IF004 MINHACIENDA BIRF 7831

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CONTRALORIA
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Trig=RBI
L‘
ATIEGA
GENERAL DE LA nEPOOL IC A' INSTITUGIONES FiNANCIERAS
INFORME DE AUDITORIA
CREDITO BIRF 7831-CO
MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLIC() - MHCP
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION - DNP
UAE DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES- DIAN
"PROYECTO CONSOLIDACION DE LOS SISTEMAS NACIONALES DE
INFORMACION"
VIGENCIA 2011
-
CDGPIF
Junio de 2011
Carrera 10 No. 17:18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia; www.contraloriagen.gov.co
-
4
CONTRALORIAj GESTION 0tIc°,,""°"
GENERAL DE LA REPOBL ICA I EINSTITUCIONES FINANCIERAS
Contralora DeIegada para la Gesti6n
PUblica e Instituciones Financieras
LIGIA HELENA BORRERO
RESTREPO
Director de Vigilancia Fiscal
JUAN ALBERTO DUQUE GARCIA
Supervisor
CARLOS GUZMAN BOLANOS
ReSponsable de Auditoria
CARMENZA RODRIGUEZ AYARZA
Equipo de Auditoria
ALDEMAR CARDOZO DIAZ
VICTOR CHITIVA ACOSTA
LUIS IGNACIO VILLALBA LESMES
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.cet
CONTRALOR IA
078TORNATOtic7"'
GENERAL•DE LA REPOBLICA E INSTITUCIONES FINANCLSCIAS
TABLA DE CONTENIDO
1.
2
2.1
2.2
2.3
2.4
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
4.
4.1
4.2
4.3
Pap.
4
HECHOS RELEVANTES
CARTA DE CONCLUSIONES
5
ALCANCE DE LA AUDITORIA
7
8
CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO
10
RELACION DE HALLAZGOS
10
PLAN DE MEJORAMIENTO
11
-RESULTADOS DE LA AUDITORIA
11
RESENA HISTORICA- COSTOS
20
GESTION ADMINISTRATIVA
24
GESTION OPERATIVA
47
ESTADOS FINANCIEROS
51
EVALUACION MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
52
SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO
52
SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO FUNCION ADVERTENCIA
61
CUMPLIMIENTO CLAUSULAS CONTRACTUALES
66
ANEXOS
ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO
MATRIZ DE CODIFICACION DE HALLAZGOS
FICHA TECNICA DEL PROYECTO
•
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CONTRALORIA CONTRALOREA `E°"°"
GEST■
ON PUBUCA
CA
GE NEPAL CE LA REP UBL ICA E 1NSMuCIONES FINANCIERAS
1. HECHOS RELEVANTES
Con el objeto de mejorar la transparencia, cobertura, funcionamiento e
Interoperabilidad de los sistemas de informacion de la gestion pUblica nacional y
permitir a los encargados de tomar decisiones y vincular las mediciones de
desempefio con las acciones de planeaci6n, presupuestos y demas actividades de
gesti6n, se suscribi6 el 29 de diciembre de 2009, el contrato de emprestito
7831,entre la RepUblica de Colombia y el Banco Internacional de Reconstruccion y
Fomento BIRF, para ejecutar asi, la "Consolidackin del Proyecto de Sistema de
Informacion de la GostiOn PUblica Nacional' por US$25.000.000.
Para tal fin, intervienen tres entidades ejecutoras: Direcci6n de Impuestos
Nacionales -DIAN, Departamento Nacional de Planeacion —DNP- y Ministerio de
Hacienda y Credito PUblico- MHCP, ejerciendo las funciones de Coordinaci6n
General, este Ultimo.
El Proyecto consta de las partes siguientes:
Parte A:
Fortalecimiento de los Sistemas de Informacion de la Gestion PUblica
Nacional dentro del MHCP; entidad ejecutora MHCP
Parte B:
Fortalecimiento de los Sistemas de Informacion de la Gesti6n POblica
Nacional dentro del MHCP; entidad ejecutora DNP
Parte C:
Fortalecimiento de los Sistemas de Informacion de la Gestion PUblica
Nacional dentro del MHCP; entidad ejecutora DIAN
Parte D:
Mejorar la Interoperabilidad de los Sistema de Informacion de la
Gestion PUblica del Prestatario; entidades ejecutoras: MHCP, DNP,
DIAN
Parte E:
Gesti6n del Proyecto: Fortalecimiento de las capacidades
institucionales del MHCP y del DNP
El Contrato de Emprestito establecia como fecha de cierre inicialmente, el 31 de
diciembre de 2012, no obstante ante solicitud realizada por el Ministerio de
Hacienda el 6 de febrero de 2012 para extender la fecha de cierre a diciembre 31
de 20-13, el Banco Mundial acepto la nueva fecha.
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CONTRALO/A
CONTRALO
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GN P RONLIDELEGADA
GENERAL DE LA R IA IG ES
E INSTMMV
ECSAFINANCIERAS
a
REPUBLICA
2. CARTA DE CONCLUSIONES
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CONTRALORIA C
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N PtRE ODA" E " "
C ETET!R
GENERAL DE LA AY_ PtileiL IC A E INSLENJOONES FrAANCIEAAS
Doctor
GERMAN ARCE ZAPATA
Viceministro de Hacienda y Credito POblico
Carrera 8 # 6 C- 38
Bogota, D. C.
Respetado doctor,
La Contraloria General de la RepOblica, con fundamento en las facultades
otorgadas por el articulo 267 de la Constitucion Politica, practice Auditoria
Especial al proyecto Consolidacien de los Sistemas Nacionales de InformacienCredit° BIRF 7831-CO financiado con recursos del prestamo y recursos de
contrapartida del Presupuesto Nacional, por el periodo comprendido entre el 1° de
enero al 31 de diciembre de 2011, mediante el examen a los Estados Contables,
asi como a la informaci6n financiera complementaria relativa at programa,
ejecutado por el Ministerio de Hacienda y Credito Public° —MHCP-, a traves de la
evaluacien de los principios de economia, eficiencia y eficacia con que
administraron los recursos puestos a su disposici6n y los resultados de la gesti6n.
La comprobaci6n de las operaciones financieras, administrativas y econOmicas, se
realize conforme a los procedimientos a las normas legales y la evaluacien del
Sistema de Control Interno.
La preparaci6n de los Estados Financieros, Estado de Flujo de Fondos, Notas a
los Estados Financieros, y dernas informaci6n complementaria definida en el
contrato de prestamo N° 7831-CO presentada a 31 de diciembre de 2011, es
responsabilidad de la Coordinacion General del Proyectol
La responsabilidad de la Contraloria General de la Reptiblica, consiste en producir
un informe integral sobre la Gesti6n Administrativa y Operativa adelantada por la
administraci6n del Proyecto, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento
de las disposiciones legales y del BIRF, y emitir una opinion sobre la razonabilidad
de los Estados CUntables, con base en el examen practicado.
En el transcurso de la Auditoria, se verific6 el cumplimiento de las clausulas de
caracter financiero, contable y gerencial, contempladas en el contrato de prestamo
BIRF No. 7831-CO, asi como la observancia de las regulaciones aplicables a las
entidades ejecutoras, particularmente en lo que tiene que ver con el desarrollo y
objetivo del Contrato.
La evaluacion se neva a cabo de acuerdo con normas de Auditoria Gubernarnental
Colombianas (NAGC) compatibles con- las normas internacionales de Auditoria(NIAS) y con politicas y procedimientos de Auditoria Gubernamental con Enfoque
Integral prescritos por la Contraloria General de la Republica, consecuentes con
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CONTRALORIA i :E's"./Z1ZE:tif."'"'"
GENERAL DE LA REPUBLICA E iNSTITUCtONES FINANC3E0AS
las de general aceptacion; por lo tanto, requirio acorde con ellas, de planeaciOn y
ejecuciOn del trabajo de manera que el examen proporciona una base razonable
para fundamentar nuestro concepto.
La Auditoria incluy6 el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las
evidencias y documentos que soportan el Area, actividad o proceso auditado y el
cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y analisis se encuentran
debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los
archivos de la Contraloria Delegada para el Sector de Gestion Publica e
Instituciones Financieras.
2.1. ALCANCE DE LA AUDITORIA
En la auditoria a que se refiere el presente informe se examinaron las siguientes
Areas, actividades o procesos:
2.1.1. GestiOn Administrativa
Se analizaron los Planes Operativos Anuales, de las ties entidades ejecutoras
(DIAN, DNP, MHCP) vigencia 2011 y las actividades formuladas para alcanzar los
objetivos propuestos y lograr el cumplimiento de las metas del Proyecto.
Se examin6 la contrataci6n celebrada en las vigencias 2010 y 2011, por valor de
$13.276 millones, representada en 35 contratos de un total de 217 cuya muestra
en nOmero representa el 16% y en valor el 81%, correspondiente a 10 de la DIAN,
10 del DNP y 15, del MHCP. Los recursos destinados para realizar el proceso de
contrataciOn, son del credit° BIRF 7831/CO exdeptp 5 contratos analizados que
corresponden a recursos de contrapartida por parte del MHCP.
2.1.2. Gestion Operative
Se adelantaron desde el punto de vista tecnico y de funcionamiento, pruebas in
situ, relacionadas con el —MHCP, correspondiente al SHE Nacion II en ocho
entidades y se efectuo una encuesta relacionada con el funcionamiento y
operatividad del sistema, con enfasis en el modulo contable.
2.1.3. Estados Financieros
Se examinaron los estados de: Balance General, Efectivo Recibido y
Desembolsos Efectuados, lnversiones Acumuladas y Notas a los Estados
Financieros
•
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CONTRALORIA M7.67-p°,11<°:"'"
GENERAL OE LA REPUBLICA E INSTiTUCIONES FINANCTERAS
2.1.4. Control Intern°
Se evaluaron los mecanismos de Control Interno de acuerdo con la metodologia
establecida para la Banca Multilateral, mediante el analisis de los diferentes
componentes.
2.1.5. Seguimiento Plan de Mejoramiento
Se evaluaron los Planes de Mejoramiento, correspondientes a MAFP II y
Consolidacion de los Sistemas de InformaciOn, producto de las auditorias
realizadas a los mencionados proyectos en la vigencia 2010.
La auditoria a que se refiere el presente informe no tuvo limitaciones que afectaran
el alcance y objetivos del trabajo.
2.2. CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO
2.2.1. Concepto sobre la Gestion Administrativa y Operativa
La Contraloria General de la Republica, como resultado de la auditoria adelantada
para la vigencia 2011, conceptua que la gesti6n en las areas, procesos o
actividades auditadas sobre el Contrato de Prestamo No. 7831/CO es
Desfavorable por las siguientes razones:
Respecto at MHCP, de un total de 50 entidades estatales que reportaron
informacion relacionada con el modulo contable pare el manejo del aplicativo SIIF
II y del analisis adicional realizado, se evidencia-que existen inconsistencias que
permiten afirmar que el sistema como tal, en su implementaciOn y operatividad ha
tenido debilidades que han incidido en el cumplimiento de su gesti6n financiera en
las entidades usuarias. La oportunidad en la presentaci6n de los informes
respectivos a las instancias correspondientes se ha visto afectada, De igual forma,
los riesgos que conlleva el. no contar con informaciOn contable, oportuna y
confiable como insumo para la presentacion del Balance General de la Naci6n,
impacta en la toma de decisions administrativas, financieras y econ6micas de los
entes rectores. Si bien, entidades como DNP y DIAN, presentaron una gesti6n
favorable, el concepto respecto a la GestiOn les afecta teniendo en cuenta que el
57% del presupuesto para la vigencia 2011, corresponde al MHCP.
Adicionalmente, algunos de los contratos celebrados en desarrollo del Proyecto
presenter) deficiencies contracttrales en la supervision, seguimiento y reauttados,
por parte de has entes ejecutores DNP y MHCP. Ademas, no se cumpli6 con los
principios de eficacia y eficiencia, como consecuencia de los hechos relacionados
en los resultados del presente informe y que ,conciernen principalmente con el
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CONTRALORIA"'""''""'"
GESTION PUBL1CA
GENERAL DE LA RE ROBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS
incumplimiento de los objetivos y metas, establecidos en el Plan Operativo Anual
del Ministerio de Hacienda y Credit° PUblico.
Con relation al resultado de la evaluaciOn de los mecanismos de Control Interno
"COSO" para los tres entes ejecutores, el Ministerio de Hacienda y Credit() POblico
—MHCP- presenta una calificacion de 68.95%, Riego Medio, con tendencia al
Substancial que obliga a tomar acciones correctivas a corto plazo. Respecto al
DNP y la DIAN, la evaluacian corresponde a 83.57%, y 79,96% Riesgo Bajo y
Medio, respectivamente.
Por su parte, el Plan de Mejoramiento, vigencia 2010, presenta para el Proyecto
MAFPII, 5 hallazgos. Se evidencia que de un total de 12 metas, existen 4 metas
cumplidas, 1 incumplida y 6 en desarrollo 2 metas incumplidas y 1 se esta
desarrollando fuera de termino y corresponde al MHCP-Sistema SIIF, el cual a la
fecha no permite la generaci6n de pagos en forma automatica de los descuentos
efectuados on nomina para,terceros, como son EPS, AFP y ARP. Con code a 31
de marzo de 2012, el avance para.este Plan fue de 58.26% y el cumplimiento de
86.35%
Respecto del Proyecto Consolidation de Sistemas de Information CSNI, el Plan
de Mejoramiento, presenta 13 hallazgos. Se evidencia que de un total de 19
metas, existen 11 metas cumplidas, 2 incumplidas y 1 en desarrollo, destacandose
que el incumplimiento corresponde tambien al Sistema SIIF, para la habilitation
en production de los reportes de balance general y estados financieros. Con code
a 31 de marzo de 2012, el avance para este Plan fue de 49.82% y el cumplimiento
de 100%
2.2.2. Opinion sobre los Estados Financieros
En nuestra opinion, los estados financieros presentan razonablemente, en todos
los aspectos importantes, la situation financiera del Contrato de Prestamo BIRF
No. 7831- CO, a 31 de diciembre de 2011 y los resultados de sus operaciones
para el alio que terming en esta fecha de conformidad con las normas y principios
de contabilidad prescritos por la Contaduria General de la Naci6n.
2.2.3. Concepto sobre Mecanismos de Control Interno
La Contraloria General de la RepUblica como resultado de la auditoria adelantada,
conceptua que los Mecanismos de Control Interno adoptados para la ejecuci6n del
Proyecto, presentan un- nivel de riesgo medio, para las tres entidades efecutoras.
Cabe_ destacar que para el MHCP se fundamenta principalmente en la evaluacian
de los componentes de Programacion de Actividades-y Vaioracion del Riesgo, los
cuales evidencian debilidades en los mecanismos de control-y seguimiento.
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota., FL C.. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co
CONTR-ALOR1A
,
GENERAL GE LA '; POBliCA ' E INSTITuCt,NES FINANCIERAS
2.3. RELACION DE HALLAZGOS
En desarrollo de la presente Auditoria, se establecieron 19 hallazgos de los cuales
15 tienen presunto alcance disciplinario; 1 posible solicitud de proceso
administrativo sancionatorio.
2.4. PLAN DE MEJORAMIENTO
Las entidades deben elaborar un Plan de Mejoramiento consolidado del Proyecto
BIRF 7831-CO, y presentarlo a traves del Sistema de Rendici6n ElectrOnica de
Cueritas e Informes — SIRECI - de conformidad con lo dispuesto en los articulos 9°
y 16° de Ia ResoluciOn OrgAnica No. 6289 del 08 de marzo de 2011 y 5° de Ia
ResoluciOn Organica No. 6445 del 6 de enero de 2012. Sobre dicho Plan, la
Contraloria General de la RepOblica no emitira pronunciamiento; no obstante sera
insumo de un proximo proceso auditor.
Bogota, D.C.,
GIA HELENA BORRERO RESTREPO
Contraloria Delegada para la GestiOn POblica e Instituciones Financieras
igilancia Fisca
Aprobo: Juan Alberto Duque Garcia. Director d
Revisit,: Carlos Guzman Bolanos. Supervisor
Prepar6: Equipo Auditor. Responsable de A lona
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota. D. C. --Colombia t nw_contraloriagen.gov.co
CONTRALORi-A-:
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`°°°
• GENERAL DE LA Fi EPOESLICA • E iNSMTUCIONES FINANCIERnS
3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
3.1 Resefia Historica y Costos Asociados a los Aplicativos
El proyecto de Modernizaci6n de la AdministraciOn Financiera POblica, surgi6
aproximadamente hace dos decades. Desde esa fecha ha involucrado recursos de
la Banca Multilateral y en algunos casos Recursos de Contrapartida. Teniendo en
cuenta la importancia de mejorar la administraciOn financiera, tributaria y la
actualizaciOn de la inversion pOblica, los recursos invertidos a la fecha y el
impacto que la implementaciOn de los mismos cause en la gestiOn estatal o las
implicaciones que conlleven el no salir a producciOn de acuerdo a la planeacion
establecida, al cumplimiento de cronogramas y metas, se destacan algunos
aspectos de la informacien certificada por cada una de las entidades ejecutoras
relacionada con estos aspectos asi:
MHCP-SIIF NACION:
En el an° 1994 se dio comienzo formal al proyecto MAFP "Modernized& de Ia
Administracion Financiera Pablica", proyecto orientado a optimizar y generar
eficiencia en Ia administracion y operacion del manejo de recursos. El MAFP
produjo como resultado relevante un Sistema Integrado para la Administracien
Financiera SIIF NACION, compuesto por una serie de mOdulos relacionados y
bajo un esquema de base contable, que permitiO el manejo de un presupuesto
establecido.
El Sistema lntegrado de Informacian Financiera SIIF NACION inici6 su etapa
de produccion en el ario 2000; operaba con tecnologia y arquitectura clienteservidor y atendia mediante conexi6n directa en linea (WAN) o VPN con Terminal
Server la gesti6n financiera de algunas unidades ejecutoras de la Administraci6n
Central Nacional (ACN) que representan un 83% del Presupuesto General de la
Naci6n (PGN), y permitia tambierrel registro agregado de la gestiOn efectuada por
el resto de dependencias financieras de unidades ejecutoras de la ACN y del
conjunto de establecimientos pUblicos que completan el Presupuesto General de
la NaciOn a haves de cargues masivos de informaciOn, es decir no se contaba con
reportes on linea.
Cumplida una etapa de resultados- y ampliadas las expectativas y necesidades se
dio comienzo- a una segunda fase del proyecto MAFP denominada, MAFP II,
mediante el contrato de prestamo 7831-CO que inicio el 8 de alaril de 2001
finalizO el 31 de diciernbre de 2009, cuya fibalidad fue extender y mejorar los
objetivos y logros de la primera etapa. Debido a esto, se consider6 el Fedi-seri() y
II
Carrera 10 No. 17-18 P. 10•PBX: 353 /700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloriagemiov.co
CONTRALORIAi
=1,igigZiltl:AELE""
FENANCIERAS
GENERAL nr, LA REPO BL ICA
E INSTITUCIONES
construction de un nuevo sistema de informaciOn soportado en las bondades y
beneficios de los estandares de la tecnologia de punta, que extendiera la
funcionalidad del SHE NACION actual y ampliara el cubrimiento y acceso a todas
las "Entidades Ejecutoras" respecto de sus limitaciones de conectividad, esto es,
utilizando las redes pOblicas de comunicaciones, especificamente Internet,
considerando, eso si, todas las implicaciones de criticidad, seguridad y
confidencialidad requeridas por la sensibilidad de la informacian y los procesos del
PGN.
Extendiendo el aspect& financiero el nuevo SIIF NACION intenta cubrir
necesidades y requerimientos de las "Entidades Ejecutoras" en la gestiOn
Administrative y Comercial.
El comportamiento principal y primario del nuevo sistema se derive de la
funcionalidad de la gesti6n periOdica del Presupuesto General de Ia Nadal-) (PGN),
desde la preparaci6n, programaci6n, distribution, asignacian y manejo o ejecuci6n
de rubros presupuestales, pasando por la funcionalidad requerida en el manejo
de tesoreria, especificamente en aspectos de pagos y recaudos y en Ia
contabilizaciOn de las transacciones.
Adicionalmente. el nuevo sistema SIIF NACION pretende extenderse mas ally del
dominio financiero y cubrir aspectos relacionados con la gestion administrative y
comercial de las entidades ejecutoras, tales como: transacciones y flujos de
trabajo derivados de comprar o contratar bienes o servicios, de la gestiOn
comercial de oferta, yenta y facturaci6n de bienes o servicios y administrar su
inventario, almacenamiento y registro de entradas y salidas de bienes operativos o
de consumo y administrar su inventario, almacenamientoy registro de entradas y
salidas de equipos o bienes de producci6n y de administrar su inventario,
almacenamiento, registro de entradas, traslados y daciones de baja de activos
fijos.
En relation con la cobertura Institucional, el organismo usuario, interesado y
beneficiario del sistema es el propio estado y la sociedad colombiana, mas
exactamente los organismos poblicos- directamente involucrados o relacionados
con el Presupuesto General de la NaciOn.
La cobertura institutional del sistema comprende casi dos centenares de
organizaciones entre entidades de la Administracitin Central Nacional y entidades
de la administraci6n national del sector descentralizado representados
exalusivamente (pars efectos del PGN) por los establecimientos pUblicos, alawicts
de estos orgatiismos -operan de forma distftbuida -y dispersa geograficamente a
haves de oficinas y dependencias regionales que se -encuentran dentro y fuera del
pats.
12
Carrera I ONo. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. - Colombia • www.contraloriagen.gov.co
CONTRALORIA
i GcetTig;:Lr
tiainCA""A"
GENERAL DL LA fa EPOBL /GAL I E iortougtot,ign goothagiEgoig
Las siguientes son las fechas tomadas como referencia para el desarrollo del
aplicativo SIIF Naci6n:
Cuadro No. 1
Fechas Establecidas Para el Desarrollo del SIIF-Nacion
Fecha de
Fecha de Finalization
Sistema
Inicio
10-May-1994
31-Mar-2001
MAFP I - SIIF NACION I (*1)
30-Abr-2011
14-Feb-2006
MAFP II - SIIF NACION II (*2)
31 — Dbre-2013
. 29-Dic-2009
CSNI — Consolidation SIIF II (*3)
Fuente: Coordination Administrativa
(* ) Se toma como fecha de inicio del sistema la fecha de inicio del credito 3669-CO y de finalization la fecha de
finalizaciOn del mismo.
(*2) Se toma como fecha de inicio, el inicio del contrato de desarrollo 0000002249/2250, y de finalizacidn, la fecha
de termination del mismo contrato.
(*3) Se toma como fecha de inicio el inicio .del prestaMo 7831-CO
Cuadro No. 2
Costos desagregados por item y aim
(Millones de pesos)
Version SIIF
SIIF I
Arles
N
N7
O
O
29
2.397
10 10 1V IV NIQN
000 0000
—, —)0000 0
—,
0 COCO-.I 0) cn
Total SIIF t
SHE II
Total 5.11E I y II
Total general
2005
2006
Bienes
Capacitation
Total general
83
259
284
37
780
923
2000
1938
1231
238
1
508
154
1645
1.450
1.171
3.996
48
2.792
3.137
5.633
2.484
29
7.564
—
1152
1.970
3.244
4.529
5.062
826
-
34
1.152
4.763
6.381
10 . 162
7.628
41
1324,4
2.705
3
2.195
3.067
89
18.075
37
35.346
362
17.145
'rota! SIIF n
SIIF I yll
No COnsultoria
Consultoria
83
259
46
36
272
769
355
213
275
958
273
40
360
40
360
400
19.942
1.260
22.071
37
400
43.310
Fuente: Documento de Evaluaaon del Proyecto 7831-CO
Fuente: Contratos de emp estito 3369-CO, 7831-CO, Contrato de desarrollo 0002249/2250
Nota:
En el Proyecto MAFP H se contabilizo de acuerdo a la estructura programatica definida para el proyecto, en dicha
estructura se establecit en una -misma estrategia actividades tanto para el SIIF I como para el SHE II, par to cual,
los -egresos no se diferenciaron para cada una de las versiones del Sistema, sin embargo, para efectos de dar
respuesta a la CGR, se neve a cabo una.clasificacifiin con base en la informacian_gue reposa- err el Proyecto.
•
13
Camera 10 No. 17-18 P. 10 PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co
CONTRALORIA ""'"A"n1A °""""
OESTICNI PUEPICA
6E NERAI Di. LA ELPDOLiCA E tAISC -LICIONES Ficaria:F[1AS
Cuadro No. 3
o CSNI (En millones de Pesos
Version
SIIF
SIIF I
Anos
Consultoria
2010
4.699
2011
5.782
Total SIIF I
Total general
Bienes
7.618
2_919
5.782
13.400
2.919
10 481
Fuentes SIIF NACION
Cuadro No. 4
Fuente de recursos: (Propios, Presupuesto Nacional, Creditos)
Proyecto MAFP II
Millones de pesos
Total General
Credito
Version SIIF Contrapartida
7.564
2.035
5.528
SHE I
35.348
8.155
27.192
SIIF II
400
393
6
SHE I y II
43.312
10.583
32.726
Total General
Fuente: Sistema de Informacion SIGA
Cuadro No. 5
Version SIIF
SIIF II
Total General
Proyecto CSNI
Contrapartida
Credito
Total General
10.274
10.274
13.400
13.400
3.126
3.126
Fuente: SIIF NACION
DIAN - Modelo Unico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado: MUISCA
El Proyecto MUISCA fue formalizado mediante Resolution 08708 del 20 de
octubre de 2003, como respuesta al diagnostic° realizado para analizar la
situation de la administration tributaria y aduanera, en el cual se establecieron
problemas estructurales que repercutian en altos niveles de evasion y
contrabando, asi como un debil servicio a contribuyentes y usuarios aduaneros.
Con anterioridad a la formalization del Proyecto MUISCA, el 18 de abril de 2001,
la Republica de Colombia y el_ Banco Internacional para la ReconstrucciOn y
Fomento (BIRF), suscribieron el contrato de emprostito No. 7049 — CO, cuyo
objetivo fue financiar la ejecuciOn de la segunda etapa de la ImplantaciOn del
Proye-cto-de Modernization de la Administracion Financiera del Sector Publico MAFP H.
•
14
Carrera 10 No. t-7-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota. D.C. • Colorribia vorycv.contraloriag.en.gov.ca
'""'
CONTRALORIA I
GENERAL. DE LA REPOE3L ∎ CA tlft.STTI°1/NUPCC11.06,LIEICSARNANA:ERAS
La Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales, como entidad ejecutora del
componente ingreso, se plante6 como objetivo: Fortalecer la capacidad
institucional para promover el cumplimiento voluntario por parte de los
contribuyentes respecto a las leyes y regulaciones fiscales, recaudar las rentas en
forma eficiente, efectiva y equitativa y combatir la evasion fiscal y el contrabando
de manera que le permitiera al pais movilizar eficientemente los ingresos por
impuestos para financiar los gastos pUblicos, el cual enmarco dentro de sus rutas
estrategicas.
•
El contrato de emprestito BIRF No. 7049 — CO present6 modificaciones suscritas
por las partes el 30 de agosto de 2005 y el 26 de septiembre de 2006 y la fecha de
cierre fue extendida hasta el 30 de diciembre de 2009, mediante autorizaci6n
emitida por el banco el 9 de abril de 2008.
El 29 de diciembre de 2009 se firm6 el contrato BIRF No. 7831 — CO, entre la
RepOblica de Colombia y el Banco Internacional para la Reconstruccion y Fomento
(BIRF), el cual se encuentra en desarrollo, con fecha de finalizaciOn programada
para el 31 de diciembre de 2012, para el fortalecimiento de los Sistemas de
Informacion de la Gesti6n PUblica nacional.
Mediante este proyecto se busca consolidar y ampliar los logros alcanzados en
virtud • del Proyecto MAFP II y mejorar la transparencia, la cobertura, el
funcionamiento y la interoperabilidad de los sistemas de informacion paplica
nacionales.
En el caso de la DIAN, su componente: Expansion del MUISCA, busca consolidar
el Modelo Unico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado en sus tres ejes:
Tecnologia, Procesos y Talento Humano.
•
I5
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 - Bagma, D. C. • Colombia - wvvw.contraloriazen.go.
•
CONTRALOR1A
\
GENERAL DE LA REPUBLICA
CONTRALOREA DELEGADA
ON nueLica
GEST■
E tNSTITUCIONES FINANCIEMLS
3
11
Cuadro No.
6
CUADRO CONSOLIDADO DE GASTOS
MUISCA
ANOS 2002 -2011
millones de pesos
EJECUTADO
EJECUTADO
CONCEPTO
2002
riy).) pRESUPPESTO MAFP-SiEJJV )
CONSULTORIA
BIENES
CAPACITACION ( \halloos y gastos de dojo)
OBRAS CENTRO NAL. ADMON DOCUMENTAL
NO CONSULTORIA (Organizacion de archives)
TOTAL PROYECTO MAFP'
RRESUPUESTO
CONSULTORIA (Informatmas y pars el Modelo)
BIENES
CAPACITACION (Viaticos y gastos de ma)e)
NO CONSULTORIA (Mectiodrn de Competencies)
GASTOS OPERARVOS (nations y gastos de maje)
20
20
2008
2005
2006
2007
460 1.367
3 473 4.986
253
296
1.689
5.605
40
3.202 3.353
7
13.643
4.229 6.606
7.334
2.192
15.133
410
414
1,482
19.632
2003
2004
2009
2010
3.398
0
N/A
16.845 3.360
DICI1 OTAL GRA
21
N/A
3.398
csiGrait-.
3.226
555 1.110
0
2
0
0
1
0
4.180 4.337
N/A
TOTAL PROYECTO CSIGP1111
TOTAL RECURSOS INVERSION
15.681
42.847
999
414
1 482
61.423
6.849
1.665
2
0
1
8.517
69.940
stieuks-ro DIAJN,t
SUPERNUMERARIO
PERSONAL
GASTOS
l Asistencia at Cliente implementation RUT)
SUPERNUMERARIO
PERSONAL
GASTOS
(Asistencia al Client° Recepcien de InformacKin por
BIENES V SERVICIOS
CONSULTORIA DE CARACTER INVESTIGATIVE).
CIENTFICO. TECNOLOGICO V DE
TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO (Unnersidad
ALOUILER SALAS DE EVENTOS (ThwIgacion
Sermons Informatmos Etectronrcos)
CAPACITACION (Viaticos y gastos de daje)
TOTAL DIAN
TOTAL PROYECTO MUISCA
2 381
2 381
6.925 3.725
N/A
N/A
N/A
N/A
250
19.717
615
200
N/A
N/A
815
117
145
8.017
3
16
6.928 3.941
N/A
N/A
N/A
N/A
27
3.454
N/A
N/A
222
268
23.654
4.653 7.496 10.788
27.649
23.773 7.301
3.398 N/A
N/A
93.599
3 024
4.478
4.084 1 323
424
708
105
77
890
1 046
1 410 1.449
18.351
20 6.091 9.582 13.812 32.127 27.857 8.624 5.315 5.590 5.786
111.950
1.438 2.086
GASTOS DE PERSONAL (Nomma Muisca) .
TOTAL MUISCA 4 GASTOS EE PERSONAL
N/A
250
6 889
424
20
N/A
1.917
' La lass de cambia (2002 - 2010) corresponde a la • gente on la (eche del pago correspondiente.
Fuentes. 2002 - 2008
AplicaciOn SIGA Proyecto MAFP
Subsecretaria de Personal Grope Nomina
Subsecretaria R Financieros Grupo Viaticos
Gastos de personal 2007 y 2008 pendiente de serificar
Gastos de personal 2009 Incluye personal Planta y Super
Fuentes 2009
Proyecto MAFR If
SubdirecciOn de Gestion de Recursos Financieros
Subdireccion de GestiOn de Personal - Coord. NOmina
2010
Proyecto Consolidacion de los Sistemas .de InfomaciOn
Subdireccion de Gestinn de Recursos Financieros
Coordmacion Contratos
2011
Proyecto Consolidation de los Sistemas de Information
Subdireccion de Geshon de Recursos Financieros
Coordinacion-Conttatos
•
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CONTRALORIA
GC XII 61 NA. LP°02BLi AI
Ga °'
GENERAL DE LA REPUBLICA I E INSTITLICIONES
EINANCIEBAS
DNP-SUIFP
A finales de 2003 se contemplO que en el tema presupuestal se realizarian
acciones que permitieran la aprobaciOn de la reforma del sistema presupuestal. El
Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas PUblicas SUIFP, surge como
respuesta a la necesidad de garantizar informaci6n integral sobre el ciclo de la
inversion pOblica. La falta de una herramienta con esas caracteristicas neve a que
se desarrollaran herramientas como el Sistema de Seguimiento de Proyectos SRI, el Sistema de Seguimiento y Evaluaciem de Proyectos de InversiOn POblica SSEPI y el Sistema de Seguimiento a las Metas de Gobierno -SIGOB, haciendose
manifiesta la necesidad de intercambiar informed& y de adoptar la misma fuente
de informaciOn para suplir necesidades individuales.
Se planteO que el SUIFP, por medio de una plataforma informatica Unica,
sistematizara los procesos desarrollados por la Direcci6n de Inversiones y
Finanzas PUblicas-DIFP y asi mismo articulara los diferentes aplicativos
informaticos operantes alrededor de la inversion y aquellos relativos al manejo de
recursos del Estado.
El problema central que aborda el proyecto SUIFP es la baja calidad o ausencia
de informaciOn requerida por parte de los tomadores de decisiones en materia de
inversion, donde se requiere de un Sistema Computacional que recoja todo el ciclo
de la inversion pUblica, al que se puede accesar a traves de Internet y que
responda a los lineamientos conceptuales y operacionales disenados y acordados
con la Direcci6n Inversiones. y Finanzas POblicas del DNP para garantizar la
coherencia entre los procesos de formulaciem, programacierf, ejecuci6n y
seguimiento.
El diseno, desarrollo, implemented& y puesta en marcha del SUIFP pretende un
trabajo articulado en las areas de formulaciOn, programaci6n, ejecuciem y
seguimiento de las inversiones pUblicas, aspectos bajo los cuales se desarrollo la
estrategia..
Las fuentes de financiaciem que han aportado al desarrollo e implemented& del
SUIFP son:
1- Proyecto de Modernized& de la AdministraciOn Financiera POblica II - MAFP II
(Banco Mundial). Creditor Desarrollo, mejoramiento y puesta en marcha de
_ metodologias y sistemas para: 0 el analisis de la programed& del preSupuesto(ii) formulacion, programed& -y morritoreo del presupuesto de inversion (iii)
analisis de Fas politicas, programas y proyectos pOblicos, (iv) Desarrollo e
implemented& de-una estrategia de capacitacion para mejorar to calidad de la
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e
CONTRALORiA
CONTFIALOPIA CELEGADA
0ESTIC, PO aucE
E 1,F.-ErE)CEONES ,E:ANES!ERAS
inversion pOblica. Estos recursos han sido utilizados basicamente en el
Componente de Sistemas e Instrumentos.
2- Proyecto Fortalecimiento del Presupuesto General de la Nacion para Promover
la Efectividad en el Desarrollo — PRODEV II (Banco Interamericano de
Desarrollo). Donation: Su objetivo es contribuir al fortalecimiento de los
instrumentos utilizados en la formulaciOn y ejecuci6n del Presupuesto General
de la Nacion, de manera que se promueva la eficiencia, transparencia y
efectividad del gasto pOblico, mediante una mayor integration de los sistemas,
mecanismos y procesos del presupuesto pOblico. Con esta fuente se financi6
basicamente el Componente de Asistencia Tecnica.
3- Proyecto PHRD — Preparation del Proyecto de Monitoreo y Evaluacien (Banco
Mundial). Donaci6n: La donation corresponde a recursos del Gobierno
Japones administrados por el Banco Mundial y fue el resultado de una solicitud
del Gobierno Nacional orientada a proveer recursos para fortalecer el Sistema
Nacional de Evaluacion de Resultados de la Gesti6n POblica, que permiten
alcanzar mejoras sustantivas en la calidad, eficiencia y efectividad de los
servicios pOblicos en Colombia, particularmente a traves de la ampliacian en la
aplicaciOn de herramientas para monitorear y evaluar la implementaciOn de la
politica pOblica.
4- Proyecto Fortalecimiento de la informacion pOblica, seguimiento y evaluation
para la gestion de los resultados — M&E (Banco Mundial). Credito:
Fortalecimiento institucional del sistema de M&E para los proyectos de
inversion pOblica en el nivel nacional y sub-nacional. Con esta fuente se ha
financiado contratos del componente de Sistemas e Instrumentos.
5- Proyecto ConsolidaciOn de los Sistemas Nacionales de Information — PCSNI
(Banco Mundial). Credito: Fortalecimiento de los Sistemas de Informacion de la
Gesti6n Publice dentro del Departamento Nacional de Planeacian — DNP,
busca fortalecer las capacidades tecnicas e institucionales del Departamento,
mediante la provisiOn de asistencia tecnica, capacitaci6n y equipo dirigidos a
aumentar la eficiencia y eficacia generales de las inversiones publicas del
Gobierno y la consolidation de los logros alcanzados en el desarrollo del
SUIFP. Con el apoyo de esta fuente se ha financiado el equipo de Sistemas y
paste del equipo de Instrumentos_
En 2011, una vez los recursos de las diferentes fuentes se agotaron fa estrategia _
y por otra, qua el- componente de Asistencia
se financia con recursos
Tecnica finalizo su-labor en diciembre de 2010.
— 18
Carrera 10 No. 17-11 P. 10 - PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia; wvv-w.coritraloriaearteov_co
CONTRALOR1A ncE=Lptilf,""GA°4
GENERAL. DE' LA RE POBL1CA E INSMUC;IONES FiN&NOPERAS
Con el rediseno de la estrategia se dio inicio a la ejecuci6n del SUIFP a principios
de . 2008 con la contratacian de algunos- consultores para el componente de
Asistencia Tecnica, Sistemas y el equipo de Gerencia del SUIFP, posteriormente
se inici6 la contratacion del componente de Instrumentos. Actualmente, el SUIFP
esta en una fase de customization del sistema y ajustes requeridos por el usuario
y se estima que su entrega total a la Oficina de Informatica del DNP sera a finales
del 2012 para su mantenimiento.
Cuadro No. 7
Costos desag egados por item y ano
Millones de pesos
FUENTE DE
FINANCIACION
BIENESY10
SERVICIOS* CONSULTORIA NO CONSULTORIA
20082011 PRODEV
20082009 MAFP II
20092011 M&E
-
2.901
27
3.233
741
CAPACITACION
OBRAS
2.928
616
259
4 233
500
1.116
30
30
2007 PHRD
20102011 PCSNI
20102011 DNP
2.195
125
2.070
4.115
4.115
14.617
759
893
8.850
4.115
TOTALES
TOTAL
*Los valores de esta columna corresponden a los contratos de prestacion de servicios pro esiona es ce e ra os con
Recursos nation, los equipos adquiridos para el soporte tecnico brindado por la Oficina de Informa ica relacionados en la
tabla 3, los contratos de licenciamiento descritos en la labia 4 y los certificados y servicios contratados que se detallan en
el numeral 3 del literal f del presente document°.
Cuadro No. 8
Fuente de recursos:(Propios, Presupuesto Nacional, Creditos)
Millones de p esos
Fuente de Recursos
PRODEV
MAFP II
M&E
PHRD
PCSNI
DNP
Total
Fuente: DNP
Donation
Credit()
2.752
-
Presupuesto Nacional
176
4.233
1.117 —
30
2.195
2.782
7.545
4.115
4.291
Los valores presentados en el anterior cuadro, corresponden a los valores que se
han ejecutado en cada una de las fuentes. Respecto al MAFP II, en lo relacionado
con el Proyecto SUIFP, fueron ejecutados $4.233 millones y el saldo por valor de
$357., millones fue devuelto al Banco_MundiaL por cuanto no fue cornprometido y
el convenio finalizo en el mes de Diciembre de 2009.
•
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CONTRALORiAg
e'sTigALZILIc7"a"
GENERAL GE LA REPUBLICA E INSTBL5MONES FNANCBRAS
Asi mismo, es preciso senalar que de PRODEV II el pasado 26 de marzo de 2012
mediante oficio SF-20126800282631 se tramit6 ante el- Ministerio de Hacienda y
Credito Piblico la devolucion de US$10.631,79, estos recursos corresponden a los
desembolsos efectuados para la totalidad de los componentes del Proyecto, los
componentes 1, 2, 3 y 4 que apoyan la iniciativa del SUIFP se .planearon por
US$1.248.152, de los cuales se ejecutaron US1.227.802 correspondiendo a una
ejecuci6n del 98.37%.
3.2 GESTION ADMINISTRATIVA
El Plan Operativo Anual (POA) 2011 de cada una de las entidades ejecutoras,
presenta con relaciOn al Nivel de Ejecuci6n Presupuestal y Financiera las
siguientes cifras, de acuerdo con - los indicadores de gestion, asociados al
cumplimiento de metas plasmadas en el respectivo Plan Operativo:
Cuadro No. 9
Nivel de Ejecuci6n Presupuestal y Financiera
Vi encia 2011
EJEC.
PPTAL%
EJEC.
FCIERA%
54.44
56.18
DNP
85.73
83.67
DIAN
60.45
55.09
58.69
57.91
Entidad
MHCP
TOTAL
-
Fuente: InformaciOn rernitida al BIRF
Hallazgo No. 4.
Cumptimiento del Plan Operativo - MHCP- D
Las siguientes graficas presentan el comportamiento de la ejecucion presupuestal
y financiera del Ministerio:
•
20
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IICIAELEGADA CONTRALORIAU:TTIgittP°ORRI
GENERAL DE LA REPOBLICA I E iNSTBuCIONES-RNANCIERAS
Grafica- No.1
Comportamiento de la Ejecucion del Presupuesto Vigencia 2011
MHCP
15.000
10.000
5.000
0
Apropiado
Ejecutado
Valores en Millones
■
12.340
6.718
Porcentaje
■
100%
54%
Fuente: Coordination Proyecto
Grafica No.2
Comportannento del Total de Plan de liwersian del PAD Vigencia 2011
MRCP
60%
40%20%
0%
Ejecucion
57%
MI-ICP
Fuente: CoordinaciOn Proyecto
Grafica No.3
Ejecucion Presupuestal del MHCP
21
Cauera i 0 No. 17-18 P. 10-• PBX: 3537700 • Bogota, D_ C. • Colombia • www.contraloriaaen.gov.co
)
CONTRALORIA
GE
EP
NC PAL CE LA R
VGI ICA . E DISTDUCIONES DNANCEERAS
55%
Porcentaje •
• 2010
• 2011
48%
54%
Fuente: Coordination Pro)ecto
Como se observa en los graficos anteriores para la vigencia 2010, se registro una
ejecuciOn presupuestal y financiera del 48%, y el porcentaje de avance en el
Estado de Inversion Acumulada fue del 28% sobre el 50% proyectado. Durante la
vigencia 2011, el Ministerio presenta una ejecucion del 54% segOn lo indicado en
las Notas a los Estados Financieros. El porcentaje de avance es de 57% sobre lo
proyectado.
Lo anterior denota debilidades en la ejecucion del proyecto, afecta el cronograma
de_ actividades, objetivos propuestos y recursos asociados y genera
incumplimiento en el Plan Operativo Anual y en el Plan de Inversion del Proyecto
establecido inicialmente para ejecutarse en su totalidad en tres anos. El hecho de
evidenciarse una gesti6n deficiente reiterativa en la ejecucion financiera y
presupuestal, tiene un presunto alcance disciplinario por el incumplimiento de los
principios de la funcian administrativa. Articulo 209 de la Constitution Nacional.
La entidad responde "Si bien la ejecucion financiera y presupuestal acumulada del proyecto en
sus dos primeros anos esta alrededor del 50%, estas fueron producto de acuerdos concertados
con e/ Banco Mundial en las diferentes misiones adelantadas en el alio 2010 y 2011.."
La CGR concluye que el analisis de las cifras presentadas en el presupuesto y
demas documentos relacionados, constituye prueba de la baja ejecuciOn
presupuestal y ratifican to evidenciado en el sentido que sus resultados no se
-logran de manera- oportuna y eficiente afectandose el cumplimiento de los
objetivos y metas.
Hallazgo con presunto alcance disciplinaria
•
Carrera 101\lo. 47-18 P. 10 • PBX: 35-377019 • Bogota, D. C_ - Colombia • wrww.c-onfraloriagen.goif.co
CONTRALOR1A CONTIRAWRIAnjELEGAIDA
GESTION PO/30CA
GENERAL DC LA FR E r
Oa L IC A I E INSTRUCIONES FINANCIER:4
Contratacion
Hallazgo No. 2.
Gesti6n Contratos de Interventoria (MHCP) y DNP
En los contratos suscritos por el MHCP Niimeros 003-2011 y 115-2011 cuyo
objeto es "Asesorar al equipo responsable del MHCP en la tome de decisiones frente a la
implementaciOn de los macroprocesos de administration financiera del SlIF II optimizaciOn e
implementaciOn de macroprocesos de gestiOn administrative asi como en el disefio..." por valor
de $141.7 millones, y por valor de $212.5 millones cuyo objeto es "Realizar la
coordinaciOn del proyecto de fortalecimiento, subcomponente 4.2 del Proyecto de Consolidacion de
los sistemas nacionales de informaciOn, de tel forma que se consiga el desarrollo de la estrategia
planteada por la Direction General de CrOdito Pablico y Tesoro Nacional pare la modemizaciOn de
su ambiente de TIC y de sus procesos de negocio de cara al mejoramiento en la eficiencia, eficacia
y estabilidad de sus funciones como responsable del macroproceso administraci6n de los recursos
econOmicos del Ministerio de Hacienda y Credit() POblico" respectivamente,
Al respecto, se observa que se incumple con los torminos estipulados en el
contrato para efecto de los paws al contratista; existe inobservancia del numeral
4.1 Calendario de pagos. Lo anterior, afecta los logros de la planeacion general
del Proyecto y presunto incumplimiento de lo senalado en articulo 209 del
Ordenamiento Constitucional en cuanto al principio de eficacia y articulo 8 de la
Ley 42 de 1993 de eficiencial
El MHCP respondio: "Si a juicio del Contratante, existieren modificaciones. adiciones o
aclaraciones que deban hacerse al informe o producto establecido como obligaciOn del Consultor.
Oste tendra que hacerlas y solo haste el momento en que se incluyan y tengan su visto bueno, se
consideraran entregados en debida forma".(...) (v) Una vez se cumplan estas condiciones, el pago
se'realizara dentro de los diez (10) dies habiles siguientes a la expedition del cumplido por parte
del Contratante..."
Igual situation se presenta en los contratos suscritos por el DNP NOmeros 006,
025, 027,030, 033, 035 y 053 de 2011, donde se evidencia incumplimiento en las
fechas de pago.
De conformidad con el articulo 209 del Ordenamiento Constitucional. "La funcion administrative esta si servicio de
los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad. moralidad eficacia.
economia, celeridad, imparcialidad y pubrtcidad..."
A su vez el articulo 8 de la Ley 42 de 1993, define-los fundamentos de la vigilancia de la gestiOn fiscal del Estado,
sobre la base de la eficiencia, la economia, la eficiencia, la equidad-y la valoracien de los costos ambientales, de
tar manera que permitan determinar en la administraciOn en un periodo, que la asignaciOn de recursos sea la mas
conveniente para maximizar sus resultados; que en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servidos se
obtengan al menor costa; que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relation con sus objetivos
y metas.
en orden
El articulo 3° de la. Ley 610 de 2000 al describir la gesfiOn fiscal advierte que, la=misma debe realzarse
a cumplir los fines esenciales delEstado, can sujecien a los.ptincipios de legalidad, eficiencia. economia, eficacia:
eguidad, imparcialidad, moralidad, transparencia,.publicidad y valoracion de los costos ambientales".
•
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Carrera 10 No_ 17-18 P. 10 --PBX: 3537700 • Bogota. B. C. • Cordinbia \AKIN .contraloriagen utA.co
CONTRALORiM"-T,ZP°C;nai
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i.■
i On: " A "
GENERAL t A Rcplistscs E R:S7iTGE/ONES FPNANCIENAS
Adicionalmente, en los contratos suscritos por el DNP, nOmeros OR-004-11, DNPOR-011-11 y DNP-OR-041-11 por valor de $ 144.8 millones suscribieron actas de
termination anticipada por mutuo acuerdo quedando saldos por ejecutar por $ 73
millones. Al respecto, se evidencia que la entidad no mostr6 continuidad respecto
al desarrollo y entrega de los productos contratados, no obstante haberse
aprobado presupuestalmente y contar con la no objeciOn del Banco Mundial.
Ademas, incumple el Manual de Operaciones (Aprobado por el Banco a noviembre
14 de 2010)2. Lo anterior, es consecuencia de la falta de monitoreo y seguimiento
por parte de quien ejerce to supervision de los contratos.
Al respecto el DNP, respondio: "Las terminaciones anticipadas por mutuo acuerdo no
requieren de No Objecion ex - ante por cuanto no se encuentran dentro de los supuestos
establecidos por el numeral 3 del ap4ndice I de la Normas para la SelecciOn y Contratacion de
Consultores por Prestatarios del Banco Mundial y ni of Contrato de Emprestito No.7831-CO, ni el
Manual de Operaciones, en los anexos aplicables al DNP, asi lo exigen(...)
En consecuencia, de los anteriores contratos de consultoria suscritos por el MHCP
y DNP, se evidencia que no garantiz6 continuidad de los productos y actividades
contratadas en razon a falta de planeacian en la etapa precontractual, por el hecho
de haberse terminado los mencionados contratos en forma anticipada; situation
que no aseguraria la alta calidad de la que menciona la norma interna del Banco
Mundial y tampoco el cubrimiento de las necesidades del proyecto y por ende se
ve afectado los principios de eficiencia y eficacia.
3.3. GESTION OPERATIVA
3.3.1 DiagnOstico Sobre la Funcionalidad del SIIF II
El Gobierno Nacional a traves del Ministerio de Hacienda y Credit° Publico MHCP,
viene desarrollando of "Proyecto de Consolidation de los Sistemas Nacionales de
Information financiado con recursos del Banco Mundial por valor de US$25
millones de dOlares, de Los cuales se han ejecutado 56.5% con corte a 31 de
diciembre de 2011. El objetivo del mencionado proyecto consiste en consolidar los
sistemas de gestion financiera y de analisis econ6mico del Sector POblico en
Colombia, destinaclos a mejorar el gasto pOblico y la gesti6n de ingresos. Todo lo
6.4. B.8. Procedirniento para modificaciones a contratos
Toda modificaciOn de un connate, debe ser suscrita por fas partes-que intervienen en el mismo_ previo cumplimiento del
procedimiento establecido; una modification puede implicar entre otras, ampliacion del plazo del mismo, Adici6n de
recursos, Terminacton anticipada, suspension, o reinicio.
Para coda modification se-debe tener en cuenta: como minimo lo-siguiente:
Las_solicaudes-de AdiciOn Prarroga, Moditicacian, Suspension o TerminaciOn Anticipada del contratojunto co-n- sus soportes
deberan enviarse con un (1) mes de antelacion a la fecha en fa que las tnismas se requieren.
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anterior, basado en la generaciOn de informaciOn que permitiria a los responsables
de la toma de decisiones en Colombia, vincular la ejecuci6n financiara con la
planificacion, proyecci6n del presupuesto y otras acciones de gestiOn.
En este orden de ideas, la Contraloria General de la Republica, evidencia que a la
fecha, las entidades del estado en calidad de clientes_ usuarios del sistema, han
presentado problemas relacionados con la especificacion de requerimientos
funcionales, implementaciOn tecnica entre otras, en las etapas de implementation
del mismo. Tales hechos, considerados de impacto para la confiabilidad de la
informaci6n de las finanzas pOblicas del Estado y que podrian generar riesgo de
perdida de recursos pOblicos, por inconsistencias en los mecanismos de control
interno en materia presupuestal, contable y administrativa.
Los anteriores hechos se ven reflejados en el resultado de la encuesta adelantada
por la Contraloria Delegada para GestiOn POblica e Instituciones Financieras. La
encuesta se apnea a 50 entidades de un total de 171 (ciento setenta y una) que
representa el 29.2% del universo, con base en la informacian suministrada por el
Administrador del SIIF a Diciembre 31 de 2011.
Los resultados se reflejan en las siguientes graficas.
Grafica No. 4
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Elaborado: Grupo auditor - Preguntas 12 a 21
Teniendo en cuenta las respuestas de las entidades encuestadas, la tabulacion
arroje los siguientes resultados:
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•
•
•
Pregunta 1, el 52% de los encuestados responden que no han mejorado sus
Irbores con la implementacidn del SHE II, por el- contrario se ha tenido
desgaste administrativo ya que los procesos son demorados y requieren
demasiados pasos, ademas el sistema presenta frecuentes caidas.
Pregunta 2, el 48% manifiesta que el sistema SHE II no ha tenido beneficios
para- la entidad ya que es un sistema que no se- ajusta a las caracteristicas
propias de cada entidad, deja_por fuera modulos como facturacion, almacenes,
costos, etc. Igualmente aducen que el trabajo se ha incrementado pues los
funcionarios requieren de tiempo adicional despues de las horas laborales y
fines de semana para cumplir con los registros y analisis de la informaciOn,
generando sobrecarga laboral.
Pregunta 3, el 96% aduce que ha tenido dificultades en la operatividad del
sistema SHE II, ya que el sistema no contempla todos los aspectos que se
manejan en las entidades generando- mochas -incognitas en cuanto a su
operacidn, procesos excesivarrrente lentos, reportes inconsistentes, no es
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amigable con el usuario, suspensiones constantes del sistema, las
desconexiones generan procesos que se deben repetir, entre otros aspectos.
Pregunta 4, el 90% de los encuestados responde que el sistema SHE II
presenta caidas frecuentes 2 6 3 veces por dia, especialmente en las fechas
de cierre mensuales, trimestrales y anuales.
Pregunta 5, el 78P/o manifiesta que para el desarrolld total de su trabajo
requiere de otros aplicativos, a tal punto que algunas entidades continilan
utilizando sus propios sistemas financieros y contables misionales, ya que el
SHE no les proporciona toda la informaciOn y funcionalidades requeridas por
las entidades.
Pregunta 6, el 78% contest6 que existen procesos no contemplados en SIIF II
y por lo tanto recurre a labores manuales como comprobantes de
depreciaciones, amortizaciones, diferidos, valorizaciones, libros de bancos,
provisiOn de prestaciones sociales y manejo de informacian en EXCEL para la
elaboraciOn de informes que no estan contemplados en el SIIF II o que no se
generan con las caracteristicas requeridas.
Pregunta 7, el 70% manifiesta que fue capacitado para el manejo y operaci6n
del sistema, aunque algunos aducen que dicha capacitacien fue por parte de
compalieros de oficina y no directamente por el MHCP, por lo tanto existe
desconocimiento y dudes en cuanto a las funcionalidades y operaci6n del
sistema.
Pregunta 8, el 74% de los encuestados responde que los reportes emitidos por
el sistema SIIF II no son suficientes ni claros, ya que los que genera el sistema
no son Utiles para los procesos de negocio de cada entidad, teniendo que
recurrir a labores manuales como la elaboracion de estos en EXCEL para fines
. de control y seguimiento de acuerd.o a los lineamientos y politicas de cada
entidad.
Pregunta 9, el 56% responde que con respecto al CALL CENTER las Ilamadas
son atendidas oportunamente, pero las respuestas a las inquietudes o
problemas no son oportunas ni satisfactorias, teniendo que esperar mucho
tiempo para to soluciOn de los incidentes, a veces tienen que esperar hasta 10
minutos para que ingrese la Ilamada y muchas vecea no -obtienen ninguna
soluciOn con el primer nivel de atencion.
-Pregunta 10, el 38% de los usuarios encuestados responde que cuando la
entidad maneja recursos propios no se facilita su registro y operaci6n, ya que
por la naturaleza de los negocios de las entidades especialmente de las que
manejan aportes de parafiscales tienen que Ilevar contablernente a la cuenta
"Ingresos por clasificar" el total teniendo que efectuar reclasificaciones
manuales para poder hater laidentificaciOn por tercero.
Pregunta 11, el 5O% manifiesta- que con respecto a las- cajas menores en el
mOdulo- coatable no se generan los comprobantes automaticamente para- los
reintegros.
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Pregunta 12, el 70% de las entidades encuestadas reporta que ya efectuo el
cierre presupuestal 2011 en el SIIF II, aunque existen algunas que no pudieron
efectuar dicho proceso ya que no contaron con el tiempo suficiente para la
carga y revision de los saldos de cada una de las unidades ejecutoras y
cuando fueron a realizarlo el sistema ya estaba cerrado.
Pregunta 14, el 66% manifiesta que en of mOdulo contable el SHE II no se
generan Estados Contables (Balance General, Estado de actividad financiera,
econ6mica, social, Estado de Cambios en el Patrimonio), Onicamente genera el
reporte de saldos Balance y Actividades (saldos- y movimiento) y por lo tanto
los demas reportes los tienen que elaborar manualmente en EXCEL.
Pregunta 15, el 44% de las entidades reporta que en el modulo contable del
SIIF Il no se genera la Information Ex6gena requerida por la DIAN, y aunque
el 34% manifiesta que si genera dicha informaci6n esta no es consistente con
las cuentas de balance, edemas no genera la informaci6n ex6gena requerida
para el Distrito Capital.
Pregunta 16, el 50% manifiesta que en el modulo contable del SIIF II no se
genera automaticamente el reporte de operaciones reciprocas, en la vigencia
2011 el sistema tenia la opcien habilitada, pero la informacian que generaba no
era consistente con la las cuentas del Balance, actualmente la opcion NO esta
habilitada.
Pregunta 17, el 80% de los encuestados afirma que en el modulo contable del
SIIF II no se generan automaticamente los comprobantes de valorizaci6n,
depreciaciOn, amortization y diferidos, teniendo que realizarlos por cargue
manual, lo que implica elaborar para cada comprobante tres (3) archivos en
una hoja de EXCEL para: convertirlos en un archivo piano, comprimirlos,
firmarlos digitalrnente, ingresarlos por la opci6n de carga del modulo (CARGA:
carga comprobante manual asiento) y finalmente revisarlos y aprobarlos.
Pregunta 18, el 72% manifiesta que el SIIF II no permite generar
automaticamente la cadena presupuestal por tercero para los comprobantes de
deducciones en nomina, caltulo de Parafiscales y provision Prestaciones
sociales, teniendo que efectuar todo- el proceso presupuestal transactional por
tercero para cada deduccion de nOrnina, y para los otros comprobantes
manuales deben efectuar el proceso descrito en la pregunta No. 18.
Pregunta 19, el 74% indica que en el modulo contable del SIIF II no se generan
automaticamente los formularios de declaraciones de impuestos (Rete fuente,
IVA, Ica. Etc.), teniendo que ser elaborados manualmente.
Pregunta 20, of 52% de los encuestados reporta que el mOdulo contable del
SHE II, con respecto al SHE Nacien mejoro su operatividad no aplica ya que no
estaban obligados a utilizar of sistema SIIF I y por lo- tanto no tuvieron contacto
con la-prirnera version_ aunque et 40% manifiesta que no hubo mejoraa y se
empeora la operatividad ya quesexisten muchos procesos- manuales, hay-que
realizar mas pasos pare una cola operation, menos tiempo para el analisis de
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Can-era I0 No.
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la informacion, ademas los reportes y la navegaciOn en el sistema no son
amigables lo que convierte el analisis en un proceso desgastante y poco
productivo.
Pregunta
21, el 46% manifiesta que para poner en funcionamiento el SHE II la
•
entidad ha tenido incurrir en costos 6 realizar alguna inversion, como son
adquisiciOn de equipos de computo, tokens de los usuarios y contrataciOn de
consultores y personal adicional.3
Con relaciOn a la pregunta formulada por la CGR, respecto a las observaciones
e inquietudes surgidas a la operatividad e implementaciOn del Sistema SHE, se
resumen a continuacion las principales conclusiones:
•
"Para- que realmente fuera un sistema integrado deberia tener un modulo de noming, y las demas
funcionalidades propias de un sistema contable, cuentas valuativas, registro en cuentas de orden. Que
los libros auxiliares tuviesen saldo inicial y saldo final". -
•
(...) "los registros contables no estAn acordes con los registros contables realizados por la entidad.
implicando la realizacian de un gran volumen de ajuste que se deben .contemplar global, y realizar los
ajustes manuales, los cuales se realizan en hojas de Excel, y cargar en archivos pianos. El balance de
prueba generado por el SIIF no refleja la operatividad existente de la entidad. El SIIF esta contemplado
desde la 6ptica presupuestal para aquellas entidades que su sistema es gastos de funcionamiento, pew
para aquellas entidades como la del FORPO, en donde su operatividados comercializadora de bienes y
servicios no es funcional".
•
Ms un sistema may lento, se bloquea constantemente, carece de libros auxiliares a nivel de tercero y
detallados por todo el afio, para efectuar los analisis de los Estados Financieros. Para realizar un pago
hay mucho mas pasos y no es confiable si el sistema lo asimila o no, por eso se hace necesario que se
verifique el avance del proceso. V no permite generar varios pagos como en el SUFI". (...) es un sistema
muy lento, se bloquea constantemente, carece de libros auxiliares a nivel de tercero y detallados por
todo of ano, para efectuar los analisis de los Estados Financieros. Para realizarun pago May mucho mas
pasos y. no es confiable si el sistema lo asimila o no, por eso se hace necesario que se verifique el avance
del proceso"(...).
•
"Los reportes de auxiliares deberian proporcionar informaciOn con los terceros a que corresponds cada
registro. (...) Los reportes de impuestos no reflejan las bases del descuento on la retenciOn basicas en el
caso del reports ICA".(...) "La mayoria de los modelos publicados en la pagina de Hacienda sobre la
estructura de los archivos pianos estan desactualizados y no concuerdan con la estructura que se debe
finalmente recibe el aplicativo, ej. archivo piano de cuentas por pagan y aprobaciOn de cuentas por
pagar".
•
"La experiencia durante la vigencia 2011 no fue buena, ya que para presenter Estados Contables con
informacign razonable se realizaron reclasificaciones y ajustes a todas las cuentas del Balance, to que
genera demasiada carga operative.
•
I..) el programa sea funcional, puss se dificulta su operabilidad y analisis, causando perdida de tiempo,
mires° on otras- tareas del area". La CNSC, indica que "este modulo se han generado errores on su
funcionamiento y adicionalrnente ha presented° atrasos on los cierres mensuales, lo que no permite
tener con oportuna infommcion financiera, herrarnienta importante como apoyo a la gestien, los reportes
3
Anexo Ficha Tecnica
•
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Carrerj 10 No. 17-18- P.
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por auxiliares son muy limitados, solo permit& consulter 2 meses, fatten reportes, y se deberia mejorar la
presentation de los mismos pare ser ma's clam y 5911 su
•
"se requiere mayor funcionabilidad en cuanto a reportes, ya que debemos generar demasiados tipos de
reporte para lograr armar un auxiliar contable. Es por ello, que anteriormente se demoraba
aproximadamente dos o tres horas el analizar una cuenta, hoy en dia este tiempo puede ser entre tres y
cuatro dies".
•
"Para realizar ajustes en SIIF, se deben crear archivos pianos cuya estnictura es compleje
•
"Serie importante que el aplicativo genere .todos los estados contables y que los procesos por
comprobantes manuales sean minimos".
•
"El modulo de facturacion no este activo".
..) "se mejore el tiempo de respuesta de los auxiliares por terceros, hay dies en los cuales es imposible
trabajar, que permita manejar los bancos por asignaciOn intema - PCI, lo anterior para tener un mayor
control de los recursos financieros y saber a que asignacian corresponden".
•
-Es un sistema que no permite evacuar el trabajo con prontitud por demoras del aplicativo, dispendiosa
labor on el cargue de archivos manuales (...)".
•
"(...) el SIIF dos no es contable pare emitir infamies; y genera reprocesos en of analisis de la inforrnaciOn
financiera".
•
-( ..) la implementaciOn del modulo contable no ha sido la adecuada, y no es posible contar con
informaciOn que crimple con las caracteristicas de la informackin contable pablica (...) (...) la informaciOn
no es detallada on contabilidad y es necesatio on algunos casos manejar aplicativos que soporten los
movimientos.
•
"La generaci6n de los reportes de auxiliares por terceros y/o por cuentas deberia poderse generar of
rnovimiento total del periodo y no mes a rnes. Los movimientos de causation deberian generarse en el
moment° de realizar la obligaciOn y no Ilevartodo al gastos, lo que °duffle multiples ajustes".
"(...) Cue muy apresurado, la inclusion del modulo de contabilided dentrq del SUFNACION11,(...) no se
habia implemented° en su totalidad el funcionamiento de los medulos de presupuesto, pagaduria,
tesoreria, ingresos presupuestales, cuentas por pager; donde aun se presentaban inconveniente de de
critenos tecnicos en canto al manefo de los rubros presupuestales con el catalogo General de Cuentas
determinado en el Regimen de Contabilidad Publica, emitido por la Contaduria General de la Nacien. (...)
el SIIFNACION, no contempt° el reconocimiento y revelation de las transacciones que afectan la
situation de la Institution, ya que para realizar este proceso se debia hater de farina manual con ajustes
y reclasificaciones contables".
"El SIIF II, debe ser objeto de un anAlisis pormenorizado de las transacciones que realize, de los regiAtros
automaticos que efecttia. Se deben mejorar ostensiblemente los reportes que emite accionandoles un
concepto que-perrnita conocarel por clue de_la trancarcien, los tiempos de respuesta son muy demorados
y garantizar la prestacierr continua del setvicio -sin interrupciones_Adicionalmente al emitirlos reportes
debe permitir sacar cualquier periodo acumulado, deben presenter el-safdarinicial, etmoviiniento y-eisalcto final par cuentas, lo que actualmente no se permite".
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-Carrera 10 No 17-18 P. 10 •-PBX: 3537700— Bogota, a Cr- Colombia-www.contraloriagen.gov.co
CONTRALORIA
GENERAL DE LA REPUBLICA
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION POBLIGA
E INSMUCIONES FINANCIERAS
•
"Es importante mejorar los reportes, sirnplificar el proceso de registros contables manuales, bonder mas
capacitacion, ajustar las matrices contables para registros automaticos y el manejo de diferentes terceros
en un mismo documento".
•
"El SIIF, tiene unas parametrizaciones que no se utilizaban en los SNS y toca hacer muchos registros
mammies para que coincida Ia contabilidad del SHE con la del aplicativo que se maneja en la SNS. no
hace las operaciones reciprocas y no se encuentra en linea con alrnacen, nernina. e inventarios -.
•
"Fella la generaci6n de reportes contables. importantes y fundamentales como lo son el libro mayor y
balances".
•
"Este modulo necesita incluir mas aspectos con respecto a Ia generacian de la inforrnaciOn contable y sus
cuentas pues es muy generico (...) falta de una mejor capacitacion".
"Los libros auxiliares son complejos y de dificil reporte, los libros diarios no contienen la totalidad de la
infonnaciOn requerida para el analisis, por ejemplo los pagos no reportan el documento que los general'
(obligaciOn), el reporte a la Contaduria de Saldos Y movimientos no lo arroja el SIIF como es requerido.
por lo coal es necesario hacedo manualmente al igual que los demas reportes; las trazas contables estan
ajustadas a presupuesto y no a los criterios que oblige el Regimen de Contabilidad Publica; el
reconocimiento de provisiones no es el apropiado para la Entidad y no reconoce en forma independiente
los intereses de mora . y conientes; las cargas masivas de movimientos de alinacOn e inventarios,
provisiones, depreciaciones y - demas son complejos y requieren demasiado tiempo para su elaboraciOn y
cargue en e/ aplicativo; se debe acudir a tablas de Excel que permitan controlar los saldos de las cuentas:
la forma de elaborar el comprobante genera un alto riesgo en el manejo de la informacion. No reconoce
los gastos de caja menor, comprobantes que es necesario realizarlos manualmente".
•
'Para registrar operaciOn manuales como- en el mismo sistema los procesos son muy cornplicados y las
posibilidades de analisis y consulta de la informaciOn es muy limitada".
En conclusion se'puede inferir que:
•
Durante la vigencia 2011, con la entrada en operaciOn del aplicativo SITE II, el
cual conllev6 a la utilization de matrices contables parametrizadas por la
Contaduria General de la Nacion, la contabilidad se via impactada en montos
indeterminados, en lo referente a Pasivos, por cuanto inicialmente, se- enfatiz6
mas en la parte presupuestal que en el concepto financiero econOmico._
•
Entidades- que contaban con la integralidad en areas financieras y
administrativas, con la puesta en marcha del Aplicativo SHE II, se vieron
afectadas en sus procesos, por consiguiente se retrocedi6 en eficiencia y
control.
•
Se genera un cargue de informacian automatica en el SHE II, y como - hecho
contradictorio se ardeno a las_entidades_por parte del administrador del sistema
qoe realizaran cargoes manuales. Como consecuencia cle lo anterior, se cre6
dupticidad de informaciOn.
31
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Carrera 11 No. 17-18 P. 10 • -PB-X: 3537700 • Bogota, D. C. - Colombia - m.-ww.contraloriatier
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GENERAL CE LA REPUSLICA E ,NsErrucioNEs FrNAN0,EREs
•
El Sistema SHE II para todas las entidades es lento y por lo general presenta
caidas frecuentes. Se evidencian problemas en el desarrollo del Software, lo
que ocasion6 debilidades en el suministro en la informacien contable e
inoportunidad en los reportes trimestrales durante el 2011 a traves del CHIP a
la Contaduria General de la Naci6n.
•
No se ha implementado una capacitaciOn masiva y eficaz que [lustre y resuelva
problemas tecnicos que tengan que ver con la funcionalidad del mismo, a si
como para casos especiales.
•
Para todas las entidades, los procesos de reconstruction de la informaci6n
contable de los diferentes negocios de ingresos, recaudos, obligation y pagos
en el SHE tomaron mayor tempo al esperado, lo que impidie conocer la
informacien financiera de la ejecuci6n presupuestal con impacto contable.
•
El SHE NaciOn, no tiene parametrizado un reporte denominado "Balance por
Tercero"- Cuenta", convirtiendo el proceso de revision de las "operaciones
reciprocas" en una actividad 100% manual, lo que obliga a las entidades a
manejar la informaci6n en hojas de Excel para cada uno de los terceros.
Situation que conlleva a incrementar las cargas de trabajo e impide el analisis
oportuno y genera reportes inconsistentes y poco confiables.
•
Incertidumbre en la calidad de la informaci6n y fallas en los niveles de
seguridad en el use del aplicativo en los perfiles de usuarios de la informacion.
•
No se evidencia homogeneidad en la informaci6n contable en los usuarios
internos y externos.
•
Llama la atencion el hecho de haberse eliminado en el Ministerio de Educaci6n
Nacional un total de 4.565 comprobantes contables sin Ia debida autorizaciOn.
FUNCIONALIDAD SOF NACION II —MHCPEl Ministerio de Hacienda y Credit° Pithlico desde 1994 en desarrollo del proceso
de Modernization de la Administration Financiera POI:lice ha invertida a
dicienibre 31 de 2011 $ 56.711.4 millones, recursos de contrapartida y de la Banca
Multilateral que han causado intereses y costos adicionales. Si bien, se han
implemented° madulos que_ han mejorado la administration financiera- en el
aspecto-presupuestal, et impact° que ha-o_casianado_su operativided y et no satire
producciOn °bps modulos que inicialmente se Olanearon, ha afectada- Ia
generaciOn de -informed& contable, veraz y oportuna. Por lo anterior, las
7.7
Carrera 10 No. F7-I8 P. JO -PBX. 3537700 • Bozoti. D. C. • Colombia • www.contraLoriagen.gov.co
CONTRALORIA "Nr
GESTI_N
a PUBLCA
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GENERAL DE LA REPUBLICA E INSTNUCIONES RNANCIERAS
entidades que manejan recursos del Presupuesto Nacional, no cuentan con un
instrumento eficaz y confiable para la toma de decisiones a nivel gerencial,
reflejando incertidumbre sobre las cifras reportadas en el Balance General de la
NaciOn. Se incumple con el Regimen de Contabilidad POblica, articulos 10, 102,
103, 104 y 1064.
Hallazgo No. 3.
Tiempo de Respuesta del Sistema (DIAN) - D
El sistema MUISCA presenta lentitud especialmente cuando los contribuyentes
presentan sus declaraciones electrOnicas los dias de vencimiento.
Por lo tanto se incumple el literal b) del articulo 2 de la Ley 87 de 1993, lo cual
denota deficiencias en la planeaciOn del proyecto en cuanto al diseno funcional,
arquitectonico y de desarrollo, ocasionando inestabilidad y desconfianza en el
funcionamiento del sistema respecto a los contribuyentes.
De acuerdo con la respuesta de la entidad se reconoce que se necesita mejora
continua por medio del fortalecimiento de infraestructura tecnologica "...Asi mismo,
con el fin de fortalecer Is infraestructura tecnolOgica y el mejoramiento continuo, en el Plan
Operativo 2012 se han definido proyectos que ayudaran a seguir aumentando y mejorando los
servicios informaticos electrOnicos que actualmente presta Is Entidad a los contribuyentes a traves
de su pagina Web..."
4
10. - Cada una de as caracteristicas cualitativas de la information contable pOblica tiene condiciones que garantizan su
consecution. Asi, para que la information sea confiable debe antes observar la Razonabilidad, la Objetividad y la
Verificabilidad; por su parte, para que Ia informacian sea Relevante debe satisfacer antes las condiciones de Oportunidad,
Materialidad y Universalidad; finalmente, la information contable publica es Comprensible cuando esta condicionada por la
Racionalidad y la Consistencia,
7. Caracteristicas Cualitativas de la Informacian Contable Publics
102. La inforrnaciOn contable pOblica esti orientadaa satisfacer con equidad las necesidades informativas de sus usuarios
reales y potenciales, quienes requieren que se desarrolle observando las caracteristicas cualitativas de Confiabilidad,
Relevancia y Comprensibilidad. Las caracteristicas cualitativas que garantizan la Confiabilidad son la Razonabilidad, la
Objetividad y la Verificabilidad; con la Relevancia se asocian la Oportunidad, la Materialidad y la Universalidad; y con la
Comprensibilidad se relacionan la Racionalidad y la Consistencia.
103. CONFIABILIDAD. La informaci6n contable ptiblica es confiable si constituye la base del logro de sus objetivos y si se
elabora a partir de un conjunto homogeneo y transversal de principios, normas tecnicas y procedimientos que permitan
conocer la gestiOn, el uso, el control y las condiciones de los recursos y el patrimonio pdalicos. Para alio, la Confiabilidad as
consecuencia de la observancia de la Razonabilidad, la Objetividad y la Verificabilidad.
104. Razonabilidad. La informaciOn contable publica es razonable cuando refleja la situation y actividad de la entidad
contable pthlica, de manera ajustada a la realidad.
105. Objetividad. La informaci6n contable plibfica es objetiva cuando su preparation y presentation se fundamenta en la
identificaci6n y la aplicacion homogenea de prindpios, normas tecnicas y procedimientos, ajustados a la realidad de las
entidades contables pOblicas, sin sesgos, permitiendo la obtenciOn de resultados e interpretaciones analogas. El grado de
subjetividad irnplicito en el reconocimiento y revelacion de los hechos, se minimiza informando las circunstancias y criterios
utilizados conforme lo indican las normas tecnicas del PGCP.
106. Verificabilidad. La information contable publica es verificable cuando permite comprobar su razonabilidad y objetividad
a traves de diferentes mecanismos de comprobacien. EI SNCP debe garantizar la disposician del insumo basic° para
alcanzar los objetivos de control, mediante la aplicacion de procedimientos necesarios para confirmar o acred4ar la
- procedencia de los datos registrados, las transacciones, hechos y operaciones- revelados pm la informacion contable
publica, con sujeciOn a- los principios,-normas tecnicas y procedimientos-del Regimen de-contabilidad pOblica.
•
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Carrera 10 No_IT-18 P. 10- PBX: 3537700 - Bogota, D. C. -Colombia • vv■
cootraloriagen_gov.co
;3
41
- CONTRALORIA
CONTIRALOPiA DELEGADA
GESTION POBLICA
E INSTflUCIC:NES. FINANC(ERAS
Hallazgo con presunto alcance disciplinario.
Hallazgo No. 4.
Captura de Comprobantes (MHCP) - D
El sistema SIZE NACION II presenta para la captura de comprobantes en el
modulo Contable: CNT demasiados pasos a seguir para una sole operaci6n. Se
incumple el literal b) articulo 6.3 de la Norma Tecnica de Calidad NTCGP-1000
en lo relacionado con el software de los sistemas de information, implementada
desde el ano 2008, segOn lo dispuesto en el articulo 2 de la Ley 872 de 2003.
Lo anterior eviclencia deficiencias en el diseno funcional, lo que ocasiona que el
usuario final tome mas tiempo para el registro de un comprobante en el sistema
generando desgaste o errores en Is operation del mismo.
Tal como lo reconoce la entidad "...cuando a /a cuenta contable se le asocia muchos
auxiliares con =coos detalles, el sistema dispone que se diligencie esa information, la cual al
tener muchas variables, hate que el proceso requiera [nes tiempo,..", Adicionalmente se incumple
"...introducir mejoras a
el paragrafo del articulo 12 del decreto 2789 de 2004 en lo relacionado con
la funcionalidad...", ya que el hecho de que el sistema hubiese sido disenado inicialmente de la
forma en que se hizo no quiere decir que sea estatico y que no se le pueden hater mejoras en la
funcionalidad con el fin de facilitar el registro de las operaciones por parte de los usuarios en forma
rapida y oportuna.
Hallazgo con presunto alcance disciplinario.
Hallazgo No. 5. . Estabilidad del Sistema (MHCP) - D
El sistema SIIF NACION II presenta caidas y lentitud en el horario de servicio, por
lo tanto cuando se efectOan consultas por la demora en la respuesta del sistema,
Is sesiOn es cancelada automatioamente por time-out. Se incumple el literal b) del
articulo 2 de la Ley 87 de 1993, lo cual denota deficiencias en la planeacion del
proyecto en cuanto al disetio funcional, arquitectOnico, calidad del desarrollo del
software, fragmented& de las bases de datos y la tecnica de desarrollo web
utilizada, ocasionando inestabilidad y desconfianza en et funcionamiento del
sistema respecto a las entidades usuarias.
La entidad reconoce que "...Sin embargo, como action correct/va para solucionar los
problemas presentacfos se ha adelantado un plan correctivo que conduce a la optimizacitin del
sistema SlIF NACION II. El proceso correctivo Ilevado a cabo, es un proceso de afinamiento y
por lo tanto es
estabilizaciOn como medida- para suptir las falencias actuales del sistema__..",
evidente que existen fallas en cuanto a tiernpos de respuesta, caiclas-del sistema, etc.
Hallazg_cr-con presunto alcance disciplinario
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Carrera-10 No. 17-18 P. 10 • PBX- 3537700 • Bogota. D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co
" " "`A"
CONTRALORIA"n"A
GEST ION PVGLICA
GENERAL DE LA REPUBLICA E 2NST■
TUCiONES HNANCiEHAS
Hallazgo No. 6.
Planeacion entrada en Produccion Modulo Contable
(MHCP) — D
Con la Circular Externa No. 51 del 29 de agosto de 2011, el sistema SIIF NACION
II puso en produccien el modulo contable el 29 de Agosto de 2011, es decir ocho
(8) meses despues de iniciado el arm fiscal, raz6n por la cual los usuarios se
vieron obligados a registrar la informaciOn contable sin retroalimentar ni depurar la
situaciOn financiera, situaciOn que genera incumplimiento a los numerares 117 y
121 de Regimen de Contabilidad Publica, lo mismo que el articulo 24 del Decreto
2789 de 2004, en que determina que se registra en la misma fecha de la
operaciOn para garantizar el cumplimiento del principio de causacion.
Asi mismo, las entidades usuarias del sistema SHE II no- pudieron verificar, ni
conciliar los reportes financieros producidos por ellos, como es el caso de la
Direcci6n de Sanidad de la Policia Nacional., Comando Armada Nacional, DAS.
Procuraduria General de la Naci6n, Contraloria General de la RepUblica, ICBF.
Fondo Rotatorio de la Policia Nacional y Supervigilancia.
En- consecuencia, las entidades no contaron con el tiempo suficiente para el
analisis, depuracion de saldos, edemas el sistema present6 debilidades on cuanto
a rendimiento, disponibilidad, navegabilidad y usabilidad por lo tanto los procesos
de registro tomaron mas del tiempo necesario, incurnpliendo los literales c y d del
Decreto 2789 de 2004 .
La entidad responde:"EI mOdulo contable del SIIF Nacien se puso en producc/On per fases
desde el roes de diciembre de 2010, en comUn acuerdo con la Contaduria General de la Naci6n.
fecha en la cual dicha -entidad inici6 las paranietrizaciones requeridas para comenzar la -gestiOn
financiera publica a partirdel 1° de - enero de 2011. Con tales matrices contables, el sistema gener6
las. trazas que permitieron hacer la contabilizaciOn desde el primer die de su funcionamiento, las
cuales se yen reflejadas en los distintos comprobantes contables creados por la aplicaciOn..." (...)
"el mOdulo contable refleja fielmente los efectos que la gestien presupuestal de ingresos y gastos y
de tesoreria deja en la contabilidad, de conformidad con la parametrizaciOn hecha por el 6rgano
rector, eyidenciando si los responsables de esos procesos realizaron les registros oportunamente y con los atributos adecuados, en cOnsecuencia, el sistema si produce- informaciOn que posibilita
hacer analisis y por lo tanto, permite que dicha informaciOn sea confiable,..."
La CGR ratifica to expresado, teniendo on cuenta el corto plazo que las entidades
tuvieron para producir, generar y conciliar la informaciOn y- conlleva a que los.
Estados Contables no sean confiables ni razonables, por lo que se afecta el _
Balance de la Nacion.
Haltazgo con- presunto alcance disciplinario.
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Caaera -1-0 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.contraloriagen.gov.co
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GESTION PUSLICA
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Hallazgo No. 7.
Ingresos propios y fondos especiales —MHCP- D
El sistema SIIF II presenta debilidades en cuanto al registro, manejo y control de
Ingresos propios, es decir, de aquellas entidades que generan ingresos tanto por
su actividad misional, como las que perciben recursos por concepto de aportes
parafiscales, aprovechamientos, rendimientos financieros, compensaciones.
Adicionalmente, no permite el manejo de los fondos especiales creados por ley en
las entidades que son usuarias del sistema.
Esta situation se presenta en cuanto al manejo y control de los- ingresos de origen
rentistico, razon por la cual se genera perdida de control de los saldos bancarios,
dado que el registro se hace por totales a la cuenta "Ingresos por clasificar".
Consecuencia de lo anterior, el sistema no genera un libro de bancos, situation
que incide en Ia falta de control de los movimientos de tesoreria, saldos y
promedios, necesarios para el cumplimiento de la inversion forzosa y no se refleja
la realidad economica, social y financiera de las entidades.
Se incumple el literal a) articulo 3 del decreto 2789 de 2004, asi como el numeral
2.9.1.4.1 del Regimen de Contabilidad POblica.
La entidad manifiesta que "El SHE Nadan posee las funcionalidades para que las entidades
que- administran recursos propios y fondos especiales puedan hacer el registro de los mismos, lo
cual ester previsto desde la programaciOn presupuestal y en Ia gesti6n de los ingresos, lo cual es
observable directamente en el sistema. A la fecha, todas las entidades que hacen parte del
la naci6n, han registrados sus ingresos propios y los fondos especiales,
presupuesto general
como se evidencia en el reporte de ejecuciort presupuestal de ingresos agregada que se adjunta.
En la definicien funcional de Ia gestion de los ingresos se contempl6 tanto la gesti6n de los
recursos naci6n como los propios, pues uno de los fundamentos para desarrollar el nuevo sistema
era incorporar a las entidades que administran recursos propios, por lo tanto, no es cierto que el
SHE NaciOn solo considerara el flujo de recursos nacien.
En relaciOn con el control de los saldos bancarios, el sistema dispone infonnaciOn desde la
contabilidad a travOs del libro auxiliar correspondiente..."
La entidad admite que es necesario efectuar eeclasificaciones manuales lo cual
implica mayor desgaste administrativo ya que se- evidencitt que existen en las
entidades visjtadas aproximadamente 300.000 registros por clasificar. Igualmente
se evidencio que el MHCP no tiene parametrizado aim el archivo piano para que
se ingrese el extracto de los Bancos en forma automatica, debido a que hasta
ahora se ester en proceso de la definiciOn y adoption det diccionario de datos
utilizado por el sistema bancario.
Hallazgo con presenta fncidencia
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Carrera 10 NO:- 17-18 P. 10 --PBX:3a- .L/00--Baclota.. D. C Colombia,. w. i_contraloriagen.gov.co
CONTRALORIAECTTTIOH AN I-PC BILAI
GENERAL DE LA IL E PC/91_1CA E INSLITUCIONES FINANDPEAAS
UR
Hallazgo No. 8.
C7L EGADA
Pagos con Ingresos propios MHCP —D
Se evidencio, que el SIIF II presenta debilidades para atender los gastos que
implican flujos de salidas de recursos cuando estos provienen de ingresos propios
de cada entidad.
Las entidades para poder efectuar sus pagos, por debilidades en la planeacien y
estructura funcional del Sistema deben realizar procesos adicionales como
6rdenes de pago no presupuestales para reflejar en of sistema el pago al
beneficiario final ya que las 6rdenes de pago presupuestales se hacen con tipo de
beneficiario "traslado a pagaduria". Los cuales se generan con otros sistemas,
archivos pianos para el despliegue de pagos por cada cuenta bancaria donde se
origina el giro.
Se incumple el literal h) articulo 3 del decreto 2789 de 20G4, asi como el numeral
2.9.1.4.2 del Regimen de Contabilidad POblica.
La entidad responde "El diseno funcional de los pagos del SIIF NaciOn permite que las
entidades que administran recursos propios y ?condos especiales, generen sus pagos a beneficiario
final con abono a cuenta a traves de la aplicaciOn, pare. lo cual esta forja un archivo piano
susceptible de ser procesado por la banca comercial sin manipulacien del mismo, lo cual a la fecha
lo puede hacer el BBVA y el Banco/ombia. Anexo evidencias del archivo y de las pruebas
realizadas por los bancos. Por lo expuesto, no es cierto que el SIIF Naci6n no permita el pago a
terceros con abono a cuenta a beneficiario final.
Se evidencio qua el MHCP no tiene parametrizado ailn el archivo plano para que
se generen los pagos en forma autornatica al beneficiario final, debido a que hasta
ahora se esta en proceso de la definiciOn y adopci6n del diccionario de datos
utilizado por el sistema bancario para este proceso. Ademas como lo manifiesta la
entidad se encuentra en proceso el desarrollo de la Cuenta Unica Nacional que
supliria en parte la utilizaciOn del sistema bancario y subsanaria el problema
detectado. Se replantea el hallazgo en el sentido que se presentan debilidades en
el manejo, registro y control de los egresos.
Hallazgo con presunta incidencia disciplinaria.
Hallazgo No. 9. Comprobantes Manuales — MHCP- D
- En el modulo contable: CNT del sistema SHE II con el fin de efectuar de forma
completa la causacion de todas las operaciones financieras- de una entidad, se
requiere realizar operaciones rnanuas para determinar la- adquisiciOn y
depreciacien de bienes, diferidos, amortizaciones, valo-rizaciones de invarsiones,
37
— Carrera 10 No. 17-IS P30 • PBX: 35377-00 Borota. D. C - Colombia -
.cootraioriagemeov.co
—
C ONT-RALO R I A esEcisTiOn."Lif,7.,1',.°2"
it ICA E INSTITUCIONES FIN‘NICAERAS
CAL GE LA ILL CUE-
-nales a
deducciones de nornina-, reclasificacion de las cuentas de gastos operacio
costos, reclasificacian del IVA generado a descontable, entre otros.
Lo anterior, debido entre otros a que no se encuentran en production los madulos
de OBS: obtencion de bienes y servicios y FYC: facturacion y cartera, y a qua no
se hayan desarrollado las funcionalidades respectivas, por to que se genera
desgaste operativo, concentration de funciones y riesgos asociados a la
manipulaciOn_ de. datos, ademas de requerir muchos pasos y demora en la
grabacion de los comprobantes manuales.
Se incumple el literal a) articulo 3 del decreto 2789 de 2004.
La entidad reconoce que no tiene en produccian los modulos de OBS, BYS y FYC
por carencia de- insumos que permitan su uso, adernas admite que "...Como los
rubros presupuestales existentes estan definidos en esencia para entidades que producen y
prestan bienes y servicios pUblicos puros y preferentes, la logica de contabilizacion es al gasto,
obligando a las entidades des-ontralizadas con vocation industrial y comercial a hacer
reclagificaciones", por lo tanto el hallazgo se mantiene.
Hallazgo con presunta incidencia disciplinaria.
Hallazgo No. 10. Operatividad del sistema — MHCP- D
En la operatividad en produccion del SHE II se presentan los siguientes errores a
los usuarios finales:
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10
•
PBX:
3537700
•
Bogota,
D. C. - Colombia • www:eontratoriaeen.gov.co
Carrera 10 No. r7-18 P.
CONTRALOR1A!
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CETTTI g "
N Pan
n'LAI CDA" "A "
GENERAL DE LA REPUBLICA E INSTURCIONES FINANCiERAS
Cuadro No. 10
ERRORES PRESENTADOS EN LA 0
OPCION
En registro de
obligaciones
Al imprimir
documentos
soporte:
En la linea de pago
En registro de
compromisos
Al ingresar al perfil
y a la Sub-unidad
Al realizar
reducciones al
compromise
De servidor
En registro de
compromisos-plan
de pagos
Al ingresar dates
contables
Al-crear orden de
pago presupuestal
de gasto
Procesando
De conexiOn
ERROR
"Error al validar y registrar /a firma digital. Descripcion Error:
Error al validar y registrar la firma digital Descripcion Error:
ERROR GENERAL DE LA APLICACION cannot create folder
11562037,-, Codigo de error : 1739698916"
"Server Error in VMHCP.SIIF.Reportes' Application. Value
cannot be null.Parameter name token"
"The data could not be loaded"
"The underlying connection was closed: An unexpected error
ocurred on a receive"
• "Server Error in VMHCP.SIIEReporles' Application. The
request failed with HTTP status 503: Server Error."
• "DescripciOn Error: The revocation funtion was unable to
check revocation because the revocation server was ofline.
Descripcion Usuario: Error no manejacka Codigo de error
261101093"
• "num_id"
• "Index was outside the-bounds of the array"
Server error in VMHCP.S.11F. Presentacion'Application. Timeout
expired. The timeout period elapsed prior to obtaining a
connection from the pool. This may have ocurred because all
pooled connections were in use and max pool size was
reached"
• "Error en el script de esta pagina. linea 1004, caracter 9,
error se requiere un objeto, cOdigo o, ...."
• "There is not enough space on the disk"
"una inconsistencia ha ocurrido en el aplicativo! Por favor tome
un pantallazo the este informacion y enviela por correo: . • _
mhcpcentrafizador@minhacienda.gov.co. Type:Javascript
error, Description: se espera ba un objeto, URL:
https://porta12.siifnacion
Line number 949"
• "Object Graph cannot be null. Parameter name: graph"
• "String was not recognized as a valid Data Time"
"Error 50014 severity 10, statelwas raised ..."
• "An error occured while processing the request. Try
refreshing your browser. If the problema persists contact the
site administrator"
• "Service Unavailable. HTTP Error 503. The service is
unavailable.!
.
• An item with the same key has already been added"
"Error wb-2 . No se puede obtener acceso a la pagina Web.
Notifique at administrador del sistema. Made http request for
POST /MHOP.SIIF.presentacion/servicios/PAG/
"
Elaborado: Equipo auditor
39
Carrera 10 No. I T-18- P.-I-0 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • vtww.contraloriagen_go‘.co
(
CONTRALOR
IA
GENIE:AL DE LA .ErGE,EIEEA
CONTRALORIA DELEGADA
GEST:0N POBLECA
E INSTE7GCIONES FINANCTE RAS
Se incumple el paragrafo del articulo 12 del Decreto 2789' de 2004 en to
concerniente a introducir mejoras a la funcionalidad y posibilitar el normal servicio
dentro del horario que se establezca. Lo anterior, evidencia debilidades en la
planeacian del proyecto respecto al diseitio funcional, arquitectonico, calidad del
desarrollo del software y la tecnica de desarrollo- web utilizada y se genera
desconfianza e inestabilidad respecto al funcionamiento y confiabilidad en el
sistema asi como problemas de rendimiento y disponibilidad del sistema.
La entidad reconoce que existen problemas a nivel de la capa de negocio que
requieren de una optimized& permanente.
Hallazgo con presunta incidencia disciplinaria.
Hallazgo No. 11. Cargas masivas — MHCP- D
Para el registro de obligaciones presupuestales y pagos en general, el sistema
SHE II, no permite efectuar cargas masivas. Se incumple el paragrafo del articulo
12 del Decreto 2789 de 2004, respecto a introducir mejoras en la funcionalidad. Lo
anterior, denota deficiencies con referencia al diseno funcional y arquitectOnico del
sistema, y ocasiona desgaste administrativo a las entidades usuarias ya que la
capture se tiene que hater en forma transaccional uno a uno generando retrasos
en los pagos con el riesgo de que se conviertan en hechos cumplidos que podrian
acarrear probiemas legales a las entidades.
Tel como lo afirma la entidad
"...A la fecha se estan desarrollando cargas masivas pare
registrar obligaciones y pagos no presupuestales, ya que -los pages presupuestales cuentan con
ademas reafirma diciendo "...Adicionalmente ya °sten en desarrollo
esta
funcionalidades de carga masiva pare las obligaciones y los pagos no presupuestales...", por lo
tanto se reconoce que dichas funcionalidades no existen y se encuentran en desarrollo.
Hallazgo con presunta incidencia disciplinaria.
1-lallazgo No. 12. Modification de Terceros. — MHCP
El sistema financiero SIIF II, no permite realizar la modification de los terceros en
forma oportuna. Se genera demora y atraso en el registro de la informed&
contable mientras se solicita autorizacion a Ia administracion del SIIF pars realizar
los cambios necesarios. La anterior situation, evidencia debilidades en Ia
"Paragratir Se entiende por adminiStracien det SIIF Nacion-tarealizacion de Todas-las gestes necesarias pan mantener
actualizado el aplicativo a la noraratividad -State_ introducir mejoras a RI funcionalidad, atender y-capacilar a los usuarios,
velar por el cumplimiento-del modelo de seuuridad aprobado por el comite de Sessnidad y posibilitar su normar servicio
dentro del horario que se establezca.- Subrayados fuera de text°.
Carrera 10 No. 17-L8 P. I CT- PBX: 3537700 • B..ogoti. D. C. -• Colombia • www.contraioriagen.gov.co
CON, NALORIA DEL EGADA
CONTRACOR
GESTION PUBLICS
GENERAL OE LA REPiteL IC- A E INSTITUCIONES FINANCIE nAs
estructura del sistema, y se incumple lo senalado en el literal d del articulo 3 del
Decreto 2789 de 20046 y el articulo 615 del Estatuto Tributario7.
La entidad respond° "El tercero on el SHE Nacion es transversal para los usuarios. es decir
que una vez creado por una entidad puede ser usado por cualquier otra, por lo tanto, su creaciOn
exige una gran responsabilidad de quien lo registra, pues si lo hace- mal perjudica al tercero y a las
domes entidades usuarias, pues hasta tanto no se corrija no se puede utilizar.
Para evitar que cualquier usuario este modificando el tercero, afectando los registros de todas las
entidades que lo emplean, por seguridad se estableciO que 6ste solo puede ser modificado por Ia
entidad que lo creO o por Ia Administracion del SIIF Nacion, para lo cual deberan seguir el
procedimiento establecido para tal fin y considerar el tiempo que tal operaciOn requiere para
modificarlo.
La CGR destaca que en el procedimiento establecido se debe considerar el tiempo
para la correccian de un NIT de tal forma que no se afecte la operatividad de In
entidad que requiere dicho cambio.
Hallazgo No. 13. Cierre presupuestal para la vigencia 2011. — MHCP- D
Se evidencio que a los usuarios de Sistema Integrado de Informacian Financiera,
SHE II Naci6n, (Sena y ICBF) les faith registros por incluir antes del cierre
presupuestal de la vigencia 2011, en raz6n al retraso en la entrada en produccion
del modulo contable y a las dificultades tecnicas del sistema. Se incumple el
numeral 121 de Regimen de Contabilidad POblica y el literal c del articulo 3 del
Decreto 2789 de 2004. Por lo cual los Estados Financieros a 31 de diciembre de
2011, no son confiables ni razonables.
La entidad argumenta que "La falta de registros presupueStales por parte de entidades come
of SENA y el ICBF, no tienen dna retool& de causalidad con la posibilidad de visualizer la
informaciOn contable, ya que esta Ultima es una consecuencia de los primeros. Los problemas
vividos por tales entidades tienen que ver con la no aceptacien del SIIF Nacion y la falta de toma
de decisiones para implantar la aplicaciOn, como fue el caso del SENA, quien tome la decisi6n de
hacer registros on el mes de octubre y de forma agregada".
La CGRse ratifica en el hallazgo, producto de las pruebas adicionales que se
realizaron in situ, donde se comprob6 que las entidades no tuvieron plazo de
ajustar ni realizar cierre presupuestal.
Hallazgo con presunta incidencia disciplinaria.
6
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Artieulo 3. Infarmacien del- sistema El 511E Nacion-refleja_la sigitiente informaciOrm.... d) La.secuancia de todos
registros-con el fin de facilitar et seguimiento y control do las operaciones.
Adiculo 615_Estatuto Tributano: c. Apeflidos y nombre o razor, social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios, junto con la discriminacion del IVA-pagado
Crtrera I0 No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 - Bogota: Er
.c. • Coltanbia - ■
.www contraioriagen.goN .co
CONTRALOR1A locE77.Z-ZPOin::"°"A
GE NE R AL OR LA REPOSL ICA E INSTRWCIONES FINANGiERAS
Hallazgo No. 14. Reportes contables — MHCP- D
En el modulo Contable: CNT del SIIF II los reportes estandar generados por el
sistema son producidos por unidad de negocio, y no se generan para analisis
contable de cada entidad, raz6n por lo cual se deben consultar varios reportes y
consolidarlos de forma manual generando desgaste administrativo. Por lo anterior
se evidencian debilidades relacionadas con el diseno funcional en este caso, los
reportes. Se incumple el paragrafo del-articulo 12 del Decreto 2789 de 2004
La entidad responde que "Los reportes contables fueron disenados con el liderazgo de la
Contaduria General de la NaciOn, lo que indica que son concordantes con el regimen contable
pUblico vigente, el coal define que la contabilidad publica se debe Ilevar por ente contable publico"
La CGR considera que no obstante los reportes contables sean concordantes con
el regimen contable vigente, estos no son funcionales para las entidades
usuarias del sistema segun lo evidenciado en las visitas de campo practicadas.
Hallazgo con presunta incidencia disciplinaria.
Hallazgo No. 15. Seguimiento Plan de Mejoramiento - MHCP- PAS
Revisados los hallazgos correspondientes a los Planes de Mejoramiento de as auditorias
del MAFP II y de ConsolidaciOn de los Sistemas de InformaciOn de la vigencia 2010, se
observa que las acciones de mejoramiento no subsanaron la causa del hallazgo, raz6n
por la cual no fueron efectivas. Lo anterior, se evidencia en la baja ejecuci6n
presupuestal, incumplimiento del POA y las debilidades presentadas en el SIIF II, por lo
que se afecta la igesfion misional en los aspectos financieros y presupuestales del
Proyecto, situation que podria dar inicio a un Proceso Administrativo Sancionatorio.
La entidad argumenta que "Los Planes de Mejoramiento de las auditorias del Proyecto MAFPII y
del Proyecto de ConsolidaciOn de los Sistemas Nacionales de InformaciOn —CSNI-, se suscribieron
en Agosto del alio 2011. dichos plan-es tenian actividades de mejoramiento orientados a tres
componentes:
0 -SIIF NACION
BAJA EJECUCION DEL POA
110 DISENO Y PUESTA EN MARCHA DEL SEIGI
Con respecto al SUP NACION, a la fecha se vienen subsanando los hallazgos de los planes de
mejoramiento CSNI y MAFP II, tel y como lo muestra el seguimiento enviado al equipo auditor con
code al 31- de marzo de 2012. Agradeceriamos sobre este aspecto precisen a que hallazgos
especificamente hacen referencia las observaciones de la CGR, con el fin de poder responder las
_acciones puntuales que se ban tornado pare subsanar los mismos.
Con respecto al hallazgo-sobre labaja ejecuciOn del POA es preciso mencionar que of plan -demejoramiento se formulO err agosto de-2011, razon por la cue! faltando 4 meses pare finafizar el
alio 2011, no era factible subsanar totalm.ente las causes
del hallazgo, sin embargo, la action
•
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Carrera 10 No 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • weirw.contralorlen.gov.co
LpOURBIp:AE L EGA DA
CONTRALORIA
GENERAL GE LA RE rOaL ICA E EgEEErutioNEE E iNENE‘EREs
establecida de realizar los ComitOs Tecnicos periodicamente con el fin de monitorear la ejecucion
del POA del Proyecto, tuvo impacto- en el sentido de que el comae tecnico realizado en el tercer
trimestre de 2011, solicit() a los responsables de la ejecuciOn de los componentes que el
presupuesto que no se fuera a utilizar fuera reintegrado a la Oficina Asesora de Planeacien para
ser reasignado en otras prioridades..."
La CGR concluye que 2010, presenta para el Proyecto MAFPII, 2 metas incumplidas
y 1 se esta desarrollando fuera de termino y corresponde al MHCP-Sistema SIIF,
el cual a marzo de 2012, no permite la generation de pagos en la cadena
presupuestal en forma autornatica de los descuentos efectuados en nOmina para
terceros, como son EPS, AFP, ARP. Respecto, del Proyecto Consolidation de
Sistemas de Information, se reporta 1 meta incumplida, destacandose que
corresponde tambien al Sistema SIIF, para la habilitation en production de los
reportes de balance general y estados financieros.
Hallazgo que podria dar inicio a un Proceso Administrativo Sancionatorio
Hallazgo No. 16. Comprobantes contables de usuarios desconocidosMHCP (D)
En el modulo contable del sistema SHE II al analizar los reportes generados, aparecen de
manera automatica comprobantes contables que no fueron registrados por los usuarios
autorizados de la entidad8. Se evidencia un presunto incumplimiento del numeral 3.7 de la
Resolucion 357 de 20089.
La anterior situation es consecuencia de la falta de control en el sistema cuando se
registran las trazas contables automaticas, generando movimientos que no corresponden
a la. entidad,. afeclando los reportes de, Diario y Libro mayor y Balance. Se produce
incertidumbre en la calidad de la information sobre los movimientos contables y
financieros del ente econornico, .por lo tanto el sistema no refleja fidedignamente los
efectos contables del negocio, generando desconfianza hacia el sistema por parte de los
usuarios teniendo estos que realizar conciliaciones adicionales para determinar las
contabilizaciones autornaticas correctas7
8
Fecha
Febrero 8 de 2012
Enero 2 de 2012
Febrero 6 de2012
Enero 2 de 2012
9
No.
Comprobante
2978
28
2748
2
Tipo de Delo. Fuente
No Document° Fuente
Valor
enema alectada
ING060
ING060
1NG060
1N6060
387212
1060811
141_2
503-1111
4715.001
1800.000
1 740.700
343.000
310501001
291580
310501001
310501001
3.7. Soportes documentales.
La totalidad-de las operaciones reatizadas per la entidad contable publica deben estar respaldadas en documentos ideneos, de
tal manera que la informaciOn-registrada seasusceptible de verificaciOn y comprobacian exhaustiva o aleatoria_Por lo coal. no
podran registrarse contablemente los helms econemicos, financieros, sociales y ambientales que no se eneuentren
debidamente soportados
•
43
Carrera 10 No. 17-18—P. 10• PBX: 3537700 • Bogota, a C. • Colombia • www.contraloriagertgov-co
,.• cONTRALORI A r=utle.'"
C,L '.4t PAL - rt ,AnE
E ■
tiStrruCIONES riN,NCIE?4.5
La entidad arguments que "El SUE NaciOn posee una funcionalidad a traves de Ia cual una
tesoreria, entre atlas el Tesoro Nacional, a partir de documentos de recaudo por clasificar
generados en la carga de los extractos bancarios de las cuentas bancarias recaudadoras de
ingresos, asigna tales documentos a las Unidades Ejecutoras responsables de su clasificacion, Ia
cual deja el respectivo comprobante contable. Una vez que las Unidades Ejecutoras pueden
observar estos documentos, Ostas, por medio de la funcionalidad descrita, los asigna a sus
subunidades con el fin que realicen Ia respectiva clasificaciOn, para lo cual el sistema genera el
comprobante contable respectivo..."
Adicionalmente, afirma la entidad "...evidencid que ocasionalmente la operation de asignar
documentos de recaudo por clasificar de una Unidad Ejecutora a sus subunidades, estaba
generando el comprobante contable respectivo, pero lo esta registrando en una Unidad Ejecutora
distinta..." "... aceptamos que ocasionalmente, on pocos casos, el sistema registrO comprobantes
contables automaticos en Unidades Ejecutoras distintas a la que los genera, cuando se
reasignaron documentos de recaudo por clasificar de Unidades Ejecutoras a sus Subunidades..",
La CGR observO que los comprobantes automaticos generados no pueden ser
corregidos con comprobantes manuales por las entidades puesto que estos
afectan la misma cuenta con el mismo valor y no tienen efecto en el Balance pero
si en los saldos de los Libros Mayor y Balance y Libro Diario.
Hallazgo con presunto alcance disciplinario.
Hallazgo No. 17. Comprobantes Automaticos— MHCP (D)
En el sistema SHE II, la Orden de Pago Presupuestal de Gastos al ser registrada
automaticamente en el modulo contable, presenta diferencias entre el valor de la Orden
de Pago contra lo registrado autornaticamente_ en el comprobante contable w. Se
evidencia un presunto incumplimiento del numeral 37 de is Resolution 357 de 2008.
Lo anterior, es consecuencia de la falta de control en el sistema al registrar las trazas
contables registradas en la cadena presupuestal contra lo registrado en los auxiliares
contables, afectado la razonabilidad de las cifras y por lo tanto los Balances de la entidad,
generando desgaste administrativo y desconfianza con respecto al sistema.
La entidad responde: "En el SHE Nacion, cuando se paga -una orden de pago presupuestal
asociada a una obligaciOn con deducciones, el sistema genera el comprobante cantabile a partir de
Is information registrada en la obligation, para lo cual debe tomar el valor neto de esta, despues
de descontar las deducciones, de forma tal que genere el comprobante por el valor efectivamente
pagado, lo cual ha funcionado consistentemente hasta la fecha..."
...Para la_OP 23830412 del Minhacienda, se observe que el sistema fallo al momenta de restar las
deducciones cuando se realize la oaten de pago, generando el comprobante contable por et valor
bruto de la obligation y no por el valor neto. Esta situation fue on error casuistico y no correspond°
a una fallatransversal del sistema
Ordeade ',ago No.23830412 del 2i de Fnero 23 deSIIT2 por valor de $I.638294 vs comprobante contable automatieo 1425
del Z5 de Enero de 2012 lalorristrado S023.917.
Carrera 10 No. 17-1S -P. 10 • PBX: 3537700 • -Bogota—D.
Colombia --www.contraloriagemaov.co
CONTRALORIA
GENERAL DE LA REPDBL1CA
CONTRALORIA DELEGADAGESTION PUSLICR
E INSTITUCIONES RNANCRAAS
La CGR se ratifica en lo evidenciado y en la falta de control que permiti6 la ocurrencia del
incidente.
Hallazgo con presunto alcance disciplinario.
Hallazgo No. 18. Operaciones Reciprocas- MHCP (D)
El modulo contable del SIIF Naci6n II, no esta generando los reportes de operaciones
reciprocas, impidiendo que los usuarios de las entidades puedan realizar los analisis
financieros respectivos, para cumplir con la informaciOn de enviar a la Contaduria General
de la Naci6n en el informe CGN2005_002_Operaciones Reciprocas, Se incumple con el
capitulo IX (Procedimiento contable para el reconocimiento y revelaciOn de las
operaciones interinstitucionales), con los numerales 3.1611 y el numeral 4.112 de la
ResoluciOn No 357 de 2008. Lo anterior, impide realizar la respectiva conciliaciOn de
saldos y las cuentas del pasivo y se presenta incertidumbre sobre la informaci6n
producida por la entidad.
Esta actividad se realiza en forma manual, en raz6n a que se utiliza la informacian en
hojas de Excel para cada uno de los terceros y cada cuenta a analizar; el proceso
incrementa la carga laboral, impidiendo el analisis de la informacion de forma oportuna y
generando reportes inconsistentes y poco confiables.
La entidad responde" El reporte de operaciones reciprocas fue disefiado en el SHE NaciOn de
acuerdo a los requerimientos de la Contaduria General de la Hadar?, los cuales contemplaban que
para aprobarlo y poder vedo, debia efectuar algunas de las validaciones que exige el CHIP al
momento de ser cargado en tal aplicacion. Si los datos que soportan el reporte no cumplen con
una de ellas,. no lo mostrara..."
•
•
Por lo anterior la CGR •concluye que fa entidad reconoce la incidencia cuando
afirma que "...Adicionalmente, ya se desarrollO una funcionalidad que les va permitir a los
usuarios observer las operaciones reciprocas sin validaciones para que revisen los errores y los
corrijan, de tal forma que puedan obtener el reporte con validaciones, el cual se pondra
11
-12
11 "3.16. Cierre contable.
De acuerdo con el Regimen de Contabilidad POblica, las entidades contables pablicas deben adelantar todas las
acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la informacion producida en todas las areas
que generan hechos financieros, economitos, sociales y ambientaleS, tales comp cierre de compras, tesoreria y
presupuesto, recibo a satisfaction de bienes y seryicios,.reconocirniento de derechos, elaboration de inventario
de bienes, legalization de cajas menores, viaticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores,
conciliaciones, verification de operaciones reciprocas, ..."
4.1. Controles asociados a las actividades del proceso contable.
2. CLASIPICACION
4. Evaluar, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contaduria General _de la-NtaciOn, el proceso
adelantadepor_el. area contable_del ente pOldico, para logratla conciliaciemtle saldos de operecicrnesreciprocas
con las entidades, que induya la tonfimkiL,ion de saldos a traves de circularizaciones periodicas entre 1-as
entidades objeto -de-conciTiacion".
-r-
45
— Carrera 10 No 17-18 P. 10 • PBX: 353 1 100-Bogota, D C • Colombia -1vaw.contraioriagerieov.co
(ICAEL"A"
CONT-RALORIA ocE'stig::LPUSI
INSTITLICIONES FINANCIERAS
GENERAL DL LA REPUBLICA
prontamente en production:..", situation que refirma lo expresado respecto a que el
reporte aiiin no ha sido colocado en producciOn
Hallazgo con presunto alcance disciplinario.
Hallazgo No. 19. Interoperabilidad — MHCP— DIAN— DNP
A mayo de 2012, no existe interoperabilidad directa por consumo de servicios
WEB entre los sistemas SIIF y MUISCA, asi como SIIF y SUIFP. Se incumple
literal 6 de la parte B, literal g) punto 1 de la parte C), los literates a) y b) punto 1
de la parte D) del Contrato de Emprestito 7831 C013.
Lo anterior, es consecuencia de las debilidades en la planeaciOn de los proyectos
en cuanto a su arquitectura funcional, por cuanto el intercambio de informaci6n
evidenciado en algunos casos se hace por medio de- archivos pianos lo cual
genera inseguridad teniendo en cuenta que dichos archivos pueden ser
manipulados perdiendo la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la
informaciOn.
La entidad responde "En primer lugar, se definio un modelo pare implementor Ia
interoperabilidad del SHE NACION con otros sistemas de informacion, el cual contempla
especificaciones en los siguientes aspectos.
Sintactico: se refiere al cumplimiento de estandares como GEL-XML, profile de los
contratos y protocolos de comunicaciones.
'Semantico: se relaciona con la definition de los elementos de riegocio, con el objeto de
tener un lenguaje cormin durante elintercambio de informacion entre los sistemas.
Organizational: acercc de la administraciOn del plan de implementackin propuesto con
cada entidad.
Gobierno: identificackfm de roles y responsabilidades.
Comb segundo, tomando como marco de -- referencia este modelo, el proyecto SIIF NACION definiO
el procedimiento a seguir con las entidades que requieran interactuar con el sistema por medios
automaticos.
" PARTE B: Fortalecimiento de los Sistemas de informacion de la Gestidn Publica Nacional dentro del NIHCP...6) Ia facilitation
de la interoperabilidad de SUIFP para asegurar la consistencia de la informacion compartida con los sistemas de informacion poblica del
•
Prestatario.
PARTE CI: Fortalecimiento de los Sistemas de-Information de la GestiOn PObliea Nacional dentro del :MHCP- 11...g)
Desarrollar y poner en marcha la interoperabilidad entre el SIIF-Nation y elINUISCA para mejorar Ia eticiencia de los procesos de la
DIM'.
PARTED: Ateprar la interoperabilidad de los sistemas de information de la Gestien-Ptiblicaidel Prestatario...I....a) el disefio y
metodoloeias j sistemas de inlormaciOn. por medio de la provisiOn de asistencia tecnica y la adquisiciOn-de
poesta en !mocha
tecnoktia de- la in rommerOn para la interoperabilidad entre_SUF Nactim y el SUIFP, h) el diseflo y puesta enricncha de metodologias y
sistemas do inlormacii n. por medio de la provision deasistencia tecnica-y la adquisicidm de tecnologia -de la informacion para la
Subrayado luera de texto.
interoperabilidad-entre SlIF-Nacien
46
Carrera TO No..17-12T P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota,. D. C. Colombia • www.eontraloriagen.gov.co
CONTRALOR1A i "N"^""'"
°Erni:. C: "`"°"
PUBLIC/.
GENERAL DE LA RE_PueLicA t E INSTITUCIONES FINANCIERAS
Al inicio de la implementacien, se define, de comOn acuerdo entre las entidades, el mecanismo
mas adecuado a utilizar (reportes, consultas, archivos pianos, archivos XML firmado digitalmente o
Servicios Web), siendo todos estos mecanismos validos para el intercambio de informaciOn de
acuerdo a las caracteristicas del proceso que se vaya a implementar..."
La CGR concluye que de acuerdo con lo selialado por el DNP para el caso de •
interoperabilidad con el SUIFP, se reconoce que se esta en proceso de pruebas
tecnicas por lo tanto todavia no se evidencia interoperabilidad por servicios web
"...Asi mismo, se han planeado y desarrollado- pruebas tecnicas, que han permitido detectar la
necesidad de realizar cambios para optimizar los flujos de informaci6n y asegurar una mayorsatisfacciOn de los usuarios. Las acciones pendientes se desarrollaran bajo un enfoque de
mejoramiento continuo...".
Para el caso de interoperabilidad con el MUISCA el MHCP reconoce a que hasta
que se mejoren y desarrollen algunos macroprocesos on SIIF se continuara el
entendimiento para interoperaci6n directa
consecuencia, solo hasta que se defina y
desarrolle el macroproceso de CUN y las mejoras a los macroprocesos de Ingresos y Gastos en el SHP
NaciOn, es factible iniciar nuevamente el entendimiento con la DIAN para continuar estableciendo
interoperaciOn directa...".
3.4 ESTADOS FINANCIEROS
Los Balances Consolidados del Proyecto a Diciembre 31 de 2011, ascienden a la
suma de $1.687 millones, de los cuales el Pasivo es de $883 millones,
representan el 52.4% de los Activos. Los Ingresos fueron de $12.898 millones que
representa el 764.7% del total de los Activos y los Gastos ascendieron a $12.058
millones equivalehtes al 714.9% de los Activos del proyecto; como se aprecia en el
cuadro siguiente:
Cuadro No.11
COMPORTAMIENTO DE LAS CUENTAS DEL BALANCE
Valores en Millones de pes
Cuentas
2010
2011
% de
ParticipaciOn
Variation
$
Activos
317
1.687
100,0%
1.370
432%
Pasivos
694
883
52,4%
189
27%
Patrimonio
(377)
804
47.66%
1,181
-110%
Ingresos
6.142
-12.898
764,7%
6.756
110%
Gastos
6.519
12.058Th
714,9%
5.539
85%
Fuente.
auues del proyecto
47
Carrera 10 No. 1T-18- P. -10 • PBX: 3537700-• Bogota, D. C. - Colombia • Vv w .contral ori aueruzov o
GESTION PUBLICA
CONTRALOR1A
"'"'"`""
457iTLICICNES PNANCIER4S.
wei {CA E i,
r+AI
PI 1-
El total de los Activos a 31 de diciembre de 2011, del Proyecto ConsolidaciOn de
los Sistemas Nacionales de Informaci6n suman $1.687 millones. Los mas
representatives son los Activos de la Unidad Ejecutora DirecciOn de Impuestos y
Adunada Nacionales-DIAN per $1.066 millones, que representan el 63% del total,
seguido por el Ministerio de Hacienda y Credito P6blico con $592 millones,
equivalente al 35% y finalmente los activos del Departamento NaciOn de
Planeacion son de $28 millones, que constituyen el 2%. Se presenta la
composici6n de los Activos del Proyecto en el siguiente cuadro:
Cuadra No.
12
Compodamiento del los Balance
a 31 de diciembre de 2011
Valores en Millones de Pesos
Unidad Ejecutora
%
Activos
592
35%
DIAN
1.066
63%
DNP
28
2%
Total
1.687
MHCP
_
100%
En desarrollo de la Auditoria para el analisis de los Estados Financieros se
seleccionaron las cuentas mas representativas: como son el Activo, los ingresos y
los Gastos.
De la cuenta Gastos se seleccion6, la cuenta de Comisiones, honorarios y
servicios por $8.223 millones, constituyen el 68% del total de los mismos. De los
lngresos se analizO: Fondos Recibidos para- InversiOn que representan el 91.2%
respectivamente.
3.1.1. INGRESOS
Los ingresos del- proyecto de ConsolidaciOn de los Sistemas Nacionales de
Informed& provienen del credit() BIRF 7831- CO, por valor de $12.897.7
millones, segOn los desembolsos del Banco Mundial, para ser distribuidos de
acuerdo a las condiciones del Contrato de Emprestito, asi: El Ministerio $7.206.9
millones, 56% de los recursos, la Unidad ejecutora DIAN $4.253.1 millones,
equivalentes a un 33% y el GNP con $1A37.7 millones corresponden al 11% del
total- de estafuentedelinanciacion.
t 18
7-18
P.
10MX:
3537700--193o2.Ma.D
C - Colombia •-v•wvexontraloriagen.govto
Carrera 10- No. 1-
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PEEL°
E INSTMJCIONES FINANCIER4S
CONTRALORIA
arpoeocA
GENERAL OE LA
Cuadro No. 13
INGRESOS POR ENTIDAD EJECUTORA POR
CATEGORIA
Millones de pesos
Unidad Ejecutora
2011
PORCENTAJE
DIAN
4.253,1
33%
DNP
1.437,7
11%
MHCP
7.206,9
56%
TOTAL
12.897,7
100%
Fuente: Entidad
3.1.2. GASTOS
Los gastos del Proyecto fueron pagados con los ingresos obtenidos para el
desarrollo del mismo. En la vigencia 2011, ascendieron a $12.058 millones,
determinado en la siguiente forma: El Ministerio $6.718 millones, correspondiente
al 56% de los egresos, la DIAN ejecuto gastos por $4.057 millones un 34% y el
DNP con $1.283 millones equivalente al 11% del total de estos gastos.
Cuadro No. 14
GASTOS POR ENTIDAD EJECUTORA POR
CATEGORIA
Millones de pesos
Unidad Ejecutora.
. 2011
: PORCENTAJE
DIAN
4.057
34%
DNP
1.283
11%
MHCP
6.718
56%
TOTAL
12.058
100%
•
Fuente: Entidad
Para- el analisis de las dos cuentas mas representatives (Ingresos, Gastos) se
seleccionO la misma muestra, que fue verificada con los Certificados de Gastos
(SOE), los Desembolsos Efectuados durante la vigencia- 2011.
Realizada la verificaciOn de los soportes contables, se concluye que estos son
acordes con lo establecido en et= Contrato de Prestamo especialmente en lo
relacionado con los gastos elegibles para cada una de las unidades ejecutoras
que intervienen en et desarrolio del proyecto.
49
—Carrera 10 No. j7-18 P. 10_-PRX: 3537700- Borja7, D. C_ - Colombia-
_contrakwiangov.co
CONTRALORIA
(:EM RAT DE LA REPUBLICA
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION PUBLICA
E INSTETUCIONES FINANCIERAS
Los ingresos del proyecto estan constituidos por los anticipos y reembolsos
efectuados por el Banco Mundial los cuales fueron manejados en el Banco de la
Republica, Direccian del Tesoro Nacional, en concordancia con el Rep_orte de
Movirnientos Cuentas no Administradas por la Direccian del Tesoro Nacional, que
permiten verificar los ingresos y pagos en Wares, su monetization y los pagos
efectuados a los beneficiarios, los cuales no presentaron deficiencias en su
manejo y control.
3.1.3. PRESUPUESTO
De acuerdo a la informaciOn suministrada por la Coordinacion del Proyecto, la
apropiaci6n inicial del presupuesto para la vigencia 2011 fue de $17.580.6
millones, de los cuales se ejecuto $11.484.5 millones, el 65% del total de lo
presupuestado, para atender los gastos que demanda la ejecucion del Proyecto.
Cuadro No. 15
PRESUPUESTO POR ENTIDAD EJECUTORA POR CATEGORIA
Millones de pesos
Unidad I Apropiacian
inicial
Ejecutora
Participation
Ejetutado
% de
Ejecucion
DIAN
3.711,0
21%
3.483,6
94%
-DNP :
1.529,0
9%
1.283,2
84% _
MHCP --
12.340,6
70%
6.717,7
54%
TOTAL
17.580,6
100%
11.484,5
65%
Fuente. Entida..1
3.1.4. EJEC_UCION
De acuerdo a la informacion suministrada por la Coordinacion del Proyecto, el
Presupuesto para la vigencia 2014 es de $11.484.5 millones, el MHCP ejecuto
$6.717.7 millones, e158% del total de estos, para atender los gastos que demanda
la ejecucion del SIIE Nacion II, y en- segundo lugar la DIAN con $3.483.6 millones, equivalente al 30% del presupuesto asignado para el proyecto y por ultimo el DNP
to ejecutado fue de $1283.2 millones, el 11% del total de la ejecucion de la
vigencia 2011.
50
Carrera 10 No. 17-13 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia • www.cmiifaloriagen.gov.co
CONTRALORIA
=ITTITZZRElinGDAELEGADA
GENERAL t)E LA-REPOBL
ICA E 1NSTITUCIONES FINANCIERAS
Cuadro No. 16
PRESUPUESTO POR ENTIDAD EJECUTORA
POR CATEGORIA
Millones de pesos
Unidad
Ejecutora
2011
DIAN
PORCENTAJE
3.483,6
30%
DNP
1.283,2-
11%
MHCP
6.717,7
58%
11.484,5
100%
TOTAL
Fuente:
Entidad
3.5 EVALUACION DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
Aplicada la matriz de evaluaciOn acorde con los criterios que para tal fin establece
el Banco Mundial, se obtiene como resultado un calificacion consolidad para las
tres (3) unidades Ejecutora del proyecto, el cual se obtuvo una calificacion de
77.97 puntos, que significa un Riesgo Medio, fundamentado principalmente por la
valoraciOn del Riesgo, Control Interno y Monitoreo y Supervision, tal como se
refleja en el siguiente cuadro:
Cuadro No. 17
Evaluacion Final Mecanismos de Control Interno
Contraloria General de la RepOblica
Contraloria Delegada para Gestion Publica e Instituciones Financieras
CONTROL INTERNO CONSOLIDADO PROYECTO' 7831/CO
Vigencia 2011
. .. _
ORSAMMAC7OMADM/N/STMATIVA
DNP
.
g.. „ 9t6T
.
'VALORAC/DMDEME5G6-
'
t: 0,00
7MeAthi;ott-btinoews:,,i $ ADMINISTEACION DE DIENES Y SERlinolOS tONTROLiktERAI&
86,00"
•
titi6MWA8tSitAbivitiiviathopi 7ft;
MHCP.
-
DIAN
CONSOLIDADO
85,00
91,67
89,44
52,00
f 72,00
70,00
66,67
.:80,01)z,
.79,89 -,_
. .,
91,25 ...,
- . ..
8875'
90,00
90,00
7
53,33
76,67
68,89
''' N".
''-79,3
'11/2 V:'
76,13 11 -
79,38
78,54
In formaciOn
78,75
73,75
78,75
77,08
Cornunicacion
80,00
80,00
80,00
80,00
70,00
60,00
70,00
70,00
83,57
68,95
79,96
77,97
MONITOfika Ve S171
5g/i WS/OM
RESUME
Fuente: Equipo auditor
S
-•
51
Carrera__10 No. 17-18 P. 10• PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia - www.contraloriagen,gov.co
11cE1s":"""
• CONTRALO R iA G`'T7;`>7.
,,stujooni
FINCtlEirAS
3.6 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO
Plan de Mejoramiento Proyecto MAFP II
Analizado el Plan de Mejoramiento de la vigencia 2010, se establecieron 13
hallazgos, para los cuales- se fijaron 19 metas. Se cumplieron 11, 2 se
incumplieron, 1 se encuentra en desarrollo, en 3 no se ha vencido el termino y 1
se este desarrollando fuera de terrain° y corresponde at Sistema SIIF, el cual a la
fecha no permite la generaci6n de pagos en forma automatica de los descuentos
efectuados en n6mina para terceros, como son EPS, AFP, ARP. Con code a 31 de
marzo de 2012, el avance para este Plan fue de 58.26% y el cumplimiento de
86.35%
Plan de Mejoramiento Proyecto Consolidation Sistemas de InformaciOn
Analizado el Plan de Mejoramiento de la vigencia 2010, se establecieron 5
hallazgos, para los cuales se fijaron 12 metas. Se cumplieron 4, 1 se incumplio, 6
se encuentran en desarrollo, en 1 no se ha vencido el terrain°. La meta incumplida
corresponde al Sistema SIIF, para la habilitation en producciOn de los reportes de
balance general y estados financieros. Con code a 31 de marzo de 2012, el
avance para este Plan fue de 49.82% y el cumplimiento de 100%.
3.7 SEGUIMIENTO FUNCION DE ADVERTENCIA
El siguiente es el resultado del seguimiento realizado con code a 30 de abril de
2012, a la fund& de advertencia formulada al Ministerio de Hacienda con relation
a la implementation y operatividad del SIIF NaciOn.
A. ADVERTENCIA MODULO CONTABLE — CNT - INCUMPLIDA
El sistema SIIF II que entr6 en production el 1 de Enero de 2011, no tiene
implementado aim el modulo contable perteneciente at macroproceso CNT:
Gesti6n Contable. Lo anterior por falta de planeaciOn y coordination de
actividades que no guardan congruencia con los recursos ejecutados y los
procesos a desarrollar para su puesta en production, lo que genera demoras,
dificultades en to migration y cargue de informaciOn teniendo las entidades que
Ilevar paralelos con-el fin_de obtener informaciOrrcontable pars-la prnoducciert de
estados financieros para- ta toma de decisiones.
-It-
Carrera 10 No. 17jis P. l0- X: 3537700 tBogota, D. C. - Colombia- wwwsiontraloriagen.gov.co
C
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GENERAL DE LA RERD5t-tCA E INDRTUCIONES DNANDIERAS
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c
,07, `,
°
,,R
La entidad responde:"... el SIIF Naci6n requiri6 afinamientos y optimizaciones para mejorar los
tiempos de respuesta obseivados en el alio 2009 y modificar algunas funcionalidades, entre ellas
el modulo de contabilidad, para atender las necesidades financieras de las entidades que
conforman el presupuesto general de la NaciOn.
En agosto del alio 2010, con el liderazgo de la Contaduria General de la Nacion y el respaldo de
consultores internacionales, se defini6 y dio inicio- desarrollo del nuevo modulo contable, cuya
implanted& consideraba varies fases..."
"...La conceptualizaciOn y, por consiguiente, la construction del software asociado tomaron ma's
tiempo del que inicialmente se planted, Ilevando a estabfecer estrategias complementarias que
aseguraran la generation de los estados contables de las entidades usuarias del SIIF Naci6n
La CGR concluye que as dificultades que ha tenido el sistema SIIF Nacion II en el
modulo contable, no se encuentran totalmente en funcionamiento con las
interfaces que maneja el control de las inversiones, los elementos devolutivos y de
consumo, el manejo de los inventarios, la cadena presupLiestal de las deducciones
n6mina en forma automatica por terceros, ya que se tiene que realizar en forma
manual, el manejo en forma abtomatica de las provisioner, amortization,
depreciaciOn, ajustes, raz6n por la cual estas acciones se encuentran incumplidas.
B. ADVERTENCIA 2. NO SE PUEDE OBTENER INFORMACION PARA EMITIR
LOS REPORTES REQUERIDOS - CUMPLIDA PARCIALMENTE
No se puede observar la information necesaria para emitir los reportes requeridos
y generar las operaciones de los periodos parciales de la vigencia 2011,
ocasionando desgate de recursos administrativos y de talento humano.
La entidad responde:. "A la fecha se puede observar a haves del SIIF Nader) la siguiente
informed& contable:
•
•
•
•
•
•
Comprobantes
Libro diario
Libro mayor
Libros auxiliares
Reporte de saldos y movimientos
Reporte de operaciones reciprocas
Lo anterior permite a los directores financieros y contadores -de las entidades hater los analisis
financieros respectivos, para cuniplir con el reporte de informed& de los periodos parciales del
presente afio. Se ha acordado con la Contaduria General de la Wad& que el reporte de
informed& at Consolidador de Hacienda a Informed& Financiera Ptiblica (CHIP) se haga asi:
Primer trimestre hasta septiembre 28, segundo trimestre hasta octubre 30 y tercer trimestre hasta
noviembre 30..."
La CGR-concluye-queclos-usuarios de SIFF Nacion II, para poder ernitir-etinfofme
de las Guentas Reciprocas a la Conladuria General de la Nacion en el fermata
7— Carrera
10 Na. 17-18-13. 10 --PBX: 3537700 ngota.. D. C. - Coio
a-
contraioriagen eav co
CONTRALO RIA :=1:36t.DALE°A°"
Ca: NEPAL DE LA REPO SI_ ICA E iNST.TLICIONES FINANCIEFIAS
CGN2005-002-Operaciones Reciprocas tienen que realizar en forma manual la
conciliation entre las cuentas de Deudores y las Cuentas por Pagar, los procesos
se realizan en Excel, para realizar el Informe de Cuentas Reciprocas; lo tanto
la action esta parcialmente cumplida.
C. ADVERTENCIA 3. INICIO DE OPERACION DE LOS ESTABLECIMIENTOS
PUBLICOS - CUMPLIDA PARCIALMENTE.
Los establecimientos pOblicos no pudieron iniciar operaciones en su totalidad de
acuerdo con el cronograma previsto lo que incide en la demora y produccion de
informaciOn contable.
La entidad responde " Los establecimientos pOblicos que hacen parte- del presupuesto general
de la NaciOn, pudieron iniciar en el SHE Nacian la gestiOn presupuestal del ingreso y del gasto y
sus correspondientes pagos, los cuales dejaron las trazas contables que permitieron generar los
respectivos comprobantes, a partir de los cuales a la fecha pueden observer lo siguiente:
•
•
•
•
•
•
Comprobantes
Libro diario
Libro mayor
Libros auxiliares
Reporte de saldos y movimientos
Reporte de operaciones reciprocas
Solo los siguientes establecimientos pOblicos no iniciaron la gesti6n descrita de manera oportuna,
al priorizar la gestiOn financiera en sus aplicaciones propias:
•
•
•
•
•
•
SENA
ICBF
U.A.E. Aeronautica Civil
Superintendencia de Servicios POblicos Domiciliarios
U.A.E. Junta Central de Contadores
ComisiOn Nacional del Servicio Civil
Esto les ha-generado dificultades para la produccion de informaci6n contable en el SHE NaciOntl;
por carecerde registros de su gestion presupuestal y de tesoreria:"
La CGR concluye que debido a que el modulo contable entro en operation (8)
meses despues de iniciar la vigencia 2011 y las entidades no contaron con el
tiempo suficiente para el analisis, depuracion de saldos y teniendo en cuenta que
el sisterna presente debilidades en cuanto a rendimiento, disponibilidad,
navegabilidad y usabilidad por lo tanto los procesos de registro tomaron mas del
tiempo necesario_ y se presentaron dificultades con el cargue de los movimientos
en forma _mastva. Adicionalmente, Is irnposibilidad de realizar consultas -de los
saldo de-realizar y-v.ertficar lo,s. reportes de las transacciones inciden para que
esta accien se encuentretaarcialrnente cumplida.
54
Carrera 10 No. 17-18-P. 10 - PBX:353-7700 • Bogota. Er. C. •Colombia • www.contraloriagen.aov_co
CONTRALORIA gX,Tig,,LZ""ADA
11°
GENERAL DE LA RE rOBL
■
cA ; E INSTMJCIO
SN
LECSFINANCLEARS
A
D. ADVERTENCIA 4. EL PLAN DE CUENTAS ES DESAGREGADO POR
FALLAS TECNICAS - INCUMPLIDA
Por fallas tecnicas y funcionales en el software, el plan de cuentas contable es
desagregado, situation que obliga a efectuar registros contables manuales.
La entidad- responde "No existe una relaciOn de causalidad entre las posibles fallas tOcnicas y
funcionales- en el software con la desagregacion del plan de cuentas contables, pues este Ultimo
corresponde a una definition conceptual y normative que hace la Contaduria General de la .Nacien.
la cual debe ser recogida por el SIIF NaciOn
Para el sistema el plan de cuentas es un insumo, por lo tenth; este to plasma con forme la definition
normative. Si esta considera una gran desagregacion, la aplicaciOn este en Ia capacidad de operar
a ese nivel. Si la definition conceptual y normative cambia manejando cuentas contables mas
agregadas, el sistema se adapta a esa nueva conceptualizaciOn.
De otra parte, el modelo contable del SIIF Naci6n II esta definido para que contabilice
automaticamente en linea y tiempo real, de forma tal que los registros contables manuales sean la
exception y no la norma..."
La CGR concluye que de acuerdo con las visitas realizadas a las entidades
usuarias del sistema SIIF NaciOn II, se comprob6 que los registros se realizan en
forma manual. Por lo anteriormente mencionado, la action se ha incumplido.
E. ADVERTENCIA 5. LiNEA DE PAGO - CUMPLIDA
En la linea de pago, no se permite efectuar modificaciones, situacion que obliga al
usuario a eliminar la transaction por completo y reinicializar la captura- de los
datos.
La entidad responde "Dentro del modelo conceptual del SIIF Nacian It las lineas de pago se
registran en el compromiso con-el fin de reflejar los pagos pactados en el acto administrativo que
afecta el presupuesto, los cuales puede que se cumplan o no dependiendo de Ia ejecuciOn de
dicho actor siendo esta de caracter informativo en dicha instancia. Una vez grabada tal transaction,
si se requiere hacer una modificacian, la aplicacidn permite que este se realice a traves de la
funcionalidad- de modificaciOn del plan de pagos, la cual se puede realizar en el cotnpromiso, la
obligaciOn o la orden de pago.
Es de resaltar que- el plan de pagos es fundamental al momento de hacer la obligation, pues es en
esta fase de la cadena presupuestal que se afecta el PAC, por tal razor), es en dicha instancia
donde cobra importancia su modificaciOn, la cual se puede efectuar sin ninguna dificultad"
La CGR concluye que segun las visitas efectuadas a las entidades, la
funcionalidad sa enouentra en producciOn de acuerdo con la circular oiff del 23
-de marzo de 2012 ernifTda per la administraciOn del SIIF en donde se explica el
5-5
Carrerm10-No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Bogota, D. C. • Colombia - www.contraloriagen.uov.er
CONTRALOR
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GEST:
ON
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E INSMUCIONES f :NT', ERAS
procedimiento a seguir con el fin de efectuar correcciones a la linea de pago. En
ese orden de ideas, se evidencia la acciOn de cumplimiento.
F. ADVERTENCIA 6. RETRASO EN LOS CICLOS DE NEGOCIO OBS, BYS,
FYC Y CNT - INCUMPLIDA
Se gener6 retraso en los ciclos de negocios OBS: ObtenciOn de bienes-y servicios,
BYS: GestiOn de bienes, FYC: FacturaciOn y Cartera y CNT: Gestion Contable, los
cuales no salieron en produccion a partir del 1 de enero de 2011, -como se tenia
programado
La entidad responcle: "Los mOdulos de Obtencion de Bienes y Servicios (OBS), AdministraciOn
de Bienes (BYS) y Facturaci6n y Cartera (FYC) fueron entregados en el alio 2009 por is firma
desarrolladora del software, de acuerdo con las definiciones conceptuales hechas por el grupo
consultor contratado para tal fin.
Como estrategia de implantaciOn, el Ministerio de Hacienda defini6 que estos macro procesos
entrarian en produccion en una segunda fase denominada administrative, /a cual se ejecutaria una
vez se hayan superado las falencias normativas relacionadas con la definiciOn y administraci6n del
catalogo que el sistema requiere para tal fin, pues a pesar de estar disponibles las funcionalidades,
no existe consenso sobre que clasificador emplear, si el de Naciones Unidas o el CUBS del SICE.
Paralelamente a lo anterior, al cambiar el modelo contable se debio hacer una revision para
adaptar dichos macro procesos a este modelo, la cual se encuentra en fase de discusi6n y
socialfzecion con varies entidades usuarias que se escogieron y se propusieron como piloto. Como
resulted° de esta evaluaciOn se haran los cambios que sean necesarios para ponerla en
producciOn en el alio 2012 si, y solo si, se ha definido el catalogo que se debe emplear..."
La CGR concluye que como resultado de las visitas realizadas a-las entidades
usuarias del SIIF, se verificO que los mOdulos de ObtenciOn de Bienes y Servicios
(OBS), AdministraciOn de Bienes (BYS) y Facturacion y Cartera (FYC), no se
encuentran en produccion.
La explicacion del administrador "es que no se ha definido el catalogo que se debe
emplear", y el plazo planteado es el 30 de noviembre de 2012; esta explicaciOn es
para los mOdulos de ObtenciOn de Bienes y- Servicios (OBS), AdministraciOn de
Bienes (BYS), para la Facturacion y la Cartera (FYC) no- ha fijado fecha de
entrega. La accion este incumplida.
G. ADVERTENCIA 7. IMPRESION DE REPORTES - CUMPLIDA
En algunas entidades los reportes que emite el sistema no pueden ser enviados
directamente a fa in-tpresora-, deben- ser exportados a formatos como Excel, PDF,_
_archive planorentre otros, generando at riesgo -de Tun draws reportes puedan ser
rrrodificados por el usuario, situation que- no garanfta la veracidad y seguridad de
la -information.
46
Carrera 10 go. 17-18 -14_ 10— PBX: 3-537700
• Bogota. D. C. Colornbia— www.contraloriagemgov.co
CONTRALOR1A
=71g7.:LI:',72?:41:3:LECADA
GENERAL OE LA R E OOL IC A E INSTO'UCIONES 7-iNANCLERAS
La entidad responde "Los reportes del SIIF NaciOn II se pueden imprimir directamente sin ser
exportados a Excel, PDF, archivo piano y otros, siempre y cuando las entidades sigan las
instrucciones contenidas en el documento tecnico "Requerimientos Minimos lnfraestructura
Usuarios SIIF NaciOn" publicado en la pagina del SIIF Nacien en la siguiente direccien:
Imp://wvm.minhacienda. ov.coiportal/page/portal/MinHacienda/haciendapubl icalsiithacio
n/SIIFNacion/acercadelnuevosiif/SIIF-RequerimientosNiinimosInfraestructuraChentes.pdf
En el capitulo "2 CONSIDERACIONES" de dicho documento se reticle a la configuracion de
reportes:
"Para mejorar los servicios de impresi6n, el soporte tocnico de Ia entidad usuaria debe
instalar en el dente que se utilize para operar el aplicativo SIIF Nacian, la actualizaciOn del
en
disponible
encuentra
se
que
parche
y
en
la
pagina
del
SIIF
II
en
http://support.microsoftcom/DefaultasPx?kbid=935843
www.minhacienda.gov.co icono "Proyecto SIIF Nacian II", pestana "Tecnico SIIF If Nacion
en Ia que se encuentra el instructivo "Instructivo Volcado de memoria al imprimir reportes".
Para realizar la instalaciOn seguir los pasos establecidos en el documento de Microsoft y / o
en la guia publicada on la pagina del SIIF II."
La CGR concluye que aunque los reportes del SIIF NaciOn II se pueden imprimir
directamente, o ser exportados a Excel, PDF, archivo piano, este proceso
presenta errores en el momento de ser impresos tales como: "Server Error in
`IVIHCP.SIIF.Reportes' Application. The request failed with http status 503: Server
Error y el "Server Error in 7114HCP.S1IF.Reportes' Application. Value cannot be
null. Parameter name token'', entre °trips. La action fue cumplida, pero. presenta
deficiencias en la generation de reporte en el momento de realizar la impresi6n.
H. ADVERTENCIA 8. CALL CENTER INCUMPLIDA
El Call Center habilitado para la atencion general de los usuarios del sistema de
SIIF NACION presenta congestion, lo que ha causado malestar por parte de los
usuarios en el entendido de que las Ilamadas no pueden ser atendidas
oportunamente, can el fin de aclarar, recibir sugerencias e instrucciones para su
funcionamiento.
La entidad- responde "El diseno del Call Center para el SIIF NaciOn II se realize con base en
Jas proyecciones de usuarios, funcionalidades y alcance operativo, y tome como referendael
comportamiento del mismo para el SIIF Nader) I.. los calculos no pudieron evidenciar la demanda
real que se goner& presentandose la faith de atencion de algunas Ilamadas por el-alto volumen de
las mismas y por el use inadecuado que los usuarios-pretendieron
Bade, al quererser capacitados_
telefOnicarnente.
57
- D. C - Colombia Carrera I0 No_ 17-18 I", l it - PBX: 3537707- Bogota,
coraraloriagen.gov.co
CONTRALORIA
aCEOsNTT,ORNALpOonsiLliIDEL E GA DA
GENERAL OE LA RE F (JUL tCA 1 E INSTMJCIONES FINANCIERAS
Dade que muchas Ilamadas al Call Center no eran para reporter problemas o incidentes (su
principal objetivo), sino para tener capacitation via telefonica, se han generado demoraras en la
atenciOn, to que ha hecho que algunas se quedaran sin atender.
Para atender esta situaciOn, el MHCP estableci6 mecanismos de acompanamiento y capacitaciOn a
las entidades, los cuales requieren del desplazamiento de los funcionarios de nuestras
instalaciones..."
La CGR concluye que no se ha generado una solution definitiva al problema
planteado. Existe malestar por parte de los usuarios en las Ilamadas que no son
atendidas oportunamente, con el fin de aclarar, recibir-sugerencias e instrucciones
para el funcionamiento del sistema, ademas, se observ6 que las soluciones a las
inquietudes son demoradas y el tiempo de atenciOn es de mas de 10 minutos sin
obtener ninguna respuesta. Por lo anterior, la action esta incumplida.
I. ADVERTENCIA 9. PAGO DE DESCUENTOS DE NOMINA A TERCEROS INCUMPLIDA
En los pagos masivos tales como: descuentos de nomina pagos a terceros no se
permiten su generacion de forma automatica (EPS, AFP, ARP, cooperativas,
juzgados, prestamos, cajas de compensaci6n, etc.), teniendo el usuario que hacer
la captura en forma manual por cada tercero.
La entidad responde "El SUF Nacien es un sistema de gestien financiera y no de nomina. Por
tal razOn, no tiene previsto clue se genere las deducciones automaticas de !lamina, en razOn a que
esta funcion este on cabeza de las aplicaciones de nOmina y de los operadores de information que
generan In planilla !Mica, on consecuencia, para el SIIF NaciOn _las deducciones son un data de
entrada que sire para pagar a los beneficiarios sus acreehcias correspondientes.
No obstante lo anterior on lo relacionado con estos pagos, este prevista una funcionalidad que
afienda los requeritruentos de finidos para la Planilla Unica, con to cual se genere on forma masiva
el pago a cada beneficiario, una vez exista la normatividad par parte del Ministerio de la Proteccien
Social.
Para-los demas cases es necesario -generarla de manera individual ya que cada orden de pago
debe-tener un tinico beneficiario y edemas se deben definit entre otros datos: su valor, el medio de
pago, la cuenta bancaria a abonar, la fecha de pago y el periodo-de tiempo de causation de dichos
descuentos para garantizar con los plazos que legalmente estan definidos para algunos de ellos.
Con el solo registro de los descuentos no se tiene el detalle antes mencionado y es el proceso de
generaciOn de cada orden de pago la instancia donde es oportuno su registro.
En cumplimiento de lo previsto en la Ley del Pfan 2010-2014, el Ministerio de Hacienda comenz6 a
definir y desarrollar la Cuenta Unica Nacional (CUN), a traves de la cual se realizaran todos los
pagos -de las entidades qua bacon -parte-del presupuesto general de la Neckar!, salvo aquellas que
administran recursos parafiscales. En tat desarroffo este previsto incorporar una funcionalidad-qua
permita hater pagos masivos de deducciones."
58
Carrera 10 No. 7-I& P. 10 • PBX: 3537700•Bogota, a c_ • Colombia • www.contraloriaaea.gov.co
CONTRALOR1A r"'"L"'
ES-n(5N POBLICA
GENERAL OE LA REM:1BL ICA E INSTITUCIONESSINANCIEHAS
La CGR concluye que el sistema SIIF, no ha desarrollado la implementation del
control de cambio para la generaci6n de informacian de pagos masivos dados por
las deducciones de nOmina, ya que estas sirven para pagar a los beneficiaries
finales, sus acreencias correspondientes. Si bien, el administrador de SHP, afirma
que se esta trabajando en un aplicativo orientado a Incluir el pagos masivos de
deducciones, entre ellas las de n6mina, con fecha de finalizaciOn el 30 de marzo
de 2012, no se puso en producciOn de acuerdo a la fecha prevista. La action se
encuentra incumplida.
J. ADVERTENCIA 10. INTERFAZ DE USUARIO-CUMPLIDA PARCIALMENTE.
El sistema para la captura de datos presenta multiples ventanas superpuestas
para una sola operaciOn, situation que genera que la interfaz no sea amigable con
el usuario.
La entidad responde "La interfaz del SIIF Naciem II se aprobe como actualmente funciona, en
razor) a que por ser una aplicaciOn web de alta complejidad, la Unica forma de evitar impactos
negativos en el desempetio, seria utilizando el esquema de ventanas superpuestas.
Segan los analisis posteriores y en opinion de expertos intemacionales contratados para revisar la
eficiencia del sistema, era factible mejorar la interfaz definida actualmente. Por tal raz6n desde el
ano 2010 se ha ido modificando la interfaz y se seguiran haciendo de forma permanente.
Con base en to anterior, el MI-ICP esta adelantando mejoras a la navegabilidad, las cuales son una
tarea permanente, que aspiramos culminar a finales del ano
La CGR concluye que en las visitas efectuadas a las entidades se observe la
mejora eri la cadena - presupuestal, en lo relacionado con la -interfai de usuario
reduciendo el nOrnero de menus desplegables, no obstante en el modulo contable
para la captura de comprobantes manuales, este no se presenta en forma
amigable con el usuario, aOn faltan mejoras y facilidades lo que denota debilidades
en la capa de presentaciOn. Accion-parcialmente cumplida
K. ADVERTENCIA It DEMORAS EN LOS TIEMPOS DE RESPUESTA —
INCUMPLIDA
El sistema presenta demoras respecto a los tiempos de respuesta, lo que afecta la
oportunidad de la informaci6n y la eficiencia de la herramienta.
La entidad responde " Es importante mostrar las estadisticas de disponibilidad del SIIF NaciOn
IL con el fin de sustentar cuantitativamente cuanto tiempo tienen las entidades para realizar la
gestionpresupuestal y financiera dentro del sistema-y cual es et nivel de no disponibilidad. Para tal
efecto, se muestra el Anexo 1, adjunto al present°.
•
59
Carxera 10 No. 17-18 P. 112 • PBX: 3537700 - Bogota, D. C. -Colombia • www.contraloriagen.gov.co
CONTRALORIA
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L
TRALORIA DELEGAIDA
pueLic.
E 1•4f7r1DC>ONES LINANC'EPAs
Dado que of sistema tiene un horario de atencien de 15 horas (7 am. a 10-pm), la disponibilidad en
los dias habiles (en donde la mayoria de los usuarios usan el sistema) as del 98.40% y la
disponibilidad total (contados los fines de semana y festivos) es del 98.92%...."
La CGR concluye que de acuerdo con la encuesta realizada a las entidades
usuarias sistema se observe) que el sistema presenta lentitud y caidas
especialmente en las fechas de cierre mensuales y trimestrales. AcciOn
incumplida.
L. ADVERTENCIA 12. AVANCE DEL PLAN ESTRATEGICO PARCIALMENTE
CUMPLIDA
La entidad presenta dentro del Plan Estrategico, un avance del 3% en la iniciativa
"Componentes requeridos con otros sistemas de informaci6n Software SIIF NaciOn
I I"
La entidad responde "Es importante aclarar que el 3% mencionado en el informe de la CGR
corresponde al avance de tine de las actividades incluidas dentro de la iniciativa del Plan
Estratagico del 2010 del Proyecto CSNI para el componente SIIF NaciOn II ("Evaluaci6n,
OptimizaciOn, Lanzamiento e Ins titucionalizaciOn del SIIF 11 e interoperabilidad can otros sistemas
de informacion de la gestion Publica). Esta actividad estaba relacionada con algunas pruebas
tecnicas de los componentes para la interoperabilidad del SIIF Nacian II con otros sistemas y no
afectaba la puesta en produccion..."
La CGR concluye que la interoperatividad del .SIIF Nacion II, con otros sistemas de
informacion se encuentra en pruebas tecnicas, se tiene como fecha de culmination el 31
de diciembre de 2012. Las siguientes interfases de operatividad se encuentran en
pruebas de producci6n y son: El- SUIFP del DPN, el SILOG del Ministerio de Defensa
Nacional, el Sisterna- ElectrOnica de Contratacion POblica. Los sistemas. de la Deuda
Sobretasa y Adquisiciones del MHCP, no tienen interfase con el SIIF NaciOn II.
Accion parcialmente cumplida.
M. ADVERTENCIA 13. EVALUACION AL PLAN DE ACCION PARCIALMENTE
CUMPLIDA
En la evaluation al Plan de Accion — 2010 Proyecto.SIIF II; se evidencia que no esta
desarrollado el modulo contable, no obstante haber sido establecido como meta
estrategica.
La entidad responde "La respuesta al numeral 1. MODULO CONTABLE — CNT del control de
advertencia inciuye las actions planeadas y desarrolladas desde que se tome) la decisiOn de
implementer un nuevo modelo contable que resolyiera falencias conceptuales y tecnicas que
podrian incidir en la puesta en producciOn del SIIF NaciOn
La CGR concluye qtte ei filtbdukt-Contabte derSistemaTcomenz6 a_operar ocha (8) meses
d-espuessdel inicio del periodo contable del 2-011, al momenta ha presentacfo debilida-cf en_
el funcionarnienta. Accion prarciafrnente curnpfida-
60
Carrera 10 No. 17-18 P. 10 -PBX: 3537700 • BozoILD. C. .-Colombia www.contraloriagen.govxo
CONTITALORIA
ONTFIAL ORiA DELEGADA
GESTION
G
PUBBCA
GENERAL DE LA REPUBL ICA E INSTILUCIGNES T ,NANCierbLS
3.8 CUMPLIMIENTO DE CLAUSULAS DE CARACTER CONTABLE,
FINANCIERA Y ADMINISTRATIVAS DEL CREDITO BIRF-7831 -CO
CLAUSULA 2.01 Costo del Proyecto. Cumplida.
El Banco acuerda prestar al Prestatario, con las estipulaciones y condiciones
mencionadas en este Contrato, la suma de veinticinco millones de US DOlares (US
25.000.000) en la medida que dicho monto se convierta de tiempo en tiempo por
medio de una Conversion de Moneda de acuerdo con lo dispuesto en la Secci6n
2.07 del Convenio Marco)
A diciembre 31 de 2011, los recursos y desembolsos presentaban la siguiente
distribucion:
Cuadro No. 18
DISTRIBUCION DE RECURSOS Y DESEMBOLSOS EFECTUADOS
US$ DOLARES
FUENTE DE LOS
MONTO
TOTAL DESEMBOLSOS
RECURSOS/ENTIDAD
ASIGNADO
ACUMULADOS A 2011
EJECUTORA
MHCP
DNP
DIAN
TOTAL
15.000.000
2.000.000
8.000.000
25.000.000,00
7.525.061,41
1.847.462,14
4.756.070,00
14.128.543,55
Fuente: Area Einanciera - de MHCP, DIAN, DNP
Elaboro: Equipo Auditor_
Los recursos son-administrados por cada una de las entidades ejecutoras.
CLAUSULA 2.02 Retiro de los Recursos del Emprestito. Cumplida
El Prestatario puede retirar los recursos del Emprestito de acuerdo con la Secci6n
IV del Anexo 2 del Contrato Prestamo.
La siguiente tabla estipula las categorias de Gastos Elegibles a financiarse con los
recursos del Emprestito:
61
—Carrera 10 No. 17-18 P. 10 - PRX: 3537700 • Bogota, D. C. - Coiombta
cornralariagen_eos .co
CONTRALORIA=,,-Iptticr?`"A"
CE. NEPAL DE LA REP VOL ICA E iNST■
TUCIONES FINANCIERAS
Cuadro Not 19
EGr • S DE GASTOS ELEGIBLES POR ENTIDAD Y POR CATEGORIA
Porcentaje de
Monto del
Gastos a ser
Emprestito
financiados
Asignado
Categoria
(incluyendo
(expresado en US
impuestos)
Mares)
obras,
MHCP
Bienes,
(1)
Capacitacron,. Servicios que no sean
100%
15.000.000
de Consultores y costos operativos en
virtud de las Partes A, D.1, D.2, D.3
(c), (d) y (e), D.4, D.5 y E del Proyecto
(2) DNP Bienes, Capacitacien y
Servicios que no son de Consultores y
100%
2.000.000
costos operativos en desarrollo de la
Parte B., D.3 (a) y (b) y E del Proyecto
(3) DIAN Bienes, Capacitaci6n y
Servicios que no son de Consultores y
100%
8.000.000
costos operativos en desarrollo de la
Parte C del Proyecto
MONTO TOTAL
25.000.000
Fuente: Contrato PrEstamo BIRF 7831.
Cuadro No. 20
CATEGORIA DEL PROYECTO POR ENTIDAD EJECUTORA
Vigencia 2011
Millones de pesos
DNP
DIAN
MHCP
Entidad/ Categoria
2.374
1.283
• 6.657
Honorarios
282
44
Comisiones,
Honorarios
y
Servicios
268
Estudios y Proyectos
690
Gastos de Desarrollo
Materiales y Suministros
1
10
Viaticos y Gastos de Viaje
Impresos,
Publicidad
7
suscripciones
443
Otros Gastos Generates
0
1.283
4.057
6.718
Total
Fuente: Balances
CLAUSULA 2.03 Comision -Cumplida.
La comisian pagarlPra por adelantado par parte del Prestatario sera igual al a un
cuarto detuno-par ciente) (0,25 %) del monto del Emprostito. El Prestatario pagara
la cornisiOn pagadera par ode/ant-ado a mas tardar sesenta (Goy digs despues de
la Fecha de Efectividad:
62
Carrera 10-No. 17-18 P. 10 • PBX: 3537700 • Botrota, 4. C. • Coliarribia • wwwkeentraloriagen.gov.eo
CON
E
0NTRN
ALGRIA DEL EGA DA
TRALORk;
GENERAL DE LA R ERGEIL ICA E INSIGTOCU
IDN
LECSAFINANGIENAS
CLAUSULA 2.04 y 2.05 Intereses -Cumplida
Los intereses pagaderos por el Prestatario para cada Period° de Intereses seran- a
una tasa igual a la LIBOR para la Moneda del Emprestito mas el Margen Fijo; a
condici6n de que una vez se produzca /a Conversion de una parte o de todo el
monto de capital del Emprestito, los intereses pagaderos por el Prestatario durante
el Periodo de ConversiOn sobre dicho monto se determinen de acuerdo con las
disposiciones pertinentes del Articulo IV de las Condiciones Generates
Las Fechas de Pago son el 15 de febrero y el 15 de agosto de cada ano.
El 15 de febrero se pagaron $77.9 millones y el 15 de agosto $109.7millones
equivalentes a US$41.190 y US$61.144, respectivamente.
CLAUSULA 2.06 Amortization. En proceso de cumplimiento
El monto principal del Emprestito sera reintegrado de acuerdo con las
disposiciones del Anexo 3 del Contrato Prestamo (Cronograma de Amortization).
El Prestatario reintegrara el monto del Emprestito en su totalidad el 15 de agosto
del 2023.
CLAUSULA 2.07 Conversion de los terminos del Emprestito.
El Prestatario puede en cualquier momento solicitar cualquiera de las siguientes
conversiones de los torminos del Emprestito con el fin de facilitar el Mangle
prudent° de /a deuda: (i) un cambia en la- Moneda del Emprestito de todo o' de
cualquier parte del monto de principal del Emprestito, desembolsado o pendiente
de desembolso, a una Moneda Aprobada; (ii) un cambia on la base del tipo de
interes aplicable a todo o a una parte del monto de principal del Emprestito de un
tipo variable a un tipo fife, o vice versa; y (iii) el establecimiento de limites al tipovariable aplicable a todo o una parte del monto de principal del emprOstito girado y
adeudado mediante el establecimiento de un tope maxima al tipo- de interes o un
techo y un piso al tipo de interes sobre dicho tipo de interes variable.
A la fecha, no ha sido necesaria su aplicaciOn.
CLAUSULA 3.01. Programa -Relation de actividades por entidad. Cumplida
El Prestatario declara su compromise con los objetivos del Proyecto Pam estos
fines, el Prestatario ejecutaM lo qua aparece a continuation: (a) a traves del
MHCP: las Patios A, al, a z D 3 (c), (a7 y (e) len conjunto con el DNP), 0 4, D.5
63
Camera 10-No. 17-12 P-. 10 • PBX: 3537700 - Bogota, D. C. - Colombia • www.contralorjager.gov.co
• j CONTRALORICS
yy
GENERAL CZ LE NE PUBLICS
CONTRALOMA DELEGAIDA
GESTION POSLIGA
E INSTIEUCIONES FINANCIERAS
y E del Proyecto (en conjunto con el DNP); (b) a traves del DNP, las Partes B, D.3
(a) y (b) y E del Proyecto(en conjunto con el MHCP); y (c) a traves de la DIAN, la
Parte C del Proyecto. todo de acuerdo con las disposiciones del Marco de
Coordinaci6n del Proyecto y el Articulo V de las Condiciones Generates.
Cada entidad ejecutora, con el fin de cumplir con los objetivos del Proyecto, tiene
asignadas actividades especificas que se traducen en la estructuracion del Plan
Operativo Anual.
CLAUSULA 3.02 Programa -Relation de actividades por entidad. En proceso
de cumplimiento
Sin limiter lo dispuesto en la anterior clausula, y salvo lo que el Prestatario (a
traves del MHCP, el DNP y la DIAN) y el Banco acuerden de otra manera, el
Prestatario- (a traves del MHCP, el DNP y la DIAN) ejecutaM el Proyecto de
acuerdo con las disposiciones del Anexo 2 del Contrato.
Las disposiciones establecidas en el anexo en mention, se relacionan con la
ejecuciOn del Proyecto en las secciones de Convenio de Ejecucion, Informe y
Evaluation de la Monitoria del Proyecto, Adquisiciones y Retiro de los Recursos
del Emprestito.
CLAUSULA 4. 01 Casos Adicionales de Suspension.
Los Casos Adicionales de Suspension consisten en lo siguiente, es decir, que el
Marco de Coordinacian del Proyecto haya sido moclificado, suspendido, anulado,
rechazado, se haya desistido del mismao no se haya hecho exigible, en forma tal
que afecte en forma important& y adverse la capacidad del Prestatario, a [raves
del MHCP, el DNP o is DIAN, segOn sea el caso, para cumplir con alguna de sus
obligaciones respectivas en virtud del Marco de Coordinacian del Proyecto.
—
A la fecha, no ha sido necesaria su aplicacion.
CLAUSULA 5. 01. Efectividad. Cumplida
La Condition Adicional de Efectividad consiste en to siguiente, es decir, el Manual
Operative haya side aprobado por el MHCP, el DNP y is DIAN de conformidad con
las disposiciones de la Seccido L 8_3 del Anexo 2 del Contrato, en forma
aceptable para el Banco.
Et Manual Operativa fitc_aprobado par-el- MHC DNFF y LaillAltde conforrnidad
corr las- disposiciones pertinentes del Contrato de Emprestita, en una forma
aceptable pare _el Banco.
Carrera 10 No- 17-18—P. 10 •
64
Boaoti.
D. C. • Colorrrbia • www.eontraloriagerr.govxo
3537700•-
CONTRALORIA
GENERAL DE LA REP OSL ICA
CONTRALORIA DELEGADA
GESTION POSLIGA
E INSTITUGIONES FIGiNCIESAS
3.2. EVALUACION DE MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
Aplicada la matriz de evaluaciOn de los mecanismos de Control Interno a cada una
de las entidades ejecutoras, de acuerdo con los criterion que para tal fin establece
la Banca Multilateral, se obtiene como resultado consolidado, un Riesgo Medio,
fundamentado principalmente por la baja ejecuci6n del MI1CP, situaciOn que incide
en la evaluacian de los sistemas de Programaci6n de Actividades, tal como se
refleja en el siguiente cuadro:
Sistema
Cuadro No. 21
Evaluacion Mecanismos de Control Interno
Calificacion
Desarrollo-
Organizacion Administrativa
Control Intern°
ProgramaciOn de Actividades
Administracion de Personal
AdministraciOn de Bienes
Servicios
Administraci6n Financiera
Promedio
Elabor6: Equipo Auditor
y
Riesgo
90.40
80.00
60.21
81.00
82.32
Satisfactorio
Satisfactorio
Mediano
Satisfactorio
Satisfactorio
Bajo
Bajo
Medio
Bajo
Bajo
83.00
79.45
Satisfactorio
Mediano
Bajo
Medio
65
—Carrera 10 No. 1-7-18 P. 10 - PBX:2,537700= 13oga_ D. C - Colombia- wvv vc coorrtJoriaeen.gov.co
RiA
CONTRALO
' GONTRALORIACA LEGADA
GESTION POEI
GENERAL CE LA RE P OBL IC . E INSIATI.CIONES FINANCIER98
ANEXO 1. ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO
66
Carrera 10 No. 17-18 P_ 10- PBX: 3537700 • Bogota_ D. C. Colombia • www.contraloriaaen.gov.co
MINISTERIO DE HACIENDA.Y CREDITO PUBLIC()
PROYECTO CONSOLIDACION DE LOS SISTEMAS NACIONALES DE INFORMACION
BALANCE DE PRUEBA CONSOLIDADO A NIVEL DE SUBCUENTA DICIEMBRE 31 DE 2011
CODIGO
CONTABLE
NOMBRE DEL CODIGO CONTABLE
DEBITO
CREDITO
1
ACTIVOS
11
EFECTIVO
686,516.28
1110
DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
686,516.28
111005
Cuenta corriente
686,516.28
14
DEUDORES
28,236,560.00
1470
OTROS DEUDORES
28,236,560.00
147090
Otros Deudores
28,236,560.00_
16
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
412,736,777.00
1670
EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION
412,736,777.00
167002
Equipo de compulacion
412,736,777.00
19
OTROS ACTIVOS
1910
CARGOS DIFERIDOS
652,611,171.75
191001
Materiales y suministros
652,611,171.75
INTANGIBLES
592,296,000.00
197007
Licencias
177,688,800.00
197008
Software
414,607,200.00
2
PASIVOS
883,087,852.00
24
CUENTAS POR PAGAR
883,087,852.00
2401
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES
542,291,430.00
240102
Proyectos de inversion
542,291,430.00
2425
ACREEDORES
15,037,234.00
242518
Armies a tondos pensibnales
13,531,934.00
242590
Otros Acreedores
2436
RETENCION EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE
312,202,345.00
243603
Honorarios
146.809.332 no
243604
Comisiones
243605
Servicios
243606
Arrendamientos
'43625
Impueslo a las yentas retenido por consignar
170
,3627
1,686,567,025.03
1,244,907,171.75
1,505,300.00
5,999.687.00
548,634.00.
2,070.00
135,196.445.00
Retencion de impuesto do industria y comercio per compras
22,372,134.00
243628
Retencion de impuesto do industria y comercia por yentas
2445
IIv1PUESTO AL VALOR AGREGADO - IVA
13,556,843.00
244505
Compra de bienes
13,556,843.00
3
PATRIMONIO
31
HACIENDA PUB LICA
-563,905,590.00
3105
CAPITAL
-563,903590.00
310501
Capital FiscaMacien
32
PATRIMONIO INSTITUCIONAL
3208
CAPITAL FISCAL
1,274,043.00
-36,255,951.72
-563,905,590.00
•
527,649,638.28
-3.654,084.669.72
MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO
PROYECTO CONSOLIDACION DE LOS SISTEMAS NACIONALES DE INFORMACION
BALANCE DE PRUEBA CONSOLIDADO A NIVEL DE SUBCUENTA DICIEMBRE 31 DE 2011
CODIGO
CONTABLE
NOMBRE DEL CMG() CONTABLE
320801
Capital fisear
3225
RESULTADOS EJERCICIOS ANTERIORES
322501
Utilidad o excedentes acumulados
4
1NGRESOS
47
OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES
4705
FONDOS RECIBIDOS
470508
Funcionarniento
470510
Inversion
5
GASTOS
52
- 5202
CREDITO
-3,654,084,669.72
4,181,734,308.00
4,181,734,308.00
12,897,790,181.66
12,897,790,181.66
12,897,790,181.66
1134,294,363.00
11,763,495,818.66
12,058,055,056.91
FUNCIONAMIENTO
12,058,055,056.91
SUELDOS Y SALARIOS
520208
Honcrarios
5211
GENERALES
.1109
DEBITO
2,373,957,229.00
2,373,957,229.00
9,684,097,827.91
Comisiones, honorarios y servicios
521106
Estudios y Proyectos
521107
Gastos de Desarrollo
521112
materiaIes y suministros
521117
Viaticos y Gastos de Waje.
521119
impresos. publicacEones suscripcienes y aiiliaacnes
521190
Otros Gastos Generales
8,221,932,008.88
267,762,115.36
689,745,931.41
- 43,900,77000
10,689,773.50
6,779,340.00
443.286,888.76
CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
83
DEUDORAS DE CONTROL
8355
EJECUCION DE PROYECTOS DE INVERSION
835510
Activos
835511
Gastos
8390
OTRAS CUENTAS DEUDORAS DE CONTROL
839090
Otras cuentas deudoras de control
89
DEUDORAS POR CONTRA (CR)
"15
DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR)
,01516
Ejecucion de proyectos de inversion
93
ACREEDORAS DE CONTROL
9350
PRESTAMOS POR RECIBIR
935002
Banca Multilateral-
9355
16,055,770,100.41
2:226,813,170.71
359,753,809.63
1867059,36108
13,828,956,929.70
13,828,956,929.70
1-6,055,770,100.41
16,055,770,100.41
76,055,770,100.41
7,263,411,562.63
296,335,300.62
296,335,300.62
:EJECUCION PROYECTOS DE INVERSION
935502
Ingresos
9390
OTRAS.CUENTAS-ACREEDORAS DE CONTROL
939090-
Oluas Client-as Acreedoras de Control
99
ACREEDORAS POR CONTRA MB)
9915
ACREEDORAS-DECONTROL PORCONTRA (DB)
3464,826,486.01
3,464,826,486.01
3;502249,776.003,502,249,776.007,263,411,562.63
7,263,411,562.63
•ME
MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO
PROYECTO CONSOLIDACION DE LOS SISTEMAS NACIONALES DE INFORMACION
BALANCE DE PRUEBA CONSOLIDADO A NIVEL DE SUBCUENTA DICIEMBRE 31 DE 2011
•
CODIGO
CONTABLE
NOMBRE DEL CODIGO CONTABLE
DEBITO
991507
Prestanins por recibir
991522
Ejecucien de Proyectos de inversion
3,464,826,486.01
991590
Otras Cuentas Acreedcras de Control
3,502,249,776,00
CREDITO
296,335,300.62
TOTALES:
37,063,803,744.98
37,063,803,744.98
Vci
JAVIER RENE LONDONO OTERO
Goordinador General Proyecto
Censolidacien de los Sistemas Nacionales de
Inlennacien.
MARCIAL GILBERTO GRUESO BONILLA
Subdirector Financier°
Minislerio de Hacienda y CrAdite Public°
ERTHA ZAMO -•'CORONADO
Especial Ma Final ciera y Conlable
Conlader Ptiblico Titulado
Tarjeta Prelesional N 21363-T
0
2
cc
0
2
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Period() informa do! 2do. Semestre 2011
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CO
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0
1E
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a
Saida de la cuenta designada descontado la
CAPdiferencia en cambia cue nta 839090
CO
CO
. 05
r',.!
En la cuenta Especial del Tesoro teniendo en
cuenta el diferencial carnbiario y cuenta en
pesos del lesoro
F-
•
CO
240102
CO
`,2 r._ ,°
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Lt.,
Tc, co
240102
05
a)
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1240102
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C)
If)
EFECT IVO NET°DISPONIBLE
O
a,
CO
CO
CUENTASRORPASA RDELPERIOD°
Li
-c,,-;
r,
25,742,721
D
(-5
—
NCT)
0
`1
TOTAL DE INVERSIONEN ELPERIODIC
f,
15211/1970 y 52 1/1970 a do 2010
<
>
0)
CO
C,I
CO
J
',./.
14705 10/en la cuenta especial del lesoro/life
0)
CO
C-
O
O
4705/24364170510 ano 2010/cuenla esp eciE•
0
1 DNP
C)
ENTRADAS DE EFECTIVO
O
OTA BALANCE
_J
ESTAbODE INVERSION AOUMULADO
0
Z."
LLI
CC
W
W
0
0)
LC>
G)
Lc)
cr
NNT
0
TOTAL
MINISTERIODEHACIENDAYCREDITOPUBLICO
PROYECTO CONSOLIDACION DE LOSSISTEMAS NACIONALESDEINFORMACION
Dife(encia DIAN 102. 24 y MHCP
149.537.65 explicada e n nota's a los
reporte financieros
CO
Li
2
0
Li
C
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W
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CO
CO
0
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•
MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO
.
PROYECTO CONSOLIDACION DE LOS SISTEMAS NACIONALES DE INFORMACION
BALANCE DE PRUEBA CONSOLIDADO A NIVEL DE SUBCUEN TA DICIEMBRE 31 DE 2011
COMO
CONTABLE
NOMBRE DEL CODIGO CONTABLE
1
ACTIVOS
11
EFECTIVO
1110
DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
111005
Cuenta corriente
14
DEUDORES
1470
OTROS DEUDORES
147090
Otros Deu•ores
16 -
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
1670
EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION
167002
Equipo de computacion
19
OTROS. ACTIVOS
1910
CARGOS DIFERIDOS
191001
Maleriales y suminisiros
)70
INTANGIBLES
197007
Licencias
197008
Software
2
PASIVOS
24
CUENTAS POP PAGAR
2401
ADQUISICION DE BIENES Y SERVICI0_J NACIONA
240102
Proyeclos de inversion
2425
ACREEDORES
242518
Aportes a tondos pensionales
242590
elms Acreedores
2436
RETENCION EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TNERE
243603
Honcrarios
243604
Comisiones
243605
Servicios
243606
Arrendamientos
24 3625
Impuesto alas ventas retenido por consigner
,3627
Retencion de impuesto de industria y comercio por compras
243628
Retencion de impuesto de industria y comercio por yentas
2445 -
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO - IVA
244505
Compra de bienes
3
PATRIMONIO
31
HACIENDA PUBLICA
3105
CAPITAL
310501
Capital Fiscal Racier],
32
PATRIMONIO INSTITUTIONAL
3203
CAPITAL FISCAL.
DEBITO
CREDITO
1,686,567,025.03
686,516.28
686,516.28
686,516.28
28,236,560.00
28,236,560.00
28,236,560,00_
412,736,777.00
412,736,777.00
412,736,777.00
1,244,907,171.75
652,611,171.75
652,611,171.75
592,296,000.00
177,688,800.00
414,607,200.00
883,087,852.00
883,087,852.00
542,291,430.00
542,291,430.00
15,037,234.00
13.531,934.00
1,505,300.00
312,202,345.00
146,809,332 no
5,999,687.00
548,634.00
2,07a00
135,196,445.00
22,372,134.00
1,274,043.00
13,556,84100
13,556,843.00
-36,255,951.72-563,905,590.00
-5F3,905590-00
-563;905,590.00
-521;649;633.28
-3:654.084,66932
MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLIC()
PROYECTO CONSOLIDACION DE LOS SISTEMAS NACIONALES DE INFOR(v1ACION
BALANCE DE PRUEBA CONSOLIDADO A NIVEL CE SUBCUENTA DICIEMBRE 31 DE 2011CODIGO
CONTABLE
NOMBRE DEL CODIGO CONTABLE
DEBITO
CREDITO
320801
Capital fiscal
3225
RESULTADOS EIERCICI-OS ANTERIORES
4,181,734,308.00
4,181,734,308.00
-3,654,084,669.72
322501
Utilidad o excederites acurnulaclos
4
INGRESOS
47
OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES
12,897,790,181.66
4705
FONDOS RECIBIDOS
12,897,790,181.66
470508
Funcionamiento
470510
Inversion
5
GASTOS
12,058,055,056.91
52
FUNCIONAMIENTO
12,058,055,056.91
5202
SUELDOS Y SALARIOS
520208
Honcrarios
2,373,957,229.00
5211
GENERALES
9,684,097,827.91
Comisiones, hormones y servicics
8,221,932,008.88
.1109
12,897,790,181.66
1,134,294,363.00
11,763,495,818_66
2,373,957,229.00
521105
Estudios y Proyectos
267,762,115.36
521107
Gastos de Desarrollo
689,746,931.41
521112
materiales y suministros
521117
Viaticos y Gastos de Viaje
521119
impresos, publicaciones suscripdonec
521190
Otros Gastos Generales
43,900,770.00
10,689,773.50
.
6.779,340.00
443.286,888.76
CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
83
DEUDORAS DE CONTROL
8355-
EJECUCION DE PROYE6TOS DE INVERSION'
835510
Activos
835511
Gastos
8390
OTRAS CUENTAS DEUDORAS DE CONTROL
13,828,956,929.70
839090
Otras cuentas deudoras de control
13,828,956,92970
89
DEUDORAS POR CONTRA (CR)
16,055,770,100.41
"15
DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR)
16,055,770,100.41-
.,41516
Ejecucion de proyectos_de inversion
16,055,770,100.41
93
ACREEDORAS DE CONTROL
9350
PRESTAMOS POR RECIBIR
935002
Banco Multilateral
9355
EJECUCtON PROYECTOS DE INVERSION
935502
Ingresos
16,055,770,100.41
-2,226,813,170.71
359,753,809.63
1,887.059,361.08
7,263,411,562.63
296,335,300.62
296,335,300.62
3,464,826,486.01
3,464,826,486.01
OTRASIC0-ENTAS ACREEDORAS DE CONTROL
3;502,249,776.00
939090
Otras Cuentas Acreedoras de ContleT
3,502,249,776-.00
99
ACREEDORAS-POR CONTRA (DB)
7,263;1111,562.63
9915
ACREEDORAS DE CONTROL-POR-CONT-RA (DB)
7,263,411,562.63
MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO
PROYECTO CONSOLIDACION DE LOS SISTEMAS NACIONALES DE INFORMACION
BALANCE DE PRUEBA CONSOLIDADO A NIVEL DE SUBCUENTA DICIEMBRE 31 DE 2011
CODIGO
NOMBRE DEL CODIGO CONTABLE
CONTABLE
DEBITO
991507
Prestamos por recibir
991522
Ejecucion de Proyectos de inversion
3,464,826.486.01
991590
Otras Cuentas Acreederas de Control
3,502,249,776.00
296,335,300.62
TEITALES:
JAVIER RENE LONDON° b OTERO
Goordinador General Proyecto
Consolidacion de los Sistemas Nacionales de
InformaciOn.
CREDITO
37,063,803,744.98
37,063,803,744.98
MARCIAL GILBERTO GRUESO BONILLA
Subclirector Financier()
Minislerio de Hacienda y Credit() PUblico
ERTHA ZAMO • CORONADO
Especial sla Finai ciera y Contable
Contador Poblico Titulado
Terjeta Prolesional N 21363-T
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ANEXO 2. MATRIZ DE CODIFICACION DE HALLAZGOS
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ANEXO 3. FICHA TECNICA ENCUESTA SIIF II
TITULO DEL PROYECTO: NIVEL DE SATISFACCION, ATENCION DE FALLAS, SOPORTE,
OPERATIVIDAD, SEGURIDAD, CAPACITACION Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA.
PERIODO CONTEMPLADO: Enero de 2011 a Diciembre de 2011
UNIDAD DE MUESTREO: Se realize a las entidades que ejecutan presupuesto General de la
Nacien, incluyendo la Contaduria General De La Nacien y que son usuarias del sistema SIIF
II.
COBERTURA: 171 entidades usuarias del sistema en todo el pais a Diciembre 31 de 2011
con base en la informacien reportada por el Administrador del SUF.
TAMANO DE LA MUESTRA: La encuesta se realize a 50 entidades a nivel nacional usuarias
del sistema, lo que representa el 29.2% de la poblacien.
TECNICA DE RECOLECCIoN DE DATOS: Encuesta enviada por correo electrenico y a
manera personal de acuerdo a las visitas programadas en las entidades.
SOLICITADA POR: Equipo Auditor e Ingeniero de Sistemas de la linea de Tecnologias de la
Information y las Comunicaciones.
FECHA DE APLICACION: Del 30 de abril al 7 de Mayo de 2011.
DURACIoN DE LA ENCUESTA: 20 dias
EQUIPO EJECUTQR: Carmenza Rodriguez Ayarza, Aldemar Cardozo Diaz, .Luis Ignacio
Villalba Lesmes y Victor Chitiva Acosta.
ENCARGADOS DE LA RECOLECCIoN DE DATOS: Equip° Auditor
TIPO DE MUESTREO: Preguntas cerradas afirmativa o negativa (Si/NO). Pregunta abierta
(explication de ser necesario).
OBJETIVO DE LA ENCUESTA: Medir el grado de satisfacci6n, cumplimiento, atencien de
incidentes, calidad de reportes y funcionamiento del sistema en especial del modulo contable.
N°. DE PREGUNTAS FORMULADAS: 22
METODOLOI3IA PROPUESTA. Err eltrabajo de campo para adelantar to encuesta se recurrie
a las fuentes- primaries, es decir, se aplic6 a funcionarios usuarios finales del sistema SIIF II y
en especial a los departamentos financieros y contables de las entidades teniendo en cuenta
el Coordinador del-sistema-en cadaentidad; at azar.
68
Carrera 10 No_ 17-18 P. 10 - PBX:3537700- Bereeta.
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inestabilidad
lo cual denota deficiencies en la planeacion del ocasionando
funcionamiento del
diseno funcional, . desconfianga en el
proyecto en cuanto al
s istema respecto a los contr ibuyentes.
architectonic° y de desarrollo
El Lo anterior evidencia deficiencies en el diseno Lo que ocasiona que el usuario final
Capture de Comprobantes (MHCP) - D
tome mas tiempo para el registro de un
sistema 911 FNACIONII presenta para la capture de1 comprobantes en el funcional
co mprobante en e l sistema generando
modulo Conta ble: CNTdemasiados pasos a seguir para una sole operation.
desgaste o errores on la operation del
NTCGP
Calidad
de
Norma
Tecnica
literal
b) articulo 6.3 de la
Se incumple el
mismo.
de
informacian,
de
los
sistemas
con
el
software
io
relacionado
loop en
la
iniplementada desde el a lio 2008, seggn lo dispuesto on el articulo 2 de
2003.
•
de
i
RV
872
El sistema Lo cua l denota deficiencies on la planeacion
del
Sistema ( MHCP) - D
sta biliclaci
horario de servicio, por lo del proyecto en cuanto al diseno funcional,
IIF NACIONII presenta caidas y lentitud on el
demora
en la respuesta del architectonic°, ca lidaddel desarrollo del
la
por
consultas
tanto cuando se efectgan
de datos
sistema, la sedan as cancelada automaticamente por time-out. Se incumple software, fragmentation de las bases
web
utilizada
de
desarrollo
y
la
tecnica
b) del articulo 2de la Ley 87de 1993.
el
literal
Sistema (DIAN) Tlempo de Respuesta del
lentitud especialmente cua ndo los
presenta
MUISCA
sistema
centribuyentes presentan sus declaraciones electran icas los d ies de
1 yencimiento.
b) del art iculo 2de la.Ley 87de 1993.
Por lo tanto se incumple el literal
nacho de evidenciarse una gestion
MHCP- Lo anterior denota debilidades on la ejecucien El
Plain
Operative
del
de
defic
iente reiterat ive en la ejecucian
cronograma
afecta
el
del
proyecto,
se
reg
istro
2010,
pare
la
vigencia
anteriores
en
los
greficos
se
observe
Como
financiera
y presupuestal, bone un
recursos
propuestos
y
una ejecucion presupuestal y financlera del 48%, y el porcentaje de avance actividades„ objet ivos
disciplinario por el
Plan
presunto
alcance
on
el
incumplimiento
asociados
y
genera
50%
proyectado.
en el
Estado de Inversion Acumulada fue del 28% sobre el
de
los principios de la
del
incumplimiento
el
Plan
de
Inversion
Anua
l
y
en
Operative
sec*
del
54%
una
ejecucian
presenta
2011,
el
Minis6rio
In
Igencia
Guragte
inicialmente pare funcian a dministrative. Art iculo 209 de
lo Indicado en las Notas a los Estados Financ ieros. El porcentaje do avarice Proyecto esta blecido
la Constitution Nacional.
ejecutarse on su tota lidad en tres anos.
6s de 57% sobre lo proyectado.
En Al respecto, se observe qua se incumple con En consecuencia, de los anter iores
pestiOnContratos de Interventoria (MHCP) y DNP
MHCP Numeros 003-201 1;y 115-2011 por valor los terminos estipulados en el contrato pare contratos de consultoria suscritos por el
les contratos suscritos p or el
DNP, se evidencia que no
de $ 141.7 millones, y por valor de $212.5 millones respectiva mente, lgual efecto de los pagos al contrat ista; existe MHCP y
de los productos y
de
garantizo
continuidad
4.1
Calendario
del
numeral
inobservancia
006,
DNP
NUmeros
por
e
l
situation se presenta en los contratos suscritos
en razon a falta
05, 027,030, 033, 035 y 053de 201 1, donde se ev idencia incumplimiento en pagos. Lo anterior, afecta los logros de la actividades contr atadas
on
la slap
de
planeacion
Proyecto
y
presunto
general
del
planeacion
las fechas de pago.
por
el
hecho
de ha berse
209
precontractual,
en
a
rticulo
de
lo
senaiado
incumplimiento
OR-004-11,
DNP,
nUrneros
por
el
Adiclonalmente, en los contratos suscritos
Ordenamiento Constitucional en cuanto al terminado los mencionados c ontra tos en
DNP-OR-011.11 y DNP-OR-041- 11 por va lor de $ 144.8 millones del
situation que no
suscribieron actas de termination anticipada por mutuo acuerdo quedando principio de eficacia y a rt iculo 8 de la Ley 42 de forma anticipada;
la
alta
ca lidad de la que
asegurarfa
1993
de
eficiencia.
idad
la
ent
evidencia
que
se,
Al
respecto,
$
73
millones.
Saldos por *cuter por
interna del
Banco
menciona
la
norma
des arrollo . y entrega de los p roductos
no rnostrai continuidad respectp al
Mundial y tamp oco el cubrimiento de las
•
Contratados
necesidades del proyecto y p or e nde se
ve afectado los principios de eficiencia y
•
eficacia.
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Se 'For debilidades en la planeacion y estructura Las entidades deben realizar procesos
Pegos con Ingresos propios — MI-ICP —D
adicionales coma, ordenes de pago no
evidencia, que el SIIF II presenta debilidades paH atender los gastos que funcional del Slstema
presupuestales para reflejar en el
intlican flujps de salidas de recursos cuando estos provienen de ingresos
beneficiario final ya
sistema
el pago al
propios de 'cede entidad.
pago
de
ordenes
que
las
Se incumple el
literal h) art iculo 3del decreto 2789de 2004, as i como el
tipo
de
hacen
c
on
se
presupuestales
Regimen de ContabilidadPUblica.
numeral
2.9.1.4.2del
beneficiario iitraslado a pagaduria". Los
•
duales se generan con otros sistemas,
archivos planos para el despliegue de
pagos por cada cuenta bancaria donde
se ori•ina el iro.
For lo que se genera desgaste
no
se
otros
a
que
debido
entre
Lo
anterior,
En el
'Comprobantea Manuales — MHCP- D
concentration de funciones y
operativo,
modulos
de
production
los
en
encuentran
de
forma
fin
de
efectuar
SIIF
II
con
el
CNT
del
sistema
modulo contable:
iados a la manip ulation de
riesgos
asoc
y
FYC:
bompletala causacion de todas las, operaciones financieras de una entidad, OBS: obtencion de bienes y servicios
de requerir muchos
datos,
edemas
no
se
hayan
cartera,
y
a
que
facturacion
y
y
la
adquisicion
sbrequiere rea lizar operaciones manuales para determiner
la grabacian de los
demora
en
pesos
y
respectivas
las
funcionalidades
desarrollado
de
va
lorizaciones
diferidos,
amortizaciones,
de
bienes,
dep reciation
ma
nuales.
comprobantes
inverSiones, deducciones de nomina, reclasificacion de las c uentas de gastos
IVA generado a desconta ble, entre
operacionales a costos, rec lasificacion del
•
otros.
1Se incumple el
literal a) art iculo 8del decreto 2789de 2004.
'pircular Externa No. 5 1 del
29de agosto de 20 1•
s istema SIIF NACIONII can el tiempo suficiente para e l analisis, II no pudieron verificar, ni conciliar los
29 de Agosto de 2011, es decir depuracion de saldos, edemas el sistema reportes financieros producidos por
puso en production el modulo conta ble el
como es el caso de la Direccion
los presentsdebilidades en cuanto a rendimiento,
ocho (8) mesas despues de iniciado el ano fiscal, razon por la cual
de la Policia Nac ional,
de
Sanidad
usabilidad
po
r
In
navegabilidad
y
disponibilidad,
la
information
conta
ble
sin
usuarlos se vieron obligados a registrar
retroalimentar ni depurar la s aunter] financiera, 'situation que genera tanto los procesos de regiStro tomaron mas del Comando Armada Nacional, DAS,
de la kiaciOn,
incumplirriento a los numerares 117 y 121 de Regimen de Contabilidad t iempo necesario, incumpliendo los literates c y Procuraduria General
de
la RepUblica,
Contraloria
General
de
2004
.
d
del
Decreto
2789
de
2004,
en
que
24
dpl
Decreto
2789
PdbliCa, lo Mismo que el articulo
ICBF, Fondo Rotatorio de la Policia
determine que se registra en la m isma fec ha de In op eration para garantizar
Nacional y Supervigilancia.
el cumplimiento del principio de causac ion.
Razon por la cua l se genera perdida de
al
manejo
El Esta situation se presenta en cuanto
lOgreSos propios y fondos especiales —MHCP- D
de los saldbs bancarios, dado
nt
istico.
control
de
origen
re
y
control
de
los
ingresos
de
sistemaSIIF II presenta debilidades en cuanto a l registro, manejo y control
que el registro se hate por totales a la
Ingresos propios, es dec ir, de aduellas entidades que generan ing resos tanto
clasificad.
por
"Ingresos
cuenta
por su act ividad misional, c omo las que perciben recursos por concepto de
anterior,
el
sistema
de
lo
Consecuencia
epodes parafiscales, aprovechamientos, rendimientos financieros,
no genera un libro de bancos, situation
coMpensaciones. Adicionalmente, no permits el manejo de los tondos
qqe incide en la falta de control be los
especiales c readOs por ley en las entidades que son usirarias de l sistema.
movimientos de tesorer ia, saldos y
literal a) articulo 3 del decreto 2789. de 2004, as i como el
Se incumple el
para
el
necesarios
promedios,
Conta bilidad
del
Regimen
de
; numeral
2.9.1.4. 1
cumplimiento de la inversion forzosa y
no se refleja la realidad econamica,
social y financiera de las entidades.
T ineacion erdrada enPrOducciffin Modulo Conta ble (MHCP) — D Con la En c onsecuencia, las entidadeS no contaron Las entidades usuarias del sistema SIIF
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Revisados los Lo a nterior, se evidencia en la baja ejecucion
de
las auditorias presupuestal, incumplimiento del POA y las
hallazgps correspondientes a los Planes de Mejoramiento
de la vigencia debilidades presentadas en el SIIF II
Information
Sistemas
de
de
los
MAFPII y de Consolidacian
del
2010, se o bserve que las acc iones de mejoramiento no subsanaron la cause
del hallazgo, razon p or la cual no fueron efectivas.
•
Seguuniento Plan de Mejoramiento - MHCP- PAS
RepOrtes contables — MHCP- D
En el Por lo anter ior se evidencian debilidades Razon por lo cual se deben consulter
•
diseno funcional en este verbs reportes y consolidarlos de forma
el relacionadas con el
por
generados
estandar
II
los
reportes
SIIF
CNT
del
Contable:
modulo
desgaste
manual
generando
case,
los
reportes.
analisis
sistema son producidos p or unead, de negocio, y no se generan para
ad
mi
nistrativo.
iculo
12
del
fo
del
art
el
paragra
Se
incumple
r
contable de cada entidad,
•
•
Decreto 2789de 2004.
de la vigencia 2011, Se incumple el numeral 121de Regimen
presupuestal
Decreto 2789de 2004.
literal c del articulo 3del
de CpntabilidadPubfica y el
OPeratividad del sistema — MHCP- D
En la Lo anter ior, evidencia debilidades en la Se genera desconfianza e inestabilidad
y
at
funcionamiento
a planeacian del proyecto respecto a t diseno respecto
errores
n
los
siguientes
SIIFII se presenta
operatividad en production del
as i como
los usuar ios finales:"Server error in 'fiVIICP.SIIF.Reportes'Applica t ion", "he funcional, arquitectonico, ca lidad del desarrollo confiabilidad en el sistema
y
de
rendimiento
underlying connection Was closed: An unexpected error ocurred on a del software y la tecnica de desarro llo web problemas
del
sistema.
disponibilidad
ut
ilizada
ice
of
an
object","Serv
to
an
instance
not
set
receive'',''Object reference
•
Unavailable HTTPError, The service is unavallable","Descripcion Erro r: The
•
revocation funtion was una ble to c heck revocation beca use the revocat ion
•
de
error
nejado
Codigo
Error
no
ma
Usuario:
Descripcion
was
ofilne.
Server
•
261101093","There is not enough space on the disk","Object Graph cannot be
null. Parameter name: graph","Error 50014 severity 10... " . Se incumple el
Decreto 2789de 2004 en lo conc erniente a
paragrafo del articulo 12del
introducir mejoras a la funcionalidad yposib ilitar el normal servicio de ntro - del
•
horario q ue se estab lezca.
•
Para Lo anterior, denote -deficiencies con referencia Ocasiona desgaste administrative a las
Carps mas ivas — MHCPal diseno funcional y arquiteetenico del entidades usuarias ya que la capture se
el
sistema
en
general,
el registro de bbligaciones presupuestales y pagos
tiene que hater en for ma transactional
SIIFII, no permite efectuar cargas masivas. Se incump le el paragrafo del sistema.
uno a uno generando retrasos en los
•
articulo 12del Decreto 2789de 2004, respecto a introducir mejoras en la
pagos con el riesgo de que se
funcionalidad.
conviertan en nachos cumplidos que
podr ian acarrear problemas legates a
as entidades.
•
El La anterior situation, ev idencia debilidades en, Se genera demora y atraso en el
Modificacion de Terceros. — MHCP
registro de la information contable
modificaciOn de los terceros la estructura del sistema.
sistema financiero SHEII, no permits realizar
mientras se solicita autorizacion a la
art
iculo
3
literal
d
del
en forma oportuna, S , y se incumple lo senalado en el
SIIF para rea lizar lbs
del
•
iadministration
io.
Esta
tuto
Tributar
615
del
y
el
articulo
2789
de
2004
, delDecreto
icambios necesarios.
Se En razon at retraso en la entrada en Por to cual los Estados Financieros a 31
diefte presuppestal para la vigencia 2011.— MHCP- D
de dic iembre de 2011, no son confiables
evieenclo que a los usuarios de Sistema Integrado de Information Financiera, production del modulo contable y a las
ni razopables.
ma.
de
l
siste
dificultades
tecnicas
ntes
del
cierre
SIIFII
Nation, (Sena y ICBF) les faltaregistros nor inc luir a
.
9
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0
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JItOR:
Carmenza Rodriguez Ayarza
Aldernar Cardozo Diaz
Luis lgriacio Villalba lesmes
Victor Chitiva Acos ta.
„ ,
•
Responsable de Auditoria:
Carmenza Rodriguez Ay arza
•
Lo cua l genera inseguridad teniendo en
cuenta q ue dichos athivos pueden ser
la
•
perdiendo
manipulados
confidencialidad, dispon ibil idad e
integridad de la informaciOn.
Lo a nte rior, es consecuencia de las debilidades
en la planeaciOn de los proyectos en cuanto a
su arquitectura •funcional, por cuanto el
intercambio de informed& ey idenciado en
algunos casos se hace por medio de archivos
pianos.
A
Interopera bllidad — MHCP— DIAN— DNP
mayo de 2012, no. existe interoperabilidaddirecta por consumo do servicios
WEB entre los slstemas SIIF y MUISCA, as i como SHE y SUIFP. Se
6de la parte B, literal g) punto 1 de la parte C), los litera tes
incumple literal
Contrato do Empreseto 7831CO .
a) y b) punto 1de la parte D) del
Este actividad se rea lize en forma
manual, e n razon a que se utilize la
informed& en hojas de Excel pare •
cada uno de los terceros y cede c uenta
a a nalizar; el proceso incrententa la
carga la boral, impidiendo of analisis de
la informed&de forma oportuna y
generando reportes inconsistentes y
confiables.
poco
El Lo anter ior, impide realizar la respective
OPeradiones Reciprocas— MHCP (D)
modulo contable del SIIF Ned& II, no esta generando los r eportes do conciliation de saldos y las cuentas del pasivo
incertidumbre sobre la
Operaciones reciprocal, impidiendo que los usuarios de las entidades y se presenta
la entidad.
puedan realizar los analisis financieros respectivos, para cumplir con la informacion producida por
Inform°
de la Nee& en el
informed&de envier a la Contadurta General
CON2005_002_Operaciones Reciprocas, Se incumple con el capitulo IX
(ProcediMiento contable para el reconocimiento y reveled& de las
operaciones interinstitucionales), con los numerales,3.16 y el numeral 4.1 de
la Resoluoion No 357 de 2008.
En Lo anterior, es consecuencia de la falta de Afectado la razonabilidadde Lir c ifras y
COmprobantes Autornaticos— MHCP (D)
el sistemaiSlIFII, la Orden de P&goPresupuesta l de Gastos a l ser reg istra da contro l en el sistema a l registrar las trazas por lo tanto los Balances de la entidad,
la cadena generando desgaste admimstra t ivo y
autornaticamente en el modulo contable, presenta diferencias entre el valor co ntables registr ados en
de la Orden de Pago contra lo registrado autornaticamente en el comprobante presupuesta l contra lo registrado en los desconfianza con respecto a l sistema.
contable , Se evidencia un presunto incumplimiento del numeral 3.7 de la auxiliares conta bles
Resolucian 357 de 2008. •
COMproba ntes c ontables de usua rios desconoc idos— MHCP ( D) En el La anterior situation es consecuencia de la Se produce incertidumbre en la calidad
s
modulo contable del sisterna SIIFII al analizar los reportes generados, falta de control en el sistema cuando se de la informed& sobre los movimiento
del
ente
financieros
contables
y
contables
trazas
•
n
las
registra
no
fueron
aparecen de manera automatica comprobantes co nta bles que
registrados por los usuarios autorizados de la ent idadSe evidencia un autornaticas,generando movimientos que no economic°, por lo tanto el sistema no
corresponden a. la entidad,afectando los refleja fidedignamente los efectos
3.7 de la Reso luciOn 357 de 2008 .
presunto incumplimiento del numeral
contables del negocio, generando
reportes de D iego y Libro mayor y Ba lance.
•
desconfianza hacia el sisterna por parte
de los usuarios teniendo estos quo
realizar oonciliaciones adicionales para
contabdizaciones
las
determiner
•
autornaticas c orrectas.
Descripcion del Hallazgo
Cu
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6
hecho de evidenciarse una -gestion
MHCP- Lo anterior denota debilidades en la ejecucion El
Operativo
Plan
del
DurnPlimiento
reiterative en la ejecucian
de
deficiente
cronograma
afecta
el
del
proyecto,
,
registro
Como se observe en los g raficos anter iores para la vigencia 20 10, se
financiera
y presupuestal, tiene un
y
recursos
propuestos
objetivos
actividades,
avance
de
el
parcentaje
48%,
y
del
una ejecucien presupuesta l y financiera
presunto
a
lcance disc iplinario por el
en
el
Plan
28% sabre el 50% proyectado. asociados y genera incumplimiento
Estado de Inversion Acumulada fue del
en el
delos principios de la
del
IncumplimientO
Plan
de
Inversion
y
en
el
ivo
Anual
Operat
seg
un
54%
Ministerio p resenta una ejecuelon del
qurante la vigencla 2011, el
t ive. Articulo 209 de
administra
para
fund&
inicialmente
Proyeeto
establecido
de
avance
El
parcentaje
Financieros.
lbindicado en las Notes a los Estados
Nac
ional.
Ia
Constitution
tres
anos.
ejecutarse en su totalidad en
esbe 57% sabre lo p royectado.
En Al respecto,. se observe que se incumple con En consecuencia, •de as anter iores
:estion Contratos de Interventoria (MHCP) y DNP
va
lor los terminos estipulados en el contrato pare contratos de consultoria suscritos por e l
por
y
115-2011
3contratos suscritos por el MEICPNumeres 003-2011
efecto de - los pagos al contrat ista; existe MHCP y DNP, se ev idencia que no
te,
Igual
respectivamen
millones
de
$212.5
va
lor
$ 141.7 • MillOnes, y par
del numeral 4. 1 Calendario de garantizo cont inuidad de los productos y
:uacien se presenta en los contratos susc ritos por el DNP NiUmuJos 006, ino bservancia
afecta los logros de la actividades contratadas en razon a falta
Lo
anterior,
pagos.
en
incumplimiento
se
evidencia
l5, 027,030, 033, 035 y 053 de 2011, donde
etapa
en
la
planeacion
planeacion general del Proyecto y presunto de
s fechas de page.
haberse
hecho
de
por
el
209
precontractual,
en
a
rticulo
le
senalado
de
incumplimiento
DNP, nemeres OR-004- 11,
iigionalmente, en los contratos suscritos por el
Ordenamiento Const itucional en cuanto a l ter minado los mencionados contra tos en
NP-ORr0 11-11 y DNP-OR-04 1-11 por valor de • $ 144.8 millones del
y articulo 8 de la Ley 42de forma anticipada; situation qua no
iscribieron' actas de terminat ion a nticipada por mutuo acuerdo quedando principle de eficacia
aseguraria la alta calidad de la que
de
eficiencia.
1993
por ejecutar por $ 73 millones. Al respecto, se evidencia quela entidad
menciona la norma interne del Banco
los
productos
de
entrega
y
desarrollo
) mostra continuldad respec to a l
Mundial y tampoco el cubrimiento de las
)ntratados
necesidades del proyecto y por ende se
ve afectado los principios de eficiencia y
eficacia.
.
inestabilida0
I lo cual denote deficiencies en la planeacion de l ocasionando
D
Sistema
(DIAN)
del
Respuesta
de
Tilimpo
funcionamiento del
diseno funcional;desconfianza en el
cuanto al
sistema MUISCA presents lent itud especialmente cua ndo los proyegto en
los
contribuyentes.
respecto
a
sistema
rrollo
y de desa
contrlbuyentes prese ntan sus declaraciones electronicas los dies de arquitectonico
yencimiento.
literal b) del articulo 2de la Ley 87de 1993.
Pdr lo tanto se Incumple el
El Lo anterior evidencia deficiencies en el diseno Lo que ocasiona qua el usuano fina l
Captura de Cumproba ntes (MHCP) - P
tome mss tiempo para el registro de un
•
funcional
s
en
el
comprobante
re
de
sistema SITNACIONII presenta para la captu
co mprobante en el sistema generando
modulo Centable: CNTdemasiados pasos a seguir p are una sola op eracion.
desgaste o errores en la operacion del
NTCGP
b) articulo 6.3de Ia Norma Tecnica de Calidad
Be incuinple el literal
mismb.
information,
de
sisternas
1000 en lo relacionado con el software de los'
2
de
la
iculo
en
el
art
lo
dicpuesto
segim
2008,
implementada desde el ano
2003.1
de
572
o‘j
Lo cual denota deficiencias en la planeacion
del proyecto en cuanto al diseno funcional,
arquitectanico, calidad del desa rrollo del
software, frag mented& de las bases de dates
y tecnica de desarrollo web utilizada
▪
Causa
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Hallazgo
Description del
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0
•
Por de bilidades en la planeacion y estructura
funcional
del
Sistema
-c,
•
En el Lo anterior, debido entre otros a que no se
Oomprobantes Ma nuales — MRCP- D
modulo contable: CNTdel sistema $ 11F II con el fin de efectuar de forma encuentran en p roduction los modutos de
Complete Ia causacian de todas las operaciones financieras de una entidad, OBS: obtenciOn de bienes y servicios y FYC:
se requiere realizar operaciones manuales para determiner la adquisiciOn y facturaciOn y cartera, y a que no se hayan
depieciacion de bienes, diferidos, amortizaciones, valorizaciones de desarrollado las func ionaltdades respectivas
inversiones, deducciones de nomina, reclasificacion de las c uentas de gastos
IVA genMado a desconta ble, entre
operacionales a costos, rec lasificacion del
otros.
decreto 2789de 2004.
$e incumple el
literal a) articulo 3 del
•
!
egos con Ingresos propios — MHCP —D
evidenc16, que el
SIIFII presenta debilidades pa
implican flujos de salidas de recursos cuando es
propios de dada entidad.
Se incumple el literal h) articulo 3 del decreto 2.
humeral
2.9.1.4.2 del Regimen de Conta bilidad PUt
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,aneaciOn entrada on ProducCion Modulo Conta ble ( MHCP) — D Con la En consecuencia, las entidades no contaron
rather Externa No. 51 del 29 de agosto de 2011, e l sistema SII F NACION I I con el tiempo suficiente para el analisis,
iSo en production el modulo contable el 29de. Agosto de 20 11, es decir depuracion de sa ldos, edemas el sistema
(ho (8) meses despues de iniclado el aho fiscal, raz6n por la cua l
los presentedebilidades on cuanto a rendimiento,
ivarioS se vleron obligados a registrar la informaciOn contable s in disponibilidad, navegabilided y usa bilidad por lo
troa limentar ni
depurar la Situacion financiera, situation que genera tanto los p rocesos de reg istro tomaron mas del
cumplimipnto a los numerarea 117 y 121
de Regimen de Conta bilidad tiempo necesario, incumpliendo los literates c y
lo mismo citie el articulo 24 del
Decreto 2789 de 2004, on que d de l Decreto 2789 de 2004.
fiermina que se registry en la m isma fec ha de la operaciOn para garantizar
ico rrillmlento del principlo de causation.
lngresos propios y fondos espec iales —MHCP- D
El Este situation se p resenta en cuanto a l manejo
sistema S IIFII presenta debilidades en cuanto a l registro, manejo y c ontrol
de y control de los ingresos de or igen rentistico.
Ilgresos propics, es decir, de aquellas entidades que generan ingresos ta nto
pot su actividad misional, como las que perciben recursos por concepto de
aportes parafiscales, aprovechamientos, rendimientos financieros,
corp ppnsaciones. Adicionalmente, no permite el manejo de los tondo:,
especiales creados por ley en las entidades que son usuarias del sistema.
Se incumple el literal a) articulo 3 del decreto 2789' de 2004, as i como el
numeral
2.9.1.4.1
del
Regimen
de
Contabilidad
POblica.
Descripcidn del
Hallazgo
P-
i
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M
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CV
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2202003
0
cv
.-
CV
0
0
CV
0
CO.CO
En el Por lo anterior se evidencian debilidades Raz& por lo cual se deben consul
Reportes contables - MHCP- D
de forr
los reportes estandar generados por el relacionadas con el diseno funcional en este verbs reportes y consolidarlos
Modulo Contable: CNTdel SIIFII
desgaz
manual
generando
ortes.
los
rep
caso,
a
nalisis
alstema son producidos por unidad de negocio, y no se g eneran para
ad mi n istra t ivo.
con/able de cap entidad, r Se incumple el paragrafo del articulo 12 del
becreto 2789 de 2004.
Rev isados los Lo anterior, se ev idencia en la baja ejecucion
tiguimtento Plan de Mejoramiento - MHCP- PAS
las auditor ias presupuestal, inc umplimiento del POA y as
miento
de
hallazgos correspondientes a los Planes de Mejora
SIIF II
de
la v igencia debilidades presentadas en el
Information
de
los
Sistemas
de
Consolidation
del MAFP II y de
2010, se observe que las acc iones de mejoramiento no subsanaron la ca use
•
del
hallazgo, mien por la cual no fueron efect ivas.
Para Lo anterior, denote deficiencias con referencia Ocas iona desgaste administrativo a las
Cargas tnas ives - MHCP- D
al
diseno funcional y arquitectonico del entidades usuarias ya que la cap ture se
el
sistema
el registro de obligaciones presupuestales y pages en general,
tiene que hater en forma transaccional
sistema.
del
paragrafo
Se
incumple
el
masivas.
cargas
efectuar
SIIFII, no permite
uno a uno generando retrasos en los
Decreto 2789de 2004, respecto a introducir mejoras en la
articulo 12 del
pagos con el riesgo de que se
furicionalidad.
conv iertan en hec hos cumplidos que
podrian acarrear Problemas legates a
•
las entidades.
Se genera demora y atraso en el
debilidades
en
evidencia
situation,
La
anterior
El
MH
P
de
Terceros.
C
Modification
registro de la information conta ble
de
l
sistema.
sistema financier° SIIF II, no permite realizar la modificat ion de los terceros, la estructura
mientras se solicita autorizacion a la
art
iculo
3'
ddel
en forma oportuna. S , y se incumple lo senalado en el literal
administration del SIIF pare realizar los
Tributario.
del
Estatuto
iculo
615
del Dec reto 2789de 2004 y el art
i
cambios necesarios.
•
en
Por lo cual los Estados Financieros a .:
en
la
entrada
retraso
En
razon
al
Se
Dierre presup uestal pars la v igencia 2011. - MHCP- D
las de diciembre de 20 11, no son confiabl
y
a
contable
del
modulo
produccian
tion
Financiera,
de
Informa
Sistema
Integrado
de
a
los
usuarios
evidenci6 que
ni razonables.
SIIFItNacion, (Sena y ICBF) les fano registros por incluir antes del cierre dificultades tecnicas del sistema.
Regimen
121
de
numeral
incumple
el
2011,
Se
de la , vigencia
.
I
presupuesta l
Decreto 2789 de 2004.
de ContabilidadPUblica y el literal c del articulo 3 del
•
Se genera desconhanza e inesta bilidad
y
funcionamiento
respecto
al
conflabilidad en el sistema as i como
rendimiento
problemas
de
disponibilidad del sistema.
a,
En la Lo anterior, ev idencia debilidades en la
MHCP- D
ratividad del siste ma
errores
a planeacien del proyecto respecto al diseno
los
siguientes
presenta
n
SIIF
II
se
atividad en produce&del
desarrollo
isuarios finales:"Server error in V M1-1CP.SIIF.Repor tes'Application", "he funcional, arquitectonico, ca lidad del
we b
de
desarrollp
y
la
tecnica
del
software
a
ocurred
on
!dying connection was closed: An unexpected error
•
utilizada
'',
''Serv
ice
an
object
instance
of
set
to
an
ence
not
ve","ObJect refer
tellable HTTPError. The service is unavailable","Descripcian Error: The
ration funtlon was unable to check revocation because the revoca t ion
ar was ofline,. Descripclon Usuario: Error no manejado Codigo de error
010931',"There is not enough space on the disk ","ObjectGraph cannot be
Parameter name: graph'',"Error 50014 severity 10..." . Se incumple el
Decreto 2789 de 2004 en lo concerniente a
grafo del articulo 12 del
ducir mejoras a la funcionalidad y posibilitar el normal servicio dentro del
•
rio que se establezea.
DesorlpolOn del Ha llazgo
11
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0)
-.—
•
A
Interopera bilidad — MHCP— DIAN— DNP
mayo de 2012, no existe interoperabilidaddirecta por consumo de servicios
WFB entre los slstemas SIIF y MUISCA, as s canto SIIF y SUIFP. Se
incurriple literal 6de la parte B, literal g) punto 1 de la parte C), los literates
a)
Contrato de Emprestito 783 1
CO .
punto 1de la parte 0) del
AUDITOR:
Qarmenza Rodriguez Ayarza
Aldemar Cardozo Diaz
'
Luis Ig nacio Villalba lesmes
Victor Chitiva Acosta
'.—
0
a
CNI
01
CV
EQUIP0
nun
Responsible de Auditoria:
Carmenza Rodriguez Ayarza
r
Lo anterior, es consecuendia de las d 'ebilidades Lo cual genera inseguridad teniendo en
en la planeacion de los proyectos en cuanto a cuenta q ue dic hos archivos pueden ser
la
perdiendo
su arquitectura funcional, por cuanto el manipulados
dispo nibilidad
e
intercambio de informacion evidenciado en confidencialidad,
algunos casOs se hace por medic de arc hives integridad de la infor macion.
pianos.
OPeraciOnes Reciproces— MHCP (D)
El Lo anter ior, impide realizar la respective Esta act ividad se rea lize en forma
modulo contable del
SIIF Nacian II, no esta generando los reportes de conciliation de sa ldos y as cuentas del pasivo manual, en razon a que se ut ilize la
operaciones reciprocas, ithpidiendo que los usuarlos de las entidades y se present e
incertidumbre sabre la informacithn en holes de Excel pare
la ent idad. cada uno de los terceros y cada cuenta
ppedan realizar los a nalisis financieros respectivos, para cumplir con la informacion producida por
a analizar; el proceso incrementa la
Informacion de envier a la Contaduria General
de la Nacion en el
inform°
carga laboral, impidiendo el analisis de
OGN2005_002_0peraciones Reciprocas, Se incumple con el capitulo IX
!!
tnn inndn on tnn
•
En Lo anterior, es consecuencia de la falta de Atectado la razonabilidadde as c if ras y
901Preba ntesAutomaticos— MHCP (D)
olsistemaSIIF II, la Orden de Pago Presupuestide Gastos a l ser reg istrada !control en el sistema al registrar las trazas por lo tanto los Ba lances de la entidad,
eutomaticamente en el modulo c ontable, presenta diferencias entre el valor contables registr adas en la cadena generando desgaste administrative y
de la Orden de Pago !contra lo registrado automaticamente en el comprobante presupuestal contra lo registrado en los desconflanza con resp ecto a l sistema.
c,ontable , Se evidencia un presunto incumplimientddel numeral 3.7 de la auxillares contables
ResoluciOn 357de 2008. •
•
,
C)
rin Inc I In!
Se produce incertidumbre en la ca lidad
de la informacion sa bre los movimientos
contables y financieros del ente
econdmico, por lo ta nto el sistema no
refleja fidedignamente los electos
contables del negocio, generando
desconfianza hac ia el sistema por p arte
ẁ
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N
Oemprobantes c ontables de usual4ios desconoc idos.4. MHCP ( D) En el La anter ior s ituation es consecuencia de la
*dub conta ble del sistema SIIF II al analizar los reportes generados, falta de control en el sistema cua ndo se
aparecen de manera autornatica comprobantes contables que no fueron registran
las
trazas
conta bles
registrados par los usuarios autorizados de la ent idadSe evidencia un automaticas,generando movimientos que no
presunto incurnplimiento del numeral 3.7 de la Resolution 357 de 2008
corresponden a. la entidad,afectando los
reportes de Diana y Libra mayor y Balance.
Description de l Hallazgo
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