Reglamento de funcionamiento interno.

REAL FEDERACION ESPAÑOLA DE CICLISMO
Ferraz, 16 - 28008 MADRID Tfno. 34-91540 08 41 Fax: 34-91542 03 41
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO INTERNO PARA
LA SOLICITUD, PRESENTACION Y JUSTIFICACION DE
GASTOS FEDERATIVOS.
ADMINISTRACION TECNICA
DOCUMENTACION PRESUPUESTARIA A ENVIAR POR LOS TECNICOS:
Los técnicos han de tener permanentemente informado al Director
Técnico Nacional de cualquier cambio que se produzca en sus actuaciones
(fechas, lugares, etc).
Es absolutamente imprescindible comunicar con UN MES DE
ANTELACION la anulación o cambio que se vaya a producir en la actuación
deportiva.
Se enviará un borrador trimestral del calendario de actuaciones que
tengan previsto al Director Técnico Nacional. Las fechas serían primera
semana de enero, 1 de abril, 1 de julio, 1 de octubre.
AVISO: El no cumplimiento de este apartado acarrea serios problemas
al funcionamiento deportivo y económico de la RFEC, por lo que
pueden encontrarse con que no haya posibilidades materiales y
económicas de realizar las actuaciones que tengan previstas,
recayendo la responsabilidad de ello en el técnico encargado de la
actuación.
ANTES DEL INICIO DE UNA ACTUACION:
Antes de dar comienzo a una actuación y en el plazo mínimo de
QUINCE DIAS, los técnicos tendrán que enviar los siguientes documentos:
Documento 1 “Provisión de material y coches”: en ella se describirá el
material deportivo y los coches de la Federación que se necesiten para realizar
la actuación.
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Dicho documento deberá ser enviado al Responsable de Material, D.
Rubén Madrigal Romera (ruben.madrigal@rfec.com), al Director Técnico
Nacional, D. Cristóbal Sánchez Muñoz (cristobal@rfec.com), así como al
Administrativo Técnico Especialidades, D. Miguel Angel Ramón Rodríguez
(miguel@rfec.com).
Documento 2 “Convocatoria para la actuación deportiva”: se
comunicarán las personas, o en su defecto, el número aproximado de las
mismas que se van a convocar y las funciones que desempeñan, así como las
fechas en que se va a realizar la actuación.
Dicho documento deberá ser enviado a la siguiente relación de
personas:




Director Técnico Nacional, D. Cristóbal Sánchez Muñoz
(cristobal@rfec.com).
Responsable de Material, D. Rubén Madrigal Romera
(ruben.madrigal@rfec.com).
Administrativo Técnico Especialidades, D. Miguel Angel Ramón
Rodríguez (miguel@rfec.com).
Secretaria de Dirección, Dª. Mª Carmen Molina de Avila
(mmolina@rfec.com).
Documento 3 “Provisión de fondos”: se comunicará el importe
económico que sea necesario para realizar la actuación.
Dicho documento será enviado a la Responsable de Contabilidad, Dª.
Mónica Gentico Lucas (monica@rfec.com), al Responsable de Tesorería, D.
Victor Martín Agüero (victor@rfec.com), y al Director Técnico Nacional, D.
Cristóbal Sánchez Muñoz (cristobal@rfec.com).
Cuando se vaya a convocar a personas de organización que van a
trabajar para nosotros y a los cuales hemos de pagar por sus servicios, será
necesario además que rellenen los siguientes documentos:
Documento “Ficha de datos personales”: dicho documento será enviado
al Responsable de Tesorería, D. Victor Martín Agüero (victor@rfec.com).
Documento 4 “Comunicación de datos al pagador” (modelo 145): se
acompañará también fotocopia del D.N.I y de la tarjeta de la seguridad social.
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Dicho documento será enviado al Responsable de Tesorería, D. Victor
Martín Agüero (victor@rfec.com).
Estos dos últimos documentos SON IMPRESCINDIBLES puesto que sin
ellos no se procederá a transferir el importe de sus servicios profesionales.
Cuando las personas tengan empresa propia y facturen, habrán de
enviarnos la factura y el recibo de la misma con sus datos bancarios para
proceder al pago. No será por tanto válida la factura sin el correspondiente
recibo, sobre todo cuando se haya pagado en efectivo.
Documento 5 “Recibo”: formato de recibo de Federación para todos
aquellos casos en que no se pueda confeccionar un recibo.
Documento 6 “Liquidación de gastos individuales”: será imprescindible
que se adjunten las facturas, tickets, etc, de todos aquellos gastos en que se
incurra porque en caso contrario no podrán ser abonados.
En el caso de las facturas (véase de alojamiento, carburante, alquiler de
vehículo, manutención, etc), deberá adjuntarse el justificante de pago de las
mismas.
En el supuesto de los tickets de peajes, los mismos deberán venir
debidamente identificados y pegados en folios anexos y agrupados por
conceptos.
De forma general, los gastos generados en el extranjero deberán figurar
de manera separada, tanto a la hora de pegarlos en los folios como de
detallarlos en el modelo de viaje correspondiente.
Dicho documento será enviado en original a la Federación, a la atención
de Dª. Mª Carmen Molina de Avila (mmolina@rfec.com).
AVISO: El no cumplimiento de este apartado acarrea serios problemas
al funcionamiento deportivo y económico de la RFEC, por lo que
pueden encontrarse con que no haya posibilidades materiales y
económicas de realizar las actuaciones que tengan previstas,
recayendo la responsabilidad de ello en el técnico encargado de la
actuación.
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UNA VEZ REALIZADA LA ACTUACION:
Cuando la actuación deportiva haya finalizado, será necesario hacer
llegar en original la documentación de la misma a la Federación, a la atención
de Dª. Mª Carmen Molina de Avila, en el plazo IMPRORROGABLE e
INEXCUSABLE de QUINCE DIAS.
Paralelamente a esto, deberá ser enviado también el documento de
justificación de gastos por desplazamiento en grupos (en formato excel) a la
Secretaria de Dirección, Dª. Mª Carmen Molina de Avila (mmolina@rfec.com).
Los gastos deberán ir relacionados en los documentos y en la forma que
se exponen a continuación:
Documento 8 “Justificación de gastos por desplazamiento en grupos”:
los gastos deberán estar perfectamente relacionados y explicados, así como
tener conocimiento si la documentación ha sido abonada en su totalidad o
existe algún pago pendiente.
Los mismos deberán llegar a la Federación pegados en folios y
agrupados por conceptos, recordando nuevamente que los gastos generados
en el extranjero deberán figurar de manera separada, tanto a la hora de
pegarlos en los folios como de detallarlos en el modelo de justificación. Toda la
documentación deberá ir numerada respetando la liquidación de grupo.
En el caso de que la documentación no fuera correcta, el Responsable
de Contabilidad remitirá la misma a la Secretaria de Dirección para que ésta
sea la que a su vez lo envíe al técnico correspondiente, estableciéndose un
plazo improrrogable de CINCO DIAS para la subsanación de los
correspondientes defectos.
Una vez revisada y analizada la documentación presentada, la misma
será confrontada con la provisión de fondos recibida de tal forma que si ésta
resultase mayor que los gastos en los que hubiera incurrido el técnico, el
mismo deberá devolver el dinero sobrante. En caso contrario, la Federación
transferirá al técnico el importe de los gastos que hubiera afrontado de más.
En el caso que durante la realización de la actuación el técnico tuviera la
necesidad de solicitar una ampliación de su provisión por no poder cubrir los
gastos generados, la Federación transferirá al mismo el importe necesario para
completar la totalidad de dichos gastos, siempre y cuando no se hubieran
sobrepasado los límites establecidos en el presupuesto.
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