GEORGIA COLLEGE AND STATE UNIVERSITY Cuanto más invierten, más obtienen. Las inversiones hechas en TouchNet generan un mayor rendimiento para esta universidad pública de artes liberales y ciencias. comenzó a pagar cargos de procesamiento. La oficina administrativa no solo tuvo que encargarse de recortar drásticamente esos costos, sino también atender al aumento de preocupación por el cumplimiento con los estándares de la industria de tarjetas de crédito/débito. Georgia College es cliente de TouchNet desde 2004 (Payment Gateway), momento en el que se interesó por TouchNet PayPath tras escuchar las historias exitosas de Georgia Tech, otro miembro de su Sistema Universitario. “Simplemente no existía otro producto que le pudiera hacer la competencia”, dijo Wanda Ennis, directora de cuentas • Milledgeville, Georgia • Universidad pública de artes liberales y ciencias • Fundada en 1889 • Matrículas: 6.000 • Tecnología TouchNet® elegida: Sistema U.Commerce™ (Payment Gateway, Bill+Payment, Marketplace), Servicio de recargo por pago con tarjeta de crédito PayPath® C omo les sucede a muchas otras universidades de artes liberales, la reducción del presupuesto de Georgia College and State University (en adelante, GCSU) ha obligado a hacer más con menos. Y en realidad se trata de hacer más con mucho menos. ¿La solución? Más TouchNet. POR EL BUEN CAMINO Desde su fundación en 1889, Georgia College combina el encanto sureño de Georgia (edificios con columnas, jardines frondosos y calles bordeadas por árboles) con los recursos de una universidad líder en artes liberales. Con aproximadamente 6.000 estudiantes, esta institución pública da la percepción de ser una universidad privada, con una alta proporción de profesor/estudiantes y tecnología vanguardista en el aula, pero también con una matrícula de costo elevado. Cuando los estudiantes y padres empezaron a pagar matrículas y otros gastos con tarjetas de crédito, GCSU estudiantiles de GCSU. “Teníamos que recortar costos y cumplir con todos los estándares. Vimos que PayPath nos podía ayudar a conseguir esos dos objetivos”. Georgia College implementó el servicio de recargo por pago con tarjeta de crédito el siguiente semestre, y el primer año consiguió mantener 240.000 dólares dentro de la universidad que de lo contrario habrían ido a parar a su procesador de tarjetas de crédito. Cada pago de matrícula mediante tarjeta se hizo de la manera más segura, sin tener que preocuparse por dejar algún rastro de datos confidenciales. Ésta fue la primera buena experiencia de las muchas que tuvieron el año siguiente. FACTURACIÓN MENOS COMPLICADA A continuación, GCSU buscó la manera de acabar con el proceso de facturación en papel, que era costoso, caótico y acompañado de quejas constantes. Esta vez el problema era triple: los estudiantes y sus padres exigían más capacidad espanol.touchnet.com (continuación) Georgia College and State University de autoservicio, el presupuesto para papel y franqueo era muy limitado y la oficina administrativa necesitaba un descanso, tanto financiero como mental. Ahí es cuando entró en acción TouchNet Bill+Payment, dentro del Sistema de U.Commerce. Se acabaron los atascos ante la ventanilla y también cesaron las llamadas continuas de estudiantes y padres que querían pagar por teléfono. Eso sin contar los ahorros en impresión y franqueo, que superaban cada año decenas de miles de dólares. “Lo que me solía tomar dos días completos en preparar y enviar, ahora me toma solo dos horas”, dice Ennis. “Los estudiantes de GCSU muestran normalmente un alto nivel de rendimiento y sus padres están muy involucrados en toda cuestión académica y financiera”, dijo. La función de Usuario Autorizado de Bill+Payment permite a estos estudiantes autorizar al padre o a la madre, o incluso a un tercero, para que tengan acceso a sus cuentas, algo que GCSU no había podido ofrecer hasta la fecha. REVISIÓN DE LOS REEMBOLSOS Ennis dijo que muchos padres también quieren que los reembolsos vayan a sus cuentas. Antes de intensificar el uso del módulo eRefunds de Bill+Payment, se enviaba a los padres un cheque por medio del estudiante. Ahora, pueden recibir estos reembolsos mediante depósito directo en una cuenta de su elección, o incluso en una tarjeta de crédito. Como resultado, el volumen de los costosos cheques inmediatamente se vió reducido a la mitad y todavía siguen disminuyendo. Se acabaron también las filas de reembolsos que se formaron durante tres días cada semestre. Y pensar que por poco esto no ocurre. Antes de que GCSU comprara Bill+Payment, la universidad tenía pensado subcontratar el procesamiento y pago de reembolsos a un vendedor que emitía esos reembolsos en forma de tarjetas de débito vinculadas a nuevas “cuentas bancarias” con ese mismo vendedor. “Cambiamos de parecer cuando vimos eRefunds”, dijo Ennis. “Pensábamos que no estaba bien obligar a nuestros estudiantes a tener otra tarjeta o cuenta bancaria o cobrar un cargo si ellos o sus padres querían un cheque. TouchNet nos ofrecía una mejor manera de hacer las cosas”. todo es que la plataforma puede ir creciendo respectivamente. A CONTINUACIÓN Con la ayuda de TouchNet, Georgia College ha conseguido mucho en poco tiempo, y con una inversión relativamente modesta. A pesar de los problemas de financiación (y debido a ellos), esta institución piensa aprovecharla aún más. COMERCIO CONECTADO Desde el inicio, GCSU se comprometió con la filosofía de consolidar transacciones y centralizar las operaciones comerciales. TouchNet Marketplace ayudó a la universidad a aplicar esta filosofía en la mayor parte de la empresa universitaria. El módulo uPay de Marketplace posibilitó sitios de pago seguros en línea para viviendas, estacionamiento e incluso boletos, educación continua, pruebas y orientación. Como los cuatro vendedores de software de pago son Ready Partners (socios) de Touchnet, no se necesita una costosa personalización. GCSU disfruta de un procesamiento agilizado de transacciones y una reconciliación de pagos y elaboración de informes más fáciles, además de un esfuerzo con menos riesgo y simplificado para cumplir con las normas. “Nuestros presupuestos están congelados”, dijo Ennis. A pesar de ello, hace poco añadieron la solución de tarjeta de débito con número PIN de TouchNet. Pronto habrá más sitios de uPay y uStore, y más proveedores de opciones de pago que serán Socios Activos de TouchNet; todo ello para tratar de agilizar y consolidar aún más el volumen de transacciones con tal de conseguir un procesamiento de pago más económico y seguro. Es verdad lo que dicen: “Cuanto más se invierte, más se obtiene”. Los ingresos que actualmente circulan por Marketplace exceden los 200.000 dólares anuales y esta cifra sigue creciendo. Lo mejor de TouchNet Information Systems, Inc. | 15520 College Blvd., Lenexa, KS 66219, USA +1.913.599.6699 | espanol.touchnet.com