U.D. 1 La empresa y la contabilidad 1 ¿Qué es la contabilidad? Hasta hace relativamente poco tiempo existía un concepto desfavorable para la contabilidad. Se la veía como una pesada carga que las empresas estaban obligadas a llevar como consecuencia de unas leyes fiscales y del Código de Comercio. Sin embargo, esta situación está superada en nuestros días, las empresas (y sus dirigentes) se dan cuenta de que la contabilidad se convierte en un instrumento de gestión, en una técnica de dirección al servicio de la empresa. La contabilidad: Sirve para registrar los distintos hechos económicos que se producen en la empresa. - Determina el resultado de la gestión empresarial, para ello existe la cuenta de Pérdidas y Ganancias (que indica cuánto ha ganado o perdido la empresa). - Sirve para analizar la gestión de la empresa durante el ejercicio económico. - Sirve para comparar la situación de la empresa con otras empresas de la misma actividad. La contabilidad sirve como base de información para poder tomar decisiones en la empresa. Se define como la ciencia que estudia el patrimonio de la empresa y los cambios que se producen en el mismo. Toda empresa que quiera administrar su patrimonio debe saber en todo momento de qué está compuesto, la contabilidad nació para satisfacer esta necesidad; y desde el punto de vista legal es una exigencia. 2 Tipos de contabilidad Se distinguen dos tipos de contabilidad (aunque existen multitud de clasificaciones de la contabilidad, no obstante, todas se pueden encuadrar en los dos grandes grupos que analizaremos en el capítulo): Contabilidad General, llamada también contabilidad financiera o externa, recoge los hechos económicos externos (esto es, los hechos que se producen como consecuencia de las relaciones de la empresa con el mundo exterior), los registra y determina la situación patrimonial de la empresa. Contabilidad Analítica, llamada también contabilidad interna. Parte de los datos registrados en la contabilidad general para, a partir de ellos, fijar los resultados de la empresa por áreas o secciones. Por tanto, la contabilidad interna sirve para determinar económicamente la situación de las distintas secciones de la empresa. Se llama contabilidad interna, precisamente por el hecho de que recoge y registra operaciones internas de la empresa. 3 Diferencias entre contabilidad general y contabilidad analítica La contabilidad general se centra en las relaciones de la empresa con el exterior (clientes, proveedores, instituciones oficiales como Ayuntamientos, la Hacienda Pública, etc.), mientras que la contabilidad analítica estudia a la propia empresa con el objeto de determinar la rentabilidad de cada una de sus secciones, áreas o parcelas. Ejemplo. Diferencia entre ambas contabilidades: Supongamos el gestor de una empresa que llegado el fin del ejercicio económico (31 de diciembre) desea conocer la situación contable de la misma. La información proporcionada por la contabilidad general le dirá… «Los beneficios de la empresa a 31 de diciembre han sido de 22.000, esto es así porque los ingresos por ventas han ascendido a 128.000 y los gastos de la empresa han sido de 106.000». Gráficamente, la información proporcionada por la contabilidad general queda así; Ejemplo 1 Ventas ....................................... 128.000 € . Coste de las ventas ................ - 106.000 € . Beneficio ..................................... 22.000 € . Como se puede apreciar en la tabla, la contabilidad general establece el beneficio para el conjunto de operaciones realizadas por la empresa; de forma general (de ahí el nombre de Contabilidad General). No nos dice como consecuencia de qué la empresa ha ganado ese dinero. Por otro lado, la contabilidad interna nos informa sobre cuál ha sido el beneficio o pérdida de cada una de las secciones o áreas de la empresa. Vamos a suponer que la empresa de nuestro ejemplo comercializa cuatro productos distintos: producto tipo A, producto tipo B, producto tipo C y producto tipo D. A partir de aquí, las conclusiones obtenidas por la contabilidad analítica serán las siguientes: Analizando los datos proporcionados por la contabilidad interna, deducimos que el producto tipo B es el más rentable (seguido del A y del C), mientras que el producto D genera pérdidas para la organización (puesto que los ingresos son inferiores a los costes). Como puedes suponer, esta información es muy útil para la dirección de la empresa, puesto que podrá tomar las medidas oportunas para determinar las acciones a llevar de forma que toda la cartera de productos de la empresa acabe generando beneficios. 4 Obligatoriedad de la contabilidad Como se puede deducir de lo visto hasta el momento, la contabilidad es esencial para el buen funcionamiento de la empresa. Pero además la ley obliga a las empresas a llevar una contabilidad que registre de forma ordenada todas y cada una de sus operaciones. Es decir, la contabilidad no sólo es una herramienta de gestión para las empresas, sino que además es una obligación para las mismas. La contabilidad proporciona información detallada de la situación económica y financiera de la empresa. Para recoger los datos necesarios que permitan obtener esta información, la Contabilidad se basa en unos principios que se concretan en textos legales como son el Código de Comercio o la Ley de Sociedades Anónimas. Además de estos textos, existe un documento que es el Plan General de Contabilidad, el cuál analizaremos más adelante. En definitiva, toda esta obligatoriedad es la que hace que en todas las empresas la información contable sea igual en cuanto a su forma, y diferente en cuanto a su contenido. Veamos un ejemplo que aclare lo expuesto: Imagina dos empresas completamente diferentes, una que se dedique a vender aviones y otra que sea un pequeño taller de maderas. Como puedes suponer, las cifras, la organización y la gestión de una y otra serán muy diferentes. Sin embargo, desde el punto de vista contable van a presentar similitudes. En ambos casos, al finalizar el ejercicio económico, la ley las obliga a presentar un balance de situación donde aparezcan ordenados sus respectivos patrimonios en base a los criterios de ordenación establecidos en el Plan General Contable (lo que implica que ambas empresas deben ordenar igual su información contable). La diferencia está en que en el taller de maderas los importes serán menores que en la empresa dedicada a vender aviones; pero de ambas empresas se podrá obtener la misma información económica y financiera. Esto es así porque han utilizado el mismo «patrón» (normas contables), aunque el contenido sea diferente. Por tanto, una vez la empresa obtenga los datos susceptibles de contabilizarse, estos serán contabilizados de acuerdo con los principios y normas de la Ciencia Contable. De esta forma se obtiene una información homogénea, que puede ser interpretada por cualquier persona que tenga conocimientos contables. Gracias a esto, por ejemplo, se pueden comparar empresas. Ya que una persona que conoce las normas contables puede analizar las contabilidades de dos empresas y comparar los resultados. Resumen La Contabilidad es una ciencia que estudia el patrimonio de las empresas; en su aspecto cuantitativo (cuánto vale el patrimonio) y en su aspecto cualitativo (de qué se compone el patrimonio). La Contabilidad es un instrumento de gestión empresarial, informa acerca de la marcha de la empresa, permitiendo la toma de decisiones. La Ley obliga a las empresas a llevar una contabilidad que refleje la imagen fiel del patrimonio de la empresa. Existen dos clases de contabilidad, la diferencia entre ambas contabilidades estriba en que la contabilidad general fija el resultado global de la actividad empresarial, mientras que la contabilidad analítica fija los resultados de la empresa por grupos o secciones.