aprovechando los recursos disponibles: un NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN para el registro de ELECCIONES SINDICALES éxito satisfacción del cliente ahorro de costes motivación del personal puesta a disposición de la información innovación coste cero inmediatez fomento del indicadores de seguimiento conocimiento participación tecnología garantías de integridad conservación de la documentación accesibilidad de los usuarios autorizados garantía de protección de datos personales gratuidad simplificación de los procesos administrativos gestión de la calidad manual de usuario éxito satisfacción del cliente ahorro de costes motivación del personal puesta a disposición de la información innovación coste cero inmediatez fomento del indicadores de seguimiento conocimiento participación tecnología garantías de integridad conservación de la documentación accesibilidad de los usuarios autorizados garantía de protección de datos personales gratuidad simplificación de los procesos administrativos gestión de la calidad manual de usuario éxito satisfacción del cliente ahorro de costes motivación del personal puesta a disposición de la información innovación coste cero inmediatez fomento del indicadores de seguimiento conocimiento participación tecnología garantías de integridad conservación de la documentación accesibilidad de los usuarios garantía de protección de datos personales simplificación de los procesos administrativos gestión de la calidad manual de usuario éxito satisfacción del cliente ahorro de costes motivación del personal puesta a disposición de la información innovación coste cero inmediatez fomento del conocimiento indicadores de seguimiento participación tecnología garantías de integridad conservación de la documentación accesibilidad de los usuarios autorizados garantía de protección de datos personales gratuidad simplificación de los procesos administrativos gestión de la calidad manual de usuario éxito satisfacción del cliente ahorro de costes motivación del personal puesta a disposición de la información innovación coste cero inmediatez fomento del indicadores de seguimiento conocimiento participación tecnología garantías de integridad conservación de la documentación accesibilidad de los usuarios autorizados garantía de protección de datos personales gratuidad simplificación de los procesos administrativos gestión de la calidad manual de usuario éxito satisfacción del cliente ahorro de costes motivación del personal puesta a disposición de la información innovación coste cero inmediatez fomento del indicadores de seguimiento conocimiento participación tecnología garantías de integridad conservación de la documentación accesibilidad de los usuarios autorizados garantía de protección de datos personales gratuidad simplificación de los procesos administrativos gestión de la calidad manual de usuario UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES índice 1. Identificación ....................................................................................................3 2. Resumen ...........................................................................................................3 3. Diagnóstico previo............................................................................................4 3.1 Necesidad detectada ...........................................................................4 3.2 Área a mejorar ....................................................................................5 3.3 Objetivos de las acciones....................................................................6 3.4 Herramientas y métodos de evaluación ..............................................7 4. Contexto del proyecto.......................................................................................7 4.1 Descripción de los servicios o procesos implicados...........................7 4.1.1 Servicio prestado .................................................................7 4.1.2 Procesos ...............................................................................8 4.1.3 Pero realmente ¿cómo se accede al gestor documental? .....9 4.1.4 Entidades emisoras de certificaciones válidas...................10 4.2 Personas, unidades u organizaciones implicadas .............................12 4.3 Recursos económicos empleados. ....................................................13 5. Proceso de implementación ...........................................................................14 6. Resultados.......................................................................................................16 7. Innovación y adaptabilidad ............................................................................20 Página 2 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES 1. IDENTIFICACIÓN Esta buena práctica ha sido realizada por el Servicio de Trabajo de la Dirección General de Trabajo y Prevención de Riesgos del Gobierno de Navarra. Persona de contacto: Javier Zubicoa Leon, Director de Servicio. jzubicol@navarra.es El Servicio de Trabajo, unidad administrativa de la Dirección General de Trabajo y Prevención de Riesgos, tiene la misión de promover las condiciones económicas, técnicas, sociolaborales y de seguridad adecuadas para que las empresas de la Comunidad Foral se desarrollen de manera competitiva, sectorial y territorialmente equilibrada y sostenible, generado empleo, riqueza y calidad de vida para la comunidad. 2. RESUMEN Desde su creación, la oficina pública de registro de actas electorales sindicales, dependiente del Servicio de Trabajo, ha venido ejerciendo competentemente sus funciones consistentes en inscribir registralmente las actas electorales y sus modificaciones posteriores, tras la celebración de elecciones sindicales en las empresas de la Comunidad Foral de Navarra. No obstante, el uso de las nuevas tecnologías disponibles hoy en día ha permitido a la unidad modificar su sistema de trabajo, abandonando las prácticas tradicionales y costosas, permitiendo mejorar las relaciones con las organizaciones sindicales y optimizar los recursos económicos, materiales y humanos, tanto de la Administración Pública como de los usuarios finales. Página 3 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES 3. DIAGNÓSTICO PREVIO 3.1. Necesidad detectada La normativa reguladora del sistema de representación de los trabajadores establece plazos de un día para trasladar la numerosa documentación que se recibe en la oficina pública registral relativa a la comunicación de la próxima celebración de elecciones, actas electorales surgidas de esa celebración, sus modificaciones, etc. Esa necesidad de respetar la norma y que al día siguiente de su recepción en el Registro estén disponibles las copias a enviar a los sindicatos interesados y partes del proceso electoral ha requerido: - un exigente ritmo de trabajo por parte del personal del Servicio de Trabajo para preparar las copias de los documentos recibidos en el registro, muchos de ellos al final de la mañana, y que estén preparados y disponibles para los sindicatos que al día siguiente acudían al Registro para recoger sus copias. - viajes diarios de cada uno de los 13 sindicatos hasta la oficina de registro para recoger las copias de preavisos y actas electorales y sus modificaciones. - un gran coste económico que suponía la realización de fotocopias para cada uno de las organizaciones sindicales, que en tiempos de concentración electoral suponía un importe superior a los 1.000 euros mensuales. A ello hay que añadir que los destinatarios de las copias demandaban la documentación al día siguiente, y materialmente a veces era imposible tenerla preparada para cuando venían y tenían que volver en otro momento. Para evitar esos dobles viajes, era habitual que los responsables de la oficina pública trabajaran también por las tardes. Este sistema carecía de sentido y no era sostenible en el tiempo, a pesar de que durante años se había venido actuando de la misma manera. Como se ha visto, el sistema de trabajo que se mantenía en el Registro de Elecciones Sindicales era insostenible en cuanto a la organización de los recursos humanos de la Administración. Si por cualquier razón las copias no estaban disponibles para cuando los sindicatos iban a recogerlas, podía provocar retrasos e incluso dobles viajes de los destinatarios finales de los documentos. Además, este sistema suponía un coste económico disparatado para la Administración. La gran cantidad de fotocopias realizadas diariamente consumía grandes cantidades de papel, dañando de manera significativa el medio ambiente y, lo peor, era que a El desencadenante fue el comprobar que si se querían cumplir los plazos establecidos en la norma, era necesario que el funcionario trabajara más allá de su jornada laboral para tener preparada al día siguiente las copias para repartir a las organizaciones sindicales. O eso, o serían los sindicatos los que tendrían que ir en varios momentos de la mañana a por sus copias. Existía una necesidad real y la oportunidad era inmejorable para modificar un sistema de trabajo obsoleto. Página 4 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES muchos sindicatos minoritarios no les interesaba la mayor parte de la documentación que se le repartía, puesto que tan sólo se centraban en las empresas donde presentaban candidaturas, por lo que gran cantidad de papel se consumía inútilmente. 3.2 Área a mejorar A la vista de esta situación, el Servicio dio prioridad al análisis del problema y a la implementación de las mejoras que fueran necesarias para dotar al procedimiento administrativo de una ejecución lógica y sostenible, desde el punto de vista laboral, económico, medioambiental y de optimización del servicio público prestado a los usuarios finales. En el doble ciclo de recepción de documentos y traslado de copias a cada uno de los sindicatos, el ámbito a mejorar claramente era necesario modificar ambos, es decir, en primer lugar, el tratamiento que se daba a la documentación recibida por las entidades sindicales diariamente y, en segundo lugar, su posterior puesta a disposición a cada una de las trece organizaciones sindicales, con la exigencia de que esa información debía estar accesible al día siguiente, a ser posible, a primera hora de la mañana. El elevado número de organizaciones sindicales interesadas en el procedimiento y entendiendo que cada una de ellas tiene su propio sistema de trabajo, el hecho de solicitarles la unificación de horarios de entrega y recogida de documentación en el Registro era totalmente inviable. Existen sindicatos que acuden a primera hora de la mañana a la oficina pública registral a presentar la documentación relativa a preavisos de celebración de elecciones en una empresa, actas electorales, modificaciones, comunicaciones de sustitución o revocación de delegados sindicales. Hay por el contrario otras organizaciones que prefieren acudir a última hora. Evidentemente, esa dispersión horaria hace que resulte del todo imposible organizarse al personal responsable del registro de elecciones y tener disponible al día siguiente todas las copias de documentos. Las áreas a mejorar estaban claramente identificadas: resultaba necesario el cambio del sistema, tanto en la recepción de documentos como en la distribución posterior a cada uno de los sindicatos interesados. Por este motivo, resultaba totalmente necesario el cambio del sistema, tanto en la recepción de documentos como en la distribución posterior a cada uno de los trece sindicatos interesados. Página 5 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES Así pues, en lugar de realizar fotocopias de los documentos, se procedería a su escaneo y guardado en el sitio de colaboración o “gestor documental”, para que al día siguiente todos y cada uno de los sindicatos interesados y que hayan sido previamente autorizados por el administrador del sitio web, pudieran acceder a los archivos, imprimir la parte que les interese, guardarse una copia en su propio ordenador o simplemente consultarlos y no hacer nada más, puesto que sabrán que el propio sistema constituye un verdadero archivo documental que garantiza su conservación en el tiempo. 3.3. Objetivos de las acciones Una vez identificadas las áreas a mejorar, la implementación de las acciones que constituirían el nuevo método de trabajo debería cumplir una serie de objetivos principales: incrementar el grado de satisfacción del usuario final, poniendo a disposición de forma inmediata y eficaz las copias de la documentación electoral recibida en el Registro. evitar desplazamientos innecesarios a las organizaciones sindicales destinatarias del servicio. descargar el nivel de exigencia a los funcionarios del Registro, reduciendo la presión a la que estaban sometidos, con lo que se incrementaría la motivación de los miembros de la organización y se mejoraría la calidad del servicio público prestado. En la identificación de objetivos se hizo una clasificación por prioridades: surgieron tres objetivos principales y cuatro secundarios. Del cumplimiento de estos objetivos principales, dependería también la consecución de los siguientes objetivos secundarios o derivados: ahorrar costes económicos a la Administración Pública. respetar el medio ambiente, reduciendo el consumo de papel en la Administración. introducir mejoras tecnológicas en los servicios prestados por la autoridad laboral. garantizar la accesibilidad de los usuarios autorizados y de la confidencialidad de los datos personales. Página 6 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES 3.4. Herramientas y métodos de evaluación La Dirección General de Trabajo y Prevención de Riesgos y su único Servicio, el Servicio de Trabajo, están comprometidos con el sistema de gestión de la calidad, mediante la certificación por AENOR a través de la ISO 9001:2008. Desde su acreditación inicial, se ha venido manteniendo anualmente, superando todas las auditorías realizadas, tanto internas como externas. Como parte del proceso de implementación de las mejoras introducidas por la buena práctica que aquí se desarrolla, destaca la evaluación de la satisfacción del cliente con relación al cumplimiento de los objetivos inicialmente marcados. El sistema establecido para obtener información se basa en una recogida de información a través de encuestas de satisfacción realizadas de forma continua. El proceso de mejora llevado a cabo en la oficina pública registral es objeto de seguimiento y medición por medio de indicadores, a saber: indicadores de mejora, con el método PDCA (Planificar, ejecutar, controlar, ajustar) y realizar un seguimiento continuo. Como indicadores de mejora tenemos: o número de encuestas realizadas. o porcentaje de encuestas valoradas como atención buena o muy buena sobre el total de encuestas realizadas. indicadores resultado, es decir, a partir de la experiencia adquirida: o número de reclamaciones recibidas. o índice de documentos erróneos colgados, documentos defectuosos o pérdida de documentos o ahorro económico obtenido en relación con el periodo de implantación del sistema de trabajo anterior. o número de incumplimientos del plazo señalado por la norma, que exige la puesta a disposición de la documentación al día siguiente. 4. CONTEXTO DEL PROYECTO 4.1. Descripción de los servicios o procesos implicados. • 4.1.1. Servicio prestado Sin entrar en profundizar a analizar la normativa que regula el sistema de representación legal de los trabajadores en las empresas es conveniente situar al lector en la realidad objeto de esta buena práctica. Desde su creación, la oficina pública de registro de actas electorales sindicales, dependiente del Servicio de Trabajo, ha venido ejerciendo competentemente sus Página 7 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES funciones consistentes, principalmente, en recibir de las organizaciones sindicales las comunicaciones previas a la celebración de elecciones a representantes de los trabajadores, ya fueran delegados de personal o miembros del comité de empresa, y proceder a inscribir en el Registro las actas electorales y sus modificaciones posteriores tras la celebración de las elecciones sindicales en las empresas de la Comunidad Foral de Navarra. El día a día del Registro de Elecciones Sindicales conllevaba un importante esfuerzo por parte de sus responsables. La promoción de elecciones sindicales es realizada por los sindicatos legitimados para ello, según el Estatuto de los Trabajadores, a través de una comunicación dirigida tanto a la empresa como a la oficina pública dependiente de la autoridad laboral. Estos “preavisos” de elecciones deben trasladarse por la oficina pública a todos los sindicatos que lo deseen al día siguiente de su entrada en el Registro. Asimismo, una vez celebradas las elecciones en la empresa, en el Registro se reciben las actas electorales, los votos nulos o impugnados, y el acta de constitución de la mesa electoral. Una copia de todos estos documentos debe ser enviada al día siguiente a todos los sindicatos que lo soliciten, es decir, en la práctica, a todos los sindicatos existentes. • 4.1.2. Procesos El procedimiento administrativo en materia electoral sindical está muy regulado jurídicamente y está sujeto a unos plazos muy perentorios. Básicamente se puede resumir en el siguiente cuadro: PLAZO TEMPORAL ACTUACIONES DE LA OFICINA PÚBLICA REGISTRAL Al menos un mes antes de la Recepción de los preavisos y registro en la celebración de elecciones a Oficina Pública Registral. representantes de los trabajadores Al día siguiente hábil Publicación de los preavisos en el tablón de la recepción de anuncios y traslado de una copia de los mismos a los sindicatos que lo soliciten. En cualquier momento Recepción de las comunicaciones de sustituciones, revocaciones, dimisiones o extinciones de mandato y publicación de las mismas en el tablón de anuncios. En los tres días siguientes Recepción de los originales del acta a celebrarse las elecciones electoral El siguiente día hábil Publicación en los tablones de anuncios a la recepción del acta del original del acta electoral, trasladando copia a los sindicatos que lo soliciten. Página 8 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES La mecánica a seguir es la siguiente: el personal de la oficina pública registral recepciona los documentos, ya sean preavisos de celebración de elecciones, actas electorales, revocaciones, dimisiones de mandato, etc., se les da registro de entrada y se escanean. A continuación se renombran los archivos dependiendo del tipo de documento de que se trate, pasando a denominarse “PREAVISO fecha de entrada”, “ACTA nº XXX”, “MODIFICACIONES”, etc. Estos documentos son colocados en el portal de Gestión del Conocimiento Corporativo adaptado expresamente para el procedimiento administrativo propio del registro de elecciones sindicales, efectuado por la oficina pública dependiente de la autoridad laboral. La oficina pública registral debe poner a disposición de los sindicatos las actas electorales y demás documentación al día siguiente hábil de su registro. Esta web constituye en sí misma un tablón de anuncios virtual, en el que la diversa documentación que se recibe diariamente es colgada y puesta a disposición de las organizaciones sindicales presentes en la Comunidad Foral de Navarra. Los documentos son ordenados mediante el sistema cronográfico, es decir, por medio de desplegables por año, mes y día, de forma que el usuario autorizado puede acceder en un máximo de tres “clics” a cualquier documentación que le interese desde su implantación en enero de 2012. Este sistema de almacenamiento y puesta a disposición documentación a usuarios previamente autorizados debidamente acreditados ha supuesto un cambio sustancial relación con el procedimiento anterior, que se basaba recepción de documentación y posterior difusión por medio fotocopias a cada uno de los trece sindicatos interesados. • de y en en de Sólo con tres “clics” de ratón, el usuario accede a cualquier documento de los presentados en el registro de elecciones sindicales 4.1.3. Pero realmente, ¿cómo se accede al gestor documental? Para acceder a la Documentación de Elecciones Sindicales la persona que ha sido autorizada y dispone de un certificado digital válido instalado en el ordenador debe abrir un navegador Web y escribir en la URL la siguiente dirección: https://gccorporativa.navarra.es/DocElecSindicalesTrabajo/default.aspx Al acceder o pulsar este enlace se muestra la siguiente pantalla donde debe seleccionar si va a acceder con certificado digital o DNI+Código de Acceso. Página 9 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES Realmente, todas las personas que utilizan el servicio acceden a través de certificado digital, por ser un método mucho más seguro que el otro. Atención, este no es un certificado digital válido • 4.1.4. Entidades emisoras de certificaciones válidas para utilizar servicios online: CERES- Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre (http://www.cert.fnmt.es) eDNI- dni electrónico (www.dnielectronico.es) ACA- Autoridad de Certificación de Abogacía (www.acabogacia.org) ANCERT- Agencia Notarial de Certificación (www.ancert.com) CAMERFIRMA- Cámaras de Comercio (www.camerfirma.com) FIRMAPROFESIONAL- (http://www.firmaprofesional.com) SCR (Registradores): (http://www.scregistradores.com/index.html) ANF AC (Asociación Nacional de Fabricantes): (http://www.anf.es) IZENPE (Empresa vasca de certificados): (http://www.izenpe.com) ACCV (Certificación de Com. Valenciana): (http://www.accv.es) CATCERT (Agencia catalana de certificación): (http://www.catcert.cat) Página 10 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES Una vez que la persona se ha autenticado, puede acceder a la Web que recoge la Documentación de Elecciones Sindicales, llamado también “gestor documental” y que se muestra en la imagen siguiente: Documentación electoral Así de rápido y sencillo. Actualmente se ha autorizado a 25 representantes de 13 organizaciones sindicales presentes en la Comunidad Foral de Navarra y la lista sigue abierta a todo aquel que solicite el acceso y esté legitimado para ello, es decir, que sea representante de alguna de esas organizaciones sindicales . Página 11 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES 4.2. Personas, unidades u organizaciones implicadas. Hay que distinguir tres ámbitos de afección: en primer lugar, el personal propio de la oficina de registro; en segundo lugar, los técnicos de la Dirección General de Modernización y Administración Electrónica (DGMAE en ese momento) y, por último, el personal de las organizaciones sindicales interesadas. A. El personal propio de la oficina de registro, en concreto, el negociado de Registro de Convenios, elecciones, asociaciones y Empresas de Trabajo Temporal: Es la unidad administrativa de la que depende el registro de elecciones sindicales. Forman parte de él un técnico jurídico, jefe del negociado y dos administrativos, que se encargan de la recepción de toda la documentación electoral presentada por los sindicatos diariamente. La sistemática que ha venido desarrollando el equipo administrativo durante años le ha permitido dar respuesta a las necesidades requeridas por los usuarios del servicio, cumpliendo con los exiguos plazos previstos en la normativa, a menudo al día siguiente hábil de la recepción del documento, lo que ha supuesto un esfuerzo desmedido de los recursos de la oficina, en ocasiones exento de sentido. En los periodos de concentración electoral, básicamente cada cuatro años, en escasos meses se acumulan el 70% del volumen de las elecciones celebradas en las empresas de la Comunidad Foral. Esto hace que, si se desea poner a disposición de los sindicatos al día siguiente de su presentación la totalidad de las copias de los preavisos y actas electorales recibidos, se tuvieran que hacer trece juegos de fotocopias de los documentos. Al margen del tiempo que era necesario dedicar para hacerlo, hay que tener en cuenta el coste que suponía esta operación en términos mensuales y, por último, y no por ello menos importante, la repercusión en materia ambiental como consecuencia del consumo de papel. No es objeto de tratamiento en este apartado el análisis del resultado obtenido. Simplemente para poner en contexto el volumen del que se está hablando, en datos económicos, el cambio al sistema actual ha supuesto un ahorro de una media de mil euros mensuales a la Administración. Más allá de datos económicos o de horas mensuales, el principal problema que se tuvo que afrontar fue la resistencia inicial de los propios miembros de la organización al cambio de sistema. Este conflicto fue rápidamente superado con la participación de todos los miembros del Servicio de Trabajo implicados en el proceso principalmente al observar los beneficios Página 12 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES que el nuevo sistema traía consigo, y con el inestimable apoyo del equipo técnico de la DGMAE. B. Los técnicos de la Dirección General de Modernización y Administración Electrónica: Desde el primer momento los técnicos del Servicio de Organización, Modernización y de Participación y Atención Ciudadana se coordinaron con la dirección del Servicio de Trabajo y personal implicado y expusieron la solución más factible y viable al problema detectado y las necesidades expuestas y ello tuvo reflejo en la rapidez con la que se implementó la solución práctica elegida y se puso a disposición del usuario final, es decir, las organizaciones sindicales. C. El personal de las organizaciones sindicales interesadas: Este fue el tercer grupo de personas afectadas por el cambio. De la misma manera que existieron pequeñas reticencias iniciales en el propio personal de la Administración, por parte de los sindicatos también se mostraron frenos a la implantación del nuevo sistema. La misma inercia de los procesos que durante tantos años habían imperado en este procedimiento administrativo había provocado que no se apreciase cuan incómodo era el sistema para ellos mismos, resultando ineficiente tanto para el funcionamiento de la oficina pública como para los destinatarios del servicio. Esta circunstancia, unida al aprecio injustificado que se tenía al “papel” y el miedo a lo desconocido, hacían dificultoso el cambio que se pretendía introducir por la dirección del Servicio. Por suerte, los beneficios reales para todos del nuevo sistema hablaban por sí solos de la necesidad de la transición de los procesos hacia este modelo de trabajo. 4.3. Recursos económicos empleados Un cambio en el sistema de trabajo es más o menos importante en función de los resultados obtenidos con el menor coste posible. En este caso, lo más significativo es que se han aprovechado los recursos técnicos y humanos disponibles en la propia organización y se han adaptado para dar solución a un problema detectado. El resultado, un giro de 180º en el método, a COSTE CERO. Página 13 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES 5. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN Como se ha indicado hasta ahora, el sistema de trabajo anterior se había venido desarrollando desde su inicio hasta abril de 2011 sin cambios: 1. Se recibían los preavisos de celebración de elecciones sindicales, las actas electorales, comunicaciones de sustitución y revocación de delegados. 2. Se fotocopiaban los documentos y se preparaban tantos “juegos” como sindicatos había interesados en la misma, en la práctica trece. 3. Al día siguiente acudían de las organizaciones sindicales a por las copias de los originales que habían sido depositados el día anterior. Los inconvenientes de este sistema eran claros: suponía un derroche en tiempo y dinero por parte de la oficina pública registral la preparación de todas esas fotocopias que debían estar disponibles para el día siguiente y se desconocía si, en realidad, toda esa documentación era utilizada o no por los sindicatos. Después de tantos años funcionando con el mismo sistema, el cambio que se proponía suponía un reto por las reticencias internas de la propia organización y de las organizaciones sindicales. Con la implementación del gestor documental de elecciones sindicales, se resuelven los principales problemas de gestión señalados, utilizando las posibilidades que las nuevas tecnologías ofrecen a las organizaciones, máxime cuando la herramienta estaba ya disponible en la propia Administración Foral. Veamos ahora los pasos que se dieron para implantar el nuevo sistema, desde la primera detección de los problemas y necesidades hasta la desaparición del reparto de fotocopias a los sindicatos: 2 de marzo 9 de marzo Una vez que se toma la decisión de modificar el sistema de trabajo en la oficina pública registral, se mantiene una primera reunión con los técnicos de la DGMAE. Se trata de un contacto informal en el que desde el Servicio de Trabajo se exponen las necesidades detectadas y se solicita asesoramiento sobre las herramientas existentes para poner a disposición de los sindicatos la documentación escaneada. En estos primeros contactos se perfila la estructura del nuevo sistema de trabajo, con la participación de la Dirección del Servicio, personal de la propia oficina de registro y los técnicos de la DGMAE. Se presenta la solución “Gestión del Conocimiento Corporativo” como idónea para conseguir el objetivo pretendido, a través de la creación de biblioteca de documentos y enlaces en un nuevo entorno colaborativo. Una vez se ha optado por la herramienta corporativa existente, por parte de los técnicos de la DGMAE tan solo se precisa una mínima adaptación a las necesidades propias del Servicio de Trabajo. Se Página 14 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES 10 de marzo 11 de marzo 14 de marzo 15 de marzo 16 de marzo 17 de marzo 1 de abril 1 de mayo solicita el inicio del proyecto siguiendo las instrucciones del Catálogo de Servicios y el Procedimiento interno de la propia DGMAE. Desde el Servicio de Sistemas de Información Corporativos de la DGMAE se acepta el proyecto y se define el sitio y se da el correspondiente permiso al Director del Servicio como administrador. Se crea el sitio de colaboración en el entorno de preproducción, que integra en primer lugar una biblioteca de documentos y un listado de enlaces. Se mantiene una reunión entre el Servicio de Trabajo y técnicos de la DGMAE para establecer la estructura final del sitio web. Lo importante es que a través del desplegable se acceda fácilmente a la documentación escaneada que los sindicatos han presentado en la oficina pública registral. Por ello se crea una estructura en árbol “año/mes/día”. Se añaden utilidades de “enlaces de interés”, “anuncios” y “sugerencias”. Se implementan las modificaciones en la web según la reunión del día 11 de marzo, se dan los correspondientes permisos de “colaboradores” al personal de la oficina registral y se inician las primeras cargas de documentación. Se crea el sitio en producción y se elabora un manual de usuario por parte de la DGMAE para administradores/colaboradores, en el que se explica el proceso para dar acceso a usuarios externos autorizados. Se da por finalizada la adaptación del sitio de colaboración. Se prepara una guía de utilización para los usuarios externos, en la que se muestra cómo acceder al gestor documental de elecciones sindicales, los pasos necesarios para obtener e instalar un certificado digital y cómo personalizar el servicio de envío de alertas. Se solicita a las organizaciones sindicales interesadas la identificación de una o dos personas en representación de la organización, que deberán estar en posesión de un certificado digital instalado en el puesto desde donde habitualmente accedan al sitio de colaboración. A medida que se van comunicando los responsables, se les va dando acceso al sitio como usuario externo con permiso exclusivamente para entrada y consultas de documentación. La dirección del Servicio y el personal de la oficina pública registral se reúne con los sindicatos interesados, se les presenta el gestor documental de elecciones sindicales y se les comunica que tras un periodo de transición en el que convivirán los dos sistemas, ya no se repartirán más fotocopias y la única forma de acceder a la documentación será a través del gestor corporativo en la url: https://gccorporativa.navarra.es/DocElecSindicalesTrabajo/default.aspx Se inicia el mes de transición. Fin del periodo transitorio y del antiguo sistema de fotocopias. A partir de esta fecha toda la documentación que se recibe de las organizaciones sindicales se escanea y se “cuelga” diariamente. Página 15 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES Volvamos a la razón del título del proyecto: “aprovechando los recursos disponibles: un nuevo canal de información para el registro de elecciones sindicales”. Realmente, la Administración de la Comunidad Foral de Navarra era propietaria de la solución tecnológica, la solución de gestión de conocimiento corporativa, y no era preciso sino adaptar la herramienta a la necesidad detectada. Como en la propia web de la herramienta se indica, “el objetivo de la gestión de conocimiento corporativa es dar cabida a implementaciones que no requieran ningún desarrollo a medida, que sean sencillas y que estén respaldadas por un modelo organizativo, de tal forma, que la unidad responsable se haga cargo de la administración del sitio, gestión de usuarios y mantenimiento del mismo”. Y no se ha hecho otra cosa, sino aprovechar los recursos disponibles, tanto tecnológicos como humanos, a través de la propia organización de la DGMAE, logrando un producto renovado, cuyas bondades se han sabido transmitir adecuadamente al usuario final. 6. RESULTADOS A continuación se van a evaluar los resultados obtenidos a lo largo de los dos años de funcionamiento del nuevo sistema de gestión documental en elecciones sindicales, en función de los objetivos marcados al inicio de la buena práctica y de los indicadores de seguimiento y resultado marcados. Podemos distinguir dos aspectos, uno interno y otro externo; Desde el punto de vista interno del funcionamiento del servicio: Mayor motivación del personal de la Administración Pública Claramente se han mejorado la gestión de los procesos. La presión del personal de la oficina pública registral se ha visto reducida en gran medida, ya que el sistema permite poner a disposición de los sindicatos la documentación recibida el día anterior sin el agobio provocado por el sistema anterior de traslado de fotocopias. Se ha logrado así la mejora de la motivación del personal propio, lo que se traduce en la mejora del servicio público prestado. El sistema ha supuesto un importante ahorro económico: 18.500 euros en 25 meses En términos económicos, se ha calculado que en la época de concentración electoral, es decir, un año de cada cuatro, mensualmente el sistema de reparto de fotocopias suponía un gasto Página 16 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES de 1.000 euros a la Administración Foral. El resto del tiempo, tres de cada cuatro años, la media de gasto mensual era de 500 euros. Ahorro económico desde la implantación del nuevo sistema a la actualidad, teniendo en cuenta los meses de concentración electoral: 1200 1000 PERIODO DE CONCENTRACIÓN ELECTORAL euros 800 PERIODO NORMAL 600 400 200 2011 2012 junio mayo abril marzo enero febrero diciembre noviembre octubre septiembre agosto julio junio abril mayo marzo febrero enero diciembre octubre noviembre agosto septiembre julio junio mayo 0 2013 Periodo de concentración electoral: 12 meses x 1.000 euros = 12.000 euros Periodo normal: 13 meses x 500 euros = 6.500 euros Total ahorro: 18.500 euros Desde el punto de vista externo, es decir, de los usuarios finales del servicio: Las organizaciones sindicales destinatarias del servicio público, si bien al inicio del proceso mostraron sus reticencias al cambio, en estos momentos están convencidas de los beneficios que supone el gestor documental a través de la extranet del Gobierno de Navarra, por diversas razones: “Cero” quejas recibidas en dos años de funcionamiento El “gestor documental” tiene un apartado de “sugerencias” que puede ser utilizado por las personas que tienen acceso al mismo. El número de quejas o sugerencias realizadas a la oficina pública registral en relación con el funcionamiento del “gestor documental” ha sido cero, ni formal ni informalmente se ha mostrado rechazo al nuevo sistema, más allá de las reticencias iniciales al cambio. Antes al contrario, la ratificación del buen funcionamiento del sistema por parte de los sindicatos, a pesar de no Página 17 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES haberse reflejado en las encuestas, se han venido produciendo de manera constante durante todos los meses que lleva en funcionamiento. La evolución de la Administración telemática es imparable La tendencia futura en la Administración Pública y sus relaciones con el administrado está dirigida claramente hacia los trámites telemáticos. Cada vez existe un mayor número de procedimientos que se pueden realizar vía telemática. Esto supone un verdadero cambio con respecto a la situación anterior, en el que el papel era el soporte habitual y el trámite presencial casi obligado. Las nuevas generaciones de usuarios y funcionarios así lo perciben, por lo que debe ser fomentado desde las Administraciones Públicas, las organizaciones sindicales y las empresariales. Supone una mayor comodidad para el usuario Resulta realmente cómodo para estas organizaciones el no tener que desplazar a un representante a la oficina pública registral para recoger la voluminosa y pesada documentación. Garantía de acceso seguro y a la protección de datos personales. “Cero” reclamaciones. Se garantiza el acceso seguro de los usuarios autorizados debidamente acreditados, a través de la identificación segura del certificado digital, en cualquiera de los formatos válidos. En este aspecto hay que destacar que existen determinados datos personales que son objeto de protección por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, a los que únicamente deben tener acceso las personas autorizadas y legitimadas. Nos referimos a los datos personales de los representantes de los trabajadores, datos como nombre y apellidos, documento nacional de identidad, empresa en la que trabajan, etc. El sistema garantiza que únicamente la persona que se ha identificado, una vez acreditada su identidad con su certificado digital, tiene acceso a estos datos. Con el sistema anterior, era relativamente fácil el acceso de personas no autorizadas a los papeles que se distribuían por la oficina pública registral a los representantes sindicales, puesto que hasta su total y completa destrucción existía multitud de momentos en los que la seguridad de los datos quedaba comprometida. Por lo tanto, la mejora en seguridad ha sido notable y evidente. Mejora medioambiental. Un consumo de papel un 40% inferior Desde el punto de vista medioambiental, a través del gestor documental se evita gran cantidad de consumo de papel que a las pocas horas de ser fotocopiado y distribuido a las organizaciones sindicales era destruido. El Servicio de Trabajo ha notado un gran descenso en el consumo de papel desde que este sistema se ha implantado, que puede ser cifrado en Página 18 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES aproximadamente un 70%. En cifras, en periodo de concentración electoral que duraba aproximadamente un año de cada cuatro, se consumía alrededor de 528.000 hojas de papel. Fuera de este periodo, el consumo podía ser de un 30%, es decir, unos 158.000 folios, por tres años hacían un total de 475.000 folios. Esto quiere decir que exclusivamente en materia electoral, el consumo de papel ascendía a 1.000.000 de hojas de papel cada cuatro años. Es la producción de papel desde la materia prima, el árbol, intervienen muchos factores que hacen difícil el cálculo de cuántos árboles se necesitan para fabricar toda esa cantidad de hojas de papel. No obstante, tomando como referencia que un paquete de 500 hojas pueda equivaler aproximadamente y por término medio a: • 6% de un árbol • 150 litros de agua En el año de concentración electoral, si consumimos unas 2.000 hojas de papel (2.000 x 22 días/mes x 12 meses) son unas 528.000 hojas, que suponen unos 1.000 paquetes de 500 hojas al año; este consumo anual equivale a: • 1000 paquetes x 6% de 1 árbol = 60 árboles consumidos en un año de concentración electoral. • 1000 paquetes x 150 litros de agua = 150.000 litros de agua Este dato, aunque sea aproximado, da una idea de lo que el cambio de sistema de trabajo ha supuesto en materia ambiental. Además, muchos de los documentos que se fotocopiaban y se entregaban a cada una de las organizaciones sindicales no resultaban de interés para una gran parte de sindicatos por afectar a elecciones en empresas en las que no presentaban candidatura. Por lo tanto, esas copias eran destruidas sin cumplir función alguna. Con el nuevo sistema, cada sindicato accede a toda la documentación clasificada y ordenada y puede imprimir la parte que considere necesaria para sus intereses u optar por guardarse una copia en su propio ordenador. Incluso no haría falta que se guardaran copias, puesto que el propio gestor documental constituye un archivo virtual de la documentación electoral que ha sido colgada por la oficina pública registral, con la garantía de seguridad que proporciona el sistema de backup de los documentos y archivos residentes en los servidores del Gobierno de Navarra. Un acceso inmediato: “Cero” retrasos en la puesta a disposición de los documentos Una vez escaneada la documentación recibida, los archivos generados son renombrados y subidos al gestor documental en la carpeta correspondiente al día actual. Desde ese mismo instante, los Página 19 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES representantes de las organizaciones sindicales que gocen de autorización pueden acceder a la documentación. Por lo tanto, la inmediatez es otro de los factores que han influido en el éxito de la buena práctica. “Cero” errores en la puesta a disposición de la documentación Eficacia de la puesta a disposición de la documentación: desde su implementación, el índice de documentos erróneos colgados, documentos defectuosos o pérdida de documentos ha sido nulo. Por todo lo anteriormente expuesto, se puede concluir que los objetivos marcados al inicio del proceso, tanto los principales como los secundarios, se han cumplido al 100%. En conclusión, los resultados obtenidos en los dos años de funcionamiento son del todo satisfactorios, se mire por donde se mire. 7. INNOVACIÓN Y ADAPTABILIDAD Estos dos términos, “innovación” y “adaptabilidad”, son algo más que dos palabras con más o menos uso en los proyectos empresariales que se pueden acometer hoy en día. En cuanto al primero, la Real Academia de la Lengua Española lo define como “Creación o modificación de un producto, y su introducción en un mercado”. Si entendemos que uno de los productos de la oficina pública registral es el procedimiento regulado en el Estatuto de los Trabajadores referente a la participación de la misma en el proceso electoral sindical, no puedo estar más de acuerdo en que esta buena práctica ha resultado innovadora. No se ha hecho otra cosa sino, tras detectar una reconocida ineficiencia en el sistema de trabajo que se venía desarrollando, renovarlo mediante la aplicación de modificaciones con recursos que ya estaban disponibles y ponerlo de nuevo en circulación, es decir, accesible al usuario. En cuanto al segundo término, realmente todo surgió cuando fuimos conscientes de los problemas que el sistema acarreaba, tanto para la propia Administración como para los destinatarios finales del servicio, y pudimos identificar las verdaderas necesidades de la organización administrativa. A partir de ese momento, el proceso de implementación de soluciones fue natural, como partes de un engranaje que debían encajar. Conclusión: para aplicar soluciones a un proceso, primero es necesario aislar las disfunciones y las incoherencias, desde el sentido común. Entonces veremos que algo no encaja, no tiene sentido, que lo lógico es otra cosa. Para innovar primero hay que observar la realidad objetivamente y detectar las necesidades reales. Realmente se puede hablar de “experiencia exitosa” y mantenida en el tiempo, con vocación de permanencia. Página 20 de 21 UN NUEVO CANAL DE COMUNICACIÓN PARA EL REGISTRO DE ELECCIONES SINDICALES Estas actuaciones se han realizado en el escaso plazo de un mes, más otro en el que se mantuvieron los dos sistemas de trabajo. Sorprende que en tan corto periodo de tiempo se haya modificado sin apenas incidencias un sistema tan arraigado en el tiempo y tan asumido por los actores, tanto internos como externos. Realmente se puede hablar de “experiencia exitosa” y mantenida en el tiempo “ad infinitum”, puesto que no es un sistema de trabajo para un momento puntual, sino que tiene vocación de permanencia y pretende ser referente en la implementación de soluciones frente a necesidades similares existentes en la Administración de la Comunidad Foral de Navarra. Quizás el desconocimiento de la existencia de estas herramientas tecnológicas haya impedido hasta ahora su implementación en muchos de los procesos administrativos que pueden detectar una problemática semejante y tan sólo sea preciso difundir transversalmente esta experiencia u otras que pudiera haber similares entre los gestores y direcciones de la Administración para que se dé ese necesario un impulso, y que el sentido común y operatividad impregne nuestros procesos. Quizás ese sería el mayor premio al que podríamos optar, más allá de reconocimientos puntuales a pequeñas organizaciones administrativas. Precisamente en ello residirá el mayor valor de nuestra propia experiencia. Somos responsables de servicios públicos, cuyos destinatarios finales son los propios ciudadanos en el amplio sentido de la palabra. Nos debemos a ello y si después de todo este proyecto contribuye a la mejora de la gestión en nuestras unidades y, por extensión, a la satisfacción de nuestro cliente, el administrado, nos damos por pagados. Debemos difundir transversalmente experiencias como esta, para que el sentido común y la operatividad impregnen nuestros procesos Página 21 de 21