ACCIÓN CORRECTIVA/ PREVENTIVA (SACP) Número # SACP 0 Fecha: 29/11/12 Año 0 1 Código GC - F - 003 Pág. 1/6 (Completa Gestor de Calidad) 3 Corrección X Correctiva Preventiva Oportunidad de Mejora 1. Solicitud de acción: Fecha de apertura: 2 Versión 02 07/11/2013 Solicitado por: Maricela Tapia Proceso en donde se identificó el Hallazgo: Gestión Político Estratégica Responsable de la SACP María Adelia Leiva Proceso asignado : Gestión Político Estratégica Descripción del hallazgo: A- En contra de lo indicado en el MC-01 Manual de Calidad, no se realizó el documento GC-F014 “Plan de Calidad” para asegurar que se mantuviera la integridad del sistema de gestión ante la reorganización de recurso humano durante los meses de enero a junio del 2013, lo cual impidió la ejecución de las evaluaciones de la eficacia de las acciones formativas, la actualización de algunos documentos del sistema de gestión y la ejecución del programa de auditorías internas. Nota: de ser necesario, se podría adjuntar fotografías o mayor documentación descriptiva Origen: Auditoría Interna X Auditoría Externa Revisión por la Dirección Queja/Reclamo Control Interno/SEVRI Observación Otro: Nº de Auditoría Nº de hallazgo de Auditoría Nº de Acción Corrección / N° de referencia Seguimiento I-2013 01 NA ACCIÓN CORRECTIVA/ PREVENTIVA (SACP) Versión 02 Fecha: 21/11/12 Código GC - F - 003 Pág. 2/6 (Completa Encargado de la SACP) 2. Asignación de la Corrección Responsable de la Corrección María Adelia Leiva Fecha esperada de finalización Corrección 29-11-13 (Completa Encargado de la Corrección) 3. Corrección Situación que provocó la desviación o incumplimiento (causa primer nivel): Se desconocía que para estos casos aplicara el documento GC-F-014 “Plan de Calidad” Actividad Quién ejecutó la actividad Fecha de ejecución 1. Identificar el impacto de la María Adelia Leiva reorganización (reubicación parcial y temporal) de recurso humano durante los meses de enero a junio del 2013. 15-11-13 2. Realizar el documento GC-F- María Adelia Leiva 014 “Plan de Calidad” para la reorganización (reubicación parcial y temporal) de recurso humano 29-11-13 Observaciones Continuar con el desarrollo de la SACP En caso de indicar acciones de corrección asociadas, se debe realizar la respectiva observación. Requiere: Firma Director Responsable Análisis PAC Firma Gestor de Calidad ACCIÓN CORRECTIVA/ PREVENTIVA (SACP) Versión 02 Fecha: 21/11/12 Código GC - F - 003 Pág. 3/6 (Completa Encargado de la SACP) 4. Asignación del PAC Responsable del PAC Adriana Fuentes Fecha esperada de finalización PAC 06/12/13 5. Resultado de la causa raíz de la no conformidad No se tenía claridad que cualquier cambio interno o externo a la Organización puede afectar la integridad del Sistema y que debe ser analizado y tratado adecuadamente independientemente de su naturaleza. Ver anexo Nota: Complementar al menos uno de los métodos indicados en el apartado 9 6. Plan de acción Nº Actividad Responsable Fecha limite Ampliar el alcance y uso del documento GC-F-014 “Plan de Calidad” en el Manual de Calidad. Adriana Fuentes 18/11/13 1 Capacitar a la Alta Dirección en el alcance y uso del documento GC-F-014 “Plan de Calidad”. Adriana Fuentes 25/11/13 2 Diseñar un formulario para dar seguimiento cumplimiento de los planes de calidad. Adriana Fuentes 27/11/13 3 Identificar previamente situaciones que puedan impactar negativamente la integridad del SGC. María Adelia Leiva 02/12/13 4 Documentar las situaciones encontradas documento GC-F-014 “Plan de Calidad”. María Adelia Leiva 04/12/13 5 Registrar los planes de calidad vigentes y nuevos en el formulario correspondiente. Adriana Fuentes 06/12/13 6 en al el -------------------------------UL---------------------------------Observaciones: Firma Director Responsable Firma Gestor de Calidad Versión 02 ACCIÓN CORRECTIVA/ PREVENTIVA (SACP) Fecha: 21/11/12 Código GC - F - 003 Pág. 4/6 (Completa Gestor de Calidad o Auditor Interno) 7. Seguimiento y Verificación de la Eficacia Maricela Tapia Responsable del Seguimiento o la Verificación ¿Como se verificó? Fecha de Verificación ¿Cual fue el resultado? 1. Se solicita la información recopilada 04/12/13 Se identifica correo enviado a los Directores el 27/11 solicitando la información, además se construyó una tabla que resume la información copilada. 2. Se solicita el documento GC-F-014 “Plan de Calidad” para la reorganización (reubicación parcial y temporal) de recurso humano 04/12/13 El documento se encuentra debidamente completo y aprobado. 1. Se revisa el cambio realizado al Manual de Calidad. 06/12/13 Se identifica la observación número 32, en la página del Manual 41 que aclara el alcance del documento GC-F-014 “Plan de Calidad”. 2. Se solicita la lista de asistencia de la capacitación impartida a la Alta Dirección en el alcance y uso del documento GC-F-014 “Plan de Calidad”. 06/12/13 La capacitación fue impartida por la Gestora de Calidad en el Consejo de Jefes del día 25/11/13. 3. Revisión del documento diseñado para dar seguimiento al cumplimiento de los planes de calidad. 06/12/13 Se diseña y aprueba el formulario GC-F044 el día 27/11/13. 4. Se solicita la información recopilada de las situaciones que puedan impactar negativamente la integridad del SGC. 06/12/13 Se construyó una tabla que contiene los diferentes aportes de los Directores, entre lo que se destacaron dos situaciones reales que pueden llegar aL afectar el SGC. 5. Se solicita formulados 06/12/13 Se formularon dos planes de calidad, el PE 002-13 relacionado al cambio de gobierno y el PE 003-13 que contiene Corrección Acción Correctiva los planes de calidad Versión 02 ACCIÓN CORRECTIVA/ PREVENTIVA (SACP) Fecha: 21/11/12 Código GC - F - 003 Pág. 5/6 parte de la propuesta para implementar las pruebas de conocimiento que demandó la Sala IV. 6. Se revisa el registro correspondiente correspondiente. 06/12/13 El registro contiene 6 planes de calidad, entre lo que se encuentra 4 planes vigentes. Nota: de ser necesario, se podría adjuntar fotografías o mayor documentación descriptiva Acción Eficaz: Si No Nº Nueva acción abierta: NA (Completa Gestor de Calidad) 8. Cierre de la SACP Fecha de cierre: 06/12/13 Firma Representante de la Dirección Firma Gestor de Calidad o Auditor Interno ACCIÓN CORRECTIVA/ PREVENTIVA (SACP) Versión 02 Fecha: 21/11/12 Código GC - F - 003 Pág. 6/6 9. Análisis de la Causa Raíz. 5 veces ¿Por qué? SACP N°020-13 1. ¿Por qué? Se desconocía que para estos casos aplicara el documento GC-F-014 “Plan de Calidad” 2. ¿Por qué? Se desconocía su aplicación porque el documento fue implementado hasta este año y fue dado a conocer únicamente a algunas personas. 3. ¿Por qué? Fue dado a conocer únicamente a algunas personas, porque inicialmente el documento se diseñó para documentar la planificación de dos situaciones puntuales que afectarían la integridad del SGC, a saber: proceso de "Reorganización Administrativa” y el cambio del proceso "Innovación y Prospectiva" a "Investigación Aplicada". Se diseño para esas dos situaciones porque ambas impactarían directa a todos los procesos del SGC, no se pensó: 4. ¿Por qué? 1: Que la reorganización (reubicación parcial y temporal) del recurso humano impactaría a toda la Organización. 2: Que el documento fuera aplicable a cualquier cambio en la planificación de la Organización. 1: Nunca se pensó que la reorganización (reubicación parcial y temporal) del recurso humano impactaría a toda la Organización porque solamente se seleccionaron a una o dos personas por algunos procesos. 5. ¿Por qué? 2: Nunca se pensó que el documento fuera aplicable a cualquier cambio en la Organización porque en la práctica aún no se tiene claro la interrelación de los procesos y que todos formamos parte de un Sistema. Falta en la Organización considerar las asignaciones de trabajos relacionados y el desequilibrio interno y externo que se provoca ante cambios de cualquier naturaleza dentro y fuera de la Organización. Resultado No se tenía claridad que cualquier cambio interno o externo a la Organización puede afectar la integridad del Sistema y que debe ser analizado y tratado adecuadamente independientemente de su naturaleza. Fin del documento