Asistente técnico-administrativo del programa Salud Sexual y Reproductiva Objetivo Esta función es el principalmente responsable de la prestación de apoyo a la supervisión financiera y administrativa y la ejecución de los Planes Anuales de Trabajo del Área de Salud Sexual y Reproductiva. Además, su ámbito de responsabilidad incluye la ejecución de proyectos sobre el VIH / SIDA, proporcionando orientación técnica de un enfoque multi-sectorial y el apoyo a los esfuerzos de la Oficina de País en el posicionamiento de estos temas y la agenda del UNFPA en el contexto nacional. Areas Claves de Resultados Substantivo 1. Identificar las oportunidades para ejecutar proyectos e iniciativas en las acciones del UNFPA en el área de SSR y VIH. 2. Coordinar con las contrapartes nacionales, el establecimiento y funcionamiento de los grupos interinstitucionales para promover acciones de SSR y VIH. 3. Apoyar el desarrollo de iniciativas conjuntas y las cuestiones de fondo sobre SSR y VIH con los asociados gubernamentales, agencias de las Naciones Unidas, organizaciones no gubernamentales e instituciones académicas. 4. Proporcionar apoyo al área de Salud Sexual y Reproductiva (SSR) y asociados en la ejecución de las actividades administrativas y financieras. 5. Mantener actualizados los Planes de Trabajo Anuales (POA) información financiera exacta y permanentemente actualizado y disponible para contribuir a una gestión eficiente de los programas. 6. Supervisar los proyectos ejecutados por la contraparte, presupuesto y los gastos para evitar desviaciones y mantenerlos de acuerdo con las directrices del UNFPA. Operacional 1. Mantener comunicación fluida con los asociados de ejecución confirmando que toda la documentación está completa y debidamente aprobada de acuerdo con las normas y directrices del UNFPA. 2. Asegurar la ejecución de los proyectos dentro de los presupuestos aprobados. 3. Asegurar el manejo del sistema financiero oportuno, registro y la notificación de los proyectos en las fechas establecidas 4. Asegurar la supervisión administrativa y financiera del proyecto conforme a las directrices del UNFPA. Programme Assistant – Sexual and Reproductive Health Rol Nivel Asistente de programas de SSR y VIH SC-6 Reporta a Directa Oficial Nacional de Programas de SSR Departamento Salud Sexual y Reproductiva Programme Assistant – Sexual and Reproductive Health Funciones internas Rol/ entidad Naturaleza Asistente de programa Para la ejecución y asesoramiento en materia financiera de los programas y planes de trabajo anuales Administrativo / Finanzas Unidad Asegurar la ejecución financiera del componente de SSR, y llevar acorde a los criterios del UNFPA todo lo relativo a los asuntos financieros, Atlas, reclutamiento y selección, entre otros El personal técnico Preparar la documentación requerida para la contratación de personal de los proyectos, asegurando consistencia con las políticas y procedimientos aplicables. Dar seguimiento a la ejecución de contratos de personal y adquisiciones de bienes y servicios relativos a los proyectos del componente de salud reproductiva. Redactar cartas y realizar cualquier otra tarea administrativas, incluyendo el mantenimiento de archivo de los proyectos. Apoyar al componente de Salud en la organización del archivo físico y digital, por proyectos con su respectiva documentación organizada. Llevar a cabo las acciones de monitoreo de los proyectos y acciones con las contraparte de dicho componente. Las matrices de monitoreo, por proyecto de ejecución completadas, impresas y archivadas, según las actividades ejecutadas por las contrapartes al finalizar cada trimestre Hacer requisiciones y ordenes en Atlas Manejo del archivo administrativo del componente Realizar acciones de monitoreo y seguimiento de contrapartes Realización de TDR’s para consultorías y/o contrataciones de servicios Elaboración y seguimiento de los Face Realizar órdenes de compra Apoyo en la Auditoria del 2012 con las contraparte Seguimiento a las actividades de campo Funciones Externas Programme Assistant – Sexual and Reproductive Health Rol/ Entidad Naturaleza Las autoridades gubernamentales del Ministerio de Salud y los funcionarios de aduanas • Para el despacho de importación y final de los productos • Proveedores Expertos / consultores Las contrapartes de las Naciones Unidas Asociados en la ejecución Para la negociación de la compra de ciertos artículos o equipos: tiempos de entrega, precios, etc Para el seguimiento de las actividades administrativas necesarias para su contrato • Expertos / consultores Para la colaboración en las actividades comunes Para obtener asistencia técnica en procedimientos de la ONU y un acuerdo sobre la entrega de las mercancías Responsabilidades Estratégico Identificar oportunidades para la asistencia del UNFPA y la intervención en las áreas de SSR y VIH/SIDA Coordinar con las contrapartes nacionales, el establecimiento y funcionamiento de los grupos interinstitucionales para promover actividades en el campo del SSR Participar en grupos inter-institucionales y técnicos si se requiere Apoyar el desarrollo de iniciativas conjuntas y las cuestiones de fondo sobre SSR y prevención del VIH / SIDA con los asociados gubernamentales, agencias de las Naciones Unidas, organizaciones no gubernamentales e instituciones académicas. Promover la colaboración entre los proyectos en el área de responsabilidad. Apoyar la implementación proyectos e iniciativas en SSR y VIH, dentro de una visión integral en el área de Salud Reproductiva y Sexual. Financiero Mantener el área de información de planes de trabajo anuales financiera con precisión y permanentemente actualizado y disponible. Facilitar la zona de operaciones de los POA garantizar el apoyo administrativo y financiero y la supervisión del cumplimiento con las directrices y procedimientos del UNFPA. Orientar y ayudar al personal del área financiera en el manejo adecuado de las cuestiones administrativas y financieras de ATLAS y planes de trabajo anuales. Participar en el programa de capacitación en temas administrativos y financieros para el CO es necesario. Proporcionar apoyo a los asociados en la ejecución en materia financiera y administrativa. Controlar el presupuesto y los gastos de los proyectos asignados para cumplir con las regulaciones financieras y las reglas del UNFPA. Supervisar el cumplimiento de las normas administrativas y financieras y los reglamentos sobre fondos asignados. Programme Assistant – Sexual and Reproductive Health Operacional Asistir en la gestión de presupuesto por programas y planes de trabajo anuales de los proyectos asignados de área SSR. Reunir información y documentación elaborada para iniciar las operaciones de planes de trabajo anuales. Colaborar con el Oficial Nacional de Programas - Salud sexual y reproductiva en la validación apropiada por parte de las contrapartes de los planes anuales de trabajo según sea necesario. Proporcionar la documentación e información necesarias para la aplicación de los socios en los procedimientos administrativos y financieros. Participar en talleres de capacitación, encuentros y similares sobre temas de SSR. Revisar revisiones presupuestarias detalladas con funcionarios nacionales y asociados en la ejecución. Monitorear y dar seguimiento a los procesos de contratación de consultores. Preparar los Términos de Referencia (TdR) para los puestos de consultores / as requerido. Proceso de pagos directos solicitados por los asociados en la ejecución. Asegúrese de que los pagos se realicen a tiempo. Supervisar la adquisición de equipos y seguimiento del proceso de transferencia. Recomendar a un proveedor o después de analizar las cotizaciones de diferentes proveedores. Envío de documentación apropiada para el Asociado Administrativo a fin de que el pedido preparado y autorizado de acuerdo con las directrices del FNUAP. Monitor pagos por el PNUD. Junto con el Oficial de Programa Nacional de preparar la RHC (productos básicos de salud reproductiva) Plan de Adquisiciones. Coordinar las fechas de entrega y las cantidades de Adquisiciones del UNFPA (PSS) en Copenhague, Dinamarca. Proporcionar apoyo en el proceso de la auditoría anual de los proyectos de ejecución nacional. Asegurar el cumplimiento de los procedimientos de cierre del proyecto. Colaborar en la formulación, y llevar a cabo la implementación y revisión periódica de proyectos y planes de trabajo anuales y presupuestos. Preparar la correspondencia de la Oficial Nacional de Programas - SSR. Mantener actualizados los registros del proyecto (archivos físicos y electrónicos) del área de SSR. Hacer arreglos de viaje para oficial nacional de programas - SRH cuando sea necesario. Programar las citas, mantenga calendario supervisor actualizado. Llevar a cabo actividades similares y relacionados según sea necesario. Programme Assistant – Sexual and Reproductive Health Desisciones Financieras y Administrativas N/A Conocimientos requeridos Conocimiento del área de VIH especialmente y de salud sexual y reproductiva, especialmente en la República Dominicana. Conocimiento general de los temas del programa del UNFPA (Género y Población y el Desarrollo). Capacidad para interpretar los estados financieros y presupuestos del monitor. Dominio de office, incluyendo la capacidad de preparar presentaciones (PowerPoint, y similares). Capacidad de Análisis, la planificación y la organización. Habilidades de comunicación y negociación, entre otros. Habilidades de redacción Buenas relaciones humanas Minimum Qualifications Minimum Experience Licenciatura en Ciencias Sociales, 3 años Negocio, médico, técnico especialista en el área VIH y SSR. Programme Assistant – Sexual and Reproductive Health Programme Assistant – Sexual and Reproductive Health