44 1 índice 2 43 42 1. Introducción 6 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Marco evangélico 7 Marco del Derecho Universal 8 Marco Eclesial 9 Marco del Derecho propio 9 2. Estilo de Administración 10 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. En la adquisición de los bienes 11 En la administración de los bienes 12 En el uso de los bienes 14 En el compartir los bienes 15 3. La administración en Nazaret 17 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.2. 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.2.5. De las ecónomas en general 17 Ecónoma local 17 Ecónoma de la Delegación 18 Ecónoma General 20 Administración, Gestión y Contabilidad 22 Conceptos de Administración y Contabilidad 23 Perfil del Administrador/a Nazaret 25 Funciones del/la Administrador/a 26 Perfil del/la Contable 28 Funciones del/la Contable 28 4. Disposiciones generales 30 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9. 4.10. 4.11. 4.12. 4.13. 4.14. De las ecónomas y administradores/as en general 30 Archivos de la comunidad y de la Delegación 30 Compromisos de las comunidades y Delegaciones 31 Comunicación de bienes 32 Actos de administración ordinaria 33 Actos de administración extraordinaria 33 Titularidad de los bienes de la Congregación 36 Coordinación de la administración 36 Derechos de prestaciones sociales de las religiosas 37 Contratos laborales 37 Pólizas de seguros 37 Titularidad y representatividad de la superiora 38 Convenios de prestaciones de servicios 38 Reconocimientos civiles 39 5. Documentos de referencia 41 3 5. Documentos de referencia 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 4 Importes disponibles en los distintos niveles para la administración ordinaria. Modelo de solicitud de autorización para gastos de administración extraordinaria. Instrumento para el análisis y la rendición de cuentas a nivel local. Acta de entrega de la contabilidad de una obra y/o comunidad. Código de Derecho : 634-640; 1254-1258; 1273-1290. Caritas in veritate: cita de algunos textos sobre la actividad económica. 41 justificación Donde está tu tesoro, allí estará tu corazón (Mt 6, 21) Nuestro máximo tesoro y el lugar donde reposa nuestro corazón es Jesucristo. Desde esta certeza irrenunciable y con la asistencia profética del Espíritu, estamos inmersas en un tiempo y espacio concretos y nos construimos creativamente en medio de unos signos de los tiempos que nos interpelan y van defi niendo nuestro modo de obrar. Así es también en cuanto al uso y administración de los bienes. Es abundante la bibliografía y las experiencias que recogen la creciente inquietud de muchas congregaciones frente al tema de la economía. Nosotras también nos sentimos urgidas a asentar en un documento los principios y líneas con las que venimos administrando nuestro patrimonio congregacional y el uso de los bienes presentes, ambos al servicio de la Evangelización que, por otra parte, nos ayude a fortalecer los medios de los que para ello disponemos en la actualidad y aquellos que están a nuestro alcance para unificar criterios, asignar responsabilidades, fomentar la corresponsabilidad y, en defi nitiva, hacer más efectiva y evangélica la organización y el uso de los bienes. Con este documento queremos clarificar y dinamizar los principios, criterios y orientaciones que nos ofrecen el Evangelio, los documentos de la Iglesia y nuestras Constituciones. 40 5 1. introducción 4.14 Reconocimientos civiles La Congregación Misioneras Hijas de la Sagrada Familia de Nazaret es “un In Instituto religioso l dde dderecho h pontifi ficio y ddedicado d d a obras b apostólicas” ól ” (Const. (C nº 6). La Congregación, en todos los estados en que desarrolle su actividad, procure adquirir los reconocimientos jurídicos necesarios de conformidad con las leyes vigentes. Nuestra misión concreta es “la formación de familias cristianas según el modelo de Nazaret, especialmente por la educación de la niñez y de la juventud, en cualquier parte del mundo” (Const. nº 7) y también “ forma parte de nuestra actividad apostólica la dirección y colaboración en residencias y casas de espiritualidad, la cooperación activa en el ministerio pastoral de la Iglesia según nuestro fin y otras obras de apostolado que requieren los lugares de misión” (Const. nº 8) . Para todo ello se necesitan medios económicos. Concebimos los bienes materiales como unos recursos que debemos administrar y hacer crecer de acuerdo al mandato de evangelizar que recibimos de Jesús y que nos compromete como enviados: “Id y haced discípulos a todas las gentes bautizándolas en el nombre del Padre y del Hijo y del Espíritu Santo, y enseñándoles a guardar todo lo que yo os he mandado” (Mt 28, 20). Donde el reconocimiento jurídico se considera solamente en forma de sociedad civil, las religiosas de la Congregación constituirán la totalidad de los miembros de los consejos directivos y decisionales, según los estatutos respectivos. Debe enviarse a la administración general copia de las escrituras de reconocimiento y de los estatutos. Las sociedades civiles constituidas a causa de dichas necesidades, así como otras entidades vinculadas a las obras de apostolado propias (fundaciones, etc.), mantendrán vivo el espíritu de dependencia y solidaridad de la Delegación o de la comunidad a las cuales están unidas según el derecho universal y con las cuales estarán totalmente identificadas. Por eso, cualquier acto administrativo o en el uso de los bienes materiales debe tener como criterio el Evangelio y su acción preferencial debe estar dirigida a los más pobres y necesitados. Para garantizar el uso y administración de los bienes al servicio de la evangelización, la Congregación dispone de las pautas establecidas en el Derecho canónico, la asunción y adopción de las mismas en su Derecho propio y un Reglamento administrativo que se revisa, actualiza y aprueba en cada Capítulo General. A todo ello se añade ahora el documento presente. Además, la Congregación responsabiliza a religiosas concretas y competentes -que pueden ser ayudadas o delegar algunas labores específicas a laicos profesionales en ese campo, siempre de acuerdo a lo establecido por la Congregación y Delegación- para asumir la tarea de administrar y dar cuenta de la economía de las comunidades, obras, Delegación y de la Congregación. En nuestras Constituciones y Reglas, de acuerdo a la nomenclatura propia del Derecho , se designa a estas religiosas con el nombre de ecónomas. En el documento que estamos presentando, según las funciones que realicen las personas responsables de la economía, aparece además la figura 6 39 4.12 Titularidad y representatividad de la superiora Las superioras de los distintos niveles, ayudadas por los respectivos Consejos, dirigen la administración de los bienes muebles o inmuebles de la Congregación en el ámbito de las propias competencias. Para los actos que comportan responsabilidad civil y/o penal lo harán a través de las representantes legales de los respectivos países. La Delegada tendrá en cuenta la normativa específica de su territorio para dar los poderes necesarios para la gestión de las obras (reconocimientos de fi rmas en los bancos, representación ante la justicia, contratos de leasing, etc.). Las personas que reciben un poder reconocido civilmente para representar a una casa, o a un conjunto de ellas, actuarán siempre dentro de los límites específicos que les asigne la Delegada. Ésta discernirá con su consejo las atribuciones que es necesario delegar y las revisará periódicamente. 4.13 Convenios de prestación de servicios Para toda clase de colaboración de las religiosas y de la Congregación con institutos, diócesis, entes eclesiásticos o civiles, la Delegada preparará las escrituras preliminares a la estipulación de los adecuados convenios o contratos, en los cuales se defi nirán con claridad y precisión las actividades ejercibles y el personal necesario, los recíprocos derechos y deberes, las modalidades económicas. Dichas escrituras deben ser aprobadas por la Superiora General con el consentimiento de su Consejo, y fi rmadas por la misma o por la representante legal debidamente autorizada, a no ser que esta facultad esté concedida a la Delegada; en este caso, necesitará el consentimiento de sus consejeras. 38 del administrador/a y del contable, cuyo perfi l y funciones pueden coincidir en la misma persona o estar claramente diferenciados. Quieren ser estas páginas un instrumento práctico para todas las religiosas de la Congregación y, de manera específica, para aquellas religiosas y laicos/as que tienen responsabilidades directas en la administración bien sea a nivel, local, delegacional o en el Gobierno General. Es un manual en el que se establecen criterios, funciones y responsabilidades concretas partiendo del manejo actual de las economías de la Congregación y que busca ser enriquecido desde las experiencias y prácticas cotidianas que se llevan a cabo en cada lugar y circunstancia, siempre y cuando tengan validez para todas nuestras realidades. Por tal motivo, cada Delegación, además, debe afi nar y concretar los modos en que va realizando la praxis, cuando aquí se encuentre de forma genérica. 1.1 Marco Evangélico El fundamento primero que sustenta y orienta la obligación y responresp sabilidad sobre los bienes patrimoniales y actuales a que nos debemos como Congregación religiosa, tiene su origen y su fuente en el Evangelio y en la figura de Jesús, pobre en su nacimiento, pobre en la cruz y pobre en camino de anonadamiento durante toda su vida. Con la autoridad recibida de Dios y la que le otorga su opción de vida por los pobres y en pobreza, en el Evangelio son constantes sus alusiones a la relación de todo cristiano con los bienes. En el Sermón de la Montaña, su primera bienaventuranza es para los pobres: “Bienaventurados los pobres de espíritu porque de ellos es el Reino de los Cielos” (Mt 5, 3). En el seguimiento, es requisito indispensable: “Una cosa te falta: anda, cuanto tienes véndelo y dáselo a los pobres y tendrás un tesoro en el cielo; luego, ven y sígueme” (Mc 10, 21) o “Si alguno viene junto a mí y no deja a un lado a su padre, a su madre, a su mujer a sus hijos, a sus hermanos y hasta su propia vida, no puede ser discípulo mío” (Lc 14, 26). Es también muy iluminadora la actitud frente a las leyes 7 civiles: “Al César lo que es del César y a Dios lo que es de Dios” (Mt 22, 21). La confianza en que nuestro trabajo diario es nuestro medio de vida y que es la Providencia quien vela por nuestro sustento está muy clara en Lc 12, 22-31: “No andéis preocupados por vuestra vida, qué comeréis, ni por vuestro cuerpo, con qué os vestiréis”. Y la actitud más sublime de la pobreza es la entrega generosa de sí mismo y en servicio a los demás: “si el grano de trigo no cae en tierra y muere, queda solo; pero si muere da mucho fruto” (Jn 12, 24). Por último, encontramos en Mt 25, 14-30 a Jesús recordándonos la exigencia de hacer fructificar sabiamente los talentos de acuerdo a las posibilidades y capacidades de cada uno. La administración de los bienes es una tarea que nos compete como cristianas y como religiosas de la que debemos dar cuenta ante Dios, ya que es a través del uso sensato de los medios que estamos llamadas a evangelizar y a colaborar en la promoción de la justicia social. 1.2 Marco del Derecho Universal Las Misioneras Hijas de la Sagrada Familia de Nazaret somos una persona jurídica pública reconocida canónicamente por lo que todos los bienes inscritos a nuestro nombre son bienes eclesiásticos. Las pautas específicas por las que todo Instituto de Vida Consagrada debe organizar la administración de sus bienes se encuentran en los cánones 634 a 640. En el Libro V del Código de Derecho encontramos, además, las normas generales para la administración de bienes en toda la Iglesia. Aunque desde aquí remitimos a la lectura de estos puntos en los que hay gran claridad y precisión al respecto, queremos explicitar y subrayar del número 634 dos aspectos de los que emana cualquier determinación que se recoja en nuestro derecho propio: primero, la capacidad que los institutos de vida religiosa tienen frente a las acciones de adquirir, poseer, administrar y enajenar bienes temporales; segundo, la evitación de cualquier apariencia de lujo, lucro inmoderado y acumulación de bienes. 8 con la superiora, las estrategias adecuadas para ofrecer asesoramiento y apoyo en la toma de decisiones. 4.9 Derechos de prestaciones sociales de las religiosas En cada comunidad se tendrá cuidado en garantizar a las religiosas, donde y cuando sea posible, los beneficios de la legislación social respecto a sus derechos de pensiones de jubilación y análogos. 4.10 Contratos laborales Respetando la justicia retributiva y con espíritu cristiano, la relación de trabajo con el personal dependiente se garantizará y tutelará mediante los adecuados contratos o con las disposiciones de previsión defi nidas por la legislación del lugar. Para garantizar la libertad y autonomía en la gestión de nuestras obras, se tomará en cuenta el principio de independencia en las contrataciones del personal y asesorías procurando no vincular a las mismas ninguna persona con lazos de parentesco. Con el consentimiento de la comunidad, se podrá recibir a una persona con estas características siempre y cuando no se trate de cargos administrativos en la gestión económica. 4.11 Pólizas de seguros Las ecónomas tienen la obligación de garantizar la atención médica adecuada a las religiosas en el momento de enfermedad y proteger los bienes confiados a cada comunidad (inmuebles, maquinaria, vehículos, etc.) suscribiendo contratos adecuados de seguros, y ateniéndose a los criterios y a las modalidades establecidas a nivel de Delegación. 37 4.7 Titularidad de los bienes de la Congregación Por razón de la comunión de vida, los bienes son considerados no exclusivos de la comunidad ni de la Delegación, sino de toda la Congregación. Los bienes de una Delegación suprimida son transferidos a la administración general, así como los bienes de una casa suprimida; dispone de ellos la Superiora General, con el consentimiento de su Consejo, después de consultar a la Delegada interesada. Por lo tanto, los importes obtenidos en las ventas de los inmuebles pertenecen a la Congregación, a fi n de que pueda favorecer la unidad y la comunión y alcanzar los fi nes comunes. A la Delegación interesada, donde se constaten situaciones de particulares necesidades, puede ser devuelto parte o todo lo recaudado de las ventas, previa solicitud escrita y motivada de la Delegada con el consentimiento de su Consejo y la consiguiente autorización de la Superiora General con el consentimiento de su Consejo. La inscripción legal de los bienes inmuebles y el registro público, así como las cuentas bancarias, se harán de ordinario a nombre de las Misioneras Hijas de la Sagrada Familia de Nazaret y así deberá constar en los documentos públicos o privados necesarios para justificar la titularidad de la propiedad. En todas las cuentas y títulos bancarios de la Congregación, a todos los niveles, figurarán las fi rmas de la Superiora, de la primera consejera y de la ecónoma. Para validez de las gestiones bancarias extraordinarias se necesitarán dos fi rmas conjuntas o mancomunadas.Las cuentas que, por exigencias legales, requieran estar a título personal deberán constar siempre con las fi rmas autorizadas de, al menos, dos religiosas. 4.8 Coordinación de la administración Los procesos de coordinación de servicios y de apoyo a la gestión de las obras pueden fortalecer la misión. Con el fi n de optimizar los recursos y garantizar la sostenibilidad de las obras, sobre todo cuando las comunidades son pequeñas, la Delegada y su consejo establecerán, en diálogo 36 1.3 Marco Eclesial La Iglesia en su misión de trabajar por la justicia social, publica docudo mentos en los que recuerda a todos los cristianos sus obligaciones en este campo. Como religiosas debemos vincularnos en el ejercicio de nuestras economías a las directrices que de ellos emanan y destinar nuestros bienes a la evangelización y a administrarlos desde la óptica de la fe. La doctrina social que nos atañe se encuentra fundamentalmente en las encíclicas Rerum Novarum, Populorum Progressio, Laborem Exercens, Sollicitudo Rei Socialis, Centessimus Annus y, de un modo muy especial, en la última encíclica de Benedicto XVI, Caritas in Veritate. 1.4 Marco del Derecho propio En fifidelidad delidad a lo dictaminado en el marco legal mencionado y de acue acuerdo a la libertad otorgada desde el Derecho propio, la Congregación concreta en unos números de sus Constituciones y Reglas el marco general para la vivencia del voto de pobreza y del uso de los bienes temporales, de acuerdo a nuestra espiritualidad y carisma propio. En los números 20 a 24 de las Constituciones se expresa la peculiaridad y especificidad de la vivencia del voto de pobreza en nuestra consagración en Nazaret. En las comunidades, en el Consejo de la Delegación y el Consejo General, debe nombrarse una ecónoma que se responsabilice de los bienes en cada uno de los ámbitos que le corresponda, tal como queda consignado en los números 120-121, 123 y 132 de las Constituciones. Por último se dedica el Capítulo VI a la Administración de Bienes Temporales, en sus números 142 y 143. 9 2. Estilo de administración De todo lo mencionado anteriormente se desprende que, además de unos elementos comunes en el uso y administración de los bienes materiales para toda Congregación religiosa, hay una peculiaridad y unos subrayados específicos para nosotras como Misioneras Hijas de la Sagrada Familia de Nazaret que nos comprometen a realizar unas acciones concretas. Nuestro estilo de actuar combina la ciencia económica y el carisma. Los valores de Nazaret no son un “añadido” a la hora de administrar, sino que están en todo el proceso de la actividad económica normal. Nuestro modo de administrar es una expresión muy visible del carisma y una forma de hacer presente el Evangelio a través de la vida1. 1 “La doctrina social de la Iglesia sostiene que se pueden vivir relaciones auténticamente humanas, de amistad y de sociabilidad, de solidaridad y de reciprocidad, también dentro de la actividad económica y no solamente fuera o “después” de ella. El sector económico no es ni éticamente neutro ni inhumano o antisocial por naturaleza. Es una actividad del hombre, y precisamente porque es humana, debe ser articulada e institucionalizada éticamente. El gran desafío que tenemos, planteado por las dificultades del desarrollo en este tiempo de globalización y agravado por la crisis económico-fi nanciera actual, es mostrar, tanto en el orden de las ideas como de los comportamientos, que no sólo no se pueden olvidar o debilitar los principios tradicionales de la ética social, como la transparencia, la honestidad y la responsabilidad, sino que en las relaciones mercantiles el principio de gratuidad y la lógica del don, como expresiones de fraternidad, pueden y deben tener espacio en la actividad económica ordinaria. Esto es una exigencia del hombre en el momento actual, pero también de la razón económica misma. Una exigencia de la caridad y de la verdad al mismo tiempo” (Caritas in veritate, 36). 10 a. Un extracto del acta de la reunión del Consejo, con una exposición de las causas que la motivan. b. El presupuesto del coste del objeto de la solicitud, acompañado de la documentación que contenga los proyectos, en caso de que existan. c. Una breve información sobre los fondos disponibles para la fi nanciación del gasto solicitado. Si la cantidad solicitada por la superiora local supera los límites que se pueden autorizar en la Delegación, la Delegada envía la solicitud a la Superiora General, después de haber obtenido el consentimiento de su Consejo, haciendo constar su visto bueno en la misma solicitud. Para las enajenaciones y los actos que inciden negativamente sobre la situación patrimonial de la Congregación, se aplican análogamente las normas previstas para los actos de administración mencionados en los números precedentes. Además, para los actos que superan la suma establecida por la Santa Sede o que se refieren a dones votivos o a objetos de valor histórico o artístico, se requiere también el permiso de la Santa Sede. En cuanto a las enajenaciones, las superioras, consejeras y ecónomas de los distintos niveles que tengan que dar su parecer, deben ser adecuadamente informadas sobre la situación económica en cuestión y sobre el objeto de la enajenación y de los actos realizados precedentemente en tal sentido, a fi n de que puedan expresarse al respecto con verdadero sentido de responsabilidad. Las autorizaciones de los actos mencionados en los artículos anteriores, sólo son válidas si se han dado por escrito y en los límites del presupuesto; en caso de que las operaciones previstas no sean cumplidas en el plazo de dos años, o en el caso de que haya en ellas variaciones de costo, es necesario volver a pedirlas y obtener una nueva aprobación. Están prohibidas las siguientes operaciones a favor de terceros: conceder préstamos, dar garantías, contraer obligaciones, avalar, librar o aceptar letras de cambio, gravar con hipotecas bienes de la Congregación y otras semejantes. 35 g. Constituir avales y vitalicios. h. Aceptar legados o herencias con cargas y compromisos (cf. 2.1 En la adquisición de los bienes Const. 143). También se consideran extraordinarios los gastos de mantenimiento de edificios que en un momento dado tienen un importe más elevado de lo habitual en dicha casa, o las modificaciones en los inmuebles que suponen un cambio de estructura. Estos actos de administración extraordinaria se realizan válidamente cuando: a. Las superioras locales cuentan con el consentimiento de sus Consejos y con el permiso escrito de la Delegada con el consentimiento de su Consejo, si la cantidad solicitada no supera los límites que ellas pueden autorizar. b. Las superioras locales cuentan con el consentimiento de sus Consejos – con el visto bueno de la Delegada, después de haber obtenido el consentimiento de su Consejo – si la cantidad solicitada supera los límites que ellas pueden autorizar, y el permiso de la Superiora General, con el consentimiento de su Consejo. dignifica ca como personas, personas es a. Valor del trabajo. El trabajo nos dignifi una exigencia de nuestro voto de pobreza y nos permite constituirnos como colaboradoras de Dios en el plan de la creación. Como está recogido en la constitución nº 22, “personal y comunitariamente nos obligamos al trabajo como medio de subsistencia y servicio apostólico”. En este sentido, somos plenamente conscientes de que el patrimonio congregacional y nuestros bienes actuales son fruto fundamentalmente del trabajo de las religiosas. b. Al servicio de la misión. Asimismo, la responsabilidad de mantener activos los bienes de que disponemos viene de nuestra llamada a ponerlos al servicio del apostolado y para la construcción del Reino. Fieles a la regla nº 22, y con este espíritu, nos entregaremos al trabajo “con generosidad y desprendimiento”. c. Las Delegadas cuentan con el consentimiento de sus Conse- Todos los medios que tenemos y/o que tenemos proyectado adquirir no deben emplearse para fi nes distintos de aquellos que están descritos en nuestra actividad apostólica. d. La Superiora General cuenta con el consentimiento de su Podemos poseer capitales significativos e inversiones, siempre y cuando haya conciencia clara de cuál va a ser el destino de los mismos de acuerdo a nuestra fi nalidad apostólica. Cuando los haya, se procurará que estén en las Delegaciones o Curia General, evitando su permanencia en economías locales, sin previsiones de inversión a corto plazo. jos, y con el permiso escrito de la Superiora General con el consentimiento de su Consejo. Consejo. Corresponde a la Superiora General, con el consentimiento de su Consejo, determinar para las Delegaciones, según su composición y actividades, las cantidades de que puede disponer la Delegada por sí misma y con su Consejo. La solicitud para actos de administración extraordinaria en una casa la presenta la superiora local a la Delegada después de haber obtenido el consentimiento de su Consejo, junto con: 34 c. Búsqueda del Reino. En nuestra inquietud por extender el ca- risma y ampliar la acción al servicio de los más necesitados, podemos adquirir bienes y medios a través de terceros y recibir ayudas externas -bien sean personas, instituciones y/o el Estado. 11 2.2 En la administración-gestión de los bienes per a. Transparencia. Es responsabilidad de todas aquellas perso- nas que tienen a su cuidado la administración de los bienes de la Congregación y la toma de decisiones sobre ellos, presentar con claridad, la contabilidad y el uso de los recursos, tanto a instancias mayores, dando cuenta a las ecónomas de la Delegación o a la Ecónoma General, como presentando a las religiosas que forman las comunidades locales, los ejercicios económicos realizados. La distinción de la responsabilidad de superiora y de ecónoma en personas diversas, facilita el ejercicio de la transparencia y estimula a profundizar en el discernimiento. b. Prudencia. Las responsabilidades económicas deben ejercerse de acuerdo a las funciones establecidas, ciñéndose a las mismas y teniendo claridad de lo que a cada estamento corresponde. Las informaciones y decisiones deben comunicarse donde corresponda de acuerdo a lo establecido y respetando conductos regulares y ámbitos adecuados. Por último, es propio de la prudencia regularse en el ejercicio económico desde la búsqueda de asesorías profesionales pertinentes y el discernimiento común antes de cualquier toma de decisión, más, si esta es trascendental. Actuar prudentemente en el ámbito económico exige no cargar a la Congregación con hipotecas u otras obligaciones que no hayan sido discernidas convenientemente y acordadas en los consejos locales, delegacionales o desde el Gobierno General, según sea el caso. c. Organización. La profesionalidad con que debe emprenderse la labor económica pide una buena organización en la gestión de los recursos y de los trámites que de ellos se realizan. Ayudan a ello los archivos bien organizados y el respeto a las técnicas contables entre otros. 12 últimos años y los proyectos económicos en estudio. A su vez, las Delegadas informarán una vez al año a las superioras locales sobre la marcha económica de la Delegación. 4.5 Actos de administración ordinaria La administración ordinaria comprende los gastos y actos de carácter económico que se realizan en la actividad habitual de las casas y que están dentro de los límites cuantitativos establecidos por el Gobierno General o Delegacional, según los casos. Pueden realizar los gastos y actos jurídicos de administración ordinaria las superioras, y bajo su dependencia, las ecónomas (cf. Const. 143). Para realizarlos válidamente las superioras necesitan el consentimiento de sus respectivos consejos, si entran dentro de los límites cuantitativos que figuran en el anexo al presente Reglamento. Dichos límites serán revisados y actualizados periódicamente por el Gobierno General o Delegacional. 4.6 Actos de administración extraordinaria Se consideran actos de administración extraordinaria los que no se realizan habitualmente en la marcha de las casas, tales como: a. Adquirir bienes que superen los límites establecidos en el punto anterior. b. c. d. e. f. Enajenar. Alquilar o arrendar. Contraer deudas con hipotecas o sin ellas. Construir nuevos edificios. Demoler los ya existentes o efectuar en ellos transformaciones importantes. 33 No se pueden aceptar legados con condición u obligaciones a largo plazo sin el permiso de la Superiora General. 4.4 Comunicación de bienes Las comunidades locales enviarán la aportación a la Delegación con la frecuencia establecida en la misma. A su vez, la Delegación, semestralmente, enviará su aportación a la administración general. No se pueden acumular en las casas sumas de dinero que excedan a las necesidades ordinarias (cf. R. 142). Los ingresos de naturaleza extraordinaria (como prestaciones, donativos de importe elevado) hay que remitirlos a la Delegación, a menos que la superiora de la comunidad exponga a la Delegada, con solicitud escrita y motivada, las necesidades reales y urgentes de la casa y obtenga la autorización escrita para ello. Además de las cuotas ordinarias que cada casa envía a la Delegación, al fi nal del ejercicio anual cada casa entregará el 50% del superávit a la Delegación. Análogamente las Delegaciones no pueden acumular fondos administrativos que excedan a cuanto es necesario para la cobertura de los gastos ordinarios y extraordinarios programados y autorizados (cf. R. 142). Las Delegaciones contribuirán a la Curia General con un mínimo del 25% sobre las cuotas ordinarias. En caso de que alguna comunidad u obra requiera de ayuda de la Curia, igualmente deben hacerse efectivas las aportaciones estipuladas aquí y desde la Curia se hará el egreso total o parcial, como donativo o préstamo, de acuerdo a lo determinado en el Gobierno General. La Congregación, con espíritu de solidaridad y de activa comunión, procurará satisfacer las necesidades de las Delegaciones más pobres y necesitadas, con el fi n de asegurar a todas las religiosas los medios para su sustento y su formación inicial y permanente y para sostener las obras de apostolado. De manera especial, velará por las hermanas destinadas a lugares de misión. En la reunión del Gobierno General con las Delegadas, éste presentará un informe sobre la situación económica de la Congregación en los dos 32 Son necesarias la puntualidad y formalidad en la entrega de lo establecido en las leyes de cada país, en el Reglamento de la Congregación y en las pautas delegacionales. d. Sentido de pertenencia. Al pertenecer a una congregación religiosa, “todo cuanto percibimos a modo de donación, regalo, sueldo, subvención, pensión o por cualquier otro concepto, lo adquirimos para la Congregación” (Const. nº 21). La titularidad de todo bien y la inscripción en los distintos registros civiles, debe quedar a nombre de las Misioneras Hijas de la Sagrada Familia de Nazaret. Se evitará, a no ser porque las leyes o la situación de un determinado país lo exijan así, registrar ningún bien a nombre de religiosas particulares. Cuando este sea el caso, se hará con el consentimiento con el Consejo de la Delegación o del Gobierno General. e. Previsión. Nuestra gestión de las obras tiene que permitir que continúen cumpliendo su misión a lo largo de los años; para ello necesitamos hacer previsiones a corto, medio y largo plazo. Desde la gestión eficiente es necesario partir de la realidad económica local, delegacional y congregacional y de sus necesidades. Para la ejecución de todos los proyectos económicos es imprescindible la realización de presupuestos en los que se consignen claramente previsiones de entradas y de gastos. Las ecónomas velarán por asegurar los bienes y reservar fondos de previsión para contingencias. f. Justicia social. En la selección de proveedores tendremos en cuenta que su modo de actuar no sea contrario a los principios de la ética social. En nuestros centros, si el personal contratado depende directamente de nosotras, estableceremos remuneraciones justas que permitan a las personas poder vivir dignamente, aunque en algunas ocasiones esto suponga establecer salarios por encima de los mínimos establecidos legalmente. 13 2.3 En el uso de los bienes a. Profecía. La manera peculiar de manejar los bienes dentro de nuestra Congregación, Congregación además de facilitar que estos estén al servise cio de la misión, son signo profético al hacer visible la prioridad de los bienes sobrenaturales, tal como queda manifiesto en la constitución nº 20: “elegir libremente vivir en pobreza con un total desprendimiento quiere significar la primacía de los bienes sobrenaturales y manifestar la fraternidad de los hijos de Dios”. También en el nº 63 se insiste en que “el testimonio de nuestra vida consagrada, fruto de la íntima unión con Dios, es nuestro principal apostolado”. b. Comunión de vida. En el seno de la comunidad los bienes se conciben como un medio para poder vivir con dignidad nuestra vida consagrada y realizar la misión que nos ha sido encomendada. Por este motivo, la administración de los bienes requiere, además de su buen uso, una organización y una delegación de responsabilidades. La constitución 21 nos indica que “poseemos como si no poseyéramos” y nos recuerda que “nos obligamos a depender de las Superioras legítimas en el uso y disposición de los bienes materiales”. De acuerdo a la constitución nº 120, habrá una ecónoma que administrará los bienes de la comunidad y que debe priorizar siempre las personas y estar atenta a los más débiles y necesitados de la comunidad. Todas las religiosas “debemos compartirlo todo en un estilo de vida pobre y austero” (Const. Nº 22) y esforzarnos en los aspectos a que somos exhortadas desde la constitución nº 24: máxima disponibilidad de sí misma, privarse de lo superfluo, preferir lo de menos valor y dejar lo mejor para los demás, aceptar con alegría las privaciones. Promoveremos el uso compartido de los recursos para el bien de todos y de la misión. c. Corresponsabilidad. Todas las religiosas, se dediquen o no a la administración de bienes, y los laicos que ocupan cargos de administración y contabilidad deben practicar el discernimiento para responder del uso de los bienes de acuerdo a la voluntad de Dios. 14 nistrativas, ordenadas cronológicamente, así como todo registro y documento requerido por las leyes civiles del lugar. Las ecónomas tendrán cuidado en tener separada la contabilidad de la comunidad de la contabilidad de las obras apostólicas (colegio, residencia…) y de conservar en el archivo todos los documentos técnico-administrativos de la casa, las facturas comerciales y las escrituras que puedan resultar útiles. La contabilidad y los documentos relativos a las obras apostólicas se pondrán al día y se conservarán por el tiempo requerido por la legislación del lugar; la contabilidad de la comunidad estará también actualizada y se conservarán los documentos sin límite de tiempo, mientras en la Delegación no se den otras indicaciones. En el archivo local la ecónoma conservará copia legalizada de las escrituras de propiedad de la casa y de los demás bienes inmuebles que se refieren a ella, así como una copia actualizada de los planos del edificio o edificios correspondientes y sus infraestructuras. Los originales de dichas escrituras deben conservarse en el archivo de la Delegación y también una copia de los planos del edificio de cada casa. En el archivo general se conservará una copia legalizada de dichas escrituras y los planos actualizados de todas las casas. El inventario de los bienes que dependen de la Delegación será depositado en el archivo de la misma. Dicho inventario debe ser cuidadosamente puesto al día por la ecónoma. 4.3 Compromisos de las Comunidades y Delegaciones En cada comunidad anualmente, en el ámbito del proyecto comunitario, se reflexionará sobre el presupuesto de las entradas y de las salidas. Los datos que figuran en el balance del año anterior serán un punto de partida para evaluar el estilo de vida de la comunidad, dar un juicio acerca de la pobreza que ha vivido, y para formular el nuevo presupuesto. Cada comunidad se compromete a conseguir, en cuanto le sea posible, los medios de subsistencia con sus propias actividades y a contribuir a satisfacer las necesidades comunes de la Congregación. Para ello, se procurará que los edificios y las actividades que se realizan tengan un rendimiento apropiado a sus características y fi nalidades. 31 4. Disposiciones generales 4.1 De las ecónomas y administradores/as en general Se facilitará a las religiosas ecónomas y al personal de administración formación para una mejor gestión de la economía, conocimiento de los dinamismos económicos que sostienen los mercados, consumo responsable. Una formación que ayude a crearnos una conciencia evangélica, carismática y crítica que comprenda la realidad económica. Una formación que fomente la participación consciente de todos en el compromiso de la administración de los bienes de la Congregación. La ecónoma y los administradores a cada nivel, al concluir su servicio, entregarán todos los documentos a las personas que les sucedan en el cargo o, en su ausencia, a la persona que determine la superiora respectiva. La ecónoma preparará los trámites para los cambios del reconocimiento de fi rmas en los bancos. Antes de iniciar su oficio, la ecónoma y los administradores revisarán las entregas, juntamente con la Superiora y la persona saliente. 4.2 Archivos de la Comunidad y de la Delegación Las comunidades locales, a través de su ecónoma, enviarán anualmente el balance de la administración de su competencia a la ecónoma de la Delegación, dentro del plazo de tiempo que en ésta se haya establecido, a su vez, la ecónoma de la Delegación enviará a la ecónoma general, antes del 15 de marzo y del 15 de septiembre, el balance de la propia administración y el resumen de las comunidades. Los balances, redactados en impresos apropiados, deben llevar la aprobación fi rmada de los Consejos respectivos Se guardará copia de los mismos en cada archivo. Cada comunidad debe tener y conservar los siguientes registros y documentos: libro diario, libro mayor, inventarios, balances y comunicaciones admi- 30 Por otra parte, todos debemos sentirnos comprometidos desde nuestra realidad y responsabilidad particular a responder por los bienes que la Congregación y la comunidad poseen y que deben enfocarse, principalmente, al bien de la misión. d. En misión. La justificación de la posesión y uso de los bienes radi- ca en la necesidad de garantizar unos medios que permitan la evangelización y la atención a los necesitados. Este es el máximo criterio para su uso. e. Sostenibilidad. Como criaturas de Dios debemos estar direc- tamente comprometidas con el cuidado de la Creación. De acuerdo a ello, debemos informarnos y ajustar cualquier determinación en la compra y uso de los bienes a la búsqueda del cuidado y conservación del medio. Con responsabilidad viviremos y educaremos en el uso adecuado de los recursos naturales de nuestros entornos. 2.4 En el compartir los bienes a. Sentido de familia. Dentro de la Congregación llevaremos a la práctica la comunión de bienes de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de la Congregación. Más allá de la letra, con la certeza de que todo nos viene de Dios, contribuiremos con generosidad a las necesidades de la Congregación y de la Iglesia, de acuerdo a nuestras posibilidades. Estaremos especialmente atentas a las Delegaciones y comunidades que más necesiten de nuestra colaboración. b. Solidaridad y opción por los más necesitados. Además de practicar la solidaridad a través de la comunión de bienes a nivel de Congregación, también prestaremos atención a las necesidades que se presentan en nuestro entorno más cercano. Cristo está presente de forma especial en los más necesitados, por eso en fidelidad 15 a la doctrina social de la Iglesia y a la responsabilidad que se nos ha encomendado en la administración de los bienes, debemos velar por atender a los que más lo necesiten. a. Recibe, clasifica y codifica todos los documentos suministrados En nuestras obras nos comprometemos, de acuerdo a la realidad particular de cada centro, a acoger en el sistema educativo a niños y jóvenes de familias que no cuentan con los ingresos suficientes con el fi n de no excluir a nadie por motivos económicos. b. Elabora comprobantes de los movimientos contables, prepara los c. Promoción de la responsabilidad social. Dado que nuestro apostolado principal es la educación, debemos fomentar en nuestros alumnos y en todos los miembros de la comunidad educativa el sentido de solidaridad y el trabajo por la justicia social, a través de proyectos solidarios y compromisos personales. 16 por la administración de la Obra y/o la comunidad de acuerdo a la información y a los lineamientos establecidos. estados fi nancieros y balances de ganancias y pérdidas, proyecciones, cuadros y análisis sobre los aspectos contables. c. Analiza y corrige, cuando sea necesario, los diversos movimientos de los registros contables. d. Lleva el control de cuentas por pagar, por cobrar y realiza conciliaciones bancarias. e. Mantiene en orden los equipos y el lugar de trabajo informando de cualquier anomalía. 29 3.2.4 Perfil del/la Contable 3. La administración en Nazaret El/la contable de nuestras Obras, además de poseer los conocimientos adecuados a su cargo es conveniente que tenga las siguientes actitudes: PERSONALES CRISTIANAS Dialogante Capaz de Reflexión Titularidad Objetivo/a Vivencia de la Espiritualidad de Nazaret Proactivo/a Adaptable Solidario/a Trabaja en equipo Constante Sentido de pertenencia a la Iglesia y a la Congregación Asertivo/a Prudente Receptivo/a Autodominio Responsable Coherente PROFESIONALES Eficiente 3.1 De las ecónomas en general En nuestras Constituciones y Reglas se designa a las religiosas responsables de administrar los bienes con el nombre de ecónomas, de acuerdo también a los términos empleados en el Derecho universal. 3.1.1 Ecónoma local Ejecuta Escucha Previene Actualización legal Respetuoso/a Transparente Formación constante Honesto/a Comprometido/a Investiga La ecónoma local, bajo la dependencia de la Superiora, con la participación corresponsable del consejo de la comunidad y apoyada por la labor del personal laico (en caso de que lo haya), según nuestro derecho propio (cf. Reglas, 118), administra los bienes de la comunidad y/o de la obra apostólica (cf. Const. 120). Corresponde a la ecónoma local: a. Conocer el Proyecto de la Congregación, Delegación, Obra y/o Sincero/a comunidad para que, desde su responsabilidad específica, pueda dinamizarlo y hacerlo operativo. Crítico/a b. Velar para que se cumplan las funciones correspondientes de 3.2.5 Funciones del/la Contable El cargo de contable, cuando no coincide con el de administrador/a, recibe supervisión específica, de manera directa y periódica de la ecónoma responsable de la Obra y/o comunidad y también del administrador/a. Asimismo, de la Ecónoma de la Delegación o de la Ecónoma General, si es el caso. 28 acuerdo a los criterios evangélicos y carismáticos, a los principios y normas de la Congregación. c. Enviar mensualmente las cuentas a la ecónoma de la Delegación según el método establecido en la misma. Enviará, también, un resumen anual aprobado por la Superiora y su Consejo. Si el cargo de Superiora coincide con el de ecónoma, lo fi rmará la primera consejera o la que hace sus veces. d. Elaborar el inventario, el resumen anual y el presupuesto de in- gresos y gastos para el año siguiente. Los enviará a la ecónoma de la Delegación debidamente fi rmados por ella misma, la superiora y las dos consejeras. (en las casas menores la Superiora y la vicesuperiora). 17 e. Remitir a la ecónoma de la Delegación la cantidad que le haya sido asignada por la Superiora General, o por la Delegada, con consentimiento de su Consejo. f. Cuidar de una manera especial de las cosas materiales de la casa y/o obra y velar para que todo se procure y conserve en conformidad con la pobreza religiosa (cf. R. 143). g. Conocer y observar cuidadosamente las leyes civiles en materia laboral y social. h. Llevar y registrar los libros de la contabilidad y/o supervisar el trabajo contable. i. Hacer efectiva la remuneración justa del personal. j. Informar oportuna y adecuadamente al personal sobre lo relativo a la remuneración u otros asuntos que sean de su interés. k. Proveer a tiempo de los materiales necesarios para el funcionamiento de la obra o de la Comunidad. l. El cargo recibe supervisión específica, de manera directa y periódica de la Superiora responsable de la Obra y/o comunidad. La Superiora local deposite en la ecónoma su confianza, dándole la debida libertad de acción en el desempeño de sus funciones. La ecónoma, por su parte, consulte con la superiora y aténgase a sus indicaciones, pues ella es la última responsable de la administración. j. Clasificar y archivar los documentos contables, títulos de propiedad y otros importantes. k. Ayudar a resolver las dificultades y estar al corriente de la marcha de la actividad económica de la/s obra/s que le han sido encomendadas en la Delegación. l. Preparar los informes económicos que le sean encomendados por la ecónoma local, la ecónoma de la Delegación o la ecónoma General. m. Estar pendientes de la actualización de las pólizas de seguros de los bienes de la comunidad y obra. n. Realizar los trámites legales de los que es requerida la institución frente a las oficinas pertinentes con la autorización previa de la ecónoma. o. Mantener con la ecónoma de la Delegación una comunicación frecuente para informarle de los asuntos importantes de su administración y para adoptar criterios comunes en la forma de tratar las cuestiones de su competencia. p. Si es administrador/a de la Delegación colaborará, junto con la ecónoma de la Delegación, en la preparación de la memoria económico-administrativa que debe ser presentada al Capítulo General. q. Responsabilizarse de los archivos económicos de acuerdo a las normas legales y locales de la Congregación. r. Actualizar y mantener vigente el inventario de los bienes que administra y llevar el correspondiente archivo de los mismos. 3.1.2 Ecónoma de la Delegación La ecónoma de la Delegación debe administrar los bienes de la misma bajo la autoridad de la Delegada y conforme al derecho propio. En caso de que sea necesario, puede contratar personas laicas para apoyar su labor administrativa, cuyas funciones y retribuciones deben estar muy bien defi nidas. Si no es consejera de la Delegación, debe ser convocada a las reuniones del Consejo cuando se traten temas relativos a su oficio (cf. R. 123). 18 s. Velar por asesorar a las religiosas para que estas tengan unos derechos prestacionales acordes a su opción de vida religiosa. t. Elaborar lo referente a contratos y prestaciones. 27 3.2.3 Funciones del/la Administrador/a “Todos los creyentes estaban de acuerdo y tenían todo en común” (Hch 2,44) El administrador, bajo la dependencia de la ecónoma y/o de la Superiora, es el responsable del departamento de administración de nuestras Obras. Es el responsable directo del personal con funciones administrativas. La ecónoma administra directamente los bienes de la Delegación que no están asignados a una determinada casa y aquellos bienes de las religiosas que los hayan confiado a la Congregación y que la Superiora General le encargue administrar. Asimismo supervisa y asesora la administración de cada una de las casas. Sus tareas son análogas a las de la ecónoma general. Corresponde a la ecónoma local: a. Conocer el Proyecto Económico de la Congregación para adaptarlo a la realidad de su Delegación y hacerlo operativo conjuntamente con las ecónomas locales en todas las Obras y Comunidades. El/la administrador/a recibe supervisión específica, de manera directa y periódica de la Ecónoma y/o Superiora responsable de la obra y/o comunidad. b. Elaborar un plan de formación que responda a las necesidades de Las funciones que la ecónoma puede delegar en el administrador son las siguientes: c. Elaborar el presupuesto, llevar los libros de cuentas, incluido el in- a. Conocer el Proyecto de la Congregación, Delegación, Obra para d. Efectuar todas las operaciones financieras, administrativas y que, desde su responsabilidad específica, pueda dinamizarlo y hacerlo operativo. b. Cumplir las funciones correspondientes de acuerdo a los criterios evangélicos y de nuestro carisma, y a los principios y normas de la Congregación. c. Enviar mensualmente las cuentas a la ecónoma de la Delegación según el método establecido en la misma. d. Elaborar el inventario y el resumen anual. e. Elaborar conjuntamente con la ecónoma los presupuestos y verificar la ejecución de los mismos. f. Conocer y observar cuidadosamente las leyes civiles en materia laboral y social. g. Llevar y registrar los libros de la contabilidad y/o supervisar el trabajo contable. h. Elaborar nóminas y asientos contables. i. Hacer efectivos los pagos concretos que la ecónoma le ha autoriza- las ecónomas, administradores y contables que colaboran con nosotras. ventario, y administrar los bienes de la Delegación. económicas. Clasificar y archivar los documentos contables, títulos de propiedad y otros documentos importantes. e. Ayudar a las comunidades a resolver las dificultades que encuentren y estar al corriente de la marcha de la actividad económica de las obras de la Delegación. f. Estudiar con el consejo de la Delegación todos los asuntos que tienen una incidencia fi nanciera, los estatutos y la contabilidad de las obras y asociaciones relacionadas con la acción apostólica de la Delegación. g. Presentar semestralmente al consejo de la Delegación un infor- me económico para su aprobación. Enviar a la ecónoma general un ejemplar de este informe y del presupuesto, después de ser aprobado, así como también la aportación económica de la Delegación. h. Examinar los presupuestos y cuentas anuales de las comunida- des y presentarlas al consejo de la Delegación para su aprobación; enviar un ejemplar de estas cuentas a la ecónoma general; confrontar la programación con los resultados obtenidos. do previamente. 26 19 i. Supervisar todas las obras en construcción o remodelación de edificios en su territorio. Éstas serán ejecutadas bajo la supervisión de la Delegada, con la participación de la Superiora, Directora y Ecónoma local, asesoradas por los técnicos oportunos. j. Mantener con la ecónoma general una relación frecuente para informarle de los asuntos importantes de su administración y para adoptar criterios comunes en la forma de tratar las cuestiones de su competencia. k. Mantenerse en constante actualización en materia legal laboral. l. En la elaboración del presupuesto anual, conjuntamente con la Delegada y su Consejo, hacer un proceso de discernimiento para identificar las necesidades más urgentes en la Delegación. Dar prioridad a las necesidades de las personas por encima de las obras. m. Preparar la memoria económico-administrativa de la Delegación para ser presentada al Capítulo General. 3.2.2 Perfil del Administrador/a Nazaret Como respuesta a las exigencias del Carisma de Nazaret y en actitud de servicio a la evangelización, el administrador de nuestras Obras, además de poseer los conocimientos adecuados a su cargo es conveniente que tenga las siguientes actitudes: PERSONALES CRISTIANAS PROFESIONALES HUMANAS VIVENCIA DE LA FE GERENTE Capaz de diálogo Descubre a Dios en las personas y acontecimientos Título y conocimientos adecuados Disponibilidad a la voluntad de Dios Planifica Ora, contempla, vive y anuncia el misterio de Nazaret Trabaja en equipo Conoce nuestro carisma Escucha Prudente Paciente Bondadoso/a Conciliador/a Liderazgo 3.1.3 Ecónoma General La ecónoma general administra directamente, bajo la dirección de la Superiora General y conforme al derecho, los bienes de la Congregación que no están asignados a una determinada Delegación o casa. En caso de que sea necesario, puede contratar personas laicas para apoyar su labor administrativa, cuyas funciones deben estar muy defi nidas. Deberá también supervisar la marcha económica de la Congregación en lo referente a las operaciones de bienes muebles e inmuebles, es decir, adquisiciones, aceptación de donaciones y legados, enajenaciones de notable importancia u otros asuntos semejantes. También supervisará la administración de las Delegaciones y casas (cf. Const. 132). La ecónoma general debe velar por el cumplimiento de las Normas administrativas contenidas en el derecho universal y propio y mantener contacto con las ecónomas, coordinando y orientando su misión (cf. R. 143). 20 MADUREZ AFECTIVA Constante Adaptable Alegre Se compromete con las necesidades de los más pobres y necesitados Organiza Ejecuta Comunica Facilita Confronta Previene Autodominio Humilde JUSTO/A VIVENCIA DEL AMOR ACTUALIZADO Responsable Valora Conocimientos contables y de gerencia Coherente Acoge Actualización legal Respetuoso/a Confía Formación constante Honesto/a Perdona Solidario/a Crea ambiente de familia Comprende Sincero/a Reflexivo/a Conocimientos de recursos humanos Investiga Reajusta Crítico/a 25 sabilidad que implica capacidad, conocimientos disposición y liderazgo para realizar constantemente análisis de los diversos factores económicos, fi nancieros y contables, así como otros aspectos inseparables de la actividad como suelen ser los legales, estructurales y otros para asegurar el correcto cumplimiento de los objetivos planeados. b. Contabilidad L contabilidad La t bilid d es otra t rama dde lla economía. í L La administración d i i t ió de nuestras comunidades y obras cuentan cada vez más con el apoyo técnico de profesionales contables y sus funciones son muy específicas: registrar, informar, prever y comprobar la actividad fi nanciera de una obra, de tal manera que permita la toma de decisiones de los Administradores; la contabilidad permite conocer rápidamente la situación actual de la obra , su estabilidad y asimismo su capacidad fi nanciera. Corresponde a la ecónoma general: a. Elaborar, conjuntamente con la Superiora General y su Consejo el Proyecto Económico de la Congregación y darlo a conocer a todas las ecónomas de las Delegaciones. b. Elaborar cuidadosamente los presupuestos a fin de potenciar los recursos reales en función de la evangelización. Para la elaboración del presupuesto, discernir las necesidades más urgentes de la Congregación y dar prioridad a las Comunidades y Obras que se encuentran en lugares de frontera. c. Llevar a cabo el plan de formación que atienda las necesidades de las Ecónomas de las Delegaciones. d. Organizar conjuntamente con el Consejo General los encuentros de Ecónomas a nivel Congregacional y/o Delegacional a fi n orientar, formar, unificar criterios y compartir experiencias. e. Llevar los libros de cuentas de la administración general. f. Administrar las dotes de las religiosas en conformidad con el derecho universal y propio. Registrar, en forma clara y precisa todos los ingresos, gastos y demás movimientos de la obra. g. Efectuar todas las operaciones financieras, administrativas y eco- Informar y proporcionar en cualquier momento, una imagen clara de la situación fi nanciera. h. Clasificar y archivar los documentos de propiedad y otros impor- Comprobar la contabilidad. Debe ser la fuente fidedigna ante terceras personas de todos aquellos actos de carácter jurídicos. i. Estudiar con el Consejo General todos los asuntos que tienen Aunque cada vez más contamos con el apoyo técnico de los profesionales contables, tenemos claro que los criterios evangélicos y carismáticos de la Administración de los bienes en Nazaret deben ser custodiados por las Religiosas que asumen la función de administrar. El hecho de contar con personal contratado para las tareas administrativas no nos exime de la responsabilidad de orientar su actuación para que sea coherente con el proyecto de Congregación y la Economía esté al servicio de la misión y de acuerdo a nuestro carisma. 24 nómicas. tantes. una incidencia fi nanciera. Darle cuenta de su administración. Presentar semestralmente un informe económico para su aprobación. j. Examinar los presupuestos y cuentas anuales enviados por las Delegaciones; presentarlos al Consejo General para su aprobación; confrontar la programación con los resultados obtenidos. k. Estudiar la utilización de los bienes patrimoniales de la Congregación en orden a las necesidades y a los fi nes apostólicos. l. Preparar la memoria económico-administrativa de la Congregación para ser presentada al Capítulo General. 21 3.2 Administración, Gestión y Contabilidad 3.2.1 Conceptos de Administración y Contabilidad Durante mucho tiempo, en nuestras comunidades y obras, la ecónoma asumía los roles de administradora y contable. Debido a la complejidad legal en nuestros países y la reducción de personal religioso, hemos empezado a compartir nuestra misión con los laicos en temas de contabilidad y administración. “No está bien que pospongamos la dedicación a la palabra de Dios por dedicarnos a la administración…”(Hechos 6,2) Ante la experiencia adquirida en el desempeño de la administración en Nazaret es necesario, para una mayor comprensión, clarificar algunos conceptos de gestión administrativa que permitan distinguir entre Contabilidad y Administración, funciones muy afi nes pero con responsabilidades específicas. a. Administración Consideramos que la designación de una religiosa como ecónoma es imprescindible porque será ella siempre la responsable de la buena marcha de la gestión económica según los criterios evangélicos y de nuestro carisma en nuestras obras y comunidades y responde a una exigencia el Derecho Universal. Deberá supervisar y controlar siempre todas las funciones administrativas y contables. En caso de que en una obra el director, administrador o contable sea un laico, la Delegada y su Consejo –en el marco de este documento- establecerán la normativa adicional para que estas personas conozcan y cumplan lo ordenado en lo referente a sus funciones. No podemos olvidar que la responsabilidad de gestionar va más allá de la administración de los patrimonios, que constituyen de hecho sólo un aspecto de la gestión compleja de las obras. La gestión de un centro educativo, por ejemplo, supone la combinación de distintos elementos como son la misión, la actividad propiamente dicha, la relación con los destinatarios directos (alumnos), la relación con la comunidad educativa, con los organismos sociales, la dimensión económica, los recursos tangibles (equipamiento, nuevas tecnologías,...) y personales (profesorado y personal colaborador). La responsabilidad de la gestión, por lo tanto, no recae normalmente en una sola persona; una obra destinada a crecer y a perdurar en el tiempo necesita un equipo de personas con responsabilidades y funciones muy bien defi nidas y articuladas. En nuestras obras, las superioras y las directoras toman a menudo decisiones con importantes implicaciones económicas. En el programa de formación de las personas que asumen responsabilidades de administración estas responsabilidades es necesario incluir los conocimientos y competencias sobre economía adecuados a la magnitud de las obras que se les encomienden para que puedan favorecer su sostenibilidad y crecimiento. 22 2 Administrar es el acto de aplicar el conocimiento que se tiene de cómo organizar, dirigir y controlar los bienes propios o de terceros: Organizar administrativamente, se puede defi nir como la capacidad que tiene una persona o un grupo de personas, para – de acuerdo con los medios de que disponen – prever y presuponer el logro de los objetivos que se quieren alcanzar a corto y largo plazo y para lo cual saben defi nir y planificar presupuestos escritos que guían los objetivos planteados. Dirigir administrativamente es tener capacidad para escoger y liderar a quién o a quienes van a realizar esos objetivos, indicándoles cómo y cuándo los van a realizar. Controlar administrativamente es tener la capacidad y la disposición del tiempo necesario que se requiere para revisar constantemente que los objetivos presupuestados se estén logrando y si éstos no se están cumpliendo tener la habilidad para realizar las acciones correctivas necesarias para que los mismos se cumplan. Por lo antes expuesto, es fácil observar que el hecho de administrar no es un acto sencillo ni empírico, administrar es una gran respon2 Cf. Apuntes del Sr. Publio Colmenares. 23