, El ABC de las apostillas. ¿Cómo
garantizar el reconocimiento de sus documentos públicos en el extranjero?
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Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de documentos públicos
f.
Los diez ítems de la apostilla
Como hemos mencionado, existen diez ítems mínimos que incluir en el
recuadro de la apostilla. Ellos son: 1) el país de emisión de la apostilla;
2) quién ha firmado el documento público; 3) en qué calidad ha actuado, y
4) el sello/timbre del que está revestido. Luego: 5) el lugar donde se emite
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elemento, el cual será ubicado fuera del recuadro. Para Uruguay, y de
acuerdo al artículo 3.o del decreto reglamentario, «la apostilla emitida tanto
en soporte papel como electrónico, tendrá la forma de un cuadrado de 9 cm
de lado» y las diez menciones estándar, pero otros países podrán variar
de tamaño cuando incluyen un número de idiomas superior al francés y
al inglés. Por tanto, si el apostillado no se aparta en forma radical de los
preceptos convencionales, deberá ser aceptado.
En la hipótesis de Uruguay, el apostillado será trilingüe: español, inglés
y francés. Pensamos que, una vez que Brasil ratifique el Convenio, sería
conveniente que el apostillado se haga en cuatro idiomas: español, francés, inglés y portugués. Brasil se está convirtiendo en nuestro principal
socio comercial, y el intenso tráfico existente no justificará bajo ningún
aspecto que el apostillado del documento público provenga de Brasil en
portugués-francés-inglés y se realice en Uruguay en español-francés-inglés,
desconociendo cada país el idioma de origen del otro.
Por otra parte, es aceptable que fuera del recuadro citado puedan incluirse algunas menciones aclaratorias adicionales, como brindar mayor
información acerca del documento público a que se refiere, una constancia
aclaratoria de que la apostilla no alcanza al contenido del documento público sino únicamente a la certificación de su origen, proveer la dirección
web de un registro donde corroborar el origen de la apostilla, etcétera.
El formato de apostilla incluido en el decreto reglamentario aprobado
por Uruguay contiene tres menciones adicionales extrarrecuadro.
La primera mención es que la «apostilla certifica únicamente la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya
actuado y en su caso la identidad del sello o timbre del que el documento
público esté revestido», con lo cual Uruguay se adhiere a la legalización
estricta.
La segunda mención hace alusión a que «no certifica el contenido del
documento para el cual se expidió», referencia muy útil para evitar falsas
interpretaciones acerca de la función de la apostilla.
Por último, indica la dirección electrónica a la cual el usuario puede
dirigirse para verificar la autenticidad de la apostilla realizada en relación
con un documento público; esta dirección electrónica es ‹www.mrree.gub.
uy›. Puede ocurrir que no todas las autoridades tengan una dirección de
estas características, pero igualmente se proporcionará el número telefónico o algún otro dato que permita contactarse con la entidad legalizante
y corroborar la autenticidad del apostillado que se le exhibe.
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la apostilla; 6) el día; 7) quién apostilla; 8) qué número se le adjudica a la
intervención; 9) el sello y timbre, y 10) la firma de la autoridad apostillante. Si alguno de estos ítems no ha sido cubierto, el documento deberá ser
rechazado por cuanto no ha cumplido con los requisitos mínimos impuestos
por el Convenio.
g.
Modo de colocación
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La apostilla debe ser colocada directamente sobre el documento público
a apostillar o en una hoja separada que se conoce como allonge, anexo o
añadidura (artículo 4.o), que se unen al documento original mediante pegamento, ojales, grapas, cintas, lacre, etcétera. La colocación puede realizarse
a través de un sello, electrónicamente, mediante estampillas, etiquetas,
etcétera. O sea que no siempre la apostilla se verterá en una plancha puesta
por un sello de goma; puede igualmente ser colocada en forma electrónica,
o mediante estampillas o una etiqueta que se desprende del papel encerado
y se pega en el propio documento público o en un anexo.
La parte final del artículo 3.o del decreto reglamentario considera:
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[…] las apostillas emitidas en soporte papel se extenderán en el propio
documento apostillado. Si se extendieran en documento separado, ésta
quedará ligada al documento apostillado.
Si se presentan documentos públicos provenientes del extranjero donde
la hoja anexa que contiene la apostilla esté suelta y sin ligar, no deberían
ser aceptados sin corroborar la autenticidad del referido apostillado ante
la autoridad legalizante del país de origen.
h.
Entidades legalizantes
El operador jurídico deberá controlar que el documento extranjero haya
sido apostillado por la entidad legalizante del Estado donde ha sido autorizado (artículo 6.o). Para ello deberá consultar la lista de autoridades
competentes designadas por cada país, disponible en la «Sección Apostilla»
de la página web ya mencionada. Es importante cumplir esta actividad
de contralor por cuanto algunos Estados han creado varias entidades legalizantes, dividiendo su competencia con base en criterios territoriales
y/o por materias. En los países federales, el gobierno central puede ser
responsable de apostillar determinado tipo de documento, en tanto que
los gobiernos federados pueden serlo de otros.
Como hemos mencionado, de acuerdo al decreto reglamentario de la ley
18 836, el Ministerio de Relaciones Exteriores «podrá delegar las funciones
atinentes a la colocación de la apostilla» (artículo 1.o). O sea que podrá
celebrar acuerdos con el Ministerio de Educación y Cultura o la Oficina
del Registro del Estado Civil para que este último organismo legalice
la documentación que está dentro del ámbito de su competencia; con la
Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de documentos públicos
Asociación de Escribanos del Uruguay para que esta institución apostille
los documentos notariales autorizados por notarios uruguayos, previa
autorización de la Suprema Corte de Justicia; o con esta última para que
los magistrados de todo el país apostillen la firma de las sentencias de su
colegas, etcétera.
i.
Registro de Apostillas
A petición de todo interesado, la autoridad que ha expedido la apostilla
estará obligada a verificar si las inscripciones contenidas en la apostilla
corresponden a las del registro o fichero.
j.
El costo de la apostilla
Para los documentos públicos extranjeros apostillados por la entidad legalizante del Estado de origen no habrá que pagar absolutamente nada
en el Estado donde quiera hacerse valer, por cuanto ya se pagó al ser presentado ante la entidad legalizante extranjera. Solo habrá que pagar una
tasa para los documentos públicos autorizados en Uruguay que quieran
hacerse valer en otro país. Su costo no es uniforme. En Uruguay se ha
fijado en 121 unidades indexadas, a modificarse en forma anual (artículo
2.o). La Conferencia aconseja que el costo del trámite «sea razonable». El
promedio en el mundo es de unos 20 dólares estadounidenses, y en el caso
de nuestro país se ubica en los 15 dólares estadounidenses.
k.
Circulación internacional de las apostillas
Una vez que el documento público extranjero ha sido apostillado en su
país de origen, no se necesitará realizar ninguna actividad adicional en
el Estado receptor. No será necesario acudir ante el cónsul del Estado re-
Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina
El artículo 7.o del Convenio obliga a los Estados parte a crear un registro o
fichero en el que tome nota de las apostillas expedidas, donde se indicará
el número de orden y la fecha de la apostilla, y el nombre del firmante
del documento público y la calidad en la que ha actuado, o, para los actos
no firmados, la indicación de la autoridad que ha estampado el sello o
timbre.
Por esa razón, el artículo 4.o del decreto reglamentario de Uruguay crea
un Registro de Apostillas a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores,
donde se almacenan y registran las apostillas de todos los documentos
públicos que se emitan en nuestro país, tanto en soporte papel como electrónico. Esta labor de registración es indispensable para el caso de dudas
acerca de la autenticidad de la firma del documento o de la calidad del
funcionario o autoridad que intervino.
El artículo 7.o del Convenio finaliza expresando:
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Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina
Ruben Santos Belandro
ceptor acreditado en el Estado de origen del documento, ni tampoco ante
el Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado receptor. Esta es, precisamente, la ventaja de la consagración de este trámite. La autenticidad
externa del documento extranjero valdrá sin más en cualquier país. Puede
ocurrir que un Estado tenga varias entidades legalizantes autorizadas en
su territorio; para evitar dudas o dificultades de reconocimiento del origen
del documento, las autoridades competentes deberán velar por que todas
ellas adopten una forma común de apostillado.
Si el documento público ha sido autorizado en Uruguay, previamente a
acudir ante la entidad legalizante —que ya hemos dicho que es el Ministerio
de Relaciones Exteriores— será indispensable hacerlo ante la autoridad
que tenga la superintendencia del funcionario o autoridad pública que
ha emitido el documento, a fin de que compruebe su autenticidad. Este
procedimiento puede ser transitorio, y tiene su explicación: el Ministerio
de Relaciones Exteriores no cuenta con una base de datos de todos y cada
uno de los funcionarios y autoridades públicas que desempeñan sus funciones en Uruguay, ante lo cual debe acudir a este trámite —denominado
procedimiento de múltiples etapas— con el objetivo de reducir el número
de firmas y calidades a controlar. En la medida en que el Ministerio amplíe
su base de datos en la forma indicada, o que delegue el apostillado en otros
organismos, la apostilla podrá ser directa. Por ejemplo, puede celebrar
acuerdos con la Dirección del Registro del Estado Civil, del Poder Judicial,
etcétera, para que estas sean entidades legalizantes, o bien le transmitan
permanentemente sus bases de datos con el objetivo de que el apostillado
se cumpla por el Ministerio de Relaciones Exteriores (procedimiento de
una etapa).107
Una vez que el documento público emitido en Uruguay ha sido apostillado por el Ministerio referido, podrá presentarse directamente en
cualquier otro país donde rija el Convenio de La Haya, sin ningún trámite
adicional.
l.
Eficacia internacional del apostillado
Dentro de los Estados ratificantes del Convenio de La Haya hay obligación
de reconocer las apostillas que han cumplido con los requisitos exigidos por
este. De acuerdo al instructivo proporcionado por la Conferencia, solo pueden ser rechazadas cuando la información que figura en la apostilla no se
corresponde con la que se encuentra en el registro de la entidad legalizante
que aparentemente expidió la apostilla, o cuando sus elementos formales
107 Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, ¿Cómo ser parte del Convenio
de La Haya sobre Apostilla y cómo implementarlo?
96
Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de documentos públicos
difieren radicalmente del modelo anexo al Convenio. Las menciones adicionales fuera del recuadro no constituyen motivo para rechazarla.108
m.
Traducción de las apostillas provenientes del extranjero
Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina
El país recibirá numerosos documentos públicos extranjeros, algunos autorizados en español o en otro idioma.
Veamos las siguientes situaciones:
– Consideramos que las menciones Apostille y Convention de La Haye
du 5 octobre 1961 no deberían ser traducidas, por cuanto se trata
de una referencia uniforme impuesta por un texto supranacional
(artículo 4.o in fine).
– El apostillado puede realizarse únicamente en el idioma oficial del
Estado donde fue autorizado el documento público (artículo 4.o, inciso
2.o). Nada lo impide («No obstante, podrá redactarse en el idioma
oficial de la autoridad que la expida»).
– Pero para facilitar la circulación internacional de los documentos
públicos —objetivo principal del Convenio— generalmente se recurre a un apostillado en versión bilingüe o trilingüe. De acuerdo a
las guías que proporciona la Conferencia de La Haya, el modelo que
esta pregona ha sido «adoptado» en inglés y francés, pero esto por la
única razón de que son los idiomas oficiales de dicho organismo; no
es una obligación, puesto que el Convenio no impone que el idioma
vernáculo deba ir acompañado de una versión en inglés y francés.
Hay documentos públicos que ya se sabe que van a tener circulación
regional —y en los que los dos idiomas citados no son prevalentes—;
en tal hipótesis, nada impediría que en lugar del inglés o francés se
recurra al español-italiano-alemán, o al español-ruso-portugués, o
al árabe-sánscrito-parsi. ¿Qué sentido tendría agregar al idioma de
origen del documento el inglés y el francés cuando se sabe por anticipado que el documento solo circulará entre países del Medio Oriente,
o en la región donde el alemán es el idioma dominante? Téngase en
cuenta, por un lado, que seleccionar las versiones idiomáticas es facultad de cada Estado parte y no de la Conferencia, y, por otro lado,
que la Convención ha sido ratificada por países que no son miembros
de la Conferencia y, que por tanto, si el Convenio no lo impone, no
están obligados a «adoptar» el criterio de dicho organismo.
– Estas soluciones están avaladas por el propio tratado cuando permite
que la apostilla pueda ir en un solo idioma, lo cual está indicando
que la versión en inglés y en francés no es indispensable. Ello se encuentra dentro de los parámetros del artículo 4.o, pues en el mismo
108 Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, El ABC de las apostillas…, o.
cit. p. 29.
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inciso 2.o establece que «las menciones que figuren en ella podrán
ser escritas igualmente en un segundo idioma»,109 sin indicar cuál.
Esta expresión, además, debe tomarse en forma laxa, comprensiva
de la posibilidad de incluir un tercer o aun un cuarto idioma.
En las versiones bilingües o trilingües de cada uno de los diez ítems,
si una de ellas consta en idioma español, no será necesaria una traducción de los demás idiomas, en cuanto se ha realizado oficialmente
una equivalencia de significados.
La duda puede plantearse respecto de documentos públicos autorizados en el extranjero en los que conste una versión bilingüe o trilingüe
en la que ninguna de esas lenguas sea el español. ¿Deberá contratarse a dos o tres traductores oficiales? Ello significaría ir contra el
objetivo del tratado, consistente en aligerar y abreviar los trámites
que acrediten la autenticidad de los documentos extranjeros. Según
nuestro modo de ver, bastaría con la traducción de uno de los idiomas
contenidos en la apostilla, en cuanto el país emisor ha tomado las
versiones en otros idiomas como equivalentes.
Las traducciones deberán realizarse por traductor público nacional
(artículo 6.o de la ley 15 441), y, hasta que no se modifique la ley
consular, podrá igualmente llevarse a cabo «por el agente consular
de la república del lugar donde precede el documento» (artículo 7.o
de la misma ley).
Puede acontecer que ninguna de las versiones cuente en la República
con traductor público oficial (solo lo son los traductores de alemán,
francés, inglés, italiano y portugués que han realizado la carrera
de Traductorado en la Facultad de Derecho de la Universidad de
la República). En tal hipótesis deberá actuarse como hasta ahora,
realizando la traducción por un idóneo —generalmente un nacional
del país donde se habla ese idioma— y refrendada su actuación por
un traductor público de una de las cinco lenguas citadas.
Como última acotación comentaremos que el documento debe ser
traducido en su integridad. En muchos países del common law se
permite que el documento se consigne en el idioma del lugar de
destino; por ejemplo, en idioma español. Si bien el contenido del
documento queda exonerado de la traducción, no así las menciones
marginales, puestas al pie o al comienzo pero fuera del documento
—leyendas, timbres—, las cuales vienen generalmente en idioma
inglés y necesitan ser traducidas.
109 Destacado agregado.
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Uruguay adopta la apostilla para la circulación internacional de documentos públicos
n.
Las apostillas electrónicas
La conferencia alienta la posibilidad de que las apostillas se expidan de
forma electrónica —en este caso denominadas e-apostillas— y la creación
de registros de base electrónica. España es uno de los países que se han
inclinado por esta vía, y en caso de necesidad de saber qué otro país lo
hace se consultará la siguiente dirección electrónica: ‹www.e-APP.info,
en especial el «Status of the e-APP», o el enlace «Tabla de puesta en práctica del e-APP», disponible en la «Sección Apostilla». El hecho de estar
implementando un régimen nuevo ha provocado que Uruguay no se haya
lanzado a la práctica del apostillado electrónico, pero todo indica, dada
la preparación del personal actuante, que muy pronto esta posibilidad se
hará realidad.110
o.
Compatibilidad del convenio con otras leyes o tratados
110 Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, Le programme pilote d’apostilles
électroniques de la hcch y de la nna, Document établi par Christophe Bernasconi, Premier
Secrétaire. Document Préliminaire No. 10 de mars 2006. Ibídem, Programme pilote d’apostilles
électroniques (e-app), Mémoire sur certains aspects techniques fondant le modele proposé pour l’émission
d’apostilles électroniques (E-Apostilles), établi par Christophe Bernasconi (Bureau Permanent) et
Richard Hansberger (National Notary Association), Document Préliminaire No. 18 de mars
2007.
Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina
El Convenio de La Haya solo desplazará a aquellos tratados que tengan
disposiciones más rigurosas (artículo 8.o), pero no a aquellos otros que
simplifiquen o dispensen al documento de la legalización, «ya sea por las
leyes, reglamentos o usos en vigor en el Estado donde el acto se realiza, o
por un acuerdo entre dos o varios Estados Contratantes» (artículo 3.o in
fine).
Es así que el cgp establece en el artículo 527.2 que «cuando los exhortos
o cartas rogatorias se tramiten por vía consular o diplomática o a través
de la autoridad administrativa, no será necesario el requisito de la legalización». La mención a la «autoridad administrativa» es una referencia a lo
que nosotros conocemos por autoridad central. Igual mención se encuentra
contenida en el artículo 5.o de la ley 15 441.
Por otro lado, numerosas convenciones interamericanas eximen de la
legalización cuando los documentos públicos se tramitan vía autoridad
central, diplomática o consular: así lo establecen la Convención Interamericana sobre Exhortos y Cartas Rogatorias (artículo 6.o), la Convención Interamericana Referida a Medidas Cautelares (artículo 14 b), la Convención
Interamericana sobre Recepción de Pruebas en el Extranjero (artículo 13),
etcétera. En algunas convenciones también se exoneran de legalización los
exhortos o cartas rogatorias de menor rango entre autoridades de frontera,
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Ruben Santos Belandro
pero esta exoneración no rige con Brasil, por cuanto su Constitución exige
indefectiblemente la legalización ante el Supremo Tribunal Federal.
Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay, tomo 98, ene. - dic. , 2012 — Doctrina
V.
100
Conclusiones finales
Del estudio realizado llegamos a la conclusión de que el título del Convenio que Suprime la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos
Extranjeros no está de acuerdo con su contenido. Lo que el Convenio ha
logrado es cortar los anillos de la cadena de legalizaciones, admitiendo
solo aquellos de carácter interno del lugar de emisión del documento hasta
culminar en la entidad legalizante seleccionada por el Estado de origen
del documento público, y desechando aquellos otros relacionados con las
autoridades del lugar donde el documento público quiera hacerse valer. En
otras palabras: el Convenio no llega a adoptar una postura radical de negar
todo trámite de legalización de los documentos públicos extranjeros.
Usualmente la legalización implicaba una cadena de cuatro, cinco o seis
anillos, algunos desarrollados en el país de origen del documento y otros en
el país donde este es presentado. A partir de la vigencia del Convenio, la
legalización quedará circunscrita al país de origen, mediante la acreditación
de la autenticidad de la firma del autorizante y de la calidad en que ha
actuado, la cual será realizada por la autoridad jerárquicamente superior
y luego por la entidad legalizante (legalización por etapas), o directamente
ante la entidad legalizante (legalización de una etapa). Desde ahora, y para
los Estados ratificantes del Convenio, se rechaza toda intervención de los
cónsules y del Ministerio de Relaciones Exteriores del cual estos dependen,
donde quiera acreditarse el documento público. Su ventaja, por tanto, no
merece dudas y la ratificación del Convenio debe ser bienvenida.
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