Requisitos para el Otorgamiento, Reconocimiento de Personerías

PROCESO DE ASEGURAMIENTO A LA CALIDAD
DE TERCEROS
PROCEDIMIENTO
PARA EL OTORGAMIENTO, RECONOCIMIENTO DE
PERSONERIAS JURÍDICAS Y APROBACIÓN DE
REFORMAS ESTATUTARIAS –
Programas de Adopción y Casas de Madres Gestantes
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1. OBJETIVO
Garantizar que el otorgamiento, reconocimiento de las personerías jurídicas y/o aprobación de
reformas estatutarias, se realice a través de la verificación estandarizada de los requisitos
legales definidos, con el fin de que toda institución que desarrolle programas de protección
integral a los niños, niñas adolescentes y a sus familias este bajo los lineamientos de la ley
1098 de 2006 y demás normas legales vigentes.
2. ALCANCE
Inicia con la recepción de las solicitudes para otorgar o reconocer personerías jurídicas y/o
aprobación de reformas estatutarias, incluye la realización de actividades de verificación de
requisitos legales, y la expedición del acto administrativo correspondiente, y termina con el
registro en la base de datos de Personerías Jurídicas y Reformas Estatutarias.
3. DEFINICIONES
Acto administrativo: Manifestación unilateral de voluntad de quien ejerce función
administrativa, conforme a la cual dispone, decide o resuelve una situación administrativa, para
como consecuencia crear, modificar o extinguir un derecho o una relación de derecho.
Institución: Unidad de servicio en donde se desarrolla el proceso de atención a los niños,
niñas, adolescentes y a sus familias. Representa el contexto físico, funcional, operativo y
conceptual que sirve de referente para la prestación del servicio.
Persona Jurídica: De acuerdo con el artículo 633 del Código Civil, “se llama persona jurídica,
una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles y de ser
representada judicial y extrajudicialmente”.
Otorgamiento de Personería jurídica: Es el reconocimiento legal que efectúa el Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, mediante acto administrativo, de la existencia de una
persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles en sus relaciones
jurídicas dentro del ámbito del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
Reconocimiento de Personería Jurídica: Es el acto administrativo mediante el cual el
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF le reconoce personería jurídica a una
institución, cuando esta ha sido otorgada inicialmente por otra autoridad o cuando se ha
registrado inicialmente ante la Cámara de Comercio, por fuera del régimen especial de las
instituciones del Sistema Nacional de Bienestar Familiar que prestan servicios de
protección integral.
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PROCEDIMIENTO
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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No
Actividad
Responsable
Registro
Jefe Oficina de
Aseguramiento a la
Calidad
Memorando
Inicio
1
Designar al profesional en Derecho, máximo al día
siguiente a la entrega completa de los documentos.
Revisar que los documentos de la solicitud de
otorgamiento o reconocimiento de la Personería
Jurídica y/o aprobación de la Reforma Estatutaria
correspondan a la totalidad y al contenido de los
requisitos exigidos (Ver Anexo 2: Resolución No.
3899 del 8 de septiembre de 2010. Artículo 7 y 10).
2
¿Los documentos dan cuenta del cumplimiento de
los requisitos?
No: Ir a la actividad No. 3
Formato de
Solicitud
Profesional
designado en la
Formato itinerario
Oficina de
Aseguramiento a la
Instrumento de
Calidad
verificación de
requisitos
Si: Pase a actividad No. 5
3
Solicitar al Representante Legal designado, los
documentos faltantes o la corrección o
modificación de la información entregada.
Profesional
Oficio
designado en la
Oficina de
Formato itinerario
Aseguramiento a la
Calidad
Recibir los documentos solicitados, modificados o
corregidos.
4
¿Los documentos fueron complementados,
corregidos o modificados en un término máximo de
2 meses calendario?
Si: Pase a actividad No. 2
No: Se entiende como desistida la solicitud y se
genera auto de trámite. Finaliza
Realizar el estudio y la verificación documental del
cumplimiento de los requisitos legales.
5
6
Nota: Los dos meses para decidir la solicitud inicia
en esta actividad.
Elaborar el concepto para el otorgamiento,
reconocimiento de una personería jurídica y/o
aprobación de reforma estatutaria.
Formato itinerario
Profesional
designado en la
Oficina de
Instrumento de
Aseguramiento a la
verificación de
Calidad
requisitos
Auto de trámite
Profesional
Instrumento de
designado en la
verificación de
Oficina de
requisitos
Aseguramiento a la
Calidad
Formato itinerario
Profesional
designado en la
Oficina de
Concepto de
otorgamiento o
reconocimiento
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No
Actividad
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Responsable
Registro
Aseguramiento a la de una personería
Calidad
jurídica y/o
aprobación de
reforma
estatutaria
Concepto
Solicitar la elaboración del acto administrativo a la
Oficina Asesora Jurídica (Sede Nacional).
7
Elaborar el acto administrativo para firma de la
Dirección General. (Ver procedimiento revisión de
actos administrativos) en el proceso Gestión
Jurídico – Administrativa.
8
Notificar al
administrativo
representante
legal
del
Memorando
Oficina Asesora
Jurídica
Acto
administrativo
Oficina Asesora
Jurídica
Acta de
notificación
acto
¿La institución presenta recurso de reposición
dentro del término de los 5 días hábiles siguientes a
la notificación?
9
Jefe Oficina de
Aseguramiento a la
Calidad
Si: Tramitar recurso de reposición. Pasa a la
actividad 10
No: Expedir constancia de ejecutoria. Finaliza
¿El acto administrativo está en firme?
Si: Registrar el acto administrativo en la
herramienta definida para tal fin. Pase a la actividad
10 11
No: Verificar el resultado del recurso. Ir a la
Actividad No. 9
11
Registrar el acto administrativo en la herramienta
definida para tal fin.
Remitir copia del Acto Administrativo con la
12 constancia de ejecutoria a la Oficina de
Aseguramiento a la Calidad a nivel nacional.
Profesional
Formato Itinerario
designado en la
Oficina de
Aseguramiento a la
Base de datos
Calidad
Profesional
designado en la
Formato Itinerario
Oficina de
Base de datos
Aseguramiento a la
Calidad
Oficina Asesora
Jurídica
Memorando
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No
Actividad
Actualizar el registro de personerías jurídicas
13 otorgadas, reconocidas o negadas, y las reformas
estatutarias aprobadas.
Comunicar a la Dirección de Protección, y al
Director Regional correspondiente, el acto
14
administrativo sobre personerías jurídicas para el
programa de adopción y casa de madres gestantes.
Fin
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Responsable
Registro
Profesional
designado en la
Formato Itinerario
Oficina de
Aseguramiento a la
Base de datos
Calidad
Jefe Oficina de
Aseguramiento a la
Calidad
Memorando
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
•
•
•
•
•
•
•
Constitución Política de Colombia 1991 (Art. 189)
Ley 7 de 1979
Decreto Reglamentario 2388 de 1979
Ley 1098 de 2006
Resolución No. 3899 del 8 de septiembre de 2010
Convenios y Tratados Internacionales relacionados con Adopción vigentes
Procedimiento revisión de actos administrativos
6. RELACIÓN DE FORMATOS
•
•
•
•
•
Concepto
Formato itinerario
Formato de solicitud de otorgamiento o reconocimiento de personerías jurídicas
Instrumento de verificación de requisitos para el otorgamiento, reconocimiento de
personerías jurídicas y aprobación de reformas estatutarias
Base de Datos
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
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ANEXOS
Anexo 1. Naturaleza de los Cambios
Anexo 2. Resolución No. 3899 del 8 de septiembre de 2010. Artículo 7 y 10
ANEXO 1: NATURALEZA DE LOS CAMBIOS
Ítem
Modif.
Nombre del
ítem
Descripción del Cambio
ANEXO 2: RESOLUCIÓN NO. 3899 DEL 8 DE SEPTIEMBRE DE 2010. ARTÍCULO 7 Y 10
PERSONERÍAS JURÍDICAS PARA INSTITUCIONES DEL SISTEMA NACIONAL DE
BIENESTAR FAMILIAR QUE PRESTAN SERVICIOS DE PROTECCIÓN INTEGRAL A LOS
NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES Y A SUS FAMILIAS
ARTÍCULO 7.- REQUISITOS.- Los interesados en obtener el otorgamiento o el reconocimiento
de personería jurídica por parte el ICBF, deberán presentar ante el Instituto los soportes que
demuestren que cumplen con los siguientes requisitos:
1. Estar debidamente representadas, para lo cual se deberá adjuntar el documento de
elección o nombramiento del cargo de Representante Legal y de los miembros del
Consejo de Fundadores o de la Junta Directiva o quienes hagan sus veces. Así mismo
documento donde conste su aceptación al cargo y la copia del documento de
identificación de las personas que intervengan en la persona jurídica
2. Encontrarse legalmente constituidas, para lo cual deberán aportar documento de
constitución de la persona jurídica y los estatutos vigentes, que expresen:
a. El domicilio de la persona jurídica y el de las distintas sedes que se
establezcan en el mismo acto de constitución.
b. El objeto social, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades
principales, y donde se observe que incluya el desarrollo de programas y
proyectos de protección integral, para niños, niñas, adolescentes y para sus
familias.
c. La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las
atribuciones y facultades de sus administradores.
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d. Las fechas en que se realizan los inventarios y balances generales, y las
reservas que deban hacerse.
e. El término de duración de la persona jurídica y las causales de disolución
anticipada.
f. Las facultades y obligaciones del representante legal, el Consejo de
Fundadores, los miembros de junta directiva, (principales y suplentes) o de
quienes hagan sus veces, y del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la
ley.
g. El quórum decisorio y el régimen de mayorías.
3. Quienes ocupan el cargo de representante legal, de miembros del consejo de
fundadores, de junta directiva o quienes hagan sus veces, deberán presentar
certificados de antecedentes penales, disciplinarios o fiscales, expedidos por las
autoridades competentes en los cuáles conste que no han sido sancionados, ni tienen
impedimentos o inhabilidades para desempeñar sus funciones.
4. Contar la persona jurídica con bienes y patrimonio suficientes para el cumplimiento del
objeto, de acuerdo con lo señalado en las normas vigentes. Cuando se trate de
Fundaciones, se deberá anexar certificación de los bienes afectados y su cuantía,
debidamente certificados por el revisor fiscal y registrados en los estados contables.
ARTÍCULO 10.- REFORMA DE LOS ESTATUTOS.- En los eventos en que se requiera realizar
una reforma a los estatutos de la persona jurídica, el Representante Legal deberá:
1. Presentar la solicitud de reforma estatutaria ante la Dirección General o la Dirección
Regional ICBF del domicilio de la persona jurídica, según sea el caso, anexando copia
del acta donde conste la aprobación del órgano competente o la instancia autorizada
para surtir y aprobar la reforma.
2. Presentar dos (2) ejemplares de los estatutos como quedarían reformados, los cuales
deberán estar avalados con la firma del Secretario y Presidente del máximo órgano, o
por quienes hagan sus veces.
3. Una vez aprobada la reforma estatutaria por parte del ICBF mediante acto
administrativo, uno (1) de los ejemplares será devuelto con la correspondiente
constancia.
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