PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO DESCRIPCION DE FUNCIONES I. Información del Puesto Título del Puesto: Asistente de Programa VNU Bolivia Numero de Puesto: Departamento: Programa VNU Reporta a: Oficial de Programa VNU Grado Actual: TA GS 5 Grado aprobado: GS 5 Posición clasificada por: Job Fair 2001r Clasificación aprobada por: Sede VNU II. Contexto Organizacional Bajo la guía y supervisión directa del Oficial de Programa VNU el/la Asistente de Programa brindara apoyo a las actividades del Programa de Voluntarios de las Naciones Unidas en Bolivia. El/la Asistente de Programa Local VNU Bolivia deberá hacerse cargo de las actividades y tareas operativas, administrativas y de personal relacionados con el Programa VNU en Bolivia. En su trabajo diario mantendrá una estrecha relación con el resto del personal del PNUD tanto del área de Operaciones como de Programa. III. Funciones / Resultados Claves Esperados Administrar la información de los voluntarios nacionales e internacionales en el país, incluyendo contratos, asistencia, asignaciones, planillas de pago, etc, Hacerse cargo de todas las áreas administrativas y de apoyo logístico relacionadas con el arribo, instalación y culminación de contrato de los voluntarios internacionales., apertura de cuenta bancaria, acreditación en la chancillería, etc. Correr mensualmente las planillas de pago de los Voluntarios Nacionales e Internacionales, asegurándose que todo cambio, inicio, o finalización de los contratos se vean reflejados en las planillas y coordinar con la unidad de Recursos Humanos y la unidad de Finanzas el cierre de las planillas mensualmente. Apoyar al Oficial de Programa VNU a fin de asegurar el buen manejo y monitoreo de los programas de voluntariado en el país. Dar información sobre el programa de Voluntariado y las opciones para realizar Voluntariado dentro del Programa VNU al Público en general. Realizar las tareas operativas en cuanto al manejo de información financiera, manejo de presupuesto, pagos y otros referidos al tema de voluntariado en el país. Realizar un monitoreo del llenado de los reportes de los Voluntarios en el sistema VRS. Apoyar al Oficial de Programa en la organización de actividades para el Día Internacional del Voluntariado y demás actividades que sean necesarias para el buen funcionamiento de la Oficina. 1 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO DESCRIPCION DE FUNCIONES IV. Impacto de Resultados Los resultados claves tendrán un impacto en la eficiencia general del Programa de Voluntarios de las Naciones Unidas en Bolivia tanto en el servicio a los Voluntarios de Naciones Unidas, como al público en general. IV. Relaciones o Oficial de Programa VNU o Oficiales de Programa PNUD o Asociadas de Programa PNUD o Asociado de Recursos Humanos PNUD. o Oficial de Finanzas PNUD o Asociados de Adquisiciones PNUD. o Personal de todas las Agencias del Sistema de Naciones Unidas. o Gobierno Autónomo Municipal de La Paz. o Universidades. o Organizaciones de Voluntarios. o Sede VNU – Bonn; Alemania. V. Competencias 2 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO DESCRIPCION DE FUNCIONES Competencias Corporativas: Demostrar integridad personal a partir de desplegar en la práctica los valores de honestidad y respeto; demostrando los más altos estándares éticos. Comprometerse y promover la visión, misión y metas estratégicas del Programa de Voluntariado en el país. Demostrar y desplegar alta sensibilidad y adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad. Siendo capaz de mostrar en la práctica un alto nivel de respeto a la diversidad. Trabajar activamente hacia una mejora continua a partir de su capacitación y aplicando efectivamente nuevas destrezas adquiridas. Habilidad de trabajar bajo presión siendo capaz de mantener la calma y el buen humor. Contar con un enfoque de resultados, orientado al cliente y responder efectivamente a la retroalimentación. Tener afinidad por un estilo de trabajo participativo y de equipo. Demostrar apertura al cambio y habilidad de manejar temas complejos Competencias Funcionales: Gestión del Conocimiento y Aprendizaje Compartir conocimientos y experiencias Alentar al personal de la oficina a compartir conocimientos y contribuir a las áreas prácticas. Trabaja activamente hacia el aprendizaje constante y el desarrollo personal en una o más áreas prácticas del Programa VNU y del PNUD. Habilidad para apoyar y asesorar en la interpretación e implementación de políticas Actúa para alcanzar su plan de aprendizaje y aplica nuevas habilidades y destrezas adquiridas. Desarrollo y Efectividad Operativa Habilidad para realizar una variedad de actividades especializadas, relacionadas con administración de contratos, gestión de programas, Sólidos conocimientos de las reglas y regulaciones de la organización en el tema de administración de personal, administración de recursos económicos. . Liderazgo y autogestión Focalizar en un enfoque de resultados orientado al cliente Tiene un enfoque constructivo hacia el trabajo con energía y con una actitud positiva Demuestra buenas habilidades de comunicación oral y escrita Construye fuertes relaciones con clientes y actores externos Mantiene la calma, control y buen humor incluso bajo presión Responde positivamente a la retroalimentación y diferentes puntos de vista Demuestra apertura al cambio y habilidad para manejar temas complejos Demuestra integridad y pone en práctica los valores y estándares éticos de Naciones Unidas. 3 PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO DESCRIPCION DE FUNCIONES VI. Requisitos de Contratación Educación: Educación secundaria con conocimientos sólidos en administración de personal y en gestión de programa. Licenciado en Ciencias Sociales o Ciencias Exactas. (deseable no imprescindible) Experiencia Al menos 2 años de experiencia profesional progresiva a nivel nacional y/o internacional Al menos 1 año de experiencia en Organismos de Cooperación Internacional/Sistema de Naciones Unidas y/o en actividades de apoyo a las Agencias de Naciones Unidas. Se valorará positivamente los conocimientos sobre el Programa UNV. Conocimientos de Microsoft Office y Windows XP. Conocimiento del Sistema de Gestión por Resultados en entorno Web (ERP o similares). Manejo de Herramientas de navegación en internet. Conocimiento general de Manuales y Procedimientos operativos de la Cooperación Internacional. Conocimientos Específicos. Requerimientos de Idioma: Manejo fluido del Idioma Ingles VII. Firmas- Certificación de la Descripción del Puesto Titular del Puesto: Nombre / Título Supervisor Firma Fecha Nombre / Título Gerente Unidad Firma Fecha Nombre / Título Firma Fecha 4