UNIVERSIDAD “DR. JOSE MATIAS DELGADO” FACULTAD DE ECONOMIA “DR. SANTIAGO I. BARBERENA” DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO DE FACTURACION UTILIZANDO LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO” PARA EMPRESAS DISTRIBUIDORAS DE PRODUCTOS ALIMENTICIOS CASO PRACTICO: DISZASA DE C.V PRESENTADO POR: RUBEN ALBERTO EVANGELISTA MARADIAGA SALVADOR DE JESUS HERRERA BARILLAS ASESOR: ING. CARLOS HUMBERTO VARGAS GARCIA NUEVA SAN SALVADOR, 15 DE ENERO DEL 2003 INTRODUCCION Hoy en día la forma en que las empresas administran sus recursos productivos, representa un factor muy importante en la mejora de la productividad y la competitividad, ya que nos encontramos en una economía globalizada en donde las empresas que estén preparadas y organizadas, podrán sobrevivir y tener mejores resultados financieros. Por lo que el estudio de la Administración, es muy importante para conocer como los componentes interactúan entre si para concretizar los objetivos de la empresa, y determinar fallas o desajustes en el Sistema de Administración que pueden ser corregidas a tiempo, para que el sistema funcione de manera óptima. En este documento, se diseña un Sistema Administrativo de Facturación utilizando la Estrategia “Justo a Tiempo” para empresas Distribuidoras de productos alimenticios, caso práctico, DISZASA, de C.V. El documento consta de cinco capítulos los cuales se detallan a continuación. En el primero se expone las generalidades de la Estrategia “Justo a Tiempo“ y de la empresa , la situación actual, créditos a clientes, tiempo de importación de productos hacia la bodega y la proyección de ventas de la distribuidora. En el segundo capítulo se describe el Marco teórico conceptual, el propósito del “Justo a Tiempo”, los beneficios del “Justo a Tiempo”, los siete principios del “ “Justo a Tiempo “, las compras “Justo a Tiempo”, el “Justo a Tiempo” y los proveedores, la intervención de los empleados, y los cinco pasos para mejorar la calidad en el servicio. En el tercer capítulo se presenta la investigación de campo, los objetivos de la investigación, hipótesis de la investigación, metodología de la investigación, y las limitantes de la investigación. El cuarto capítulo expone las conclusiones y recomendaciones de la investigación. En el capítulo cinco se detalla el programa de implementación, el proceso de iniciación, modificación del proceso de facturación, diseñar el sistema de facturación utilizando la estrategia “Justo a Tiempo”, las relaciones con los proveedores, capacitar al personal en la estrategia “Justo a Tiempo, capacitar al resto de la organización, iniciar el proceso piloto y extender la implementación del proceso en toda la empresa. INDICE PAGINA Introducción CAPITULO I: ANTECEDENTES Y SITUACION ACTUAL 1.0 2.0 Generalidades del “Justo a Tiempo” y de la empresa 1 1.1 Actividades a que se dedica la empresa 3 1.2 Canales y distribución de productos 4 1.3 Organigrama de la empresa 5 1.4 Posicionamiento en el mercado 6 1.5 Productos importados 7 Situación actual 10 2.1 Manejo de los productos 10 2.2 Proveedores de DISZASA de C.V. 18 2.3 Rutas de transporte 19 2.4 Area de personal 19 2.5 Trámites administrativos para importaciones 23 3.0 Créditos a clientes 27 4.0 Tiempo de importación de productos a la bodega 28 5.0 Proyección de ventas 29 CAPITULO II: MARCO TEORICO 5.1 Concepto 32 5.2 Propósito del “Justo a Tiempo” 33 5.3 Beneficios del “Justo a Tiempo” 34 5.4 Siete principios del “Justo a Tiempo” 35 2.4.1 Igualar oferta y demanda 35 2.4.2 El peor enemigo el desperdicio 36 2.4.3 Continúo no por bultos 37 2.4.4 Mejorar constantemente 38 2.4.5 Primero el ser humano 39 2.4.6 Sobreprotección = Ineficiencia 39 2.4.7 No vender el futuro 40 5.5 Compras “Justo a Tiempo” 41 5.6 El “Justo a Tiempo” y los proveedores 42 5.7 Intervención de los empleados 43 5.8 Cinco pasos para mejorar la calidad en el servicio 44 CAPITULO III: 3.1 3.2 INVESTIGACION DE CAMPO Objetivos de la investigación 45 3.1.1 Objetivo general 45 3.1.2 Objetivos específicos 45 Hipótesis de la investigación 46 3.3 3.4 3.2.1 Hipótesis general 46 3.2.2 Hipótesis específicas 46 Metodología de la investigación 47 3.3.1 Población a investigar 47 3.3.3 Diseño de la muestra 47 3.4.3 Resultados de la investigación 50 3.4.5 Análisis e interpretación de resultados 65 Limitaciones de la investigación CAPITULO IV: 84 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4.1 Conclusiones 85 4.2 Recomendaciones 87 CAPITULO V: 5.1 PROGRAMA DE IMPLEMENTACION Proceso de iniciación 5.1.1 Modificación del proceso de facturación 89 91 92 5.1.2 Diseñar el sistema de facturación utilizando la Metodología de la “Justo a Tiempo” 5.1.3 Relaciones con los proveedores 94 101 5.1.4 Capacitar al personal en la Metodología del “Justo a Tiempo” 5.1.5 Capacitar al resto de la organización 101 108 5.1.6 Iniciar el proceso piloto 114 5.1.7 Extender la implementación del proceso en toda la empresa Anexos. Bibliografía 127 CAPITULO I: ANTECEDENTES Y SITUACION ACTUAL 1.0 GENERALIDADES DEL “JUSTO A TIEMPO” Y DE LA EMPRESA El concepto de la estrategia “Justo a Tiempo “(J.A.T) comenzó poco después de la Segunda Guerra Mundial como un sistema de producción, y hasta finales de los años setenta el sistema estuvo restringido a la Toyota y su familia de proveedores claves. A raíz de la segunda crisis mundial del petróleo en 1976 los japoneses empezaron a ver que su curva de crecimiento económico e industrial, que venía en ascenso desde hacía 25 años comenzaba a resquebrajarse, además, que en el futuro se iban a presentar altibajos en la industria manufacturera tal como estaba ocurriendo en las naciones occidentales. Los dirigentes del mundo de los negocios comenzaron a buscar maneras de mejorar la flexibilidad de los procesos fabriles y así comenzaron a adaptar el sistema de la empresa Toyota. La primera razón que está detrás de éste concepto, es que puede reducir inventarios, tiempos y costos de producción, así como mejorar la calidad de los productos y servicios. El concepto de la estrategia "Justo a Tiempo" (J.A.T.), postula que: las existencias mínimas y suficientes, que llegan en el momento exacto para 1 reponer las que acaban de utilizarse, constituyen todo el stock que se necesita en cualquier momento dado. El exceso de inventario absorbe capital innecesariamente, supone mayores costos de almacenaje, aumenta los riesgos de daños y de obsolescencia y, ante todo, puede ocultar oportunidades de realizar mejoras operativas. BENEFICIOS PRINCIPALES o Reducción del capital invertido en existencias o Incremento de los ciclos de servicio a los clientes o Mayor movimiento de las existencias o Reducción de los costos de almacenaje. Con la utilización del la metodología del “Justo a Tiempo” puede reducir la necesidad de inventarios lo bastante para disminuir las fuentes de incertidumbre o diseñar un sistema más flexible para enfrentar las necesidades de cambio. De ahí que la orientación del “Justo a Tiempo” sea diferente de otros modelos tradicionales. Para reducir inventarios y producir el artículo correcto en el tiempo exacto, con la cantidad adecuada, se requiere de información acerca del tiempo y el volumen de los requerimientos de producción de todas las estaciones de trabajo. 2 En distribuidora Zablah S.A de C.V nuestra empresa en estudio, busca la satisfacción de las necesidades del consumidor, a través de sus prestigiosas marcas. Trata de dar el mejor servicio a sus clientes ofreciéndoles alta calidad de sus productos y una entrega de productos en cantidades correctas y tiempo exacto. Las empresas buscan ir a la vanguardia con respecto a la competencia, buscando encontrar un sistema de inventario eficiente que pueda dar la confianza al cliente y que el pedido que solicito le llegará completo y de una manera más rápida; así también buscar mejorar el sistema de facturación. Por lo tanto la metodología del “Justo a Tiempo” es una herramienta que se puede utilizar para dicho proceso, ya que ésta enfatiza las mejoras a los procesos, simplificación de las operaciones y flexibilidad basada en mejorar el tiempo de respuesta. 1.1 Actividades a que se dedica la empresa DISZASA de C.V. cuenta con treinta años de existencia, dentro del sector de las empresas distribuidoras de productos alimenticios, habiéndose logrado a través de una definida y agresiva visión empresarial por parte de la junta directiva una sólida posición dentro del sector de empresas distribuidoras de productos de consumo, llegando a ubicarse dentro de las tres primeras del país. 3 A través de las diferentes divisiones de comercialización se cubren los canales de supermercados, mayoreo, detallistas, food service e institucionales, contando con un 100% de cobertura del territorio nacional. Entre algunas compañías que se representan están: New Zealand Milk Products ( Anchor ), Café Soluble (Musum ), S.C. Johson ( Raid ), Mc Cormick ( Del Chef ) , Seagrams ( Vinos Franceses ) McCain, Sardimar ( Atunes y Sardinas ), Calvet ( Vinos ), Sancela ( Saba ), Agsa-Olmeca ( Margarina y Aceites ). 1.2 Canales y distribución de productos La venta se realiza a través de un grupo de vendedores que están divididos en las diferentes áreas que son: Mayoristas, Supermercados, Ruteo, Food Services y Librerías. Contando así con una cobertura a nivel nacional de todos sus productos. Entre su cartera de clientes activos están: Mayoristas: 3,000 Clientes Tiendas pequeñas: 8,000 Supermercados: 213 salas Tiendas de Conveniencia: 75 Librerías: 175 Farmacias: 120 Restaurantes y Hoteles: 192 4 1.3 Organigrama de la empresa JUNTA DIRECTIVA PRESIDENCIA 3 VICEPRESIDENCIA 5 GERENTE GENERAL 9 GERENTE DE IMPRESOS 6 AUDITORIA INTERNA 4 GERENCIA DE VENTAS 79 MAYOREO SUPERMERCADOS RUTEO GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN 86 FOODSERVICE INSTITUCIONAL MANEJO DE CATEGORIAS MERCADEO GERENCIA DE OPERACIONES 109 PROCESAMIENTO DATOS CREDITOS BODEGA CONTABILIDAD MERCHANDISING 5 IMPORTACIONES 1.4 Posicionamiento en el mercado DISZASA, se encuentra en tercer lugar en cuanto a ventas de distribuidoras de productos alimenticios, ya que el segundo lugar lo tiene UNISOLA y el primer lugar lo posee NESTLE. DISZASA está facturando anualmente $ 40 millones, UNISOLA $ 60 millones y NESTLE $ 80 millones. V E N T AS AN U AL E S E N U $ 10 0,000,000 80,000,000 80 ,000,000 60 ,000,000 60,000,000 40,000,000 40 ,000,000 20 ,000,000 0 DISZASA UNISO LA NEST LE En cuanto a distribución DISZASA es Nº 1 ya que abarca todos los canales como los son supermercados, mayoristas, ruteros, food services, tiendas de conveniencia e institucionales. Teniendo la empresa oportunidad de desarrollar todo tipo de productos en los diferentes canales. Posee esa ventaja competitiva con respecto a los demás distribuidores ya que éstas carecen de algunos canales o se ven en el gasto de contratar distribuidores para que le suplan a dicho canal. 6 1.5 Productos Importados Entre las líneas que importa DISZASA de C.V. en su división de abarrotes se encuentran las siguientes: NOMBRE DEL PROVEEDOR S.C. Johson PRODUCTO Glade PAÍS IMPORTACION Costa Rica PRESENTACION DE COMPRA Por unidad Guateplast Guateplast Guatemala Por unidad Eveready Co. Baterías Costa Rica Por Blister Sardimar Sardimar Costa Rica Por unidad S.C. Johson Ziploc Costa Rica Por unidad S.C. Johson Raid Costa Rica Por unidad Copamex Copamex México Por unidad Sancela Saba Por unidad Olmeca Por Botella, Galón Sardimar Verdemar Costa Rica Por unidad United Distillers Licores Francia, Finlandia Por Botella y ½ botella Calvet Vinos Francia Por Botella Musun Café Tostado Nicaragua Por bolsa New Zeland Anchor Guatemala Por lata Products 7 INFRAESTRUCTURA DE DISZASA INFRAESTRUCTURA Bodega 6,000 m2 Oficinas 1,200 m2 Montacargas: 4 Cuartos Congelados: 2 (-20 grados Centigrados) Cuartos refrigerados: 2 (+3 grados centigrados) Reparto Congelados: 5 Camiones Reparto Refrigerado; 5 pickups 7 camiones 8 Toneladas 20 unidades de ruteo INFRAESTRUCTURA TECNICA Servidores AS400 (Un A-400 y Un 800) Netfinity 3500 4 Hubs IBM 8245-024 (Capacidad 24 conecciones cada uno)10/100. 8 2 Switches Cisco Catalyst 2900 (Capacidad 24 conecciones cada uno) 10/100 con capacidad hasta 1 Giga entre Servidores. 115 computadoras conectadas a red. Software: AS400 RPG 400 Propietario Lotusnotes Otros Videoconferencia Picturetel . Conectividad 384k via 3 lineas ISDN Pri. Conectividad via Internet. Instalada en sala de conferencias con pantalla gigante para entrenamientos. Planta telefonica Siemens Hicom 3000: 2 E-1 de 30 lineas digitales cada uno. Ras de 8 lineas para coneccion remota a la red. Seguridad de el sistema: Firewall Cisco Pix 520. Proxy server. Comunicaciones remotas con VPN. Norton Web Security System. Faxes Digitalizados. 9 2.0 SITUACION ACTUAL 2.1 Manejo de los Productos DISZASA de C.V. Utiliza el método de inventario de primeras entradas, primeras salidas ( PEPS ), y además de acuerdo a las especificaciones de cada fabricante, para conservar la calidad y el buen estado del producto, para la entrega de los mismos. DISZASA DE C.V. Cuenta en su bodega con 5 zonas en donde ingresan los productos para su respectivo manejo y almacenaje, ahí es ordenado de tal manera que a la hora de su despacho esté de la forma más accesible y a su vez para facilitar el control interno de cada zona. El inventario del los productos se hace cada mes con el fin de verificar si hay faltantes, las fechas de vencimiento y el estado del producto; éste inventario lo realizan los jefes de zona, auditores y contadores simultáneamente, para hacer un consolidado general, con el fin de mantener siempre actualizado el sistema de acuerdo a la realidad. Con respecto al sistema de cómputo el producto es ingresado a éste, después de que ha sido recibido y chequeado por parte de la bodega, donde se ven si han encontrado faltantes, mal estado del producto y cantidades. En dicho sistema se puede ver las existencias, las salidas, las entradas de cada uno de los productos, siendo de gran utilidad tanto para el vendedor a la hora de hacer su venta como para la empresa para su control. 10 La facturación se realiza 3 veces en el día, una por la mañana haciendo el corte a las 10:00 am, otra por la tarde haciendo el corte a las 3:00 pm y una última a las 5:30 pm que es la facturación de los supermercados. El despacho se hace a través de personas ajenas a la empresa debidamente investigados anteriormente, por lo cual la empresa paga fletes para hacer llegar al cliente la mercadería, el despachador se encarga de distribuir las zonas de la manera más adecuada posible, para maximizar el espacio y la distribución del producto a las distintas zonas. El transportista se encarga de sacar los quedan o las firmas para poder procesar el pago de la factura. DISZASA entiende como el proceso de facturación desde el momento que el vendedor toma el pedido hasta que la mercadería es despachada. 11 RELACIONES DE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS QUE POSEE DISZASA. DEPARTAMENTOS RELACIONES Contabilidad: Pago de comisiones y premio a vendedores, supervisores y Gerente de Venta. Mercadeo: Apoyo a ventas a través de promociones, publicidad e incentivos de las distintas marcas. VENTAS Créditos: Encargada de revisar cartera de clientes de los vendedores así como también la encargada de autorizar los pedidos de los diferentes clientes. Sistemas: Digitación de pedidos y actualización del sistema utilizado para ver existencias e información de clientes para los vendedores. Despacho: Encargado de enviar el producto a los clientes. 12 DEPARTAMENTOS RELACIONES Ventas: Encargados de vender el productos a los diferentes canales. Importaciones: Encargada de traer el producto a la distribuidora. Contabilidad: Pagos a proveedores y Gerencias de Marca. MERCADEO Bodega: Manejo de productos Soporte técnico e Sistemas: información de ventas y reportes relacionados. DEPARTAMENTOS RELACIONES Ventas: Cartera de clientes del vendedor y autorización de pedidos Contabilidad: Pago de planilla CREDITOS Operaciones: Por cobro de clientes para obtener el dinero necesario para pagos. Soporte técnico Sistemas: información en el sistema e 13 DEPARTAMENTOS RELACIONES Ventas: Pago de comisiones y premios a vendedores, supervisores y Gerente de Ventas. Importaciones: Pago de impuestos, Fletes y seguros. CONTABILIDAD Contabilidad: Pagos a proveedores y Gerencias de Marca. Bodega: Ingreso de productos Sistemas: Soporte técnico información relacionada a ella. e Operaciones: Pagos a proveedores, Prestamos, etc. DEPARTAMENTOS RELACIONES Ventas: ventas Información relacionada a Importaciones: Soporte técnico Contabilidad: Información relacionada a contabilidad. SISTEMAS Bodega: Ingreso de productos Soporte técnico Mercadeo: información relacionada a ella. e Operaciones: Información relacionada con operaciones 14 El flujo del sistema de facturación es el siguiente: VENDEDOR TOMA PEDIDO AL CLIENTE (A TRAVES DE HOJA DE PEDIDO) ENTREGA DE PEDIDO AL SUPERVISOR DE PARTE DEL VENDEDOR SUPERVISOR CHEQUEA Y AUTORIZA PEDIDOS SUPERVISOR PASA PEDIDO A CREDITOS CREDITOS CHEQUEA MOROSIDAD DE CLIENTES Y DESCUENTOS ESPECIALES SI EL CLIENTE SE ENCUENTRA EN MORA SE CANCELA EL PEDIDO CREDITOS ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE DIGITACION LOS PEDIDOS A 15 A DIGITACION DE PEDIDOS EL DPTO DE DIGITACION ENVIA CONSOLIDADO DE FACTURAS A BODEGA BODEGA RECIBE CONSOLIDADO DE FACTURACION Y CLASIFICA PARA LAS DIFERENTES ZONAS ENVIO DE CONSOLIDADO A LAS DIFERENTES ZONAS DE LA BODEGA PREPARACION DEL PEDIDO FACTURADO B 16 B ENVIO DEL PRODUCTO DE LAS RESPECTIVAS ZONAS A LA ZONA DE DESPACHO REVISION DEL PRODUCTO DE LA FACTURACION QUE VA SER DESPACHADA SI ALGUN PRODUCTO QUE ESTE DENTRO DE LA FACTURA Y NO HAY EN EXISTENCIA LA FACTURA SE ANULA POR COMPLETO POR LO QUE SE TENDRIA QUE COMENZAR EL PROCESO DE FACTURACION DE LO QUE ESTE EN EXISTENCIA DESPACHO DEL PRODUCTO A LOS CLIENTES 17 2.2 Proveedores de DISZASA de C.V. Entre los principales proveedores que representa DISZASA, se encuentran: NOMBRE DEL PROVEEDOR S.C. Johson PAIS IMPORTACION Costa Rica PRODUCTO Plásticos Herméticos, insecticidas, limpiadores. Guateplast Guatemala Artículos Plásticos Eveready Co. Costa Rica Baterías Sardimar Costa Rica Atunes y Sardinas Copamex México Papel Higiénico Sancela México Toallas Sanitarias Olmeca Guatemala United Distillers Aceites y Margarinas Francia, Finlandia Licores Calvet Francia Vinos Musun Nicaragua Café New Zeland Guatemala Leche en polvo Products 18 2.3 Rutas de Transporte DISZASA no cuenta con transporte propio por lo que contrata el servicio de transporte a través de personas ajenas a la empresa debidamente investigados anteriormente, por lo cual la empresa paga fletes para hacer llegar al cliente la mercadería, el despachador se encarga de distribuir las zonas de la manera más adecuada posible, para maximizar el espacio y la distribución del producto a las distintas zonas. Es decir el despachador ve en el momento que ruta le sale mejor para dejar la mercadería y pagar menos fletes, y no hay rutas de transporte establecidas, sino que dependen de la facturación del día. 2.4 Area de Personal Personal Presidencia 8 personas Gerencia 6 personas Ventas Total 153 personas Ventas crédito 94 personas Ruteo 57 personas Mercadeo 17 personas Displays 72 personas 19 Administrativo 111 personas Bodega y transporte 67 personas Mantenimiento 5 personas Promocional 6 personas Total 378 personas Subcontratados Seguridad 55 personas Impulsadoras 147 personas Total Subcontratadas 202 personas Total Diszasa 580 personas En el proceso de facturación de DISZASA, las áreas involucradas son las siguientes: Ventas: 21 personas Créditos: 1 personas Sistemas: 4 personas Bodega: 8 personas Despacho: 2 personas 20 Capacitaciones La empresa implementa y desarrolla programas de capacitación para preparar técnica y profesionalmente al personal y cuyo beneficio específico sea de interés para el mejor cumplimiento de sus funciones dentro de la empresa y el desarrollo individual del empleado. a) Anualmente se prepara un programa de capacitaciones de acuerdo a los requerimientos, proyecciones y posibilidades de la empresa. b) El programa anual de capacitaciones debe ser presupuestado y aprobado por la Gerencia General. c) Se puede autorizar al personal para que asistan a cursos específicos en instituciones locales o en el extranjero. d) Los gastos de capacitación no presupuestados deben ser autorizados por escrito por la gerencia general. e) Las demás disposiciones referentes a ésta política están contenidas en el manual de recursos humanos. Evaluación de Personal La evaluación de personal en la empresa se realiza por lo menos una vez al año a) Se realiza una evaluación anual sobre el desempeño del personal. Y la evaluación no implica una revisión de salarios. b) Todos los empleados deben tener pleno conocimiento de que existe un programa de evaluación. 21 c) Las evaluaciones son realizadas por todas las personas que tengan personal a cargo y los resultados de la evaluación deben ser comunicados al empleado y enviados a la unidad de personal para que sea incorporado a su archivo personal. d) Toda evaluación debe efectuarse de conformidad con el procedimiento respectivo el cual procura obtener la mayor justicia e equidad, dejándose de todo ello constancia por escrito. 22 2.5 Trámites Administrativos Para Importaciones INICIO INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE EXISTENCIAS DE PRODUCTO ELABORACION PEDIDO DEL PRODUCTO AUTORIZACION DE LA GERENCIA GENERAL ENVIO DEL PEDIDO AUTORIAZADO PREPARACION DEL PRODUCTO EN BODEGA DEL PROVEEDOR A 23 A FACTURACION POR PARTE DEL PROVEEDOR PAÍS DE ORIGEN ENVIO POR FAX DE LOS DOCUMENTOS PARA ELABORACION DE CHEQUE PARA PAGO DE IMPUESTOS. RECEPCION DE DOCUMENTOS POR PARTE DE LA PERSONA ENCARGA DE IMPORTACIONES DISZASA. SOLICITUD DE CHEQUE PARA PAGO DE IMPUESTOS, FLETES, GASTOS ADMINISTRATIVO AUTORIZACION DE PAGO DE IMPUESTOS RECIBIMIENTO DE FACTURAS ORIGINALES B 24 B CERTIFICACION DE CHEQUES ENVIO DE CHEQUES AL AGENTE ADUANAL PARA PAGO DE IMPUESTOS Y DEMAS GASTOS, ASÍ COMO LA FACTURAS ORIGINALES. PAGO DE IMPUESTOS Y GASTOS ADMINISTRATIVOS QUE INCURRE LA MERCADERIA TRASLADO A DISZASA DE LA MERCADERIA RECIBIMIENTO DE LA MERCADERIA EN DESPACHO, REVISION FISICA C 25 C TRASLADO DEL PRODUCTO A LA ZONA CORRESPONDIENTE DENTRO DE LA BODEGA DE DISZASA. TRASLADO DE DOCUMENTOS DE PAGOS DE IMPUESTOS, FLETES, SEGUROS, GASTOS, INGRESOS FISICOS, ETC AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. RETACEO DE COSTOS EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. TRASLADO DE FORMULARIO DE INGRESO DE PRODUCTO DE CONTABILIDAD AL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS. INGRESO AL SISTEMA DEL PRODUCTO PARA SU VENTA. 26 3.0 CREDITOS A CLIENTES Las condiciones de crédito son establecidos por la Gerencia General, según la naturaleza de éstas. a) Los límites de créditos son autorizados por el comité respectivo. b) Los límites de créditos son revisados 2 veces en el año. c) Los límites de pago por ventas al crédito no excede los 30 días calendario, salvo excepciones que determine la Gerencia General (Supermercados y Clientes especiales). d) Se debe notificar a los clientes que revisen el producto contra factura al momento de recibirlo, ya que después de aceptada la mercadería por éste no se aceptan devoluciones. e) No se factura ningún pedido si el cliente posee mora por más de 20 días 27 4.0 TIEMPO DE IMPORTACION DE PRODUCTOS A LA BODEGA NOMBRE DEL PROVEEDOR S.C. Johson PAIS IMPORTACION Costa Rica TIEMPO Guateplast Guatemala 5 días Eveready Co. Costa Rica 7 días Sardimar Costa Rica 7 días Copamex Mexico 10-12 días Sancela México 10-12 días Olmeca Guatemala 5 días United Distillers Francia, Finlandia 1 mes Calvet Francia 1 mes Musun Nicaragua 5-6 días New Zeland Products Guatemala 5 días 7 días 28 5.0 PROYECCION DE VENTAS La técnica que se utiliza para hacer las proyecciones en DISZASA es el promedio móvil simple por el tipo de productos que manejan y a éste le ponen un porcentaje de crecimiento previamente hablado con el respectivo proveedor. Cada Gerente de Marca hace sus proyecciones del año el cual pasa una copia a la Gerencia de Ventas y el consolida todas las marcas y éste a la vez lo presenta a la Gerencia General para autorización. 29 28 28 CAPITULO II: MARCO TEORICO 2.1 CONCEPTOS DISEÑO: Es la actividad creativa y técnica encaminada a idear productos útiles. (1) SISTEMA: Conjunto de elementos que ordenadamente relacionados entre si contribuyen a un determinado objetivo. (2) ADMINISTRACION: Es el proceso de planificación, organización, dirección y control de trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas. (3) FACTURACION: Ventas totales que realiza una determinada empresa durante un periodo deducidos de impuestos. (4) ESTRATEGIA: Técnica y conjunto de actividades destinadas a conseguir un objetivo. (5) 1. 2. 3. 4. 5. www.elmundo.es/diccionarios/ Idem 1. Administracion. Prentice Hall Idem 1. Idem 1. 32 JUSTO A TIEMPO: Es una estrategia que busca que los clientes sean servidos justo en el momento preciso, exactamente en la cantidad requerida, con productos de máxima calidad y mediante un proceso de producción que utilice el minino de inventario posible y que se encuentre libre de cualquier despilfarro o costo innecesario.(6) EMPRESA: Entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de producción y dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestaciones de servicio con fines lucrativos. (7) DISTRIBUIDORA: Intermediario entre el productor y el detallista de un producto. (8) 2.2 PROPOSITO DEL “JUSTO A TIEMPO” El propósito de la estrategia “Justo a Tiempo” es reducir los inventarios y mejorar los procesos, así también mejorar el servicio que se le da al cliente. Con ésta estrategia se logra la producción o entrega de los elementos necesarios, en la cantidad necesaria y en el momento necesario. Es decir hay que comprar o producir lo que se necesita y cuando se necesita. El Justo a tiempo tiene como propósito: 6. www.eafit.edu.co/revista/117/sarache.pdf 7. www.elmundo.es/diccionarios/ 8. Idem 7. 33 Eliminar existencias innecesarias Reducir costos de almacenamiento Responder a la demanda de los clientes 2.3 BENEFICIOS DEL “JUSTO A TIEMPO” * Enfatizar las mejoras a los procesos: Busca la eficiencia que nos ayude a realizar de la mejor manera posible los procesos. Simplificar operaciones: Trata de eliminar aquellas operaciones que se pueden obviar, para hacer los procesos más simples y eficientes. Eliminar desperdicios: Busca que cada parte de la organización tenga equilibrio y sincronización con los flujos internos de los procesos. Flexibilidad basada en mejorar el tiempo de reacción. Trata que los procesos no sean rígidos y que se puedan cambiar de una manera que ayuden al buen desarrollo del proceso dentro de una situación. * Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 34 Calidad Inventario ocioso Productividad Tamaño de lotes Servicio Tipo de entrega Flexibilidad Espacio La estrategia “Justo a Tiempo” ayuda a la empresa a que tenga mayores grados de calidad, productividad, servicio y flexibilidad en sus procesos y operaciones, bajando así su inventario ocioso, tamaño de lotes, tiempos de entrega y espacios. 2.4 SIETE PRINCIPIOS DEL “JUSTO A TIEMPO” 1. Igualar oferta y demanda 2. El peor enemigo: el desperdicio 3. Continuo, no por bultos 4. Mejorar constantemente 5. Primero el ser humano 6. Sobreprotección = Ineficiencia 7. No vender el futuro 2.4.1 IGUALAR OFERTA Y DEMANDA * No importa de qué color o sabor lo pida el cliente, aprenderemos a distribuirlo como se requiera, con un tiempo de entrega cercano a cero. * Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 35 La demanda real, es la cantidad de artículos que el cliente necesita, cuando realmente los necesita y con la calidad que los necesita. En el mundo real, los clientes ya están acostumbrados a que se les surta en cierta cantidad y cada “X” tiempo; pero ésto no quiere decir que no les podría convenir más reducir ambos, cantidad y tiempo. Inventarios más pequeños son más liquidez y mejor salud financiera. Si eficientaramos al grado de reducir mucho nuestro tiempo de entrega, podríamos reducir inventarios en la misma proporción ya que la razón de ser del inventario es estar preparado para distribuir, y si vamos a producir sólo lo requerido por la demanda real, no necesitaríamos tanto stock. En la situación actual de la distribuidora está desequilibrada ya que la demanda que tiene no es igual a la oferta ya que hay circunstancia en que el producto no es suficiente para suplir la demanda por lo que se tiene descontento de parte de los clientes. 2.4.2 EL PEOR ENEMIGO: DESPERDICIO * Concepto del Desperdicio*: Cualquier actividad que no agregue valor al producto o servicio. CAUSAS DEL DESPERCIO: Desbalanceo entre trabajadores – procesos: Actualmente la empresa no carece de falta de personal, pero hay procesos que se podrían mejorar con éste personal. * Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 36 Problemas de calidad: La distribuidora no posee problemas de calidad, ya que los productos que distribuye son de alta calidad aceptada por los clientes Mantenimiento preventivo insuficiente: La distribuidora no posee. Gente de más o de menos, etc.: La empresa posee el personal suficiente para sus labores diarias. 2.4.3 CONTINUO, NO POR BULTOS* Distribuir sólo las unidades necesarias, en las cantidades necesarias, en el tiempo necesario. Las dos tácticas para lógralo son: a) Tener tiempos de entrega muy cortos: Para esto, la estrategia del “Justo a Tiempo” maneja la relación entre tiempo de entrega y tamaño del lote. Velocidad de producción (inventario) = velocidad de consumo Flexibilidad = poder cambiar de un modelo a otro, de un producto a otro, rápidamente. En la distribuidora no se maneja un equilibrio con respecto a esta táctica ya que tiene tiempos que los inventarios no son igual al consumo. b) Eliminar los inventarios innecesarios: * Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 37 No se trata de quedarnos sin inventarios, el asunto es fijar metas al respecto. La distribuidora no lo practica. META DE REDUCCION DE INVENTARIOS El material siempre estará Moviéndose trabajándose en vez de agregándole valor ESTAR OCIOSO, ESPERANDO, ACUMULANDO COSTO 2.4.4 MEJORAR CONSTANTEMENTE* La sabiduría popular nos dice que a mayor calidad de un producto más alto será su costo. Esto es cierto pero solo hasta cierto punto, ya que llega el momento de que no se puede mejorar más la calidad, sino los procesos, y un mejor proceso, si es más barato, porque habrá menos desperdicio, problemas y retrabajos. La búsqueda de la mejora debe ser constante, tenaz y perseverante paso a paso. * Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 38 La distribuidora siempre está en constante movimiento y crecimiento por lo que siempre busca ésta mejora a través de cambios que puedan mejorar sus procesos para alcanzar las metas propuestas año con año. 2.4.5 PRIMERO EL SER HUMANO* La gente es nuestro activo más importante, al saber ésto nos ayuda a: Reducir el miedo a la productividad, practicando la apertura y confianza Gente multifuncional Necesidad de empleos estables Mayor soporte del personal. La distribuidora actualmente cuenta con personal calificado, con sueldos competitivos y prestaciones laborales buenas para mantener la estabilidad del personal dentro de la empresa. 2.4.6 SOBREPROTECCION = INEFICIENCIA* La estrategia “Justo a Tiempo” saca a flote el límite de nuestra capacidad, colocando a toda la gente, equipo y materiales en un estado de atención uniforme. * Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 39 Eliminación de los stocks en la estrategia “Justo a Tiempo” adelgaza el sistema, eliminando o reduciéndolo. Inventario de seguridad Movimientos innecesarios Factor de desperdicio Por si acaso Tiempos de espera Retrabajos. La distribuidora actualmente no aplica este principio. 2.4.7 NO VENDER EL FUTURO* Las metas actuales tienden a ser a corto plazo. Hay que revaluar los sistemas de medición del desempeño. Sistema de planeación “Justo a Tiempo” Plan a largo plazo Comienza con un pronóstico Largo alcance Nuevos productos, mercados, plantas. Plan de Inventarios Por familias A un año Niveles de inventario, mano de obra. Programa maestro 3 – 6 meses Para distribuir recursos. * Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 40 La distribuidora en éstos momentos no posee un plan de trabajo definido a largo plazo en el proceso de facturación de la empresa. 2.5 COMPRAS “JUSTO A TIEMPO”* En la mayoría de las empresas se considera que el mejor método de compras es poner a competir a los posibles proveedores en base a los precios, plazos y condiciones que cada uno ofrece por los bienes o servicios solicitados. La estrategia “Justo a Tiempo” considera que lo importante para la empresa es que los productos comprados cumplan exactamente con el objetivo que se espera de ellos. La estrategia ofrece el nuevo método para compras basado en un lote económico calculado para minimizar los costos de compra y almacenamiento lo que implica tener un almacén donde guardar los productos para un cierto periodo y, cuando éste llegue al punto de reorden, debe comprarse un nuevo lote económico para reponer el inventario. Actualmente la distribuidora hace sus compras de una manera poca ordenada porque no posee un modelo determinado para la compra de todos los proveedores, ya que para cada uno de ellos se tiene una estructura de compra diferente, no se tiene un formato único para todos los proveedores. “Justo a Tiempo” identifica desperdicios en el proceso de compra en una serie de elementos que no generan valor al producto como son: * Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 41 Una orden de compra Una enmienda en la orden de compra Las remisiones y los informes de recibos y las facturas La inspección Los recuentos Ninguno de éstos elementos agregan valor al producto y, sin embargo, forman parte de los mecanismos de control entre el comprador y el vendedor. El objetivo de las compras “Justo a Tiempo” es eliminar este tipo de desperdicios. “Justo a Tiempo” establece relaciones duraderas y beneficiosas entre el comprador y proveedores. Esta relación contiene cuatro elementos: Largo plazo Mutuo beneficio Menos proveedores Mejores proveedores 2.6 EL “JUSTO A TIEMPO” Y LOS PROVEEDORES* Un aspecto crítico del “Justo a Tiempo”, es el desarrollo de estrechas relaciones de trabajo con los proveedores, “Justo a Tiempo” esta hecho para pocos proveedores quienes tenga capacidad de entregar productos de alta calidad en cantidades pequeñas y a tiempo. Un proveedor trabajando en esta técnica demanda de buenas relaciones de trabajo, diferentes de las tradicionales relaciones opuestas que son comunes en el mundo de los negocios. * Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 42 Todo ésto demanda esfuerzos adicionales que no regresan inmediatamente; un distribuidor debe demostrar a sus proveedores que en éste largo camino ellos también resultaran beneficiados con el “Justo a Tiempo”, los proveedores podrán hacerse más competitivos y crear una clientela fiel. La relación que actualmente posee la distribuidora con sus proveedores es muy buena. Cada una de las partes ha buscado siempre el mejor camino para que el producto que se distribuya tenga los objetivos deseados por ambas partes. 2.7 INTERVENCION DE LOS EMPLEADOS* La intervención de los empleados es de suma importancia, ya que éstos interactúan directamente con el flujo y calidad de los procesos de distribución. Esta intervención representa una fuente potencial para poder solucionar los problemas de distribución y es unos de los requisitos previos para la eliminación del desperdicio. Cada miembro desde el personal obrero hasta los más altos ejecutivos, tienen una función que cumplir en la disminución del desperdicio. La única manera de resolver los múltiples problemas surgidos en un sistema de distribución es asegurando la participación de todos los empleados y miembros de la organización. * Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 43 2.8 1. 2. CINCO PASOS PARA MEJORAR LA CALIDAD DEL SERVICIO * Definir fronteras del proceso o procesos. - Resolver primero el problema más importante - Procesos que involucren al problema a atacar Definir detalladamente los pasos u operaciones - Cómo y con qué características se debe proporcionar el servicio Requerido. 3. 4. Definir los puntos críticos y de control - En dónde y qué hay que verificar - Promover el autocontrol y auto motivación Establecer acuerdos clientes – proveedor - En un papel plasmar los requerimientos que comprometen a todas las partes. 5. Auditar los procesos y mantener los procesos como lo acordado - Actitud positiva hacia las auditorias - Énfasis en la planeación * Gutiérrez Garza, Gustavo “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4 edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. 44 CAPITULO III: INVESTIGACION DE CAMPO 3.1 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION 3.1.1 Objetivo General: Identificar los problemas que tiene DISZASA en su sistema de facturación actual y, la disposición que tendría para implementar la metodología del “Justo a Tiempo” con el fin de optimizar los procesos para la facturación. 3.1.2 Objetivos Específicos: Conocer sí la Gerencia General de DISZASA estaría dispuesto a implementar la metodología “Justo a Tiempo” en el sistema de facturación de la empresa. Conocer la opinión de los niveles gerenciales de DISZASA sobre los beneficios que se obtendrían al implementar la metodología “Justo a Tiempo” en el sistema de facturación. Identificar los principales problemas que tiene DISZASA que dificultarían la implementación de la metodología “Justo a Tiempo” en su sistema de facturación. 45 3.2 HIPOTESIS DE LA INVESTIGACION 3.2.1 Hipótesis General: A mayor conocimiento de la metodología “Justo a Tiempo” en DISZASA, habrá mayor aceptación de ésta en el sistema de facturación. 3.2.2 Hipótesis Específicas: A mayor grado de conocimiento de la metodología del “Justo a Tiempo” en DISZASA, mayor será el grado de aceptación para la implementación de ésta metodología. Los niveles gerenciales de DISZASA estarían dispuestos a implementar la metodología del “Justo a Tiempo “como un aspecto beneficioso en el sistema de facturación en donde no se encuentren faltantes ni demoras en el proceso. El actual sistema de facturación de DISZASA no generará mayores problemas que dificulten la implementación de la metodología del “Justo a Tiempo”. 46 3.3 METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION El método utilizado para realizar la investigación fue la entrevista usando como herramienta un cuestionario que se paso a los empleados que forman parte del sistema de facturación de DISZASA así como también clientes y proveedores con el propósito de lograr los resultados previstos en los objetivos del siguiente trabajo. 3.3.1 Población a Investigar: Nuestro universo estará conformado por todas las personas involucradas en el sistema de facturación dentro de la distribuidora DISZASA y los clientes y proveedores que forman parte de esta. 3.3.2 Diseño de la Muestra: La muestra de los empleados de DISZASA se obtuvo de las siguientes personas que están involucradas en el sistema de facturación: 1 Gerente de Operaciones 1 Gerente de Ventas 1 Gerente de Créditos 1 Gerente de Computo 7 Gerentes de marca 1 Jefe de Bodega 5 Jefes de Zona 47 2 Encargados de Despacho 17 Vendedores. TOTAL 36 Personas. Para obtener la muestra de los clientes se utilizó la fórmula siguiente: n= Z2 * P * Q * N (N – 1) * E2 + Z2 * P * Q Donde: P = Porcentaje de ocurrencia del evento, es decir, que representa el valor porcentual de que el evento se esté dando. Q = Porcentaje de no ocurrencia del evento, es decir, que representa el valor porcentual de que el evento no se esté dando. El porcentaje de no ocurrencia se calcula así: Q = 1- P E = Error muestral, surge por lo posibles errores que lleve la muestra entre ellos están encuestas borrosas, encuestas anuladas, errores por parte del encuestado y / o encuestador. Se consideró el error muestral del 10%, para que la muestra sea confiable. Z = Valor crítico correspondiente a un coeficiente de confianza con el cual se desea hacer la investigación de campo. Se obtiene a partir del porcentaje de confianza que el grupo de investigación estima conveniente; este porcentaje es dividido entre dos y luego se obtiene el valor final a través de la tabla de áreas bajo la curva normal de 0 a Z. N = Es la población total en estudio. 48 n = Es la muestra de la población total, es decir, que es el total de personas a cuestionar sobre la problemática del sistema de facturación de DISZASA DE C.V. A continuación se detallan los parámetros que se consideraron en el cálculo de la muestra de la población: • P = 0.50 • Q = 0.50 • E = 0.10 • El coeficiente de confianza es del 95%, entonces Z = 0.95 / 2 Z = 0.475 Posteriormente, se revisa en la tabla del área bajo la curva normal tipificada de 0 a Z, el valor de Z = 0.475 y el dato obtenido fue de Z = 1.96 (ver Anexo) • La población utilizada es la del mes de Enero del año 2,003, la que corresponde a 1,065 clientes insatisfechos, por lo tanto: N = 1,065 clientes La muestra de clientes insatisfechos a encuestar es la siguiente: n= (1.96)2 * (0.50) * (0.50) * (1,065) [(1,065 – 1) * (0.10)2 ] +[(1.96)2 * (0.50) * (0.50)] 49 n =88 En la muestra de proveedores se tomaron a 6 por mayor realizar la accesibilidad para entrevista, pues la mayoría tienen sus sedes fuera del país y son difíciles de contactarlos. 3.3.3 RESULTADOS DE LA INVESTIGACION Con el análisis de los datos obtenidos se estableció la situación actual del Sistema de Facturación de DISZASA, así como la percepción de los clientes y proveedores de dicho sistema. Los datos son presentados de la siguiente manera: • Cada pregunta que se le formuló a los empleados de DISZASA. • El objetivo de cada pregunta • Un cuadro donde se presentan las alternativas de la pregunta formulada, el número de empleados que escogieron esa alternativa y el porcentaje que se obtuvo de cada alternativa. • Presentación gráfica • Conclusión 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 3.4 LIMITACIONES DE LA INVESTIGACION Para la realización de la presente investigación se tuvieron las limitaciones siguientes: CONTENIDO. El tema comprenderá todos los aspectos relacionados con la metodología del “Justo a Tiempo” y su adaptación en DISZASA. TEMPORAL. Se ha considerado estudiar los efectos de la metodología del “Justo a Tiempo” durante el año 2002. ESPACIAL. La investigación se realizará en DISZASA ubicada en la 17 Av. Sur y 14 Calle Oriente, Santa Tecla, Depto. de la Libertad. UNIDAD DE OBSERVACION. La investigación esta orientada a todos los involucrados en el proceso de facturación de DISZASA. ( empleados, clientes y proveedores ) 84 CAPITULO IV: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4.1 CONCLUSIONES El problema de facturación que actualmente posee DISZASA de CV. le está ocasionando: 1) lentitud en el despacho, 2) insatisfacción de muchos clientes y 3) deficiencia de inventarios. Así lo opina el 82% de los encuestados. (Pregunta # 2 de la encuesta, ver anexo 1) El 100% de los entrevistados consideran que al implementar la metodología del “Justo a Tiempo” se mejorará el servicio al cliente, ya que éste es fundamental para el éxito de una compañía respecto a su competencia, la insatisfacción por parte del cliente origina deterioro de la imagen del producto, devoluciones, quejas, reducción de pedidos, que al final se traducen en menos ingresos para la compañía. (Pregunta # 8 de la encuesta, ver anexo 1) Es importante que la capacitación y orientación de la metodología del “Justo a Tiempo “ sea dirigida a todos los involucrados en el proceso de facturación, así lo opinó el 100% de los entrevistados; y deberá contener la finalidad y los beneficios que se obtendrán al aplicar dicha metodología. (Pregunta # 12 de la encuesta, ver anexo 1) 85 El 100% de los entrevistados consideran que DISZASA de C.V está en la disposición de proporcionar todos los recursos necesarios para implementar la metodología del “Justo a Tiempo”. (Pregunta # 6 de la encuesta, ver anexo 1) El 74% de los entrevistados consideran de que al implementar la metodología del “Justo a Tiempo” se obtendrán los beneficios de rapidez en la facturación mejor control de inventarios y entregas inmediatas. (Pregunta # 14 de la encuesta, ver anexo 1) El 81.81% de los clientes entrevistados consideran al servicio de despacho de DISZASA entre bueno y malo ( cuadro No. 26 ver anexo 2 ) El 83.33% de los proveedores entrevistados no han tenido problemas de abastecimiento a DISZASA ( Cuadro No. 33 ver anexo 3 ) El 60.78 % de los empleados entrevistados consideran que las mayores dificultades para implementar la metodología del “Justo a Tiempo” son la resistencia al cambio y el sistema de despacho. ( Pregunta # 7 de la encuesta, ver anexo 1) 86 4.2 RECOMENDACIONES. Es necesario mejorar el sistema de facturación de DISZASA, para ello se recomienda la implementación de la metodología del “Justo a Tiempo”, de ésta forma se minimizarán los problemas de lentitud en el despacho, la insatisfacción de los clientes y la deficiencia de inventarios. Para mejorar el servicio al cliente es urgente implementar la metodología del “Justo a Tiempo”, ya que ésta enfatiza en mejorar los procesos, simplificar operaciones, eliminar desperdicios y mejorar el tiempo de reacción. Es necesaria la capacitación sobre la metodología del “Justo a Tiempo” y que esté diseñada bajo un programa que comprenda a todo el personal involucrado en el sistema de facturación, enfatizando el cambio que los empleados deberán afrontar. Para implantar la metodología del “Justo a Tiempo” en DISZASA, se requiera que esta facilite el acceso a todos sus recursos tanto humanos, económicos, materiales y tecnológicos; con la finalidad de maximizar los recursos que actualmente posee la empresa y así ser más competitivos dentro del mercado. 87 La implementación de la metodología del “Justo a Tiempo” en el sistema de facturación, es necesaria para lograr una mejor coordinación de los diferentes departamentos que participan en dichos sistema, lo cual proporcionará una rapidez en la facturación y ahorro en recursos económicos, ya que se eliminan procesos, retrabajos, inventarios ociosos y quejas de los clientes. Para mejorar el servicio de despacho en DISZASA, es necesario la implementación de la Metodología del “Justo a Tiempo “ , ya que ésta no permite demoras y busca la satisfacción del cliente, efectuando las entregas en el momento y tiempo en que el cliente los necesita. Al implementar la Metodología del “Justo a Tiempo “, es de vital importancia mantener una relación de trabajo más cercana con los proveedores, para evitar desabastecimientos y obtener mejores beneficios mutuamente. Para implementar la metodología del “Justo a Tiempo” se requerirá establecer con claridad políticas de capacitación y personal, para vencer la resistencia a los cambios que muchos empleados podrían tener a las mejoras que la distribuidora quiere llevar a cabo; esto beneficiara a la distribuidora y en especial al sistema de despacho ya que el personal conocerá cual es el rol del “Justo a Tiempo” y el empleado en dicho sistema. 88 CAPITULO V: PROGRAMA DE IMPLEMENTACION OBJETIVO DEL PROGRAMA DE IMPLEMENTACION Proporcionar a DISZASA un programa de implementación de la metodología del “Justo a Tiempo” con todos los detalles y conocimientos suficientes, para permitir a la empresa evaluar rápidamente su sistema de facturación y así mejorar la competitividad en el mercado. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN Para llevar a cabo la implementación de la metodología del Justo a Tiempo, es necesario establecer un plan de implementación que defina las actividades básicas a desarrollar, tiempo de ejecución y el costo de cada etapa de dicho plan, el cual se detalla a continuación: Actividades básicas • Capacitación del personal • Instalación y compra del equipo • Elaboración de formularios • Definición de área de planeación • Definición de área de programación • Definición de área de control • Prueba piloto • Monitoreo o seguimiento • Sistema en función • Monitoreo o seguimiento 89 90 5.1 PROCESO DE INICIACION La metodología del “Justo a Tiempo” es nueva en empresas distribuidoras de productos alimenticios de El Salvador. Actualmente, el proceso experimenta un cambio significativo, a medida que las presiones competitivas, las innovaciones tecnológicas y los adelantos en las comunicaciones se combinan para demostrar el potencial comercial de la metodología del “Justo a Tiempo”. En primer lugar se seleccionara al grupo que forma parte de la primera capacitación que en éste caso serán aquellas personas que estén encargadas de proceso de facturación que son las siguientes: Gerente General Gerente de Operaciones Gerente de Comercialización Gerente de Venta Gerentes de Marcas Gerente de Sistemas Gerente de Bodega Se les invitará a través de un memorando firmado por la Gerencia General y que será entregada una copia a cada participante, indicando la fecha y las horas previstas de dicha capacitación. La persona encargada de la capacitación tendrá que cumplir con el siguiente perfil: Ser una persona con experiencia en la metodología del “Justo a Tiempo” Con capacidad de enseñanza 91 Con facilidad de habla Que conozca el mercado Salvadoreño. Para seleccionar el facilitador, éste será buscado primeramente en el sector salvadoreño a través de las instituciones que apoyan y fomentan la capacitación, tales como INSAFORP, FEPADE, Cámara de comercio e Industria de El Salvador, ASI. Una vez seleccionadas al menos tres personas, serán entrevistadas por la Gerencia General, ya que es ésta la que tendrá el poder de decisión de contratar a la persona más idónea para dar la capacitación a la empresa en la metodología del “Justo a Tiempo”. 5.1.1 MODIFICACION DEL PROCESO DE FACTURACION Normalmente la metodología del “Justo a Tiempo” requiere un cambio en la estructura de algunos procesos, buscando así la optimización de toda la organización, que en éste caso sería el proceso de facturación. Para orientar el cambio, el distribuidor debe basarse en la información obtenida al evaluar su organización. Como se vio ya anteriormente el sistema de facturación de DISZASA tiene ciertos vacíos con los cuales se tiende a retrasar dicho proceso, los cuales radican en tener la certeza que el inventario que se venda exista realmente y poder ver que otra dificultad pueda encontrar en este camino como cuestiones de crédito de los clientes y tratar la manera de eliminar algunos pasos. Para modificar el proceso de facturación se proponen los siguientes pasos: 92 PASO No. 1: Tomando las proyecciones de ventas (utilizando el método estadístico móvil simple con variante) y los inventarios existentes, se determinarán las cantidades a pedir verificando los precios de compra. El encargado será cada gerencia de marca, así como también el gerente de ventas y mercadeo. PASO No. 2: Se elaborará orden de compra para el proveedor, con su respectiva firma autorizada: (ver orden en anexo 4) Una copia al proveedor Una copia al departamento de importaciones de DISZASA. Se notifica del pedido a bodega. (A través de E-mail interno y copia de Pedido) PASO No. 3: Los pasos de importación a partir de éste punto continuarán igual ya que no se encontraron mayores problemas para la distribuidora en esta área. (ver páginas 17-18-19) PASO No. 4: Para agilizar el sistema de facturación los vendedores contarán con máquinas portátiles (handhelds ver anexo 5) para hacer sus pedidos desde el almacén del cliente cuando sean pedidos de suma urgencia, ya que 93 siempre se contará con las facturaciones normales, porque hay clientes, como los supermercados que entregan orden de compra y fecha en los cuales se tiene que despachar el producto. Estas máquinas también buscarán ayudar al vendedor a estar conectado con el sistema de DISZASA para que puedan ver los inventarios que posee la empresa y así poder con mayor seguridad vender el producto al cliente ya que se podrán observar la existencias de los mismos; por otra parte tendrán la ventaja de ver la situación del cliente con respecto a su crédito. 5.1.2 DISEÑO DEL SISTEMA DE FACTURACION UTILIZANDO LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO”. Con éste sistema se pretende ayudar a mejorar el sistema de facturación y maximizar los recursos con que cuenta la distribuidora, se buscará también tener un mejor control de todos éstos procesos para evitar en la medida de lo posible errores que puedan afectar la venta y por ende mejorar la atención al cliente y tener una buena relación con los proveedores. Se definirán funciones en cada uno de los procesos para mantener el control adecuado del proceso de facturación. A continuación se presentan los procesos y funciones para la mejora del sistema de facturación de la distribuidora: Tomando las proyecciones de ventas (utilizando el método estadístico móvil simple con variante) y los inventarios existentes, se determinarán las cantidades a pedir verificando los precios de compra. El encargado será 94 cada gerencia de marca, así como también el gerente de ventas y mercadeo. Con éste paso se pretende tener un mejor control o panorámica de cada producto y la demanda que éste posee. SISTEMA ACTUAL No existe tal cuadro en el que reflejan todos éstos datos, cada quien lo hace como más le conviene, no hay un formato único. PROPUESTA Formato único para todas las marcas que posee DISZASA donde se reflejan días de inventario y ventas presupuestadas y los promedios de venta que han venido teniendo en los últimos 3 meses. MERCADEO Cada Gerente de Marca analizará por medio de su presupuesto y los promedios que tiene de venta e inventarios; estructurará un cuadro (ver cuadro Pág. 96) en el cual se reflejen todos éstos datos con el fin de verificar los días de inventario, así como la proyección que se tiene para ése mes con el fin de hacer un pedido acorde con la expectativas que se poseen. A ésto se anexarán las promociones o incentivos que se tendrán para alcanzar las metas propuestas. 95 CUADRO DE GERENCIA DE MARCA PARA ELABORACION DE PEDIDO BIC CENTROAMERICA PEDIDO AGOSTO DEL 2002 PAIS: EL SALVADOR RESPONSABLE: RUBEN EVANGELISTA PREPARADO: RUBEN EVANGELISTA FECHA: 16 DE JULIO 2002 EN UNIDADES PROVEEDOR: NO SABE FALLAR ( BIC MEXICO) CODIGO 11245 11246 11247 11248 12942 90825 90826 DESCRIPCION BOLIGRAFO MEDIANO AZUL CAJ-12 UND + DIAMANTE BOLIGRAFO MEDIANO NEGRO CAJ-12 UND + DIAMANTE BOLIGRAFO MEDIANO ROJO CAJ-12 UND + DIAMANTE BOLIGRAFO MEDIANO VERDE CAJ-12 UND + DIAMANTE BOL. MEDIANO SURTIDO 4 + 1 LAPIZ FREE BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. AZUL BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. NEGRO PEDIDO VENTA PROM. VENTA AGOSTO 2002 AGOSTO 2001 PM3 DIAS DE INV 1,152,000 1,145,000 1,150,000 31 1,152,000 1,145,000 1,150,000 30 864,000 860,000 859,000 31 72,000 70,000 71,000 30 60,000 58,000 58,620 29 12,000 10,500 11,250 30 7,250 6,500 6,600 27 PROMOCIONES E INCENTIVOS A LOS VENDEDORES: ~ Descuento adicional de un 3% al bolígrafo clásico + diamante, cargada a la provisión de marca ~ Por cada 100 docenas en venta de bolígrafo mediano de cualquier color el vendedor recibirá $10.00 ~ Publicación del bolígrafo bolsa de 2 unidades en el supermercados Selectos FIRMA DEL GERENTE DE VENTAS FIRMA DEL GERENTE DE MARCA 96 VENTAS El Gerente de Venta se encargará de verificar el cuadro con la información proporcionada por el Gerente de Marca, para analizar el pedido que se pretende efectuar que esté acorde con la realidad, así como también revisar las promociones e incentivos que se le proporcionarán para realizar ésa venta. (Ver pagina 96) Ya cumplido éste paso se procederá a firmar de autorizado el pedido por ambas partes y se entregarán las copias respectivas al proveedor y al departamento de bodega e importaciones. En caso de que no se llegue a un acuerdo entre el Gerente de Ventas y el Gerente de Marca se procederá a presentarlo a la Gerencia General para la autorización o rechazo del pedido. Se elaborará orden de compra para el proveedor, con su respectiva firma autorizada: (ver cuadro en anexo 4) Una copia al proveedor Una copia al departamento de importaciones DISZASA PROVEEDOR El proveedor recibirá su orden de pedido por parte del distribuidor y procederá a la producción o a la preparación del pedido. (Ver pagina 96) 97 IMPORTACIONES El encargado de importaciones recibirá la copia del pedido debidamente autorizado como respaldo y comprobación del pedido a la hora que el proveedor mande la copia de la factura para el costeo del producto para impuestos y fletes. BODEGA El encargado de bodega recibirá su copia del pedido autorizado. Facturación por medio del vendedor VENTAS Se proveerán a los vendedores de máquinas portátiles, ya que no poseen en éste momento en la distribuidora éste tipo de máquinas, (PC de bolsillo ver anexo 5) para que ellos puedan ver inventarios reales y el tipo de crédito del cliente, para agilizar el proceso de facturación ya que hay clientes que necesitan urgentemente los pedidos. Esto ayudará a que el vendedor venda productos con existencias reales y ofrecerle un mejor servicio al cliente. Con ésto se pretende: a) ser más ágiles y responder de inmediato a las expectativas de los clientes. b) recortar ciertos pasos del sistema de facturación actual. 98 Como se presenta en el siguiente gráfico. VENDEDOR TOMA PEDIDO AL CLIENTE (A TRAVES DE HOJA DE PEDIDO) ENTREGA DE PEDIDO AL SUPERVISOR DE PARTE DEL VENDEDOR SUPERVISOR CHEQUEA Y AUTORIZA PEDIDOS Eliminación de estos pasos SUPERVISOR PASA PEDIDO A CREDITOS con propuesta “Justo a Tiempo” al sistema actual de factura- CREDITOS CHEQUEA MOROSIDAD DE CLIENTES Y DESCUENTOS ESPECILES SI EL CLIENTE SE ENCUENTRA EN MORA SE CANCELA EL PEDIDO ción. CREDITOS ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE DIGITACION LOS PEDIDOS DIGITACION DE PEDIDOS 99 El sistema de facturación con la utilizando la metodología del “Justo A Tiempo” quedará de la siguiente manera: VENDEDOR TOMA PEDIDO AL CLIENTE (A TRAVES DE PC DE BOLSILLO) EL DPTO DE DIGITACION ENVIA CONSOLIDADO DE FACTURAS A BODEGA BODEGA RECIBE CONSOLIDADO DE FACTURACION Y CALSIFICA PARA LAS DIFERENTES ZONAS ENVIO DE CONSOLIDADO A LAS DIFERENTES ZONAS DE LA BODEGA PREPARACION DEL PEDIDO FACTURADO ENVIO DEL PRODUCTO DE LAS RESPECTIVAS ZONAS A LA ZONA DE DESPACHO REVISION DEL PRODUCTO DE LA FACTURACION QUE VA SER DESPACHADA DESPACHO DEL PRODUCTO A LOS CLIENTES 100 Despacho del producto Con relación a despacho se tendrán que contratar 10 camiones para entregas en temporadas altas, ya que DISZASA carece de camiones para repartición. 5.1.3 RELACIONES CON LOS PROVEEDORES Mantener buenas relaciones con los fabricantes o proveedores es de suma importancia para aplicar la metodología del “Justo a Tiempo”. Se exigirán productos de alta calidad, en cantidades más pequeñas y entregadas de manera oportuna. Esto implicará que se tendrán compromisos a largo plazo y se deberá proporcionar pronósticos precisos. 5.1.4 CAPACITAR AL PERSONAL EN LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO” Para implementar la metodología del “Justo a Tiempo”, la capacitación sobre ésta debe comenzar desde los ejecutivos de alto nivel: Gerente General Gerente de Operaciones Gerente de Comercialización Gerente de Venta 101 Gerentes de Marcas Gerente de Sistemas Gerente de Bodega Los cuales por la posición dentro de la organización tienen la capacidad de tomar decisiones muy importantes que involucren a toda la empresa. La capacitación deberá ser impartida por una persona conocedora del medio que será contratada específicamente para ésto, se impartirá por módulos que se detallan a continuación. MODULOS DE LA CAPACITACION MODULO I: BENEFICIOS DE LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO” VRS CALIDAD TOTAL Y LA REINGENIERIA. OBJETIVOS GENERALES: A) Conocer las características principales y los beneficios de la metodología del “Justo a Tiempo”. B) Sensibilizar a la alta Gerencia con poder de decisión, acerca de la necesidad de implementar la metodología del “Justo a Tiempo” en el proceso de facturación de DISZASA. 102 PROPÓSITO DE LA CAPACITACION Al finalizar el presente módulo, la alta Gerencia pueda diferenciar las ventajas que ofrece la metodología del “Justo a Tiempo” con respecto a otros métodos de productividad y administración existente OBJETIVOS ESPECIFICOS A) Capacitar a la Alta Gerencia en la metodología del “Justo a Tiempo”, La Calidad Total y la Reingeniería B) Demostrar que el “Justo a Tiempo” es la metodología más adecuada para implementarla en el proceso de facturación. PERFIL DEL MODULO Objetivo del Módulo I: Dar a conocer las características principales y los beneficios del “Justo a Tiempo”, así como sensibilizar a la Alta Gerencia para implementar la metodología del “Justo a Tiempo” en el proceso de facturación. 103 Temas: Los temas están enfocados a capacitar a la Alta Gerencia en el “Justo a Tiempo”, La Calidad Total y la Reingeniería, para demostrar que es el “Justo a Tiempo” la metodología más adecuada. Dirigido a: Gerente General, Gerente de Operaciones, Gerente de Comercialización, Gerente de Ventas, Gerentes de Marcas, Gerente de Sistemas, y Gerente de Bodega. Contenido del módulo: ¿Cuál es el proceso de facturación actual en DISZASA? ¿Qué es el “Justo a Tiempo”? ¿Qué es Calidad Total? ¿Qué es Reingeniería? Propósito del “Justo a Tiempo” Propósito de Calidad Total Propósito de Reingeniería ¿Qué beneficios aporta el “Justo a Tiempo”? ¿Qué beneficios aporta la Calidad Total? ¿Qué beneficios aporta la Reingeniería? Tiempo de Duración: 20 horas Dos horas continúas de 8 a 10 A.M. días lunes, Miércoles y Viernes 104 IMPARTICION: Será impartido por un especialista en la materia Lugar: Sala de Conferencias de DISZASA Se les proporcionará material de apoyo por escrito. MODULO II: CARACTERISTICAS DE LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO” Y LA PROPUESTA DEL NUEVO PROCESO DE FACTURACION. OBJETIVO GENERAL: Demostrar que el “Justo a Tiempo” es la metodología que va a mejorar las relaciones de compra con los proveedores, mejorar la calidad del servicio, así como la participación de los empleados en el marco del “Justo a Tiempo”. PROPÓSITO DE LA CAPACITACION Al finalizar el Módulo II, la Alta Gerencia estará convencida que la metodología del “Justo a Tiempo” es la adecuada para implementarla en el proceso de facturación de DISZASA. 105 OBJETIVO ESPECIFICO: Capacitar a la Alta Gerencia en el marco del “Justo a Tiempo”, de cuales serán los roles a desempeñar en las funciones de compras, los proveedores, la Calidad del Servicio y la intervención de los empleados en el nuevo proceso de facturación. PERFIL DEL MODULO: Objetivo del Módulo II: Proporcionar las herramientas necesarias, para que la alta Gerencia de DISZASA se convenza que la metodología del “Justo a Tiempo” traerá muchos beneficios a la organización. Temas: Los temas aquí desarrollados serán de gran ayuda a la Alta Gerencia, ya que podrán definir las funciones de compra, las relaciones con los proveedores, la mejora en la calidad del servicio y la intervención de los empleados. Dirigido a: Gerente General, Gerente de Operaciones, Gerente de Comercialización, Gerente de Ventas, Gerentes de Marcas, Gerente de Sistemas y Gerente de Bodega. Contenido del módulo: El “Justo a Tiempo” y los proveedores Las compras Justo a Tiempo 106 Los pasos para mejorar la calidad del servicio La intervención de los empleados. Propuesta del nuevo proceso de facturación de DISZASA Tiempo de duración: 20 horas Dos horas continúas de 8 a 10 A.M. Días: Lunes, Miércoles y viernes. IMPARTICION Será impartido por un especialista en la materia Lugar: sala de conferencias de DISZASA Se proporcionará material de apoyo por escrito. PRESUPUESTO DE CAPACITACION DE LA ESTRATEGIA "JUSTO A TIEMPO" A LOS EJECUTIVOS. No CONCEPTOS 1 FACILITADOR EXPERTO EN LA ESTRATEGIA "JUSTO A TIEMPO" QUE PREPARE EL MATERIAL IMPARTIR. COSTO/ UNT TOTAL $2,000.00 $2,000.00 40 Horas DURACION DE LA CAPACITACION $100.00 $4,000.00 20 Dias ALQUILER DEL LOCAL $250.00 $5,000.00 26 REPRODUCCIONES DEL MATERIAL PARA CAPACITACION ( 26 PERSONAS A CAPACITAR ) $6.00 $156.00 260 COFFE BREAKS $3.00 $780.00 IMPREVISTOS TOTAL $1,000.00 $12,936.00 107 5.1.5 CAPACITAR AL RESTO DE LA ORGANIZACIÓN Una vez en la distribuidora se inicie la implementación de la metodología del “Justo a Tiempo” es necesario el apoyo de todos los niveles (Gerenciales, administrativos y operativos). También es necesario tener el apoyo de todos los departamentos (Ventas, mercadeo, importación, bodega, sistemas). La capacitación se efectuará de acuerdo a los siguientes módulos. MODULO I: SITUACION ACTUAL DEL SISTEMA DE FACTURACION DE DISZASA Y GENERALIDADES DEL JUSTO A TIEMPO. OBJETIVO GENERAL: Conocer la situación actual del Sistema de facturación en DISZASA, las generalidades de la metodología del “Justo a Tiempo”, la mejora a los procesos, e identificar cuales son las causas del desperdicio para eliminarlos. PROPÓSITO DE LA CAPACITACION Qué el presente módulo dé a conocer al resto de la organización, la situación actual del sistema de facturación, generalidades del “Justo a Tiempo”, las mejoras a los procesos que propone el “Justo a Tiempo” y determinar las causas del desperdicio; para crear una conciencia al cambio e implementarlos en el sistema de facturación. 108 OBJETIVO ESPECIFICO Capacitar a toda la organización en el marco del “Justo a Tiempo”, sobre cómo mejorar los procesos que se involucran con el sistema de facturación de DISZASA. PERFIL DEL MODULO Objetivo del Módulo: Dar a conocer al resto de la organización cuál es el problema actual del sistema de facturación que posee DISZASA, así como hablar de las generalidades del “Justo a Tiempo”, las mejoras que habrán a los procesos involucrados con facturación y definir cuáles son las principales causas del desperdicio. Temas: Abarca desde el problema actual del sistema de facturación de DISZASA, las generalidades del “Justo a Tiempo”, las mejoras a los procesos involucrados e identificar las causas del desperdicio dentro de la organización. Dirigido a: Encargados de facturación, secretarias, contadores, bodegueros, vendedores, despachadores. 109 Contenido del Módulo: Situación actual del sistema de facturación en DISZASA Generalidades del “Justo a Tiempo” Eliminar desperdicios (Causas) Mejoras a los procesos Tiempo de Duración: 12 Horas Dos horas continúas de 8 a 10 A.M. Días: Lunes- miércoles- y viernes IMPARTICION: Será impartido por un especialista en el tema Lugar: Sala de conferencias de DISZASA Se proporcionará material de apoyo por escrito. 110 MODULO II: BENEFICIOS DE LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO” Y LA NUEVA PROPUESTA DEL SISTEMA DE FACTURACION. OBJETIVO GENERAL: Determinar las nuevas relaciones con los proveedores según la metodología del “Justo a Tiempo”, evitar los inventarios ociosos y establecer el tamaño de los lotes de pedido, las mejoras al servicio y tiempo de entrega, la intervención del resto del personal de la organización y la nueva propuesta del sistema de facturación. PROPÓSITO DE LA CAPACITACION El módulo pretende instruir al resto de la organización sobre las nuevas exigencias a las cuales se someterán según la metodología del “Justo a Tiempo”. OBJETIVO ESPECIFICO Capacitar a toda la organización sobre las exigencias que impone el “Justo a Tiempo”, y propiciar el cambio de actitud para poder implementar el nuevo sistema de facturación en DISZASA. 111 PERFIL DEL MODULO Objetivo del módulo: Propiciar un cambio de actitud del resto de la organización en el marco del “Justo a Tiempo”, sobre las nuevas relaciones con proveedores, las compras Justo a Tiempo, las mejoras al servicio y tiempo de entrega, el nuevo rol de los empleados, y la propuesta de cambio en el sistema de facturación. Temas: Hace énfasis en las exigencias que impone el “Justo a Tiempo” en: las relaciones con los proveedores, el inventario ocioso y tamaño de lotes de pedido, el servicio y tiempo de entrega, el rol de los empleados y la nueva propuesta del sistema de facturación de DISZASA. Dirigido a: Encargados de facturación, secretarias, contadores, bodegueros, vendedores, despachadores. Contenido del módulo: Relaciones con proveedores “Justo a Tiempo” Inventarios Ociosos, tamaño de lotes de pedido Servicio, tiempo de entrega “Justo a Tiempo” Rol de los empleados 112 La nueva propuesta del sistema de facturación “Justo a Tiempo” Tiempo de Duración: 20 horas Dos horas continúas de 8 a 10 A.M. Días: Lunes, Miércoles y Viernes IMPARTICION Será impartido por un especialista en el tema Lugar: sala de conferencias de DISZASA Se proporcionará material de apoyo por escrito. PRESUPUESTO DE CAPACITACION DE LA ESTRATEGIA "JUSTO A TIEMPO" AL RESTO DE EL PERSONAL No CONCEPTOS 1 COSTO/ UNT TOTAL FACILITADOR EXPERTO EN LA ESTRATEGIA "JUSTO A TIEMPO" QUE PREPARE EL MATERIAL IMPARTIR. 32 Horas DURACION DE LA CAPACITACION 16 Dias ALQUILER DEL LOCAL $50.00 $1,600.00 $250.00 $4,000.00 96 REPRODUCCIONES DEL MATERIAL PARA CAPACITACION ( 96 PERSONAS A CAPACITAR ) $6.00 $576.00 768 COFFE BREAKS $1.50 $1,152.00 IMPREVISTOS TOTAL $800.00 $8,128.00 113 5.1.6 INICIAR EL PROCESO PILOTO El proceso piloto se iniciará en el departamento de ventas ya que éste es la razón de ser de la empresa, por lo que se considera el más importante de los departamentos. FORMACION DEL EQUIPO DE TRABAJO. El primer paso para implementar el “Justo a Tiempo” es integrar un equipo para que haga las veces de fuerza motriz detrás de su implementación. El equipo deberá estar integrado por: Alta Gerencia (Gerente General) Gerente de Marcas Departamento de Operaciones (Gerente de Operaciones) Departamento de Ventas (Gerente de Ventas) Departamento de Despacho y Bodega (Gerente de Bodega) Departamento de Informática (Gerente de Sistemas) Departamento de Contabilidad (Contador General) La primera prioridad será asistir a los seminarios de la metodología del “Justo a Tiempo” que se impartirán, en donde se presentarán los estudios hechos y experiencias con otras empresas mediante exposiciones audio visuales. La capacitación será impartida por una persona conocedora del medio, y será contratada específicamente para esto. De ahí se presentarán las metas que la compañía desea en que se involucren y que todos estén de acuerdo y motivados para llevar a cabo. 114 METAS A ALCANZAR DESPUES DE RECIBIR LA CAPACITACION E IMPLEMENTARLA. Evitar pérdidas en ventas, por falta de productos en plaza. Disminuir reclamos de clientes. Mejorar servicio al cliente, incrementando las ventas. Evitar que los productos lleguen a niveles de obsolescencia. Agilizar trámites administrativos reduciendo el tiempo de trámites en un 60%. Involucrar a todos empleados por medio de la motivación para realizar las tareas con todo el entusiasmo, para que todo el sistema a implantar sea un éxito. Establecer un sistema de trabajo con los proveedores de manera que existan compromisos de ellos en las entregas. CAPACITACION A PROVEEDORES No solamente los empleados de la distribuidora deberán conocer de los principios básicos del “Justo a Tiempo”, sino también los proveedores, éstos tendrán sesiones o instrucciones precisas de las ventajas que tendrá el ocupar la metodología del “Justo a Tiempo” y sus principios. Como primer paso es informar al proveedor la intención de la distribuidora de implementar la metodología del “Justo a Tiempo”. Esto se hará mediante visitas a 115 los proveedores presentando a ellos los principios básicos del “Justo a Tiempo” y los planes del programa para proveedores. Para ello la Alta Gerencia se presentará ante los proveedores y explicará como funcionan y bajo que normas se regulan; para establecer un compromiso entre ambos, detallando calidad del producto, cantidades, fechas de salida del producto, etc. Teniendo todo lo anterior el proveedor o proveedores tendrán que hacer la labor de persuasión con sus empleados y sólo así atender las exigencias que el comprador demanda. Después se tendrán que hacer visitas y revisiones periódicas para evaluar los progresos del sistema “Justo a Tiempo” y tener una retroalimentación más certera. DESARROLLAR SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. Al establecer la metodología del “Justo a Tiempo” se deberán desarrollar los sistemas y procedimientos que determinen el funcionamiento del sistema. Los procedimientos definen los roles de operación, las responsabilidades y la autoridad de cada grupo involucrado. La metodología del “Justo a Tiempo” no tendrá sus efectos si no define claramente por escrito, se documenta debidamente pues por lo contrario los empleados tienden a desviarse de los procedimientos principales, y los resultados serán la desorganización. Los procedimientos serán los siguientes para todo el proceso. 116 Para tener el inventario Justo a Tiempo se elaborará un cuadro único para todas las marcas que posee DISZASA. El cual servirá para elaborar una orden de compra y chequear así el inventario existente y días de inventario que se tienen del producto así como el promedio de ventas de los últimos 3 meses. Ejemplo: Se tomará para éste caso el producto lapiceros BIC SISTEMA ACTUAL No existe tal cuadro en el que se reflejaren todo estos datos, cada quien lo hace como más le conviene, no hay un formato único. PROPUESTA Formato único para todas las marcas que posee DISZASA donde se reflejan días de inventario y ventas presupuestadas y los promedios de venta que han venido teniendo en los últimos 3 meses. MERCADEO Cada Gerente de Marca analizará por medio de su presupuesto y los promedios que tiene de venta e inventarios; estructurará un cuadro (ver cuadro en Pág. 118) en que el cual se reflejen todos éstos datos con el fin de verificar los días de inventario, así como la proyección que se tiene para ése mes con el fin hacer un pedido acorde con las expectativas que se poseen. A ésto se anexarán las promociones o incentivos que se tendrán para alcanzar las metas propuestas. 117 CUADRO DE GERENCIA DE MARCA PARA ELABORACION DE PEDIDO BIC CENTROAMERICA PEDIDO AGOSTO DEL 2002 PAIS: EL SALVADOR RESPONSABLE: RUBEN EVANGELISTA PREPARADO: RUBEN EVANGELISTA FECHA: 16 DE JULIO 2002 EN UNIDADES PROVEEDOR: NO SABE FALLAR ( BIC MEXICO) CODIGO 11245 11246 11247 11248 12942 90825 90826 DESCRIPCION BOLIGRAFO MEDIANO AZUL CAJ-12 UND + DIAMANTE BOLIGRAFO MEDIANO NEGRO CAJ-12 UND + DIAMANTE BOLIGRAFO MEDIANO ROJO CAJ-12 UND + DIAMANTE BOLIGRAFO MEDIANO VERDE CAJ-12 UND + DIAMANTE BOL. MEDIANO SURTIDO 4 + 1 LAPIZ FREE BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. AZUL BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. NEGRO PEDIDO VENTA PROM. VENTA AGOSTO 2002 AGOSTO 2001 PM3 DIAS DE INV 1,152,000 1,145,000 1,150,000 31 1,152,000 1,145,000 1,150,000 30 864,000 860,000 859,000 31 72,000 70,000 71,000 30 60,000 58,000 58,620 29 12,000 10,500 11,250 30 7,250 6,500 6,600 27 PROMOCIONES E INCENTIVOS A LOS VENDEDORES: ~ Descuento adicional de un 3% al bolígrafo clásico + diamante, cargada a la provisión de marca ~ Por cada 100 docenas en venta de bolígrafo mediano de cualquier color el vendedor recibirá $10.00 ~ Publicación del bolígrafo bolsa de 2 unidades en el supermercados Selectos FIRMA DEL GERENTE DE VENTAS FIRMA DEL GERENTE DE MARCA 118 VENTAS El Gerente de Venta se encargará de verificar el cuadro con la información proporcionada por el Gerente de Marca, para analizar el pedido que se pretende efectuar que esté acorde con la realidad, así como también revisar las promociones e incentivos que se le proporcionarán para realizar esa venta. Ya cumplido este paso se procederá a firmar de autorizado el pedido por ambas partes y se entregarán las copias respectivas al proveedor y al departamento de bodega e importaciones. En caso de que no se llegue a un acuerdo entre el Gerente de Ventas y el Gerente de Marca se procederá a presentarlo a la Gerencia General para la autorización o rechazo del pedido. Se elabora orden de compra para el proveedor, con su respectiva firma autorizada: (ver cuadro en anexo 4) Una copia al proveedor Una copia al departamento de importaciones DISZASA Se notifica del pedido a bodega, para que reserve espacio. PROVEEDOR El proveedor recibirá su orden de pedido por parte del distribuidor y procederá a la producción o a la preparación del pedido. (Ver pagina 118) IMPORTACIONES El encargado de importaciones recibirá la copia del pedido debidamente autorizado como respaldo y comprobación del pedido a la hora que el 119 proveedor mande la copia de la factura para el costeo del producto para impuestos y fletes. BODEGA El encargado de bodega recibirá su copia del pedido autorizado. Facturación por medio del vendedor VENTAS Se proveerán a los vendedores PC de bolsillo, ya que no poseen en éste momento en la distribuidora éste tipo de máquinas, (Handhelds ver anexo 3) para que ellos puedan ver inventarios reales y el tipo de crédito del cliente para agilizar el proceso de facturación ya que hay clientes que necesitan urgentemente los pedidos. Esto ayudará a que el vendedor venda productos con existencias reales y ofrecerle un mejor servicio al cliente. Con ésto se pretende ser más ágiles y responder de inmediato a las expectativas de los clientes; y se pretende recortar ciertos pasos del sistema de facturación actual como se presenta en el siguiente gráfico. 120 MODIFICACION EN EL SISTEMA DE FACTURACION ACTUAL DE DISZASA VENDEDOR TOMA PEDIDO AL CLIENTE (A TRAVES DE HOJA DE PEDIDO) ENTREGA DE PEDIDO AL SUPERVISOR DE PARTE DEL VENDEDOR SUPERVISOR CHEQUEA Y AUTORIZA PEDIDOS Recorte de estos pasos SUPERVISOR PASA PEDIDO A CREDITOS con propuesta “Justo a Tiempo” al sistema actual CREDITOS CHEQUEA MOROSIDAD DE CLIENTES Y DESCUENTOS ESPECIALES SI EL CLIENTE SE ENCUENTRA EN MORA SE CANCELA EL PEDIDO CREDITOS ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE DIGITACION LOS PEDIDOS DIGITACION DE PEDIDOS 121 Despacho del producto Con relación a despacho se tendrán que contratar 10 camiones para entregas en temporadas altas, ya que DISZASA carece de camiones para repartición. RESPONSABILIDADES QUE TENDRAN CADA UNO DE LOS INVOLUCRADOS APLICANDO LA METODOLOGIA DEL “JUSTO A TIEMPO” Alta Gerencia: Negociar precios con proveedores Aprobar gastos para trámites Autorizar prioridades de producto de pedidos Revisar actividades de cada grupo de trabajo y modificarlas si es necesaria. Gerencias de Marca: Revisión mensual de cantidades a pedir de acuerdo al presupuesto mensual de ventas Revisión de las rotaciones de inventario de acuerdo al movimiento de cada producto Elaboración del pedido a los proveedores Comprobar mediante correo electrónico o fax cantidad a despachar 122 Distribuir un listado detallado a los grupos de trabajo de los productos que se recibirán para la comprobación final a la llegada de la mercadería. Importaciones: Tramitar documentos de carácter aduanal y los respectivos permisos y pagos. Informar ante los demás grupos de trabajo el día y la hora de llegada de los productos tanto como a la bodega como a la aduana, para tener un dato más exacto de la llegada de la mercadería Traslado de documentos a oficinas aduaneras y permisos de parte del Ministerio de Hacienda. Departamento de Contabilidad: Emitir cheques para el pago de impuesto, mercadería. Revisión de documentos y autorización para los trámites como auditoría interna para el buen funcionamiento del manejo del dinero. Enviar reportes de los costos finales de los productos importados y con los detalles de cada gasto para obtener el costo real. Departamento de Ventas: Revisión mensual de cantidades a pedir de acuerdo al presupuesto mensual de ventas 123 Revisión de las rotaciones de inventario de acuerdo al movimiento de cada producto. Bodega: Reportar a los demás grupos el día y la hora de ingreso de la mercadería a bodega, como también las cantidades unidades y productos mediante copia del documento que el transportista trae consigo. Revisar las cantidades ingresadas respecto al documento que ampara el envió y detallar las diferencia si es que existen. CONCLUSIONES DE LA PRUEBA PILOTO El propósito de la metodología del “Justo a Tiempo” si se cumple ya que la distribuidora ha logrado reducir los inventarios, mejorar los procesos y mejorar la atención al cliente; ya que tiene los inventarios necesarios para responder a la demanda y, los vendedores por medio de las PC de bolsillo pueden ver los inventarios reales que posee la distribuidora en ése momento y además el crédito del cliente; por lo que se puede dar una respuesta inmediata al cliente. Los beneficios de la metodología del “Justo a Tiempo”, como enfatizar las mejoras de los procesos se ha cumplido, ya que se ha logrado mejorar y recortar el sistema de facturación cumpliéndose a la vez, el de simplificar 124 las operaciones eliminado los desperdicios ya que toda la organización forma un sólo equipo de trabajo para un objetivo común, y el proceso tiene flexibilidad para mejorar el tiempo de reacción. Los siete principios del “Justo a Tiempo” si se cumple como veremos a continuación: IGUALAR OFERTA Y DEMANDA: La demanda real, es la cantidad de artículos que el cliente necesita, cuando realmente los necesita y con la calidad que los necesita. Si se cumple éste principio, ya que la distribuidora por medio de los vendedores podrá ofrecerle al cliente inventarios reales con la utilización de las PC de bolsillo, ya que podrá observar el inventario real que hay en ése momento en la distribuidora y también por medio del cuadro único (ver Pág. 117) que hará cada gerente de marca, el cual será analizado por el Gerente de Ventas. Este cuadro tiene como objetivo reflejar los inventarios necesarios para atender la demanda existente. EL PEOR ENEMIGO: DESPERDICIO: La distribuidora ha logrado un balance entre los trabajadores y procesos, ya que se mejoraron los procesos y todo el personal participante tiene un mismo objetivo en común. 125 CONTINUO, NO POR BULTOS: Distribuir sólo las unidades necesarias, en las cantidades necesarias, en el tiempo necesario. La distribuidora ha logrado igualar la oferta y la demanda, se ha fijado metas para cumplir dicho objetivo de venta. MEJORAR CONSTANTEMENTE La distribuidora siempre está en constante movimiento y crecimiento por lo que siempre busca ésta mejora a través de cambios a sus procesos para alcanzar las metas propuestas año con año. PRIMERO EL SER HUMANO La distribuidora cuenta con personal calificado, con sueldos competitivos y prestaciones laborales buenas para mantener la estabilidad del personal dentro de la empresa. SOBREPROTECCION = INEFICIENCIA La distribuidora ya aplica este principio ya que ha eliminado o reducido los stocks de seguridad, movimientos innecesarios y los tiempos de espera. NO VENDER EL FUTURO La distribuidora posee un plan de trabajo definido a largo plazo en el proceso de facturación de la empresa. 126 5.1.7 EXTENDER LA IMPLEMENTACION DEL PROCESO EN TODA LA EMPRESA Una vez terminado el proyecto piloto en el departamento de ventas, el último paso consiste en implementar el proceso en los departamentos de operaciones, despacho, bodega, informática y contabilidad. La aplicación generalizada debe ser supervisada de cerca por una persona o un grupo de personas claves en éste caso serán los involucrados en el proceso de facturación de DISZASA que son el Gerente de Ventas, Gerente de Operaciones, Gerencia de Cómputo y la Gerencia de Mercadeo; a su vez la Gerencia General debe desempeñar la función de coordinador de los distintos departamentos. La creación de planes y la puesta en práctica de los cambios tecnológicos, ocurren con mayor rapidez que en la prueba piloto, debido a que la distribuidora ya ha estabilizado el proceso y ha adquirido experiencia con los nuevos sistemas, éstos deberán implementarse más eficazmente en el resto de los departamentos. SEGUIMIENTO, SUPERVISION Y MEJORAMIENTO DEL PROCESO. En la práctica la implementación de la metodología del “Justo a Tiempo” no termina nunca, la distribuidora debe supervisar, actualizar y mejorar el proceso en forma continua. Mientras que la metodología del “Justo a Tiempo” se evalúa de acuerdo con los resultados financieros y la posición en el mercado, el mejoramiento continuo se logra mediante las respuestas obtenidas a partir del proceso mismo. 127 COSTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN ACTIVIDAD COSTO Capacitación del personal $ 21,064.00 Instalación y compra de equipo $ 13,764.60 Elaboración de formularios $ 500.00 Definición de área de planeación $ 250.00 Definición de área de programación $ 250.00 Definición de área de control $ 250.00 Prueba piloto $ 750.00 Monitoreo o seguimiento $ 250.00 $ 250.00 Sistema en función Monitoreo o seguimiento TOTAL $ 38,328.60 128 CRITERIOS DE EVALUACION DEL SEGUIMIENTO, SUPERVISION Y MEJORAMIENTO DEL PROCESO. Resultados financieros y relacionados con la competencia. Han aumentado las ventas y las utilidades: Con la metodología del “Justo A Tiempo” se pretende que las ventas y el crecimiento que la distribuidora tiene se vean incrementados en un 10% con relación al actual. Han aumentado la participación en el mercado la distribuidora: La distribuidora con la implementación de la metodología del “Justo A Tiempo” busca llegar a ser la número uno en su ramo ya que actualmente por ventas $ está ubicada en segundo lugar pero en distribución ésta se ubicada en primer lugar, ayudándose con la metodología del “Justo a Tiempo “ a mantener éste puesto. Han disminuido los costos La disminución de los costos es de suma importancia para cualquier empresa, por lo que la distribuidora medirá con la implementación de la metodología del “Justo A Tiempo” si se verán reducidos o no. EFICACIA DE LA PLANIFICACION Están siendo implementados los planes dentro de la empresa: 129 Este seguimiento lo verán los involucrados en el proceso de facturación: Gerencia de Ventas Gerencia de Operaciones Gerencia de Cómputo Gerencia de Mercadeo Estos a su vez tendrán la obligación de estar informando a la Gerencia General los resultados de esta implementación. Se están logrando la meta de los planes La Gerencia General estará informada por los involucrados si las ventas han mejorado ( Gerencia de Ventas ), si los procesos se han agilizado dentro de la distribuidora ( Gerencia de Operaciones ) la facturación es más ágil ( Gerencia de Cómputo ), los costos han disminuido ( Contador General ); y la Gerencia General será quien informe a la Junta Directiva de la distribuidora los resultados globales. FUNCIONES DE FACTURACION Son eficaces los procesos de facturación aplicados diariamente. El dar a los vendedores las PC de bolsillo ayuda a agilizar los procesos, se está digitando mejor éstos pedidos, errores de facturación que surjan tiene que estar siendo supervisados por la 130 Gerencia De Ventas y Cómputo para llegar a mejorar el sistema de Facturación. Se observará si realmente se están siguiendo los pasos de la facturación, con la metodología del “Justo a Tiempo”, si es menos burocrático y más ágil tanto para el vendedor como la distribuidora éste proceso, para así poderle dar un mejor servicio a sus clientes. OTRAS AREAS DE LA ORGANIZACION Que efectos ha tenido la metodología del “Justo a Tiempo” en el área operativa, en los departamentos y en las áreas de logística y reabastecimientos: Se va estar viendo que tan rápido se están haciendo los procesos de importación para poder tener el producto con puntualidad, el espacio en la bodega se maximizó con la implementación de la metodología del “Justo a Tiempo”, en todo esto está involucrado la “Gerencia de Operaciones” que estará observando de cerca el desarrollo de las actividades. EVALUACION AL PERSONAL CAPACITADO Para darle el seguimiento al personal capacitado se formará un comité de evaluación, los cuales estarán conformados por las personas que tengan a cargo su personal que en éste caso serán: Gerente de Operaciones Gerente de Ventas 131 Gerente de Contabilidad Gerente de Créditos Gerente de Cómputo Gerente de Bodega La evaluación se iniciara después de 3 meses de comenzado el proyecto, donde se tratará de ver que tan provechosa fue la capacitación y los cambios que se le han hecho al sistema de facturación, esta evaluación se hará por medio de un cuestionario (Ver anexo 6) que lo pasará cada Gerencia a su personal. Luego de finalizado la evaluación cada uno presentará sus resultados al comité donde se podrán observar las debilidades o deficiencias que se han tenido en el proceso y ver que departamento esta fallando y de que manera se puede cambiar para que funcione y ayude al objetivo de la organización. 132 BIBLIOGRAFIA Edward J. Hay. “Justo a Tiempo” 15 ª edición,1989, Editorial Norma S.A. Gutiérrez Garza, Gustavo. “Justo a Tiempo y Calidad Total” 4ª edición, 1998, Ediciones Castillo S.A. de C.V. Gildaberto Bonilla, “Estadística II” 2 edición, 1992, UCA editores. George Kanawaty, “Introducción al estudio del trabajo” 3 edición, 1995, Editorial Limusa S.A. de C.V Koontz / Weihrich, “Administración una perspectiva global” 10 edición, 1997, Editorial McGraw-Hill. Michael Hammer & James Champú, “Reingeniería” 7 edición, 1995, Editorial Norma S.A. Rasiel, Maymo. “Como preparar el anteproyecto de investigación y la tesis de graduación “. 1991,Ediciones Myssa http://www.prodigyweb.net.mx/lmfs/ingenierias/castellano.html VENDEDORES. Objetivo General: La venta al cliente a través de sus servicios Funciones Específicas: Ofrecer todos los productos que DISZASA distribuye. Digitación de pedidos con el nuevo sistema de maquinas portátiles. Mejorar la atención del cliente con la certeza de venderles inventarios reales a través de sus maquinas portátiles. Ofrecerle un mejor servicio en el despacho Cobro de Facturas vencidas. GERENTE DE VENTAS Objetivo General: Encargado de cumplir con el presupuesto de ventas. Funciones Específicas: Elaboración de presupuestos de venta del año. Revisar los pedidos de las gerencias de marca. Revisar las promociones e incentivos de los Gerentes de Marca para alcanzar las ventas presupuestadas. Exigir al vendedor ventas diarias para poder llegar al objetivo de mes y por ende al objetivo del año. Exigir al vendedor a tener una cartera en mora no mayor de 31 días. GERENTES DE MARCA Objetivo General: Encargado de planes de Mercadeo y pedidos de productos Funciones Específicas: Ser intermediario entre el proveedor y la distribuidora. Elaborar pedido de mes de acuerdo a cuadro de gerencias de marca para elaboración de pedidos. Elaborar promociones e incentivos para ayudar a la venta de sus productos. Enviar pedido autorizado a sus respectivos proveedores, así como al departamento de importaciones. PROVEEDORES Objetivo General: Propietario de la marca o producto. Funciones Específicas: Proveer el producto en el menor tiempo posible Ver que el producto sea de buena calidad Dar información importante para un mejor manejo de sus productos al igual para la venta. ENCARGADA DE IMPORTACIONES Objetivo General: Encargada de importar los productos a DISZASA. Funciones Específicas: Traer el producto a las bodegas de DISZASA en el menor tiempo posible. Solicitud de Cheque para pagos de impuestos, Fletes, seguros y cualquier inconveniente para la importación del producto. Traer el pedido que este solamente autorizado previamente. GERENTE DE LA BODEGA Objetivo General: Encargado de la bodega y sus respectivas zonas. Funciones Específicas: Ver que se reciba el producto de acuerdo a lo dicho en la factura del proveedor. Ver que el producto sea colocado en las diferentes zonas de acuerdo a especificaciones de proveedor. Ver que la bodega este ordenada para un mejor despacho y agilización de los pedidos. DESPACHADORES Objetivo General: Encargado del despacho del producto al cliente. Funciones Específicas: Ver que el producto que se vaya a entregar este completo. Buscar rutas lógicas para entrega de mercaderías, ya sea por zonas o territorios. Agilizar el despacho para que no tener más de 1 día de retraso con respecto a la facturación. GERENTE DE SISTEMAS Objetivo General: Encargado del mantenimiento del sistema de DISZASA. Funciones Específicas: Mantenimiento del sistema de DISZASA. Mantenimiento del programa de facturación del nuevo sistema de facturación de las maquinas portátiles. Capacitación al personal sobre el manejo de las maquinas portátiles. GERENTE DE OPERACIONES Objetivo General: Encargado de la logística de DISZASA. Funciones Específicas: Tener al día el pago a los proveedores Facilitar las firmas de los cheques para importaciones Facilitar los recursos necesarios para que el sistema funcione de la mejor manera. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Con éste sistema se pretende ayudar a mejorar el sistema de facturación y maximizar los recursos con que cuenta la distribuidora, se buscará también tener un mejor control de todos éstos procesos para evitar en la medida de lo posible errores que puedan afectar la venta y por ende mejorar la atención al cliente y tener una buena relación con los proveedores. Se definirán funciones en cada uno de los procesos para mantener el control adecuado del proceso de facturación. A continuación se presentan los procesos y funciones para la mejora del sistema de facturación de la distribuidora: Tomando las proyecciones de ventas (utilizando el método estadístico móvil simple con variante) y los inventarios existentes, se determinarán las cantidades a pedir verificando los precios de compra. El encargado será cada gerencia de marca, así como también el gerente de ventas y mercadeo. Con éste paso se pretende tener un mejor control o panorámica de cada producto y la demanda que éste posee. SISTEMA ACTUAL No existe tal cuadro en el que reflejan todos éstos datos, cada quien lo hace como más le conviene, no hay un formato único. PROPUESTA Formato único para todas las marcas que posee DISZASA donde se reflejan días de inventario y ventas presupuestadas y los promedios de venta que han venido teniendo en los últimos 3 meses. MERCADEO Cada Gerente de Marca analizará por medio de su presupuesto y los promedios que tiene de venta e inventarios; estructurará un cuadro en el cual se reflejen todos éstos datos con el fin de verificar los días de inventario, así como la proyección que se tiene para ése mes con el fin de hacer un pedido acorde con la expectativas que se poseen. A ésto se anexarán las promociones o incentivos que se tendrán para alcanzar las metas propuestas. CUADRO DE GERENCIA DE MARCA PARA ELABORACION DE PEDIDO BIC CENTROAMERICA PEDIDO AGOSTO DEL 2002 PAIS: EL SALVADOR RESPONSABLE: RUBEN EVANGELISTA PREPARADO: RUBEN EVANGELISTA FECHA: 16 DE JULIO 2002 EN UNIDADES PROVEEDOR: NO SABE FALLAR ( BIC MEXICO) CODIGO 11245 11246 11247 11248 12942 90825 90826 DESCRIPCION BOLIGRAFO MEDIANO AZUL CAJ-12 UND + DIAMANTE BOLIGRAFO MEDIANO NEGRO CAJ-12 UND + DIAMANTE BOLIGRAFO MEDIANO ROJO CAJ-12 UND + DIAMANTE BOLIGRAFO MEDIANO VERDE CAJ-12 UND + DIAMANTE BOL. MEDIANO SURTIDO 4 + 1 LAPIZ FREE BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. AZUL BOL. MEDIANO BOLSA DE 2 UND. NEGRO PEDIDO VENTA PROM. VENTA AGOSTO 2002 AGOSTO 2001 PM3 DIAS DE INV 1,152,000 1,145,000 1,150,000 31 1,152,000 1,145,000 1,150,000 30 864,000 860,000 859,000 31 72,000 70,000 71,000 30 60,000 58,000 58,620 29 12,000 10,500 11,250 30 7,250 6,500 6,600 27 PROMOCIONES E INCENTIVOS A LOS VENDEDORES: ~ Descuento adicional de un 3% al bolígrafo clásico + diamante, cargada a la provisión de marca ~ Por cada 100 docenas en venta de bolígrafo mediano de cualquier color el vendedor recibirá $10.00 ~ Publicación del bolígrafo bolsa de 2 unidades en el supermercados Selectos FIRMA DEL GERENTE DE VENTAS FIRMA DEL GERENTE DE MARCA VENTAS El Gerente de Venta se encargará de verificar el cuadro con la información proporcionada por el Gerente de Marca, para analizar el pedido que se pretende efectuar que esté acorde con la realidad, así como también revisar las promociones e incentivos que se le proporcionarán para realizar ésa venta. Ya cumplido éste paso se procederá a firmar de autorizado el pedido por ambas partes y se entregarán las copias respectivas al proveedor y al departamento de bodega e importaciones. En caso de que no se llegue a un acuerdo entre el Gerente de Ventas y el Gerente de Marca se procederá a presentarlo a la Gerencia General para la autorización o rechazo del pedido. Se elaborará orden de compra para el proveedor, con su respectiva firma autorizada: Una copia al proveedor Una copia al departamento de importaciones DISZASA PROVEEDOR El proveedor recibirá su orden de pedido por parte del distribuidor y procederá a la producción o a la preparación del pedido. IMPORTACIONES El encargado de importaciones recibirá la copia del pedido debidamente autorizado como respaldo y comprobación del pedido a la hora que el proveedor mande la copia de la factura para el costeo del producto para impuestos y fletes. BODEGA El encargado de bodega recibirá su copia del pedido autorizado. Facturación por medio del vendedor VENTAS Se proveerán a los vendedores de máquinas portátiles, ya que no poseen en éste momento en la distribuidora éste tipo de máquinas, para que ellos puedan ver inventarios reales y el tipo de crédito del cliente, para agilizar el proceso de facturación ya que hay clientes que necesitan urgentemente los pedidos. Esto ayudará a que el vendedor venda productos con existencias reales y ofrecerle un mejor servicio al cliente. Con ésto se pretende: a) ser más ágiles y responder de inmediato a las expectativas de los clientes. b) recortar ciertos pasos del sistema de facturación actual. Como se presenta en el siguiente gráfico. VENDEDOR TOMA PEDIDO AL CLIENTE (A TRAVES DE HOJA DE PEDIDO) ENTREGA DE PEDIDO AL SUPERVISOR DE PARTE DEL VENDEDOR SUPERVISOR CHEQUEA Y AUTORIZA PEDIDOS Eliminación de estos pasos SUPERVISOR PASA PEDIDO A CREDITOS con propuesta “Justo a Tiempo” al sistema actual de factura- CREDITOS CHEQUEA MOROSIDAD DE CLIENTES Y DESCUENTOS ESPECILES ción. CREDITOS ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE DIGITACION LOS PEDIDOS DIGITACION DE PEDIDOS SI EL CLIENTE SE ENCUENTRA EN MORA SE CANCELA EL PEDIDO El sistema de facturación con la utilizando la metodología del “Justo A Tiempo” quedará de la siguiente manera: VENDEDOR TOMA PEDIDO AL CLIENTE (A TRAVES DE PC DE BOLSILLO) EL DPTO DE DIGITACION ENVIA CONSOLIDADO DE FACTURAS A BODEGA BODEGA RECIBE CONSOLIDADO DE FACTURACION Y CALSIFICA PARA LAS DIFERENTES ZONAS ENVIO DE CONSOLIDADO A LAS DIFERENTES ZONAS DE LA BODEGA PREPARACION DEL PEDIDO FACTURADO ENVIO DEL PRODUCTO DE LAS RESPECTIVAS ZONAS A LA ZONA DE DESPACHO REVISION DEL PRODUCTO DE LA FACTURACION QUE VA SER DESPACHADA DESPACHO DEL PRODUCTO A LOS CLIENTES Despacho del producto Con relación a despacho se tendrán que contratar 10 camiones para entregas en temporadas altas, ya que DISZASA carece de camiones para repartición. ENTREVISTA 1. Cómo considera la estructura actual del sistema de facturación de la empresa? Excelente___ Muy bueno___ Bueno___ Malo___ 2. Que problemas le esta ocasionando el sistema actual de facturación dentro de su empresa? Deficiencia en los inventarios___ Lentitud en el despacho___ Insatisfacción con los clientes___ Morosidad de los clientes___ Todas las anteriores___ 3. Cree usted que la empresa hará los esfuerzos necesarios para modificar la estructura actual del sistema de facturación? Sí___ No___ 4. Conoce usted la estrategia “Justo a Tiempo? Sí___ No___ 5. Considera que la empresa estaría en la disposición de implementar la estrategia “Justo a Tiempo” en su sistema de facturación? Sí___ No___ 6. Considera que la Alta Gerencia de la empresa esta en la disposición de proporcionar la cantidad de recursos que se necesitan para implementar la estrategia “Justo a Tiempo?” Sí___ No___ 7. Que factores considera usted que podrán dificultar la implementación de la estrategia “Justo a Tiempo” en el sistema de facturación? Control de inventarios___ Sistema de despacho___ Actitud de los vendedores___ Resistencia al cambio___ Todas las anteriores___ 8. Considera usted que al implementar la estrategia “Justo a Tiempo” en el sistema de facturación se va ha mejorar el servicio al cliente? Sí___ No___ 9. Considera usted que al implementar la estrategia “Justo a Tiempo” se lograra mantener una relación éxitos entre los proveedores y su empresa? Sí___ No___ 10. Cree usted que al implementar la estrategia “Justo a Tiempo” mejorara el sistema de facturación? Sí___ No___ 11. Al implementar la estrategia “Justo a Tiempo” en el sistema de facturación considera usted que mejorara el control de los procesos? Sí___ No___ 12. Considera necesaria la capacitación de la estrategia “Justo a Tiempo”? Sí___ No___ 13. Considera usted que al implementar la estrategia “Justo a Tiempo” se requerirá de una alta inversión en tecnología? Sí___ No___ 14. Que beneficios espera tener en el sistema de facturación al implementar la estrategia “Justo a Tiempo”? Rapidez en la facturación___ Mejor control de inventarios___ Entregas inmediatas___ Todas las anteriores___ EVALUACION DE PERSONAL Y PROYECTO CUESTIONARIO Objetivo General: Conocer que piensa el personal involucrado en el sistema de facturación, ver lo posibles errores y fortalezas que tenga el sistema actual de facturación. 1. Cree que las modificaciones realizadas al sistema de facturación actual han dado resultado a la organización? SI____ NO____ Sigue Igual_____ Porque____________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2. Cree que se ha ahorrado tiempo con el nuevo sistema de facturación? SI____ NO____ Porque____________________________________________________________ __________________________________________________________________ Cuanto Tiempo aproximadamente_________________________________ 3. Cree que se ha cambiado la burocracia con el nuevo sistema de facturación? SI____ NO____ Porque____________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 4. Estima usted que hay procesos que se duplican o que no son necesarios para el proceso actual? SI____ NO____ Cuales____________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. Cree usted que se ha mejorado la atención al cliente? SI____ NO____ Porque____________________________________________________________ __________________________________________________________________ Tiempo aproximado de respuesta_______________ 6. Cree usted que la capacidad de respuesta al cliente de la empresa es buena en estos momentos? SI____ NO____ Porque____________________________________________________________ __________________________________________________________________ Tiempo aproximado de respuesta_______________ 7. Cree usted que el despacho en estos momentos es mas ágil o rápida que anteriormente? SI____ NO____ Porque____________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 8. Estima usted que su maquina portátil es funcional? SI____ NO____ Porque____________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 9. Cree usted que la capitación que se les proporciono fue de gran ayuda? SI____ NO____ Porque____________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 10. Si usted pudiera cambiarle algo al proceso, que cambios le haría y porque? 1.________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 2.________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 3.________________________________________________________________ __________________________________________________________________ CUESTIONARIO A CLIENTES DE DISZASA CUESTIONARIO Objetivo General: Conocer que piensa el cliente de DISZASA con respecto al servicio que le proporciona la distribuidora 1. Esta satisfecho con el servicio que le da DISZASA? Si___ No___ Si contesta No Porque_____________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ______ 2. Como cataloga los productos que maneja DISZASA? De buena Calidad____ Mala Calidad_____ 3. Cada cuanto tiempo la visita el vendedor de DISZASA? 1-2 días____ 3-5 días_____ días_____ 6-7 días____ Más de 8 4. Como cataloga el servicio de despacho que le da DISZASA? Excelente____ Muy bueno_____ Bueno_____ 5. Cuando le factura DISZASA viene el producto completo? Sí____ No_____ Malo____ 6. De la fecha que le saca el pedido el vendedor cuantos días se tarda en llegar el producto a su negocio? 1 día___ 2 días___ 3 días____ Más de 4 días____ 7. En que cree que DISZASA tiene que mejorar? Despacho____ Productos____ Precios____ Otros__________________________________ Calidad____ CUESTIONARIO A PROVEEDORES DE DISZASA CUESTIONARIO Objetivo General: Conocer que es lo que piensa el proveedor acerca de DISZASA y su relación. 1. Como es la relación de trabajo que tiene actualmente con DISZASA? Excelente____ Muy bueno_____ Bueno_____ Malo____ 2. La distribución que tiene DISZASA actualmente de su producto es? Excelente____ Muy bueno_____ Bueno_____ Malo____ 3. Se han cumplido las metas propuestas por ambas partes? Sí___ No____ Si contesta No porque_____________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ _______________________________________ 4. Se ha tenido algún problema de abastecimiento a DISZASA? Sí___ No____ Si contesta Sí Cuales_____________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ _______________________________________ 5. Se han cumplido con los presupuestos de ventas? Sí___ No____ Si contesta No porque_____________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ _____________________ 6. Estaría dispuesto a cambiar ciertos procesos si DISZASA se lo pidiera para mejorar la venta de su producto? Sí___ No____ 7. Conoce la estrategia “Justo a Tiempo”? Sí___ No____ 8. De acuerdo a su experiencia cree usted que DISZASA necesita mejorar en algo? Sí___ No____ Si contesta Sí Cuales_____________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ _______________________________________ CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES SEMANAS 1 ACTIVIDADES Capacitación al personal Instalación y compra de equipo Elaboración de formularios Definición de área de planeación Definición de programación área Definición de área de control Prueba piloto Monitoreo o seguimiento Sistema en función Monitoreo o seguimiento 90 de 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24