Oficio 220-109970 Del 20 de Septiembre de 2011

Oficio 220-109970 Del 20 de Septiembre de 2011
ASUNTO:
Representación de cuotas, acciones y partes de interés en sucesiones ilíquidas.
Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2011-01-238880, mediante el
cual eleva una serie de inquietudes relacionadas con la representación de las cuotas y acciones de un socio
fallecido, las cuales paso a resolver en el mismo orden planteado en su escrito, no sin antes traer a colación
algunos apartes de la Circular Externa 100- 004 de 10 de marzo de 2008, cuyo texto completo puede ser
consultado en la página de Internet de la entidad, www.supersociedades.gov.co, lo cual permitirá dar
respuestas puntuales a la gran mayoría de sus interrogantes, a saber:
“ I. REPRESENTACIÓN DE LAS ACCIONES DE UNA SUCESIÓN ILÍQUIDA
1. Representación de las Acciones de la Sucesión Ilíquida una vez abierto el proceso de Sucesión
El régimen de representación de las acciones que pertenecen a la sucesión ilíquida de un accionista
fallecido se encuentra determinado en el inciso tercero del artículo 378 del Código de Comercio el cual
expresa:
"(...) El albacea con tenencia de bienes representará las acciones que pertenezcan a la sucesión ilíquida.
Siendo varios los albaceas designarán un solo representante, salvo que uno de ellos hubiere sido
autorizado por el juez para tal efecto. A falta de albacea, llevará la representación la persona que elijan
por mayoría de votos los sucesores reconocidos en el juicio."
Teniendo en cuenta esta previsión legal de carácter especial, será preciso establecer si existe albacea con
tenencia de bienes en la sucesión o si las personas que pretenden representar las acciones de la sucesión
ilíquida tienen el carácter de herederos reconocidos. Para determinar si los sucesores han sido reconocidos
y por tanto tienen capacidad de representar las acciones de la sucesión ilíquida, es necesario remitirse a
lo dispuesto por el Código de Procedimiento Civil que regula la materia relativa al reconocimiento de los
sucesores del causante.
En efecto, el Código de Procedimiento Civil en su artículo 590 modificado por el artículo 1 num. 318 del
decreto 2282 de 1989 establece el procedimiento para el reconocimiento de los interesados en el proceso
de sucesión y expresa:
"Para el reconocimiento de interesados se aplicarán las siguientes reglas:
1) En el auto que declare abierto el proceso se reconocerá a los herederos, legatarios, cónyuge
sobreviviente y albacea que hayan solicitado la apertura, si aparece la prueba de su respectiva calidad.
(...)
2) Desde que se declare abierto el proceso hasta antes de proferirse la sentencia aprobatoria de la
partición o adjudicación de bienes, cualquier heredero o legatario, el cónyuge sobreviviente o el albacea
podrán pedir que se les reconozca la calidad. Si se trata de heredero, se aplicará lo dispuesto en el numeral
5 del artículo 587. (...)"
A este respecto el artículo 587 numeral 5 indica que la petición de reconocimiento del heredero, debe
incluir: "(...) 5. La manifestación de sí acepta la herencia pura y simplemente o con beneficio de inventario
cuando se trate de heredero. En caso de guardarse silencio sobre este punto se entenderá que se acepta
en la segunda forma."
Para el caso del trámite de liquidación sucesoral ante notario, el Decreto 902 de 1988
modificado por el Decreto 1729 de 1989, señala que en acta de aceptación de la solicitud se
efectuará el reconocimiento de las personas que de común acuerdo se presentan como
herederos, legatarios y el cónyuge sobreviviente o los cesionarios de estos, previa la afirmación
de que aceptan la herencia y bajo juramento expresan que no conocen otros interesados de
igual o mejor derecho.
El artículo 378 del Código de Comercio, impone a los interesados en ejercer la representación de los
derechos de acciones de una sucesión ilíquida, la carga de acreditar el carácter de albacea con tenencia
de bienes, o de sucesor reconocido en el juicio. Para ello será preciso promover el respectivo trámite
sucesoral y solicitar el reconocimiento que lo habilita para ejercer durante el trámite de la liquidación
sucesoral los derechos correspondientes a las acciones de la sucesión que representa.
(… .)
DIFERENCIAS ENTRE ACTOS DE ADMINISTRACIÓN O CONSERVACIÓN DE LOS BIENES DE LA HERENCIA
Y LA REPRESENTACIÓN PROPIAMENTE DICHA DE LOS DERECHOS DE ACCIONES QUE LE CORRESPONDEN
A LA SUCESIÓN
(… .)
En cuanto se refiere a la representación de las acciones de la sucesión ilíquida, por mandato de la ley,
corresponde a las siguientes personas según el caso:
1) Cuando hay albacea con tenencia de bienes corresponde a él la representación.
2) Siendo varios los albaceas, debe designarse un solo representante, salvo que uno de los haya sido
autorizado por el juez para el efecto.
3) Si no hay albacea, o habiéndolo este no acepta el encargo, corresponderá la representación a la persona
que por mayoría de votos designen los sucesores reconocidos en el juicio o el respectivo trámite sucesoral.
4) En el evento de que no existan sucesores reconocidos, la representación le corresponderá al curador
de la herencia yacente designado por el juez, cuando la herencia haya sido declarada yacente (Artículo
1297 del Código Civil).
5) Cuando ninguna de las situaciones anteriormente expuestas se verifique, no existe una persona que
pueda representar válidamente los derechos de acciones de la sucesión ilíquida, por lo cual será necesario
promover ante el juez la declaratoria de la herencia yacente y la designación del curador que la representa.
Los actos de administración y conservación o custodia realizados por los legitimarios no reconocidos como
herederos, no les confiere la representación de la herencia, ni la facultad de elegir por mayoría de votos
la persona que represente las acciones de la sucesión.
Para el caso del cónyuge sobreviviente, la representación y administración de los bienes que
conforman la sociedad conyugal ilíquida le corresponde ejercerla a éste, conjuntamente con el
albacea o con los herederos que hayan aceptado la herencia, en los términos del artículo 595
del Código de Procedimiento Civil” . (Negrilla fuera del texto original).
…”
Una vez transcrito lo anterior, proceda a dar respuesta a sus interrogantes, así:
1. Qué ocurre cuando la persona fallecida ha dejado testamento y en él designa una o varias
personas para que sean los albaceas?
R/. Tal como se expone en el artículo 378 del Código de Comercio y se refleja en el texto de la Circular
anteriormente transcrito, cuando son varios los albaceas, entre éstos se designa uno de ellos quien
representará la sucesión ilíquida.
2. Pueden las personas designadas testamentariamente como albaceas y en ejercicio de su cargo
representar a la persona fallecida ocupando el cargo o cargos que ejercía en la empresa?
R/. No. Quien represente las cuotas o acciones del socio fallecido únicamente goza de tal facultad en
relación con las situaciones derivadas de la condición de asociado del socio o accionista fallecido. Los
cargos de administración de las sociedades son provistos teniendo en cuenta la condición personal de los
administradores, por lo tanto, al fallecer uno de ellos, corresponde al órgano societario correspondiente
proveer nuevamente el cargo.
3. Cuando se inicia la sucesión mediante trámite NOTARIAL y la persona fallecida no hizo testamento,
ni designó persona para la administración de sus bienes transitoriamente mientras se tramita la
sucesión (albacea) qué pueden hacer las personas herederas mientras se tramita la misma?
R/. Tal como se expresa en el texto de la Circular transcrita, resulta claro que cuando la sucesión se
adelanta ante notaría, ésta, en acta de aceptación de la solicitud efectúa el reconocimiento de las personas
que de común acuerdo se presentan como herederos, legatarios y el cónyuge sobreviviente o los
cesionarios de estos. Entre las personas a que alude dicho reconocimiento, se escoge el representante de
las cuotas del socio o accionista fallecido.
4. Con la sola admisión o autorización de inicio de la sucesión o llamada acta de apertura que se
haga en notaría las personas que presentan la solicitud pueden designar una persona en su calidad
de representante de la sucesión o albacea u otro cargo?
R/. Conforme la respuesta dada a la anterior inquietud, es necesario que la notaría expida el
reconocimiento aludido para que las personas quienes son mencionadas en éste puedan efectuar la
designación del representante de las cuotas o acciones del socio fallecido.
5. Qué ocurre cuando la persona fallecida ha dejado testamento y en él designa una o varias
personas para que sean los albaceas? Pueden estas personas representar a la persona fallecida
ocupando el(los) cargo(s) que ejercía en la empresa?
R/. La respuesta a esta pregunta ya ha sido absuelta en las respuestas anteriores.
6. Las empresas desean saber mientras se tramita la sucesión en notaría, si es posible que los
herederos tengan representación y en qué forma.
R/. Sí es posible, en los términos a que se alude en respuestas anteriores.
7. Los herederos desean saber cómo hacer parte de las juntas directivas en las cuales era miembro
la persona fallecida mientras se tramita la sucesión en notaría.
R/. Una vez designado el representante de los herederos en los términos antes indicados, podrá el
representante legal suplente de las sociedades, o en su defecto, el revisor fiscal (Art. 423 Código de
Comercio), convocar al máximo órgano social con el fin de designar nuevos administradores. Para el caso
de las sociedades de responsabilidad limitada, los socios podrán nombrar nuevo representante legal
principal y suplente, y en el caso de las sociedades anónimas, podrán designar directamente al nuevo
representante legal o, si así lo disponen los estatutos, designarán nuevos miembros de junta directiva
quienes nombrarán al nuevo representante legal de la compañía.
8. Se requiere de decisión judicial para designar a quien administrará los bienes mientras se tramita
el proceso de sucesión?
R/. No. Si no existe inconveniente entre los herederos para designar entre ellos al representante suyo
antes las respectivas sociedades, las compañías podrán continuar operando sin inconveniente alguno, lo
cual incluye la administración de los activos sociales mientras se conoce el propietario definitivo de la
participación social que pertenecía al socio fallecido.
9. No habiendo legislación o jurisprudencia aplicable para la designación de albacea en el trámite
de la sucesión notarial, qué deben hacer los herederos y la pareja supérstite?
R/. Como se explicó anteriormente, los herederos mismos podrán designar su propio representante ante
las sociedades.
10. Cuando se inicia la sucesión mediante trámite judicial y la persona fallecida no hizo testamento,
ni designó persona para la administración de sus bienes transitoriamente mientras se tramita la
sucesión (albacea), qué pueden hacer las personas herederas mientras se tramita la misma?
R/. En el auto admisorio de la demanda de sucesión, el juez, adicionalmente a efectuar la referida
admisión, efectuará una relación de los herederos reconocidos, por lo tanto, éstos, al haber sido
reconocidos en juicio, pueden efectuar la designación de su representante ante las sociedades, en los
términos del artículo 378 del Código de Comercio.
11. Con la sola admisión de la demanda en el juzgado las personas que presentan la solicitud
pueden designar una persona en su calidad de representante de la sucesión o albacea u otro cargo?
R/. No. Únicamente con posterioridad a la ejecutoria del auto que reconoce los herederos podrán éstos
designar su representante frente a las sociedades.
12. Es necesario que el juzgado designe a un curador de bienes o albacea o administrador de bienes
mientras se tramita la sucesión?
R/. Tal como se expone en el texto de la Circular transcrita, en el evento que los herederos no logren
designar representante suyo ante las sociedades, dicha designación corresponde efectuarla al juez.
13. Cuando el juzgado designa a un representante de la herencia, es posible que esta persona tenga
la representación y en qué forma?
R/. Esta inquietud encuentra respuesta en el punto anterior.
14. Los herederos desean saber cómo hacer parte de las juntas directivas en las cuales era miembro
la persona fallecida mientras se tramita la sucesión en el juzgado.
R/. Esta inquietud ya ha sido absuelta en puntos anteriores.
15. Para ejercer el cargo frente a las empresas por parte de la persona designada por el juzgado
se requiere que la misma se posesione en el juzgado para poder ejercer su cargo, o sólo es suficiente
la sola designación del juzgado?
R/. Teniendo en cuenta que para el caso de la designación de representante de los herederos no se
requiere la formalidad de la posesión para el ejercicio del cargo, considera esta oficina que con la sola
designación efectuada mediante auto y ante la ejecutoria del mismo, podrá éste fungir como tal.
16. Tanto las empresas como los herederos desean saber quién ocupará el cargo de representante
legal en representación del fallecido mientras se tramita la sucesión en el juzgado.
R/. El representante legal suplente de la compañía. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 440
del Código de Comercio, la sociedad anónima debe contar con representante legal, quien deberá tener,
por lo menos, uno o más suplentes. Esta norma resulta aplicable a las sociedades de responsabilidad
limitada por remisión del artículo 372 ídem.
17. Como quiera que la persona fallecida vivía en unión libre – y por ende no tenía documento de
sustento-, cómo se garantiza la presencia de la pareja supérstite en las empresas?
18. Como quiera que la persona fallecida vivía en unión libre – y por ende no tenía documento de
sustento-, cómo se garantiza la presencia de la pareja supérstite en las juntas directivas? En los
cargos en los cuales actuaba la persona fallecida como principal o suplente?
19. Conforme lo dispone el Decreto 1557 de 1989, artículo 1, Decreto 1889 de 1994 artículo 11,
Decreto 1160 de 1989 artículo 13, la unión marital de hecho o unión libre se puede probar con
declaraciones extrajuicio. Podría presentar la pareja declaraciones extrajuicio relacionadas con la
existencia de la unión marital de hecho? Sirven estas declaraciones extrajuicio mientras se declara
la unión en audiencia de conciliación o mediante sentencia judicial?
R/. Estas inquietudes no resultan del resorte de esta superintendencia en tanto que el punto central de
las mismas es la situación de convivencia en unión libre de un accionista, lo cual escapa a la órbita de
conocimiento de esta entidad, la cual se circunscribe a la inspección, vigilancia y control de las sociedades
comerciales, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras, en los términos de los
artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no obstante, resulta de advertir que el
alcance de los mismos es aquel al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.