UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración Propuesta de Control Interno del Inventario de Bienes Muebles en el Sistema de Enseñanza Abierta de la Universidad Veracruzana MONOGRAFÍA Para obtener el Título de: Licenciado en Administración Presenta: Liliana Amor González Romero Asesor: Mtro. Armando Dominguez Melgarejo Xalapa-Enríquez, Veracruz Mayo 2014 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración Propuesta de Control Interno del Inventario de Bienes Muebles en el Sistema de Enseñanza Abierta de la Universidad Vercruzana MONOGRAFÍA Para obtener el Título de: Licenciado en Administración Presenta: Liliana Amor González Romero Asesor: Mtro. Armando Dominguez Melgarejo Xalapa-Enríquez, Veracruz Mayo 2014 DEDICATORIA Cada logro en la vida no seria posible sin la ayuda de Dios, de mi familia y amistades que con todo su apoyo y bendiciones me han servido como un cimiento en mi vida para salir adelante. A Dios quien siempre le agradeceré el hecho de seguir viviendo, tener salud y permitirme alcanzar las metas que me he propuesto, inmensamente llena de satisfaccion por tener una oportunidad mas en este camino, y cuidar en cada momento a mis seres amados, gracias Dios por lo infinitamente bueno que eres y que me has otorgado. A mi familia, por creer en mi y mantener la Fé, ante sacrificios y esfuerzos que dia a dia se fueron forjando con el propósito de llegar mas alto, Dios lo bendiga y proteja siempre. A mis asesores, que sus enseñanzas, dedicacion y confianza en la elabloracion de este trabajo me impulsaron a ser constante y nunca dejar de luchar ante cualquier obstaculo o impedimento que se presente, guiandome con sus consejos y sabiduria que con el paso del tiempo se va formando, Dios los llene de amor y cuide siempre de ustedes, profundamente les agradesco. ÍNDICE RESUMEN .............................................................................................................. 1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 2 CAPÍTULO I: GENERALIDADES DE LOS INVENTARIOS ..................................... 7 1.1 DEFINICIÓN .................................................................................................. 8 1.2 CLASIFICACIÓN............................................................................................ 9 1.3 IMPORTANCIA ............................................................................................ 10 1.4 VENTAJAS .................................................................................................. 14 1.5 OBJETIVO ................................................................................................... 15 1.6 CONTROL INTERNO .................................................................................. 15 1.6.1 ANÁLISIS ............................................................................................... 16 1.6.2 ELEMENTOS ......................................................................................... 17 1.6.3 REVISIÓN DE CONTROL INTERNO DE ACTIVO FIJO (PLANTA Y EQUIPO)......................................................................................................... 17 1.6.4 REVISIÓN GENERAL............................................................................ 17 1.7 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ......................... 18 1.8 INFORME DEL CONTROL INTERNO ......................................................... 19 1.9 ADMINSTRACIÓN DE INVENTARIOS ........................................................ 19 1.10 FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS ...................... 19 1.11 IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA EN EL MANEJO DEL INVENTARIO 21 1.11.1 CLASES DE AUDITORIA .................................................................. 23 1.11.2 NECESIDAD ........................................................................................ 26 1.11.3 ¿CUÁNDO REALIZAR UNA AUDITORÍA Y POR QUÉ? ................... 28 I 1.11.4 LA AUDITORÍA EN EL SECTOR PRIVADO Y EN EL SECTOR PÚBLICO. ....................................................................................................... 29 1.11.5 GUÍA DE AUDITORÍA PÚBLICA ....................................................... 30 1.11.6 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA ......................... 31 1.12 SISTEMAS DE CONTROL INTERNO ....................................................... 33 1.13 INFORME .................................................................................................. 34 CAPÍTULO II: GENERALIDADES DEL SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA ... 36 2.1 ANTECEDENTES HISTORICOS ................................................................. 37 2.2 IDENTIDAD INSTITUCIONAL...................................................................... 44 2.3 INFRAESTRUCTURA .................................................................................. 47 2.4 NORMATIVIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES .......................... 48 CAPÍTULO III: PROPUESTA DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES DEL SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA DE LA UNIVERSIDAD VERACRUZANA .......................................................................... 66 3.1 ¿PORQUÉ SURGE LA NECESIDAD DE UNA PROPUESTA DE CONTROL INTERNO DE BIENES MUEBLES EN EL SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA?.......................................................................................................... 67 3.2 PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO FÍSICO DENTRO DEL SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA .............................................................. 67 3.3 CONTROL INTERNO DE ACUERDO A POLÍTICA ADMINISTRATIVA ...... 75 3.4 EQUIPO EN MANTENIMIENTO .................................................................. 77 3.5 SISTEMA DE INVENTARIOS ...................................................................... 78 CONCLUSIONES.................................................................................................. 82 FUENTES DE INFORMACIÓN ............................................................................. 87 ANEXOS ............................................................................................................... 89 ÍNDICE DE FIGURAS ........................................................................................... 95 ÍNDICE DE TABALAS ........................................................................................... 96 II RESUMEN El siguiente trabajo de investigación brinda al Sistema de Enseñanza Abierta de la Universidad Veracruzana una visión sobre el manejo del control interno del mobiliario y equipo como herramientas fundamentales de trabajo para la óptima operación de la misma. La administración del inventario en su totalidad, midiendo la eficiencia en el adecuado del registro, rotación y evaluación de acuerdo a como se clasifique y al tipo al que pertenezca, beneficiará resultados sobre la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación, como se menciona en el primer capítulo. Dentro del capítulo segundo ,nos enfocaremos al Sistema de Enseñanza Abierta (SEA) partiendo de su historia, ideología y funciones con las que cuenta para brindar sus servicios, así como la normatividad que la rigen. Terminado con una propuesta de que cumpla con las exigencias de la dependencia y que en su conjunto integran el patrimonio de esta entidad educativa, dentro del Subproceso de Control Patrimonial, encargado de la identificación, registro, resguardo, valoración, gestión y aseguramiento para el control integral del patrimonio Universitario. 1 INTRODUCCIÓN Actualmente dentro de las organizaciones se exige el conocimiento y uso de tecnología, pero sobre todo el manejo eficiente de información que le permita una correcta toma decisiones, para asegurar la permanencia de las empresas a largo plazo. Los factores que determinan la competitividad no solo se derivan de la tecnología, sino el conocimiento científico convertido en tecnología, y que brinda las ventajas competitivas. Dentro del desarrollo que está viviendo el país, todos los sectores que componen a la sociedad como el comercio, la educación, el ambiente y la propia sociedad, nos demanda la necesidad de valorar los procesos de gestión de la innovación tecnológica la cual permiten la creación de capacidades productivas, y sobre todo tecnológicas en el marco empresarial. La tecnología es fácil de comprender vista desde un proceso de transformación física, pues se basa en el conocimiento y equipo utilizados para la realización de tareas. Una empresa, negocio, organización, institución en cualquiera de sus representaciones es un organismo con vida, crece y cambia. Durante el proceso de crecimiento de una organización la reorganización en forma cíclica marca su pulso. El presenta trabajo de investigación va enfocado al control interno del mobiliario y equipo dentro del Sistema de Enseñanza Abierta (SEA), la necesidad que se presenta sobre la supervisión, custodia y actualización de los recursos materiales que se encuentran a cargo de esta entidad educativa, y en secuencia con los recurso humanos y financieros que permiten alcanzar los objetivos planteados para el funcionamiento y cumplimiento sobre el servicio que brinda esta Dirección, adaptándose a los cambios tecnológicos formados por programas, aplicaciones, datos, recursos físicos y el personal que los utiliza, requieren tener la misión de facilitar la consecución de los objetivos estratégicos, en los cuales se invierte y que deben ser constantemente justificados en términos de eficacia y eficacia materializados por el estudio de sus principales requerimientos. 3 La aplicación de la evaluación integral, modificaciones que optimicen el rendimiento de sus procesos y al mismo tiempo propicien de una manera más redituable, interesante y satisfactoria el trabajo del personal, por cual es vital que cada organización tenga una exacta comprensión de sus objetivos así como de los métodos y herramientas empleados para cumplirlos. La administración juega un papel imprescindible dentro de esta actividad, la cual debe reconocer un enfoque adecuado a sus necesidades, consistiendo en implementar, utilizar y desarrollar métodos y técnicas de evaluación cuantitativas, que proyecten en forma objetiva su operación para determinar la productividad, calidad y excelencia dentro de su área y como complemento de la función general de este sistema. La información es un elemento esencial como motor del cambio y ventaja competitiva, por lo tanto un Sistema de Información condiciona la estrategia moderna de una organización y constituye el componente fundamental para llevar a cabo la gestión idónea orientada a sus procesos que resulten en el énfasis de la mejora continua con la absoluta visión de servicio. Por lo tanto la misión de esta investigación es contribuir al control interno idóneo del mobiliario y equipo con el que opera el SEA, a través de un sistema información que funja como almacenamiento en grandes cantidades, y que de forma organizada permita oportunamente encontrarse y utilizarse, lo que conlleva a la formulación de una base de datos que brinde la independencia lógica y física de los datos, un acceso concurrente por parte de múltiples usuarios, consultas optimizadas, seguridad, respaldo y recuperación. Para llevar a cabo estas funciones, debemos considerar los siguientes aspectos; revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno sobre los muebles y equipo, incluyendo los elementos claves dirigidos a la aprobación de la 4 administración para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos, segregación adecuada de las funciones de adquisición, custodia y registro, la existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos, la comprobación de archivos de documentación, la aplicación de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y reparaciones, revisiones periódicas de las instalaciones en proceso para corroborar oportunamente aquellas que hayan sido terminadas así como la supervisión de las condiciones físicas de los viene registrados. Es vital el manejo de la información debido a que se encuentra entrelazada entre la Dirección de Contabilidad, Recursos Materiales y el Departamento de Inventarios puesto que los activos suelen ser variados, nuevos en funcionamiento y desechables facilitando el control de las altas y bajas de los bienes. De acuerdo al valor de cada activo es necesario registrarlo en libros, para llevar a cabo un correcto método de desecho verificando si concluyo correctamente con el tiempo de vida útil, sirviendo de referencia para las posteriores requisiciones en base al cuidado de la inversión. Una medida complementaria del control interno, desde el punto de vista de la protección de sus inventarios, lo constituye un adecuado plan de seguros y la contratación de fianzas de fidelidad del personal que maneja estos bienes. La inspección es un elemento de apoyo del control patrimonial establecida con el propósito de verificar la existencia, ubicación física y la formalidad en la propiedad o posesión de los bienes asignados a las dependencias responsables de la Universidad Veracruzana, para el desarrollo de sus atribuciones, funciones y actividades, asimismo, es un instrumento auxiliar en la promoción del aprovechamiento de los bienes, el seguimiento de los programas y la previsión para el registro, las bajas, reasignaciones y demás actividades afines se realicen 5 conforme a las normas, políticas, lineamientos, programas, funciones y los procedimientos autorizados. 6 CAPÍTULO I: GENERALIDADES DE LOS INVENTARIOS 1.1 DEFINICIÓN INVENTARIOS Y CONTROL INTERNO son palabras claves en el desarrollo del presente trabajo, por lo cual es conveniente delimitar la magnitud que presentan dichos términos y la forma en que se relacionan. Al abordar el tema de los Inventarios, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos enuncia: “El inventario lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancía o las refacciones para mantenimiento, que se consuman en el ciclo normal de las operaciones.” 1 En el Diccionario de Contabilidad de Eduardo M. Franco Díaz, lo define como: “Relación analítica de bienes debidamente contados, pesados o medidos. Normalmente tal relación esta valuada en dinero”. 2 Por su parte A. Perdomo Moreno (1993) se refiere al: “Conjunto de bienes tangibles, en existencia, propios y disponibles para venta, consumo o producción de otros bienes”. 3 De acuerdo a la Real Academia de la Lengua Española significa: “Asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y distinción.” 4 Al analizar cada definición se destacan los siguientes puntos a coincidir: Se habla de bienes que pertenecen a la empresa. 1 Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. Boletín No. 4.(1973). Pág. 3 Franco Díaz E.M., (1983), Diccionario de Contabilidad, Mazatlán, Sin., México: Siglo Nuevo Editores S.A. 3 Perdomo Moreno A., (1993). Administración Financiera de Inventarios. México. ECASA. 4 Teide. Enciclopedia. Teide. (1977). Pág. 715 2 8 Con el fin de ser vendidos. En su caso, designados para la producción posterior a la venta. Permiten el desarrollo de las operaciones de la organización. En base a lo anterior, se puede considera como Inventarios: “Al total de bienes propiedad de la empresa destinados a la venta, consumo o producción para el desarrollo de la operaciones de la misma, y que representan inversiones que constituyen uno de sus principales activos”. Sin importar la naturaleza que deriven, su adecuado control y manejo reflejan la protección y rendimiento de estas inversiones. 1.2 CLASIFICACIÓN De acuerdo con la Enciclopedia Ilustrada Cumbre, el inventario general dependiendo de la importancia de la compañía, se divide en inventarios particulares5, con la denominación de clases de bienes que se registran, ejemplo: Inventario de maquinaria y herramienta Inventario de materias primas Inventario de muebles y enseres Inventario de valores, etc. Para asentarse en el libro de inventarios o balance general. Entre las distintas definiciones podemos encontrar: Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de producción y son utilizadas directamente en el mismo. Materias en proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso. Productos terminados. Son los que están listos para el almacenamiento. 5 Enciclopedia Ilustrada Cumbre, (1965).Cumbre, S.A., México. Tomo 6 H/I. 9 Partes de la maquinaria o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las maquinas.6 Como se visualiza dentro del ámbito comercial la compra y ventas de bienes y servicios forman la base de toda empresa, de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma., el cual le permite mantener el control oportunamente y conocer al final del ejercicio un estado confiable sobre situación económica, para una empresa mercantil el inventario se forma de los bienes propios y disponibles para la venta, es decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda. En relación principal con los costos y las finanzas comprende que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material, con un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General. 1.3 IMPORTANCIA Al hablar del corazón de la empresa, es indiscutible destacar su importancia desde el registro hasta su protección, saber ¿Qué es lo que lo conduce y a donde?, ¿Si los resultados que se verifican coinciden contra lo que se planeo previamente?, ¿Qué es lo que se vigila? y ¿Para que se vigila?, como hace referencia Morales Felgueres en su libro Control y Valuación de Inventarios: 6 http://www.mitecnologico.com/main/inventariosconceptoycaracteristicas. última revisión 06-10-10. 10 “Se vigila la integridad de algo contra una pérdida, se vigila contra posibles daños, se vigila contra un crecimiento irregular o para evitar el decrecimiento por debajo de un límite establecido.” 7 Por lo anterior se entiende que el control implica la correlación de las operaciones o de los resultados a una política establecida, por medio de dos fases: Control Operativo: El cual comprende el movimiento físico del inventario y del mantenimiento de las existencias a los niveles adecuados. Control Contable: Esta fase se refiere al registro apropiado y al reporte de movimientos y existencias en unidades y en valor, desde la concertación de la compra hasta la entrega al cliente, lo que incluye los problemas de control interno. Al mencionar Control Interno, Felgueres considera “al conjunto de procedimientos de verificación automática que se produce por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos.” Este punto se profundizará en el capitulo III. Ahora se comprende que la función de los activos es compleja, y al agregar el papel que desempeñan los inventarios, propicia que la misma aumente, no solo por su cuantía, sobretodo, de ello resultan las utilidades de la empresa, es decir, “su apropiado manejo”. Al observar la magnitud de las existencias y su variedad, nos llevan a las numerosas operaciones que se tienen que efectuar, la estimación de distintos costos contra los que resultan, la variación que presentan, la velocidad en la rotación y la supervisión periódica de las mercancías, se reflejan en detectar los 7 Morales Felgueres C., (1989).Control y Valuación de Inventarios. 1era Edición. ECASA. 11 faltantes físicos, la valoración y ajuste para su continuo uso son elementos base en la relevancia del control de los inventarios. Otros puntos indispensables en la gestión es la adquisición, destino y mantenimiento de las existencias, por lo que se requiere responder a lo siguiente, ¿Cómo comprar?, ¿Dónde?, ¿Cuándo?, calidad y cantidad que se convierten en factores determinantes en la oportunidad de compra, la cual enlaza al costo adecuado y las facilidades financieras con las que se cuente (internas) y la situación en el mercado (externas) para obtenerlo. Es preciso visualizar los daños por motivos físicos o económicos, debido al fin asignado, uso, caducidad, obsolescencia y precios de venta con el propósito de mantener un margen de percepción adecuado, considerando en los cambios en el mercado y la proyección en la planeación. Fig. 1.1 Representacion del control interno El conservar costos bajos de inventarios es indudable pero no exclusivo del objetivo del control, puesto que es un complemento entre las existencias con las políticas de operación que mayor convengan y de las necesidades que así lo exijan, con el mayor beneficio y menor costo posible. Felgueres puntualiza que en relación a los inventarios de mercancías, se refiere entre otras cosas, “a que se compre solamente lo que se necesita, evitando la acumulación excesiva; que se fabriquen artículos en la cantidad y tipo que convengan.” A lo que llama Control Preventivo. 12 En relación con lo anterior se remite a conocer realmente el estado actual de los procesos para la realización de requisiciones correctas, y que debe estar íntimamente relacionado con los departamentos, áreas, etc. encargados de esta diligencia. Para saber la eficiencia del control preventivo y los puntos débiles que merecen una acción correctiva, Felgueres señala que el control contable la auditoria y el análisis de inventarios son herramientas valiosas para su manejo. Así como también algunas técnicas aprovechables: Fijación de existencias máximas y mínimas. Índices de rotación. Aplicación del criterio, especialmente cuando la especulación entra en juego. Control presupuestal. 8 La observar con detenimiento estas cuatro técnicas, se comprende como pasos idóneos generalizados en el control de inventarios, ya que cualquier empresa de indistinto sector al que pertenezca, puede llevarlas acabo, desde la necesidad de la adquisición de mercancías lo que se entiende como planeación de todos los factores anteriormente expuestos, los tiempos y movimientos en la circulación de las mismas, el análisis y responsabilidad de las acciones a favor de la organización así como el correcto empleo de los recursos financieros establecidos en cada cuentan, partida o rubro en que se reflejen. 8 Morales Felgueres C., (1989).Control y Valuación de Inventarios. 1era Edición. ECASA. 13 Fig. 1.2 Ubicación de personal Felgueres presenta el siguiente ejemplo: PELÍCULA 1) 2) 3) 4) 5) 6) Argumentista Productor Director Actuación Camarógrafo Guionista EMPRESA 7) Planificador 8) Empresario 9) Administrador 10) Ventas 11) Contador 12) Contralor Fig. 1.3 Roles de personal (según Morales Felgueres) Citado en 1989 Por lo que podemos apreciar que roles se pueden integrar, ya sea que el Director se desarrolle como Argumentista o Productor y en le caso de la empresa el Administrador se convierta en el planificador o Empresario todo esto depende de la capacidad de cada papel para desempeñar esa función, y dicha capacidad resultará en la calida de la filmación en su caso o en el Estado de Pérdidas y Ganancias. 1.4 VENTAJAS El contar con un control de inventarios entre varias alternativas permite lo siguiente: Mantener el mínimo de capital invertido. Reduce altos costos financieros generados por existencias excesivas. 14 Reducción de riesgos por fraudes y robos; daños físicos o deterioro; obsolescencia, caducidad o inadecuación. Evitar retrasos en la producción por falta de existencias. Evita pérdidas por tiempos muertos y considerables gastos de fabricación. Evita que no se realicen ventas por falta de mercancías. Reduce la inversión de equipos y muebles que exige el almacenaje de grandes cantidades, sin contar con la reducción de espacios e instalaciones. Evita o reduce pérdidas resultantes de la baja de precios. Mejora la política de compras y procura aprovechar descuentos y facilidades financieras. Reduce el costo de la toma del inventario físico anual. 1.5 OBJETIVO Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos y pérdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.9 1.6 CONTROL INTERNO CONCEPTO Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta, para obtener información contable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa.10 9 http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/inventariosfundamentos/ Perdomo Moreno A., (2004).Fundamentos de Control Interno.México.9ª Edición. Thomson. 10 15 1.6.1 ANÁLISIS Referente al Plan de organización, es un programa que precisa el desarrollo de actividades y el establecimiento de relaciones de conducta entre personas y lugares de trabajo en forma eficiente. La contabilidad, que tendrá por objeto registrar técnicamente todas las operaciones y demás, presentar periódicamente información verídica y confiable; al efecto se implantara un sistema de registro y de contabilidad apropiado y práctico que permita registrar, clasificar, resumir y presentar todas las operaciones que lleve acabo la empresa. Funciones de empleados. Distribución en forma debida de labores que realizan los funcionarios y empleados; funciones de complemento, no de revisión. Procedimientos coordinados. Procedimientos contables, estadísticos, físicos, administrativos, etc., armonizados entre si para la mejor consecución de los objetivos establecidos por la empresa. Empresa pública, privada o mixta. Empresa pública u organismo social integrado por elementos humanos, técnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la prestación de servicios a la colectividad. Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos, técnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es obtener utilidades. Empresa mixta u organismo social integrado por elementos humanos, técnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es prestar servicios a la colectividad y obtener utilidades. Obtener información confiable. Uno de los objetivos información oportuna, confiable y segura que coadyuve a la toma acertada de decisiones. Salvaguardar sus bienes. Otro objetivo de proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades, activos, etc., de la empresa, dificultando y tratando de evitar los malos manejos, fraudes, robos, etc. 16 Promover la eficiencia de operaciones. Otro objetivo promover y fomentar la eficiencia de todas las operaciones de la empresa. Adhesión a su política administrativa. objetivo del control interno es facilitar que las reglas establecidas por la administración se cumplan eficientemente. 1.6.2 ELEMENTOS Organización Catalogo de cuentas Sistemas de contabilidad Estados financieros Presupuestos y pronósticos Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal Supervisión 1.6.3 REVISIÓN DE CONTROL INTERNO DE ACTIVO FIJO (PLANTA Y EQUIPO) CONCEPTO Conjunto de propiedades, bienes materiales y derechos, aprovechamientos en forma continua, permanente o semipermanente, en la producción de artículos para a venta, en la prestación de servicios a la empresa, a la clientela y al público en general. 1.6.4 REVISIÓN GENERAL ¿Dónde están ubicados los bienes de activo fijo? Describa los bienes de activo fijo. 17 ¿Se llevan cuentas de control apropiadas por ubicaciones y por clases de bienes? ¿Cuáles son las normas que rigen la distinción entre los gastos que hay que capitalizar y los que hay que cargar a reparaciones y mantenimiento? ¿Se lleva un control sobre las adiciones al activo fijo a través de un sistema regular de autorizaciones? Si las adiciones al activo fijo no son previamente autorizadas, ¿las aprueba posteriormente el consejo de administración o uno o varios funcionarios? ¿Se hacen comprobaciones periódicas de las existencias físicas comparando las partidas que aparecen en los registros detallados con las que están en servicio? 1.7 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Es la estimación cualitativa personal y relativa de procesos, rutinas y áreas, acerca de la efectividad de los métodos adoptados por una empresa, con el objeto de asegurar la veracidad de su información y protección de su patrimonio. Existen varios métodos para evaluarlo como: Cuestionarios, cuando se plantean puntos clave del control interno, con base en interrogantes, contestadas por la persona encargada, ya sea el auditor, contador, funcionario, etc., al observar los procesos, rutinas, áreas y manifestaciones de la empresa. Descriptivo, cuando en forma escrita se relacionan y detallan los procesos, rutinas y medidas, clasificados por actividades, departamentos, funcionarios y registros de la empresa. Gráfico a través de graficas que señalan procesos, rutinas, medidas, operaciones, actividades y funciones de los departamentos de la empresa. Mixto, la evaluación se basa en la combinación de los tres anteriores. 18 Evaluación. Al estudiar las respuestas se esta en posibilidad de responder los siguiente: ¿El control interno en vigor de la empresa garantiza la protección de activos y prevención de fraudes? ¿Garantiza la exactitud y corrección numérica y técnica de las cuentas de contabilidad? ¿Promueve la eficiencia del personal?11 1.8 INFORME DEL CONTROL INTERNO Es un escrito que conlleva comentarios, explicaciones y graficas haciendo sugerencias derivadas del examen. Compuesto por el nombre de la empresa, denominación de tratarse de un informe de control interno, fecha o periodo, nombre y dirección de quien emite el informe. 1.9 ADMINSTRACION DE INVENTARIOS Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, logrando establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación. 1.10 FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos 11 Perdomo Moreno A., (2004).Fundamentos de Control Interno.México.9ª Edición. Thomson 19 y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario: Minimización de la inversión en inventarios: El inventario mínimo es cero, a empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas d producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% al costo de financiamiento del inventario será de 100.000 al año y la empresa tendrá que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario. Afrontando la demanda: Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la perdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere. 20 1.11 IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA EN EL MANEJO DEL INVENTARIO CONCEPTO Actualmente la palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación, teniendo en común estar vinculados con la empresa y diferenciándose en función de la finalidad económica que persiga, el vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre información, registros, procesos, etc., Víctor M. Mendivil Escalante define lo siguiente: “Es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.”12 Se comprende que esta definición se enfoca como elemento importante tanto para el administrador y el inversionista la toma de decisiones, puesto que, si tal información contiene errores, ellos actuaran en base a los resultados finales de dicha decisión tomada o por elegir. De acuerdo con las Normas y Procedimientos de auditoria y Normas para Atestiguar la auditoria representa: “El examen de los estados financieros de una entidad, con objeto de que el Contador Publico independientemente emita una opinión profesional, respecto a si dichos estados presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de una empresa, de acuerdo con las Normas de Información Financiera”.13 12 13 Mendívil Escalante Víctor M., (1985). Elementos de Auditoría. México. 4ta.Ed.ECASA. Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar IMPC. (2009). México.30ª.Ed. 21 Podemos apreciar, que la auditoria es una actividad profesional, que implica la aplicación de técnicas especializadas y la aceptación de una responsabilidad pública. El auditor quien desempeña una serie de conocimientos especializados, también adquiere la responsabilidad no solo con la persona que contrata directamente el servicio, sino con el resto de los integrantes de la empresa, quienes van a tomar como base su trabajo para la correcta toma de decisiones del negocio o de inversión, percatándonos que el fin de cualquier auditoria es el mismo. Por otra parte no es completamente una actividad mecánica, cuyos resultados sean de carácter indudable, además se requiere de un juicio profesional, sólido y maduro para juzgar los procedimientos y estimar los resultantes. En base a los conceptos anteriormente descritos, se comprende que: La Auditoría es un proceso que reúne varias características, que son indispensables para una ejecución completa y correcta, a través de recopilación, acumulación y evaluación de evidencia sobre información de una entidad, con el propósito de dar a conocer cumplimiento entre la información y los criterios establecidos. Un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otras situaciones que tienen una relación directa con las actividades que se desarrollan en una entidad pública o privada. Por otra parte la Auditoría constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la organización y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización. Auditor es el profesional independiente que, con base en su examen, emite su opinión sobre los estados financieros preparados por las empresas.14 14 Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar IMPC. (2009). México.30ª.Ed 22 1.11.1 CLASES DE AUDITORIA De acuerdo con Mendivil tradicionalmente se reconocen dos clases: Auditoría Interna; la desarrollan personas que dependen del negocio y actúan revisando, las mas de las veces, aspectos que interesan particularmente a la administración, aunque pueden efectuar revisiones programadas sobre todos los aspectos operativos y de registro de la empresa. La Auditoría Externa, conocida también como Auditoria Independiente, la efectúan profesionistas que no dependen de la empresa, ni económicamente ni bajo cualquier otro concepto, y a los que se reconoce un juicio imparcial merecedor de la confianza de terceros. El objeto de su trabajo es la emisión de u dictamen. Adicionalmente se habla de Auditoria de Operación y de Auditoria Administrativa, que en términos generales se refieren a la revisión de operaciones de la empresa y su organización, con el propósito de definir el grado de eficiencia de las mismas.15 En relación a la Auditoria de Operación se juzga la eficiencia de la operación misma. Por otro lado la Auditoria Administrativa juzga la eficiencia de la estructura de personal con que cuenta la empresa y los procesos administrativos en que actúa dicho personal. De la Peña en su libro Auditoria, Administración y Finanzas clasifica a la Auditoria de la siguiente manera: a) Según la naturaleza del profesional - Auditoría Externa - Auditoría interna -Auditoría Gubernamental 15 Alberto de la Peña.,(2003).Auditoria, Administración y Finanzas. España. Thompson Paraninfo. 23 b)Según la clase de objetivos - Auditoria Financiera o Contable perseguidos - Auditoría Operativa c) Según la amplitud del trabajo y el - Auditoría Completa o Convencional alcance de los procedimientos aplicados. d)Según su obligatoriedad - Auditoría Parcial o Limitada - Auditoría Obligatoria - Autoría Voluntaria e)Según la técnica utilizada - Auditoría por comprobantes - Auditoría por controles Tabla. 1.1 Clasificación de auditoria (De la Peña Alberto, 2003) Según la naturaleza del profesional: Auditoría Externa ó independiente: es un servicio prestado a la propia entidad auditada por profesionales independientes a la misma según los términos contenidos en un contrato de prestación de servicios. Auditoría interna: Es aquella actividad que llevan acabo profesionales que ejercen su actividad en el seno de una empresa, normalmente en un departamento “Staff”, bajo la dependencia de la máxima autoridad de la misma, pudiéndose definir esta como una función de valoración independiente establecida en el seno de una organización dirigida a examinar y evaluar sus actividades, así como el sistema de control interno, con la finalidad de garantizar la integridad de su patrimonio veracidad de la información suministrada por los distintos sistemas existentes en la misma y la eficacia de sus sistemas de gestión. Auditoría Gubernativa: es la actividad de fiscalización realizada por diversos órganos del Estado, tales como la intervención General de la Administración Civil del Estado y 24 el Tribunal del Cuentas, sobre aquellos organismos de derecho público y/o sobre distintos procesos que afectan de una u otra manera al patrimonio nacional o al bien común. Según los objetivos perseguidos: Auditoría Financiera: es aquella actividad consistente en la comprobación y examen de las cuentas anuales y otros estados financieros y contables con objeto de poder emitir un juicio sobre su fiabilidad y razonabilidad. Auditoria Operativa: es la actividad dirigida al examen y evacuación de los procedimientos y de los sistemas de gestión internos instalados en una organización con el fin de incrementar su eficiencia. Según el alcance de los procedimientos aplicados o de la amplitud del trabajo: Auditoría completa o convencional: tiene por finalidad el manifestar una opinión sobre la razonabilidad de las cuentas anuales tomadas en su conjunto. Auditoria parcial o limitada: su objeto es la revisión parcial de otros documentos contables con objetos de emitir informes sobre los mismos. En función de su obligatoriedad Auditoria obligatoria: es aquel proceso de revisión que le viene impuesto a la empresa por el ordenamiento jurídico vigente. Auditoria voluntaria: es aquel proceso de revisión realizado por la empresa de manera discrecional. 25 Según la técnica utilizada, si bien la auditoria moderna empleada conjuntamente ambos tipos de técnicas, en función de este punto de vista podemos distinguir entre: Auditoria por comprobantes: es aquella técnica de auditoria basada en la revisión de los documentos que sustentan los hechos objeto de la auditoría. Auditora por controles: es aquella técnica de auditoría basada en la evaluación del sistema de control interno y en la confianza que el mismo merece al auditor. Por su parte, dentro de lo que anteriormente se ha determinado auditorías especiales se integran hoy en día un gran número de procesos de revisión de diversos sistemas y actuaciones empresariales de entre los que podemos citar, a modo de ejemplo, los siguientes: Auditoría económico-social: tiene por finalidad evaluar la aportación que hace la empresa auditada a la colectividad, y más concretamente, al entorno específico en el que actúa, midiendo así el cumplimiento de su responsabilidad social. Auditoría socio-laboral: tiene por objeto el análisis de las relaciones laborales de una empresa, así como la determinación del clima sociolaboral existente en un momento determinado. Auditoría medioambiental: su objetivo es determinar el impacto que sobre el medio ambiente tienen los procesos productivos de las empresas. Auditoría ética: su finalidad es la de determinar el comportamiento del personal y de los distintos órganos de la empresa respecto del código de conducta ética que la misma ha establecido. Auditoría informática: tiene por objeto determinar el grado de eficacia del sistema informático de proceso de datos de la entidad auditada. 1.11.2 NECESIDAD La necesidad de evaluar los estados financieros es vital, se requiere como un elemento base para la toma de decisiones conocer la situación financiera de la 26 empresa que se administra o que se desea invertir, teniendo la certeza de que corresponde a la realidad que vive el negocio. La dificultad que presenta resolver el problema de la calidad del trabajo profesional mediante el establecimiento de procedimientos mínimos, obligó a las organizaciones y a los distintos grupos e instituciones que tiene relaciones con la actividad profesional de los auditores, a buscar otro camino por el cual fuera posible asegurar el suministro de servicio de auditoría sobre bases mínimas de calidad satisfactorias para las personas que dependían de los servicios del Contador Público independiente.16 El trabajo de auditoría transparenta un informe final llamado dictamen, el cual refleja el resultado del diagnóstico realizado y en caso de ser solicitado las correcciones necesarias a manera de retroalimentación que se pueden implementar. Interesa a distintos grupos de personas relacionados con la empresa, en le caso de los dueños o accionistas el dictamen ratifica la confiabilidad de la cifras sobre las que apoyaran sus decisiones y juzgaran la productividad y solidez financiera del negocio. Referente a los inversionistas, de esta manera pueden concluir con mayor confianza de la estabilidad económica que garantice su inversión y de la productividad que asegure un rendimiento adecuado. Por su parte al Gobierno Federal le permite avalar la buena fe del causante en el cumplimento de sus obligaciones tributarias y el Gobierno puede confiar en que percibió la parte que legalmente le corresponde. Las personas interesadas en el dictamen pueden estar dentro o fuera de la empresa a que se refiera en atención a las relaciones directas o indirectas que mantengan con ella. 16 “Normas y Procedimientos de Auditoria y Normas para Atestiguar” IMPC., (2009).México. 30a Ed. 27 1.11.3 ¿CUÁNDO REALIZAR UNA AUDITORÍA Y POR QUÉ? Algunas de las razones más importantes para realizar una auditoría pueden ser las siguientes: Razones Externas. a) Cambios en el marco legislativo. La liberación o la legislación cambian el entorno, convirtiéndolo en menos previsible, ya que se sustituye una situación perfectamente definida por unas leyes reguladoras por otra regida por las fuerzas de la competencia. La privatización de organizaciones cambia la orientación de las mismas, obligándolas a evolucionar desde un modelo burocrático a un modelo orientado al servicio al cliente y a la eficiencia de las actuaciones. La supresión de barras comerciales obliga a la apertura de horizontes hacia unos mercados de competencia internacional en lugar de unos mercados cerrados internos. b) Fluctuaciones del mercado. Los ciclos económicos obligan a las organizaciones a adoptar estrategias diferenciadas y, por consiguiente, a cambiar su orientación. La innovación tecnología puede convertir de forma repentina en obsoletas a empresas y sectores industriales enteros. La empresa debe adaptarse a esos cambios. Razones externas. La planificación de la sucesión en puestos directivos hace posible la identificación de nuevos valores internos o fichaje de personal externo. La búsqueda de nuevos talentos con la finalidad de ubicarlos en posiciones directivas clave. La resolución de problemas de comunicación motiva la auditoría, tamo para diagnosticar los problemas como para corregir las disfunciones. 28 También podemos encontrar: Razones interno – externas: Es conveniente realizar una auditoría entre la firma de los acuerdos iniciales y el final de la misma, con la finalidad de valorar la capacidad de gestión del equipo directivo coparticipe y analizar la posición competitiva de la empresa. (b) La reorganizar de la empresa. Puede venir motivada por diversas causas: tan debilitamiento en el equipo directivo, un cambio en la propiedad de la empresa, un cambio de estrategia o la creación de un nuevo producto. (c) La emisión de ofertas públicas en mercados financieros. El éxito de una oferta pública radica en la capacidad de convicción de la empresa cara al mercado de su potencial de crecimiento. La publicidad de los resultados de la auditoría puede servir para anunciar las ventajas competitivas de la empresa y el talento de sus gestores actuales.17 1.11.4 LA AUDITORÍA EN EL SECTOR PRIVADO Y EN EL SECTOR PÚBLICO. La mayoría de los profesionales vinculados con la auditoría consideran que los avances teóricos e institucionales de su disciplina son válidos para cualquier tipo de complejo organizativo siendo indiferente que sea éste privado o público. En cambio los especialistas en el análisis de la Administración Pública consideran que nos encontramos ante una organización especial y diferenciada que requiere un tratamiento científico y técnico propio, pero como las organizaciones públicas tienen las mismas necesidades que las organizaciones del sector privado por lo que respecta a alcanzar sus objetivos de una forma eficaz y eficiente, se acepta 17 http://www.proyectosfindecarrera.com/que-es-una-auditoria.htm última revisión 05 de noviembre de 2010 29 que sus zonas más operativas puedan y deban nutrirse de los conocimientos, herramientas y avances de la auditoría Y, mis en general, de la teoría organizativa Estos dos principios, necesidad de una disciplina propia y la permeabilidad hacia las proyecciones organizativas en los sectores más operativos, son reconocidos por la mayoría de los analistas de las Administraciones Públicas. Es decir, el sector público necesita nutrirse de las posibilidades y avances que ofrece la auditoría pero requiere una conceptualización y unas técnicas distintas y más elaboradas de las que se puedan implementar en las organizaciones de naturaleza privada. 1.11.5 GUÍA DE AUDITORÍA PÚBLICA A fin de continuar apoyando las funciones de los Órganos Internos de Control y de Control Interno la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo através de la Subsecretaría de Normatividad y Control de la Gestión Pública Dirección General de Auditoría Gubernamental emite una Guía de Auditoría Pública actualizada la cual se conforma de los siguientes puntos: Definición de la Auditoría Pública Guía General de Auditoría Pública Actuación del Auditor Público y Control de la Auditoría. 18 La cual tiene por objetivo Servir de instrumento que norme y estandarice el trabajo de auditoría que ejecuta el personal, asignado a los Órganos Internos de Control o de Control Interno en las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Procuraduría General de la República o Entidades, según corresponda, respecto del desarrollo de una revisión, desde la planeación de la auditoría hasta la presentación del informe. 18 http://www.funcionpublica.gob.mx/pt/obligaciones_transparencia_art_7/sfp/doctos/guia_auditoria.pdf 30 Cabe mencionar que para efectos del presente trabajo solo se puntualizan los aspectos de mayor relevancia que se encuentran relacionados con el tema en cuestión. Definición de la Auditoría Pública. La auditoría pública es una actividad independiente de apoyo a la función directiva, enfocada al examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y procedimientos implantados; de la estructura orgánica en operación y de los objetivos, programas y metas alcanzados por las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública Federal, así como de la Procuraduría General de la República con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron suministrados, así como la calidad y calidez con que prestan sus servicios a la ciudadanía. Los tipos de auditoría, sus objetivos y enfoques continúan siendo los definidos en los Lineamientos Generales para la Planeación, Elaboración y Presentación del Programa Anual de Control y Auditoría, emitidos por la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo. 1.11.6 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA La ejecución del trabajo de auditoría es una serie de actividades que se aplica de manera lógica y sistemática para que el auditor se allegue de los elementos informativos, necesarios y suficientes para cubrir sus pruebas selectivas. Las cuatro fases de la ejecución se describen enseguida. Recopilación de Datos 31 Mediante esta actividad el auditor se allega de la información y documentación necesarias para su revisión. La compilación de documentos debe estar relacionada con el programa, área o rubro que se analiza, a fin de alcanzar el objetivo planteado, por ello el auditor debe ser muy cuidadoso en su solicitud y explícito en sus requerimientos. Registro de Datos Se lleva a cabo en documentos denominados cédulas y papeles de trabajo, en los que se asientan los datos referentes al análisis, comprobación y conclusión sobre las operaciones examinadas. Análisis de la Información El análisis consiste en la desagregación de los elementos de un todo para ser examinados en su detalle y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de sus partes. La profundidad del análisis estará en función del objetivo planteado y en relación directa con la problemática determinada; es decir, si el programa, área o rubro muestran irregularidades relevantes que pudiesen constituir posibles responsabilidades, el análisis será más extenso; inclusive abarcará la totalidad de las operaciones que estén relacionadas con la irregularidad. Evaluación de los Resultados La evaluación de los resultados sólo es posible si se tomaron como base todos los elementos de juicio suficientes para emitir una opinión. Esta opinión estará plasmada en cédulas de observaciones donde se describen las irregularidades apreciadas, sus causas y efectos, el fundamento legal transgredido y las recomendaciones que el auditor propone para resolver la problemática, de acuerdo con las especificaciones descritas en el numeral Cuando a juicio del titular del área de auditoría alguna(s) observación (nes) determinada(s) conlleve(n) presunta responsabilidad administrativa, civil o penal, 32 lo comunicará con oficio al titular del Órgano Interno de Control o de Control Interno, anexando el soporte documental respectivo. Para efectuar las actividades mencionadas en los cuatro incisos anteriores deben aplicarse las técnicas y procedimientos de auditoría pública. Estos procedimientos son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a un área, programa, partida, rubro u operación, mediante las que el auditor obtiene bases para fundamentar su opinión. 1.12 SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Los sistemas de control interno incluyen los procesos de planeación, organización, políticas, métodos y procedimientos que en forma coordinada adopta la dependencia o entidad con el propósito de promover la eficiencia operacional.19 El auditor debe comprender los sistemas de control interno de la dependencia, entidad, proyecto, programa o recurso sujeto a revisión, con base en la suficiencia o insuficiencia de los mecanismos de control encontrados, determina el grado de confianza que debe depositar en los mismos y de esta manera establece el alcance, la profundidad y la oportunidad que requieren sus pruebas de auditoría. La comprensión de los sistemas de control interno es a través de indagaciones, observaciones, inspección de documentos y registros o revisión de informes de otras auditorías; para que el auditor se concentre en el entendimiento de los controles de administración y de su importancia con respecto a los objetivos, se presenta la siguiente clasificación: Operaciones del programa.- Incluyen políticas y procedimientos implementados para asegurar razonablemente que un programa alcance sus objetivos. Validez y confiabilidad de la información.- Incluyen políticas y procedimientos implementados para asegurar que la información obtenida 19 http://www.funcionpublica.gob.mx/pt/obligaciones_transparencia_art_7/sfp/doctos/guia_auditoria.pdf 33 sea válida y confiable, y que permita conocer si los programas están operando adecuadamente. Cumplimiento de las leyes y disposiciones administrativas.- Examinar políticas y procedimientos implementados para asegurar que el uso de los recursos sea congruente con las leyes y disposiciones administrativas. Salvaguarda de recursos.- Revisar las políticas y procedimientos que tienen por objeto poner a salvo los recursos contra el malgasto, pérdida y uso indebido. 1.13 INFORME El informe es el documento que señala los hallazgos del auditor, así como las conclusiones y recomendaciones que han resultado con relación a los objetivos propuestos para el examen de que se trate. El propósito fundamental de la auditoría pública consiste en contribuir a que las acciones correctivas y de mejora se lleven a cabo; por lo tanto, una vez establecidas las recomendaciones y observaciones, la instancia fiscalizadora deberá llevar un control de seguimiento de las medidas adoptadas, a fin de que en las fechas señaladas en el informe de auditoría, se visite al área auditada, y se verifique su cumplimiento en los términos y fechas establecidos, comprobando: Las disposiciones administrativas o legales emitidas para las observaciones en las que se fincaron responsabilidades de tipo civil, penal o administrativo. El establecimiento de las medidas correctivas con importes a recuperar y que de no subsanarse en los términos y fechas acordadas puedan derivar en el fincamiento de responsabilidades civiles, penales o administrativas. Las sugerencias de tipo preventivo con la finalidad de evitar la recurrencia de las observaciones detectadas por la instancia fiscalizadora. 34 Cuando a juicio del auditor no se hayan tomado las medidas sugeridas en asuntos que sean importantes para el logro de los objetivos o de la eficiencia en las operaciones de las áreas auditadas, hará constar este hecho en los informes que presente posteriormente a las autoridades competentes. Asimismo, se analizará la razonabilidad de las causas por las que no se cumplieron las recomendaciones formuladas, y en su caso, se procederá de acuerdo con lo establecido en la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. 35 CAPÍTULO II: GENERALIDADES DEL SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA 2.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS Dentro de las distintas modalidades educativas, la importancia que se atribuye a Universidades de Educación Abierta, tienen su fundamento en la política educativa del gobierno del Estado de Veracruz, donde indica que los ciudadanos del Estado que hayan terminado la instrucción pre-universitaria deben tener oportunidad de continuar sus estudios universitarios independientemente de su localización geográfica o edad. Esta posición es consistente con la política del gobierno federal de la “Educación para todos”. La existencia de Universidades Abiertas permitirían ofrece grados externos de educación superior, diseñada para asistir a la población estudiantil no atendida por las instituciones existentes en el país. Fue así como la educación abierta en el mundo se remonta a 1924 en Inglaterra, pero fue hasta 1962 cuando se funda la primera universidad abierta. En 1972, bajo el rectorado del Doctor Pablo González Casanova la UNAM creo su sistema de universidad abierta y en 1975 el Instituto Politécnico Nacional su Escuela Superior de Comercio y Administración creaba el sistema abierto, conocido como el Sistema Abierto de Educación (SADE). En tanto que la Universidad Veracruzana, gracias a la propuesta del Doctor Marco Wilfredo Salas, y al gran apoyo del entonces Rector el Dr. Roberto Bravo Garzón, fue como en 1980 se puso en marcha la “Unidad Multidisciplinaria de Enseñanza Abierta” (según se denominó por acuerdo el Honorable Consejo Universitario del 22 de septiembre de 1980 en su reforma al Estatuto General del Personal Académico), en calidad de unidad académica. Las zonas regionales donde operaba por primera vez el sistema abierto eran Xalapa, Poza Rica, Orizaba, Veracruz y Coatzacoalcos. Los objetivos planteados eran los siguientes: Dar acceso a la educación aquellas personas que por motivos económicos, laborales, de residencia, etcétera no habían obtenido los beneficios de la educación superior. 37 Aumentar la eficiencia en el uso de los recursos universitarios, ya que se utilizaban las instalaciones en forma compartida con el sistema escolarizado, reduciendo así el tiempo ocioso de los edificios durante el fin de semana. Contribuir a la capacitación del personal del aparato productivo, ya que sus alumnos eran empleados de diferentes empresas. Dar continuidad a los sistemas abiertos de nivel medio que de otra manera cortarían las aspiraciones de sus egresados. Se ofrecía cinco carreras de licenciatura con 14 centros de asesoría de fin de semana: Licenciatura en Derecho, impartida en Poza Rica, Xalapa, Veracruz, y Coatzacoalcos. Licenciatura en Pedagogía, impartida solo en Xalapa. Licenciatura en Sociología, ofrecida en Orizaba. Licenciatura en Administración de Empresas, con ubicación en Orizaba, Veracruz y Xalapa. Y licenciatura en Contaduría, situada en Poza Rica, Orizaba, Coatzacoalcos y Xalapa. A partir de 1981, la UMEA inició el desarrollo de los cursos de las licenciaturas en Administración de Empresas, Comercio, Derecho, Sociología y Pedagogía, con planes y programas de estudio similares a los que ofrecían las carreras homólogas del sistema escolarizado. Para 1982, se le empezó a conocer como Unidad Docente Multidisciplinaria de Enseñanza Abierta (UDMEA), sobre la cual se generaron discusiones en cuanto al modelo académico y organizativo que operaba, porque no planteaba un sistema abierto en estricto sentido, sobre todo en los momentos de la evaluación que, a diferencia de otros sistemas abiertos, no se condicionaba al propio ritmo del alumno. Por ello optaron, de acuerdo a experiencias instruccionales de los diseñadores del proyecto de la UVA, por calendarizar 38 asesorías y asistencias a las sesiones, determinando límites a los tiempos de evaluación. El horario de actividades de cada facultad se estableció sabatino con inicio de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 21:00 de finalización, se coordinaban por personal de confianza que asistía a las sesiones junto con el personal académico. La dirección de esta Entidad Académica paso por un gran número de personajes reconocidos, capacitados y con fe en el éxito del sistema abierto, los cuales se describen a continuación: Año Director Lo sobresaliente 1980- Dr. Marco Wilfredo Uso frecuente de medios audiovisuales. 1987 Salas Martínez El 30/sep./1986, convenio especial signado entre Universidad Veracruzana, FESAPAUV y la UDMEA, En los primeros 3 años los maestros viajaban a las zonas para impartir las clases. Se cursaba una materia por la mañana y otra por la tarde, integrado por bloques se evaluaba con tres exámenes parciales, y si al final obtenían 7, daba derecho a la exención del examen ordinario. De 1980 a 1986 se institucionalizan los cursos: Capacitación en Tecnología Educativa para Sistemas Abiertos y el de Hábitos de Estudio 1987- Mtro. 1989 Esperón Villavicencio Arturo Se gestiona la integración de un cuerpo operativo de funcionarios por nombramiento del rector: Coordinador académico Coordinador administrativo Coordinador de planeación y Coordinadores regionales. Encuestas videograbadas, en las diferentes zonas, para integrar un documental sobre la 39 problemática del sistema abierto de la Universidad Veracruzana. 1987, 1988 y 1989 se organizan cursos y talleres para maestros del sistema como: “Programa de Evaluación del Sistema Abierto” y Talleres de evaluación y de hábitos de estudio En 1987 participa en la elaboración del documento “Hacia un Plan de Desarrollo Institucional”, conocido como el libro azul. 1989- Lic. Estanislao En 1989, una comisión de maestros es enviada a un 1991 Ramos Osorio congreso internacional de educación abierta, 1990 y 1991 se recopila material para integrar las primeras publicaciones de material de apoyo impreso. En 1990 con base en el Plan de Consolidación y Mejoramiento Académico de la Educación Abierta en la Universidad Veracruzana, que incluyen 20 programas propuestos por personal de la UDMEA Instala sus oficinas centrales en la avenida Murillo Vidal 151, Cd. Xalapa, ver., 1991-... Lic. Ernesto En octubre de 1991 se reinicia la integración de las Canseco Sedano juntas académicas En 1992, se redistribuye el sistema de cargas de trabajo relativas al control escolar. En la nueva Ley Orgánica la Unidad cambia su nombre a Dirección General del Sistema de Enseñanza Abierta (DGSEA). Desarrollo de un proyecto editorial, con el apoyo de 40 maestros del sistema, que genera la publicación (1992 y 1994) de 50 textos para las materias de las carreras de Administración de Empresas, Comercio, Pedagogía, Sociología y Derecho. Trasmisión de la primera audioconferencia emitida en la Universidad Veracruzana, el 1 de septiembre de 1993 Se crearon los proyectos de la CASA SEA en Xalapa y en Veracruz Se brindan cursos de actualización a empresas como Ferrocarriles de México 2010- Dr. Alfonso Velásquez Trejo 2011 2011- Mtro. Sajid Demian Lonngi Reyna 2013 2013 Dra. Maria Del Carmen Valdes Martinez Tabla. 2.1 Historial de administraciones (De acuerdo a información del SEA) En abril de 1994 el Sistema de Enseñanza Abierta de la Universidad Veracruzana fue subsede de la Quinta Reunión Nacional de Educación Abierta y a Distancia, que enlazó teleconferencias e interacciones de maestros participantes, a través del satélite, entre las ciudades de Xalapa, México, Morelia y Monterrey. El evento congregó a 580 maestros en todo el país, y en el caso de Xalapa, a 104 participantes de 11 instituciones de educación superior de la zona oriente de la República Mexicana. Durante los tres días del evento se dictaron tres conferencias magistrales vía satélite, 6 sesiones de interacción televisiva, 11 ponencias locales y una audioconferencia desde Houston, Texas, con el objetivo de que los expertos en educación abierta y a distancia del país, determinaran los criterios y parámetros de calidad de ese modelo educativo en México. 41 El SEA, se ha vinculado a través de reuniones académicas nacionales, a casi todas las universidades del país que ofrecen servicios educativos de enseñanza abierta y a distancia, así como a universidades extranjeras tales como la Universidad de La Habana, la UNED y la Universidad de Pensylvania. 16 años después de haber iniciado su primer modelo de educación abierta, la Universidad Veracruzana desarrolló, en 1996, un proyecto de construcción de aulas que se destinarán a ofrecer videoconferencias interactivas, con los objetivos de uniformar los niveles de enseñanza, extender la cobertura de los programas de posgrado y educación continua, elevar el nivel académico de la planta docente mediante eventos de amplia cobertura e incrementar las relaciones de intercambio y colaboración entre la UV y las instituciones de educación superior nacionales y extranjeras. Actualmente el Sistema de Enseñanza Abierta (SEA), abarca las siguientes zonas a las que llega a muchos más lugares y personas interesadas y ansiosas en emprender sus estudios superiores: La zona de Veracruz y que sirve a la conurbación Veracruz-Boca del Río y poblaciones aledañas. Coatzacoalcos, que atiende la conurbación de ese puerto con Minatitlán, Cosoleacaque y Chinameca, así como la población de estados colindantes del sureste de la república. Orizaba, se enfoca a las localidades de Río Blanco, Córdoba, Fortín, Ciudad Mendoza, el sur del estado de Puebla y parte de Oaxaca. Poza Rica, en su conurbación con Tuxpam, y las poblaciones de Papantla, Gutiérrez Zamora, Pánuco, Tempoal, Naranjos, San Rafael, el noreste del Estado de Puebla, los estados de Puebla y San Luis Potosí. Concluyendo con zona de Xalapa, el campo universitario del estado, con atención a Coatepec, Banderilla, Martínez de la Torre, Misantla, Huatusco, Perote, el Este del Estado de Puebla, el estado de México y Tlaxcala.20 En este año 2010, la Universidad Veracruzana cumplió 30 años de haber iniciado una modalidad alterna al sistema tradicional, que se ajusto a las 20 http://www.uv.mx/sea/quienes/antecedentes.htm 42 necesidades de los estudiantes, cuya formación académica está centrada en el modelo conductista, que privilegiaba su método en las tecnologías educativas donde paradójicamente el autoaprendizaje y la autoevaluación reforzaban la formación académica, esto con la finalidad de cubrir las necesidades de un grupo socio-económico que pudiera conjugar la actividad laboral y familiar con la educación superior, asimismo esta formación académica se vinculo con poblaciones en todo el Estado de Veracruz en las que no estaba presente físicamente la Universidad. La presencia del Sistema de Enseñanza Abierta en las cinco regiones ha posibilitado avanzar en un sistema universitario en Red, compartiéndose planes y programas de estudio, cuyo principal reto es ajustarse a las vocaciones productivas regionales y ofertar nuevos programas educativos con una perspectiva multimodal, dando mayor acceso a la población que por cuestiones económicas, laborales o de familia no puedan acceder a sistemas escolarizados y/o presenciales. El Modelo Educativo Flexible del Sistema de Enseñanza Abierta permite a los estudiantes ir avanzando gradualmente en su trayectoria escolar, eligiendo cargas mínimas de crédito por semestre, que le permiten concluir su carrera en cuatro años, o cargas máximas, que le permiten concluir en menos de tres años y medio. El sistema es semipresencial, organizado en bloques de experiencias educativas sabatinas, por reglamento la asistencia no es obligatoria, pero para fortalecer el sentido de pertenencia a un grupo de aprendizaje se recomienda asistir a ellas. Cuenta con un sistema de asesorías intersemanales, cubierto presencialmente en las CASA SEA de Xalapa y Veracruz, asi como en espacios determinados por cita agendada entre profesores y alumnos del SEA; o a través de comunicación electrónica entre profesores y estudiantes. 43 Ofrece un servicio de asistencia de tutores académicos para guiar a los estudiantes en las carreras que aplican el Modelo Educativo Integral Flexible: Administración de Empresas, Contaduría, Pedagogía y Sociología. 2.2 IDENTIDAD INSTITUCIONAL MISIÓN El Sistema de Enseñanza Abierta (SEA) de la Universidad Veracruzana es una institución que tiene como finalidad la formación de profesionistas competentes a nivel de licenciatura, posgrado y educación continua a través de modalidades educativas alternativas de calidad (presencial, abierta, a distancia y virtual), propiciando el aprendizaje permanente y autogestivo en los estudiantes, de esta manera, se contribuye a la integración de los sujetos con los valores necesarios para la convivencia, la vida democrática y el desarrollo sostenible en un marco de justicia de los derechos humanos. VISIÓN El Sistema de Enseñanza Abierta para el año 2013 cuenta con nuevos programas educativos con pertinencia y vocación regional acreditados internacionalmente que atienden a las demandas emergentes de la sociedad. El Sistema de Enseñanza Abierta enfatiza la consolidación de Cuerpos Académicos promoviendo el desarrollo de la investigación científica y tecnológica en redes colaborativas. El desarrollo de la cultura de la planeación permite eficientar los procesos de gestión y administración hacia una educación superior sustentable e innovadora.21 Se está desarrollando un proyecto tecnológico, en conjunto con la Universidad Virtual para ofrecer servicios de cursos en línea de algunos de los cursos de licenciatura que ofrecemos. Así también se está generando la elaboración de material didáctico a través de la edición de libros electrónicos, disponibles a través de portales electrónicos de los profesores del Sistema de Enseñanza Abierta. En nuestra organización se fomenta el uso de comunidades 21 http://www.uv.mx/sea/quienes/quesea.html 44 electrónicas para fortalecer los vínculos de comunicación entre los estudiantes, los grupos a los que se integran, los profesores y la administración escolar del sistema. 45 ESTRUCTURA ORGÁNICA22 DIRECTOR GENERAL SECRETARIA ACADEMICA SECRETARIA TENICA ADMINISTRACIÓN COORDINACIÓN REGIONAL COATZACOALCOS COORDINACIÓN REGIONAL POZA RICA COORDINACIÓN REGIONAL CORDOBA, ORIZABA COORDINACIÓN REGIONAL VERACRUZ Fig. 2.1 Estructura organica (De acuerdo a información del SEA) 22 htp://www.uv.mx/sea/organigrama_SEA.html 46 2.3 INFRAESTRUCTURA Al comprender que la ciudad de Xalapa es la sede de este sistema, en la actualidad cuenta con alrededor de 6000 alumnos brindado servicio a través de: Cantidad Descripción Distribuidas en el edificio Oficinas administrativas 1 Biblioteca 1 Centro de computo 9 Cubículos individualizados de investigación CENTRO DE ATENCIÓN MULTIMODAL el cual ofrece: Centros de cómputo Cubículos individualizados Salas de Asesoría Grupales Sala de usos múltiples a su vez utilizada para espacio de Acto protocolario 1 Aula de medios Distribuidas en la parte Oficinas administrativas superior izquierda en 2do piso de la Biblioteca USB I Tabla. 2.2 Areas administrativas (Elaboración propia) 47 La administración central se encuentra constituida por: La Dirección General Administración Secretaria Académica Coordinación Regional Coordinaciones de Carrera Coordinación Académica Por lo tanto este sistema cuenta con alrededor de 1,205 bienes muebles asignados en las instalaciones del edificio de oficinas administrativas, Casa Sea, Centro de Atención Multimodal y el área utilizada dentro de la Unidad de Servicios Bibliotecarios y de Información conocida como UV2. Se puede observar que debido a la magnitud de su infraestructura y a la demanda estudiantil, se requiere de un control y manejo adecuado de los inventarios de bienes muebles, destacando que el flujo de movimiento en dichos planteles se presenta de manera fluida propiciando una indispensable actualización del control interno, y así permitir una adecuada toma de decisiones que se reflejen en la optimización de los recursos financieros. A través de una verificación periódica de las existencias de materiales, equipo y muebles con que cuenta la dependencia, a efecto de comprobar el grado de eficacia en los sistemas de control administrativo, el manejo de los materiales, el método de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacén. 2.4 NORMATIVIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES Procedimiento: Adquisición de Bienes y Servicios ABS-ABS-P-01 Tiene como objetivo Realizar las actividades descritas en este procedimiento con el propósito de suministrar los bienes, servicios y arrendamientos solicitados por las Entidades Académicas y Dependencias en apoyo al cumplimiento de los planes y programas académicos de la Institución. 48 Se identifican como entradas la solicitud de bienes, arrendamientos, realización y/o prestación de servicios (Requisición, oficio de justificación (marca), factura original, pedido de compra u orden de servicio original) y el Presupuesto Operativo Anual, obteniendo como producto Suministro de Bienes, arrendamientos y servicios (Requisición con número de folio, pedido de compra u orden de servicio, afectación presupuestal / orden de pago, relación de folios de compra, Afectación presupuestal / Orden de pago, (Anticipo a proveedores), Oficio solicitando transferencia electrónica al extranjero, Copia del Pedido, Copia de Factura). Se requiere Suministro oportuno y en forma de los bienes, servicios y arrendamientos, en este caso solo nos enfocamos hacia los bienes. La elaboración del Programa Anual de Adquisiciones deberá elaborarse en base al Programa Operativo Anual de cada entidad académica y dependencia, desglosando la información por fondo y partida presupuestal. Las entidades académicas y dependencias deberán requerir los bienes de acuerdo a las fechas establecidas por la Dirección de Recursos Materiales y a la disponibilidad presupuestal y financiera excepcionales debidamente justificados. Los requerimientos de los siguientes servicios se podrán, en su caso, atender a través de la modalidad por adjudicación directa, previo estudio de mercado. Mantenimiento preventivo o correctivo de mobiliario y equipo especializado. Recolección, traslado, resguardo y entrega de valores; Con la finalidad de contar con proveedores confiables y de conocer la actuación y comportamiento de éstos en el cumplimiento de sus compromisos contraídos con la Universidad, se lleva a cabo la evaluación de proveedores cada 8 meses bajo los criterios que se describen a continuación: Tiempos de entrega de los bienes. Tiempos de entrega de las facturas. Expediente en orden y actualizado. 49 Únicamente se evaluarán a los proveedores que hayan participado en los procedimientos de contratación en el periodo correspondiente y los pedidos de compra u órdenes de servicio cuyo plazo de entrega se encuentre dentro del mismo. En los procedimientos de adquisición se seleccionará a proveedores con calificación excelente y bueno o alguno con otra calificación en casos debidamente justificados, además de los proveedores potenciales. Se podrá realizar modificación o cancelación del pedido de compra u orden de servicio por las siguientes situaciones: a) Por error en captura de datos tales como: descripción del bien ofertado, dependencia destino, cantidad. b) Por cambio de marca, modelo, o catalogo, el cual se someterá a autorización del usuario final, cuando así proceda. c) Por cambio de proveedor. d) Por modificación en el precio ofertado. e) Por prórroga autorizada por el Abogado General f) Otros, a juicio de la Dirección de Recursos Materiales que no hubieran sido previamente contemplados. Las facturas deberán reunir los requisitos de forma y fiscales, de acuerdo con lo siguiente: Requisitos de Forma: Las facturas deberán presentarse en original y una copia fotostática, expedidas expresamente a nombre de la Universidad Veracruzana, y registro federal de contribuyentes UVE 450101 FM9, adicionalmente las facturas podrán incluir el domicilio, código postal y localidad. Deberán presentarse sin alteraciones, tachaduras o enmendaduras. La fecha de expedición de las facturas deberá corresponder al ejercicio presupuestal y podrán tener una antigüedad de 60 días máximo conforme a 50 la fecha de expedición, en los casos de excepción serán autorizados por el Secretario de Administración y Finanzas a través de la Dirección General de Recursos Financieros. La descripción de los bienes adquiridos o servicios contratados debe ser conforme a las especificaciones del Pedido de Compra u Orden de Servicio. En caso de equipos de fabricación en serie, deberá anotarse en la factura el número de serie correspondiente. En caso de reparaciones de mobiliario y equipo, deberá especificarse en la factura el número de inventario. Las facturas deberán presentarse con los siguientes datos: Sello de la entidad académica y dependencia Fecha en que se reciben los bienes o servicios contratados Nombre y/o firma del responsable de recibir los bienes. Las facturas derivadas de una licitación, deberán indicar el número de la licitación. Requisitos Fiscales: Las facturas o recibos que expidan los proveedores o prestadores de servicios que amparan las erogaciones realizadas, deben reunir los requisitos que se establecen en el Art. 29-A del Código Fiscal de la Federación. Recepción de requisiciones: El analista de adquisiciones recibe de las entidades académicas y dependencias los requerimientos en la Requisición (ABS-ABS-F-01) en original y 1 copia provenientes de la región Xalapa y digital provenientes de las 4 regiones restantes de la Universidad. Valida que las claves y descripciones contenidas en la Requisición sean acordes con el Catálogo de Fondos y Partidas del Manual de Procedimientos Administrativos. 51 No son acordes: se regresan a la entidad académica o dependencia para su corrección. Son acordes: Consulta la disponibilidad financiera y presupuestal conforme a la Guía. Valida la disponibilidad financiera y/o presupuestal conforme al total estimado de la requisición. Cuenta con disponibilidad financiera y/o presupuestal.- Se imprime una copia de la consulta financiera y/o presupuestal. No cuenta con disponibilidad financiera y/o presupuestal.- Se informa a la entidad académica o dependencia para que realice el ingreso, la transferencia o reprogramación presupuestal correspondiente.23 Dentro del Manual de Procedimientos Administrativos Id: UOM-GE-MI-02 se encuentran las políticas por concepto de gasto. En referencia al punto 69.- Las entidades académicas y dependencias podrán ejercer hasta $40,000.00 anuales, incluyendo IVA, en cada una de las partidas destinadas a la compra de materiales e insumos y software, así como para la realización de trabajos de mantenimiento de mobiliario y equipo, mantenimiento menor de inmuebles e impresión de boletines, folletos y formatos, siempre que tengan la disponibilidad presupuestal correspondiente, de acuerdo a lo siguiente: (69.1) Los importes hasta de $1,000.00 incluyendo IVA, por partida presupuestal, podrán pagarse a través del fondo rotatorio; (69.2) Los importes mayores de $1,000.00 y hasta por $2,000.00 incluyendo el IVA por partida presupuestal, deben tramitarse como pago directo ante la Dirección de Egresos o Vice-Rectoría y registrarse siempre a nombre del proveedor. El cheque podrá expedirse a nombre del proveedor o del titular de la entidad académica o dependencia que realiza el trámite; 23 http://www.uv.mx/orgmet/nuv/manuales/MPA/MPA.htm, última revisión 01-06-11 52 (69.3) Cuando el importe sea mayor a $2,000.00 y hasta $ 5,000.00 incluyendo el IVA por partida presupuestal, debe tramitarse como pago directo ante la Dirección de Egresos o Vice-Rectoría y el cheque se expedirá a nombre del proveedor; (69.4) Cuando el costo sea mayor a $5,000.00 y hasta $40,000.00 incluyendo el IVA por partida presupuestal, la entidad académica o dependencia previamente debe recabar tres cotizaciones de proveedores, elaborar cuadro comparativo para seleccionar el que mejores condiciones ofrezca y anexar esta documentación a la factura para tramitar su pago directo, ante la Dirección de Egresos o Vice-Rectoría que corresponda. Cuando por la naturaleza del bien, no sea posible recabar las tres cotizaciones, la adquisición se realizará con una sola cotización y se anexará a la factura un oficio en el que se justifique la compra, firmado por el titular de la entidad académica o dependencia, el cheque se expedirá con la leyenda “para abono en cuenta del beneficiario”. (69.5) En el caso de los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos especializados de marca específica, y de aquellos en los que no sea posible precisar u alcance, aún cuando el costo rebase el importe de $5,000.00, podrá fincarse la orden de trabajo directamente al centro de servicio o distribuidor autorizado por el fabricante, debiendo anexar a la factura la documentación soporte (documento del fabricante o distribuidor mayorista en el que se indiquen sus centros de servicio autorizados), siempre y cuando haya expirado la póliza de garantía. Los materiales o insumos que, de acuerdo a las políticas contenidas en el presente manual y que por su monto, no puedan adquirirse en forma directa por las entidades académicas o dependencias, se solicitarán a la Dirección de Recursos Materiales, a través del Formato Único de Requisición (DRM-C-FI-01), considerando que para efectos de operatividad no deben incluir artículos cuyo costo total sea menor de $500.00 por renglón, de ser el caso, no se tomaran en cuenta. La requisición de bienes de mobiliario y equipo que no estén considerados en los catálogos, debe elaborarse por separado, describiendo en forma clara y detallada 53 las características de los bienes solicitados, anexando cotización (la finalidad de la cotización es para que detallen en la requisición las características del bien y el costo del mismo). (76) La descripción técnica del mobiliario y equipo debe ser en idioma español, indicando las características y componentes de los mismos, así como medidas y funciones que realizará, sin mencionar marca, modelo o número de catálogo del proveedor y de ser posible anexar cotización. En caso de que el mobiliario o equipo requerido deba ser de una marca y características específicas, (por las particularidades del trabajo o investigación que realice el usuario), debe adjuntar a la requisición la justificación en papel membretado. Para la adquisición de equipo de transporte, las entidades académicas y dependencias deben anexar a su requisición un escrito en el que se justifique el uso y destino que se dará al vehículo, de acuerdo a las actividades y funciones de su área o proyecto, y deben contar con disponibilidad presupuestal suficiente para la adquisición, el pago de seguro, placas, tenencia, combustibles y mantenimiento. La requisición de equipo de transporte debe ser autorizada por la Secretaría de Administración y Finanzas. La factura producto de un pedido de compra u orden de servicio generada por la Dirección de Recursos Materiales, podrá ser firmada como constancia de haber recibido los bienes y/o servicios a entera satisfacción, por el titular de la entidad académica o dependencia, el Secretario Académico, el Coordinador del Proyecto, el Administrador o por quien el titular designe, debiendo anotar el nombre, firma y la fecha de recibido, así como el sello correspondiente, manifestando con ello su conformidad.24 Subproceso: Control Patrimonial Registro y Resguardo de Bienes de Activo Fijo ABS-CP-P-01 24 http://www.uv.mx/orgmet/nuv/manuales/MPA/MPA.htm http://www.uv.mx/orgmet/nuv/doctosinst/procedimientos.html, ultima revisión 01-06-11 54 Tiene como objetivo Identificar y Registrar en forma pormenorizada los bienes de activo fijo de la Universidad Veracruzana en el Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU) con el fin de llevar su control y resguardo. En base a los siguientes conceptos: Bienes de activo fijo: Es el conjunto de bienes de una Entidad Académica o Dependencia cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro sin alterar su forma y esencia, tales como: mobiliario y equipo de cómputo, de oficina, de laboratorio, de transporte, semovientes, obras de arte, etc. Fondos Ajenos: Son los recursos que las Entidades Académicas y Dependencias obtienen a través de proyectos específicos ante instancias tales como: Conacyt, Cobecyt, Fosigolfo, Patronatos pro-mejoras, Fundaciones, etc. Donaciones: Son aquellos bienes cedidos a la Universidad Veracruzana por Instituciones Públicas o Privadas, Patronatos, Comités pro-mejoras, Fundaciones, Organismos de similar naturaleza y Particulares. Las políticas establecidas para el Registro de alta de bienes de activos fijo se determinará por: 1a) Adquisiciones: quedan incluidas las compras de mobiliario y equipo efectuadas para una Entidad Académica o Dependencia a través del ejercicio de las partidas de su presupuesto autorizado o bien por medio de los distintos fondos de apoyo educativo (PIFI, FAM, PEF, PROMEP, PEMEX, ETC) que autorizan Instituciones Públicas y Privadas, así como las adquisiciones que se efectúen con ingresos de eventos autofinanciables y patronatos y /o fideicomisos. b) Donación: corresponden a los bienes que Instituciones Públicas y Privadas, Patronatos, Comités Pro-mejoras, Fundaciones, Organismos de similar naturaleza y Particulares ceden a la Universidad Veracruzana, debiendo notificar al DCI en un plazo no mayor a 10 días, a partir de la recepción de los bienes. 2. El Departamento de control de inventarios es responsable de dar de alta los bienes de activo fijo en el SIIU, generar y emitir etiquetas de código de barras 55 (número de inventario) a más tardar 10 días hábiles posteriores a la fecha en que reciba la facturación de la adquisición. 3. Los bienes de activo fijo que se adquieran o reciban en donación, cuyo valor sea mayor a quince salarios mínimos de la zona económica “c”, deberán ser objeto de control de inventario y registro contable. 4. Los titulares de las Entidades Académicas y Dependencias deberán adherir las etiquetas de código de barras a los bienes recibidos, verificando que estos correspondan con las características de marca, modelo, serie, etc., que se tienen registradas en el SIIU. 5. Los titulares y Administradores de las Entidades Académicas y Dependencias son responsables de vigilar la guarda y conservación de los bienes a su cargo y deberán verificar los inventarios respectivos; manteniéndolos actualizados. 7. El titular de la Entidad Académica o Dependencia deberá emitir, sellar y firmar los resguardos de los bienes de activo fijo que le sean entregados al inicio de su cargo y de los que reciba durante su gestión y enviarlos al Departamento de control de inventarios en un periodo máximo de 20 días hábiles, a partir de haber recibido la etiqueta de código de barras, para integrarlos a su expediente. Responsabilidad de la dependencia: Recibe de las Entidades Académicas o Dependencias: Las facturas originales o copias, Actas Administrativas, oficios, formato: Aviso de Control de Alta y Baja de Mobiliario y Equipo ABS-CP-F-01 y otros documentos que acrediten la propiedad de los bienes de activo fijo adquiridos con fondos ajenos (Patronatos, Conacyt, Cobecyt, Fosigolfo, Fundaciones etc.), los cuales se consideran como donaciones a la Universidad Veracruzana. Recibe oficio con etiquetas de código de barras Emite resguardos de activo fijo, de acuerdo a la Guía: Emisión De Resguardo de Activo Fijo ABS-CP-G-03. Valida que el resguardo coincida con las características del bien. Adhiere etiquetas de código de barras al bien que corresponda. 56 Envía resguardo requisitado con el sello y firma del titular y usuario del bien, al Departamento de control de inventarios, debiendo quedarse con una copia del resguardo requisitado para su control interno. 25 Subproceso: Control Patrimonial Emisión de Resguardo de Activo Fijo Describir los pasos que se deben seguir, para realizar la emisión de resguardos de los bienes de Activo Fijo de las Entidades Académicas y Dependencias, por medio del Sistema Integral de Información Universitaria. (SIIU). Dichos resguardos, deben ser firmados por el titular de la Entidad Académica o Dependencia, sellados por la Entidad académica o Dependencia y por ultimo firmados por el usuario del bien; y deben ser enviados al Departamento de Control de Inventarios en un plazo no mayor a 20 días hábiles. Aviso de Control de Alta y Baja de Mobiliario y Equipo Se utiliza cuando una Entidad Académica o Dependencia solicita transferencias o bajas de bienes, el cual no será recibido si no viene acompañado del Oficio en original y copia, sirviendo este último como acuse de recibo, si su llenado es incompleto, carece de nombre y firma del(os) Titular(es) y sello, de la(s) Entidad(es) Académica(s) o Dependencia(s) Si realizan modificación al formato y demás requisitos de fondo y forma. Se presenta de la siguiente forma ante el departamento de control de inventarios de la siguiente forma: ORIGINAL.-Departamento de control de inventarios, para documentar el movimiento en la base de datos. 25 http://www.uv.mx/orgmet/nuv/manuales/MPA/MPA.htm http://www.uv.mx/orgmet/nuv/doctosinst/procedimientos.html 57 1ª.COPIA.-Departamento de control de inventarios, como evidencia del movimiento, según sea el caso, remitiéndose a la(s) Entidad(es) Académica(s) o Dependencia(s) solicitante(s) mediante oficio. 2ª.COPIA.-Para la(s) Entidad(es) Académica(s) o Dependencia(s), como acuse de recibido, debidamente fechada y sellada por el Departamento de Control de Inventarios. No. 1.- En Donde Dice FECHA 2.- CLAVE 3.- DEPENDENCIA SOLICITANTE DE ALTA CLAVE 4.5.- 6.- DEPENDENCIA SOLICITANTE DE BAJA NÚMERO DE INVENTARIO 7.- CANTIDAD 8.- DESCRIPCIÓN 9.- CLAVE DE ALTA 10.- CLAVE DE BAJA 11.- OBSERVACIONES 12.- NOMBRE, FIRMA Y Se Anotará El día, mes y año en que se elabora el formato (dos dígitos) Clave de la Entidad Académica o Dependencia que solicita el alta de bienes Nombre de la Entidad Académica o Dependencia que solicita el alta de bienes Clave de la Entidad Académica Dependencia que solicita la baja de bienes Nombre de la Entidad Académica Dependencia que solicita la baja de bienes o o El número de inventario del bien a transferir o dar de baja, previa consulta del número de inventario en el sistema, para ver en que situación se encuentra. El número de bienes a transferir o dar de baja que le corresponde al número de inventario Características principales del bien, para los equipos se requiere nombre, marca, modelo y serie Se escribirá la letra que le corresponda, según sea el caso, de acuerdo a las claves de motivos de Alta (A, B, C, D, E Y F) Se escribirá el numero que le corresponda, según sea el caso, de acuerdo a las claves de motivos de Baja (1, 2, 3 y 4) Obligatorio escribir las condiciones actuales del bien, las especificaciones concretas por las cuales se solicita la transferencia o baja, determinando el estado en el que se encuentra el bien. Del Titular de la Entidad Académica o 58 13.- 14.- SELLO DEPENDENCIA SOLICITANTE DE ALTA NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEPENDENCIA DE SOLICITANTE DE BAJA Dependencia que solicita el Alta Del Titular del Departamento de Control de Inventarios Del Titular de la Entidad Académica o Dependencia que solicita la Baja. Tabla. 2.3 Instructivo de alta y baja (Información de la institución UV) Dictamen Técnico Presenta las mimas restricciones que el aviso de control de alta y baja de mobiliario y equipo el formato de dictamen técnico solo es necesario cuando se realiza una baja. El equipo de cómputo que se solicita dar de baja, será enviado formateado al almacén. No. 1.- En Donde Dice FECHA 2.- MOBILIARIO 3- EQUIPO 4.- OTROS 5.- CLAVE 6.- ENTIDAD ACADÉMICA O DEPENDENCIA REGIÓN 7.- Se Anotará El día, mes y año en que se elabora el formato (dos dígitos) Se señalará con una cruz en el cuadro correspondiente, tratándose de mobiliario. Se señalará con una cruz en el cuadro correspondiente, tratándose de equipo de cómputo, de laboratorio, de audio y video, electrónico, agrícola, vehículos, etc. Se señalará con una cruz en el cuadro correspondiente para otro tipo de bienes. Clave de la Entidad Académica o Dependencia que solicita la baja de bienes Nombre de la Entidad Académica o Dependencia que solicita la baja de bienes Región a la cual pertenece la Entidad 59 8.9.- NÚMERO DE INVENTARIO CANTIDAD 10.- DESCRIPCIÓN 11.- CLAVE BAJA 12.- OBSERVACIONES 13.- NOMBRE, FIRMA Y SELLO DICTAMINADOR DEPENDENCIA NOMBRE, FIRMA Y SELLO DEPTO. DE CONTROL DE INVENTARIOS NOMBRE, FIRMA Y SELLO AUTORIZACION DEPENDENCIA SOLICITANTE DE BAJA 14.- 15.- Académica o Dependencia. El número de Inventario del bien a dar de baja. El número de bienes a dar de baja que le corresponde al número de inventario Nombre y características del bien; para los equipos se requiere nombre, marca, modelo y serie. Se anota la clave de Baja, según el estado del bien, de acuerdo a la clasificación de claves de baja. Obligatorio escribir las condiciones actuales del bien, las especificaciones concretas por las cuales se solicita la baja, determinando el estado en el que se encuentra el bien. En caso de que el campo sea insuficiente para redactar las especificaciones, se podrá hacer un anexo complementario de dictamen elaborado por dictaminador, perito o especialista, de acuerdo al rubro del que se trate. De la persona que actúa como dictaminador, perito o especialista para efectuar el Dictamen Técnico. Vo. Bo. del Titular del Departamento de Control de Inventarios. Del Titular de la Entidad Académica o Dependencia, que solicita la baja. Tabla. 2.4 Formato de baja de mobiliario y equipo (Información de institución U.V). Relación con la Auditoría Interna Su principal objetivo es la meta a alcanzar durante el proceso de auditoría interna, considerando los procesos, las áreas a auditar, los resultados de auditorías previas, comprendiendo un ciclo anual, identificando los recursos materiales y financieros necesarios para desarrollar, dirigir y mejorar las actividades de la 60 auditoría incluyendo aquellos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores y mejorar su desempeño, como parte de le Sistema Universitario de Gestión por calidad El área a auditar es la entidad académica o dependencia programada siendo responsable el titular de dicha entidad o dependencia, utilizando criterios como el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia durante el proceso de auditoría interna, la metodología se basa en técnicas entrevistas, observación, revisión documental, etc. En caso de detectar un hallazgo lo comunica verbalmente al auditado, Intercambia información y evalúa las evidencias encontradas, reuniéndose al final de la jornada de acuerdo a lo señalado en el plan. Se asegura que se lleven a cabo las actividades planificadas, de ser necesario se reasignan las actividades de los auditores, dependiendo de la magnitud de los hallazgos encontrados. Al finalizar la auditoría el equipo auditor se reúne para formular las conclusiones de auditoría revisa y evalúa los hallazgos y cualquier otra información apropiada recopilada contra los objetivos descritos en el plan, clasificar los hallazgos, los cuales pueden demostrar conformidad o no conformidad con respecto a los criterios, identifica las oportunidades de mejora, según sea el caso. Elabora informe preliminar de auditoría, y envía por correo electrónico al Representante de la dirección para su revisión, espera respuesta y de no existir cambios emite informe final, entregado para su resguardo al Representante de la dirección los registros de Listas de Asistencia de las reuniones de apertura y cierre y el Reporte de Auditoría Interna.26 Contraloría General de la Universidad Veracruzana La Contraloría General es un área que depende directamente de la Junta de Gobierno y se encarga de apoyar a la Universidad Veracruzana para que sus 26 www.uv.mx/orgmet/nuv/sugc/procedimientos/sugc-ge-p-03.pdf 61 objetivos y metas se cumplan de acuerdo con los ordenamientos legislativos, planes y programas propuestos. 27 Las atribuciones de la Contraloría General señaladas en la Ley orgánica, son: Informar a la Junta de Gobierno de los asuntos de su competencia. Ejercer las acciones de control de las actividades de la Universidad, conforme a los ordenamientos legales existentes. Supervisar el ejercicio del presupuesto universitario y su correcta aplicación. Informar a la Junta de Gobierno los resultados de la evaluación integral del desarrollo de los programas a cargo de las dependencias de la Universidad Veracruzana, y de los resultados de las auditorías practicadas. Supervisar que los recursos financieros que provengan de los subsidios federal y estatal, así como las cuotas arancelarias y de otras fuentes, sean canalizados hacia los objetivos propuestos en los programas respectivos; Practicar las revisiones especiales que de acuerdo a la Junta de Gobierno deban realizarse a las dependencias universitarias. Hacer del conocimiento de la Junta de Gobierno las conductas de los servidores universitarios que en su opinión constituyan faltas o delitos. Orientar y apoyar a las autoridades y funcionarios de la Universidad Veracruzana en el cumplimiento de las declaraciones de bienes y cambios de situación patrimonial. 27 http://www.uv.mx/juntagob/quehacer/quehacer.html 62 Atender las quejas y denuncias que presente la comunidad universitaria y los particulares, con respecto a acuerdos, convenios y contratos que celebre la Universidad Veracruzana. Proponer a la Junta de Gobierno para su designación al personal indispensable para el adecuado desempeño de sus funciones. Las demás que le atribuyan las leyes, reglamentos y disposiciones aplicables, así como las que le confiera la Junta de Gobierno.28 El quehacer de la Contraloría General se establece tanto en el Estatuto general, como en el Reglamento de la Junta de Gobierno y se centra en lo siguiente: Se encarga de planear, organizar y dirigir las acciones tendientes a mejorar el control de las actividades universitarias. Supervisar y evaluar el correcto ejercicio de las actividades de la Universidad Veracruzana. Realizar auditorías especiales cuando lo juzgue conveniente la Junta de Gobierno, o a solicitud formulada a la Junta por el Rector. Vigilar el proceso de preinscripción e ingreso de los alumnos a la Universidad. Realizar auditorías internas a las dependencias universitarias a fin de determinar si los recursos de han utilizado con criterio de economía y eficiencia. Revisar que los procesos administrativos aplicados por las dependencias cumplan con las políticas, planes, procedimientos, leyes, estatutos y reglamentos establecidos. 28 http://www.uv.mx/juntagob/quehacer/quehacer.html 63 Realizar auditorías al sistema de control escolar de las entidades académicas. Intervenir en los procesos de entrega-recepción cuando se de el cambio de titular en las entidades y dependencias de la Universidad.29 Sobre este contexto legislativo, su labor está enfocada a que todas las dependencia y entidades de la Universidad, así como cada funcionario universitario realice su tarea de una manera integral y orientada a alcanzar la misión de la propia Universidad, la cual se sitúa en “conservar, crear y transmitir la cultura en beneficio de la sociedad con el más alto nivel de calidad”. Con el fin de evaluar el cumplimiento de las atribuciones y funciones que se dictan en la Ley orgánica, el Estatuto general y el Reglamento de la Junta de Gobierno se ha realizado un análisis profundo sobre su organización y funcionamiento y se determinó llevar a cabo una reestructuración del área, misma que se sometió para su análisis y aprobación a la Junta de Gobierno quien en la pasada tercera reunión ordinaria, autorizó a la Contraloría General la propuesta de estructura del área. Con ello se pretende fortalecer los objetivos y las acciones del área las que estarán orientados a la siguientes cinco funciones básicas: Auditoría. Control patrimonial. Evaluación al desempeño. Innovación y desarrollo administrativo. Situación patrimonial, y recepción y atención de quejas y denuncias .30 29 http://www.uv.mx/juntagob/quehacer/quehacer.html 30 http://www.uv.mx/juntagob/quehacer/quehacer.html 64 Uno de los aspectos de mayor relevancia para la Contraloría es contar con un grupo de colaboradores que responda a las necesidades del mundo actual; es decir, ser profesional y dinámico, con una mentalidad innovadora y creativa. Ello contribuirá a que los resultados del trabajo sean eficaces y de calidad. Con esta nueva forma de organización se pretende: Dar un mayor alcance a las evaluaciones del control interno, lo que permitirá proponer mejoras en los procedimientos de la Universidad y de la propia Contraloría así como de prevenir y minimizar riesgos e incrementar la eficiencia en la administración universitaria. Impulsar la retroalimentación entre la comunidad universitaria y la Contraloría General por medio de un nuevo procedimiento para la atención de quejas y denuncias, que sean de la competencia de la Junta de Gobierno (Ley orgánica de la Universidad Veracruzana, artículo 34C, Fracción IX). Establecer métodos de autoevaluación con el fin de generar indicadores de mejora continua. Profesionalizar al personal de la Contraloría General, a través de un programa de capacitación que responda a necesidades reales. Participar activamente en la modernización, simplificación y mejoramiento de la administración de la Universidad Veracruzana. Conociendo la normatividad, procedimiento e instructivos aplicables para un correcto control del inventario sobre los bienes muebles e inmuebles en una institución educativa, se puede realizar la revisión física indispensable anualmente, dentro de los procesos administrativos obligatorios de dicha dependencia así como la supervisión ante el Departamento de Control de Inventarios de la Universidad. 65 CAPÍTULO III: PROPUESTA DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES DEL SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA DE LA UNIVERSIDAD VERACRUZANA 3.1 ¿PORQUÉ SURGE LA NECESIDAD DE UNA PROPUESTA DE CONTROL INTERNO DE BIENES MUEBLES EN EL SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA? Partiendo de la idea básica sobre los bienes, se definen como todo aquello que puede ser objeto de apropiación; y por tanto posee un valor económico, que se encuentra dentro del comercio y en su conjunto integran el patrimonio de las personas, dentro del Subproceso de Control Patrimonial de la Universidad Veracruzana, se encarga de la identificación, registro, resguardo, valoración, gestión y aseguramiento para el control integral del patrimonio Universitario (Activos Fijos). Lo cual norma a todas sus dependencias a cumplir en su carácter de servidores públicos en el uso y guarda del mismo. Dentro del proceso de transformación del Sistema de Enseñanza Abierta (SEA) se ha adaptando un ritmo diferente de trabajo, un enfoque más tecnológico propiciando una comunicación y productividad adecuados, visualizándose un servicio a la comunidad estudiantil y académica de calidad. Con base en lo anterior tanto la infraestructura como el recurso humano han aumentado, reflejándose en la adquisición y actualización de sus insumos, por lo cual se requiere de “un procedimiento de control de inventarios que cubra con las necesidades actuales, que permita la optimización de recursos de forma eficaz y eficiente y que contribuya a la mejora en el desempeño de las actividades de este Sistema”. 3.2 PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO FÍSICO DENTRO DEL SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA La administración en el desarrollo de sus funciones y en su carácter de autoridad, tiene la responsabilidad de llevar a cabo el control interno de los bienes muebles de la dependencia a cargo, por lo que se enuncia como primer paso: 67 1. La designación de un responsable administrativo que cuente con la facultad para realizar supervisiones periódicas de tal forma que pueda determinar oportunamente el estado en que se encuentran y obtener un censo actual, esto va a permitir que el personal por cuestiones de su propia actividad precise, cambiar o modificar su área de trabajo, y los bienes que tenga bajo su resguardo puedan continuar reasignándose de acuerdo a su necesidad, puesto que la presente propuesta conlleva la aplicación de un software que posibilite dichos cambios con rapidez y actualización, logrando eliminar el desperdicio de tiempo de los procedimientos manuales. 2. Realizar la revisión física en su totalidad, es decir, en cada una de las instalaciones con las que cuenta el Sistema de Enseñanza Abierta: Oficinas Administrativas para enseñanza presencial, Oficinas Administrativas para enseñanza virtual, Casa Sea y Centro de Atención Multimodal CAM, bienes con la finalidad de proyectos específicos (bajo resguardo de Investigadores) y préstamos en apoyo a las clases, cursos internos o con otras dependencias, eventos y demás circunstancias que intervengan en la custodia del patrimonio universitario. 3. Aplicación del sistema de información: El responsable administrativo al haber concluido el levantamiento físico de los bienes muebles cargados al Sistema de Enseñanza Abierta, comenzará a capturar la información en la base datos, como se muestra a continuación: 68 Fig. 3.1 Base de datos (Elaboración propia) 69 RUBRO SE ANOTARÁ ID Es la clave de identificación del bien conforme se ingresa a la base de datos TIPO Es el tipo de mobiliario y equipo al que pertenece el bien No El número de inventario asignado por el Departamento de INVENTARIO Control de Inventarios de la Universidad Veracruzana DESCRIPCIÓN Nombre y características del bien SERIE Numero de serial del equipo de computo u oficina USUARIO Nombre de la persona que tiene a su cargo el bien DEPTO Nombre de departamento donde se encuentra el usuario No DEPTO Numero de departamento donde se encuentra el usuario UB.ICACIÓN Nombre de la instalación donde se encuentra: Oficinas administrativas para enseñanza presencial, de modo virtual, Casa Sea o Centro de Atención Multimodal CAM DATOS DE ADQUISICIÓN ESTADO Proveedor Factura Pedido Requisición Costo: Fondo Partida Clave programática Garantía La condición en que se encuentra el bien, en uso, para baja o en mantenimiento. OBSERVACIÓN Aclaración pertinente sobre el bien Tabla. 3.1 Formulario de Base de datos (Elaboración propia) 70 4. Al contar con la información actualizada sobre el levantamiento físico en la base de datos, se procede a la emisión del reguardo de mobiliario y equipo como lo indica el Departamento de Control de Inventarios, como parte de la Administración de Bienes y Servicios dentro del subproceso de Control patrimonial, presentando como objetivo: La descripción de los pasos que se deben seguir, para realizar la emisión de resguardos de los bienes de Activo Fijo de las Entidades Académicas y Dependencias, con un alcance de observación y aplicación al personal de las Entidades Académicas y Dependencias, responsable de esta actividad, a través del Sistema de Información Integral Universitaria (SIIU) se accede al reporte de resguardo de mobiliario y equipo, junto con su serie de campos a capturar para obtener el documento. Así identificar los resguardos correspondientes a cada usuario y en consecuencia recabar las firmas de los mismos para devolver al Departamento de Control de Inventarios DCI, dependiendo el motivo, es decir, si se trata de una revisión física por cambio de titular los resguardos se devuelven dentro de un plazo no mayor a 30 días, pero si se refiere al mobiliario equipo recientemente adquirido, la dependencia podrá devolver dichos resguardos en el transcurso de 20 días siguientes a la recepción de los bienes. Por su parte el responsable administrativo crea el archivo físico de preferencia personalizado de lo que se encuentra bajo resguardo de todo el personal. 5. En este paso se inicia el proceso de etiquetado del inventario físico asignado al Sistema de Enseñanza Abierta, por un lado con las etiquetas oficiales que expide el DCI Departamento de Control de inventarios y de forma inherente las correspondientes al Control Interno de la dependencia como se presenta: 71 DIRECCION GENERAL DEL SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA NOMBRE DEL USUARIO NUMERO DE INVENTARIO UBICACIÓN Fig. 3.2 Etiqueta (Elaboración propia) Cabe destacar que en los 2 pasos anteriores es indispensable la intervención directa del administrador para la relación con personal, quien tiene el deber de informar sobre el proceso del control interno de mobiliario y equipo ante todo el personal de esta dependencia, como lo es: La importancia de contar un buen manejo de los recursos materiales que permiten el desarrollo de las actividades dentro de esta institución educativa. El objetivo que persigue. La normatividad que lo regula. Las acciones que se implementan y La continuidad del procedimiento y la responsabilidad que implica. Por lo tanto la autorización que otorgue el administrador sobre el curso de acción, permitirá el responsable administrativo contar con las facilidades para desenvolvimiento de sus actividades. El propósito primordial del etiquetado es el control, verificación, supervisión y actualización de los recursos materiales y financieros que conforman el patrimonio universitario dentro de una de sus dependencias, como lo es Sistema de Enseñanza Abierta, convirtiéndose en una prioridad dentro de las funciones, responsabilidades y autoridad del área de la administración, quien funge como gestora de los planes para alcanzar las metas, cubrir las necesidades que se representen y propiciar un ambiente de trabajo idóneo, que se proyecte en calidad del servicio que brinda esta modalidad educativa, en base a este propósito y a los puntos previos, es conveniente concientizar al personal sobre el uso y guarda de los mismos. 72 DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN PERSONAL Fig. 3.4 Proceso administrativo (Elaboración propia) 6. Procedimiento de BAJA Una vez recabada la totalidad de la información en la base de datos, el responsable administrativo se encuentra en condición de relacionar el mobiliario y equipo que se presente el ESTADO de BAJA, de acuerdo a los siguientes motivos: I. Obsoleto: cuando las funciones y características del bien ya no satisfacen las necesidades que se presentan en esta dependencia. II. Inservible: cuando el mobiliario y equipo presente fallas o no resulte funcional en el desarrollo de las actividades. III. Otros: cuando existan circunstancias de carácter independiente al trabajo habitual de este sistema. IV. Transferencia: cuando se entregue a otra dependencia en apoyo educativo. Como se muestra en la tabla 3.5 dentro del apartado Anexos. Detectados los bienes para darse de baja se procede al llenado de los formatos Aviso de Control de Alta y Baja de Mobiliario y Equipo y 73 Dictamen Técnico emitidos por el Departamento de Control de Inventarios, referenciado en el segundo capítulo de esta propuesta, con su respectivo tramite. Es obligatoria la intervención del encargado del Centro de Cómputo para la justificación del dictamen técnico en relación al equipo de cómputo y audiovisual, puesto que el mismo validará la situación que guarden dichos bienes o en su caso el expedido por el servicio técnico. En lo que respecta al mobiliario y equipo de oficina, el administrador es quien dictará el motivo de baja. Cabe mencionar que en el caso de una transferencia, los titulares de cada dependencia autorizaran la razón de la misma. Al contar con los documentos debidamente requisitados, se envían para su validación y autorización al DCI en un lapso de cinco días, y así trasladar dichos bienes al Almacén de Bajas de la Universidad Veracruzana. Es imprescindible puntualizar la adecuada comunicación que debe existir entre: DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN CENTRO DE CÓMPUTO RESPONSABLE ADMINISTRATIVO Fig. 3.5 Proceso administrativo 2 (Elaboración propia) 74 7. Mobiliario y equipo en calidad de préstamo. Es importante diferenciar entre el mobiliario y equipo localizado dentro de las instalaciones y el resguardado fuera de las oficinas administrativas, para ello es necesario identificar tres tipos de préstamos: Como herramienta de aprendizaje durante las clases presenciales, con una periodicidad semanal. De investigación, es decir se entregan al usuario para el logro de un fin especifico, por lo regular en periodo de un año Proyectos específicos; la mayoría de los bienes que se encuentran dentro de este rubro, son asignados directamente a los académicos en cuestión, procedentes de un fondo determinado, justificación del proyecto y programa de trabajo, por que se relacionan de forma permanente a los mismos, y en otros casos para la realización de cursos de otras facultades, con un lapso de tiempo en meses. Dentro de la base de datos se ubica de la siguiente manera: USUARIO Se anota el nombre del responsable UBICACIÓN OBSERVACIONES Se anota el tipo de procedencia del préstamo. Periodicidad Tabla. 3.2 Procedimiento de préstamo (Elaboración propia) 3.3 CONTROL INTERNO DE ACUERDO A POLÍTICA ADMINISTRATIVA El departamento de Control de Inventarios en base a la circular emitida sobre el cambio en el Control de Inventarios de la Universidad Veracruzana, se 75 responsabiliza a cada Entidad Académica, sobre su Control INTERNO en relación a los bienes que no rebasen el monto establecido. Por lo anterior es obligación de cada dependencia la supervisión y custodia de los bienes a su cargo, siendo responsabilidad de dicho control, el auxiliar administrativo con la implementación del siguiente formato y numeración interna: NÚM. INTERNO DESCRIPCIÓN DEL BIEN SERIE MARCA MODELO UBICACIÓN OBSERVACIONES UNIVERSIDAD VERACRUZANA DIRECCIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA RESGUARDO INTERNO DE MOBILIARIO Y EQUIPO BAJO CONTROL INTERNO 04/04 TARJETA DE RED INALAMBRICA, 150 Mbps, TRENDNET, TEW-648UB COBERTURA 3 VECES LA DE UNA CONEXIÓN INALAMBRICA C209434802259 TRENDNET N150 SON EN TOTAL 4 TARJETAS DE RED INALAMBRICA CON LAS MISMAS CARACTERÍSTICAS EN TOTAL. TIPO DE ADQUISICIÓN PROVEEDOR LILIANA HERNÁNDEZ RÍOS PEDIDO FACTURA 126 FONDO 111 PARTIDA CALVE PROG. COSTO 350.00 C/U No obstante, el presente documento se rige igual y obligatoriamente que el emitido por el Departamento de control de Inventarios de la Uniersidad Veracruzana el cual enuncia: "Al firmar el presente resguardo como titular de la dependencia me hago responsable de la guarda y conservación de cada bien mencionado, como lo establece la ley la organica en vigor y demas reglamentacion". Responsable Sello Usuario Fig. 3.6 Resguardo interno (Elaboración propia) 76 3.4 EQUIPO EN MANTENIMIENTO Debido a las exigencias de las actividades que se llevan a cabo en el Sistema de Enseñanza Abierta, la rotación de equipo de cómputo y oficina es frecuente, propiciando una mayor demanda en el rendimiento de los bienes por lo cual las entradas y salidas de equipo de cómputo y oficina enviado a reparación, se deben de tener bien identificadas, en un documento respaldo como se muestra a continuación: UNIVERSIDAD VERACRUZANA SISTEMA DE ENSEÑANZA ABIERTA RESGUARDO DE MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO Y/O EQUIPO NUM INVENTARIO DESCRIPCIÓN/SERIE FECHA DE ENVÍO NOMBRE/FIRMA FECHA OBSERVACIÓN DEVOLUCIÓN Fig. 3.7 Vale de Salida (Elaboración propia) 77 3.5 SISTEMA DE INVENTARIOS Fig. 3.8 Sistema de respuesta anual (Elaboración propia) 78 Fig. 3.9 Procedimiento de levantamiento físico anual (Elaboración propia) El departamento de Control de Inventarios gira una circular a todas las dependencias de la Universidad Veracruzana sobre el requerimiento de la respuesta anual del inventario. La administración de cada dependencia informa a su personal sobre el levantamiento físico anual en base a la circular, y faculta al responsable administrativo para iniciar el proceso. El auxiliar administrativo realiza la revisión física de todos lo bienes cargados al SEA. Ingresa la información en la base de datos, sobre a la condición general que guarda cada bien, en esta etapa se lleva a cabo la actualización y consulta al término de cada ejercicio. 79 Se captura la información solicitada en el formato de Respuesta al Levantamiento Físico del Inventario Anual con la siguiente información: RUBRO DESCRIPCIÓN RUBRO DESCRIPCIÓN ENTIDAD Nombre de la Ejercicio fiscal ACADÉMICA dependencia CLAVE De la dependencia REGIÓN Zona TITULAR Nombre del TOTAL DE ADMINISTRADOR Nombre del directivo a cargo administrador Datos de Datos de ubicación ubicación Numero BIENES ASIGNADOS OBSERVACIONES TOTAL DE Numero BIENES CARGADOS BIENES NO OBSERVACIONES LOCALIZADOS BIENES Numero SOBRANTES CON NUMERO OBSERVACIONES DE INVENTARIO (OTRAS 80 DEPENDENCIAS) BIENES Numero OBSERVACIONES ROBADOS O EXTRAVIADOS SELLO FIRMA DEL DIRECTIVO Y ADMINISTRADOR Tabla. 3.3 Instructivo anual (Elaboración propia) 81 CONCLUSIONES La relevancia de contar con un buen sistema de control interno en las organizaciones se ha ido incrementado debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; sobre todo si presenta un enfoque hacia las actividades, necesidades y objetivos que realizan y/o persiguen, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Actualmente es imprescindible que las empresas apliquen controles internos en sus operaciones, esto les conducirá a conocer su situación verdadera, es por ello la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumpla y que permitan una mejor visión sobre su gestión. Por consiguiente, el control interno comprende un plan de organización involucrado en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades, para que protejan y resguarden sus activos, permitiendo verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias de la organización. En consecuencia todos los departamentos que la conforman son importantes. La presente investigación contribuyó al Sistema de Enseñanza Abierta sobre el control de mobiliario y equipo de manera correcta y oportuna ante el proceso de crecimiento en el que se encuentra. Al llevar a cabo un estudio detallado de las políticas de control de inventarios, se determinó el apoyo de un sistema de información para la verificación existencias con el fin de facilitar el registro de entrada y el cálculo de las cantidades de cada mueble o equipo que se compra, además de la eliminación (baja) de los mobiliarios y equipos consumidos. Esta base de datos funciona como un administrador de datos relacionados lógicamente entre sí, teniendo como objetivo automatizar el mantenimiento de cualquier informe de información y consulta por medio de elementos como los 85 datos y atributos que componen los diferentes campos de la estructura y a su vez el registro para conforma el archivo de información. Dentro de sus beneficios podemos encontrar la rapidez para obtener y modificar datos que a su vez permitan cualquier tipo de consulta de manera menos laboriosa que elimina gran parte del tedio de archivos a mano, es actual y cómoda en ahorro de tiempo y trabajo, compartir datos y mantener coherencia. El Sistema de Enseñanza Abierta definido desde sus inicios como un sistema parcialmente escolarizado, que brinda docencia a nivel licenciatura e investigación en auxilio a la docencia, presenta dentro de su filosofía, estrategias encaminadas al desarrollo en el aprendizaje del estudiante y en la distribución social del conocimiento, basándose en sistema educativo innovador. Tomando en cuenta, que él SEA se encuentra en un proceso de crecimiento, se concluye que para cumplir con el propósito de inventariar es necesario recopilar la información relevante que describa de manera plena los activos de tal forma que al realizar una consulta esta refleje la condición real del bien, de manera que permita la toma de decisiones pertinentes al caso. 86 FUENTES DE INFORMACIÓN Alberto de la Peña. (2003).Auditoria, Administración y Finanzas. España. Thompson Paraninfo. Franco Díaz E.M., (1983), Diccionario de Contabilidad, Mazatlán, Sin., México, Siglo Nuevo Editores. Instituto Mexicano de Contadores Públicos, (1973) Boletín No. 4. Pág. 3 Mendívil Escalante Víctor M., (1985). Elementos de Auditoría, (4ta.Edición), México, ECASA. Morales Felgueres C., (1989).Control y Valuación de Inventarios. (1era Edición), ECASA. Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para Atestiguar IMPC. (2009).(30ª.Edición). México. Perdomo Moreno A., (1993). Administración Financiera de Inventarios. México. ECASA. Perdomo Moreno A., (2004).Fundamentos de Control Interno, (9ª Edición) México, Thomson. Varios Autores, (1965), Enciclopedia Ilustrada Cumbre, Tomo 6 H/I, México. Varios Autores, Teide. Enciclopedia, (1977). Pág. 715 Fuentes Electrónicas http://www.funcionpublica.gob.mx/pt/obligaciones_transparencia_art_7/sfp/d octos/guia_auditoria.pdf http://www.mitecnologico.com/main/inventariosconceptoycaracteristicas. http://www.uv.mx/juntagob/quehacer/quehacer.html http://www.uv.mx/orgmet/nuv/doctosinst/procedimientos.html http://www.uv.mx/orgmet/nuv/manuales/MPA/MPA.htm http://www.uv.mx/sea/organigrama_SEA.html http://www.uv.mx/sea/quienes/antecedentes.htm 87 Noviembre 2013. http://www.proyectosfindecarrera.com/que-es-unaauditoria.htm www.uv.mx/orgmet/nuv/sugc/procedimientos/sugc-ge-p-03.pdf 88 ANEXOS 89 Fig. 3.10 Base de Datos por número de Iventario (Elaboracion propia). 90 Fig. 3.11 Base de Datos por tipo de mobiliario y equipo (Elaboracion propia). 91 Fig. 3.12 Base de Datos por secuencia de ingreso (Elaboración propia). 92 Fig. 3.13 Resguardo (Fuente propia de la Institución). 93 Id TIPO No INVENTARIO DESCRIPCION SERIE USUARIO DEPTO No DEPTO UBICACION DATOS DE ADQUISICION ESTADO OBSERVACION 1 EQUI/OIC N000135640 MAQUINA DE MAQ1234560 LIC. SECRETARIAS SEA04 SEAMURILLO ACOSA, S.A. DE .C.V- BAJA POR ESCRIBIR AURORA FACTURA: AC1020OBSOLESCENCIA ELECTRICA DEL VALLE PEDIDO: P00365010CONFORTYPE MONTIEL REQUISICION: OLYMPIA R00342012-COSTO: $600.00-FONDO: 111PARTIDA: 14496-CLAVE PROGRAMATICA: 19020 2 EQUI/COM N00125508 PU COMPUTADOR MXDL401038K LIC. SERVICIO A COMPAQ ROBERTO SOCIAL DQ911A MARTINEZ GOMEZ SEA05 3 MOBI/OFI 00-S55035 C SILLON EJECUTIVO SEA08 4 EQUI/AUDI N00135876 PROYECTOR DE 082347CAAAC ING. DANIEL CENTRO DE SEA10 VIDEO UU213 JUAREZ COMPUTO OPTOMA RODRIGUEZ TS400 MTRO. BANNER RAUL CARDENAS RUIZ SEAMURILLO TREVIÑO Inservible COMPUTACION S.A. DE .C.V-FACTURA: 30336PEDIDO: P00348510REQUISICION: R00356020-COSTO: $8,900.00-FONDO: 111PARTIDA: 14558-CLAVE PROGRAMATICA: 14230 SEAMURILLO SOLUCIONES INSERVIBLE INTEGRALES DE MOBILIARIO Y EQUIPO S.A. DE .C.V-FACTURA: 88016 -PEDIDO: P00308050REQUISICION: R00259016-COSTO: $1,120.50-FONDO: 220PARTIDA: 13205-CLAVE PROGRAMATICA: 19202 SEAMURILLO GRUPO COMERCIAL EN USO IMNICOM S.A. DE .C.VFACTURA:0032 -PEDIDO: P00314420REQUISICION: R00255018-COSTO: $7,950.50-FONDO: 221PARTIDA: 13205-CLAVE PROGRAMATICA: 19202 se encuentra dañada la tarjeta madre EL SOPORTE VERTICAL SE ENCUENTRA QUEBRADO Y 2 RUEDAS YA NO FUNCIONAN. SE TRANSFIERE A UNA FACULTAD EN APOYO A PROYECTO TECNOLÓGICO Fig. 3.14 Base de Datos General (Elaboración propia). 94 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1.1 Representacion del Control Interno .................................................. 12 Figura 1.2 Ubicacion de Personal ..................................................................... 14 Figura 1.3 Roles de Personal ............................................................................ 14 Figura 2.1 Estructura Orgánica ......................................................................... 46 Figura 3.1 Base de Datos .................................................................................. 69 Figura 3.2 Etiqueta.............. .............................................................................. 72 Figura 3.4 Proceso Administrativo ..................................................................... 73 Figura 3.5 Proceso Administrativo 2 .................................................................. 74 Figura 3.6 Resguardo Interno............................................................................ 76 Figura 3.7 Vale de Salida .................................................................................. 77 Figura 3.8 Sistema de Respuesta Anual ........................................................... 78 Figura 3.9 Procedimiento de Levantamiento Fisico Anual ................................ 79 Figura 3.10 Base de Datos por número de inventario ....................................... 90 Figura 3.11 Base de Datos por tipo de mobiliario y equipo ............................... 91 Figura 3.12 Base de Datos por secuencia de ingreso ....................................... 92 Figura 3.13 Resguardo ...................................................................................... 93 Figura 3.14 Base de Datos General .................................................................. 94 95 ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1.1 Clasificacion de Auditoria.... .............................................................. 24 Tabla 2.1 Historial de Aministraciones .............................................................. 41 Tabla 2.2 Áreas Administrativas ........................................................................ 47 Tabla 2.3 Instructivo de Alta y Baja ................................................................... 59 Tabla 2.4 Formato de Baja de Mobiliario y Equipo ............................................ 60 Tabla 3.1 Formulario de Base de Datos ............................................................ 70 Tabla 3.2 Procedimiento de Prestámo .............................................................. 75 Tabla 3.3 Instructivo Anual.............. .................................................................. 81 96