CODIGO: DNP-UEER-002-05 VERSION: PRIMERA AREA: DIRECCION NACIONAL DE PREVENCION UNIDAD DE ESTUDIOS Y EVALUACION DE RIESGOS TITULO: CONTROL DE CALIDAD DE LOS INFORMES DE EVALUACION DE RIESGOS ELABORADOS POR LAS DIRECCIONES REGIONALES DE DEFENSA CIVIL RUBRO NOMBRE FIRMA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Aprobado por: Dirección Nacional de Prevención VºBº por: Oficina de Presupuesto Planificación y FECHA INDECI PROCEDIMIENTO: CONTROL DE CALIDAD DE LOS INFORMES DE EVALUACION DE RIESGOS ELABORADOS POR LAS DIRECCIONES REGIONALES DE DEFENSA CIVIL Sede Central 1. COD: DNP-UEER-002-05 FECHA: 19/07/2005 OBJETIVO Realizar el control de calidad y llevar un control estadístico e informático de las Evaluaciones de Riesgos realizadas por las Direcciones Regionales de Defensa Civil, con la finalidad de conocer en detalle los avances que cada Dirección ejecuta en esta materia. 2. ALCANCE Las Direcciones Regionales de Defensa Civil del INDECI, que elaboran las Evaluaciones de Riesgos a solicitud de los Gobiernos Regionales; teniendo en cuenta que sobrepasan la capacidad de respuesta de los Gobiernos Regionales. Describe las actividades desde la solicitud de Evaluación de Riesgos del Gobierno Regional a la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente, hasta la presentación de informes consolidados de avances de parte del Responsable de Planificación y Presupuesto al Director de la Dirección Nacional de Prevención. 3. BASE LEGAL 3.1 Decreto Supremo N° 059-2001-PCM, aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI, del 22MAY01, modificado por Decreto Supremo N° 005-2003-INDECI, del 07ENE03. 3.2 Decreto Ley N° 19338, aprueba Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil, y sus modificatorias aprobadas mediante Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, y Ley N° 25414. 3.3 Decreto Supremo N° 005-88-SGMD, que aprueba el Reglamento del Sistema Nacional de Defensa Civil. Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, Artículo 61°. Decreto Legislativo N° 905, Ley que precisa Funciones del Instituto Nacional de Defensa Civil, del 02JUN98. 3.4 3.5 4. REQUISITOS DEL PROCESO Solicitud del Gobierno Regional a la Dirección Regional de Defensa Civil del INDECI, correspondiente, para que realice la evaluación de riesgos. 5. 6. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1 Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos de la Dirección Nacional de Prevención. 5.2 Dirección Regional de Defensa Civil que ha ejecutado la Evaluación de Riesgos. CONSIDERACIONES 6.1 Como parte de la descentralización y la aplicación de la Ley Orgánica de Gobiernos Regionales se viene delegando a los Gobiernos Regionales la elaboración de las evaluaciones de riesgo, con asesoramiento de la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente. PAG 2/8 INDECI Sede Central 7. PROCEDIMIENTO: CONTROL DE CALIDAD DE LOS INFORMES DE EVALUACION DE RIESGOS ELABORADOS POR LAS DIRECCIONES REGIONALES DE DEFENSA CIVIL COD: DNP-UEER-002-05 FECHA: 19/07/2005 6.2 En el caso de que el Gobierno Regional solicite una evaluación de riesgos a la Dirección Regional de Defensa Civil, en situaciones de peligro inminente y ésta no pueda ejecutarla porque sobrepasa su capacidad de respuesta, entonces la deberá derivar a la Sede Central de INDECI para ser atendida por la Dirección Nacional de Prevención. 6.3 Los Informes de Evaluación de Riesgos que realizan las Direcciones Regionales de Defensa Civil deben ser remitidos a la Sede Central del Instituto Nacional de Defensa Civil – Dirección Nacional de Prevención para su revisión y verificación de acuerdo a las recomendaciones especificadas en esta materia. 6.4 El Ingeniero responsable de Planificación y Presupuesto constatará la información proporcionada por las Direcciones Regionales de Defensa Civil mediante llamadas o vía correo electrónico y presentará consolidado de informes mensuales al Director Nacional de Prevención, para que éste tome las acciones correspondientes, como son las Exposiciones sobre avances trimestrales de la Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos. 6.5 Las Direcciones Regionales de Defensa Civil deben elaborar las evaluaciones de riesgos aplicando la metodología emitida por la Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos de la Dirección Nacional de Prevención. 6.6 En los casos que la Unidad de Evaluación de Riesgos de la Dirección Nacional de Prevención detecte informes de evaluación de riesgos que presenten carencias respecto a la metodología empleada coordinará con la Dirección Regional de Defensa Civil, correspondiente, realizando las recomendaciones y el seguimiento respectivo. CONSIDERACIONES 7.1. DDRR: Direcciones regionales de Defensa Civil. 7.2. DNP: Dirección Nacional de Prevención. 7.3. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil. 7.4. IER: Informes de Evaluación de Riesgos. 7.5. INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil. 7.6. SGII: Secretaría General e Imagen Institucional. 7.7. UEER: Unidad de Estudios y Evaluación de Riesgos. PAG 3/8 INDECI PROCEDIMIENTO: Sede Central 8. COD: DNP-UEER-002-05 CONTROL DE CALIDAD DE LOS INFORMES DE EVALUACION DE RIESGOS ELABORADOS POR LAS DIRECCIONES REGIONALES DE DEFENSA CIVIL FECHA: 19/07/2005 PAG 4/8 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DRDC Director SGII Secretaría General Secretaria DNP Técnico Administrativo Director Secretaria Jefe DNP / UEER Evaluador DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Viene del proceso de “Evaluación de Riesgos realizadas por Dirección Regional de Defensa Civil”, el que se ejecuta en las DDRR. 1. Envía memorándum dirigido a la Dirección Nacional de Prevención presentando relación de Evaluaciones de Riesgos y los informes respectivos realizadas por la Unidad de Prevención de la DRDC. Ir al proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega de los documentos para la DNP. 2. Recibe relación de Evaluaciones de Riesgos y sus Informes respectivos, firma cargo, registra en cuaderno de cargo DNP y entrega al Técnico Administrativo. 3. Registra en Base de Datos IER (Informes de Evaluación de Riesgos): número de hoja de trámite, fecha de ingreso a INDECI, fecha de ingreso a DNP, entre otros. Entrega a Director. 4. Recibe documentos, designa personal que procesará la información, entrega a Secretaria. 5. Registra personal de destino, entrega Informes de Evaluación de Riesgos a Jefe de la UEER. 6. Recibe Informes, firma cuaderno de cargo, entrega Evaluador. Los Informes deben estar registrados en la Base de Datos IER (Informes de Evaluación de Riesgos). 7. Revisa Informes de Evaluación de Riesgos, coordina con la Dirección Regional de Defensa Civil, vía telefónica, verificando que se estén ejecutando las recomendaciones del Informe, en caso de existir carencias señala las observaciones. 8. Entrega Relación e Informes de Evaluación de Riesgos a Ingeniero. INDECI PROCEDIMIENTO: Sede Central DNP / UEER COD: DNP-UEER-002-05 CONTROL DE CALIDAD DE LOS INFORMES DE EVALUACION DE RIESGOS ELABORADOS POR LAS DIRECCIONES REGIONALES DE DEFENSA CIVIL Ingeniero Director DNP Secretaria SGII Secretaría General JEFATURA Jefe del INDECI FECHA: 19/07/2005 PAG 5/8 9. Constata la información recibida y realiza seguimiento, vía telefónica, correo electrónico, a las DDRR, así como a los Gobiernos Regionales que solicitaron la evaluación de riesgos. Debe asegurarse que se remitan todos los informes de Evaluación de Riesgos registrados en la relación adjuntada. 10. Registra las Evaluaciones de Riesgos efectuadas por cada DRDC, en la Base de Datos IER (Informes de Evaluación de Riesgos). Así también se lleva un registro de las Evaluaciones de Riesgo que son realizadas por la UEER. 11. Elabora y presenta al Director consolidado de avances de las Evaluaciones de Riesgo realizadas por las DDRR y memorándum dirigido a la Jefatura del INDECI. 12. Revisa el consolidado de avances de Evaluaciones de Riesgos presentado por el Ingeniero. Consolidado de avances NO es conforme 13. Realiza las observaciones correspondientes y entrega a Ingeniero para su corrección. Ir a la actividad 11. Consolidado de avances es conforme 14. Firma el memorándum dirigido a la Jefatura para remitir el consolidado de avances mensuales y/o trimestrales en materia de Evaluación de Riesgos por parte de las DDRR, deriva a secretaria DNP. 15. Registra en cuaderno de cargos memorándum dirigido a Jefatura para conocimiento. Se da por finalizado el proceso. Se inicia el proceso “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, que concluye con la entrega de los documentos en la Jefatura. 16. Recibe memorándum y toma conocimiento de consolidado de avances. 9. DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CALIDAD DE LOS INFORMES DE EVALUACION DE RIESGOS ELABORADOS POR LAS DIRECCIONES REGIONALES INDECI DNP SGII DRDC SECRETARIA GENERAL Secretaria Técnico Administrativo Director UEER Jefe Evaluador Inicio Evaluación de Riesgos realizada por Dirección Regional de Defensa Civil 1 Presenta Relación de Evaluaciones de Riesgos y sus informes respectivos a la DNP Administración del Proceso de Trámite Documentario 2 Recibe relación de Evaluaciones de Riesgos e informes, firma cargo, registra, entrega a Técnico Administrativo 3 Registra en BD, entrega a Director IER 4 Designa personal, entrega a Secretaria 5 Registra personal, destino, entrega a l Jefe de la UEER 6 Recibe informe, firma cargo y entrega a Evaluador 7 Coordina la ejecución de las recomendaciones de los informes 7 Revisa informes de Evaluaciones de Riesgos, coordina y hace recomendaciones a las DDRR 8 Entrega Informe y la relación de Evaluaciones de Riesgos al Ingeniero α CONTROL DE CALIDAD DE LOS INFORMES DE EVALUACION DE RIESGOS ELABORADOS POR LAS DIRECCIONES REGIONALES INDECI SGII JEFATURA SECRETARIA GENERAL Director DNP UEER Evaluador Jefe Ingeniero α 9 Constata información de Evaluación de Riesgos 10 Registra Evaluación de Riesgos en Base de Datos IER 11 Elabora y presenta al Director el consolidado de avances de Evaluaciones de Riesgos de las DDRR y memorándum dirigido al Jefe del INDECI 12 Revisa consolidado de avances de Evaluaciones de Riesgos Es Conforme ? Si No 13 Realiza observaciones y devuelve 14 Firma memorándum y entrega a la Secretaria, adjunta consolidado de avances de acciones en Evaluaciones de Riesgos 15 Recibe y toma conocimiento Fin Administración del Proceso de Trámite Documentario 15 Registra, entrega informe con memorandum a Jefatura para su conocimiento